Inventur von Möbeln und Computern an städtischen Schulen; Anfrage der FDP-Fraktion AN/0726/2018

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 11.12.2017 
Konzept zur 
Inventur & 
Anlagenbuchhaltung 
  für Schulen in städtischer Trägerschaft

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 11.12.2017 
I. Teil Inventur an den Kölner Schulen  .......................................................................................... 2 
1. Inventurvoraussetzungen und Inventurzeitraum  ...................................................................... 3 
2. Inventurdurchführung  ................................................................................................................... 6 
2.1. Art und Form der körperlichen Bestandsaufnahme  ................................................................. 6 
2.2. Besonderheiten bei der körperlichen Bestandsaufnahme  ...................................................... 9 
2.2.1. Eigentumsverhältnisse  ............................................................................................................. 9 
2.2.2. Fachräume  ................................................................................................................................. 9 
2.2.3. Unterstützung der Inventurteams in den Schulen  ............................................................. 10 
2.2.4. Schulsozialarbeit (Kostenstelle S200040900)  .................................................................... 11 
2.3. Inventurnacharbeiten  .................................................................................................................. 12 
3. Inventurvorbereitung und unterjährige Buchungen  ............................................................... 17 
3.1. Inventurvorbereitung  ................................................................................................................... 17 
3.2. Unterjährige Buchungen und Prüfungen der Anlagebestände  ............................................ 18 
4. Personalressourcen  .................................................................................................................... 21 
II. Teil Inventarordnung und Zuständigkeitsregelung z ur Inventarisierung an den Kölner 
Schulen  ......................................................................................................................................... 22 
1. Allgemeines  ................................................................................................................................. 23 
2. Geltungsbereich  .......................................................................................................................... 23 
3. Anlagevermögen  ......................................................................................................................... 23 
4. Melde- und Kontierungspflicht bei Inventaränderung en  ....................................................... 24 
4.1. Zuständigkeiten  ........................................................................................................................... 25 
Kontierungspflicht  ....................................................................................................................... 25 
4.2. Verfahrensweise bei Inventarveränderungen  ......................................................................... 26 
4.2.1. Erläuterungen zum Formular  ................................................................................................ 26 
5. Inventarverzeichnis für mobile Ausstattung  ............................................................................ 28 
5.1. Zuständigkeit  ............................................................................................................................... 28 
5.2. Inhalt der Inventardatei .............................................................................................................. 28

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   2 
I. Teil Inventur an den Kölner Schulen 
Nach § 95 Absatz 1 Satz 1 GO und § 37 GemHVO NRW ist die Gemeinde verpflichtet zum 
Schluss eines jeden Haushaltsjahres den Jahresabschluss aufzustellen. Gemäß § 95 Absatz 
1 Satz 3 GO ist die Bilanz neben der Ergebnis- und Finanzrechnung Bestandteil des Jahres- 
abschlusses. Die Bilanz zeigt zu einem Stichtag die Gegenüberstellung von Vermögen und 
Schulden. Die Darstellung von Vermögen und Schulden bedingt eine vorangehende aktuelle 
Bestandsaufnahme. Diese wird durch eine nach ordnungsgemäßer Rechnungslegung erfol- 
gende Inventur garantiert. 
Grundsätzlich ergeben sich die gesetzlichen Grundlagen für die Inventur aus § 91 GO und 
den Bestimmungen des 4. Abschnitts der GemHVO.  
Mit der Verfügung „Änderung des Inventurverfahrens zum Stichtag 31.12.2011 – Vorgelager- 
te Inventur im rollierenden System und Einsatz von Barcodescanner“ vom 20.10.2011 von 20 
wurde für die Stadt Köln geregelt, dass alle Dienststellen im „drei-Jahres-Rhythmus“ eine 
körperliche Inventur gemäß § 28 GemHVO durchführen müssen. Zugleich wurde ein Bar- 
codeverfahren eingeführt, bei dem die Vermögensgegenstände im Rahmen der Erstinventur 
mit Barcodes etikettiert werden. Bei den Folgeinventuren sollten die Bestandsaufnahmen 
dann nur noch mit Barcodescannern durchgeführt werden. 
Seit Einführung des NKF zum 01.01.2008 konnte von 40 an den Schulen keine Inventur 
durchgeführt werden. Dies lag an der Größenordnung des Inventurbereichs mit 261 Schulen 
unterschiedlicher Form, an den personellen Kapazitäten bei 40 (lange Stellenvakanzen) und 
an den besonderen Voraussetzungen an den Schulen vor Ort. In den unterschiedlichen 
Schulformen befinden sich sehr viele und sehr unterschiedliche Vermögensgegenstände der 
Betriebs- und Geschäftsausstattung. So gibt es z. B. in einigen Schulen Fachräume für 
Chemie- oder Physikunterricht, in denen zahlreiche Unterrichtsinstrumente vorhanden sind, 
die eine fachfremde Person i.d.R. nicht benennen und somit nicht inventarisieren kann. Seit 
Einführung des NKF zum 01.01.2008 wurden zudem zahlreiche Vermögensgegenstände in 
SAP FI-AA in Bewertungseinheiten erfasst. So wurden z. B. die Anschaffungs- und Herstel- 
lungskosten von kompletten Ausstattungen einzelner Fachräume auf nur einem Stammsatz 
zusammen aktiviert. In anderen Fällen wurden die Anschaffungs- und Herstellungskosten 
von Sammelrechnungen auf einem Stammsatz aktiviert. Einzelerfassungen von Vermögens- 
gegenständen in SAP FI-AA wurden nur in Einzelfällen vorgenommen. Dies hat zur Folge, 
dass nicht mehr nachvollzogen werden kann, welche Vermögensgegenstände konkret auf 
welchem Anlagenstammsatz aktiviert sind. Die Durchführung einer Erstinventur durch eine 
Erstverklebung von Barcode-Etiketten und anschließenden Folgeinventuren mit Hilfe von 
Barcode-Scannern entsprechend den städtischen Vorgaben ist daher insoweit nicht möglich. 
Um die Personal- und Zeitkapazitäten für die Durchführung einer ordnungsgemäßen Inventur 
ermitteln zu können, wurde im Zeitraum 11/2014 bis 06/2015 zunächst an sieben Modell- 
schulen eine vollständige Inventur durchgeführt. Hierbei wurde jeweils eine Inventur an je- 
weils einer Schule je Schulform (Berufskollegs, Gymnasium, Grund-, Haupt-, Real-, Förder- 
und Gesamtschule) vorgenommen. Die körperliche Bestandsaufnahme  erfolgte im Zeitraum 
11/2014-03/2015. Die Bestandsaufnahme erfolgte über Blanko-Inventarerfassungslisten, 
mittels derer je Kostenstelle und Raum die festgestellten Anlagegüter gezählt wurden. Die 
aus den ermittelten Inventurdaten resultierenden SAP-Korrekturen  wurden bis 06/2015

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durchgeführt. Hierbei wurden überwiegend Verschrottungen durchgeführt. Nachaktivierun- 
gen und geschäftsübergreifende Umbuchungen wurden nicht abschließend in SAP FI-AA 
gebucht. 
Anhand der Erkenntnisse aus diesem Pilotprojekt wurde am 24.11.2015 ein Inventurkonzept 
erstellt. Die überarbeitete Form wurde um ein Bestandskonzept ergänzt und mit Stand 
06.09.2016 als verwaltungsinterne Arbeitsgrundlage allen Beteiligten des Amtes für Schul- 
entwicklung, der Kämmerei und des Amtes für Personal, Organisation und Innovation zur 
Verfügung gestellt. Auch das Rechnungsprüfungsamt erhielt diesen Arbeitsentwurf zur 
Kenntnis. 
Auf dieser Basis wurden seit Januar 2017 in verschiedenen Arbeitskreisen zwischen 40 und 
20 sowie 40 und 11 die fachspezifischen Aspekte zur Anlagenbuchhaltung, Inventarisierung 
und erforderlichen Ressourcen erörtert und ein praxisorientierter Inventurprozess erarbeitet, 
der die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die schulspezifischen Besonderheiten einbe- 
zieht. Außerdem wurden die Inventurrahmenbedingungen mit Fokus auf einen kosteneffi- 
zienten und dennoch fachlich-versierten Personaleinsatz erarbeitet. 
Die Regelungen, die teilweise von den gesamtstädtischen Inventurrahmenbedingungen ab- 
weichen, werden in diesem Konzept zur Inventur und Anlagenbuchhaltung der städtischen 
Schulen dargelegt. Zunächst werden jeweils die im Rahmen des Pilotprojektes festgestellten 
Besonderheiten des Inventurbereiches „Schule“ kurz erläutert und anschließend die erzielten 
Lösungen dokumentiert. 
1. Inventurvoraussetzungen und Inventurzeitraum 
Insbesondere der große Inventurumfang stellt erhöhte Anforderungen an die Durchfüh- 
rung einer Inventur. Derzeit befinden sich261Schulen verschiedener Schulformen (z. B. 
Gymnasien, Realschulen, Grundschulen, Berufskollegs) in städtischer Trägerschaft, die 
sich auf neun Stadtbezirke verteilen. 
Das Anlagevermögen der Kölner Schulen umfasst aktuell rd. 556.000 Vermögensge- 
genstände. Die Bilanzsumme des schulischen Anlagevermögens  beträgt aktuell ins- 
gesamt 54.825.114,37 € (Restbuchwert, Stand 08.08.2016). 1
Mit der Verfügung „Verzicht auf die Erfassung der Geringfügigen Wirtschaftsgüter 
(GWG) in der Anlagenbuchhaltung“ von 200 vom 29.08.2017 wurde festgelegt, dass ge- 
ringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) ab dem 01.01.2018 nicht mehr im städtischen Anla- 
gevermögen erfasst werden.  
Bei den Bestandsaufnahmen werden daher lediglich die zu inventarisierenden Vermö- 
gensgegenstände entsprechend der Neuregelung ab dem 01.01.2018 berücksichtigt. 
Gesamtstädtisch ist die Inventur gemäß Inventurleitfaden in einem Drei-Jahres- 
Rhythmus durchzuführen. Die Inventur beinhaltet einerseits die körperliche Bestands- 
aufnahme vor Ort und andererseits die daraus resultierenden SAP-Korrekturen (z. B. 
1Basis für die auch im Folgenden (vgl. Ziffer 2.1.1 und Kapitel 2.4) genannten Daten ist SAP FI-AA. 
Aufgrund der bisher nicht durchgeführten körperlichen Bestandsaufnahme können die Daten deutlich 
von dem tatsächlichen Bestand abweichen.

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Abgänge durch Verschrottungen, Nachaktivierungen und geschäftsbereichsübergreifen- 
de Umbuchungen). 
Eine Vielzahl von Vermögensgegenständen sind in der Vergangenheit als sogenannte 
Bewertungseinheit (BeWe) mit der Mengenangabe „1“ in der Anlagenbuchhaltung be- 
rücksichtigt worden. Die Bewertungseinheit „Mensa“ kann daher beispielsweise ca. 100 
Tische und 500 Stühle oder eine Bewertungseinheit „Fachraum“ ca. 500 verschiedene 
Vermögensgegenstände beinhalten. Eine Dokumentation über die zu den jeweiligen 
Bewertungseinheiten zugehörigen Vermögensgegenstände gibt es nicht. Es ist daher 
nicht mehr nachzuvollziehen, welche Vermögensgegenstände konkret auf einem 
Stammsatz aktiviert wurden und welche Vermögensgegenstände zu welchen Anlagen- 
nummern gehören. Um dem Grundsatz der Einzelerfassung gerecht zu werden, müssen 
die Bewertungseinheiten nach erfolgter Erstinventur aufgelöst und die Vermögensge- 
genstände auf Grundlage der Inventurergebnisse einzeln aktiviert werden. Für die Inven- 
turnacharbeiten der Erstinventuren bedeutet dies einen erheblichen zusätzlichen Ar- 
beitsaufwand. 
Der zeitlich ermittelte Aufwand im Rahmen des Pilotprojektes verdeutlicht, dass die kör- 
perliche Bestandsaufnahme 25,62% und die nachfolgenden SAP-Korrekturmaßnahmen 
(Abgleich SAP, Bewertung, Nacherfassung, Löschung, Anforderung von relevanten Un- 
terlagen, Rückfragen etc.) 74,38% des Gesamtinventuraufwands betragen. Hierbei wur- 
den seinerzeit die Korrekturen der Bewertungseinheiten in SAP FI-AA noch nicht voll- 
ständig berücksichtigt.  
Für die Bestandsaufnahme der sieben Schulen vor Ort waren zwei Mitarbeiter bei 
400/62 insgesamt 7.415 Minuten (123,58 Std./15,84 Arbeitstage) gebunden. 
Der umfangreiche SAP-Abgleich erforderte nochmals 21.525 Minuten (358,75 Std./ 
46  Arbeitstage). Die Durchführung der körperlichen Bestandsaufnahme in den größeren 
Schulen (Gymnasium, Berufskolleg) war ausnahmslos nur mit Unterstützung der Auszu- 
bildenden möglich. 
Als problematisch stellte sich innerhalb des Pilotprojektes auch die Wahl des Inventur- 
zeitraums heraus. Gem. der aktuellen, städtischen Inventurrichtlinie ist eine abschlie- 
ßende Bestandsaufnahme im vorverlagerten Zeitraum  (01.10.-31.12.) zum Bilanzstich- 
tag durchzuführen. 
In den Ferienzeiten ist der Großteil des nichtpädagogischen Personals nicht anwesend. 
Auch die Fachlehrer, welche die Fachrauminventur begleiten könnten, um fachspezifi- 
sche Gegenstände zu identifizieren, befinden sich nicht in der Schule. Somit empfiehlt 
sich für die Inventurmaßnahmen lediglich der Zeitraum außerhalb der Herbst- und den 
Weihnachtsferien (rd. 10 Wochen). 
Nach den dargestellten städtischen Inventurvorgaben (Drei-Jahres-Rhythmus) müsste 
innerhalb dieser 10 Wochen die körperliche Bestandsaufnahme an insgesamt 87 Schu- 
len pro Jahr durchgeführt werden. 
Die Umsetzung ließe sich nur durch eine erhebliche Zusetzung temporärer Kräfte in Hö- 
he von ca. 15,41 Stellen bewältigen, wie im Inventurkonzept mit Stand 15.11.16 darge- 
stellt. Zudem würden diese temporären Kräfte einen erheblichen Schulungsbedarf erfor-

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   5 
dern, der weitere Ressourcen bindet. Hinzu wäre bei einer befristeten Einstellung mit 
Personalgewinnungsschwierigkeiten zu rechnen. 
Dieser Problematik kann durch eine Reduzierung des Inventurumfangs und einer 
Ausweitung des Inventurzeitraums entgegengewirkt werden. 
Eine Reduzierung des Inventurumfangs durch die Anwendung von Bewertungsvereinfa- 
chungsverfahren gemäß §34 GemHVO wurde gemeinsam mit 20 geprüft. Zur Anwen- 
dung des Festwertverfahrens oder der Gruppenbewertung liegen die gesetzlichen Vo- 
raussetzungen nicht vor. 
Auch wenn gesamtstädtisch die Inventur im Drei-Jahres-Intervall durchzuführen ist, ver- 
pflichtet § 28 Abs. 1 S.3 GemHVO NRW lediglich alle fünf Jahre zu einer Bestandsauf- 
nahme. Der Inventurumfang je Haushaltsjahr kann bei Ausschöpfung des maximalen 
Zeitrahmens von 5 Jahren somit von 87 Schulen auf 52,2 Schulen reduziert werden. 
Die insgesamt 261 Schulen sind auf neun Stadtbezirke unterteilt. Es ist beabsichtigt, die 
Inventurfelder so zu wählen, dass i.d.R. nicht mehr als zwei Bezirke zu einem Inventur- 
stichtag einzubeziehen sind, da dies in organisatorischer und zeitlicher Hinsicht vorteil- 
haft ist.  
Im Pilotprojekt stellte sich heraus, dass der Zeitaufwand einer Inventur je nach Schul- 
form differiert. Daher sind die Bezirke so zusammenzufassen, dass sich der Zeitaufwand 
für die Gesamtinventur gleichmäßig auf die Inventurjahre aufteilt. 
Bezirk Zeitaufwand 
4+5 46.235 
2+9 50.435 
7+8 44.800 
3+6 40.675 
1+ Campus Süd & Deutz 45.410 
Des Weiteren ermöglicht § 241 Abs. 3 HGB neben der vorgelagerten Inventur in der Zeit 
vom 01.10.e.J.bis 31.12.e.J. in begründeten Fällen auch eine nachgelagerte Inventur im 
Zeitraum 01.01.e.J. bis zum 28.02.e.J.  
Ziel ist, eine Gesamtlösung für die Inventur an den städtischen Schulen mit einem 
effektiven und kosteneffizienten Personaleinsatz realisieren zu können. Jede 
Schule stellt ein eigenes Inventurfeld dar, so dass es je Inventurstichtag rd. 52 
eindeutig abzugrenzende Inventurfelder gibt. Innerhalb der Inventurplanung wird 
festgelegt, welche Inventurfelder im vorgelagerten und welche im nachgelagerten 
Zeitraum inventarisiert werden. Insgesamt werden die jeweiligen Bestandsauf- 
nahmen in den einzelnen Inventurfeldern in dem gesetzlichen Fünfjahres-Turnus 
durchgeführt.

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2. Inventurdurchführung 
Grundsätzlich nimmt das Inventurkonzept zunächst Bezug auf die Erstinventur, mit der 
zum Stichtag 31.12.2017 begonnen wird. Um die Erstinventur durchführen zu können, 
müssen in 2017 zunächst personelle Ressourcen bereitgestellt werden.  
Das Inventurpersonal wird organisatorisch in die Gruppe 400/62 (Anlagenrechnung und 
Inventarisierung) integriert. Damit wird die Inventur an den städtischen Schulen zentral 
durch 400/62 koordiniert und gesteuert. So ist es möglich, ein Team mit inventur- und 
schulspezifischem Know-how aufzubauen. Weitere Ausführungen zu den Personalres- 
sourcen erfolgen in Kapitel 4. 
Je Schule besteht ein Inventurteam immer aus zwei Mitarbeitern. Auch wenn die Inven- 
tur durch das (nicht-)pädagogische Personal in Schule unterstützt wird, ist zur Gewähr- 
leistung des „Vier-Augen-Prinzips“ ein Inventurteam bestehend aus zwei festen Mitarbei- 
tern notwendig.  
Da die Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen sowie die Personalgewinnung 
und Einarbeitung von neuen Mitarbeitern bis Ende 2017 andauern wird, kann zum 
31.12.2017 die vorgesehene Erstinventur noch nicht an allen 52 Schulen erfolgen. Da 
dennoch zeitnah mit der gesetzlich vorgeschriebenen Bestandsaufnahme begonnen 
werden soll, ist beabsichtigt ab dem 01.01.2018 im Rahmen von nachgelagerten Inven- 
turen zunächst die Bestandsaufnahmen am Campus Deutz und Süd (zehn Berufskol- 
legs) durchzuführen.  
Mit den hieraus gewonnenen Erfahrungen aus der Praxis und den gesetzten fachlichen 
Kenntnissen der neuen Mitarbeiter/innen von 40 wird in den vier folgenden Jahren 
(2018-2021) dann jeweils an einem Fünftel der verbleibenden Schulen die Erstinventur 
möglich sein.  
In 2022 (6. Jahr ab Stichtag 2017) wird dann an den verbleibenden noch nicht inventari- 
sierten aktuell rd. 42 Schulen die Erstinventur durchgeführt. Ebenfalls in 2022 finden am 
Campus Deutz und Campus Süd die Folgeinventuren statt. So wird innerhalb der ein- 
zelnen Inventurfelder der gesetzlich festgelegte Fünf-Jahres-Rhythmus sichergestellt. 
Die im Folgenden dargestellten Verfahrensweisen werden für die Folgeinventuren zu 
modifizieren sein. Zu einzelnen Aspekten kann bereits ein Ausblick auf die Vorgehens- 
weise bei wiederkehrenden Inventuren gegeben werden. 
Außerdem ist bei der Bestimmung eines Prozesses für die Bestandsaufnahme auch 
immer die Auswirkung auf die anschließenden Inventurnacharbeiten, z. B. die Korrektu- 
ren der Bewertungseinheiten in SAP FI-AA zu beachten. 
2.1. Art und Form der körperlichen Bestandsaufnahme  
Das Pilotprojekt zeigte die immense Anzahl an Vermögensgütern, die sich sowohl in den 
Klassen- als auch in den Fachräumen befinden. Insgesamt wurden an den sieben Mo- 
dellschulen 27.110 Vermögensgüter erfasst.

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Um einen effektiven Inventurprozess zu garantieren, sollte für die Bestandsaufnahme - 
soweit rechtlich möglich ein standardisiertes Verfahren sowohl für die Form als auch für 
die Art der Erfassung festgelegt werden. 
Zunächst ist auf die Art der Erfassung  einzugehen. Grundsätzlich gilt der Grundsatz 
der Einzelerfassung von Vermögensgegenständen. In Schulen sind von einigen Vermö- 
gensgegenständen jedoch erhebliche Mengen vorhanden, die in ihren Anschaffungs- 
und Herstellungskosten nur unwesentlich voneinander abweichen. Dies trifft z. B. auf 
Drucker oder Monitore zu. Für die Darstellung des Altbestandes im Anlagevermögen 
sollte aus wirtschaftlichen Erwägungen heraus, die exakte Bestimmung des Anschaf- 
fungszeitpunktes und –wertes vernachlässigt werden. 
Da aufgrund der beschriebenen Bewertungseinheiten zudem nicht mehr nachvollzogen 
werden kann, welcher Vermögensgegenstand auf welchem Anlagenstammsatz aktiviert 
ist, ist ein konkreter Abgleich der Bestandsaufnahmen mit dem aktivierten Anlagever- 
mögen in SAP FI-AA aktuell nicht möglich.  
Für diese gleichartigen Vermögensgegenstände  werden daher im Rahmen der Be- 
standsaufnahme der Erstinventuren standardisierte Zählungen pro Kostenstelle/ Schule 
vorgenommen, bei denen die Aktivierungsjahre oder Unterschiede, wie z. B. „Drucker 
HP“ und „Drucker Fujitsu“ oder „Monitor Philips Pro Vitako“ und „Monitor lyama Prolite“ 
nicht beachtet werden.  
Bei den anschließenden Inventurnacharbeiten erfolgt dann die Aktivierung je standardi- 
sierter Vermögensgegenstandsart pro Kostenstelle/ Schule auf einem Stammsatz. Für 
zukünftige Neubeschaffungen (unabhängig von der Inventur) werden entsprechend den 
buchhalterischen Vorgaben neue Anlagennummern vergeben, auf denen die Anschaf- 
fungs- und Herstellungskosten einzeln aktiviert werden.  
Für Verschrottungen nach der Erstinventur sind zunächst die Anlagegüter in Abgang zu 
bringen, deren Aktivierungsdatum am weitesten in der Vergangenheit liegt. Dies ermög- 
licht eine Arbeitserleichterung bei den Bestandsaufnahmen und bei den anschließenden 
Inventurnacharbeiten.  
Nach Beurteilung der an Schulen befindlichen Vermögensgüter ist eine Standardisierung 
für gleichartige Vermögensgegenstände, wie bspw. PC, Monitor oder Drucker, vorgese- 
hen. 
Ab dem 01.01.2018 werden GWG  nicht mehr in der Anlagenbuchhaltung erfasst. Hier- 
durch werden verschiedene schultypische Anlagegüter, wie Schüler-/ Lehrertische oder 
Schüler-/ Lehrerstühle, bei der Inventur nicht mehr zu zählen sein, da es sich i.d.R. um 
GWG handelt.  
Für alle anderenVermögensgegenstände  erfolgen die Zählungen einzeln. 
Weiterhin ist zu definieren, welche Form für die Dokumentation  der Bestandsaufnah- 
me am praktikabelsten ist. Grundsätzlich werden bei der Stadt Köln die Bestandsauf- 
nahmen bei den Erstinventuren durch die Erstverklebung von Barcode-Etiketten vorge- 
nommen. Hierbei werden alle Anlagennummern des Anlagenbestandes als Etiketten 
ausgedruckt und auf die Vermögensgegenstände geklebt. Für die Anlagennummer, der 
im Anschluss an die Erstverklebung übrig gebliebenen Barcode- Etiketten werden Ab- 
gänge durch Verschrottung gebucht. Für die Vermögensgegenstände, für die kein Bar- 
code- Etikett bei der Bestandsaufnahme vorhanden war, werden Nachaktivierungen ge- 
bucht.

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Das Anlagevermögen an den Kölner Schulen ist in großen Teilen in Bewertungseinhei- 
ten in SAP FI-AA aktiviert. Es kann daher nicht mehr nachvollzogen werden, welcher 
Vermögensgegenstand auf welchem Anlagenstammsatz aktiviert ist. So ist eine Erstver- 
klebung von Barcode- Etiketten aktuell nicht möglich.  
Zur Erstinventur werden daher Strichlisten mit einheitlich festgelegten Kriterien erstellt, 
die jeweils für jedes Inventurfeld (je Schule, d.h. Kostenstelle) ausgedruckt werden. Ge- 
genstände, die erfahrungsgemäß an jeder Schule zu finden sind, werden standardisiert 
in die Strichliste übernommen. Hierbei handelt es sich um PCs, Drucker, Monitore oder 
Tafeln. Zudem werden je Schule eindeutig in SAP FI-AA identifizierbare, als Einzelver- 
mögensgut erfasste Anlagen in die Strichliste aufgenommen. GWG werden bei der Zäh- 
lung gemäß der Neuregelung nicht mehr berücksichtigt. Hinter den aufgeführten Gegen- 
ständen wird ein Feld eingefügt, in dem durch Striche die gezählte Menge zu dokumen- 
tieren ist. 
Zudem werden zahlreiche Freizeilen ergänzt, um auch bisher nicht einzeln in SAP FI-AA 
aktivierte Vermögensgegenstände bei der Bestandsaufnahme ergänzen zu können. 2 Da 
vorgesehen ist, die Inventur durch einen gleichbleibenden Personalstamm durchzufüh- 
ren, ist die Grundlage für eine einheitliche Verwendung der Strichlisten gegeben.  
In späteren Folgeinventuren kann dann nach den durchgeführten Inventurnacharbeiten 
(Korrekturen der Daten in SAP FI-AA) der Erstinventur und der weiteren unterjährigen 
ordnungsgemäßen Buchführung der Anlagebestand aus SAP-FI-AA als Grundlage für 
die Strichlisten je Schule verwendet werden. Um auch die Voraussetzung für eine 
rechtskonforme Buchführung zu schaffen, sind sowohl inhaltliche Vorgaben zu definie- 
ren (Kapitel 3) als auch zusätzliche personelle Ressourcen erforderlich (Kapitel 4).  
Eine Erstverklebung von Barcode- Etiketten in der Erstinventur ist aufgrund der be- 
schriebenen Bewertungseinheiten in SAP FI-AA nicht möglich. Zudem werden die stan- 
dardisierten Vermögensgegenstände (PCs, Monitore, Drucker etc.) nicht beklebt, da die 
Notwendigkeit der Zuordnung einzelner Vermögensgegenstände zu konkreten Anlagen- 
nummern für den Altbestand nicht vorgenommen wird. Auch gibt es Anlagegüter, die 
aufgrund ihrer Beschaffenheit nicht beklebt werden (z.B. Turnmatten oder Musikinstru- 
mente). Würde man dann einzeln aktivierte Vermögensgegenstände noch bekleben, wä- 
re eine Einheitlichkeit nicht mehr gegeben.  
Bei Anlagegütern, die zu etikettieren wären, müssten zudem unterjährig bei Beschaffun- 
gen die Anbringung der Barcodeetiketten garantiert werden. Aufgrund einer Vielzahl an 
Beteiligten (Schulsekretär/innen, Verwaltung bei 40, Schulsachbearbeiter bei 02 und 
(Fach-) Lehrer) würde die Barcode-Etikettierung der 261 Schulen demnach zu einem 
unwirtschaftlichem Aufwand führen.  
Darüber hinaus kann nicht sichergestellt werden, dass Barcode-Etiketten auf den Ver- 
mögensgegenständen verbleiben. Diese könnten durch Personen, denen der Zweck der 
Barcode- Etiketten nicht bekannt ist, entfernt werden. 
Entgegen der Grundsatzverfügung „Änderung des Inventurverfahrens zum Stichtag 
31.12.2011 – Vorgelagerte Inventur im rollierenden System und Einsatz von Bar- 
2 Ein Muster der Strichliste befindet sich in der Anlage 3 zu diesem Konzept.

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   9 
codescannern“ von 20 v. 20.10.2011 erfolgen daher in den Schulen weder bei den 
Erstinventuren, noch in den Folgeinventuren Barcode-Etikettierungen. 
2.2. Besonderheiten bei der körperlichen Bestandsaufnahme 
Im Rahmen des Pilotprojektes zeigten sich Schwierigkeiten bei der wirtschaftlichen Zu- 
ordnung der einzelnen Vermögensgegenstände und der Identifikation diverser Anlage- 
güter in den Fachräumen. 
2.2.1. Eigentumsverhältnisse 
Die Feststellung der Eigentumsverhältnisse stellte im Pilotprojekt eine Herausforderung 
dar. Vereinzelte Anlagegüter befinden sich im Privateigentum der Lehrer, sind geleast 
oder gehören einem Förderverein (Leihgabe).  
Gegenstände, die sich nicht im wirtschaftlichen Eigentum der Stadt befinden, sind nicht 
aufzunehmen. Im Pilotprojekt war eine entsprechende Kennzeichnung i.d.R. nicht vor- 
handen.  
In den der Inventur vorausgehenden Informationen an die Schulen wird darauf aufmerk- 
sam gemacht, dass privates Eigentum gesondert zu kennzeichnen ist. Auf die Kenn- 
zeichnungspflicht werden die Schulen mittels E-Mails über die Schulsachbearbeiter und 
auf Informationsveranstaltungen in der Inventurplanungsphase hingewiesen. Auch ein 
Inventurleitfaden für die städtischen Schulen enthält diese Information.  
2.2.2. Fachräume 
Die Begehung der Fachräume (Chemie, Physik oder Biologie) ergab eine Vielzahl für 
den Laien nicht identifizierbarer, einzelner Vermögensgegenstände.  
Der Grundsatz der Klarheit (GoI) verlangt, dass die einzelnen Vermögenspositionen 
durch eindeutige Bezeichnungen genau zu definieren und somit von anderen Positionen 
abzugrenzen sind. Die geforderte eindeutige Bezeichnung bzw. Identifikation aller Posi- 
tionen kann wiederum nur bei ausreichender Sachkunde gewährleistet werden.  
Die Verwaltungsmitarbeiter im Pilotprojekt von 400/62 verfügten nicht über das erforder- 
liche fachspezifische Wissen, um die verschiedenartigen Vermögensgüter der schuli- 
schen Fachbereiche (Naturwissenschaften, Sport, EDV) zu identifizieren und zu bewer- 
ten.  
Die Bilanzposition „Fachraum“ hat einen erheblichen Einfluss auf das schulische Anla- 
gevermögen, da die vorhandenen Gegenstände aktuell eine Bilanzsumme in Höhe von 
rd. 16.570.000 € 3 bilden und damit ca. 30,22 % des schulischen Anlagevermögens aus- 
machen. In diesem Hinblick ist der Fachrauminventur eine besondere Bedeutung bei- 
zumessen und stellt einen erheblichen Aspekt bei der Konzeption des Inventurverfah- 
rens dar. 
3 Vgl. Fußnote 1

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   10 
Daher ist bezüglich der Einführung einer Inventur der Fokus auch darauf zu legen, Stel-
len einzurichten, die aufgrund von Bewertung und Aufgabenkonstellation Mitarbeiter mo-
tivieren, mittelfristig die Tätigkeit auszuüben. Auf diese Weise kann das Team über 
Schulungen und Erfahrungen erforderliches Fachwissen erwerben, um eine Inventur in 
der vorgesehenen Zeit und kompetent vorzunehmen. 
Ergänzend werden den Inventurteams Kameras zur Verfügung gestellt, mit denen sie 
Vermögensgegenstände, deren Bezeichnung und Zweckbestimmung zum Zeitpunkt der 
Bestandsaufnahme nicht eindeutig zu bestimmen sind, fotografiert werden können. 
Gleichzeitig vermerken die Inventurteams den Gegenstand so konkret beschreibend wie 
möglich in der vorgenannten Strichliste. Da auf der Kamera sowohl das Datum als auch 
die Uhrzeit des Fotos dokumentiert werden, lässt sich dieses später dem Inventurfeld 
(=Schule/Kostenstelle) und damit der Strichliste zuordnen. Bei den Inventurnacharbeiten 
kann dann eine konkretere Analyse zur Identifikation des Gegenstands erfolgen. 
Dennoch ist es für eine sachgerechte, zeitnahe Erstinventur der Fachräume unvermeid-
bar, dass diese von fachlich versierten Personen (Fachlehrer) begleitet wird. Auf die 
rechtlichen Grundlagen zur Unterstützung der Inventurteams wird daher im folgenden 
Kapitel 2.2.3. Bezug genommen. 
2.2.3. Unterstützung der Inventurteams in den Schulen 
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit der Unterstützung für die Inventurteams durch das 
nicht-pädagogische Personal (Schulsekretäre und -sekretärinnen sowie Hausmeister 
und Hausmeisterinnen) in den Schulen, dem die örtlichen Gegebenheiten und Spezifika 
bekannt sind. Durch die dort vorhandenen Ortskenntnisse und die kurzen Wegezeiten 
kann die Inventur somit in einem kürzeren Zeitraum und flexibler gestaltet werden (unter 
Berücksichtigung der schulspezifischen Termine). Sofern im Zeitraum der Inventur den 
Schulen personelle Einschränkungen entstehen würden, könnten diese ggfls. durch den 
Einsatz von Schulverwaltungsassistenten ausgeglichen werden.4
Um in der Erstinventur die Identifikation differierender Vermögensgüter in den Fachräu-
men bewältigen zu können, ist eine Begleitung durch (Fach-) lehrer unvermeidbar. Die-
ser Unterstützungsbedarf wird voraussichtlich bei weiteren Inventuren abnehmen, da 
das Inventurpersonal durch die wiederkehrende Inventarisierung der jeweiligen Schul-
formen über Erfahrungswerte verfügen wird und fachliches Know-how erwirbt. 
Die örtliche Nähe der Sekretärinnen bzw. Sekretäre und die alltäglichen Kontakte zwi-
schen pädagogischem und nichtpädagogischem Personal können zur Erstinventur die 
Bereitschaft der Fachlehrer und -lehrerinnen erhöhen, die Inventurteams temporär und 
zeitnah zu unterstützen.  
Auch durch die rechtlichen Bestimmungen ergibt sich eine gewisse Verpflichtung 
der Schulleitung die Erstinventur zu unterstützen . Auf die entsprechenden Gesetze 
soll im Folgenden noch einmal kurz eingegangen werden.5
4Vgl. Inventurkonzept, Stand 6.9.16, Kapitel 3.3 
5Vgl. Inventurkonzept, Stand 6.9.16, Kaptel 3.2 und 3.3

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   11 
Gem. § 20 Absatz 9 Satz 1 Allgemeine Dienstordnung (ADO) NRW „…arbeitet [die 
Schulleitung] mit dem Schulträger in äußeren Schulangelegenheiten eng und vertrau-
ensvoll zusammen und stellt diesem die zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen In-
formationen zur Verfügung. […] In äußeren Angelegenheiten sind die Anordnungen des 
Schulträgers für die Schulleiterin oder den Schulleiter verbindlich (§ 59 Absatz 11 
SchulG).“ (§20 Abs. 9 S. 3 ADO NRW). 
Gem. Kommentar zur ADO NRW (4. Auflage) Pkt. 9.2 und 9.4 umfassen die äußeren 
Angelegenheiten u.a. die Unterhaltung des Schulgebäudes, der Schulanlagen und Ein-
richtungen sowie die Anschaffung und Verwaltung der Lehr- und Lernmittel (vgl. Pkt. 9.2 
Abs. 1 S. 4 und Pkt. 9.4 Abs. 2 S. 2 Kommentar zur ADO NRW). 
„Anders formuliert gehört hierzu insbesondere die Sicherung und laufende Unterhaltung 
des Schulgebäudes und der dazu gehörenden Anlagen […], die Verwaltung der im Ei-
gentum des Schulträgers stehenden Lehrmittel und sonstigen Ausstattungsgegenstände 
in der Schule, […]“ (Pkt.9.4 Abs. 3 S.1 Kommentar zur ADO NRW) . 
„Daraus, dass die Anordnungen des Schulträgers in den genannten Angelegenheiten für 
die Schulleiterin bzw. den Schulleiter verbindlich sind, ergibt sich - obwohl die Schullei-
tungen im Landesdienst stehen - eine entsprechende Weisungsbefugnis der Schulver-
waltung des Schulträgers .“ (Pkt. 9.4 Abs. 4 S.1 Kommentar zur ADO NRW).
Auch wenn die Durchführung und Begleitung von Inventurarbeiten lt. einer Mittei-
lung des Ministeriums für Schule und Weiterbildung des Landes NRW daher nicht 
zu den Aufgaben der Lehrkräfte gehört, besteht somit eine Verantwortung des 
Schulleiters und eine Auskunftspflicht gegenüber dem Schulträger . Unter Pkt. 9.2 
Abs. 1 S. 2 des Kommentars zur ADO NRW (4. Auflage) ist vermerkt, dass eine enge 
Zusammenarbeit zwischen dem Schulträger und der Schulleitung unerlässlich ist. 
Aus den vorgenannten rechtlichen Rahmenbedingungen lässt sich eine Verantwortung 
der Schulleitung zur Unterstützung der körperlichen Bestandsaufnahme in Schule mit 
der Möglichkeit zur Delegation ableiten. 
2.2.4. Schulsozialarbeit (Kostenstelle S200040900) 
Auf der Kostenstelle S200040900 werden alle investiven Vermögensgüter erfasst, die 
für die Schulsozialarbeit beschafft werden. Diese Vermögensgüter verteilen sich auf das 
Stadthaus Deutz und Räume in den Schulen selbst. 
Im Rahmen der Inventur in der Verwaltung des Amtes für Schulentwicklung wurden die 
Büros der Schulsozialarbeit im Stadthaus Deutz bereits inventarisiert. Die inventarisier-
ten Vermögensgüter wurden durch die Ergänzung des Standortes unter der Anlagenbe-
zeichnung in SAP FI-AA im Textfeld „Bezeichnung 2“ kenntlich gemacht. 
Bei Durchführung der körperlichen Bestandsaufnahmen in den Schulen werden auch die 
Räume der Sozialarbeiter/innen zu inventarisieren sein. Hierfür wird ebenfalls eine stan-
dardisierte Strichliste verwendet.  
Bei den vorgefundenen Anlagen ist unter der “Bezeichnung 2“ in SAP FI-AA die Schule 
zu erfassen. Nachdem die Bestandsaufnahme aller Schulen abgeschlossen ist, sind

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   12 
auch die Vermögensgüter der Schulsozialarbeiter vollständig inventarisiert. Anlagegüter 
die nach Abschluss der Erstinventuren keiner Schule zugeordnet werden konnten, sind 
zum Stichtag 2022 schließlich durch Verschrottungen in Abgang zu bringen. 
2.3. Inventurnacharbeiten 
Die Inventurnacharbeiten beginnen zeitversetzt zur körperlichen Bestandsaufnahme, 
sobald die ersten Schulen abschließend inventarisiert wurden und sind bis zum Bu- 
chungsschluss für das betroffene Haushaltsjahr abzuschließen. Im Pilotprojekt summier- 
te sich der Aufwand für die Inventurnacharbeiten an den sieben Modellschulen jeweils 
einer Schulform auf durchschnittlich 21.525 Minuten. 
Auch in Hinsicht darauf, dass der Jahresabschluss für 2016 bereits im Juni 2017 bu- 
chungstechnisch abgeschlossen wurde und ein vermutlich noch kürzerer Zeitrahmen für 
die Folgejahre erwartet wird, ist ein zeiteffizientes Verfahren für die Abgänge durch Ver- 
schrottung und die Nachaktivierungen zu definieren. Im Rahmen der Inventurnacharbei- 
ten werden je Schule (=je Kostenstelle) die in SAP FI-AA einzeln erfassten Anlagegüter 
(mit Ausnahme von GWGs) mit der entsprechenden Strichliste abgeglichen. Daraufhin 
werden Abgänge durch (Teil-) Verschrottungen für die nicht gezählten, aber in SAP FI- 
AA einzeln aktivierten Vermögensgegenstände oder Nachaktivierungen für die gezähl- 
ten, aber nicht einzeln im Anlagevermögen erfassten Vermögensgegenstände gebucht. 
Aufgrund der in Punkt 1. beschriebenen Inventurvoraussetzungen ist die Zuordnung der 
Vermögensgegenstände zu den zutreffenden Anlagennummern in SAP FI-AA nicht 
möglich. Daher werden Unterstellungen hingenommen. Im Rahmen der weiteren unter- 
jährigen ordnungsgemäßen Buchführung erfolgt dann eine sukzessive Annäherung der 
Darstellung in SAP FI-AA an den zutreffenden Anlagenbestand. 
Bewertungseinheiten werden im Rahmen der Nacharbeiten zur Erstinventur zum 
31.12.2017 durch Verschrottungen in Abgang gebracht. Die Abgänge durch Verschrot- 
tung, die zusätzlich aufgrund des Wegfalls der Erfassung von GWG zum 31.12.2017 
notwendig werden, werden mit der Unterstützung von 400/62 zentral bei 20 gebucht. 
Im Zusammenhang mit den Nachaktivierungen ist die Recherche des jeweils originären 
Aktivierungsdatums und der ursprünglichen Anschaffungs- und Herstellungskosten nicht 
zumutbar und unwirtschaftlich. Die Angaben verbergen sich entweder in den Bewer- 
tungseinheiten und sind nicht mehr klar zuordenbar oder es handelt sich um Vermö- 
gensgegenstände, die länger als 10 Jahre alt sind und deren Rechnung nicht mehr auf- 
findbar ist. Daher müssen hierfür qualifizierte Schätzungen vorgenommen werden. Die- 
se Ungenauigkeiten werden hingenommen, da eine andere Möglichkeit praktisch nicht 
besteht. Im Rahmen der weiteren unterjährigen ordnungsgemäßen Buchführung erfolgt 
dann eine sukzessive Annäherung der Darstellung in SAP FI-AA an den zutreffenden 
Anlagenbestand. 
Eine Schätzung der Aktivierungsdaten wird lediglich für ältere, nachzuaktivierende Ver- 
mögensgegenstände erforderlich sein, da Neubeschaffungen in jüngster Vergangenheit 
durch 40- Schulbau und -betreuung bzw. durch 40- Schulservice-IT erfolgen und einzeln 
in SAP FI-AA erfasst werden. Ist eine Nachaktivierung älterer Vermögensgegenstände 
erforderlich und das jeweilige Aktivierungsdatum nicht mehr nachzuvollziehen, werden

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   13 
hierfür zur Schätzung die Aktivierungsdaten entsprechender Bewertungseinheiten zur 
Orientierung verwendet.  
Beispiel: 
In einer Schule werden bei der Bestandsaufnahme 50 Monitore gezählt. Diese sind of- 
fensichtlich bereits mehrere Jahre dort im Bestand, die Aktivierungsdaten sind nicht 
mehr nachzuvollziehen und sie sind nicht auf einem einzelnen Stammsatz in SAP FI-AA 
aktiviert. Es befindet sich im Anlagebestand dieser Grundschule aber eine Bewertungs- 
einheit „Monitore“ mit dem Aktivierungsdatum 01.01.2003.  
Da seit dem 01.01.2003 keine weiteren Beschaffungen für Monitore mehr gemeldet 
wurden oder anhand von Rechnungen nachvollziehbar sind, wird für die Nachaktivierung 
der 50 Monitore der 01.01.2003 als Aktivierungsdatum zu Grunde gelegt. 
Gleichermaßen werden bezüglich der Anschaffungs- und Herstellungskosten Schätz- 
werte zu Grunde gelegt. Diese werden mit Hilfe eines Abgleichs mit vergleichbaren 
Vermögensgegenständen aus den jeweiligen Aktivierungsjahren in anderen Schulen 
ermittelt (SAP FI-AA/ Rechnungen). Für die Vermögensgegenstände, die zur Eröff- 
nungsbilanz vollständig abgeschrieben waren, werden aus wirtschaftlichen Gründen 
Nachaktivierungen mit Anschaffungs- und Herstellungskosten in Höhe eines Erinne- 
rungswertes zu 1,00 € gebucht.  
Zu den verschiedenen Inventurfeldern (Schulen) werden die Inventurunterlagen (Voll- 
ständigkeitserklärung und Inventurcheckliste) und die unterschriebenen Buchungsbele- 
ge für die Abgänge durch Verschrottung (falls Buchung durch 200/1 erfolgen soll) und 
die Nachaktivierungen in Form von Scans per Mail an 200/1 gesendet. Ergänzend zu 
den gescannten Dokumenten müssen 200/1 die Belege zusätzlich als Excel-Dateien per 
Email zur Verfügung gestellt werden. Nachaktivierungen werden grundsätzlich bei 200/1 
gebucht. Auch die Stammsätze hierfür werden nur von 200/1 angelegt. Die Buchung der 
Abgänge durch Verschrottung kann je nach Dateigröße mit 20 durch das (halbautomati- 
sche) Einspielen der Dateien in SAP FI-AA per Fast-Input erfolgen (in Abstimmung mit 
200/1). Die Buchungen würden für diese Fälle bei 20 zentral im Rahmen der Jahresab- 
schlussarbeiten vorgenommen. Nach Buchung der Belege sendet die Kämmerei die ge- 
buchten Buchungsbelege an 40 zurück. Die Buchungsdokumente sind dann bei 40 zu 
prüfen und den Inventurunterlagen der jeweiligen Inventurfelder (Schulen) zuzuordnen.  
Im Anschluss an die Inventurnacharbeiten und den daraus folgenden Korrekturen in 
SAP FI-AA kann für die Schulen auf Nachfrage eine umfassende Inventarliste gefertigt 
werden, die den jeweiligen Schulen zur Fortführung eines optionalen umfänglichen In- 
ventarverzeichnisses zur Verfügung gestellt werden kann. 
2.3.1 Auswirkungen der Inventurnacharbeiten auf den Anlagenspiegel und die 
Ergebnisrechnung 
Bei den Inventurnacharbeiten werden für die Auflösung der „Bewertungseinheiten“ Ab- 
gänge durch Verschrottung und Nachaktivierungen in voraussichtlich erheblicher Menge 
gebucht. Tatsächlich handelt es sich inhaltlich aber um Umbuchungen, deren Buchung 
aufgrund der im Konzept beschriebenen Schwierigkeiten bezüglich der Zuordnung ein- 
zelner Vermögensgegenstände praktisch nicht möglich ist. Dies ist bei der Erstellung der

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   14 
Anlagenspiegel der jeweiligen Haushaltsjahre zu berücksichtigen. Bei 400/62 werden in 
den jeweiligen Haushaltsjahren Abgänge und Zugänge von Anschaffungs- und Herstel- 
lungskosten (AHK) dargestellt, bei denen es sich inhaltlich tatsächlich um Umbuchungen 
handelt. 
Zudem sind die „Bewertungseinheiten“, die durch Verschrottungen in Abgang gebracht 
werden, in Anlagenklassen erfasst, deren Nutzungsdauer zum Stichtag der jeweiligen 
Inventur teilweise noch nicht abgelaufen ist. Daher werden durch die Abgänge durch 
Verschrottung Aufwendungen auf dem Konto 543400 „Verluste aus Abgang von immate- 
riellen Vermögensgegenständen und Vermögensgegenständen des Sachanlagevermö- 
gens (FI-AA)“ gebucht, die nicht ausschließlich mit dem Abgang von Vermögensgegen- 
ständen nach § 43 Abs. 3 GemHVO NRW in Verbindung stehen. Inhaltlich zutreffend 
entsteht dieser Aufwand nur für die Vermögensgegenständen der Bewertungseinheiten, 
die tatsächlich nicht mehr auffindbar sind (und für die bei den Inventurnacharbeiten kei- 
ne Nachaktivierung gebucht wird). Zudem werden ebenfalls Aufwendungen auf dem 
Konto 543400 bei den „regulären“ Abgängen durch Verschrottung von einzelnen Ver- 
mögensgegenständen gebucht. Eine Abgrenzung, bei welchen Anlagegütern konkret ein 
inhaltlich zutreffender Aufwand und bei welchen ein Aufwand aus den eigentlichen “Um- 
buchungen“ auf dem Konto 543400 gebucht wird, ist aufgrund der fehlenden Informatio- 
nen aus den „Bewertungseinheiten“ nicht möglich. 
Die Verrechnung aller Aufwendungen mit der Allgemeinen Rücklage ist jedoch inhaltlich 
nicht zutreffend.  
Für die bei den Bestandsaufnahmen gezählten Vermögensgegenstände, die nicht ein- 
zeln ins SAP FI-AA erfasst sind, werden Nachaktivierungen gebucht. Dies können Ver- 
mögensgegenstände sein, die ursprünglich in den „Bewertungseinheiten“ enthalten oder 
die bisher noch gar nicht im Anlagevermögen erfasst waren.  
Durch die Nachaktivierungen werden Ertragsbuchungen auf dem Konto 458150 „Erträge 
aus Nachaktivierung (FI-AA)“ in Höhe der jeweiligen Restbuchwerte zum 01.01.20xx des 
betroffenen Haushaltsjahres Menge ausgelöst. Inhaltlich zutreffend sind diese Ertrags- 
buchungen tatsächlich jedoch nur für die Nachaktivierungen, deren Vermögensgegen- 
stände bei der Inventur weder in den Bewertungseinheiten, noch einzeln in SAP FI-AA 
aktiviert waren. Nicht zutreffend sind die Ertragsbuchungen bei den Nachaktivierungen, 
die anstelle der eigentlichen Umbuchungen der Bewertungseinheiten auf einzelne 
Stammsätze gebucht werden. 
Eine Abgrenzung, bei welchen Vermögensgegenständen ein Ertrag inhaltlich zutreffend 
gebucht wird und bei welchen nicht, ist aufgrund der fehlenden Informationen aus den 
„Bewertungseinheiten“ jedoch nicht möglich. 
Folgende Vorgehensweisen wird in Bezug auf die Inventurnacharbeiten bei 40 einheit- 
lich für die Haushaltsjahre 2017-2022 (Haushaltsjahre mit Erstinventuren an Kölner 
Schulen) festgelegt: 
Anlagenspiegel:

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   15 
Nach Durchführung der Korrekturen im Rahmen der Inventurnacharbeiten wird ein 
wertmäßiger Abgleich der gebuchten Abgänge durch Verschrottung und Zugänge durch 
Nachaktivierung je Inventurjahr für die Anschaffungs- und Herstellungskosten erfolgen. 
Alle Inventurbuchungen müssen daher zwingend mit dem einheitlichen Buchungstext 
„Inventur Schule, Stichtag 20xx“ gebucht werden, so dass die Belegnummern auswert- 
bar sind.  
Bis zur betragsmäßigen gemeinsamen Schnittmenge erfolgt im jeweiligen Jahresab- 
schluss eine manuelle Anpassung des Anlagespiegels in Bezug auf die Zu- und Abgän- 
ge. Eine Darstellung dieser Schnittmenge als Umbuchung ist obsolet, soweit es sich um 
Buchungen innerhalb einer Bilanzposition handelt. Die Abbildung der die Schnittmenge 
übersteigenden AHK (von Ab- oder Zugängen) im Anlagespiegel bleibt als jeweiliges In- 
venturergebnis für 400/62 bestehen. 
Beispiel: 
Abgänge:       100.000,00 € (AHK) 
Zugänge:         80.000,00 € (AHK) 
= Abgangsüberschuss:       20.000,00 € (AHK) 
In diesem Beispiel würden 80.000,00 € AHK im Anlagespiegel (sowohl bei Ab-, als auch 
bei Zugängen) manuell angepasst. Die verbleibenden 20.000,00 € AHK würden als tat- 
sächliche Abgänge im Anlagespiegel dargestellt. 
Es erfolgen entsprechende Hinweise in den jeweiligen Jahresabschlusserläuterungen. 
Ergebnisrechnung: 
Die aufgrund der Inventurnacharbeiten entstehenden Aufwendungen auf dem Konto 
543400 „Verluste aus Abgang von immateriellen Vermögensgegenständen und Vermö- 
gensgegenständen des Sachanlagevermögens (FI-AA)“ werden unter Verwendung der 
zentralen Kostenstelle S900099999 gebucht.  
Die Buchungen müssen zwingend mit dem einheitlichen Buchungstext „Inventur Schule, 
Stichtag 20xx“ gebucht werden, so dass die Belegnummern auswertbar sind.  
Die aufgrund der Inventurnacharbeiten entstehenden Erträge auf dem Konto 458150 
„Erträge aus Nachaktivierung (FI-AA)“ werden unter Verwendung einer einheitlichen 
Kostenstelle von 40 gebucht (Sammelkostenstelle von 40 noch einzurichten).

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   16 
Die Buchungen müssen zwingend mit dem einheitlichen Buchungstext „Inventur Schule, 
Stichtag 20xx“ gebucht werden, so dass die Belegnummern auswertbar sind.  
Bis zur Höhe der gemeinsamen Schnittmenge der Erträge und Aufwendungen wird un- 
terstellt, dass es sich um die Restbuchwerte handelt, die aufgrund der Abgänge durch 
Verschrottung und Nachaktivierungen entstanden sind, die inhaltlich Umbuchungen dar- 
stellen. 
Der die Schnittmenge übersteigende Betrag wird als Inventurergebnis gewertet. Hierbei 
sind zwei Ergebnisse möglich und bedingen folgende weitere Schritte: 
Sollten die Aufwendungen die Erträge insgesamt übersteigen, sind die Erträge auf dem 
Konto 458150 in Höhe der Schnittmenge summarisch mit den Aufwendungen auf dem 
Konto 543400 per Sachkontenbuchung zu neutralisieren: 
Buchungssatz:  458150 (unter Verwendung der Sammelkoste nstelle von 40) an 
543400 (unter Verwendung der zentralen Kostenstelle 
Die auf dem Konto 543400 verbleibenden Aufwendungen, werden im Rahmen der Jah- 
resabschlussarbeiten zentral bei 20 als Inventurergebnis mit der Allgemeinen Rücklage 
verrechnet. 
Für den Fall, dass die Erträge die Aufwendungen übersteigen, sind die Erträge auf dem 
Konto 458150 in Höhe der Schnittmenge summarisch mit den Aufwendungen auf dem 
Konto 543400 per Sachkontenbuchung zu neutralisieren: 
Buchungssatz:  458150 (unter Verwendung der Sammelkoste nstelle von 40) an 
543400 (unter Verwendung der zentralen Kostenstelle 
Die auf dem Konto 451800 verbleibenden Erträge bleiben auf unter Angabe der Sam- 
melkostenstelle von 40 als Inventurergebnis bestehen

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   17 
3. Inventurvorbereitung und unterjährige Buchungen 
Außerhalb des Inventurzeitraums (Oktober bis Februar) und dem geschätzten Zeitraum der 
Inventurnacharbeiten (einschließlich März), also innerhalb des Zeitraumes April bis Septem- 
ber eines Jahres entstehen zum einen durch die Inventur zusätzliche Aufgaben und zum 
anderen durch die zwingend erforderlichen organisatorischen Änderungen im unterjährigen 
Buchungsverfahren höhere Fallzahlen bei 400/62. 
In den folgenden Abschnitten wird auf die zusätzlichen Aufgaben durch eine notwendige 
Inventurvorbereitung und das zentrale, investive Buchungsverfahren eingegangen, das er- 
forderlich ist, um eine gesetzeskonforme Inventur durchzuführen. 
3.1. Inventurvorbereitung  
Alle fünf Jahre ist jeweils eine Bestandsaufnahme an den derzeit 261 städtischen Schu- 
len durchzuführen. Daraus resultiert, dass seitens der Verwaltung zu keiner Zeit voraus- 
gesetzt werden kann, dass dem (nicht-)pädagogischen Personal die Abläufe und die für 
die Bestandsaufnahme notwendigen Vorbereitungen in der Schule bekannt sind. Es ist 
daher erforderlich, dass die Verwaltung den Schulen ausreichende Informationen zur 
Verfügung stellt und rechtzeitig Kontakt zu den jeweils zu inventarisierenden Schulen 
aufnimmt. 
Nach der aktuellen Fassung des Aufgabengliederungsplans der Stadt Köln als Schulträ- 
ger obliegt den neun Bürgerämtern (02) die Verwaltung der städtischen Schulen mit 
Ausnahme der Teilnehmer am Betriebsmodell „Campus Deutz“ (Berufskolleg (BK) 6, 10, 
13, 18 und 19) und „Campus Süd“ (Berufskolleg (BK) 4, 11, 14, 15 und 16). Auch die 
Gesamtschulen werden zukünftig durch 02 betreut. 
Die ersten Informationen zur Durchführung der Inventur an den betroffenen Schulen er- 
halten zunächst daher die Schulsachbearbeiter/innen. I.d.R. sollen je Inventurjahr nur 
zwei Bezirke betroffen sein, so dass zwei Schulsachbearbeiter/ innen zu kontaktieren 
sind. Diese haben die Aufgabe, die Informationen der Inventurmitarbeiter/innen an die 
Schulen in ihrer Zuständigkeit weiterzugeben. Das Inventurteam plant die Zeiträume zur 
Durchführung der Inventur an den einzelnen Schulen und stimmt die konkrete Termin- 
koordination ab. 
Sowohl dem (nicht-)pädagogischen Personal in den Schulen als auch dem Inventurper- 
sonal von 40 sind unterstützende, auf die Schulen bezogene Inventurinformationen zur 
Verfügung zu stellen. Ein Leitfaden für die städtischen Schulen, der sich an das (nicht-) 
pädagogische Personal richtet sowie Handlungsanweisungen für die Inventurteams und 
die Inventurnacharbeiten sind bereits in Bearbeitung. Diese Inventurunterlagen unterlie- 
gen auch zukünftig einem dynamischen Prozess. Aufgrund der Erfahrungen bei den 
Erstinventuren zum Stichtag 31.12.2017 werden die Informationen durch das Inventur- 
personal, insbesondere der Inventurkoordination angepasst und fortentwickelt. 
Darüber hinaus sind durch die Inventurkoordination Informationsveranstaltungen zu 
konzipieren, die für die Schulleitung und Schulsekretärinnen/ -sekretäre organisiert und  
zur Erstinventur zum Stichtag 31.12.2018 erstmalig abgehalten werden. Hierfür wird das 
Inventurpersonal Räume buchen und Handouts fertigen, Einladungen über die

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   18 
Schulsachbearbeiter und –sachbearbeiterinnen versenden, Teilnehmerlisten führen und 
telefonische sowie persönliche Rückfragen klären.  
In Vorbereitung auf diese Informationsveranstaltungen sollten die Gruppenleitung 
400/62, ein Inventurkoordinator bzw. eine Inventurkoordinatorin und eine weitere Vertre- 
tungsperson an der Schulung „Train the Trainer“ teilnehmen. 
Es wird angestrebt maximal 5 Informationsveranstaltungen je Inventurjahr abzuhalten. 
Je Bezirk werden zwei Veranstaltungen angeboten. Der fünfte Informationstermin dient 
als übergreifende Option für die Beteiligten, die bei anderen Terminen verhindert waren. 
In konkreter Vorbereitung der Bestandsaufnahme sind die Strichlisten für die zu inventa- 
risierenden Schulen zu erstellen (Kapitel I, Punkt 2.1.) und auszudrucken 6 und je Inven- 
turfeld bereits ein für alle Schulen einheitliches Ablagesystem zur Dokumentation der In- 
ventur vorzubereiten. 
Der Personaleinsatz für den Zeitraum 01.10.e.J. bis 28.02. e.J (vgl. Kapitel vier) wurde 
durch 400/62 so geplant, dass immer zwei Inventurteams eine körperliche Bestandsauf- 
nahme vornehmen.  
3.2. Unterjährige Buchungen und Prüfungen der Anlagebestände 
Die gesetzlichen Vorschriften sehen neben einer rechtskonformen Inventur auch eine 
ordnungsgemäße unterjährige Buchführung vor. Wie im Bestandskonzept vom 
06.09.2016 erläutert, bestehen bis dato jedoch zahlreiche Mängel in den buchhalteri- 
schen Abläufen, die nicht nur die körperliche Inventur beeinträchtigen, sondern auch zu 
erheblichen Schwierigkeiten in der Rechnungsbearbeitung und Pflege des Anlagebe- 
stands führten. 
Die Schwierigkeiten ergaben sich vor allem durch die differenzierte Zuständigkeitsvertei- 
lung zwischen 02 und 40, die dazu führte, dass in zwei Finanzbereichen parallele Pro- 
zesse mit unterschiedlichen Standards durchgeführt wurden.7
Durch die Analyse dieser Prozesse ergab sich das Erfordernis einer Zuständigkeitsan- 
passung für das Schulgiroverfahren und den Ersatzbeschaffungen durch die Schulen, 
um die Effektivität, Effizienz und Qualität des unterjährigen Buchungsverfahrens erheb- 
lich zu steigern. 
Um dies zu erreichen, werden alle anlagenbezogenen Buchungen zentralisiert. Da 40 
zukünftig für die Durchführung der Inventur der Schulen zuständig sein wird, sind zur 
Schaffung eines einheitlichen und der Inventur förderlichen Verfahrens alle schulbezo- 
genen, investiven Buchungen durch 400/62 zu tätigen.  
Dies bedeutet konkret, dass zukünftig die Neuanlagen von Stammsätzen nicht nur bei 
Beschaffungen im naturwissenschaftlichen Bereich sowie von AV- und DV-Geräten, 
sondern auch bei sonstigen Ersatzbeschaffungen und Schulgiromitteilungen aller Schu- 
len über die Schulsachbearbeiter und - sachbearbeiterinnen bei 400/62 vorgenommen 
6 Vgl. Kapitel 2.1 
7 Vgl. Bestandskonzept, Stand 24.11.2015, Kapitel 2

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   19 
werden. Auch die weiteren Bestandsveränderungen in den Schulen (Anlagenabgänge 
durch Verschrottung, Beschädigungen von Vermögensgütern oder Weitergabe an eine 
andere Schule) sind zukünftig nur noch 400/62 über die entsprechenden Formulare mit- 
zuteilen. 
Damit obliegen 400/62 zentral neben der Stammsatzanlage auch sämtliche unterjähri- 
gen Buchungen in SAP FI-AA (Gegenbuchung automatisch, Schenkungen/ Zuwendun- 
gen, Geschäftsbereichswechsel, Kostenstellenänderungen, Anlagenabgänge etc.) sowie 
die erforderlichen Jahresabschlussprüfungen. 
Um die Identifikationsmöglichkeiten der Vermögensgüter im Rahmen der körperlichen 
Inventuren zu erhöhen, eine Einheitlichkeit zu wahren und den Grundsatz der Klarheit 
(GoI) einzuhalten, wird eine Richtlinie zur Bezeichnung gleichartiger Anlagenstammsät- 
zen bei 400/62 nach bereits festgelegten Kriterien entwickelt. Jeder Anlagenstammsatz 
wird zukünftig nach folgendem Muster aufgebaut, wobei die Angaben nach Kategorie (je 
nach Detaillierungsgrad der Rechnung) vervollständigt werden 
Beispiel: 
Kategorie Marke/Hersteller Funktion Maße Farbe 
Monitor Fujitsu 22`` beige 
Die Zentralisierung der Buchhaltung bei 400/62 bewirkt einen dortigen Anstieg an Bu- 
chungsfällen, der durch die zusätzlich für die Inventur eingeplanten Stellen außerhalb 
des terminierten Inventurzeitraumes ausgeglichen werden kann. Die Rechnungsbearbei- 
tung muss zeitnah durchgeführt werden, um Skonto zu berücksichtigen und Mahnungen 
zu vermeiden.  
Buchungen aus Schulgirokäufen, aus Verschrottungen sowie Kostenstellenänderungen 
oder Geschäftsbereichswechsel sollten jedoch auch zeitnah, unmittelbar nach der kör- 
perlichen Bestandsaufnahme durchgeführt werden.  
Zusätzlich entsteht, insbesondere durch die Veränderung der Schülerstruktur und Schü- 
leranzahl, ein zusätzliches Aufgabenspektrum für den Bereich der Anlagenbuchhaltung, 
das zukünftig einen neuen Tätigkeitsschwerpunkt bildet. So werden zum Schuljahres- 
wechsel zwischen den Schulformen zunehmend Schul- oder Teilstandorte getauscht. 
Teilweise werden Schulstandorte ganz aufgegeben, da die Schule geschlossen wird o- 
der in einen Neubau umzieht.  
Bislang erfolgten die Umzüge ohne Begleitung des Finanzbereiches 40. Trotz Aufforde- 
rung seitens 402 informierte die Schule kaum oder unzureichend über den Verbleib der 
Vermögensgüter. Da die unterjährige Pflege des Anlagebestands eine erhebliche Aus- 
wirkung auf die körperliche Bestandsaufnahme hat, wird 400/62 verstärkt Informationen 
zu Veränderungen der Standorte einholen, Kontakt mit den Objektbetreuern sowie den 
Schulen aufnehmen und ggfls. den Umzug auch vor Ort teilweise begleiten müssen. 
Dieses Verfahren wird vor allem zum Schuljahresende im Sommer eines Jahres (Mai bis 
September) Personalkapazitäten binden und zu einem verstärkten Buchungsbedarf 
(Kostenstellenumbuchungen und Verschrottungen) führen.

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   20 
Die Zuständigkeitsanpassung bewirkt damit insgesamt eine Prozessoptimierung, die die 
Identifikation von Vermögensgütern und die Arbeitsabläufe bei der körperlichen Inventur 
verbessert, die ordnungsgemäße Buchführung in SAP FI-AA fördert und voraussichtlich 
den Zeitaufwand für Bestandsaufnahme und Nachaktivierungen reduziert.  
Da 02 hinsichtlich der investiven Ersatzbeschaffungen in ihrer Zuständigkeit über eine 
eigene Budgetverantwortung verfügt und die personellen Ressourcen bei 400/63 voll- 
ständig ausgelastet sind, kann eine zentrale Rechnungsstelle für investive Beschaffun- 
gen der Schulen derzeit nicht in Betracht gezogen werden. Dies bedeutet, dass die für 
02 bearbeitete Rechnungen weiterhin durch 1000 bezahlt werden. Bei Rückfragen durch 
20 außerhalb des Schulgiroverfahrens wäre daher weiterhin eine Einbindung von 
Dez. I/D31 erforderlich.

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   21 
4. Personalressourcen 
Bereits im Inventurkonzept mit Stand 06.09.2016 wurde der Personaleinsatz als primäres 
Problem für die Inventur an den Schulen dargestellt. 
400/62 verfügt derzeit lt. Stellenplan über vier Stellen (Teamleitung A 11, 1 Sachbearbei- 
ter A 10 & 2 Sachbearbeiterinnen EG 5/ A 6). 
Gemäß aktueller Dienstverteilung ist die A 10-Kraft insbesondere für (Korrektur-/) Sach- 
kontenbuchungen und wertmäßige Buchungen im Rahmen Schulgiro zuständig. Die Stel- 
leninhaber EG 5/ A 6 sind für die Prüfung der Inventarbestände (25%), die Pflege des 
SAP-Bestandes (65%) und für Rückfragen im Rahmen der Rechnungslegung (10%) ver- 
antwortlich.  
Darüber hinaus obliegt Ihnen derzeit neben dem vorgenannten Tagesgeschäft die Durch- 
führung sämtlicher Inventurarbeiten (Bestandsaufnahmen, Korrekturmaßnahmen in 
SAP). Weitere Stellenanteile für die Durchführung der Inventurarbeiten stehen bei 40 ak- 
tuell nicht zur Verfügung. 
Die Berechnungen aus dem Inventurkonzept mit Stand 06.09.2015 im Schaubild „Zeit- 
aufwand Inventur“ (2. Teil, Kapitel 1.1 des Inventurkonzeptes, Stand 06.09.16) basieren 
auf einer ganzjährigen Durchführung der körperlichen Bestandsaufnahme. 
Da, wie in Kapitel eins erläutert, eine vor- und nachverlegten Inventur im Fünf-Jahres- 
Intervall durchgeführt wird, werden die erforderlichen Personalressourcen in diesem 
Konzept modifiziert. Außerdem bezieht die Berechnung bereits die Zentralisierung des 
Buchungsverfahrens, wie in Kapitel drei ausgeführt, mit ein. Kalkulationsgrundlage für die 
Stellenanteile bilden Erfahrungswerte aus den jährlichen Bestandsbuchungen, die sich 
aus SAP ermitteln lassen. 
Inhaltlich ergibt sich die erforderliche Personalkapazität aus den Tätigkeitsbeschreibun- 
gen der Abschnitte zwei und drei. Die auszuführenden Tätigkeiten wurden anhand der zu 
beachtenden Fristen innerhalb des Haushaltsjahres geplant. Bei der Ressourcenermitt- 
lung wurde die ganzjährige Aufgabendurchführung der Inventurmitarbeiter, die neben der 
Inventurkoordination, Inventurdurchführung, Inventurvorbereitung und -nachbereitung 
auch die zusätzlichen unterjährigen Buchungen umfasst, berücksichtigt.  
Bei der Stellenberechnung wurde grundsätzlich die gesetzliche Anforderung beachtet, 
dass zwei Teams (bestehend jeweils aus einem Ansager und einem Aufschreiber) die 
körperliche Bestandsaufnahme übernehmen. Um die Inventur in dem geplanten Zeitraum 
01.10.-31.12.e.J. und 01.01.-28.02. e.J. einhalten zu können, ist sicherzustellen, dass 
ohne Unterbrechung vier Personen die Schulen inventarisieren.  
Darüber hinaus ist eine Stelle zur Koordination der Inventur eingeplant. Der Inventurko- 
ordinator ist zum einen übergreifend verantwortlich für den ordnungsgemäßen Ablauf der 
körperlichen Bestandsaufnahme sowie der Inventurnacharbeiten. Außerdem bildet die 
Inventurkoordination eine Schnittstelle zwischen den Inventurteams in den Schulen und 
der Verwaltung. Die Koordinationsstelle kann in den Schulen auftretende Fragestellun- 
gen kurzfristig klären, ohne dass sich Behinderungen in der körperlichen Bestandsauf- 
nahme ergeben. 
Da die Aufgabe eines Inventurkoordinators unerlässlich ist, besteht nicht die Option, dass 
dieser Personal der Inventurteams auffängt. Um bei eventuellen Krankheitsausfällen die 
körperliche Bestandsaufnahme nicht zu gefährden, werden Auszubildende für 400/62

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   22 
angefordert, die die Sachbearbeiter/innen im Buchungsverfahren unterstützen können 
und notfalls das Inventurteam ergänzen. 
Insgesamt ergibt sich schlussfolgernd zunächst ein ganzjähriger Stellenmehrbedarf von 
rd. fünf Stellen (abgerundet). Dieser Stellenbedarf wurde innerhalb der Verwaltung mit 
dem Amt für Personal, Organisation und Innovation bereits abgestimmt. 
Inwiefern sich die Inventur langfristig mit diesen Stellenanteilen umsetzen lässt, wird sich 
nach der Erstinventur in 2018 zeigen. Außerdem ist die Stellenzahl entscheidend vom 
zukünftigen Ausbau der Schullandschaft abhängig. 
II. Teil Inventarordnung und Zuständigkeitsregelung zur Inventari-
sierung an den Kölner Schulen 
Aufgrund der in Teil I des Inventurkonzeptes dargestellten Zuständigkeitsänderungen 
und eines Aktualisierungsbedarfes an die derzeit gültige Rechtslage und städtischen 
Regelungen zur Anlagenbuchhaltung wird nachfolgend die Inventarordnung für die 
Schulen der Stadt Köln modifiziert. 
Es ist beabsichtigt, die überarbeitete Fassung zur Inventarordnung zum 01.01.2018 in 
Kraft treten zu lassen. Den Schulen wird diese Änderung rechtzeitig und im Rahmen ei- 
nes zusätzlichen Schreibens übermittelt.  
Außerdem wird die Inventarordnung im Intranet unter Schulen/ tiPS zur Verfügung ste- 
hen.

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   23 
Inventarordnung 
und Zuständigkeitsregelung zur Inventarisierung an den Kölner Schulen 
1. Allgemeines 
Die bestehende Inventarordnung vom 01.08.2005 wird mit dieser aktualisierten Inventarord- 
nung (Stand xx.xx.xxxx) aufgehoben bzw. außer Kraft gesetzt.  
Die neue Inventarordnung (Stand xx.xx.xxxx) berücksichtigt die aktuellen Regelungen der 
Buchungsinformationen - Anlagenbuchhaltung mit Stand 20.10.2017 und ergänzt die DA für 
die Durchführung der Anlagenbuchhaltung bei der Stadt Köln vom 15.12.2006 sowie die DA 
Schulgiro vom 01.01.2015. 
Außerdem beinhaltet diese Inventarordnung die Neuregelungen der Verfügung „Verzicht auf 
die Erfassung von Geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) in der Anlagenbuchhaltung“ von 
200 vom 29.08.2017. Ab dem 01.01.2018 werden geringwertige Wirtschaftsgüter (GWGs) 
nicht mehr im städtischen Anlagevermögen erfasst. Dies bedeutet, dass abnutzbare Vermö- 
gensgüter, die selbstständig genutzt werden können, ab 01.01.2018 erst ab Anschaffungs- 
und Herstellungskosten in Höhe von über 410 € netto in der Anlagenbuchhaltung zu führen 
sind. Folglich sind zukünftig alle Vermögensgegenstände, die bisher als Geringwertige Wirt- 
schaftsgüter (GWG) geführt worden sind, unmittelbar konsumtiv abzubilden. 
Die wertmäßige Erfassung des beweglichen Anlagevermögens, im Folgenden auch als An- 
lagenbuchhaltung bezeichnet, obliegt dem Amt für Schulentwicklung (40). Im Rahmen seiner 
Richtlinienkompetenz definiert 40, soweit möglich und vertretbar, einheitliche Standards, die 
für die Erstellung der Anlagenhaltung beim Schulverwaltungsamt einzuhalten sind.  
2. Geltungsbereich  
Die Schulen gelten als Dienststellen  im Sinne der Dienstanweisung für die Erstellung der 
Anlagenbuchhaltung bei der Stadt Köln in der jeweils gültigen Fassung (letzter Stand 
15.12.2006). Für die ordnungsgemäße Verwaltung und pflegliche Behandlung des Inventars 
sind die Schulleiter/innen verantwortlich (§ 22 Allgemeine Dienstordnung (ADO)). 
3. Anlagevermögen 
Vermögensgegenstände sind nach § 33 GemHVO NRW im Anlagevermögen zu erfassen, 
wenn die Gemeinde das wirtschaftliche Eigentum innehat und die Vermögensgegenstände 
selbstständig verwertbar sind. Als Anlagevermögen sind nur die Vermögensgegenstände 
aufzuweisen, die dauernd der Aufgabenerfüllung der Gemeinde dienen sollen. 
Nicht  im Anlagevermögen zu erfassen sind: 
/g120Verbrauchsgüter 
(z.B. Kopierpapier, Druckerpatronen, Kochstoffe, etc.) unabhängig vom Anschaffungs- 
wert.  
Bsp.: Für den Textilunterricht wird ein Ballen Stoff im Wert von 200 € beschafft. Eine 
Meldung im Rahmen der Anlagenbuchhaltung entfällt, da es sich hier um Verbrauchs- 
material handelt.

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   24 
/g120Vermögensgegenstände mit einem Einzelpreis unter 60,00 € netto 
/g120Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG), d.h. selbständig nutzbare Vermögensgegen- 
stände mit einem Anschaffungswert ab 60,00 € netto (71,40 € brutto) bis 410 € netto 
(487,90 € brutto). 
Die selbstständige Nutzbarkeit ist gegeben, wenn ein Vermögensgegenstand nach sei- 
ner Zweckbestimmung ohne andere Wirtschaftsgüter genutzt werden kann.  
Beispiele für selbstständig nutzbare Vermögensgegenstände :  
/g120 Tisch:  
Ein Tisch ist ohne die Verbindung mit anderen Vermögensgegenständen für seine 
Zweckbestimmung nutzbar.  
/g120 Stuhl:  
Ein Stuhl ist ohne die Verbindung mit anderen Vermögensgegenständen für seine 
Zweckbestimmung nutzbar. 
Nicht selbstständig nutzbare Vermögensgegenstände mit einem Wert ab 60 € netto 
(71,40 € inkl. 19 % MwSt.) werden weiterhin in der Anlagenbuchhaltung erfasst. 
Beispiele für nicht selbstständig nutzbare Vermögensgüter : 
/g120 Beamer:  
Sobald der Beamer an den Strom angeschlossen wird, erzeugt er lediglich ein Licht. 
Um ein Bild projizieren zu können (seine Zweckbestimmung), ist der Anschluss an 
einen Laptop oder PC erforderlich.  
Damit ist der Beamer nur in Kombination mit einem anderen Wirtschaftsgut und somit 
nicht selbständig nutzbar.  
/g120 PC: 
Auch der PC lässt sich durch den Anschluss an den Strom einschalten. Ein Bild er- 
scheint jedoch erst, sobald er mit einem Monitor verbunden wird. Eingaben können 
erst nach Anschluss einer Tastatur bzw. Maus vorgenommen werden. Damit ist auch 
der PC für seine Zweckbestimmung nicht selbstständig nutzbar. 
Das Merkmal der nichtselbständigen Nutzbarkeit trifft auf zahlreiche technische Ausstat- 
tungsgegenstände zu. 
Daher sind Rechnungen zu audiovisuellen Medien und da- 
tenverarbeitenden Geräten grundsätzlich an 400/6 zur Prüfung der Inventarisie- 
rung weiterzuleiten (z.B. digitale Tafeln; PC, Beamer oder Drucker, u.ä.). 
4. Melde- und Kontierungspflicht bei Inventaränderu ngen 
Die Anlage der Stammsätze von  beschafften investiven Vermögensgütern in das Anlage- 
vermögen in SAP FI-AA erfolgt zentral durch 400/6.  
Die Buchung  der Stammsätze mit den Anschaffungs- und Herstellungskosten (AHK) in SAP 
FI-AA erfolgt üblicherweise mit Zahlung der Rechnung durch die Dienststelle (d.h. Dez. I/D31 
oder 400/6), die über die Anordnungsbefugnis der zu belastenden Finanzposition/ Finanz- 
stelle verfügt. Die Buchung der AHK auf die Stammsätze der von den Schulen selbst be- 
schafften Vermögensgegenstände (Schenkungen, Beschaffungen aus Schulgiromitteln) wird 
unmittelbar durch 400/6 durchgeführt. 
Damit eine korrekte Erfassung der Vermögensgegenstände im Anlagevermögen (SAP FI- 
AA) erfolgen kann, ist eine vollständige und richtige Kontierung  der Inventargüter sowie 
eine rechtzeitige Mitteilung über Inventaränderungen von großer Bedeutung.

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   25 
Unter Kapitel 4.1 wird zunächst die Zuständigkeit für die Inventarveränderungsmeldungen 
sowie für die Kontierungspflicht bestimmt. Im darauffolgenden Kapitel 4.2 wird das Verfahren 
zu den Inventarmeldungen näher erläutert. 
4.1. Zuständigkeiten 
4.1.1. Inventarveränderungen: 
Bei Inventarveränderung kann es sich grundsätzlich um Beschaffungen, um Schen- 
kungen, wesentliche Wertverluste, zum Beispiel die Beschädigung eines Fahrzeugs 
oder um Entsorgungen handeln. Für jede dieser Veränderung ist eine sehr zeitnahe 
Änderungsmitteilung erforderlich.  
Bei den beschafften Vermögensgegenständen kann es sich um Neu- oder Ersatzbe- 
schaffungen handeln. Bei Schenkungen wird die zusätzliche Information benötigt, wer 
(ein Verein oder eine Privatperson) den Vermögensgegenstand gestiftet hat.  
Inventarabgänge sind dann zu melden, wenn ein Vermögensgegenstand tatsächlich 
entsorgt wurde. Ist ein Radio defekt und wird zunächst weiterhin aufbewahrt ist noch 
keine Entsorgung zu melden. 
Bezüglich der Melde- und Kontierungspflicht bei Inventarzugängen gilt der Grundsatz: 
„Wer beschafft, kontiert und meldet .“ Die entsprechende Meldung erfolgt immer an 
400/6, da die Anlagenbuchhaltung zentral von hier gepflegt wird. 
Überblick Kontierung: 
Inventar Kontierungspflicht 
Beschaffungen für den naturwissen- 
schaftlichen Bereich 
402 
(Schulbau und -betreuung) 
Beschaffungen von AV- und DV- 
Geräten 
400/40  
(Schulservice-IT) 
sonst. Ersatzbeschaffungen Schulsachbearbeitung 
Anschaffungen aus Schulgiromitteln 
(auch Klasse-Prämien, LFG- 
Erstattungen, ect.) und Schenkungen 
Schulen 
über Schulsachbearbeitung 
Entsorgung von Inventar, Abgabe In- 
ventar an andere Schule oder Verein, 
wesentlicher Wertverlust ab 5.000,00 € 
Schulen 
über Schulsachbearbeitung

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   26 
4.2. Verfahrensweise bei Inventarveränderungen 
Bestandsveränderungen (aus Mitteln der Schulgirokonten beschaffte Inventarzugänge, 
Inventarabgänge, wesentliche Wertverluste ab 5.000 €) sind von den Schulen zum 
Zeitpunkt der Änderung über die Schulsachbearbeiter bzw. den Schulsachbearbeite- 
rinnen an 400/6 zu melden.  
Für die Inventarveränderungsmeldungen (Stand 01.01.2018) ist zwingend das hierfür 
vorgesehene Formular zu nutzen. Dieses ist als Anlage 2 zu der Inventarordnung bei- 
gefügt. Es steht außerdem im Kontogegenblatt sowie im Intranet unter Schulen/ tiPS 
zur Verfügung (siehe auch Anlage 3b zur DA Schulgiro).  
4.2.1. Erläuterungen zum Formular 
Alle auf dem Formular aufgeführten Felder sind auszufüllen und der Vordruck ist mit 
einem Schulstempel zu versehen. Nachdem auf dem Formular vermerkt wurde, ob ei- 
ne Beschaffung, eine Schenkung, ein Inventarabgang oder ein Wertverlust ab 5.000,00 
€ vorliegt, sind die nachfolgend erläuterten Daten einzutragen. 
Kostenstelle 
Jeder Schule ist eine individuelle Kostenstelle zugeteilt, damit 40 die zu buchenden In- 
ventarveränderungen eindeutig einer konkreten Schule zuordnen kann. Nebenstellen 
der Schulen haben keine eigene Kostenstelle. Die Nebenstellen sind den Hauptstellen 
zugeordnet. 
Bezeichnung 
Bei diesem Feld handelt es sich um das wichtigste Suchkriterium im Anlagebestand. 
Daher müssen die Inventarveränderungsmeldungen sehr sorgfältig ausgefüllt werden. 
Die Bezeichnung sollte so gewählt werden, dass u.a. bei einer Inventur der Gegen- 
stand ohne Probleme zugeordnet werden kann. I.d.R. ist die Bezeichnung der Rech- 
nung zu entnehmen. 
Beispiel  für eine genaue Anlagenbezeichnung: 
Kategorie Marke/Hersteller Funktion Maße Farbe 
Monitor Fujitsu 22`` beige 
Auch bei Inventarabgängen ist eine Veränderungsmitteilung einzureichen, die eine ge- 
naue Anlagenbezeichnung und nach Möglichkeit die Anlagennummer des Gegen- 
stands enthält, da ansonsten keine Korrektur in SAP möglich ist. 
Menge 
Bei der Erfassung der investiven Vermögensgüter in der Anlagenbuchhaltung ist die 
beschaffte Menge anzugeben. Diese ist aus der Rechnung oder dem Lieferschein zu 
entnehmen. 
Sofern sich Vermögensgüter durch ein Merkmal, wie z.B. Farbe, Größe oder Form, un- 
terscheiden, sind diese einzeln in der Anlagenbuchhaltung durch 400/6 zu erfassen 
und daher separat in der Inventarmeldung aufzuführen.

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   27 
Anschaffungswert Brutto 
Bei der Nennung des Anschaffungswertes ist darauf zu achten, dass es sich um den 
Betrag inklusive Mehrwertsteuer und abzüglich aller Rabatte und Skonto handelt. Auch 
der Anschaffungswert ist der Rechnung zu entnehmen. 
Aktivierungs- und Abgangsdatum 
Bei Inventarzugängen ist als Aktivierungsdatum das Lieferdatum des Vermögensgutes 
zu nennen. Entscheidend für die Erfassung im Anlagevermögen ist, wann die Anlage 
bei der Stadt Köln (d.h. der Schule) eingetroffen ist. 
Hinsichtlich der Inventarabgänge ist das Datum anzugeben, an dem der Gegenstand 
die Schule verlassen hat (sowohl bei der Entsorgung als auch bei der Abgabe an eine 
andere Schule). 
Standort 
Innerhalb einer Schule (Kostenstelle) wird das Inventar zusätzlich noch auf verschie- 
dene Unterrichtsbereiche verteilt.  
Der Standort des Vermögensgegenstandes ergibt sich aus dem Unterrichtsbereich, in 
dem er genutzt wird. So ist bspw. das gesamte Inventar der Klassen- und Kursräume 
dem Standort 40_01, „Allgemeiner Unterrichtsbereich (AU)“ zugeordnet. Wird ein Ge- 
genstand in mehreren Unterrichtsbereichen eingesetzt, entscheidet die überwiegende 
Nutzung. Ist auch hier keine Zuordnung möglich, wird der Gegenstand in den „Allge- 
meinen Unterrichtsbereich (AU)“, Standort 40_01, eingeordnet. 
Eine Besonderheit stellt der Standort 40_17 dar. In diesem Bereich sind alle Audiovi- 
suellen oder Datenverarbeitungs-Geräte (AV/DV), wie Computer, Fernseher, Beamer, 
etc., zusammengefasst, auch wenn sich das Gerät in einem Klassenraum befindet. 
Rechnungsnummer 
Bei Neu- bzw. Ersatzbeschaffungen ist jeweils die Rechnungsnummer anzugeben. Bit- 
te fügen Sie ergänzend eine Kopie der Rechnung an, da ohne diesen Beleg keine Bu- 
chung durch 400/6 möglich ist. 
SAP-Anlagennummer 
Die Erfassung der Stammdaten in SAP obliegt 400/6. Im Einzelfall kann auf einem 
Rechnungsvorblatt bzw. einer Inventarmeldung mehrfach die gleiche Anlagennummer 
vermerkt sein. Dies ist dann der Fall, wenn das beschaffte Vermögensgut erst durch 
die verschiedenen auf der Rechnung aufgeführten Komponenten betriebsbereit ist. 
Beispiel: 
Auf einer Rechnung wird zunächst der Beamer, dann die Verkabelung und abschlie- 
ßend das Leuchtmittel aufgeführt. Diese drei Komponenten sind erforderlich, um den 
Beamer in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Sie erhalten die gleiche Anla- 
gennummer. Es handelt sich damit um einen („zusammengesetzten“) Vermögensge- 
genstand.  
Für PC´s, Monitore und Tastaturen gilt dieses Beispiel nicht. Diese drei Komponenten 
stellen eigene (aber nicht selbstständig nutzbare) Vermögensgegenstände dar.

Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   28 
Die bei der Stammdatenerfassung in SAP erzeugten Anlagennummern werden den 
Schulen von 400/6 zeitnah mitgeteilt. Grundsätzlich wird auf dem Vordruck zu den In- 
ventarmeldungen die Anlagennummer notiert. 
Insbesondere bei Bestellungen von audiovisuellen Medien oder Datenverarbeitungsge- 
räten über den Fachbereich 400/40 und bei der Anlage von Stammsätzen zu Schulgi- 
rovorgängen werden die Anlagennummern per E-Mail von 400/6 an 400/40 bzw. direkt 
an Ihre Schule versandt. Bei Beschaffungen über 402 erfolgt die Weitergabe in Ab- 
sprache mit der dortigen Objektbetreuung. Handelt es sich um eine sonstige Beschaf- 
fung über Ihre Schulsachbearbeitung ist das Verfahren mit Ihrem Ansprechpartner/ Ih- 
rer Ansprechpartnerin in der Schulverwaltung abzustimmen. 
5. Inventarverzeichnis für mobile Ausstattung 
Grundsätzlich entfällt die Verpflichtung zur Erfassung aller investiven Vermögensgüter in 
einem Inventarverzeichnis.  
Mobile Vermögensgegenstände, die besonders von Diebstahl bedroht sind und daher einer 
besonderen Überwachung bedürfen, sind jedoch außerhalb der Anlagenbuchhaltung in 
geeigneten Verzeichnissen durch die Dienststelle nachzuhalten bzw. zu überwachen . 
5.1. Zuständigkeit 
Die Schulen sind zur Führung eines geeigneten Inventarverzeichnisses über mobile 
Vermögengegenstände, die besonders dem Diebstahl unterliegen, zuständig. Die Pfle- 
ge dieses Verzeichnisses obliegt weiterhin gemäß der Arbeitsplatzbeschreibung der 
Schulsekretärin/ dem Schulsekretär. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit ist der 
Schulleiter nach § 22 Satz 1 Allgemeine Dienstordnung (ADO) 8 verantwortlich. Der 
Schulleiter kann die Zuständigkeit für besondere Inventargruppen den Fachlehrern 
übertragen. 
5.2. Inhalt der Inventardatei 
Es sind alle mobilen Vermögensgegenständen aufzuführen, die besonders von Dieb- 
stahl bedroht sind und daher einer besonderen Überwachung bedürfen. Hierzu zählen 
insbesondere audiovisuelle Medien und datenverarbeitende Geräte, wie bspw. Han- 
dys, I-Pads, ect. Aber auch Werkzeuge und Messgeräte gehören hierzu. 
Besonders ist auf eine einheitliche Darstellung  Wert zu legen. Gleichartige Gegen- 
stände sind auch mit der gleichen Bezeichnung einzutragen. Eine zeitnahe und voll- 
ständige Erfassung von neuen Inventargegenständen in die Datei bedeutet immer we- 
niger Aufwand, als ein erforderlicher Nachtrag und eine Korrektur. Eine vollständige In- 
ventardatei liegt daher im Eigeninteresse der Schulen.  
8 § 22 Satz 1 ADO:“ Der Schulleiter oder die Schulleiterin achtet auf die ordnungsgemäße Nutzung, 
den Erhalt und die Pflege der Schulgebäude, Schulanlagen, Einrichtungen und Ausstattung und ver- 
waltet das Schulvermögen nach den Anordnungen des Schulträgers.“

Anlage 1: 
Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   29

Anlage 2: 
Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   30

Anlage 3: 
Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   31 
Strichliste (Bestandsaufnahmen im Rahmen der Inventur zum 31.12._ _ _ _) 
Kostenstelle S230012200  Anzahl der Seiten: 
Bezeichnung Gymnasium Alte Wallgasse 10 
Es sind lediglich Vermögensgegenstände mit Anschaffungs- und Herstellungskosten ab 60,00 € netto, die nicht selbst- 
ständig nutzbar sind und alle Vermögensgegenstände mit Anschaffungs- und Herstellungskosten über 410,00 € netto zu 
zählen.  
Text_1 Zählung mit Strichen (Fünfer -Bündel) Bemerkung 
Drucker (standardisiert)                                            
PC, inkl. Festplatte (standardisiert)    
Monitore (standardisiert) 
Notebook (standardisiert) 
Tafel (standardisiert) 
Overheadprojektor 
Akku -Schrauber                                    
Alu -Leiter                                        
Augendusche                     
Barren                                            
Beamer                                            
Bohrmaschine                                      
Klassenbuchwagen                               
Chemikaliensicherheitsschränke          
Computertische mit Towerhalterungen 
DVB -T Receiver

Anlage 3: 
Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   32 
Einbauküche                                       
Faxgerät                                          
Fernseher                                         
Flipschart 
Freischneider                                     
Kehrmaschine                                      
Klavierhocker                                     
Krankenliege                                      
Kühlschrank                                       
Laubblasgerät                                     
Lehrer -Experimentiertisch 
Lösungsmittelschrank                              
Materialschrank Rotbuche 
Moderationsstation                                
Müllsortiersystem 3er Station                     
Multihammer                                       
Musik -Adapter                                     
Nähmaschine 
Projektor                                         
Radialventilator -
Radiorecorder                                     
Scanner 
Servierwagen

Anlage 3: 
Amt für Schulentwicklung, 400-62, Stand: 15.09.2017   33 
Sofa 
Spannvorrichtung                                  
Sprungkasten 
Streugutkiste                                      
Stufenbarren                                      
Teclubrenner m.Luftreguli.+Sicherheitsgasschlauch 
Teppichbodenreiniger 
TFT, Schloß, Aufstellung                            
Tonaufbewahrungsschrank 
Trapeztische                                      
Turnmatten                                        
Übergabe -Schrank/ Medienschrank + Laborarbeitsplatz  
Universalwerktisch + Arbeits -/Abdeckplatten        
Untertischgerät im Chemie vorbereitungsr aum 
Vorhang                                           
Werkzeug/ Materialschrank                          
Zeichnungsschrank f. Format A1

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
IV/400/6 
 
Vorlagen-Nummer 24.05.2018 
 1675/2018 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Finanzausschuss 04.06.2018 
 
Inventur von Möbeln und Computern an städtischen Schulen; Anfrage der FDP-Fraktion 
AN/0726/2018 
Text der Anfrage: 
 
Die FDP-Fraktion bittet daher um Beantwortung folgender Fragen: 
 
1. Inwieweit hat die Verwaltung den o.g. Beschluss des Finanzausschusses umgesetzt und an 
den städtischen Schulen bezüglich der dort vorhandenen Möbelstücke und Computern nebst 
Druckern eine umfassende Inventur durchgeführt? 
2. Aus welchen Gründen liegt der entsprechende Inventurbericht nach mehr als zwei Jahren 
noch nicht vor? 
3. Zu welchem Zeitpunkt kann der Finanzausschuss mit dem Inventurbericht rechnen? 
 
 
 
Antwort der Verwaltung: 
 
Gemäß dem Beschluss vom 14.03.2016 wurde im Zeitraum 03.01.2018 bis 28.02.2018 eine nachge-
lagerte körperliche Bestandsaufnahme zum 31.12.2017 zunächst an den fünf Berufskollegs des 
Campus Süd durchgeführt. Derzeit bereitet die Verwaltung die gesetzmäßige Inventur an den Schu-
len des Bezirks Innenstadt (inkl. den fünf Berufskollegs des Campus Deutz) zum Stichtag 31.12.2018 
vor. Die Bestandsaufnahme wird im Zeitraum 01.10.2018 bis 31.12.2018 (vorgelagerte Inventur) und 
02.01.2019 bis 28.02.2019 (nachgelagerte Inventur) erfolgen. 
Zuvor wurde in 2017 ein Konzept zur Inventur und Anlagenbuchhaltung fertiggestellt, das die konkre-
ten, rechtskonformen Prozesse zur Durchführung der Bestandsaufnahme und für die Inventurnachar-
beiten definiert. Dieses Konzept umfasst zudem eine Dienstanweisung zum Inventar der Kölner Schu-
len. Das Konzept ist als Anlage beigefügt. 
Gleichzeitig wurden fünf Stellen für das Inventurteam eingerichtet. Hierbei handelt es sich um vier 
Sachbearbeiter bzw. Sachbearbeiterinnen und eine Inventurkoordination. Die Personalauswahl wurde 
im Dezember 2017 erfolgreich abgeschlossen. 
Derzeit werden die Anlagenbestände der inventarisierten Berufskollegs des Campus Süd um die ge-
zählten, bisher jedoch nicht erfassten investiven Vermögensgüter, ergänzt. Gleichzeitig werden nicht 
mehr vorhandene Anlagen in Abgang gebracht.  
Es ist beabsichtigt zur Sitzung am 24.09.2018 die Ergebnisse der Inventur vorzulegen und auch die 
weiteren politischen Gremien über die Resultate zu unterrichten. 
 
Gez. Dr. Klein