Bedarfsfeststellungsbeschluss für die Veranstaltungsreihe „Köln. Gestaltet.“ im Jahr 2023 zur Erarbeitung von Regeln für die Außengastronomie und anschließender Vorstellung im Konsultationskreis

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• Anlage 2- Stellungnahme RPA

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  14 .01.2023 -61- Bedarfsfeststellung für die externe Beauftragung eines Dienstleisters zur Konzeption und Durchführung der Veranstaltungsreihe „Köln. Gestaltet.“ im Jahr 2023 zur Erarbeitung von Regeln für die Anordnung und Gestaltung der Außengastronomie und anschließender Zusammenführung und Vorstellung im Konsultationskreis; voraussichtliche Auftragssumme 92.636,- € netto zzgl. MwSt. = 110.237,- € brutto Vorlagen-Nummer 4325/2022 hier: Stellungnahme zur Bedarfsprüfung / RPA-Nr. 141/12/01/23 Sehr geehrte Damen und Herren, mit der Beschlussvorlage-Nr. 4325/2022 übermittelten Sie mir das Ergebnis Ihrer Bedarfsprüfung für die Beauftragung eines externen Dienstleisters zur Konzeption und Durchführung der o.g. Veranstaltungsreihe „Köln.Gestaltet“. Im Rahmen eines Konsultationskreis es soll unter Mitwirkung der unterschiedlichen Interessensgruppen im öffentlichen Raum nach Auslaufen der Corona-Sonderregeln am 31.12.2023 u.a. ein rechtlich verbindlicher Vorgabenkatalog für die Außengastronomie zum Jahresbeginn 2024 entwickelt und ein gemeinsames Verständnis für eine gute Gestaltung von Außengastronomie erarbeitet werden. Im Rahmen eines umfassenden Erarbeitungs- und Beteiligungsprozesses soll im Ergebnis ein Gestaltungkodex entwickelt werden. Sie stellen heraus, dass zur Durchführung die Einbindung eines externen Dienstleisters erforderlich ist, der Expertise in der strategischen Kommunikation mit Akteuren aus Politik, Interessensverbänden, Bürgerschaft und Verwaltung hat. Zusätzlich beabsichtigen Sie, den zukünftigen Vorgabenkatalog abschließend durch eine externe juristische Überprüfung abzusichern. Die geschätzte Auftragssumme für beide Maßnahmen wurde von Ihnen auf Basis von Erfahrungswerten aus bereits durchgeführten Kommunikationsformaten zur Via Culturalis und zur Fortschreibung des Gestaltungshandbuchs mit dem Schwerpunkt Außengastronomie festgesetzt. Sie sehen jedoch Einsparpotential im Leistungsbaustein „informeller Gestaltungskodex“ mit der Schärfung des Kommunikationsprozesses. Der Bedarf ist nachvollziehbar dargestellt. Mit freundlichen Grüßen Ralf Jülich Leiter des Rechnungsprüfungsamtes 23

• Beschlussvorlage Ausschuss

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  Dezernat, Dienststelle VI/61/0 Vorlagen-Nummer 4325/2022 Freigabedatum Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung Betreff Bedarfsfeststellungsbeschluss für die Konzeption und Durchführung der Veranstaltungsreihe „Köln. Gestaltet.„ im Jahr 2023 zur Erarbeitung von Regeln für die Anordnung und Gestaltung der Außengastronomie und anschließender Zusammenführung und Vorstellung im Konsultationskreis Beschlussorgan Stadtentwicklungsausschuss Gremium Datum Beschluss: Der Stadtentwicklungsausschuss erkennt den Bedarf für die Vergabe von externen Dienstleis- tungen für die konzeptionelle Erarbeitung und die Umsetzung der Veranstaltungsreihe „Köln. Gestaltet.“ zur Erarbeitung von verbindlichen, stadtweit geltenden Regeln für die Außengast- ronomie gemäß des Beschlusses AN/0751/2019, in Höhe von 110.237,- € an und beauftragt die Verwaltung mit der Umsetzung. Stadtentwicklungsausschuss 02.02.2023 2 Haushaltsmäßige Auswirkungen Nein Ja, investiv Investitionsauszahlungen € Zuwendungen/Zuschüsse Nein Ja % Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme 110.237,- € Zuwendungen/Zuschüsse Nein Ja % Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: a) Personalaufwendungen € b) Sachaufwendungen etc. € c) bilanzielle Abschreibungen € Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: a) Erträge € b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten € Einsparungen: ab Haushaltsjahr: a) Personalaufwendungen € b) Sachaufwendungen etc. € Beginn, Dauer Auswirkungen auf den Klimaschutz Nein Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung) Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung) Begründung: Anlass Mit Beschluss zum politischen Antrag AN 0751/2019 vom 27.06.2019 beauftragt die Bezirks- vertretung Innenstadt die Verwaltung stadtweit geltende, einheitliche und verbindliche Regeln für die Außengastronomie zu erarbeiten. Dies soll im Rahmen eines Konsultationskreises mit der Beteiligung der politischen Vertreter*innen aus Rat und Bezirksvertretung, Vertreter*innen aus der Gastronomie, der städtis chen Behindertenbeauftragten und der Fachverwaltung ge- schehen. Am 21.11.2022 hat der Konsultationskreis das erste Mal getagt, siehe Mitteilung 4261/2022. Es fand ein konstruktiver Austausch zwischen Vertreter*innen der Gastronomie, aus dem Be- reich der Barr ierefreiheit, der Politik und der Stadtverwaltung zur Erarbeitungsmethodik der gewünschten zukünftigen Regeln für die Außengastronomie statt. Das gemeinsame Ziel ist es, mit dem Auslaufen der Corona -Sonderregeln am 31.12.2023 eindeutige Regeln für die Außengastronomie zum Jahresbeginn 2024 erarbeitet zu haben. Vorgehensweise Prozess Die Verwaltung ist in der ersten Hälfte des Jahres 2022 von Seiten der Gastronomie in die Kritik geraten. Im Fokus standen hierbei Kontrollen des Ordnungsdienstes bezüglich der Au- ßengastronomien. Aktuell gibt es eine unübersichtliche Vielzahl an unterschiedlichen Rechts- vorgaben, Beschlüssen mit Ausnahmereglungen und schon seit langem bestehende Gestal- 3 tungsregeln, die für besondere Orte gelten und sich u.a. auf die Gestaltung von Außengastro- nomie beziehen. Zur Herbeiführung einer Vertrauensbasis als Grundlage für eine zukünftige positive Zusam- menarbeit wurden im zweiten Halbjahr 2022 zunächst zwei Vorgespräche mit Vertreter*innen der Gastronomie, der Dehoga, der IHK und der Fachverwaltung geführt. Das gewählte Kom- munikationsformat führte die Beteiligten erfolgreich in einen konstruktiven Dialog. Der Konsultationskreis am 21.11.2022 konnte diesen Prozess fortsetzen und diente bereits als Auftakt für eine neue Gesprächskultur zwische n den unterschiedlichen Interessensgrup- pen im öffentlichen Raum und trägt den Titel „Köln. Gestaltet.“. Der Gesamtprozess zur zukünftigen Anordnung und Gestaltung der Außengastronomie wird in zwei Stränge untergliedert: Zum einen gilt es rechtliche verbindliche Vorgaben im Sinne von Regeln zu formulieren. Zum anderen gilt es, im Rahmen eines umfassenden Erarbeitungs - und Beteiligungsprozesses einen Gestaltungkodex zu entwickeln. Rechtlich verbindlicher Vorgabenkatalog Für die Regeln zur „Anordnung der Außengastronomie“ gilt es verbindliche stadtweit geltende Vorgaben zu erarbeiten, welche von bestehenden Gesetzen, technischen Richtlinien, kom- munalen Satzungen und DIN-Vorschriften abgeleitet werden. Diese Vorgaben sind nicht ver- handelbar und sind zum Wohle und Schutz aller Verkehrsteilnehmer des öffentlichen Raums verbindlich einzuhalten. Der Vorgabenkatalog wird von der Fachverwaltung erarbeitet und zusammengestellt. Informeller Gestaltungskodex Für eine gute Gestaltung von Außengastronomie soll ein gemeinsames Verständnis erarbeitet werden. Dieses betrifft die Steigerung des Qualitätsanspruchs welcher ebenso den Gastro- nomen wie auch den Nutzern der Stadt Gewinn bringt und die Aufenthaltsqualität des öffentli- chen Raums verbessert. Die Ergebnisse sollen in einem „informellen Gestaltungskodex“ ver- schriftlicht werden. Um diesen Prozess zu steuern wird ein Kommunikationsformat entwickelt, welches die Beteiligten in einen konstruktiven Dialog führt, um als Ergebnis die unterschied- lich gelagerten Interessensschwerpunkte in einem Konsens zu vereinen. Teil des Kommunikationsprozesses ist der zweite Konsultationskreis, in welchem den Vertre- tern aus Politik, Interessensverbänden, städtischer Behindertenbeauftragten und Verwaltung der rechtlich verbindlichen Vorgabenkatalog, aber auch der gemeinsam erarbeitete informelle Gestaltungskodex vorgestellt werden. Bedarfsfeststellung Für die beschriebene Vorgehensweise benötigt die Verwaltung externe Expertise, die über Erfahrungen sowohl im Bereich komplexer stadtplanerischer Konzepte, in der strategischen Prozessgestaltung unter Einbezug von Akteuren aus Politik, Interessensverbänden , Bürger- schaft und Verwaltung als auch in der inhaltlichen und medialen Kommunikation verfügt. Vergabe und Zeitplan Für die Erarbeitung sieht die Verwaltung eine entsprechende Auftragsvergabe nach UVgO vor. Die Vergabe soll als einstufige Verhandlungsvergabe vollzogen werden. Leistungsbausteine Für den beschriebenen Prozess werden insgesamt zwei Auftragsvergaben angestrebt. Um für den rechtlich verbindlichen Vorgabenkatalog im Rahmen der Anwendung Rechtssi- cherheit zu erhalten, wird dieser einem externen Juristen mit dem Schwerpunkt für Kommu- nal- und Verwaltungsrecht zur Prüfung vorgelegt. Zur Erarbeitung des Kodex ist die Einbindung eines Dienstleisters erforderlich, der Expertise in der strategischen Kommunikation mit Akteuren aus Politik, Interessensverbänden, Bürger- schaft und Verwaltung hat. Kostenprognose Für die Erarbeitung der beiden Maßnahmenpakete und der Durchführung des geplanten 4 Kommunikationsprozesses wurden auf Basis von Erfahrungswerten aus bereits durchgeführ- ten Kommunikationsformaten zur Via Culturalis und zur Fortschreibung des Gestaltungshand- buchs mit dem Schwerpunkt Außengastronomie Gesamtkosten von 92.636,- € netto kalkuliert. Dies ergibt inklusive 19% Mehrwertsteuer eine Summe von rd. 110.237,- € brutto, siehe Anla- ge 1. Die Kosteneschätzung ist für beide Maßnahmenpakete als Maximalversion kalkuliert. Die Verwaltung sieht jedoch Einsparpotential im Leistungsbaustein „informeller Gestaltungs- kodex“ mit der Schärfung des Kommunikationsprozesses vor. Finanzierung Die zur Finanzierung der Maßnahme benötigte Aufwandsermächtigung steht im Teilergebnis- plan des Stadtplanungsamtes in der Produktgruppe 0901 Räumliche Planung und Entwick- lung, Geoinformationen in der Teilplanzeile 13 - Aufwendungen für Sach- und Dienstleistun- gen - im Haushaltsjahr 2023 im Haushaltsplan 2023/2024 zur Verfügung. Prüfung der prognostizierten Kostenorientierungswerte der freiberuflichen Leistungen/ Dienst- leistungen Die Vorlage wurde dem Rechnungsprüfungsamt (RPA) der Stadt Köln zur Prüfung vorgelegt. Das Ergebnis der Prüf ung ist als Anlage 2 beigefügt. Die Anmerkungen des RPA werden im Rahmen der weiteren Bearbeitung berücksichtigt. Anlagen Anlage 1 - Kostenübersicht Anlage 2 - Stellungnahme Rechnungsprüfungsamt

• Anlage 1_Kostenschätzung_Leistung_Prozess_2023

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  Köln. Gestaltet. - Leistungsbeschreibung für das Jahr 2023 Anzahl h Stundensatz Gesamtkosten Fremdkosten 40 100,00 € 4.000,00 € - 40 100,00 € 4.000,00 € - 30 100,00 € 3.000,00 € - 20 100,00 € 2.000,00 € - 15 100,00 € 1.500,00 € - 14.500,00 € - Anlage 1, Stand 21.12.2022 Leistungen Definition der Kernbotschaften Phase 0: Konzeption und Vorbereitung Ziele: Konkretisierung / Verabschiedung des Jahresprogramms "Köln Gestaltet", Einbindung der relevanten Dezernate und Ämter, Netzwerkbildung in Richtung der Gastronomie. Zeitfenster: 1. Quartal 2023 Ausarbeitung von Konzeption und Set-up Projektdesign Phase 0 Gesamt: Impuls zu Idee und Kontext Beratung interne Vermittlung ("Workshop") Visuell, inhaltlich, technisch Definition der Kommunikationsmedien Set-up und interne Abstimmung der Kommunikation: Kommunikations- und Erarbeitungsprozess für die Regeln der Außengastronomie im Rahmen der Fortschreibung des Gestaltungshandbuchs Konzept "Kommunikation" Konzeption Veranstaltungsreihe "Studio-Tage" sowie halbtägiger Einzel-Events 1 Anzahl h Stundensatz Gesamtkosten Fremdkosten 150 100,00 € 15.000,00 € - 45 100,00 € 4.500,00 € - 15 100,00 € 1.500,00 € 4.000,00 € 200 100,00 € 20.000,00 € 5.000,00 € 60 100,00 € 6.000,00 € - 47.000,00 € 9.000,00 € Ziele: Verständigung auf verbindliche und unverbindliche Regelungen mit der Gastronomie ("Gemeinsam gestalten wir Köln"), Etablierung einer nachhaltigen Zusammenarbeit im öffentlichen Raum Zeitfenster: 2. Quartal 2023 Phase 1: Realisierung von drei Köln-Gestaltet-Studios Phase 1 Gesamt: Feinkonzept und Organisation der drei "Studio-Tage" Einladungsmanagement und Kommunikation Buchung der Referenten / Referentinnen sowie Räume, ggf. Mobiliar etc. Raumplanung und -gestaltung (3 Events) Leistungen Verwaltung Mediabudget Entwurf der Dramaturgie sowie des Ablaufs Abstimmung und Festlegung Ablauf Zusammenstellung Auswahl möglicher Referent*innen Eventmanagement / Dokumentation vor Ort Bewegtbild Statements / Ankündigungen Anzeigenschaltung Print Flyer / Broschüre 2 Anzahl h Stundensatz Gesamtkosten Fremdkosten 22 100,00 € 2.200,00 € - 20 100,00 € 2.000,00 € - 20 100,00 € 2.000,00 € - 6.200,00 € - Anzahl h Stundensatz Gesamtkosten Fremdkosten 135 100,00 € 13.500,00 € - 13.500,00 € - Anzahl h Stundensatz Gesamtkosten Fremdkosten 81.200,00 € 9.000,00 € Service 3% 2.436,00 € Gesamt 83.636,00 € 9.000,00 € Honorar- und Fremdkosten zzgl. MwSt. 92.636,00 € Honorar- und Fremdkosten inkl. MwSt. 110.236,84 € Auswertung der Studio-Tage Ziele: Gemeinsame Ergebnisvermittlung der Regeln an die Politik, Begleitung politischer Beschluss, Stärkung und Verstetigung von Köln Gestaltet Zeitfenster: 3. Quartal 2023 Phase 2: Zusammenführung & Definition nächster Schritte Inhaltliche Vorbereitung Konsultationskreis Auswertung Konsultationskreis Gesamte Leistungen Projektsteuerung/ Beratung Übergeordnete Leistungen Leistungen Phase 2 Gesamt: 3