Bedarfsfeststellungsbeschluss betr. Vergabe eines Rahmenvertrages über die Wartung und Reparatur der bühnen-, licht-, ton- und medientechnischen Anlagen sowie die Technikbetreuung bei Veranstaltungen in den städtischen Bürgerhäusern/Bürgerzentren

14 nn 03.05.2017
14113 Er

50 SlL SSR...

Rahmenvertrag über die Wartung/Inspektion/Reparatur licht-/ton- und medientechni-
scher Anlagen in den städtischen Bürgerhäusern/-zentren Stollwerck, Deutz, Kalk und
Chorweiler sowie Technikbetreuung bei Veranstaltungen

hier: Bedarfsprüfung 50/50/2 vom 14.03.2017, voraussichtliche Auftragssumme 452.200 €
brutto / 380.000 € netto (RPA-Nr. 141/33/02/17) .

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Schreiben vom 03.04.2017, hier eingegangen am 12.04.2017, haben Sie den Bedarf des
oben genannten Rahmenvertrages geltend gemacht.

Die Laufzeit des aktuellen Vertrages betreffend die erforderlichen Dienstleitungen endet am
30.06.2017. Es ist daher beabsichtigt, einen neuen Rahmenvertrag zum 01.10.2017 abzu-
schließen. Dieser soll eine Laufzeit von zwei Jahren haben, mit der Option der Verlängerung
um weitere zwei Jahre.

Nach Ihren Schätzungen beläuft sich das erforderliche Finanzvolumen auf insgesamt ca.
452.200 € brutto / 380.000 € netto für vier Jahre. Aufgrund der geschätzten Auftragssumme
ist ein Beschluss des zuständigen Fachausschusses notwendig.

Die grundsätzliche sachliche Notwendigkeit für den geltend gemachten Bedarf des Rahmen-
vertrages wird anerkannt.

Mit freundlichen Grüßen

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
V/50/2 
 
Vorlagen-Nummer 
 1003/2017 
Freigabedatum  12.06.2017 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Bedarfsfeststellungsbeschluss betr. Vergabe eines Rahmenvertrages über die Wartung und 
Reparatur der bühnen-, licht-, ton- und medientechnischen Anlagen sowie die 
Technikbetreuung bei Veranstaltungen in den städtischen Bürgerhäusern/Bürgerzentren 
Beschlussorgan 
Ausschuss Soziales und Senioren 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Gemäß § 5 (1) der Zuständigkeitsordnung der Stadt Köln stellt der Ausschuss Soziales und 
Senioren den Bedarf für die Vergabe eines Rahmenvertrages über die Wartung und Repara-
tur der bühnen-, licht-, ton- und medientechnischen Anlagen sowie die Technikbetreuung bei 
Veranstaltungen der städtischen Bürgerhäuser/ Bürgerzentren (Bürgerhaus Stollwerck, Bür-
gerzentrum Deutz, Bürgerzentrum Chorweiler, Bürgerhaus Kalk) mit einem jährlichen Ge-
samtumsatz von ca. 95.000 Euro netto fest. 
 
Die Laufzeit des Rahmenvertrages beträgt zwei Jahre. Dem Auftraggeber wird die Option 
eingeräumt, den Vertrag durch einseitige Erklärung um weitere zwei Jahre zu verlängern. 
 
Die erforderlichen Mittel sind für die Haushaltsjahre 2017 ff. in entsprechender Höhe in den 
Haushaltsansätzen des Teilfinanzplanes 0507 - Betrieb, Unterhaltung und Förderung von 
Bürgerhäusern und –zentren eingeplant. 
 
Ein Vergabevorbehalt wird nicht ausgesprochen. 
 
 
Ausschuss Soziales und Senioren 22.06.2017

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  95.000 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2018 
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.    95.000 € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung: 
 
Neuausschreibung Rahmenvertrag 
 
Die Laufzeit des derzeit bestehenden Rahmenvertrages über die Wartung und Reparatur der 
bühnen-, licht-, ton- und medientechnischen Anlagen sowie die Technikbetreuung bei Veran-
staltungen der städtischen Bürgerhäuser / Bürgerzentren endet am 30.06.2017. Die Auf-
tragsvergabe war auf 24 Monate begrenzt, eine Verlängerungsoption nicht vorgesehen (Vor-
lagen-Nr. 2391/2014). 
 
Die Verwaltung – Amt für Soziales und Senioren – beabsichtigt daher eine europaweite Neu-
ausschreibung vorgenannter Leistungen mit einer zweijährigen Vertragslaufzeit. Dem Auf-
traggeber soll die Option eingeräumt werden, den Vertrag durch einseitige Erklärung um wei-
tere zwei Jahre zu verlängern. 
 
Personelle Ressourcen – auch zur Wahrnehmung von Teilaufgaben – stehen den städti-
schen Bürgerhäusern / Bürgerzentren nicht zur Verfügung. 
 
Leistungsbeschreibung 
 
Rahmenvertragsgegenstand sind die Wartung und Reparatur der bühnen-, licht-, ton- und 
medientechnischen Anlagen sowie die Technikbetreuung bei Veranstaltungen (Fremd-
/Eigenveranstaltungen) der vier städtischen Bürgerhäuser und Bürgerzentren. 
 
Stadtbezirk 1: Bürgerhaus Stollwerck, Dreikönigenstr. 23, 50678 Köln

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Bürgerzentrum Deutz, Tempelstr. 41-43, 50679 Köln 
 
Stadtbezirk 6: Bürgerzentrum Chorweiler, Pariser Platz 1, 50765 Köln 
 
Stadtbezirk 8: Bürgerhaus Kalk, Kalk-Mülheimer Str. 58, 51103 Köln 
 
Im Einzelnen sind folgende Dienstleistungen über schriftliche Einzelaufträge des Auftragge-
bers im Rahmen des Rahmenvertrages auszuführen: 
 
1. Wartung 
 
a) Jährliche Kontrolle aller bühnen-, licht-, ton- und medientechnischen Anlagen. 
Die Geräte sind auf Funktionstüchtigkeit und Sicherheit nach den Richtlinien 
der gesetzlichen Unfallversicherung, der Berufsgenossenschaft, des TÜVs, der 
Unfallverhütungsvorschrift für Veranstaltungs- und Produktionsstätten für sze-
nische Darstellung, der Sonderbauverordnung NRW und den entsprechenden 
DIN-Normen zu überprüfen. 
 
b) Anbringung von Prüfplaketten, soweit vorgeschrieben. 
 
c) Erstellen eines Wartungsprotokolls in Schriftform mit Führen einer Mängelliste 
 
d) Kennzeichnung und/oder Sperrung von schadhaftem Equipment (nach Abspra-
che mit dem Auftraggeber bei Bedarf Gestellung von gleichwertigem Leihgerät) 
 
e) Anfertigung von kostenfreien Kostenvoranschlägen für notwendige größere 
Reparaturen/Ersatzbeschaffungen. 
 
2. Reparaturen 
 
3. Technikbetreuung bei Veranstaltungen 
 
a) Beratung 
 
Die in den einzelnen Häusern stattfindenden Eigen- bzw. Fremd-
veranstaltungen benötigen eine bühnen-, licht-, ton- und medientechnische 
Veranstaltungsbetreuung. Vor einer eigenen Veranstaltung des jeweiligen Bür-
gerhauses / Bürgerzentrums bzw. bevor ein Vertrag mit einem Mieter abge-
schlossen werden kann, muss im Vorfeld eine Kostenübersicht erstellt werden, 
die dem Auftraggeber eine Einschätzung ermöglicht, ob die Veranstaltung unter 
den technischen Prämissen des Bürgerhauses / Bürgerzentrums durchführbar 
ist und wenn ja, wie hoch der zu erwartende wirtschaftliche Aufwand wird.  
 
Der Auftragnehmer führt eine entsprechende Beratung durch und erstellt einen 
kostenlosen Kostenvoranschlag. 
 
Der Auftragnehmer muss sich Wissen über das in den einzelnen Häusern vor-
handene Equipment verschaffen und sich damit befähigen, auch den Aus-
tausch von Equipment der städtischen Bürgerhäuser/Bürgerzentren unterei-
nander in realistischem wie wirtschaftlich sinnvollem Umfang zu beurteilen und 
umzusetzen.

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Wenn nach gemeinsamer Beratung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber 
festgestellt wird, dass das in dem jeweiligen Bürgerhaus/ Bürgerzentrum vor-
handene Equipment ergänzt werden muss und nicht durch die übrigen Häuser 
zur Verfügung gestellt werden kann, muss der Auftragnehmer in der Lage sein, 
die zusätzlich benötigte bühnen-, licht-, ton- und medientechnische Ausstattung 
zur Anmietung anzubieten. 
 
b) Veranstaltungsbezogene Arbeiten 
- Gesicherte Inbetriebnahme des beim Auftraggeber vorhandenen und für 
die Veranstaltung benötigten Equipments. 
 
- Gesicherte Inbetriebnahme des durch den Mieter oder Auftragnehmer 
eingebrachten Equipments. 
 
- Einrichtung und Bedienung der Veranstaltungstechnik; Begleitung und 
Beendigung der gesamten Veranstaltung als Veranstaltungstechni-
ker/Veranstaltungsmeister. 
 
- Bei Bedarf entgeltliche Überlassung von technischem Equipment (Licht- 
und tontechnische Effekte, technisches Nebengerät). 
 
- Im Rahmen der veranstaltungsbezogenen Arbeiten sind Mängel an tech-
nischem Equipment zu beheben.  
 
c) Verantwortungsbereich und Aufgabenstellung für Veranstaltungsmeister, Ver-
anstaltungstechniker und technische Hilfskräfte 
 
- Selbständige und zuverlässige Erfüllung des Auftrages entsprechend 
dem stage rider (Beschreibung der technischen Anforderungen eines 
Künstlers etc. für einen Auftritt) und der Absprache mit dem Auftragge-
ber. Eine kurze Reaktionszeit (max. 30 Min.) und flexible Arbeitszeiten im 
Bedarfsfall sind sicherzustellen. 
 
- Verantwortlicher Auf- und Abbau inkl. Einrichten und Betreiben von büh-
nen-, ton-, licht- und medientechnischen Anlagen, Einweisung und 
Überwachung etwaiger Helfer, Produktionsleitung gemäß den Bestim-
mungen der Unfallverhütungsvorschrift für Veranstaltungs- und Produkti-
onsstätten für szenische Darstellung und der Sonderbauverordnung 
NRW in Abstimmung mit dem Auftraggeber und dem durch die Künst-
ler/innen vertraglich eingebrachten stage rider. 
 
- Eine Delegation einzelner Leistungen an technische Hilfskräfte ist mög-
lich. Die Erledigung der übertragenen Aufgaben erfolgt nach Einweisung 
durch einen Veranstaltungsmeister / Veranstaltungstechniker. 
 
Bei veranstaltungsbegleitendem Personal muss es sich um Sachkundige 
Aufsichtspersonen (Technik und Aufsicht) gemäß Muster-
Versammlungsstättenverordnung/ Sonderbauverordnung NRW handeln. 
 
d) Anzahl von Veranstaltungen in den Bürgerhäusern / Bürgerzentren

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Die nachfolgende Tabelle fasst den jährlichen Leistungsumfang nach 
qualifizierter Schätzung auf Basis der Erfahrungswerte der Vorjahre, der 
Produktplanung der Bürgerhäuser / Bürgerzentren und auf der Grundla-
ge der durch gesetzliche Bestimmungen erforderlichen Prüf- und War-
tungsnotwendigkeiten zusammen; der Anspruch auf einen Mindestabruf 
von Leistungen kann daraus nicht abgeleitet werden.  
 
 Anzahl 
Veran-
staltungen 
Stunden 
Veran- 
staltungs- 
techniker 
Stunden 
Veran-
staltungs- 
meister 
Stunden 
Helfer 
 
Beratung 
vor Veran-
staltungen 
durch Ver-
anstaltungs-
techniker 
Stunden 
Wartung 
und Repa-
ratur 
Bürgerhaus 
Kalk 
103 1.013 30 196 50 25 
Bürger-
zentrum 
Chorweiler 
24 230 20 72 48 32 
Bürgerhaus 
Stollwerck 
175 1.560 50 80 70 55 
Bürgerzen-
trum Deutz 
12 24 0 24 6 10 
Summe 314 2.827 100 372 174 122 
 
Die Spalten 2 bis 6 betreffen die Technikbetreuuung bei Veranstaltungen. Die in 
Spalte 7 genannten Stunden betreffen die Wartung und Reparatur der bühnen-, 
licht-, ton- und medientechnischen Anlagen. 
 
Der jährliche Gesamtumsatz wird auf ca. 95.000 Euro netto geschätzt 
(Vergleichszeitraum: 2016). 
 
Finanzierung 
 
Die erforderlichen Mittel zur Finanzierung der in Anspruch genommenen Dienstleistungen 
sind für die Haushaltsjahre 2017 ff. in entsprechender Höhe in den Haushaltsansätzen des 
Teilfinanzplanes 0507 - Betrieb, Unterhaltung und Förderung von Bürgerhäusern und –
zentren eingeplant. Im Veranstaltungsbereich erfolgt in der Regel eine Gegenfinanzierung 
über Einnahmen aus Raumvermietung und Weiterleitung der durch Abruf von Drittleistungen 
entstehenden Kosten an den jeweiligen Veranstalter. 
 
Bedarfsanerkennung Rechnungsprüfungsamt 
 
Der Bedarf wurde durch das Rechnungsprüfungsamt mit Schreiben vom 03.05.2017 aner-
kannt (RPA-Nr. 141/33/02/17; siehe Anlage).