Beantwortung der Anfrage AN/0747/2021 der Ratsfraktion VOLT zur Sitzung des Digitalisierungsausschusses am 19.04.2021

Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen 
Online 
Nutzungsquote 
2020 Erfolg/Einsparungen 
Usability 
automatisierter 
Zahlprozess 
Verbesserung 
mobiles Arbeiten 
Medienbruchfrei 
Reduzierung 
redundante 
Datenhaltung 
Prozess- 
optimierung 
I Einführung eines eRecruitingverfahrens für 
das Bewerbercenter 
Bewerbermanagement (Bewerberportal, 
Bewerberverwaltung) 
SAP E-Recuiting-Software zur Durchführung 
von externen Stellenbesetzungsverfahren 
Das Bewerbungsverfahren wird 
komplett online durchgeführt. 
Intern: Optimierung im Workflow, 
da Recruiter, Personalservice, I/1, 
PV und SBV online schneller und 
besser die Bewerbung bearbeiten 
können. Extern: Online Bewerbung 
ist möglich und die weitergehende 
Kommunikation mit der/dem 
Bewerber*in läuft ebenso online. 
nicht ermittelbar 7200 
registrierte 
Bewerber*innen 
von 01.05.2020 - 
30.04.2021 
nicht 
ermittelbar 
Effizienzsteigerung, erhöhteTransparenz, 
verbesserter Service, Positionierung als moderne 
Verwaltung 
x x x x x
I Elektronisches Gehaltsstammblatt 
(Personalkiosk / SAP ESS) 
Einrichtung eines digitalen Entgeltnachweis. Gehalts stammblatt ist digital 
abrufbar. 
384.000 
Entgeltnachweise 
124.800 
Entgeltnachweise 
stehen digital zur 
Verfügung 
Serviceoptimierung, zukünftige Reduzierung von 
Ausdrucken 
x x
I Einbindung PayPal Einbindung PayPal in die städtis che 
Bezahlplattform ePayBL 
Verbesserung Service für 
Bürger*innen, Moderne Verwaltung 
                 18.721                    18.721   68,7% eindeutige Daten, keine Kontrolle von offenen  
Zahlungen, 100%ige Zahlquote führt zu einer 
Reduzierung von Mahnverfahren und 
Zwangsvollstreckungen. 
Einfach ja keine Relevanz ja keine Relevanz ja 
I cPort - Das Portal für die Mitarbeitenden Orts-, Ze it-, und Geräteunabhängiger Zugang 
zu städtischen Services für Mitarbeitende 
(Intranet, E-Mail, etc.) 
Ausbau zu einem webbasierten, 
digital souveränen 
Arbeitsplatzmodell 
               717.590                  717.590   1 Seit Beginn der Pandemie ist cPort für viele 
Mitarbeitende DER niederschwellige Zugang zu 
den Informationen des Intranets oder zur 
städischen E-Mail. 
X X
I Drucken als Service: Ausschreibung von 
Multifunktionsgeräten und Reduzierung von 
Arbeitsplatzdruckern 
Ausschreibung eines neuen Rahmenvertrags 
für Multifunktionsgeräte und 
Arbeitsplatzdrucker zur Miete inkl. Full- 
Service. 
Zentralisierung von Druckausgaben 
und Reduzierung von Druckkosten 
durch vermehrten Einsatz von 
Multifunktionsgeräten iVm dem 
Einsatz einer FollowMe-Lösung und 
FullService-Vertrag. Austausch von 
Arbeitsplatzdruckern durch 
gemietete Geräte. 
100,0% 
Der Rahmenvertrag für Multifunktionsgeräte und 
Arbeitsplatzdrucker steht zur Verfügung.  
Technische Lösungen iVm mit FullService- 
Leistungen ermöglichen die erweiterte Nutzung 
von Gerätefunktionen sowie die Konzentration 
auf wesentliche Arbeitstätigkeiten. 
X
I Einbindung Servicekonto.NRW Einbindung des Servicek onto NRW zur 
Authentifizierung und Autorisierung 
Es wird ein Service bereitsgestellt, 
der die Einbindung des 
Servicekontos NRW in andere 
Anwendungen ermöglicht. 
keine Relevanz Der Service ist produktiv. Er wird aktuell bei der 
Registrierung für cPort genutzt. 
X X
I Einführung einer Alarmierungslösung für 
Arbeitsplätze 
Einführung der Anwendung "Stiller Alarm" als 
IT gestütztes Alarmierungssystem zum Schutz 
von Mitarbeitenden mit Kund*innenkontakt . 
Mitarbeiter*innen können in 
Gefahrensituationen  schnell und 
unbemerkt Alarme auslösen und 
damit Hilfe herbeirufen. 
                   1.583   keine Relevanz keine Rele vanz 
Teileinsparung von Sicherheitsdienst/Wachdienst Einfach keine 
Relevanz 
keine Relevanz keine Relevanz keine Relevanz nur noch ein 
stadtweites Verfahren 
I Marktsichtung zur Ablösung Aufrufanlage 
NetCallUp 
Support und Wartung für das bisherige 
Produkt ist durch die Herstellerfirma 
abgekündigt, so dass ein Nachfolgerprodukt 
eingeführt werden muss. Eine Sichtung des 
Marktes unter Berücksichtigung von 
Kompatibilität mit einer neuen Online- 
Terminvereinbarung wurde durchgeführt 
Marktsondierung und Vorbereitung 
der anstehenden Ausschreibung 
658.232 Besucher keine Relevanz keine Relevanz keine Relevanz Kriterium bei 
Marktsichtung 
keine 
Relevanz 
keine Relevanz Kriterium bei 
Marktsichtung 
keine Relevanz Kriterium bei 
Marktsichtung 
I Marktsichtung zur Ablösung Online- 
Terminreservierung NetAppoint (u.a. 
Traukalender) 
Support und  Wartung für das bisherige 
Produkt ist durch die Herstellerfirma 
abgekündigt, so dass ein Nachfolgerprodukt 
eingeführt werden muss. Eine Sichtung des 
Marktes unter Berücksichtigung von 
Kompatibilität mit einer neuen Aufrufanlagen- 
Software und des Traukalenders wurde 
durchgeführt 
Marktsondierung und Vorbereitung 
der anstehenden Ausschreibung 
               428.656                  230.499   5 4% Kriterium bei 
Marktsichtung 
Kriterium 
bei Markt- 
sichtung 
Kriterium bei 
Marktsichtung 
Kriterium bei 
Marktsichtung 
keine Relevanz Kriterium bei 
Marktsichtung 
I Migration des 2. RZ-Standortes nach Kalk Verlagerun g des veralteten 2. RZ-Standortes 
Deutz in das neu errichtete Rechenzentrum in 
Kalk (Kooperatinsprojekt mit LVR) 
Sicherstellung eines verfügbaren 
und wirtschaftlichen RZ-Betriebes 
100,0% Zertifizierung des 2. RZ-standortes nach ISO 
27001 auf Basis von BSI-Grundschutz 
I Modernisierung der VPN-Infrastruktur zur 
Anbindung von Schulen, Kita´s, Außenstellen, 
etc. 
Inbetriebnahme einer modernen Lösung für 
Hardware-VPN, Austausch alle Bestandsgeräte 
und schneller Anschluss von neuen 
Außenstellen, Kita´s und Schulen 
s.v. nach Bedarf keine Relevanz Schneller und personal ressourcenschoneneder 
Anschluss von Außenstellen an das städtische 
Netz 
keine Relevant keine 
Relevanz 
keine Relevanz ja ja ja 
1 von 10

Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen 
Online 
Nutzungsquote 
2020 Erfolg/Einsparungen 
Usability 
automatisierter 
Zahlprozess 
Verbesserung 
mobiles Arbeiten 
Medienbruchfrei 
Reduzierung 
redundante 
Datenhaltung 
Prozess- 
optimierung 
I Optimierung der Antragsverfahren im Internet Ausbau  der Bereitstellung als HTML- 
Formulare und Abgleich der FIM-Konformität 
zur Umsetzung von Anforderungen aus dem 
Online-Zugangsgesetz. 
Aktuell stellt die Stadt Köln rund 
380 Formulare unter www.stadt- 
koeln.de bereit, davon rund 300 
Formulare mit Antragscharakter. 
Die meisten der Formulare mit 
Antragscharakter gelangen jedoch in 
einem medienbruchbehafteten 
Verfahren (Ausdruck, Unterschrift, 
Versand bzw. persönliche Abgabe) 
in die Dienststellen, bevor sie dort in 
unterschiedlichen Prozessen 
weiterbearbeitet werden. Ziel ist die 
medienbruchfreie Übergabe der 
Formulardaten an die 
verantwortlichen Dienststellen und 
die Optimierung der Auffindbarkeit 
und Aktualität der Online- 
Formulare. So sollen mindestens 40 
Online-Formularen auf www.stadt- 
koeln.de bis Ende 2019 optiemiert 
bereitgestellt werden. 
1.534.452 50,0% 
I
Einführung map.apps und zentraler Betrieb des 
Geo-Portals 
Das städtische GeoPortal basiert auf einer 
komplexen IT-Architektur mit Datenbanken, 
Servern und Client-Komponenten. Ziel des 
Projektes ist die Ablösung der bisherigen 
veralteten Viewer-Komponente (mapClient) 
durch eine modernere und flexiblere Web-GIS- 
Lösung (map.apps). Parallel damit geht die 
Zentralisierung der Aufgabenverantwortung für 
den Betrieb des GeoPortal bei Amt 12 im 
Rahmen der Einrichtung eines GIS-Zentrums 
bei 12 einher. 
Mit der aufzubauenden Lösung können neben 
Standardsichten/Standardviewern auch sehr 
fachspezifisch konfigurierte Web-GIS-Clients 
bereitgestellt werden. Darüber hinaus werden 
die Dienststellen über einfach bedienbare 
Editoren in die Lage versetzt, ihre jeweiligen 
Geo-Fachdaten eigenständig und ohne 
spezielles GIS-Fachwissen zu digitalisieren, zu 
editieren und zu pflegen. Dies hat zur Folge, 
dass die Datenverantwortung und die 
Datenpflege wieder bei den Fachdienststellen 
vereint werden. 
Das GeoPortal wird verstärkt zum zentralen 
Baustein der gesamtstädtischen Infrastruktur 
ausgebaut werden, über die alle georelevanten 
Informationen für Bürgerinnen und Bürger, für 
die Politik und Wirtschaft sowie für die 
städtischen Dienststellen bereitgestellt werden. 
Der Einsatz von map.apps erfüllt 
alle Anforderungen der 
einschlägigen gesetzlichen Normen 
und ermöglicht es, den Bürgerinnen 
und Bürgern, der Wirtschaft und der 
Politik sowie den Mitarbeiterinnen 
und Mitarbeitern der 
Stadtverwaltung bedarfsgerechte 
Geo-Informationen und Geo- 
Applikationen in moderner und 
nutzerfreundlicher Form zeitnah und 
ohne Programmieraufwand zur 
Verfügung zu stellen. 
Der Betrieb beim zentralen IT- 
Dienstleister der Stadtverwaltung 
garantiert eine optimale technische 
Betreuung und Weiterentwicklung 
der Infrastruktur auf der Basis von 
marktgängigen Standardlösungen. 
keine Relevanz Map.Apps ist eine flexible Schnittstelle für die 
Erfssung von Geodaten. U.A. bei "Glanz statt 
Hetze" und beim Sperber-Moniotring erfolgreich 
öffentlichkeitswirksam eingesetzt. 
I Einführung und Betrieb eProzessakte im DMS Dokument en-Management-System zur Ablage 
undVerwaltung von eProzessakten 
Es ist das Ziel, Ablösung der 
Papierakte in eine 
eGerichtprozessakte 
circa 1000 
eProzessakten p.a. 
0,0%  Durch die Weiterentwicklung der Programme 
und Systeme sollen interne Abläufe durch 
Nutzung der E-Akte vereinfacht und der 
einheitliche Workflow implementiert werden. 
Optimierung des Ressourceneinsatzes bei Amt 
30. Rechtsberatungsleistungen sicher, 
formfehlerfrei und detailliert zu dokumentieren 
und zu bearbeiten 
ja ja 
I stadtweite Einführung der cVergabe Die auf SharePoi nt basierende Anwendung 
eVa (elektronische Vergabeassistenz) wird 
durch eine neue zukunftsfähige Architektur auf 
Basis einer am Markt etablierten 
Standardsoftware abgelöst und die bisherige 
manuelle Schnittstelle VMP NRW durch eine 
medienbruchfrei Lösung in den Gesamtablauf 
integriert. 
Der gesamte Vergabeprozess wird 
zukünftig medienbruchfrei 
durchgeführt. 
2 von 10

Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen 
Online 
Nutzungsquote 
2020 Erfolg/Einsparungen 
Usability 
automatisierter 
Zahlprozess 
Verbesserung 
mobiles Arbeiten 
Medienbruchfrei 
Reduzierung 
redundante 
Datenhaltung 
Prozess- 
optimierung 
I Digitales Vertragsmanagement (DMS) Stadtweit werde n sämtliche Verträge ab einer 
bestimmten Wertgrenze oder bestimmte 
Vertragstypen in ein DMS-System 
hochgeladen und können revisionssicher 
verwaltetet und betreut werden. Die Verträge 
elektronisch abrufbar und können 
ortsunabhängig bearbeitet werden. 
Alle Dienststellen stellen Verträge in 
das DMS-System ab einer 
bestimmten Wertgrenze ein; 
Steuerung und Controlling ist so 
möglich durch das Amt für Recht, 
Vergabe und Versicherung sowie 
das Rechnungsprüfungsamt 
500 70,0% Veträge müssen nicht mehr in Papierform 
verwaltet und abgelegt werden. Ein zentraler und 
vorher definierter Zugriff ist möglich 
ja ja ja ja 
I Pilotbetrieb Barzahlen in der Bußgeldstelle Bürger* innen können ihre Verwarnungen im 
ruhenden Verkehr beim Einkauf in 
unterschiedlichen Einzelhandelsgeschäften 
bezahlen, z. B. auch sonntags 
Erweiterung des städtischen 
Zahlungsportfolios um ein 
innovatives Zahlverfahren 
1,6% Das Zahlverfahren wird angenommen. Die 
weitere Entwicklung der Nutzungsquote wird 
beobachtet. 
x
I Gewerbe - eAuskunft - Suchanfragen Einführung der e Auskunft (öffentliche Suche) 
Schaffung einer online-Auskuft über 
allgemein zugängliche Daten von 
Gewerbetreibenden für 
Bürger*innen. 
42.961 42.961 100,0% Das neue Angebot wurde von Bürger *innen sehr 
gut angenommen. Eine derartige Möglichkeit, 
kostenfrei die zugänglichen Informationen über 
Betriebsname, Anschrift und Tätigkeit zu 
erhalten, gab es zuvor nicht. 
x x
I Gewerbe - eAuskunft - Auskünfte Einführung der eAus kunft (gebührenpflichtige 
Auskünfte durch berechtigte Personen) 
Schaffung einer online-Auskunft 
über weiterer Daten von 
Gewerbebetrieben für besonders 
berechtige und registrierte Personen. 
1.046 292 27,9% Die Nutzungquote zeigt, dass das Angeb ot von 
den berechtigten Personen angenommen wird. 
Eine Erhöhung der Nutzungsquote ist nach und 
nach zu erwarten. 
x x x
I Gewerbe - eMeldung (An-, Um- und 
Abmeldung) 
Einführung der eMeldung (online 
Gewerbeanmeldung, ummeldung und - 
abmeldung) 
Schaffung eine online-Zugangs für 
Gewerbetreibend zur Meldung eines 
Gewerbes. 
22.303 13.228 59,3% Die Digitalisierung von Gewerbemel dungen ist 
eine erhebliche Verbesserung für die 
Gewerbetreibenden. Für die Behörde reduziert 
sich dadurch auch der Aufwand für die 
Datenerfassung. 
x x x
I eGewerbe: Einführung Migewa-Modul 
Prostitution 
Digitalisierung des Meldeverfahrens nach dem 
Prostituiertenschutzgesetz. 
Optimierung der Arbeitsabläufe und 
Schaffung eines online-Zugangs für 
die Prostituierten. 
1.813 0 0,0% Die erhoffte Verbesserung der internen Ab läufe 
bei der Erfassung aller Anmeldungs-, Antrags- 
und Erlaubnisdaten sowie der Überwachung 
gesetzlicher Fristen wurde erreicht. Eine Online- 
Antragstellung ist nicht realisierbar, weil nach 
dem ProstSchG unmittelbar vor 
 der Anmeldung 
stets eine persönliche Beratung durch 53 
(Gesundheitsberatung) und durch 32 (allg. 
rechtliche Beratung ) zu erfolgen hat, was eine 
Vorsprache erfordert. 
x x
I Pilotbetrieb Indoor-Navigation Navigation innerhal b geschlossener 
Räume/Gebäuden analog gängiger Apps im 
Straßenverkehr u. a. auch für Menschen mit 
Einschränkungen, Pilotbetrieb konnte aufgrund 
der COVID19-Pandemie nur kurz starten. Der 
Pilot musste anschließend gestoppt werden. 
Verbesserung Service für 
Bürger*innen, besser gesteuerte 
Besucherströme, Reduzierung 
Rückfragen bei Kolleg*innen, 
Durch die Corona-Pandemie sind Vorsprachen 
im Ausländeramt seit März 2020 nur mit Termin 
möglich. Die Vorsprechenden werden vom 
Wachdienst zur Sachbearbeitung geleitet, eine 
Nutzung der Indoor-Navigation erfolgt nicht. 
I/D2 plant derzeit eine Verlängerung des 
Pilotbetriebs über November 2021 hinaus um 
überhaupt die Möglichkeit zu haben, den Erfolg 
zu bewerten. 
nicht 
enthalten 
nicht 
vorgesehen 
nicht 
zutreffend 
nicht zutreffend Personaleinsparung 
Sicherheitsdienst und 
Verkürzung der 
Laufzeiten (Bürger) 
innerhalb der 
Gebäude 
I Realisierung der eEinbürgerungsakte Die digitale Da rstellung von 
Einbürgerungsanträgen und -akten, inkl. der 
Digitalisierung der Eingangspost. 
Vorbereitung zur Verbesserung des 
Bürgerservice im Rahmen der OZG- 
Maßnahmen, Beschleunigung der 
Arbeitsabläufe durch digitalen 
Zugriff 
#DIV/0! Durch die Einführung der eEinbürgerungsakte 
konnten die Vorgänge insgesamt beschleunigt 
werden (direkter Aktenzugriff durch das 
Beratungsbüro - auch bei telefonischen 
Anfragen). Die Arbeitsmöglichkeiten konnten für 
die Mitarbeitenden flexibler ausgestaltet werden - 
durch die Realisierung von mobilem Arbeiten. 
bereits in 
Betrieb - 
tägliche Nutzung 
nicht 
enthalten 
durch die 
Porduktiv- 
setzung der 
eAkte wurde 
das mobilen 
Arbeiten 
ermöglicht 
soweit möglich 
sichergestellt 
(z. T. 
gesetzliche 
Verpflichtung 
zur 
Unterschrift im 
Original ) 
nicht zutreffend 
keine redundante 
Datenhaltung 
Flexibler Zugriff auf 
Daten und Akten 
Mobiles Arbeiten 
I Ablösung des KfZ-Zulassungsverfahrens 
OK.Vorfahrt 
Ende 2019 wurde die bisher in der KFZ- 
Zulassungsstelle eingesetzte Software 
OK.Vorfahrt in Zusammenarbeit von 121 und 
341 durch das Nachfolgeprodukt OK.Verkehr 
abgelöst. 
Ziel war eine Verbesserung der 
Performance, eine effizientere 
Menüführung und dadurch 
Ersparnis in der Bearbeitungszeit für 
Mitarbeitende und Kundschaft am 
Schalter. Durch Implementierung 
von OK.Verkehr wurden weitere 
Öffnungen im Serviceportal iKFZ 
(hier: Stufe 3) ermöglicht. 
100% x x x 
u.A. durch 
Kopplung 
mit 
OK.Cash 
unverändert x
I Bewohnerparkausweise Bürger*innen können Ihre 
Bewohnerparkausweise online beantragen, 
über städtische Bezahlplattform ePayBL 
bezahlen und selbst ausdrucken 
Verbesserung Service für 
Bürger*innen; 
50.000 20.000 40,0% Verringerung der Vorsprachen in de n 
Kundenzentren. 
x x x
3 von 10

Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen 
Online 
Nutzungsquote 
2020 Erfolg/Einsparungen 
Usability 
automatisierter 
Zahlprozess 
Verbesserung 
mobiles Arbeiten 
Medienbruchfrei 
Reduzierung 
redundante 
Datenhaltung 
Prozess- 
optimierung 
I eID-Karte für Unionsbürger*innen Nach politischen D iskussionen zum 
Einführungszeitpunkt wurde schließlich zum 
01.01.2021 die Beantragung einer eID-Card 
für in Deutschland lebende Staatsangehörige 
des Europäischen Wirtschaftsraumes 
ermöglicht. 
Ziel war ein Identititätsnachweis 
mittels eines elektronischen Chips 
für vorgenannten Personenkreis, 
analog der freiwilligen online- 
Ausweisfunktion des 
Bundespersonalausweises für 
Deutsche (BPA) bzw. des 
elektronischen Aufenthaltstitels für 
Drittstaatsangehörige (eAT). Mit der 
eID-Card wird nun also eine 
personenbezogene Chip-Karte 
eingeführt, mit welcher auch in 
Deutschland lebende EU- und EWR- 
Angehörige den digitalen 
Identitätsnachweis über Lesegeräte 
und mobile Endgeräte führen 
können, um beispielsweise die 
Legitimierung für online- 
Bezahldienste, die Durchführung 
eines POSTIDENT-Verfahrens zur 
Einrichtung eines online- 
Bankkontos oder die Anmeldung 
eines KFZs über einen kommunalen 
E-Goverment-Service einfacher 
abwickeln zu können. 
  
Die Nutzung geschieht auf 
freiwilliger Basis, die eID-Card ist 
kein pflichtiges Ausweisdokument. 
k.A. 
Einführung erst 
per 
Jahresbeginn 
2021 
x x x 
durch digitale 
Antragstellung 
ist persönl. 
Kontakt nur 
noch bei der 
Verifizierung/ 
Identitäts- 
bestätigung 
notwendig 
x x
Daten werden 
auf dem 
Antragsportal 
nicht zusätzlich 
vorgehalten, 
sondern werden 
aus dem hiesigen 
Einwohnermelde 
fachverfahren 
und dort 
weiterverarbeitet 
abgerufen 
I Einführung der Stufe 3  für die internetbasierte 
Kfz-Zulassung 
01/2015: Stufe I   (Abmeldung von Privat- 
KFZ, deren Zulassungsbescheinigung Teil 
I/Fahrzeugschein nach dem 01.01.2015 
ausgestellt wurde) 
10/2017: Stufe II  (Wieder-Anmeldung von 
Privat-KFZ, für die eine nach dem 01.01.2018 
ausgestellte Zulassungsbescheinigung Teil 
II/Fahrzeugbrief vorliegt) 
Bislang war nur das Abmeldung und das 
Wieder-Anmelden schon einmal auf d. 
jeweilige*n Halter*in zugelassener Fahrzeuge 
online möglich. 
Neu: 08/2020: Stufe III (Neu-Anmeldung von 
Privat-KFZ) 
Das Portal https://ikfz.stadt- 
koeln.de/ bietet in der neuen Stufe 
III nun jeder in Köln gemeldeten, 
volljährigen Privatperson die 
Möglichkeit, "neue" Gebraucht- und 
Neufahrzeuge online zuzulassen 
oder umzuschreiben, sowie bei 
einem Umzug innerhalb Kölns die 
in den Fahrzeugzulassungsregistern 
gespeicherte Adresse selbständig zu 
ändern - und dies gänzlich ohne 
persönliche Vorsprache in der KFZ- 
Zulassungsstelle in Poll. Ein Termin 
ist nicht notwendig, lediglich die 
eID-Funktion des 
Bundespersonalausweises und die 
entsprechende App "AusweisApp2" 
auf dem Smartphone. Die 
Bezahlung erfolgt über das 
gesicherte Bezahlverfahren ePayBL 
(Kreditkarte, GiroPay oder PayPal). 
Die notwendigen Papiere, Plaketten 
und Siegel werden nach Prüfung 
postalisch zugestellt. 
274 
x 
inbesondere im Hinblick auf Zeit und Weg 
x
sofern 
entsprechende 
Papiere und 
Ausweis/-App 
vorhanden 
x x 
da weniger 
persönliche 
Vorsprachen -- 
> Anträge 
gehen digital 
ein 
x x
Daten werden 
auf iKFZ nicht 
zusätzlich 
vorgehalten, 
sondern werden 
von OK.Verkehr 
bzw. dem KBA 
abgerufen 
x
4 von 10

Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen 
Online 
Nutzungsquote 
2020 Erfolg/Einsparungen 
Usability 
automatisierter 
Zahlprozess 
Verbesserung 
mobiles Arbeiten 
Medienbruchfrei 
Reduzierung 
redundante 
Datenhaltung 
Prozess- 
optimierung 
I Softwareentscheidung 
Beschwerdemanagement 
Inzwischen erfolgte nach einer europaweiten 
Ausschreibung eine Zuschlagserteilung an eine 
Softwarefirma, mit der die zum Einsatz 
kommende gesamtstädtische 
Beschwerdemanagementsoftware derzeit 
entwickelt wird.  
Jede städtische  Dienststelle (einschl. der 
Dezerante) wird sukzessive, beginnend mit 
ausgewählten Pilotämtern, an die Software 
angebunden, damit jede bei der 
Stadtverwaltung eingehende Beschwerde dort 
erfasst und damit bearbeitet werden kann. 
Die Mitarbeiter*innen werden in Schu- 
lungen auf den Umgang mit der Soft- 
ware vorbereitet. 
 Erhöhung der Bürger-zufriedenheit 
Verbesserung der 
verwaltungsinternen Prozesse 
Schaffung einheitlicher 
Bearbeitungs- und 
Auswertungsstandards 
Steigerung der Bear- 
beitungsqualität 
Mehr Tranparenz bzgl. der bei der 
Stadtverwal-tung vorliegenden 
Beschwerden 
Software noch 
nicht im 
Einsatz, daher 
Angabe nicht 
möglich 
Es wird mit stadtweiten Synergieeffekten 
gerechnet, weil eine effizientere Bearbeitung von 
Beschwerden in einer höheren  
Bearbeitungsqualittät aufgrund einheitlicher 
Standards gewährleistet ist.  Es ist davon 
auszugehen, dass damit eine größrere  
Bürgerzufriedenheit erreicht wird, die zu einem 
Rückgang von Beschwerden führen kann. 
Die Angabe einer möglichen  zahlen-mäßigen 
Einsparung ist nicht möglich. Allerdings wird es 
Auswertungsmöglich- 
keiten innerhalb der Software geben, mit Hilfe 
derer sich quantitative Aussagen 
über die in den einzelnen Dezernaten und 
Ämtern vorliegenden  Beschwerden treffen 
lassen können (dezernats- und amtsspezifisches 
Controlling). 
I Einführung einer neuen Handelsplatzlösung 
mit integriertem Bedarfsprüfungsworkflow 
Am 16.09.2019 wurde die neue 
eProcurementplattform "cMarket" produktiv 
gesetzt. Neben einem integrierten und 
standardisierten Bedarfsprüfungsworkflow für 
alle Bedarfsprüfungen von Liefer- und 
Dienstleistungen wurde eine optimierte 
Produktsuche, sowie eine intuitive 
Bedienoberfläche realisiert. Eine 
medienbruchfreie Angebotsbeiziehung ist 
möglich. Die Voraussetzungen für umfassende 
Controlling- und Berichtsmöglichkeiten liegen 
vor. Die Implementierung eines 
Wareneingangsmoduls, eine Schnittstelle zu 
SAP und die elektonische 
Rechnungsbearbeitung sind in Planung. 
Gesamtstädtische Optimierung des 
Beschaffungswesen 
58.061 58.061 100,0% Alle städtischen Dienststellen si nd am System 
angeschlossen und haben die Möglichkeit ihre 
Beschaffungen medienbruchfrei abzuwickeln. 
Erzielt wurden ein Effizienzgewinn, Transparenz 
und Rechtssicherheit in den Prozessen. Die 
Grundlage für ein besseres Controlling und eine 
Steuerung des Einkaufs wurden geschaffen. 
X X X  X X
I elektronischer Zustellungsauftrag für 
Bußgeldbescheide (Zentraldruck) 
Einbindung des Services der Post AG zur 
elektronischen Bestätigung einer förmlichen 
Zustellung in das bestehende Bußgeldverfahren 
beim zentralen Massendruckverfahren. 
Durch einen digitalen Nachweis, der 
automatisch in das Programm 
übertragen wird, soll der Aufwand 
für die Kontrolle, Erfassung und 
Ablage von Zustellungsnachweisen 
entfallen. 
280.000 280.000 100,0% Die Produktivsetzung erfolgte a m 01.03.2021. 
Die genannte Fallzahl gibt die in 2020 im 
Massendruck zentral erstellten Bescheide, die 
zuzustellen waren, wieder. Das Projekt ist ein 
voller Erfolg. 
x x
I Grundstücksinformationen online Mit der Anwendung „ Grundstücksinformation 
Online“ bietet die Stadt Köln einen 
umfassenden geobasierten Info-Service rund 
um Flur- und Grundstücke sowie deren Lage 
und Umgebung im gesamten Kölner 
Stadtgebiet. So können sich Nutzerinnen und 
Nutzer je nach Interesse, Lebenslage oder 
Fachaufgabe ergänzend zu den 
„grundstücksscharfen“ Informationen auf 
Knopfdruck weitere ortsbezogenen Auskünfte 
bspw. zur sozialen Infrastruktur einholen. 
Neuer komfortabler Service für 
Fachleute wie für Bürger*innen im 
Kontext "Bauen". Reduzierung von 
Fragen beim Bauaufsichtsamt im 
Vorfeld von Bauvorhaben, 
perspektivisch: Automatismen bei 
den notwendigen Prüfungen im 
Baugenehmigungsverfahren 
Einbindung von 
über 80 
Datenquellen und 
Diensten bereits im 
ersten Jahr 
4.690 keine Relevanz Ein Dienst der bereits in der Gr undkonfiguration 
eine Vielzahl von releanten Informationen 
bereitstellt. In der Fachwelt und beim 
interessierten Bürger stösst die Anwendung auf 
grosse Zustimmung 
war Bestandteil 
einer 
Masterthesis 
aktuell 
noch keine 
Relevanz 
ja ja ja ja 
I/II Formularablösung für Hundeangelegenheiten 
und Online Anmeldung von Hunden 
Bürger*innen können Hunde per Web-Service 
an- und abmelden und auch Steuerbefreiung 
oder -ermäßigung beantragen. Bürger*innen 
können zusammen mit der Anmeldung eines 
Hundes zur Hundesteuer mit gleichem Web- 
Service auch die Hunde für 32 anmelden, die 
erlaubnis-  und/oder anzeigepflichtig sind 
Verbesserung Service für 
Bürger*innen 
60,0% Keine Einsparungen bei 21 und 32 teilweise ja 
5 von 10

Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen 
Online 
Nutzungsquote 
2020 Erfolg/Einsparungen 
Usability 
automatisierter 
Zahlprozess 
Verbesserung 
mobiles Arbeiten 
Medienbruchfrei 
Reduzierung 
redundante 
Datenhaltung 
Prozess- 
optimierung 
II elektronische Rechnungsbearbeitung Implementierung  einer SAP integrierten 
eRechnungsbearbeitung zur Annahme, 
Validation und Verarbeitung digitaler 
Rechnungen sowie die Digitalisierungen von 
papierhaften Rechnungen im Workflow.  
Schaffung der Voraussetzung zur 
Einführung der 
eRechnungsbearbeitung in der 
gesamten Kernverwaltung. 
Aussage erst nach 
Abschluss des 
Folgeprojektes 
möglich 
Aussage erst nach 
Abschluss des 
Folgeprojektes 
möglich 
Aussage erst nach Abschluss des Folgeprojektes 
möglich 
ja ja größteils ja ja 
III Baulasten online (Negativ-Atteste) Um eine Online auskunft für das Vorliegen von 
Baulasten zu ermöglichen, wurde auf bereits 
im Amt vorhandene digitale Geodaten 
zugegriffen. Es musste ein Auskunftsportal 
erstellt und angebunden werden.  Außerdem 
wurde eine automatiserte Berechnung der 
anfallenden Verwaltungsgebühren realisiert 
und EPayment eingeführt. 
Interessierte Bürger*innen können 
online erfahren, ob für ein konkretes 
Grundstück im Kölner Stadtgebiet 
Baulasten im Baulastenverzeichnis 
eingetragen sind. Sofern keine 
Baulast vorhanden ist, erhalten sie 
gegen eine Gebühr ein 
entsprechendes amtliches 
Negativattest. 
ca 6000 ca.2700 
(ansteigende 
Tendenz) 
Ja Ja Ja Ja Ja Ja 
III Flurkarte Online (ehem. Katasterauskunft 
online) 
Bürgerinnen und Bürger sollen auf amtliche 
Flurkartenauszüge des Liegenschaftskatasters 
künftig über eine Internetplattform zugreifen 
können. 
Über diese Plattform (Geoportal) soll mit 
einem Antragsmanagement die Online- 
Bestellung von amtlichen Auszügen der 
Liegenschaftskarte mittels Computer oder 
jedem mobilen Endgerät inklusive der 
Integration von Online-Bezahldiensten 
ermöglichen. 
Die Anbindung des Antragsmanagements an 
das Geoportal ermöglicht einfachste Online- 
Bestellung von Liegenschaftskarten mittels 
Eingabe der Flurstücksangaben oder Adresse. 
Analog der gewünschten und verfügbaren 
Kartenformate erfolgt eine automatische 
Gebührenberechnung mit Übergabe der 
Zahldaten an ein angebundenes E-Payment- 
Verfahren. Wir streben künftig auch weitere 
Möglichkeiten der Online-Bestellung und - 
Vermarktung von GIS-gestützten Daten und 
Fachschalen an. 
Wir ermöglichen den Bürgerinnen 
und Bürgern, Katasterauskünfte 
nutzendenfreundlich online zu 
erhalten und erhöhen damit 
langfristig die Kundenzufriedenheit. 
ca. 9000 
(hochgerechnet) 
ca.3700 
(hochgerechnet) 
Die Anwendung haben wir mit einer zeitlichen 
Abweichung von ca. einem halben Jahr 
plangemäß umgesetzt. Die Ergebnis- und 
Wirkungsziele (z.B. Verbesserung des 
Bürgerservice in der Katasterauskunft, Schaffung 
eines barrierefreien, bedienungsfreundlichen 
Portals für Kundinnen und Kunden ohne 
Fachkenntnis) haben wir erreicht. Die 
Anwendung wurde bereits gut von unseren 
Kundinnen und Kunden angenommen. 
Ja Ja Ja Ja Ja Ja 
IV Einführung einer Informations-App mit 
schulischen Informationen für Schüler und 
Lehrer (KIKS Chat) 
Bereitstellung eines zeitgemäßen Informations- 
und Kommunikationswerkzeugs für Schulen. 
Bereitstellung eines zeitgemäßen 
Informations- und 
Kommunikationswerkzeugs für 
Schulen. 
99 Schulen 
21.871 
Nutzer*innen 
11.381.183 
gesendete 
Nachrichten 
44.551.670 
empfangene 
Nachrichten 
3.4 TB 
Speicherplatz 
genutzt 
Eine Einsparung ist nicht gegeben. Der Erfolg ist 
die Anwendung selbst: Eine flexible, direkte, 
zeitgemäße und datensichere 
Kommunikationslösung für derzeit ca. 37,5% der 
Kölner Schulen. Ein Ausbau ist grundsätzlich 
möglich. 
IV Einführung von EC-Cash Den VHS-Kunden, die eine Ve ranstaltung 
persönlich im Kundenzentrum buchen 
möchten, wird die Möglichkeit geboten, die 
Gebühren anstatt mit einer Barzahlung mit 
ihrer EC-Karte digital begleichen zu können. 
Verbesserung des Services für die 
Bürger*innen sowie Reduzierung 
der Bargeldeinnahmen und des 
damit verbundenen 
Verwaltungsaufwands. 
Seit der Produktivsetzung Ende 2019 ist 
Pandemie-bedingt derzeit keine Aussage 
möglich. 
x x
6 von 10

Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen 
Online 
Nutzungsquote 
2020 Erfolg/Einsparungen 
Usability 
automatisierter 
Zahlprozess 
Verbesserung 
mobiles Arbeiten 
Medienbruchfrei 
Reduzierung 
redundante 
Datenhaltung 
Prozess- 
optimierung 
IV Vormerkung Kitaplätze im Elternportal (Little 
Bird) 
Mit dem im Juni 2017 eingeführten 
Programm, können Bürger*innen fast die 
gesamte Kitalandschaft in Köln online 
betrachten und  einfach von zu Hause eine 
Betreuungsanfrage für Ihr Kind stellen. 
Gerechtere Vergabe der freien 
Kitaplätze. Zeitliche Ersparnis für 
alle Seiten, bessere Übersicht für 
alle Eltern über das Kita Gesamt- 
angebot in Köln. 
2017 wurden ab 
Juni 47.289 
Anfragen gesendet 
/ 2018 wurden 
74.733 Anfragen 
gesendet/ 2019 
wurden 70.231 
Anfragen 
gesendet/2020 
wurden 66.966 
Anfragen gesendet/ 
2021 bis heute 
wurden 25.009 
Anfragen gesendet 
Durch die Einführung des Vormerk- und 
Vergabeprogramms "Little Bird"  wurde eine 
erhebliche Zeitersparnis bei der Vergabe der 
freien Kitaplätze erreicht. Es werden ab dem 
01.12 jeden Jahres von allen Trägern gemeinsam 
die freien Kitaplättze für das kommende Kitajahr 
in drei Vergabewellen vergeben. Dies führt 
vorallem bei Eltern zu  mehr Planungssicherheit 
und schafft in den Kitas schneller Klarheit über 
die zukünftige Gruppenzusammensetztung. 
x x x x x x
IV Weiterentwicklung Little Bird - Schnittstelle 
zum Fachverfahren KiTaPLUS bei freien 
Trägern 
Gemeinsam mit den freien Trägern die 
KitaPlus nutzen, und den Entwicklerfirmen, 
wurde die Schnittstelle zum Programm 
KitaPLus entwickelt 
Optimierter Informationsfluss, 
schnellerer, Reduzierung der Wege, 
Datensynkronisation. 
Durch die Liveschaltung der Schnittstelle zu 
KitaPlus wurde ein deutlich besserer 
Datenaustausch der beiden Programme erzielt  
und Datenverwerfungen konnten somit 
ausgeräumt werden. 
x x x x x x
IV Online Beratung im Familienbüro Familien erhalten die Möglichlkeit zu allen 
Fragen der Altersgruppe 0-6 bei Videochat 
vorzusprechen. 
Steigerung der 
Familienfreundlichkeit durch die 
Erweiterung der Beratungszugänge 
Das Projekt läuft 
seit Oktober 2020 
und eine 
Auswertung kann 
erst nach 12 
Monaten erfolgen. 
Die bisherigen Rückmeldungen sind durchweg 
postiv und das Angebot wird immer mehr 
angenommen. 
x x x
V Einführung eWohngeldakte Elektronische Aktenführung  im Bereich 
Wohngeld inkl. einer integrierten 
Postkorbfunktion 
Schaffung einer Basis für die 
digitale Bearbeitung der 
Wohngeldfälle und Optimierung der 
Aktenzugriffsmöglichkeiten 
Durch die eWohngeldakte können die 
Kolleg*innen nun parallel in den Akten arbeiten 
und auch beim mobilen Arbeiten auf diese 
zugreifen, in einem Folgeprojekt soll die 
eWohngeldakte um Workflowfunktionalitäten 
erweitert werden 
x x x
V Online-Antrag auf Wohnberechtigungsschein WBS-Antra g über Formular auf der Webseite 
der Stadt, über den der Antrag direkt digital 
eingereicht wird 
Verbesserter Service für 
Bürger*innen, Reduzierung 
Medienbrüche 
35% 
(ab März 2020) 
x x x x
V Steuerung der Besucherströme mittels 
Aufrufanlagen - Wohnungsamt (56) 
Implementierung einer Aufrufanlage mit 
Nummernspender im Bereich 560-25 WBS 
Verbesserung Service für 
Bürger*innen, besser gesteuerte 
Besucherströme 
Durch die Corona-Pandemie sind Vorsprachen 
im Wohnungsamt seit März 2020 nur mit Termin 
möglich. Die Aufrufanlage wird daher aktuell 
nicht genutzt. 
x
V Digitalisierung geförderter Wohnungsbau Erweiterung  der Programms Wohnung2000 
um ein eigenes Modul zur Bearbeitung der 
Anträge zum geförderten Wohnungsbau 
Schaffung einer Basis für die 
digitalisierte Kommunikation mit 
Antragstellenden und Vermeidung 
von Fehlerquellen durch 
Reduzierung von redundanter 
Datenhaltung und von 
Medienbrüchen 
Die Bearbeitung ist effektiver und effizienter 
geworden. Insbesondere der Datenaustausch 
zwischen der GAG, die dasselbe Programm 
nutzt, und dem Amt für Wohnungswesen konnte 
beschleunigt werden 
x x x x x
V Softwareunterstützung Einnahmeverwaltung Ersetzen d er bisherigen Excel-Lösung für die 
Erstellung von Buchungsdateien für die 
Einnahmeverwaltung (Mieten, Gebühren) 
durch eine Softwarelösung im Programm 
Wohnung2000 
Reduzierung von Fehlerquellen, 
Beschleunigung der Bearbeitung 
durch Automatisierung, vereinfachte 
Übergabe an die Kasse 
29.310 
Buchungssätze 
Anstatt einzelne und komplett manuell ausgefülte 
Excel-Tabellen  unterschiedlicher 
Sachbearbeiter*innen zusammenführen zu 
müssen, buchen alle Sachbearbeiter*innen in 
Wohnung2000 mit Plausibilitätsprüfungen usw. 
und das Programm erstellt automatisch  
Buchungsdateien für die Kasse 
x x x
V Optimierung der Mieter- und 
Mietenverwaltung 
Überführung mit gleichzeitiger Verbesserung / 
Erweiterung der Funktionen und Daten zu 
Mietobjekten und Mietern von Karthago2000 
nach Wohnung2000 
Ablösung der Programmes 
Karthago2000, Verbesserung der 
Bedienung und Bearbeitungszeit 
2.161 
Wohneinheiten und 
Stellplätze 
Daten zu öffentlich geförderten Objekten und 
deren Mietern waren zuvor in zwei Programmen 
redundant erfasst. Außerdem wird durch die 
maßgeschneiderte Lösung mit Wohnung2000 
jetzt schneller und User-freundlicher gearbeitet 
als mit Karthago2000 
x x x x
V Optimierung der Nebenkostenabrechnungen Überführung  mit gleichzeitiger Verbesserung / 
Erweiterung der Funktionen für 
Nebenksotenabrechnungen von Karthago2000 
nach Wohnung2000 
Ablösung der Programmes 
Karthago2000, Verbesserung der 
Bedienung und Bearbeitungszeit 
1.413 
Wohneinheiten 
Durch die maßgeschneiderte Lösung in 
Wohnung2000 wird jetzt schneller und User- 
freundlicher gearbeitet als mit Karthago2000 
x x x x
7 von 10

Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen 
Online 
Nutzungsquote 
2020 Erfolg/Einsparungen 
Usability 
automatisierter 
Zahlprozess 
Verbesserung 
mobiles Arbeiten 
Medienbruchfrei 
Reduzierung 
redundante 
Datenhaltung 
Prozess- 
optimierung 
V Softwareunterstützung Zahlungskontrolle Ersetzen de r bisherigen Excel-Tabellen für die 
Zahlungskontrolle von Mieten und Gebühren 
durch eine Softwarelösung im Programm 
Wohnung2000 
Vereinheitlichung der Bearbeitung, 
Reduzierung von Fehlerquellen, 
Beschleunigung der Bearbeitung 
6.869 
Wohneinheiten und 
Stellplätze (Miete, 
OH und FLÜ) 
Vorher individuell geführte Excel-Tabellen 
werden jetzt einheitlich in gleicher Weise 
bearbeitet, durch die automatische Berechnung 
und Übernahme aus Vormonaten entfällt viel 
redundante Tipp-/Kopierarbeit, Fehlerquellen 
sind jetzt deutlich reduziert 
x x x x
V GKS-Mate Umschlag von Tieren und 
Produkten tierischen Ursprungs in der 
Grenzkontrollstelle am Flughafen Köln-Bonn 
Programmsystem-Ausstattung: Bei GKS-Mate 
handelt es sich um eine workflowbasierte 
Software mit Schnittstellen zu TRACES und 
SAP. Sie erfüllt die Forderungen nach 
Revisionssicherheit und 
Datenschutzkonformität gemäß EU- 
Datenschutzgrundverordnung. Mit ihr wird 
eine redundante Datenhaltung vermieden. Es 
lassen sich Datenanalysen und Statistiken 
komfortabel erzeugen und die Gebühren- und 
Rechnungserstellung wird mit ihr automatisiert 
möglich. Mit GKS-Mate wird die immer 
komplexer werdende Arbeit der 
Tierärzte/innen und der Verwaltung an der 
Grenzkontrollstelle optimiert und ein 
wesentlicher Digitalisierungs-Schritt zum 
papierlosen Büro erreicht. 
Automatisierung der 
Datenverarbeitung, Restrukturierung 
und Optimierung der Arbeitsabläufe 
in der Grenzkontrollstelle, 
Steigerung der Effizienz, 
Umsetzung gesetzlicher 
Vorschriften in der 
Datenverarbeitung 
22.364 22.364 100,0% 
Die Ziele wurden vollständig erreicht. Die daraus 
resultierenden Einsparungen wurden noch nicht 
errechnet. 
x x x x
VII Einführung einer Elektronischen Akte für 44 Schri ftgutverwaltung im Historischen Archiv 
ist seit 2018 vollständig auf digitale Ablage 
und digitalen Postlauf umgestellt. 
Transparente Schriftgutverwaltung 
zur Sicherstellung nachvollziehbaren 
Verwaltungshandelns; schnelleres, 
effizienteres und ortsunabhängiges 
Arbeiten und besseres 
Wissensmanagement 
5700 Vorgänge; 
weit mehr als 
10.000 Dokumente 
p.a. 
Spürbare Verringerung der Dienstregistratur 
(weniger Platzbedarf), weitere Entlastung 
sukzessive mit rollierender Vernichtung von 
Papierordnern, da seit 1.1.2018 alle Vorgänge 
elektronisch geführt werden. Home Office wird 
dank Citrix-Integration unterstützt. 
x x x x x
VII Einführung und Optimierung einer digitalen 
Restaurierungsdokumentation für das vom 
Einsturz betroffene Archivgut (Restaurierungs- 
und Dokumentations-Modul, RDM) 
Digitale Steuerung und Dokumentation aller 
restauratorischen und archivarischen 
Maßnahmen und Bearbeitungsschritte an den 
Archivalien 
Effizientere und standardisierte 
Bearbeitungsworkflows zur 
schnelleren Wiederbenutzbarkeit des 
eingestürzten Archivguts; online- 
Einbindung von Dienstleistern; 
effektive Steuerung von 
Massenprozessen durch 
Chargenbildung; Einheitengenaue 
Dokumentation von Maßnahmen 
und Zustand für Fachkräfte (Archiv, 
Restaurierung) und Nutzer*innen 
insges. ca. 350.000 
Bergungs-einheiten 
Mit dem Abschluss der Migration der ca. 
220.000 Papierlaufzettel, die bis 2017 zur 
Dokumentation benutzt wurden, in die 
Datenbank (Abschluss: April 2021) vergügt das 
RDM derzeit über mehr als 316.000 digitaler 
Dokumentationen. Durch den verstärkten Einsatz 
von Berichten und Kennzahlen wird es ab jetzt 
möglich, Arbeitsprozesse, zeitliche und 
personelle Ressourcen, Material und Räume 
sowie externe Vergaben noch effizienter (weil 
zahlenbasiert) zu planen und zu steuern und 
somit die beschädigten Archivalien für die 
Wissenschaft und die Öffentlichkeit schneller 
wieder zur Verfügung zu stellen. 
x x x
8 von 10

Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen 
Online 
Nutzungsquote 
2020 Erfolg/Einsparungen 
Usability 
automatisierter 
Zahlprozess 
Verbesserung 
mobiles Arbeiten 
Medienbruchfrei 
Reduzierung 
redundante 
Datenhaltung 
Prozess- 
optimierung 
VII Digitalisierung der Bestände und 
Weiterentwicklung des digitalen Historischen 
Archivs (DHAK) 
Das digitale Historische Archiv (DHAK) 
präsentiert unsere Bestände online. Im 
virtuellen Lesesaal werden alle zurzeit 
verfügbaren Informationen zu den Beständen 
und einzelnen Archivalien des Historischen 
Archivs der Stadt Köln gezeigt. Es können 
auch Abbildungen von Archivgut (Digitalisate) 
eingesehen werden, falls diese vorhanden sind 
und keine rechtlichen Einschränkungen 
(Urheberrechte, Schutzfristen) dagegen 
sprechen. Zudem zeigen wir an, ob ein vom 
Einsturz betroffenes Einzelstück schon wieder 
nutzbar ist. Diese Informationen werden 
ständig aktualisiert. In der 
Digitaliserungswerkstätte des Historischen 
Archivs sind in den letzen 10 Jahren über 3 
Millionen Digitalisate entstanden. Die Arbeiten 
schreiten weiterhin kontinuierlich voran. Es 
werden vorrangig Archivalien digialisiert, 
welche auch sofort gesetzeskonform online 
gestellt werden können. Zudem stellt das 
DHAK 8 Millionen Abbildungen digitalisierter 
Mirkofilme bereit. Der Viewer zur Betrachtung 
der Digitalisate wird kontinuierlich 
weiterentwickelt. So verfügt der neue Viewer 
nun über ein Crowdsourcing-Komponente, 
über die Nutzende sowohl ihre Kenntnisse zu 
Personen und Orten als auch Transkriptionen 
teilen können. 
Niedrigschwelliger Zugang zu 
unseren Archivalien. 
Viele Nutzende, auch aus dem Ausland, konnten 
sich die Anreise nach Köln sparen. Gerade auch 
in Pandemiezeiten, in denen unser Lesesaal 
vielfach situationsbedingt geschlossen bleiben 
muss, hat sich der digitale Zugang zu den 
Archivalien bewährt. Ebenso konnte dank der 
Digitalisate verstärkt mobiles Arbeiten 
ermöglicht werden. 
x x x x
VII Digitalisierung Meldekartei Es wurde ein DMS ange legt, um digitalisierte 
Meldekarteikarten datenschutzkonform zu 
speichern. 
Die Digitalisate der Mikrofilme von vor 1945 
dienen u.a. der Recherche nach Nachlässen 
und der rechtlichen Klärung von Enteignungen 
aus der NS-Zeit. 
Die Digitalisate der Mikrofilme und –fiches 
nach 1945 sind einsturzbedingt die einzige 
rechtssichere Quelle. Die Original-Meldekarten 
sind noch nicht identifiziert. Selbst wenn sie 
wiederaufgefunden sind, sind sie stark 
verunordnet und es kann nicht nachgeprüft 
werden, ob sie vollständig vorliegen. 
Die Digitalisate der Namensverzeichnisse des 
Standesamtes steigern die Effizienz bei der 
Recherche in Personenstandsunterlagen 
(Ermittlungen von Registereinträgen auf Basis 
von Namen und Jahrgangseinträgen im 
analogen Umfeld sind unmöglich/sehr 
aufwendig). Die digitalisierten 
Namensverzeichnisse können gleichzeitig 
standortunabhängig durch 44 und 341 
verwendet werden. In beiden Dienststellen 
werden beträchtliche Effizienzgewinne erzielt. 
Die Meldekarten enthalten Informationen über 
Meldezeiten, die in der von der Stadt Köln 
genutzten Meldedatensoftware MESO nicht 
erfasst sind. Die Daten werden von 341 auch 
benötigt, um fehlerhafte und/oder 
Sichere Speicherung und 
Nutzbarmachung der Meldekartei- 
Digitalisate für 44/43 und 341 
(effiziente Erfüllung von 
Anforderungen nach ArchivG NRW 
und Bundesmeldegesetz) 
Die Digitalisate werden derzeit in das DMS 
eingespielt. Bis alle ca. 10 Millionen Digitalisate 
verfügbar sind, weden noch ca. 1,5 Jahre 
vergehen. 
x x x x
9 von 10

Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen 
Online 
Nutzungsquote 
2020 Erfolg/Einsparungen 
Usability 
automatisierter 
Zahlprozess 
Verbesserung 
mobiles Arbeiten 
Medienbruchfrei 
Reduzierung 
redundante 
Datenhaltung 
Prozess- 
optimierung 
VII Umstellung Bildungsarbeit/Archivpädagogik Die arc hivische Bildungsarbeit wird 
zunehmende digitalisiert. Für die Begleitung 
von Ausstellungen wird mit Tablets für 
Stückbeschreibungen und Zusatzinformationen 
gearbeitet. Im Rahmen einer 
Veränderungswerkstatt wurde zudem für die 
Bildungsarbeit mit Schüler*innen ein erstes 
Projekt mit dem Tool "Biparcours" des 
Schulministeriums realisiert. Dieses wird 
teilweise in der Schule und teilweise vor Ort 
durchgeführt und setzt auf eine Kombionation 
von digitalen Aufgaben und historischen 
Originalen. Im Rahmen des KEP ist hierfür die 
Beschaffung von Tablets und Ladeinfrastruktur 
vorgesehen. 
Niedrigschwellige / spielerische 
Vermittlung von historischen 
Kenntnissen (auch und gerade 
lokal/regional) gemeinsam über 
Schule und Archiv; Nutzung 
digitaler Formate; Erweiterung der 
Medienkompetenz 
Vermittlung erfolgt nicht ausschließlich im 
Archiv; Vernetzung von Archiv und Schule; 
Nutzung von lehrplankonformen und 
datenschutzrechtlich unbedenklichen 
Digitalformaten statt schwerfälligem Austausch 
zwischen Schule und Archiv und Verwendung 
von analogen "Arbeitsblättern" 
x x x x
VII E-Payment bei der Stadtbibliothek Vormerk- und Nu tzungsentgelte können sofort 
online aus dem Bibliothekskonto heraus per 
Paypal, Giropay oder Kreditkarte beglichen 
werden. 
Verbesserter Kundenservice durch 
bequeme Zahlungsmöglichkeit 
Unmittelbare Freischaltung von Ausweisen, die 
wegen nicht gezahlter Gebühren vorübergehend 
gesperrt sind, Entlastung des Kundenservices. 
Zugleich eine wichtige Voraussetzung für die in 
Vorbereitung befindliche Online-Anmeldung von 
Neumitgliedern oder für Online- 
Mitgliedschaftsverlängerungen 
VII Medienschränke für mobile Endgeräte in der 
Zentralbibliothek 
RFID-gestützte Ausleihe von Tablet- 
Computern, Laptops und E-Readern aus 
Ladeschränken in Selbstbedienung auf Basis 
Verbesserung der 
Chancengerechtigkeit durch 
niederschwelligen Zugang zu 
mobilen Digitalgeräten für alle 
Entlastung des Bibliothekspersonal, bessere 
Sichtbarkeit des Angebots 
VII WLAN in den Stadtteilbibliotheken Ausbau und Verb esserung des kostenlosen 
WLAN-Angebots in allen Stadtteilbibliotheken 
Verbesserung der 
Chancengerechtigkeit durch 
schnellen Internetzugang für alle 
stark verbesserte Bandbreite und komfortablerer 
Zugang 
VII Automatisiertes Buchungssystem für 
Veranstaltungen und Dienstleistungen 
Nutzergestützte  Veranstaltungs- und 
Ressourcenreservierungen durch "easy2book" - 
mit automatischer Buchungsbestätigung, 
Stornierungs-, Wartelisten-, Erinnerungs- und 
Benachrichtungfunktionen, grafischer 
Verfügbarkeitsanzeige, Kalender- und 
Reihenübersicht, Nutzerverwaltung und 
Feedbackoption. 
Entlastung des Personals von 
Veranstaltungsbuchungen, 
Serviceverbesserungen für 
Bürger*innen 
2.935 100,0% Soweit kein kostenpflichtiger Vorverkauf  
erforderlich ist, werden alle 
Veranstaltungsbuchungen über das Sysem 
abgewickelt, dies bedeutet eine große Entlastung 
für das Personal bei gleichzeitiger Transparenz 
und Vereinfachung des Buchungsvorgangs für 
die Bürger*innen. 
VII Ausbau der Digitalen Bibliothek: Film- und 
Musikstreaming, englischspachige E-Books, 
Archiv der Süddeutschen Zeitung 
Mit "filmfriend“ (über 2800 Filme - deutsches 
und internationales Arthouse-Kino, 
Filmklassiker, Kurzfilme, Filme für Kinder 
sowie Serien), Medici.tv (umfangreichster 
Videodienst für Klassische Musik, Oper, Tanz) 
und NAXOS Music Library (Klassik, Jazz, 
Weltmusik) wird das 24/7 nutzbare 
Digitalangebot durch attraktive 
Streamingdienste erweitert. Overdrive bietet 
englischsprachige  Belletristik (aktuelle 
Bestseller, Krimis und Young Adult Fiction). 
Der Bereich  Presserecherche wird durch das 
Archiv der Süddeutschen Zeitung verstärkt, 
flankiert durch Werkstattgespräche mit SZ- 
Journalist*innen zum Thema Fake News. 
zeit- und ortsunabhängiges 
modernes Medienangebot auch im 
Bereich Film und Musik, 
niederschwelliges 
nichtkommerzielles Angebot für alle 
- auch für Streaming-Unerfahrene, 
Stärkung von Medien- und 
Informationskompetenz 
zusätzliches Angebot, kein Ersatz für bestehende 
Bibliotheksleistungen 
VII Digitalisierung Archivbestand Archäologische 
Bodendenkmalpflege, Bereich Innenstadt 
Digitalisierung des Archivbestands der 
Archäologischen Bodendenkmalpflege für den 
Bereich Innenstadt 
Schaffung digitaler  
Planungsgrundlagen für eine  
effiziente Planung und Umsetzung 
von Maßnahmen des 
Bodendenkmalschutzes 
verbesserte Verfügbarkeit des Archivbestandes, 
beschleunigter Zugriff und digitale Sicherung der 
für die Aufgaben von Bodendenkmalpflege und 
Bodendenkmalschutz benötigten Archivalien 
x x x x
10 von 10