Ombudsstelle für Geflüchtete - Verlängerung der Befristung und Reduzierung des Zuschusses

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
OB/16/03 
16/16-032 
Vorlagen-Nummer 
 3188/2019 
Freigabedatum 
23.09.2019  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Ombudsstelle für Geflüchtete - Verlängerung der Befristung und Reduzierung des Zuschusses 
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Rat beschließt auf Grundlage seiner Beschlüsse vom 10.05.2016 (Einrichtung einer Om-
budsstelle: 1252/2016), 28.06.2016 (Feinkonzept: 1826/2016) und 14.11.2017 (Verlängerung 
der Befristung bis 31.12.2019: 2735/2017)  
 
a) die Weiterführung der Ombudsstelle für Geflüchtete in Köln über die Befristung 
31.12.2019 hinaus für zwei weitere Jahre bis zum 31.12.2021, 
b) die Gewährung eines Zuschusses an den Kölner Flüchtlingsrat e.V. als Projektträger 
in reduzierter Höhe von jeweils 107.000 € für die Jahre 2020 und 2021.  
 
Die erforderlichen finanziellen Mittel sind innerhalb der Veranschlagung des Teilergebnis-
plans 1004 Bereitstellung von Wohnraum, Teilplanzeile 13, Aufwendungen für Sach- und 
Dienstleistungen bereitgestellt. 
 
 
 
 
Alternative: 
Die Ombudsstelle wird nach dem 31.12.2019 nicht mehr durch die Stadt Köln finanziert. 
 
 
Integrationsrat 07.10.2019 
Ausschuss Soziales und Senioren 31.10.2019 
Finanzausschuss 04.11.2019 
Rat 07.11.2019

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme        € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2020-2021 
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.    107.000 € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung 
Ausgangslage 
Die Ombudsstelle für Geflüchtete hat im August 2016 ihre Arbeit als zentrale und unabhängi-
ge Anlaufstelle außerhalb der Stadtverwaltung aufgenommen. In seiner Sitzung am 
14.11.2017 (2735/2017) beschloss der Rat, die Ombudsstelle über die Befristung 31.12.2017 
hinaus für zwei weitere Jahre bis zum 31.12.2019 weiterzuführen. Seit Anbeginn bis heute ist 
die Ombudsstelle beim Kölner Flüchtlingsrat e.V. angebunden und hat ihren Sitz in der Neu-
en Maastrichter Straße 12-14; 50672 Köln. 
 
Ursprünglich bestand die Beschwerdestelle aus 0,5 Stelle Ombudsmann, 0,5 Stelle Ombuds-
frau und 0,5 Stelle Verwaltungskraft. Da in den ersten 1 ¾ Jahren eine hohe Fluktuation bei 
der Besetzung der Verwaltungsstelle zu verzeichnen war, wurde im April 2018 in Abstim-
mung mit der Ombudsstelle entschieden, bis zum Ablauf der Befristung 31.12.2019 eine kos-
tenneutrale organisatorische Veränderung vorzunehmen. Die 0,5 Stelle Verwaltungskraft 
wurde seinerzeit nicht wieder neu besetzt; die erforderlichen Verwaltungstätigkeiten von dem 
Ombudsmann mit übernommen. Dazu erfolgte bei dem Ombudsmann eine Stundenerhö-
hung von 19,5 um 11 auf 30,5 Stunden pro Woche (siehe Mitteilung 1179/2018). 
 
Entwicklung   
Im Jahr 2015 stieg die Zahl von Geflüchteten, die in Köln untergebracht und betreut wurden, 
sprunghaft an. Im weiteren Verlauf des Jahres 2015 sowie in 2016 mussten, bei einem 
Höchststand von ca. 14.000 unterzubringenden Menschen, Turnhallen und eigens errichtete 
Leichtbauhallen als Gemeinschaftsunterkünfte genutzt werden. Bei diesen Formen der Un-
terbringung mussten die Bewohnerinnen und Bewohner weitgehend auf Privatsphäre ver-
zichten, konnten sich nicht selbst verpflegen und mussten für mehrere Monate unter sehr

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ungünstigen Bedingungen ihren Alltag gestalten. Dies barg ein großes Konfliktpotenzial.  
 
Als Reaktion und Gegensteuerungsmaßnahme wurde durch Ratsbeschluss vom 10.05.2016 
eine unabhängige Anlauf- und Beschwerdestelle mit Ombudspersonen eingerichtet. Ab der 
2. Jahreshälfte 2016 und in 2017 war ein sich abzeichnender Trend rückläufiger Unterbrin-
gungszahlen von Geflüchteten erkennbar. Auch in 2018 und 2019 setzte sich dieser Trend 
fort (Stand 30.06.2019: 7.669 Geflüchtete).  
 
Bereits Ende 2017 wurde parallel zu dieser Entwicklung ein bedarfsorientiertes Ressourcen-
management konzipiert, welches u.a. vorsieht, dass die Unterbringung nach und nach in ab-
geschlossenen Wohnräumen mit mehr Privatsphäre erfolgen soll und Turnhallen sowie 
Leichtbauhallen mit Gemeinschaftsverpflegung nicht mehr genutzt werden. Zum Ende des 
Jahres 2019 wird von den großen Unterkünften nur noch die Herkulesstraße als Notaufnah-
meeinrichtung mit einer maximalen Sollzahl von 600 Plätzen weiter betrieben. 
 
Die Reduzierung der Unterbringung in Notunterkünften auf ein Minimum sowie die weitere 
Verbesserung der Unterbringungsbedingungen wurden auch in den Tätigkeitsberichten der 
Ombudsstelle wiederholt als Handlungsempfehlungen formuliert. Das gleiche gilt für das 
Thema Gewaltschutz.  
 
Jeder Beschwerdefall, der von der Ombudsstelle entgegengenommen wird, fließt anonymi-
siert in deren Tätigkeitsberichte ein. Die Berichte informieren über Rahmenbedingungen und 
geben einen Anhaltspunkt über die Inanspruchnahme und die von der Ombudsstelle gelei s-
tete Arbeit. Bislang sind folgende Berichte erstellt und dem Integrationsrat sowie dem Aus-
schuss für Soziales und Senioren zur Kenntnis gegeben worden:  
 
Zeitraum Tätigkeitsberichte:           (neue) Fälle:              davon abgegeben: 
1.     15.08.2016 - 09.12.2016  37     9 = 24 % 
2.     10.12.2017 - 31.03.2017  42     6 = 14% 
3.     01.04.2017 - 30.06.2017  41   10 = 24% 
4.     01.07.2017 - 31.03.2018  91   22 = 24% 
5.     01.04.2018 - 30.06.2018  47   16 = 34% 
6.     01.07.2018 - 30.09.2018  39   19 = 49% 
7.     01.10.2018 - 31.12.2018  26     8 = 31% 
 
Die Anzahl der neu hinzugekommenen Fälle entwickelt sich vom 5. bis zum aktuellen 
7. Berichtszeitraum (Behandlung im Ausschuss am 05.09.2019) rückläufig. Einige Be-
schwerden (letzte Spalte) werden von den Ombudspersonen wieder abgegeben, z.B. wenn 
es um Beratungsbedarf zu ausländerrechtlichen Fragestellungen geht, die Ombudsstelle also 
nicht die richtige Ansprechpartnerin ist. Es gibt zudem immer wieder auch Eingaben, die zu-
rückgezogen werden.  
 
Die relativ gleichbleibenden Fallzahlen (Wiederanstieg nach dem 7. Berichtszeitraum auf 41 
und 37 neu hinzugekommene Fälle im I. und II. Quartal 2019) zeigen aber, dass die Om-
budsstelle seit Arbeitsaufnahme bis heute beständig in Anspruch genommen wird, sich also 
gut etabliert hat. Nicht nur Geflüchtete profitieren dabei von der Arbeit der Ombudsstelle, 
sondern auch die Verwaltung. Durch die Intervention der Ombudsleute gelingt es, Schwach-
stellen im System zu beleuchten und Verwaltungsabläufe immer wieder zu hinterfragen und 
damit Lösungen im Sinne der Betroffenen herbeizuführen. So konnte z.B. hinsichtlich des 
Zugangs zum Integrationskurs für eine erblindete Person erreicht werden, dass der Integrati-
onskursanbieter Prüfungen für diesen Personenkreis organisiert hat.

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Ausblick: 
Es ist derzeit nicht anzunehmen, dass die Anzahl der in Köln unterzubringenden geflüchteten 
Menschen in den nächsten beiden Jahren stark ansteigen wird. Allenfalls ist von einer Stag-
nation bei der Zahl der derzeit unterzubringenden Menschen (ca. 7.700) oder von einer we i-
terhin leicht rückläufigen Tendenz auszugehen.  
Die inzwischen deutlich niedrigeren Unterbringungszahlen im Zusammenspiel mit dem ver-
änderten Unterbringungsmix (Abkehr von großen Einrichtungen mit Gemeinschaftsverpfle-
gung und wenig Privatsphäre, hin zu abgeschlossenen Wohneinheiten mit Selbstverpflegung 
und mehr Privatsphäre) werden vermutlich auch weiterhin deeskalierende Wirkung entfalten. 
Von weiteren Maßnahmen, wie die Erarbeitung und Umsetzung des Gewaltschutzkonzeptes 
verspricht sich die Verwaltung ebenfalls eine positive Wirkung. Vor dem Hintergrund dieser 
Entwicklungen geht die Verwaltung davon aus, dass in den nächsten Jahren das Beschwer-
deaufkommen und damit die Inanspruchnahme der Ombudsstelle tendenziell eher sinken 
wird. Dies ist bei einer Fortführung der Ombudsstelle zu berücksichtigen.  
 
Fazit: 
Aus den zuvor genannten Gründen ist der Umfang der Zuschussgewährung durch die Stadt 
Köln an den Träger der Ombudsstelle, den Kölner Flüchtlingsrat e.V. anzupassen. Der Om-
budsmann ist derzeit mit 30,5 Wochenstunden im Einsatz, davon entfallen 11 Stunden auf 
Verwaltungstätigkeiten (s. Mitteilung 1179/2018). Dieser in 2018 versuchsweise bis Ende 
2019 erhöhte Stundensatz (30,5 h) sollte wieder auf den ursprünglichen 0,5 Stellenumfang 
(19,5 h) zurückgeführt werden. Darüber hinaus ist es als zumutbar anzusehen, dass die 
Verwaltungstätigkeiten von beiden Ombudsleuten anteilig im Rahmen ihrer 0,5 Stelle abge-
deckt werden. Eine zusätzliche 0,5 Stelle Verwaltung wird somit nicht mehr als erforderlich 
angesehen.  
 
Die Verwaltung empfiehlt daher weiterhin an der Einrichtung der Ombudsstelle festzuhalten, 
die Befristung bis zum 31.12.2021 zu verlängern und den städtischen Zuschuss durch den 
verminderten Umfang auf 0,5 Stelle Ombudsmann, 0,5 Stelle Ombudsfrau, keine Verwal-
tungsstelle von 127.600 € auf 107.000 € zu reduzieren. Der Träger der Ombudsstelle, der 
Kölner Flüchtlingsrat e.V., ist über diese Position der Verwaltung informiert. 
 
Sollte das Beschwerdeaufkommen in den nächsten zwei Jahren über einen Zeitraum von 
mehreren Berichtszeiträumen trotz von der Verwaltung eingeleiteter Maßnahmen zur Ve r-
besserung der Situation erheblich ansteigen (mehr als 60 neue Fälle im Quartal), wird die 
Verwaltung den politischen Gremien vor Ablauf der Befristung (31.12.2021) unter Berück-
sichtigung der dann veränderten Situation eine weitere Vorlage zur Entscheidung vorlegen.

Geschäftsführung  
Integrationsrat 
Frau Arikan 
Telefon:  (0221) 29725  
Fax       :  (0221)  
E-Mail:  Neslihan.Arikan@STADT-KOELN.DE  
Datum: 09.10.2019 
Auszug 
aus dem Beschlussprotokoll der Sitzung des Integrationsrates vom 
07.10.2019  
öffentlich 
8.3 Ombudsstelle für Geflüchtete - Verlängerung der Befristung und Redu-
zierung des Zuschusses 
3188/2019 
 
 
Auf Antrag wird über die Punkte a) und b) der Beschlussvorlage in einem 1. Abstim-
mungsrunde getrennt abgestimmt. 
Anschließend erfolgt in einer 2. Abstimmungsrunde eine Abstimmung über die ge-
samte Beschlussvorlage. 
 
Beschluss: 
1. Abstimmungsrunde: 
Der Integrationsrat schlägt zu a) folgende Beschlussfassung vor: 
a) die Weiterführung der Ombudsstelle für Geflüchtete in Köln über die Befristung 
31.12.2019 hinaus für zwei weitere Jahre bis zum 31.12.2021, 
Einstimmig (ohne Enthaltungen) zugestimmt. 
 
Der Integrationsrat schlägt zu b) folgende Beschlussfassung vor: 
b) die Gewährung eines Zuschusses an den Kölner Flüchtlingsrat e.V. als Projekt-
träger in reduzierter Höhe von jeweils 107.000 € für die Jahre 2020 und 2021.  
Mehrheitlich mit 10 gegen 9 Stimmen (ohne Enthaltungen) abgelehnt. 
 
2. Abstimmungsrunde 
 
Der Integrationsrat schlägt folgende Beschlussfassung vor:

Der Rat beschließt auf Grundlage seiner Beschlüsse vom 10.05.2016 (Einrichtung 
einer Ombudsstelle: 1252/2016), 28.06.2016 (Feinkonzept: 1826/2016) und 
14.11.2017 (Verlängerung der Befristung bis 31.12.2019: 2735/2017)  
a) die Weiterführung der Ombudsstelle für Geflüchtete in Köln über die Befris-
tung 31.12.2019 hinaus für zwei weitere Jahre bis zum 31.12.2021, 
b) die Gewährung eines Zuschusses an den Kölner Flüchtlingsrat e.V. als Pro-
jektträger in reduzierter Höhe von jeweils 107.000 € für die Jahre 2020 und 
2021.  
Die erforderlichen finanziellen Mittel sind innerhalb der Veranschlagung des Teiler-
gebnisplans 1004 Bereitstellung von Wohnraum, Teilplanzeile 13, Aufwendungen für 
Sach- und Dienstleistungen bereitgestellt. 
 
Abstimmungsergebnis: 
 
Einstimmig zugestimmt (bei zwei Enthaltungen)