Feststellung des Jahresabschlusses und des Lageberichtes der Beihilfekasse der Stadt Köln 2019

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30.06.2020
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lch, der Unterzeichnende
Thomas Blaeser
als GeschdftsfUhrer
erkldre nach bestem Wissen und Gewissen, dass zum Bilanzstichtag 31.12.2019
o alle Geschdftsvorfdlle, die fUr das abgelaufene Geschiiftsjahr buchungspflichtig gewor-
den sind, ordnungsgemdB in der BuchfUhrung erfasst worden sind,
o die dieses Gesch5ftsjahr betreffenden BUcher, Konten, Belege und sonstigen Schriften
vollz#ihlig zur VerfUgung gestellt wurden,
o Vorgdnge von besonderer Bedeutung fUr den Jahresabschluss, die nach dem Bilanz-
stichtag eingetreten sind, berucksichtigt wurden.
Kdln, den 30.06.2020
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Thomas Blaeser

1 
Beihilfekasse der Stadt Köln 
 
Lagebericht 
für das 
Wirtschaftsjahr 2019 
 
 
 
1. Allgemeines 
Geschäftsgrundlage der Beihilfekasse der Stadt Köln ist die Satzung in der jeweils aktuellen 
Fassung. Im Berichtsjahr war dies die Fassung vom 27.11.2015. 
Wesentlicher Bestandteil der Finanzierung der Kasse sind monatliche Umlagezahlungen, de-
ren Höhe jährlich gleichzeitig mit dem jeweiligen Wirtschaftsplan der Beihilfekasse durch 
Ratsbeschluss festgesetzt wird. 
Für das Wirtschaftsjahr 2019 erfolgte ein entsprechender Beschluss mit folgenden Umlage-
sätzen: 
– 7,64 % für Beihilfen Beamtinnen und Beamte 
– 0,13 % für Pflegeversicherung Beamtinnen und Beamte 
– 0,04 % für Beihilfen Beschäftigte. 
Die Umlagesätze werden von den jeweiligen Dienstbezügen (ohne Mehrarbeits-/ Überstun-
denvergütung, ZVK-Umlagen, Sozialversicherung, Jahressonderzahlung) berechnet. 
Gleichzeitig wurde für die Finanzierung von Beihilfen an Versorgungsempfänger und Versor-
gungsempfängerinnen ein Gesamtbetrag von rund 24.688.900,00 Euro beschlossen. 
 
2. Geschäftsverlauf 
Die Wirtschaftsführung und das Rechnungswesen der Beihilfekasse erfolgen gemäß 
§ 15 Absatz 2 der oben genannten Satzung entsprechend den Vorschriften der Eigenbe-
triebsverordnung in der jeweils geltenden Fassung. 
Der für das Wirtschaftsjahr 2019 aufgestellte Jahresabschluss schließt in der Gewinn- und 
Verlustrechnung mit einem Jahresüberschuss in Höhe von 294.406,55 Euro ab.  
Seit Februar 2017 werden von der Sparkasse KölnBonn Sollzinsen auf das Guthaben der 
Beihilfekasse auf dem Girokonto erhoben. Ein Sockelbetrag bleibt hiervon ausgenommen. 
Im Wirtschaftsjahr 2019 sind keine Sollzinsen angefallen, da sich der Kontostand stets unter-
halb des Sockelbetrages befunden hat. 
Die Verrechnung des Jahresüberschusses aus 2018 erfolgte mit der Umlagezahlung für den 
Monat April 2020. 
Aus der nachfolgenden Übersicht sind die Abweichungen gegenüber dem Erfolgsplan 2019 
erkennbar.

2 
Erträge Ergebnis 2019 
Euro 
Erfolgsplan 2019 
Euro 
Abweichung 
Euro 
Umlagen 41.179.171,10 41.414.220,00 -235.048,90 
Andere satzungsmäßige und  
sonstige betriebliche Erträge 1.300.454,70 1.195.442,00 105.012,70 
Sonstige Zinsen und ähnliche  
Erträge 189,95 0,00  189,95 
 42.479.815,75 42.609.662,00 -129.846,25 
 
Aufwendungen Ergebnis 2019 
Euro 
Erfolgsplan 2019 
Euro 
Abweichung 
Euro 
Beihilfeaufwendungen 39.287.854,94 39.554.491,00 -266.636,06 
Personalaufwand 2.178.907,88 2.060.614,00 118.293,88 
Abschreibungen 124.242,73 36.600,00 87.642,73 
Sonstige betriebliche 
Aufwendungen 594.403,65 957.957,00 -363.553,35 
 42.185.409,20 42.609.662,00 -424.252,80 
    
Jahresüberschuss(+)/-fehlbetrag(-) 294.406,55   
 
Die Beihilfekasse berechnet neben den Beihilfen für städtische Bedienstete auch die Beihil-
fen für Lehrerinnen und Lehrer sowie für Bedienstete von Eigenbetrieben, Sondervermögen 
und Eigengesellschaften. Die Beihilfezahlungen an Lehrerinnen und Lehrer werden von der 
Beihilfekasse ausgezahlt und vollständig vom Land NRW erstattet. Die Rückzahlungen über-
zahlter Beihilfen von Lehrerinnen und Lehrern werden hierbei verrechnet. Zurückgezahlte 
überzahlte Beihilfen von Beihilfeberechtigten selbstzahlender Eigenbetriebe, Sondervermö-
gen und Eigengesellschaften werden an die auszahlenden Stellen zurückgeführt. Diese Ab-
wicklung für fremde Rechnung ist daher als durchlaufender Posten nicht in der Übersicht ent-
halten. 
Die tatsächlich entstandenen Beihilfeaufwendungen sind insgesamt um 266.636,06 Euro 
(=0,69 %) geringer als der im Erfolgsplan kalkulierten Gesamtansatz. In der Gesamtkalkula-
tion zeigt sich damit ein sehr gutes Ergebnis, auch wenn sich in der Einzelbetrachtung bei 
den Versorgungsempfängern und aktiven Beschäftigten Abweichungen ergeben haben. 
 
 Ergebnis 2019 
Euro 
Plan 2019 
Euro 
Ergebnis 2018 
Euro 
Beihilfeaufwendungen    
Versorgungsempfänger 24.173.416,15 23.580.272,00 22.281.324,90 
Aktive Beamte und Beschäftigte 15.114.438,79 15.974.219,00 14.672.518,54 
 39.287.854,94 39.554.491,00 36.953.843,44 
Umlagen    
Versorgungsempfänger 24.688.900,00 24.688.943,00 22.460.000,00 
Aktive Beamte und Beschäftigte 16.490.271,10 16.725.277,00 16.097.091,51 
 41.179.171,10 41.414.220,00 38.557.091,51

3 
Die Beihilfeaufwendungen für die aktiven Beamten und Beamtinnen waren etwas geringer als 
kalkuliert, die Aufwendungen für die Versorgungsempfänger dagegen höher. Die Entwicklung 
von Beihilfeaufwendungen ist aus der Natur der Sache heraus nur bis zu einem bestimmten 
Grad vorab kalkulierbar, da das entstehende Kostenvolumen letztlich durch den Eintritt bezie-
hungsweise den Verlauf von Krankheitsfällen bedingt wird. Im Wirtschaftsplan wurde eine 
moderate Kostensteigerung einkalkuliert, die die durchschnittliche Steigerung der Beihilfeauf-
wendungen aus den vergangenen Jahren berücksichtigt. 
Für Beihilfen, die im Jahr 2019 beantragt, jedoch erst im Folgejahr berechnet und ausgezahlt 
werden konnten, wurde eine Rückstellung in Höhe von 2.362.574,92 Euro gebildet. 
Die Höhe des Beihilfeumlagesatzes für die aktiven Beamtinnen und Beamte wurde für 2019 
aufgrund des Vorjahresergebnisses angepasst und von 7,82 % auf 7,64 % gesenkt. Dadurch 
waren die Umlagen für diesen Personenkreis um rund 393.000,00 Euro niedriger als 2018. 
Gegenüber dem Planwert ist eine Unterschreitung von rund 235.000,00 Euro festzustellen.  
Das Ergebnis der anderen satzungsmäßigen und sonstigen betrieblichen Erträge weicht um 
105.012,70 Euro vom Erfolgsplan ab.  
Die Einnahmen im Bereich der Medikamentenrabatte wurden in Höhe von 230.000 Euro kal-
kuliert. Erstattet wurden jedoch nur 202.558,81 Euro durch die Zentrale Stelle zur Abrech-
nung von Arzneimittelrabatten (ZESAR). Erstattungen aus Schadenersatzforderungen erfolg-
ten in Höhe von 69.176,20 Euro (Erfolgsplan 90.000,00 Euro). 
Die Kostenerstattungen waren rund 162.200,00 Euro höher als im Erfolgsplan veranschlagt. 
Dies liegt hauptsächlich an der deutlich gestiegenen Anzahl der bearbeiteten Beihilfeanträge 
der Lehrerinnen und Lehrer.  
Sonstige betriebliche Erträge ergaben sich durch Zahlung von Verzugszinsen durch Medika-
mentenhersteller. Diese waren nach Abschluss von Streitverfahren zu zahlen, in denen zu-
nächst die Gewährung von Medikamentenrabatten abgelehnt wurde. 
Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge sind nur im Centbereich erwirtschaftet worden.  
Die Sonstigen betrieblichen Aufwendungen betragen 594.403,65 Euro. Sie beinhalten außer 
den Aufwendungen für Bürobedarf, Kommunikation und Dienstleistungen auch Aufwendun-
gen für EDV und die Kosten für die Scanstelle. Der Gesamtbetrag der Sonstigen betriebli-
chen Aufwendungen liegt rund 363.600,00 Euro unter dem im Erfolgsplan ausgewiesenen 
Betrag. Dies liegt in der Hauptsache an kalkulierten Kosten für den Umzug in das Dienstge-
bäude am Parkgürtel, die nicht in Anspruch genommen wurden. Der Umzug wird sich vo-
raussichtlich bis zum Jahr 2021 verzögern. 
 
3. Personalaufwand 
Zum Stand 31.12.2019 waren bei der Beihilfekasse insgesamt 29 Mitarbeiterinnen und Mitar-
beiter tätig, davon 14 in Teilzeit. 
Im zentralen Bereich der Dienststelle Zusatzversorgung und Beihilfe nehmen zum Bilanz-
stichtag darüber hinaus 10 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neben Aufgaben für die Zusatz-
versorgungskasse auch solche für die Beihilfekasse wahr. Der aus diesem Bereich auf die 
Beihilfekasse entfallende Beschäftigtenstand beträgt umgerechnet auf Vollzeitstellen zum 
Stichtag 3,25. 
Unter Berücksichtigung der Teilzeitbeschäftigungen und der Beschäftigungsanteile im zent-
ralen Bereich der Dienststelle Zusatzversorgung und Beihilfe ergibt sich umgerechnet auf 
Vollzeitstellen zum 31.12.2019 ein Beschäftigtenstand (Beamtinnen und Beamte sowie Be-
schäftigte, ohne Auszubildende) von 28,16. Dies sind 0,98 Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter mehr 
als zum Vergleichszeitpunkt des Vorjahres. Dies liegt zum überwiegenden Teil an unbesetz-
ten Stellenanteilen.

4 
Die Personalaufwendungen werden durch das Personal- und Verwaltungsmanagement der 
Stadt Köln ausgezahlt. Die Beihilfekasse erstattet dieser Stelle die Aufwendungen in entspre-
chender Höhe. 
Die folgende Tabelle vergleicht das Ergebnis 2019 mit dem Erfolgsplan und dem Ergebnis 
aus dem Jahr 2018: 
 Ergebnis 2019 
Euro 
Plan 2019 
Euro 
Ergebnis 2018 
Euro 
Löhne und Gehälter 1.373.199,80 1.433.145,00 1.342.950,38 
Soziale Aufwendungen 229.894,99 306.969,00 238.468,33 
Altersversorgung und Unterstützung 575.213,09 320.000,00 165.908,82 
Sonstige Personalnebenkosten 600,00 500,00 94,57 
 2.178.907,88 2.060.614,00 1.747.422,10 
 
Der Gesamtaufwand für die Personalkosten ist etwas höher als im Erfolgsplan kalkuliert. 
Dies liegt vor allem an höheren Kosten für Pensionsrückstellungen. Der Rückstellungsbetrag 
wird nach den allgemeinen städtischen Regelungen vom Personal- und Verwaltungsma-
nagement der Stadt Köln ermittelt und an dieses überwiesen. 
 
4. Entwicklung im Jahr 2019 
Für das Jahr 2019 ist zu verschiedenen Entwicklungen in der Beihilfekasse zu berichten.  
Die Zahl der Beihilfeanträge ist gegenüber den Vorjahren weiter massiv gestiegen und liegt 
nunmehr bei fast 96.000 Stück. Aufgrund erneuter Fluktuationen haben sich in der Sachbear-
beitung neue Vakanzen ergeben. Die gestiegenen Fallzahlen waren daher nur mit einer er-
heblichen Anzahl von Überstunden und Wochenendarbeit und einem außerordentlichen En-
gagement der Mitarbeiterinnen  und Mitarbeiter zu bewältigen. Besonders betroffen war die 
Servicebereichsleitung, die aufgrund von Langzeiterkrankungen über einen großen Teil des 
Jahres weiterhin nur zur Hälfte besetzt war. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit lag im Jahr 
2019 bei 22 Kalendertagen und war damit trotz der erheblichen Engpässe im personellen Be-
reich etwas geringer als im Jahr 2018 (25 Tage).  
Ein Teil der entstandenen Vakanzen in der Sachbearbeitung konnten zwischenzeitlich qualifi-
ziert besetzt werden. Die Servicebereichsleitungen sind seit Herbst 2019 vollständig besetzt. 
Die für den Stellenplan 2020/2021 beantragten neuen Stellen sind vom Rat der Stadt Köln 
genehmigt worden und zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Berichtes in der Besetzung. Bis 
Mitte 2020 konnten die Rückstände in der Beihilfekasse mit dem weiterhin sehr hohen Enga-
gement aller Kräfte, Überstunden und Wochenendarbeit weitgehend reduziert werden.  
Die in 2017 vorgenommenen strukturellen Veränderungen, insbesondere die Einführung einer 
Sachgebietsleitung für die Beihilfesachbearbeitung, haben sich weiter bewährt. Weitere orga-
nisatorische Veränderungen werden derzeit im Zusammenhang mit der Einführung des neuen 
Fachverfahrens IBSY.NRW geplant. Besonders hervorzuheben ist hier das Projekt „Einfüh-
rung einer Schwerpunktsachbearbeitung“, das Bestandteil der Verwaltungsreform ist. Hierbei 
wird eine Neuorganisation mit der Einführung einer Schwerpunktsachbearbeitung beziehungs-
weise Spezialisierung in den kostenintensiven Leistungsarten Pflege, Krankenhaus und Zahn-
behandlung sowie Versicherungsverhältnisse angestrebt. Hierdurch erwartet die Kasse eine 
Effizienzsteigerung sowie eine Qualitätsoptimierung.  
Das neue Fachverfahren IBSY.NRW stellt eine Fortentwicklung des bei der Umstellung auf die 
digitale Akte im Jahr 2012 eingeführten und vom Land NRW entwickelte n Verfahrens Beihil-
feNRWplus dar. Das Verfahren soll nunmehr voraussichtlich Mitte 2021 eingeführt werden. 
Das Verfahren wird zusätzliche Funktionalitäten, wie die Direktverarbeitung und den zentralen 
Druck bieten. Darüber hinaus ist eine laufende Weiterentwicklung und Ergänzung um zusätz-
liche Funktionalitäten geplant.

5 
Im Rahmen der laufenden Digitalisierungsstrategie ist im April 2018 eine Beihilfe App einge-
führt worden. Mit dieser können die Beihilfeberechtigten Ablichtungen ihrer Belege digitalisiert 
an die Zentrale Scanstelle in Detmold übersenden. Dort werden diese in BeihilfeNRWplus 
übertragen und den Beihilfestellen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Die App 
wird von den Beihilfeberechtigten weiter sehr gut angenommen, hat aber auch zu einer mas-
siven Erhöhung der Anzahl der Beihilfeanträge geführt. Es ist daher besonders wichtig, im 
Rahmen der Einführung des neuen Beihilfeverfahrens IBSY.NRW weitere Arbeitsschritte zu 
automatisieren und die Beihilfesachbearbeitung zu entlasten.  
Im Rahmen der seit Einführung des Verfahrens vollautomatisiert ablaufenden Abwicklung 
des AMNOG konnten im Jahr 2019 Arzneimittelrabatte in Höhe von 202.558,81 Euro verein-
nahmt werden. Es sind weiterhin diverse Rechtsstreitigkeiten zwischen ZESAR und ver-
schiedenen Arzneimittelherstellern offen. Die Beihilfekasse nimmt hier etwaige Ansprüche 
konsequent wahr.  
Das auf der Basis des Ratsbeschlusses vom 10.05.2016 eingerichtete Gebietszentrum hat 
sich weiter gut entwickelt. Mit dem Gebietszentrum werden im Rahmen der interkommunalen 
Kooperation die Einführung und der dauerhafte Einsatz der Software „BeihilfeNRWplus“ bei 
den Kommunen des Landes NRW ermöglicht. Im Ergebnis sollen in dieser interkommunalen 
Kooperation 17 Kommunen und Kreise mit über 30.000 Beihilfeberechtigten angeschlossen 
werden. Hierzu gehören auch die Städte Bonn, Bochum, Aachen und Münster. Die Finanzie-
rung der Gebietszentren erfolgt vereinbarungsgemäß durch eine kostendeckende Umlage-
zahlung der angeschlossenen Kommunen und Kreise. Insgesamt gestaltet sich die Koopera-
tion finanziell positiv und wirkt sich auch funktional positiv aus. Weiter offen ist derzeit, wie 
sich die Aufgaben des Gebietszentrums in Hinblick auf die Einführung des neuen DV-Ver-
fahrens IBSY.NRW weiter entwickeln werden. Es ist aber absehbar, dass das Gebietszent-
rum mindestens bis Ende 2022 benötigt wird. Hinsichtlich der im Anschluss erfolgenden Or-
ganisation ist die Beihilfekasse im engen Austausch mit allen Kooperationspartnern und wird 
zur gegebenen Zeit entsprechende Organisationsvorschläge entwickeln.  
Das Risikomanagement ist inzwischen zu einem festen Bestandteil der Kasse geworden und 
die Stelle ist seit dem 15.02.2019 mit einer qualifizierten Kraft nachbesetzt. Neue wesentli-
che Betrugsfälle sind bisher nicht aufgetreten. Die aus den Betrugsfällen in der Vergangen-
heit resultierenden Ansprüche werden weiterhin konsequent straf- und zivilrechtlich verfolgt.  
Im Jahr 2020 ist bis zur Erstellung dieses Lageberichtes eine weitgehend planmäßige Ent-
wicklung der Beihilfekasse festzustellen. Die Beihilfekasse ist eine städtische Dienststelle 
und hat daher alle im Rahmen der COVID-19 Pandemie seitens der Stadt ergriffenen Maß-
nahmen für ihren Dienstbetrieb umgesetzt. Aktuell hat sich die Anzahl der Beihilfeanträge um 
etwa 8% gegenüber dem Vorjahr reduziert. Dies ist offensichtlich darauf zurückzuführen, 
dass die Beihilfeberechtigten in der COVID-19-Pandemie Arztbesuche zurückgestellt haben 
und auch Krankenhausbehandlungen aufgrund der Situation im Gesundheitswesen nicht o-
der nur eingeschränkt durchgeführt werden konnten. Hier ist mit Nachholeffekten zu rech-
nen. Die identifizierbaren Mehrkosten aufgrund der COVID-19 Pandemie betragen derzeit 
lediglich rund 30.000 Euro. Die finanziellen Auswirkungen auf die Beihilfekasse werden sich 
aber nur zeitverzögert zeigen und wesentlich von der weiteren Entwicklung der Pandemie 
und insbesondere auch von der Entwicklung der Rechtsgrundlagen hinsichtlich der Über-
nahme der Kosten für Tests auf COVID-19 Infektionen durch die einzelnen Kostenträger so-
wie die Einführung von Hygienezuschlägen und Zuschlägen für den Pflegebereich im Zu-
sammenhang mit stationären Krankenhausbehandlungen abhängig sein. Etwaige zu über-
nehmende Kosten stellen hier ein erhebliches finanzielles Risiko dar. Die Kasse wird die Ent-
wicklung weiter intensiv beobachten und hierzu gegebenenfalls in den Gremien berichten.  
 
Köln, den 30.06.2020 
 
Thomas Blaeser 
Geschäftsführer

Inventar Beihilfekasse 
Stand: 31.12.2019 
Übersicht 
Gruppe Gruppenbezeichnung Ansch.-Wert Zugänge Abgänge Ansch.-Wert Restwert Zugänge Abgänge Abschr. Restwert 
01.01.2019 2019 2019 31.12.2019 01.01.2019 2019 2019 2019 31.12.2019 
1. Schränke/Regale 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 
2. Schreibtische/Tische 1.376,81 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 1.376,81 Euro 459,16 Euro 0,00 Euro 105,88 Euro 353,28 Euro 
3. Stühle 990,10 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 990,10 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 
4. Sonst. Einrichtungsgegenstände 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 
5. Rechen-/Schreibmaschinen 1.735,72 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 1.735,72 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 
6. ADV-Geräte 52.558,95 Euro 2.804,90 Euro 5.314,74 Euro 50.049,11 Euro 35.765,54 Euro 2.804,90 Euro 0,00 Euro 15.126,94 Euro 23.443,50 Euro 
7. Sonstige technische Geräte 2.647,09 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 2.647,09 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 
8. Sonstiges Inventar 256,88 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 256,88 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 
Summe 1 - 8 59.565,55 Euro 2.804,90 Euro 5.314,74 Euro 57.055,71 Euro 36.224,70 Euro 2.804,90 Euro 0,00 Euro 15.232,82 Euro 23.796,78 Euro 
9. GWG Anschaffungsjahr 2009 7.253,19 Euro 0,00 Euro 5.375,21 Euro 1.877,98 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 
10. GWG Anschaffungsjahr 2010 2.170,62 Euro 0,00 Euro 1.340,73 Euro 829,89 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 
11. GWG Anschaffungsjahr 2011 4.980,44 Euro 0,00 Euro 1.224,47 Euro 3.755,97 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 
12. GWG Anschaffungsjahr 2012 38.996,75 Euro 0,00 Euro 1.826,48 Euro 37.170,27 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 
13. GWG Anschaffungsjahr 2013 1.018,85 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 1.018,85 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 
14. GWG Anschaffungsjahr 2014 334,75 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 334,75 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 
15. GWG Anschaffungsjahr 2015 487,55 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 487,55 Euro 97,51 Euro 0,00 Euro 97,51 Euro 0,00 Euro 
16. GWG Anschaffungsjahr 2016 2.359,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 2.359,00 Euro 943,60 Euro 0,00 Euro 471,80 Euro 471,80 Euro 
17. GWG Anschaffungsjahr 2017 2.174,85 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 2.174,85 Euro 1.304,91 Euro 0,00 Euro 434,97 Euro 869,94 Euro 
18. GWG Anschaffungsjahr 2018 1.688,33 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 1.688,33 Euro 1.350,66 Euro 0,00 Euro 337,67 Euro 1.012,99 Euro 
19. GWG Anschaffungsjahr 2019 0,00 Euro 3.182,70 Euro 0,00 Euro 3.182,70 Euro 0,00 Euro 3.182,70 Euro 636,54 Euro 2.546,16 Euro 
Summe 9 - 18 61.464,33 Euro 3.182,70 Euro 9.766,89 Euro 54.880,14 Euro 3.696,68 Euro 3.182,70 Euro 0,00 Euro 1.978,49 Euro 4.900,89 Euro 
Summe Geschäftsausstattung 121.029,88 Euro 5.987,60 Euro 15.081,63 Euro 111.935,85 Euro 39.921,38 Euro 5.987,60 Euro 0,00 Euro 17.211,31 Euro 28.697,67 Euro 
0. Software 249,07 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 249,07 Euro 0 ,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 
Immat. Vermögensgegenstände 249,07 Euro 0,00 Euro 0,00  Euro 249,07 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Euro 0,00 Eur o 0,00 Euro 
Gesamtsummen 121.278,95 Euro 5.987,60 Euro 15.081,63 Euro 112.184,92 Euro 39.921,38 Euro 5.987,60 Euro 0,00 Euro 17.211,31 Euro 28.697,67 Euro 
Anschaffungswerte Buchwerte

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/1100/1 
 
Vorlagen-Nummer 
 2742/2020 
Freigabedatum 
07.12.2020  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Feststellung des Jahresabschlusses und des Lageberichtes der Beihilfekasse der Stadt Köln 
2019 
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Rat stellt den Jahresabschluss und den Lagebericht der Beihilfekasse der Stadt Köln für das 
Wirtschaftsjahr 2019 fest und entlastet den Kassenleiter. 
 
Der Jahresüberschuss 2019 wird an die Stadt Köln abgeführt. Die Zahlungsabwicklung erfolgt durch 
Verrechnung mit künftigen Umlagezahlungen. 
 
 
 
Finanzausschuss 07.12.2020 
Rat 10.12.2020

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Begründung 
Gemäß 15 § der Satzung der Beihilfekasse der Stadt Köln vom 27.11.2015 gelten für die Wirtschafts-
führung und das Rechnungswesen die Vorschriften der Eigenbetriebsverordnung für das Land Nord-
rhein-Westfalen (EigVO) sinngemäß. Nach § 21 EigVO hat die Kasse für den Schluss eines jeden 
Wirtschaftsjahres einen Jahresabschluss sowie nach § 25 EigVO einen Lagebericht, welcher zusätz-
lich einen Überblick über den Geschäftsverlauf und die Lage der Kasse gibt, aufzustellen. Der Jah-
resabschluss besteht aus der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung und dem Anhang. 
Der von der Kasse aufgestellte Jahresabschluss für das Wirtschaftsjahr 2019 wurde dem Rech-
nungsprüfungsamt satzungsgemäß vorgelegt. Der Jahresabschluss und der Lagebericht sind dem 
Rat der Stadt Köln zusammen mit dem Prüfungsergebnis bis spätestens 31.12. des auf das Wirt-
schaftsjahr folgenden Jahres vorzulegen. Der Rat stellt den geprüften Jahresabschluss und den La-
gebericht nach § 15 Absatz 3 Satz 4 der Satzung der Beihilfekasse fest und beschließt über die Ent-
lastung der Kassenleiterin/des Kassenleiters.  
Das Prüfergebnis inklusive Jahresabschluss und Lagebericht liegt der Vorlage als Anlage bei.  
Der Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichtes für das Wirtschaftsjahr 
2019 der Beihilfekasse der Stadt Köln enthält folgenden Bestätigungsvermerk: 
„Das Rechnungsprüfungsamt hat den Jahresabschluss (Bilanz-, Gewinn- und Verlustrechnung, La-
gebericht) unter Einbeziehung der Buchführung der Beihilfekasse für das Geschäftsjahr 01.01. bis 
31.12.2019 geprüft. Die Prüfung erfolgte auf der Grundlage der einschlägigen Vorschriften der EigVO 
NRW und der entsprechenden handelsrechtlichen Bestimmungen. Die Prüfung führte zu keinen Be-
anstandungen, die die Erteilung des Bestätigungsvermerkes in Frage stellen. Der Lagebericht gibt 
insgesamt eine zutreffende Vorstellung von der Lage der Beihilfekasse und stellt die Risiken der künf-
tigen Entwicklung zutreffend dar. 
Nach Überzeugung des Rechnungsprüfungsamtes vermittelt der Jahresabschluss unter Beachtung 
der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes 
Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Beihilfekasse der Stadt Köln. Die Entlastung des 
Kassenleiters der Beihilfekasse wird empfohlen.“ 
Die vorgelegte Gewinn- und Verlustrechnung weist für das Wirtschaftsjahr 2019 einen Jahresüber-
schuss in Höhe von 294.406,55 Euro aus. Zu weiteren Details wird auf die Anlagen verwiesen. 
 
Anlagen

Beihilfekasse der Stadt Köln 
Gewinn- und Verlustrechnung 
für die Zeit vom 01. Januar bis 31. Dezember 2019 
Anhang Aufwendungen Erträge 
Euro Euro Euro 
1. Umlagen und sonstige Erträge 
a) Umlagen für Versorgungsempfänger [16] 24.688.900,00 
b) Umlagen für aktive Beamte und Beschäftigte [17] 16.490.271,10 
c) Erstattung Beihilfen [18] 271.735,01 
d) Kostenerstattungen [19] 1.027.187,98 
e) Sonstige betriebliche Erträge [20] 1.531,71 
f) Abwicklung für fremde Rechnung [21] 13.252.055,46 
55.731.681,26 
2. Aufwendungen für Beihilfefälle 
a) Beihilfezahlungen an Versorgungsempfänger [22] 24.173.416,15 
b) Beihilfezahlungen an aktive Beamte 
und Beschäftigte [23] 15.114.438,79 
c) Abwicklung für fremde Rechnung [24] 13.252.055,46 
52.539.910,40 
3. Personalaufwand 
a) Löhne und Gehälter [25] 1.373.199,80 
b) Soziale Abgaben und Aufwendungen für 
Altersversorgung und Unterstützung [26] 805.108,08 
c) Sonstiger Personalaufwand [27] 600,00 
2.178.907,88 
4. Abschreibungen 
a) Abschreibungen auf immaterielle Vermögens- 
gegenstände des Anlagevermögens und 
Sachanlagen [28] 17.211,31 
b) Sonstige Abschreibungen [29] 107.031,42 
124.242,73 
5. Sonstige betriebliche Aufwendungen 
a) Aufwand für EDV [30] 276.094,42 
b) Vergütung für bezogene Dienstleistungen [31] 60.006,44 
c) Telefon, Postgebühren, Datenanbindung [32] 104.614,17 
d) Bürobedarf [33] 9.755,17 
e) Sonstige Aufwendungen [34] 143.933,45 
594.403,65 
6. Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge [35] 189,95 189,95 
55.437.464,66 55.731.871,21 
7. Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit 294.406,55 
8. Erträge aus Verlustübernahme [36] 0,00 
9. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag 294.406,55

Beihilfekasse der Stadt Köln 
 
Anhang 
zum 
Jahresabschluss 2019 
 
 
 
 
 
 
I. Darstellungsform und Gliederung des Jahresabschlusses 
Für die Beihilfekasse der Stadt Köln wird seit ihrer Gründung als rechtlich unselbständiges 
Sondervermögen der Stadt Köln zum 01.01.1998 gemäß der Satzung in ihrer jeweils gelten-
den Fassung, derzeit in ihrer Fassung vom 27.11.2015, ein Jahresabschluss entsprechend 
den Vorschriften der Eigenbetriebsverordnung für das Land Nordrhein-Westfalen in der je-
weils geltenden Fassung erstellt. 
Der Aufbau und die Gliederung der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung erfolgt mit 
kassenspezifischen Postenanpassungen, wobei die einzelnen Posten mit Verweisziffern auf 
die Erläuterungen im Anhang versehen sind. 
 
II. Bilanzierungs-, Bewertungs- und Ermittlungsmethoden 
Die Bewertung der Softwarelizenzen sowie der Betriebs- und Geschäftsausstattung erfolgt zu 
Anschaffungskosten, vermindert um die planmäßigen Abschreibungen. 
Auf Zugänge des beweglichen Sachanlagevermögens wurden je nach Anschaffungsdatum in 
Anlehnung an die steuerlichen Vorschriften zeitanteilige Abschreibungen vorgenommen. Ge-
ringwertige Wirtschaftsgüter der Anschaffungsjahre 2015 bis 2019 wurden jeweils in einen 
Pool gebucht. Dieser wird jeweils über 5 Jahre linear abgeschrieben. 
Die Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände wurden mit dem Nennbetrag bewer-
tet. Zinslose beziehungsweise niedrig verzinsliche langfristige Forderungen sind nicht abge-
zinst. 
Die nicht einzeln erwähnten Aktivposten sind mit Nominalbeträgen angesetzt. 
Die Rückstellung für künftige Kassenleistungen beinhaltet Beihilfeaufwendungen aus Beihilfe-
anträgen, Widerspruchs- und Klageverfahren, die in 2019 eingegangen beziehungsweise an-
hängig waren, jedoch bis 31.12.2019 nicht abschließend bearbeitet und ausgezahlt werden 
konnten. 
Die Sonstigen Rückstellungen wurden in Höhe der zu erwartenden Aufwendungen gebildet. 
Die Verbindlichkeiten sind mit dem Erfüllungsbetrag bilanziert.

2 
III. Angaben zur Bilanz 
Aktiva 
 
[1] Softwarelizenzen 
Die käuflich erworbenen Softwareprodukte (immaterielle Vermögensgegenstände) für die bei 
der Beihilfekasse eingesetzten Arbeitsplatzrechner sind vollständig abgeschrieben. 
 
[2] Betriebs- und Geschäftsausstattung   
Die Position hat sich im Wirtschaftsjahr wie folgt entwickelt: 
Anfangsbestand Inventar 36.224,70 Euro 
Zugänge 2.804,90 Euro 
Planmäßige Abschreibungen / Abgänge - 15.232,82 Euro 
Endbestand Inventar 23.796,78 Euro 
   
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GwG)   
Anschaffungsjahr 2015 (Anfangsbestand) 97,51 Euro 
Abschreibung auf GwG 2015 - 97,51 Euro 
Endbestand GwG 2015    0,00 Euro 
   
Anschaffungsjahr 2016 (Anfangsbestand) 943,60 Euro 
Abschreibung auf GwG 2016 - 471,80 Euro 
Endbestand GwG 2016  471,80 Euro 
   
Anschaffungsjahr 2017 (Anfangsbestand) 1.304,91 Euro 
Abschreibung auf GwG 2017 - 434,97 Euro 
Endbestand GwG 2017  869,94 Euro 
   
Anschaffungsjahr 2018 (Anfangsbestand) 1.350,66 Euro 
Abschreibung auf GwG 2018 - 337,67 Euro 
Endbestand GwG 2018 1.012,99 Euro 
   
Anschaffungsjahr 2019 (Anfangsbestand) 0,00 Euro 
Zugänge 2019 3.182,70 Euro 
Abschreibung auf GwG 2019 - 636,54 Euro 
Endbestand GwG 2019 2.546,16 Euro 
   
Endbestand Betriebs- und Geschäftsausstattung 28.697,67 Euro

3 
[3] Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 
Forderungen Gebietszentrum 239.925,98 Euro 
Forderung an das Land NRW 2.273.525,38 Euro 
Umlageforderung an Stadt 0,00 Euro 
Zinsforderungen 0,03 Euro 
Sonstige Forderungen 32,53 Euro 
Forderungen Fallkostenerstattung selbstzahlender Einrichtungen 186.050,00 Euro 
Forderungen aus Beihilfeüberzahlungen Stadt 216,26 Euro 
Forderungen an Mitarbeiter/innen 0,00 Euro 
Forderungen Rückzahlungen Beihilfe Lehrer 6.378,79 Euro 
Forderungen Rückzahlungen Beihilfe Nettersheim 2.781,51 Euro 
Schadensersatzforderungen 147.355,25 Euro 
Forderung gegen Kernverwaltung aus Jahresabschluss 0,00 Euro 
 2.856.265,73 Euro 
 
Die Erstattung der Lehrerbeihilfen durch das Land NRW erfolgt durch Vorauszahlungen in an-
gemessener Höhe getrennt nach Beihilfen in Krankheitsfällen, Beihilfen zu Pflegekosten und 
Rentenversicherungsbeträgen für Pflegepersonen. Nach Ablauf des Jahres wurde eine 
Spitzabrechnung der gezahlten Beihilfen und der erfolgten Erstattungen für jeden Bereich er-
stellt. Diese Abrechnung schließt zum 31.12.2019 mit einer Forderung gegenüber dem Land 
NRW ab. Wegen ausreichender Liquidität und zur Vermeidung von Negativzinsen wurde die 
Forderung im Jahr 2019 nicht eingezogen. Die Forderung wurde in 2020 ausgeglichen. 
Bei den sonstigen Forderungen handelt es sich um ein Guthaben aus der Abrechnung der 
Reinigungskosten für das Jahr 2019. Die Abrechnung erfolgte erst in 2020 und wurde mit der 
ersten Rechnung für 2020 verrechnet. 
Die Abrechnung der Fallkostenerstattungen für die Abwicklung der Beihilfesachbearbeitung 
erfolgt gegenüber den selbstzahlenden Eigenbetrieben, Sondervermögen und Eigengesell-
schaften jeweils nach Ablauf des Abrechnungszeitraums. Dadurch ergeben sich Forderungen 
gegenüber diesen Selbstzahlern aus der Abrechnung für das IV. Quartal 2019, die bis zum 
31.12.2019 noch nicht kassenwirksam waren. 
Forderungen aus Beihilfezahlungen Stadt ergeben sich, wenn eine Neuberechnung einer Bei-
hilfefestsetzung erfolgt ist und die hieraus resultierende Beihilfeüberzahlung zum 31.12. des 
Wirtschaftsjahres noch nicht zurückgezahlt wurde. 
Forderungen an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Beihilfekasse sind in 2019 nicht entstan-
den. 
Als Schadensersatzforderungen werden Forderungen gegenüber den Verursachern von un-
fallbedingten Beihilfeaufwendungen erfasst, die durch das Personal- und Verwaltungsma-
nagement der Stadt Köln bearbeitet und im Erfolgsfalle an die Beihilfekasse erstattet werden. 
 
[4] Girokonto 
Es handelt sich um den Guthabenbestand des Girokontos bei der Sparkasse KölnBonn am 
Bilanzstichtag.

4 
[5] Anlagen mit kurzer Laufzeit 
Die monatlichen Umlagezahlungen und sonstigen Zahlungseingänge könnten bis zu ihrer Ver-
wendung festverzinslich angelegt werden. Zum Bilanzstichtag bestanden keine derartigen An-
lagen, da das Zinsniveau derzeit bei 0,00 % und darunter liegt und somit keine Zinsen erwirt-
schaftet werden können. 
 
[6] Rechnungsabgrenzungsposten 
Bei den Aktiven Rechnungsabgrenzungsposten handelt es sich um die Besoldung sowie die 
Beihilfeumlage für die Beamtinnen und Beamten der Beihilfekasse für Januar 2020 in Höhe 
von 71.320,06 Euro. Diese waren bereits Ende Dezember 2019 fällig und sind dem Girokonto 
der Beihilfekasse belastet worden.  
 
Passiva 
[8] Gewinn/Verlust des Vorjahres 
Im Vorjahr ergab sich ein Überschuss in Höhe von 371.191,80 Euro. Dieser Betrag war der 
Kernverwaltung zuzuführen. Der Ausgleich ist im April 2020 durch Verrechnung mit einer Um-
lagezahlung erfolgt. 
[9] Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag 
Für das Wirtschaftsjahr 2019 ergibt sich ein Überschuss in Höhe von 294.406,55 Euro. Dieser 
wird nach Abschluss des Genehmigungsverfahrens mit Umlagezahlungen verrechnet. 
 
[10] Nicht gedeckter Fehlbetrag/Eigenkapital 
Es ergibt sich kein nicht gedeckter Fehlbetrag. 
 
[11] Rückstellung für künftige Kassenleistungen 
Unter dieser Position ist die Summe der zum Jahresende 2019 noch nicht festgesetzten Bei-
hilfeaufwendungen aus Beihilfeanträgen, Widerspruchs- und Klageverfahren in Höhe von 
2.362.574,92 Euro erfasst, die in 2019 anhängig waren, jedoch bis 31.12.2019 nicht abschlie-
ßend bearbeitet und ausgezahlt werden konnten. Für Beihilfeanträge, bei denen die Höhe des 
Anspruches noch nicht festgestellt werden konnte, wurde auf der Basis vorliegender Erfah-
rungswerte ein Pauschalbetrag von 604,53 Euro je Fall angenommen. Die noch offenen Wi-
derspruchs- und Klageverfahren wurden mit ihrem jeweiligen Streitwert berücksichtigt. 
 
[12] Sonstige Rückstellungen 
Rückstellung für Urlaubsansprüche 131.379,40 Euro 
Rückstellung für Prüfkosten Jahresabschluss 10.000,00 Euro 
 141.379,40 Euro

5 
[13] Verbindlichkeiten aus dem Kassengeschäft 
Verbindlichkeiten aus laufendem Geschäft 15.691,66 Euro 
Verbindlichkeiten Land NRW 6.531,94 Euro 
Verbindlichkeiten Selbstzahler 766,09 Euro 
Verbindlichkeiten Nettersheim 5.000,00 Euro 
Verbindlichkeiten gegen Kernverwaltung aus Jahresabschluss 317.191,80 Euro 
 345.181,49 Euro 
 
Bei den Verbindlichkeiten aus dem laufenden Geschäft handelt es sich um die Rentenversi-
cherungsbeiträge für Pflegepersonen für den Monat Dezember 2019, die jedoch erst im Fol-
gemonat festgesetzt und ausgezahlt werden konnten.  
Bei den Verbindlichkeiten gegen das Land NRW handelt es sich um Guthaben, die sich aus 
Rückforderung gegen beihilfeberechtigte Lehrerinnen und Lehrer ergeben sowie um ein Gut-
haben aus der Abrechnung der Zahlungen für Rentenversicherungsbeiträge an Pflegeperso-
nen für 2019. 
Bei den Verbindlichkeiten an Selbstzahlende handelt es sich um die von ZESAR für diesen 
Bereich überwiesenen Medikamentenrabatte, die hier eingegangen sind, jedoch erst im 
Folgejahr an die selbstzahlenden Stellen ausgezahlt werden konnten. 
Die Verbindlichkeit gegen die Kernverwaltung ergibt sich aus dem Jahresabschluss 2018. Sie 
wurden im April 2020 mit Umlagezahlungen verrechnet. 
 
[14] Sonstige Verbindlichkeiten 
Es handelt sich um kurzfristige Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen für das Jahr 
2019. Enthalten sind unter anderem Pensions- und Beihilferückstellungen in Höhe von 
575.213,09 Euro, die erst in 2020 vom Personal- und Verwaltungsmanagement der Stadt Köln 
für die Beamtinnen und Beamten der Beihilfekasse berechnet wurden. 
 
[15] Rechnungsabgrenzungsposten 
Die Beihilfeumlagen für Beamtinnen und Beamte werden zusammen mit der Auszahlung der 
jeweiligen Bezüge von der Stadt Köln an die Beihilfekasse abgeführt. Da die Bezüge stets am 
Ende des Vormonats ausgezahlt werden, hat dies zur Folge, dass die Umlagen für den Ja-
nuar des folgenden Wirtschaftsjahres bereits Ende Dezember des ablaufenden Wirtschafts-
jahres auf dem Girokonto der Beihilfekasse eingehen. Diese Zahlungseingänge sind daher 
zum Bilanzstichtag 31.12.2019 als passive Rechnungsabgrenzungsposten zu verbuchen.

6 
IV. Angaben zur Gewinn- und Verlustrechnung 
 
[16] Umlagen für Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger (VE) 
Beihilfeumlagen VE Beamtinnen/Beamte 18.027.900,00 Euro 
Beihilfeumlagen Pflegeversich. VE Beamtinnen/Beamte 3.742.800,00 Euro 
Beihilfeumlagen VE Beschäftigte 2.918.200,00 Euro 
 24.688.900,00 Euro 
 
[17] Umlagen für aktive Beamtinnen und Beamte sowie Beschäftigte 
Beihilfeumlagen Beamtinnen/Beamte 15.989.917,03 Euro 
Beihilfeumlagen Pflegeversicherung Beamtinnen/Beamte 272.079,75 Euro 
Beihilfeumlagen Beschäftigte 228.274,32 Euro 
 16.490.271,10 Euro 
 
[18] Erstattung Beihilfen 
Hierbei handelt es sich um Schadensersatzansprüche gegen Dritte bei Unfällen und Erstat-
tungen von Medikamentenrabatte durch ZESAR. 
Schadensersatzleistungen 69.176,20 Euro 
Erstattete Medikamentenrabatte 202.558,81 Euro 
 271.735,01 Euro 
 
[19] Kostenerstattungen 
Die Beihilfekasse erhebt für die Beihilfeabwicklung für Eigenbetriebe / Sondervermögen / Ei-
gengesellschaften eine Fallkostenpauschale von 25,00 Euro. Für die Bearbeitung der Leh-
rerbeihilfen wird eine Pauschale von 29,00 Euro pro Bearbeitungsfall berechnet. 
Für die Unterstützungsleistungen der Beihilfekasse als Gebietszentrum wird von den ange-
schlossenen Beihilfekassen eine Kostenerstattung gefordert. Diese Erträge wurden anhand 
der zum Stichtag 31.12.2019 ermittelten jeweiligen Anzahl der Beihilfeberechtigten anteilig für 
die Zeit der Betreuung kostendeckend berechnet. 
 
[20] Sonstige betriebliche Erträge 
Diese Position beinhaltet Zinszahlungen wegen verspätet an die Beihilfekasse abgeführter 
Medikamentenrabatte von Seiten der Arzneimittelhersteller. 
 
[21] Abwicklung für fremde Rechnung 
Dieser Posten enthält die Erstattung zu den Aufwendungen für die Beihilfen an das Lehrper-
sonal der Kölner Grund-, Haupt- und Förderschulen in Höhe von insgesamt 
13.166.147,97 Euro durch das Land NRW. In dem Betrag enthalten sind auch zurückgezahlte 
Beihilfen der Lehrpersonen. 
Seit dem 01.05.2009 führt die Beihilfekasse aufgrund der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung 
vom 24.03.2009 die Bearbeitung von Beihilfeangelegenheiten für die Gemeinde Nettersheim 
durch. Beihilfen wurden in Höhe von 85.907,49 Euro ausgezahlt.

7 
[22] Beihilfezahlungen an Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger 
Beihilfen VE Beamtinnen/Beamte 17.176.862,71 Euro 
Beihilfen Pflegeversicherung VE Beamtinnen/Beamte 4.051.293,58 Euro 
Beihilfen VE Beschäftigte 2.945.259,86 Euro 
 24.173.416,15 Euro 
 
Die Rückforderungen von überzahlten Beihilfen für diesen Personenkreis in Höhe von insge-
samt 43.815,06 Euro wurden bei den Beihilfezahlungen aufwandsmindernd berücksichtigt. 
 
[23] Beihilfezahlungen an aktive Beamtinnen und Beamte sowie Beschäftigte 
Beihilfen für Beamtinnen/Beamte 14.696.544,80 Euro 
Beihilfen Pflegeversicherung Beamtinnen/Beamte 223.445,30 Euro 
Beihilfen für Beschäftigte 194.448,69 Euro 
 15.114.438,79 Euro 
 
Auch hier sind die Rückforderungen von überzahlten Beihilfen aufwandsmindernd berücksich-
tigt. Sie betrugen bei den Beihilfen für aktive Beamtinnen und Beamte sowie Beschäftigte im 
Jahr 2019 insgesamt 14.299,51 Euro. 
 
[24] Abwicklung für fremde Rechnung  
Für die Lehrerinnen und Lehrer an den Grund-, Haupt- und Förderschulen der Stadt Köln wer-
den die Beihilfen als Auftragsangelegenheit durch die Beihilfekasse der Stadt Köln berechnet 
und ausgezahlt. Im Wirtschaftsjahr 2019 erfolgten Auszahlungen in Höhe von insgesamt 
13.154.627,64 Euro. 
Außerdem beinhaltet der Posten die Rückführung der Gelder, die von Lehrerinnen und Leh-
rern in Höhe von 11.520,33 Euro aus Beihilfeüberzahlungen zurückgefordert wurden. 
Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gemeinde Nettersheim werden die Beihilfen auf-
grund einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung durch die Beihilfekasse der Stadt Köln berech-
net und ausgezahlt. Sie betrugen im Wirtschaftsjahr 2019 insgesamt 85.907,49 Euro. Rück-
führungen sind nicht erfolgt. 
 
[25] Löhne und Gehälter 
Besoldung an Beamtinnen/Beamte 795.639,31 Euro 
Vergütung an Beschäftigte 577.560,49 Euro 
 1.373.199,80 Euro 
 
Hierbei berücksichtigt sind anteilige Personalkosten für Beamtinnen und Beamte sowie Be-
schäftigte im zentralen Bereich der Dienststelle Zusatzversorgung und Beihilfe, die Service-
leistungen für die Beihilfekasse erbringen.

8 
[26] Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und Unterstützung 
Gesetzliche soziale Aufwendungen 116.510,97 Euro 
ZVK- Umlage 53.699,93 Euro 
Beihilfen Beamtinnen/Beamte der Beihilfekasse 59.481,63 Euro 
Beihilfen Beschäftigte der Beihilfekasse 202,46 Euro 
Beihilfen Versorgungsempfänger/innen der Beihilfekasse 119.418,26 Euro 
Versorgungsbezüge an Beamtinnen/Beamte der Beihilfekasse 455.794,83 Euro 
 805.108,08 Euro 
 
Auch hier sind anteilige Aufwendungen für Beamtinnen und Beamte sowie Beschäftigte im 
zentralen Bereich der Dienststelle Zusatzversorgung und Beihilfe berücksichtigt, die Service-
leistungen für die Beihilfekasse erbringen. 
Die Posten Beihilfen für Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger sowie Ver-
sorgungsbezüge an Beamtinnen und Beamte beinhalten die Zuführungsaufwendungen für 
das Jahr 2019 zu den Personalrückstellungen gemäß der zwischen dem Personal- und Ver-
waltungsmanagement der Stadt Köln und der Beihilfekasse abgeschlossenen Vereinbarung 
(siehe auch Verweisziffer [14]). 
 
[27] Sonstiger Personalaufwand  
Im Abrechnungsjahr sind Kosten in Höhe von 600,00 Euro entstanden. 
 
[28] Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und 
Sachanlagen 
Es handelt sich um planmäßige Abschreibungen bei der Betriebs- und Geschäftsausstattung 
in Höhe von 17.211,31 Euro. 
 
[29] Sonstige Abschreibungen 
Der Posten beinhaltet die Niederschlagung von Forderungen aus Beihilfeüberzahlungen, zu 
denen nach derzeitigem Kenntnisstand in absehbarer Zeit keine Zahlungen erfolgen werden. 
Daneben sind hier Beträge für Beihilfen enthalten, die aufgrund von Unfällen aufgewendet 
werden mussten und aus unterschiedlichen Gründen nicht von den Unfallverursachern erstat-
tet worden sind. 
 
[30] Aufwand für EDV 
Die Position beinhaltet die Kosten für die Leistungen des Amtes für Informationsverarbeitung, 
die Lizenzkosten einschließlich Pflege und Wartung des Beihilfe-EDV-Systems sowie Aufwen-
dungen für Kleinteile beziehungsweise Reparaturen des allgemeinen EDV-Systems von ins-
gesamt 121.193,67 Euro. 
Weiterhin sind im Jahr 2019 Kosten für das Scanverfahren zu BeihilfeNRWplus in Höhe von 
154.900,75 Euro entstanden.

9 
[31] Vergütung für bezogene Dienstleistungen  
Verwaltungs-/Betriebskostenerstattungen 51.419,77 Euro 
Gebühren ZESAR 2.349,87 Euro 
Fortbildungskosten 6.236,80 Euro 
 60.006,44 Euro 
 
[32] Postgebühren, Informations- und Kommunikationstechnik 
Portokosten 59.971,58 Euro 
Fernmeldegebühren 12.014,12 Euro 
IT-Arbeitsplätze im CAN 30.738,67 Euro 
Wissensdatenbank 1.889,80 Euro 
 104.614,17 Euro 
 
[33] Bürobedarf 
Büroausstattung 0,00 Euro 
Sonstiger Bürobedarf 9.755,17 Euro 
 9.755,17 Euro 
 
[34] Sonstige Aufwendungen 
Bücher, Zeitschriften, Drucksachen, Medien 9.170,44 Euro 
Dienstreisen 1.454,80 Euro 
Kopiergeräte 1.094,00 Euro 
Sonstiger Verwaltungsaufwand 19.189,65 Euro 
Kontoführungsgebühren 1.880,23 Euro 
Mietzahlungen 93.792,60 Euro 
Energiekosten 2.931,90 Euro 
Entsorgungen 350,94 Euro 
Reinigungskosten 4.004,15 Euro 
Prüfkosten 10.000,00 Euro 
Mitgliedsbeiträge 64,74 Euro 
Periodenfremde Aufwendungen 0,00 Euro 
 143.933,45 Euro 
 
[35] Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge 
Auf das Guthaben des Girokontos wurden in 2019 Zinsen in Höhe von 0,96 Euro gezahlt. Da-
neben wurden im Rahmen von verspäteten Rückzahlungen von Beihilfen Verzugszinsen in 
Höhe von 188,99 Euro berechnet und von den Beihilfeberechtigten gezahlt. 
 
[36] Erträge aus Verlustübernahme 
Im Wirtschaftsjahr 2019 fand keine Verlustübernahme durch die Stadt Köln statt.

10 
V. Ergänzende Angaben 
Geschäftsführung 
Die Geschäftsführung der Beihilfekasse der Stadt Köln oblag im Berichtszeitraum: 
Thomas Blaeser Geschäftsführer  
Holger Vogel 
 
Stellvertretender Geschäftsführer 
Die Gesamtbezüge der Geschäftsführung betrugen 101.229,25 Euro. 
Da der Geschäftsführer die Geschäftsführung von Beihilfekasse und Zusatzversorgungskasse 
wahrnimmt, werden die Personalkosten des Geschäftsführers von jeder Kasse anteilig getra-
gen. 
Personal 
Die Anzahl der Beamtinnen und Beamten sowie der Beschäftigten (ohne Auszubildende), die 
bei der Beihilfekasse der Stadt Köln tätig waren, betrug einschließlich der Mitarbeiterinnen 
und Mitarbeiter im zentralen Bereich der Dienststelle Zusatzversorgung und Beihilfe, die Ser-
viceleistungen für die Beihilfekasse erbringen: 
 Am 31.12.2019  Am 31.12.2018 
Beamtinnen und Beamte 25  24 
Beschäftigte 14  17 
 39  41 
Unter Berücksichtigung der Teilzeitbeschäftigungen und der Beschäftigungsanteile im zentra-
len Bereich der Dienststelle Zusatzversorgung und Beihilfe ergibt sich umgerechnet auf Voll-
zeitstellen folgender Beschäftigtenstand (ohne Auszubildende): 
 Am 31.12.2019  Am 31.12.2018 
Beamtinnen und Beamte 18,08  16,06 
Beschäftigte 10,08  13,08 
 28,16  29,14 
Geschäfte mit nahestehenden Unternehmen und Personen 
Geschäfte zu nicht marktüblichen Preisen mit nahestehenden Unternehmen oder Personen 
wurden nicht getätigt. 
Abschlussprüferhonorar 
Für die Prüfung des Abschlusses 2019 durch das Rechnungsprüfungsamt wurde in Anleh-
nung an die Kosten für 2018 eine Rückstellung in Höhe von 10.000,00 Euro gebildet. 
 
Köln, den 30.06.2020 
 
 
 
Thomas Blaeser 
Geschäftsführer

Beihilfekasse der Stadt Köln 
Bilanz zum 31. Dezember 2019 
Aktiva Anhang 31.12.2018 
Euro Euro Euro 
A. Anlagevermögen 
I. Immaterielle Vermögensgegenstände 
1. Softwarelizenzen [1] 0,00 0,00 
II. Sachanlagen 
1. Betriebs- und Geschäftsausstattung [2] 28.697,67 39.921,38 
B. Umlaufvermögen 
I. Forderungen und sonstige [3] 2.856.265,73 
Vermögensgegenstände 
davon mit einer Restlaufzeit von mehr als 
einem Jahr 0,00 
2.856.265,73 1.720.330,55 
II. Guthaben bei Kreditinstituten 
1. Girokonto [4] 2.235.722,14 
2. Anlagen mit kurzer Laufzeit [5] 0,00 
2.235.722,14 2.158.385,47 
C. Rechnungsabgrenzungsposten [6] 71.320,06 69.300,59 
D. Bilanzverlust 
I. Nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag [7] 0,00 0,00 
5.192.005,60 3.987.937,99 
Passiva Anhang 31.12.2018 
Euro Euro Euro 
A. Eigenkapital 
I. Gewinn/Verlust des Vorjahres [8] 317.191,80 1.713.978,14 
Verwendung für: 
Abführung an den Haushalt der Stadt Köln -317.191,80 -1.713.978,14 
Ausgleich durch: 
Sonderzahlung der Stadt Köln 0,00 0,00 
Verbleibender Gewinn/Verlust des Vorjahres 0,00 0,00 
II. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag [9] 294.406,55 317.191,80 
III. Nicht gedeckter Fehlbetrag/Eigenkapital [10] 0,00 0,00 
294.406,55 317.191,80 
B. Rückstellungen 
I. Rückstellung für künftige Kassenleistungen [11] 2.362.574,92 1.889.508,10 
II. Sonstige Rückstellungen [12] 141.379,40 146.221,53 
2.503.954,32 
C. Verbindlichkeiten 
I. Verbindlichkeiten aus dem Kassengeschäft [13] 345.181,49 15.871,08 
II. Sonstige Verbindlichkeiten [14] 712.217,05 310.365,03 
1.057.398,54 
D. Rechnungsabgrenzungsposten [15] 1.336.246,19 1.308.780,45 
5.192.005,60 3.987.937,99 
31.12.2019 
31.12.2019

Begründung der unmittelbaren Einbringung in die Sitzung des Rates am 10.12.2020 
 
Gemäß § 15 der Satzung der Beihilfekasse der Stadt Köln in der Fassung vom 15.11.2015 be-
schließt der Rat den Jahresabschluss der Beihilfekasse innerhalb eines Jahres nach dem Ende 
eines Wirtschaftsjahres.  
Das diesem Beschluss zugrunde liegende Wirtschaftsjahr hat am 31.12.2019 geendet, so dass 
eine Beschlussfassung des Jahresabschlusses satzungsgemäß bis spätestens 31.12.2020 erfol-
gen muss. 
Eine reguläre Beratungsfolge kann aufgrund der derzeitigen Situation nicht eingehalten werden, so 
dass eine unmittelbare Einbringung in die Sitzung des Rates notwendig ist. 
Aufgrund noch erforderlicher Abstimmungen zwischen den Fachämtern und dem Rechnungsprü-
fungsamt war eine fristgerechte Vorlage nicht möglich.

Bericht über die Prüfung

des Jahresabschlusses und
des Lageberichts der Beihilfe-
kasse der Stadt Köln zum
31.12.2019

Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln
Willy-Brandt-Platz 2
50679 Köln

® 0221/ 221 - 25015
&X 0221/ 221 - 25501

Inhaltsverzeichnis

1 'Prüfungsauflfag... nennen nen 1
2 Wirtschaftsführung und Rechnungswesen ed 1
3 Prüfungsdurchführung

A. PIÜTUNGSETGEBNISSE .2....r.000Menssohuenusegsnhnnanans beursanetnzansennenen nn aunezeeun sahne easänteneeren nennen
4EERSCHNUNGSWESÄNE A e:-s nun dneneeng en recndnnengane er iue kennen gpenZendennenaterue rag agdnnasael eesetogenennsnren engine 2
4.2 Jahresabschluss

4.2.1 Gewinn- und Verlustrechnung im Jahresvergleich ..........uuussssnunnnennnnnnennnnnennnennannnnnnnnnnnnen 2
4.2.2 Gewinn- und Verlustrechnung im Plan-Ist-Vergleich.............ssussu0esennnnsnenennnnennnnennennennen 4
4:2.3-Bllanz:im Jahresvergleichh. aaa een) 5
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6 Bestätigungsvermerk .....uunessusnessnneennennnnennennennntonennenennnnnsnnnnennnennnnnnnnnnnnennnnenessessnsnssensnrnnnnsnnnene 7
Anlagen

- Jahresabschluss der Beihilfekasse für das Wirtschaftsjahr 2019
- Lagebericht der Beihilfekasse für das Wirtschaftsjahr 2019
-  Vollständigkeitserklärung

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Beihilfekasse der Stadt Köln zum 31.12.2019

1 Prüfungsauftrag

Durch die Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) wurde die Gemein-
deordnung NRW (GO NRW) in Teilen geändert. Am 01.01.2019 trat das Zweite Gesetz zur
Weiterentwicklung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements für Gemeinden und Gemein-
deverbände im Land Nordrhein-Westfalen (2. NKFWG NRW) in Kraft.

Gemäß $ 102 Abs. 10 GO NRW hat das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln (RPA) per
Gesetz den Auftrag zur Jahresabschlussprüfung der in $ 97 Abs. 1 Nr. 1, 2 und 4 GO NRW
benannten Sondervermögen, somit auch der Beihilfekasse der Stadt Köln — nachfolgend Beihil-
fekasse genannt.

Der Jahresabschluss und der Lagebericht sind dahingehend zu prüfen, ob sie - unter Beach-
tung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung - ein den tatsächlichen Verhältnissen ent-
sprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Beihilfekasse vermitteln. Die
Prüfung erstreckt sich darauf, ob die gesetzlichen Vorschriften und die sie ergänzenden Best-
immungen der Satzung beachtet worden sind.

2 Wirtschaftsführung und Rechnungswesen

Die Beihilfekasse wird seit dem 01.01.1998 als rechtlich unselbständiges Sondervermögen ge-
mäß 8 97 Abs. 1 Nr. 4 GO NRW geführt. Seit dem 01.01.1999 wird die Beihilfekasse auf der
Basis einer Satzung, in sinngemäßer Anwendung der Vorschriften der Eigenbetriebsverordnung
NRW (EigVO NRW), geführt. Die Satzung der Beihilfekasse wurde zuletzt 2015 überarbeitet,
am 12.11.2015 durch den Rat der Stadt Köln beschlossen und ist nach der Veröffentlichung im
Amtsblatt der Stadt Köln am 10.12.2015 in Kraft getreten.

Das Wirtschaftsjahr der Beihilfekasse entspricht dem Kalenderjahr; der Jahresabschluss erfolgt
daher zum 31.12. eines jeden Jahres.

Insgesamt waren zum 31.12.2019 bei der Beihilfekasse 29 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tä-
tig, davon 14 in Teilzeit. Darüber hinaus waren zum Bilanzstichtag 10 Mitarbeiterinnen und Mit-
arbeiter im zentralen Bereich des Sondervermögens „1100 — Zusatzversorgung und Beihilfe“
sowohl mit Aufgaben für die Beihilfekasse als auch mit solchen für die Zusatzversorgungskasse
(ZVK) betraut. Die Geschäftsführung für Beihilfekasse und ZVK wurde auch 2019 in Personal-
union wahrgenommen.

Das Rechnungswesen wird nach den Regeln der kaufmännischen Buchführung geführt. Die
Rechnungslegung erfolgt nach den Bestimmungen der EigVO NRW in Verbindung mit den Vor-
schriften des Handelsgesetzbuches (HGB). Die Buchführung und die Aufstellung des Jahres-
abschlusses sowie die Erstellung des Lageberichts liegen in der Verantwortung des Geschäfts-
führers der Beihilfekasse.

3 Prüfungsdurchführung

Das RPA hat den Jahresabschluss und den Lagebericht für das Geschäftsjahr 2019 unter Ein-
beziehung der Buchführung geprüft. Prüfungsgrundlagen waren:

der Jahresabschluss mit Anhang,

der Lagebericht,

das Anlagenverzeichnis,

die Sachkonten,

die Debitoren- und Kreditorenkonten,

das Belegwesen,

sonstige Unterlagen aus der laufenden Geschäftstätigkeit

LILLLILL

Alle erbetenen Auskünfte und Nachweise wurden erteilt. Die Vollständigkeit der Buchführung
und des Jahresabschlusses wurde bestätigt.

Die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung mit den dazugehörigen Belegen obliegt
dem RPA, Abteilung Kassen- und IV-Prüfung. Die von dort durchgeführte Prüfung des Jahres
2019 ergab keine Beanstandungen.

Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 1

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Beihilfekasse der Stadt Köln zum 31.12.2019

4 Prüfungsergebnisse
4.1 Rechnungswesen

Die Bücher der Beihilfekasse sind ordnungsgemäß geführt. Die Belegfunktion ist erfüllt. Die Be-
legablage erfolgt numerisch nach Buchungsnummern in den Räumlichkeiten der Verwaltung
der Beihilfekasse im Jakordenhaus und ist vorbildlich. Für das Wirtschaftsjahr 2019 wurden
sämtliche Papierbelege eingescannt und digital abgelegt.

Die Beihilfekasse nutzt die zertifizierte Buchhaltungssoftware „GDI-FIBU“. Aus der Sicht des
RPA erfüllt das System die Anforderungen bezüglich den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buch-
führung. Die Buchführung mit den zugehörigen Unterlagen entspricht den gesetzlichen Vor-
schriften.

4.2 Jahresabschluss

Der zur Prüfung vorgelegte Jahresabschluss zum 31.12.2019 (Anlage 1) wurde ordnungsge-
mäß aus den Büchern und sonstigen Aufzeichnungen der Beihilfekasse entwickelt.

Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung sind nach den einschlägigen Vorschriften des
HGB und der EigVO NRW aufgestellt. Der Aufbau der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlust-
rechnung erfolgt mit kassenspezifischen Postenanpassungen, wobei die einzelnen Posten im
Anhang erläutert werden. Bestandsgefährdende Entwicklungen sind nicht zu erwarten. Die er-
gänzenden Bestimmungen der Satzung wurden eingehalten.

Der Lagebericht (Anlage 2) entspricht den gesetzlichen Vorschriften und steht im Einklang mit
dem Jahresabschluss sowie den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen. Er vermittelt eine
korrekte Vorstellung von der Lage der Beihilfekasse und stellt die wesentlichen Chancen und
Risiken der künftigen Entwicklung zutreffend dar.

Nachfolgend werden die Entwicklungen der Einzelpositionen der Gewinn- und Verlustrechnung
im Jahresvergleich, im Plan-Ist-Vergleich sowie die Bilanz im Jahresvergleich dargestellt. We-
sentliche Positionen werden dabei erläutert.

4.2.1 Gewinn- und Verlustrechnung im Jahresvergleich

|__ 2019 | 2018 | ergebnisveränderung

24.688.900,00 €| 22.460.000,00 €| 2.228.900,00 € 9,92%
16.490.271,10 €| 16.097.091,51 €| 393.179,59 € 2,44%
13.252.055,46 €| 12.612.862,54 €| 639.192,92 € 5,07%

GuV 2019/2018

Erträge
Umlagen für Versorgungsempfänger
Umlagen für aktive Beamte u. Beschäftigte
Abwicklung für fremde Rechnung

Erstattung von Beihilfen 271.735,01 € 323.423,97€| -51.688,96€| -15,98%
Kostenerstattung f. d. Abwicklung d. Beihilfe 1.027.187,98 € 794.897,06€| 232.290,92€| 29,22%
Sonstige betriebliche Erträge 1.531,71 € 6.803,05 € -5.271,34 €

Zinsen und ähnliche Erträge 189,95 € 14,33 € 175,62 €

55.731.871,21 €] 52.295.092,46 €| 3.436.778,75 € 6,57%

24.173.416,15 €] 22.281.324,90 €| 1.892.091,25 €
15.114.438,79 €| 14.672.518,54 €| 441.920,25 €
13.252.055,46 €| 12.612.862,54 €| 639.192,92 €
2.178.907,88€| 1.747.422,10€| 431.485,78 €
124.242,73€ 70.807 93€| 53.434,80 €
594.403,65 € 592.964,65 € 1.439,00 €
Summe| 55.437 .464,66 €| 51.977.900,66 €| 3.459.564,00 €
Ergebnis d. gewöhnlichen Geschäftstätigkeit 294.406,55 € 317.191,80 €
Jahresüberschuss /Jahresfehlbetrag 294.406,55 € 317.191,80 €

Summe

Aufwendungen
Beihilfeaufwand an Versorgungsempfänger

Beihilfeaufwand an aktive Beamte u. Beschäftigte
Abwicklung für fremde Rechnung
Personalaufwand

Abschreibungen

Sonstige betriebliche Aufwendungen

Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 2

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Beihilfekasse der Stadt Köln zum 31.12.2019

Die vorgelegte Gewinn- und Verlustrechnung weist für das Wirtschaftsjahr 2019 einen Jahres-
überschuss in Höhe von 294.406,55 € aus (Vorjahr: Jahresüberschuss 317.191,80 €).

Die Umlagen sowie die dazugehörigen Beihilfeaufwendungen für Versorgungsempfänger sind
um rd. 2,23 Mio. € bzw. um rd. 1,89 Mio. € im Jahresvergleich angestiegen. Demgegenüber
haben sich die Umlagen für aktive Beamtinnen, Beamte und Beschäftigte um rd. 390.000 € und
die dazugehörigen Beihilfeaufwendungen um rd. 440.000 € im Vergleich zum Vorjahr erhöht.
Diese Steigerungen spiegeln den Kalkulationsansatz des Berichtszeitraumes wider.

In der Position Erstattung von Beihilfen werden Schadensersatzansprüche gegenüber Dritten
zum Beispiel im Falle fremd verschuldeter Unfälle von Beihilfeberechtigten und die Erstattung
von Medikamentenrabatten abgebildet. Hier ist insgesamt ein Rückgang von 51.688,96 € fest-
zustellen.

- Die Schadensersatzansprüche gegenüber Dritten haben sich um rd. 20.900 €, das sind
ca. 23 % im Vergleich zum Vorjahr, ertragswirksam verringert.

- Die erstatteten Medikamentenrabatte haben sich ebenfalls um rd. 30.800 € bzw. ca. 13 %
im Vergleich zum Vorjahr verringert.

Die Kostenerstattungen für die Abwicklung der Beihilfe sind 2019 um fast 30 % gestiegen. Die
Beihilfekasse erhebt für die Beihilfeabwicklung für Eigenbetriebe, Sondervermögen und Eigen-
gesellschaften eine Fallkostenpauschale von 25,00 € und für die Bearbeitung der Lehrerbeihilfe
eine Pauschale von 29,00 €. Den Unterlagen zur Ermittlung der Fallkostenpauschale und deren
Entwicklung über die letzten Jahre ist zu entnehmen, dass die Anzahl der Bearbeitungsfälle
insbesondere seit 2015 deutlich gestiegen ist. Parallel dazu haben auch die Personal- und Ver-
waltungskosten zugenommen, so dass die Fallkostenpauschale seit 2015 weitgehend konstant
blieb.

Sonstige betriebliche Erträge ergaben sich durch Zahlung von Verzugszinsen durch Arzneimit-
telhersteller wegen verspätet an die Beihilfekasse abgeführter Medikamentenrabatte. Diese la-
gen 2019 jedoch deutlich unter dem Vorjahreswert.

Im Gegensatz zum Vorjahreszeitraum sind die Personalaufwendungen gestiegen. Ursachen für
diese Steigerungen sind die um ca. 247 % (ca. 410.000 €) höheren Zuführungsaufwendungen
zu den Pensions- und Beihilferückstellungen für Beamtinnen und Beamten im Vergleich zum
Vorjahr (s. 4.2.3).

Die hier abgebildeten Abschreibungen in Höhe von 124.242,73 € beinhalten 17.211,31 € an
planmäßigen Abschreibungsaufwendungen auf das Inventar der Beihilfekasse. Als Sonstige
Abschreibungen sind darin zudem 107.031,42 € für verbuchte Niederschlagungen von Forde-
rungen aus Beihilfeüberzahlungen enthalten. 2018 betrug der Wert der Niederschlagungen
60.978,38 € (2017 nur 9.136,86 €), was eine Steigerung im Jahr 2018 um ca. 76 % und im Jahr
2019 um ca. 667 % bedeutet. Die deutliche Steigerung 2019 lässt sich im Wesentlichen auf die
Abschreibung einer einzelnen offensichtlich uneinbringlichen Forderung von rd. 96.000 € zu-
rückführen.

Im Bereich der sonstigen betrieblichen Aufwendungen lagen die verursachungsgerechten Auf-
wendungen geringfügig über denen des Vergleichszeitraums 2018.

Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 3

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Beihilfekasse der Stadt Köln zum 31.12.2019

4.2.2 Gewinn- und Verlustrechnung im Plan-Ist-Vergleich

2019 GuV Plan-Ist-Vergleich Ergebnisveränderung

Erträge

Umlagen für Versorgungsempfänger 24.688.900,00 €| 24.688.943,00 €

16.490.271,10 €] 16.725.277,00 €

43,00 €
Umlagen für aktive Beamte u. Beschäftigte -235.005,90 €

Andere satzungsmäßige und sonstige
betriebliche Erträge

Zinsen und ähnliche Erträge 189,95 € 0,00€ 189,95 €
Summe| 42.479.815,75 €| 42.609.662,00 €| -129.846,25 €

1.300.454,70 € | 1.195.442,00 € | 105.012,70 €

Aufwendungen
Beihilfeaufwand für Versorgungsempfänger 24.173.416,15 €| 23.580.272,00€| 593.144,15€) 2,52%
Beihilfeaufwand für aktive Beamte u. Beschäftigte | 15.114.438,79 €] 15.974.219,00 €] -859.780,21 €] -5,38%
Personalaufwand 2.178.907,88€| 2.060.614,00€| 118.293,88€| 5,74%
Abschreibungen 124.242,73 € 36.600,00€| 87.642,73 €| 239,46%
Sonstige betriebliche Aufwendungen 594.403,65 € 957.957,00 €| -363.553,35 €) -37,95%

Summe] 42.185.409,20 €| 42.609.662,00€| -424.252,80 €] -1,00%
Ergebnis d. gewöhnlichen Geschäftstätigkeit 294.406,55 €

Aufwendungen f. Verlustausgleich des Vorjahres 0,00 € 0,00€
Ertrag aus Verlustübernahme
Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag

294.406,55 €

Der Rat der Stadt Köln hat den Wirtschaftsplan der Beihilfekasse für das Wirtschaftsjahr 2019
am 18.12.2018 beschlossen. Dieser schließ im Erfolgsplan bei Erträgen und Aufwendungen in
Höhe von jeweils 42.609.662,00 € ausgeglichen ab, wobei die Abwicklung für fremde Rechnung
und die Gegenposition, da sie erfolgsneutral bleiben, nicht abgebildet werden.

Zur Finanzierung der Aufwendungen wurden für das Wirtschaftsjahr 2019 folgende Umlage-
sätze, jeweils bezogen auf die Dienstbezüge, beschlossen (ohne Mehrarbeits-/Überstundenver-
gütung, ZVK-Umlagen, Sozialversicherungsbeiträge und Sonderzuwendungen):

» 7,64 % für Beihilfen Beamtinnen und Beamten (2018: 7,82 %)
> 0,13 % für Pflegeversicherung Beamtinnen und Beamten (2018: 0,11 %)
> 0,04 % für Beihilfen Beschäftigte (2018: 0,05 %)

Die Kalkulation der Planansätze ist plausibel und nachvollziehbar. In den Berechnungen wurden
sowohl Erfahrungswerte der letzten Jahre, als auch angepasste Kostensteigerungen und -redu-
zierungen berücksichtigt. Da letztlich die tatsächliche Anzahl von Beihilfeanträgen und die zu
zahlenden Leistungen nicht exakt vorhersehbar sind, ergeben sich dennoch Abweichungen.

Die Aufwendungen für die Versorgungsempfänger waren um ca. 2,5 % höher als kalkuliert, die
Beihilfeaufwendungen für aktive Beamtinnen und Beamte um ca. 5,4 % geringer. Aufgrund des
gesenkten Beihilfeumlagesatzes für die aktiven Beamtinnen und Beamten lagen die Umlagen
für diesen Personenkreis um rund 235.000 € unterhalb des Planwerts.

Die Berechnung der Umlagen basiert auf der Gesamtsumme der Aufwendungen, die sich zu rd.
93 % aus Beihilfeaufwendungen und zu rd. 7 % aus Verwaltungskosten zusammensetzt. Zu
den größten Abweichungen bei den Verwaltungskosten im Jahresvergleich kommt es aufgrund
des Anstiegs bei Personalaufwendungen und Abschreibungen.

Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 4

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Beihilfekasse der Stadt Köln zum 31.12.2019

Die Abschreibungen wurden mit einem Planwert von insgesamt 36.600 € angesetzt. Der tat-
sächliche Abschreibungsaufwand lag jedoch erheblich über diesem Wert, was, wie dargestellt,
vor allem auf die Sonstigen Abschreibungen zurückzuführen ist. So wurde bei der Kalkulation
zum Wirtschaftsplan 2019 für Sonstige Abschreibungen ein Wert von lediglich 15.000 € ange-
setzt, wohingegen der Istwert mit rd. 107.000 € um 92.000 € darüber lag. Ursächlich für die
Plan-Ist-Abweichung war im Wesentlichen die Abschreibung einer uneinbringlichen Forderung
von rd. 96.000 €.

Der Kalkulation des Planwerts 2019 für Sonstige Abschreibungen wurden der Jahreswert aus
2017 sowie die zum Zeitpunkt der Kalkulation vorliegenden Werte aus 2018 zugrunde gelegt.
Eine Kontrolle der zu erwartenden Niederschlagung offener Forderungen erfolgt jährlich und
orientiert sich in erster Linie an Alter und Höhe der Forderungen. Ein Vergleich mit den Nieder-
schlagungen der Vorjahre ergab, dass die Werte der Jahre 2018 und 2019 stark nach oben
abwichen, so dass die Kalkulation — auf Grundlage der zu diesem Zeitpunkt vorliegenden Daten
— nachvollziehbar ist. Bei den Berechnungen der Folgejahre sollten die hohen Niederschla-
gungswerte jedoch angemessen berücksichtigt werden.

Der Gesamtbetrag der Sonstigen betrieblichen Aufwendungen lag rd. 363.600 € unter dem kal-
kulierten Wert. Dies liegt in erster Linie an kalkulierten Kosten für den Umzug der Beihilfekasse
in das Dienstgebäude am Parkgürtel, die, aufgrund einer zeitlichen Verzögerung des Umzugs,
noch nicht in Anspruch genommen wurden.

Die Berechnungen wurden vollständig in Form einer Excel-Datei vorgelegt. Insgesamt ist die
Kalkulation sehr sorgfältig dokumentiert und als nachvollziehbar zu bewerten.

4.2.3 Bilanz im Jahresvergleich

Bilanz im Jahresvergleich Veränderung

Aktiva
Anlagevermögen:

-Sachanlagen

Umlaufvermögen:
- Forderungen/Sonstige Vermögensgegenstände | 2.856.265,73 €| 1.720.330,55 €| 1.135.935,18 €
-Liquide Mittel 2.235.722,14 €] 2.158.385,47 € 77.336,67 €
Aktive Rechnungsabgrenzungsposten 71.320,06 € 69.300,59 € 2.019,47 €
Nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag 0,00€ 0,00 € 0,00€

5.192.005,60 €| 3.987.937,99 €] 1.204.067,61 €| 30,19%

28.697,67 € 39.921,38€| -11.223,71€| -28,11%
66,03%
3,58%

2,91%

Summe

Passiva
Eigenkapital 294.406,55€| 317.191,80 €
Rückstellungen 2.503.954,32 €| 2.035.729,63 €
Verbindlichkeiten 1.057.398,54 €| 326.236,11 €
1.336.246,19 €| 1.308.780,45 €
Summe 5.192.005,60 €| 3.987.937,99 €

-22.785,25 €
468.224,69€| 23,00%
731.162,43 €| 224,12%
27.465,74 €

1.204.067,61 €| 30,19%

Passive Rechnungsabgrenzungsposten

Aktiva

Im Gegensatz zum Vorjahr hat sich das Anlagevermögen zum Bilanzstichtag 31.12.2019 um
ca. 28 % verringert. Diese Abnahme resultiert aus der Differenz von Zugängen zum Inventar
von nur 2.804,90 € und deutlich höheren Abschreibungen. So lagen die Abschreibungsaufwen-
dungen auf das Inventar der Beihilfekasse 2019 bei insgesamt 17.211,31 €. Davon entfielen
15.126,94 € auf Abschreibungen bei EDV-Geräten und weitere 1.978,49 € auf die Abschreibung

Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 5

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Beihilfekasse der Stadt Köln zum 31.12.2019

Geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG) der Anschaffungsjahre 2015-2019. Die hohen Ab-
schreibungswerte resultieren insbesondere aus den im Jahr 2018 bilanzierten Think Pads, die
gemäß amtlicher Afa-Tabelle über eine Nutzungsdauer von drei Jahren abgeschrieben werden.

Zum Ende des Wirtschaftsjahres 2019 waren deutlich mehr Forderungen bilanziert als im Vor-
jahr. Mit rd. 2,27 Mio. € bestanden diese überwiegend aus Forderungen gegenüber dem Land
NRW. Die Erstattung der Lehrerbeihilfen durch das Land erfolgt durch Vorauszahlung. Nach
Ablauf des Jahres wurde eine detaillierte Abrechnung der gezahlten Beihilfen und erfolgten Er-
stattungen für jeden Bereich erstellt, die zum 31.12.2019 mit einer Forderung gegenüber dem
Land abschließt. Zur Sicherstellung der Liquidität und Vermeidung von Negativzinsen wurde
diese Forderung 2019 nicht eingezogen, sondern erst in 2020 ausgeglichen.

Der Bestand an Liquiden Mitteln lag zum Bilanzstichtag mit 2.235.772,14 € leicht über dem
Vorjahreswert. Bei den Liquiden Mitteln handelt es sich um den Guthabenbestand des Girokon-
tos bei der Sparkasse KölnBonn zum Bilanzstichtag. Dieser wurde via Saldenbestätigung über-
prüft.

Die Grundsatzverfügung zu Anordnungs- und Feststellungsbefugnissen im Zahlungsverkehr
der Beihilfe- und Zusatzversorgungskasse wurde zum 01.01.2018 neu gefasst. Der Verfügung
zufolge sind Anordnungsbefugnisse, in Abhängigkeit von den anzuordnenden Beträgen, ein-
deutig geregelt. Neben der Geschäftsführung und stellvertretenden Geschäftsführung ist der
Personenkreis mit Anordnungsbefugnis bei der Beihilfekasse auf vier Personen beschränkt.
Diese sind in der Verfügung namentlich und mit Stellennummer aufgeführt. Bei einer Neubeset-
zung der benannten Stellen wird auch künftig für die Erteilung der Anordnungsbefugnis eine
Prüfung der persönlichen Eignung durch das Personal- und Verwaltungsmanagement erfolgen.

Passiva

Das Eigenkapital in Höhe von 294.406,55 € ist lediglich in Form des ausgewiesenen Jahres-
überschusses vorhanden, da es sich nicht um eine klassische Gesellschaft mit Eigenmitteln
handelt. Der Jahresüberschuss wird im darauffolgenden Jahr mit einer Umlagezahlung verrech-
net.

In der Position der Rückstellungen ist eine Erhöhung um ca. 468.000 € gegenüber dem Jahr
2018 festzustellen. Hierfür sind hauptsächlich die Rückstellungen für künftige Kassenleistungen
verantwortlich. Diese setzen sich aus den Beihilfeaufwendungen, aus Beihilfeanträgen sowie
Widerspruchs- und Klageverfahren in Höhe von insgesamt 2.362.574,92 € zusammen, die zum
Jahresende 2019 noch nicht bearbeitet und nicht ausgezahlt waren. Der Rückstellungsbetrag
schwankt jährlich teilweise erheblich. Dies lässt sich dadurch erklären, dass dieser Betrag letzt-
lich von der Anzahl der Fälle und dem Betrag des jeweiligen Antrags abhängig ist.

Für Beihilfeanträge, bei denen die Höhe des Anspruchs noch nicht festgestellt werden konnte,
wurde auf Basis von Erfahrungswerten ein Pauschalbetrag von 604,53 € je Fall angenommen.
Dieser Betrag ergibt sich aus dem Verhältnis der Ausgaben 2019 — vor Auflösung und Neubil-
dung von Rückstellungen - und der im Vorjahr tatsächlich abgerechneten Anträge:

38.872.902,69 € / 64.303 Anträge = 604,53 je Antrag.

Die Berechnung der Antragszahlen wurde vom RPA kritisch hinterfragt und angepasst. Somit
ergab sich ein um 48,32 € höhere Pauschalbetrag (vorher: 556,21 €), was eine Erhöhung der
Rückstellungen um 4.117,23 € zur Folge hatte. Das Eigenkapital verringerte sich entsprechend
um diesen Betrag.

Die Verbindlichkeiten weisen im Jahresvergleich erhebliche Schwankungen auf. So ist die Höhe
der Verbindlichkeiten von rd. 326.000 € im Jahr 2018 auf rd. 1.057.000 € zum Bilanzstichtag
2019 gestiegen. Der Betrag setzt sich zusammen aus Verbindlichkeiten aus dem Kassenge-
schäft und Sonstigen Verbindlichkeiten. Letztere lagen zum Bilanzstichtag bei rd. 712.000 € und
enthalten unter anderem Pensions- und Beihilferückstellungen, die erst in 2020 vom Personal-
und Verwaltungsmanagement für Beamtinnen und Beamte der Beihilfekasse berechnet wurden.

Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 7

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Beihilfekasse der Stadt Köln zum 31.12.2019

Während die Pensions- und Beihilferückstellungen 2019 bei rd. 575.000 € lagen, betrugen sie
im Jahr 2018 lediglich rd. 166.000 €.

4.3 Lagebericht

Aufgrund der weiterhin gestiegenen Zahl der Beihilfeanträge und erneut hoher Personalfluktu-
ation bei der Beihilfekasse musste 2019 eine erhebliche Zahl an Überstunden und Wochenend-
arbeit geleistet werden. Dennoch lag die durchschnittliche Bearbeitungszeit im Jahr 2019 bei
22 Kalendertagen und war damit trotz personeller Engpässe etwas geringer als im Vergleichs-
jahr 2018 (25 Tage).

Zum gegenwärtigen Zeitpunkt ist eine Entspannung der Situation festzustellen, da ein Teil der
vakanten Stellen in der Sachbearbeitung wieder besetzt werden konnte. Die für den Stellenplan
2020/2021 beantragten Stellen wurden zudem vom Rat der Stadt Köln genehmigt. Nicht zuletzt
aufgrund der durch COVID-19 zurückgegangenen Arztbesuche konnten die Rückstände deut-
lich reduziert werden.

Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie ist im April 2018 zudem eine Beihilfe App eingeführt
worden. Mithilfe dieser App gehen die Belege der Beihilfeberechtigten digitalisiert bei den Bei-
hilfestellen zur weiteren Bearbeitung ein. Die App wird von den Beihilfeberechtigten sehr gut
angenommen und von den Sachbearbeiterinnen überwiegend als Arbeitserleichterung wahrge-
nommen.

Das Risikomanagement ist inzwischen zu einem festen Bestandteil der Beihilfekasse geworden.
So ist etwa bei Überweisungen sichergestellt, dass das Vier-Augen-Prinzip konsequent einge-
halten wird, indem Überweisungen ohne zweite elektronische Unterschrift durch das System
blockiert werden und nicht getätigt werden können.

Für das Risikomanagement wurde eine Vollzeitstelle eingerichtet, die zum 15.02.2019 mit einer
qualifizierten Kraft nachbesetzt werden konnte. Während betragsunabhängige Prüfungen in
10 % der bearbeiteten Fälle durch die jeweiligen Vorgesetzten durchgeführt werden, nimmt das
Risikomanagement eine weiterführende Kontrolle von Vorgängen ab einer bestimmten Wert-
grenze vor. Geprüft werden die Vorgänge mitunter auch auf ihre Plausibilität in Bezug auf das
angegebene Krankheitsbild. Aufgabe der Stelle ist es derzeit auch, die durch COVID-19 beding-
ten zusätzlichen Kosten zu prognostizieren und der Kämmerei darüber Bericht zu erstatten.

5 Schlussbemerkungen

Die Prüfung des Jahresabschlusses 2019 erfolgte im Juli 2020 zum Teil in den Räumlichkeiten
der Beihilfekasse; die anschließenden Auswertungen wurden im Rechnungsprüfungsamt durch-
geführt. Dabei wurde durch die verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Beihilfe-
kasse jederzeit umfassend Auskunft erteilt. Der Zugriff des RPA auf alle prüfungsrelevanten
Unterlagen war stets gewährleistet.

6 Bestätigungsvermerk

Entsprechend dem Prüfungsergebnis hat das RPA dem Jahresabschluss der Beihilfekasse zum
31.12.2019 und dem Lagebericht für das Geschäftsjahr 2019 den folgenden Bestätigungsver-
merk erteilt:

Das Rechnungsprüfungsamt hat den Jahresabschluss (Bilanz; Gewinn- und Verlustrechnung,
Lagebericht) unter Einbeziehung der Buchführung der Beihilfekasse für das Geschäftsjahr
01.01. bis 31.12.2019 geprüft. Die Prüfung erfolgte auf der Grundlage der einschlägigen Vor-
schriften der EigVO NRW und der entsprechenden handelsrechtlichen Bestimmungen. Die Prü-
fung führte zu keinen Beanstandungen, die die Erteilung des Bestätigungsvermerkes in Frage
stellen. Der Lagebericht gibt insgesamt eine zutreffende Vorstellung von der Lage der Beihilfe-
kasse und stellt die Risiken der künftigen Entwicklung zutreffend dar.

Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln T

Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Beihilfekasse der Stadt Köln zum 31.12.2019

Nach Überzeugung des Rechnungsprüfungsamtes vermittelt der Jahresabschluss unter Beach-
tung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen ent-
sprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Beihilfekasse der Stadt Köln.
Die Entlastung des Kassenleiters der Beihilfekasse wird empfohlen.

Köln, den 30.07.2020 ») (el
2 erg

Valeska Braun Christian Pansold

Prüferin Prüfungsleiter

Hans-Jochen Hemsing 2 ee

Leiter des Rechnufgsprüfungs mtes /
UV

Ay

Rechnungsprüfungsamt der Stadt Köln 8