Ersatzbeschaffung einer Komponente zum bestehenden Data Warehouse

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
II/20/202/1 
 
Vorlagen-Nummer 
 0643/2018 
Freigabedatum 
07.03.2018  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Ersatzbeschaffung einer Komponente zum bestehenden Data Warehouse 
Beschlussorgan 
Finanzausschuss 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
 
Der Ausschuss stellt den Bedarf für die Ersatzbeschaffung einer ETL-Software-Komponente (Extrak-
tion, Transformation, Laden) für die Aufrechterhaltung des bestehenden Data Warehouses der Stadt 
Köln sowie den Abschluss eines Pflege- und Wartungsvertrages mit vierjähriger Laufzeit mit einer 
Kostenschätzung von rund 521.000 Euro netto bzw. rund 620.000 Euro brutto fest. 
 
Finanzausschuss 19.03.2018 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 23.04.2018

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen   334.000 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja        0 % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  74.000 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja        0 % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.    53.000 € 
c) bilanzielle Abschreibungen   66.800 € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung: 
 
Die Stadt Köln setzt seit dem Jahr 2000 das Data Warehouse auf der Basis der IBM Cognos-
Produkte ein. Das städtische Data Warehouse stellt ein für Analysezwecke optimiertes System dar, 
das an zentraler Stelle Informationen für einfache Abfragen bis hin zu komplexen Analysevorgängen 
bereitstellt und mit analytischen Werkzeugen die Auswertung unterstützt. Über eine Weboberfläche 
werden die Informationen bedarfsgerecht unter Berücksichtigung eines Berechtigungskonzepts den 
Nutzerinnen und Nutzern in allen Dienststellen der Verwaltung zum direkten Abruf bereitgestellt.  
 
Inhaltlich betrieben wird das städtische Data Warehouse von dem Amt für Stadtentwicklung und Sta-
tistik sowie der Kämmerei. Für den Bereich der Statistik werden umfassende Informationen aus z.B. 
den Einwohnerdaten, den Bereichen Soziales und Jugend aus unterschiedlichen Datenquellen er-
schlossen und als Basis für Analyse und Interpretation bereitgestellt. 
Die Kämmerei nutzt das Data Warehouse zur Abbildung sämtlicher finanzrelevanter Informationen 
der Stadt Köln, die Verfahren der Haushaltsplanung und der Haushaltsbewirtschaftung sowie des 
Jahresabschlusses basieren maßgeblich auf diesem System. 
 
Neben der als Ergebnis sichtbaren Analysebereitstellung für die Nutzerinnen und Nutzer werden die 
verschiedenen Werkzeuge des Data Warehouses dazu genutzt, die Daten aus den heterogenen 
Quellen und deren unterschiedlichsten Formaten zu extrahieren, aufzubereiten und in die als Basis 
für das Data Warehouse genutzte städtische Datenbank zu laden. Von dort erfolgt die weitere Aufbe-
reitung bis hin zur Visualisierung mit weiteren Werkzeugen des Data Warehouses. 
 
Für den Prozess der Datenerschließung, Datenaufbereitung und dem Laden in die Zieldatenbank 
kommt ein sogenanntes ETL-Werkzeug (Extraktion, Transformation, Laden) zum Einsatz, das bereits 
im Jahr 2000 mit den übrigen Lizenzen des Data Warehouses erworben wurde. 
Aufgrund der technischen Entwicklung speziell im Bereich der ETL-Werkzeuge hat sich die Fa. IBM 
dazu entschlossen, die Weiterentwicklung der derzeit genutzten Komponente einzustellen und bietet

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ein grundsätzlich neu entwickeltes und von der Architektur neu definiertes Nachfolgeprodukt zur Neu-
lizensierung an. 
 
Der weitere Einsatz des bisher genutzten ETL-Produktes ist aufgrund der ausgelaufenen Wartung 
und der fehlenden Weiterentwicklung nicht möglich. Der Einsatz eines alternativen Werkzeugs ist 
daher zwingend erforderlich, damit geschäftskritische Prozesse auch weiterhin mit der nötigen Be-
triebssicherheit aufrechterhalten werden können. 
 
Im Rahmen einer ersten Marktsichtung wurde recherchiert, ob es neben der Fa. IBM weitere Anbieter 
für ETL-Werkzeuge gemäß den Anforderungen der Stadt Köln gibt. Aufgrund der gewonnenen Infor-
mationen ist eine Ausschreibung des entsprechenden Produktes notwendig. Da die Produktentschei-
dung für ein ETL-Werkzeug unabhängig von dem zur Analyse und Visualisierung eingesetzte Data 
Warehouse erfolgen kann, stehen dem auch keine fachlichen Gründe entgegen. Ein Wechsel des 
Anbieters aller Data Warehouse-Komponenten kommt aus Kostengründen und des dadurch unterge-
henden Spezialwissen nicht in Betracht. 
 
Mit einem Wechsel des ETL-Werkzeugs, unabhängig zu welchem Produkt, ist eine Migration der be-
stehenden Extraktions- und Ladeprozesse verbunden. Daher besteht die Notwendigkeit, neben dem 
reinen Produkt die Inbetriebnahme des Produkts gemeinsam mit dem Amt für Informationsverarbei-
tung, eine Schulung für die ca. 12 betroffenen Personen und ein begleitendes Coaching mit in der 
Vergabe zu berücksichtigen. So wird sichergestellt, dass der gesamte Rahmen der benötigten Leis-
tungen in einer Vergabe umfasst wird. Hierzu wurde ein Beratungskontingent von 50 Beratertagen 
ohne Abnahmeverpflichtung mit in dem Ausschreibungsvolumen berücksichtigt. Die Vorgehensweise 
hinsichtlich des Coachings im Rahmen der Migration hat sich bei vorangegangenen Projekten als 
sehr wirtschaftlich und effektiv herausgestellt, da nur tatsächliche Bedarfe abgerufen werden und eine 
themenorientierte Unterstützung bei entsprechendem Bedarf möglich ist. 
 
Bestandteil der Ausschreibung und des hier ausgewiesenen Volumens ist der Abschluss eines Pfle-
ge- und Wartungsvertrages für die Dauer von 4 Jahren. Hierdurch wird die dauerhaft notwendige Be-
triebssicherheit durch den Hersteller gewährleistet und die notwendigen Updates bei Änderungen in 
der Softwareumgebung sichergestellt. 
 
Sowohl für den Bereich der Statistik als auch für den gesamten Finanzbereich ist die zuverlässige 
und dauerhafte Betriebssicherheit des ETL-Werkzeuges als auch des gesamten Data Warehouses 
von ganz erheblicher Bedeutung. Wesentliche Geschäftsprozesse beider Bereiche stellen geschäfts-
kritische Informationen für nahezu alle Bereiche der Stadtverwaltung zur Verfügung. 
Daher ist der Wechsel hin zu einem effektiven ETL-Werkzeug wichtig, das vom Hersteller dauerhaft 
im Rahmen der Softwarepflege an die sich fortentwickelnde Systemlandschaft angepasst wird.

14 06.03.2018
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Ersatzbeschaffung einer Komponente zum bestehenden Data Warehouse
Kostenschätzung: 620.000,-- EUR brutto/rd. 521.000,-- EUR netto

Sehr geehrte Frau Dr. Nehmeyer-Srocke,

gegen das Ergebnis der vorgelegten Bedarfsprüfung bestehen keine Bedenken
(142/11/01/18).

Das Rechnungsprüfungsamt teilt die Auffassung, dass die zuverlässige und dauerhafte Be-
triebssicherheit eines ETL-Werkzeuges von erheblicher Bedeutung ist.

Es ist nachvollziehbar dargestellt, dass der Einsatz eines alternativen, anbieterunabhängigen
Werkzeugs inklusive des Abschlusses eines Pflege- und Wartungsvertrages für die Dauer
von vier Jahren erforderlich ist.

Ich bitte um Vorlage des Vergabevorganges zu gegebener Zeit.

Mit freundlichen Grüßen >

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