Hinweise zur Prüfsystematik im Zusammenhang mit der Prüfung Verwaltungsreform aufgrund der Presseberichterstattung ab 17.11.2023

Dezernat, Dienststelle  
OB/14/141/3 
 
Vorlagen-Nummer 27.11.2023 
Korrektur h) 29.11.2023 
 3925/2023 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Rechnungsprüfungsausschuss 05.12.2023 
 
Hinweise zur Prüfsystematik im Zusammenhang mit der Prüfung Verwaltungsreform 
aufgrund der Presseberichterstattung ab 17.11.2023 
In der Sitzung am 24.10.2023 wurden der Prüfbericht Verwaltungsreform (TOP 13.3, Vorlage 
3107/2023) sowie die durch die Verwaltung erstellte Stellungnahme (Vorlage 2960/2023) 
durch den Rechnungsprüfungsausschuss (RPAu) in nichtöffentlicher Sitzung behandelt. Die 
Frage, ob Prüfberichte des Rechnungsprüfungsamtes (RPA) im öffentlichen oder nichtöffentli-
chen Teil der Sitzungen des RPAu behandelt werden, ist - entgegen der Darstellung in der 
Presse - keine Entscheidung des RPA. Gemäß der Geschäftsordnung des Rates und der Be-
zirksvertretungen (Fassung vom 18.06.2020) soll die „Beratung von Berichten des Rech-
nungsprüfungsamtes in der Regel in nichtöffentlicher Sitzung behandelt werden“ (§ 2, Abs. 4, 
Buchstabe g). Ebenso ist in der Rechnungsprüfungsordnung (§ 8, Abs. 6) geregelt, dass Prüf-
berichte grundsätzlich vertraulich zu behandeln sind. Der Rechnungsprüfungsausschuss und 
das RPA haben das Ansinnen nach öffentlicher Beratung von Prüfberichten der Verwaltungs-
spitze bereits angetragen. 
Mit Blick auf die im Nachgang ab dem 17.11.2023 erschienenen Presseartikel zu diesem 
Thema werden die nachfolgenden Punkte seitens des RPA als Information zur Verfügung ge-
stellt. Zunächst bleibt festzuhalten, dass in der durch die Presse gewählten Form der Darstel-
lung eine stärkere Konzentration der Informationen als im Prüfbericht vorgenommen wurde. 
Dies ist grundsätzlich nachvollziehbar. Das RPA hat jedoch nicht die Feststellung getroffen, 
dass die Reform gescheitert ist. 
 
a) 35 Mio. EURO Einsparung 
Richtig ist, dass pauschale Absetzungen im Zusammenhang mit der Haushaltsplanauf-
stellung auch bereits in der Vergangenheit erfolgt sind. 
Die Festlegung zur Einsparung von in Summe 35 Mio. Euro in den Haushaltsjahren 
2017- 2020 wurde seitens der Verwaltung gegenüber der Politik im Rahmen der Haus-
haltberatungen ausgesprochen und im Rahmen eines Berichts in der Stadtrevue (Aus-
gabe 23.02.2017) auch der Öffentlichkeit gegenüber als Rechtfertigung für die vom Rat 
bewilligten Kosten angegeben.  
In der Sitzung des Finanzausschusses der Stadt Köln am 13.02.2017 wurde auf Anfrage 
mitgeteilt, dass die bisher in Verbindung mit der Verwaltungsreform im HH 2016/2017 ff. 
geplanten Effizienzgewinne in Höhe von 5 Mio. Euro für 2017 sowie 10 Mio. Euro ab 
2018 ff. als pauschale Kürzungen der Sachkonten der Teilplanzeilen 13 (Aufwendungen 
für Sach- und Dienstleistungen) und 16 (sonst. Ordentliche Aufwendungen) gebucht 
wurden, da zu diesem Zeitpunkt noch nicht klar war, an welcher Stelle es zu Einspa-
rungen kommen werde (Anlage 1). 
Die Formulierung „…da noch nicht klar war…“ suggeriert, dass es noch eine Klärung ge-
ben wird. Dies ist jedoch nicht erfolgt.

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b) Kosten der Reform 
Das RPA stellt am Anfang seines Berichtes fest, dass ein sonst üblicher Soll / Ist -Ver-
gleich aufgrund der vorgefundenen Datenlage nicht möglich war. Weiterhin wird auch 
transparent erläutert, dass eine alternative Darstellung auf Basis der (geschätzten) An-
gaben der Ämter in Form einer Berechnung erfolgt ist. Hierbei ist festzuhalten, dass aus 
einigen Bereichen so detaillierte Zahlen geliefert worden sind, dass diese auf eine klare 
Abgrenzung der Arbeitszeit für laufende Aufgaben und die Projekte der Verwaltungsre-
form hinweisen. 
Die Wahrscheinlichkeit, dass in einem Privatunternehmen mit der Mitarbeitendenanzahl 
und der Finanzkapazität der Stadt Köln ein über mehrere Jahre laufendes Projekt ohne 
eine Kostenerfassung durchgeführt worden wäre, ist nach Einschätzung des RPA sehr 
gering. 
Die Menschen dieser Stadt unterliegen aufgrund der Lage ihres Gewerbebetriebes oder 
ihres Wohnortes einem Anschluss- und Benutzungszwang an diese Stadtverwaltung. 
Insofern ist es geboten mit Steuergeldern verantwortungsvoll umzugehen und dies auch 
transparent darstellen zu können. Es ist bedauerlich, dass dies im Rahmen des Projek-
tes Verwaltungsreform nicht ebenso gehandhabt worden ist. Dem RPA ist sehr wohl be-
wusst, dass der Betrag für die Kosten dieser Verwaltungsreform mit Sicherheit viel hö-
her anzusetzen ist. Auf eine Hochrechnung der ermittelten Kosten für 128 auf die ge-
samten 229 Projekte wurde durch das RPA jedoch ausdrücklich verzichtet. 
 
c) Nutzen der Prüfung 
Die Prüfung der Organisation und der Durchführung der Verwaltungsreform hat aus 
Sicht des RPA folgenden Nutzen: 
Der Nutzen ist spätestens dann erfüllt, wenn bei zukünftigen Projekten die Anmerkun-
gen und Hinweise des RPA Beachtung finden. Die transparente Erfassung und Darstel-
lung von Kosten sollte für aus Steuermitteln finanzierte Projekte immer eine Selbstver-
ständlichkeit sein. 
 
d) Hinweis auf fehlende Erfassungen in den eigenen Projektberichten des RPA. 
Die Verwaltung teilt in ihrer Stellungnahme mit, dass im Projektmanagement grundsätz-
lich die Projektverantwortlichen –also in diesem Fall auch das Rechnungsprüfungsamt - 
für die Erfüllung der Controllinganforderungen verantwortlich sind und nicht das Control-
ling hierzu. 
Das Projekt im Rechnungsprüfungsamt wurde in der Zeit vom Mai 2018 bis Januar 2019 
durchgeführt. In dieser Zeit wurde das Projekt auch durch einen Mitarbeiter der Gesamt-
projektleitung insbesondere mit Blick auf die Projektstatusberichte intensiv begleitet und 
es wurden auch einzelne Punkte kritisch hinterfragt, jedoch nie das Thema "Personal-
tage intern/ extern. Verantwortlich für die Durchführung des Gesamtprojektes waren nie 
die einzelnen Ämter sondern die Gesamtprojektleitung; hier lag somit auch die Fachauf-
sicht. 
 
e) Auswertung der Rohdaten der anonymen Mitarbeitenden- Befragung 
Der Evaluationsbericht beschreibt, dass insgesamt 4.994 Mitarbeitende an der verwal-
tungsinternen Befragung teilgenommen haben. Das entspricht einer Rücklaufquote von 
rund 23 %., Dies ist laut Evaluationsbericht im Vergleich zu anderen Onlinebefragungen 
innerhalb der Kölner Verwaltung verhältnismäßig hoch. Hier wurde durch die Verwaltung 
die Rücklaufquote von 23% als ausreichend für die von der Verwaltung gewählte Art der 
Auswertung angesehen.  
Das RPA hat eine andere Form der Darstellung auf Basis der Rohdaten gewählt. Für 
diese Form der Auswertung wird seitens der Verwaltung die Rücklaufquote jedoch als 
zu gering eingeschätzt. 
Dennoch stellt das RPA eine zulässige Form der Darstellung vor. Durch das RPA wurde 
im Übrigen nicht die Aussage getroffen, dass die Art der Auswertung der Mitarbeiten-
denbefragung durch die Verwaltung falsch ist. 
 
f) Controlling- Werkzeug 
Da SAP-CO bereits seit vielen Jahren in der Stadtverwaltung eingesetzt wird ist genü-
gend Erfahrungswissen in der Verwaltung für den Aufbau eines Controlling vorhanden.

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Letztendlich hätte in jedem Amt lediglich eine statistische Kostenstelle pro Projekt einge-
richtet werden müssen, auf der die Kosten verbucht werden können. 
 
g) Befragung der Stadtgesellschaft zum Ende der Verwaltungsreform 
Wenn das Ziel der Verwaltungsreform u. a. eine Verbesserung der Ergebnisse der Ver-
waltungsarbeit war, warum wurden dann die Kunden der Verwaltung nicht am Anfang 
der Reform befragt? Eine solitäre Befragung der Stadtgesellschaft nur zum Ende der 
Reform ohne eine korrespondierende Befragung zum Anfang ergibt selbstverständlich 
keinen Sinn und wurde auch seitens des RPA nicht gefordert. Das Versäumnis ist somit 
schon beim Start der Reform entstanden. 
 
h) Verbesserung Bürgerservice* 
Hier verweist das RPA auf die Presseberichterstattung der vergangenen Wochen zur 
Studie des Verbraucherschutzvereins Berlin/ Brandenburg (VSVBB) zu den Kunden-
zentren. 
Das RPA hat im Übrigen bewusst darauf verzichtet, den nichtmonetären Erfolg bzw. 
die (erfolgreiche) Umsetzung einzelner Projekte zu bewerten, da dies dem Engage-
ment der Projektmitarbeitenden keine Rechnung getragen und umfangreiche Umfra-
gen unter externen und internen Kunden seitens des RPA erfordert hätte. 
 
 
gez. Jülich

OBJ/A

Stadtrat am 14.2.2017
0155/2017: Verwaltungsreform - Abschlussbericht der Konzeptphase

Anfrage von Herrn Börschel im Finanzausschuss am 13.2.2017:

Inwieweit wird neben dem nachvollziehbaren Ressourcenbedarf zur Umsetzung der
Verwaltungsreform auch die Realisierung der im Haushalt 2016/2017 ff, eingeplanten
Effizienzgewinne durch die Reform erwartet?

Antwort

1. Planungen im Haushalt 2016/17
Bisher sind in Verbindung mit der Verwaltungsreform im HH 2016/201717 ff. 5 Mio.

Euro Effizienzgewinne für 2017 sowie 10 Mio. Euro ab 2018ff als pauschale
Kürzungen der Sachkonten der Teilplanzeilen 13 (Aufwendungen für Sach- und
Dienstleistungen) und 16 (sonst. Ordentliche Aufwendungen) gebucht, da noch nicht
klar war, an welcher Stelle es zu Einsparungen kommen wird.

2. Wirtschaftlichkeitseffekte durch die Verwaltungsreform
Ein erfolgreicher Reformprozess wird auch die Wirtschaftlichkeit des
Verwaltungshandelns deutlich verbessern. Die Effekte werden teils direkt eintreten,
z.B. in Form optimierter Geschäftsprozesse, aber in großen Teilen auch indirekt z.B.
durch eine rückläufige Personalausfallquote durch Krankheit. Durch eine
Reduzierung der derzeitigen Krankheitsquote um einen Prozentpunkt würde die
zusätzliche Kapazität von 180 Stellen (vollzeitverrechneter Arbeitsleistung) pro Jahr
zur Verfügung stehen. Dies entspricht einer Steigerung des produktiven
Personaleinsatzes um ca. 11 Mio. Euro.

Wichtig ist, dass für den Umsetzungsprozess der Verwaltungsreform ein
umfassendes und detailliertes Evaluationskonzept vorgesehen ist, mit dem eindeutig
die Erreichung von Zielen bzw. Soll-Zuständen beobachtbar ist. Ein darauf
aufbauender Transparentbericht ist erstmalig für Ende 2017 und dann im jährlichen
Turnus vorgesehen.