Personalrisikomanagement

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
I/11/111/2 
 
Vorlagen-Nummer  15.11.2017 
 3463/2017 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Rechnungsprüfungsausschuss 23.11.2017 
 
Personalrisikomanagement 
Ausgangslage 
 
Systematische, zielorientierte Steuerung ist eines der Kölner Reformziele. Dazu braucht es unter an-
derem ein Management für die laufende Analyse und Bewertung von Risiken etwa für den Personal-
bereich. Exemplarisch hierfür hat die Verwaltung im Auftrag des Stadtvorstandes eine erste Grundla-
ge anhand einer stichtagsbezogenen Vakanzensituation vorgenommen. Der Rechnungsprüfungsaus-
schuss hat die Verwaltung in seiner Sitzung vom 27.10.2016 um eine Information zu dieser Prüfung 
gebeten. 
 
Eine Risikoanalyse anhand einer stichtagsbezogenen Vakanzenabfrage ist eine nicht repräsentative 
Momentaufnahme. Sie ersetzt weder ein notwendiges konzeptionelles Fundament nach aktuellem 
wissenschaftlichem Stand noch eine darauf aufsetzende fundierte Risikobetrachtung. 
 
 
Bisherige Arbeitsergebnisse 
 
Die Verwaltung ist bei der Umsetzung des Stadtvorstandsbeschlusses in zwei Schritten vorgegangen: 
In einem ersten Schritt wurden die Anzahl der Vakanzen und deren Risikoeinschätzung abgefragt. In 
einem zweiten Schritt arbeitete eine Arbeitsgruppe die Ergebnisse auf. 
 
Als Zusammenfassung kann festgehalten werden: 
 
- Im ersten Schritt haben die Dienststellen seinerzeit vakante Stellen gemeldet und davon einen Teil 
der höchsten Risikokategorie zugeordnet, jedoch ohne nähere Priorisierung. 
- Im zweiten Schritt reduzierte sich die Anzahl der Stellenvakanzen mit höchster Risikoeinstufung.

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Diagramm 1: Häufung von Vakanzen mit höchster Risikoeinschätzung nach Aufgabensparten 
 
- 
  
- Diagramm 2: Häufung der Stellenvakanzen mit höchster Risikoeinschätzung nach Berufssparten 
 
 
- Es ist ständige Praxis, das die zentrale Personalverwaltung die Dienststellen bei Stellenvakanzen 
mit besonders hohem Risikopotential zusätzlich unterstützt, z. B. durch Vermittlung von Ersteinsatz-
kräften oder rotationsinteressierten Beschäftigten. 
 
 
Personalrisikomanagement 
 
Die mit Vakanzen einher gehenden Risiken sind zwar konkret, aber lediglich temporär und damit je-
derzeit veränderlich. So könnte eine erneute Vakanzenbetrachtung heute zu völlig anderen Ergebnis-
sen führen. 
Die stichtagsbezogene Risikoanalyse von Vakanzen hat die Verwaltung sensibilisiert, ein Personalri-
sikomanagement eingehend und systematisch zu entwickeln. 
 
Ein Personalrisikomanagement muss insbesondere dauerhaft anhand abstrakter Risikosektoren, -
szenarien konkrete Risiken bewertbar machen und präventive Maßnahmen schaffen, damit konkrete 
Gefahren gar nicht erst entstehen. Zugleich werden Interventionsmaßnahmen vorzuhalten sein, um 
bei dennoch eingetretenem Risiko handlungsfähig zu bleiben („System Feuerwehr“). 
Weil sich bei aller Vorsorge Risiken dynamisch entwickeln können, muss das Risikomanagement 
mittels eines „Frühwarnsystems“ flexibel ausgelegt sein.

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Zwei Risikosektoren kennt das Personalrisikomanagement: Organisationsrisiken und Personalrisiken. 
Beide Risikosektoren gehen in der Praxis Hand in Hand, so dass auch deren Wechselwirkungen ein-
zubeziehen sind. 
 
Risikoszenarien sind unter anderem: 
A. Risikoquellen (Durch wen oder was entsteht das Risiko?) 
B. Gegenstand von Risiko (Wen oder was trifft das Risiko?) 
C. Risikoursachen (Wodurch entstehen diese Risiken?) 
D. Risikofolgen (Welche möglichen Konsequenzen haben die Risiken?) 
 
Ein hundertprozentiger Vollschutz vor allen erdenklichen Personalrisiken ist zwar wünschenswert, 
aber nicht realistisch. Insofern muss eine gestufte Bewertung von Risiken anhand der möglichen Risi-
kofolgen vorgenommen werden. Dies hilft bei der  
- Aufwandsplanung für das Personalrisikomanagement 
- Beurteilung mehrerer, aufeinander treffenden Risiken 
- Intervention infolge eingetretener Risiken 
 
 
Weiteres Vorgehen 
 
Die bisherigen Arbeitsergebnisse sind eine Grundlage für ein Personalrisikomanagement. Darauf 
aufsetzend hat die Verwaltung eine Projektgruppe gebildet, welche ein Konzept für ein Personalrisi-
komanagement für die Stadtverwaltung Köln entwickeln und eine fundierte Risikoanalyse vornehmen 
wird. Die Verwaltung strebt ferner eine wissenschaftliche Begleitung der Projektgruppe an. 
 
Die Verwaltung wird dem Rechnungsprüfungsausschuss über den Projektfortgang kontinuierlich be-
richten. 
 
Gez. Dr. Keller