Einführung der digitalen Wohngeldakte

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
V/56/560 
V/56/560/2 
Vorlagen-Nummer  28.10.2019 
 3691/2019 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Soziales und Senioren 31.10.2019 
 
Einführung der digitalen Wohngeldakte 
 
 
 
Das Amt für Wohnungswesen informiert über nachfolgende wichtige Änderung im Bereich „Wohn-
geld“. 
 
Im Rahmen der Verwaltungsreform der Stadt Köln wird im Amt für Wohnungswesen im Bereich 
„Wohngeld“ ab Mitte November die Papierakte durch eine digitale Aktenführung ersetzt. Damit wird 
der erste Schritt zu einer digitalisierten Bearbeitung abgeschlossen.  
Eine besondere technische Herausforderung war die Funktionalität der Schnittstellen zwischen dem 
Fachverfahren „CZ Wohngeld“, das bei der Stadt Bonn betrieben wird und dem Daten-Management-
System „DMS“ der Stadt Köln. Durch eine enge Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Ämtern 
konnte die Einführung der „e-Akte Wohngeld“ nunmehr für Mitte November 2019 gesichert werden.  
Ab diesem Zeitpunkt wird die Zentrale-Scan-Stelle der Stadt Köln alle Posteingänge für den Wohn-
geldbereich digitalisieren. Die Zuordnung zu den jeweiligen Akten kann schneller erfolgen. Fundierte 
Auskünfte zum Verfahrensstand sind daher früher möglich. Zudem besteht ein großer Vorteil in der 
automatisierten Übernahme der monatlichen Rechenlaufergebnissen. Die durch den Landesbetrieb 
Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT NRW)  erstellten Bescheide werden unmittelbar 
importiert und den Akten zugeführt; zeitraubendes Abheften entfällt. 
Auch die Antragstellerinnen und Antragsteller werden von der Einführung der digitalen Wohngeldakte 
profitieren. Durch die digitale Aktenführung verändern sich grundlegend die bisherigen Arbeitsabläufe. 
Dies wird sich positiv auf die Dauer der Bearbeitung auswirken.  
 
Über die zum 01.01.2020 geplante Änderung des Wohngeldgesetzes werde ich nach abschließender 
Entscheidung des Bundesrates (09.11.2019) noch gesondert berichten. 
 
Gez. Dr. Rau