Bedarfsfeststellung zur Optimierung Front-Office-Fläche des Bürgertelefons

JE
14 £c.\) .02.2019
141/2

343/102

Umgestaltung des Front-Offices des Bürgertelefons (343/1)
Voraussichtliches Auftragsvolumen: rd. 380.000 Euro netto

rd. 450.000 Euro brutto
hier: Ihre Bedarfsprüfung vom 31.01.2019, eingegangen am 15.02.2019

Sehr geehrte Damen und Herren,

in vorstehender Angelegenheit legen Sie mir Ihre Bedarfsprüfung vom 31.01.2019 nebst der
Anlagen 1 bis 4 zur Stellungnahme vor.

Das voraussichtliche Auftragsvolumen für die Maßnahme beziffern Sie mit rd. 380.000 Euro
netto bzw. mit rd. 450.000 Euro brutto.

Es ist von Ihnen nachvollziehbar dargelegt, dass die Umgestaltung des Front Offices des
Bürgertelefons zwingend erforderlich ist um zukunftsfähig zu bleiben und weiterhin den ge-
wohnten Qualitätsstandard zu gewährleisten. Gegen das Ergebnis der Bedarfsprüfung be-
stehen keine Bedenken (RPA-AZ: 141/29/07/19).

Die Prüfung des Bedarfs erfolgte auf der Grundlage der „Richtlinie für die Bedarfsprüfung vor
der Vergaben von Lieferungen und Leistungen sowie freiberuflichen Leistungen (ausge-
nommen Bauleistungen)“, Stand: März 2018, in Verbindung mit den Regelungen über die
„Wertgrenzen für die Vorlage an das Rechnungsprüfungsamt im Bereich von Bedarfs- und
Vergabeprüfungen sowie der Prüfung von Dienstleistungskonzessionen und Baumaßnah-
men".

Die unter die vorstehend genannte Bedarfsprüfungsrichtlinie zu subsumierenden Kostenan-
teile des Gesamtauftragsvolumens der Maßnahme belaufen sich auf über 100.000 Euro net-
to. Ich möchte daher darauf hinweisen, dass gemäß 8 8 Abs. 1 Ziffer 6 der Zuständigkeits-
ordnung der Stadt Köln, bei einem Auftragswert von mehr als 100.000 Euro netto, der Bedarf
vom Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales (AVR)
festzustellen ist.

Mit freundlichen Grüßen

—

.

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/34/343/1 
343/102-2019-1 
Vorlagen-Nummer 
 0586/2019 
Freigabedatum  08.03.2019 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Bedarfsfeststellung zur Optimierung Front-Office-Fläche des Bürgertelefons 
Beschlussorgan 
Finanzausschuss 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der AVR erkennt den Bedarf über 450.000 Euro für den Umbau des Bürgertelefons an. 
Der Finanzausschuss stimmt der Freigabe der Gesamtkosten in Höhe von 450.000 Euro zu.  
 
 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 25.03.2019 
Finanzausschuss 01.04.2019

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen   100.000 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  350.000   € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen   10.000 € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.         € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung: 
Das Bürgertelefon der Stadt Köln ist im Frühjahr 2003 gestartet. Ziel ist eine möglichst umfassende 
und zentrale Auskunftserteilung an einer Stelle zu dem gesamten Produktportfolio der Stadtverwal-
tung Köln. Als zentraler telefonischer Eingangskanal für die Stadtverwaltung Köln mit derzeit jährlich 
über 1 Mio. Kundenanrufen entlastet das Bürgertelefon zudem nachhaltig die Fachdienststellen. Dar-
über hinaus hat das Bürgertelefon seit vielen Jahren auch das zentrale E-Mail-Postfach der Stadtver-
waltung Köln stadtverwaltung@stadt-koeln.de mit jährlich einigen zehntausend E-Mails übernommen. 
Auch bei diversen Sonderaktionen wie z. B. im Rahmen von Wahlen / an Wahlabenden ist das Bür-
gertelefon aktiv eingebunden. In den letzten Jahren ist das Bürgertelefon zudem zahlreiche inter-
kommunale Kooperationen eingegangen und bedient deren zentrale Einwahlnummern. Darüber hin-
aus fungiert das Bürgertelefon als Service-Center der bundesweiten Behördenrufnummer 115 und 
erbringt damit im Ergebnis telefonische Dienstleistungen für rd. 3 Mio. Kunden in der Region. 
 
In den letzten rund 15 Jahren wurde versucht, das Front-Office des Bürgertelefons mit einer Fläche 
von rund 2.500 qm den gestiegenen Anforderungen mit möglichst geringem Aufwand anzupassen. 
Die tatsächliche Mitarbeiterzahl hat sich seit Start im Jahr 2003 in etwa verdoppelt, zusätzlich werden 
u.a. Flächen für Schulungszwecke benötigt. Schon jetzt stößt das Bürgertelefon im Tagesgeschäft mit 
der vorhandenen Anzahl an Arbeitsplätzen an seine Grenzen. 
 
Die Aktivierung bislang ungenutzter Flächen und damit die Erweiterung auf die maximal mögliche 
Arbeitsplatzanzahl unter Würdigung der aktuellen arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen sind die 
wichtigsten Ziele der nun geplanten Umgestaltung und Optimierung der vorhandenen Front-Office-
Flächen. Zusätzlich wird eine Schulungsfläche installiert, die außerhalb von Schulungseinheiten vom 
Amt 34 multifunktional z.B. für Sondermaßnahmen genutzt werden kann. Die Errichtung einer zentra-
len „Teamleiter-Insel“ bringt zudem ablauforganisatorische Verbesserungen mit sich. Nicht zuletzt der 
bisher suboptimale Küchen- und Pausenbereich der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter soll den aktuel-
len Erfordernissen unter arbeitsschutzrechtlichen Aspekten angepasst werden und die Mitarbeiterzu-
friedenheit erhöhen.

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Die Ertüchtigung der Flächen soll weitestgehend im Bestand (z. B. unter Weiternutzung des vorhan-
denen Mobiliars und ohne Flächenerweiterung) und im laufenden Betrieb stattfinden. 
 
Durch das Architekturbüro hell & freundlich wurde 2018 im Rahmen der Erstellung der Entwurfspla-
nung eine Kostenschätzung in Höhe von rd. 450.000 Euro vorgelegt. Die Maßnahme soll nun im Jah-
resverlauf 2019 umgesetzt werden.  
 
Der Rat der Stadt Köln hat im Rahmen des Haushaltsplanbeschlusses für den Haushalt 2019 ff. das 
vorgenannte Gesamtvolumen für den Umbau des Front-Offices bereits berücksichtigt. Die Mittel sind 
für den investiven Bereich in Höhe von 100.000 Euro und für den konsumtiven Bereich in Höhe von 
350.000 Euro eingetragen und genehmigt.  
 
Die positive Stellungnahme von 14 liegt der Vorlage als Anlage 1 bei.