Einführung von Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/11/111/2 
 
Vorlage-Nummer 
 4206/2018 
Freigabedatum 
 25.01.2019 
Dringlichkeitsentscheidung und Genehmigung zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Entscheidung durch die Oberbürgermeisterin und ein Ratsmitglied gemäß § 60 Absatz 1, Satz 2 GO 
NRW und Genehmigung durch den Rat. 
Betreff 
Einführung von Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit 
Bedarfsfeststellungsbeschluss zur Vergabe externer Moderationsleistungen im Rahmen des 
Leitlinienprozesses 
Gremium Datum 
Rat 14.02.2019 
 
Begründung für die Dringlichkeit: 
Das Personal- und Verwaltungsmanagement hat dem Verwaltungsvorstand im November 2018 einen 
Prozessvorschlag zur Einführung und Umsetzung der Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit in 
der gesamten Stadtverwaltung unterbreitet, dem der Verwaltungsvorstand gefolgt ist.  
Demnach soll der Prozess zur Einführung und Umsetzung der Leitlinien für Führung und Zusammen-
arbeit bereits im Januar mit dem Kick-Off durch die Oberbürgermeisterin starten und anschließend 
der Prozess auf der (Top-)Management-Ebene fortgesetzt werden. In diesem Rahmen wird bereits ab 
Februar 2019 die Inanspruchnahme externer Moderationsleistungen notwendig. Unter Berücksichti-
gung der erforderlichen Vorarbeiten und Vergabeverfahren zur Beauftragung externer Moderation 
(mittels einer Direktvergabe, einer nationalen sowie einer europaweiten Ausschreibung) ist zeitnah 
ein Bedarfsfeststellungsbeschluss erforderlich.  
Die nächste reguläre Sitzung des Rates kann daher nicht abgewartet werden. 
 
Beschluss: 
Der Rat der Stadt Köln erkennt den Bedarf für externe Moderationsleistungen im Rahmen des Einfüh-
rungsprozesses der Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit in Höhe von maximal 1.232.000 Euro 
(netto) an und beauftragt die Verwaltung, die erforderlichen Vergabeverfahren durchzuführen. 
 
Datum  Abstimmungsergebnis 
 
 Unterschrift  Unterschrift 
25.01.2019    gez. Reker  gez. Kienitz

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  1.232.000 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Begründung: 
Das Grundlagenprojekt der Verwaltungsreform „Einführung von Leitlinien für Führung und Zusam-
menarbeit“ stellt eine wesentliche Säule zur Verbesserung der Organisationskultur der Stadtverwal-
tung dar. Am 20.11.2018 hat der Verwaltungsvorstand vereinbart, dass die verabschiedeten Leitlinien 
für Führung und Zusammenarbeit im Rahmen eines Top-down-Prozesses – beginnend bei der Ober-
bürgermeisterin und den Dezernentinnen und Dezernenten – sowie eines Bottom-up-Prozesses ein-
geführt werden sollen. Von der Führung ausgerichtet bezieht der Prozess ebenso jedes Team, jede 
Führungskraft und jede einzelne Mitarbeiterin und jeden einzelnen Mitarbeiter mit ein.  
Dazu soll auf allen Teamebenen zunächst der Status quo in Bezug auf die Qualität von Führung und 
Zusammenarbeit im Team mittels eines Fragebogens (sowohl als Onlinebefragung als auch als 
Pen&Paper Variante verfügbar) erhoben werden. Anschließend folgt im Rahmen eines Team-
workshops die Auseinandersetzung mit den Ergebnissen der Befragung für das Team und die Ausei-
nandersetzung mit den Inhalten der Leitlinien. Ergebnis der Workshops werden Vereinbarungen auf 
der jeweiligen Teamebene zur Umsetzung von Maßnahmen zur Verbesserung der Führung und Zu-
sammenarbeit sein.  
Ziel ist, dass jede Führungskraft und jede Mitarbeiterin bzw. jeder Mitarbeiter die Inhalte der Leitsätze 
für Führung und Zusammenarbeit kennt. Jede Führungskraft und jedes Team hat am Ende des Ein-
führungsprozesses das eigene Verhalten am Maßstab der Leitlinien reflektiert und Maßnahmen zur 
Optimierung des Führungsverhaltens und der Zusammenarbeit im Team definiert und umgesetzt. 
Die stadtweit insgesamt rund 1.800 Teamworkshops sollen von erfahrenen – internen sowie externen 
– Moderatorinnen und Moderatoren vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet werden.  
Extern moderierte Workshops sind für alle Teams des obersten Managements (Stadtspitze und Amts-
leitungen, insgesamt 80 Teams) vorgesehen sowie für die Teams, bei denen die vorgeschaltete Be-
fragung zur Feststellung des Status quo hohen Unterstützungsbedarf erkennen lässt.  
Auf Grundlage der Erfahrungen von Unternehmen und Organisationen, die bereits vergleichbare Pro-
zesse durchlaufen haben, ist damit zu rechnen, dass ca. 15-30 % aller städtischen Teams (1.720 
ohne oberstes Management), demnach also ca. 260 bis 520 Teams, eine externe Unterstützung und

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Moderation für den vorgesehenen Prozess benötigen werden. Der tatsächliche Bedarf wird sich erst 
auf Grundlage der Erhebung des Status quo im Prozess selber beziffern lassen. 
Die Moderatorinnen und Moderatoren sollen  
 die Ergebnisse aus den Onlinebefragung mit der Führungskraft besprechen und ein Feedback 
geben, 
 die Teamworkshops mit der Führungskraft vorbereiten, 
 den Teamworkshop moderieren, 
 eine Standortbestimmung mit dem Team erarbeiten, 
 die Themen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer fixieren, 
 ggf. auf eine Priorisierung der Themen hinwirken, 
 den Prozess der Ableitung von Maßnahmen bzw. Vereinbarungen aus den Themen strukturie-
ren, 
 die Ausarbeitung eines Aktionsplans bzw. Umsetzungsplans für die abgestimmten Maßnahmen 
unterstützen, 
 das weitere Vorgehen des Teams verbindlich vereinbaren sowie 
 ein Nachgespräch mit der Führungskraft führen. 
Aufgrund der Preisgestaltung im Bereich Moderation der letzten Jahre geht die Verwaltung davon 
aus, dass für Moderatorinnen und Moderatoren, welche die nötige Qualifikation und Praxis für das 
Moderieren von Prozessen auf der Managementebene mitbringen, ein Tagessatz von 2.500 Euro 
anzunehmen ist. 
Moderatorinnen und Moderatoren für die weiteren Teamebenen werden mit einem Tagessatz von 
2.000 Euro veranschlagt. Diese müssen umfangreiche Erfahrungen im Moderieren von Konfliktge-
sprächen und ggf. auch eine Zusatzausbildung im Bereich Mediation absolviert haben. 
 
Daraus ergibt sich unter Berücksichtigung der externen Moderation auf der Ebene des oberen Mana-
gements sowie des angenommenen Bedarfs auf den restlichen Teamebenen von ca. 15-30 % fol-
gendes Kostenvolumen für externe Moderationsleistungen: 
 
Managementebene  
80 Teamworkshops à 2500 Euro 200.000 Euro 
Restliche Teamebenen  
Minimum ca. 260 Teamworkshops (15 %) à 2000 Euro 516.000 Euro 
Maximum ca. 520 Teamworkshops (30 %) à 2000 Euro 1.032.000 Euro 
 
Die Gesamtkosten für die o.g. Maßnahmen belaufen sich demnach in Abhängigkeit des tatsächlichen 
Bedarfs insgesamt auf maximal 1.232.000 Euro und verteilen sich auf den Zeitraum von 2019 bis 
Mitte 2021.  
Die erforderlichen Finanzmittel für das Jahr 2019 in Höhe von ca. 300.000 Euro werden aus dem 
Budget von I/11 zur Verfügung gestellt. Die darüber hinausgehenden Finanzmittel i.H.v. insgesamt 
932.000 Euro müssen für die Haushaltsjahre 2020/21 zusätzlich zur Verfügung gestellt werden und 
werden im Rahmen der Haushaltsplanaufstellungsverfahrens angemeldet. 
 
Die Vergabe der Moderationsleistungen für die unterschiedlichen Ebenen ist wie folgt vorgesehen: 
 
 Direktvergabe der Moderation der Workshops der Oberbürgermeisterin sowie der Dezernen-
tinnen und Dezernenten mir ihren Führungskräften (Pilotphase) an das externe Projektbera-
tungsunternehmen, 
 nationale öffentliche Ausschreibung der Moderation der Workshops der Managementebene 
(Amtsleitungen mit ihren Führungskräften), 
 europaweite Ausschreibung der Moderation der Workshops der restlichen Teamebenen mit 
hohem Unterstützungsbedarf. 
 
Das Rechnungsprüfungsamt hat den Bedarf mit Schreiben vom 21.12.2018 anerkannt.

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Anlage1: Bedarfsanerkennung des Rechnungsprüfungsamtes

14 741 12.2018
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Verwaltungsreform der Stadt Köln

Einführung der „Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit“

Einkauf von Moderationstagen für die Durchführung von Team-Workshops
Voraussichtliches Auftragsvolumen: 1.237.000 Euro netto / 1.427.030 Euro brutto
hier: Bedarfsprüfung 111/1 vom 07.12.2018 nebst E-Mail 111/1 vom 20.12.2018

Sehr geehrte Damen und Herren,
Sie haben mir vorstehend genannte Bedarfsprüfung zur Stellungnahme vorgelegt.

Das Ergebnis Ihrer Bedarfsprüfung ist grundsätzlich nachvollziehbar und wird von mir unter
Berücksichtigung Ihrer E-Mail vom 20.12.2018 anerkannt.

Das voraussichtliche Auftragsvolumen beläuft sich nach Ihren Angaben auf 1.237.000 Euro
netto was unter Berücksichtigung eines Umsatzsteuersatzes von 19 % einem Bruttobetrag
von 1.427.030 Euro entspricht.

Wie ich Ihren in den Stadtvorstand eingebrachten Unterlagen in der Angelegenheit entneh-
men kann, sind im Rahmen des Projektes Folgekosten zu erwarten. Die weiteren diesbezüg-
lichen Bedarfe legen Sie mir bitte ebenfalls zur Stellungnahme vor.

Das Aktenzeichen des Rechnungsprüfungsamtes lautet: 141/29/42/18.
Mit freundlichen Grüßen