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Weiterentwicklung des Programms „Lebenswerte Veedel – bürger*innen- und sozialraumorientierte Zusammenarbeit in Köln“

Beschlussvorlage Rat bzw. Hauptausschuss 4270/2021 vom 07.01.2022

Stand: Am 17.03.2022 im Rat geändert beschlossen.

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Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle V/V/3 Vorlagen-Nummer 4270/2021 Freigabedatum 06.01.2022 Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung Betreff Weiterentwicklung des Programms „Lebenswerte Veedel – bürger*innen- und sozialraumorientierte Zusammenarbeit in Köln„ Beschlussorgan Rat Gremium Datum Beschluss: Der Rat nimmt das Handbuch „Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ zur Kenntnis und beschließt dieses als neue Handlungsgrundlage für eine einwohner*innen- und sozialraumorientierte Zusammenarbeit der Verwaltung mit den Trägern der Sozialraumkoordination im Rahmen des gleich- lautenden Programms. Integrationsrat 11.01.2022 Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren 13.01.2022 Bezirksvertretung 9 (Mülheim) 17.01.2022 Ausschuss Schule und Weiterbildung 17.01.2022 Gesundheitsausschuss 18.01.2022 Jugendhilfeausschuss 25.01.2022 Bezirksvertretung 5 (Nippes) 27.01.2022 Bezirksvertretung 6 (Chorweiler) 27.01.2022 Bezirksvertretung 7 (Porz) 27.01.2022 Bezirksvertretung 8 (Kalk) 27.01.2022 Stadtentwicklungsausschuss 27.01.2022 Bezirksvertretung 2 (Rodenkirchen) 31.01.2022 Bezirksvertretung 4 (Ehrenfeld) 31.01.2022 Rat 03.02.2022 2 Haushaltsmäßige Auswirkungen Nein Ja, investiv Investitionsauszahlungen € Zuwendungen/Zuschüsse Nein Ja % Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme s. Punkt 5 € Zuwendungen/Zuschüsse Nein Ja % Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: s. hierzu Punkt 5 a) Personalaufwendungen € b) Sachaufwendungen etc. € c) bilanzielle Abschreibungen € Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: a) Erträge € b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten € Einsparungen: ab Haushaltsjahr: a) Personalaufwendungen € b) Sachaufwendungen etc. € Beginn, Dauer Auswirkungen auf den Klimaschutz Nein Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung) Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung) Begründung 1. Ausgangslage Das Programm „Lebenswerte Veedel – Bürger- und Sozialraumorientierung in Köln“ wurde mit Ratsbeschluss der Stadt Köln vom 15. Dezember 2005 als Modellprojekt gestartet (zur Chronolo- gie vgl. Handbuch, Kap. 2.1). Mit Ratsbeschluss zum Haushalt 2019 vom 08.11.2018 hat der Rat die Verwaltung beauftragt, das Programm „Lebenswerte Veedel“ weiterzuentwickeln. Dabei sollte geklärt werden, ob die räumlichen Zuschnitte noch passend sind und ob das Programm konzeptionell und organisato- risch angepasst werden sollte (vgl. das bis dato zugrunde liegende Rahmenkonzept, Vorlagen 2377/2013; 0476/2010). Den ersten Teil des Auftrags, die Frage der Gebietszuschnitte, hatte die Verwaltung bereits im Jahr 2019 umgesetzt (vgl. Vorlage 3120/2019). Im Ergebnis wurden die 11 bestehenden Sozial- raumgebiete bestätigt, auf Grund der Größe z. T. getrennt (im Bezirk Kalk und Mülheim), z. T. er- weitert (im Bezirk Mülheim) und zwei neue Sozialraumgebiete kamen hinzu (Höhen- haus/Dünnwald und Porz-Mitte/Urbach), so dass aktuell 15 Sozialraumgebiete bestehen. In die- sen 15 Sozialraumgebieten leben (Stand 31.12.2020) 3  28% der Kölner Bürger*innen  50% aller Empfänger*innen von SGB II-, SGB XII- und Asylbewerber-Leistungen  58,3% aller Kinder und Jugendlichen in SGB II-Bedarfsgemeinschaften  38,1% aller Alleinerziehendenhaushalte  42,9% aller Empfänger*innen von Grundsicherung im Alter  36,3% aller Empfänger*innen von Grundsicherung bei Erwerbsminderung  38,2 % aller Empfänger*innen von Asylbewerber-Leistungen. Vor dem Hintergrund dieser überdurchschnittlichen Belastungen hat die Verwaltung den zweiten Teil des Ratsauftrags, die konzeptionelle und organisatorische Weiterentwicklung der Bür- ger*innen und Sozialraumorientierung in Köln, umgesetzt und legt die Ergebnisse vor. 2. Umsetzung des Ratsauftrags – Vorgehen der Verwaltung Die Verwaltung hat gemeinsam mit externer Unterstützung und breiter Beteiligung der Sozial- raumkoordination, der LIGA der freien Wohlfahrtspflege sowie Vertreter*innen aus der Politik, das im Jahr 2013 vom Rat beschlossene Rahmenkonzept weiterentwickelt. Grundlage dafür waren In- terviews mit den wesentlichen Akteur*innen des Programms: den Sozialraumkoordinator*innen, den Bürgeramtsleitungen und den Vertreter*innen der Fachämter. Gefragt wurde z. B., wie die ei- gene Rolle im Rahmen des Programms wahrgenommen wird, wie Maßnahmen für die Sozial- raumgebiete geplant und abgestimmt werden und wie Gremienarbeit organisiert und eingeschätzt wird. Fazit der Interviews war: Um effektiver miteinander arbeiten zu können, sollten die wesentli- chen Strukturen und Prozesse einer sozialraumorientierten dezernats- und ämterübergreifenden Zusammenarbeit und Steuerung sowie der Zusammenarbeit zwischen Stadtverwaltung und den Einrichtungen und Diensten der freien Träger stärker standardisiert und verbindlich geregelt wer- den. Von den Beteiligten wurden wesentliche Ansatzpunkte zur Umsetzung eines bürger*innen- und sozialraumorientierten Handelns identifiziert (Kernprozesse). Zur Vereinfachung und zur Stei- gerung der Verbindlichkeit wurden die Strukturen (z. B. die Gremien) sowie die Aufgaben inkl. der Zuständigkeiten beschrieben und die Schnittstellen insb. zu den Prozessen der integrierten stra- tegischen Sozialplanung dargestellt. Die Ergebnisse sind im Handbuch „Bürger*innen- und Sozial- raumorientierung in Köln“ dokumentiert. Wesentliche Inhalte des Rahmenkonzepts sind im Hand- buch dokumentiert, weshalb dieses die neue Grundlage für die Bürger*innen- und Sozialraumori- entierung in Köln darstellt. Das Handbuch wurde in der vorliegenden Fassung vom politischen Steuerungsgremium des Programms am 18.11.2021 zur Beschlussfassung empfohlen. 3. Ergebnisse a. Anpassung der Zielsetzung der Programms Neben den zentralen Zielsetzungen der Verbesserung der Lebensbedingungen und der Teil- habechancen der Bewohner*innen der Sozialraumgebiete, ergeben sich die Ziele des Pro- gramms auch aus dem gesamtstädtischen Zielsystem „Kölner Perspektiven 2030+“ sowie den detaillierteren Zielsetzungen der beteiligten Dezernate (vgl. Handbuch, Kap. 3.2). b. Vereinheitlichung von Strukturen und Aufgaben der beteiligten Gremien und Akteur*innen Die wesentlichen Strukturen und Aufgaben der Beteiligten in den verschiedenen Prozessen wurden neu justiert und detailliert beschrieben (vgl. Handbuch, Kap. 4). Teilweise war es not- wendig, die in den Sozialraumgebieten bereits durchgeführten Formate von Gremien einheit- lich in Bezug auf Ihre Funktion hin zu beschreiben, so z. B. die Bürger*innenkonferenz. In Fol- ge der Verbindung von Sozialraumkoordination und Sozialplanung wurden neue Gremien notwendig: eine Planungskonferenz sowie eine Meilensteinkonferenz. Diese Konferenzen sind wesentlich an der Konsentierung der Ergebnisse der Kernprozesse beteiligt. Sie tagen in gro- ßen zeitlichen Abständen von ca. fünf Jahren. Neu ist auch die stärkere Bezirksorientierung, die durch die regelhafte Beteiligung der Be- zirksvertretungen im Hinblick auf die wesentlichen Herausforderungen und Zielsetzungen der Sozialraumgebietsplanungen erreicht werden soll. 4 c. Standardisierung der wesentlichen Aufgaben der Sozialraumkoordination Als wesentliche Aufgaben der Sozialraumkoordination wurden identifiziert die  Ermittlung sozialräumlicher Themen  Projektentwicklung  Umsetzungsbegleitung  Koordination und Vernetzung. Die Prozesse zur Umsetzung dieser Aufgaben werden als „Kernprozesse der Sozialraumko- ordination“ beschrieben (vgl. Handbuch, Kap. 5.3.2). Sie werden im Sinne von Sollprozessen beschrieben. So soll z. B. die Ermittlung sozialräumlicher Themen zukünftig nach einem fest- gelegten Verfahren erfolgen und für die weitere Bearbeitung und das Monitoring einheitlich dokumentiert werden. Dies gilt in gleicher Weise auch für die weiteren Prozesse. Die Festle- gungen zu den Soll-Prozessen sind jeweils in einem Prozess-Steckbrief, einer grafischen Dar- stellung des Ablaufs inkl. der Zuständigkeiten sowie einer Beschreibung in Textform erläutert. Darin sind auch die Schnittstellen z. B. in die Fachverwaltung oder zu den Bürgerämtern er- kennbar. Für jeden Prozess wurden darüber hinaus Kernprozessindikatoren festgelegt, an- hand derer die Ergebnisse der Prozesse bewertet werden können. d. Beschreibung der Kernprozesse der integrierten, sozialraumorientierten Sozialplanung Als wesentliche Aufgaben der Sozialplanung wurden identifiziert die  Sozialraumgebietsanalyse  integrierte Sozialraumgebietsplanung  kurzfristige integrierte Bewertung sozialräumlicher Themen  Sozialraumgebietsevaluation. Diese Prozesse sind ebenfalls im Sinne von Sollprozessen beschrieben (vgl. Handbuch, Kap. 5.3.1). Ziel dieser Prozesse ist es, auf der Basis einer Analyse der Lebenslagen der Bewoh- ner*innen eines Sozialraumgebiets strategisch (mittelfristig) relevante Herausforderungen zu identifizieren und vor dem Hintergrund der Ziele und der vorhandenen sozialen Infrastruktur integrierte Lösungen zur deren Bewältigung zu entwickeln. Diese sollen – nach dem Be- schluss der Ziele durch die Bezirksvertretungen und ggf. weitere Gremien – in Form von inte- grierten Sozialraumgebietsplänen dokumentiert und umgesetzt werden (vgl. Handbuch, Kap. 2.2). Angestrebt wird hier, diese Prozesse in einem fünf-Jahres-Turnus umzusetzen. e. Verknüpfung der Kernprozesse der Sozialraumkoordination mit der Sozialplanung Zwischen den Kernprozessen der Sozialraumkoordination und denen der Sozialplanung gibt es verschiedene Verbindungslinien. Z. B. fließen sozialräumlich ermittelte Themen, die strate- gisch relevant sind und eine längerfristige Bedeutung haben, in die Prozesse der Sozialpla- nung ein. Umgekehrt werden Aufgaben aus der Sozialplanung heraus wie z. B. die Entwick- lung sozialräumlicher Projekte an die Sozialraumkoordination übertragen. Das Zusammenwir- ken der Prozesse der Sozialraumkoordination mit den Prozessen der Sozialplanung – im Sin- ne eines „bottom-up“ und „top-down“ – werden schematisch in Form einer Prozesslandkarte aufgezeigt (vgl. Handbuch, Kap. 5.1.4 und 5.6). f. Beschreibung von Führungs- und Unterstützungsprozessen Neben den Kernprozessen der Sozialraumkoordination und der Sozialplanung wurden die fol- genden Führungs- und Unterstützungsprozesse identifiziert, die von der Geschäftsstelle Le- benswerte Veedel federführend umgesetzt oder vorbereitet werden:  die Zielvereinbarung mit den Trägern der Sozialraumkoordination  ein Programmcontrolling  das Jahresberichtswesen  die Programmevaluation  die Weiterentwicklung des Programms. 5 Diese Prozesse werden ebenfalls als Sollprozesse beschrieben (vgl. Handbuch, Kap. 5.2). Mit den Führungsprozessen wird das Programm insgesamt geplant und gesteuert. Die Ergebnisse werden dem politischen Steuerungsgremium als politischem Gremium zur Beratung vorgelegt. Zu den weiteren, die Kernprozesse unterstützenden Aufgaben der Geschäftsstelle gehören darüber hinaus das Informationsmanagement sowie die Gesamtkoordination und die Unter- stützung der sozialraumorientierten Verwaltung (vgl. Handbuch, Kap. 5.4). g. Dokumentation, Controlling und Evaluation Um die Ergebnisse der Prozesse zu bewerten, werden sogenannte (Kernprozess-)Indikatoren dokumentiert und ausgewertet. Dazu wird eine einheitliche Dokumentation aufgebaut. Aus- wertungen fließen in die o. g. Führungsprozesse ein (vgl. Handbuch, Kap.6). 4. Wesentliche Veränderungen für die am Programm Beteiligten a. Mitglieder des Rates, der Ratsgremien und der Bezirksvertretungen Die Umsetzung des Handbuchs führt zu verbesserten Steuerungsmöglichkeiten durch:  die Klärung der wesentlichen mittelfristigen Handlungserfordernisse in den Sozial- raumgebieten.  verbindliche politische Beschlüsse zu den wesentliche Handlungserfordernisse, Zielen und Strategien je Sozialraumgebiet.  verbesserte integrierte Planungen auf Basis der beschlossenen Ziele und Strategien je Sozialraumgebiet und die Dokumentation der Planungen in Form von Sozialraumge- bietsplänen  die regelhafte Überprüfung der Umsetzung der Maßnahmen und eine Verbesserung der Entscheidungsgrundlagen für die Politik bei der Bewilligung zukünftiger Maßnah- men.  passgenauere Einwerbung von Fördermitteln, da notwendige Maßnahmen bereits durch die Sozialraumgebietsplanungen beschrieben sind. b. Verwaltung Die Umsetzung des Handbuchs führt zu einer sozialraumorientierteren Verwaltung durch:  eine verbindlichere Abstimmung zu Zielen und Strategien  einen besseren Austausch über Planungen und Umsetzungsstände  eine Verschränkung von Planungen der zentralen und der sozialräumlichen Ebene  eine Klärung von Rollen und Aufgaben. c. Sozialraumkoordination und Akteur*innen im Sozialraumgebiet Im Ergebnis führt die Umsetzung des Handbuchs zu  einheitlichen Arbeitsstrukturen und -prozessen zur Umsetzung der sozialräumlichen Kernaufgaben in allen 15 Sozialraumgebieten.  einer Verschränkung mit der integrierten, strategischen Sozialplanung: sozialräumlich ermittelte Themen (bottom-up) und stadtweite Themen der Sozialplanung (top-down) werden zusammengeführt und systematisch bearbeitet. 5. Haushaltsmäßige Auswirkungen / Ressourcen a. Personalbedarf zur Umsetzung der Weiterentwicklung Um die im Handbuch beschriebenen Aufgaben und Prozesse zur Weiterentwicklung des Pro- gramms in allen 15 Sozialraumgebieten umsetzen zu können, sind zusätzliche Stellen erforder- lich. Nach vorläufigen Berechnungen liegt der Stellenbedarf bei insgesamt 8,5 Vollzeitstellen. Ins- gesamt wären damit ca. je eine halbe Stelle zur Steuerung und Begleitung des Programms sowie 6 zur Koordination und als Schnittstelle zur integrierten Strategischen Sozialplanung pro Sozial- raumgebiet in der Verwaltung notwendig. Davon ist aktuell eine Stelle besetzt. Die Umsetzung des Handbuchs soll, unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen stufen- weise erfolgen. Dementsprechend soll auch die Stelleneinrichtung und damit die Zusetzung des Personals, in Abhängigkeit vom geprüften organisatorischen Bedarf und der Verfügbarkeit von fi- nanziellen Mitteln, stufenweise in den Jahren 2022 ff. erfolgen. Für den Stellenplan 2022 ist die Einrichtung zusätzlicher 4 Stellen - wovon eine Stelle für die Geschäftsstelle bereits genehmigt ist und 3 Stellen vorbehaltlich dieses Ratsbeschlusses zugesetzt werden - organisatorisch geneh- migt. Zur Umsetzung der ersten Stufe der Weiterentwicklung werden in der Geschäftsstelle vorerst 5 Stellen benötigt. Hierzu sind neben der bereits vorhandenen Stelle A11/EG 10 zusätzlich 4 Voll- zeitstellen (1x A12/EG11, 3x A11/EG10) nötig. Für den Stellenplan 2022 ist die Einrichtung dieser 4 zusätzlichen Stellen bereits von der Stellenplankonferenz am 07.12.2021 genehmigt Für die Umsetzung einer weiteren Stufe werden weitere 3,5 Stellen benötigt, die sich voraussicht- lich aus einer 0,9 Stelle A11/ EG10 und 2,6 Stellen A13/EG13 zusammensetzen. Hierfür sind eine separate Einbringung in das Stellenplanverfahren 2023 sowie eine organisatorische sowie finan- zielle Prüfung notwendig. b. haushaltsmäßige Auswirkungen Die haushaltsmäßigen Auswirkungen zur Umsetzung des Handbuchs, in Form von zusätzlichen Personalaufwendungen und den entsprechenden Sachaufwendungen, erfolgen für das Haus- haltsjahr 2022 ff. im Teilplan 0111 - Sonstige Innere Verwaltung. Ausgehend von einer unterjährigen Besetzung der zusätzlichen 4 Stellen fallen anteilig für das Haushaltsjahr 2022 Personalaufwendungen in Höhe von ca. 208.000 € an, die in Teilplanzeile 11- Personalaufwendungen abgebildet und bereits über den Haushaltsplan 2022 finanziert sind. Die anteiligen Sachaufwendungen in Höhe von ca. 29.000 € werden in 2022 aus vorhandenen Mitteln des Dezernatsbudgets V gedeckt. Das Dezernat für Soziales, Gesundheit und Wohnen wird im Rahmen des Haushaltsplanaufstellungsprozesses 2023 ff. innerhalb des dann zugewiesenen Budgets die erforderlichen Mittel, ggf. durch Umschichtungen, vorsehen. Über die Zusetzung weiterer 3,5 Stellen ist gesondert im Stellenplanverfahren 2023 zu entschei- den. 6. Empfehlung des politischen Steuerungsgremiums Das Handbuch wurde dem politischen Steuerungsgremium des Programms am 07.10.2021 und am 18.11.2021 vorgestellt, ausführlich diskutiert und zur Beschlussfassung empfohlen. Mit dem Handbuch wird das bislang geltende Rahmenkonzept abgelöst. Im Jahr 2022 wird im Rahmen der allgemeinen Umstellung des Fördermittelmanagements der Stadt Köln von der Bewirtschaftung von Einzelförderungen auf die Bewirtschaftung von Förderprogrammen auch ein Förderprogramm für das Programm „Lebenswerte Veedel – Bürger- und Sozialraumorientierung in Köln“ erstellt und veröffentlicht. Darin wird das Handbuch als neue Grundlage für die zukünftige bürger*innen- und sozialraumorientierte Zusammenarbeit in Köln festgeschrieben. In dem Förderprogramm werden die bislang finanzierten Einzelmaßnahmen gebündelt, ein Mehraufwand für den Haushalt 2023 ff entsteht durch das Förderprogramm nicht. Anlagen Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7 Auszug aus dem Protokoll der elften Sitzung des politischen Steuerungsgremiums am 18.11.2021
Anlage 0 Dringlichkeitsbegründung

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Anlage 0 zur Beschlussvorlage 4270/2021, Begründung der Dringlichkeit Das mit der o.g. Beschlussvorlage vorgelegte Handbuch wurde mit externer Unterstützung in einem breit angelegten Beteiligungsprozess erarbeitet. Im Herbst 2021 wurde das Handbuch im Rahmen einer abschließenden Plenumsveranstaltung Vertreter*innen der Fachverwaltung, der Politik, der LIGA der Wohlfahrtsverbände sowie der Sozialraumkoordination vorgestellt und abgestimmt. Dieser Prozess hat insgesamt mehr Zeit beansprucht als geplant war. Die mit der Beschlussvorlage vorgelegte Zeitplanung sieht eine Beschlussfassung in der Sitzung des Rates der Stadt Köln am 3. Februar 2022 vor. Dies ist unbedingt erforderlich, um das vorgelegte Handbuch „Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ zeitnah anwenden zu können. Insbesondere geht es darum, dass im Rahmen des Programms Lebenswerte Veedel festgelegte Jahresschwerpunktthema „Kinder- und Jugendgesundheit“ gemäß der in dem Handbuch geregelten Strukturen und Prozesse integriert und strategisch bearbeiten zu können. Das Jahresschwerpunktthema Kinder- und Jugendgesundheit ist aufgrund der Corona-Pandemie von besonderer Relevanz. Die Anwendung des Handbuchs kann darüber hinaus auch bei der weiteren Bewältigung der Corona-Krise von wichtiger Bedeutung sein.
Anlage 5, Auszug Gesundheitsausschuss vom 15.02.2022

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Geschäftsführung Gesundheitsausschuss Herr Flume Telefon: (0221) 221 35707 Fax: (0221) E-Mail: Reinhard.Flume@STADT- KOELN.DE Datum: 08.03.2022 Auszug aus dem Beschlussprotokoll der 12. Sitzung des Gesundheitsausschusses vom 15.02.2022 öffentlich 5.3 Weiterentwicklung des Programms „Lebenswerte Veedel – bürger*in- nen- und sozialraumorientierte Zusammenarbeit in Köln“ 4270/2021 Beschluss in der Fassung des Ausschusses für Soziales und Senioren: Der Rat nimmt das Handbuch „Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ zur Kenntnis und beschließt dieses als neue Handlungsgrundlage für eine einwohner*in- nen- und sozialraumorientierte Zusammenarbeit der Verwaltung mit den Trägern der Sozialraumkoordination im Rahmen des gleichlautenden Programms. Ergänzung / Änderung: § 1 der Geschäftsordnung des politischen Steuerungsgremiums w ird dahingehend geändert, dass für  die Ausw ahl der w eiteren Sozialräume  die Ausw ahl der Träger der Koordinations- und Anlaufstellen künftig der Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren zuständig ist. Abstimmungsergebnis: Einstimmig zugestimmt
Anlage 1 Handbuch 1.0

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Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 1 von 118 Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 2 von 118 Inhaltsverzeichnis VORWORT ................................ ................................ ................................ ................................ .............. 6 1 EINLEITUNG ................................ ................................ ................................ ................................ 8 2 RAHMENBEDINGUNGEN ................................ ................................ ................................ ............ 9 2.1 Bisherige Entwicklung des Konzepts ................................ ................................ .......................... 9 2.1.1 Anfänge in den Jahren 2000 bis 2005 ................................ ................................ ......................... 9 2.1.2 Erste Evaluation und Weiterentwicklung zum Programm „Lebenswerte Veedel – Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ in den Jahren 2007 bis 2010 ....................... 9 2.1.3 Zweite Evaluation und Weiterentwicklung von Strukturen und Prozessen zur Umsetzung einer erfolgreichen sozialraumorientierten Arbeit in den Jahren 2011 bis 2013 ......................... 10 2.1.4 Weitere Entwicklung ab dem Jahr 2019: Verknüpfung des Programms mit der integrierten, sozialräumlichen Sozialplanung – Anpassung von Strukturen und Abläufen ............................. 11 2.2 Das Programm „Lebenswerte Veedel“ im Kontext moderner Sozialplanung ............................. 12 3 GRUNDLAGEN ................................ ................................ ................................ ........................... 15 3.1 Geltungsbereich................................ ................................ ................................ ........................ 15 3.2 Ziele des Programms ................................ ................................ ................................ ................ 15 3.3 Bürger*innen- und Sozialraumorientierung – Strategien und Arbeitsprinzipien ......................... 15 3.4 Auswahl und Abgrenzung von Sozialraumgebieten ................................ ................................ .. 18 3.4.1 Ziele für die Bestimmung von Sozialraumgebieten ................................ ................................ .. 18 3.4.2 Auswahl geeigneter Indikatoren zur quantitativen Eingrenzung ................................ ................ 18 3.4.3 Berechnung eines Index ................................ ................................ ................................ ........... 19 3.4.4 Leitkriterien zur qualitativen Beurteilung und praktischen Auswahl ................................ ........... 20 3.4.5 Organisation des Abstimmungs- und Beteiligungsprozesses ................................ .................... 20 4 AUFBAUORGANISATION ................................ ................................ ................................ .......... 22 4.1 Beteiligte Personen und Gremien ................................ ................................ ............................. 22 4.2 Die wesentlichen Aufgaben der beteiligten Gremien und Akteur*innen ................................ ..... 22 5 ABLAUFORGANISATION ................................ ................................ ................................ ........... 28 5.1 Prozessarten und Darstellung der Prozesse ................................ ................................ ............. 28 5.2 Führungsprozesse ................................ ................................ ................................ .................... 30 5.2.1 Erarbeitung von Zielvereinbarungen ................................ ................................ ......................... 30 5.2.2 Umsetzung eines Programmcontrollings ................................ ................................ ................... 35 5.2.3 Erstellung von Jahresberichten ................................ ................................ ................................ . 38 5.2.4 Prozess Programmevaluation ................................ ................................ ................................ ... 42 5.2.5 Kontinuierliche Weiterentwicklung des Programms ................................ ................................ ... 45 5.3 Kernprozesse ................................ ................................ ................................ ........................... 49 5.3.1 Mit der Sozialplanung verbundene Kernprozesse ................................ ................................ ..... 49 5.3.1.1 Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsanalyse ................................ ......................... 49 5.3.1.2 Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsplanung ................................ ......................... 53 5.3.1.3 Kurzfristige integrierte Bewertung eines Themas ................................ ................................ ...... 58 5.3.1.4 Sozialraumgebietsevaluation ................................ ................................ ................................ .... 62 5.3.2 Kernprozesse der Sozialraumkoordination ................................ ................................ ................ 66 5.3.2.1 Sozialräumliche Themenermittlung ................................ ................................ ........................... 66 5.3.2.2 Projektentwicklung ................................ ................................ ................................ .................... 71 5.3.2.3 Umsetzungsbegleitung ................................ ................................ ................................ ............. 77 5.3.2.4 Vernetzung ................................ ................................ ................................ ............................... 82 5.4 Unterstützungsprozesse ................................ ................................ ................................ ........... 87 5.4.1 Informationsmanagement ................................ ................................ ................................ ......... 87 5.4.2 Gesamtkoordination und Unterstützung der sozialraumorientierten Verwaltung ....................... 88 5.5 Verantwortungsmatrix: Übersicht der Aufgaben der Gremien und Akteur*innen in den Prozessen ................................ ................................ ................................ ................................ . 91 5.6 Prozesslandkarte ................................ ................................ ................................ ...................... 93 6 DOKUMENTATION ................................ ................................ ................................ ..................... 96 Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 3 von 118 6.1 Mitgeltende Dokumente ................................ ................................ ................................ ............ 96 6.2 Datenablage ................................ ................................ ................................ ............................. 97 7 ANLAGEN ................................ ................................ ................................ ................................ ... 98 7.1 Glossar ................................ ................................ ................................ ................................ ..... 98 7.2 Legende zu den grafischen Prozessdarstellungen ................................ ................................ .. 103 7.3 Vorgabedokumente und Nachweisdokumente ................................ ................................ ........ 104 7.3.1 Vorlage für die Zielvereinbarung ................................ ................................ ............................. 105 7.3.2 Vorlage für einen Jahresbericht ................................ ................................ .............................. 108 7.3.3 Geschäftsordnung des politischen Steuerungsgremiums ................................ ........................ 112 7.4 Dokumentation ................................ ................................ ................................ ....................... 114 7.5 Tabellarische Übersicht der Aufgaben der Sozialraumkoordinatoren ................................ ...... 115 7.6 Sozialraumgebiete ................................ ................................ ................................ .................. 118 Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 4 von 118 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Steuerungskreislauf für die integrierte, strategische Sozialplanung ................................ .... 13 Abbildung 2: Farbskala zu den Kategorien der Indexwerte pro Teilraum ................................ ................ 19 Abbildung 3: Prozesslandkarte des Programms „Lebenswerte Veedel“ ................................ .................. 29 Abbildung 4: Beispielhafte Darstellung eines Ablaufdiagramms ................................ ............................. 29 Abbildung 5: Grafische Prozessdarstellung Erarbeitung von Zielvereinbarungen ................................ ... 32 Abbildung 6: Grafische Prozessdarstellung „Umsetzung eines Programmcontrollings“ .......................... 36 Abbildung 7: Grafische Prozessdarstellung „Erstellung von Jahresberichten“ ................................ ........ 39 Abbildung 8: Grafische Prozessdarstellung „Programmevaluation“ ................................ ........................ 43 Abbildung 9: Grafische Prozessdarstellung „Kontinuierliche Weiterentwicklung des Programms“ .......... 46 Abbildung 10: Grafische Prozessdarstellung „Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsanalyse“ ................................ ................................ ................................ ....... 51 Abbildung 11: Grafische Prozessdarstellung „Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsplanung“................................ ................................ ................................ ....... 55 Abbildung 12: Grafische Prozessdarstellung „Kurzfristige integrierte Bewertung eines Themas“ ............ 59 Abbildung 13: Grafische Prozessdarstellung „Sozialraumgebietsevaluation“ ................................ .......... 63 Abbildung 14: Grafische Prozessdarstellung „Sozialräumliche Themenermittlung“ ................................ . 67 Abbildung 15: Grafische Prozessdarstellung „Projektentwicklung“................................ .......................... 72 Abbildung 16: Grafische Prozessdarstellung „Umsetzungsbegleitung“ ................................ ................... 79 Abbildung 17: Grafische Prozessdarstellung „Vernetzung“ ................................ ................................ ..... 83 Abbildung 18: Prozesslandkarte im Programm „Lebenswerte Veedel“ ................................ ................... 93 Abbildung 19: Für die Prozessdarstellung genutzte Formen und Elemente ................................ .......... 103 Übersichtenverzeichnis Übersicht 1: Leitkriterien zur Beurteilung des Sozialraumzuschnitts ................................ ....................... 20 Übersicht 2: Beteiligte an den Runden Tischen ................................ ................................ ...................... 21 Übersicht 3: Die wesentlichen Aufgaben der beteiligten Handelnden und Gremien ................................ 22 Übersicht 4: Prozess-Steckbrief „Erarbeitung von Zielvereinbarungen“ ................................ .................. 30 Übersicht 5: Beschreibung des Prozessablaufs „Erarbeitung von Zielvereinbarungen“ .......................... 33 Übersicht 6: Prozess-Steckbrief „Umsetzung eines Programmcontrollings“ ................................ ............ 35 Übersicht 7: Beschreibung des Prozessablaufs „Umsetzung eines Programmcontrollings“ .................... 37 Übersicht 8: Prozess-Steckbrief „Erstellung von Jahresberichten“ ................................ .......................... 38 Übersicht 9: Beschreibung des Prozessablaufs „Erstellung von Jahresberichten“ ................................ .. 40 Übersicht 10: Prozess-Steckbrief „Programmevaluation“ ................................ ................................ ........ 42 Übersicht 11: Beschreibung des Prozessablaufs „Programmevaluation“ ................................ ................ 44 Übersicht 12: Prozess-Steckbrief „Kontinuierliche Weiterentwicklung des Programms“ .......................... 45 Übersicht 13: Beschreibung des Prozessablaufs „Kontinuierliche Weiterentwicklung des Programms“ ................................ ................................ ................................ .............................. 47 Übersicht 14: Prozess-Steckbrief „Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsanalyse“ ................ 49 Übersicht 15: Beschreibung „Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsanalyse“ ........................ 52 Übersicht 16: Prozess-Steckbrief „Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsplanung“ ................ 53 Übersicht 17: Prozessablauf „Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsplanung“ ....................... 56 Übersicht 18: Prozess-Steckbrief „Kurzfristige integrierte Bewertung eines Themas“ ............................. 58 Übersicht 19: Prozessablauf „Kurzfristige integrierte Bewertung eines Themas“ ................................ .... 60 Übersicht 20: Prozess-Steckbrief „Sozialraumgebietsevaluation“ ................................ ........................... 62 Übersicht 21: Prozessablauf „Sozialraumgebietsevaluation“ ................................ ................................ .. 64 Übersicht 22: Prozess-Steckbrief „Sozialräumliche Themenermittlung“ ................................ .................. 66 Übersicht 23: Beschreibung des Prozessablaufs „Sozialräumliche Themenermittlung“ .......................... 68 Übersicht 24: Prozess-Steckbrief „Projektentwicklung“ ................................ ................................ ........... 71 Übersicht 25: Beschreibung des Prozessablaufs „Projektentwicklung“ ................................ ................... 73 Übersicht 26: Prozess-Steckbrief „Umsetzungsbegleitung“ ................................ ................................ .... 78 Übersicht 27: Beschreibung des Prozessablaufs „Umsetzungsbegleitung“ ................................ ............. 80 Übersicht 28: Prozess-Steckbrief „Vernetzung“ ................................ ................................ ...................... 82 Übersicht 29: Beschreibung des Prozessablaufs „Vernetzung“ ................................ .............................. 84 Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 5 von 118 Übersicht 30: Prozess-Steckbrief „Informationsmanagement“ ................................ ................................ 87 Übersicht 31: Beschreibung der Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Informationsmanagement ....... 87 Übersicht 32: Prozess-Steckbrief „Gesamtkoordination und Unterstützung der sozialraumorientierten Verwaltung“ ................................ ................................ ........................... 88 Übersicht 33: Beschreibung der Aktivitäten im Zusammenhang mit der Gesamtkoordination und Unterstützung der sozialraumorientierten Verwaltung ................................ ............................... 89 Übersicht 34: Prozesse und die Funktionen der Beteiligten ................................ ................................ .... 91 Übersicht 35: Überblick über die wesentlichen Verbindungen zwischen den Prozessen ........................ 93 Übersicht 36: Überblick über die in den Prozessen mitgeltenden Dokumente ................................ ........ 96 Übersicht 34: Aufgaben und Funktionen der Sozialraumkoordination ................................ ................... 115 Abkürzungsverzeichnis Abkürzung Ausgeschriebene Schreibweise BAL Bürgeramtsleitung bzw. Beziehungsweise d. h. Das heißt FÄ Fachämter bgf. Gegebenenfalls grds. Grundsätzlich GS Geschäftsstelle i. d. R. In der Regel i. H. v. In Höhe von inkl. Inklusive i.S.v. Im Sinne von i. V. m. in Verbindung mit Kap. Kapitel o. g. Oben genannt o. ä. Oder ähnliches Pol. politisch u. a. Unter anderem u. a. m. Und anderes mehr u. v. a. Und viele andere s. o. Siehe oben s. u. Siehe unten SRG Sozialraumgebiet SRK Sozialraumkoordination Vgl. Vergleich v. H. Von Hundert z. T. Zum Teil ZV Zielvereinbarung Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 6 von 118 VORWORT Sehr geehrte Leser*innen, das städtische Programm „Lebenswerte Veedel – Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ ist für Köln ein äußerst wichtiges Programm. Die Akteur*innen aus Politik, Verwa ltung und Wohl- fahrtsverbänden, die das Programm gemeinsam entwickelt haben, verfolgen damit das Ziel, die Lebensbedingungen der Menschen mit eingeschränkten Teilhabechancen in benachteiligten Gebieten der Stadt zu verbessern. Die Herausforderungen in den f ünfzehn Sozi- alraumgebieten sind vielfältig. Dies hat zuletzt auch der 1. Kölner Lebenslagenbericht 2020 verdeutlicht. Dass diese Gebiete langfris- tig eine besondere Aufmerksamkeit brauchen, steht außer Frage. Das Programm ist aus einem Modellprojekt mit Beginn im Jahr 2005 hervorgegangen. Es basiert auf der Idee, dass alle Akteur*innen ihr Handeln bürger*innen- und sozialraumorientiert ausrichten und sich damit die Lebensbedingungen und Teilhabechancen verbessern. Dazu müssen Hilfen und Unterstützungsange- bote bedarfsgerecht und fachübergreifend geplant und koordiniert werden. Wir gehen davon aus, dass diese Planung umso wirksamer ist, je besser die Bürger*innen vor Ort beteiligt werden und somit ihre Bedürfnisse, ihr Wissen, ihre Fähigkeiten und ihr Engagement in die Planungen einbezogen werden. An den Kölner*innen und ihren Sozialräumen orientiert zu handeln, ist eine komplexe Aufgabe. Von An- fang an war deshalb klar: Dies lässt sich nicht auf Anhieb in alltägliches Verwaltungshandeln überführen. Vielmehr sind angemessene Strukturen und Prozesse kontinuierlich zu entwickeln. Im Jahr 2018 hat der Rat der Stadt Köln den Anstoß für eine Weiterentwicklung des Programms gegeben. Hierbei ging es da- rum, insbesondere den Aufbau und die Abläufe im Programm zu überprüf en, zu vereinheitlichen und mit der integrierten, strategischen Sozialplanung zu verknüpfen. Im vorliegenden Handbuch sind die Ergebnisse dieses Weiterentwicklungsprozesses festgehalten. Es richtet sich an Entscheidungs - und Funktionsträger*innen aus Politik, Verwaltung, Wohlfahrtsverbänden sowie soziale Träger*innen und ist künftig die Richtschnur für die handelnden Akteur*innen. Es beschreibt detailliert die Aufgaben der jeweiligen Akteur*innen in den verschiedenen Gremien und Prozessen sowie das Zusammenspiel der verschiedenen Prozesse in den Sozialraumgebieten und der Verwaltung. Das vorliegende Handbuch trägt damit zu mehr Transparenz und Klarheit im Hinblick auf Aufgaben und Ab- läufe bei. Neben der Fachverwaltung haben die Sozialraumkoordinator*innen maßgeblich an den vorliegenden Er- gebnissen mitgewirkt. Nun gilt es die Festlegungen zu erproben - immer mit dem Ziel, mehr Chancenge- rechtigkeit für die Bewohner*innen der Sozialraumgebiete zu erreichen und damit auf eine starke, inte- grierte Stadtgesellschaft hinzuwirken. In diesem Sinne wünsche ich mir, dass das Handbuch für eine bes- sere Planung und Steuerung der Hilfen und Unterstützungsangebote sowie der Maßnahmen und Projekte in den Sozialraumgebieten breit anerkannt und unterstützt wird. Henriette Reker Oberbürgermeisterin der Stadt Köln Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 7 von 118 Zum Handbuch Unser wertvolles Kölner Programm „Lebenswerte Veedel – Bür- ger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ soll noch mehr Fahrt aufnehmen und größtmögliche Wirksamkeit für die Men- schen unserer Stadt entfalten. Dazu benötigten wir die richtigen Konzepte, die engagierten und kompetenten Menschen und In- stitutionen in der Umsetzung und auch effiziente Instrumente, um das Programm zu steuern. Das Handbuch zur Umsetzung des Programms „Lebenswerte Veedel – Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ basiert auf dem gleichnamigen Rahmenkonzept, das der Rat der Stadt Köln im Dezember 2013 beschlos- sen hat. In diesem Rahmenkonzept wurden erstmals maßgebliche Regelungen zur Umsetzung des Pro- gramms festgeschrieben. Mit diesem Handbuch ist die Verwaltung einen Schritt weiter gegangen. Aus- gangspunkt für die Neujustierung der Organisation des Programms waren Interviews mit den wesentlichen Akteuren – den Sozialraumkoordinator*innen, den Bürgeramtsleitungen und den Vertreter*innen der Fachämter. Gefragt wurde z. B., wie die eigene Rolle im Rahmen des Programms wahrgenommen wird, wie Maßnahmen für die Sozialraumgebiete geplant und abgestimmt werden und wie Gremienarbeit ein- geschätzt wird. Das Fazit der Interviews war: Um effektiv miteinander arbeiten zu können, ist es angesichts der Vielzahl der Beteiligten und Themen in den jeweiligen Sozialraumgebieten sinnvoll, Strukturen und Prozesse zu standardisieren. Daran anknüpfend wurden wesentliche Strukturen und Prozesse zur Um- setzung eines bürger- und sozialraumorientierten Handelns neu bewertet und im Sinne einer Vereinheitli- chung neu justiert. Die Ergebnisse sind im vorliegenden Handbuch dokumentiert. Relevante Vorgaben des bislang geltenden Rahmenkonzepts sind in das Handbuch integriert worden, neue Entwicklungen z. B. im Hinblick auf die städtischen Zielsysteme wurden ergänzt. Das Handbuch enthält somit die aktuel- len Regelungen und Dokumente zur Umsetzung der Bürger- und Sozialraumorientierung in Köln. Neu ist die Verknüpfung des Programms Lebenswerte Veedel mit der integrierten, strategischen Sozial- planung der Stadt Köln. Durch d as Verbinden der Themen der Sozialplanung mit den sozialräumlichen Themen (top-down und bottum-up) in Form von integrierten, strategischen Sozialraumgebietsplanungen sollen Herausforderungen in den Sozialraumgebieten zukünftig besser bewältigt werden. Dazu wurden die Kernprozesse der Sozialplanung und der Sozialraumkoordination jeweils beschrieben und markiert, an welchen Aufgaben die Akteure zusammenarbeiten. Die Regelungen werden Schritt für Schritt in das alltägliche Handeln überführt und erprobt. Das wird einige Zeit in Anspruch nehmen . Daher ist das Handbuch nicht „fertig“, sondern stellt den Startpunkt für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Sinne eines strukturierten Qualitätsmanagements dar. Für die zukünftige Entwicklung wird es von Bedeutung sein, die verwaltungsinternen bürger *innen- und sozial- raumorientierten Strukturen und Prozesse intensiver zu betrachten. Das Handbuch wurde von der WKGT AG unter der Federführung der Stabsstelle Sozialplanung und So- zialberichterstattung sowie der Geschäftsstelle Lebenswerte Veedel erstellt. Wesentlich mitgewirkt, insbe- sondere an der Erarbeitung der Standardprozesse, haben die Sozialrau mkoordinator*innen aus den 15 Sozialraumgebieten. An der Erstellung des Handbuchs beteiligt wurden darüber hinaus im Rahmen einer Steuerungsgruppe und eines Plenums Vertreter*innen der Politik, der Bürgeramtsleitungen, der Fachver- waltungen, der Wohlfahrtsverbände und der Träger. Allen Beteiligten danke ich sehr herzlich für ihr Enga- gement! Dr. Harald Rau Beigeordneter für Soziales, Gesundheit und Wohnen Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 1. Einleitung, Bisherige Entwicklung des Konzepts Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 8 von 118 1 EINLEITUNG Im Programm „Lebenswerte Veedel – Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ arbei ten eine Vielzahl unterschiedlicher Beteiligter innerhalb und außerhalb der Stadtverwaltung auf verschiedenen Ebenen zusammen. Sie verfolgen gemeinsam das Ziel, die Lebensbedingungen und Teilhabechancen der Bevölkerung bestimmter Sozialraumgebiete zu verbessern. Seit den Anfängen des Programms in den ersten 2000er Jahren haben sich viele Veränderungen ergeben, die Zahl der Sozialraumgebiete und der Beteiligten hat sich erhöht und auch die Art der Zusammenarbeit hat sich stetig weiterentwickelt. Dies führte im Jahr 2019 dazu, dass der Rat der Stadt Köln die Verwaltung damit beauftragte, d as bisher geltende Rahmenkonzept zu überprüfen und unter Berücksichtigung der veränderten Bedingungen weiterzuentwickeln. Das vorliegende Handbuch beschreibt die Ergebnisse die- ser Weiterentwicklung und dokumentiert verbindliche Regelungen für  eine sozialraumorientierte dezernats- und ämterübergreifende Zusammenarbeit und Steuerung  die Zusammenarbeit zwischen der Stadtverwaltung und den Einrichtungen und Diensten der freien Träger  den räumlichen Zuschnitt der Sozialraumgebiete (vgl. Anhang XXX). Für das Verständnis der Regelungen ist es wichtig, die Hintergründe des Programms und dessen Ent- wicklung zu verstehen. Daher sind in Kapitel 2 „Rahmenbedingungen“ die bisherigen Entwicklungsstufen beschrieben, und es wird verdeutlicht, warum eine stärkere Verschränkung mit der integrierten, strategi- schen Sozialplanung sinnvoll ist. Das Kapitel 3 „Grundlagen“ widmet sich den Zielen des Programms und beschreibt die Strategien und Arbeitsp rinzipien der Sozialraum- und Bürger*innenorientierung. Darüber hinaus werden die Kriterien und die Arbeitsschritte zur Identifikation und zur Abgrenzung von Sozialraum- gebieten beschrieben. In Kapitel 4 „Aufbauorganisation“ wird ein Überblick über die am Programm „Lebenswerte Veedel“ betei- ligten Akteur*innen und Gremien sowie deren Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten gegeben. Kapitel 5 „Ablauforganisation“ beschreibt die Regelungen für eine verbindliche Zusammenarbeit der Akteur*innen in Form von Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozessen. Ziel hierbei war, Standards und Mindestan- forderungen zur organisatorischen Ausgestaltung so festzulegen, dass sie einerseits einen Spielraum zur individuellen Wahrnehmung der Aufgaben innerhalb der so gesetzten Leitplanken gewähren und anderer- seits die gewünschte Einheitlichkeit und Vergleichbarkeit auch über die Grenzen der Sozialraumgebiete hinweg ermöglichen. Um sicher zu stellen, dass in den Führungs - und Kernprozessen alle wesentlichen Informationen in ein- heitlicher Form dokumentiert werden, sind in Kapitel 6 „Dokumentation“ die jeweils mitgeltenden Doku- mente beschrieben. In Kapitel 7 „Anlagen“ sind weitere Hilfestellungen zur Umsetzung der beschriebenen Regelungen zusammengefasst (u.a. ein Glossar, Vorlagen für Formatvorlagen, eine Legende zu den Sym- bolen, die bei den grafischen Prozessdarstellungen verwendet wurden und eine Übersicht zur Dokumen- tation und den zu erhebenden Daten). So, wie die Abläufe im Programm mit den Strukturen (Aufbau) verwoben sind, beziehen sich auch d ie Inhalte des Handbuchs aufeinander. Die wechselseitigen Bezugspunkte sind daher miteinander verlinkt. Für diejenigen, die direkt im Programm „Lebenswerte Veedel“ arbeiten, sind alle Regelungen des Hand- buchs relevant. Diejenigen, die in ihrer Arbeit einzelne Berührungspunkte mit dem Programm haben, in dem sie z. B. in einzelne Prozesse zur Beratung eingebunden werden, können sich die für sie jeweils geltenden Regelungen auch einzeln ansehen. Die wesentlichen Regelungsinhalte sind so beschrieben , dass sie auch ohne Kenntnisse des gesamten Handbuchs nachvollziehbar und verständlich sind. Das Handbuch ist die Arbeitsgrundlage für alle am Programm „Lebenswerte Veedel“ beteiligten Akteur*in- nen und ersetzt damit die bisherigen Regelungen des Rahmenkon zeptes „Lebenswerte Veedel – Bür- ger*innen- und Sozialraumorientierung“ und den „Handlungsleitfaden Sozialraumkoordination – Lebens- werte Veedel – Bürger*innen- und Sozialraumorientierung“. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 2. Rahmenbedingungen, Bisherige Entwicklung des Konzepts Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 9 von 118 2 RAHMENBEDINGUNGEN 2.1 Bisherige Entwicklung des Konzepts 2.1.1 Anfänge in den Jahren 2000 bis 2005 Die Anfänge des Programms „Lebenswerte Veedel – Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ reichen bis in die ersten 2000er Jahre zurück. In dieser Zeit wurde im Rahmen eines Modellprojekts im Stadtteil Buchheim erstmals eine sozialraumorientierte Vernetzung für den Bereich der Jugendhilfe initi- iert. Langjährige Erfahrungen aus anderen Projekten und Einrichtungen der Gemeinwesenarbeit sowie der Stadtentwicklung kamen hinzu und bildeten die Basis für die Entwicklung des Konzeptes. Maßgeblich zurück geht das Konzept auf einen Beitrag der Kölner Arbeitsgemeinschaft der Spitzenver- bände der freien Wohlfahrtspflege (in Köln unter dem Kürzel LIGA bekannt) im Jahr 2004 bzw. auf das von ihr entwickelte Projekt mit dem Titel „Das soziale Köln der Zukunft - Projekt der Arbeitsgemeinschaft der Kölner Wohlfahrtsverbände zur Sicherung und Weiterentwicklung bedarfsorientierter Dienste“. Mit diesem Projekt wollte die LIGA eine verbesserte Prävention, Vernetzung und Bürger*innenbeteiligung in Sozialräumen erreichen. Im März 2005 hatte der Rat der Stadt Köln ein Konzept für ein fachübergreifen- des, sozialraumorientiertes Handlungskonzept beauftragt, das gemeinsam von Verwaltung und Wohl- fahrtsverbänden erarbeitet werden sollte. Im Dezember 2005 wurde –schließlich das sog. Rahmenkon- zept „Sozialraumorientierte Hilfsangebote in Köln“ vom Rat beschlossen. Das Konzept zielte darauf ab, durch eine stärkere Orientierung an den Prinzipien der Sozialraumarbeit und eine integrierte, ressortübergreifende Planung von Hilfen und Angeboten, eine bedarfsgerechte Ver- sorgung der Bevölkerung und einen effektiveren Mitteleinsatz zu gewährleisten. Die fachübergreifende Arbeitsstruktur von Verwaltung und freien Trägern wurde über den Bereich der Jugendhilfe hinaus auf die Bereiche Soziales, Gesundheit, Bildung und Sport ausgeweitet. Das Rahmenkonzept wurde als Modell- projekt zunächst in sechs und ab dem Jahr 2008 dann in elf Sozialraumgebieten umgesetzt. Bürger*in- nennahe Koordinations- und Anlaufstellen wurden eingerichtet, Sozialraumkoordinator*innen wurden ein- gesetzt, um die Ziele zu unterstützen. 2.1.2 Erste Evaluation und Weiterentwicklung zum Programm „Lebenswerte Veedel – Bür- ger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ in den Jahren 2007 bis 2010 Das Modellprojekt wurde vom Institut für Stadtteilentwicklung, Sozialraumorientierte Arbeit und Beratung (ISSAB 1 ) insgesamt zweimal prozessbegleitend evaluiert, zuerst im Zeitraum von Ende 2007 bis Anfang 2009. Im Mittelpunkt der ersten Evaluation stand die Frage, „ob die im Rahmenkonzept angeführten stra- tegischen Zielsetzungen grundsätzlich erreichbar sind und ob die dafür vorgesehenen Ressourcen und Instrumente geeignet und ausreichend sind, um das Erreichen dieser Ziele zu befördern“ 2 . In dem Ab- schlussbericht aus dem Frühjahr 200 9 wurde deutlich, dass mit dem Modellprojekt richtige und wichtige Schritte unternommen wurden, um Hilfen und Angebote in den Sozialraumgebieten bewohnernäher und effektiver zu gestalten. Zugleich wurden aber auch notwendige Veränderungen des Rahmenkonzepts auf- gezeigt, wie z. B. im Hinblick auf eine verbesserte Einbindung der Verwaltung in die sozialräumliche Arbeit, die Steuerung des Programms, die strategische und zielorientierte Arbeit der Sozialraumkoordinator*innen oder die Beteiligung der Bewohner*innen. Das ISSAB wurde beauftragt, in Zusammenarbeit mit der LIGA der Wohlfahrtsverbände und der Stadtverwaltung das Rahmenkonzept aus dem Jahr 2005 entsprechend zu überarbeiten. U. a. wurden folgende Veränderungen und Anpassungen vorgenommen:  Die Ziele des Rahmenkonzepts wurden präzisiert: Übergeordnetes Leitziel war, „die Lebensbedin- gungen der Bewohner*innen in den festgelegten Sozialraumgebieten durch eine stärkere Bewoh- ner*innen- und Sozialraumorientierung aller relevanten Fachämter, Träger und Einrichtung en zu verbessern.“ 3 Unterhalb dieses Leitziels wurden folgende, sogenannte Projektziele festgelegt: 1 Weiterführende Informationen erhalten Sie hier: https://www.uni-due.de/biwi/issab/, abgerufen am 19.07.2021 2 Vgl. Evaluation des Rahmenkonzepts „Sozialraumorientierte Hilfsangebote in Köln“, Kurfassung des Abschlussberichts, ISSAB, 2009, S. IV 3 Rahmenkonzept „Lebenswerte Veedel – Bürger- und Sozialraumorientierung in Köln“ gemäß Ratsbeschluss vom 07.10.2010, S. 5 Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 2. Rahmenbedingungen, Bisherige Entwicklung des Konzepts Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 10 von 118 „Verbesserte Integration“, „Verstärkte Partizipation“, „Optimierte Hilfen und Angebote“, „Wirtschaft- licher Mitteleinsatz“ sowie „Optimierte Kooperation“.  Festgelegt wurden auch Regelungen zur Auswahl und Abgrenzung von Sozialraumgebieten.  Die Handlungsfelder und die Angebots- und Hilfsformen, in denen die Prinzipien der Sozialraum- orientierung berücksichtigt werden sollten, wurden ausgeweitet auf: „Kinder, Jugend und Familie, Soziales, Gesundheit, Bildung, lokale Ökonomie, Wohnen, Grün- und Stadtplanung, Stadtentwick- lung, Sport, Kultur, Integration, Wirtschaft und Arbeit und Gemeinwesenentwicklung.“ 4 Von den Angebots- und Hilfsformen, an denen eine stärkere sozialraumorientierte Arbeit vor Ort anknüpfen sollte, wurden u. a. benannt: die Beschäftigungs - und Gesundheitsförderung, die Förderung der Familien, die Tagesbetreuung für Kinder, Familienzentren, Hilfen zur Erziehung, Jugendarbeit, die Hilfen für Menschen mit Behinderungen und die offene Senior*innenarbeit. Auch bei gesamtstäd- tisch organisierten Leistungen wie u. a. Aidsberatung, sozialpsychiatrische Versorgung, Jugend- gerichtshilfe, Wohnungshilfe, u. a. m. sollten sozialräumlichen Methoden Berücksichtigung finden.  Die folgenden Prinzipien einer sozialraumorientierten Arbeit, die das Handeln aller Beteiligten prä- gen sollte, wurden festgelegt: die Orientierung an den Bedarfen und Interessen der Wohnbevölke- rung, die Nutzung der Stärken und Potenziale der Mensc hen sowie der Ressourcen des Sozial- raums, die Stärkung von Selbsthilfe, Eigeninitiative und Teilhabe, die Erschließung von zusätzli- chen Ressourcen, eine zielgruppen - und bereichsübergreifende Ausrichtung sowie die Koopera- tion und Vernetzung. Die entspreche nden Prozesse sollten von den Amts - und Trägerleitungen gefordert und gefördert und von der Verwaltungsspitze durch verbindliche Vorgaben an Fachämter und -abteilungen unterstützt werden. Gleiches sollte auch für die Spitzenverbände der Freien Wohlfahrtspflege und der durch sie vertretenen Träger gelten. Dieses neue, auf Basis der ersten Evaluation entstandene Rahmenkonzept wurde im Jahr 2010 unter dem Namen „Lebenswerte Veedel – Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ beschlossen.5 2.1.3 Zweite Evaluation und Weiterentwicklung von Strukturen und Prozessen zur Umsetzung einer erfolgreichen sozialraumorientierten Arbeit in den Jahren 2011 bis 2013 Die zweite Evaluation, die vom Herbst 2010 bis zum Frühjahr 2011 durchgeführt wurde, hatte zur Aufgabe, Erfolge und Misserfolge des Reformprojekts aufzuzeigen und eindeutige Empfehlungen zu dessen Zukunft zu geben sowie die notwendigen Rahmenbedingungen und Voraussetzungen für eine erfolgreiche Fort- führung zu benennen. Untersucht wurden die Effekte des Modelpro jekts in den Sozialraumgebieten, der Stadtverwaltung und den freien Trägern sowie die Qualität der Durchführungsstrukturen. Im Ergebnis wurde das Modellprojekt hinsichtlich der Effekte in den Sozialraumgebieten als erfolgreich bezeichnet. Dagegen wurden die Erfolge in Bezug auf eine aktive und kontinuierliche Beteiligung großer Bereiche der Stadtverwaltung, aber auch von vielen freien Trägern an den vor Ort initiierten Prozessen sowie im Hin- blick auf die systematische Beachtung der Prinzipien sozialräumlich en Arbeitens in den Regelstrukturen und -abläufen als eher gering eingestuft.6 Entsprechend wurden verschiedene Empfehlungen für eine ver- besserte Umsetzung des Rahmenprogramms ausgesprochen.7 Im Jahr 2011 wurde von der LIGA der Wohlfahrtsverbände ein Handlungsleitfaden8 erarbeitet, um die Qualität der spezifischen Arbeit der Sozialraumkoordination in Köln zu sichern. Darin werden typische Ausgangssituationen aufgegriffen, das Vorgehen der Sozialraumkoordination exemplarisch verdeutlicht und fachliche Maßstäbe erläutert. Im Handlungsleitfaden ist auch beschrieben, wie vor Ort eine Kultur der Kooperation zwischen unterschiedlichsten Akteur*innen, Bürger*innen, Diensten und Einrichtungen ent- steht (bzw. entstehen kann). 4 Rahmenkonzept „Lebenswerte Veedel – Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“, gemäß Ratsbeschluss vom 07.10.2010, S. 2 5 Vgl. Beschlussvorlage 0476/2010 6 Vgl. Beschlussvorlage 3103/2011, Anlage 2: Evaluation des Modellprojekts „Lebenswerte Veedel – Bürger- und Sozialraumorientierung in Köln“, Kurzfassung, S. 7 7 Ebenda, S. 27ff 8 Vgl. „Handlungsleitfaden Sozialraumkoordination – Lebenswerte Veedel – Bürger- und Sozialraumorientierung in Köln“, LIGA der Wohl- fahrtsverbände, 2011 Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 2. Rahmenbedingungen, Bisherige Entwicklung des Konzepts Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 11 von 118 Auch auf Verwaltungsseite wurden Anpassungen vorgenommen, wenngleich damit nicht alle Empfehlun- gen aufgegriffen wurden. Organisatorisch war das Programm bis Ende 2013 im Dezernat IV „Bildung, Jugend, Sport“ angesiedelt. Ab dem Jahr 2014 wurden die Geschäftsstelle und die Koordinationsstellen an das Dezernat I „Allgemeine Verwaltung, Ordnung und Recht“ bzw. die Bürgerämter angebunden. Diese organisatorische Anbindung erfolgte, um die Bürger *innen- und Sozialraumorientierung noch stärker zu akzentuieren. Von den Bürgerämtern aus wurden die Aktivitäten der Sozialraumkoordination über jährliche Zielvereinbarungen gesteuert. Ein Bürgeramt sollte zudem die Aufgabe eines Controllings übernehmen. Mit Ratsbeschluss aus dem Jahr 20139 wurde das Rahmenkonzept mit geänderten Rahmenbedingungen (im Wesentlichen wurde die vorherige zentrale Lenkungsgruppe durch ein politisches Steuerungsgremium ersetzt) erneut beschlossen und das Modellprojekt in ein unbefristetes städtisches Programm „Lebens- werte Veedel- Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ umgewandelt. Das Rahmenkonzept war seitdem die Grundlage für die Umsetzung des Programms. 2.1.4 Weitere Entwicklung ab dem Jahr 2019: Verknüpfung des Programms mit der integrierten, sozialräumlichen Sozialplanung – Anpassung von Strukturen und Abläufen Seit dem Jahr 2019 werden die Geschäftsstelle „Lebenswerte Veedel“ und die Koordinationsstellen orga- nisatorisch bei der Stabsstelle V/3 Sozialplanung/Sozialberichterstattung geführt. Mit Beschluss zum Haushalt 2019 hat der Rat die Verwaltung mit der konzeptionellen Weiter entwicklung des Programms beauftragt (Beschluss zum Haushalt vom 08.11.2018). Der Ratsauftrag umfasste zum einen die Prüfung der Ausweitung des Programms „Lebenswerte Veedel“. Dazu sollten die bisherigen Kriterien zur Auswahl relevanter Räume überprüft und überarbeitet werden. Zum anderen sollten die Kommunikations- und Ko- operationsstrukturen für eine sozialraumorientierte dezernats- und ämterübergreifende Zusammenarbeit und Steuerung sowie die Zusammenarbeit zwischen Stadtverwaltung und den Einrichtungen und Diensten der freien Träger standardisiert und als Regelaufgabe verstetigt werden. Aufgrund der inhaltlichen Nähe sollte das Programm auch mit der strategischen Sozialplanung verknüpft werden (nähere Ausführungen hierzu vgl. Kap. 2.2). Der Ratsauftrag wurde mit Unterstützung der WKGT AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft umgesetzt. Die Ergebnisse werden in diesem Handbuch dokumentiert. In einem breiten Beteiligungsprozess mit den So- zialraumkoordinator*innen, der Verwaltung, der Politik und der LIGA der Wohlfahrtsverbände wurden zu- nächst die Regelungen zur Gebietsauswahl überarbeitet. Die Ergebnisse finden sich in Kap. 2.2. Danach wurden die notwendigen Strukturen und Prozesse zur Umsetzung des Programms „Lebenswerte Veedel“ beschrieben und weiter entwickelt und mit den Prozessen der integrierten strategischen Sozialplanung verschränkt: die Kernprozesse im Sozialraumgebiet, die damit verbundenen Prozesse der Sozialplanung sowie die Führungs- und Unterstützungsprozesse (weitere Ausführungen hierzu vgl. Kap. 4 und 5). Das im Jahr 2013 vom Rat der Stadt Köln beschlossene Rahmenkonzept „Lebenswerte Veedel – Bür- ger*innen- und Sozialraumorientierung“ und der in 2011 von der Stadt Köln und der LIGA der Wohlfahrts- verbände herausgegebene „Handlungsleitfaden Sozialraumkoordination – Lebenswerte Veedel – Bür- ger*innen- und Sozialraumorientierung“ werden durch die Regelungen dieses Handbuchs ersetzt. 9 Vgl. Beschlussvorlage 2377/2013 Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 2. Rahmenbedingungen, Das Programm „Lebenswerte Veedel“ im Kontext moderner Sozialplanung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 12 von 118 2.2 Das Programm „Lebenswerte Veedel“ im Kontext moderner Sozialplanung Sozialplanung10 wird verstanden als ein Prozess zur strategischen, integrierten, datengestützten, ziel- und wirkungs- sowie beteiligungs- und sozialraumorientierten Planung und Steuerung sozialer Dienste und Einrichtungen zur Verbesserung von Teilhabechancen. Sie berücksichtigt Zusammenhänge und Wech- selwirkungen zwischen den wichtigen Handlungsfeldern: Gesundheit, Bildung, Erwerbstätigkeit, Einkom- men, Wohnen, Umwelt, Mobilität sowie soziale, kulturelle und politische Einbindung. Zentrale Kooperati- onspartner*innen innerhalb der Verwaltung sind entsprechend u. a. die Jugend-, die Kita- und Schulent- wicklungsplanung des Dezernats IV, das Amt für Kinder, Jugend und Familie, das Amt für Schulentwick- lung, das Amt für Soziales, Arbeit und Senioren, das Jobcenter, das Gesundheitsamt, das Amt für Woh- nungswesen, das Amt für Integration und Vielfalt sowie das Jobcenter. Eine Verbindung zu den Bereichen Stadtentwicklung, Stadtplanung, Umwelt und Klimaschutz ist von großer Bedeutung. Der Deutsche Verein hat die o. g. Sichtweise in einem Eckpunktepapier im Jahr 2020 ergänzend erläutert: „Die integrierte kooperative Sozialplanung ist sowohl ein Instrument als auch ein Prozess kommu- naler Steuerungsunterstützung. Sie analysiert die soziale Lage, stellt Bedarfe fest und plant soziale Daseinsvorsorge und soziale Infrastrukturen wie z. B. Angebote, Dienstleistungen, Knotenpunkte und Begegnungsorte (...). Sie berücksichtigt alle Hilfen und Hilfepotenziale (beruflich-institutionelle, wie auch die auf der Grundlage bürgerschaftlichen Engagements erbrachten) bzw. einen Mix die- ser Hilfen. Die Schnittstellen der einzelnen Fachplanungen müssen berücksichtigt und diese ihre Fachlichkeit für nachhaltige Lösungen einbringen. Die integrierte kooperative Sozialplanung nutzt die daraus resultierenden Synergieeffekte und erarbeitet Vorschläge zur Lösung sozialer Problem- lagen.“11 Zur Umsetzung ist ein beteiligungsorientiertes, transparentes und kommunikatives Vorgehen notwendig. Dabei geht es um den Austausch innerhalb der Verwaltung, aber auch mit den Partner*innen bei freien und privaten Trägern sozialer Angebote und nicht zuletzt den Menschen im Quartier. Das Planungs- und Steuerungsverständnis der Sozialplanung lässt sich in Anlehnung an in Qualitätsma- nagementsystemen anerkannten Steuerungsverfahren, wie z. B. dem PDCA-Zyklus (PDCA steht hierbei für das Englische „ Plan“ (Planen), „ Do“ (Tun), „Check“ (Überprüfen) und „Act“ (Handeln); vgl. Deming- kreis12), mit den folgenden Prozessschritten darstellen (vgl. Abbildung 1): 10 Es gibt bislang keine allgemein anerkannte Definition von Sozialplanung. Die vorhandenen Definitionen sind vom Tenor jedoch ähnlich. So definiert z. B. der Deutsche Verein für Sozialpolitik im Jahr 2011 Sozialplanung wie folgt: „Sozialplanung in den Kommunen ist die politisch legitimierte, zielgerichtete Planung zur Beeinflussung der Lebenslagen von Menschen, der Verbesserung ihrer Teilhabechancen sowie zur Entwicklung adressaten- und sozialraumbezogener Dienste, Einrichtungen und Sozial- leistungen in definierten, geografischen Räumen. Sie geht über die dem Sozialwesen direkt zugeordneten Leistungen, Maßnahmen und Projekte hinaus“. Deutscher Verein, Eckpunkte für eine integrierte Sozial- und Finanzplanung in den Kommunen, Berlin 2011, S. 4. Im Handbuch „Moderne Sozialplanung“, das vom Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales im Jahr 2011 herausgegeben wurde, wird die folgende Definition vorgeschlagen: „Moderne Sozialplanung ist Steuerungsunterstützung. Sie analysiert die soziale Lage und Entwicklung im Sozialraum, in der Kommune (…). Sie formuliert unter Beteiligung der Betroffenen und der „Stakeholder“ Vorschläge für Ziele und Kennzahlen kommunaler Sozialpoli- tik. Sie entwickelt innovative Produkte und Prozesse mit Blick auf deren Wirkung und den Ressourceneinsatz. Sie unterstützt die Verwal- tungsführung, andere Fachressorts und die Politik im Sinne einer integrativen Planung (…). Sie ist die Grundlage einer ziel- und wirkungs- orientieren Sozialpolitik sowie einer bedarfsgerechten sozialen Infrastruktur.“ Vgl.: Moderne Sozialplanung – Ein Handbuch für Kommu- nen, MAGS, 2011, S. 37f 11 Deutscher Verein, Eckpunkte des Deutschen Vereins für eine integrierte kooperative Sozialplanung, S. 6f. Die Empfehlungen (DV 18/19) wurden am 16. September 2020 vom Präsidium des Deutschen Vereins verabschiedet. 12 Der „Demingkreis“ oder auch PDCA-Zyklus beschreibt einen iterativen vierphasigen Prozess für Lernen und Verbesserung. Die Ursprünge des Prozesses liegen in der Qualitätssicherung. Weitere Informationen finden sich unter: https://www.quality.de/lexikon/demingkreis/, ab- gerufen am 19.07.2021. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 2. Rahmenbedingungen, Das Programm „Lebenswerte Veedel“ im Kontext moderner Sozialplanung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 13 von 118 Abbildung 1: Steuerungskreislauf für die integrierte, strategische Sozialplanung Zu Punkt 1, Analyse der Ausgangssituation: Ausgangspunkt des strategischen Planungs- und Steuerungs- prozesses ist die Analyse der Lebenslage der Kölner Bevölkerung in ihren unterschiedlichen Dimensionen wie z. B. der gesundheitlichen Situation, der Wohnsituation, dem Bildungs- und Ausbildungsstand sowohl gesamtstädtisch als auch für Teilräume bzw. Sozialraumgebiete. Zur Beschreibung der Ausgangssituation gehört auch die Analyse der vorhandenen Angebote, Maßnahmen und Einrichtungen sozialer Infrastruk- tur. Die Ausgangsbeschreibung beantwortet also u. a. auch die Fragen: „Was ist schon da?“, „Für wen wird was angeboten?“, „Wo wird für wen was angeboten?“ Die Auswertung des Bestands sozialer Infra- struktur erfolgt mit Hilfe einer Datenbank (Stand 2021: die Datenbank ist aufgebaut und wird sukzessive befüllt bzw. ergänzt). Zu Punkt 2, Ziele und Strategien entwickeln: Von der oben skizzierten Ist-Analyse ausgehend gilt es, unter Berücksichtigung der strategischen Ziele der Stadt (Masterplan Dezernat V, Kölner Perspektiven 2030) in einem ämter- und dezernatsübergreifenden Prozess zu entscheiden, welche strategischen Ziele für be- stimmte Räume oder für bestimmte Zielgruppen erreicht werden sollen. Außerdem sind Strategien festzu- legen, wie diese Ziele erreicht werden können. Zu Punkt 3, Bedarfe ermitteln: Aufbauend auf den beiden vorhergehenden Schritten sind in einem dritten Schritt konkrete Bedarfe zu ermitteln. Unter Bedarf wird in diesem Handbuch – in Abgrenzung zu Bedürf- nissen bzw. subjektiv wahrgenommenen Handlungserfordernissen – ein von verschiedenen Akteur*innen formuliertes und von der Sozialraumkonferenz akzeptiertes und damit abgestimmtes Handlungserforder- nis verstanden, dass unter Berücksichtigung der Ziele und der bereits umgesetzten Aktivitäten (auch Re- gelstrukturen) nicht bedient bzw. gelöst werden kann (vgl. Glossar). Zur Bestimmung und Bemessung des Bedarfs ist u. a. zu klären, was über die bereits vorhandene soziale Infrastruktur hinaus benötigt wird bzw. welche Anpassungen erforderlich sind, um die vereinbarten Ziele zu erreichen. Referenzpunkte für die Bedarfsermittlung sind die in Schritt 1 ermittelten Problemlagen , die abgestimmten Handlungserforder- nisse und der Bestand sozialer Infrastruktur vor dem Hintergrund de r in Schritt 2 definierten Ziele und Strategien. Zu Punkt 4, Integrierte Maßnahmen planen: In diesem Schritt beginnt die konkrete, bedarfsgerechte Pla- nung von Leistungen und Angeboten und der benötigten Ressourcen. Wichtig ist, dass die Fachplanung integriert, d. h. ämterübergreifend und sozialräumlich sowie auf Zielgruppen bezogen wirkungs - und er- gebnisorientiert erfolgt. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 2. Rahmenbedingungen, Das Programm „Lebenswerte Veedel“ im Kontext moderner Sozialplanung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 14 von 118 Zu Punkt 5 und 6, Maßnahmen umsetzen, steuern und evaluieren: Im fünften und sechsten Schritt werden die geplanten Maßnahmen, Leistungen und Angebote umgesetzt und nach der Umsetzung im Hinblick auf die angestrebten Ziele bewertet. Abweichungen der tatsächlichen von der geplanten Zielerreichung führen zur Frage, welche Prozess - oder Projektgestaltungen oder auch Rahmenbedingungen für die Z ielerrei- chung anzupassen sind. In diesem Sinn dokumentiert dieses Handbuch die geplante Verschränkung der Planungsprozesse mit dem Programm „Lebenswerte Veedel“. Gemäß des hier skizzierten Verständnisses von Sozialplanung wird für jedes Sozialraumgebiet eine mit- telfristige Sozialraumgebietsplanung erstellt. Ziel des Prozesses insgesamt ist die bedarfsgerechte, sozi- alräumlich ausgerichtete Weiterentwicklung sozialer Infrastruktur und Versorgung in den Sozialraumge- bieten, um die Lebensbedingungen und Teilhabechancen der Menschen vor Ort (weiter) zu verbessern. Dazu wird zunächst eine kleinräumige, datengestützte Analyse der Lebenslagen der Menschen in einem Sozialraumgebiet erstellt, die ergänzt wird durch die sozialräumlich relevanten Themen, die aus Stadtteil- gremien und Bürgerkonferenzen eingebracht werden . Im Hinblick auf die wesentlichen Herausforderun- gen werden dann – unter breiter Beteiligung der verschiedenen Beteiligten im Rahmen einer Sozialraum- konferenz – die Handlungserfordernisse für einen Sozialrau m ermittelt. Hierzu wird ein politischer Be- schluss eingeholt. Im nächsten Schritt werden auf Basis der politischen Beschlusslage im Rahmen einer Planungskonferenz – unter Beteiligung der Fachämter und der Träger – passende Aktivitäten und Maß- nahmen entwickelt und geplant. Schließlich wird im Rahmen einer Meilensteinkonferenz überprüft, ob die Planungen umgesetzt werden konnten. In jedem Prozessschritt ist eine fach- und gremienübergreifende Zusammenarbeit mit den relevanten Ver- waltungsteilen und Beteiligten vor Ort von großer Bedeutung. Auch die Interessen und Bedürfnisse der Menschen vor Ort fließen in diese Planung ein. Die konkreten Prozesse und die erforderlichen Strukturen werden in den Kapiteln 4 und 5 ausführlich beschrieben. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 3. Grundlagen, Geltungsbereich Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 15 von 118 3 GRUNDLAGEN 3.1 Geltungsbereich Die in diesem Handbuch beschriebenen Regelungen gelten für die Steuerung und Umsetzung des Pro- gramms „Lebenswerte Veedel – Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ und die beteiligten Mitarbeiter*innen der Verwaltung und die zur Durchführung der Sozialraumkoordination in den Sozial- raumgebieten geförderten Träger. 3.2 Ziele des Programms Das übergreifende Ziel des Programms ist die Verbesserung der Lebensbedingungen und Teilhabechan- cen der Bewohner*innen der Sozialraumgebiete in den jeweiligen Lebenslagenbereichen Gesundheit, Bil- dung, Erwerbstätigkeit, Einkommen und materieller Lebensstandard, soziale, gesellschaftliche und politi- sche Einbindung und Wohnen, sowie Umwelt und Mobilität. Darüber hinaus sollen mit Hilfe des Programms die bereits im Rahmenkonzept13 benannten übergeord- neten Leitziele erreicht werden:  die Verbesserung der sozialen Integration der Bewohner*innen der Sozialraumgebiete  die Stärkung der Interessen der Bürger*innen, deren Partizipationsmöglichkeiten und Selbsthilfe- kräfte  die Reduzierung/Vermeidung von Segregation. Die Zielsetzungen des Programms korrespondieren mit  der Stadtstrategie „Kölner Perspektiven 2030+“, insbesondere mit den Leitsätzen 1 „Köln sorgt für kompakte und lebenswerte Quartiere“ (vgl. 80ff) und 3 „Köln sorgt für Bildung, Chancengerechtig- keit und Teilhabe“ (ab vgl. 96ff), den strategischen Empfehlungen der Zielkarte „Soziales, Kultur und Bildung: Stärkung der Infrastruktur für Chancengerechtigkeit und Teilhabe“ (ab vgl. 210ff) und der Handlungsempfehlung 8 „Stadt-Leben“ (vgl. 132f).  der Vision des Dezernats V ( vgl. Mitteilung 0190/2021) und den Zielen des Masterplans des De- zernats V  den Zielen des Dez. IV  den mit dem Diversity-Konzept „Köln l(i)ebt Vielfalt“14 dem Konzept Integrative Stadtgesellschaft15 sowie dem Handlungskonzept Behindertenpolitik16 verfolgten Zielen. In den Zielsystemen sind z. T. bereits konkrete Strategien beschrieben. Bezugnehmend darauf sollen – sofern erforderlich – im Rahmen der Sozialraumgebietsplanung konkrete Aktivitäten entwickelt werden. 3.3 Bürger*innen- und Sozialraumorientierung – Strategien und Arbeitsprinzipien Die Ziele des Programms sollen durch die Strategie einer konsequenten Bürger*innenbeteiligung und So- zialraumorientierung erreicht werden. Dabei geht es darum, die Ansätze der Lebensweltorientierung, des Empowerments (vgl. Glossar) und der Ressourcenorientierung miteinander zu verbinden. Entscheidend für das Ergebnis des gemeinsamen Handelns aller beteiligten Akteur *innen ist dabei die Beachtung fol- gender methodischer Prinzipien:  Bürger*innenorientierung: Die Fachämter, Träger und Einrichtungen orientieren sich an den Interessen der Wohnbevölke- rung. Die Bewohner*innen werden ausdrücklich ermutigt und dabei unterstützt, ihre Interessen zu benennen und aktiv zu vertreten. 13 Vgl. Rahmenkonzept „Lebenswerte Veedel- Bürger- und Sozialraumorientierung in Köln“ sowie die Ergänzung gemäß Ratsbeschluss 2377/2013 vom 17.12.2013, S. 2f 14 https://www.stadt-koeln.de/leben-in-koeln/soziales/diversity/broschuere-diversity-konzept 15 https://www.stadt-koeln.de/leben-in-koeln/soziales/diversity/broschuere-diversity-konzept 16 https://www.stadt-koeln.de/leben-in-koeln/soziales/behinderung/handlungskonzept-zur-koelner-behindertenpolitik Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 3. Grundlagen, Bürger*innen- und Sozialraumorientierung – Strategien und Arbeitsprinzipien Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 16 von 118 Die Bedeutung der Bürger*innenorientierung wurde im Ratsbeschluss zur Gebietsausweitung im Dezember 2019 durch besondere Mittel zur Förderung der Bürger *innenbeteiligung und -aktivie- rung im Programm „Lebenswerte Veedel“ unterstrichen.17  Stärken und Potenziale der Menschen sowie de r Ressourcen des Sozialraums werden genutzt: Vorhandene Ressourcen der Gebiete und ihrer Bewohner*innen werden genutzt, um die Angebote bedarfsgerechter und effizienter zu gestalten. Dazu zählt auch, dass Selbsthilfe, Eigeninitiative und Teilhabe gestärkt werden: Die Fachkräfte streben eine weitestgehende Beteiligung der Bewoh- ner*innen an und ermutigen sie zur Beteiligung.18  Zusätzliche externe Ressourcen werden erschlossen: Ein wichtiges Ziel sozialraumorientierter Arbeit sollte es immer auch sein, ergänzende Ressourcen (Finanzmittel, Informationen, Kontakte etc.) von außerhalb des Sozialraumes für die dort lebenden Menschen zu erschließen und nutzbar zu machen.  Zielgruppen- und bereichsübergreifende Ansätze: Die Fachkräfte richten ihr Handeln über zielg ruppenbezogene Ansätze hinaus an den Bedarfsla- gen in den Sozialräumen aus. Dabei nutzen sie die Kompetenzen und Potenziale anderer Ak- teur*innen und Sektoren, um die eigenen Aktivitäten in einen breiteren fachlichen Zusammenhang einzubinden.  Kooperation und Vernetzung: Die für die Hilfen und Angebote zuständigen Fachämter, Träger und Einrichtungen kooperieren untereinander und mit den sonstigen Akteur*innen aus dem jeweiligen sozialräumlichen Kontext (Kindertagesstätten, Schulen, Jobcenter Köln, Wohnungsun ternehmen, Interkulturellen Zentren, Migrantenorganisationen, Religionsgemeinschaften, lokale Politik, Polizei, Sport - und Kulturver- eine etc.), vernetzen sich und stimmen ihre Aktivitäten und Angebote ab. Eine Voraussetzung für die Umsetzung dieser Prinzip ien besteht darin, sowohl bei den relevanten Res- sorts der Stadtverwaltung als auch bei den Trägern der freien Wohlfahrtspflege die „Versäulung“ zu Guns- ten einer stärkeren Bürger*innen- und Sozialraumorientierung weiter aufzubrechen. Sozialraumorientierung als Strategie ist auch eine Antwort auf die zunehmenden gesellschaftlichen Her- ausforderungen wie sie auch im 1. Kölner Lebenslagenbericht 2020 festgestellt wurden: den Folgen des demografischen Wandels, der räumlichen Segregation und der Integration. Es wird zunehmend wichtiger werden, Menschen stärker zu beteiligen und zu befähigen, ihre Problemlagen frühzeitig zu erkennen und zu lösen. Die Umsetzung der Strategie der Sozialraum- und Bürger*innenorientierung wirkt in alle Handlungsfelder hinein, insbesondere in die Bereiche Gesundheit, Bildung, Erwerbstätigkeit und Einkommen, soziale, ge- sellschaftliche und politische Einbindung sowie Wohnen, Umwelt und Mobilität . Unter Berücksichtigung des Ratsbeschluss von 2013 sollen die Planungen in den Bereichen lokale Ökonomie, Wohnen, Grün - und Stadtplanung sowie Stadtentwicklung stärker mit der Strategie der Sozialraum- und Bürger*innenori- entierung verbunden werden.19 Es ist deshalb die Aufgabe aller relevanten Fachämter, Träger und Einrichtungen, sozialraumorientiertes Arbeiten in ihren Fachplanungen und ihrem professionellen Alltagshandeln zu verankern. Die konkreten Aufgaben der beteiligten Fachämter, Träger und Einrichtungen ergeben sich dabei aus ihrer jeweiligen Auftragslage unter Berücksichtigung der Prinzipien sozialraumorientierter Arbeit. Anknüpfungspunkte für eine stärkere bewohner*innen- und sozialraumorientierte Arbeit der zuständigen Fachämter, Träger und Einrichtungen in den Sozialraumgebieten sind derzeit u. a. folgende Angebots- und Hilfeformen (in alpha- betischer Reihenfolge):  Außerschulische Bildung 17 Vgl. Beschlussvorlage 3120/2019 18 Vgl. auch Vision des Dezernats V: Hilfen zielen zuerst auf die Stärkung der Selbsthilfe und sind so nah wie möglich in den direkten Le- bensbezügen der Menschen organisiert. Verwaltung und beauftragte Träger sind sozialräumlich ausgerichtet und arbeiten vertrauensvoll zusammen. Das Dezernat ist dem Prinzip der Subsidiarität verpflichtet, d. h. aufeinander abgestimmt Verantwortung zu übernehmen. (https://buergerinfo.stadt-koeln.de/getfile.asp?id=818004&type=do, abgerufen am 20.07.2021) 19 Vgl. Beschlussvorlage 2377/2013 Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 3. Grundlagen, Bürger*innen- und Sozialraumorientierung – Strategien und Arbeitsprinzipien Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 17 von 118  Beschäftigungsförderung  (Interkulturelle) Familienbildung  Förderung der Familie nach §§ 16 ff. KJHG (Kinder- und Jugendhilfegesetz)  Gesundheitsförderung  Hilfen für Menschen mit Behinderungen  Hilfen zur Erziehung  Interkulturelle Angebote  Jugendförderung und Jugendarbeit  Offene Seniorenarbeit / Seniorenberatung  Schulkinderbetreuung  Sprachförderung  Tagesbetreuung für Kinder / Familienzentren  u. v. a. Diese Leistungen werden vor Ort im Sozialraum angeboten und sind zum großen Teil kommunal finanziert. Sie sind, soweit sie gänzlich oder maßgeblich kommunal finanziert werden, hinsichtlich Planung, Budget, Bewilligung, Vertragsmanagement und Controlling im Sinne der Zielsetzungen dieses Handbuchs städ- tisch zu steuern. Hinzu kommen gesamtstädtisch organisierte Angebots- und Hilfeformen. Dazu gehören u. a. (in alphabe- tischer Reihenfolge):  Aidsberatung / HIV-Prävention  Angebote des Jobcenters und der Arbeitsagentur Köln  Angebote zur Gesundheitsversorgung und Pflege  Antidiskriminierungsarbeit  Beratung bei sexuellem Missbrauch  Bildungsangebote  Drogen- und Suchthilfe  Erziehungsberatung  Frühförderung  Hilfen zur Wohnungserhaltung und -versorgung  Sozialpsychiatrische Versorgung  Jugendgerichtshilfe  Schuldner*innen- und Verbraucher*inneninsolvenzberatung  Schwangerschaftskonfliktberatung  Wohnungslosenhilfe  u. v. a. Die Hilfen und Angebote werden dabei bedarfsgerecht, bürger*innennah, aktivierend, abgestimmt (im Ein- zelfall durch ressortübergreifende Hilfeplanung), wohnortnah, vernetzt und diskriminierungsfrei ausgestal- tet. Hierbei kommt der Stärkung präventiver Angebote eine besondere Bedeutung zu. Eine Dezentralisie- rung all dieser Leistungen ist nicht denkbar und nicht sinnvoll. Damit im Bedarfsfall notwendige zugehende oder wohnortnahe Angebote gemacht werden können, sind spezifische Kooperationen zu vereinbaren. Für eine erfolgreiche vernetzte Sozialraumarbeit sind zudem weitere wichtige Partner*innen zu gewinnen:  Ausländerbehörde  Begegnungsstätten/Bürgerzentren/Interkulturelle Zentren  Interkultureller Dienst  Jobcenter Köln  Wohnungsgesellschaften  Religiöse Gemeinschaften  Schulen  Sportvereine  Sonstige Vereine und Initiativen  Ordnungsamt Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 3. Grundlagen, Auswahl und Abgrenzung von Sozialraumgebieten Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 18 von 118  Polizei  u. v. a. Bei der in den Kapiteln 4 und 5 detailliert beschriebenen Aufbau- und Ablauforganisation wurde die Bür- ger*innen- und Sozialraumorientierung immer berücksichtigt. Die beschriebenen Prozesse werden von den Amts- und Trägerleitungen ausdrücklich gefordert und gefördert. Die Verwaltungsspitze der Stadt Köln unterstützt diese Prozesse ebenfalls aktiv und macht dazu verbindliche Vorgaben an die Fachämter und -abteilungen. Gleiches gilt für die Spitzenverbände der Freien Wohlfahrtspflege und die durch s ie vertre- tenen Träger. 3.4 Auswahl und Abgrenzung von Sozialraumgebieten Die sorgfältige Auswahl der Sozialraumgebiete ist von grundlegender Bedeutung. Im Folgenden wird das Verfahren zur Identifikation der Gebiete schrittweise erläutert. Das Verfahren wurde gemeinsam mit den am Programm „Lebenswerte Veedel“ Beteiligten entwickelt, um die vorhandenen Erfahrungen aufzuneh- men und im Ergebnis verbindliche und von allen getragene n Regelungen zu schaffen. Aufgrund der Be- deutung dieses Punktes wird im Anschluss an die Beschreibung der inhaltlichen Aufgaben noch kurz auf die organisatorische Ausgestaltung des Prozesses eingegangen. 3.4.1 Ziele für die Bestimmung von Sozialraumgebieten Für die räumliche Abgrenzung der Sozialraumgebiete ist die übergeordnete Zielsetzung maßgeblich: die Verbesserung der Lebensbedingungen und Teilhabechancen der Bewohner*innen der Sozialraumge- biete. Die geltende Zielsetzung wurde gemeinsam mit Vertreter*innen aus Verwaltung, Politik sowie Trä- gern der Wohlfahrtspflege festgelegt. 3.4.2 Auswahl geeigneter Indikatoren zur quantitativen Eingrenzung Ausgehend von der Zielsetzung werden Indikatoren ausgewählt, die etwas über die Lebensbedingungen und Teilhabechancen aussagen. Anhand dieser Indikatoren können Gebiete identifiziert werden, in den überdurchschnittlich viele Menschen mit eingeschränkten Teilhabechancen leben. Indikatoren sollten  Hinweise auf die Zielerreichung geben  für das gesamte Stadtgebiet kleinräumig vorliegen  sich zu einem Index verrechnen lassen. Die aktuell ausgewiesenen Sozialraumgebiete wurden auf der Basis von fünf Indikatoren ermittelt: 1. Transferleistungsdichte Der Indikator stellt den Anteil der Leistungsberechtigten von Leistungen nach SGB II und SGB XII an der Gesamtbevölkerung dar. Er gibt Hinweise auf Einkommensarmut in allen Bereichen der Bevölkerung (wie z. B. Kinder-, Familien- und Altersarmut) und den daraus entstehenden Problemlagen. Die Transferleis- tungsdichte zeigt hohe Korrelationen mit Indikatoren weiterer Dimensionen der Ungleichheit wie Bildung, Gesundheit oder politisch-kultureller Teilhabe und wird daher mit hoher Gewichtung (80 %) in den Index eingerechnet. 2. Arbeitslosenanteil (SGB II) Der Indikator stellt den Anteil der Arbeitslosen mit Bezug von Leistungen nach SGB II an der Bevölkerung im Alter von 15 bis 64 Jahren dar und gibt Hinweise auf Langzeitarbeitslosigkeit und die daraus resultie- rende Verfestigung von benachteiligter Teilhabe am Arbeitsleben und damit einhergehende Problemla- gen. Der Indikator geht mit 5 % in die Bewertung ein. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 3. Grundlagen, Auswahl und Abgrenzung von Sozialraumgebieten Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 19 von 118 3. Anteil der Bevölkerung mit Migrationshintergrund20: Menschen mit Migrationshintergrund sind häufiger armutsgefährdet als Personen ohne Migrationshinter- grund, auch wenn sie eine vergleichbare Erwerbsbeteiligung, Haushaltszusammensetzung oder z. B. Ge- sundheit haben. Gründe hierfür kö nnen u. a. rechtliche Einschränkungen, Sprachbarrieren, Diskriminie- rung bei der Wohnungssuche oder der Aufnahme von Ausbildung und Arbeit sein sowie Kombinationen der genannten Einschränkungen. Der Indikator geht mit 5 % in die Bewertung ein. 4. Abhängigkeitsquotient: Der Abhängigkeitsquotient setzt die i. d. R. nicht erwerbstätigen jüngeren Menschen (unter 18 Jahren) und die oder nicht mehr erwerbstätigen älteren Menschen (ab 65 Jahren) in Relation zu den Menschen im Erwerbsalter (18 bis 64 Jahre). Der Indika tor gibt einen Hinweis auf Belastungspotenziale aufgrund hoher Anteile junger und älterer Personen, welche „abhängig“ sind vom Erwerbseinkommen der Personen in den dazwischen liegenden Altersgruppen. Der Indikator geht mit 5 % in die Bewertung ein. 5. Einwohnerdichte: Die durchschnittliche Zahl an Einwohner*innen pro bewohnter Adresse gibt Hinweise auf Großwohnanla- gen und die damit möglichen Problemlagen. Der Indikator geht mit 5 % in die Bewertung ein. 3.4.3 Berechnung eines Index Um die einzelnen Indikatorwerte für die jeweiligen Teilräume miteinander vergleichen zu können, wird mit Hilfe des Monitorings Stadtentwicklung21 aus diesen Indikatoren pro Teilraum ein standardisierter Index- wert ermittelt. Die Ausprägungen der Indexwerte werden in fünf Kategorien unterteilt:  stark unterdurchschnittlich (< -1,5)  unterdurchschnittlich (-1,5 - -0,5)  durchschnittlich (-0,5 – 0,5) (0 = gesamtstädtischer Durchschnitt)  überdurchschnittlich (0,5 – 1,5)  stark überdurchschnittlich (> 1,5) Die Kategorien werden entsprechend der folgenden Farbskala abgebildet (vgl. Abbildung 2). Abbildung 2: Farbskala zu den Kategorien der Indexwerte pro Teilraum Die standardisierten Indexwerte sind auf den jeweiligen gesamtstädt ischen Durchschnittswert zentriert und daher immer mit Bezug z u diesem interpretierbar : Ein Indexwert zeigt an, ob Teilhabechancen in einem Teilraum zu einem bestimmten Zeitpunkt im Vergleich zum gesamtstädtischen Durchschnittswert besser oder schlechter sind oder dem Durchschnitt entsprechen. Im Rahmen der Gebietsauswahl werden die Teilräume mit (stark) überdurchschnittlichen Werten betrachtet. Hier leben (stark) überdurchschnittlich viele Menschen mit eingeschränkten Teilhabechancen. Es ist davon auszugehen, dass für diese Gebiete ein entsprechend hoher Bedarf an sozialräumlicher Koordinierung besteht. 20 Hierbei handelt es sich um die Bezeichnung des statistischen Merkmals. Damit sind die Menschen mit internationaler Zuwanderungsge- schichte gemeint. 21 Mit dem Monitoring Stadtentwicklung werden anhand ausgewählter Indikatoren der Zustand und die Entwicklung der Stadt und ihrer Teil- räume in verschiedenen Bereichen beobachtet. Aus den Indikatoren werden im Monitoring standardisierte Indexwerte berechnet, die es ermöglichen, alle Indikatoren themenübergreifend direkt miteinander zu vergleichen und Zustand und Entwicklung zu kombinieren, um ein detailliertes Bild über kleinräumige Entwicklungen in Köln zu erhalten (vgl. Mitteilung 2001/2018). Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 3. Grundlagen, Auswahl und Abgrenzung von Sozialraumgebieten Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 20 von 118 3.4.4 Leitkriterien zur qualitativen Beurteilung und praktischen Auswahl Aus den Indexwerten lassen sich noch nicht automatisch Sozialraumgebiete ableiten. Vielmehr sind wei- tere Kriterien erforderlich, um geeignete Gebiete abzugrenzen wie z. B. qualitative Aspekte. Auch Fragen nach einer geeigneten Gebietsgröße sind zu berücksichtigen. Entsprechend wurden zusätzlich soge- nannte „raumspezifische“ und „gebietsspezifische“ Leitkriterien entwickelt (vgl. Übersicht 1): Übersicht 1: Leitkriterien zur Beurteilung des Sozialraumzuschnitts Raumspezifische Leitkriterien (diese beziehen sich auf die kleinste analysierte Raumeinheit) Kurz-be- zeichnung Teilräume mit stark überdurchschnittlichen Indexwerten müssen, Teilräume mit über- durchschnittlichen Indexwerten sollten in einem Sozialraumgebiet berücksichtigt sein RLK1 Teilräume mit unter- und durchschnittlichen Indexwerten können, falls dortige lokale Netzwerkstrukturen und stützende Funktionen für die benachbarten Teilräume wichtig sind, Teil eines Sozialraumgebiets sein RLK2 Besondere Anforderungen - z. B. durch Armutszuwanderung - müssen nachweislich über einen längeren Zeitraum relevant sein (mind. 5 Jahren) RLK3 Sondereffekte werden berücksichtigt (z. B. Einrichtungen wie Senior*innenzentren) RLK4 Berücksichtigung bestehender bzw. fehlender Infrastruktur RLK5 Integration identitätsstiftender Teilräume mit (unter-)durchschnittlichen Indexwerten ist möglich RLK6 Gebietsspezifische Leitkriterien (diese beziehen sich auf die bestehenden bzw. neu zu bildende Sozialraumgebiete, die i.d.R. aus mehreren Raumeinheiten be- stehen) Kurz-be- zeichnung Es sollte einen oberen Richtwert für die Anzahl Einwohner*innen in Sozialraumgebiet mit stark überdurchschnittlichen Indexwerten geben (ca. 15.000 Einwohner*innen pro Sozialraumgebiet) GLK1 Teilräume mit unter- und durchschnittlichen Indexwerten werden separat betrachtet und haben einen eigenen oberen Richtwert (ca. 15.000 Einwohner*innen pro Sozialraumge- biet) GLK2 Veränderung bestehender Gebietsgrenzen aufgrund positiver Entwicklungen des Sozi- alraumgebiets sind möglich (Überprüfung in regelmäßigen Abständen) GLK3 Teilräume eines Sozialraumgebietes müssen nicht aneinander grenzen GLK4 Sozialraumgebiete dürfen direkt aneinandergrenzen. GKL5 Keine Bezirksgrenzen übergreifenden Sozialraumgebiete GKL6 Sozialraumkoordination sollte dort eingesetzt werden, wo die Ziele des Programms mit separaten Förderinstrumenten nicht ausreichend verwirklicht werden können GKL7 Unter Berücksichtigung der o. g. Leitkriterien werden schließlich die Sozialraumgebiete im Rahmen eines Abstimmungsprozesses ermittelt. 3.4.5 Organisation des Abstimmungs- und Beteiligungsprozesses Von besonderer Bedeutung für das Gelingen des Verfahrens ist eine den jeweiligen Aufgaben und Ar- beitsinhalten angemessene Art der Einbindung aller Beteiligten. Sie unterscheiden sich u. a. durch ihre organisatorische Anbindung, ihren Bezug zu den Sozialräumen und die von ihnen vertretenen Interessen. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 3. Grundlagen, Auswahl und Abgrenzung von Sozialraumgebieten Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 21 von 118 Als zielführend erwiesen hat sich eine Beteiligung in Form von „Runden Tischen“ besetzt mit Vertreter*in- nen der Fachverwaltung, der Politik sowie von aktiven Menschen vor Ort (vgl. Übersicht 2): Übersicht 2: Beteiligte an den Runden Tischen Runder Tisch Beteiligte Vertreter*innen 1 - „Fachverwal- tung“ Dezernate (OB, I, IV, V, VI) Fachämter (OB, 01, 16, 32, IV-2, 40, 51, 52, 50, 53, 56, 57, 15, 67) Bürgeramtsleitungen (02-2, 02-4, 02-5, 02-6, 02-7, 02-8, 02-9) Geschäftsstelle sowie V/3 Stabsstelle Sozialplanung 2 - „Politik“ Politische Vertretung des Steuerungsgremiums LV (SPD-Fraktion im Rat der Stadt Köln, CDU-Fraktion im Rat der Stadt Köln, Frak- tion Bündnis 90/Die Grünen im Rat der Stadt Köln, Fraktion DIE LINKE im Rat der Stadt Köln) Bürgeramtsleitungen (02-2, 02-4, 02-5, 02-6, 02-7, 02-8, 02-9) Geschäftsstelle sowie V/3 Stabsstelle Sozialplanung 3 - „Akteur*innen vor Ort“ Träger der Sozialraumkoordination (Christliche Sozialhilfe Köln e.V., Buchheimer Selbsthilfe e.V./AWO, Veedel e.V., Caritasverband für die Stadt Köln, Bürgerschaftshaus Bocklemünd, Katholische Jugendagentur Köln gGmbH, Amt für Soziales und Senioren, Diakonie Michaels- hoven, Kinderschutzbund Köln, Netzwerk e.V., outback Stiftung) Liga der Wohlfahrtsverbände (Der Paritätische NRW) Weitere Partner*innen vor Ort (z. B. Interkultureller Dienst, bezirkliche Jugendpfle- gen, Wohnungswirtschaft, Polizei, Bürgerzentren, Interkulturelle Zentren) Geschäftsstelle sowie V/3 Stabsstelle Sozialplanung Jedem „Runden Tisch“ wurden die erarbeiteten (Zwischen-)Ergebnisse und schließlich die finalen Vor- schläge für eine Gebietsauswahl vorgestellt und von den Mitgliedern intensiv diskutiert. Die (Zwischen-) Ergebnisse der Runden Tische wiederum wurden dann i m Rahmen eines Plenums, an dem alle Vertre- ter*innen aller Runden Tische teilgenommen haben, vorgestellt und abschließend beraten. Im Ergebnis l ag ein mit allen Beteiligten abgestimmter Vorschlag vor, der zur Abstimmung dem Steue- rungsgremium „Lebenswerte Veedel" sowie den beteiligten Ausschüssen und dem Rat der Stadt Köln zur Entscheidung vorgelegt wurde.22 22 Vgl. Beschlussvorlage 3120/2019 Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 4. Aufbauorganisation, Beteiligte Personen und Gremien: Organisation des Abstimmungs- und Beteiligungsprozesses Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 22 von 118 4 AUFBAUORGANISATION An der Umsetzung des Programms „Leb enswerte Veedel“ sind unterschiedliche Akteur*innen und Gre- mien beteiligt. Ausschlaggebend für eine zielgerichtete, sozialraumorientierte Zusammenarbeit sind des- halb klare, eindeutige und verbindliche Festlegungen in Bezug auf die Fragen, welche Vertreter*innen und Gremien jeweils in welchen Prozessen zu beteiligen sind und was ihre jeweiligen Aufgaben und Rollen sind. Dies dient  der Klarheit hinsichtlich der jeweiligen Erwartungen und des Selbstverständnisses (Transparenz)  einer klaren Zuordnung, Abgrenzung und damit auch Verteilung von Aufgaben  der Vereinbarung und Akzeptanz eines gemeinsamen und einheitlichen Aufgabenverständnisses  als Argumentationshilfe und Rückendeckung bei Konflikten mit der eigenen Organisation. 4.1 Beteiligte Personen und Gremien Am Programm beteiligt sind Vertreter*innen aus Ämtern und Dienststellen der Verwaltung sowie von ex- ternen Organisationen. Als professionell-institutionell Akteur*innen vor Ort repräsentieren sie ihre Institu- tion/Organisation im Sozialraumgebiet. Akteur*innen vor Ort können aber auch ehrenamtlich tätige Per- sonen sein oder Schlüsselpersonen des Sozialraumgebiets bzw. für das Sozialraumgebiet relevante Per- sonen. Akteur*innen vor Ort haben im Sozialraum in erster Linie räumliche Berührungspunkte und bringen die inhaltliche Perspektive ihrer Institution/Organisation in die Arbeit ein. Sie richten in der Regel einen hoheitlichen, privatwirtschaftlichen oder zivilrechtlichen Blick auf den Sozialraum, auf ihre Klienten/ Besu- cher und sozialräumliche Themen. Aufgrund ihrer Anbindung vertreten sie nicht immer deckungsgleiche Interessen. Gremien sind institutionalisierte Gruppen, die i. d. R. einem festgelegten Zweck dienen und sich in einem mehr oder weniger definierten Handlungsrahmen bewegen. Die jeweiligen Regeln beziehen sich auf die Ziele und Aufgaben des Gremiums, die Zusammensetzung des Gremiums mit Vertreter*innen aus ver- schiedenen Organisationen mit jeweils spezifischen Aufträgen und Befugnissen. 4.2 Die wesentlichen Aufgaben der beteiligten Gremien und Akteur*innen Im Folgenden werden die beteiligten Gremien und Akteur*innen sowie ihre wesentlichen Aufgaben im Programm „Lebenswerte Veedel“ beschrieben (vgl. Übersicht 3): Übersicht 3: Die wesentlichen Aufgaben der beteiligten Handelnden und Gremien Gremium Aufgaben im Programm Politisches Steuerungs- gremium23  Grundsatzentscheidungen bei Führungsprozessen z. B. über Ziele, Aktivitäts- und Zeitplanung des Gesamtprogramms  Auswahl der weiteren Sozialräume  Festlegung des Verfahrens, der Auswahlkriterien sowie die Auswahl der Trä- ger der Koordinations- und Anlaufstellen  Entscheidung über die Zuordnung der Sachkosten für die Anlaufstellen im je- weiligen Sozialraum  Sicherstellung der zielorientierten Zusammenarbeit der Beteiligten  Auswertung und Begleitung des Prozesses  Berichtswesen gegenüber der Politik  Sicherstellung der finanzpolitischen Ziele. Mitglieder des besetzten Steuerungsgremiums sind:  (aktuell) sieben Ratsmitglieder (nach dem Hare Niemeyer Verfahren)  zuständige Vertreter*innen der Verwaltung (ohne Stimmrecht) und 23 Vgl. hierzu: Rahmenkonzept „Lebenswerte Veedel – Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ (beschlossen durch den Rat der Stadt Köln am 07.10.2010, angepasst an die geänderten Rahmenbedingungen durch den Ratsbeschluss vom 17.12.2013 mit Beschluss des Steuerungsgremiums „Lebenswerte Veedel“ am 25.06.2015), Punkt 6.1 sowie Geschäftsordnung Steuerungsgremium für das Pro- gramm „Lebenswerte Veedel – Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ auf der Grundlage des Ratsbeschlusses vom 17.12.2013 Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 4. Aufbauorganisation, Die wesentlichen Aufgaben der beteiligten Gremien und Akteur*innen: Organisation des Abstimmungs- und Beteiligungsprozesses Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 23 von 118 Gremium Aufgaben im Programm  zwei Vertreter*innen, von den in den Sozialräumen beauftragten Trägern als beratende Sachverständige (ohne Stimmrecht). Geleitet wird das Gremium vom zuständigen Beigeordneten (aktuell Dez. V, mit Stimmrecht) Stadtteilkonfe- renz Die Stadtteilkonferenz im Programm „Lebenswerte Veedel“ ist ein moderiertes Arbeits- gremium, es findet in der Regel quartalsweise auf Stadtteilebene statt und wird in der Regel durch die Sozialraumkoordination vorbereitet, moderiert und dokumentiert. Die Einladung zur Stadtteilkonferenz sowie die Versendung des Protokolls erfolgt im All- gemeinen über die Sozialraumkoordination. Die Teilnehmer*innen der Stadtteilkonferenz setzen sich aus den im und für den Stadt- teil tätigen Akteur*innen zusammen. Diese Akteur*innen können sowohl hauptamtlich Tätige aus Einrichtungen, Institutionen, Behörden, lokaler Ökonomie als auch Mitar- beiter*innen von Fachämtern, Bürgeramtsleitungen sowie ehrenamtliche Vertreter*in- nen aus Vereinen und Organisationen sowie Funktionsbürger*innen sein. In den Stadtteilkonferenzen sind die Teilnehmer*innen zentrale Akteur*innen, die so- zialräumliche Ressourcen, Themen, Potentiale und Herausforderungen des Sozial- raums kennen und sozialräumliche Themen formulieren und bearbeiten können. Da- bei wird das Ziel fokussiert, die Lebensbedingungen und Teilhabechancen der Bewoh- ner*innen vor Ort zu verbessern und die Sozialraumperspektive einzunehmen. Je nach gewachsenen Strukturen übernehmen tradierte Gremien vor Ort die Aufgabe der Stadtteilkonferenz. Dies hat zur Folge, dass in den Stadtteilkonferenzen unter- schiedliche tradierte Vorgehensweisen, Aufgabengabenstellungen, Rollen und Ver- antwortlichkeiten sowie spezifische tradierte informelle Übereinkünfte bzw. raumbezo- gene Geschäftsordnungen vorliegen und berücksichtigt werden. In der Stadtteilkonferenz befassen sich die Teilnehmer*innen insbesondere mit folgen- den Inhalten:  Austausch von relevanten Informationen und Themen für den Sozialraum (wie z. B. tagesaktuelle Informationen, Informationen aus Unterarbeitskreisen, Informationen zu neuen und/oder veränderten Angeboten)  Planung, Bündelung und Abstimmung von Prozessen und Veranstaltungen  Aufbau von Kooperationsbeziehungen und der Netzwerkarbeit/-pflege vor Ort  Die Beratung, Ermittlung und Bearbeitung von zentralen sozialräumlichen Themen  Information zum Stand der Umsetzung der Sozialraumgebietsplanung (sobald diese vorliegt) Bürger*innen- konferenz Die Bürger*innenkonferenz im Programm „Lebenswerte Veedel“ ist eine Großgrup- pen-Konferenz insbesondere für die Bewohner*innen im definierten Sozialraumgebiet sowie für weitere Akteur*innen mit Sozialraumbezug. Die Konferenz findet auf der Ebene des Sozialraumgebiets oder kleinteiliger z. B. auf Stadtteilebene statt und wird in der Regel durch die Sozialraumkoordination und ein sozialräumliches Vorberei- tungsteam vor Ort geplant, umgesetzt, ausgewertet und dokumentiert. Die Bürger*innenkonferenz dient der Beschreibung von Herausforderungen, der Ent- wicklung von Zielen, der Perspektiv- und Visionsentwicklung (Zukunftskonferenz), zur Überprüfung bestehender (mittelfristiger oder aktueller) Themen oder zur Intensivie- rung der Netzwerkarbeit vor Ort. Die priorisierten Ergebnisse der Konferenzteilneh- menden werden als Empfehlungen für Schwer punkte der sozialräumlichen Arbeit an die Stadtteilgremien übermittelt. Die Bürger*innenkonferenz erfolgt in neuen Sozialraumgebieten als Auftaktveranstal- tung, dabei stehen die Vorstellung der Sozialraumkoordination, die Aktivierung von Netzwerkpartner*innen, der Netzwerkaufbau und die sozialräumliche Themenermitt- lung im Fokus. In bestehenden Sozialraumgebieten werden Bürger*innenkonferenzen Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 4. Aufbauorganisation, Die wesentlichen Aufgaben der beteiligten Gremien und Akteur*innen: Organisation des Abstimmungs- und Beteiligungsprozesses Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 24 von 118 Gremium Aufgaben im Programm bedarfsorientiert, in der Regel alle fünf Jahre vor der Sozialraumkonferenz durchge- führt. Die Schwerpunktsetzung erfolgt in der Regel unter Berücksichtigung der sozialräum- lich ermittelten und aktueller/offener Themen des Sozialraums. Die Wahl der Metho- den (Planung, Umsetzung, Ergebnissicherung usw.), die Wahl der Räumlichkeit sowie die Auswahl der Teilnehmer*innen liegt in der Verantwortung der Sozialraumkoordina- tion ggf. mit der Vorbereitungsgruppe. Die Sozialraumkoordination dokumentiert die Ergebnisse der Bürger*innenkonferenz analog der Lebenslagen und bringt diese in die Vorbereitung der Sozialraumkonfe- renz ein. Sozialraum- konferenz Die Sozialraumkonferenz im Programm „Lebenswerte Veedel“ ist Teil des Prozesses Sozialraumgebietsanalyse. Sie ist eine Großgruppen-Konferenz für (lokale) Akteur*in- nen mit Sozialraumbezug, Vertreter*innen der Bezirkspolitik, der Fachverwaltung und Bürgeramtsleitung sowie für Schlüsselpersonen und Bewohner*innen im definierten Sozialraumgebiet. Im Rahmen der Konferenz werden Handlungserfordernisse erarbeitet und priorisiert. Die Konferenz findet mindestens alle fünf Jahre auf der Ebene des Sozialraumgebie- tes statt. Die Vorbereitung erfolgt durch die folgenden Beteiligten in Bezug auf die je- weils genannten fachlichen Inhalte:  Sozialplanung (Analysen der Sozialplanung, gesamtstädtische strategische Ziele (Masterplan Dez. V, Kölner Perspektiven 2030+, u. a.), abgeleitete Hand- lungsschwerpunkte im Sozialraumgebiet)  Sozialraumkoordination bzw. Akteur*innen vor Ort (Sozialräumlichen Themen unter Berücksichtigung zuvor hierzu durchgeführten Bürger*innenkonferenz)  ggf. andere planende Ämter/Dienststel len (fachliche Themen mit Bezug zum Sozialraumgebiet) Geplant und umgesetzt wird die Sozialraumkonferenz durch die Geschäftsstelle / V/3 und die Sozialraumkoordination. Die Dokumentation und Reflexion der Ergebnisse der Sozialraumkonferenz übernimmt die Geschäftsstelle / V/3 gemeinsam mit der zuständigen Sozialraumkoordination. Die priorisierten Ergebnisse der Konferenzteilnehmenden werden als Empfehlungen für wesentliche Handlungserfordernisse nach der Aufbereitung in die politischen Gre- mien insb esondere die Bezirksvertretung eingebracht und an die Stadtteilgremien übermittelt. Planungskon- ferenz Die Planungskonferenz im Programm „Lebenswerte Veedel“ ist Teil des Prozesses der Sozialraumgebietsplanung. In der Planungskonferenz wird – auf der Grundlage der in der Sozialraumkonferenz erarbeiteten und priorisierten Handlungserfordernisse und der von politischen Gremien beschlossenen Handlungserfordernissen – eine inte- grierte, strategische sozialraumbezogene Planung abgestimmt. An der Konferenz nehmen die Akteur*innen teil, die thematisch etwas zur Bewältigung der beschlossenen Handlungserfordernisse beitragen können . Die Planungskonfe- renz wird einmal in fünf Jahren je Sozialraumgebiet durchgeführt. Meilenstein- konferenz Die Meilensteinkonferenz im Programm „Lebenswerte Veedel“ ist Teil des Prozesses der Sozialraumgebietsevaluation. Sie findet zeitlich ca. zweieinhalb Jahre nach der Planungskonferenz statt. Die Meilensteinkonferenz dient dazu, den integrierten Sozi- alraumgebietsplan dahingehend zu überprüfen, ob die vorgesehenen Aktivitäten, Maßnahmen und Projekte umgesetzt werden. Dadurch, dass sie zeitlich in der Mitte des Planungs- und Durchführungszeitraums angesiedelt ist, können die gewonnenen Erkenntnisse rechtzeitig genutzt und Anpassungen des Sozialraumgebietsplans vor- genommen werden. Sie ist eine Großgruppen -Konferenz für (lokale) Akteur *innen mit Sozialraumbezug, Vertreter*innen der Bezirkspolitik, der Fachverwaltung und Bürgeramtsleitung sowie für Schlüsselpersonen und Bewohner*innen im definierten Sozialraumgebiet. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 4. Aufbauorganisation, Die wesentlichen Aufgaben der beteiligten Gremien und Akteur*innen: Organisation des Abstimmungs- und Beteiligungsprozesses Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 25 von 118 Gremium Aufgaben im Programm Sozialraum- koordination24 Jedem Sozialraumgebiet ist eine Koordinationsstelle zugeordnet, die mit einem/einer Sozialarbeiter/in oder einer Fachkraft mit vergleichbarer Qualifikation besetzt ist. Die Trägerschaft für die Koordinationsstellen kann sowohl bei der Stadt Köln als auch bei freien Trägern der Wohlfahrtspflege liegen. Die Auswahl der Träger erfolgt nach festgelegten Kriterien, wie deren Präsenz und Angeboten im Sozialraum, den Kompetenzen und Erfahrungen im neuen Aufgabenbereich, der Bereitstellung geeig- neten Fachpersonals sowie der wirtschaftlichen und organisatorischen Stabilität. Im Programm „Lebenswerte Veedel“ ist es eine Kernaufgabe der Sozialraumkoordina- tor*innen, die Rolle der intermediären Instanz einzunehmen (vgl. Glossar „Intermedi- äre Funktion“). Die Aufgaben der Sozialraumkoordination ergeben sich aus deren Be- teiligung an den mit der Sozialplanung verbundenen Kernprozessen (vgl. hierzu Kap. 5.3.1) und der verantwortlichen Übernahme der Kernprozesse der Sozialraumkoordi- nation (vgl. hierzu Kap. 5.3.2). Die konkret innerhalb eines Jahres zu erledigenden Aufgaben werden in der, zwi- schen der Stadt Köln und dem Trägern, abzuschließenden Zielvereinbarung festge- legt (vgl. hierzu den Prozess „Zielvereinbarung“ unter Kap. 5.2.1) und auf der Grund- lage des Jahresberichts mit der Bürgeramtsleitung und der Geschäftsstelle / V/3 be- sprochen (vgl. hierzu den Prozess „Jahresberichtswesen“ unter Kap. 5.2.3). Eine wichtige Aufgabe der Sozialraumkoordination ist es auch, als Impulsgeber für die im Sozialraum tätigen Professionellen und für bewohner*innenschaftliche Grup- pierungen zu wirken, die Umsetzung gemeinsamer Ziele voranzutreiben und ein ab- gestimmtes Handeln zu organisieren. Eine wesentliche Funktion der Sozialraumkoordination besteht zudem darin, eine an- gemessene Beteiligung der Bewohner*innen an den gebietsbezogenen Entschei- dungs- und Entwicklungsprozessen zu unterstützen, um damit die lokale Demokratie zu stärken. Daher setzen sie sich für die Entwicklung aktivierender, bürger*innenna- her und gemeinwesenorientierter Angebote und Hilfen ein. Angestrebt wird dabei auch, dass die lokalen Einrichtungen und Träger (wie z. B. Kindertagesstätten, Fami- lienzentren, Schulen, Jugendzentren, Bürgerhäuser) im Rahmen ihrer Regelaktivitä- ten eine gezielte Beteiligung der Bewohner*innen sicherstellen, denn diese verfügen über vielfältige direkte Bezüge zu den Menschen. Zu diesem Zweck organisiert die Sozialraumkoordination für die Einrichtungen und Träger eine entsprechende fachli- che Unterstützung und Qualifizierung. Bürgeramts- leitung25 Die Aufgaben der Bürgeramtsleitungen im Programm ergeben sich aus deren Unter- stützung bei den Führungsprozessen (vgl. Kap. 5.2), den mit der Sozialplanung ver- bundenen Kernprozessen (vgl. Kap. 5.3.1) und den Kernprozessen der Sozialraum- koordination (vgl. Kap. 5.3.2). Im Rahmen der Führungsprozesse vereinbaren die Bürgeramtsleitungen gemeinsam mit der Geschäftsstelle / V/3 die auf das Folgejahr bezogenen Ziele mit der Sozial- raumkoordination und halten die Zielerreichung in Gesprächen über die Jahresbe- richte nach. In den Kernprozessen sind die Bürgeramtsleitungen an den Beratungen zur Planung, Durchführung und zum Monitoring der Aktivitäten im jeweiligen Sozialraumgebiet be- teiligt. Die Bürgeramtsleitungen stehen der Sozialraumkoordination als Ansprechpart- ner*innen zur Verfügung, erleichtern ihr den Zugang zur Verwaltung und unterstüt- zen sie bei der Zuordnung konkreter Projektanliegen zu den betreffenden Stellen in der Verwaltung. 24 Vgl. hierzu: Rahmenkonzept (a. a. O.), Punkt 7.2 und Controlling im Programm „Lebenswerte Veedel“ Konzept der BDO AG, Punkt 1: „Rollen im Programm“ 25 Vgl. hierzu: Controlling im Programm „Lebenswerte Veedel“ Konzept der BDO AG, Punkt 1: „Rollen im Programm“ Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 4. Aufbauorganisation, Die wesentlichen Aufgaben der beteiligten Gremien und Akteur*innen: Organisation des Abstimmungs- und Beteiligungsprozesses Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 26 von 118 Gremium Aufgaben im Programm Darüber hinaus unterstützen die Bürgeramtsleitungen den Austausch relevanter In- formationen zwischen dem jeweiligen Fachamt und der Sozialraumkoordination, stimmen sich regelmäßig untereinander über ihre sozialraumgebietsbezogenen Auf- gaben ab und diskutieren die sozialraumbezogenen Anliegen in ihren politischen Netzwerken. Fachämter Die Aufgaben der Fachämter im Programm ergeben sich aus deren Unterstützung bei den mit der Sozialplanung verbundenen Kernprozessen (vgl. Kap. 5.3) und den Kernprozessen der Sozialraumkoordination (vgl. Kap. 5.3.2). In den Kernprozessen sind die Fachämter an der Sozialraumgebietsanalyse, den Be- ratungen zur Planung und zum Monitoring der Aktivitäten beteiligt. Sie bringen hier- bei ihre fachlichen Erkenntnisse und Informationen zu Rahmenbedingungen und ei- genen Vorhaben in die Diskussion ein. Darüber hinaus suchen Sie den Kontakt zu den übrigen Beteiligten bei Vorhaben, die einen fachlichen oder räumlichen Bezug zum Programm und den Sozialraumgebieten haben. Darüber hinaus übernehmen sie auch Aufgaben der Projektplanung und -durchführung, wenn sich aus der Sozialraumgebietsplanung oder im Rahmen der Projektentwicklung Maßnahmen oder Projekte ergeben, die nach übereinstimmender Auffassung der Beteiligten der Planungskonferenz oder eines Netzwerks durch die Fachämter verantwortlich übernommen werden sollen. V/3 Stabs- stelle Sozial- planung Die Stabsstelle Sozialplanung V/3 ist an den Führungsprozessen (vgl. Kap. 5.2), den mit der Sozialplanung verbundenen Kernprozessen (vgl. Kap. 5.3) und den Kernpro- zessen der Sozialraumkoordination (vgl. Kap. 5.3.2) beteiligt. Der Schwerpunkt der Aufgaben liegt bei den mit der Sozialplanung verbundenen Kernprozessen. Hierbei übernimmt die Stabsstelle Sozialplanung V/3 die Koordination der Prozesse und die Verantwortung für die Ergebnisse. Sie bringt ihre Erfahrungen und Kenntnisse zur Sozialplanung in die Prozesse ein und sorgt dafür, dass sich die abgestimmten und durchgeführten Maßnahmen im Einklang mit den übergeordneten Zielen der Sozial- planung befinden. Geschäfts- stelle / V/326 Die Geschäftsstelle / V/3 ist verantwortlich für die Gesamtkoordination des Pro- gramms und übernimmt wesentliche Aufgaben im Rahmen der Kommunikation und Koordination zwischen den Beteiligten des Programms. Hierzu zählen insbesondere die in Bezug auf die Unterstützungsprozesse unter Kap. 1.1 beschriebenen Aufga- ben. In diesem Zusammenhang erarbeitet die Geschäftsstelle / V/3 die Jahresplanung für das Programm (mit Sitzungs- und Berichtsterminen) und übernimmt das Finanzcon- trolling und die Bewirtschaftung der Mittel des Programms. Zum gegenseitigen Informationsaustausch organisiert die Geschäftsstelle / V/3 Aus- tauschgremien mit der Sozialraumkoordination, den Bürgeramtsleitungen und den Trägern (s. u.). Ferner übernimmt die Geschäftsstelle / V/3 Aufgaben im Rahmen der Repräsentation des Programms in der Öffentlichkeit, Verwaltung und Politik. Zur Weiterentwicklung des Programms unterstützt die Geschäftsstelle / V/3 die Sozi- alraumkoordination und die Beschäftigten der Verwaltung durch die Organisation von Fortbildungsangeboten zu den Grundlagen einer sozialraumorientierten Arbeit. Darüber hinaus ist die Geschäftsstelle / V/3 federführend an der Organisation und Koordination der Führungsprozesse (vgl. Kap. 5.2) und der mit der Sozialplanung verbundenen Kernprozesse (vgl. Kap. 5.3) beteiligt. Außerdem übernimmt die Geschäftsstelle / V/3 die Geschäftsführung des politischen Steuerungsgremiums und legt ihm den Gesamtjahresbericht vor. 26 Vgl. hierzu: Rahmenkonzept (a.a.O.), Punkt 6.2 und Controlling im Programm „Lebenswerte Veedel“ Konzept der BDO AG, Punkt 1: „Rol- len im Programm“ Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 4. Aufbauorganisation, Die wesentlichen Aufgaben der beteiligten Gremien und Akteur*innen: Organisation des Abstimmungs- und Beteiligungsprozesses Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 27 von 118 Gremium Aufgaben im Programm Akteur*innen im Sozial- raumgebiet Die Aufgaben der Handelnden im Sozialraum ergeben sich insbesondere aus deren Beteiligung an den Kernprozessen der Sozialraumkoordination (vgl. Kap. 5.3.2). Hier arbeiten sie mit an den Prozessen der  Sozialräumlichen Themenermittlung: durch die Bewertung und Diskussion der Themen z. B. in Stadtteilkonferenzen  Projektentwicklung: durch die Übernahme von Aufgaben bei der Projektent- wicklung im Entwicklungsteam  Umsetzungsbegleitung: für den Fall, dass sie als Träger einer Maßnahme de- ren Umsetzung eigenverantwortlich übernehmen  Vernetzung: durch die Mitwirkung bei Aktivierung von Personen und Gremien und die Beteiligung an der Netzwerkarbeit Bei den mit der Sozialplanung verbundenen Kernprozessen (vgl. Kap. 5.3) leisten sie einen Beitrag durch die Teilnahme und Mitwirkung an der Planungs- und Meilenstein- konferenz. Bei den Führungsprozessen (vgl. Kap. 5.2) unterstützen sie die Informationsauf- nahme der Geschäftsstelle / V/3 im Rahmen der Programmevaluation. Austauschgre- mium zwi- schen den So- zialraumkoor- dinator*innen Die Sozialraumkoordinator*innen des Programms „Lebenswerte Veedel – Bürger*in- nen- und Sozialraumorientierung in Köln“ treffen sich in regelmäßigen Abständen (alle zwei Wochen) zu einem internen Austausch über aktuell anstehende Themen. Ein Protokoll dieser Sitzungen geht zur Information an die Geschäftsstelle / V/3. Austauschgre- mium zwi- schen Ge- schäftsstelle / V/3 und Bür- geramtsleitun- gen Mindestens einmal im Jahr findet ein Treffen der Geschäftsstelle „Lebenswerte Vee- del – Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ mit den zuständigen Bürger- amtsleitungen statt. Hierzu lädt die Geschäftsstelle / V/3 per Mail ein und informiert über die Tagesordnung. Für das Protokoll ist ebenfalls die Geschäftsstelle / V/3 ver- antwortlich. Austauschgre- mium zwi- schen Ge- schäftsstelle / V/3 und Sozi- alraumkoordi- nator*innen Alle zwei Monate, am letzten Donnerstag im Monat, findet ein Treffen der Geschäfts- stelle „Lebenswerte Veedel – Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ mit den Sozialraumkoordinator*innen des Programms statt. Hierzu lädt die Geschäfts- stelle / V/3 per Mail ein und informiert über die Tagesordnung. Für das Protokoll ist ebenfalls die Geschäftsstelle / V/3 verantwortlich. Gäste können zu diesen Treffen themen- oder anlassbezogen eingeladen werden. Austauschgre- mium zwi- schen Ge- schäftsstelle / V/3 und Trä- gern der Sozi- alraumkoordi- nationen Mindestens einmal im Jahr findet ein Treffen der Geschäftsstelle „Lebenswerte Vee- del – Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ mit den Trägern des Pro- gramms statt. Hierzu lädt die Geschäftsstelle / V/3 per Mail ein und informiert über die Tagesordnung. Für das Protokoll ist ebenfalls die Geschäftsstelle / V/3 verant- wortlich. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Prozessarten und Darstellung der Prozesse: Organisation des Abstimmungs- und Beteiligungsprozesses Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 28 von 118 5 ABLAUFORGANISATION Im Folgenden werden die wesentlichen Prozesse27 als Sollprozesse beschrieben u. a. mit dem Ziel  diese innerhalb und außerhalb der Verwaltung aufeinander abzustimmen und zu verschränken  Zuständigkeiten zwischen den Beteiligten abzustimmen und Aufgaben sachgerecht zu verte ilen und eindeutig zuzuordnen  Schnittstellen zu verdeutlichen und zu klären  einer besseren Kommunikation nach innen (z. B. bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen) und nach außen (z. B. um den Handelnden Zusammenhänge zu verdeutlichen). 5.1 Prozessarten und Darstellung der Prozesse Die Prozesse werden unterschieden in Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse:  In den Führungsprozessen werden strategische und operative Ziele formuliert, das Programm und die damit verbundenen Maßnahmen und Arbeiten geplant, gesteuert und die Ergebnisse überprüft (Monitoring und Evaluation).  Kernprozesse tragen unmittelbar zur Erreichung der Ziele des Programms bei. Unterschieden wird hierbei zwischen den mit der Sozialplanung verbundenen Kernprozessen und den Kernprozessen im Sozialraumgebiet. In diesen Kernprozessen werden die Abläufe beschrieben mit denen die The- men aus den Sozialraumgebieten (bottom up) mit den Themen aus der Sozialplanung und den Fachplanungen (top down) verschränkt werden.  Bei den Unterstützungsprozessen handelt es sich um Prozesse, die Kernprozesse unterstützen. Die Darstellung der Prozesse erfolgt gemäß des Fachmodellierungsstandards „BPMN“28 zur Beschrei- bung von Verwaltungsprozessen in Form einer Prozesslandkarte und in Form von Ablaufdiagrammen. Die Prozesslandkarte gibt einen schematischen Gesamtüberblick über alle Prozesse gegliedert nach Füh- rungs-, Kern- und Unterstützungsprozessen (vgl. Abbildung 3). Die Prozesslandkarte  dient zur Identifikation und Abgrenzung von Prozessen  schafft einen Überblick über die angrenzenden, vorgelagerten und nachgelagerten Prozesse (in- nerhalb und außerhalb der Verwaltung)  weist auf Prozesszusammenhänge und auf fachliche und organisat orische Abhängigkeiten zwi- schen den einzelnen Führungs-, Leistungserstellungs- und Unterstützungsprozessen hin  liefert wichtige Informationen über Schnittstellen zwischen Prozessen und Organisationseinheiten und  unterstützt die Kommunikation der verschiedenen Beteiligten über ihre Prozesse und deren Bezug zueinander. 27 Ein Geschäftsprozess ist hier definiert als eine strukturierte Abfolge von Teilprozessen, Geschäftsaufgaben und Aktivitäten, die unter Ver- brauch von Zeit und Ressourcen schrittweise ausgeführt werden, um ein durch interne oder externe Kunden nachgefragtes bzw. beauf- tragtes Ergebnis zu erzeugen und dabei zugleich die angestrebten Ziele zu erreichen. Bei der Geschäftsprozessmodellierung werden Geschäftsprozesse aufgenommen, analysiert, bestmöglich ausgestaltet und als Soll-Prozesse grafisch dargestellt und beschrieben. 28 Die Prozessbeschreibungen orientieren sich an dem für die Stadt Köln geltenden Fachmodellierungsstandard BPMN zur Beschreibung von Verwaltungsprozessen. Dieser Fachmodellierungsstandard dient als einheitliche Notations- und Modellierungsmethode bei der Auf- nahme, Analyse, Bearbeitung und Darstellung kommunaler Prozesse (https://www.kgst.de/dokumentde- tails?path=/documents/20181/2321155/Handbuch_KGSt-Prozessbibliothek.pdf/2aeead20-4a15-aa88-922a-e426b5542625). Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Prozessarten und Darstellung der Prozesse: Organisation des Abstimmungs- und Beteiligungsprozesses Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 29 von 118 Abbildung 3: Prozesslandkarte des Programms „Lebenswerte Veedel“ Die einzelnen Prozesse - mit Ausnahme der Unterstützungsprozesse29 – werden in Form von Ablaufdia- grammen dargestellt. Abbildung 4 zeigt beispielhaft wie ein solches Ablaufdiagramm aussieht. Abbildung 4: Beispielhafte Darstellung eines Ablaufdiagramms In den Ablaufdiagrammen werden die einzelnen Arbeitsschritte (Arbeitsinhalte und Zwischenergebnisse), die Übergabepunkte und Schnittstellen, die Beteiligten und ihre jeweiligen Aufgaben, Befugnisse und Ver- antwortlichkeiten und die hierbei erzeugten Dokumente festgelegt. Die in den Ablaufdiagrammen verwen- deten Symbole - Ereignisse, Aktivitäten, Zugänge/ Knoten - werden im Anhang unter Kap. 7.2 allgemein erläutert. Zu jedem Prozess gib es einen Prozesssteckbrief mit wesentlichen Informationen über den Prozess. In den folgenden Kapiteln werden die wesentlichen Prozesse im Programm „Lebenswerte Veedel“ jeweils mit Prozesssteckbrief, Ablaufdiagramm und Erläuterungen zum Ablaufdiagramm dargestellt. Die Prozess- landkarte und die Zusammenhänge zwischen den einzelnen P rozessen werden im Anschluss in Kapitel 5.6 erläutert. 29 Hier wird auf eine grafische Darstellung verzichtet, weil es sich überwiegend um Einzelaufgaben handelt, die nicht über einen Gesamtpro- zess miteinander verbunden sind. Mit der Sozialplanung verbundene Kernprozesse Integrierte Sozialraumgebietsanalyse Unterstützungsprozesse Sozialraumgebiets- evaluation Kernprozesse der Sozialraumkoordination Projekt- entwicklung Sozialräumliche Themenermittlung Umsetzungs- begleitung Vernetzung (kontinuierliche Zusammenarbeit, Gremienarbeit, Bürgeraktivierung) Informationsmanagement Gesamtkoordination und Unterstützung der sozialraumorientierten Verwaltung Führungsprozesse Kurzfristige integrierte Bewertung Integrierte Sozialraumgebiets- planung Zielvereinbarung Jahresberichtswesen Weiterentwicklung des Programms Programmcontrolling Programmevaluation Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Führungsprozesse: Erarbeitung von Zielvereinbarungen Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 30 von 118 5.2 Führungsprozesse Im Programm „Lebenswerte Veedel“ werden folgende Führungsprozesse als Sollprozesse beschrieben: 1. Prozess zur Erarbeitung von Zielvereinbarungen 2. Prozess zur Umsetzung eines Programmcontrollings 3. Prozess zur Erstellung von Jahresberichten 4. Prozess zur Programmevaluation 5. Prozess zur kontinuierlichen Weiterentwicklung des Programms. 5.2.1 Erarbeitung von Zielvereinbarungen Die Stadt Köln schließt mit den Trägern der SRK jährlich Zielvereinbarungen (ZV) ab. In der ZV werden die Aufgabenschwerpunkte der SRK und die erwartbaren Ergebnisse für das jeweilige Sozialraumgebiet in Bezug auf das Folgejahr festgelegt. Details zu dem Prozess sind in Übersicht 4 zusammengestellt. Abbildung 5 zeigt die grafische Prozessdarstellung, die Erläuterungen hierzu finden sich in Übersicht 5. Übersicht 4: Prozess-Steckbrief „Erarbeitung von Zielvereinbarungen“ Ziel In der Zielvereinbarung werden drei verschiedene Ziele festgelegt: 1. Schwerpunktziel Das Ziel ergibt sich aus der Zusammenstellung der Themen, die sich aus gesamtstädti- scher Perspektive/Strategie für ein Sozialraumgebiet ergeben. Hintergrund ist die Idee, über dieses Ziel gesamtstädtische Themen mit Blick auf ein Sozialraumgebiet zu fokus- sieren und zu bearbeiten. Dieses Ziel kann auch über mehrere Jahre verfolgt werden. 2. Sozialräumliches Ziel Das Ziel ergibt sich aus konkreten Handlungsnotwendigkeiten vor Ort, auf die flexibel, kurz- bis mittelfristig sowie bedarfsgerecht eingegangen werden soll. Die Themen wer- den von Handelnden vor Ort benannt (vgl. Prozess: „Sozialräumliche Themenermitt- lung“) und mit deren Unterstützung umgesetzt. Das beschriebene Ziel ist eine Heraus- hebung eines von mehreren Themen, die im Sozialraumgebiet bestehen und behandelt werden. Mit der Fokussierung werden die erwartbaren Ergebnisse und die benötigten Ressourcen für ein besonders wichtiges Thema dargestellt. 3. Ziele zur kontinuierlichen Weiterentwicklung des Programms Hierbei handelt es sich um einen gemeinsamen Fokus, der zwischen den Sozialraum- koordinator*innen und der Geschäftsstelle / V/3 abgestimmt wird, um die prozessuale und die inhaltliche Programmausgestaltung weiter zu entwickeln. Der Fokus kann sich beziehen auf  Prozesse / Strukturen des Programms (operationale Ebene wie z. B. ein einheitli- cher Internetauftritt, Abläufe im Programm) und/oder  die inhaltliche Ebene, d. h. die Auseinandersetzung mit methodischen und/oder fachlichen Themen (z. B. sozialarbeiterischen / sozialwissenschaftlichen Themen) Auslöser  Jährlich wiederkehrende Aufgabe Ergebnis  Abschluss der Zielvereinbarung zwischen Trägern und Geschäftsstelle / V/3  Hinweis: Um die Zielvereinbarung auf ein Kalenderjahr beziehen zu können, wird der Prozess von der Erstellung des Verwendungsnachweises abgekoppelt. Weitere Schnittstellen  In den Prozess fließen Erkenntnisse aus allen Kernprozessen ein.  Die Festlegungen der Zielvereinbarung werden in den Kernprozessen bearbeitet und sind die Grundlage für die im Jahresbericht darzustellenden Ergebnisse. Mitgeltende Dokumente  Zielvereinbarung entsprechend der Vorlage (vgl. Kap. 7.3.1). Als Informationsgrundlage werden (soweit vorhanden) herangezogen:  Zielvereinbarung aus dem Vorjahr  Sozialraumgebietsplanung  Dokumentation der sozialräumlichen Themen  Dokumentation der Arbeiten und der Arbeitsergebnisse des laufenden Jahres (z. B. Jahresberichte, in größeren Rhythmen auch die sozialraumbezogene Evaluation). Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Führungsprozesse: Erarbeitung von Zielvereinbarungen Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 31 von 118 Verantwort- lich Geschäftsstelle / V/3 federführend Mitwirkende  Bürgeramtsleitung (des jeweiligen Stadtbezirks)  Sozialraumkoordination (des jeweiligen Sozialraumgebietes)  Träger der Koordinationsstelle des jeweiligen Sozialraumgebiets als Vertrags- partner*innen der Stadt Köln Begriffe (vgl. Glossar)  Akteur*in (vor Ort)  Schwerpunktziel  Sozialräumliches Ziel Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Führungsprozesse:Erarbeitung von Zielvereinbarungen Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 32 von 118 Abbildung 5: Grafische Prozessdarstellung Erarbeitung von Zielvereinbarungen Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Führungsprozesse:Erarbeitung von Zielvereinbarungen Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 33 von 118 Übersicht 5: Beschreibung des Prozessablaufs „Erarbeitung von Zielvereinbarungen“ Ereignisse, Aktivitäten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Ereignis Termin Prozessbeginn Ausgangspunkt des Prozesses ist der jährliche Termin zur Aufnahme der Arbeiten im 4. Quartal des Vorjahres damit die Zielvereinbarung bis Ende Dezember des Vorjahres abgeschlossen werden kann. Aktivität Prozess anstoßen und Beteiligte aktivieren Um den Prozess anzustoßen, nimmt die Geschäftsstelle / V/3 Kontakt zur SRK und der Bürgeramtsleitung auf und fordert sie auf, Ideen und / oder Vorschläge für die drei Zielkategorien (s. o.) vorzulegen. Zugang / Knoten Die Beteiligten gehen der Aufgabenstellung nach. Aktivität Ideen zu Zielen und Akti- vitäten der SRK benen- nen (Bürgeramtsleitung) Die Bürgeramtsleitung wählt aus den ihr zur Verfügung stehenden Informa- tionen die für die Zielvereinbarung relevanten aus und bereitet sie bei Be- darf auf. Berücksichtigt werden z. B. aktuelle oder zu priorisierende Themen inkl. politischer Beschlusslagen. Aktivität Vorschläge zu Zielen und Aktivitäten der SRK benennen (SRK) Die Sozialraumkoordination stellt die ihr zur Verfügung stehenden und für die Zielvereinbarung relevanten Informationen zusammen. Hierbei handelt es sich z. B. in Bezug auf die  Zielkategorie 1 (Schwerpunktziele) um Ergebnisse der bisherigen Um- setzungsbegleitung  Zielkategorie 2: (sozialräumliche Ziele) um Erkenntnisse zu aktuellen und zu priorisierenden sozialräumlichen Themen  Zielkategorie 3: (kontinuierliche Weiterentwicklung) um Ideen z. B. aus der lfd. Abstimmung der Sozialraumkoordinator*innen untereinander Aus diesen Informationen entwickelt die SRK Vorschläge für Ziele und Akti- vitäten in Bezug auf alle drei Zielkategorien. Aktivität Ideen zu Zielen und Akti- vitäten der SRK benen- nen (Geschäftsstelle / V/3) Auch die Geschäftsstelle / V/3 stellt die ihrer Kenntnis nach relevanten In- formationen zusammen und stellt Überlegungen in Bezug auf die möglichen Inhalte der Zielvereinbarung an. Hierbei handelt es sich z. B. in Bezug auf die  Zielkategorie 1 (Schwerpunktziele) um Erkenntnisse aus der SRG-Ana- lyse und der SRG-Planung, ggf. daraus abgeleitete Schwerpunktziele, Informationen über den Umsetzungsstand laufender Projekte inkl. Ziel- erreichung  Zielkategorie 3: (kontinuierliche Weiterentwicklung) um Hinweise auf Möglichkeiten der organisatorischen und/oder inhaltlichen/methodi- schen Verbesserungen z. B. aus der Programmevaluation Zugang / Knoten Die Beteiligten stellen der Geschäftsstelle / V/3 ihre Ideen und Vorschläge zu den Zielen und Aktivitäten der SRK zur Verfügung. Aktivität Ideen und Vorschläge zu Zielen und Aktivitäten aufbereiten und bereit- stellen Die Geschäftsstelle / V/3 führt die Rückmeldungen mit den eigenen Ideen zusammen, bereitet sie auf und informiert hierüber die übrigen Beteiligten. Hinweis: Die Bürgeramtsleitungen und die SRK erhalten die von der Ge- schäftsstelle / V/3 aufbereiteten Informationen in Vorbereitung auf den fol- genden Abstimmungstermin. Aus der Auseinandersetzung mit dem Doku- ment können sich weitere Ideen und Vorschläge zu Zielen und Maßnahmen ergeben, die über die bisher genannten Themen hinausgehen. Bei Bedarf bringen die Bürgeramtsleitungen und die SRK diese Ideen in die gemein- same Abstimmung mit ein. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Führungsprozesse:Erarbeitung von Zielvereinbarungen Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 34 von 118 Ereignisse, Aktivitäten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Aktivität Vorschläge beraten und festlegen Die Beteiligten beraten ergebnisoffen die Vorschläge zu den Zielen und Ak- tivitäten des Folgejahres. Im Rahmen der gemeinsamen Abstimmung findet eine Priorisierung statt, die dann unter Berücksichtigung der zeitlichen und kapazitativen Rahmen- bedingungen zu einer realistischen Festlegung führt. Die Geschäftsstelle / V/3 dokumentiert die Ergebnisse in Bezug auf die drei o. g. Zielkategorien in der Zielvereinbarung. Aktivität Zielvereinbarung mit Trä- ger abschließen Die Geschäftsstelle / V/3 schließt die Zielvereinbarung offiziell mit dem Trä- ger der jeweiligen SRK ab. Die Bürgeramtsleitung und die SRK erhalten die endgültige Zielvereinba- rung durch die Geschäftsstelle / V/3 in Kopie. Ereignis Prozessende Ist die Zielvereinbarung abgeschlossen, dient sie im Folgejahr als Grund- lage für die Arbeiten der SRK. Im Rahmen des Jahresgesprächs im letzten Quartal des Jahres wird sie als Referenz hinzugezogen. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Führungsprozesse: Umsetzung eines Programmcontrollings Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 35 von 118 5.2.2 Umsetzung eines Programmcontrollings Mit diesem Prozess werden die Fortschritte der Ergebnisse aus den Kernprozessen beobachtet. Dazu werden in den Kernprozessen Informationen dokumentiert und ausgewertet. Weitere Details zu dem Prozess sind in der Übersicht 6 zusammengestellt. Übersicht 6: Prozess-Steckbrief „Umsetzung eines Programmcontrollings“ Ziel Mit Umsetzung eines Programmcontrollings werden Informationen zur Planung, Durchführung und Steuerung der beschriebenen Kernprozesse verfügbar. Einordnung Auslösendes Ereignis ist die regelmäßige, mind. jährlich stattfindende und / oder an- lassbezogene Sichtung der vorhandenen Daten und Unterlagen. Weitere Schnittstellen  Die dem Prozess zugrunde liegenden Informationen stammen aus allen Kernpro- zessen und aus dem Unterstützungsprozess Informationsmanagement.  Die Ergebnisse des Prozesses dienen zur Vorbereitung des Jahresberichtswesens und der Zielvereinbarung sowie zur Information der Beteiligten an den Prozessen Programmevaluation und Weiterentwicklung des Programms. Mitgeltende Dokumente Daten aus den Kernprozessen Verantwort- lich Geschäftsstelle / V/3 federführend (d. h. verantwortlich für die Koordination und Durch- führung des Prozesses) Verantwortlich Mitwirkende:  Bürgeramtsleitungen (der am Programm beteiligten Stadtbezirke)  Fachämter (mit Themen, die das Programm betreffen)  Sozialraumkoordination (der Sozialraumgebiete) Begriffe (vgl. Glossar)  Integrierter Sozialraumgebietsplan  Meilensteinkonferenz Abbildung 6 zeigt die grafische Prozessdarstellung, die Erläuterungen dazu finden sich in Übersicht 7. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Führungsprozesse: Umsetzung eines Programmcontrollings Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 36 von 118 Abbildung 6: Grafische Prozessdarstellung „Umsetzung eines Programmcontrollings“ Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Führungsprozesse: Erstellung von Jahresberichten Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 37 von 118 Übersicht 7: Beschreibung des Prozessablaufs „Umsetzung eines Programmcontrollings“ Ereignisse, Aktivitäten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Ereignis Laufender Prozess Auslöser des Prozesses ist die mind. einmal jährliche systematische Aus- wertung der vorhandenen Daten und Dokumente. Aktivität Daten einsehen, analysieren und bewer- ten Die Geschäftsstelle / V/3 sichtet die vorhandenen Daten (insbesondere die dokumentierten Informationen aus den Kernprozessen, vgl. Kap. 7.3.3). Die Geschäftsstelle / V/3 wertet die Daten zusammenfassend aus (z. B. durch eine zielgruppen- bzw. handlungsfeldbezogene Aggregation über die Grenzen der Prozesse und Sozialraumgebiete hinweg) und stellt fest, ob sich daraus ein unterjähriger Abstimmungsbedarf ergibt. Zugang / Knoten Unterjähriger Ab- stimmungsbedarf? Je nachdem, ob die Geschäftsstelle / V/3 den Bedarf einer unterjährigen Abstimmung sieht, nimmt der Prozess einen unterschiedlichen Verlauf. Aktivität Über Situation be- raten, ggf. Maßnahmen festlegen Für den Fall, dass die Geschäftsstelle / V/3 den Bedarf einer unterjährigen Abstimmung sieht, nutzt sie die vorhandenen Regeltermine (vgl. Kap. 4.2), um die betreffenden  Bürgeramtsleitungen,  Vertreter*innen der Fachämter und / oder  die Vertreter*innen der Sozialraumkoordination zu informieren und Lösungen zu entwickeln. Aktivität Relevante Infor- mationen für Beteiligte / versch. Prozesse bereit- stellen Wenn die Geschäftsstelle / V/3 keinen Bedarf einer unterjährigen Abstim- mung sieht oder wenn die o. g. Abstimmung stattgefunden hat, bereitet sie die analysierten Informationen auf und informiert die Beteiligten z. B. über  Inhalte und Ergebnisse der Prozesse und Projekte (z. B. gemessen an der ursprünglichen Zielsetzung in Bezug auf Zielgruppen und Hand- lungsfelder)  die Qualität der jeweiligen Prozesse (z. B. gemessen an zeitlichen Vor- gaben oder bspw. mangelnder Beteiligung wesentlicher Vertreter*in- nen) Zugang / Knoten Die Erkenntnisse werden an die relevanten Beteiligten weitergegeben. Aktivitäten Folgeprozesse Zur Unterstützung der Planung und Steuerung werden die Daten an die Pro- zesse Jahresberichtswesen, Zielvereinbarung, Programmevaluation und Weiterentwicklung des Programms übergeben. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Führungsprozesse: Erstellung von Jahresberichten Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 38 von 118 5.2.3 Erstellung von Jahresberichten In diesem Prozess werden die im zurückliegenden Jahr erfolgten Arbeiten und die erreichten Ergebnisse je Sozialraumgebiet und insgesamt strukturiert dokumentiert. Weitere Details zu dem Prozess sind in der Übersicht 8 zusammengestellt. Abbildung 7 zeigt die grafische Prozessdarstellung, die Erläuterungen dazu finden sich in Übersicht 9. Übersicht 8: Prozess-Steckbrief „Erstellung von Jahresberichten“ Ziel Der Prozess dient der gemeinsamen Bewertung  der Ergebnisse im Vergleich mit der gültigen Zielvereinbarung und  der Ableitung der für das Folgejahr zu vereinbarenden Ziele und Aufgaben. Strukturell und inhaltlich orientiert sich der Jahresbericht daher an den Punkten, die in der Zielvereinbarung festgelegt wurden. Auslöser Jährlich wiederkehrende Aufgabe Ergebnisse Der Jahresbericht für das Sozialraumgebiet und der Gesamtjahresbericht sind erstellt Weitere Schnittstel- len  In den Prozess des Jahresberichtswesens fließen Erkenntnisse aus grds. allen Kernprozessen und aus den Führungsprozessen, Zielvereinbarung und Programm- controlling ein.  Die Erkenntnisse aus diesem Prozess dienen ihrerseits als eine Informationsquelle für die an den folgenden Prozessen Beteiligten:  Zielvereinbarung  Programmcontrolling  Sozialraumgebietsevaluation  Programmevaluation  Weiterentwicklung des Programms Mitgeltende Dokumente  Jahresberichte der Sozialraumkoordination (pro SRG) entsprechend der Vorlage (vgl. Kap. 7.3.2).  Zusammenfassender Jahresbericht der GS (über alle SRG) Verantwort- lich Sozialraumkoordination (des jeweiligen Sozialraumgebietes) federführend (d. h. ver- antwortlich für die Koordination und Durchführung des Prozesses) Mitwirkende  Bürgeramtsleitung (des jeweiligen Stadtbezirks)  Geschäftsstelle / V/3 Begriffe (vgl. Glossar)  Indikator  Kennzahl Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Führungsprozesse: Erstellung von Jahresberichten Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 39 von 118 Abbildung 7: Grafische Prozessdarstellung „Erstellung von Jahresberichten“ Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Führungsprozesse: Erstellung von Jahresberichten Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 40 von 118 Übersicht 9: Beschreibung des Prozessablaufs „Erstellung von Jahresberichten“ Ereignisse, Aktivitäten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Ereignis Jährlicher Termin Pro- zessbeginn Ausgangspunkt des Prozesses ist der jährliche Termin zur Aufnahme der Arbeiten zu Beginn des 4. Quartals des betreffenden Jahres. Der Beginn erfolgt so rechtzeitig, dass die hieraus gewonnenen Erkenntnisse in die neue Zielvereinbarung einfließen können und dass diese idealerweise bis Ende Dezember abgeschlossen werden kann. Zugang / Knoten Die für den Jahresbericht erforderlichen Informationen werden zusammen- gestellt. Die Sozialraumkoordination nimmt zu diesem Zweck Kontakt zur Ge- schäftsstelle / V/3 auf und bittet sie um hierfür relevante Informationen. Aktivität Jahresbezogene Informationen aus Pro- grammcontrolling bereit stellen Die Geschäftsstelle / V/3 stellt der Sozialraumkoordination die relevanten Informationen zur Verfügung. Hierbei handelt es sich z. B. um Erkenntnisse aus dem Programmcontrolling einschließlich ausgewählter Kennzahlen / In- dikatoren aus der Datenbank. Aktivität Jahresbezogene Informationen sammeln und zusammenstellen Die Sozialraumkoordination sammelt parallel dazu die ihr zur Verfügung stehenden Informationen. Hierbei handelt es sich insbesondere um qualita- tive und ergänzende Informationen zu  den in der Zielvereinbarung dokumentierten Aufgaben und Ergebnissen und  den im Jahr (fast) fertiggestellten Projekten. Zugang / Knoten Die Sozialraumkoordination erhält die von der Geschäftsstelle / V/3 ermit- telten Informationen. Aktivität Jahresbezogene Informationen aufbereiten und analysieren Die Sozialraumkoordination wertet die von der Geschäftsstelle / V/3 erhal- tenen Informationen gemeinsam mit den eigenen Informationen aus. Aktivität Jahresbericht er- stellen und bereitstellen Auf der Grundlage der vorangehenden Analyse erstellt die Sozialraumkoor- dination ihren Entwurf des Jahresberichts. Nach einer Beschreibung der unterjährigen Veränderungen im Sozialraumgebiet vergleicht sie die in der vorangegangenen Zielvereinbarung getroffenen Festlegungen mit den im Jahr erreichten Ergebnissen in Bezug auf 1. die Schwerpunktziele 2. die sozialräumlichen Themen und 3. die kontinuierliche Weiterentwicklung. Im Anschluss daran geht sie auf die wesentlichen Projekte und Aktivitäten in den Kernprozessen der Sozialraumkoordination (sozialräumliche The- menermittlung, Projektentwicklung, Umsetzungsbegleitung, Vernetzung ein. Die zu diesem Zweck genutzten Kennzahlen/Indikatoren werden um eine Beschreibung ergänzt, die auf die Ergebnisse und mögliche Abweichungen zwischen den Erwartungs- und den Istwerten eingeht. Abgerundet wird der Jahresbericht durch einen Ausblick auf das Folgejahr. Die Sozialraumkoordination stellt den Bericht der Bürgeramtsleitung und der Geschäftsstelle / V/3 so rechtzeitig zur Verfügung, dass sich diese auf die dann folgende, gemeinsame Abstimmung vorbereiten können. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Führungsprozesse: Erstellung von Jahresberichten Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 41 von 118 Ereignisse, Aktivitäten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Aktivität Jahresbericht vor- stellen und in Zielverein- barungsprozess einbrin- gen Die Sozialraumkoordination stellt den Jahresbericht im Rahmen eines Ab- stimmungstermins der Bürgeramtsleitung und der Geschäftsstelle / V/3 vor. Bei dieser Gelegenheit haben alle Beteiligten die Möglichkeit  Fragen zu klären  ihre Sichtweise in die Diskussion einzubringen und  Aspekte zu benennen, die sie für die daraus abzuleitende Zielvereinba- rung für wichtig halten. Gegebenenfalls können sich hieraus noch Änderungen oder Ergänzungen ergeben, welche die Sozialraumkoordination im Nachgang zum Termin in den Jahresbericht einpflegt. Aktivität Prozess Zielver- einbarung Die Ergebnisse fließen in den Prozess der Zielvereinbarung ein. Zugang / Knoten Die Geschäftsstelle / V/3 erhält die ggf. überarbeiteten Jahresberichte aus allen Sozialraumgebieten. Ereignis Prozessende: Jahresbe- richt für das SRG erstellt Sind die Aktivitäten abgeschlossen und ist der Jahresbericht für das jewei- lige Sozialraumgebiet fertig gestellt, erhalten die Beteiligten die letzte Ver- sion. Aktivität Gesamtjahresbe- richt erstellen und bereit- stellen Die Geschäftsstelle / V/3 erstellt den Gesamtjahresbericht auf der Grund- lage der Jahresberichte der Sozialraumgebiete und der im Rahmen des Prozesses gesammelten Informationen. Die Geschäftsstelle / V/3 stellt den Gesamtjahresbericht den Beteiligten zur Verfügung. Er dient damit als In- formationsquelle insbesondere für die an den folgenden Prozessen Betei- ligten:  Zielvereinbarung  Programmcontrolling  Sozialraumgebietsevaluation  Programmevaluation und  Weiterentwicklung des Programms. Ereignis Gesamtjahresbericht er- stellt Ist die vorangehende Aktivität abgeschlossen, ist der Gesamtjahresbericht fertig gestellt. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Führungsprozesse: Prozess Programmevaluation Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 42 von 118 5.2.4 Prozess Programmevaluation Mindestens alle fünf Jahre soll überprüft werden, ob die im Handbuch beschriebenen Strukturen (Auf- bauorganisation) und Prozesse (Ablauforganisation) geeignet sind, die Programmziele zu erreichen. Weitere Details zu dem Prozess sind in der Übersicht 10 zusammengestellt. Abbildung 8 zeigt die grafi- sche Prozessdarstellung, die Erläuterungen dazu finden sich in Übersicht 11. Übersicht 10: Prozess-Steckbrief „Programmevaluation“ Ziel Im Einzelnen sollen  die Ergebnisse und soweit wie möglich auch die Wirkungen des Programms  die Passung von Programmzielen und im Handbuch definierten Strukturen und Prozessen bewertet werden.  Hieraus können sich u. a. auch Hinweise auf den Zuschnitt der Sozialraumge- biete ergeben. Neben den Informationen aus dem Programm selbst werden ex- terne Rahmenbedingungen in die Bewertung einbezogen. Die Programmevaluation kann stadtintern oder durch einen externen Beauftragten durchgeführt werden. Eine externe Evaluation durch eine neutrale Instanz ist insbe- sondere dann sinnvoll, wenn es um grundsätzliche Fragen der Weiterentwicklung und die externe Gesamtbewertung geht. Die Ergebnisse werden in einem Evaluationsbe- richt dokumentiert. Auslöser Der Prozess findet i. d. R. alle fünf Jahre statt. Ergebnis Der Evaluationsbericht berichtet wesentliche Ergebnisse des Programms, die insbe- sondere im Prozess der Weiterentwicklung verwendet werden. Weitere Schnittstel- len  Die für die o. g. Zielsetzung des Prozesses relevante Informationen können aus al- len Kern- und Führungsprozessen und aus dem Unterstützungsprozess Informati- onsmanagement stammen.  Die gewonnenen Erkenntnisse fließen insbesondere in die Weiterentwicklung des Programms ein. Mitgeltende Dokumente  Sozialraumgebietspläne  Jahresberichte / Gesamtjahresbericht  Programmcontrolling  Evaluationsbericht Verantwort- lich Geschäftsstelle / V/3 federführend (d. h. verantwortlich für die Koordination und Durch- führung des Prozesses) Mitwirkende  Bürgeramtsleitungen (der am Programm beteiligten Stadtbezirke)  Fachämter (mit Themen, die das Programm betreffen)  Träger der Sozialraumkoordination (der Sozialraumgebiete)  Akteur*innen (vor Ort) / Externe  Ggf. externe Begleitung der Evaluation Begriffe (vgl. Glossar)  Akteur*innen (vor Ort)  Sozialraumgebiet Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Führungsprozesse: Prozess Programmevaluation Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 43 von 118 Abbildung 8: Grafische Prozessdarstellung „Programmevaluation“ Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Führungsprozesse: Prozess Programmevaluation Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 44 von 118 Übersicht 11: Beschreibung des Prozessablaufs „Programmevaluation“ Ereignisse, Aktivitä- ten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Ereignis Start i.d.R. alle 5 Jahre Der Prozess wird i. d. R. alle fünf Jahren begonnen. Falls eine externe Be- gleitung möglich ist, werden die dazu notwendigen Vorlaufzeiten (Bewilli- gung der Mittel, Ausschreibung usw.) berücksichtigt. Aktivität Informationen ab- fragen, sammeln und auswerten Für die Programmevaluation nutzt die Geschäftsstelle / V/3 verschiedene In- formationen aus unterschiedlichen Quellen. Hierzu zählen z. B. Daten aus dem Programmcontrolling, der Integrierten Sozialraumgebietsanalyse und – planung, den Evaluationen der Sozialraumgebiete, der Weiterentwicklung des Programms und aus Projektberichten. Die Auswertung vorhandener Da- ten wird flankiert durch weitere Erhebungsmethoden wie z. B. (Online-)Be- fragungen von Kooperationspartner*innen der Sozialraumkoordination bis hin zu Bürger*innen und Unternehmen. Zugang / Knoten Die Geschäftsstelle / V/3 bittet die am Programm Beteiligten um weitere zweckdienliche Informationen. Aktivität Informationen er- gänzen Die von der Geschäftsstelle / V/3 angesprochenen Bürgeramtsleitungen, Fachämter, Träger der Sozialraumkoordination und Akteur*innen vor Ort / Externe beteiligen sich an der Lieferung bzw. Erhebung weiterer Informatio- nen und stellen diese der Geschäftsstelle / V/3 zur Verfügung. Zugang / Knoten Die Geschäftsstelle / V/3 sammelt die von den Beteiligten zur Verfügung ge- stellten bzw. zusätzlich erhobenen Daten und bereitet sie auf. Aktivität Evaluationsbe- richt entwerfen, bereit stellen und zur Mitwir- kung auffordern Die Geschäftsstelle / V/3 analysiert die ihr vorliegenden Informationen und erstellt auf dieser Grundlage den Evaluationsbericht im Entwurf. Sie stellt den Entwurf den Bürgeramtsleitungen, beteiligten Fachämtern und den Trä- gern der Sozialraumkoordination zur Verfügung und organisiert eine Abstim- mung. Aktivität Abstimmung der Erkenntnisse und Schlussfolgerungen In der Abstimmung geben die o. g. Beteiligten eine Rückmeldung zum Ent- wurf, können Fragen einbringen und Schlussfolgerungen ziehen. Die Hinweise werden durch die Geschäftsstelle / V/3 aufgegriffen und doku- mentiert. Aktivitäten Evaluationsbe- richt fertigstellen Die Geschäftsstelle / V/3 entwickelt den Evaluationsbericht auf der Grund- lage der im Rahmen der Abstimmung gewonnenen Erkenntnisse weiter und stellt ihn fertig. Inhaltlich umfasst der Bericht nicht nur eine Analyse und Bewertung der Ent- wicklungen in den vorangegangenen fünf Jahren, sondern auch Verbesse- rungshinweise in Bezug sowohl auf organisatorische als auch auf ergebnis- bezogene Fragestellungen. Aktivitäten Evaluationsbe- richt vorstellen und kom- munizieren Die Geschäftsstelle / V/3 stellt fest, welche Empfängergruppen über den Evaluationsbericht in welcher Reihenfolge und in welcher Form informiert werden sollen. Auf dieser Grundlage versorgt sie die einzelnen Zielgruppen mit den für sie jeweils relevanten Informationen. Aktivitäten Folgeprozess Die Geschäftsstelle / V/3 übergibt die den am Prozess Weiterentwicklung des Programms Beteiligten die für sie relevanten Informationen. Ereignis Evaluationsbericht er- stellt Ist der Evaluationsbericht erstellt und kommuniziert, ist der Prozess beendet. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Führungsprozesse: Kontinuierliche Weiterentwicklung des Programms Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 45 von 118 5.2.5 Kontinuierliche Weiterentwicklung des Programms In diesem Prozess geht es im Sinne des Qualitätsmanagements um die kontinuierliche Verbesserung des Programms und der Beschreibung der Grundlagen und Standards im Handbuch. Weitere Details zu dem Prozess sind in der Übersicht 12 zusammengestellt. Abbildung 9 zeigt die grafische Prozessdarstel- lung, die Erläuterungen dazu finden sich in Übersicht 13. Übersicht 12: Prozess-Steckbrief „Kontinuierliche Weiterentwicklung des Programms“ Ziel Die inhaltlichen und organisatorischen Grundlagen des Programms „Lebenswerte Vee- del“ haben sich seit seinem Zustandekommen über eine Vielzahl von Entscheidungen und Regelungen ständig weiterentwickelt. Im Rahmen der Erarbeitung des vorliegenden Handbuchs wurden sie erneut überprüft und aktualisiert. Eine wesentliche Erkenntnis ist dabei die Notwendigkeit zur kontinuierlichen Weiterentwicklung. Ziel dieses Prozesses ist ein bewusster Umgang mit Verbesserungshinweisen durch eine regelmäßige gemein- same Selbstbewertung und ggf. auch durch eine externe Begleitung. Hieraus können sich u. a. auch Hinweise auf den Zuschnitt der Sozialraumgebiete ergeben. Auslöser Der Prozess erfolgt i.d.R. jährlich, spätestens jedoch nach einer Programmevaluation. Er wird ausgelöst durch die laufende Aufnahme von Hinweisen und die jährliche Auseinan- dersetzung mit den zwischenzeitlich gesammelten Hinweisen. Ergebnis Ein ggf. aktualisierter Stand des Handbuchs. Weitere Schnittstellen Die dem Prozess inhaltlich zugrunde liegenden Informationen können sich grundsätzlich aus allen Führungs- und Kernprozessen ergeben. Hervorzuheben sind die Erkenntnisse aus den Prozessen Programmcontrolling und Programmevaluation. Falls sich Handlungsbedarf ergibt, der nicht kurzfristig zu behandeln ist, werden die Zwi- schenergebnisse dieses Prozesses zur Weiterverarbeitung in den Prozess der Pro- grammevaluation überführt. Mitgeltende Dokumente  Themenspeicher  Aktualisiertes Handbuch Verantwort- lich  Geschäftsstelle / V/3 federführend (d. h. verantwortlich für die Koordination und Durchführung des Prozesses) Mitwirkende  Bürgeramtsleitungen (der am Programm beteiligten Stadtbezirke)  Fachämter (mit Themen, die das Programm betreffen)  Träger der Sozialraumkoordination (der Sozialraumgebiete) Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Führungsprozesse: Kontinuierliche Weiterentwicklung des Programms Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 46 von 118 Abbildung 9: Grafische Prozessdarstellung „Kontinuierliche Weiterentwicklung des Programms“ Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Führungsprozesse: Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsanalyse Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 47 von 118 Übersicht 13: Beschreibung des Prozessablaufs „Kontinuierliche Weiterentwicklung des Programms“ Ereignisse, Aktivitä- ten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Ereignis Start Ausgangspunkt des Prozesses sind die laufende Aufnahme von Hinweisen und die möglichst mind. einmal jährliche Auseinandersetzung mit den auf diese Weise systematisch gesammelten Informationen. Aktivität Verbesserungs- ideen sammeln und zu- sammenstellen Die Geschäftsstelle / V/3 befindet sich laufend im Austausch mit den o. g. Beteiligten zu Themen des Programms (vgl. Kap. 4.2). Hierbei kommt es immer wieder zu Hinweisen auf Schwierigkeiten und mögliche Verbesse- rungen. Die Geschäftsstelle / V/3 nimmt diese Anregungen unabhängig da- von auf, ob sich die zugrundeliegenden Probleme kurzfristig lösen lassen oder nicht. Darüber hinaus fragt die Geschäftsstelle / V/3 regelmäßig konkret die Zu- friedenheit der Beteiligten in Bezug auf  den Aufbau- und Ablauforganisation  der Ergebnisqualität  methodisch-fachlichen Instrumente ab. Die Geschäftsstelle / V/3 klärt in diesem Zusammenhang auch, ob die Ideen kurzfristig und ohne weitere Abstimmung umsetzbar sind. Zugang / Knoten Idee(n) kurzfristig ohne weitere Abstim- mung umsetzbar? Je nachdem, ob die Ideen kurzfristig ohne weitere Abstimmung umsetzbar sind oder nicht, nimmt der Prozess einen unterschiedlichen Verlauf. Sind einzelne Ideen kurzfristig umsetzbar, folgt die Aktivität: „Maßnahme einleiten, durchführen und abschließen.“ Sind die Ideen nicht kurzfristig ohne weitere Abstimmung umsetzbar, folgt die Aktivität „Themenspeicher führen“. Aktivität Themenspeicher führen Die Geschäftsstelle / V/3 stellt die Rückmeldungen systematisch in Form eines Themenspeichers zusammen. Hierbei handelt es sich z. B. um Infor- mationen  zur meldenden Stelle  zum Zeitpunkt der Meldung  zu dem konkreten Sachverhalt (zugrundliegendes Problem)  zum fachlichen und organisatorischen Kontext und  zum Veränderungsvorschlag an sich. Aktivität Themenspeicher auswerten, Verbesse- rungsideen entwickeln, bereitstellen und zur Diskussion einladen Die Geschäftsstelle / V/3 werten den Themenspeicher regelmäßig aus und leitet hieraus Vorschläge zur Weiterentwicklung des Programms ab. Zu den Ideen werden dabei  der Sachstand  die Veränderungsidee und  die sich daraus ergebende Verbesserung dokumentiert. Die o. g. Beteiligten erhalten diese Dokumentation und wer- den zu einer Abstimmung eingeladen. Aktivität Verbesserungsideen diskutieren Die Bürgeramtsleitungen (der am Programm beteiligten Stadtbezirke), die angesprochenen Vertreter*innen der Fachämter (mit Themen, die das Pro- gramm betreffen) und die Vertreter*innen der Sozialraumkoordination be- teiligen sich aktiv an der von der Geschäftsstelle / V/3 organisierten Ab- stimmung und bewerten die Vorschläge. Die Beteiligten teilen der Ge- schäftsstelle / V/3 mit, ob aus ihrer Sicht Handlungsbedarf besteht (und wenn ja, ob dieser kurzfristig ist oder nicht). Für den Fall, dass kurzfristiger Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Führungsprozesse: Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsanalyse Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 48 von 118 Ereignisse, Aktivitä- ten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Handlungsbedarf festgestellt wird, stimmen die Beteiligten die erforderli- chen Maßnahmen ab. Zugang / Knoten Besteht Hand- lungsbedarf? Je nachdem, ob Handlungsbedarf besteht, nimmt der Prozess einen unter- schiedlichen Verlauf. Zugang / Knoten Ist Handlungsbe- darf kurzfristig? Besteht Handlungsbedarf, ist danach zu unterscheiden, ob der Handlungs- bedarf kurzfristig ist oder nicht. Aktivität Bei Programme- valuation berücksichti- gen (Folgeprozess: Pro- grammevaluation) Ist der Handlungsbedarf nicht kurzfristig, sorgt die Geschäftsstelle / V/3 da- für, dass die mit den übrigen Beteiligten abgestimmten Verbesserungs- ideen bei der nächsten Programmevaluation im Kontext der übrigen Über- legungen mit berücksichtigt werden. Aktivität Prozess abschlie- ßen und Ergebnisse do- kumentieren Besteht kein Handlungsbedarf oder werden die Ideen bei der nächsten Programmevaluation berücksichtigt, dokumentiert die Geschäftsstelle / V/3 die Ergebnisse. Hierzu zählt insbesondere die Dokumentation  der Einschätzung in Bezug auf den Handlungsbedarf und  (bei Bedarf) der Ideen, die im Rahmen der Programmevaluation aufzu- nehmen sind. Der Prozess ist danach abgeschlossen. Aktivität Maßnahme ein- leiten, durchführen und abschließen Ist der Handlungsbedarf kurzfristig oder sind die Ideen kurzfristig ohne wei- tere Abstimmung umsetzbar, sorgt die Geschäftsstelle / V/3 dafür, dass die genannten Ideen bzw. die gemeinsam mit den übrigen Beteiligten entwi- ckelten Maßnahmen eingeleitet, durchgeführt und abgeschlossen werden. Aktivität Handbuch fortschreiben Aus der Durchführung der Maßnahmen ergeben sich Verbesserungen für die Handhabung bestimmter Strukturen oder Abläufe. Die vereinbarten Veränderungen machen es erforderlich, das vorliegende Handbuch zu ak- tualisieren. Die Geschäftsstelle / V/3 nimmt diese Aktualisierung vor und legt die neue Version (mit der in der Änderungshistorie des Handbuchs no- tierten Aktualisierung) für alle Beteiligten zugänglich ab. Die Geschäftsstelle / V/3 informiert die Betroffenen über die Veränderun- gen. Ereignis Weiterentwicklung abgeschlossen Mit der Dokumentation der Ergebnisse ist der jährliche Prozess der Weiter- entwicklung des Programms abgeschlossen. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsanalyse Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 49 von 118 5.3 Kernprozesse Bei den Kernprozessen wird unterschieden zwischen Kernprozessen, die mit der Sozialplanung verbun- denen sind sowie Kernprozessen der Sozialraumkoordination. 5.3.1 Mit der Sozialplanung verbundene Kernprozesse Bei den mit der Sozialplanung verbundenen Kernprozessen wird zwischen den folgenden Prozessen un- terschieden: 1. Prozess zur Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsanalyse 2. Prozess zur Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsplanung 3. Prozess zur kurzfristigen integrierten Bewertung eines Themas 4. Prozess zur Sozialraumgebietsevaluation Die Prozesse werden im Folgenden erläutert. 5.3.1.1 Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsanalyse In diesem Prozess geht es um die integrierte Analyse und Bewertung der Lebensbedingungen, der sozi- alen Infrastruktur und der Teilhabechancen im Sozialraumgebiet (Ist-Zustand). Auf dieser Basis sollen Zielvorstellungen (Sollzustand) und Handlungserfordernisse ermittelt werden, die in den folgenden Pro- zessen abgestimmt und weiterbearbeitet werden. Weitere Details zu dem Prozess sind in der Übersicht 14 zusammengestellt. Abbildung 10: Grafische Prozessdarstellung zeigt die grafische Prozessdarstel- lung, die Erläuterungen dazu finden sich in Übersicht 15. Übersicht 14: Prozess-Steckbrief „Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsanalyse“ Ziel Die wesentlichen Handlungserfordernisse im Sozialraumgebiet werden in einer So- zialraumkonferenz ermittelt, dokumentiert und zwischen den Beteiligten abge- stimmt. Auslöser  Regelmäßige sozialräumliche Analyse der Lebenslagen auf Basis der Lebensla- genberichterstattung mind. alle fünf Jahre  Prozess: Projektentwicklung (mittelfristig zu bearbeitende sozialräumliche The- men)  Prozess: Sozialraumgebietsevaluation (soweit vorhanden) Ergebnis  Prozess: Integrierte Sozialraumgebietsplanung Weitere Schnittstellen Ggf. Fachplanungen anderer Ämter und Dienststellen Mitgeltende Dokumente  Integrierte Sozialraumgebietsanalyse Verantwortlich Geschäftsstelle / V/3 federführend (d. h. verantwortlich für die Koordination und Durchführung des Prozesses) Mitwirkende  Bürgeramtsleitung (des jeweiligen Stadtbezirks)  Fachämter (aufgrund der jeweiligen Themen)  Sozialraumkoordination (des jeweiligen Sozialraumgebietes) Bewertungskri- terien / Kernprozessin- dikatoren Die dem Prozess zugeordneten Bewertungskriterien / Kernprozessindikatoren hel- fen, die folgenden, ergebnis- und prozessbezogenen Fragen zu beantworten: Ergebnisbezogene Fragen:  Wie wird das abgestimmte, begründete Handlungserfordernis bezeichnet?  Welche Zielgruppe(n) betrifft das Handlungserfordernis?  Welche(s) Handlungsfeld(er) betrifft das Handlungserfordernis?  Welche(s) Ziel(e) werden mit dem Handlungserfordernis verfolgt?  Mit Hilfe welchen Indikatoren könnte die Zielerreichung gemessen werden?  Bezeichnung  Einheit  Periodizität  Ist-Wert Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsanalyse Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 50 von 118  Soll-Wert.  Welche Rahmenbedingungen sind bei der Bewertung der Ist- und Soll-Werte zu berücksichtigen? Prozessbezogene Fragen:  Wie lange dauert der Prozess?  Fand eine vorbereitende Bürgerkonferenz statt?  Wenn ja: wann?  Wenn nein: warum nicht?  Haben wesentliche Beteiligte keine Stellungnahme abgegeben?  Wenn ja, welche?  Haben wesentliche Beteiligte nicht an der Sozialraumkonferenz teilgenommen?  Wenn ja, welche?  Wann fand die Sozialraumkonferenz statt? Vgl. hierzu die Ausführungen in Kap. 4.2 Begriffe (vgl. Glossar)  Bürger*innenkonferenz  (abgestimmte) Handlungserfordernisse  Indikatoren  Kennzahlen  Sozialräumliches Thema  Sozialraumkonferenz Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsanalyse Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 51 von 118 Abbildung 10: Grafische Prozessdarstellung „Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsanalyse“ Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsanalyse Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 52 von 118 Übersicht 15: Beschreibung „Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsanalyse“ Ereignisse, Aktivitäten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Ereignis Start Projektentwicklung und Sozialraumge- bietsevaluation Dieser Prozess ist im Rahmen der strategischen Sozialplanung regelmäßig vorgesehen. Dem Prozess liegen folgende Informationen und Datenbestände zugrunde:  Der Lebenslagenbericht  Das jeweils aktuelle Datenprofil des Sozialraumgebietes, das die sozial- raumbezogenen Daten umfasst  Informationen über die für den Sozialraum wirksame „Soziale Infrastruk- tur“ (aus der Datenbank Soziale Infrastruktur) ausgewertet nach Handlungsfeldern, Alters- und Zielgruppen sowie Art des Angebots  Ggf. Fachplanungen zu den behandelten Themen. Zusätzlich zu den o. g. Informationen gehen in den Prozess Informationen zu den mittelfristig zu bearbeitenden sozialräumlichen Themen aus dem Prozess Projektentwicklung und Sozialraumgebietsevaluation (sofern vorliegend) ein. Aktivität Bewertung des Sachstands und Vor- schlag von Empfehlun- gen Auf der Grundlage der oben genannten Informationen analysiert und bewertet die Geschäftsstelle / V/3 die Lebenslagen im Sozialraum sowie den Bestand sozialer Infrastruktur. Vor dem Hintergrund strategischer Ziele ergeben sich hieraus erste Empfehlungen für Handlungserfordernisse. Als Ergebnis legt die Geschäftsstelle / V/3 ein Dokument (erster Baustein der Sozialraumge- bietsplanung) vor, das folgende Aspekte umfasst: 1. Analyse und Bewertung der Lebenslagenbereiche anhand ausgewählter Kennzahlen / Indikatoren im Hinblick auf den Status Quo und die Dynamik der Entwicklung 2. Analyse des relevanten Bestands an sozialer Infrastruktur, so dass deut- lich wird, mit welchen Angeboten bereits auf benachteiligte Lebenslagen reagiert wird 3. Bewertung der Lebenslagen vor dem Hintergrund der (strategischen) Ziele 4. Einen Vorschlag von Empfehlungen (für Handlungserfordernisse) vor dem Hintergrund der strategischen Ziele und des Bestands sozialer Infrastruk- tur aus Sicht von V/3 und der Geschäftsstelle. Aktivität Einholung von Stellungnahmen Die Geschäftsstelle / V/3 legt das Dokument (Analyse und Vorschlag für die Handlungserfordernisse) den aufgrund der behandelten Themen zu beteili- genden Fachämtern, der jeweiligen Bürgeramtsleitung und der Sozialraumko- ordination des betreffenden Sozialraumgebiets zur Stellungnahme vor. Zugang / Knoten Die Diskussionsvorschläge werden an die Beteiligten per E-Mail verteilt. Aktivität Stellungnahmen erarbeiten: Bürgeramtsleitungen und Fachämter Die beteiligten Bürgeramtsleitungen und Fachämter nehmen zu oben ge- nannten Punkten 2 bis 4 Stellung. Hierbei berücksichtigen sie  eine Bewertung der vorgelegten Analyse bis hin zu den Empfehlungen  eigene Planungen und Kenntnisse  eigene, zusätzliche Informationen zum Status Quo, zu den Zielvorstellun- gen und den daraus abgeleiteten Handlungserfordernissen  ggf. weitere zu beteiligende Akteur*innen  aus Sicht des Fachamtes / Bürgeramtes zu klärende Fragen  Vorschläge zur Ergänzung bzw. Modifikation der vorgelegten Empfehlun- gen. Aktivität Die Sozialraumkoordination des Sozialraumgebietes nimmt zu oben genann- ten Punkten 2 bis 4 Stellung. Hierbei berücksichtigt sie Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsplanung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 53 von 118 Ereignisse, Aktivitäten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Stellungnahmen erarbei- ten: Sozialraumkoordination  eine Bewertung der vorgelegten Analyse bis hin zu den Empfehlungen  ergänzende Informationen zu dem aufgeführten Bestand sozialer Infra- struktur  eine Bewertung der Zusammenarbeit von Einrichtungen und Diensten  Hinweise zu ggf. noch nicht berücksichtigen sozialräumlichen Themen (soweit nicht schon übermittelt). Aktivität Bürger*innen- konferenzen durchführen Die Sozialraumkoordination bezieht die Bürger*innen über angemessene For- mate, wie z. B. Bürger*innenkonferenzen, in die Entwicklung der Stellung- nahme ein (vgl. hierzu: Kap. 4.2.) Zugang / Knoten Besteht Einverneh- men? Die Rückmeldungen werden durch die Geschäftsstelle / V/3 systematisch ausgewertet und dokumentiert. Je nachdem, ob aus Sicht der Bürgeramtslei- tungen, Fachämter und / oder der Sozialraumkoordination Einvernehmen mit den seitens der Geschäftsstelle / V/3 vorgelegten Vorschlägen besteht, kommt es  bei „Nein“ zur weiteren Abstimmung zwischen den Beteiligten oder  bei „Ja“ zur Organisation und Durchführung einer Sozialraumkonferenz. Aktivität Durchführung ei- ner Abstimmung Die Geschäftsstelle / V/3 organisiert eine Abstimmung zwischen den Beteilig- ten. Ziel der Abstimmung sind  eine gemeinsam getragene Bewertung der Analyse und  eine abgestimmte Vorlage zu den Handlungserfordernissen als Grund- lage für die Sozialraumkonferenz. Aktivität Organisation / Durchführung der Sozi- alraumkonferenz Besteht seitens der Bürgeramtsleitungen, der Fachämter und / oder seitens der Sozialraumkoordination kein weiterer Abstimmungsbedarf oder ist keine Einigung möglich und die Differenzen sind dokumentiert, organisiert die Sozi- alraumkoordination eine Sozialraumkonferenz in Kooperation mit der Ge- schäftsstelle / V/3 (vgl. hierzu: Kap. 4.2.). Aktivität Zusammenfas- sung der Ergebnisse der Sozialraumkonferenz Die für die Sozialraumgebietsplanung relevanten Ergebnisse der Sozialraum- konferenz werden von der Geschäftsstelle / V/3 aufgenommen, systematisch dokumentiert, ausgewertet und analysiert. Auf dieser Grundlage dokumentiert die Geschäftsstelle / V/3 die für das Sozialraumgebiet diskutierten und abge- stimmten priorisierten Handlungserfordernisse. Liegt zu bestimmten Punkten ein Dissens vor, wird dieser ebenfalls dokumentiert. Aktivität Folgeprozess In- tegrierte Sozialraumge- bietsplanung Das Ergebnis des Prozesses sind die mit den Beteiligten abgestimmten Handlungserfordernisse im Sinne von strategischen Ansatzpunkten zur Ver- besserung der jeweiligen Ausgangslage (z. B. Aufbau / Ausbau von Angebo- ten, Verbesserung des Informationsaustauschs bzw. der Zusammenarbeit zwischen Einrichtungen). Dieses Ergebnis ist gleichzeitig Grundlage und Übergabepunkt zum Prozess Integrierte Sozialraumgebietsplanung. 5.3.1.2 Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsplanung In dem Prozess geht es um die Erstellung einer integrierten Sozialraumgebietsplanung. Weitere Details zu dem Prozess sind in der Übersicht 16 zusammengestellt. Abbildung 11 zeigt die grafische Prozessdar- stellung, die Erläuterungen dazu finden sich in Übersicht 17. Übersicht 16: Prozess-Steckbrief „Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsplanung“ Ziel Erarbeitung und Dokumentation einer integrierten, sozialraumbezogenen Planung, die in den nächsten (fünf) Jahren im jeweiligen Sozialraumgebiet umgesetzt werden soll. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsplanung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 54 von 118 Auslöser Prozess: Integrierte Sozialraumgebietsanalyse Ergebnis Prozess: Projektentwicklung Weitere Schnittstellen  Ggf. Umsetzung durch die Fachämter  Regelmäßig: SRG-Evaluation Mitgeltende Dokumente  Integrierter Sozialraumgebietsplan Verantwort- lich Geschäftsstelle / V/3 federführend (d. h. verantwortlich für die Koordination und Durch- führung des Prozesses) Mitwirkende  Bürgeramtsleitung (des jeweiligen Stadtbezirks)  Fachämter (aufgrund der jeweiligen Themen)  Sozialraumkoordination (des jeweiligen Sozialraumgebietes)  Akteur*innen (vor Ort) / Externe (im jeweiligen Sozialraumgebiet mit Bezug zu den jeweiligen Themen) Bewertungs- kriterien / Kernprozess- indikatoren Die dem Prozess zugeordneten Bewertungskriterien / Kernprozessindikatoren helfen, die folgenden, ergebnis- und prozessbezogenen Fragen zu beantworten: Ergebnisbezogene Fragen  Welche Arbeitstitel haben die im SRG-Plan vorgeschlagenen (oder in der Planungs- konferenz entwickelten) Maßnahmen?  Welche der vorgeschlagenen Maßnahmen wurden in der Planungskonferenz für die weitere Planung ausgewählt?  Welchem / welchen Handlungserfordernis(en) ist die Maßnahme zugeordnet?  Auf welche Zielgruppe(n) ist die Maßnahme ausgerichtet?  Welche(s) Handlungsfeld(er) betrifft die Maßnahme im Wesentlichen?  Welche(s) Ziel(e) werden mit der Maßnahme im Wesentlichen verfolgt?  Mit Hilfe welcher/en Kennzahl/en bzw. wie wird die Zielerreichung gemessen? (Be- zeichnung, Einheit, Periodizität, Soll-Wert, Ist-Wert)  Welche Rahmenbedingungen sind bei der Bewertung der Ist- und Soll-Werte zu be- rücksichtigen?  Welche Maßnahmen werden in die Zuständigkeit der Fachämter übergeben?  Welche Fachämter sind beteiligt?  Welche Maßnahmen werden in Projektentwicklung unter Federführung der SRK übergeben? Prozessbezogene Fragen:  Welche(s) politische Beschlussgremium/-gremien wurde(n) eingebunden und wann?  Wurde der Vorschlag von dem politischen Gremium wie vorgelegt beschlossen?  Wenn nicht, mit welchen Änderungen?  Haben alle wesentlichen Beteiligten an der Abstimmung teilgenommen? Wenn nicht, welche nicht?  Haben alle wesentlichen Beteiligten an der Planungskonferenz teilgenommen? Wenn nicht, welche nicht?  Wie lange dauerte der Prozess?  Wann fand die Planungskonferenz statt? Begriffe (vgl. Glossar)  Akteur*innen (vor Ort)  (abgestimmtes) Handlungserfordernis  Integrierter Sozialraumgebietsplan  Maßnahme  Planungskonferenz Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsplanung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 55 von 118 Abbildung 11: Grafische Prozessdarstellung „Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsplanung“ Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsplanung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 56 von 118 Übersicht 17: Prozessablauf „Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsplanung“ Ereignisse, Aktivitäten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Aktivität Integrierte Sozial- raumgebietsanalyse Ausgangspunkt des Prozesses sind die im Vorgängerprozess „Integrierte Sozialraumgebietsanalyse“ abgestimmten Handlungserfordernisse. Aktivität Politische Beschlussgremien nach Bedarf einbinden Bevor die vorliegenden Zwischenergebnisse weiter vertiefend bearbeitet werden, bindet die Geschäftsstelle / V/3 die jeweils zuständigen politischen Beschlussgremien in den Prozess ein. Die politischen Vertreter*innen lernen so die abgestimmten Handlungserfordernisse kennen und haben die Mög- lichkeit Einfluss zu nehmen. Die weiteren Arbeiten beruhen dann auf einem diesbezüglich gefassten politischen Beschluss. Aktivität Inhalte aufberei- ten und Mitwirkende ak- tivieren Die Geschäftsstelle / V/3  bereitet die Handlungserfordernisse auf. Dazu gehört eine systemati- sche Kategorisierung der sozialräumlichen Handlungserfordernisse nach Handlungsfeldern, strategischen Zielen sowie ggf. nach Alters- und Zielgruppen.  prüft die Zuständigkeiten und identifiziert die am weiteren Prozess zu beteiligenden Stellen (Fachämter, Sozialraumkoordination, Bürgeramts- leitung, Akteur*innen (vor Ort) und Externe).  informiert die zuvor identifizierten Beteiligten über den Sachstand und bittet sie, sich an einer Weiterbearbeitung der erarbeiteten Vorschläge zu beteiligen. Aktivität Rückmeldung und Mitwirkung an Abstimmung  Bürgeramtsleitung und Fachämter  Sozialraum- koordination Die eingeladenen Beteiligten beurteilen den von der Geschäftsstelle / V/3 vorgelegten Sachstand und ergänzen die Informationen soweit nötig mit ei- genen Beiträgen. Teile der Rückmeldung sind Beiträge zu  Schnittstellen der angesprochenen Handlungserfordernisse zu den eige- nen Zielen, Planungen und Aktivitäten  Hinweise zu eigenen Möglichkeiten, einen Beitrag zur Verbesserung der Situation zu leisten  Ideen zu weiteren Aktivitäten und deren Verknüpfung zu bereits genann- ten Aktivitäten Aktivität Entscheidung über Teilnahme an Ab- stimmung Die eingeladenen Akteur*innen (vor Ort) und die externen Dritten entschei- den auf der Grundlage der ihnen zugegangenen Informationen über ihre Teilnahme an der Abstimmung (vgl. Folgeaktivität) und geben der Ge- schäftsstelle / V/3 hierzu eine Rückmeldung. Aktivität Entwurf für inte- grierten Sozialraumge- bietsplan erarbeiten und vorabstimmen Die Geschäftsstelle / V/3  sammelt die Rückmeldungen, bereitet sie auf und  erarbeitet einen ersten Entwurf für einen integrierten Sozialraumgebiets- plan. Dieser beschreibt:  die zugrundeliegenden Handlungserfordernisse  die Vorschläge für Strategien und mögliche Maßnahmen(-bündel)  die zur Verbesserung der Lebenssituation erarbeiteten Empfehlungen  die Anforderungen an Aktivitäten und erwartbare Ergebnisse  die Stellen, die an der Umsetzung mitwirken müssen  den zur Durchführung geplanten zeitlichen Horizont  die Kennzahlen zur Beurteilung des Erfolgs. Der auf diese Weise erstellte Entwurf des Sozialraumgebietsplans wird den bisher Beteiligten zur Verfügung gestellt. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Erarbeitung einer Integrierten Sozialraumgebietsplanung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 57 von 118 Ereignisse, Aktivitäten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Aktivität Beteiligte zur Planungskonferenz einladen Auf dieser Grundlage lädt die Geschäftsstelle / V/3 die Beteiligten zu einer Planungskonferenz ein. In Abstimmung mit der Sozialraumkoordination werden zu der Planungskon- ferenz darüber hinaus folgende mögliche Teilnehmer*innen eingeladen:  die Bürgeramtsleitung  weitere Fachämter  weitere Akteur*innen (vor Ort)  interessierte Bürger*innen Aktivität Rückmeldung und Mitwirkung an Planungskonferenz  BAL und Fachämter  SRK  Akteur*innen vor Ort Die Geschäftsstelle / V/3 dokumentiert die Einladungen und die Teilnahme inkl. der Gründe für eine Nichtteilnahme. Die Teilnehmenden  beurteilen den von der Geschäftsstelle / V/3 vorgelegten Entwurf des Sozialraumgebietsplans und  bereiten sich darauf vor, bei der Planungskonferenz die Planungen und Aktivitäten des eigenen Zuständigkeitsbereichs vorzustellen und  die Schnittstellen der Empfehlungen zu den Aktivitäten in eigener Ver- antwortlichkeit bei Bedarf zu erläutern. Aktivität Planungskonferenz organisieren und durchführen Die Sozialraumkoordination plant und organisiert die Planungskonferenz. Berücksichtigt werden hierbei die gleichen Grundsätze, wie bei einer Sozial- raumkonferenz (vgl. Kap. 4.2). Im Rahmen der Planungskonferenz werden folgende Inhalte behandelt:  Vorstellung des Integrierten Sozialraumgebietsplans im Entwurf  Vorstellung und Diskussion der Ziele, der Strategien sowie möglicher Maßnahmen(-bündel)  Erforderliche Ressourcen und zeitlicher Horizont  Weiterentwicklung und Abstimmung des Vorschlags zur integrierten So- zialraumgebietsplanung. Die Sozialraumkoordination dokumentiert die Ergebnisse der Planungskon- ferenz und wird hierbei durch die Geschäftsstelle / V/3 unterstützt. Sie infor- miert die Beteiligten und legt die Dokumentation im zentralen Laufwerk ab. Aktivität Festlegung der Zuständigkeiten Auf der Grundlage der in der Planungskonferenz abgestimmten Vorschläge ermittelt die Geschäftsstelle / V/3 die für die einzelnen Maßnahmen zustän- digen Stellen und stimmt sich mit diesen ab. In Zweifelsfällen findet eine Ab- stimmung auf Dezernatsebene statt. Zugang / Knoten Wer ist zuständig? Je nachdem, ob die Federführung für die Koordination und ggf. Umsetzung bei den Fachämtern liegt oder nicht, übergibt die Geschäftsstelle / V/3 die erarbeiten Maßnahmen(-bündel) an die betreffenden Fachämter oder die Sozialraumkoordination zur weiteren Bearbeitung. Die Prüfung der Zustän- digkeiten werden von der Geschäftsstelle / V/3 ebenso wie die Übergabe dokumentiert. Ergebnis Umsetzung durch die Fachämter Sind einzelne Maßnahmen(-bündel) in der Verantwortung eines oder meh- rerer Fachämter weiter zu bearbeiten, werden diese Aufgaben von den be- treffenden Fachämtern übernommen. Ergebnis Übergabe Projekt- entwicklung Sind einzelne Maßnahmen(-bündel) durch die Sozialraumkoordinationen zu koordinieren, werden diese Aufgaben in den Prozess „Projektentwicklung“ übernommen und dort weiter bearbeitet. Der Fortschritt wird im Rahmen des Prozesses „Sozialraumgebietsevalua- tion“ aufgenommen und bewertet. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Kurzfristige integrierte Bewertung eines Themas Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 58 von 118 5.3.1.3 Kurzfristige integrierte Bewertung eines Themas Der Prozess wird angestoßen, wenn die Weiterbearbeitung eines Themas bzw. die Fortführung einer Pro- jektplanung durch die Sozialraumkoordination nicht möglich ist, das Thema oder das Projekt jedoch eine hohe Dringlichkeit haben . Weitere Details zu dem Prozess sind in der Übersicht 18 zusammengestellt. Abbildung 12 zeigt die grafische Prozessdarstellung, die Erläuterungen dazu finden sich in Übersicht 19. Übersicht 18: Prozess-Steckbrief „Kurzfristige integrierte Bewertung eines Themas“ Ziel Bei Themen oder Projekten mit hoher Dringlichkeit, die von der SRK nicht weiter bear- beitet werden können, übernimmt die Geschäftsstelle / V/3 die Prüfung, wie weiter vor- gegangen werden kann. In diesem Zusammenhang wird geklärt, ob und wie das in Frage stehende Thema in  eine integrierte Sozialraumgebietsplanung oder  einen bereits laufenden oder im Aufbau befindlichen Sozialraumgebietsplan oder  eine Fachplanung aufgenommen wird und welche Stellen an der Weiterentwicklung des Projekts in welcher Funktion zu beteiligen sind (Zuständigkeiten). Auslöser Übernahme aus dem Prozess „Projektentwicklung“ Ergebnis Übergabe an den Prozess „Projektentwicklung“ oder an die Umsetzung durch ein oder mehrere Fachämter (Fachamtsplanung) Weitere Schnittstellen Je nachdem, in welcher Phase sich das betreffende Sozialraumgebiet befindet, sind mögliche Wechselwirkungen zu den im Rahmen der integrierten Sozialraumgebietsana- lyse bzw. -planung vorgesehenen Projekten zu berücksichtigen. Mitgeltende Dokumente Bisherige Dokumentation Verantwort- lich Geschäftsstelle / V/3 federführend (d. h. verantwortlich für die Koordination und Durch- führung des Prozesses) Mitwirkende  Bürgeramtsleitung (des jeweiligen Stadtbezirks)  Fachämter (aufgrund der jeweiligen Themen)  Sozialraumkoordination (des jeweiligen Sozialraumgebietes) Bewertungs- kriterien / Kernprozess- indikatoren Die dem Prozess zugeordneten Bewertungskriterien / Kernprozessindikatoren helfen, die folgenden, ergebnis- und prozessbezogenen Fragen zu beantworten: Ergebnisbezogene Fragen  Welches sozialräumliches Thema / welche Maßnahme wird einer kurzfristigen inte- grierten Bewertung unterzogen und warum?  Ist eine Integration des Themas / der Maßnahme in den Integrierten Sozialraumge- bietsplan erforderlich (wenn ja, warum)?  Welche/s Maßnahme(n) / Projekt(e) ergaben sich aus den von der Sozialraumkoor- dination vorgelegten sozialräumlichen Themen / Maßnahme?  An wen wird die Weiterbearbeitung abgegeben? Prozessbezogene Fragen  Wie lange dauerte der Prozess?  Haben wesentliche Beteiligte nicht an der Abstimmung teilgenommen?  Wenn ja, welche? Begriffe (vgl. Glossar)  Integrierter Sozialraumgebietsplan Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Kurzfristige integrierte Bewertung eines Themas Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 59 von 118 Abbildung 12: Grafische Prozessdarstellung „Kurzfristige integrierte Bewertung eines Themas“ Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Kurzfristige integrierte Bewertung eines Themas Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 60 von 118 Übersicht 19: Prozessablauf „Kurzfristige integrierte Bewertung eines Themas“ Ereignisse, Aktivitä- ten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Aktivität Projektentwick- lung Ausgangspunkt des Prozesses sind die im Vorgängerprozess Projektentwick- lung getroffenen Feststellungen, dass  die Weiterbearbeitung des Themas bzw. die Fortführung der Planung im SRG nicht möglich ist und dass  die Dringlichkeit der zugrundeliegenden Anforderungen hoch ist (s. o.). Aktivität Sachstand be- werten und Empfehlun- gen vorschlagen Die Geschäftsstelle / V/3 bewertet den Sachstand auf der Grundlage der fol- genden Unterlagen und Informationen:  Darstellung des zugrundeliegenden Sachverhalts (fragliches Projekt)  aktuelles Datenprofil  aktueller Bestand an Aktivitäten (Angeboten)  Integrierte/r Sozialraumgebietsanalyse, -plan  Ergebnisse der vorangehenden Sozialraumgebietsevaluation  ggf. Fachplanungen Zugang / Knoten Bedarf an Stel- lungnahmen? Je nachdem, ob die Geschäftsstelle / V/3 den Bedarf sieht, Stellungnahmen zum Sachverhalt einzuholen, nimmt der Prozess einen unterschiedlichen Verlauf. Aktivität Bei Bedarf: Stellungnahmen einholen Sieht die Geschäftsstelle / V/3 den Bedarf, Stellungnahmen einzuholen, wen- det sie sich mit einer Beschreibung des Sachverhalts an  die Bürgeramtsleitung und / oder  die relevanten Fachämter und bittet sie um eine Stellungnahme. Aktivität Stellungnahmen erarbeiten Die angesprochenen Beteiligten beurteilen den von der Geschäftsstelle / V/3 vorgelegten Sachverhalt und ergänzen die Beschreibung um eigene Ein- schätzungen. Aktivität Stellungnahmen aufbereiten und zur Abstimmung einladen Die Stellungnahmen werden durch die Geschäftsstelle / V/3 aufbereitet. Auf dieser Grundlage lädt die Geschäftsstelle / V/3  die Bürgeramtsleitung  die relevanten Fachämter und die  Sozialraumkoordination zu einer gemeinsamen Abstimmung ein. Aktivität Abstimmung durchführen Unabhängig davon, ob die Geschäftsstelle / V/3 zuvor eine Stellungnahme eingeholt hat, wird eine Abstimmung zwischen den Beteiligten durchgeführt. Geklärt werden hierbei:  ggf. noch offene Fragen zum Sachverhalt  bei der weiteren Planung zu berücksichtigenden Rahmenbedingungen  ob das Projekt in die Integrierte Sozialraumgebietsanalyse, -planung oder das bereits laufende Integrierte Sozialraumgebietsprogramm aufzuneh- men ist  die im Rahmen der Projektentwicklung noch erforderlichen Schritte  die am weiteren Prozess zu beteiligenden Stellen und  deren Zuständigkeiten für die weiteren Schritte der Planung und Durch- führung des Projektes. Hieraus ergibt sich auch, ob die weitere Planung bzw. Koordination in die Hände eines Fachamtes oder der Sozialraumkoordination (zurück-)gegeben wird. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Kurzfristige integrierte Bewertung eines Themas Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 61 von 118 Ereignisse, Aktivitä- ten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Aktivität Ergebnisse zusammenfassen Die Geschäftsstelle / V/3 dokumentiert die Ergebnisse der Abstimmung. Zugang / Knoten Integration in den SRG-Plan erforderlich? Je nachdem, ob das Projekt in die Integrierte Sozialraumgebietsanalyse, -planung oder das bereits laufende Integrierte Sozialraumgebietsprogramm aufzunehmen ist oder nicht, nimmt der Prozess einen unterschiedlichen Ver- lauf. Ist eine Integration des Projektes nicht erforderlich, wird die Zuständig- keit für die weitere Planung festgestellt (s. u.). Aktivität Vorgaben zur Integration in den SRG- Plan entwickeln Ist eine Integration des Projektes erforderlich, entwickelt die Geschäftsstelle / V/3 Vorgaben zur Aufnahme des Projektes in die integrierte Analyse, die inte- grierte Planung oder das laufende Sozialraumprogramm. Diese ergeben sich insbesondere aus den Erkenntnissen der gemeinsamen Abstimmung (s. o.). Zugang / Knoten Fachamt zustän- dig? Je nachdem, ob das Projekt in die Zuständigkeit eines Fachamtes übergeben wird, nimmt der Prozess einen unterschiedlichen Verlauf. Aktivität Umsetzung durch Fachämter Liegt die weitere Bearbeitung der Maßnahme in der Verantwortung eines o- der mehrerer Fachämter, werden diese Aufgaben von dem Fachamt / den Fachämtern übernommen. Aktivität Projektentwick- lung Liegt die weitere Bearbeitung der Maßnahme in der koordinativen Verantwor- tung der Sozialraumkoordination, werden die Aufgaben in die Projektentwick- lung übergeben. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Sozialraumgebietsevaluation Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 62 von 118 5.3.1.4 Sozialraumgebietsevaluation In diesem Prozess wird die integrierte Sozialraumgebietsplanung im Hinblick auf die erzielten Ergebnisse und die Prozesse zur Umsetzung der Planung analysiert und bewertet. Weitere Details zu dem Prozess sind in der Übersicht 20 zusammengestellt. Abbildung 13 zeigt die grafische Prozessdarstellung, die Er- läuterungen dazu finden sich in Übersicht 21. Übersicht 20: Prozess-Steckbrief „Sozialraumgebietsevaluation“ Ziel Das Ziel besteht in der Analyse und Bewertung der Umsetzung der integrierten Sozial- raumgebietsplanung (sowie der „kurzfristigen Planungen“) nach zweieinhalb Jahren (= der Hälfte des Planungs- und Durchführungszeitraums) und nach fünf Jahren, um  nach der Halbzeit Erkenntnisse für mögliche Verbesserungen bei der Umsetzung der integrierten Sozialraumgebietsplanung bzw.  nach Beendigung des Planungs- und Durchführungszeitraums Informationen für die darauf aufbauende neue Sozialraumgebietsanalyse zu gewinnen. Die Ergebnisse werden in einem sozialraumbezogenen Bericht zusam- mengestellt. Auslöser  Integrierte Sozialraumgebietsplanung  Projektentwicklung  Umsetzungsbegleitung Ergebnis  nach 2,5 Jahren: die Fortsetzung der Prozesse o Projektentwicklung o Umsetzungsbegleitung  nach 5 Jahren: der Nachfolgerprozess: Integrierte Sozialraumgebietsanalyse Mitgeltende Dokumente  Zwischenbericht (nach 2,5 Jahre)  Evaluationsbericht (nach 5 Jahren) Verantwortlich Geschäftsstelle / V/3 federführend (d. h. verantwortlich für die Koordination und die Er- gebnisse des Prozesses). Mitwirkende  Bürgeramtsleitung (des jeweiligen Stadtbezirks)  Fachämter (aufgrund der jeweiligen Themen)  Sozialraumkoordination (des jeweiligen Sozialraumgebietes)  Bei Bedarf und wenn möglich: Beteiligung der Akteur*innen (vor Ort), Externe (im jeweiligen Sozialraumgebiet) jeweils mit Bezug zu den betreffenden Themen. Bewertungs- kriterien / Kernprozess- indikatoren Die dem Prozess zugeordneten Bewertungskriterien / Kernprozessindikatoren helfen, die folgenden, ergebnis- und prozessbezogenen Fragen zu beantworten: Ergebnisbezogene Fragen  Wie ist der Status des Projekts? (Erfassung: regelmäßig oder zu Meilensteinen (insbesondere zur Meilensteinkonferenz)  Was sind die wesentlichen Hinweise in Bezug auf Ergebnisse (z. B. Zielerrei- chung, Einbindung Zielgruppen, Handlungsfelder)? Prozessbezogene Fragen  Was sind die wesentlichen Hinweise in Bezug auf die Prozesse im Sozialraumge- bietsprogramm (z. B. Koordination des Programms im SRG, Termineinhaltung, Budgeteinhaltung, operative Schnittstellen)?  Wie lange dauerte der Prozess?  Haben wesentliche Beteiligte nicht an der Abstimmung teilgenommen?  Wenn nein, welche nicht?  Welche politischen Gremien wurden wann über die Ergebnisse informiert? Begriffe (vgl. Glossar)  Integrierter Sozialraumgebietsplan  Maßnahmenbündel  Meilensteinkonferenz Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Sozialraumgebietsevaluation Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 63 von 118 Abbildung 13: Grafische Prozessdarstellung „Sozialraumgebietsevaluation“ Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Sozialraumgebietsevaluation Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 64 von 118 Übersicht 21: Prozessablauf „Sozialraumgebietsevaluation“ Ereignisse, Aktivitä- ten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Ereignis Start Der Ausgangspunkt des Prozesses ist zeitlicher Natur, weil dieser Prozess regelmäßig vorgesehen ist, um zu klären, ob und wie es gelingt, die mit der Integrierten Sozialraumgebietsplanung verfolgten Ziele zu erreichen. Die Evaluation erfolgt daher in jedem Sozialraumgebiet, für das eine ent- sprechende Planung vorgenommen wurde nach  der Hälfte (etwa 2,5 Jahren) und nach  dem Ablauf (etwa 5 Jahre) des hierfür vorgesehenen Zeitraums. Aktivität Informationen sammeln, Rohfassung erstellen, bereitstellen und weitere Informatio- nen abfragen Für die Evaluation nutzt die Geschäftsstelle / V/3 verschiedene Arten von In- formationen aus unterschiedlichen Quellen. Hierzu zählen z. B. die im Rah- men der Sozialraumgebietsanalyse und -planung entwickelten Zielvorstel- lungen, Planungen und Indikatoren. Insbesondere nach 5 Jahren kommen weitere Informationsquellen in Frage, wie z. B. Experteninterviews mit den am Sozialraumprogramm Beteiligten und / oder Befragungen der Bürger*in- nen und Unternehmer*innen vor Ort. Die Geschäftsstelle / V/3 sammelt diese Informationen, wertet sie aus und bereitet sie in Form einer ersten Rohfassung auf. Die Geschäftsstelle / V/3 stellt die Rohfassung den Bürgeramtsleitungen, Fachämtern und der Sozialraumkoordination zur Verfügung und bittet sie auf dieser Grundlage um eine Ergänzung und Vervollständigung und wenn möglich um Hinweise zur Bewertung. Zugang / Knoten Die Rohfassung geht den übrigen Beteiligten zu. Aktivität Informationen ergänzen (sowohl BAL und FÄ als auch SRK) Die Bürgeramtsleitungen, Fachämter und SRK kommentieren, ergänzen und bewerten die Rohfassung beispielsweise um  Informationen zu Diskussionen im politischen Raum (BAL)  um Unterlagen zu den von ihnen durchgeführten Projekten (FÄ)  um Informationen zu den von ihnen begleiteten Projekten (SRK). Die Beteiligten stellen sie der Geschäftsstelle / V/3 zur Verfügung. Zugang / Knoten Die Informationen gehen der Geschäftsstelle / V/3 zu. Aktivität Evaluationsbe- richt entwerfen, bereit- stellen und zur Mitwir- kung auffordern Die Geschäftsstelle / V/3 prüft die Informationen und wertet sie aus. Auf die- ser Grundlage entwickelt die Geschäftsstelle / V/3 den Rohentwurf weiter zum Entwurf des sozialraumbezogenen Evaluationsberichts. Diesen stellt sie den Beteiligten (s. o.) zur Verfügung und lädt sie zur Teil- nahme an der darauf folgenden Abstimmung ein. Aktivität Abstimmung der Erkenntnisse und Schlussfolgerungen Der Evaluationsberichts wird abgestimmt im Hinblick auf:  die Einschätzung bestimmter Entwicklungen (inhaltlich und organisato- risch-prozessual)  die hierfür jeweils maßgeblichen Ursachen  ggf. Empfehlungen zu Gegensteuerungsmaßnahmen und  die Sicht auf die zukünftige Entwicklung im Sozialraumgebiet. Die Schlussfolgerungen und ggf. identifizierte Anpassungsbedarfe werden dokumentiert. Aktivität Evaluationsbericht fertig stellen und versenden Die Geschäftsstelle / V/3 arbeitet die abgestimmten Änderungen in den sozi- alraumbezogenen Evaluationsbericht und übermittelt ihn den Beteiligten. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Sozialraumgebietsevaluation Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 65 von 118 Ereignisse, Aktivitä- ten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Zugang / Knoten Nach 5 Jahren? Abhängig davon, ob es sich um den Prozess nach etwa zweieinhalb Jahren, oder den nach Abschluss des Verfahrens (nach etwa 5 Jahren) handelt, nimmt der Prozess nach der Erstellung und dem Versand des Evaluations- berichts einen unterschiedlichen Verlauf. Aktivität Politische Gre- mien informieren (nach 5 Jahren) Handelt es sich um den Abschlussbericht (nach 5 Jahren), informiert die Ge- schäftsstelle / V/3 die politischen Gremien über den Evaluationsbericht. Aktivität Integrierte Sozial- raumanalyse Nach Vorlage des Abschlussberichts bildet dieser eine Informationsgrund- lage für die sich daran anschließende, neue Integrierte Sozialraumge- bietsanalyse. Aktivität Meilensteinkonferenz organisieren und durchführen Handelt es sich um eine Zwischenevaluation (nach 2,5 Jahren), stellt der (Zwischen-)bericht die Grundlage für die Diskussion in der Meilensteinkonfe- renz dar. Die Sozialraumkoordination plant und organisiert diese Meilen- steinkonferenz im Format einer Sozialraumkonferenz und wird dabei von der Geschäftsstelle / V/3 unterstützt (s. Kap. 4.2). In der Meilensteinkonferenz werden die Beteiligten über den Zwischenstand informiert, um mit ihnen über sich daraus ggf. ergebende Veränderungen zu sprechen. Gleichzeitig sind die Beteiligten eingeladen, ihrerseits darüber hinausgehende Eindrücke, Themen und Wünsche zu artikulieren. Die Er- gebnisse werden dokumentiert und bei der Weiterentwicklung der Themen und Projekte berücksichtigt. Aktivität Politische Gre- mien informieren Die Geschäftsstelle / V/3 informiert die politischen Gremien über die Ergeb- nisse der Meilensteinkonferenz (nach 2,5 Jahren). Aktivität Projektentwick- lung und Umsetzungsbegleitung Ergeben sich aus dem (Zwischen-)bericht nach 2,5 Jahren und / oder der Meilensteinkonferenz konkrete Hinweise auf notwendige Anpassungen bei den noch zu planenden oder umzusetzenden bzw. fertig zu stellenden Pro- jekten, werden diese aufbereitet und den jeweils Zuständigen in den Prozes- sen der Projektentwicklung und Umsetzungsbegleitung vermittelt. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Sozialräumliche Themenermittlung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 66 von 118 5.3.2 Kernprozesse der Sozialraumkoordination Bei den Kernprozessen der Sozialraumkoordination wurden die folgenden Abläufen konkret beschrieben: 1. Prozess sozialräumliche Themenermittlung 2. Prozess Projektentwicklung 3. Prozess Umsetzungsbegleitung von Projekten 4. Prozess Vernetzung 5.3.2.1 Sozialräumliche Themenermittlung In diesem Prozess geht es darum, aus der Vielzahl der Themen, auf die die SRK aufmerksam wird, die Themen herauszufiltern, die für den Sozialraum weiter verfolgt werden sollen . Weitere Details zu dem Prozess sind in der Übersicht 22 zusammengestellt. Abbildung 14 zeigt die grafische Prozessdarstellung, die Erläuterungen dazu finden sich in Übersicht 23. Übersicht 22: Prozess-Steckbrief „Sozialräumliche Themenermittlung“ Ziel Ziel ist die Ermittlung von Themen im Sozialraumgebiet, die eine Relevanz für das Sozialraumgebiet haben. Dies erfolgt unter besonderer Berücksichtigung der Per- spektive der Lebenswelt der Bewohner*innen. Auslöser Der Prozessstart ist anlassbezogen und fortlaufend möglich. Ergebnis Der Prozess „Projektentwicklung“ baut auf den Ergebnissen dieses Prozesses auf. Schnittstellen  Eingang von Informationen aus dem Prozess „Vernetzung“ Verantwort- lich Sozialraumkoordination (des jeweiligen Sozialraumgebietes) federführend (d. h. ver- antwortlich für die Koordination und Durchführung des Prozesses) Mitwirkende  Bürgeramtsleitung (des jeweiligen Stadtbezirks)  Fachämter (aufgrund der jeweiligen Themen)  Geschäftsstelle / V/3  Akteur*innen (vor Ort) / Externe Beteiligte (des jeweiligen Sozialraumgebiets mit fachlichem Bezug zu den jeweiligen Themen) Bewertungs- kriterien/ Kernprozess- indikatoren Die dem Prozess zugeordneten Bewertungskriterien / Kernprozessindikatoren hel- fen, die folgenden, ergebnis- und prozessbezogenen Fragen zu beantworten: Ergebnisbezogene Fragen  Welche Themen werden genannt?  Gibt es Berührungspunkte zu weiteren (ggf. sozialräumlichen) Themen?  Welche Interessengruppe(n) ist / sind betroffen?  Ist eine kurzfristige Bearbeitung durch die Sozialraumkoordination möglich?  Welche(s) Handlungsfelde(r) ist / sind betroffen?  Gibt es einen Sozialraumbezug des Themas?  Wird das Thema weiter verfolgt?  Wenn nein, warum nicht? Prozessbezogene Fragen  Welche Fachämter wurden angefragt?  Hat die Stadtteilkonferenz eine abschließende Bewertung vorgenommen?  Wurde die Unterstützung durch die Geschäftsstelle / V/3 erbeten? Begriffe (vgl. Glossar)  Sozialräumliches Gremium  Stadtteilkonferenz Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Sozialräumliche Themenermittlung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 67 von 118 Abbildung 14: Grafische Prozessdarstellung „Sozialräumliche Themenermittlung“ Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Sozialräumliche Themenermittlung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 68 von 118 Übersicht 23: Beschreibung des Prozessablaufs „Sozialräumliche Themenermittlung“ Ereignisse, Aktivitä- ten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Ereignis Thema wird benannt Der Prozessstart ist anlassbezogen und fortlaufend möglich. Anlass kann die Benennung eines Themas durch Akteur*innen vor Ort sein. Eine Ana- lyse der Sozialraumkoordination auf Grundlage der Sozialraumprofile kann ebenfalls Grundlage für die Benennung eines Themas sein. Dem Prozess liegen folgende Informationen zugrunde:  Das Sozialraumprofil des jeweiligen Sozialraumgebiets  Beobachtungen und Wahrnehmungen aus subjektiver Perspektive der Handelnden vor Ort, die im Verlauf des Prozesses eine Bewer- tung aus einer breiteren Expertise heraus erfahren  Informationen zu bestehenden Angeboten im Sozialraumgebiet Zugang / Knoten Eigenbewertung möglich? Je nachdem, ob eine Bewertung des Themas durch die Sozialraumkoordi- nation möglich ist oder nicht, nimmt der Prozess unterschiedliche Verläufe. Ist eine Eigenbewertung  möglich, nimmt die Sozialraumkoordination diese Bewertung vor.  nicht möglich, bindet die Sozialraumkoordination ein sozialräumliches Gremium (z. B. in Form eines Facharbeitskreises) in die Bewertung ein. Aktivität Eigenbewertung vornehmen, bei Bedarf unter Einbeziehung von Fachämtern/ Externen Ist eine Eigenbewertung des Themas durch die Sozialraumkoordination möglich, nimmt sie diese vor. Hierzu wird das Thema in einen größeren Kontext eingeordnet. Wesentliche Aspekte sind hierbei insbesondere:  die Dringlichkeit des Themas  die Priorisierung der Dringlichkeit unter Berücksichtigung weiterer so- zialräumlicher Themen  der Bezug des Themas zu den Zielen des Programms „Lebenswerte Veedel“ und  der Abgleich mit den vorhandenen Angeboten im Sozialraumgebiet. Auf dieser Basis erfolgt eine erste Einschätzung zur weiteren Bearbeitung. Bei Bedarf werden zusätzlich und themenbezogen weitere Beteiligte in die Überlegungen mit einbezogen. Zugang / Knoten Stellungnahme er- forderlich? Die Sozialraumkoordination kann es für erforderlich halten, weitere Betei- ligte zur Unterstützung der Eigenbewertung zu Rate zu ziehen. Aktivität Bei Bedarf: Stellungnahme zum Thema abgeben von - Bürgeramtsleitung / Fachämtern - Themenexpert*innen unter den Akteur*innen (vor Ort) und / oder den Externen Sieht die Sozialraumkoordination den Bedarf, Stellungnahmen einzufor- dern, bittet sie die Bürgeramtsleitung und / oder Vertreter*innen bestimmter Fachämtern und / oder Themenexpert*innen um eine Einschätzung. Die auf diese Weise am Prozess Beteiligten setzen sich mit den Vorüberle- gungen der Sozialraumkoordination auseinander und geben ihr hierzu eine Rückmeldung. Berücksichtigt werden hierbei insbesondere  eigenen Planungen, Beobachtungen, Informationen  eigene, zusätzliche Informationen zum Status Quo, zu möglichen Ziel- vorstellungen, Tätigkeiten und zu weiteren zu beteiligenden Akteur*in- nen  weiterhin offene, zu klärende Fragen sowie  Ideen zu bestehenden Chancen und Risiken. Die Rückmeldungen werden für die weitere Bearbeitung des Themas be- rücksichtigt. Aktivität Ist eine Eigenbewertung des benannten Themas durch die Sozialraumko- ordination nicht oder nicht umfassend möglich, wird entweder ein bereits Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Sozialräumliche Themenermittlung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 69 von 118 Ereignisse, Aktivitä- ten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Facharbeitskreis: Bewertung vornehmen bestehendes sozialräumliches Gremium hinzugezogen oder ein neues the- matisches Gremium auf sozialräumlicher Ebene gegründet. Aufgabe die- ses Gremiums ist es, die Bewertung des Themas vorzunehmen. Wesentli- che Aspekte sind hierbei die gleichen, wie bei der Eigenbewertung durch die Sozialraumkoordination. Zugang / Knoten Weiterverfolgung des Themas? Nach erfolgter Bewertung durch die Sozialraumkoordination oder das sozi- alräumliche Gremium entscheidet die Sozialraumkoordination über die Weiterverfolgung des Themas. Aktivität Rückmeldung an Beteiligte Entscheidet die Sozialraumkoordination, dass das Thema nicht weiterver- folgt wird, informiert sie hierüber die Beteiligten. Als Ergebnis wird „Kein festgestelltes sozialräumliches Thema“ dokumentiert. Zugang / Knoten Kurzfristige Themenbearbeitung durch SRK? Entscheidet die Sozialraumkoordination, dass das Thema weiterverfolgt wird, überprüft sie die Möglichkeit einer kurzfristigen Bearbeitung. Ist eine kurzfristige Themenbearbeitung durch die Sozialraumkoordination  möglich, erfolgt diese  nicht möglich, wird das Thema in das Stadtteilgremium eingebracht. Aktivität Bearbeitung durch SRK Ist die kurzfristigen Bearbeitung durch die Sozialraumkoordination möglich, ergreift sie die notwendigen Maßnahmen zur Bearbeitung des Themas und berichtet den Beteiligten über den Fortgang (s. u.). Aktivität Bewertung in der Stadtteilkonferenz vornehmen und im Bedarfsfall konkretisieren Ist eine kurzfristige Bearbeitung durch die Sozialraumkoordination (allein) nicht möglich, wird das Thema der Stadtteilkonferenz (s. Kap. 4.2) zur Kenntnis gebracht. Der Stadtteilkonferenz obliegt nach Diskussion eine Be- wertung darüber, ob es sich um ein sozialräumliches Thema handelt. Die Bewertung wird im Bedarfsfall konkretisiert und begründet. Zugang / Knoten Wird ein Thema gesehen? Nach der Beratung der Stadtteilkonferenz steht fest, ob das Thema als ein sozialräumliches Thema angesehen wird oder nicht. Handelt es sich  nicht um ein sozialräumliches Thema, werden die übrigen Beteiligten hierüber informiert.  um ein sozialräumliches Thema, nimmt die Sozialraumkoordination eine Aufbereitung für die Weiterbearbeitung des Themas vor. Aktivität Rückmeldung an Beteiligte Liegt nach Bewertung durch die Sozialraumkoordination oder die Stadtteil- konferenz kein sozialräumliches Thema vor, erhalten die am bisherigen Prozess Beteiligten durch die Sozialraumkoordination eine Rückmeldung darüber, dass das Thema nicht als ein sozialräumliches Thema angesehen wird und warum. Diese Aktivität zieht das Ende „Kein festgestelltes sozial- räumliches Thema“ nach sich. Hat die Sozialraumkoordination das Thema kurzfristig bearbeitet, informiert sie die Beteiligten. Da das Thema auf diese Weise bearbeitet / erledigt wird, ist keine Weiterverfolgung im Sinne einer Projektentwicklung erforder- lich. Ereignis Kein festgestelltes sozialräumliches Thema Das Ergebnis des Prozesses ist, dass das in den Prozess eingebrachte Thema nicht als sozialräumliches Thema bewertet wird und kein weiterer Handlungsbedarf besteht. Aktivität Aufbereitung für Weiterbearbeitung Bewertet die Stadtteilkonferenz das Thema als relevant für das Sozial- raumgebiet, wird das Thema von der Sozialraumkoordination zur weiteren Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Sozialräumliche Themenermittlung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 70 von 118 Ereignisse, Aktivitä- ten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Bearbeitung aufbereitet, die Geschäftsstelle / V/3 wird informiert und die Ergebnisse fließen in den Prozess „Projektentwicklung“ ein. Schnittstelle Projektentwick- lung Das Ergebnis des Prozesses ist die Feststellung, dass es sich bei dem in den Prozess eingebrachten Thema um ein sozialräumliches Thema han- delt, das zur weiteren Bearbeitung in den nachfolgenden Prozess der Pro- jektentwicklung überführt wird. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Projektentwicklung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 71 von 118 5.3.2.2 Projektentwicklung In diesem Prozess wird ein sozialräumlich ermitteltes Thema zu einem umse tzungsreifen Projekt weiter- entwickelt. Weitere Details zu dem Prozess sind in der Übersicht 24 zusammengestellt. Abbildung 15 zeigt die grafische Prozessdarstellung, die Erläuterungen dazu finden sich in Übersicht 25. Übersicht 24: Prozess-Steckbrief „Projektentwicklung“ Ziel Ziel ist die Entwicklung eines sozialräumlichen Themas bzw. einer erforderlichen Maß- nahme hin zur Projektreife. Berücksichtigt werden hierbei die sozialräumliche Fachlich- keit und die Prinzipien der interorganisationellen Zusammenarbeit. Auslöser  Prozess Sozialräumliche Themenermittlung  Prozess Integrierte Sozialraumgebietsplanung Ergebnis  Prozess Umsetzungsbegleitung  Prozess Kurzfristige integrierte Bewertung  Prozess Integrierte Sozialraumgebietsanalyse Weitere Schnittstellen  Prozess Vernetzung  Prozess Umsetzungsbegleitung Mitgeltende Dokumente  Projektsteckbrief  Projektplan Verantwort- lich Sozialraumkoordination (des jeweiligen Sozialraumgebietes) federführend (d. h. verant- wortlich für die Koordination und Durchführung des Prozesses) Mitwirkende  Bürgeramtsleitung (des jeweiligen Stadtbezirks)  Fachämter (aufgrund der jeweiligen Themen)  Geschäftsstelle / V/3  Akteur*innen (vor Ort) / Externe (des jeweiligen Sozialraumgebiets mit fachlichem Bezug zu den jeweiligen Themen) Bewertungs- kriterien / Kernprozess- indikatoren Die dem Prozess zugeordneten Bewertungskriterien / Kernprozessindikatoren helfen, die folgenden, ergebnis- und prozessbezogenen Fragen zu beantworten: Ergebnisbezogene Fragen  Bestehen Umsetzungsmöglichkeiten im Sozialraumgebiet?  Wie heißen die entwickelten Projekte?  Zu welchem Ergebnis führt der Prozess?  An welchen Prozess werden die Ergebnisse übergeben?  Für den Fall, dass kein Projekt entsteht: Warum nicht?  Welche Zielgruppe(n) betrifft das Projekt im Wesentlichen?  Welche(s) Handlungsfeld(er) betrifft das Projekt im Wesentlichen?  Welche(s) Ziel(e) werden mit dem Projekt im Wesentlichen verfolgt?  Mit Hilfe welches / welcher Indikators/en werden die Ergebnisse gemessen? (Be- zeichnung, Einheit, Periodizität, Soll-Wert)  Welche Rahmenbedingungen sind bei der Bewertung der Kennwerte relevant. Prozessbezogene Fragen  Haben sich alle relevanten Akteur*innen beteiligt?  Gelingt es, ein Aktivitäten- / Projektteam zu konstituieren?  Ist das Projekt gemessen an Größe, Dauer, Zahl der Beteiligten, politische Bedeu- tung als komplex zu bewerten? (= Projekttyp)  Wann beginnt das Projekt?  Wie lange dauert das Projekt? Begriffe (s. Glossar)  Akteur*innen (vor Ort)  Indikator, Kennzahl  Maßnahmen(-bündel)  Projektsteckbrief, Projektplan Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Projektentwicklung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 72 von 118 Abbildung 15: Grafische Prozessdarstellung „Projektentwicklung“ Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Projektentwicklung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 73 von 118 Übersicht 25: Beschreibung des Prozessablaufs „Projektentwicklung“ Ereignisse, Aktivitä- ten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Aktivität Integrierte Sozial- raumgebietsplanung, Sozialräumliche The- menermittlung Ausgangspunkt des Prozesses sind die in den beiden Vorgängerprozessen erarbeiteten Zwischenergebnisse.  Vorgänger: „Integrierte Sozialraumgebietsplanung“: Aufbereitete Doku- mentation der sozialraumbezogenen Handlungserfordernisse, der an die Sozialraumkoordination übergebenen Maßnahmen(-bündel), die da- mit verfolgten Ziele und die hierfür definierten Kennzahlen  Vorgänger: „Sozialräumliche Themenermittlung“: Aufbereitete Doku- mentation der sozialräumlichen Themen Aktivität Umsetzungsmög- lichkeiten bewerten Die Sozialraumkoordination nimmt die im jeweiligen Vorgängerprozess erar- beiteten Unterlagen entgegen und bewertet auf dieser Grundlage den Hand- lungsbedarf und die Möglichkeiten der Weiterbearbeitung. Geklärt wird in diesem Zusammenhang insbesondere, ob die Weiterverfolgung des Themas bzw. die Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen im Sozialraumgebiet möglich ist oder nicht. Zugang / Knoten Umsetzung im SRG möglich? Je nachdem, ob die Weiterbearbeitung des Themas bzw. die Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen im Sozialraumgebiet möglich ist oder nicht, nimmt der Prozess unterschiedliche Verläufe. Ist die Umsetzung der Maß- nahme im Sozialraumgebiet nicht möglich, muss zunächst die Dringlichkeit geklärt werden. Ist die Umsetzung im Sozialraumgebiet möglich, kann dies  zu einer kurzfristigen Erledigung im Sozialraumgebiet  zu einer Weiterbearbeitung im Prozess (und damit im nächsten Schritt zur Aktivierung der Mitwirkenden)  zum Aufbau eines Netzwerks oder  zur Einbindung eines bestehenden Netzwerks führen. Aktivität Dringlichkeit bewerten Hinweis: Die Aktivität kann auch durch einen zweiten Pfad ausgelöst werden (s. u.). Ergibt die Prüfung der Sozialraumkoordination, dass die Weiterbearbeitung des Themas im Sozialraumgebiet nicht möglich ist, bereitet sie das Thema entsprechend auf und übergibt es der Geschäftsstelle / V/3. Auf der Grund- lage der übergebenen Dokumente bewertet die Geschäftsstelle / V/3 den Sachverhalt und klärt dabei insbesondere, ob die weitere Bearbeitung des Themas dringlich ist oder nicht. Ergebnis Kurzfristige Erledi- gung im SRG Ergibt die Prüfung der Sozialraumkoordination, dass die Weiterbearbeitung des Themas im Sozialraumgebiet möglich ist und handelt es sich um ein Thema, das (z. B. über die Einbeziehung vorhandener Angebote) kurzfristig erledigt werden kann, führt es die Sozialraumkoordination dieser Erledigung zu und dokumentiert den Abschluss. Aktivität Vernetzung Ergibt die Prüfung der Sozialraumkoordination, dass die Weiterbearbeitung des Themas im Sozialraumgebiet möglich ist, die hierfür erforderlichen Ak- teur*innen und Stellen sich aber nicht (vollständig) in dem oder den Netz- werken der Sozialraumkoordination befinden, sorgt sie für den Aufbau des hierfür erforderlichen Netzwerks. Zu diesem Zweck wird der Prozess „Ver- netzung“ angestoßen. Aktivität Netzwerk einbin- den Ergibt die Prüfung der Sozialraumkoordination, dass die Weiterbearbeitung des Themas im Sozialraumgebiet möglich ist und sich die hierfür erforderli- chen Akteur*innen und Stellen in einem bereits vorhandenen Netzwerk der Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Projektentwicklung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 74 von 118 Ereignisse, Aktivitä- ten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Sozialraumkoordination befinden, sorgt sie für die Einbindung des betreffen- den Netzwerks. Aktivität Mitwirkende aktivieren Ergibt die Prüfung der Sozialraumkoordination, dass die Weiterbearbeitung des Themas im Sozialraumgebiet möglich ist und sich die hierfür erforderli- chen Akteur*innen und Stellen einzeln ansprechen lassen, spricht sie die aus ihrer Sicht benötigten Mitwirkenden an und übergibt diesen die entspre- chend aufbereiten Unterlagen mit dem Ziel, sie zu einer Teilnahme an den weiteren Aktivitäten zu bewegen. Aktivität Entscheidung über Teilnahme treffen Die von der Sozialraumkoordination angesprochenen Beteiligten beurteilen (ebenso, wie das ggf. zu diesem Zweck eingebundene Netzwerk) die von der übergebenen Informationen und entscheiden auf dieser Grundlage dar- über, ob sie sich an der Entwicklung der weiteren Aktivitäten für das SRG beteiligen. Sie informieren hierüber die Sozialraumkoordination. Aktivität Aktivitäten- entwicklungsteam- konstituieren Auf der Grundlage der vorhandenen Unterlagen und der Rückmeldung der Beteiligten bereitet die Sozialraumkoordination fachlich und organisatorisch ein erstes Treffen des Teams vor, das im weiteren Verlauf geeignete Aktivi- täten entwickelt. Themen der konstituierenden Sitzung sind u. a.:  die Vorstellung der Beteiligten und deren Hintergrund mit Bezug zum Thema  die Klärung ggf. noch offener Fragen zum Thema bzw. den vorliegenden Maßnahmen(-bündeln)  weitere Informationen aus Kenntnis und Sicht der Beteiligten (z. B. in Form von eigenen Erkenntnissen, Analysen, Plänen)  das gemeinsame Verständnis der Aufgabenstellung  das weitere inhaltliche und organisatorische Vorgehen zur Entwicklung der Aktivitäten Die Ergebnisse werden von der Sozialraumkoordination dokumentiert und den Beteiligten zur Verfügung gestellt. Aktivität Aktivitäten planen, Fortführung klären Auf der Grundlage der Ergebnisse der konstituierenden Sitzung koordiniert die Sozialraumkoordination die Aktivitätenentwicklung. Organisatorisch bietet sich für die Aufgabenerledigung eine Reihe von Sit- zungsterminen an, die begleitet werden von der Vor- und Nachbereitung der in den Terminen zu besprechenden Inhalte. Während die Federführung wei- terhin bei der Sozialraumkoordination liegt, beteiligen sich die übrigen Teammitglieder an der fachlichen Vor- und Nachbereitung und an der Dis- kussion der Zwischenergebnisse in den Terminen. Inhaltlich geht es bei der Weiterentwicklung der sozialräumlichen Themen und der aus dem Prozess der Integrierten Sozialraumgebietsplanung über- gebenen Maßnahmen(-bündel) darum, (soweit noch nicht vorhanden bzw. bei Bedarf)  die vorhandenen Vorstellungen zur Zielsetzung zu konkretisieren,  Vorschläge zur thematischen Zuordnung zu Lebenslagenbereichen und Zielgruppen und zu Handlungsfeldern zu entwickeln,  die Vorstellungen zu möglichen Aktivitäten zu präzisieren und zu priori- sieren,  mögliche Wechselwirkungen zwischen den Aktivitäten zu erkennen durch eine zeitliche, inhaltliche und organisatorische Abstimmung zu un- terstützen, Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Projektentwicklung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 75 von 118 Ereignisse, Aktivitä- ten, Zugänge / Knoten Erläuterungen  die Notwendigkeit für weitere Aktivitäten und / oder am Prozess zu betei- ligende Stellen zu erkennen und die hierfür erforderlichen Schritte einzu- leiten,  die Form der Weiterentwicklung der Aktivitäten und die sich hieraus er- gebenden Zuständigkeiten im Team zu klären und  die Dokumentation der Aktivitäten („Steckbrief“) und die für ihre Weiter- verfolgung erforderlichen Arbeiten („Plan“). Die auf diese Weise erstellten Unterlagen werden den bisher beteiligten Stellen zur Verfügung gestellt. Auf dieser Grundlage lädt die Sozialraumkoordination die Beteiligten zu ei- ner abschließenden Sitzung ein, in der über die Fortführung der Planung ge- sprochen und entschieden wird. Zugang / Knoten Fortführung der Planung auf SRG- Ebene möglich? Je nachdem, ob die Fortführung der Planung im Sozialraumgebiet möglich ist oder nicht, nimmt der Prozess verschiedene weitere Verläufe. Die Gründe dafür, dass die Fortführung der Planung im Sozialraumgebiet nicht möglich ist, können unterschiedlich sein und führen entweder  zur Klärung der Dringlichkeit durch die Geschäftsstelle / V/3  zur Übergabe der Planung an einen Dritten oder  zum Abbruch. Ist die Fortführung der Planung im Sozialraumgebiet möglich, wird der Pla- nungsprozess fortgesetzt. Ergebnis Kein Projekt Ergibt die Prüfung, dass die Fortführung der Planung im Sozialraumgebiet nicht möglich ist, weil grundlegende Gründe dafür sprechen, das Thema nicht weiter zu verfolgen, erfolgt ein Abbruch der Arbeiten. Die Sozialraum- koordination dokumentiert den Abbruch und die Gründe hierfür. Ergebnis Planung durch Dritte Ergibt die Prüfung, dass die Fortführung der Planung im Sozialraumgebiet nicht möglich ist, weil die Übertragung der weiteren Arbeiten auf einen exter- nen Dritten aus fachlichen und / oder wirtschaftlichen Gründen sinnvoller ist, überträgt die Sozialraumkoordination die weiteren Arbeiten an den externen Dritten und dokumentiert diese Übertragung und die Gründe hierfür. Aktivität Dringlichkeit bewerten Hinweis: Die Aktivität kann auch durch einen zweiten Pfad ausgelöst werden (s. o.). Ergibt die Prüfung, dass die Fortführung der Planung im Sozialraumgebiet nicht möglich ist, weil z. B. Unklarheit und / oder Uneinigkeit darüber be- steht, wer für die Weiterentwicklung zuständig ist, wird das Thema entspre- chend aufbereitet und der Geschäftsstelle / V/3 übergeben. Auf der Grundlage der übergebenen Dokumente prüft die Geschäftsstelle / V/3 den Sachverhalt und klärt dabei insbesondere, ob die weitere Bearbei- tung des Themas dringlich ist oder nicht. Zugang / Knoten Hohe Dringlichkeit? Je nachdem, ob die Dringlichkeit hoch ist oder nicht, nimmt der Prozess ver- schiedene weitere Verläufe. Ergebnis Kurzfristige inte- grierte Bewertung Ist die Dringlichkeit hoch, überführt die Geschäftsstelle / V/3 die Arbeiten in den Prozess „Kurzfristige integrierte Bewertung“, um für einen zügigen Ab- schluss der Planung und eine kurzfristige Umsetzung der Maßnahmen zu sorgen. Sie dokumentiert die Übergabe und die betreffenden Gründe. Ergebnis Integrierte Sozial- raumgebietsanalyse Ist die Dringlichkeit nicht hoch, überführt die Geschäftsstelle / V/3 die Arbei- ten in den Prozess „Integrierte Sozialraumgebietsanalyse“, damit das Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Projektentwicklung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 76 von 118 Ereignisse, Aktivitä- ten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Thema im Kontext der mittel- bis langfristigen Weiterentwicklung des Sozial- raums behandelt werden kann. Sie dokumentiert die Übergabe und die Gründe. Aktivität Projektplanung begleiten und koordinieren Ergibt die Prüfung, dass die Fortführung der Planung im Sozialraumgebiet möglich ist, begleitet und koordiniert die Sozialraumkoordination die auf der Aktivitätenplanung aufbauende Planung des konkreten Projekts. Die Sozialraumkoordination bindet zu diesem Zweck die an der Aktivitäten- planung bisher Beteiligten weiter ein. Je nachdem, welche Erkenntnisse sich aus der bisherigen Planung ergeben haben, kann es an dieser Stelle im Pro- zess dazu kommen, dass einzelne Beteiligte das Team verlassen und / oder andere hinzukommen. Organisatorisch bietet es sich an, die entwickelten Strukturen weiter zu nutz- ten, wenn sie sich als praktikabel und effizient erwiesen haben. Inhaltlich werden die im Rahmen der Aktivitätenentwicklung erarbeiteten Un- terlagen um einzelne Punkte ergänzt und bei Bedarf präzisiert. Das Ziel besteht darin, das Projekt so zu beschreiben, dass es in den Pro- zess der Umsetzungsbegleitung überführt werden kann. Zu diesem Zweck sind (wenn noch nicht erfolgt) die Zielsetzung, der Zeit- plan, die erforderlichen Ressourcen und die an der Umsetzung beteiligten Akteur*innen so zu beschreiben, dass der für die Umsetzung vorgesehene Projektträger die Informationen übernehmen und damit selbständig weiterar- beiten kann (Projektsteckbrief, Projektplan). Die auf diese Weise erstellten Unterlagen werden den beteiligten Stellen zur Verfügung gestellt. Aktivität Vorstellung des Projektplanungsstandes Die Sozialraumkoordination stellt sicher, dass die Ergebnisse, der Planungs- stand und das weitere Vorgehen (vorrangig im Rahmen einer Stadtteilkonfe- renz) vorgestellt werden. Ergebnis Umsetzungsbeglei- tung Ist die Projektplanung abgeschlossen, überführt die Sozialraumkoordination die Ergebnisse in den Prozess „Umsetzungsbegleitung“. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Umsetzungsbegleitung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 77 von 118 5.3.2.3 Umsetzungsbegleitung In diesem Prozess geht es um die Begleitung der in den SRG umgesetzten Projekte und Maßnahmen . Weitere Details zu dem Prozess sind in der Übersicht 26 zusammengestellt. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Umsetzungsbegleitung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 78 von 118 Abbildung 16 zeigt die grafische Prozessdarstellung, die Erläuterungen dazu finden sich in Übersicht 27. Übersicht 26: Prozess-Steckbrief „Umsetzungsbegleitung“ Ziel Das Ziel besteht in der unterstützenden Begleitung und im Monitoring eines sozialräum- lich entwickelten Projektes, das i. d. R. durch einen Projektträger ausgeführt wird. Die Sozialraumkoordination ist zeitnah über den Verlauf und die (Zwischen-)Ergebnisse des Projektes informiert (i. S. v. „Wo steht das Projekt?“, „Wird das Ziel erreicht?“). Die Kommunikation in das Sozialraumgebiet ist sichergestellt. Auslöser Prozess „Projektentwicklung“ Ergebnis Prozess „Sozialraumgebietsevaluation“ Weitere Schnittstellen Im Rahmen der Projektumsetzung werden Erkenntnisse aus dem Prozess der Sozial- raumgebietsevaluation aufgenommen und in die Aktivität der laufenden Abstimmung über den Plan- / Istabgleich aufgenommen. Am Ende des Prozesses werden Erkennt- nisse aus der Auswertung in den Prozess der Sozialraumgebietsevaluation übergeben. Mitgeltende Dokumente Dokumentation sowie ggf. Projektberichte (wenn mit Projektträger zuvor vereinbart) Verantwortlich Sozialraumkoordination (des jeweiligen Sozialraumgebietes) Mitwirkende  Geschäftsstelle / V/3  Projektteam / Projektträger  Bürgeramtsleitungen und Fachämter Bewertungs- kriterien / Kernprozes- sindikatoren Die dem Prozess zugeordneten Bewertungskriterien / Kernprozessindikatoren helfen, die folgenden, ergebnis- und prozessbezogenen Fragen zu beantworten: Ergebnisbezogene Fragen  Welche Bezeichnung hat das Projekt?  Nur bei komplexen Projekten: o Welche Barrieren / Hürden zeigen sich? Was könnte besser laufen? o Wie ist der Status des Projekts? Wie erklären sich Abweichungen zwischen Ist- und Planwert(en)? o Läuft das Projekt planmäßig? Wenn nicht: Wurden Anpassungsmaßnahmen in Bezug auf Zeit und Ergebnis ergriffen? o Wenn ja: Welche? o Welche Rahmenbedingungen sind hierbei zu berücksichtigen. o Wie wurde das Projekt beendet (beendet oder abgebrochen)? o bei Abbruch: Warum wurde es abgebrochen? Prozessbezogene Fragen  Welche sind die wesentlichen Beteiligten / Hauptansprechpartner?  Ist die Sozialraumkoordination im Projektteam vertreten?  Gibt es einen Projektträger, der das Projekt übernimmt?  Ist es ein Kooperationsprojekt (ein Steuerungsgremium und mehrere beteiligte Ak- teur*innen)?  War es notwendig die Geschäftsstelle / V/3 zur Projektumsetzung hinzuziehen?  Wurde die Stadtteilkonferenz über den Projektfortschritt und den Abschluss infor- miert?  Ist das sozialräumliche Thema abgeschlossen oder besteht es weiterhin?  Wurde das Netzwerk fortlaufend über das Projekt und den Abschluss informiert?  Wann wurde das Projekt begonnen, wann beendet? Begriffe (vgl. Glossar)  Projektsteckbrief, Projektplan, Projektbericht  Monitoring Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Umsetzungsbegleitung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 79 von 118 Abbildung 16: Grafische Prozessdarstellung „Umsetzungsbegleitung“ Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Umsetzungsbegleitung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 80 von 118 Übersicht 27: Beschreibung des Prozessablaufs „Umsetzungsbegleitung“ Ereignisse, Aktivitä- ten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Aktivität Projektentwicklung Ausgangspunkt des Prozesses sind der Prozess „Projektentwicklung“ und die dort erarbeiteten und dokumentierten (Zwischen-)Ergebnisse sowie der Projektplan. Aktivität Abstimmung mit Pro- jektteam / Projektträger Auf der Grundlage der im Prozess „Projektentwicklung“ erarbeiteten Unterla- gen nimmt die Sozialraumkoordination Kontakt zu dem für die Umsetzung des Projektes verantwortlichen Team bzw. Projektträger auf. Berücksichtigt werden hierbei die individuellen Rahmenbedingungen des Projektes. Geklärt werden in diesem Zusammenhang u. a. auch die zukünftigen Rollen der ein- zelnen Beteiligten einschließlich der Berichtspflichten. Zugang / Knoten Nach Abstimmung der Projektinhalte und des Projektvorgehens übernimmt der / das verantwortliche Projektträger / Projektteam das Projekt. Im weiteren Projektverlauf bestehen die Aufgaben der Sozialraumkoordination in der Be- gleitung des Projektes (s. u.). Aktivität Projektumsetzung ge- mäß Planung Das Projektteam / der Projektträger setzt das Projekt eigenverantwortlich auf Grundlage der vorliegenden Planung um. Aktivität Regelmäßig und bei Bedarf informieren Das Projektteam / der Projektträger informiert die Sozialraumkoordination re- gelmäßig und bei Bedarf aktiv (und auf Rückfrage) über den jeweiligen Pro- jektstand und beantwortet entsprechende Anfragen seitens der Sozialraum- koordination. Aktivität Umsetzungsstand nachhalten, Austausch im SRG ermöglichen Die Sozialraumkoordination hat ein eigenes Interesse daran, über den Sach- stand informiert zu werden. Daher hält sie die Meldungen des Projektteams / Projektträgers regelmäßig (z. B. im Rahmen der Stadtteilkonferenzen) nach. Die Sozialraumkoordination informiert die betreffenden Netzwerke über den Sachstand. Zugang / Knoten Umsetzung gemäß Plan? Je nachdem, ob die Umsetzung des Projektes nach Plan verläuft oder nicht, nimmt der Prozess unterschiedliche Verläufe. Verläuft das Projekt  nach Plan, wird es fortgesetzt  nicht nach Plan, führt dies zu einem Austausch der Beteiligten. Aktivität Über Plan-/ Ist- abweichung und An- passungs-möglichkei- ten austauschen Weicht das Projekt in Bezug auf die Zielerreichung, die Ressourcen und / o- der die zeitlichen Rahmenvorgaben vom Plan ab, lädt die Sozialraumkoordi- nation das Projektteam / den Projektträger zu einem Austausch ein. Hierbei geht es um die Gründe für die Abweichung(en), die sich daraus ggf. erge- benden Folgen und mögliche Gegensteuerungsmaßnahmen inkl. Zuständig- keiten. Zugang / Knoten Unterstützung der Geschäftsstelle / V/3 er- forderlich? Je nachdem, ob die Sozialraumkoordination eine Unterstützung seitens der Geschäftsstelle / V/3 für erforderlich hält oder nicht, nimmt der Prozess un- terschiedliche Verläufe. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Umsetzungsbegleitung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 81 von 118 Ereignisse, Aktivitä- ten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Aktivität Projekt unterstützen Stellt die Sozialraumkoordination fest, dass eine Unterstützung seitens der Geschäftsstelle / V/3 erforderlich ist, spricht sie die Geschäftsstelle / V/3 an. Die Geschäftsstelle / V/3 sucht daraufhin nach Möglichkeiten der Unterstüt- zung und stimmt sich diesbezüglich mit der Sozialraumkoordination ab. Un- terstützungsmöglichkeiten bestehen beispielsweise darin, Gespräche mit un- terschiedlichen Stellen zu führen, Kontakte herzustellen und / oder am Ab- stimmungstermin selbst teilzunehmen. Aktivität Sozialraumgebiets- evaluation Aus dem Prozess der Sozialraumgebietsevaluation können sich (z. B. in Vor- bereitung auf eine Meilensteinkonferenz) Erkenntnisse für die Projektumset- zung ergeben, die über die Sozialraumkoordination an den Projektträger kommuniziert werden. Beispiele hierfür können sich verändernde Rahmen- bedingungen, Wechselwirkungen zu anderen oder Abhängigkeiten zu neuen Prozessen sein, die bei der weiteren Planung und Steuerung zu berücksichti- gen sind. Zugang / Knoten Projekt fortsetzen? Das Projektteam / der Projektträger stellt fest, ob das Projekt fortgesetzt wer- den kann. Je nachdem, ob das Projekt fortgesetzt werden kann oder nicht, nimmt der Prozess unterschiedliche Verläufe. Aktivität Projektumsetzung fort- setzen Verläuft die Projektumsetzung nach Plan oder hat eine Abstimmung zu den Plan- / Istabweichungen stattgefunden, führt das Projektteam / der Projekt- träger das Projekt fort. Zugang / Knoten Vor Abschluss? Je nachdem, ob das Projekt vor seinem Abschluss steht oder nicht, nimmt der Prozess unterschiedliche Verläufe.  Steht es nicht vor dem Abschluss, wird es weiter umgesetzt (siehe Aktivi- tät „Projektumsetzung gemäß Planung“)  Anderenfalls folgt die Aktivität „Projekt abschließen“ Aktivität Projekt abschließen Nach Erreichen der Projektziele und Beendigung aller hierfür erforderlichen Arbeiten schließt das Projektteam / der Projektträger das Projekt ab. Aktivität Projekt auswerten, Reflexion, Netzwerk informieren Die gemeinsame Reflexion bezieht sich insbesondere auf die Ausrichtung, die Ziele und Inhalte des Projektes. Das Projekt wird darüber hinaus anhand folgender Fragestellung ausgewertet:  Mehrwert für Stadtteil  Zugänge zu Interessengruppen  Rückmeldung der Teilnehmenden  Einschätzung des Projektträgers  Aussagen zur Nachhaltigkeit (Weiterführung oder Transfer). Dies bildet die Grundlage für die Einschätzung, ob bzw. in welchem Umfang die Ziele erreicht wurden und welchen Einfluss dabei externe Rahmenbedin- gungen bzw. die Wechselwirkungen zu anderen Projekten genommen ha- ben. Die Sozialraumkoordination dokumentiert die Ergebnisse und schließt damit die (projektbegleitende) Dokumentation ab. Aktivität Sozialraumgebiets- evaluation Ist das Projekt abgeschlossen, überführt die Sozialraumkoordination die Er- gebnisse in den Prozess „Sozialraumgebietsevaluation“. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Vernetzung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 82 von 118 5.3.2.4 Vernetzung Der Prozess der Vernetzung dient dazu, im Sozialraumgebiet einen allgemeinen Austausch sowie einen Austausch über spezifische, komplexe sozialräumliche Themen und eine integrierte Zusammenarbeit zu ermöglichen. Weitere Details zu dem Prozess sind in der Übersicht 28 zusammengestellt. Abbildung 17 zeigt die grafische Prozessdarstellung, die Erläuterungen dazu finden sich in Übersicht 29. Übersicht 28: Prozess-Steckbrief „Vernetzung“ Ziel Zur Vernetzung werden Austauschplattformen aufgebaut und gepflegt. Dabei ist zu un- terscheiden zwischen Netzwerken, die von der Sozialraumkoordination wesentlich orga- nisiert und koordiniert werden (im Folgenden „eigene Netzwerke“) und solchen, die an- dere Akteur*innen (vor Ort) leiten und an denen sich die Sozialraumkoordination betei- ligt. Die Vernetzung ist Kernbestandteil der Aufgaben der Sozialraumkoordination als in- termediäre Instanz zwischen verschiedenen Akteur*innen vor Ort. Auslöser (für die Gründung eines Arbeitskreises / Netzwerks):  Ermittlung und Bearbeitung sozialräumlicher Themen und Verbesserung der Zusam- menarbeit sowie Informationsaustausch  Ggf. Prozess „Sozialräumliche Themenermittlung“  Ggf. Prozess „Projektentwicklung“ Ergebnis  Ist die Zusammenarbeit einmal entwickelt, läuft sie so lange weiter, wie sie den Zie- len und Zwecken des Netzwerks dient. Daher gibt es hierfür keine Nachfolgepro- zesse. Weitere Schnittstel- len  Sozialräumliche Themenermittlung  Projektentwicklung und Umsetzungsbegleitung (z. B. verknüpft über gesendete oder empfangene Informationen aus der oder für die Netzwerkpflege) Mitgeltende Dokumente  Ggf. Geschäftsordnung  Dokumentation „Gremien im Sozialraumgebiet“ Verantwort- lich Sozialraumkoordination (des jeweiligen Sozialraumgebietes) federführend Mitwirkende  Bürgeramtsleitungen (des jeweiligen Stadtbezirks)  Fachämter (aufgrund der jeweiligen Themen)  Geschäftsstelle / V/3  Akteur*innen (vor Ort) / Externe (des jeweiligen Sozialraumgebietes mit Bezug zu den jeweiligen Themen) Bewer- tungskrite- rien / Kernpro- zess-indika- toren Die dem Prozess zugeordneten Bewertungskriterien / Kernprozessindikatoren helfen, die folgenden, ergebnis- und prozessbezogenen Fragen zu beantworten: Ergebnisbezogene Fragen  Wie definiert sich das Netzwerk gemäß der vorhandenen Aufnahmestruktur? Prozessbezogene Fragen  Wurden neue Netzwerke für den sozialräumlichen Austausch organisiert?  Wann wurde das Netzwerk letztmalig in Absprache mit den Teilnehmer*innen (Ziele, Teilnehmer, Organisation) überprüft?  Wünschen die Teilnehmer*innen, dass das Netzwerk weiterhin besteht?  Nur wenn vorhergehende Frage mit „Ja“ beantwortet wurde: Unter Beteiligung der Sozialraumkoordination? Begriffe (s. Glossar)  Akteur*innen (vor Ort)  Arbeitsgruppe  Geschäftsordnung  Intermediäre Funktion  Netzwerk  Sozialräumliches Gremium  Sozialraumprofil Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Kernprozesse: Vernetzung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 83 von 118 Abbildung 17: Grafische Prozessdarstellung „Vernetzung“ Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Unterstützungsprozesse, Kernprozesse Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 84 von 118 Übersicht 29: Beschreibung des Prozessablaufs „Vernetzung“ Ereignisse, Aktivitä- ten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Ereignis Netzwerk aufbauen Für die Arbeit der Sozialraumkoordination ist ein, den Strukturen vor Ort an- gepasster Netzwerkaufbau notwendig, der sich aus der Bearbeitung sozial- räumlichen Themen ergibt. Zugang / Knoten Ausgehend von den vorhandenen Strukturen stellt die Sozialraumkoordina- tion die Informationen zusammen, die notwendig sind, um entscheiden zu können, welche Art von Netzwerk / sozialräumlichem Gremium gegründet werden soll und welche Akteur*innen sie für eine Mitarbeit gewinnen will. Diese Informationen umfassen sowohl die Konkretisierung des Themas / der Themen als auch die Identifikation der vorhandenen Akteur*innen vor Ort. Aktivität Themenkonkretisierung Auslöser zur Gründung eines Netzwerks / sozialräumlichen Gremiums wer- den konkretisiert, so dass die relevanten Aspekte eines Themas deutlich werden. Aktivität Vorhandene Akteur*in- nen (vor Ort) identifizie- ren / analysieren Die zur Bearbeitung notwendigen Akteur*innen (vor Ort) werden hinsichtlich ihrer Bedeutung für die zu behandelnden Themen und damit für das Netz- werk identifiziert. Zugang / Knoten Die Themenkonkretisierung und Akteur*innen-Identifikation werden im Sozi- alraumprofil zusammengeführt. Die Ergebnisse dienen als Entscheidungs- grundlage zur Netzwerkgründung. Aktivität Kontakt zu Akteur*innen aufbauen, notwendige Personen aktivieren Die Sozialraumkoordination wendet sich mit relevanten Informationen an die Bürgeramtsleitungen, die Fachämter, die Geschäftsstelle / V/3 und die Ak- teur*innen (vor Ort), um sie entweder direkt für eine Mitarbeit zu gewinnen oder um über sie Kontakt zu weiteren möglichen Teilnehmer*innen herstellen zu können. Aktivität Mitwirkung / Unterstüt- zung bei der Aktivierung notwendiger Personen Auf der Grundlage der ihnen seitens der Sozialraumkoordination vermittelten Informationen entscheiden die Beteiligten, ob und wie sie sich im vorgesehe- nen Netzwerk / sozialräumlichen Gremium einbringen wollen. Nach Möglich- keit stellen sie Kontakt zu weiteren möglichen Teilnehmer*innen her. Zugang / Knoten Schlüsselpersonen vor- handen? Ausgehend von den Rückmeldungen stellt die Sozialraumkoordination fest, ob die für die angestrebte Netzwerkarbeit zwingend erforderlichen Schlüssel- personen / Organisationseinheiten zugesagt haben oder nicht. Abhängig davon nimmt der weitere Prozess einen unterschiedlichen Verlauf. Aktivität Themenstellung und Teilnehmerkreis über- prüfen Hat eine oder haben mehrere Schlüsselpersonen / -organisationseinheiten abgesagt, überprüft die Sozialraumkoordination die Themenstellung und den vorgesehenen Kreis der Akteur*innen. Die vorgenannten Aktivitäten wieder- holen sich. Dies kann z. B. dazu führen, dass  die Ausprägung des sozialräumlichen Themas angepasst wird  der Kreis der Akteur*innen verändert wird und / oder  die Rahmenbedingungen in einer Weise verändert werden, dass die an- gesprochenen Akteur*innen zusagen können. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Unterstützungsprozesse, Kernprozesse Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 85 von 118 Ereignisse, Aktivitä- ten, Zugänge / Knoten Erläuterungen Aktivität Netzwerk gründen oder anpassen (SG, AK, Unter-AK) Haben alle relevanten Schlüsselpersonen / -organisationseinheiten zuge- sagt, gründet die Sozialraumkoordination das Netzwerk / sozialräumliche Gremium. Sollte eine Anpassung sinnvoll und möglich sein (ergibt sich im fortlaufenden Prozess), können die bei der Gründung getroffenen Festlegungen verändert werden. Festgelegt werden im Zusammenhang der Gründung oder Umwandlung ins- besondere der Teilnehmerkreis, die gemeinsam verfolgten Ziele, sowie Regelungen zur Art der Zusammenarbeit (z. B. in Form einer Geschäftsord- nung). Zwischenergebnis Netzwerk ist gegründet Sind die Absprachen erfolgt, hat ein initiales Gründungstreffen stattgefunden und sind die Grundlagen der Zusammenarbeit festgehalten, ist der das Netz- werk / sozialräumliche Gremium gegründet. Aktivität Netzwerk pflegen Eigene Netzwerke / sozialräumliche Gremien werden von der Sozialraumko- ordination koordiniert und organisiert. Die Beteiligten werden von ihr kontinu- ierlich über alle für die Zusammenarbeit relevanten Themen informiert. Form und Inhalte sind abhängig von den individuellen, räumlichen und zeitli- chen Rahmenbedingungen, den mit dem Netzwerk / sozialräumlichen Gre- mium verfolgten Zielen, den daher behandelten Aufgaben und einer zielfüh- renden Zusammenarbeit. Die relevanten Informationen aus Netzwerken / sozialräumlichen Gremien, an denen die Sozialraumkoordination „nur“ teil- nimmt, werden durch sie auch in andere Netzwerke transportiert. Schnittstellen Ermittlung sozialräumli- cher Themen, Projektentwicklung, Umsetzungsbegleitung Ergeben sich aus der Netzwerkpflege Themen und/oder Informationen, die für weitere Prozesse, insbesondere die der  Ermittlung sozialräumlicher Themen  Projektentwicklung und / oder  Umsetzungsbegleitung wichtig sind, sorgt die Sozialraumkoordination für eine Koordination sowie ei- nen rechtzeitigen und angemessenen Informationsaustausch. Gleiches gilt für Informationen aus den o. g. Prozessen, die für die Netzwerkarbeit wichtig sind. Das Netzwerk dient damit als Ressource für die Entwicklung und Bear- beitung von Projekten. Zwischenergebnis Netzwerk arbeitet kontinuierlich erfolg- reich Um zu beurteilen, ob das Netzwerk kontinuierlich erfolgreich arbeitet, über- prüft die Sozialraumkoordination die Frage nach  einer zielführenden und vom Aufwand- / Nutzenverhältnis her sinnvollen Zusammenarbeit,  der Notwendigkeit der weiteren Zusammenarbeit (Turnus, grds. Bedarf) und  der laufenden Koordination (Sitzungen finden statt, Teilnehmende er- scheinen / fehlen entschuldigt, es gibt Tagesordnungen und eine Ergeb- nissicherung aus denen ersichtlich wird, dass Themen bearbeitet wer- den). Zugang / Knoten Veränderungsbedarf sichtbar? Während der laufenden Netzwerkarbeit können Veränderungen dazu führen, dass sich das Netzwerk und / oder dessen Arbeit verändern müssen. Der Veränderungsbedarf kann unterschiedliche Ursachen haben wie z. B. veränderte Rahmenbedingungen (Zusammensetzung der Beteiligten, der so- zialräumlichen Angebotsstruktur, sich verändernde sozialräumliche Themen Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Unterstützungsprozesse, Kernprozesse Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 86 von 118 Ereignisse, Aktivitä- ten, Zugänge / Knoten Erläuterungen oder ein neuer Gebietszuschnitt) oder die Erkenntnis, dass die Arbeit in der aktuellen Form nicht so fortgeführt werden kann. Aktivität Netzwerk über- prüfen und Perspektive festlegen Wird ein Veränderungsbedarf sichtbar, analysiert die Sozialraumkoordination die Ursachen, überlegt sich Möglichkeiten einer adäquaten Anpassung und einer Neuausrichtung. Die Vorschläge werden innerhalb des Netzwerks / sozialräumlichen Gremi- ums allen Beteiligten vorgestellt und mit ihnen diskutiert. Im Mittelpunkt der Diskussion stehen die Fragen, ob eine Anpassung sinnvoll ist, wie diese An- passung ausgestaltet werden kann und soll und ob diese Anpassungsmaß- nahmen unter den gegebenen Rahmenbedingungen möglich sind. Sich hie- raus ergebende Erkenntnisse werden aufgenommen und weiterverarbeitet. Zugang / Knoten Ist einer Anpassung sinnvoll und möglich? Die gemeinsame Diskussion kann zum Ergebnis führen, dass eine Anpas- sung des Netzwerks sinnvoll und möglich ist oder auch nicht. Abhängig davon nimmt der Prozess einen unterschiedlichen Verlauf. Sind die Anpassungen sinnvoll und möglich, ergibt sich hieraus die Folgeak- tivität der Netzwerkanpassung (s. o.). Ist dies nicht der Fall, führt dies zu ei- nem der folgenden Prozessenden. Ergebnis Auflösung Ist eine Fortsetzung der Netzwerkarbeit auch in angepasster Form nicht sinnvoll möglich, kann dies zur Beendigung der Zusammenarbeit führen. In diesem Falle wird das Netzwerk aufgelöst. Ergebnis Überführung Alternativ können die o. g. Überlegungen dazu führen, dass einzelne oder die Summe aller bisherigen Arbeiten in ein anderes Netzwerk / sozialräumli- ches Gremium oder eine andere Form der Zusammenarbeit überführt wird. Ergebnis Verselbständigung Die o. g. Überlegungen können alternativ auch dazu führen, dass das Netz- werk / sozialräumliche Gremium zwar bestehen bleibt, sich aber verselbst- ständigt. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Unterstützungsprozesse, Unterstützungsprozesse Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 87 von 118 5.4 Unterstützungsprozesse Bei den Unterstützungsprozessen unterscheidet die Stadt Köln zwischen den im Folgenden näher erläu- terten Abläufen: 1. Informationsmanagement 2. Gesamtkoordination und Unterstützung der sozialraumorientierten Verwaltung 5.4.1 Informationsmanagement In diesem Prozess geht es darum, den notwendigen Informationsfluss unter den Beteiligten sicher zu stellen. Weitere Details zu dem Prozess sind in der Übersicht 30 zusammengestellt. Beschreibungen der Aktivitäten des Informationsmanagements finden sich in Übersicht 31. Übersicht 30: Prozess-Steckbrief „Informationsmanagement“ Ziel Das Ziel besteht darin, die am Programm „Lebenswerte Veedel“ beteiligten Bürgeramtsleitungen, Träger und Sozialraumkoordinator*innen in einem jeweils angemessenen Umfang über die aktuellen inhaltlichen und organi- satorischen Aspekte zu informieren. Auslöser Regelmäßige Informationsgespräche mit den einzelnen Beteiligten Ergebnis Auf dem neuesten Stand informierte Beteiligte Schnittstellen Mögliche Informationen können sich aus allen Führungs - und Kernprozes- sen ergeben. Die im Prozess gewonnenen Informationen werden den an den folgenden Prozessen Beteiligten weitergegeben:  Programmcontrolling  Programmevaluation und  Weiterentwicklung des Programms. Mitgeltende Dokumente  Protokolle regelmäßiger Treffen  Informations- und Themensammlung Verantwortlich Geschäftsstelle / V/3 federführend (d. h. verantwortlich für die Koordination und Durchführung des Prozesses) Mitwirkende  Bürgeramtsleitungen  Träger der Sozialraumkoordinationen  Sozialraumkoordinator*innen Übersicht 31: Beschreibung der Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Informationsmanagement Aktivitäten (Zuständig) Erläuterungen Aufnahme der Tätigkei- ten (Zuständig: Ge- schäftsstelle / V/3) Der Prozess beginnt anlassbezogen oder aufgrund regelmäßiger Ge- sprächstermine. Anlass kann eine neue Information sein, die z. B. durch Erkenntnisse aus einem Sozialraumgebiet, aktuell neuer Fördermöglichkei- ten, dringender Entwicklungen (Stichwort: Corona-Pandemie) o. ä. hervor- gerufen werden und die unmittelbar weitergegeben werden sollen. Eine regelmäßige Information findet im Rahmen der Arbeitstreffen zwi- schen der Geschäftsstelle / V/3 und  den Bürgeramtsleitungen mindestens einmal jährlich  den Trägern mindestens einmal jährlich und  der Sozialraumkoordination alle zwei Monate statt (vgl. Kap. 4.2). Der Informationsaustausch basiert seitens der Geschäftsstelle / V/3 auf den zwischenzeitlich aufgenommenen Informationen. Laufende Sammlung von Themen (Zuständig: alle Beteiligten) Im Rahmen der laufenden Arbeiten im Programm „Lebenswerte Veedel“ sind alle Beteiligten aufgefordert, Informationen, die für die übrigen Betei- ligten interessant sind, aufzugreifen und der Geschäftsstelle / V/3 zwecks gemeinsamen Austauschs zu übermitteln. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Unterstützungsprozesse, Unterstützungsprozesse Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 88 von 118 Aktivitäten (Zuständig) Erläuterungen Aufnahme und Doku- mentation der Informati- onen (Zuständig: Ge- schäftsstelle / V/3) Die Geschäftsstelle / V/3 sammelt die ihr vorliegenden Informationen ebenso wie die der anderen Beteiligten und dokumentiert sie. Hierbei wer- den die folgenden Informationen aufgenommen:  Quelle: Hinweisgebende Stelle  Empfänger*in: zu informierende Beteiligte  Inhalte: relevante Informationen Auf dieser Grundlage nimmt die Geschäftsstelle / V/3 auch eine erste Ein- schätzung dazu vor, ob es sich um Informationen handelt, über die die Be- teiligten unmittelbar zu informieren sind, oder ob sie im jeweils nächsten Arbeitsgruppentermin vermittelt werden können. Arbeitsgruppentermine planen (Zuständig: Ge- schäftsstelle / V/3) Die Geschäftsstelle / V/3 legt zu Beginn eines Jahres die Arbeitsgruppen- termine fest und lädt alle Beteiligten ein. Sie bereitet die Termine vor, in dem sie die zwischenzeitlich gesammelten Informationen adressatengerecht aufbereitet und zusammenstellt. Arbeitsgruppentermine durchführen und nach- bereiten (Zuständig: Ge- schäftsstelle / V/3, Mitwirkung: Teilneh- mer*innen) Die Geschäftsstelle / V/3 organisiert die Arbeitsgruppentermine in Form ei- ner virtuellen Veranstaltung (mit Hilfe des Systems Big Blue Button) oder als Präsenztermin. Sie stellt die für diese Zwecke aufbereiteten Informatio- nen vor und moderiert die Diskussion. Über die Sitzung fertigt sie ein Pro- tokoll, versendet dieses nach dem Termin an die Beteiligten und legt es auf dem Laufwerk ab. Ad hoc Informationen (Zuständig: Geschäfts- stelle / V/3, Mitwirkung: Teilnehmer*innen) Für den Fall, dass die Geschäftsstelle / V/3 Kenntnis von Informationen er- langt, über die die Beteiligten unmittelbar zu informieren sind, sorgt sie für eine entsprechend zügige Informationsvermittlung. Diese erfolgt je nach Bedarf in geeigneter Weise, z. B. in Form von ad hoc Terminen oder einer Rundmail. 5.4.2 Gesamtkoordination und Unterstützung der sozialraumorientierten Verwaltung In diesem Prozess geht es darum, die Arbeiten der am Programm „Lebenswerte Veedel“ Beteiligten in- haltlich und organisatorisch aufeinander abzustimmen und auf die jeweiligen Sozialraumgebiete hin aus- zurichten. Weitere Details zu dem Prozess sind in der Übersicht 32 zusammengestellt. Die Beschrei- bung der Aktivitäten findet sich in Übersicht 33. Übersicht 32: Prozess-Steckbrief „Gesamtkoordination und Unterstützung der sozialraumorientierten Verwaltung“ Ziel Die Gesamtkoordination hat übergreifenden Charakter. Sie profitiert von dem Gesamt- überblick über alle Sozialraumgebiete und den Erkenntnissen aus der Sozialplanung. Sie bildet einen fachlichen und organisatorischen Rahmen und hält die Beteiligten über alle zentralen Entwicklungen auf dem Laufenden. Sie sorgt auf diese Weise für eine im Wesentlichen einheitliche Grundausrichtung auf die Ziele des Programms. Auslöser Einzelne Tätigkeiten, die diesem Prozess zugeordnet sind, beginnen anlassbezogen und / oder regelmäßig. Die in Frage kommenden Auslöser werden im Folgenden in Bezug auf die einzelnen Tätigkeiten beschrieben (s. u.). Ergebnis Aufgrund der breit angelegten Zielsetzung (s. o.) kann der Prozess zu vielfältigen Er- gebnisse führen. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um  eine höhere Transparenz bei allen Beteiligten in Bezug auf die in Politik und Ver- waltung einerseits und bei der Sozialraumkoordination andererseits vorhande- nen Informationen  eine verbesserte inhaltlich-organisatorische Abstimmung der Prozesse zwischen den Beteiligten und (bedingt dadurch) Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Unterstützungsprozesse, Unterstützungsprozesse Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 89 von 118  eine reibungslosere, stärker auf die Bürger*innen und die Sozialraumgebiete be- zogene und effizientere Zusammenarbeit der Beteiligten. Schnittstellen Das Ziel der Gesamtkoordination bezieht sich auf die Arbeiten in allen Prozessen. Dar- aus ergeben sich auch Schnittstellen zu allen Prozessen. Mitgeltende Dokumente  Evaluationsberichte  Informationen für die Politik und die Öffentlichkeit Verantwortlich Geschäftsstelle / V/3 federführend Mitwirkende  Bürgeramtsleitungen / Fachämter  Träger der Sozialraumkoordinationen  Sozialraumkoordinator*innen Übersicht 33: Beschreibung der Aktivitäten im Zusammenhang mit der Gesamtkoordination und Unter- stützung der sozialraumorientierten Verwaltung Aktivitäten Erläuterungen Aufnahme der Tä- tigkeiten (Zuständig: Ge- schäftsstelle / V/3) Der Prozess setzt sich aus verschiedenen, aufeinander abgestimmten Einzelak- tivitäten zusammen und betrifft die laufende Zusammenarbeit zwischen allen am Programm „Lebenswerte Veedel“ Beteiligten. Einzelne Tätigkeiten, die diesem Prozess zugeordnet sind, beginnen anlassbezogen und / oder regelmäßig. Anlass für die Aufnahme von Arbeiten kann z. B. eine neue Information aus ei- nem Sozialraumgebiet über ein sozialräumliches Thema oder eine Information der Verwaltung in Bezug auf eine neue Fördermöglichkeit sein, die unmittelbar an einen größeren Kreis von Beteiligten weitergegeben werden soll. Regelmäßig wiederkehrende Arbeiten ergeben sich z. B. aus der Vorbereitung politischer Gremien wie  dem politischen Steuerungsgremium und  den Sitzungen der Bezirksvertretungen. Koordination und Abstimmung der Ziele und Aufga- ben (Zuständig: Geschäftsstelle / V/3) Aus der Arbeit im Programm „Lebenswerte Veedel“ können sich Ziele und Auf- gaben ergeben, die u. a. auch von einem oder mehreren Ämtern verfolgt wer- den. Umgekehrt kann es sein, dass ein oder mehrere Ämter an Themen arbei- ten, die einen Bezug zu einem oder mehreren Sozialraumgebieten haben. Ver- waltungsbereiche mit entsprechenden Schnittstellen sind z. B. das Amt für Stadtentwicklung und Statistik, das Amt für Soziales und Senioren und das Amt für Kinder, Jugend und Familie. Die Geschäftsstelle / V/3 nutzt ihre Kontakte zur Sozialraumkoordination und zu den Ämtern und Dienststellen und nimmt entsprechende Informationen auf, um mögliche Schnittstellen und Überschneidungen rechtzeitig zu erkennen. Infor- mationen hierüber gibt die Geschäftsstelle / V/3 weiter, um eine hinreichende Transparenz über die Ziele und Aktivitäten bei allen Beteiligten herzustellen. Sie stellt einen Kontakt zwischen den Beteiligten her und sorgt für eine fachlich- inhaltliche und organisatorische Abstimmung zwischen den Beteiligten im Sinne einer integrierten Aufgabenwahrnehmung. Beteiligung an der Definition von Handlungs- bedarfen, Prioritä- ten und Arbeits- schwerpunkten (Zuständig: GS / V/3, Mitwirkung: BAL, FÄ, SRK, Ak- teur*innen vor Ort) In verschiedenen Prozessen geht es darum, Ziele, sozialräumliche Handlungs- bedarfe und/oder daraus abgeleitete Maßnahmen (unter Berücksichtigung über- geordneter Strategien und mit Blick auf die Entwicklungen in allen Sozialraum- gebieten) zu priorisieren. Die Geschäftsstelle / V/3 bringt ihre Kenntnisse aus der Beschäftigung mit diesen Querschnittsthemen in die Diskussion ein (z. B. im Rahmen von Arbeitstreffen mit der SRK und in Sozialraumkonferenzen) und nimmt eine Bewertung aus zentraler Sicht vor. Sie unterstützt damit die übrigen Beteiligten bei einer ausgewogenen Analyse, Bewertung und Festlegung von Handlungsschwerpunkten. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Unterstützungsprozesse, Unterstützungsprozesse Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 90 von 118 Aktivitäten Erläuterungen Sondierung und Akquisition von Fi- nanzierungsmög- lichkeiten (Zuständig: GS / V/3, Mitwirkung: Amt 15 – Amt für Stadt- entwicklung und Statistik) Die Geschäftsstelle / V/3 ist an zentraler Stelle  einerseits über die Ziele, die Aufgaben und die im Programm „Lebens- werte Veedel“ geplanten Maßnahmen und  andererseits auch (in Kooperation mit Amt 15 – Amt für Stadtentwicklung und Statistik) über öffentliche Förderprogramme oder Stiftungsgelder in- formiert. Die Geschäftsstelle / V/3 nutzt diese Informationen, indem sie einen Abgleich durchführt, um festzustellen, ob sich hieraus Finanzierungsmöglichkeiten für ein- zelne oder mehrere, miteinander zusammenhängende Maßnahmen ergeben können. Falls sie Fördermöglichkeiten erkennt, informiert sie die Beteiligten, führt eine Abstimmung herbei und unterstützt bei Bedarf bei der Vermittlung wei- terführender Kontakte. Öffentlichkeitsar- beit (Zuständig: GS / V/3, Mitwirkung: Presse- und Informationsamt) Unterschiedliche Anlässe (wie z. B. die Verabschiedung eines Sozialraumge- bietsplans) führen zu einem gesteigerten Interesse der Öffentlichkeit an den Zie- len, Inhalten und Ergebnissen des Programms. Um in diesen Fällen einen einheitlichen und zuvor mit den Beteiligten abge- stimmten Außenauftritt zu gewährleisten, unterstützt die Geschäftsstelle / V/3 die Beteiligten bei der Darstellung des Programms gegenüber der Öffentlichkeit. Sie stellt hierfür Informationen bedarfsweise zusammen, bereitet Inhalte ziel- gruppenorientiert auf, wählt in Abstimmung mit dem Presse- und Informations- amt die passenden Vermittlungs- und Kommunikationsform und unterstützt die Beteiligten bei der Vorstellung der Inhalte. Unterstützung in der Zusammenar- beit mit politischen Gremien (Zuständig: GS / V/3) Im Rahmen der Arbeit am Programm „Lebenswerte Veedel“ kommt es regelmä- ßig und anlassbezogen zu einer politischen Befassung mit einzelnen Inhalten. Regelmäßig findet diese in wiederkehrenden Terminen (z. B. der Bezirksvertre- tungen und des politischen Steuerungsgremiums) statt. Anlassbezogen kommt es zu einer Unterrichtung (von z. B. Ausschüssen über die Ergebnisse einer Evaluation) oder einer Entscheidung (z. B. des Rats bei Vorliegen einer Be- schlussvorlage). Um zu gewährleisten, dass die Beteiligten über die Gesamtzusammenhänge und die jeweiligen politischen Beschlusslagen informiert sind, unterstützt die Ge- schäftsstelle / V/3 die Beteiligten bei der Zusammenarbeit mit politischen Gre- mien. Bei Bedarf bereitet sie die hierfür wichtigen Informationen auf und unter- stützt die Beteiligten bei der Erarbeitung von z. B. Vorlagen und der Beantwor- tung von Anfragen. Unterstützung bei der Verknüpfung von Prozessen und der Ableitung von allgemeinen Ver- besserungs- hinweisen (Zuständig: GS) Die Kenntnis über die Zusammenhänge der jeweils aktuell laufenden Prozesse hilft der Geschäftsstelle / V/3, inhaltliche und / oder organisatorische Zusam- menhänge und Schnittstellen zu erkennen. Diese können sich beispielsweise aus Rückkopplungen ergeben zwischen der Projektentwicklung, der integrierten kurzfristigen Bewertung und der Integrierten Sozialraumgebietsanalyse. Die Ge- schäftsstelle / V/3 greift diesbezügliche Informationen auf, informiert die Beteilig- ten über die Zusammenhänge und / oder macht auf die Relevanz von inhaltli- chen Aspekten für weitere Prozesse aufmerksam. Sie sorgt auf diese Weise für eine integrierte Betrachtung der Inhalte und Abläufe. Darüber hinaus beteiligt sich die Geschäftsstelle / V/3 an den Prozessen der so- zialraumgebietsbezogenen Evaluation, der Programmevaluation und der Weiter- entwicklung des Programms. Sie unterstützt die Beteiligten bei der Ableitung von Ideen zur fachlichen und organisatorischen Weiterentwicklung und hilft auf diese Weise bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Programms. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Unterstützungsprozesse, Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 91 von 118 5.5 Verantwortungsmatrix: Übersicht der Aufgaben der Gremien und Akteur*innen in den Prozes- sen Übersicht 34 gibt einen Überblick über die Art, in der die am Programm beteiligten Gremien und Akteur*in- nen in die Aktivitäten der einzelnen Prozesse eingebunden sind. Unterschieden wird hierbei zwischen: V = Verantwortung: die Beteiligten sind verantwortlich für die Koordination und Durchführung M = Mitwirkung: die Mitwirkenden beteiligen sich aktiv an der Erarbeitung der wesentlichen (Zwischen-) Ergebnisse (sie sind oder werden daher auch über die Ergebnisse informiert) I = Information: die Beteiligten werden direkt und unmittelbar durch die Verantwortlichen oder die Mit- wirkenden informiert Übersicht 34: Prozesse und die Funktionen der Beteiligten Akteur*innen/Gremien Prozess Politisches Steue- rungsgremium Stadtteilkonferenz Bürger*innenkonferenz Sozialraumkonferenz Sozialraumkoordina- tion Planungskonferenz Meilensteinkonferenz Bürgeramtsleitung Fachämter V/3 Stabsstelle Sozial- planung Geschäftsstelle Akteur*innn im Sozial- raumgebiet 1. Führungsprozesse 1.1 Zielvereinbarung M M M V 1.2 Programmcontrolling M M M M V 1.3 Jahresberichtswesen Sozialraumgebiet V M M M Alle Gebiete I M V 1.4 Programmevaluation I I I M V M M 1.5 Weiterentwicklung des Programms I M M M M V 2. Kernprozesse 2.1 Mit der Sozialplanung verbundene Kernprozesse 2.1.1 Integrierte Sozialraumge- bietsanalyse M M M M M V M 2.1.2 Integrierte Sozialraumgebiets- planung M M M M V M M 2.1.3 Kurzfristige integrierte Bewertung M M M V M 2.1.4 Sozialraumgebiets- evaluation M M M M V M M 2.2 Kernprozesse der Sozialraumkoordination 2.2.1 Sozialräumliche Themenermittlung M M V M M M M 2.2.1 Projektentwicklung I V M M M M M Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Unterstützungsprozesse, Verantwortungsmatrix: Übersicht der Aufgaben der Gremien und Akteur*innen in den Prozessen Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 92 von 118 Akteur*innen/Gremien Prozess Politisches Steue- rungsgremium Stadtteilkonferenz Bürger*innenkonferenz Sozialraumkonferenz Sozialraumkoordina- tion Planungskonferenz Meilensteinkonferenz Bürgeramtsleitung Fachämter V/3 Stabsstelle Sozial- planung Geschäftsstelle Akteur*innn im Sozial- raumgebiet 2.2.1 Umsetzungs- begleitung I V I M M M 2.2.1 Vernetzung M V M M M M M 3. Unterstützungsprozesse 3.1 Informations- management M M M V 3.2 Gesamtkoordination und Unterstützung der sozialraumorien- tierten Verwaltung M M M M V Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Unterstützungsprozesse, Prozesslandkarte Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 93 von 118 5.6 Prozesslandkarte Das Zusammenwirken der in den letzten Kapiteln dargestellten Einzelprozesse wird in der folgenden Pro- zesslandkarte dargestellt: Abbildung 18: Prozesslandkarte im Programm „Lebenswerte Veedel“ Unabhängig von den spezifischen Arbeitsinhalten durchläuft die sozialraumorientierte Zusammenarbeit die folgenden Phasen (vgl. auch Kap. 2.2):  Planung (mit einer klaren und nachvollziehbaren Beschreibung der Ziele, der hieraus abgeleiteten Aufgaben, der Beteiligten und erforderlicher Ressourcen sowie des zeitlichen Horizonts inkl. Mei- lensteine)  Umsetzung (mit den zu treffenden Entscheidungen, den schrittweise erreichten Ergebnissen und der begleitenden Dokumentation)  Monitoring (mit einer Analyse und Bewertung der Art der Zusammenarbeit und der erreichten Er- gebnisse im Vergleich zum ursprünglichen Plan). Die folgende Übersicht 35 zeigt die wesentlichen Verbindungen zwischen den Prozessen in tabellarischer Form: Übersicht 35: Überblick über die wesentlichen Verbindungen zwischen den Prozessen 1. Führungsprozesse Vorläufer bzw. Informations- abgebende Prozesse Prozess Nachfolger bzw. Informations- empfangende Prozesse  Informationen aus grds. al- len Kernprozessen 1.1 Zielvereinbarung  Jahresberichtswesen  Vereinbarte Arbeiten in den Kernprozessen der Sozial- raumkoordination  Informationen aus grds. al- len Kernprozessen 1.2 Programmcontrolling  Jahresberichtswesen  Zielvereinbarung Folie 43. Phase: Monitoring Fachämter Bürgeramtsleitungen Geschäftsstelle / V/3 Sozialraumkoordination Akteure vor Ort und Externe 1. 2. Phase: Umsetzung 1. 1. Phase: Planung Mit der Sozialplanung verbundene Kernprozesse Integrierte Sozialraumgebietsanalyse SRG- Evaluation Kernprozesse der Sozialraumkoordination sozialräumliche Themen- ermittlung Vernetzung, kontinuierliche Zusammenarbeit, Gremienarbeit, Bürgeraktivierung sr. Thema festgestellt Kein sr. Thema Projekt- entwicklung mittelfristig zu lösen im SRG umsetzbar Umsetzungs- begleitung kurzfristig zu lösen abgestimmte Handlungs- erfordernisse Integrierte Sozialraum- gebietsplanung Planung/Umsetzung FÄ Planung/ Umsetzung SRK Kurzfristige integrierte Bewertung Analyse der Ausgangslage (Lebenslagen und Bestand) Bildung von Zielen und Strategien Ermittlung Handlungserfordernisse Führungsprozesse Zielvereinbarung Jahresberichtswesen Weiterentwicklung des Programms Programmcontrolling Programmevaluation Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Unterstützungsprozesse, Prozesslandkarte Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 94 von 118 1. Führungsprozesse Vorläufer bzw. Informations- abgebende Prozesse Prozess Nachfolger bzw. Informations- empfangende Prozesse  Informationsmanagement  Programmevaluation  Weiterentwicklung des Programms  Zielvereinbarung  Programmcontrolling  Informationen aus grds. allen Kernprozessen 1.3 Jahresberichtswesen  Zielvereinbarung  Programmcontrolling  Sozialraumgebietsevaluation  Programmevaluation  Weiterentwicklung des Pro- gramms  Informationen aus grds. allen Führungs- und Kern- prozessen  Informationsmanagement 1.4 Programmevaluation  Weiterentwicklung des Pro- gramms  Informationen aus grds. allen Führungs- und Kern- prozessen 1.5 Weiterentwicklung des Programms Programmevaluation 2. Kernprozesse 2.1 Mit der Sozialplanung verbundene Kernprozesse Vorläufer bzw. Informations- abgebende Prozesse Prozess Nachfolger bzw. Informations- empfangende Prozesse  Projektentwicklung  Sozialraumgebietsevaluation 2.1.1 Integrierte SRG-Analyse  Integrierte SRG-Planung  Integrierte SRG-Analyse 2.1.2 Integrierte SRG-Planung  Projektentwicklung  SRG-Evaluation  (Fachamtsplanung)*  Projektentwicklung 2.1.3 Kurzfristige integrierte Bewertung  Projektentwicklung  (Fachamtsplanung)*  Integrierte SRG-Planung  Projektentwicklung  Umsetzungsbegleitung 2.1.4 SRG-Evaluation  Integrierte SRG-Analyse  Projektentwicklung  Umsetzungsbegleitung 2.2 Kernprozesse der Sozialraumkoordination  Vernetzung 2.2.1 Sozialräumliche Themenermittlung  Projektentwicklung  Sozialräumliche Themen- ermittlung  Integrierte SRG-Planung 2.2.2 Projektentwicklung  Umsetzungsbegleitung  Integrierte SRG-Analyse  Kurzfristige integrierte Be- wertung  Vernetzung (bei Bedarf)  Projektentwicklung 2.2.3 Umsetzungsbegleitung  Sozialraumgebietsevaluation  Sozialräumliche Themen- ermittlung  Projektentwicklung rein 2.2.4 Vernetzung  Sozialräumliche Themen- ermittlung  Projektentwicklung  Umsetzungsbegleitung Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 5. Ablauforganisation, Unterstützungsprozesse, Prozesslandkarte Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 95 von 118 3. Unterstützungsprozesse Vorläufer bzw. Informations- abgebende Prozesse Prozess Nachfolger bzw. Informations- empfangende Prozesse  Informationen aus grds. allen Führungs- und Kernprozessen 3.1 Informationsmanagement  Programmcontrolling  Programmevaluation  Weiterentwicklung des Programms  Informationen aus grds. allen übrigen Prozessen 3.2 Gesamtkoordination  Informationen für grds. alle übrigen Prozesse * Die Fachamtsplanungen stellen keinen Prozess des Programms „Lebenswerte Veedel“ dar. Sie werden hier nur der Vollständigkeit halber erwähnt. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 6. Dokumentation, Unterstützungsprozesse, Mitgeltende Dokumente Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 96 von 118 6 DOKUMENTATION Im Rahmen der Durchführung der beschriebenen Prozesse entstehen Dokumente und Daten, die jeweils einen eigenen Zweck erfüllen und sich darüber hina us für die Kommunikation über die (Art der) Aufga- benerledigung eignen (z. B. Zielvereinbarungen, Projektsteckbriefe, Jahresberichte u. ä.). Die an diesen Aufgaben Beteiligten benötigen darüber hinaus in ihren jeweiligen Rollen, auf ihre Bedürfnisse hin ausge- richtete Informationen zu den (Zwischen -)Ergebnissen der Prozesse, z. B. zu Terminen oder zu Doku- menten, die im Rahmen der Prozesse erzeugt werden (z. B. einer Sozialraumgebietsanalyse). Vor diesem Hintergrund werden im Folgenden 1. die in den Prozessdarstellungen erzeugten Dokumente zusammenfassend dargestellt und 2. die von den Beteiligten erzeugten bzw. benötigten Informationen beschrieben und ihre Ablage bzw. Dokumentation festgelegt (Datenablage). 6.1 Mitgeltende Dokumente Übersicht 36 gibt einen Überblick über die in den Prozessen erzeugten Dokumente. Die Dokumente die- nen i. d. R. mehreren Zielen.  Als Vorgabedokumente dienen sie zur Einhaltung von Vorgaben und Regeln (z . B. Zielvereinba- rungen) und sollen durch ihre Einheitlichkeit die Abstimmung, Festlegung und Kommunikation ver- einheitlichen und vereinfachen.  Als Nachweisdokumente dokumentieren sie das Erreichte und tragen damit zum Wissensmanage- ment bei. Damit werden die Abläufe und die (Zwischen-)Ergebnisse einfacher nachvollziehbar und transparent. Darüber hinaus tragen sie zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der Zusammenar- beit und des Programms „Lebenswerte Veedel“ insgesamt bei. Die Dokumente sind den Führungs -, Kern- und Unterstützungsprozesse zugeordnet. Darüber hinaus ist in der folgenden Tabelle beschrieben, wer die Dokumente verantwortlich bearbeitet, wer daran mitwirkt und an wen die Dokumente weitergegeben werden. Übersicht 36: Überblick über die in den Prozessen mitgeltenden Dokumente Prozesse* Mitgeltende Doku- mente Ersteller*in / Sen- der*in (V: verantwortlich) (M: mitwirkend) Empfänger*in 1. Führungsprozesse 1.1 Zielvereinbarung  Zielvereinbarung** (pro SRG) V: GS / V/3 M: SRK, BAL  SRK, BAL, Träger 1.3 Jahresberichtswesen  Jahresberichte der SRK** (pro SRG)  Zusammenfassender Jahresbericht der GS (über alle SRG) V: SRK V: GS / V/3  BAL, GS / V/3, BV  BAL, SRK, FÄ, politische Gre- mien 1.4 Programmevaluation  Evaluationsbericht V: GS / V/3  BAL, SRK, FÄ, politische Gre- mien 1.5 Weiterentwicklung des Programms  Themenspeicher  Aktualisiertes Hand- buch V: GS / V/3  BAL, SRK, FÄ, politische Gre- mien 2. Kernprozesse 2.1 Mit der Sozialplanung verbundene Kernprozesse 2.1.1 Integrierte Sozialraumgebietsanalyse  Integrierte Sozial- raumgebietsanalyse  Ergebnisse der Sozi- alraumkonferenz V: GS / V/3 M: BAL, FÄ, SRK  Politische Gre- mien Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 6. Dokumentation, Unterstützungsprozesse, Datenablage Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 97 von 118 Prozesse* Mitgeltende Doku- mente Ersteller*in / Sen- der*in (V: verantwortlich) (M: mitwirkend) Empfänger*in 2.1.2 Integrierte Sozialraumgebiets- planung  Integrierter Sozial- raumgebietsplan V: GS / V/3 M: BAL, FÄ, SRK  BAL, FÄ, SRK, politische Gre- mien, Öffentlichkeit 2.1.4 Sozialraumgebiets- evaluation  Zwischenbericht (nach 2,5 Jahre)  Evaluationsbericht (nach 5 Jahren) V: GS / V/3 M: BAL, FÄ, SRK  BAL, FÄ, SRK, politische Gre- mien, Öffentlichkeit 2.2 Kernprozesse der Sozialraumkoordination 2.2.2 Projektentwicklung  Projektinformationen vgl. Dokumentation V: SRK M: GS / V/3, BAL, FÄ, Akteur*innen  GS / V/3, BAL, FÄ, Akteur*innen 2.2.3 Umsetzungsbeglei- tung  Projektinformationen vgl. Dokumentation V: Projektträger  GS / V/3, BAL, FÄ, Akteur*innen 2.2.4 Vernetzung  Übersicht Gremien  Ggf. Geschäftsord- nung V: SRK  BAL, GS / V/3, Akteur*innen 3. Unterstützungsprozesse 3.1 Informationsmanage- ment  Protokolle regelmäßi- ger Treffen  Informations- und Themensammlung V: GS / V/3 M: BAL, FÄ, SRK  BAL, FÄ, SRK 3.2 Gesamtkoordination und Unterstützung der so- zialraumorientierten Ver- waltung  Informationen für die Politik und die Öffent- lichkeit V: GS / V/3 M: BAL, FÄ, SRK, Presse- und Infor- mationsamt  BAL, FÄ, SRK, politische Gre- mien, Öffentlichkeit * Für die hier nicht genannten Prozesse gibt es keine mitgeltenden Dokumente ** vgl. Kap. 7.1: Vorlagen 6.2 Datenablage Die Datenablage im Rahmen der beschriebenen Prozesse dient i. d. R. mehreren Zielen, insbesondere  einer über alle Sozialraumgebiete einheitlichen und einfachen Datenerfassung  einem zentralen und nach klaren Berechtigungsregeln ausgestalteten Zugriff auf die Daten  einheitlichen Such- bzw. Auswertungsmöglichkeiten z. B. über bestimmte Zeiträume, Sozialraum- gebiete und / oder Inhalte (wie Zielgruppen und Handlungsfelder)  der auf den für alle gleichen Fakten („Single Point of Truth“) basierenden Kommunikation über Ergebnisse und Prozesse  der Analyse und kontinuierlichen Weiterentwicklung des Programms insgesamt. Die technische Unterstützung der Datenablage dient  der erleichterten und schnellen Datenerfassung  der Verknüpfung der Daten nach vorgegebenen Regeln  dem sicheren, nach Berechtigungsregeln ausgestalteten Zugriff  der Entlastung bei der Auswertung der Daten sowie insgesamt  einer einfacheren Organisation und Handhabung des Systems. Die von den Beteiligten zu dokumentierenden Informationen werden in der Anlage im Kap. 7.3.3 erläutert. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Unterstützungsprozesse, Glossar Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 98 von 118 7 ANLAGEN 7.1 Glossar Begriff Erläuterung Akteur*innen (vor Ort) Vgl. Ausführungen unter Kap 4.1. Aktivität „Aktivität“ ist der Oberbegriff, aller Tätigkeiten und Handlungen, die in Maßnah- men und Projekte münden können. Sie tragen dazu bei, die Ziele des Pro- gramms sowie die für ein Sozialraumgebiet festgelegten Ziele zu erreichen. Arbeitsgruppe So z. B. auch: Arbeitskreis, Facharbeitskreis, Unterarbeitskreis vgl. sozialräumliches Gremium Bedarf Unter Bedarf wird, in Abgrenzung zu Bedürfnissen bzw. subjektiv wahrgenom- menen Handlungserfordernissen, ein von verschiedenen Akteur*innen formulier- tes und von der Sozialraumkonferenz akzeptiertes und damit abgestimmtes Handlungserfordernis verstanden, dass unter Berücksichtigung der Ziele und der bereits umgesetzten Aktivitäten (auch Regelstrukturen) nicht bedient bzw. gelöst werden kann. Bedürfnis Subjektiv wahrgenommenes Handlungserfordernis. Bürger*innenkonfe- renz Vgl. Ausführungen unter Kap. 4.2. Empowerment Der Begriff „Empowerment“ bedeutet Selbstbefähigung und Selbstbemächti- gung, Stärkung von Eigenmacht, Autonomie und Selbstverfügung. Empower- ment beschreibt Mut machende Prozesse der Selbstbemächtigung, in denen Menschen in Situationen des Mangels, der Benachteiligung oder der gesell- schaftlichen Ausgrenzung beginnen, ihre Angelegenheiten selbst in die Hand zu nehmen, in denen sie sich ihrer Fähigkeiten bewusst werden, eigene Kräfte ent- wickeln und ihre individuellen und kollektiven Ressourcen zu einer selbstbe- stimmten Lebensführung nutzen lernen. Empowerment - auf eine kurze Formel gebracht - zielt auf die (Wieder-)Herstellung von Selbstbestimmung über die Um- stände des eigenen Alltags (vgl. https://www.empowerment.de/grundlagen/, abgerufen am 19.07.2021). Evaluation Eine Evaluation ist eine rückblickende Beurteilung und Bewertung im Hinblick auf die Zielerreichung und die Wirksamkeit. Im Rahmen der Sozialraumgebiets- evaluation sollen z. B. rückblickend alle fünf Jahre sowohl umgesetzte Maßnah- men und Projekte bewertet (summative Evaluation) als auch die dafür erforder- lichen Rahmenbedingungen bzw. Strukturen und Prozesse (formative Evalua- tion). So können Erkenntnisse und Hinweise darüber gewonnen werden, wie die Ergebnisse durch Veränderungen der Maßnahmen und der Prozesse weiter ver- bessert werden können (vgl. dazu auch die Prozessbeschreibungen „Sozial- raumgebietsevaluation“ und „Programmevaluation“). Geschäftsordnung Eine Geschäftsordnung enthält die wesentlichen Festlegungen (Tagesordnung, Einladung, Teilnehmende und Rollen, Entscheidungsverfahren, Dokumentation der Ergebnisse) wie ein Gremium arbeitet und wie z. B. Entscheidungen getrof- fen werden. Für die folgenden Gremien des Programms bestehen bereits Geschäftsordnun- gen oder sollten entwickelt werden:  das politische Steuerungsgremium (vgl. hierzu: Kap. 7.3.3)  Sozialraumkonferenzen (GO soll entwickelt werden)  Stadtteilgremien (soweit diese das für notwendig erachten). Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Unterstützungsprozesse, Glossar Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 99 von 118 Begriff Erläuterung Handlungserfordernis und abgestimmtes Handlungserfordernis Als Handlungserfordernis wird in diesem Handbuch ein subjektiv wahrgenom- menes Bedürfnis verstanden, das von einer Person oder einer Gruppe von Per- sonen benannt wird oder von Akteur*innen (vor Ort) formuliert wird. Als abgestimmte Handlungserfordernisse gelten die von der Sozialraumkonfe- renz als strategisch relevanten und als bedeutsam priorisierten Handlungserfor- dernisse im jeweiligen Sozialraumgebiet, zu denen schwerpunktmäßig in den nächsten (fünf) Jahren integrierte Aktivitäten entwickelt und durchgeführt werden sollen. Sie müssen auf die strategischen Ziele bezogen sein. Indikator Indikatoren werden genutzt, um nicht direkt messbare oder beobachtbare Grö- ßen abzubilden. Sie sind Ersatzgrößen, deren Ausprägung oder Veränderung den Schluss auf die Ausprägung und Veränderung einer anderen Größe zulas- sen. Im Handbuch werden Indikatoren in den verschiedenen Prozessen für die Beschreibung und Darstellung von Ergebnissen und Prozessen verwendet. Integrierter Sozialraumgebiets- plan Um auf die z. T. komplexen Problemlagen und Bedarfe angemessen zu reagie- ren, ist eine integrierte strategische, kleinräumige Sozialplanung notwendig. Ziel ist es, durch ein abgestimmtes Vorgehen eine höhere Wirksamkeit zu erreichen. In den integrierten Sozialraumgebietsplänen werden die Ergebnisse der Sozial- raumgebietsanalyse und den Hinweisen von der lokalen Ebene sowie der Stadt- teilgremien (aus dem Prozess sozialräumliche Themenermittlung und Projekt- entwicklung, vgl. Kap. 5.3.2Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.) sowie die Planungen zur Reaktion dokumentiert. Intermediäre Funktion Im Programm „Lebenswerte Veedel“ ist es eine Kernaufgabe der Sozialraumko- ordinator*innen, die Rolle der intermediären Instanz einzunehmen. Sie vermitteln und vernetzen Akteur*innen, Aufgaben, Strukturen, Instanzen, Kooperationen und Interessen sowohl auf horizontaler (Stadtteil und Lokalpolitik), als auch ver- tikaler Ebene (Verwaltung und Stadtpolitik). Sie nehmen die Perspektive des So- zialraums ein und ermöglichen Partizipation von Akteur*innen und Multiplika- tor*innen. Darüber hinaus unterstützen sie die Akteur*innen bei Aktivierungspro- zessen (Empowerment) vor Ort. Durch dieses Kommunikations-, Informations- und Dialogmanagement überneh- men die Sozialraumkoordinator*innen eine wichtige Übersetzungs - und Brü- ckenfunktion in die oben genannten Richtungen. Dabei arbeiten sie auch mit Wi- dersprüchlichkeiten und gegensätzlichen Erwartungen, die sich insbesondere durch kulturelle, sprachliche, verfahrenstechnische Unterschiede und mehrdeu- tige Informationen ergeben können. Kennzahl Eine Kennzahl misst einen direkt beobachtbaren Tatbestand. Kennzahlen geben Auskunft über die Zielerreichung in geplanten und steuerbaren Strukturen und Prozessen. Im Rahmen der Kernprozesse werden relevante Kennzahlen laufend dokumentiert, um diese später für die Bewertung der Entwicklung in der Sozial- raumgebietsevaluation und der Programmevaluation zu nutzen. Kennzahlen können auch als Indikator verwendet werden, d. h. Hinweise geben auf den Stand und die Entwicklung nicht direkt beobachtbare bzw. messbare Sachver- halte. Kontinuierliche Weiterentwicklung Das vorliegende Handbuch stellt keinen starren Bezugsrahmen dar, es soll viel- mehr im Sinne eines guten Qualitä tsmanagements regelmäßig überprüft und weiterentwickelt werden. Die kontinuierliche Weiterentwicklung ist in verschiede- nen Prozessen verankert und auf die Bewertung der Aufbau- und Ablauforgani- sation und auf die Bewertung der damit erzielten Ergebnisse aus gerichtet. Die Perspektive der Sozialraumkoordination ist dabei regelhaft verankert. Die Ge- schäftsstelle / V/3 stimmt mit der Sozialraumkoordination ab, welche Herausfor- Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Unterstützungsprozesse, Glossar Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 100 von 118 Begriff Erläuterung derungen es im Hinblick auf Strukturen, Prozesse und die inhaltliche Pro- grammausgestaltung weiter zu entwickeln gilt. Die Entscheidung über die zu er- greifenden Maßnahmen trifft das politische Steuerungsgremium bzw. der Rat. Maßnahme Das Wort ist eine Substantivierung von Maß nehmen (Maß = „Regel, Rege- lung“) (vgl. https://de.wiktionary.org/wiki/Ma%C3%9Fnahme, abgerufen am 28.07.2021). Unter einer Maßnahme wird ein regelhaftes Vorgehen verstan- den, um ein klar definiertes Ziel zu erreichen. In vielen Fällen können für eine Zielerreichung mehrere Maßnahmen gebündelt werden. Maßnahmenbündel Mehrere Maßnahmen, mit denen z. B. auf eine Herausforderung reagiert werden soll. Von besonderer Bedeutung sind für das Programm „Lebenswerte Veedel“ die Abstimmung der Beteiligten in Bezug auf das Zusammenspiel der Maßnah- men mit dem Ziel, die Ergebnisse und Wirkungen zu erhöhen. Meilensteinkonferenz Nähere Ausführungen zur Meilensteinkonferenz vgl. Kap. 4.2. Monitoring Laufende Beobachtung des Stands und der Entwicklung, hier: der sozialräumli- chen Themen, der abgestimmten Handlungserfordernisse bzw. der Aktivitäten, die zur Bearbeitung der Handlungserfordernisse abgestimmt wurden, mit dem Ziel, Aussagen in Bezug auf die erzielten Ergebnisse und Wirkungen zu ermög- lichen und Hinweise auf die Weiterentwicklung von Strukturen und Prozessen des Programms zu erhalten. Netzwerk Die Aktivierung und Vernetzung der heterogenen Akteur*innenlandschaft im So- zialraum ist eine wichtige Ressource in der vertikalen Ebene der sozialraumori- entierten interorganisationalen Netzwerkarbeit. Ein Netzwerk bezeichnet im Pro- gramm „Lebenswerte Veedel“ die Beziehungen der im Sozialraumgebiet vorhan- denen, interagierenden Akteur*innen. Der gemeinsame Austausch dient dem Ziel, „Lebenswerte Veedel“ zu gestalten. Die Kommunikation erfolgt laufend und zwar sowohl anlassbezogen, als auch um bestehende Kontakt aufrecht zu er- halten, zu vertiefen und um neue Kontakte zu knüpfen. Genutzt werden hierfür beispielsweise die existierenden sozialräu mlichen Gremien, die in Wechselbe- ziehung miteinander stehen, bilaterale Austauschformen und / oder Treffen auf Veranstaltungen im Sozialraumgebiet. Planungskonferenz Nähere Ausführungen zur Planungskonferenz vgl. Kap. 4.2. Projekt Ein Projekt ist gekennzeichnet durch die Neuartigkeit der Aufgabe, die zeitliche Begrenzung sowie eine projektspezifische Organisation (vgl. Stadt Köln, Hand- buch Projektmanagement; entsprechend der DIN Normenreihe 69901 ist jedes Bau-, Organisations-, IT- oder sonstige fachliche Vorhaben, das durch die Ein- maligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, ein Projekt). Projektsteckbrief „Projektsteckbrief“ ist ein Begriff aus dem Projektmanagement. Er stellt die wich- tigsten Fakten eines Projekts übersichtlich gegliedert dar, meist auf einer einzi- gen Seite. Mit ihm können sich Interessengruppen schnell über ein Projekt infor- mieren. Er dient zudem als Kommunikationsinstrument im Projektteam und mit externen Stakeholdern. (Vgl. https://www.projektmagazin.de/methoden/projektsteckbrief-projektprofil- one-pager, abgerufen am 26.07.2021) Projektplan „Projektplan“ (oder „Projektmanagementplan“) ist ein Begriff aus dem Projekt- management und hält das Resultat sämtlicher Planungsaktivitäten in einem kon- sistenten Dokument oder mehreren kohärenten Dokumenten fest. Ein Projekt- plan kann beispielsweise folgende Unterlagen enthalten: Projekts trukturplan, Aktivitäten-, Ressourcen- und Terminplan. (Vgl. https://de.wikipedia.org/wiki/Projektplan, abgerufen am 26.07.2021) Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Unterstützungsprozesse, Glossar Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 101 von 118 Begriff Erläuterung Projektbericht „Projektbericht“ ist ein Begriff aus dem Projektmana gement. Der Projektbericht stellt den Iststand des Projekts dar und vergleicht ihn mit dem zu diesem Zeit- punkt geplanten Sachstand in Bezug auf die Zeit / Dauer, die Ressourcen und die erledigten Aufgaben. Schwerpunktziel Das „Schwerpunktziel“ ist ein Begriff aus der Zielvereinbarung. Es ergibt sich aus der Sozialraumgebietsplanung und aus den Themen, die ihrerseits aus gesamt- städtischer Perspektive / Strategie für ein Sozialraumgebiet entwickelt werden. Hintergrund ist die Idee, über dieses Ziel gesamtstädtische Themen mit Blick auf ein Sozialraumgebiet zu fokussieren und zu bearbeiten. Dieses Ziel kann auch mittelfristig, d. h. über mehrere Jahre verfolgt werden. Sozialplanung „Sozialplanung“ wird verstanden als ein Prozess zur strategischen, integrierten, datengestützten, ziel- und wirkungs- sowie beteiligungs- und sozialraumorien- tierten Analyse, Planung und Steuerung sozialer Dienste und Einrichtungen zur Verbesserung von Teilhabechancen (weitere Ausführungen vgl. Kap. 2.2). Sozialräumliches Gremium Ein „sozialräumliches Gremium“ bezeichnet im Programm „Lebenswerte Veedel“ einen Zusammenschluss von Akteur*innen vor Ort und bezieht sich auf konkrete Entwicklungen innerhalb des Sozialraumgebiets. Unter dem Begriff sind alle For- men der Zusammenarbeit vor Ort subsumiert. Diese werden je nach gewachse- nen Strukturen vor Ort unterschiedlich benannt: z. B. Stadtteilkonferenz, Runder Tisch, Arbeitskreis, Unterarbeitskreis, Arbeitsgruppe und / oder Projektgruppe. Das sozialräumliche Gremium verfolgt das Ziel den sozialräumlichen Austausch zu sichern und arbeitet auf operativer Ebene themen -, projekt- und / oder an- lassbezogen. Die Arbeitsweise und die Ziele des sozialräumlichen Gremiums werden gemein- sam von den Teilnehmenden festgelegt. Ein sozialräumliches Gremium trifft sich in der Regel wiederholt in festgelegten, zeitlichen Abständen. Die Ergebnisse werden in der Regel über Protokolle fest- gehalten, die nur den Teilnehmenden zur Verfügung gestellt werden. Sozialräumliches Thema Themen im Sozialraumgebiet, die eine Relevanz für das Sozialraumgebiet ha- ben. Um diese Themen festzustellen, werden die von den Bürger*innen genannten Themen auf verschiedene Kriterien hin untersucht. Hierzu zählen vor allem:  die Priorisierung des Themas unter Berücksichtigung seiner Dringlichkeit und der Dringlichkeit weiterer sozialräumlicher Themen  der Bezug des Themas zu den Zielen des Programms „Lebenswerte Ve- edel“ und  der Abgleich mit den vorhandenen Angeboten im Sozialraumgebiet. Als sozialräumliche Themen qualifizierte Themen werden systematisch weiter- verfolgt, indem Maßnahmen und Aktivitäten abgeleitet werden, die anschließend geplant und umgesetzt werden. Sozialräumliches Ziel Das Ziel ergibt sich aus konkreten Handlungsnotwendigkeiten vor Ort, auf die flexibel, kurz- bis mittelfristig sowie bedarfsgerecht eingegangen werden soll. Die Themen werden von Akteur*innen vor Ort benannt (Prozess: Sozialräumliche Themenermittlung) und mit deren Unterstützung umgesetzt. Das beschriebene Ziel ist eine Heraushebung eines von mehreren Themen, die im Sozialraumge- biet bestehen und behandelt werden. Mit der Fokussierung wird ein besonders wichtiges zu bearbeitendes Thema mit den benötigten Ressourcen und ange- strebten Ergebnissen dargestellt. Sozialraumgebiet Ein „Sozialraumgebiet“ umfasst in der Regel mehrere statistische Quartiere und häufig mehrere Stadtteile. Diese Gebiete wurden auf Basis festgelegter Kriterien (vgl. Kap. 3.4) mit breiter Beteiligung der Akteur*innen ermittelt. Hintergrund für Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Unterstützungsprozesse, Glossar Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 102 von 118 Begriff Erläuterung die Kriterien war das Ziel, die Lebensbedingungen der Bewohner*innen dieser Gebiete zu verbessern und ihre Teilhabechancen besonders zu fördern. In den Sozialraumgebieten leben viele Kinder und Jugendliche sowie jüngere und ältere Erwachsene mit eingeschränkten Teilhabechancen in verschiedenen Lebensla- genbereichen wie z. B. Gesundheit, Bildung, Einkommen, Erwerbstätigkeit, so- ziale, gesellschaftliche und politische Einbindung sowie Wohnen, Umwelt und Mobilität. Seit dem Jahr 2019 hat die Stadt Köln insgesamt 15 Sozialraumgebiete ausgewiesen. Sozialraumkonferenz Nähere Ausführungen zur Sozialraumkonferenz vgl. Kap. 4.2. Sozialraumprofil Unter dem „Sozialraumprofil“ wird die Zusammenstellung statistischer Daten für die Sozialraumgebiete und ihre Teilgebiete verstanden. Sie werden jährlich er- zeugt und für die Analyse und Bewertung von Entwicklungen herangezogen. Bezirk, Stadtteil, statis- tisches Quartier Räumliche Gliederungse inheiten für Bevölkerungsstatistiken und Planungen. Die Stadt Köln ist aktuell in neun Bezirke, 86 Stadtteile und 570 Quartiere einge- teilt (vgl. Mitteilung im Ratsinformationss ystem). Insb esondere die Zahl der Quartiere kann sich verändern, wenn große Neubaugebiete entstehen. Nicht für alle Bevölkerungs-Indikatoren stehen die Daten bis zur Ebene der statistischen Quartiere zur Verfügung. Stadtteilkonferenz Nähere Ausführungen zur Stadtteilkonferenz vgl. Kap. 4.2. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Unterstützungsprozesse, Legende zu den grafischen Prozessdarstellungen Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 103 von 118 7.2 Legende zu den grafischen Prozessdarstellungen Die folgende Abbildung 19 zeigt die wichtigsten, bei der grafischen Darstellung in Form von Ablaufdia- grammen genutzten Formen und Elemente. Abbildung 19: Für die Prozessdarstellung genutzte Formen und Elemente Aktivitäten Aufgabe = Arbeitseinheit Zugeklappter Unterprozess Sequenzfluss = Abfolge der Arbeiten Gateways / Zugang / Knoten Exklusiv = Weiterer Sequenzfluss abh. Verzweigungsbedingungen Parallel = Weitere Arbeiten gleichzeitig möglich Prozessdarstellung Schwimmbahnen = Prozessteilnehmer, Organisationseinheiten Ereignisse Start Ende Anmerkungen Datenobjekt = erzeugte / benötigte Informationen Text-Anmerkungen / Erläuterungen Gruppierungen (Darstellung/ Zusatzinformation) X + + Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Unterstützungsprozesse, Vorgabedokumente und Nachweisdokumente Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 104 von 118 7.3 Vorgabedokumente und Nachweisdokumente In Kapitel 6.1 ist dargestellt, welche Dokumente in den in Kapitel 5 dargestellten Prozessen entstehen und welche Stellen für die Erstellung verantwortlich sind. Um die jeweils Verantwortlichen bei der Erarbeitung der Dokumente zu unterstützen und gleichzeitig einheitliche Strukturen und inhaltliche Mindeststandards zu gewährleisten, wurden bzw. werden für einzelne dieser Dokumente Vorlagen und Muster (inkl. Ausfüll- hinweise und Beispieldokumentationen) entwickelt. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Vorgabedokumente und Nachweisdokumente: Vernetzung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 105 von 118 7.3.1 Vorlage für die Zielvereinbarung Zielvereinbarung für das Jahr 20xx und das Sozialraumgebiet xxx zwischen dem Träger xxx und der Stadt Köln, vertreten durch die Oberbürgermeisterin Geschäftsstelle des Programms „Lebenswerte Veedel“ Vorbemerkung Die Aufgaben und Ziele der Sozialraumkoordination orientieren sich den übergreifenden Ziel des Programms „Lebenswerte Veedel“, insbesondere der Verbesserung der Lebensbedingungen und Teilhabechancen der Bewohner*innen der Sozialraumgebiete. Berücksichtigt werden die drei folgenden Arten von Zielen: 1.: Das Schwerpunktziel ergibt sich aus der Sozialraumgebietsplanung und folgt der gesamtstädtischen Strategie für das Sozialraumgebiet. Das Ziel kann auch mittelfristig, d. h. über mehrere Jahre verfolgt werden. 2.: Das sozialräumliche Ziel ergibt sich aus konkreten Handlungsnotwendigkeiten vor Ort, auf die flexibel, kurz- bis mittelfristig sowie bedarfsge- recht eingegangen werden soll. Die Themen werden von Akteur*innen vor Ort benannt und mit deren Unterstützung umgesetzt. 3.: Das Ziel der kontinuierlichen Weiterentwicklung der prozessualen und/ oder inhaltlichen Ausgestaltung des Programms. Darüber hinaus umfasst die Zielvereinbarung Ziele sowie die Projekte und Aktivitäten innerhalb der folgenden Kernprozesse im Sozialraumgebiet (sozialräumliche Themenermittlung, Projektentwicklung, Umsetzungsbegleitung, Vernetzung). Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Vorgabedokumente und Nachweisdokumente: Vernetzung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 106 von 118 1 Ziele Beschreibung Ziel Beschreibung Projekte und Aktivitäten zur Zielerreichung Beschreibung Kennzahl / Indikator* Erwar- tungs- wert Schwerpunktziel Text Text Text Wert Text Text Wert Text Text Wert Ggf. weitere Zeilen einfügen Sozialräumliches Ziel Text Text Text Wert Text Text Wert Text Text Wert Ggf. weitere Zeilen einfügen Kontinuierliche Weiterentwicklung Text Text Text Wert Text Text Wert Text Text Wert Ggf. weitere Zeilen einfügen * inkl. Maßeinheit, Raum- und Zeitbezug Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Vorgabedokumente und Nachweisdokumente: Vernetzung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 107 von 118 2. Aktivitäten und Ziele im Rahmen der Kernprozesse der Sozialraumkoordination Beschreibung Projekte und Aktivitäten in den verschiedenen Kernprozessen Beschreibung Kennzahl / Indikator* Erwar- tungs- wert Sozialräumliche Themenermittlung Text Text Wert Text Text Wert Ggf. weitere Zeilen einfügen Projektentwicklung Text Text Wert Text Text Wert Ggf. weitere Zeilen einfügen Umsetzungsbegleitung Text Text Wert Text Text Wert Ggf. weitere Zeilen einfügen Vernetzung Text Text Wert Text Text Wert Ggf. weitere Zeilen einfügen * inkl. Maßeinheit, Raum- und Zeitbezug Köln, Köln, Träger Stadt Köln Geschäftsstelle Lebenswerte Veedel __________ Im Auftrag Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Vorgabedokumente und Nachweisdokumente: Vernetzung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 108 von 118 7.3.2 Vorlage für einen Jahresbericht Jahresbericht für das Jahr 20xx und das Sozialraumgebiet xxx des Trägers xxx Vorbemerkung Die Aufgaben und Ziele der Sozialraumkoordination orientieren sich den übergreifenden Ziel des Programms „Lebenswerte Veedel“, insbesondere der Verbesserung der Lebensbedingungen und Teilhabechancen der Bewohner*innen der Sozialraumgebiete. Der Jahresbericht bezieht sich auf die zwischen dem Träger und der Stadt Köln für das Jahr und das Sozialraumgebiet abgeschlossenen Zielver- einbarung. Er greift daher Struktur und Inhalte der Zielvereinbarung auf und berichtet über die Ergebnisse und das Ausmaß der Zielerreichung. Nach einer allgemeinen Beschreibung der Veränderungen im Sozialraumgebiet wird daher (analog zur Zielvereinbarung) auf die drei folgenden Arten von Zielen eingegangen. 1.: Das Schwerpunktziel ergibt sich aus der Sozialraumgebietsplanung und folgt der gesamtstädtischen Strategie für das Sozialraumgebiet. Das Ziel kann auch mittelfristig, d. h. über mehrere Jahre verfolgt werden. 2.: Das sozialräumliche Ziel ergibt sich aus konkreten Handlungsnotwendigkeiten vor Ort, auf die flexibel, kurz- bis mittelfristig sowie bedarfsgerecht eingegangen werden soll. Die Themen werden von Akteur*innen vor Ort benannt und mit deren Unterstützung umgesetzt. 3.: Das Ziel der kontinuierlichen Weiterentwicklung der prozessualen und/ oder inhaltlichen Ausgestaltung des Programms. Darüber hinaus umfasst der Jahresbericht Aussagen zu den Kernprozessen im Sozialraumgebiet (sozialräumliche Themenermittlung, Projektent- wicklung, Umsetzungsbegleitung, Vernetzung). Für den Fall, dass die Projekte und Aktivitäten aus sozialräumlichen Mitteln finanziert wurden, werden die jeweiligen Beträge in Euro angegeben. Die Kennzahlen und Indikatoren ergeben sich aus den Festlegungen zur Dokumentation. Die Ergebnisse werden erläutert. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Vorgabedokumente und Nachweisdokumente: Vernetzung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 109 von 118 1. Veränderungen im Sozialraumgebiet 2. Zielerreichung Beschreibung Ziel Beschreibung Projekte und Aktivitäten zur Zielerrei- chung Beschreibung Kennzahl / Indikator* Erwar- tungs- wert Istwert mit Ampel** Schwerpunktziel Text Text Text Wert Wert Text Text Wert Wert Text Text Wert Wert Erläuterungen Text Sozialräumliches Ziel Text Text Text Wert Wert Text Text Wert Wert Text Text Wert Wert Erläuterungen Text Kontinuierliche Weiterentwicklung Text Text Text Wert Wert Text Text Wert Wert Text Text Wert Wert Erläuterungen Text * inkl. Maßeinheit, Raum- und Zeitbezug **grün: erreicht, gelb: zum Teil erreicht, rot: nicht erreicht Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Vorgabedokumente und Nachweisdokumente: Vernetzung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 110 von 118 3. Projekte und Aktivitäten im Rahmen der Kernprozesse der Sozialraumkoordination Beschreibung Projekte und Aktivitäten in den Kernprozes- sen* Beschreibung Kennzahl / Indikator** Erwar- tungs- wert Istwert mit Am- pel*** Erläuterungen Sozialräumliche Themenermittlung Text Text Text Wert Text Text Text Wert Text Text Text Wert Ggf. weitere Zeilen einfügen Projektentwicklung Text Text Text Wert Text Text Text Wert Text Text Text Wert Ggf. weitere Zeilen einfügen Umsetzungsbegleitung Text Text Text Wert Text Text Text Wert Text Text Text Wert Ggf. weitere Zeilen einfügen Netzwerk Text Text Text Wert Text Text Text Wert Text Text Text Wert Ggf. weitere Zeilen einfügen *Wenn aus sozialräumlichen Mitteln finanziert: mit Betrag in Euro **inkl. Maßeinheit, Raum- und Zeitbezug ***grün: erreicht, gelb: zum Teil erreicht, rot: nicht erreicht, Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Vorgabedokumente und Nachweisdokumente: Vernetzung Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 111 von 118 4. Ausblick Folgejahr Köln, Köln, Träger Stadt Köln Geschäftsstelle Lebenswerte Veedel __________ Im Auftrag Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Vorgabedokumente und Nachweisdokumente Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 112 von 118 7.3.3 Geschäftsordnung des politischen Steuerungsgremiums Geschäftsordnung Steuerungsgremium für das Programm „Lebenswerte Veedel – Bürger*innen und Sozialraumorientierung in Köln“ auf der Grundlage des Ratsbeschlusses vom 17.12.2013 Präambel Am 15.12.2005 hat der Rat der Stadt Köln das Rahmenkonzept „Sozialraumorientierte Hilfsangebote in Köln“ und am 17.12.2013 die unbefristete Fortführung des Programms unter dem Titel „ Lebenswerte Veedel – Bürger- und Sozialraumorientierung in Köln“ beschlossen. Gleichzeitig wurde beschlossen, dass die zentrale Lenkungsgruppe durch ein politisches Steuerungsgremium ersetzt wird. Die Geschäftsordnung wurde in voriger Form durch das politische Steuerungsgremium am 25.06.2015 beschlossen. § 1 Aufgaben des Steuerungsgremiums Das Steuerungsgremium beschließt die zentralen Zielsetzungen („Leitziele“) und berichtet den Fachaus- schüssen jährlich über die Weiterentwicklung des Programms „Lebenswerte Veedel“- Bürger- und So- zialraumorientierung in Köln“. Vorrangige Aufgaben des Steuerungsgremiums sind:  die Grundsatzentscheidungen über Eckpunkte der Themen-, Aktivitäts- und Zeitplanung,  die Auswahl der weiteren Sozialräume,  die Festlegung des Verfahrens, der Auswahlkriterien (z. B. vorhandene Erfahrungen und Angebote im Sozialraum, Erfahrung und Qualität des Trägers im Aufgabenbereich, Bereitstellung geeigneten Fach- personals, wirtschaftliche und organisatorische Stabilität) sowie die Auswahl der Träger der Koordina- tions- und Anlaufstellen,  die Entscheidung über die Zuordnung der Sachkosten für die Anlaufstellen im jeweiligen Sozialraum,  die Sicherstellung der zielorientierten Zusammenarbeit der Beteiligten  die Auswertung und Begleitung des Prozesses  das Berichtswesen gegenüber der Politik sowie  die Sicherstellung der finanzpolitischen Ziele § 2 Zusammensetzung Mitglieder des nach dem Hare Niemeyer Verfahrens besetzten Steuerungsgremiums sind a) sieben Ratsmitglieder und b) der zuständige Vertreter der Verwaltung (vgl. § 4). c) zwei Teilnehmer, von den in den Sozialräumen beauftrag ten Trägern als beratende Sachverständige benannt. Gäste und weitere Sachverständige können eingeladen werden. Über deren Einladung entscheidet die Lenkungsgruppe einvernehmlich. § 3 Stimmberechtigung, Beschlussfähigkeit und Beschlussmehrheiten Stimmberechtigt sind die sieben Ratsmitglieder und die Vertretung der Verwaltung, insgesamt acht Stim- men. 2 Die Beschlussfähigkeit ist gegeben, wenn mehr als die Hälfte der Stimmberechtigten anwesend sind. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Vorgabedokumente und Nachweisdokumente Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 113 von 118 Beschlüsse werden möglichst im Einvernehmen aller Stimmbe rechtigten gefasst. Ist ein Einvernehmen nicht herzustellen, gilt die einfache Stimmenmehrheit. § 4 Leitung und Geschäftsführung Die Leitung des Steuerungsgremiums liegt bei dem für das Programm federführenden Beigeordneten. Die Geschäftsführung obliegt der Geschäftsstelle Lebenswerte Veedel. § 5 Einberufung der Steuerungsgruppe Die Sitzungen des Steuerungsgremiums finden mindestens einmal pro Jahr statt und werden von der Leitung einberufen. Bei Bedarf können auch weitere Sitzungen einberufen werden. § 6 Einladung und Tagesordnung Die Geschäftsführung lädt unter Angabe eines Vorschlags zur Tagesordnung und unter Wahrung einer Frist von 14 Tagen schriftlich zu den Sitzungen ein. Der Einladung ist eine Kopie des Protokolls der letzten Sitzung beizufügen. Der Vorschlag zur Tagesordnung soll Vorschläge der Mitglieder der Lenkungsgruppe berücksichtigen. Die Mitglieder sind gehalten entsprechende Vorschläge zur Tagesordnung drei Wochen vor der nächsten Sit- zung der Geschäftsführung zukommen zu lassen. § 7 Sitzungsprotokoll Über jede Sitzung wird ein Protokoll angefertigt, das den wesentlichen Verlauf der Sitzung wiedergibt. Dieses wird unverzüglich nach der Sitzung erstellt und an die Mitglieder verschickt. § 8 Berichtswesen/Öffentlichkeitsarbeit Die Form und die Struktur des Berichtswesens für das vorgesehene Programmcontrolling werden durch das Steuerungsgremium beschlossen. Das Steuerungsgremium berichtet den Fachausschüssen jährlich über die Weiterentwicklung des Pro- gramms „Lebenswerte Veedel“. Die den Gesamtprozess betreffende Öffentlichkeitsarbeit ist im Steuerungsgremium abzustimmen. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Dokumentation Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 114 von 118 7.4 Dokumentation Für die Dokumentation der prozessbegleitend entstehenden Informationen (vgl. graphische Prozessbe- schreibungen, Stichwort Dokumentation) wird ein Pflichtenheft entwickelt und eine Dokumentationslösung entwickelt. Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Tabellarische Übersicht der Aufgaben der Sozialraumkoordinatoren Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 115 von 118 7.5 Tabellarische Übersicht der Aufgaben der Sozialraumkoordinatoren Übersicht 37: Aufgaben und Funktionen der Sozialraumkoordination Folgende Abkürzungen werden verwendet: SRK = Sozialraumkoordination, GS = Geschäftsstelle Lebenswerte Veedel, V3 = Stabsstell e Sozial- planung/Sozialberichterstattung. Eine grobe Zusammenfassung findet sich in Übersicht 34: Prozesse und die Funktionen der Beteiligten, Seite 91 4. Aufbauorganisation Nr. Aufgabe detailliert beschrieben in Ka- pitel Häufigkeit Verant- wortung Mitwir- kung Seite 1 Vorbereitung, Moderation und Dokumentation der Stadtteilkonferenz. 4.2 Die wesentlichen Auf- gaben der beteiligten Gremien und Akteur*innen quartalsweise SRK GS/V3 22 2 Planung, Umsetzung, Auswertung und Dokumenta- tion der Bürger*innenkonferenz zusammen mit einem sozialräumlichen Vorbereitungsteam. 4.2 Die wesentlichen Auf- gaben der beteiligten Gremien und Akteur*innen mind. alle 5 Jahre sowie ggf. bei Bedarf SRK GS/V3 22 3 Planung, Umsetzung, Dokumentation und Durchfüh- rung der Sozialraumkonferenz zusammen mit der Ge- schäftsstelle / V/3. 4.2 Die wesentlichen Auf- gaben der beteiligten Gremien und Akteur*innen mind. alle 5 Jahre sowie ggf. bei Bedarf SRK GS/V3 22 4 Intermediäre Instanz 4.2 Die wesentlichen Auf- gaben der beteiligten Gremien und Akteur*innen fortlaufend SRK GS/V3 22 5 Organisation einer fachlichen Unterstützung und Qualifizierung für gemeinwesenorientierter Angebote und Hilfen 4.2 Die wesentlichen Auf- gaben der beteiligten Gremien und Akteur*innen bei Bedarf SRK GS/V3 22 6 Treffen der Sozialraumkoordination mit der Ge- schäftsstelle / V/3. 4.2 Die wesentlichen Auf- gaben der beteiligten Gremien und Akteur*innen mind. 6 mal jähr- lich GS/V3 SRK 22 Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Tabellarische Übersicht der Aufgaben der Sozialraumkoordinatoren Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 116 von 118 5. Ablauforganisation Nr. Aufgabe in Kapitel Häufigkeit Verantwor- tung Mitwirkung Seite 7 Erarbeitung und Umsetzung von Zielvereinbarungen zu- sammen mit der Geschäftsstelle / V/3. 5.2.1 Erarbei- tung von Zielver- einbarungen jährlich GS/V3 SRK 30 8 Bei Bedarf gemeinsame Abstimmung im Rahmen der Re- geltermine zusammen mit Bürgeramtsleitungen und Fachämtern. 5.2.2 Umset- zung eines Pro- grammcontrol- lings Regelmäßig, min. einmal pro Jahr, an- lassbezogen GS/V3 SRK 35 9 Erstellung der Jahresberichte der Sozialraumkoordination: Sammeln und Zusammentragen von jahresbezogenen In- formationen. 5.2.3 Erstellung von Jahresberich- ten Jährlich GS/V3 SRK 38 10 Bei Bedarf Informationen ergänzen. 5.2.4 Prozess Programmevalua- tion Alle 5 Jahre GS/V3 SRK 42 11 Beteiligung und Beratung bei dem Prozess und Bewertung von Vorschlägen. 5.2.5 Kontinuier- liche Weiterent- wicklung des Pro- gramms Jährlich, spä- testens bei der Programm- evaluation GS/V3 SRK 45 12 Stellungnahmen der Sozialraumkoordination, Sozialraum- koordinationen bringen die Ergebnisse der Bürger*innen- konferenz mit ein. 5.3.1.1 Erarbei- tung einer Inte- grierten Sozial- raumgebietsana- lyse Spätestens alle 5 Jahre GS/V3 SRK 49 13 Beurteilung des Sachstandes und Ergänzung von Informa- tionen. Außerdem die Beteiligung und Mitwirkung an der Planungskonferenz. 5.3.1.2 Erarbei- tung einer Inte- grierten Sozial- raumgebietspla- nung Spätestens alle 5 Jahre GS/V3 SRK 53 Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Tabellarische Übersicht der Aufgaben der Sozialraumkoordinatoren Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 117 von 118 5. Ablauforganisation Nr. Aufgabe in Kapitel Häufigkeit Verantwor- tung Mitwirkung Seite 14 Bearbeitung eines Themas, das nicht durch die Sozial- raumkoordination möglich ist, bei hoher Dringlichkeit; ge- meinsame Abstimmung. 5.3.1.3 Kurzfris- tige integrierte Bewertung eines Themas Nach Bedarf GS/V3 SRK 58 15 Ergänzung und Vervollständigung von Informationen. Be- wertung, Ergänzung und Kommentierung der Rohfassung. Planung und Organisation der Meilensteinkonferenz, sowie gemeinsame Durchführung. Dokumentation der Ergeb- nisse. 5.3.1.4 Sozial- raumgebietseva- luation Laufzeit von 5 Jahren GS/V3 SRK 62 16 Ermittlung und soweit möglich Bewertung des sozialräumli- chen Themas. Bei Bedarf werden weitere Beteiligten hin- zugezogen. 5.3.2.1 Sozial- räumliche The- menermittlung Fortlaufend SRK GS/V3 66 17 Bewertung des Handlungsbedarfs und der Möglichkeiten der Weiterbearbeitung. Fragestellung: ist die Bearbeitung im Sozialraumgebiet möglich? (Falls nein, wird das Thema an die Geschäftsstelle / V/3 weiter gegeben). 5.3.2.2 Projektent- wicklung Fortlaufend SRK GS/V3 71 18 Unterstützenden Begleitung und Monitoring der sozial- räumlichen Projekte. Bewertung des Umsetzungsstands, ggf. gemeinsam mit den sozialräumlichen Gremien. 5.3.2.3 Umset- zungsbegleitung Fortlaufend SRK GS/V3 77 19 Pflege von Netzwerken und bei Bedarf Aufbau von Vernet- zung. Ausgangsituation ist die vorhandene Struktur. Pflege der Datenbank sozialer Infrastruktur für das Sozialraumge- biet als Grundlage für die Bewertung und die Information. 5.3.2.4 Vernet- zung Fortlaufend SRK GS/V3 82 Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln 7. Anlagen, Sozialraumgebiete Bearbeiter Freigabe-Datum Name der Quelldatei Version Seite Dez. V, Geschäftsstelle LV 07.12.2021 2021-12-07_Handbuch_1.0 1.0 Seite 118 von 118 7.6 Sozialraumgebiete
Anlage 2 Auszug Niederschrift Steuerungsgremium vom 18.11.2021

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elfte Sitzung des politischen Steuerungsgremiums im Programm "Lebenswerte Veedel - Bürger- und Sozialraumorientierung in Köln" Niederschrift Besprechungsgegenstand elfte Sitzung des politischen Steuerungsgremiums im Programm "Lebenswerte Veedel - Bürger- und Sozialraumorientierung in Köln" Ort und Datum der Besprechung Rathaus, Spanischer Bau Europa-Saal 18.11.2021 14:00 bis 15:00 Uhr Dezernat für Soziales, Gesundheit und Wohnen Sozialplanung / Sozialberichterstattung Stadthaus Deutz - Westgebäude Willy-Brandt-Platz 2, 50679 Köln Auskunft Herr Schlanstedt, Zimmer 14E44 Telefon 0221 221-29091, Telefax 0221 221-29047 E-Mail sozialplanung@stadt-koeln.de Datum 08.12.2021 Teilnehmer/Teilnehmerinnen Mitglieder Steuerungsgremium Dr. Rau, Beigeordneter Dez. V Daniel Bauer-Dahm, Fraktion Bündnis 90/Die Grünen Ursula Gärtner, CDU- Fraktion Monika Roß-Belkner, CDU- Fraktion Jörg Detjen, Fraktion DIE LINKE Ulrich Bergmann, Der Paritätische NRW Ulrike Volland-Dörmann, AWO- Kreisverband Köln Entschuldigt Marion Heuser, Fraktion Bündnis 90/Die Grünen Dr. Ralf Heinen, SPD-Fraktion Michael Paetzold, SPD-Fraktion Verwaltung Günter Schlanstedt, Dez. V, V/3 Sozialplanung/Sozialberichterstattung Max Rohwer, Dez. V, V/3 Geschäftsstelle „Lebenswerte Veedel“ Verteiler Steuerungsgremium Bürgeramtsleitungen Sozialraumkoordinator*innen alle Dezernate Inhalt TOP 2 - Ergebnisse der Weiterentwicklung des Programms Herr Schlanstedt lässt über die wie o.g. geänderte Formulierung der Empfehlung an den Rat abstimmen: „Das Politische Steuerungsgremium empfiehlt dem Rat, • das Handbuch „Lebenswerte Veedel – Handbuch Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ in der vorliegenden / besprochenen Form zu beschließen und • die zur Umsetzung des Handbuchs in der Verwaltung erforderlichen Ressourcen sukzessive bereit zu stellen.“ Es gab keine Gegenstimme, die Änderung der Formulierung wird somit angenommen. Gez. Schlanstedt ausgefertigt: Rohwer
Anlage 4, Auszug Ausschuss Soziales und Seniorinnen und Senioren vom 10.02.2022

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Geschäftsführung Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren Frau Rieckborn Telefon: (0221) 221 27467 Fax : (0221) 221 27447 E-Mail: Alexandra.Rieckborn@stadt-koeln.de Datum: 08.03.2022 Auszug aus dem Beschlussprotokoll der 9. Sitzung des Ausschusses für Soziales, Seniorinnen und Senioren vom 10.02.2022 öffentlich 5.1 Weiterentwicklung des Programms „Lebenswerte Veedel – bür- ger*innen- und sozialraumorientierte Zusammenarbeit in Köln“ 4270/2021 Änderungsantrag zu TOP 5.1 Weiterentwicklung des Programms „Lebenswerte Veedel – bürger*innen- und sozialraumorientierte Zusammenarbeit in Köln“ (4270/2021) AN/0334/2022 I. Abstimmung über den Änderungsantrag der Fraktionen Bündnis 90/Die Grünen, CDU und Volt: Beschluss: Der Ausschuss Soziales, Seniorinnen und Senioren empfiehlt dem Rat wie folgt zu beschließen: § 1 der Geschäftsordnung des politischen Steuerungsgremiums w ird dahin- gehend geändert, dass für  die Ausw ahl der w eiteren Sozialräume  die Ausw ahl der Träger der Koordinations- und Anlaufstellen künftig der Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren zuständig ist. Abstimmungsergebnis: Einstimmig zugestimmt. II. Abstimmung über die so geänderte Vorlage Geänderter Beschluss: Der Ausschuss Soziales, Seniorinnen und Senioren empfiehlt dem Rat wie folgt zu beschließen: Der Rat nimmt das Handbuch „Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ zur Kenntnis und beschließt dieses als neue Handlungsgrundlage für eine einwohner*innen- und sozialraumorientierte Zusammenarbeit der Ver- waltung mit den Trägern der Sozialraumkoordination im Rahmen des gleich- lautenden Programms. Ergänzung / Änderung: § 1 der Geschäftsordnung des politischen Steuerungsgremiums w ird dahin- gehend geändert, dass für  die Ausw ahl der w eiteren Sozialräume  die Ausw ahl der Träger der Koordinations- und Anlaufstellen künftig der Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren zuständig ist. Abstimmungsergebnis: Einstimmig zugestimmt.
Anlage 3 Auszug aus dem Beschlussprotokoll BV 2 31.01.2022

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Anlage 3 Geschäftsführung Bezirksvertretung 2 (Rodenkirchen) Frau Paßmann Telefon: (0221) 221-92313 Fax : (0221) 221-92318 E-Mail: miriam.passmann@stadt-koeln.de Datum: 31.01.2022 Auszug aus dem Beschlussprotok oll der Sitzung der Bezirksvertretung Rodenkirchen vom 31.01.2022 öffentlich 9.2.5 Weiterentwicklung des Programms „Lebenswerte Veedel – bür- ger*innen- und sozialraumorientierte Zusammenarbeit in Köln“ 4270/2021 Anmerkung der FDP-Fraktion zu Protokoll: Die von der Stadtverwaltung entwickelte und fortgeschriebene Vorlage „Lebenswerte Veedel - bürger_innen - und sozialraumorientierte Zusammenarbeit in Köln“ stellt sich aktuell letzt- lich als eine recht bürokratische Angelegenheit dar. Dabei gilt es nach Ansicht der FDP- Fraktion zu verhindern, dass unsere eigentümlichen und individuellen Veedel als nur noch rein administrative Sozialraumgebiete angesehen werden. Den Nachweis des Nutzens der bislang einer von insgesamt noch 7,5 zu schaffenden Vollzeitstellen für den Stadtbezirk Ro- denkirchen mit seinen unterschiedlichen Veedeln von Meschenich über Zollstock bis zum Hahnwald bleibt die Verwaltungsvorlage schuldig. Ebenso wird sich die Verwaltung im Sinne einer bürgerfreundlichen Transparenz dazu äußern müssen, in welcher Höhe sich mittelfris- tig prognostisch die laufenden Kosten nebst Sachkosten entwickeln mögen. Den Anteil die- ser Kosten und letztlich den greifbaren positiven Mehrwert für den Stadtbezirk Rodenkirchen gilt es als weitere Aufgabe ebenfalls noch herauszuarbeiten. Beschluss: Die Bezirksvertretung Rodenkirchen empfiehlt dem Rat folgenden Beschluss zu fas- sen: Der Rat nimmt das Handbuch „Bürger*innen- und Sozialraumorientierung in Köln“ zur Kenntnis und beschließt dieses als neue Handlungsgrundlage für eine einwoh- ner*innen- und sozialraumorientierte Zusammenarbeit der Verwaltung mit den Trä- gern der Sozialraumkoordination im Rahmen des gleichlautenden Programms. Abstimmungsergebnis: Einstimmig bei Enthaltung der FDP-Fraktion zugestimmt. (nicht anwesend: Herr Kau)

Beratungsverlauf

17.01.2022

Ausschuss Schule und Weiterbildung

TOP 4.9, Vorberatung (Fachausschuss). Ergebnis: ungeändert empfohlen
17.01.2022

Bezirksvertretung 9 (Mülheim)

TOP 9.2.10, Anhörung (BV). Ergebnis: ungeändert beschlossen
25.01.2022

Jugendhilfeausschuss

TOP 4.1, Vorberatung (Fachausschuss). Ergebnis: ungeändert beschlossen
27.01.2022

Stadtentwicklungsausschuss

TOP 6.3, Vorberatung (Fachausschuss). Ergebnis: ungeändert empfohlen
27.01.2022

Bezirksvertretung 8 (Kalk)

TOP 8.2.6, Anhörung (BV). Ergebnis: ungeändert beschlossen
27.01.2022

Bezirksvertretung 6 (Chorweiler)

TOP 9.2.1, Anhörung (BV). Ergebnis: ungeändert beschlossen
27.01.2022

Bezirksvertretung 7 (Porz)

TOP 7.4, Anhörung (BV). Ergebnis: ungeändert empfohlen
27.01.2022

Bezirksvertretung 5 (Nippes)

TOP 9.2.4, Anhörung (BV). Ergebnis: ungeändert empfohlen
31.01.2022

Bezirksvertretung 2 (Rodenkirchen)

TOP 9.2.5, Anhörung (BV). Ergebnis: ungeändert empfohlen
08.02.2022

Integrationsrat

TOP 8.1, Vorberatung (Fachausschuss). Ergebnis: ungeändert beschlossen
10.02.2022

Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren

TOP 5.1, Vorberatung (Fachausschuss). Ergebnis: geändert beschlossen
15.02.2022

Gesundheitsausschuss

TOP 5.3, Vorberatung (Fachausschuss). Ergebnis: geändert beschlossen
07.03.2022

Bezirksvertretung 4 (Ehrenfeld)

TOP 10.1, Anhörung (BV). Ergebnis: ungeändert beschlossen
17.03.2022 zuletzt

Rat

TOP 10.11, Entscheidung. Ergebnis: geändert beschlossen

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