Bedarfsfeststellungsbeschluss für die Veranstaltungsreihe „Köln. Gestaltet.“ im Jahr 2023 zur Erarbeitung von Regeln für die Außengastronomie und anschließender Vorstellung im Konsultationskreis

Köln. Gestaltet. - Leistungsbeschreibung für das Jahr 2023
Anzahl h Stundensatz Gesamtkosten Fremdkosten
40 100,00 € 4.000,00 € -
40 100,00 € 4.000,00 € -
30 100,00 € 3.000,00 € -
20 100,00 € 2.000,00 € -
15 100,00 € 1.500,00 € -
14.500,00 € -
Anlage 1, Stand 21.12.2022
Leistungen
Definition der Kernbotschaften
Phase 0:
 Konzeption und Vorbereitung
Ziele: Konkretisierung / Verabschiedung des Jahresprogramms "Köln Gestaltet", Einbindung der relevanten Dezernate und Ämter,
Netzwerkbildung in Richtung der Gastronomie.
Zeitfenster:
 1. Quartal 2023
Ausarbeitung von Konzeption und Set-up Projektdesign
Phase 0 Gesamt:
Impuls zu Idee und Kontext
Beratung interne Vermittlung ("Workshop")
Visuell, inhaltlich, technisch
Definition der Kommunikationsmedien
Set-up und interne Abstimmung der Kommunikation:
Kommunikations- und Erarbeitungsprozess für die Regeln der Außengastronomie
im Rahmen der Fortschreibung des Gestaltungshandbuchs
Konzept "Kommunikation"
Konzeption Veranstaltungsreihe "Studio-Tage" sowie halbtägiger Einzel-Events
1

Anzahl h Stundensatz Gesamtkosten Fremdkosten
150 100,00 € 15.000,00 € -
45 100,00 € 4.500,00 € -
15 100,00 € 1.500,00 € 4.000,00 €
200 100,00 € 20.000,00 € 5.000,00 €
60 100,00 € 6.000,00 € -
47.000,00 € 9.000,00 €
Ziele: Verständigung auf verbindliche und unverbindliche Regelungen mit der Gastronomie ("Gemeinsam gestalten wir Köln"),
Etablierung einer nachhaltigen Zusammenarbeit im öffentlichen Raum
Zeitfenster:
 2. Quartal 2023
Phase 1: Realisierung von drei Köln-Gestaltet-Studios
Phase 1 Gesamt:
Feinkonzept und Organisation der drei "Studio-Tage"
Einladungsmanagement und Kommunikation
Buchung der Referenten / Referentinnen sowie Räume, ggf. Mobiliar etc.
Raumplanung und -gestaltung (3 Events)
Leistungen
Verwaltung Mediabudget
Entwurf der Dramaturgie sowie des Ablaufs Abstimmung und Festlegung Ablauf
Zusammenstellung Auswahl möglicher Referent*innen
Eventmanagement / Dokumentation vor Ort
Bewegtbild Statements / Ankündigungen
Anzeigenschaltung
Print Flyer / Broschüre
2

Anzahl h Stundensatz Gesamtkosten Fremdkosten
22 100,00 € 2.200,00 € -
20 100,00 € 2.000,00 € -
20 100,00 € 2.000,00 € -
6.200,00 € -
Anzahl h Stundensatz Gesamtkosten Fremdkosten
135 100,00 € 13.500,00 € -
13.500,00 € -
Anzahl h Stundensatz Gesamtkosten Fremdkosten
81.200,00 € 9.000,00 €
Service 3% 2.436,00 €
Gesamt 83.636,00 € 9.000,00 €
Honorar- und Fremdkosten  zzgl. MwSt. 92.636,00 €
Honorar- und Fremdkosten inkl. MwSt. 110.236,84 €
Auswertung der Studio-Tage
Ziele: Gemeinsame Ergebnisvermittlung der Regeln an die Politik, Begleitung politischer Beschluss, Stärkung und Verstetigung von Köln Gestaltet
Zeitfenster: 3. Quartal 2023
Phase 2: Zusammenführung & Definition nächster Schritte
Inhaltliche Vorbereitung Konsultationskreis
Auswertung Konsultationskreis
Gesamte Leistungen
Projektsteuerung/ Beratung
Übergeordnete Leistungen
Leistungen
Phase 2 Gesamt:
3

Dezernat, Dienststelle  
VI/61/0 
 
Vorlagen-Nummer 
 4325/2022 
Freigabedatum 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Bedarfsfeststellungsbeschluss für die Konzeption und Durchführung der 
Veranstaltungsreihe „Köln. Gestaltet.„ im Jahr 2023 zur Erarbeitung von Regeln für die 
Anordnung und Gestaltung der Außengastronomie und anschließender 
Zusammenführung und Vorstellung im Konsultationskreis  
Beschlussorgan 
Stadtentwicklungsausschuss 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Stadtentwicklungsausschuss erkennt den Bedarf für die Vergabe von externen Dienstleis-
tungen für die konzeptionelle Erarbeitung und die Umsetzung der Veranstaltungsreihe „Köln. 
Gestaltet.“ zur Erarbeitung von verbindlichen, stadtweit geltenden Regeln für die Außengast-
ronomie gemäß des Beschlusses AN/0751/2019, in Höhe von 110.237,- € an und beauftragt 
die Verwaltung mit der Umsetzung.  
 
 
Stadtentwicklungsausschuss 02.02.2023

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  110.237,-   € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.      € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Begründung: 
Anlass 
Mit Beschluss zum politischen Antrag AN 0751/2019 vom 27.06.2019 beauftragt die Bezirks-
vertretung Innenstadt die Verwaltung stadtweit geltende, einheitliche und verbindliche Regeln 
für die Außengastronomie zu erarbeiten. Dies soll im Rahmen eines Konsultationskreises mit 
der Beteiligung der politischen Vertreter*innen aus Rat und Bezirksvertretung, Vertreter*innen 
aus der Gastronomie, der städtis chen Behindertenbeauftragten und der Fachverwaltung ge-
schehen. 
Am 21.11.2022 hat der Konsultationskreis das erste Mal getagt, siehe Mitteilung 4261/2022. 
Es fand ein konstruktiver Austausch zwischen Vertreter*innen der Gastronomie, aus dem Be-
reich der Barr ierefreiheit, der Politik und der Stadtverwaltung zur Erarbeitungsmethodik der 
gewünschten zukünftigen Regeln für die Außengastronomie statt. Das gemeinsame Ziel ist 
es, mit dem Auslaufen der Corona -Sonderregeln am 31.12.2023 eindeutige Regeln für die 
Außengastronomie zum Jahresbeginn 2024 erarbeitet zu haben. 
Vorgehensweise Prozess 
Die Verwaltung ist in der ersten Hälfte des Jahres 2022 von Seiten der Gastronomie in die 
Kritik geraten. Im Fokus standen hierbei Kontrollen des Ordnungsdienstes bezüglich der Au-
ßengastronomien. Aktuell gibt es eine unübersichtliche Vielzahl an unterschiedlichen Rechts-
vorgaben, Beschlüssen mit Ausnahmereglungen und schon seit langem bestehende Gestal-

3 
tungsregeln, die für besondere Orte gelten und sich u.a. auf die Gestaltung von Außengastro-
nomie beziehen.  
Zur Herbeiführung einer Vertrauensbasis als Grundlage für eine zukünftige positive Zusam-
menarbeit wurden im zweiten Halbjahr 2022 zunächst zwei Vorgespräche mit Vertreter*innen 
der Gastronomie, der Dehoga, der IHK und der Fachverwaltung geführt. Das gewählte Kom-
munikationsformat führte die Beteiligten erfolgreich in einen konstruktiven Dialog. 
Der Konsultationskreis am 21.11.2022 konnte diesen Prozess fortsetzen und diente bereits 
als Auftakt für eine neue Gesprächskultur zwische n den unterschiedlichen Interessensgrup-
pen im öffentlichen Raum und trägt den Titel „Köln. Gestaltet.“.  
Der Gesamtprozess zur zukünftigen Anordnung und Gestaltung der  Außengastronomie wird 
in zwei Stränge untergliedert: Zum einen gilt es rechtliche verbindliche Vorgaben im Sinne von 
Regeln zu formulieren. Zum anderen gilt es, im Rahmen eines umfassenden Erarbeitungs - 
und Beteiligungsprozesses einen Gestaltungkodex zu entwickeln. 
Rechtlich verbindlicher Vorgabenkatalog 
Für die Regeln zur „Anordnung der Außengastronomie“ gilt es verbindliche stadtweit geltende 
Vorgaben zu erarbeiten, welche von bestehenden Gesetzen, technischen Richtlinien, kom-
munalen Satzungen und DIN-Vorschriften abgeleitet werden. Diese Vorgaben sind nicht ver-
handelbar und sind zum Wohle und Schutz aller Verkehrsteilnehmer des öffentlichen Raums 
verbindlich einzuhalten. Der Vorgabenkatalog wird von der Fachverwaltung erarbeitet und 
zusammengestellt. 
 
Informeller Gestaltungskodex  
Für eine gute Gestaltung von Außengastronomie soll ein gemeinsames Verständnis erarbeitet 
werden. Dieses betrifft die Steigerung des Qualitätsanspruchs welcher ebenso den Gastro-
nomen wie auch den Nutzern der Stadt Gewinn bringt und die Aufenthaltsqualität des öffentli-
chen Raums verbessert. Die Ergebnisse sollen in einem „informellen Gestaltungskodex“ ver-
schriftlicht werden. Um diesen Prozess zu steuern wird ein Kommunikationsformat entwickelt, 
welches die Beteiligten in einen konstruktiven Dialog führt, um als Ergebnis die unterschied-
lich gelagerten Interessensschwerpunkte in einem Konsens zu vereinen.  
Teil des Kommunikationsprozesses ist der zweite Konsultationskreis, in welchem den Vertre-
tern aus Politik, Interessensverbänden, städtischer Behindertenbeauftragten und Verwaltung 
der rechtlich verbindlichen Vorgabenkatalog, aber auch der gemeinsam erarbeitete informelle 
Gestaltungskodex vorgestellt werden. 
Bedarfsfeststellung 
Für die beschriebene Vorgehensweise benötigt die Verwaltung externe Expertise, die über 
Erfahrungen sowohl im Bereich komplexer stadtplanerischer Konzepte, in der strategischen 
Prozessgestaltung unter Einbezug von Akteuren aus Politik, Interessensverbänden , Bürger-
schaft und Verwaltung als auch in der inhaltlichen und medialen Kommunikation verfügt.  
Vergabe und Zeitplan 
Für die Erarbeitung sieht die Verwaltung eine entsprechende Auftragsvergabe nach UVgO 
vor. Die Vergabe soll als einstufige Verhandlungsvergabe vollzogen werden.  
Leistungsbausteine 
Für den beschriebenen Prozess werden insgesamt zwei Auftragsvergaben angestrebt. 
 
Um für den rechtlich verbindlichen Vorgabenkatalog im Rahmen der Anwendung Rechtssi-
cherheit zu erhalten, wird dieser einem externen Juristen mit dem Schwerpunkt für Kommu-
nal- und Verwaltungsrecht zur Prüfung vorgelegt.  
Zur Erarbeitung des Kodex ist die Einbindung eines Dienstleisters erforderlich, der Expertise 
in der strategischen Kommunikation mit Akteuren aus Politik, Interessensverbänden, Bürger-
schaft und Verwaltung hat. 
Kostenprognose 
Für die Erarbeitung der beiden Maßnahmenpakete und der Durchführung des geplanten

4 
Kommunikationsprozesses wurden auf Basis von Erfahrungswerten aus bereits durchgeführ-
ten Kommunikationsformaten zur Via Culturalis und zur Fortschreibung des Gestaltungshand-
buchs mit dem Schwerpunkt Außengastronomie Gesamtkosten von 92.636,- € netto kalkuliert. 
Dies ergibt inklusive 19% Mehrwertsteuer eine Summe von rd. 110.237,- € brutto, siehe Anla-
ge 1. 
Die Kosteneschätzung ist für beide Maßnahmenpakete als Maximalversion kalkuliert.  
Die Verwaltung sieht jedoch Einsparpotential im Leistungsbaustein „informeller Gestaltungs-
kodex“ mit der Schärfung des Kommunikationsprozesses vor. 
Finanzierung 
Die zur Finanzierung der Maßnahme benötigte Aufwandsermächtigung steht im Teilergebnis-
plan des Stadtplanungsamtes in der Produktgruppe 0901 Räumliche Planung und Entwick-
lung, Geoinformationen in der Teilplanzeile 13 - Aufwendungen für Sach- und Dienstleistun-
gen - im Haushaltsjahr 2023 im Haushaltsplan 2023/2024 zur Verfügung. 
Prüfung der prognostizierten Kostenorientierungswerte der freiberuflichen Leistungen/ Dienst-
leistungen 
Die Vorlage wurde dem Rechnungsprüfungsamt (RPA) der Stadt Köln zur Prüfung vorgelegt. 
Das Ergebnis der Prüf ung ist als Anlage 2 beigefügt. Die Anmerkungen des RPA werden im 
Rahmen der weiteren Bearbeitung berücksichtigt. 
 
Anlagen  
 
Anlage 1 - Kostenübersicht  
Anlage 2 - Stellungnahme Rechnungsprüfungsamt

14           .01.2023 
 
-61- 
 
Bedarfsfeststellung für die externe Beauftragung eines Dienstleisters zur Konzeption 
und Durchführung der Veranstaltungsreihe „Köln. Gestaltet.“ im Jahr 2023 zur 
Erarbeitung von Regeln für die Anordnung und Gestaltung der Außengastronomie und 
anschließender Zusammenführung und Vorstellung im Konsultationskreis; 
voraussichtliche Auftragssumme 92.636,- € netto zzgl. MwSt. = 110.237,- € brutto  
Vorlagen-Nummer 4325/2022 
hier: Stellungnahme zur Bedarfsprüfung / RPA-Nr. 141/12/01/23 
 
Sehr geehrte Damen und Herren, 
mit der Beschlussvorlage-Nr. 4325/2022 übermittelten Sie mir das Ergebnis Ihrer 
Bedarfsprüfung für die Beauftragung eines externen Dienstleisters zur Konzeption und 
Durchführung der o.g. Veranstaltungsreihe „Köln.Gestaltet“.  
Im Rahmen eines Konsultationskreis es soll unter Mitwirkung der unterschiedlichen 
Interessensgruppen im öffentlichen Raum nach Auslaufen der Corona-Sonderregeln am 
31.12.2023 u.a. ein rechtlich verbindlicher Vorgabenkatalog für die Außengastronomie zum 
Jahresbeginn 2024 entwickelt und ein gemeinsames Verständnis für eine gute Gestaltung von 
Außengastronomie erarbeitet werden. Im Rahmen eines umfassenden Erarbeitungs- und 
Beteiligungsprozesses soll im Ergebnis ein Gestaltungkodex entwickelt werden.  
Sie stellen heraus, dass zur Durchführung die Einbindung eines externen Dienstleisters 
erforderlich ist, der Expertise in der strategischen Kommunikation mit Akteuren aus Politik, 
Interessensverbänden, Bürgerschaft und Verwaltung hat. Zusätzlich beabsichtigen Sie, den 
zukünftigen Vorgabenkatalog abschließend durch eine externe juristische Überprüfung 
abzusichern.  
Die geschätzte Auftragssumme für beide Maßnahmen wurde von Ihnen auf Basis von 
Erfahrungswerten aus bereits durchgeführten Kommunikationsformaten zur Via Culturalis und 
zur Fortschreibung des Gestaltungshandbuchs mit dem Schwerpunkt Außengastronomie 
festgesetzt. Sie sehen jedoch Einsparpotential im Leistungsbaustein „informeller 
Gestaltungskodex“ mit der Schärfung des Kommunikationsprozesses. 
Der Bedarf ist nachvollziehbar dargestellt. 
Mit freundlichen Grüßen 
 
Ralf Jülich 
Leiter des Rechnungsprüfungsamtes 
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