Anmeldeverfahren der weiterführenden Schulen

Amt für Schulentwicklung  
 
 
 
 
Leitfaden 
zur Organisation der Aufnahme in die Klassen 5 
der weiterführende Schulen der Stadt Köln 
 
 
 
Stand: Januar 2023

Leitfaden zur Organisation der Aufnahme in Klasse 5 für weiterführende Schulen 
 
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Inhaltsverzeichnis: 
Vorwort 3 
1. Ablauf des Anmelde- und Aufnahmeverfahrens 
1.1 Festlegung der Aufnahmekapazitäten 4 
1.2 Festlegung der Aufnahmekriterien 5 
1.3 Durchführung des Anmeldeverfahrens 5 
1.4 Erfassung der Anmeldungen und (vorläufige) Aufn ahmeentscheidung 7 
1.5 Versand der Bescheide 8 
1.6 Durchführung des weiteren Anmeldeverfahrens 10 
 
2. Prüfung der Aufnahme und rechtliche Grundlagen d er Aufnahmeentscheidung  
 
2.1 Darstellung der Prüfschritte, soweit die Zahl d er Anmeldungen die 
Aufnahmekapazität der Schule übersteigt 10 
2.2 Härtefallprüfung 11 
2.3 Handhabung der Aufnahmekriterien des § 1 APO-SI  13 
2.4 Aufnahme von Kindern mit sonderpädagogischem  
Unterstützungsbedarf  15 
2.5 Aufnahmebescheid 16 
 
3. Ablehnungsbescheid und Widerspruchsverfahren 
 
3.1 Ablehnung 16 
3.2 Widerspruchsverfahren 17 
3.3 Rücknahme von Aufnahmeentscheidungen 17 
 
Zeitplan  18

Leitfaden zur Organisation der Aufnahme in Klasse 5 für weiterführende Schulen 
 
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Vorwort 
Mit diesem Leitfaden möchten wir Ihnen eine Unterst ützung bei der Durchführung des An- 
meldeverfahrens an die Hand geben. Er ist mit Dezer nat 48 der Bezirksregierung Köln eben- 
so abgestimmt wie mit den Schulformsprecher*innen Sek. I. 
Die Organisation des Anmeldeverfahrens obliegt der Stadt Köln als Schulträger. Über die 
Aufnahme eines Kindes an eine Schule entscheidet jedoch die Schulleitung. 
Die Bezirksregierung Köln wacht als Schulaufsichtsb ehörde über die Einhaltung der Vorga- 
ben der APO S I und berät Sie rechtlich bei der Dur chführung des Aufnahmeverfahrens und 
der Behandlung von Widersprüchen. 
Näheres regelt § 1 der Verordnung über die Ausbildu ng und die Abschlussprüfung in der Se- 
kundarstufe I (Ausbildungs- und Prüfungsordnung Sek undarstufe I – APO S I), auf die wir im 
Leitfaden an mehreren Stellen hinweisen. 
Dabei enthält § 1 APO S I Vorgaben, die Sie bei der  Auswahl der Schülerinnen und Schüler 
beachten müssen, aber auch Vorgaben, die der Schult räger bei der Organisation des An- 
meldeverfahrens beachten muss. Diese Vorgaben für d en Schulträger sind in den Verwal- 
tungsvorschriften (VV zu § 1) konkretisiert. 
Hier ist beispielsweise die Möglichkeit des vorgezo genen Verfahrens geregelt und der Zeit- 
raum festgelegt, in dem das Anmeldeverfahren stattf inden muss und an den wir uns bei der 
Erstellung des Zeitplans halten müssen. 
In Ziffer 1.1.4 dieser Verwaltungsvorschrift ist zu dem geregelt, dass der Schulträger dafür 
sorgt, dass „jedes Kind nicht gleichzeitig an mehr als einer Schule angemeldet werden kann. 
Hierzu wird den Eltern jedes Kindes ein Anmeldesche in (…) durch die Grundschule ausge- 
händigt, der bei der Anmeldung abzugeben ist.“ 
Diese Regelung in Form einer Verwaltungsvorschrift ist für die Verwaltung bindend, „hindert 
potenzielle Schulbewerber rechtlich nicht an einer Anmeldung an weiteren Schulen“ (vgl. 
Oberverwaltungsgerichts NRW, Beschluss vom 03.08.2021 – 19 B 1159/21). 
Um Mehrfachanmeldungen künftig auszuschließen, hat das Schulministerium NRW nun mit 
der Fünften Verordnung zur Änderung der Ausbildungs - und Prüfungsordnung Sekundarstu- 
fe I im November 2022 den § 1 APO S I dahingehend e rgänzt, dass Anmeldungen an mehr 
als einer Schule nicht zulässig sind.

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1 Ablauf des Anmelde- und Aufnahmeverfahrens  
 
1.1 Festlegung der Aufnahmekapazitäten / Bandbreite n bzw. 
 
 Klassenbildungswerte  
Bei der Festlegung der Aufnahmekapazitäten werden i m Wesentlichen folgende Aspekte be- 
rücksichtigt: 
- Klassenbildungswerte aufgrund der festgelegten Zü gigkeit 
(§ 6 der VO zu § 93 Absatz 2 SchulG) 
- Einrichtung von Eingangsklassen im Gemeinsamen Le rnen 
 
Bei der Klassenbildung beachten Sie bitte die aktuelle „Verordnung zur Änderung der Ver- 
ordnung zur Ausführung des § 93 Abs. 2 Schulgesetz NRW“, hier insbesondere des 
§ 6 Klassenbildungswerte mit Stand vom 05.05.2021 .  
Die dort genannten Bandbreiten sind bei entsprechendem Anmeldeüberhang bei der An-
meldung vollständig auszuschöpfen.  
Das bedeutet: 
- In der Hauptschule beträgt der Klassenfrequenzric htwert 24, es können jedoch bis zu 
30 Kinder aufgenommen werden, in Ausnahmefällen sogar bis zu 35 Kinder. 
Hauptschulen im gemeinsamen Lernen nehmen 24 Kinder je Klasse auf. 
- In Klasse 5 der Realschule, Sek. I Gymnasium und Gesamtschule beträgt der Klassen- 
frequenzrichtwert 27. 
Der Klassenfrequenzrichtwert muss bei entsprechender Anmeldezahl überschritten 
werden. Bei bis zu 3 Parallelklassen müssen maximal 31 Kinder aufgenommen werden, 
ab 4 Parallelklassen 30 Kinder. 
Schulen des gemeinsamen Lernens nehmen 27 Kinder je Klasse auf.

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1.2 Festlegung der Aufnahmekriterien  
Bereits im Vorfeld  des Aufnahmeverfahrens (vor Annahme der Anmeldebög en) legt jede  
Schule zwingend  ihre Aufnahmekriterien gem. § 1 Abs. I APO-SI fest . Die Auswahl der Kri- 
terien ist zu dokumentieren, da diese bei einem etw aigen Widerspruchs-/ Klageverfahren re- 
levant sind. 
 
1.3 Durchführung des Anmeldeverfahrens  
 
Jedes Kind, das die vierte Klasse einer städtischen  Kölner Schule besucht, erhält mit dem 
Halbjahreszeugnis einen personalisierten Anmeldesch ein. Auf dem Anmeldeschein ist die 
Schulformempfehlung der Grundschule vermerkt. 
Kinder, die eine private Schule besuchen, erhalten ebenfalls einen Anmeldeschein. Den pri- 
vaten Schulen werden entsprechende Blankoanmeldesch eine zur Verfügung gestellt. Bei 
Rückfragen zu den Anmeldescheinen können sich die S ekretariate an die Abteilung Schul- 
service IT (400-40) wenden.  
Mit dem Halbjahreszeugnis und dem Anmeldeschein mel den die Sorgeberechtigten ihr Kind 
an der gewünschten weiterführenden Schule an. 
Die Anmeldefristen sind im Zeitplan aufgeführt. 
Für das Schuljahr 2023/24 wird bei den Gesamtschule n ein vorgezogenes Anmeldeverfah- 
ren durchgeführt. 
Bitte fragen Sie bei der Anmeldung einen Zweitwunsc h ab und dokumentieren diesen. Bei 
der Zweitwunschschule muss es sich um eine städt. S chule handeln, da die Anmeldeunter- 
lagen nur innerhalb der städt. Schulen weitergegebe n werden. Zweitwünsche können schul- 
formübergreifend erfolgen. Eine Ausnahme besteht im  Anmeldeverfahren an Gymnasien, 
Haupt- und Realschulen; dort kann grundsätzlich kei ne Gesamtschule als Zweitwunsch be- 
nannt werden, da das Aufnahmeverfahren dort dann bereits abgeschlossen ist. 
(Hinweis: Im vorgezogenen Anmeldeverfahren ist es möglich, eine andere Schulform als Ge- 
samtschule als Zweitwunsch anzugeben. Jedoch stehen  sich die Eltern besser, auch eine 
Gesamtschule als Zweitwunsch zu benennen, da sie im  Anmeldeverfahren der übrigen 
Schulformen erneut zwei Wünsche angeben können.) 
Diese Zweitwünsche sind gleichrangig mit den Erstwü nschen im regulären Verfahren zu be- 
handeln. 
Auf dem Anmeldebogen sind die Unterschriften beider  Sorgeberechtigten einzuholen, es sei 
denn, nur ein Elternteil ist sorgeberechtigt und legt das entsprechende Urteil des Familienge- 
richts vor. 
Liegt nur die Unterschrift eines Sorgeberechtigten vor, ist die Anmeldung nicht automatisch 
auszuschließen. Alle Anmeldungen sind anzunehmen. E ine Aufnahme erfolgt unter dem 
Vorbehalt, dass die fehlende Unterschrift oder alte rnativ das Urteil des Familiengerichts bis 
zur Aufnahme nachgereicht werden.

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Die Aufnahme von Kindern aus dem Kölner Umland (ohn e Umzug nach Köln) ist laut Rats- 
beschluss der Stadt Köln vom 13.11.2014 bei mangeln der Aufnahmekapazität nicht gestat- 
tet.  
Entsprechend des § 46 Abs. 6 SchulG hat der Schultr äger festgelegt, dass Schulen im Fall 
eines Anmeldeüberhangs gemeindefremde Schülerinnen und Schüler ablehnen müssen. 
Es dürfen jedoch nur diejenigen gemeindefremden Sch ülerinnen und Schüler abgelehnt 
werden, welche die Möglichkeit haben, eine Schule d er gewünschten Schulform in ihrer Her- 
kunftsgemeinde zu besuchen. Gemeindefremde Schüler* innen ohne Schule der gewünsch- 
ten Schulform in ihrer Herkunftsgemeinde sind gemeindeeigenen Schülerinnen und Schülern 
in dieser Stufe des Aufnahmeverfahrens gleichgestellt. 
Konkret ergibt dies dann das Prüfungsschema: 
a. Gemeindefremde/r Schüler*in?  
b. Gibt es in der Heimatgemeinde selber eine oder mehrere Schulen dieser Schulform?  
c. Falls nein: Schüler*innen müssen im Aufnahmeverfahren diskriminierungsfrei wie ge- 
meindeeigene Schülerinnen und Schüler behandelt werden.  
d. Falls ja: gemeindeeigene Schüler*innen müssen zunächst bevorzugt werden. Es wer- 
den also zwei Töpfe gebildet und zuerst aus dem Topf „gemeindeeigene Schüler*innen“ 
ausgewählt.  
Dann noch unbelegte Plätze dürfen mit gemeindefremd en Schüler*innen „aufgefüllt“ werden. 
§ 46 SchulG stellt diesbezüglich kein grundsätzlich es „Verbot“ zur Aufnahme gemeindefrem- 
der Schüler*innen dar, sondern nur die Verpflichtun g, unter den beschriebenen Rahmenbe- 
dingungen die gemeindeeigenen Schüler*innen vorzuziehen.  
Die einzelnen Schulleitungen haben hierbei keinen E rmessenspielraum. Das bedeutet: Alle 
Schulleitungen müssen aus Gleichheits- und Transpar enzgründen wie beschrieben vorge- 
hen und dürfen nicht im Einzelfall eine/n gemeindef remde/n Schüler*in zu Lasten einer/s an- 
spruchsberechtigten gemeindeeigenen Schüler*in aufnehmen.  
Auch das Aufnahmekriterium Geschwisterkind greift hier nicht. Die Schulen weisen die Eltern 
bitte auf diesen Sachverhalt hin, damit diese zeitn ah die Möglichkeit zur Anmeldung am 
Wohnort haben.  
Bei Anmeldungen aus dem Kölner Umland, deutschlandw eit und aus dem Ausland ist zwin- 
gend der Nachweis (z.B. Miet- oder Kaufvertrag, Mel debescheinigung) über den Wohnsitz in 
Köln einzufordern.  
Alle Anmeldungen sind entgegenzunehmen , auch wenn erkennbar ist, dass die Anzahl 
der Anmeldungen die Aufnahmekapazität übersteigt.  
Anmeldungen, die erst nach dem Auswahlverfahren bei der Schule eingehen, können bei der 
Verteilung von Schulplätzen nur nachrangig berücksi chtigt werden. Bei den Kindern, welche 
sich erst nach der Anmeldefrist an einer Schule ang emeldet haben, ist durch die Schule das 
Schulträgermerkmal „verfristete Anmeldung“ in SchILDzentral zu setzen. Damit ist sicherge- 
stellt, dass diese Kinder filterbar, die Grundschul en jedoch erkennen können, dass eine An- 
meldung erfolgt ist.

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Anmeldungen sind nicht automatisch auszuschließen, wenn sie nach Ende der festgelegten 
Anmeldefrist eingehen. Solange die Auswahl noch nicht abgeschlossen ist, sind auch verfris- 
tet eingegangene Anmeldungen gleichrangig zu berücksichtigen. 
 
1.4 Erfassung der Anmeldungen und (vorläufige) Aufn ahmeentscheidung 
Alle Anmeldungen sind in SchILD  mit Angabe eines Zweitwunsches  zu erfassen. 
Damit wir gemeinsam das Anmeldeverfahren erfolgreich durchführen können, nutzen Sie bit- 
te unbedingt SchILDzentral. Die darin erfassten Daten nutzen wir zur Auswertung der jeweils 
aktuellen Kapazitäten. 
Um Sie in der Anwendung von SchILD zu unterstützen, haben wir 4 Präsentationen erstellt, 
in denen die Eingaben Schritt für Schritt erklärt werden. Folgende Fallkonstellationen wurden 
dabei berücksichtigt: 
Anmeldung eines Kindes 
1. bei dem die abgebende Grundschule in SchILDzentr al gepflegt und die Schüler-ID be- 
kannt ist (diese ist auf dem Anmeldeschein abgedruckt) 
2. bei dem die abgebende Grundschule in SchILDzentr al gepflegt und die Schüler-ID nicht 
bekannt ist 
3. bei dem die abgebende Grundschule nicht in SchIL Dzentral gepflegt ist 
 
In einer weiteren Präsentation erklären wir, wie die Freigabe der Kinder erfolgt, wenn diese 
eine Ablehnung erhalten. 
Alle Präsentationen finden Sie im Modul tIPS an gleicher Stelle wie diesen Leitfaden. 
Die Möglichkeit der Mehrfachanmeldung wird es in SchILDzentral nicht mehr geben. 
Bei der Eingabe des Zweitwunsches können Sie nun auch die freien Kapazitäten dieser 
Schulen erkennen. 
Soweit die Anmeldungen die Aufnahmekapazitäten über steigen, ist aufgrund der Angaben 
im Anmeldebogen gemäß der Aufnahmekriterien des § 1  APO-SI eine Auswahl zu treffen. 
Das Auswahlverfahren ist in Ziff. 2 erläutert. 
 
Falls aufgrund dieser Prüfung der Erstwunsch nicht berücksichtigt werden kann, informieren 
Sie sich mittels SchILD über freie Kapazitäten in der Zweitwunschschule 
.  
Für den Fall, dass die Zweitwunschschule selber auf grund der eigenen Erstanmeldungen 
keine freien Plätze mehr hat,  schicken Sie die Anmeldebögen mit dem Ablehnungssch reiben 
zurück. 
Soweit die Zweitwunschschule noch Aufnahmekapazität en hat, leiten Sie die Anmeldebögen 
 
per Fax und/oder per Mail an die Zweitwunschschule weiter, sofern die Einverständniserklä- 
rung der Eltern vorliegt (s. Zeitplan). 
Wenn im vorgezogenen Verfahren als Zweitwunsch eine  andere Schulform als Gesamtschu- 
le gewählt wird, geben Sie bitte die Unterlagen ebenfalls an die entsprechende Schule ab.

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WICHTIG:  Für den Fall, dass nach der 2. Anmelderunde mehr A nmeldungen und Zweitwün- 
sche vorliegen, als Plätze zur Verfügung stehen, mu ss die Schule für diese Kinder die be- 
reits festgelegten Aufnahmekriterien gem. § 1 APO-S I anwenden. Die Zweitwünsche werden 
dabei gleichrangig mit den Anmeldungen der zweiten Anmelderunde behandelt.  
 
1.5 Versand der Bescheide 
Die Schulträgerin möchte die Schulen bei dem Versand der Bescheide im Aufnahmeverfah- 
ren unterstützen. In Zusammenarbeit mit dem Postservice der Stadt Köln (1000/2) hat das 
Amt für Schulentwicklung hierzu ein Verfahren entwickelt und abgestimmt.  
Die Aufnahme- /Ablehnungsbescheide im Rahmen des Aufnahmeverfahrens werden in allen 
Phasen, d.h. sowohl im vorgezogenen Aufnahmeverfahren an den Gesamtschulen, in der 
ersten Anmeldephase als auch in einer ggf. notwendigen zweiten Anmeldephase für bis da- 
hin unversorgte Kinder, grundsätzlich mit der Bundespost versandt.  
Damit diese Poststücke im städtischen Postservice vorrangig behandelt werden können, ist 
es zwingend notwendig, dass diese entsprechend gekennzeichnet und von der übrigen Aus- 
gangspost getrennt aufgegeben werden. Hierfür sammeln Sie bitte alle Bescheide über die 
Aufnahme- und Ablehnungsentscheidungen der Schule und bewahren diese getrennt von 
der übrigen Tagespost in jeweils einem separaten Postbehälter (z.B. in gelbe Postschwin- 
gen) auf. Bitte beschriften Sie dieses Behältnis wie folgt:  
1000/2  
Herrn Jungbluth/Frau Boddenberg persönlich 
Bescheide Anmeldeverfahren weiterführende Schulen 
Die beschrifteten Postbehälter liefern Sie bitte bei den Bürgerämtern ein. Von dort werden 
diese umgehend an den städtischen Postservice weitergeleitet, über welchen der Versand 
der Bescheide zentral erfolgt. Ein zentraler Versand ist notwendig, damit alle Familien mög- 
lichst gleichzeitig über die Entscheidungen informiert werden. Die Termine zum zentralen 
Versand werden jeweils so gewählt, dass  
a) nach Abschluss des vorgezogenen Verfahrens und m öglicher Absage, eine zeitgerech- 
te und nachteilsfreie Anmeldung an den übrigen Schulformen erfolgen kann. Hierzu 
denken Sie bitte daran, auch den Original-Anmeldeschein mit der Ablehnung zurückzu- 
senden. 
 
b) Kinder, die nach der ersten Anmeldephase unverso rgt sind, in einer ggf. einzuleitenden 
zweiten Anmeldephase, an einer Schule mit freien Kapazitäten zeitgerecht und nach- 
teilsfrei (mit dem zurückgeschickten Original-Anmeldeschein) angemeldet werden kön- 
nen.  
 
Alternativ können Sie die, wie oben beschrieben, beschrifteten Postbehälter auch direkt beim 
Postservice im  
Stadthaus Deutz-Westgebäude  
Willy-Brandt-Platz 3, 50679 Köln

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Zimmer 03C26  
abgeben. 
 
Das Verfahren ist mit den Poststellen in den örtlichen Bürgerämtern abgestimmt. 
Auch wenn wir den Versand der Bescheide steuern können, kann die Schulträgerin leider 
nicht die Zustellung beeinflussen. Mit der Bundespost haben wir hoffentlich einen zuverlässi- 
gen Zustellpartner.  
Wichtig ist, dass das Adressfeld in den Bescheiden sorgfältig ausgefüllt wird, damit die 
Schreiben richtig zugestellt werden können. Bitte berücksichtigen Sie dabei auch Besonder- 
heiten, wie etwa Namensungleichheiten zwischen den angemeldeten Kindern und deren Er- 
ziehungsberechtigten im Haushalt. Sollte der Zuname des Kindes nicht mit auf dem Klingel- 
schild stehen, könnte der Bescheid als unzustellbar zurückkommen. Bitte nehmen Sie in die- 
sen Fällen auch den Familiennamen der Erziehungsberechtigten in das Adressfeld auf.

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1.6 Durchführung des weiteren Aufnahmeverfahrens 
Der Schulträger koordiniert in Abstimmung mit den S chulen die Verteilung der Kinder, für die 
auch in der zweiten Anmeldephase der (Zweit)wunsch nicht realisiert werden kann. Hierzu 
wird geprüft, an welchen Schulen noch freie Kapazitäten bestehen. 
Achtung: SchILD-Daten müssen zu diesem Zeitpunkt ei ngepflegt sein. Genaue Hin- 
weise hierzu werden den Schulen separat zur Verfügung gestellt.  
Ab 15.02.2023 (bzw. Gesamtschulen ab 30.01.2023) ve rsenden Sie die Informationsschrei- 
ben über die Weitergabe an die Zweitwunschschule so wie die Ablehnungsbescheide an die 
betroffenen Sorgeberechtigten. Der Ablehnungsbesche id enthält einen Hinweis auf Schulen 
mit freien Kapazitäten. Dort melden die Sorgeberech tigten ihre Kinder bis zum 10.03.2023 
an.  
 
Die Schulpflichtüberwachung obliegt den abgebenden Grundschulen. Sie müssen prüfen, ob 
Kinder, die die Grundschule verlassen an einer weit erführenden Schule angemeldet und 
aufgenommen werden.  
 
2 Prüfung der Aufnahme und rechtliche Grundlagen de r Auf- 
nahmeentscheidung 
2.1 Darstellung der Prüfschritte, sofern die Zahl d er Anmeldungen die 
Aufnahmekapazität der Schule übersteigt 
Das Aufnahmeverfahren richtet sich nach § 46 SchulG  i.V.m. § 1 APO-S I und den Verwal- 
tungsvorschriften (VV) zur APO-S I (Nr. 13-21 Nr.1.1/ Nr. 1.2. BASS). Dort sind verschiedene 
Auswahlkriterien genannt. 
Zu den Aufnahmekriterien regelt § 1 APO-S I:  
„Übersteigt die Zahl der Anmeldungen die Aufnahmekapazität der Schule, berücksichtigt die 
Schulleiterin oder der Schulleiter bei der Entscheidung über die Aufnahme in die Schule Här- 
tefälle. Er oder sie zieht im Übrigen eines oder mehrere der folgenden Kriterien heran“  
1. Geschwisterkinder,  
2. ausgewogenes Verhältnis von Mädchen und Jungen,  
3. ausgewogenes Verhältnis von Schülerinnen und Schülern unterschiedlicher Mutter- 
sprache,  
4. Schulwege,  
5. Besuch einer Schule in der Nähe der zuletzt besuchten Grundschule,  
6. Losverfahren.

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Die von Ihnen getroffene Auswahl und Reihenfolge der Kriterien ist für die Bearbeitung even- 
tueller Widersprüche gegen Ablehnungsentscheidungen von großer Bedeutung. Die von 
Ihnen festgelegte Reihenfolge muss daher dokumentiert werden.  
Bitte geben Sie Ihre Aufnahmekriterien vorab bekannt (z. B. Homepage, Tag der offenen 
Tür, Elterngespräch).  
 
2.2 Härtefallprüfung (§ 1 Abs. 2 S. 1 APO-SI)  
Wenn nach Berücksichtigung des § 46 SchulG weiterhin ein Anmeldeüberhang besteht, 
werden Härtefälle definiert und darunterfallenden Schülerinnen und Schüler bevorzugt auf- 
genommen, § 1 Abs. 2 APO-S I.  
Der Begriff Härtefall ist ein sogenannter unbestimmter Rechtsbegriff. Er bedarf der Ausle- 
gung, die sich an Sinn und Zweck sowie dem Regelungsgehalt des § 1 Abs. 2 APO-S I aus- 
richtet. Entscheidend ist die Aufnahme in eine bestimmte Schule (nicht Schulform), wobei die 
gewünschte Aufnahme gerade auf einer Härte beruhen muss. Daraus folgt, dass als Härte 
ein Umstand anzusehen ist, der dafür spricht, dass die Schülerin oder der Schüler gerade 
diese gewählte Schule besuchen muss und eine andere Schule nicht in Betracht kommt.  
 
Die Entscheidung, unter welchen Umständen ein Härte fall vorliegt, wird in das Ermessen der 
Schulleitung gestellt. Es haben sich in der Praxis folgende Gründe herausgebildet, die dazu 
führen können, dass eine Schülerin oder ein Schüler als Härtefall einzuordnen ist: 
- schwere familiäre Belastung (z.B. Tod eines Elter nteils vor kurzer Zeit; schwerwie- 
gende Vorfälle innerhalb der Familie, die zu einer Unterbringung in einer Pflegefamilie 
geführt haben)  
- schwere Erkrankung / Behinderung der/s Schüler*in   oder des alleinerziehenden El- 
ternteils  
- alleinerziehendes Elternteil und schwere Erkranku ng / Behinderung eines Geschwis- 
terkindes 
Nicht als Härtefall eingeordnet werden wegen der ho hen Vergleichszahlen üblicherweise al- 
leinerziehende, vollberufstätige Elternteile sowie Schüler*innen  mit den Erkrankungen wie 
ADHS, LRS und Dyskalkulie.  
Bei Zweifeln am tatsächlichen Vorliegen eines Härtefalles bzw. an der Schwere des Grundes 
ist es notwendig, die näheren Umstände der geltend gemachten Härte zu erfragen und vor 
der Aufnahmeentscheidung von den anmeldenden Eltern  entsprechende Nachweise (z.B. 
Atteste) einzufordern. „Zu der ordnungsgemäßen Ausü bung des Ermessens gehört auch, 
dass die der Entscheidung zugrunde gelegten Tatsach en zutreffend und ausreichend ermit- 
telt worden sind.“ (VG Köln, Beschl. v. 19.06.2020, 10 L 819/20)

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Der Schulleiter oder die Schulleiterin entscheidet darüber, ob ein Härtefall vorliegt (VG Köln, 
Beschl. v. 19.06.2020, 10 L 819/20):  
§ 46 (1) SchulG NRW:  
Über die Aufnahme der Schülerin oder des Schülers in die Schule entscheidet die Schulleite- 
rin oder der Schulleiter [...]  
§ 1 APO-S I:  
[...] berücksichtigt die Schulleiterin oder der Sch ulleiter bei der Entscheidung über die Auf- 
nahme in die Schule Härtefälle. 
 
Es ist nicht möglich, pauschal festzulegen, wann di e Voraussetzungen für einen Härtefall 
vorliegen. Hier ist in jedem Fall eine Einzelfallpr üfung durch die Schulleitung erforderlich und 
zu dokumentieren. Der Ermessensspielraum bei der Au fnahmeentscheidung ist eng gefasst, 
so dass jede andere Entscheidung ermessensfehlerhaft wäre. 
 
Zusammengefasst kann man sagen, dass ein Härtefall vorliegt, wenn Umstände vorliegen, 
die den Besuch einer anderen als der gewünschten Sc hule unzumutbar erscheinen lassen. 
Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn durch bes ondere familiäre oder soziale Situatio- 
nen außergewöhnliche, das Übliche bei Weitem übersc hreitende Belastungen entstehen 
würden oder entstanden sind, die den Besuch einer a nderen als der gewünschten Schule im 
jeweiligen Einzelfall unzumutbar erscheinen lassen. 
 
Ein Härtefall liegt aber nicht schon deshalb vor, weil zum Beispiel: 
- der/die alleinerziehende Sorgeberechtigte berufst ätig ist und wünscht, dass das Kind 
nach dem Unterricht mit Freund*innen nach Hause geh en kann, die ebenfalls zur ge- 
wählten Schule gehen, 
- den Eltern ein anderer Schulweg zu weit oder zu g efährlich erscheint, obwohl er den 
Vorgaben der Schülerfahrkostenverordnung entspricht,  
- ein Elternteil chronisch erkrankt oder behindert ist, und daher das Kind selber nicht zur 
Schule bringen/abholen kann 
 
Ein Härtefall kann dann vorliegen, wenn der Besuch einer anderen Schule, z.B. aufgrund ei- 
ner chronischen Erkrankung oder Behinderung des Kindes, nicht für das Kind zumutbar wäre 
und eine Ablehnung letztlich dazu führen würde, dass der rechtliche Anspruch des Kindes 
auf Beschulung nicht erfüllt werden kann. Jede andere Entscheidung wäre dann ermessens- 
fehlerhaft.

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2.3 Handhabung der Aufnahmekriterien des § 1 APO-SI 
Folgende Aufnahmekriterien, die immer nachrangig zur Härtefallprüfung anzuwenden sind, 
sind zu prüfen, wenn Plätze nicht ausreichend zur Verfügung stehen. 
a) Geschwisterkinder (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 APO-SI) 
Es können Geschwisterkinder bevorzugt aufgenommen werden. 
Ein Geschwisterkind im Sinne des § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 APO-S I ist ein Kind, das ein 
Geschwisterkind hat, das zum Zeitpunkt der Aufnahmeentscheidung des Schulleiters be- 
reits Schüler*in der Schule ist und voraussichtlich auch im Aufnahmeschuljahr weiterhin 
sein wird (OVG NRW 28.08.2018 - 19 B 1153/18). 
 
b) ausgewogenes Verhältnis von Mädchen und Jungen (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 APO-SI) 
Wird das Aufnahmekriterium „ausgewogenes Verhältnis von Jungen und Mädchen“ bei 
der Aufnahmeentscheidung herangezogen, ist das Geschlechterverhältnis der Aufnahmen 
so weit auszugleichen, wie es das Geschlechterverhältnis der Anmeldungen ermöglicht 
(OVG NRW, Urt. V. 23.01.2019 – 19 A 2303/17). 
 
Beispiele: 
Beispiel 1: 
120 Schulplätze vorhanden 
100 Anmeldungen Jungen; 30 Anmeldungen Mädchen 
+ alle Mädchen werden aufgenommen 
+ Auswahl zwischen den 100 Jungen 
z.B. Losverfahren 
 
Beispiel 2: 
120 Schulplätze vorhanden 
70 Anmeldungen Jungen; 65 Anmeldungen Mädchen  
+ 60 Jungen werden aufgenommen  
+ 60 Mädchen werden aufgenommen

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c) ausgewogenes Verhältnis von Schülerinnen und Schülern unterschiedlicher Mutter- 
sprache (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 APO-SI) 
Dieses Kriterium dient der Herstellung eines – gemessen an der Bevölkerungsstruktur ei- 
nes Stadtbezirks – ausgewogenen Verhältnisses zwischen Kindern unterschiedlicher Mut- 
tersprache. 
 
d) Schulwege (§ 1 Abs. 2 Nr. 4 APO-SI) 
„Mit der Verwendung des offenen Begriffs „Schulwege […] belässt der nordrhein-
westfälische Verordnungsgeber der Schulleiterin Ermessen, unter welchem Gesichtspunkt 
sie dieses Aufnahmekriterium heranzieht: In der Reg el wird es dessen Länge sein, sie 
kann die Schulwege der angemeldeten Kinder aber auc h nach ihrer Dauer oder auch 
nach anderen Gesichtspunkten bestimmen; es besteht keine Verpflichtung, bei der Her- 
anziehung des Aufnahmekriteriums „Schulwege“ die Sc hulweglänge nach § 7 SchfkVO 
NRW zu bestimmen.  
Der Zweck der Aufnahmekriterien […] erfordert nur e ine Auslegung und Anwendung des 
Aufnahmekriteriums „Schulwege“, die sich an einfach handhabbaren und klar messbaren 
Umständen ausrichtet“ (OVG NRW,Beschl. v. 17.08.2021 – 19 B 1325/21). 
 
e) Besuch einer Schule in der Nähe der zuletzt besuchten Grundschule (§ 1 Abs. 2 Nr. 5 
APO-SI) 
 
f) Losverfahren (§ 1 Abs. 2 Nr. 6 APO-SI) 
Über die Durchführung des Losverfahrens muss ein Pr otokoll erstellt werden, welches die 
Durchführung des Verfahrens transparent macht.  
In jedem Fall sollte aufgenommen werden:  
Beginn und Ende des Losverfahrens mit Datum und Uhrzeit, namentliche Benennung des- 
jenigen, der das Losverfahren durchgeführt hat, Tei lnehmer*innen, die beim Losverfahren 
anwesend waren, gegebenenfalls auch ein/e Vertreter*in der Elternpflegschaft der Schule, 
Unterschrift der Schulleiter*in unter das Protokoll. Ferner muss selbstverständlich eine Lis- 
te aller angemeldeten Schüler*innen vorliegen, die am Losverfahren teilgenommen haben . 
Es muss eine Reihenfolge über alle Schüler*innen er stellt werden, so dass nach- 
vollziehbar ist, an welcher Stelle welches Kind gelost worden ist.  
 
g) Aufnahme von Schüler*innen in die NRW-Sportschule  
Das Aufnahmekriterium für die NRW-Sportschule ist seit dem Schuljahr 2021/22 in § 45 
Abs. 2 APO-S I geregelt.

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Danach findet ein eigenständiges Aufnahmeverfahren statt. Für die Details beachten Sie 
bitte die Verwaltungsvorschriften 45.2.2 zu § 45 APO-S I.  
 
h) NRW-Musikprofil-Schulen  
Schulen, die eine Genehmigung vom Ministerium für Schule und Bildung haben, um am 
Schulversuch nach § 25 SchulG teilzunehmen (NRW-Musikprofil-Schule) nehmen Schü- 
ler*innen für das Aufnahmeverfahren entsprechend den Ausführungen in der Genehmi- 
gung auf. 
 
i) Aufnahme von Schüler*innen  aus internationalen Förderklassen / 
Vorbereitungsklassen 
Schüler*innen, die bereits an der Schule in Förderklassen / Vorbereitungsklassen unter- 
richtet werden, müssen mit allen anderen Schüler*innen das Aufnahmeverfahren durch- 
laufen. Sie dürfen nicht bevorzugt aufgenommen werden. 
 
j) Leistungsheterogenität (Gesamtschulen)  
„Wurde anhand eines sachgerecht und zweckmäßig festgelegten Schwellenwerts je eine 
Gruppe von leistungsstärkeren und leistungsschwächeren Schülern und Schülerinnen ge- 
bildet, gebietet der Grundsatz der Leistungsheterogenität, dass aus beiden Leistungs- 
gruppen gleich viele Schüler und Schülerinnen auszuwählen sind, sofern nicht aus- 
nahmsweise  besondere Gründe für ein Abweichen vorliegen“ (OVG NRW, Urt. v. 23.01.2019 
– 19 A 2303/17). 
Auch wenn drei unterschiedliche Leistungsgruppen gebildet werden, müssen aus den 
Leistungsgruppen gleich viele Schüler und Schülerinnen ausgewählt werden, sofern dies 
rechnerisch möglich ist. Dabei sind auch die Schüler*innen mit Förderbedarf zu berück- 
sichtigen, die zielgleich unterrichtet werden.  
Dabei ist die Einhaltung der Leistungsheterogenität höher zu bewerten als die sonstigen 
zur Verfügung stehenden Kriterien. Bei der Anwendung des Kriteriums „ausgewogenes 
Verhältnis von Mädchen und Jungen“ ist dieses Kriterium nicht zwingend auf die jeweilige 
Leistungsgruppe bezogen anzuwenden, sondern insgesamt bezogen auf alle aufgenom- 
menen Schüler*innen. 
 
2.4 Aufnahme von Kindern mit sonderpädagogischem Un terstützungs- 
bedarf 
 
Gemäß § 1 Abs. 4 APO-S I kommt es zeitgleich mit de m allgemeinen Aufnahmeverfahren 
zu einem eigenständigen Aufnahmeverfahren für die S chüler*innen mit sonderpädagogi- 
schen Unterstützungsbedarf.

Leitfaden zur Organisation der Aufnahme in Klasse 5 für weiterführende Schulen 
 
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Dies bedeutet, dass zunächst wie im Wortlaut der Verordnung Schüler*innen  nach dem Kri- 
terium „Schulvorschlag“ bevorzugt aufgenommen werden. Für anschließend vorhandene 
Plätze gelten die § 1 Abs. 2 und 3 APO-S I entsprechend: Vorab werden Härtefälle definiert 
und gegebenenfalls die darunterfallenden Schüler*innen  aufgenommen. Die verbleibenden 
Plätze werden analog zum allgemeinen Aufnahmeverfahren nach einem oder mehreren Kri- 
terien vergeben, welche die Schule selbst festlegt.  
Wichtig ist, dass die (Letzt-)Entscheidungsverantwo rtung über die Aufnahme der Förder- 
schüler*innen bei den örtlichen Schulleiterinnen un d Schulleitern verbleibt (OVG NRW, Be- 
schl. V. 18.09.2019 – 19B 847/19) 
 
2.5 Aufnahmebescheid  
Die Aufnahmebescheide werden zeitgleich gemäß Zeitplan versendet. 
 
3. Ablehnungsbescheid und Widerspruchsverfahren 
3.1 Ablehnung 
Der Bescheid der Schulleiterin oder des Schulleiters über die Ablehnung muss in formeller 
und materieller Hinsicht bestimmten Anforderungen genügen.  
 
Wichtig ist vor allem, dass die Ablehnungsentscheidung als Verwaltungsakt ausreichend be- 
stimmt und die Entscheidung begründet sein muss. Sie muss daher mindestens enthalten:  
- Name und Anschrift der Schule 
- Adressat (Erziehungsberechtigte) 
- Darstellung des Sachverhalts (insbesondere Kapazi täten) 
- Entscheidung mit Begründung (angewandte Kriterien ; Anzahl der aufgenommenen Här- 
tefälle) 
- Rechtsgrundlage der Entscheidung 
- Rechtsbehelfsbelehrung 
Achten Sie bitte auch auf Anfügung der Rechtsbehelf sbelehrung. Eine fehlende oder 
falsche Rechtsbehelfsbelehrung führt dazu, dass den  Erziehungsberechtigten statt einer 1-
monatigen Widerspruchsfrist eine Widerspruchsfrist von einem Jahr zusteht! Dadurch wird 
das gesamte Aufnahmeverfahren beeinflusst.  
Die Ablehnungsbescheide für die Erstanmeldung und d ie Zweitwunschschreiben werden 
durch die Schulen einheitlich gemäß Zeitplan versch ickt. Nur so kann sichergestellt werden, 
dass alle betroffenen Eltern die gleichen Chancen h aben, ihr Kind an Schulen mit freien Ka- 
pazitäten anzumelden.

Leitfaden zur Organisation der Aufnahme in Klasse 5 für weiterführende Schulen 
 
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Für die Berechnung der Widerspruchsfrist gilt z.B. bei Versand am 15.2.: 
15.2. + 3 Tage Bekanntgabe: 18.2. 
Die Widerspruchsfrist (1 Monat) läuft ab dem 19.2. und endet am 18.3., wenn es sich um ei- 
nen Wochentag handelt. Endet die Frist an einem Sam stag, Sonntag oder Feiertag, so gilt 
der nachfolgende Werktag als letztmöglicher Abgabetermin. 
 
3.2  Widerspruchsverfahren 
Bitte legen Sie eingegangene Widersprüche zeitnah nach Ablauf der Widerspruchsfrist ge- 
sammelt der Schulaufsichtsbehörde vor.  
Die Auflistung der einzelnen Widersprüche senden Si e bitte in elektronischer Form an das 
Postfach 
dezernat48@brk.nrw.de . 
 
3.3 Rücknahme von Aufnahmeentscheidungen  
 
In Einzelfällen kann es auch zulässig sein, eine Au fnahmeentscheidung zurückzunehmen. 
Dies kann der Fall sein, wenn die Eltern bei der An meldung vorsätzlich falsche Angaben 
gemacht haben (z.B. zu einem vorgesehenen Umzug). A uch wenn das alleinerziehende El- 
ternteil das Kind mit dem Hinweis auf ein alleiniges Sorgerecht angemeldet hat, obwohl ein/e 
weitere/r Sorgeberechtigte/r hätte zustimmen müssen, ist dies eine vorsätzliche Täuschung. 
Bei Alleinerziehenden ist immer die Sorgerechtsvereinbarung vorzulegen.  
 
Es ist hier zwischen dem öffentlichen Interesse ein er rechtlich einwandfreien Aufnahmeent- 
scheidung und dem Interesse des Kindes abzuwägen, w elches durch einen dann erforderli- 
chen Schulwechsel möglicherweise unzumutbar belastet wird.  
Dabei ist auch zu berücksichtigen, ob aufgrund der objektiv fehlerhaften Aufnahmeentschei- 
dung ggf. das Recht eines anderen Kindes auf Aufnah me beschränkt wurde. Eine Rück- 
nahmeentscheidung sollte grundsätzlich nur in Abspr ache mit der Bezirksregierung 
getroffen werden.

Leitfaden zur Organisation der Aufnahme in Klasse 5 für weiterführende Schulen 
 
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Zeitplan für das Anmeldeverfahren der weiterführenden Schulen  
 
20.01.2023  Ausgabe der Halbjahreszeugnisse  
20.01. - 27.01.2023  Anmeldezeitraum für die Gesamt schu- 
len (vorgezogenes Verfahren)  
27.01.2023  Schnellmeldung der Anmeldezahlen  
ab 30.01.2023  Aufnahmeentscheidung und Versand 
Aufnahmebescheide und Absagen  
06. – 10.02.2023  Anmeldezeitraum für Hauptschulen,  
Realschulen und Gymnasien  
10.02.2023  Schnellmeldung der Anmeldezahlen  
ab 15.02.2023  Aufnahmeentscheidung und Versand 
Aufnahmebescheide und Absagen  
Weitergabe der Anmeldeunterlagen an 
die  
Zweitwunschschulen (sofern dort freie  
Kapazitäten bestehen)

Dezernat, Dienststelle  
IV/40/402/1 
 
Vorlagen-Nummer 19.01.2022 
 0094/2023 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Schule und Weiterbildung 23.01.2023 
 
Anmeldeverfahren der weiterführenden Schulen 
Mit Ausgabe der Halbjahreszeugnisse startet am 20.01.2023 das Anmeldeverfahren der wei-
terführenden Schulen in Köln zunächst mit den Gesamtschulen. Anmeldungen an Gymnasien, 
Haupt- und Realschulen sind ab 06.02.2023 möglich. 
 
Damit werden Sorgeberechtigte und Kinder deutlich vor den Osterferien Sicherheit über den 
künftigen Schulplatz haben. 
 
Im Anmeldeverfahren sind keine Mehrfachanmeldungen zulässig. Das Schulministerium Nord-
rhein-Westfalen hat im November 2022 die Ausbildungs- und Prüfungsordnung  
Sekundarstufe I (APO SI) in § 1 dahingehend ergänzt, dass Anmeldungen an mehr als einer 
Schule nicht zulässig sind. 
 
Vor und während des Anmeldeverfahrens sind die Schulleitungen Ansprechpartner*innen der 
Sorgeberechtigten.  
 
Informationen für Sorgeberechtigte werden darüber hinaus auf der Internetseite der Stadt Köln 
zur Verfügung gestellt. Im Bereich „Anmeldung an eine weiterführende Schule“ werden neben 
allgemeinen Informationen Antworten zu häufig gestellten Fragen (FAQ) veröffentlicht sowie 
die Möglichkeit eröffnet, Anfragen per Mail zu stellen. 
 
Zur Unterstützung der Schulleitungen hat die Verwaltung einen Leitfaden zum Anmeldeverfah-
ren erstellt, siehe Anlage. Der Leitfaden enthält sowohl rechtliche Aspekte als auch Informati-
onen für die Praxis im Anmeldeverfahren. 
 
Im Rahmen der Infobriefe für die Schulleitungen wurden die Schulen im Dezember regelmä-
ßig über aktuelle Sachstände und Unterstützungsangebote zum Anmeldeverfahren der weiter-
führenden Schulen informiert.  
Hierzu zählt u.a. das Angebot der Nutzung eines digitalen Terminbuchungstools, aber auch 
ein Unterstützungsangebot in den Schulsekretariaten während der Anmeldephase. 
 
Grundsätzlich wird der Arbeitsaufwand in den Schulen aufgrund des Ausschlusses von Mehr-
fachanmeldungen im Anmeldeverfahren 2023/2024 wieder auf das Normalmaß zurückgehen. 
Den Schulen wurde dennoch das Angebot unterbreitet, dass bei nicht lösbaren personellen 
Engpässen eine Anfrage per Mail an den Schulträger gerichtet werden und der Unterstüt-
zungsbedarf hier beschrieben werden kann. 
 
Bis zum Stichtag 10.01.2023 lagen der Schulverwaltung Anfragen von zwei Schulen vor. Da-
bei wurden Art und Umfang noch nicht seitens der Schulen benannt. Eine Abstimmung findet 
hierzu statt. Ein adäquates Unterstützungsangebot wird hier unterbreitet. Sofern noch bis Mit-

2 
 
te Januar weitere Bedarfe gemeldet werden, so werden auch diese sowie die entsprechenden 
Unterstützungsangebote abgestimmt. Das aktuelle Ergebnis wird in der Sitzung des ASW am 
23.01.2023 von der Verwaltung mündlich mitgeteilt.  
 
Sollten noch kurzfristige Bedarfe gemeldet werden, wird die Schulverwaltung hier mögliche 
Hilfestellungen geben. 
 
 
Gez. Voigtsberger