Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits- und Organisationsuntersuchung bei den Bühnen Köln - Dokumentation des Projektstatus

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VII/46 
 
Vorlagen-Nummer  14.01.2021 
 0076/2021 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Bühnen der Stadt Köln 26.01.2021 
 
Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits- und Organisationsuntersuchung bei den Bühnen Köln 
- Dokumentation des Projektstatus 
HINTERGRUND  
 
Der Betriebsausschuss Bühnen hat am 19.06.2018 die vorgelegte Status quo - und Perspektiven-
Betrachtung der Bühnen hinsichtlich der vorhandenen 36 Bühnenstandorte zur Kenntnis genommen 
(1246/2018) und der Betriebsleitung in diesem Kontext einen konkreten Auftrag erteilt. So war ein 
Vergabeverfahren für eine Fortschreibung des actori-Gutachtens aus dem Jahr 2014 vorzubereiten. 
Ziel dieser Fortschreibung bzw. des „Updates“ der Wirtschaf tlichkeits- und Organisationsuntersu-
chung ist es, einen Weg aufzuzeigen, wie die Bühnen nach Abschluss des deutlich verlängerten Inte-
rims strukturiert zu einem leistungsfähigen und effizienten Kulturbetrieb mit dem Bühnenzentrum am 
Offenbachplatz entwickelt werden können.  
 
Neben den künstlerischen Zielen sollen dabei folgende Parameter insbesondere Beachtung finden: 
 
a. möglichst wenige, aber qualitativ hochwertige Standorte  
b. Steigerung der Effizienz durch Optimierung der Infrastruktur 
c. moderne und konstant funktionierende Logistik des Repertoires 
d. modernes und effizientes Gebäude- und Anlagenmanagement 
 
Am 26.03.2019 hat der Betriebsausschuss Bühnen sodann den konkreten Prüfauftrag an actori be-
schlossen (0672/2019). Die Betriebsleitung wurde beauftragt, die Vergabe an actori durchzuführen. 
 
SACHSTANDSMITTEILUNGEN 
 
Am 08.10.2019 berichtete der Projektleiter Frank Schellenberg (actori) zum Stand des Projektes unter 
dem Tagesordnungspunkt 5.2 „Sachstand zur Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits- und Organisati-
onsuntersuchung der Bühnen Köln durch die Firma actori“ (3462/2019) in der Betriebsausschusssit-
zung mündlich. Am 28.01.2020, am 28.04.2020 sowie am 09.06.2020 erhielt der Ausschuss sodann 
eine schriftliche Mitteilung (0162/2020, 1120/2020 und 1593/2020) über den Sachstand. De r Aus-
schuss bat in der Sitzung darum, künftig weiterhin schriftlich informiert zu werden. 
 
Sachstand Dezember 2020: 
 
Das Projekt läuft trotz der Einschränkungen durch Corona weiter. 
 
Die Fortschreibung der Untersuchung erfolgt wie bekannt auf Basis der im Jahr 2014 erfolgten Wirt-
schaftlichkeits- und Organisationsuntersuchung. Ausgangspunkt ist das „optimierte Betriebsszenario“, 
welches bereits grundsätzliche Parameter, wie zum Beispiel den Musterspielplan für die Zeit nach der 
Wiedereröffnung, festlegt. Die Hauptaufgabe der erneuten Untersuchung ist eine aktualisierte Ermitt-
lung des benötigten Betriebskostenzuschusses für den laufenden Betrieb nach Beendigung der Sa-

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nierungsmaßnahmen. Dabei stehen insbesondere Veränderungen, die sich seit der Untersuchung im 
Jahr 2014 ergeben haben im Fokus.  
 
Die Bearbeitung des Projektes gliedert sich in die bekannten sieben Phasen, an deren Abschluss die 
Aktualisierung der zu erwartenden Kosten und Erlöse und des benötigten Betriebskostenzuschusses 
steht.  
 
Phase 1:  Evaluation der Kostenblöcke der Betriebskostenschätzung aus dem Gutachten von 
2014 
Phase 2:  Ermittlung der optimalen Probebühnenkapazität und Bestimmung geeigneter Standorte 
in Bezug auf optimale Flexibilität und Logistik 
Phase 3:  Ermittlung der benötigten Büro- und Sonderflächen, Lager- und Funduskapazitäten für 
einen optimierten Betrieb 
Phase 4:  Ermittlung weiterer geeigneter Standorte der Bühnen Köln (außerhalb des Offenbach-
platzes) 
Phase 5:  Evaluation der potenziellen rechtsrheinischen Standorte für das Schauspiel 
Phase 6:  Bewertung des Gebäudemanagements 
Phase 7:  Neuberechnung des aktualisierten Betriebskostenzuschusses 
 
In Phase 1 stand die Evaluation der Kosten- und Erlösblöcke im Fokus. Ziel war es, strukturelle Ver-
änderungen der Kosten- und Erlösblöcke zu bestimmen, um die Schwerpunkte der weiteren Untersu-
chung zu identifizieren. Die Phase ist abgeschlossen. 
 
Die Phasen 2 und 3  sind abgeschlossen. In diesen standen zum einen die Überprüfung der Probe-
bühnensituation nach dem Interim sowie die Ermittlu ng der benötigten externen Büro- und Lagerflä-
chen im Zentrum. Hierbei wurden auch die Bedürfnisse des Gürzenich-Orchesters nochmals umfas-
send einbezogen. Im Rahmen der Phase 3 wurde zudem gemäß Beschluss ein Logistik-Workshop in 
Zusammenarbeit mit der Firm a TCW Transfer-Centrum für Produktions -Logistik und Technologie-
Management GmbH & Co. KG  durchgeführt. Im Workshop wurden interaktiv Logistikszenarien, La-
ger- und Logistiksysteme sowie Ansätze zur Digitalisierung und Katalogisierung diskutiert.  
 
Die Phasen 4 und 5  sind abgeschlossen. Ziel war es, auftragsgemäß Optionen einer optimierten 
Standortnutzung zu bestimmen und insbesondere eine transparente Entscheidungsgrundlage über 
den Standort der rechtsrheinischen Spielstätte (Halle Kalk oder Depot) zu erarbe iten. Im Rahmen 
dieser beiden Phasen wurde evident, dass eine Entwicklung von Standortoptionen nur ganzheitlich 
unter Einbezug aller Aspekte der Phasen 2-5 erfolgen kann. Daher wurde hier ein integriertes Vorge-
hen gewählt, in dem zunächst die qualitative B ewertung der rechtsrheinischen Spielstätte anhand 
definierter Bewertungskriterien erfolgte und im Anschluss mögliche Standortszenarien auf Basis der 
in Phasen 2 und 3 ermittelten Bedarfe entwickelt wurden.  
 
Im Rahmen dieses Vorgehens zeigte sich, dass die Entscheidung über die rechtrheinische Spielstätte 
auch nach Einbezug aller Aspekte der Phasen 2 und 3 aufgrund zahlreicher Interdependenzen nicht 
losgelöst von einem größeren Kontext und weiteren Analysen erfolgen kann. Ein komplexes System 
aus den Rahmenbedingungen der Standortanalyse (z. B. möglichst wenige, aber qualitativ hochwerti-
ge Standorte und möglichst hohe Synergieeffekte), Kosten, Risikofaktoren und auch der zeitlichen 
Realisierbarkeit verschiedener Szenarien haben wesentlichen Einfluss auf die Auswahl der rechts-
rheinischen Spielstätte – dies ist besonders vor dem Hintergrund noch ausstehender Entscheidungen 
und notwendiger Analysen bezüglich des Standorts Kalk aktuell nur begrenzt kalkulierbar. In Hinblick 
auf die weitere Untersuchung von actori bedeutet dies den Einbezug eines Szenarios, für das aktuell 
die meiste Planungssicherheit besteht und welches somit eine fundierte Berechnungsgrundlage für 
den Betriebskostenzuschusses ermöglicht. Gleichzeitig bleibt dabei für die Bühnen und die Stadt 
auch die notwendige Flexibilität erhalten, die Entscheidung über eine dauerhafte rechtsrheinische 
Spielstätte in einem größeren Kontext und zu einem späteren Zeitpunkt zu treffen sowie durch weite-
re notwendige Analysen zu stützen.  
 
Die Phase 6 ist ebenfalls abgeschlossen. In dieser Phase stand der Bereich Gebäudemanagement 
im Fokus. Es wurden die Kostenstrukturen sowie das benötigte Personal evaluiert. Dabei lag der 
Schwerpunkt auf Veränderungen, die sich durch eine Sanierung ergeben. Ebenfalls wurde in diesem

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Zusammenhang die Möglichkeit der Anbindung an gesamtstädtische Systeme geprüft. Hierfür wurde 
am 02.04.2020 ein Online-Workshop mit den Verantwortlichen der Bühnen Köln sowie dem Baude-
zernenten Markus Greitemann durchgeführt.  
 
Auch Phase 7 ist abgeschlossen. In dieser Phase stand die Aktualisierung des Betriebskostenzu-
schusses im Fokus. Die Phase diente dazu, die Veränderungen der Betriebskosten im Vergleich zum 
actori Gutachten 2014 aufzuzeigen.  
 
Die Ergebnisse aller Phasen wurden im Anschluss zu einem Gutachten zusammengeführt, welches in 
den vergangenen Wochen final abgestimmt wurde. Aktuell wird es noch um ein Szenario für den 
Ausbau des Tanzes erweitert. 
 
 
Erweiterung der Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits- und Organisationsuntersuchung um 
ein Szenario für den Tanz 
 
Mit Blick auf die politischen Anfragen und Prüfaufträge aus der Vergangenheit (zuletzt 1250/2017 
„Weiterentwicklung der Sparte Tanz“) hat sich die Verwaltung dazu entschieden, auch die Fortschrei-
bung der Wirtschaftlichkeits- und Organisationsuntersuchung aktuell um ein Szenario für eine Tanz-
sparte zu erweitern.  
 
Die bisherige Untersuchung berücksichtigt den Tanz ausschließlich im Rahmen von Gastspielen ex-
terner Ensembles. Das von Kulturdezernat und Bühnen erarbeitete Konzept zur Ausge staltung der 
Tanzsparte umfasst eine feste Intendanz, eine eigene Kompanie und weiterhin ein Gastspielangebot 
externer Ensembles. Die Tanzsparte in dieser Ausprägung wird erhebliche Auswirkungen auf den 
Bühnenbetrieb und Ressourcenbedarfe (finanziell, orga nisatorisch, infrastrukturell) haben. Diese 
Auswirkungen werden in einem 2. Szenario dargestellt und in die Management Summary des Gut-
achtens integriert.  
 
Nach Abschluss des Projektes sollen zwei unterschiedliche Szenarien zur Entscheidung vorliegen:  
 „actori 2020“, welches das Szenario aus der Untersuchung 2014 erweitert um Veränderun-
gen im Status quo beschreibt. 
 „actori 2020 – Tanz“, welches eine Analyse der Auswirkungen einer Neuaufstellung des 
Tanzes als eigene Sparte gemäß des vorliegenden Konzeptes darstellt.  
 
Die Bearbeitung der Erweiterung gliedert sich in zwei Phasen: 
 
Phase 1:  Erstellung eines Szenarios für eine Tanzsparte auf Basis des vorliegenden Konzeptes 
Phase 2:  Prüfung eines Betreibermodells für das Depot und Einbindung der freien Szene auf Basis 
   des vorliegenden Konzeptes 
 
Die Bearbeitung der Phasen 1 und 2 der Erweiterung ist zu 90% abgeschlossen. Aktuell werden noch 
letzte Anpassungen sowie Abstimmungen vorgenommen, welche bis Ende Januar abgeschlossen 
werden.  
 
WEITERES VORGEHEN 
 
Mit einer Präsentation der Abschlussunterlagen im Betriebsausschuss Bühnen ist  im März 2021 zu 
rechnen. Der Betriebsausschuss Bühnen hatte in seiner Sitzung am 28.01.2020 signalisiert, dass die 
Präsentation im Rahmen einer Sondersitzung des Betriebsausschusses stattfinden soll. Der Termin 
und das genaue Vorgehen sind zwischen Ausschuss und Verwaltung noch abzustimmen. 
 
Gez. Laugwitz-Aulbach