Eigenbetriebsähnliche Einrichtung Veranstaltungszentrum Köln hier: Bericht zum Risikomanagement

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
II/20/201 
 
Vorlagen-Nummer  08.07.2019 
 2367/2019 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Veranstaltungszentrum Köln 08.07.2019 
 
Eigenbetriebsähnliche Einrichtung Veranstaltungszentrum Köln; 
hier: Bericht zum Risikomanagement 
Die Betriebsleitung hatte den Ausschuss in der Sitzung am 07.09.2015 über das neu eingerichtete 
Risikomanagement unterrichtet (Vorlagen-Nr. 2442/2015). Seitdem erfolgt nach Bedarf, mindestens 
jedoch einmal jährlich eine Berichterstattung über die Einschätzung potenzieller Risiken. 
 
Mit der als Anlage 1 beigefügten Dokumentation wird die Risikolage zum Stichtag 30.06.2019 abge-
bildet. Ein wesentliches Risiko ist durch den Abschluss der Vergleichsvereinbarung mit der Grund-
stücksgesellschaft Köln Messe 15 – 18 GbR hinsichtlich der Messe-Nordhallen weggefallen. Weitere 
wesentliche Änderungen haben sich nicht ergeben. 
 
Zum besseren Verständnis wurde als Anlage 2 der Leitfaden zum Risikomanagement der eigenbe-
triebsähnlichen Einrichtung Veranstaltungszentrum Köln nochmals beigefügt. 
 
 
Gez. Prof. Dr. Diemert

Leitfaden zum Risikomanagement 
 
der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung 
 
„Veranstaltungszentrum Köln der Stadt 
Köln“ 
 
 
 
 
 
 
 
Juni 2015

Anforderungen an ein Risikomanagementsystem: 
 
Gegenstand der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung ist der Betrieb der Kölner Phil-
harmonie, des Gürzenichs der Stadt Köln, des Veranstaltungsgebäudes Flora Köln 
sowie des Tanzbrunnens und des Theaters am Tanzbrunnen auf dem Gelände des 
Rheinparks im Wege von Gesamt- und Einzelverpachtungen. Dabei ist bei dem be-
trieb dieser Veranstaltungen vorrangig einer an den Interessen aller Bevölkerungs-
kreise orientierten Nutzung Rechnung zu tragen. 
Gegenstand der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung ist des Weiteren auf dem Mes-
segelände in Köln-Deutz und Köln-Mülheim: 
1. Die Anmietung und der Betrieb der nördlichen Messehallen Nr. 6 bis 9 im Wege 
der Gesamt- und Einzelverpachtung bzw. -vermietung, 
2. der Betrieb der südlichen Messehallen 1 bis 5 sowie 10 und 11 im Wege der Ein-
räumung von Erbbaurechten an den für den Betrieb dieser Hallen benötigten 
Grundstücken 
 
Die Stadt Köln kann sich über die eigenbetriebsähnliche Einrichtung an Gesellschaf-
ten beteiligen, die die in Abs. 3 und 4 bezeichneten Veranstaltungsstätten und Mes-
sehallen betreiben.  
 
Im Rahmen dieses Gesellschaftszwecks hält das Veranstaltungszentrum Anteile an 
der Koelnmesse GmbH, der KölnMusik Betriebs- und Servicegesellschaft mbH und 
der KölnKongress GmbH. 
Es vermietet bzw. verpachtet Immobilien an KölnKongress (Gürzenich, Flora, Tanz-
brunnen) und an KölnMusik (Philharmonie). Außerdem überlässt das Veransta l-
tungszentrum der Koelnmesse durch Einräumung von Erbbaurechten die Grundstü-
cke der südlichen Messehallen. 
 
Die wirtschaftliche Betätigung des Veranstaltungszentrums als „Besitzgesellschaft“ 
erstreckt sich somit lediglich auf die Vermietung und Verpachtung der von den „Be-
triebsgesellschaften“ bewirtschafteten Grundstücke und Gebäude. In Anbetracht des 
Gegenstandes des Veranstaltungszentrums und der kommunalpolitischen Ausrich-
tung der Betriebsgesellschaften ist das Veranstaltungszentrum eine dauerdefizitäre 
Einrichtung und aufgrund seiner Struktur auf Zuschüsse der Stadt Köln angewiesen.  
 
Auch in Anbetracht dieser Rahmenbedingungen kommt einem konsistenten Risiko-
managementsystem eine hohe Bedeutung zu. Zweck des Risikomanagements ist die 
frühzeitige Erkennung risikobehafteter Entwicklungen und damit die Verbesserung 
von Möglichkeiten zur Gegensteuerung. Wesentliches Ziel des Risikomanagements 
ist die bestmögliche Erhaltung des Wertes der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung 
Veranstaltungszentrum Köln.

Risikodefinition 
 
Im Verständnis des Veranstaltungszentrums sind Risiken 
 
alle Ereignisse und mögliche Entwicklungen innerhalb und außerhalb des Ver-
anstaltungszentrums, die sich negativ auf die Erreichung der Ziele des Veran-
staltungszentrums auswirken können. 
 
 
Risikopolitische Grundsätze 
 
- Identifikation 
 
Die Risiko-Identifikation ist Teil der täglichen Arbeitsabläufe. Die Gewinnung der Ri-
sikoinformationen muss in regelmäßigen Abständen erfolgen, mindestens jedoch 
einmal jährlich. Bei aktuellen Entwicklungen ist außerhalb des Turnus die Betriebslei-
tung zu informieren (adhoc). Bezüglich der Beteiligungsgesellschaften sind deren 
Risikoinformationen regelmäßig auszuwerten. 
 
- Bewertung 
 
Die Risiken müssen bewertet werden mit der Wahrscheinlichkeit ihres Eintreffens 
sowie ihrer möglichen Schadenshöhe. Danach können sie in wichtige und weniger 
wichtige Risiken eingestuft werden, so dass auch eine effiziente Risikobearbeitung 
möglich ist. Um dies zu ermöglichen, werden die Risiken in folgende Bewertungs-
matrix eingeordnet:

Das Bewertungskriterium „Höhe der Auswirkung“ orientiert sich an den Folgen für 
das im Wirtschaftsplan prognostizierte Jahresergebnis des Veranstaltungszentrums. 
Als „gering“ einzustufen sind demnach Risiken, die sich auf das Jahresergebnis mit 
unter 200 T€ auswirken können, „mittel“ sind Risiken mit einem Abweichungspotenti-
al von 500 T€ und „hoch“ sind solche, die das Jahresergebnis mit mehr als 500 T€ 
belasten können. 
 
- Steuerung 
 
Soweit Risiken nicht vermeidbar sind, müssen ihnen entsprechende Gegensteue-
rungsmaßnahmen zugeordnet werden, um ihre Auswirkungen zu reduzieren. Die 
Mechanismen aus Satzung, Dienstanweisungen etc. zur Überwachung insbesondere 
des Wirtschaftsplans sind wichtige Elemente des Risikomanagements. 
 
- Verantwortung 
 
Verantwortlich für die Umsetzung des Risikomanagementprozesses ist der ge-
schäftsführende Betriebsleiter des Veranstaltungszentrums. Er wird dabei unterstützt 
durch die kaufmännische Leitung. Für einzelne Risiken werden darüber hinaus ver-
antwortliche Personen benannt, denen die laufende Beobachtung und bedarfsweise 
Kommunikation obliegt. 
 
- Kommunikation 
 
Der Betriebsausschuss ist über Risiken, die einen akuten Handlungsbedarf auslösen, 
nach deren Identifikation in seiner nächsten Sitzung, ggf. auch außerhalb von Si t-
zungen kurzfristig (adhoc), in geeigneter Form zu unterrichten. 
 
- Dokumentation 
 
Das Risikomanagement muss transparent sein. Sowohl die Verfahren zur Risikoer-
kennung sowie die Ergebnisse müssen dokumentiert werden. Die Dokumentation gilt 
auch als Nachweis gegenüber dem Betriebsausschuss und dem Wirtschaftsprüfer. 
 
- Aktualisierung 
 
Das Risikomanagement-System ist in regelmäßigen Abständen dahingehend zu 
überprüfen, ob es den Bedingungen der rechtlichen und wirtschaftlichen Rahmenbe-
dingungen des Veranstaltungszentrums noch angemessen ist und ggf. angepasst 
oder verbessert werden kann.

Bericht zum Risikomanagement 
 
 
der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung  
Veranstaltungszentrum Köln der Stadt Köln  
 
II/2019

Vorbemerkungen:  
 
Grundsätzlich können sich für das Veranstaltungszentrum aus folgenden Bereichen 
Risiken ergeben: 
 
- Risiken aus der Übernahme des Jahresergebnisses der KölnKongress GmbH 
 
- Risiken aus den Beteiligungen an der Koelnmesse GmbH und der KölnMusik 
Betriebs- und Servicegesellschaft mbH 
 
- Risiken aus dem Geschäftsbetrieb 
 
- Risiken bei Gebäuden, Geländen, technischen Anlagen, Umweltschutz 
 
- Risiken aus Geld, Kapital, und Liquidität 
 
- EDV-Risiken 
 
- Rechtliche Risiken 
 
 
 
 
Risikobericht: 
 
 
Risiken aus der Übernahme des Jahresergebnisses der KölnKongress GmbH 
 
Der Wirtschaftsplan der KölnKongress GmbH geht für das Geschäftsjahr 2019 von 
einem Jahresverlust von 1.347 Tsd. € aus. Dieser Verlust ist im Wirtschaftsplan des 
Veranstaltungszentrums berücksichtigt. Zum Stand 30.04.2019 prognostiziert das 
Unternehmen einen Jahresverlust von 1.221 Tsd. €. 
 
Ein Risiko ist somit derzeit nicht erkennbar. Die Risikoberichterstattung der KölnKon-
gress GmbH wird regelmäßig ausgewertet. 
 
Risikoverantwortliche ist die Leiterin der Sonderkasse. 
 
 
Risiken aus den Beteiligungen an der Koelnmesse GmbH und der KölnMusik Be-
triebs- und Servicegesellschaft mbH 
 
Risiken aus den Beteiligungen sind derzeit nicht erkennbar. Die Risikoberichterstat-
tung der Beteiligungsgesellschaften wird regelmäßig ausgewertet. 
 
Risikoverantwortliche ist die Leiterin der Sonderkasse.

Risiken aus dem Geschäftsbetrieb 
 
US-Lease  
 
Die aus der gemeinsam mit der Koelnmesse GmbH am 19. September 2002 im Zu-
sammenhang mit der US Cross-Border Transaktion mit dem amerikanischen Investor 
abgeschlossenen Leasing-Gesamtvereinbarung auch für das Veranstaltungszentrum 
als Vertragspartner resultierenden Verpflichtungen bestehen gegenüber dem Vorjahr 
unverändert fort. Von besonderer Bedeutung ist hier die Verpflichtung der beiden 
Vertragsparteien Koelnmesse GmbH und Stadt Köln - eigenbetriebsähnliche Einrich-
tung Veranstaltungszentrum, bei Eintritt bestimmter Ereignisse (im Vertrag “Equity 
Collateral Trigger Event“ genannt) weitere Sicherheiten stellen zu müssen. In diesem 
Zusammenhang sieht der Vertrag z.B. das Absinken des Ratings der Bundesrepublik 
unter AA bei Standard & Poor’s oder Aa2 bei Moody’s oder den Eintritt einer wesent-
lichen Vertragsverletzung als mögliches, eine Sicherheit auslösendes Ereignis vor. 
Im Jahre 2004 ist mit der Herabstufung der Bonität des Landes Nordrhein-Westfalen 
ein solches “Trigger Event“ eingetreten, das den Investor berechtigt, eine Dienstbar-
keit im Grundbuch eintragen zu lassen. Die Eintragung erfolgte 2008. Auswirkungen 
auf das Veranstaltungszentrum und den operativen Messebetrieb ergeben sich hie-
raus nicht. 
 
Darüber hinaus verpflichten die abgeschlossenen Verträge die Stadt Köln, im Falle 
einer Insolvenz der Koelnmesse GmbH ihr in den Erbbaurechtsverträgen abgesicher-
tes Heimfallrecht auszuüben. Weiterhin bestehen Berichtspflichten bei Änderungen 
und Umstrukturierungen der den Verträgen zugrundeliegenden Rahmenbedingun-
gen. Dem Investor, dem Trustee und den Darlehensgebern sind jährlich Pflichterfül-
lungsbescheinigungen nebst Anlagen (Auszug aus dem Haushaltsplan, Jahresab-
schluss der GmbH) vorzulegen. Für die sich hieraus ergebenden Verpflichtungen in 
den Folgejahren wurde bereits im Jahresabschluss 2002 eine entsprechende Rück-
stellung gebildet.  
 
Die bestehenden Berichts- und Verhaltenspflichten werden in enger Abstimmung mit 
der Koelnmesse GmbH nach und eingehalten. 
 
Bisher sind keine zusätzlichen Verpflichtungen oder Risiken aus der Cross-Border-
Transaktion für die eigenbetriebsähnliche Einrichtung entstanden und momentan 
auch nicht ersichtlich. 
 
Risikoverantwortlich sind die Juristen der Beteiligungsverwaltung. 
 
Risikoquantifizierung:  4 
 
 
 
 
Risiken bei Gebäuden, Geländen, technischen Anlagen, Umweltschutz 
 
Der Zustand der Anlagen, die sich im Vermögen des Veranstaltungszentrums befin-
den, wird von der KölnKongress GmbH (Gürzenich, Flora, Tanzbrunnen) sowie von 
der KölnMusik GmbH/der städtischen Gebäudewirtschaft überwacht. Handlungsbe-
darf wird von dort dem Veranstaltungszentrum gemeldet.

Investitions-/Instandhaltungsbedarf, der nicht im Wirtschaftsplan vorgesehen wurde, 
ist derzeit nicht erkennbar. 
 
Risikoverantwortlich ist die Betriebsleitung. 
 
Risikoquantifizierung:  1 
 
 
- Risiken aus Geld, Kapital, und Liquidität 
 
Risiken hinsichtlich der Finanzierung des Veranstaltungszentrums sind derzeit nicht 
erkennbar, solange die Stadt Köln ausreichende Zuschüsse bzw. Verlustausgleich 
leistet. Nur damit kann das Veranstaltungszentrum in seiner derzeitigen Struktur sei-
nen Verpflichtungen dauerhaft nachkommen. Werden Jahresfehlbeträge wie bisher 
durch Entnahmen aus der Kapitalrücklage ausgeglichen, sinkt das Eigenkapital kon-
tinuierlich. 
Die Thematik ist in Abstimmung mit der Stadt Köln zu überwachen. 
 
Risikoverantwortlich ist die Betriebsleitung. 
 
Risikoquantifizierung:  1 
 
 
EDV-Risiken 
 
 
Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PKF hat im November 2014 die IT-
Risikoindikatoren des Veranstaltungszentrums überprüft und lediglich in wenigen 
Teilbereichen Risiken in nicht signifikanter Größenordnung festgestellt, die jedoch 
keine unmittelbaren Auswirkungen auf das wirtschaftliche Ergebnis des Veranstal-
tungszentrums haben.  
Trotz Einbettung der IT des Veranstaltungszentrums in die IT-Struktur der Stadt Köln 
sind allerdings kurzzeitige Ausfälle mit geringfügigen finanziellen Auswirkungen nicht 
grundsätzlich auszuschließen. 
 
Risikoverantwortliche ist die Leiterin der Sonderkasse. 
 
 
Risikoquantifizierung:  1 
 
 
Rechtliche Risiken 
 
Rechtliche Risiken sind derzeit nicht erkennbar. 
 
Risikoverantwortlich sind die Juristen der Beteiligungsverwaltung.