Verschlankung und Beschleunigung der Fördermittel-Prozesse (AN/0180/2017)

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VII/41 
 
Vorlagen-Nummer 31.08.2017 
 2339/2017 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Kunst und Kultur 12.09.2017 
 
Verschlankung und Beschleunigung der Fördermittel-Prozesse (AN/0180/2017) 
Zur Sitzung des Ausschusses Kunst und Kultur am 31.01.2017 stellen die CDU-Fraktion und die 
Fraktion Bündnis 90/Die Grünen die schriftliche Anfrage AN/0180/2017 zur Verschlankung und Be-
schleunigung im Förder-Prozess. 
 
Die Beantwortung der Anfrage ist bisher noch nicht erfolgt, da die Fragestellung in engem Zusam-
menhang mit der Entscheidung steht, ob das Kulturamt im Rahmen der Verwaltungsreform ein ent-
sprechendes Projekt zur „Digitalisierung des Förderprozesses und -controlling“ umsetzen kann. Im 
Zuge der Auswahl des Kulturamtes als eines der Pilotämter der Verwaltungsreform wurde dieses Pro-
jekt nun positiv votiert, so dass eine verbindlichere Stellungnahme möglich ist. 
 
 
Die Verwaltung nimmt zu den Fragen wie folgt Stellung: 
 
1. Hat der Bereich der Kulturverwaltung an der Geschäftsprozessoptimierung der Verwaltung teil-
genommen? Der letzte Bericht berücksichtigt das Jahr 2015 (Mitteilung 0913/2016). 
 
Die Geschäftsprozessoptimierung stellt eine Methode zur Optimierung bestehender Prozesse 
dar, die eine ganzheitliche Betrachtung von Prozessen beinhaltet. Dies bedeutet, dass die Pro-
zesse hierarchieübergreifend sowohl in vertikaler als auch horizontaler Ebene auch über Gren-
zen von Dienststellen beziehungsweise Organisationseinheiten hinweg analysiert und optimiert 
werden. Diese Methode findet inzwischen bei einer weiter steigenden Anzahl von Projekten An-
wendung. 
Vor diesem Hintergrund kann nicht davon gesprochen werden, dass einzelne Bereiche an der 
Geschäftsprozessoptimierung teilnehmen. Vielmehr kann hinsichtlich der Methodennutzung im-
mer nur auf das einzelne Projekt abgezielt werden. 
Im Bereich der Kulturverwaltung wurde im Jahr 2016 kein Projekt nach den zuvor aufgeführten 
Kriterien durchgeführt. 
Zur aktuellen Projektplanung wird auf die Punkte 3 und 4 verwiesen. 
 
 
 
2. Welche Auswirkungen bzw. Verbesserung wären durch die Geschäftsprozessoptimierung im 
Kulturbereich insbesondere mit Blick auf die einzelnen Schritte von der Antragstellung über den 
Förderzeitraum bis hin zum Projektabschluss zu erwarten? 
 
Im Zuge des Projektes „Digitalisierung des Förderprozesses und -controlling“ wird der gesamte 
Förderprozess sowohl bezogen auf die einzelnen Tätigkeiten als auch den konkreten Prozessab-
lauf überprüft, mit dem Ziel einen optimalen Förderprozess zu entwickeln und diesen als gesamt-
städtischen Geschäftsprozess zu definieren. Die spezifischen Anforderungen der einzelnen „För-
derprogramme“ (hier: Kulturförderung der freien Szene) werden entsprechend ergänzt. Der dann

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entwickelte Geschäftsprozess wird begleitend dokumentiert. Ziel des Projektes ist neben der Op-
timierung des Antragsverfahrens ebenso eine höhere Transparenz des Bewilligungsprozesses 
für den Antragssteller. In der Verwaltung sollen zudem Ressourcen für eine Intensivierung des 
Beratungsangebots an die freie Szene entstehen. 
Bei der Überprüfung des Förderprozesses ist selbstverständlich vorgesehen, die externe Exper-
tise der Antragssteller einzubeziehen. 
Es ist beabsichtigt, das Projekt „Digitalisierung des Förderprozesses und -controlling“ als Be-
standteil des gesamtstädtischen Kernprojektes „Integriertes Fördermanagement“ zu berücksichti-
gen. 
 
 
 
3. Wird der Bereich des Antragswesens für Fördergelder bei der Stadt, bei anderen Institutionen, 
die Fördermittel auszahlen, und bei städtischen Gesellschaften in die Betrachtung mit einbezo-
gen mit dem Ziel, ein einheitliches und für alle Institutionen geltendes standardisiertes Antrags-
wesen zu kreieren? 
 
Im Zuge des Projektes „Digitalisierung des Förderprozesses und -controlling“ ist eine Recherche 
zu BestPractice-Beispielen sowie eine verstärkte Abstimmung mit den stadtnahen Gesellschaften 
vorgesehen, ob eine Harmonisierung der Anträge in Form und Fristen möglich ist.  
 
 
 
4. Bis wann ist mit einem Ergebnis zu rechnen? 
 
Unter Berücksichtigung der aktuellen gesamtstädtischen Projektplanung im Zuge der Verwal-
tungsreform kann zum jetzigen Zeitpunkt nur eine grobe Zeitplanung vorgenommen werden. Da-
nach plant das Amt für Informationsverarbeitung Projektressourcen ab Anfang 2018 für die „Digi-
talisierung des Förderprozesses und -controlling“ zur Verfügung zu stellen. Es ist vorgesehen, 
das Modul Antragsstellung priorisiert in Betrieb zu nehmen und die darauf aufbauenden Module 
wie Bewilligung, Verwendungsnachweis, Berichtswesen sukzessive folgen zu lassen. 
Der Projektzeitraum wird im Rahmen der weiteren Planungen zum Kernprojekt „Integriertes För-
dermanagement“ konkretisiert.  
 
gez. Laugwitz-Aulbach