Evaluationsbericht zum vereinfachten Ersatzbeschaffungsverfahren von Rettungsdienstfahrzeugen durch die Festlegung von Nutzungsdauern

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/37/372 
 
Vorlagen-Nummer 03.03.2020 
 0688/2020 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Gesundheitsausschuss 10.03.2020 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 16.03.2020 
Rechnungsprüfungsausschuss 24.03.2020 
 
Evaluationsbericht zum vereinfachten Ersatzbeschaffungsverfahren von 
Rettungsdienstfahrzeugen durch die Festlegung von Nutzungsdauern 
Die Verwaltung hatte im Jahr 2017 in Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsa mt erstmalig das 
Verfahren bei der Ersatzbeschaffung von Rettungsdienstfahrzeugen dahingehend vereinfacht, dass 
sich Ersatzbeschaffungen an einer pauschalen Nutzungsdauer (bei Rettungsdienstfahrzeugen an 
einer Nutzungsdauer von 6 Jahren) orientieren. Die bis dahin praktizierte fahrzeugbezogene Einzel-
bedarfsprüfung wird seit diesem Zeitpunkt für die Rettungsdienstfahrzeuge nicht mehr durchgeführt. 
In Abhängigkeit von den Wertgrenzen werden gemäß Zuständigkeitsordnung die Bedarfsfestste l-
lungsbeschlüsse weiterhin den zuständigen Fachausschüssen bzw. dem Rat vorgelegt.  
Mit der Mitteilung 3453/2016 hatte die Verwaltung über die Vereinfachung des Ersatzbeschaffung s-
verfahrens berichtet und positive Effekte durch das geänderte Verfahren in Aussicht gestellt.  
Der Rechnungsprüfungsausschuss hatte die Verwaltung beauftragt, eine Evaluation zum vereinfach-
ten Ersatzbeschaffungsverfahren von Rettungsdienstfahrzeugen durchzuführen und den Rechnungs-
prüfungsausschuss mit einer Mitteilung hierüber zu unterrichten. 
Nach dem vereinfachten Verfahren wurden bislang die folgenden Beschaffungsvorgänge in drei ge-
bündelten Ausschreibungspaketen durchgeführt  
 2017-0001-37-1 Beschaffung von 50 Rettungswagen im Jahr 2018 
 2017-0027-37-2 Beschaffung von 11 Notarzteinsatzfahrzeugen im Jahr 2018 
 2018-0044-37-4 Beschaffung von 10 Rettungswagen im Jahr 2019 
 
 
Positive Effekte bei der Anwendung des vereinfachten Ersatzbeschaffungsverfahrens 
Die Beschaffung von 71 Rettungsdienstfahrzeugen (Rettungswagen und Notarzteinsatzfahrzeuge) 
konnte mit nur drei Ausschreibungsverfahren realisiert werden. Hierdurch ergab sich ein reduzierter 
Verwaltungsaufwand sowohl für die technische Abteilung (technischer Beschaffungsbereich und 
technischer Service) und das Vergabemanagement innerhalb der Berufsfeuerwehr als auch für die 
übrigen an der Beschaffung beteiligten städtischen Stellen. 
Die Typenvielfalt an Rettungsdienstfahrzeugen konnte nachhaltig reduziert werden, was für die Ein-
führung einer standardisierten Fahrzeugrotation (Poolbewirtschaftung) unerlässlich ist. Weiterhin wird 
durch einheitliche Rettungsdienstfahrzeuge sowohl die Einweisung der Nutzer in die Fahrzeuge e r-
leichtert als auch die Handlungs- u. Bedienungssicherheit der Nutzer gefördert und somit insgesamt 
die Qualität und Sicherheit im Kölner Rettungsdienst erhöht.

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Bei den drei Ausschreibungsverfahren erhielt die Stadt Köln auf den jeweiligen Fahrzeugeinzelpreis 
bezogen günstigere Angebotspreise als bei Kleinserienbeschaffungen, da die Hersteller ihre Ko n-
struktionsaufwände auf die gesamte Fahrzeugcharge verteilen konnten und die Produktion bei einer 
großen Anzahl gleicher Fahrzeuge vereinfacht wurde. 
Die prognostizierte Reduzierung der Werkstattaufenthalte, bedingt durch eine signifikante Absenkung 
des Durchschnittsalters der Rettungsdienstfahrzeuge (von durchschnittlich 7 Jahren im Jahr 2017 auf 
aktuell durchschnittlich rd. 2 Jahre), ist erkennbar, aber zum gegenwärtigen Zeitpunkt statistisch noch 
nicht valide auswertbar. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die jährliche Ausfallquote (lag zum Ende 
des Kalenderjahres 2019 bei rund 10,7 %) neben den allgemeinen Reparaturen auch die unfallb e-
dingten Ausfälle bei einem seit 2016 angestiegenen Fahrzeugbestand (bei Rettungswagen um 39 % 
und bei Notarzteinsatzfahrzeugen um 36 %) beinhaltet und erfahrungsgemäß in den ersten Monaten 
nach Indienststellung neuer Fahrzeuge Mängel auftreten, welche durch Werkstattaufenthalte im 
Rahmen der Gewährleistung beseitigt werden. 
Aufgrund der noch geringen Fahrzeugalter der Rettungsdienstfahrzeuge und der erfahrungsgemäß 
mit zunehmenden Fahrzeugalter ansteigenden Fehlerhäufigkeit und Reparaturbedürftigkeit kann noch 
keine Bewertung zu den Einsparpotentialen zum Laufzeitende der jeweiligen Fahrzeuge erfolgen. 
 
 
 
Verbesserungspotentiale bei der Anwendung des vereinfachten Ersatzbeschaffungsverfahrens  
1) Die Beschaffungsmaßnahme 2017-0001-37-1 mit insgesamt 50 Rettungswagen (28 Ersatzbe-
schaffungen und 22 Fahrzeugneubeschaffungen zur Umsetzung des Rettungsdienstplan) hat 
zu Kapazitätsengpässen in der technischen Abteilung sowohl bei der Fahrzeugabnahme und 
Güteprüfung als auch bei den der Indienststellung der Fahrzeuge vorbereitenden Maßnahmen 
im technischen Servicebereich (Inventarisierung, Bestückung etc.) geführt, so dass einerseits 
ein externer Dienstleister für die Fahrzeugab nahmen und Güteprüfungen beauftragt werden 
musste und sich andererseits sowohl die Indienststellung der Neufahrzeuge über den Se r-
vicebereich als auch der Verkauf der Altfahrzeuge verzögerte. Die Aufgabenerfüllung durch 
den externen Dienstleister hat aufgrund der nicht ausreichenden Erfahrung bei der Abnahme 
von Fahrzeugen für die Stadt Köln Schnittstellenprobleme hervorgerufen und Aufwände verur-
sacht, welche durch die technische Fachabteilung wieder kompensiert wurden. Die Fachkom-
petenz beispielsweise der f euerwehreigenen Kfz-Werkstatt ist von maßgeblichem Vorteil bei 
der abschließenden Güteprüfung. Dieses Fachwissen ist in der Regel bei einem externen 
Dienstleister nicht vorhanden. Sowohl die Personalausstattung als auch die Prozesse im 
technischen Serviceb ereich sind für derartige Auslastungsspitzen (Inbetriebnahme von 50 
Fahrzeugen) nicht ausgelegt. Des Weiteren führt die Beschaffung einer derart großen Fah r-
zeugcharge mittelfristig im Bereich der Rettungsdienstfahrzeuge zu einer unausgeglichen Al-
terung des  Fahrzeugfuhrparks. Rückstände bei der Fahrzeugersatz - und Fahrzeugneube-
schaffung betreffen im Bereich der Rettungsdienstfahrzeuge insbesondere Sonderrettung s-
fahrzeuge z.B. für den Baby -Transport, den Transport psychisch erkrankter Personen sowie 
den Transport von Schwergewichtigen. Durch die Verzögerungen bei der Beschaffung mü s-
sen die betroffenen Sonderrettungsfahrzeuge länger in Betrieb gehalten werden und die Aus-
fallzeiten steigen. Derzeit wird die Anmietung eines Fahrzeugs vorbereitet, um den kontinuier-
lichen Betrieb des Rettungswagens für Intensivtransporte bis zur Indienststellung der Ersatz-
beschaffung gewährleisten zu können. 
 
Maßnahme: Ziel ist daher, die regelhafte Neubeschaffung von einem Drittel des Fahrzeugbe-
standes aller Rettungsdienstfahrzeuge einschließlich Sonderrettungsfahrzeuge in einem fest-
gelegten Turnus von 2 Jahren, so dass bei einer Nutzungsdauer von 6 Jahren einerseits ein 
annähernd gleichbleibendes durchschnittliches Alter des Fahrzeugbestandes gewährleistet 
und somit einer Überalterung des Fahrzeugparks vorgebeugt und andererseits Auslastungs-
spitzen mit den vorgenannt beschriebenen Problemen vermieden werden. Um eine Angle i-
chung der Chargen und einen Einstieg in das optimierte Verfahren zu erreichen, sind in der 
Übergangsphase geringfügige Verlängerungen und Verkürzungen der festgelegten Nutzungs-

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dauer von 6 Jahren bei Rettungsdienstfahrzeugen erforderlich. Der Abschluss von Rahmenlie-
ferverträgen z.B. über eine Vertragsdauer von zwei Jahre kann zu einer weiteren Aufwandsre-
duzierung und gleichzeitiger Zunahme der Planbarkeit und Optimierung der innerbetrieblichen 
Prozesse beitragen. Zur Gewährleistung der Fahrzeugersatzbeschaffungen zum Zeitpunkt der 
festgelegten Nutzungsdauern einschließlich der Fahrzeuginbetriebnahmen und Verkauf der 
Altfahrzeuge ist eine auskömmliche Personalausstattung im technischen Beschaffungsbereich 
dringend erforderlich.  
 
2) Die Gewährleistung einer gleichmäßigen Auslastung aller Rettungsdienstfahrzeuge erfordert 
eine Optimierung der bisherigen Betriebsprozesse in der Art und Weise, dass alle Standard-
rettungsdienstfahrzeuge (mit Ausnahme von Sonderrettungsdienstfahrzeugen) in einem Fahr-
zeugpool ohne feste Standortzuordnung verwaltet werden. Hierzu ist es zunächst erforderlich, 
dass neue organisatorische Regelungen z.B. bei der Fahrzeugdesinfektion oder der Überfüh-
rung und Übernahme von Fahrzeugen erarbeitet und in einer Verfahrensanweisung verbin d-
lich eingeführt werden. Die Poolvorhaltung wird gegenwärtig mit positivem Effekt u.a. bei der 
Angleichung von Fahrzeugabnutzungen und Fahrleistungen erprobt. 
 
Maßnahme: Ziel ist die vollständige Poolbewirtschaftung aller Standard -Rettungsdienst-
fahrzeuge bis zum Ende des 3.Quartal 2020.  
 
 
gez. Dr. Keller