Aufbau des Eigenbetriebes Immobilienmanagement hier: Zentrale Schlüsselverwaltung

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats- 
geschäftsstelle: 
27.12.2006 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung: 
Dezernat VI Dezernat I 
Dezernat II 
Dezernat III 
Dezernat IV 
Dezernat V 
 
Amt: Dezernat VI/ 
        Aufbau IDA 
an den Magistrat 
 
  zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
 
an die Stadtverordnetenversammlung 
   OBW zur Befassung 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
   zur abschließenden Beschluss-        
fassung Fachausschuss  OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat 
   
Tagesordnung:  I  II 
Verteiler: 
 
 
Vorlage-Nr. 2006/0780 
 
Magistratsbeschluss-Nr. 
  
 
 
Betreff: Aufbau des Eigenbetriebes Immobilienmanagement 
hier: Zentrale Schlüsselverwaltung 
 
Vorlage vom: 06.12.2006 
 
Beschlussvorschlag: 
 
1. Dem Aufbau einer zentralen Schlüsselverwaltung im künftigen Eigenbetrieb „Immobilienmanagement“ 
mit sofort beginnender Erhebung der Daten aus den städtischen Liegenschaften wird zugestimmt. 
 
2. Die Verantwortliche für den Aufbau des Eigenbetriebes wird beauftragt die Betriebssatzung durch eine 
Schließverwaltung zu ergänzen.  
 
 
Anlagen:   
 
Beschluss des Magistrats vom

Begründungsseite zur Magistratsvorlage vom 21.06.2006 
 
Gegenstand des zukünftigen Eigenbetriebes „Immobilienmanagement Darmstadt“ ist die 
Bewirtschaftung des im Eigentum der Wissenschaftsstadt stehenden Grundbesitzes und der von der 
Wissenschaftsstadt angemieteten Grundstücke, Gebäude und Räumlichkeiten, mit Ausnahme der 
Immobilien, die den anderen Eigenbetrieben als Vermögen zugeordnet sind. 
 
Um eine bedarfsgerechte und wirtschaftliche Versorgung des Immobilienbestandes und dessen 
Schließanlagen sicherzustellen, ist im Rahmen des organisatorischen Aufbaus des Eigenbetriebes 
„Immobilienmanagement Darmstadt“ eine zentrale Schlüsselverwaltung einzurichten und aufzubauen. 
 
Um künftig wirtschaftliche  Aspekte bei Beschaffung von Schließanlagen herbeizuführen, sind im 
Rahmen einer Ausschreibung kostengünstige und leistungsgerechte Anbieter zu ermitteln. Hierbei ist 
zu beachten, dass der Anbieter sowohl elektronische Schließanlagen als auch herkömmliche, 
mechanische Schließanlagen ( mit Schlüssel) kostengünstig anbietet und künftig eine Wartung 
zusichern kann. 
 
Die herkömmlichen Schließanlagen sind mittelfristig auf elektronische Schließanlagen umzurüsten, 
soweit sich eine wirtschaftliche Notwendigkeit aufzeigt. Kleine Objekte wie z.B. Mietshäuser sind 
weiterhin mit Schlüsselschließanlagen auszustatten, da die Anschaffungskosten einer elektronischen 
Schließanlage sich wirtschaftlich, auch langfristig, für kleine Einheiten nicht rechnet. 
 
Bei Verlust von Zentralschlüsseln ist in der Übergangszeit, vom 1.1.2007 bis 31.12.2007, der künftige 
Eigenbetrieb „Immobilienmanagement Darmstadt“ bei der Beschaffung und Auswahl einer eventuellen 
neuen Schließanlage  grundsätzlich zu beteiligen, um eine zukunftsweisende und kostengünstige 
Versorgung sicherzustellen. 
Um einen reibungslosen Übergang zum Eigenbetrieb  ab 1. Januar 2008 zu gewährleisten, sind von 
den betreffenden Ämtern und Liegenschaften bis zum 30. Juni 2007
 die erforderlichen Angaben 
verbindlich bereitzustellen. Hierfür wurde ein Erfassungsbogen entwickelt, der eine zügige Erfassung 
über Excel ermöglicht. 
 
 
 
Ziele des neuen Eigenbetriebes für die zentrale Schlüsselverwaltung sind: 
 
 
• Eine bedarfsgerechte und wirtschaftliche Versorgung des Immobilienbestandes und dessen 
Schließanlagen sicherzustellen. 
 
• Aufbau einer elektronischen Schlüsselverwaltung. 
 
• Durch zukunftsweisende Techniken beim Einsatz von „Elektronischen Schließanlagen“ den 
Immobilienbestand mittel- und langfristig wirtschaftlich und wertsichernd zu optimieren. 
 
• Die künftige homogene Ausstattung von Liegenschaften über alle Standorte mit einem 
Schließsystem. 
. 
• Mögliche Anbindung an weitere Systeme, wie Zeiterfassung und sonstige 
Abrechnungssysteme.

3 
... 
Gemäß einer neutralen Studie der Universität Hannover hat sich eine Elektronische Schließanlage 
bereits nach ca.2 Jahren, bei erneutem Verlust eines Hauptschlüssels, amortisiert. 
 
 
Gegenüberstellung: 
 
 
Kosten 
 
                         Mechanische Schließanlage mit Schlüsselverlusten und Umnutzung 
 
                                                                                                        
 
         Mechanik nur Umnutzung 
 
 
 
 
Elektronik 
 
 
 
Mechanik 
 
                                                                                                                       Nutzungszeitraum (Jahre) 
              Anschaffung             1                                                2 
 
 
                         Eine elektronische Schließanlage wird nach 2 Jahren günstiger 
                               
( Copyright – H. Jeschke – Universität Hannover – 2003 ) 
 
 
 
                         
Die Vorschriften des dritten Abschnittes der Allgemeinen Geschäftsanweisungen – Dienstgebäude, 
Diensträume, Inventar – ist um eine Schlüsselverwaltung zu ergänzen: 
 
Für alle Schließanlagen in den Liegenschaften ist ein Schließplan zu fertigen, soweit noch nicht 
geschehen. Die Aufbewahrung, Verwaltung und Ausgabe von Schlüsseln oder elektronischen 
Schlüsseln ist Zentral bei IDA  bzw. beim Eigenbetrieb sicherzustellen.  
Reserveschlüssel / Transponder etc. sind vorzuhalten und gesichert aufzubewahren. 
Zentralschlüssel werden direkt vom Systemkoordinator IDA / Eigenbetrieb ab 1.1.2008 verwaltet. 
 
• Ist eine Schließanlage vorhanden, sind für schutzbedürftige Bereiche eigene Schließgruppen 
zu bilden. Je nach Anforderung sind einzelne Räume aus der Schließgruppe 
herauszunehmen und mit Einzelschließungen zu versehen, soweit nicht bereits geschehen. 
 
 
 
 
 
 
 
 
• Nicht ausgegebene Schlüssel und die Reserveschlüssel sind gegen unbefugten Zugriff 
geschützt (z.B. Tresor) aufzubewahren.

4 
... 
• Die Ausgabe der Schlüssel erfolgt nur in begründeten und nachvollziehbaren Fällen an 
hierfür autorisierte Personen gegen Quittung und ist zu dokumentieren. Auch im 
Vertretungsfall darf ein Schlüssel nicht einfach weitergegeben werden, sondern hat über die 
Schlüsselausgabe zu erfolgen. Nur über diesen Umweg kann eine lückenlose Dokumentation 
als Nachweis über den Verbleib des Schlüssels / Transponder etc. erfolgen. 
Monatlich ist eine Veränderungsanzeige, den aktuellen Schließplan betreffend, an den 
Systemkoordinator zu senden. 
 
• Bei Verlust einzelner Schlüssel / Transponder etc. ist eine sofortige schriftliche- und zusätzlich 
eine telefonische Meldung an den betreffenden Systemkoordinator unverzüglich zu 
veranlassen. 
Über Ersatz, Kostenerstattung, Vertrauensschutzprüfung, bei Austausch des Schlosses 
(Zylinder), Austausch von Schließgruppen etc. wird unter Vorlage einer ausführlichen 
Verlustmeldung entschieden. 
    
• Bei Zuständigkeitsänderungen von Mitarbeitern sind deren Schließberechtigung zu prüfen und 
nicht mehr benötigte Schlüssel einzuziehen. Zentralschlüssel sind umgehend mit einer 
Veränderungsanzeige dem entsprechenden Systemkoordinator vorzulegen. Der gleiche 
Sachverhalt trifft bei Ausscheiden von Mitarbeitern zu. 
 
• Schlösser und Schlüssel zu besonders schutzbedürftigen Bereichen ( zu denen nur sehr 
wenige Schlüssel ausgegeben werden sollten) können im Verdachtsfall, nach Rücksprache 
mit dem Systemkoordinator, getauscht werden, um so illegal nachgefertigten Schlüsseln die 
Funktion zu nehmen. Bei Verlust elektronischen Schlüssel, (Transponder etc.) ist eine 
sofortige Sperrung zu veranlassen. 
 
• Veränderungen ( z.B. Ausscheiden) des vor Ort bestellten Schlüsselbeauftragten sind 
unverzüglich dem Systemkoordinator  schriftlich zu melden. 
 
• Die betreffenden Schließkarten der Schließanlagen werden bei IDA / Eigenbetrieb ab 
1.1.2008 verwahrt. 
 
• Die beigefügte Produkthaftung für Schließzylinder nach dem „Produkthaftungsgesetz“ sind 
unbedingt zu beachten, da Nichtbeachtung den Hersteller von seiner Haftungspflicht 
entbindet. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Darmstadt, 06.12.2006 
Dezernat VI, Aufbau IDA, kri

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... 
 
 
Der Dezernent I                                                Der Dezernent II 
 
 
 
Walter Hoffmann                                              Wolfgang Glenz 
Oberbürgermeister                                           Bürgermeister 
 
 
 
 
Der Dezernent III                                              Die Dezernentin IV 
 
 
 
Klaus Feuchtinger                                             Cornelia Diekmann    
Stadtrat  Stadträtin 
 
 
 
Der Dezernent V                                        Der Dezernent VI 
 
 
 
Jochen Partsch  Dipl.-Ing. Dieter Wenzel 
Stadtrat  Stadtrat