Beantwortung der mündlichen Anfrage betreffend "Messenger-Dienst als städtisches Kommunikationsmittel"

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/12 
 
Vorlagen-Nummer 02.03.2020 
 0602/2020 
Beantwortung einer mündlichen Anfrage aus einer früheren Si tzung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation 09.03.2020 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 16.03.2020 
 
Mündliche Anfrage aus der Sitzung des AVR am 02.12.2019 betreffend TOP 7.1 "Messenger-
Dienst als städtisches Kommunikationsmittel" - AVR/0049/2019 
 
In der Sitzung des Ausschusses Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales am 
02.12.2019 hat MdR Herr Hegenbarth eine mündliche Anfrage gestellt, bitte siehe den beigefügten Aus-
zug aus dem Entwurf der Niederschrift. 
MdR Hegenbarth bittet um Mitteilung eines Sachstandes zur Nutzung von Messenger-Diensten wie bei-
spielsweise whatsapp für interne sowie externe städtische Kommunikation. Anlass seiner Anfrage sei ein 
Presseartikel. Die Datenschutzkonformität halte er insbesondere dadurch, dass die Daten der Nutzerin-
nen und Nutzer auf internationalen Servern abgelegt würden, für fraglich.  
 
Hierzu nimmt die Verwaltung wie folgt Stellung.  
 
Antwort der Verwaltung: 
 
Der Instant-Messenger „WhatsApp“ wurde bei der Stadt Köln nicht in Betrieb genommen und damit zur 
Nutzung freigegeben und es ist keine Inbetriebnahme geplant.  
 
Gem. EU-DSGVO würde bei Einsatz dieses Produktes ein Datenschutzverstoß vorliegen, wenn Daten 
ohne Zustimmung der Betroffenen an externe Dritte weitergegeben werden und ggf. dort gespeichert 
werden. Bereits durch die individuelle Aktivierung des Messengers auf entsprechenden Endgeräten tritt 
der Umstand der Datenweitergabe ohne Zustimmung durch die Benutzenden ein. Cloud-Dienste unterlie-
gen nach dem derzeitigen Stand der Technik grundsätzlich einem hohen datenschutzrechtlichen und IT-
sicherheitstechnischen Risiko. Eine Speicherung von Daten in Cloud-Umgebungen, die außerhalb des 
Geltungsbereichs der EU-DSGVO betrieben werden ist ebenfalls unter datenschutzrechtlichen Gesichts-
punkten nicht zulässig. Neben diesen datenschutzrechtlichen Aspekten würde eine Inbetriebnahme aber 
auch lizenzrechtlichen Bestimmungen zuwiderlaufen, da die AGBen eine nicht-private Nutzung untersa-
gen, es sei denn diese wurde explizit vom Hersteller genehmigt. Eine solche Genehmigung wäre (auch 
mit Blick auf die fehlende Datenschutzkonformität) nicht anzustreben. Die Problematik trifft im Übrigen in 
gleicher Weise auch auf viele andere Instant-Messaging-Lösungen zu. 
 
Für die Stadt ist festzuhalten, dass der Bedarf an einer  Instant-Messaging-Lösung als zusätzlichem 
Kommunikationskanal stetig wächst und die klassische E-Mail-Kommunikation im innerbehördlichen Kon-
text nicht mehr ausreichend ist. Eine einzusetzende Lösung muss dabei Compliance -Aspekten, IT-
betrieblichen Anforderungen und natürlich auch repräsentativen funktionalen Anforderungen der A nwen-
denden genügen.  
 
Der konkrete Bedarf nach einer solchen Lösung wird aktuell auch durch Verwaltungsreformprojekte ver-
stärkt, die die Verbesserung von Kommunikationsprozessen zum Ziel haben. So läuft z. B. seit dem letz-

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ten Jahr im Bereich des städtischen Amtes für Feuerschutz, Rettungsdienst und Bevölkerungsschutz (mit 
Unterstützung durch das Amt für Informationsverarbeitung) die Erprobung einer Messaging-Lösung. A uch 
die städtischen Außendienste sollen perspektivisch mit einer Messaging-Lösung versorgt werden. 
  
Im Bereich der Kölner Schulen wird mit „KiKS“ (Kommunikation in Kölner Schulen) bereits eine mobile 
App im Produktivbetrieb eingesetzt, die die klassische analoge Kommunikation und Information ersetzen 
soll und neben dem Informationsmodul im zweiten Projektschritt auch ein Kommunikationsmodul anbieten 
wird. Seit Einführung in 5/2019 wurden bereits 50 Schulen versorgt und 10.200 Geräte angebunden. Bis 
zum Jahreswechsel sind darüber mehr als 1,2 Mio. Zugriffe erfolgt.  
 
Im Amt für Informationsverarbeitung wird derzeit ergänzend eine open-source-basierende Messaging-
Lösung für die Echtzeit-Kommunikation im Kontext von Projekten erprobt.  
 
Insgesamt sollen die verschiedenen Aktivitäten auch Erkenntnisse dazu liefern, ob die Verwaltung mit nur 
einem Produkt versorgt werden kann, oder ob es zwangsläufig auch eine Koexistenz mehrerer Produkte 
geben muss, um allen relevanten Anforderungen zu genügen. 
 
 
gez. Dr. Keller

Geschäftsführung  
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und 
Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 
Frau Schacknat 
Telefon:  (0221) 221 25001  
Fax       :  (0221) 221 26565 
E-Mail:  Melina.Schacknat@STADT-KOELN.DE 
Datum: 06.12.2019 
Auszug 
aus dem Entwurf der Niederschrift der Sitzung des Ausschusses 
Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / 
Internationales vom 02.12.2019 
öffentlich 
7.1 Mündliche Anfrage betreffend "Messenger-Dienst als städtisches 
Kommunikationsmittel" 
 
MdR Hegenbarth bittet um Mitteilung ei nes Sachstandes zur Nutzung von Messen-
ger-Diensten wie beispielsweise whatsapp für interne sowie externe städtische 
Kommunikation. Anlass seiner Anfrage sei ein Presseartikel. Die Datenschutzkon-
formität halte er insbesondere dadurch, dass die Daten der Nut zerinnen und Nutzer 
auf internationalen Servern abgelegt würden, für fraglich. 
Herr Stadtdirektor Dr. Keller teilt mit, dass die Nutzung von whatsapp oder anderen 
Messenger-Diensten als städtisches Kommunikationsmedium nicht zugelassen sei. 
Die Einführung  eines datenschutzkonformen Messenger -Dienstes sei in Bereichen, 
in denen ein entsprechender Bedarf bestehe, jedoch beabsichtigt. Als Beispiel nennt 
Herr Stadtdirektor Dr. Keller die Feuerwehr. Dort werde beispielsweise zur Koordina-
tion und zur Abstimmung der Dienstpläne ein großer Bedarf gesehen. Man sei der-
zeit dabei, dies zu pilotieren. An dem Pilotprojekt nehmen derzeit 30 Mitarbeiterinnen 
und Mitarbeiter teil. Eine gesamtstädtische Ausweitung sei denkbar. Herr Stadtdirek-
tor Dr. Keller sichert eine schr iftliche Aufarbeitung in Form einer Mitteilung für die 
kommende Sitzung des AVR zu.