Beantwortung der Anfrage AN/0747/2021 der Ratsfraktion VOLT zur Sitzung des Digitalisierungsausschusses am 19.04.2021

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• Anlage 1 - Abgeschlossene Digitalisierungsprojekte

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  Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen Online Nutzungsquote 2020 Erfolg/Einsparungen Usability automatisierter Zahlprozess Verbesserung mobiles Arbeiten Medienbruchfrei Reduzierung redundante Datenhaltung Prozess- optimierung I Einführung eines eRecruitingverfahrens für das Bewerbercenter Bewerbermanagement (Bewerberportal, Bewerberverwaltung) SAP E-Recuiting-Software zur Durchführung von externen Stellenbesetzungsverfahren Das Bewerbungsverfahren wird komplett online durchgeführt. Intern: Optimierung im Workflow, da Recruiter, Personalservice, I/1, PV und SBV online schneller und besser die Bewerbung bearbeiten können. Extern: Online Bewerbung ist möglich und die weitergehende Kommunikation mit der/dem Bewerber*in läuft ebenso online. nicht ermittelbar 7200 registrierte Bewerber*innen von 01.05.2020 - 30.04.2021 nicht ermittelbar Effizienzsteigerung, erhöhteTransparenz, verbesserter Service, Positionierung als moderne Verwaltung x x x x x I Elektronisches Gehaltsstammblatt (Personalkiosk / SAP ESS) Einrichtung eines digitalen Entgeltnachweis. Gehalts stammblatt ist digital abrufbar. 384.000 Entgeltnachweise 124.800 Entgeltnachweise stehen digital zur Verfügung Serviceoptimierung, zukünftige Reduzierung von Ausdrucken x x I Einbindung PayPal Einbindung PayPal in die städtis che Bezahlplattform ePayBL Verbesserung Service für Bürger*innen, Moderne Verwaltung 18.721 18.721 68,7% eindeutige Daten, keine Kontrolle von offenen Zahlungen, 100%ige Zahlquote führt zu einer Reduzierung von Mahnverfahren und Zwangsvollstreckungen. Einfach ja keine Relevanz ja keine Relevanz ja I cPort - Das Portal für die Mitarbeitenden Orts-, Ze it-, und Geräteunabhängiger Zugang zu städtischen Services für Mitarbeitende (Intranet, E-Mail, etc.) Ausbau zu einem webbasierten, digital souveränen Arbeitsplatzmodell 717.590 717.590 1 Seit Beginn der Pandemie ist cPort für viele Mitarbeitende DER niederschwellige Zugang zu den Informationen des Intranets oder zur städischen E-Mail. X X I Drucken als Service: Ausschreibung von Multifunktionsgeräten und Reduzierung von Arbeitsplatzdruckern Ausschreibung eines neuen Rahmenvertrags für Multifunktionsgeräte und Arbeitsplatzdrucker zur Miete inkl. Full- Service. Zentralisierung von Druckausgaben und Reduzierung von Druckkosten durch vermehrten Einsatz von Multifunktionsgeräten iVm dem Einsatz einer FollowMe-Lösung und FullService-Vertrag. Austausch von Arbeitsplatzdruckern durch gemietete Geräte. 100,0% Der Rahmenvertrag für Multifunktionsgeräte und Arbeitsplatzdrucker steht zur Verfügung. Technische Lösungen iVm mit FullService- Leistungen ermöglichen die erweiterte Nutzung von Gerätefunktionen sowie die Konzentration auf wesentliche Arbeitstätigkeiten. X I Einbindung Servicekonto.NRW Einbindung des Servicek onto NRW zur Authentifizierung und Autorisierung Es wird ein Service bereitsgestellt, der die Einbindung des Servicekontos NRW in andere Anwendungen ermöglicht. keine Relevanz Der Service ist produktiv. Er wird aktuell bei der Registrierung für cPort genutzt. X X I Einführung einer Alarmierungslösung für Arbeitsplätze Einführung der Anwendung "Stiller Alarm" als IT gestütztes Alarmierungssystem zum Schutz von Mitarbeitenden mit Kund*innenkontakt . Mitarbeiter*innen können in Gefahrensituationen schnell und unbemerkt Alarme auslösen und damit Hilfe herbeirufen. 1.583 keine Relevanz keine Rele vanz Teileinsparung von Sicherheitsdienst/Wachdienst Einfach keine Relevanz keine Relevanz keine Relevanz keine Relevanz nur noch ein stadtweites Verfahren I Marktsichtung zur Ablösung Aufrufanlage NetCallUp Support und Wartung für das bisherige Produkt ist durch die Herstellerfirma abgekündigt, so dass ein Nachfolgerprodukt eingeführt werden muss. Eine Sichtung des Marktes unter Berücksichtigung von Kompatibilität mit einer neuen Online- Terminvereinbarung wurde durchgeführt Marktsondierung und Vorbereitung der anstehenden Ausschreibung 658.232 Besucher keine Relevanz keine Relevanz keine Relevanz Kriterium bei Marktsichtung keine Relevanz keine Relevanz Kriterium bei Marktsichtung keine Relevanz Kriterium bei Marktsichtung I Marktsichtung zur Ablösung Online- Terminreservierung NetAppoint (u.a. Traukalender) Support und Wartung für das bisherige Produkt ist durch die Herstellerfirma abgekündigt, so dass ein Nachfolgerprodukt eingeführt werden muss. Eine Sichtung des Marktes unter Berücksichtigung von Kompatibilität mit einer neuen Aufrufanlagen- Software und des Traukalenders wurde durchgeführt Marktsondierung und Vorbereitung der anstehenden Ausschreibung 428.656 230.499 5 4% Kriterium bei Marktsichtung Kriterium bei Markt- sichtung Kriterium bei Marktsichtung Kriterium bei Marktsichtung keine Relevanz Kriterium bei Marktsichtung I Migration des 2. RZ-Standortes nach Kalk Verlagerun g des veralteten 2. RZ-Standortes Deutz in das neu errichtete Rechenzentrum in Kalk (Kooperatinsprojekt mit LVR) Sicherstellung eines verfügbaren und wirtschaftlichen RZ-Betriebes 100,0% Zertifizierung des 2. RZ-standortes nach ISO 27001 auf Basis von BSI-Grundschutz I Modernisierung der VPN-Infrastruktur zur Anbindung von Schulen, Kita´s, Außenstellen, etc. Inbetriebnahme einer modernen Lösung für Hardware-VPN, Austausch alle Bestandsgeräte und schneller Anschluss von neuen Außenstellen, Kita´s und Schulen s.v. nach Bedarf keine Relevanz Schneller und personal ressourcenschoneneder Anschluss von Außenstellen an das städtische Netz keine Relevant keine Relevanz keine Relevanz ja ja ja 1 von 10 Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen Online Nutzungsquote 2020 Erfolg/Einsparungen Usability automatisierter Zahlprozess Verbesserung mobiles Arbeiten Medienbruchfrei Reduzierung redundante Datenhaltung Prozess- optimierung I Optimierung der Antragsverfahren im Internet Ausbau der Bereitstellung als HTML- Formulare und Abgleich der FIM-Konformität zur Umsetzung von Anforderungen aus dem Online-Zugangsgesetz. Aktuell stellt die Stadt Köln rund 380 Formulare unter www.stadt- koeln.de bereit, davon rund 300 Formulare mit Antragscharakter. Die meisten der Formulare mit Antragscharakter gelangen jedoch in einem medienbruchbehafteten Verfahren (Ausdruck, Unterschrift, Versand bzw. persönliche Abgabe) in die Dienststellen, bevor sie dort in unterschiedlichen Prozessen weiterbearbeitet werden. Ziel ist die medienbruchfreie Übergabe der Formulardaten an die verantwortlichen Dienststellen und die Optimierung der Auffindbarkeit und Aktualität der Online- Formulare. So sollen mindestens 40 Online-Formularen auf www.stadt- koeln.de bis Ende 2019 optiemiert bereitgestellt werden. 1.534.452 50,0% I Einführung map.apps und zentraler Betrieb des Geo-Portals Das städtische GeoPortal basiert auf einer komplexen IT-Architektur mit Datenbanken, Servern und Client-Komponenten. Ziel des Projektes ist die Ablösung der bisherigen veralteten Viewer-Komponente (mapClient) durch eine modernere und flexiblere Web-GIS- Lösung (map.apps). Parallel damit geht die Zentralisierung der Aufgabenverantwortung für den Betrieb des GeoPortal bei Amt 12 im Rahmen der Einrichtung eines GIS-Zentrums bei 12 einher. Mit der aufzubauenden Lösung können neben Standardsichten/Standardviewern auch sehr fachspezifisch konfigurierte Web-GIS-Clients bereitgestellt werden. Darüber hinaus werden die Dienststellen über einfach bedienbare Editoren in die Lage versetzt, ihre jeweiligen Geo-Fachdaten eigenständig und ohne spezielles GIS-Fachwissen zu digitalisieren, zu editieren und zu pflegen. Dies hat zur Folge, dass die Datenverantwortung und die Datenpflege wieder bei den Fachdienststellen vereint werden. Das GeoPortal wird verstärkt zum zentralen Baustein der gesamtstädtischen Infrastruktur ausgebaut werden, über die alle georelevanten Informationen für Bürgerinnen und Bürger, für die Politik und Wirtschaft sowie für die städtischen Dienststellen bereitgestellt werden. Der Einsatz von map.apps erfüllt alle Anforderungen der einschlägigen gesetzlichen Normen und ermöglicht es, den Bürgerinnen und Bürgern, der Wirtschaft und der Politik sowie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung bedarfsgerechte Geo-Informationen und Geo- Applikationen in moderner und nutzerfreundlicher Form zeitnah und ohne Programmieraufwand zur Verfügung zu stellen. Der Betrieb beim zentralen IT- Dienstleister der Stadtverwaltung garantiert eine optimale technische Betreuung und Weiterentwicklung der Infrastruktur auf der Basis von marktgängigen Standardlösungen. keine Relevanz Map.Apps ist eine flexible Schnittstelle für die Erfssung von Geodaten. U.A. bei "Glanz statt Hetze" und beim Sperber-Moniotring erfolgreich öffentlichkeitswirksam eingesetzt. I Einführung und Betrieb eProzessakte im DMS Dokument en-Management-System zur Ablage undVerwaltung von eProzessakten Es ist das Ziel, Ablösung der Papierakte in eine eGerichtprozessakte circa 1000 eProzessakten p.a. 0,0% Durch die Weiterentwicklung der Programme und Systeme sollen interne Abläufe durch Nutzung der E-Akte vereinfacht und der einheitliche Workflow implementiert werden. Optimierung des Ressourceneinsatzes bei Amt 30. Rechtsberatungsleistungen sicher, formfehlerfrei und detailliert zu dokumentieren und zu bearbeiten ja ja I stadtweite Einführung der cVergabe Die auf SharePoi nt basierende Anwendung eVa (elektronische Vergabeassistenz) wird durch eine neue zukunftsfähige Architektur auf Basis einer am Markt etablierten Standardsoftware abgelöst und die bisherige manuelle Schnittstelle VMP NRW durch eine medienbruchfrei Lösung in den Gesamtablauf integriert. Der gesamte Vergabeprozess wird zukünftig medienbruchfrei durchgeführt. 2 von 10 Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen Online Nutzungsquote 2020 Erfolg/Einsparungen Usability automatisierter Zahlprozess Verbesserung mobiles Arbeiten Medienbruchfrei Reduzierung redundante Datenhaltung Prozess- optimierung I Digitales Vertragsmanagement (DMS) Stadtweit werde n sämtliche Verträge ab einer bestimmten Wertgrenze oder bestimmte Vertragstypen in ein DMS-System hochgeladen und können revisionssicher verwaltetet und betreut werden. Die Verträge elektronisch abrufbar und können ortsunabhängig bearbeitet werden. Alle Dienststellen stellen Verträge in das DMS-System ab einer bestimmten Wertgrenze ein; Steuerung und Controlling ist so möglich durch das Amt für Recht, Vergabe und Versicherung sowie das Rechnungsprüfungsamt 500 70,0% Veträge müssen nicht mehr in Papierform verwaltet und abgelegt werden. Ein zentraler und vorher definierter Zugriff ist möglich ja ja ja ja I Pilotbetrieb Barzahlen in der Bußgeldstelle Bürger* innen können ihre Verwarnungen im ruhenden Verkehr beim Einkauf in unterschiedlichen Einzelhandelsgeschäften bezahlen, z. B. auch sonntags Erweiterung des städtischen Zahlungsportfolios um ein innovatives Zahlverfahren 1,6% Das Zahlverfahren wird angenommen. Die weitere Entwicklung der Nutzungsquote wird beobachtet. x I Gewerbe - eAuskunft - Suchanfragen Einführung der e Auskunft (öffentliche Suche) Schaffung einer online-Auskuft über allgemein zugängliche Daten von Gewerbetreibenden für Bürger*innen. 42.961 42.961 100,0% Das neue Angebot wurde von Bürger *innen sehr gut angenommen. Eine derartige Möglichkeit, kostenfrei die zugänglichen Informationen über Betriebsname, Anschrift und Tätigkeit zu erhalten, gab es zuvor nicht. x x I Gewerbe - eAuskunft - Auskünfte Einführung der eAus kunft (gebührenpflichtige Auskünfte durch berechtigte Personen) Schaffung einer online-Auskunft über weiterer Daten von Gewerbebetrieben für besonders berechtige und registrierte Personen. 1.046 292 27,9% Die Nutzungquote zeigt, dass das Angeb ot von den berechtigten Personen angenommen wird. Eine Erhöhung der Nutzungsquote ist nach und nach zu erwarten. x x x I Gewerbe - eMeldung (An-, Um- und Abmeldung) Einführung der eMeldung (online Gewerbeanmeldung, ummeldung und - abmeldung) Schaffung eine online-Zugangs für Gewerbetreibend zur Meldung eines Gewerbes. 22.303 13.228 59,3% Die Digitalisierung von Gewerbemel dungen ist eine erhebliche Verbesserung für die Gewerbetreibenden. Für die Behörde reduziert sich dadurch auch der Aufwand für die Datenerfassung. x x x I eGewerbe: Einführung Migewa-Modul Prostitution Digitalisierung des Meldeverfahrens nach dem Prostituiertenschutzgesetz. Optimierung der Arbeitsabläufe und Schaffung eines online-Zugangs für die Prostituierten. 1.813 0 0,0% Die erhoffte Verbesserung der internen Ab läufe bei der Erfassung aller Anmeldungs-, Antrags- und Erlaubnisdaten sowie der Überwachung gesetzlicher Fristen wurde erreicht. Eine Online- Antragstellung ist nicht realisierbar, weil nach dem ProstSchG unmittelbar vor der Anmeldung stets eine persönliche Beratung durch 53 (Gesundheitsberatung) und durch 32 (allg. rechtliche Beratung ) zu erfolgen hat, was eine Vorsprache erfordert. x x I Pilotbetrieb Indoor-Navigation Navigation innerhal b geschlossener Räume/Gebäuden analog gängiger Apps im Straßenverkehr u. a. auch für Menschen mit Einschränkungen, Pilotbetrieb konnte aufgrund der COVID19-Pandemie nur kurz starten. Der Pilot musste anschließend gestoppt werden. Verbesserung Service für Bürger*innen, besser gesteuerte Besucherströme, Reduzierung Rückfragen bei Kolleg*innen, Durch die Corona-Pandemie sind Vorsprachen im Ausländeramt seit März 2020 nur mit Termin möglich. Die Vorsprechenden werden vom Wachdienst zur Sachbearbeitung geleitet, eine Nutzung der Indoor-Navigation erfolgt nicht. I/D2 plant derzeit eine Verlängerung des Pilotbetriebs über November 2021 hinaus um überhaupt die Möglichkeit zu haben, den Erfolg zu bewerten. nicht enthalten nicht vorgesehen nicht zutreffend nicht zutreffend Personaleinsparung Sicherheitsdienst und Verkürzung der Laufzeiten (Bürger) innerhalb der Gebäude I Realisierung der eEinbürgerungsakte Die digitale Da rstellung von Einbürgerungsanträgen und -akten, inkl. der Digitalisierung der Eingangspost. Vorbereitung zur Verbesserung des Bürgerservice im Rahmen der OZG- Maßnahmen, Beschleunigung der Arbeitsabläufe durch digitalen Zugriff #DIV/0! Durch die Einführung der eEinbürgerungsakte konnten die Vorgänge insgesamt beschleunigt werden (direkter Aktenzugriff durch das Beratungsbüro - auch bei telefonischen Anfragen). Die Arbeitsmöglichkeiten konnten für die Mitarbeitenden flexibler ausgestaltet werden - durch die Realisierung von mobilem Arbeiten. bereits in Betrieb - tägliche Nutzung nicht enthalten durch die Porduktiv- setzung der eAkte wurde das mobilen Arbeiten ermöglicht soweit möglich sichergestellt (z. T. gesetzliche Verpflichtung zur Unterschrift im Original ) nicht zutreffend keine redundante Datenhaltung Flexibler Zugriff auf Daten und Akten Mobiles Arbeiten I Ablösung des KfZ-Zulassungsverfahrens OK.Vorfahrt Ende 2019 wurde die bisher in der KFZ- Zulassungsstelle eingesetzte Software OK.Vorfahrt in Zusammenarbeit von 121 und 341 durch das Nachfolgeprodukt OK.Verkehr abgelöst. Ziel war eine Verbesserung der Performance, eine effizientere Menüführung und dadurch Ersparnis in der Bearbeitungszeit für Mitarbeitende und Kundschaft am Schalter. Durch Implementierung von OK.Verkehr wurden weitere Öffnungen im Serviceportal iKFZ (hier: Stufe 3) ermöglicht. 100% x x x u.A. durch Kopplung mit OK.Cash unverändert x I Bewohnerparkausweise Bürger*innen können Ihre Bewohnerparkausweise online beantragen, über städtische Bezahlplattform ePayBL bezahlen und selbst ausdrucken Verbesserung Service für Bürger*innen; 50.000 20.000 40,0% Verringerung der Vorsprachen in de n Kundenzentren. x x x 3 von 10 Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen Online Nutzungsquote 2020 Erfolg/Einsparungen Usability automatisierter Zahlprozess Verbesserung mobiles Arbeiten Medienbruchfrei Reduzierung redundante Datenhaltung Prozess- optimierung I eID-Karte für Unionsbürger*innen Nach politischen D iskussionen zum Einführungszeitpunkt wurde schließlich zum 01.01.2021 die Beantragung einer eID-Card für in Deutschland lebende Staatsangehörige des Europäischen Wirtschaftsraumes ermöglicht. Ziel war ein Identititätsnachweis mittels eines elektronischen Chips für vorgenannten Personenkreis, analog der freiwilligen online- Ausweisfunktion des Bundespersonalausweises für Deutsche (BPA) bzw. des elektronischen Aufenthaltstitels für Drittstaatsangehörige (eAT). Mit der eID-Card wird nun also eine personenbezogene Chip-Karte eingeführt, mit welcher auch in Deutschland lebende EU- und EWR- Angehörige den digitalen Identitätsnachweis über Lesegeräte und mobile Endgeräte führen können, um beispielsweise die Legitimierung für online- Bezahldienste, die Durchführung eines POSTIDENT-Verfahrens zur Einrichtung eines online- Bankkontos oder die Anmeldung eines KFZs über einen kommunalen E-Goverment-Service einfacher abwickeln zu können. Die Nutzung geschieht auf freiwilliger Basis, die eID-Card ist kein pflichtiges Ausweisdokument. k.A. Einführung erst per Jahresbeginn 2021 x x x durch digitale Antragstellung ist persönl. Kontakt nur noch bei der Verifizierung/ Identitäts- bestätigung notwendig x x Daten werden auf dem Antragsportal nicht zusätzlich vorgehalten, sondern werden aus dem hiesigen Einwohnermelde fachverfahren und dort weiterverarbeitet abgerufen I Einführung der Stufe 3 für die internetbasierte Kfz-Zulassung 01/2015: Stufe I (Abmeldung von Privat- KFZ, deren Zulassungsbescheinigung Teil I/Fahrzeugschein nach dem 01.01.2015 ausgestellt wurde) 10/2017: Stufe II (Wieder-Anmeldung von Privat-KFZ, für die eine nach dem 01.01.2018 ausgestellte Zulassungsbescheinigung Teil II/Fahrzeugbrief vorliegt) Bislang war nur das Abmeldung und das Wieder-Anmelden schon einmal auf d. jeweilige*n Halter*in zugelassener Fahrzeuge online möglich. Neu: 08/2020: Stufe III (Neu-Anmeldung von Privat-KFZ) Das Portal https://ikfz.stadt- koeln.de/ bietet in der neuen Stufe III nun jeder in Köln gemeldeten, volljährigen Privatperson die Möglichkeit, "neue" Gebraucht- und Neufahrzeuge online zuzulassen oder umzuschreiben, sowie bei einem Umzug innerhalb Kölns die in den Fahrzeugzulassungsregistern gespeicherte Adresse selbständig zu ändern - und dies gänzlich ohne persönliche Vorsprache in der KFZ- Zulassungsstelle in Poll. Ein Termin ist nicht notwendig, lediglich die eID-Funktion des Bundespersonalausweises und die entsprechende App "AusweisApp2" auf dem Smartphone. Die Bezahlung erfolgt über das gesicherte Bezahlverfahren ePayBL (Kreditkarte, GiroPay oder PayPal). Die notwendigen Papiere, Plaketten und Siegel werden nach Prüfung postalisch zugestellt. 274 x inbesondere im Hinblick auf Zeit und Weg x sofern entsprechende Papiere und Ausweis/-App vorhanden x x da weniger persönliche Vorsprachen -- > Anträge gehen digital ein x x Daten werden auf iKFZ nicht zusätzlich vorgehalten, sondern werden von OK.Verkehr bzw. dem KBA abgerufen x 4 von 10 Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen Online Nutzungsquote 2020 Erfolg/Einsparungen Usability automatisierter Zahlprozess Verbesserung mobiles Arbeiten Medienbruchfrei Reduzierung redundante Datenhaltung Prozess- optimierung I Softwareentscheidung Beschwerdemanagement Inzwischen erfolgte nach einer europaweiten Ausschreibung eine Zuschlagserteilung an eine Softwarefirma, mit der die zum Einsatz kommende gesamtstädtische Beschwerdemanagementsoftware derzeit entwickelt wird. Jede städtische Dienststelle (einschl. der Dezerante) wird sukzessive, beginnend mit ausgewählten Pilotämtern, an die Software angebunden, damit jede bei der Stadtverwaltung eingehende Beschwerde dort erfasst und damit bearbeitet werden kann. Die Mitarbeiter*innen werden in Schu- lungen auf den Umgang mit der Soft- ware vorbereitet. Erhöhung der Bürger-zufriedenheit Verbesserung der verwaltungsinternen Prozesse Schaffung einheitlicher Bearbeitungs- und Auswertungsstandards Steigerung der Bear- beitungsqualität Mehr Tranparenz bzgl. der bei der Stadtverwal-tung vorliegenden Beschwerden Software noch nicht im Einsatz, daher Angabe nicht möglich Es wird mit stadtweiten Synergieeffekten gerechnet, weil eine effizientere Bearbeitung von Beschwerden in einer höheren Bearbeitungsqualittät aufgrund einheitlicher Standards gewährleistet ist. Es ist davon auszugehen, dass damit eine größrere Bürgerzufriedenheit erreicht wird, die zu einem Rückgang von Beschwerden führen kann. Die Angabe einer möglichen zahlen-mäßigen Einsparung ist nicht möglich. Allerdings wird es Auswertungsmöglich- keiten innerhalb der Software geben, mit Hilfe derer sich quantitative Aussagen über die in den einzelnen Dezernaten und Ämtern vorliegenden Beschwerden treffen lassen können (dezernats- und amtsspezifisches Controlling). I Einführung einer neuen Handelsplatzlösung mit integriertem Bedarfsprüfungsworkflow Am 16.09.2019 wurde die neue eProcurementplattform "cMarket" produktiv gesetzt. Neben einem integrierten und standardisierten Bedarfsprüfungsworkflow für alle Bedarfsprüfungen von Liefer- und Dienstleistungen wurde eine optimierte Produktsuche, sowie eine intuitive Bedienoberfläche realisiert. Eine medienbruchfreie Angebotsbeiziehung ist möglich. Die Voraussetzungen für umfassende Controlling- und Berichtsmöglichkeiten liegen vor. Die Implementierung eines Wareneingangsmoduls, eine Schnittstelle zu SAP und die elektonische Rechnungsbearbeitung sind in Planung. Gesamtstädtische Optimierung des Beschaffungswesen 58.061 58.061 100,0% Alle städtischen Dienststellen si nd am System angeschlossen und haben die Möglichkeit ihre Beschaffungen medienbruchfrei abzuwickeln. Erzielt wurden ein Effizienzgewinn, Transparenz und Rechtssicherheit in den Prozessen. Die Grundlage für ein besseres Controlling und eine Steuerung des Einkaufs wurden geschaffen. X X X X X I elektronischer Zustellungsauftrag für Bußgeldbescheide (Zentraldruck) Einbindung des Services der Post AG zur elektronischen Bestätigung einer förmlichen Zustellung in das bestehende Bußgeldverfahren beim zentralen Massendruckverfahren. Durch einen digitalen Nachweis, der automatisch in das Programm übertragen wird, soll der Aufwand für die Kontrolle, Erfassung und Ablage von Zustellungsnachweisen entfallen. 280.000 280.000 100,0% Die Produktivsetzung erfolgte a m 01.03.2021. Die genannte Fallzahl gibt die in 2020 im Massendruck zentral erstellten Bescheide, die zuzustellen waren, wieder. Das Projekt ist ein voller Erfolg. x x I Grundstücksinformationen online Mit der Anwendung „ Grundstücksinformation Online“ bietet die Stadt Köln einen umfassenden geobasierten Info-Service rund um Flur- und Grundstücke sowie deren Lage und Umgebung im gesamten Kölner Stadtgebiet. So können sich Nutzerinnen und Nutzer je nach Interesse, Lebenslage oder Fachaufgabe ergänzend zu den „grundstücksscharfen“ Informationen auf Knopfdruck weitere ortsbezogenen Auskünfte bspw. zur sozialen Infrastruktur einholen. Neuer komfortabler Service für Fachleute wie für Bürger*innen im Kontext "Bauen". Reduzierung von Fragen beim Bauaufsichtsamt im Vorfeld von Bauvorhaben, perspektivisch: Automatismen bei den notwendigen Prüfungen im Baugenehmigungsverfahren Einbindung von über 80 Datenquellen und Diensten bereits im ersten Jahr 4.690 keine Relevanz Ein Dienst der bereits in der Gr undkonfiguration eine Vielzahl von releanten Informationen bereitstellt. In der Fachwelt und beim interessierten Bürger stösst die Anwendung auf grosse Zustimmung war Bestandteil einer Masterthesis aktuell noch keine Relevanz ja ja ja ja I/II Formularablösung für Hundeangelegenheiten und Online Anmeldung von Hunden Bürger*innen können Hunde per Web-Service an- und abmelden und auch Steuerbefreiung oder -ermäßigung beantragen. Bürger*innen können zusammen mit der Anmeldung eines Hundes zur Hundesteuer mit gleichem Web- Service auch die Hunde für 32 anmelden, die erlaubnis- und/oder anzeigepflichtig sind Verbesserung Service für Bürger*innen 60,0% Keine Einsparungen bei 21 und 32 teilweise ja 5 von 10 Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen Online Nutzungsquote 2020 Erfolg/Einsparungen Usability automatisierter Zahlprozess Verbesserung mobiles Arbeiten Medienbruchfrei Reduzierung redundante Datenhaltung Prozess- optimierung II elektronische Rechnungsbearbeitung Implementierung einer SAP integrierten eRechnungsbearbeitung zur Annahme, Validation und Verarbeitung digitaler Rechnungen sowie die Digitalisierungen von papierhaften Rechnungen im Workflow. Schaffung der Voraussetzung zur Einführung der eRechnungsbearbeitung in der gesamten Kernverwaltung. Aussage erst nach Abschluss des Folgeprojektes möglich Aussage erst nach Abschluss des Folgeprojektes möglich Aussage erst nach Abschluss des Folgeprojektes möglich ja ja größteils ja ja III Baulasten online (Negativ-Atteste) Um eine Online auskunft für das Vorliegen von Baulasten zu ermöglichen, wurde auf bereits im Amt vorhandene digitale Geodaten zugegriffen. Es musste ein Auskunftsportal erstellt und angebunden werden. Außerdem wurde eine automatiserte Berechnung der anfallenden Verwaltungsgebühren realisiert und EPayment eingeführt. Interessierte Bürger*innen können online erfahren, ob für ein konkretes Grundstück im Kölner Stadtgebiet Baulasten im Baulastenverzeichnis eingetragen sind. Sofern keine Baulast vorhanden ist, erhalten sie gegen eine Gebühr ein entsprechendes amtliches Negativattest. ca 6000 ca.2700 (ansteigende Tendenz) Ja Ja Ja Ja Ja Ja III Flurkarte Online (ehem. Katasterauskunft online) Bürgerinnen und Bürger sollen auf amtliche Flurkartenauszüge des Liegenschaftskatasters künftig über eine Internetplattform zugreifen können. Über diese Plattform (Geoportal) soll mit einem Antragsmanagement die Online- Bestellung von amtlichen Auszügen der Liegenschaftskarte mittels Computer oder jedem mobilen Endgerät inklusive der Integration von Online-Bezahldiensten ermöglichen. Die Anbindung des Antragsmanagements an das Geoportal ermöglicht einfachste Online- Bestellung von Liegenschaftskarten mittels Eingabe der Flurstücksangaben oder Adresse. Analog der gewünschten und verfügbaren Kartenformate erfolgt eine automatische Gebührenberechnung mit Übergabe der Zahldaten an ein angebundenes E-Payment- Verfahren. Wir streben künftig auch weitere Möglichkeiten der Online-Bestellung und - Vermarktung von GIS-gestützten Daten und Fachschalen an. Wir ermöglichen den Bürgerinnen und Bürgern, Katasterauskünfte nutzendenfreundlich online zu erhalten und erhöhen damit langfristig die Kundenzufriedenheit. ca. 9000 (hochgerechnet) ca.3700 (hochgerechnet) Die Anwendung haben wir mit einer zeitlichen Abweichung von ca. einem halben Jahr plangemäß umgesetzt. Die Ergebnis- und Wirkungsziele (z.B. Verbesserung des Bürgerservice in der Katasterauskunft, Schaffung eines barrierefreien, bedienungsfreundlichen Portals für Kundinnen und Kunden ohne Fachkenntnis) haben wir erreicht. Die Anwendung wurde bereits gut von unseren Kundinnen und Kunden angenommen. Ja Ja Ja Ja Ja Ja IV Einführung einer Informations-App mit schulischen Informationen für Schüler und Lehrer (KIKS Chat) Bereitstellung eines zeitgemäßen Informations- und Kommunikationswerkzeugs für Schulen. Bereitstellung eines zeitgemäßen Informations- und Kommunikationswerkzeugs für Schulen. 99 Schulen 21.871 Nutzer*innen 11.381.183 gesendete Nachrichten 44.551.670 empfangene Nachrichten 3.4 TB Speicherplatz genutzt Eine Einsparung ist nicht gegeben. Der Erfolg ist die Anwendung selbst: Eine flexible, direkte, zeitgemäße und datensichere Kommunikationslösung für derzeit ca. 37,5% der Kölner Schulen. Ein Ausbau ist grundsätzlich möglich. IV Einführung von EC-Cash Den VHS-Kunden, die eine Ve ranstaltung persönlich im Kundenzentrum buchen möchten, wird die Möglichkeit geboten, die Gebühren anstatt mit einer Barzahlung mit ihrer EC-Karte digital begleichen zu können. Verbesserung des Services für die Bürger*innen sowie Reduzierung der Bargeldeinnahmen und des damit verbundenen Verwaltungsaufwands. Seit der Produktivsetzung Ende 2019 ist Pandemie-bedingt derzeit keine Aussage möglich. x x 6 von 10 Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen Online Nutzungsquote 2020 Erfolg/Einsparungen Usability automatisierter Zahlprozess Verbesserung mobiles Arbeiten Medienbruchfrei Reduzierung redundante Datenhaltung Prozess- optimierung IV Vormerkung Kitaplätze im Elternportal (Little Bird) Mit dem im Juni 2017 eingeführten Programm, können Bürger*innen fast die gesamte Kitalandschaft in Köln online betrachten und einfach von zu Hause eine Betreuungsanfrage für Ihr Kind stellen. Gerechtere Vergabe der freien Kitaplätze. Zeitliche Ersparnis für alle Seiten, bessere Übersicht für alle Eltern über das Kita Gesamt- angebot in Köln. 2017 wurden ab Juni 47.289 Anfragen gesendet / 2018 wurden 74.733 Anfragen gesendet/ 2019 wurden 70.231 Anfragen gesendet/2020 wurden 66.966 Anfragen gesendet/ 2021 bis heute wurden 25.009 Anfragen gesendet Durch die Einführung des Vormerk- und Vergabeprogramms "Little Bird" wurde eine erhebliche Zeitersparnis bei der Vergabe der freien Kitaplätze erreicht. Es werden ab dem 01.12 jeden Jahres von allen Trägern gemeinsam die freien Kitaplättze für das kommende Kitajahr in drei Vergabewellen vergeben. Dies führt vorallem bei Eltern zu mehr Planungssicherheit und schafft in den Kitas schneller Klarheit über die zukünftige Gruppenzusammensetztung. x x x x x x IV Weiterentwicklung Little Bird - Schnittstelle zum Fachverfahren KiTaPLUS bei freien Trägern Gemeinsam mit den freien Trägern die KitaPlus nutzen, und den Entwicklerfirmen, wurde die Schnittstelle zum Programm KitaPLus entwickelt Optimierter Informationsfluss, schnellerer, Reduzierung der Wege, Datensynkronisation. Durch die Liveschaltung der Schnittstelle zu KitaPlus wurde ein deutlich besserer Datenaustausch der beiden Programme erzielt und Datenverwerfungen konnten somit ausgeräumt werden. x x x x x x IV Online Beratung im Familienbüro Familien erhalten die Möglichlkeit zu allen Fragen der Altersgruppe 0-6 bei Videochat vorzusprechen. Steigerung der Familienfreundlichkeit durch die Erweiterung der Beratungszugänge Das Projekt läuft seit Oktober 2020 und eine Auswertung kann erst nach 12 Monaten erfolgen. Die bisherigen Rückmeldungen sind durchweg postiv und das Angebot wird immer mehr angenommen. x x x V Einführung eWohngeldakte Elektronische Aktenführung im Bereich Wohngeld inkl. einer integrierten Postkorbfunktion Schaffung einer Basis für die digitale Bearbeitung der Wohngeldfälle und Optimierung der Aktenzugriffsmöglichkeiten Durch die eWohngeldakte können die Kolleg*innen nun parallel in den Akten arbeiten und auch beim mobilen Arbeiten auf diese zugreifen, in einem Folgeprojekt soll die eWohngeldakte um Workflowfunktionalitäten erweitert werden x x x V Online-Antrag auf Wohnberechtigungsschein WBS-Antra g über Formular auf der Webseite der Stadt, über den der Antrag direkt digital eingereicht wird Verbesserter Service für Bürger*innen, Reduzierung Medienbrüche 35% (ab März 2020) x x x x V Steuerung der Besucherströme mittels Aufrufanlagen - Wohnungsamt (56) Implementierung einer Aufrufanlage mit Nummernspender im Bereich 560-25 WBS Verbesserung Service für Bürger*innen, besser gesteuerte Besucherströme Durch die Corona-Pandemie sind Vorsprachen im Wohnungsamt seit März 2020 nur mit Termin möglich. Die Aufrufanlage wird daher aktuell nicht genutzt. x V Digitalisierung geförderter Wohnungsbau Erweiterung der Programms Wohnung2000 um ein eigenes Modul zur Bearbeitung der Anträge zum geförderten Wohnungsbau Schaffung einer Basis für die digitalisierte Kommunikation mit Antragstellenden und Vermeidung von Fehlerquellen durch Reduzierung von redundanter Datenhaltung und von Medienbrüchen Die Bearbeitung ist effektiver und effizienter geworden. Insbesondere der Datenaustausch zwischen der GAG, die dasselbe Programm nutzt, und dem Amt für Wohnungswesen konnte beschleunigt werden x x x x x V Softwareunterstützung Einnahmeverwaltung Ersetzen d er bisherigen Excel-Lösung für die Erstellung von Buchungsdateien für die Einnahmeverwaltung (Mieten, Gebühren) durch eine Softwarelösung im Programm Wohnung2000 Reduzierung von Fehlerquellen, Beschleunigung der Bearbeitung durch Automatisierung, vereinfachte Übergabe an die Kasse 29.310 Buchungssätze Anstatt einzelne und komplett manuell ausgefülte Excel-Tabellen unterschiedlicher Sachbearbeiter*innen zusammenführen zu müssen, buchen alle Sachbearbeiter*innen in Wohnung2000 mit Plausibilitätsprüfungen usw. und das Programm erstellt automatisch Buchungsdateien für die Kasse x x x V Optimierung der Mieter- und Mietenverwaltung Überführung mit gleichzeitiger Verbesserung / Erweiterung der Funktionen und Daten zu Mietobjekten und Mietern von Karthago2000 nach Wohnung2000 Ablösung der Programmes Karthago2000, Verbesserung der Bedienung und Bearbeitungszeit 2.161 Wohneinheiten und Stellplätze Daten zu öffentlich geförderten Objekten und deren Mietern waren zuvor in zwei Programmen redundant erfasst. Außerdem wird durch die maßgeschneiderte Lösung mit Wohnung2000 jetzt schneller und User-freundlicher gearbeitet als mit Karthago2000 x x x x V Optimierung der Nebenkostenabrechnungen Überführung mit gleichzeitiger Verbesserung / Erweiterung der Funktionen für Nebenksotenabrechnungen von Karthago2000 nach Wohnung2000 Ablösung der Programmes Karthago2000, Verbesserung der Bedienung und Bearbeitungszeit 1.413 Wohneinheiten Durch die maßgeschneiderte Lösung in Wohnung2000 wird jetzt schneller und User- freundlicher gearbeitet als mit Karthago2000 x x x x 7 von 10 Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen Online Nutzungsquote 2020 Erfolg/Einsparungen Usability automatisierter Zahlprozess Verbesserung mobiles Arbeiten Medienbruchfrei Reduzierung redundante Datenhaltung Prozess- optimierung V Softwareunterstützung Zahlungskontrolle Ersetzen de r bisherigen Excel-Tabellen für die Zahlungskontrolle von Mieten und Gebühren durch eine Softwarelösung im Programm Wohnung2000 Vereinheitlichung der Bearbeitung, Reduzierung von Fehlerquellen, Beschleunigung der Bearbeitung 6.869 Wohneinheiten und Stellplätze (Miete, OH und FLÜ) Vorher individuell geführte Excel-Tabellen werden jetzt einheitlich in gleicher Weise bearbeitet, durch die automatische Berechnung und Übernahme aus Vormonaten entfällt viel redundante Tipp-/Kopierarbeit, Fehlerquellen sind jetzt deutlich reduziert x x x x V GKS-Mate Umschlag von Tieren und Produkten tierischen Ursprungs in der Grenzkontrollstelle am Flughafen Köln-Bonn Programmsystem-Ausstattung: Bei GKS-Mate handelt es sich um eine workflowbasierte Software mit Schnittstellen zu TRACES und SAP. Sie erfüllt die Forderungen nach Revisionssicherheit und Datenschutzkonformität gemäß EU- Datenschutzgrundverordnung. Mit ihr wird eine redundante Datenhaltung vermieden. Es lassen sich Datenanalysen und Statistiken komfortabel erzeugen und die Gebühren- und Rechnungserstellung wird mit ihr automatisiert möglich. Mit GKS-Mate wird die immer komplexer werdende Arbeit der Tierärzte/innen und der Verwaltung an der Grenzkontrollstelle optimiert und ein wesentlicher Digitalisierungs-Schritt zum papierlosen Büro erreicht. Automatisierung der Datenverarbeitung, Restrukturierung und Optimierung der Arbeitsabläufe in der Grenzkontrollstelle, Steigerung der Effizienz, Umsetzung gesetzlicher Vorschriften in der Datenverarbeitung 22.364 22.364 100,0% Die Ziele wurden vollständig erreicht. Die daraus resultierenden Einsparungen wurden noch nicht errechnet. x x x x VII Einführung einer Elektronischen Akte für 44 Schri ftgutverwaltung im Historischen Archiv ist seit 2018 vollständig auf digitale Ablage und digitalen Postlauf umgestellt. Transparente Schriftgutverwaltung zur Sicherstellung nachvollziehbaren Verwaltungshandelns; schnelleres, effizienteres und ortsunabhängiges Arbeiten und besseres Wissensmanagement 5700 Vorgänge; weit mehr als 10.000 Dokumente p.a. Spürbare Verringerung der Dienstregistratur (weniger Platzbedarf), weitere Entlastung sukzessive mit rollierender Vernichtung von Papierordnern, da seit 1.1.2018 alle Vorgänge elektronisch geführt werden. Home Office wird dank Citrix-Integration unterstützt. x x x x x VII Einführung und Optimierung einer digitalen Restaurierungsdokumentation für das vom Einsturz betroffene Archivgut (Restaurierungs- und Dokumentations-Modul, RDM) Digitale Steuerung und Dokumentation aller restauratorischen und archivarischen Maßnahmen und Bearbeitungsschritte an den Archivalien Effizientere und standardisierte Bearbeitungsworkflows zur schnelleren Wiederbenutzbarkeit des eingestürzten Archivguts; online- Einbindung von Dienstleistern; effektive Steuerung von Massenprozessen durch Chargenbildung; Einheitengenaue Dokumentation von Maßnahmen und Zustand für Fachkräfte (Archiv, Restaurierung) und Nutzer*innen insges. ca. 350.000 Bergungs-einheiten Mit dem Abschluss der Migration der ca. 220.000 Papierlaufzettel, die bis 2017 zur Dokumentation benutzt wurden, in die Datenbank (Abschluss: April 2021) vergügt das RDM derzeit über mehr als 316.000 digitaler Dokumentationen. Durch den verstärkten Einsatz von Berichten und Kennzahlen wird es ab jetzt möglich, Arbeitsprozesse, zeitliche und personelle Ressourcen, Material und Räume sowie externe Vergaben noch effizienter (weil zahlenbasiert) zu planen und zu steuern und somit die beschädigten Archivalien für die Wissenschaft und die Öffentlichkeit schneller wieder zur Verfügung zu stellen. x x x 8 von 10 Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen Online Nutzungsquote 2020 Erfolg/Einsparungen Usability automatisierter Zahlprozess Verbesserung mobiles Arbeiten Medienbruchfrei Reduzierung redundante Datenhaltung Prozess- optimierung VII Digitalisierung der Bestände und Weiterentwicklung des digitalen Historischen Archivs (DHAK) Das digitale Historische Archiv (DHAK) präsentiert unsere Bestände online. Im virtuellen Lesesaal werden alle zurzeit verfügbaren Informationen zu den Beständen und einzelnen Archivalien des Historischen Archivs der Stadt Köln gezeigt. Es können auch Abbildungen von Archivgut (Digitalisate) eingesehen werden, falls diese vorhanden sind und keine rechtlichen Einschränkungen (Urheberrechte, Schutzfristen) dagegen sprechen. Zudem zeigen wir an, ob ein vom Einsturz betroffenes Einzelstück schon wieder nutzbar ist. Diese Informationen werden ständig aktualisiert. In der Digitaliserungswerkstätte des Historischen Archivs sind in den letzen 10 Jahren über 3 Millionen Digitalisate entstanden. Die Arbeiten schreiten weiterhin kontinuierlich voran. Es werden vorrangig Archivalien digialisiert, welche auch sofort gesetzeskonform online gestellt werden können. Zudem stellt das DHAK 8 Millionen Abbildungen digitalisierter Mirkofilme bereit. Der Viewer zur Betrachtung der Digitalisate wird kontinuierlich weiterentwickelt. So verfügt der neue Viewer nun über ein Crowdsourcing-Komponente, über die Nutzende sowohl ihre Kenntnisse zu Personen und Orten als auch Transkriptionen teilen können. Niedrigschwelliger Zugang zu unseren Archivalien. Viele Nutzende, auch aus dem Ausland, konnten sich die Anreise nach Köln sparen. Gerade auch in Pandemiezeiten, in denen unser Lesesaal vielfach situationsbedingt geschlossen bleiben muss, hat sich der digitale Zugang zu den Archivalien bewährt. Ebenso konnte dank der Digitalisate verstärkt mobiles Arbeiten ermöglicht werden. x x x x VII Digitalisierung Meldekartei Es wurde ein DMS ange legt, um digitalisierte Meldekarteikarten datenschutzkonform zu speichern. Die Digitalisate der Mikrofilme von vor 1945 dienen u.a. der Recherche nach Nachlässen und der rechtlichen Klärung von Enteignungen aus der NS-Zeit. Die Digitalisate der Mikrofilme und –fiches nach 1945 sind einsturzbedingt die einzige rechtssichere Quelle. Die Original-Meldekarten sind noch nicht identifiziert. Selbst wenn sie wiederaufgefunden sind, sind sie stark verunordnet und es kann nicht nachgeprüft werden, ob sie vollständig vorliegen. Die Digitalisate der Namensverzeichnisse des Standesamtes steigern die Effizienz bei der Recherche in Personenstandsunterlagen (Ermittlungen von Registereinträgen auf Basis von Namen und Jahrgangseinträgen im analogen Umfeld sind unmöglich/sehr aufwendig). Die digitalisierten Namensverzeichnisse können gleichzeitig standortunabhängig durch 44 und 341 verwendet werden. In beiden Dienststellen werden beträchtliche Effizienzgewinne erzielt. Die Meldekarten enthalten Informationen über Meldezeiten, die in der von der Stadt Köln genutzten Meldedatensoftware MESO nicht erfasst sind. Die Daten werden von 341 auch benötigt, um fehlerhafte und/oder Sichere Speicherung und Nutzbarmachung der Meldekartei- Digitalisate für 44/43 und 341 (effiziente Erfüllung von Anforderungen nach ArchivG NRW und Bundesmeldegesetz) Die Digitalisate werden derzeit in das DMS eingespielt. Bis alle ca. 10 Millionen Digitalisate verfügbar sind, weden noch ca. 1,5 Jahre vergehen. x x x x 9 von 10 Dezernat Leistung (Prozess) Kurzbeschreibung Projekt Z iel Jährliche Fallzahlen Nutzungszahlen Online Nutzungsquote 2020 Erfolg/Einsparungen Usability automatisierter Zahlprozess Verbesserung mobiles Arbeiten Medienbruchfrei Reduzierung redundante Datenhaltung Prozess- optimierung VII Umstellung Bildungsarbeit/Archivpädagogik Die arc hivische Bildungsarbeit wird zunehmende digitalisiert. Für die Begleitung von Ausstellungen wird mit Tablets für Stückbeschreibungen und Zusatzinformationen gearbeitet. Im Rahmen einer Veränderungswerkstatt wurde zudem für die Bildungsarbeit mit Schüler*innen ein erstes Projekt mit dem Tool "Biparcours" des Schulministeriums realisiert. Dieses wird teilweise in der Schule und teilweise vor Ort durchgeführt und setzt auf eine Kombionation von digitalen Aufgaben und historischen Originalen. Im Rahmen des KEP ist hierfür die Beschaffung von Tablets und Ladeinfrastruktur vorgesehen. Niedrigschwellige / spielerische Vermittlung von historischen Kenntnissen (auch und gerade lokal/regional) gemeinsam über Schule und Archiv; Nutzung digitaler Formate; Erweiterung der Medienkompetenz Vermittlung erfolgt nicht ausschließlich im Archiv; Vernetzung von Archiv und Schule; Nutzung von lehrplankonformen und datenschutzrechtlich unbedenklichen Digitalformaten statt schwerfälligem Austausch zwischen Schule und Archiv und Verwendung von analogen "Arbeitsblättern" x x x x VII E-Payment bei der Stadtbibliothek Vormerk- und Nu tzungsentgelte können sofort online aus dem Bibliothekskonto heraus per Paypal, Giropay oder Kreditkarte beglichen werden. Verbesserter Kundenservice durch bequeme Zahlungsmöglichkeit Unmittelbare Freischaltung von Ausweisen, die wegen nicht gezahlter Gebühren vorübergehend gesperrt sind, Entlastung des Kundenservices. Zugleich eine wichtige Voraussetzung für die in Vorbereitung befindliche Online-Anmeldung von Neumitgliedern oder für Online- Mitgliedschaftsverlängerungen VII Medienschränke für mobile Endgeräte in der Zentralbibliothek RFID-gestützte Ausleihe von Tablet- Computern, Laptops und E-Readern aus Ladeschränken in Selbstbedienung auf Basis Verbesserung der Chancengerechtigkeit durch niederschwelligen Zugang zu mobilen Digitalgeräten für alle Entlastung des Bibliothekspersonal, bessere Sichtbarkeit des Angebots VII WLAN in den Stadtteilbibliotheken Ausbau und Verb esserung des kostenlosen WLAN-Angebots in allen Stadtteilbibliotheken Verbesserung der Chancengerechtigkeit durch schnellen Internetzugang für alle stark verbesserte Bandbreite und komfortablerer Zugang VII Automatisiertes Buchungssystem für Veranstaltungen und Dienstleistungen Nutzergestützte Veranstaltungs- und Ressourcenreservierungen durch "easy2book" - mit automatischer Buchungsbestätigung, Stornierungs-, Wartelisten-, Erinnerungs- und Benachrichtungfunktionen, grafischer Verfügbarkeitsanzeige, Kalender- und Reihenübersicht, Nutzerverwaltung und Feedbackoption. Entlastung des Personals von Veranstaltungsbuchungen, Serviceverbesserungen für Bürger*innen 2.935 100,0% Soweit kein kostenpflichtiger Vorverkauf erforderlich ist, werden alle Veranstaltungsbuchungen über das Sysem abgewickelt, dies bedeutet eine große Entlastung für das Personal bei gleichzeitiger Transparenz und Vereinfachung des Buchungsvorgangs für die Bürger*innen. VII Ausbau der Digitalen Bibliothek: Film- und Musikstreaming, englischspachige E-Books, Archiv der Süddeutschen Zeitung Mit "filmfriend“ (über 2800 Filme - deutsches und internationales Arthouse-Kino, Filmklassiker, Kurzfilme, Filme für Kinder sowie Serien), Medici.tv (umfangreichster Videodienst für Klassische Musik, Oper, Tanz) und NAXOS Music Library (Klassik, Jazz, Weltmusik) wird das 24/7 nutzbare Digitalangebot durch attraktive Streamingdienste erweitert. Overdrive bietet englischsprachige Belletristik (aktuelle Bestseller, Krimis und Young Adult Fiction). Der Bereich Presserecherche wird durch das Archiv der Süddeutschen Zeitung verstärkt, flankiert durch Werkstattgespräche mit SZ- Journalist*innen zum Thema Fake News. zeit- und ortsunabhängiges modernes Medienangebot auch im Bereich Film und Musik, niederschwelliges nichtkommerzielles Angebot für alle - auch für Streaming-Unerfahrene, Stärkung von Medien- und Informationskompetenz zusätzliches Angebot, kein Ersatz für bestehende Bibliotheksleistungen VII Digitalisierung Archivbestand Archäologische Bodendenkmalpflege, Bereich Innenstadt Digitalisierung des Archivbestands der Archäologischen Bodendenkmalpflege für den Bereich Innenstadt Schaffung digitaler Planungsgrundlagen für eine effiziente Planung und Umsetzung von Maßnahmen des Bodendenkmalschutzes verbesserte Verfügbarkeit des Archivbestandes, beschleunigter Zugriff und digitale Sicherung der für die Aufgaben von Bodendenkmalpflege und Bodendenkmalschutz benötigten Archivalien x x x x 10 von 10

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  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle I/I/D2 Vorlagen-Nummer 16.07.2021 1868/2021 Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung öffentlicher Teil Gremium Datum Digitalisierungsausschuss 30.08.2021 Beantwortung der Anfrage AN/0747/2021 der Ratsfraktion VOLT zur Sitzung des Digitalisierungsausschusses am 19.04.2021 Stellungnahme der Verwaltung: Zur Sitzung des Digitalisierungsausschusses vom 19.04.2021 fragt die Ratsfraktion VOLT nach dem Digitalisierungsportfolio der Stadt Köln. Dazu bittet sie um die Beantwortung folgender Fragen: 1. Wie lauten die letzten 50 Projekte der verschiedenen Dezernate, die zum Thema Digitalisierung durchgeführt wurden (Liste)? Bitte aufschlüsseln nach Dezernaten. 2. Wie lauten das Thema und das Ziel der einzelnen Projekte (Angabe in so genannten “One- Pagern”)? 3. Wie beurteilen die Dezernate den Implementierungserfolg der einzelnen Projekte (Angabe von Nutzungszahl und/oder Einsparungen)? In der Anlage übermittelt die Verwaltung die Daten der letzten 50 durchgeführten Digitalisierungspro- jekte der verschiedenen Dezernate. Die Projekte sind größtenteils schon 2019 gestartet, auf eine Nacherfassung mit Projektblättern wurde in 2020 verzichtet. Die Übersicht beinhaltet Themen und Ziele der einzelnen Projekte sowie eine Einschätzung der Erfolge. Derzeit ist das gesamtstädtische Rollout des Projektmanagementsystems cProjekt gestartet und die Erweiterung des gerade eingeführten Innovationsportals um die im Digitalisierungsprogramm erfass- ten Projekte wird geplant. Somit werden die Projekte zukünftig ca. ab I/2022 auch online abrufbar sein. gez. Blome