Fertigstellung des Archiventwicklungsplans für das Stadtarchiv Münster

Anlage A zur V/0808/2021
Kurzüberblick
Das Stadtarchiv legt den vom Kulturausschuss angeforderten Archiventwicklungsplan vor. Er
zeigt Potentiale und Herausforderungen des Stadtarchivs auf und benennt die zentralen
Handlungsfelder, die in den nächsten Jahren bearbeitet werden müssen.
Ziele/Teilziele/Zielerreichung
Das Stadtarchiv legt im Archiventwicklungsplan dar, dass es durch den Prozess der
Digitalisierung in Verwaltung und Gesellschaft mit neuen Aufgaben und gewachsenen
Ansprüchen konfrontiert ist. Das weitere Anwachsen von Arbeitsrückständen durch
Arbeitsverdichtung, veränderte Prioritätensetzung und das Aufschieben nicht zeitkritischer
Arbeiten muss gestoppt werden, prospektives und planerisches Arbeiten muss wieder möglich
werden, um mittel- und langfristig handlungsfähig zu bleiben. Unersetzliches vom Zerfall
bedrohtes schriftliches Kulturgut muss durch geeignete konservatorische Verfahren für jetzige und
zukünftige Generationen gesichert werden.
Pflichtigkeitsgrad
Die Maßnahme/Leistung ist X vollständig
pflichtig
überwiegend
pflichtig
überwiegend
freiwillig
vollständig
freiwillig
Unmittelbare, grundsätzliche Relevanz für Querschnittsthemen
(Demographie, Gleichstellung, Inklusion, Klimaschutz, Migration)
Die Stadt Münster ist zur Einhaltung des NRW Archivgesetzes verpflichtet, es wird so die
Forschungs- und Wissenschaftsfreiheit sichergestellt.

V/0808/2021
V/0808/2021
Öffentliche Berichtsvorlage
Betrifft
Fertigstellung des Archiventwicklungsplans für das Stadtarchiv Münster
Beratungsfolge
16.11.2021 Kulturausschuss Bericht
Bericht:
In den vergangenen zwei Jahren hat sich das Stadtarchiv (auf Beschluss des Kulturausschusses vom
21.11.2019 V/0959/2019) intensiv mit der Erstellung einer mittelfristigen Planungsgrundlage für seine
Arbeit im Zeitraum von 2020 - 2025 beschäftigt. Entstanden ist ein Archiventwicklungsplan (Anlage)
der den gesetzlichen und satzungsmäßigen Auftrag des Stadtarchivs beschreibt und Aufgaben und
zur Verfügung stehende Ressourcen in den Blick nimmt.
Anhand der fünf zentralen Tätigkeitsfelder Zwischenarchiv, Bewertung und Übernahme, Erschließung
und Nutzung, Konservierung und Restaurierung und Forschung und Vermittlung werden die aktuelle
Situation und die Handlungsbedarfe analysiert. Es werden die drängendsten Maßnahmen
beschrieben und die Bereiche benannt, in denen zusätzliche Sach- oder Personalmittel notwendig
sind. Die Mehrbedarfe gehören zu den pflichtigen Aufgaben der Stadt und beziehen sich auf den
Erhalt von unersetzlichem und vom Zerfall bedrohten schriftlichen Kulturguts und seine
Zugänglichmachung.
Ein abschließendes Kapitel benennt die Potentiale, über die das Stadtarchiv verfügt, und die
Herausforderungen, mit denen es sich konfrontiert sieht. Der letzte Satz des Archiventwicklungsplans
fasst die Analyse zusammen: „Münster besitzt ein leistungsfähiges Stadtarchiv, das mit der
notwendigen Ausstattung in der Lage ist, der städtischen Vergangenheit eine Zukunft zu geben.“
Das Stadtarchiv befindet sich im Gespräch mit den Querschnittsämtern der Verwaltung über die
Ergebnisse der Archiventwicklungsplanung. Die sachlich-fachlich begründeten Mehrbedarfe sind mit
dem Personal- und Organisationsamt und dem Amt für Finanzen und Beteiligungen besprochen
worden. Trotz der schwierigen Haushaltslage werden verschiedene Lösungsansätze diskutiert.
i. V.
gez.
Cornelia Wilkens
Stadträtin
Anlage
Archiventwicklungsplan
Stadtarchiv
05.11.2021
Ihr/e Ansprechpartner/in:
Herr Dr. Worm
T elefon:492-4700
Worm@stadt-muenster.de

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V/0808/2021

Archiventwicklungsplan
2020–2025

Inhalt
Präambel 1
Normativer Rahmen und Ressourcen 3
Gesetzliche Aufgaben 3
Dienstleistungen für die Stadtverwaltung und Stadtgesellschaft 7
Ressourcen und wachsende Aufgaben 10
Archiventwicklungsplanung 13
Zwischenarchiv 14
Bewertung und Übernahme 18
Erschließung und Nutzung 23
Konservierung und Restaurierung 30
Forschung und Vermittlung 35
Potenziale und Herausforderungen 43

1
Präambel
Das Stadtarchiv dokumentiert Entscheidungen und Handlungen aus 
 Münsters Geschichte und bewahrt Erinnerungen. Es stellt ein einzigartiges, 
unersetzliches kulturelles Erbe dar, das von Generation zu Generation in der 
Stadt gesellschaft weitergegeben wurde und weitergegeben wird. Das Archiv-
gut wird von seiner Entstehung an so verwaltet, dass sein Wert und seine 
Aus sagekraft dauerhaft erhalten bleiben. Als zuverlässige Informations quelle 
stärkt es rechenschaftsfähiges und transparentes Verwaltungshandeln. 
Das Stadtarchiv spielt eine wichtige Rolle für die Entwicklung der Stadt-
gesellschaft, weil es das individuelle und das kollektive Gedächtnis sichert 
und unterstützt. Es kann zur Identitätsbildung beitragen und dabei helfen, 
histo risches Wissen zu belegen oder zu hinterfragen. Der freie Zugang zum 
städti schen Archivgut bereichert unser Wissen über die Stadtgesellschaft und 
ihre Interaktion mit der Region und der staatlichen Verwaltung, er fördert die 
Demokratie, schützt die Rechte von Bürgerinnen und Bürgern1.
1 Die Präambel greift die Universal Declaration on Archives vom 10.11.2011, angenommen auf der 
36.  Sitzung der Generalkonferenz der UNESCO auf und bricht sie auf städtische Verhältnisse herunter. 
Vgl. auch Heribert Prantl, Das Gedächtnis der Gesellschaft. Die Systemrelevanz der Archive. Warum 
Archivare Politiker sind. In: Heiner Schmitt u. a. (Red.), Alles was Recht ist. Archivische Fragen – juristi-
sche Antworten; 81. Deutscher Archivtag in Bremen. Fulda 2012, S. 17–27

2

3
Normativer Rahmen 
und Ressourcen
Gesetzliche Aufgaben
1 § 10 Kommunale Archive, Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande 
Nordrhein-Westfalen (Archivgesetz Nordrhein-Westfalen – ArchivG NRW) Vom 16. März 2010 zuletzt 
geändert durch Gesetz vom 16. September 2014 (GV. NRW. S. 603), in Kraft getreten am 30. September 
2014.
2 Satzung für das Stadtarchiv Münster einschließlich Benutzungs- und Gebührenordnung (Archiv-
satzung) vom 23. Juni 2021 (Amtsblatt der Stadt Münster Nr. 23 vom 2. Juli 2021, S. 205–212).
3 Rainer Polley, „Oft büßt das Gute ein, wer Bessres sucht – Bestandsaufnahme und Gedanken 
zum aktu ellen Stand der Archivgesetzgebung in Deutschland. In: Ders., Archivgesetzgebung in 
Deutschland –  Ungeklärte Rechtsfragen und neue Herausforderungen. Beiträge des 7. Archiv-
wissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg (Veröff. der Archivschule Marburg Nr. 38). 
Marburg 2003, S. 17–37.
Der wichtigste normative Rahmen wird dem Stadtarchiv durch das Archiv-
gesetz des Landes NRW1 und die städtische Satzung2 vorgegeben. Durch die 
Rechtssetzung wird das Grundrecht der Forschungs- und Wissenschaftsfrei-
heit gesichert, denn ohne Archivgut ist historisches Forschen nicht möglich. 
Darüber hinaus regelt sie den Informationszugang für Benutzerinnen und 
Benutzer und stellt sicher, dass dabei nicht gegen die informationelle Selbst-
bestimmung der im Archivgut genannten Betroffenen verstoßen wird. Die 
archivischen Regelungen gelten deshalb als Spezialrecht zum Datenschutz3.

4
Archiventwicklungsplan
Die pflichtigen Aufgaben stehen im Archivgesetz NRW gleichwertig neben-
einander. Keine davon wird als optionales Merkmal eines Stadtarchivs 
angesehen: „Archivierung umfasst die Aufgaben Unterlagen zu erfassen, zu 
bewerten, zu übernehmen und das übernommene Archivgut sachgemäß 
zu verwahren, zu ergänzen, zu sichern, zu erhalten, instandzusetzen, zu 
erschließen, zu erforschen, für die Nutzung bereitzustellen sowie zu ver-
öffentlichen“4. Das Stadtarchiv sichtet die Unterlagen, die beim Rat und in 
den übrigen politischen Gremien sowie bei den Ämtern, Einrichtungen und 
den Dienststellen der Stadt (anbietungspflichtige Stellen) entstanden sind 
und zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden. Die als archiv-
würdig erkannten Teile werden als Archivgut übernommen. Die einzelnen 
Urkunden, Akten, Karten oder Fotografien werden übergreifend als Archiv-
guteinheit oder auch Archivale (Plural Archivalien) angesprochen.
Über die Archivwürdigkeit entscheidet das Stadtarchiv nach fachlichen 
Kriterien wie zum Beispiel: Was ist dauerhaft rechtserheblich für die Stadt? 
Was erklärt aus Sicht zukünftiger Historikerinnen und Historiker das poli-
tische Leben und Verwaltungshandeln unserer Generation? Welche Unter-
lagen zeigen, wie in der Verwaltung gearbeitet wurde? Dieser Vorgang wird 
als „Bewertung“ bezeichnet und stellt eine Kernkompetenz der Archiva-
rinnen und Archivare dar.
Damit das Archiv diese Aufgabe erfüllen kann, verpflichtet das Gesetz die 
„anbietungspflichtigen Stellen“ zur Mitwirkung und verbietet eine un-
kontrollierte Vernichtung von Unterlagen und Löschung von Daten. Auch 
4 § 2, Abs. 7 ArchivG NRW. Die §§ 2 und 3, Abs. 5 und 6, § 4, Abs. 1, Satz 4 und 5 und Abs. 2 und §§ 5 bis 8 
werden durch § 10, Abs. 5 auf die Kommunalarchive übertragen.
Pflichtige Aufgaben
Archivgut
Bewertung

5
Normativer Rahmen und Ressourcen
personenbezogene Unterlagen und Daten müssen dem Archiv zur Bewer-
tung angeboten werden, die Übernahme ins Archiv tritt gegebenenfalls an 
die Stelle der gesetzlich vorgeschriebenen Löschung5. Dieses personenbe-
zogene Archivgut ist durch besonders strenge Regeln vor unberechtigtem 
Zugriff geschützt und kann in der Regel erst nach Ablauf der sogenannten 
„Schutzfristen“ durch Benutzerinnen und Benutzer eingesehen werden6.
Damit diese Aufgabe der „Überlieferungsbildung“ – also der „Erzeugung 
neuen Archivguts“ – gelingen kann, erhalten Archive bestimmte Sonder-
rechte: Sie dürfen zur Feststellung der Archivwürdigkeit alle Unterlagen 
der anbietungspflichtigen Stellen einsehen. Durch die Beratung der Dienst-
stellen bei der Verwaltung, Aufbewahrung und Sicherung ihrer Unterlagen 
sowie durch die Mitwirkung an Aktenplänen und Aktenordnungen versucht 
das Stadtarchiv, die langfristige Verständlichkeit des Verwaltungsschrift-
guts sicherzustellen und dafür zu sorgen, dass es bereits sicher und unbe-
schadet verwahrt wird, bevor es zu Archivgut wird. Besonders wichtig wird 
diese Vorfeldarbeit bei der Einführung der elektronischen Aktenführung, 
da das Archiv (und vor allem die Benutzerinnen und Benutzer!) auch dann 
noch mit den entstehenden digitalen Unterlagen zurechtkommen müssen, 
wenn die in den Dienststellen genutzten Fachverfahren und die anderen 
elektronischen Hilfsmittel nicht mehr existieren. Gesetz und Satzung ge-
stehen dem Archiv ein Mitwirkungsrecht zu, um seine Anforderungen früh-
zeitig einbringen zu können.
5 § 10, Abs. 1 des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) vom 17. Mai 2018 i. V. m. 
§ 4, Abs. 2, Nr. 1 ArchivG NRW. 
6 § 7 ArchivG NRW und § 4, Abs. 1–2 Archivsatzung.
Überlieferungsbildung
Digitale Unterlagen

6
Archiventwicklungsplan
Da sich nur ein Teil der städtischen Lebenswelt in den Unterlagen der Ver-
waltung widerspiegelt, erlaubt das Gesetz den Archiven, „Archivgut anderer 
Herkunft zu übernehmen, an dessen Archivierung ein öffentliches Interesse 
besteht“7. Die Satzung führt hier ausdrücklich die selbstständigen Unter-
nehmen und kommunalverwalteteten Stiftungen der Stadt und andere 
natür liche oder juristische Personen mit Stadtbezug an und erlaubt auch 
die Übernahme von weiterem Sammlungsgut, das „das Wirken von Men-
schen in der Stadt“ dokumentiert.
Das so ermittelte Archivgut behält diesen Status für immer und darf nicht 
verkauft, verschenkt oder einfach vernichtet werden. Es besteht die gesetz-
liche Verpflichtung, auch einer stillen und langsameren Vernichtung durch 
chemische Abbauprozesse, Schimmel oder Schädlinge sowie durch Beschä-
digungen, die bei der Benutzung passieren, entgegenzuwirken und es im 
Original zu erhalten. 
Natürlich geschieht all das nicht um seiner selbst willen, sondern um 
dauerhaft auf die im Archivgut enthaltenen Informationen zurückgreifen 
zu können. Benutzt werden kann aber nur das, was in den Findbüchern8 
verzeichnet ist. Diese sogenannte Erschließung ist eine weitere Kern-
kompetenz der Archivarinnen und Archivare, bei der die Entstehungs-
7 § 3, Abs. 3 ArchivG NRW und § 1, Abs. 2, Nr. 4–6 Archivsatzung und hier im Kap. Forschung und 
 Vermittlung.
8 Als Findbuch oder auch Repertorium bezeichnet man im Archivwesen ein schriftliches, heute in 
aller Regel datenbankmäßig erfasstes Verzeichnis der Archivalien eines Archivs. Es führt pro Archiv-
guteinheit (in der Regel das Unikat einer Urkunde, Akte, Karte oder Fotografie) eine eindeutige 
Archivsignatur, den Titel, die Entstehungszeit („Laufzeit“) und ggf. zusätzliche Inhaltsbeschreibun-
gen auf. In Büchereien werden solche Verzeichnisse der vorhandenen Publikationen (i. d. R. vielfach 
vorhandene Druckfassungen) als Bibliothekskataloge bezeichnet.
Sammlungsgut
Erschließung

7
Normativer Rahmen und Ressourcen
kontexte bewahrt und gleichzeitig eine Beschreibung verwendet werden 
soll, die unabhängig von Forschungsthemen und Zeitgeist funktioniert.
Schließlich gehört auch die Erforschung des Archivguts, seine Veröffent-
lichung und die der Forschungserbnisse zum gesetzlichen Aufgabenkata-
log. Geschichtliche Zusammenhänge sind erläuterungsbedürftig und die 
historischen Quellen müssen nicht nur gelesen und verstanden, sondern 
auch noch in die übrige Überlieferung und die regionalen und überregiona-
len Kontexte eingeordnet werden. Damit hängt eng die Bildungs- und Ver-
mittlungsarbeit zusammen, die bisher nicht in den Kanon der pflichtigen 
Aufgaben aufgenommen worden ist. Dieser Schritt steht mit dem geplan-
ten Kulturgesetzbuch NRW jedoch kurz bevor und wurde im Satzungsrecht 
auch schon umgesetzt9.
9 § 63, Abs. 3 des Gesetzentwurfs der Landesregierung zum Gesetz zum Erlass eines Kulturgesetz-
buches sowie zur Änderung und Aufhebung weiterer Vorschriften (Kulturrechtsneuordnungs gesetz). 
Drucksache 17/13800 vom 12.05.2021 und im Vorgriff darauf bereits § 1, Abs. 2, Nr. 8 Archivsatzung.
Dienstleistungen für die Stadtverwaltung 
und Stadtgesellschaft
Das Stadtarchiv unterhält in Kooperation mit dem Personal- und Organi-
sationsamt der Stadt Münster ein Zwischenarchiv, in dem die dort einge-
lagerten Unterlagen der Dienststellen, deren Aufbewahrungsfristen noch 
nicht abgelaufen sind, bis zur Entscheidung über die Archivwürdigkeit 
Erforschung
Bildungsarbeit
Zwischenarchiv

8
Archiventwicklungsplan
aufbewahrt werden. Das Zwischenarchivgut „gehört“ letztenendes noch 
der jeweiligen abliefernden Stelle, die darauf über einen vom Stadtarchiv 
organisierten Aktenservice zugreifen kann. Zwischenarchivierung wird im 
Archivgesetz zwar definiert, aber weder vorgeschrieben noch reglementiert. 
In Münster wurde ein solches zentrales Aktenlager im Zuge der Sanierung 
des Stadthauses I in der Nachbarschaft des Stadtarchivs mit einer Organisa-
tionsverfügung eingerichtet, inzwischen wird seine Rolle in der Archiv-
satzung beschrieben10.
Gefördert durch die Bundesbeauftragte für Kultur und Medien im Rahmen 
des Programms WissensWandel hat das Stadtarchiv den Aufbau eines 
digitalen Benutzungsservice begonnen: Gemeinfreies Archivgut, das keinen 
Schutzfristen oder urheberrechtlichen Beschränkungen mehr unterliegt, 
kann von Interessierten in digitaler Form angefragt werden. Es wird dann 
zeitnah gescannt und online im landesweiten Archivportal „Archive in 
NRW“ präsentiert. Persistente Links11 erlauben die langfristige wissenschaft-
liche Nutzbarkeit des technischen Angebots, das passgenau auf die durch 
die Corona-Beschränkungen entstandenen Probleme und Benutzungs-
wünsche reagiert.
Seit Jahren ist Münster bundesweit führend bei der Beteiligung seiner 
Schülerinnen und Schüler am Geschichtswettbewerb des Bundespräsi-
10 § 1, Abs. 2, Nr. 2 Archiv satzung.
11 Ein solcher Persistent Identifier ist so aufgebaut, dass er einmalig ist und dauerhaften Rückschluss 
auf eine Archivguteinheit ermöglicht. Er bleibt auch bei Aktualisierungen der Beschreibungs-
daten stabil. Die Stadtverordnetenprotokolle von 1933 sind z. B. mit nachstehendem Link erreich-
bar: https:/ /www.archive.nrw.de/ms/search?link=VERZEIC HUNGSEINHEIT-A92 x540 56 066274642 
920200930092 44 3250.
Digitaler 
 Benutzungsservice
Bildungsarbeit

9
Normativer Rahmen und Ressourcen
denten. Über 1800 Beiträge zu (stadt-)
geschichtlichen Themen sind hier inzwi-
schen entstanden. Das Stadtarchiv koordi-
niert die Bemühungen der Schulen und der 
anderen beteiligten Archive und unterstützt 
viele der Arbeiten bei der Auswertung von 
städtischem Archivgut. Als Teil des Landes-
programms „Bildungspartner NRW“ konnte 
die Zusammenarbeit mit Münsters Schulen 
in den letzten Jahren institutionalisiert 
werden.
In der Stadtgesellschaft gibt es immer wie-
der Situationen, in denen gefragt wird: Wie 
kam es dazu? Warum sind Dinge so, wie sie 
sind? Wie ist aus historischer Sicht eine Idee 
oder ein Vorhaben einzustufen? Oft ist diese 
Deutung nicht einheitlich, sondern wird von 
den politischen und sozialen Gruppen in der 
Stadt unterschiedlich interpretiert (z. B. Krie-
gerdenkmale, Straßennamen). Das Stadt-
archiv tritt hier als  moderierende und um 
Interessenausgleich bemühte Einrichtung 
auf. Darüber hinaus organisiert es historische Forschungsvorhaben (Stadt-
verwaltung in der NS-Zeit, Neue Soziale  Bewegungen und alternative Szene, 
„vergessene“  NS-Opfergruppen).

10
Archiventwicklungsplan
Ressourcen und wachsende Aufgaben
Die Stadt Münster hat in demografischer, infrastruktureller und bürokrati-
scher Sicht in den letzten Jahrzehnten einen massiven Wandel durchlaufen. 
Diese Veränderungen lassen sich unter den Stichworten der Digitalisierung 
und der wachsenden und sich diversifizierenden Bevölkerung und Kommu-
nalverwaltung zusammenfassen. Steigende Population und mehr Beschäf-
tigte bedeuten notwendiger Weise auch mehr „Papierkram“. Dabei gilt es 
zu berücksichtigen, dass das Stadtarchiv diese „Bugwelle“ an Schriftgut mit 
gewisser zeitlicher Verzögerung trifft (meist nach 12–30 Jahren, nachdem 
die Aufbewahrungsfristen für das entstandene Schriftgut abgelaufen sind). 
Durch die Umstellung auf digitale Sachbearbeitung und elektronische 
Aktenführung wird zukünftigen Archivarinnen- und Archivarsgenerationen 
vielleicht die Arbeit erleichtert, für die heutige Tätigkeit bedeutet es jedoch 
einen erheblichen Mehraufwand, die digitalen Workflows der Dienststellen 
bis zur Bewertung und Übernahme ins elektronische Langzeitarchiv weiter-
zudenken und die technischen Systeme darauf einzustellen.
Das Stadtarchiv hat in den 2000er Jahren personelle Einbußen an Dauer-
stellen hinnehmen müssen, die in den 2010er Jahren zum Teil durch be-
fristet Beschäftigte ausgeglichen wurden. Erst in den letzten beiden Jahren 
konnte dem Personalabbau Einhalt geboten und fachlich qualifizierte Mit-
arbeitende eingestellt werden. Neue Aufgaben sowie aufwändige Projekte 
im archivischen Bereich wie umfangreiche Übernahmen von Schriftgut 
ließen sich nur durch eine zunehmende Arbeitsverdichtung und durch die 
Rückstellung von nicht zeitkritischen Arbeiten umsetzen. So entstanden 
Arbeitsrückstände vor allem bei der Erschließung von Archivgut, die inzwi-
schen Probleme bei der Benutzbarkeit von jüngeren Beständen aufwerfen. 
Digitalisierung
Wachsende Bevölkerung 
und Verwaltung
Arbeitsrückstände

11
Normativer Rahmen und Ressourcen
Solche Verzeichnungsrückstände gibt es in vielen Archiven12, sie stellen 
gleichwohl eine weitere „Baustelle“ dar.
Die über Jahrzehnte weitgehend gleichbleibende Ausstattung mit Sach-
mitteln13 bedeutet für das Stadtarchiv durch den fehlenden Inflations-
ausgleich effektiv eine schleichende Mittelkürzung. Um die vorgenannten 
zum Großteil pflichtigen Aufgaben dennoch angehen zu können, wurden 
in den letzten Jahren – oft erfolgreich – Drittmittel z. B. für Konservierungs- 
und Restaurierungsmaßnahmen beantragt. Da alle Förderprogramme stark 
überzeichnet sind, ist jedoch nicht davon auszugehen, dass Münster auch 
in Zukunft in gleicher Weise von ihnen profitieren kann.
12 Vgl. Marcus Stumpf, Archiventwicklungsplanung als strategisches Instrument. In: Archivpflege in 
Westfalen-Lippe 81 (2014), S. 18–23, hier S. 21.
13 Das Stadtarchiv hat in den Jahren 2015, 2017 und 2019 durch außerordentliche Sparmaßnahmen zur 
Konsolidierung des städtischen Haushalts beigetragen. 
Schleichende 
 Mittelkürzung

12
Archiventwicklungsplan

13
Archiventwicklungsplanung
Angesichts der Ressourcenfrage wird ein Archiventwicklungsplan (AEP) als 
Steuerungsinstrument immer wichtiger. Zu diesem Schluss ist auch der 
Kulturausschuss der Stadt in seiner Sitzung am 21.11.2019 gekommen und 
hat das Archiv mit der Aufstellung beauftragt14. Der AEP soll eine mittelfris-
tige Planung der Arbeit im Stadtarchiv ermöglichen. Der Planungshorizont 
von ca. fünf Jahren stellt dabei einen noch überschaubaren und detaillierter 
planbaren Zeitraum dar, der nicht von zu vielen Unwägbarkeiten geprägt ist15. 
Um Entwicklungslinien erkennen zu können, wurden in einem aufwändigen 
Prozess Kennzahlen aus den letzten 10–15 Jahren durch eine archivinterne Ar-
beitsgruppe zusammengetragen. Manche Daten wurden vollständig, manche 
in repräsentativer Auswahl erhoben. Der Detaillierungsgrad wurde dabei nur 
so fein gewählt, dass er in der Folge eine Prozesssteuerung und Aufwands-
schätzungen erlaubt. Vor der Realisierung einzelner Vorhaben und Projekte 
sind zumeist weitere detaillierte Projektplanungen notwendig, die nicht 
schon im Rahmen dieser Entwicklungsplanung geleistet werden konnten. In 
14 Neben der hier vorliegenden Managementfassung des AEP hat das Stadtarchiv zu internen Zwecken 
eine Langfassung erarbeitet, die Detailanalysen und Pläne für einzelne Arbeitsvorhaben enthält. 
Die grundlegende Vorgehensweise beschreibt M. Stumpf, Archiventwicklungsplanung, S. 18–23, bes. 
S. 21–23.
15 Die Corona-Pandemie, deren Auswirkungen sich in Münster verstärkt ab März 2020 bemerkbar 
gemacht haben, hat eindrücklich gezeigt, dass eine noch so gute Planung nicht alle potenziell auf-
tretenden Faktoren berücksichtigen kann.

14
Archiventwicklungsplan
einigen Fällen konnten aber auch bei der Datenerhebung aufgefallene Ver-
besserungspotenziale direkt angegangen und ausgeschöpft werden.
Im Folgenden werden die vorgenannten zentralen Tätigkeitsbereiche nach-
einander beschrieben, der heutige Arbeitsstand und der Handlungsbedarf 
umrissen und konkrete Maßnahmen und deren Kosten benannt. Dabei fol-
gen die Unterkapitel grob dem Weg des Archivguts von der vorarchivischen 
Phase über seine Entstehung, die Erfassung bis hin zur späteren Nutzung 
und Auswertung als historische Quelle. Im letzten Kapitel werden die sich 
ergebenden Potenziale und Herausforderungen zusammengefasst.
Zwischenarchiv
Aufgabenbeschreibung
Das Stadtarchiv organisiert und verwaltet in Kooperation mit dem Perso-
nal- und Organisationsamt seit dem Umbau des Stadthauses I ein 
Zwischen archiv. Dies bedeutet, dass Dienststellen der Stadtverwaltung 
Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind, die 
aber für die tägliche Arbeit nicht mehr benötigt werden, frühzeitig an das 
Archiv zur zunächst zeitweiligen Aufbewahrung übergeben können. Das 
Archiv verwaltet diese Unterlagen professionell und stellt sie bei Bedarf den 
Ämtern zur Verfügung.
Das Stadtarchiv sorgt per Hauspost im Rahmen des eingerichteten „Akten-
service“ für den Transport der in den Dienststellen benötigten Akten und 
Aktenservice

15
Archiventwicklungsplanung
für die sachgemäße Reponierung der Aktenrückgaben. Außerdem fungiert 
es als gesamtstädtischer Ansprechpartner und Organisator bei neuen 
Akteneinlagerungen in das Zwischenarchiv. Über die Übernahmen wird ein 
Nachweis geführt und die Aufbewahrungsfristen regelmäßig kontrolliert. 
Durch die dauerhafte Besetzung einer Fachangestellten-Stelle und die Ver-
längerung der Stelle für eine angelernte Arbeitskraft ergibt sich für diese 
Aufgaben eine dauerhafte Perspektive.
Die Vorteile einer solchen Lösung bestehen darin, dass Unterlagen viel 
platzsparender und schonender in dafür besonders gut geeigneten Regal-
anlagen aufbewahrt werden können und die gesamte Verwaltung dieser 
Unterlagen deutlich effizienter erfolgt. Hinzu kommt, dass der spätere 
Archivierungsprozess stark vereinfacht und auch die Gefahr des Verlustes 
wichtiger Unterlagen erheblich reduziert wird. Trotz dieser Effizienzsteige-
rungen sind die Aufwände, die mit der Verwaltung eines solchen Zwischen-
archivs einhergehen, allerdings nicht zu unterschätzen.
Aktuelle Situation und Handlungsbedarf
Es besteht zunehmend die Tendenz zur Auflösung von Aktenräumen in den 
Stadthäusern I–III, in denen noch Aufbewahrungsfristen unterliegendes 
Schriftgut lagert, so dass eine kontinuierliche Vergrößerung des Akten-
depots zu erwarten ist. Der wachsende Zuspruch durch Dienststellen der 
Stadtverwaltung begründet den weiteren Ausbau. Die Führung des Zwi-
schenarchivs ist damit zur Daueraufgabe des Stadtarchivs geworden.
Aufbewahrungsfristen
Vorteile für die 
 Verwaltung
Wachsender Zuspruch

16
Archiventwicklungsplan
Diese zunehmende Nutzung des Aktendepots spiegelt sich in wachsenden 
Aufwänden für das Stadtarchiv wider. Einerseits geraten die Kapazitäten 
der Magazinflächen an ihre Grenzen (vgl. Abb. 1). Lediglich 16  % der Ge-
samtbelegung stehen für neue Zugänge noch zur Verfügung. Die jüngsten 
Lieferungen müssen außerdem durch das Magazinpersonal ausgepackt und 
einsortiert werden. Akten, deren Aufbe-
wahrungsfristen abgelaufen sind, müssen 
durch die Archivarinnen und Archivare 
bewertet und ins endgültige Archiv über-
nommen, die restlichen Unterlagen ver-
nichtet werden. Auf diese Weise werden 
wertvolle Lagerkapazitäten nicht länger 
als nötig frequentiert. Außerdem entlastet 
das Zwischenarchiv städtische Aktenräume 
und die Sachbearbeiterinnen und Sachbe-
arbeiter in sämtlichen Stadthäusern, die 
sich stärker auf die eigentliche Aufgaben-
erfüllung konzentrieren können. Darüber 
hinaus werden jährlich mehr als 1.200 
Akten auf Bestellung in die Dienststellen 
zurückgesandt. Dieser Aktenservice bleibt 
auf konstant hohem Niveau.
Die immer wieder prognostizierte Abnahme des analogen Schriftguts durch 
die Digitalisierung wird für die mittelfristige Aktenlagerung nicht relevant. 
Im Gegenteil ist zunächst eine Zunahme der zu verwahrenden Unterlagen 
zu erwarten, wenn die Ämter das geplante Stadthaus IV beziehen. Dieser 
Verwaltungsbau verzichtet auf jegliche Form von Aktenlagern und setzt bei 
Magazinpersonal
Konsequenzen 
durch den Bezug von 
 Stadthaus IV
Abb. 1: Gesamtbelegung des Zwischen  archivs in 
 laufenden Metern, Stand: 31.12.2020 (vgl. Anm. 20)
belegt
6.604
65  %
frei
1.678
16  %
nicht vom 
Stadtarchiv 
betreut
1.969
19  %

17
Archiventwicklungsplanung
den Dienststellen eine elektronische Aktenführung voraus. Die heutigen 
Papierakten werden also nicht mit umziehen, brauchen aber bis zum Ablauf 
der Aufbewahrungsfristen noch Lagerflächen. Auch der im Zwischenarchiv 
mehrheitlich anzutreffende Bereich der Fallakten (Massenakten) wie bei-
spielsweise aus dem Jugendamt oder dem Jobcenter wächst derzeit noch 
stetig.
Folgende Maßnahmen sollen dem Handlungsbedarf gerecht werden:
1. Die personellen Ressourcen sind für die geschilderten Aufwände dauer-
haft einzuplanen.
2. Perspektivisch ist zu überlegen, ob die Zwischenarchivflächen im 
Speicher 14 noch ausgeweitet werden können, um z. B. die Akten, die im 
Zuge der Inbetriebnahme des Stadthauses IV anfallen werden, aufzu-
nehmen.
Mehrbedarf:  Verstetigung von 1 Stellenanteile  technisches Personal  
(bisher befristet bis 31.3.2023)
 konsumtiv  investiv  personell  pflichtige* Leistung  freiwillige Leistung✘ ✘
* Die Pflichtigkeit leitet sich in diesem Fall nicht aus dem Archiv-
gesetz ab, sondern aus den Bestimmungen des Verwaltungs-
verfahrensgesetzes NRW und verschiedener fachspezifischer 
Gesetze zu einer „ordnungsgemäßen Akten führung“ (Akten-
mäßigkeit / Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit / wahr-
heitsgetreue Akten führung) ab.

18
Archiventwicklungsplan
Bewertung und Übernahme
Aufgabenbeschreibung
Die Bewertung und Übernahme des Schriftguts der städtischen Behörden 
und anderer Stellen ist als ein zentraler Prozess der Archivierung anzu-
sehen. Hier entscheiden sich die Dichte der Überlieferung, der nachfolgen-
de Arbeitsaufwand und der Raumbedarf im Archiv. Dabei wird der Teil des 
städtischen Schriftguts, der aus rechtlichen Gründen oder weil er für die 
historische Forschung interessant werden könnte und somit von dauer-
hafter Bedeutung ist, aufgrund fachlicher Kriterien durch das Stadtarchiv 
zu Archivgut erklärt. Die Unterlagen erfahren eine Umwidmung, die sie aus 
dem Entstehungskontext und seinem Rechtsrahmen in den Regelungs-
kreis des Archivrechts überführt. An dieser Stelle wird also das archivische 
Kulturgut gebildet, das zum späteren Zeitpunkt durch die interessierte 
Öffentlichkeit einsehbar ist.
Das zentrale Instrument zur Bewertung von Schriftgut stellen sogenannte 
Bewertungs- oder Archivierungsmodelle dar. In ihnen wird festgeschrieben, 
welche Unterlagen das Archiv als archivwürdig einstuft und welche Mengen 
an Archivgut es pro Dienststelle übernehmen will. Die Modelle können je 
nach Form und Inhalt des Aktentyps eine vollständige Aufbewahrung, nur 
eine minimale Überlieferung von wenigen Prozent oder eine komplette 
Vernichtung anstreben. Allerdings verfügen Kommunalarchive auf Grund 
Ihrer personellen Situation meist über wenige oder keines dieser Modelle, 
die recht aufwendiger Vorarbeiten bedürfen, wo einzelne oder mehrere 
abgebende Stellen mit ihren Aktengruppen in den Blick genommen und in 
Gänze auf ihre Archivwürdigkeit geprüft werden müssen. Auf der Grundlage 
Archivierungsmodelle
Umwidmung  
zu Archivgut

19
Archiventwicklungsplanung
erstellt die Dienststelle vor der Abgabe von Unterlagen an das Archiv sog. 
Übergabelisten, mit deren Hilfe der Übernahmeprozess sehr strukturiert 
und mit geringem Aufwand abgewickelt werden kann. Zur Schärfung der 
schriftlichen Überlieferung aus dem privaten Bereich (Nachlässe von Privat-
personen, Vereinen oder Unternehmen) erstellt man sogenannte Dokumen-
tationsprofile16.
16 Ein Dokumentationsprofil kategorisiert die jeweilige lokale Wirklichkeit, die Dokumentationsziele 
werden hierzu in einem Gliederungsschema nach Sachgebieten mit Untergruppen definiert und 
fortgeschrieben. Daneben werden die historischen Linien der bisherigen Überlieferungsbildung dar-
gestellt. Vgl. stellvertretend für die gesamte Literatur zum Thema Peter Weber, Zur Überliefe  rung
Dokumentationsprofile
Abb. 2: Menge an archivwürdigem und nicht archivwürdigem Schriftgut (nach Einzelstücken),  
prozentuale Übernahmequote, 2004  –  2020
Schriftgut übernommen Schriftgut zur Vernichtung freigegeben
80.000
70.000
60.000
50.000
40.000
30.000
20.000
10.000
0
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Durch- 
schnitt
13,2  %
10,0  %
25,3  %
8,2  % 9,9  %
5,5  %
7,0  %
8,1  %
9,1  %
9,2  % 32,2  %
35,8  %
32,0  %
5,6  %
5,3  %
11,4  %
13,6  %
3,3  %

20
Archiventwicklungsplan
Aktuelle Situation und Handlungsbedarf
Nur ein kleiner Teil der dem Archiv zur Übernahme angebotenen Unterlagen 
wird dauerhaft verwahrt und zu Archivgut erklärt. Über die vergangenen 
16 Jahre waren dies im Stadtarchiv Münster im Schnitt etwa 13 % der gesich-
teten Unterlagen (vgl. Abb. 2). Durchschnittlich übernimmt ein Kommunal-
archiv etwa 5–10 % der angebotenen Akten.
Punktuell sind über die letzten Jahre also höhere Übernahmequoten ange-
fallen. Dies war zum Beispiel der Fall, als die Sanierung des Stadt hauses I 
begann und die Aktenkeller zügig geleert werden mussten. Derartige 
Bewertungsnöte trafen auf eine mehrjährige personelle Unterbesetzung 
im Bereich der städtischen Überlieferungsbildung. Durch vorläufige Bewer-
tungsmaßnahmen mussten an solchen Stellen Zeit und Ressourcen gespart 
werden (vgl. Abb. 2 zu den Jahren 2015 – 2017). Dies hat nun jedoch zur Folge, 
dass diese provisorischen Aktenübernahmen erneut auf ihre Archivwürdig-
keit hin betrachtet müssen und so Ressourcen gebunden werden.
Je professioneller die wiederkehrenden Übernahmeprozesse etabliert sind, 
desto stärker können Arbeitsaufwände reduziert werden. Hier ist zunächst 
der regelmäßige Kontakt zu und die grundsätzliche Wahrnehmung des 
Archivs in den Dienststellen von Bedeutung. Inzwischen funktioniert der 
Folgen provisorischer 
Aktenübernahmen
 rung lokaler Lebenswelt(en), in: Archiv-Nachrichten Niedersachsen, 20 (2016), S. 9–23; Irmgard 
Christa Becker, Arbeitshilfe zur Erstellung eines Dokumentationsprofils für Kommunalarchive. Ein-
führung in das Konzept zur Überlieferungsbildung und Textabdruck. In: Archivar 62 (2009), S. 122 – 
131; Marcus Stumpf, Nichtamtliche Überlieferung in Kommunalarchiven zwischen archivwissen-
schaftlicher Theorienbildung und Archivierungspraxis. In: Archivpflege in Westfalen-Lippe 75 (2011), 
S. 9–15.

21
Archiventwicklungsplanung
organisatorische Teil der einzelnen Aktenübernahmen in aller Regel gut. 
Handlungsbedarf besteht vor allem auf Seiten der Bewertungsprozesse. Das 
Stadtarchiv hat bisher nur für wenige Verwaltungsbereiche Bewertungs- 
und Archivierungsmodelle bzw. Dokumentationsprofile erarbeitet, sodass 
bei fast jeder Übernahme von Archivgut neu geprüft und zwischen Archiv 
und Dienststelle besprochen werden muss, was bei einer Aussonderung 
als Archivgut übernommen werden soll. Die schrittweise Erarbeitung von 
Bewertungsmodellen sollte in den nächsten Jahren in Angriff genommen 
werden, ebenso die Verstärkung der Vorfeld- und Beratungstätigkeit. Das 
Ziel ist, die Qualität der Überlieferungsbildung zu verbessern, Folgeauf-
wände zu minimieren und kalkulierbar zu machen. Außerdem lassen sich 
auch positive Auswirkungen auf die Bewirtschaftung der Aktenräume der 
Verwaltung feststellen.
Im wachsenden Bereich der digitalen Verwaltung und der elektronischen 
Aktenführung bleiben die Bedeutung des Bewertungs- und Übernahme-
prozesses bestehen. Neben den genannten inhaltlichen Überlegungen zur 
Bewertung kommen vor allem komplexe technische Vorarbeiten hinzu. 
Schnittstellen aus Fachverfahren und Dokumentenmanagementsystemen 
müssen erarbeitet und von der citeq oder den Herstellerfirmen program-
miert und durch das Stadtarchiv überprüft werden. Die Aufwände zur Über-
nahme steigen also zunächst. Die Etablierung von Archivierungsmodellen 
und festen Workflows bietet sich bei den formalisierten elektronischen 
Systemen noch stärker an. Auch dies benötigt personelle Ressourcen.
Qualität der 
 Überlieferungsbildung
Schnittstellen aus 
 Fachverfahren und 
Dokumentenmanage-
mentsystemen

22
Archiventwicklungsplan
Folgende Maßnahmen sollen dem Handlungsbedarf gerecht werden:
1. Erstellung von Bewertungs- und Archivierungsmodellen für die städti-
schen Ämter sowie die Beteiligungsgesellschaften.
2. Erstellung von Dokumentationsprofilen zur Schärfung der Nichtamt-
lichen Überlieferung.
3. Beteiligung des Archivs bei DMS-Einführungsprozessen, um die lang-
fristige Verständlichkeit und Nutzbarkeit der elektronischen Verwal-
tungsakte (im archivischen Sinne) sicherzustellen.
4. Die Prozesse für die Datenübernahme ins digitale Langzeitarchiv müs-
sen organisatorisch vorbereitet und technisch realisiert werden.
Mehrbedarf:  0,4 Stellenanteile facharchivisches Personal 
7.000 – 10.000 € Programmierungs- und Konfigurationskosten
 konsumtiv  investiv  personell  pflichtige Leistung  freiwillige Leistung✘ ✘ ✘

23
Archiventwicklungsplanung
Erschließung und Nutzung
Aufgabenbeschreibung
Das vorrangige Ziel eines jeden Archivs ist die Nutzung der archivierten 
Unterlagen durch die Bürgerschaft. Auf diese Weise schafft das Archiv 
Transparenz für kommunales Verwaltungshandeln und gewährleistet 
 Informationsfreiheit in historischer Perspektive.
Um die Archivbestände 
öffentlich zugänglich ma-
chen zu können, müssen sie 
zuerst erschlossen werden. 
Das meint die Erfassung 
und treffende Beschreibung 
(das „Verzeichnen“) von 
Archivgut. Erst dadurch 
werden die verwahrten 
Unterlagen gezielt durch-
such- und auffindbar. Diese 
Aufgabe ist ein zentraler 
und wichtiger Bestandteil 
der Arbeit im Stadtarchiv. 
Um den Nutzungsinteressen gerecht zu werden, sollte die Erschließung 
systematisch und idealerweise zeitnah nach der Übernahme erfolgen. 
Dabei erfordert die Verzeichnung sowohl behördliches als auch historisches 
Fachwissen.
Transparenz
Systematische 
 Erschließung
Abb. 3: Beständegliederung, die sog. „Tektonik“ des Stadtarchivs,  
Stand: Juli 2020

24
Archiventwicklungsplan
Dies erfolgt im Stadtarchiv wie in nahezu allen Archiven bereits seit Jahr-
zehnten datenbankgestützt. Archive beschreiben dabei vom Großen zum 
Kleinen: Man beginnt mit dem Zuständigkeitsbereich des Archivs, über die 
einzelnen Bestände (vgl. zur übergreifen-
den Beständeglieaderung Abb. 3 – i.  d.  R. ist 
unter diesen Hauptgruppen jeder Dienst-
stelle ein Bestand zugeordnet), bis hin 
zu einzelnen Akten, Karten und Plänen, 
Bildern oder Urkunden. Die Beschreibung 
soll das Einzelstück auffindbar machen. 
Jedes Einzelstück erhält eine Signatur, mit 
der sie zur Einsicht in den Lesesaal bestellt 
und in Veröffentlichungen zitiert werden 
können. Nur erschlossenes Archivgut kann 
auch genutzt werden.
Sobald die Schutzfristen des Archivguts ab-
gelaufen sind17, dürfen sie von jedermann 
genutzt werden. Klassischerweise wird das 
über Datenbanken oder Findbücher ermit-
telte Archivgut im Lesesaal des Stadtarchivs zur Einsicht ausgelegt. Darüber 
hinaus werden seit Jahren zunehmend Anfragen telefonisch oder auf elek-
tronischem Weg gestellt und auch beantwortet. Mittlerweile verlagert sich 
aber nicht nur die Recherche, sondern auch die Bereitstellung von Archiv-
17 Allgemein werden Unterlagen laut §  7, Abs. 1 Archivgesetz NRW 30 Jahre nach ihrem Entstehen frei 
nutzbar. Bei personenbezogenen Unterlagen ist die Einsicht 10 Jahre nach dem Todesdatum des 
Betroffenen möglich. Bei Archivgut mit Werkcharakter gelten die Urheberrechtsbestimmungen.
Digitale Bereitstellung
Abb. 4: Erschließungsstand nach laufenden Metern, 
Stand: 31.12.2020 (vgl. Anm. 20)
laufende Meter 
(verzeichnet)
3.181,29
68  %
laufende Meter 
(unverzeichnet)
1.480,60
32  %

25
Archiventwicklungsplanung
gut verstärkt in die digitale Welt. Im landesweiten Internetportal „Archive 
in NRW“ stellen fast 500 Archive – darunter das Stadtarchiv Münster – ihre 
digitalen Bestandsübersichten, Findbücher und Archivalien öffentlich zur 
Verfügung. Das Stadtarchiv Münster ist hier weit überdurchschnittlich stark 
mit über 240 Findbüchern (v. a. zu den verzeichneten Altbeständen des 
16. bis frühen 20. Jh., Abb. 4) und mehr als 3.500 digitalisierte Archivgut-
einheiten präsent.
Aktuelle Situation und Handlungsbedarf
Mit der exponentiellen Zunahme des Schriftguts in Verwaltungen sind in 
fast allen Archiven größere Verzeichnungsrückstände entstanden. Wach-
sende Komplexität der Bürokratie allgemein, neue Vervielfältigungsmög-
lichkeiten für Schriftgut und nicht zuletzt die wachsende Bevölkerung und 
Beschäftigtenzahlen in der Stadt bzw. der Stadtverwaltung erklären den 
sprunghaften Anstieg an dokumentierten Verwaltungsvorgängen. Diese 
Masse erreicht mit etwas Verspätung seit einigen Jahren die Archive. Das 
gilt auch für das Stadtarchiv Münster.
Tendenziell nimmt auch hier die Zahl der nicht erschlossenen Bestände 
durch die steigende Zahl an Übernahmen von Schriftgut zu. Im Durch-
schnitt wurden in den letzten 15 Jahren pro Jahr rund 6.000 Einheiten 
übernommen und 5.000 erschlossen. Das entspricht einer vergleichsweise 
guten Erschließungsleistung von ca. 620 Akten pro Person und Jahr. Trotz-
dem werden im Schnitt jährlich 1.000 Akten mehr übernommen als im 
gleichen Zeitraum erschlossen. Die Verzeichnungsrückstände wachsen so 
weiter an. Um lediglich das Anwachsen der Rückstände zu stoppen, wird 
Verzeichnungs-
rückstände

26
Archiventwicklungsplan
bereits eine halbe Facharbeitskraftstelle benötigt, die sich ausschließlich 
der Erschließung von Archivgut widmet. Die aktuellen Rückstände werden 
damit noch nicht getilgt.
Gemessen am Umfang18, sind knapp 70 % des Archivguts erschlossen 
gegenüber 30 % unerschlossenem Material (vgl. Abb. 4). Der Großteil davon 
besteht aus den jüngeren amtlichen und aus nichtamtlichen Unterlagen, 
für deren Erschließung die personellen Kapazitäten erst seit kurzem ge-
schaffen werden konnten. Die Erschließungsqualität ist insgesamt als gut 
zu betrachten, was entsprechend dokumentiert wurde: Nur bei rund 12 % 
der erschlossenen Archivalien besteht Nachbesserungsbedarf.
Neben den knappen Ressourcen zur Erschließung der Bestände lässt sich 
ein bemerkenswerter Wandel im Nutzerverhalten der Öffentlichkeit erken-
nen: Verändernde Nutzungserwartungen und -gewohnheiten schlagen sich 
in einem Rückgang der persönlichen Lesesaalnutzungen im Stadtarchiv 
nieder (vgl. Abb. 5). Als weitere Ursache ist hier auf die zwischenzeitliche 
Reduzierung der Lesesaalöffnungszeiten hinzuweisen, die aus der vorüber-
gehend rückläufigen Personalausstattung in vorherigen Jahren resultierte.
Während persönliche Besuche zurückgingen, lassen die Kennzahlen zu 
schriftlichen Recherchen jedoch parallel einen konstanten Anstieg erkennen 
(vgl. Abb. 6). Die Entwicklung der schriftlichen Rechercheanfragen und der 
18 Als Messgröße dient im Archivwesen der sog. „laufende Meter“ (lfm). Für die Berechnung wird ge-
zählt, wie viele Schachteln mit Archivgut aufeinandergestapelt werden müssen, bis die Höhe von 
einem Meter erreicht ist – im Stadtarchiv 9 Schachtel zu je 11cm Höhe. Die insgesamt im Stadt-
archiv verwahrten 4,6 laufende km Archivgut entsprechen also 42000 Kartons, die aufeinander 
gestapelt vom Ludgerikreisel bis vor die Tür des Lesesaals in der Speicherstadt reichen würden.
Persönliche Besuche

27
Archiventwicklungsplanung
Nutzungen im Lesesaal belegen also, dass das Interesse an den historischen 
Quellen zur Geschichte der Stadt Münsters nicht nachgelassen, sondern 
sich in Richtung digitaler Nutzungsformen verschoben hat. Erkennbar ist 
auch, dass Anfragende nicht mehr eigenständig im Stadtarchiv recherchie-
ren wollen, sondern erwarten, dass die Recherchearbeit von den Mitarbeite-
rinnen und Mitarbeitern des Stadtarchivs übernommen wird.
Außerdem fordern immer mehr Interessierte, dass Informationen über die 
archivierten Unterlagen und vermehrt auch die gewünschten Archivalien 
selbst in digitaler Form online bereitgestellt werden. Das Stadtarchiv hat auf 
diese Erwartungen, die gerade in der Covid-19-Pandemie durch die Schlie-
ßungen des Lesesaals verstärkt wurden, unter anderem durch den Aufbau 
Abb. 5: Zahl der Nutzenden und Benutzungsanträge im Lesesaal in Relation zur wöchentlichen Öffnungszeit  
im Zeitraum 2008  –  2020; vom 15.3.  –  5.5.2020 war das Archiv aus Infektionsschutzgründen geschlossen
1.800
1.600
1.200
1.400
1.000
800
600
400
200
0
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020
Wöchentl. Öffnungszeit: 25 Stunden 22 Stunden 22 Std.15 Stunden
Anzahl Benutzer Lesesaal (Benutzertage) Benutzungsanträge

28
Archiventwicklungsplan
eines benutzerorientierten Scan-on-Demand-Services reagiert. Im dritt-
mittelfinanzierten Projekt „Digitize it!“ entwickelte es als eines der bundes-
weit ersten Kommunalarchive Konzepte für den digitalen Lesesaalbetrieb 
und setzte diese um. Das Projekt zeigt bereits in seiner ersten Phase große 
Erfolge: Eine hohe Nachfrage zeugt von intensiver und bundesweiter Nut-
zung der Quellen z. B. durch Universitäten in Jena oder Berlin. Dem Projekt 
wurde im Rahmen der Förderlinie „WissensWandel“ des Deutschen Biblio-
theksverbands als Teil des NEUSTART KULTUR-Programms der Bundesbeauf-
tragen für Kultur und Medien „Leuchtturm“-Charakter bescheinigt. Entspre-
chend groß ist auch die Resonanz in Fachkreisen. Mit der Verstetigung des 
Angebots könnte sich Münster als besonders wissenschafts- und benutzer-
Scan-on-Demand- 
Service
Abb. 6: Entwicklung der schriftlichen Recherchen im Zeitraum 2008 – 2020
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020
1.400
1.200
1.000
800
600
400
200
0
612
729
557
356
90
523
361
66
668647 606606 584 539
526456374354
841056381
608483
122
96
522
84
597
495
83
567554
422
136
16
25 48
53 56
75
Allgemeine Recherchen
Recherchen Meldedaten
Recherchen Personenstand
Recherchen Schulzeugnisse

29
Archiventwicklungsplanung
freundliche Stadt im geisteswissenschaftlichen Sektor profilieren und seine 
Innovationsfähigkeit im Bereich der Digitalisierung unter Beweis stellen.
Folgende Maßnahmen sollen dem Handlungsbedarf gerecht werden:
1.  Abbau von Erschließungsrückständen: Nur durch Aufstockung der 
Archivarstellen um mindestens 2/3 Stellenanteile ist einem weiteren 
Anwachsen der Erschließungsrückstände zu entgegnen.
2.  Die im Drittmittelprojekt „WissensWandel“ entwickelte und erfolgreich 
eingeführte Digitalisierungsstrategie eines „Scan-on-Demand“-Services 
soll verstetigt werden. Erschließungsinformationen und Digitalisate 
sollen auch zukünftig in bester Qualität in regionalen und überregiona-
len Archiv- und Kulturportalen angezeigt werden. Hierfür benötigt es 
eine Entfristung der 0,5-Stelle (E3) zur Digitalisierung.
Mehrbedarf:  0,66 Stellenanteile facharchiv. Personal
 konsumtiv   investiv   personell  pflichtige Leistung  freiwillige Leistung
0,5 Stellenanteile technisches Personal
 konsumtiv   investiv   personell  pflichtige Leistung  freiwillige Leistung
✘ ✘
✘ ✘

30
Archiventwicklungsplan
Konservierung und Restaurierung
Aufgabenbeschreibung
19 Vgl. die Norm „Information und Dokumentation – Anforderungen an die Aufbewahrung von 
Archiv- und Bibliotheksgut“ (ISO 11799:2015) sowie die Norm „Information und Dokumentation - 
Schachteln, Archivmappen und andere Umhüllungen aus zellulosehaltigem Material für die Lage-
rung von Schrift- und Druckgut aus Papier und Pergament“ (ISO 16245:2009).
Die Unterlagen, die als archivwürdig erkannt wurden, sind unterschiedslos 
gleich gut zu behandeln und in ihrer Entstehungsform zu erhalten – egal 
wie alt oder wie wertvoll sie erscheinen. Ersetzendes Scannen oder die 
Bildung anderer Ersatzformen ist keine Option, da man auf diese Weise die 
zukünftige Forschung unzulässig einschränken oder gar verhindern würde. 
Schutzfilme oder heutige Digitalbilder ermöglichen aber in vielen Fällen 
eine Benutzung bei gleichzeitiger Schonung der Originale.
Um Schäden an den Originalen zu vermeiden, spielt eine archivgerechte 
Verpackung und Lagerung eine zentrale Rolle19. Zwei Herausforderungen 
sind in jüngster Zeit hinzugekommen: 
Seit den 1990er Jahren erkannten Berufsgruppen, die professionell mit 
Papier umgehen, das Problem, dass sich in holzschliffhaltigen Industrie-
papieren über die Jahrzehnte Ligninsäure bildet, die die Festigkeit und 
Elastizität des Beschreibstoffs zerstört und schließlich zur Verbräunung und 
zum Zerfall des Papiers oft schon nach 50–60 Jahren führt (Achtung: die 
meisten Unterlagen erreichen das zuständige Archiv erst 30–40 Jahre nach 
ihrer Entstehung!). Es wurden seitdem chemische Massenverfahren ent-
wickelt, um den Zerfall zu stoppen. 
Kein ersetzendes 
 Scannen
Papierzerfall

31
Archiventwicklungsplanung
Seit Mitte der 2000er Jahre verbreiten sich Papierfischchen in Deutschland, 
die in Archiven, Bibliotheken und Museen erhebliche Schäden verursachen. 
Durch konsequentes Schädlingsmanagement lässt sich die Ausbreitung der 
unerwünschten Eindringlinge eindämmen.
Aktuelle Situation und Handlungsbedarf
Das Stadtarchiv hat einen Großteil seiner Archivalien (Abb. 7: fast 80  % des 
Archivguts) optimal verpackt, so dass viele unmittelbare  Schadensfaktoren, 
die das Archivgut gefährden, eliminiert oder zumindest abgemildert 
werden. In der eigenen Werkstatt wurden für diese Aufgaben Arbeitsgele-
genheit mit Mehraufwandsentschädigung (AGH-MAE) – auch Ein-Euro-Job 
genannt (§  16d SGB II) – eingerichtet: Hier sind regelmäßig 2–3 Personen mit 
20 Wochenstunden beschäftigt.
Papierfischchen
Schadensprävention 
durch Verpackung
Abb. 7: Magazinierungsstand im Stadtarchiv nach Beständen (li.) und nach laufenden Metern (re.), Stand: Ende 2020
verpackt und 
entsäuert
4
1  %
unbearbeitet
40
10  % vorläufig
kartoniert
7
2  %magazinfertig
verpackt, d.  h.
ursprüngliche
Verpackung
entfernt,
entmetallisiert,
signiert und
kartoniert
344
87  %
verpackt und 
entsäuert
156
5  %
unbearbeitet
486
14  %
vorläufig
kartoniert
59
2  %
magazinfertig
verpackt, d.  h.
ursprüngliche
Verpackung
entfernt,
entmetallisiert,
signiert und
kartoniert
2.606
79  %

32
Archiventwicklungsplan
Handlungsbedarf besteht dagegen im Bereich Massenentsäuerung. Von 
den 4,5 laufenden km20 Archivgut sind rund 4 km (gut 85  %) betroffen und 
müssen entsäuert werden. Das Stadtarchiv hat die Gefahr früh erkannt und 
sich als „early adopter“ 2006 und dann in jedem Folgejahr an der „Landes-
initiative Substanzerhalt“ beteiligt. Es wurden als Eigenanteil im Projekt 
komsumtive Mittel aus dem regulären Haushalt eingesetzt. In der Zeit 
von 2006–2019 wurden mit insgesamt 194.000 € (ca. 150.000 € Eigenanteil, 
ca. 44.000 € Fördermittel, s. Abb. 8) etwa 5  % des Archivguts entsäuert. 
Würde mit dieser Geschwindigkeit fortgefahren werden, würden noch über 
200 Jahre benötigt, um die restlichen 80  % des gefährdeten Archivguts zu 
behandeln – Zeit, die man nicht hat! Der Handlungsdruck erhöht sich noch, 
da zu den 4km Archivgut jährlich rund 200 laufende Meter Akten durch 
20 Zur Messgröße laufender Meter vgl. Anm. 20.
Massenentsäuerung
Abb. 8: Finanzierung von drittmittelgeförderten Konservierungsmaßnahmen für die Papierentsäuerung 2006  –  2020;  
im Eck das Gesamtverhältnis von Förder- und Eigenanteil über den Betrachtungszeitraum
25.000
20.000
15.000
10.000
5.000
0 20082006 2007 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020
4.135
7 .225
3.554 3.408 2.905 4.889 4.000 2.023
4.221
1.670 1.528 1.611 1.474 1.241 1.351
9.649
16.858
8.271 7 .953
12.748
17 .405
14.005
9.706
15.436
8.886 7 .421 7.7 9 4 6.752 6.749
2.026
Förderung Eigenanteil
22,97  %
7 7,0 3  %

33
Archiventwicklungsplanung
Übernahmen hinzukommen – das entspricht rd. 1.800 Schachteln = gut 
8.100 kg Archivgut, die wiederum entsäuert werden müssen. Nach heutigen 
Preisen würde die Stadt das jährlich gut 100.000 € kosten. Die Schere zwi-
schen entsäuertem und nicht entsäuertem Archivgut schließt sich somit 
nicht, sondern öffnet sich jedes Jahr um weitere 92.000 €.
Um dem Anwachsen der Konservierungsrückstände Herr zu werden, 
benötigt das Stadtarchiv Sondermittel von 100.000 € jährlich für die Ent-
säuerung. Es wird sich bemühen, die städtischen Eigenmittel durch Dritt-
mittel des Landes und des Bundes zu erhöhen und diese Fördergelder in 
die Bearbeitung der 4.000 laufende Meter Rückstände zu investieren. Da 
Erfolge bei der Drittmitteleinwerbung und die Preise für die Entsäuerung 
nicht vorausgesagt werden können, sollte über ein jährliches Berichtswesen 
der Bearbeitungsfortschritt dokumentiert und ggf. nachgesteuert werden. 
Ein Ende des Problems ist nur absehbar, wenn die Verwaltung konsequent 
und umfassend ihre Geschäftsgänge digitalisiert und/oder konsequent auf 
die Nutzung von alterungsbeständigen Papiersorten nach DIN EN ISO 9706 
in allen potenziell archivrelevanten Bereichen umstellt21. Für Massendruck-
21 Nur Papier nach DIN EN ISO 9706 erfüllt die Voraussetzungen für eine dauerhafte Archivierung von 
schriftlichem Kulturgut. Hinweise zur Beschaffung von Papier für die öffentliche Verwaltung. Ge-
meinsames Positionspapier der Konferenz der Archivreferentinnen und -referenten und Leiterinnen 
und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder (ARK) sowie der Bundeskonferenz 
der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag (BKK). 2014 https:/ /www.bundeskonferenz-
kommunalarchive.de/empfehlungen/Positionspapier_ARK_BKK_Entwurf_09_14_rc-papier.pdf; 
Es bleibt dabei: Nur Papier nach DIN EN ISO 9706 erfüllt die Voraussetzungen für eine dauerhafte 
Archivierung von schriftlichem Kulturgut. Gemeinsame Stellungnahme des Bestandserhaltungs-
ausschusses der Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der 
Länder, der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag und der Kommis-
sion  Bestandserhaltung des Deutschen Bibliotheksverbandes. 2019 https:/ /www.bundeskonferenz-
kommunalarchive.de/empfehlungen/stellungnahme-din-iso-20494–2019.pdf. 
Konservierungs-
rückstände
Nutzung von 
 alterungsbeständigen 
Papiersorten

34
Archiventwicklungsplan
sachen und ausgehende Post könnten weiterhin holzschliffhaltige Papiere 
verwendet werden. Trotzdem tickt die Zeitbombe in den bereits erstellten 
Akten – und kommt zeitversetzt im Stadtarchiv an!
In den Magazinen des Stadtarchivs und auch in den Registraturen der 
Stadtverwaltung wurden Papierfischchen nachgewiesen. Durch ein kon-
sequentes Monitoring über Klebefallen und 
ein Ausstreuen von Kieselgur konnte bisher die 
Ausbreitung im Archivgut verhindert werden. 
Zur Behandlung stark befallener Akten plant das 
Stadtarchiv die Beschaffung von Tiefkühlgeräten 
für das Endarchiv und das Zwischenarchiv, da ein 
kontrolliertes Einfrieren und Wiederauftauen der 
Unterlagen die Schädlinge und ihre Eier sicher 
abtötet. Eine Sensibilisierung der Dienststellen 
für die Problematik ist insofern sinnvoll, da eine 
Verwechslung mit relativ unschädlichen Silber-
fischchen leicht passiert und Gegenmaßnahmen 
ggf. rasch getroffen werden müssen, um schweren Schäden am Schriftgut 
vorzubeugen.
Mehrbedarf: 100.000 € jährlich
 konsumtiv  investiv  personell  pflichtige Leistung  freiwillige Leistung
Papierfischchen
✘ ✘

35
Archiventwicklungsplanung
Forschung und Vermittlung
Aufgabenbeschreibung
Das Stadtarchiv fördert die Nutzung des Archivguts und unterstützt alle 
Interessierten bei der Beschäftigung mit Münsters Vergangenheit. Es trägt 
durch Veröffentlichungen, Präsentationen und Bildungsformate zu einem 
reflektierten Geschichtsbewusstsein der Stadtgesellschaft bei. Für eine 
Kommune ist die Aufarbeitung der eigenen Vergangenheit für die lokale 
und regionale Identitätsbildung von großer Bedeutung. Dabei schafft das 
Stadtarchiv mit seiner schriftlichen und nur hier im Original verfügbaren 
Überlieferung eine Grundlage, sich gemeinsam zu erinnern, aber historische 
Entwicklungen auch kritisch zu hinterfragen und auf diesem Weg bürger-
schaftliches Engagement in der Geschichtskultur zu fördern.
Insbesondere mit diesen Aufgabenfeldern wird das Stadtarchiv in der 
Öffentlichkeit wahrgenommen. Gleichwohl bilden die vorhergehenden 
facharchivischen Prozesse die Voraussetzungen für das Archiv als Ort der 
Kultur, Wissenschaft und Bildung. Das Stadtarchiv geht über die einfache 
Bereitstellung von Archivbeständen hinaus und folgt damit dem Positions-
papier der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städte-
tag (BKK), demzufolge Archive durch die Bewahrung und Vermittlung der 
lokalen Geschichte Identität stiften, Informationsrechte gewährleisten und 
zur Transparenz des Verwaltungshandelns sowie zur Erforschung der loka-
len Geschichte beitragen. Die gesellschaftlichen und kulturellen Aufgaben 
des Archivs hat die BKK in einem Folgepapier um die Historische Bildungs-
arbeit erweitert, der die BKK grundlegende Bedeutung für die kulturelle Zu-
kunftsfähigkeit der Kommunen beimisst. Das für November 2021 erwartete 
Geschichtsbewusstsein
Archiv als Ort der 
 Kultur, Wissenschaft 
und Bildung

36
Archiventwicklungsplan
Kulturgesetzbuch des Landes wird diese Aufträge rechtlich verankern. Mit 
Blick auf die langjährigen Erfahrungen in diesem Arbeitsfeld fasst die Stadt-
archivsatzung schon jetzt pointiert zusammen: „Das Stadtarchiv fördert 
aktiv die Erforschung und Kenntnis der Stadt- und Landesgeschichte. Es 
trägt zur Bildungs- und Kulturarbeit in der Stadt bei.“
Aktuelle Situation und Handlungsbedarf
Das Stadtarchiv Münster betreibt eine wirksame Forschungs- und Bildungs-
arbeit. Das belegen die monatlich stattfindende Themenabende zur Stadt-
geschichte, die Historische Bildungsarbeit mit Schulen und Hochschulen, 
die Druck- und Online-Publikationen des Stadtarchivs sowie die entspre-
chenden Projekte zum Geschichtswettbewerb oder das Engagement für 
einen kritisch-reflektierten Umgang mit den Kriegerdenkmalen der Stadt.
In den letzten Jahren hat das Stadtarchiv ein umfangreiches Internet-
angebot aufgebaut, Führungen oder Seminare veranstaltet und an bundes-
weiten Veranstaltungen teilgenommen. Darüber hinaus beteiligt sich das 
Archiv seit vielen Jahren aktiv an der historisch-politischen Bildungsarbeit 
in Münster. Lokale Ereignisse und Fragestellungen werden mit authenti-
schen Quellen aus dem Archiv aufgearbeitet und motivieren durch ihre 
unmittelbaren Bezüge zur weiteren Auseinandersetzung mit der Geschichte 
der Stadt, eines Viertels, einer Straße oder Ereignisses. Um die Nutzung 
von Archivgut und die Lokal- und Regionalgeschichte zu fördern, bietet 
das Stadtarchiv seit fast 20 Jahren Themenabende an. Das Format ermög-
licht stadtgeschichtlich Interessierten wie Mitgliedern von Geschichts-
vereinen, ihre Forschungen zu Münsters Vergangenheit vorzustellen. Die 
Langjährige 
 Erfahrungen
Kritisch- reflektierter 
Umgang mit den 
 Kriegerdenkmalen
Online-Angebote 
zur Stadtgeschichte
Themenabende

37
Archiventwicklungsplanung
Reihe genießt einen außerordentlich hohen Zuspruch. Seit 2020 werden die 
Vorträge hybrid in Präsenz und im Internet als Live-Stream angeboten. Auf 
diese Weise wurden neue Nutzendenkreise erschlossen: Waren die Vorträge 
mit rund 100 Teilnehmenden in Präsenz regelmäßig ausgebucht, schalten 
aktuell im Schnitt 120 Personen im Livestream zu; durchschnittlich 280 
weitere Aufrufe verzeichneten die Mitschnitte noch in den folgenden Tagen. 
Die Zahl der digitalen und analogen Teilnahmen hat sich im Vergleich zum 
Vorjahresschnitt somit mehr als vervierfacht.
Für die historische Bildungsarbeit arbeitet das Stadtarchiv eng mit Müns-
ters Schulen zusammen. Kontinuierliche Kooperationen konnten seit 2005 
durch das NRW-Landesprogramm „Bildungspartnerschaften Archiv und 
Schule“ verankert werden. Auch dank mittlerweile fünf Bildungspartner-
Bildungspartner -
schaften
Abb. 9: Die Besuche von Schulgruppen konnte durch feste Kooperationen in den letzten Jahren verstetigt werden 
(  Betrachtungszeitraum 2011  –  2020). Perspektivisch soll die Zahl der Nutzenden aus den Hochschulen wieder steigen. 
Unter Berücksichtigung pandemiebedingter Einschränkungen ist hier bereits ein positiver Trend zu erkennen.
Nutzende Bildungspartner (BiPa)
Nutzende Schulen (ohne BiPa)
Nutzende Hochschulen 
600
500
400
300
200
100
0
2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020

38
Archiventwicklungsplan
schaften werden jährlich rund 25 Schulgruppen mit 600 bis 750 Schülerin-
nen und Schülern archivpädagogisch betreut (vgl. Abb. 9). Darüber hinaus 
findet etwa für Facharbeiten oder Schulprojekte eine Individualberatung 
von Schülerinnen und Schülern statt. Um die Potenziale des Lernorts Archiv 
unter Lehrkräften bekannter zu machen, bietet das Stadtarchiv seit rund 
15 Jahren Fortbildungen für Fachkonferenzen und die Fachseminare der 
Lehrerausbildung an.
Als besonders erfolgreiches Format hat das Stadtarchiv eine einzigartige 
Wettbewerbskultur in Münster entwickelt, die Schülerinnen und Schüler 
zur Teilnahme am Geschichtswettbewerb des Bundespräsidenten motiviert. 
Das Stadtarchiv unterstützt die Teilnehmenden bei der Recherche und 
Quellenarbeit, schult Lehrkräfte und würdigt mit Veröffentlichungen die 
Leistungen der jungen Forschenden. Die Zahl der Beiträge aus Münster be-
wegt sich auf hohem, bundesweit herausragendem Niveau: Zeitweise sind 
knapp zehn Prozent aller bundesweit eingereichten Beiträge an Münsters 
Schulen entstanden.
Für die Veröffentlichung stadtgeschichtlicher Forschungen und von Quel-
leneditionen stehen zwei Publikationsreihen: „Quellen und Forschungen“ 
(acht Bände zwischen 2008 und 2019) und die „Kleinen Schriften“ (sieben 
Bände zwischen 2008 und 2019) zur Verfügung. In der bisher als Druck 
vorliegenden Reihe „Das Stadtarchiv erinnert“ erschien zuletzt 2013 die 
Dokumentation „Erinnern im öffentlichen Raum“ über Kriegerdenkmale in 
Münster. Die Druckversion des Formates „Das Stadtarchiv erinnert“ wurde 
mittlerweile abgelöst durch stadtgeschichtliche Online-Präsentationen. 
Seit Ende 2019 ergänzt ein Twitter-Account das Internetangebot des Stadt-
archivs (@StadtarchivMS). Über 400 Follower erhalten dort mehrmals pro 
Geschichtswettbewerb 
des Bundespräsidenten
Publikationen

39
Archiventwicklungsplanung
Woche Hinweise auf Veranstaltungen, spannende Quellen oder Neuig-
keiten.
Die Web-Darstellungen haben sich auch bei öffentlichen Diskussionen um 
Straßenbenennungen oder den Umgang mit Kriegerdenkmalen bewährt. 
Diese Debatten zeigen, dass das Stadtarchiv den politischen Gremien bei 
der Entscheidungsfindung hilft und entsprechende Prozesse in und mit der 
Bürgerschaft verhandelt. Insbesondere diese mitunter engagiert diskutier-
ten, geschichtspolitischen Forschungs- oder Moderationsaufträge kann das 
Stadtarchiv nur mit zusätzlichen Projektmitteln bewältigen.
Mit den folgenden Maßnahmen soll den 
Handlungsbedarfen begegnet werden: Die 
etablierten Angebote werden fortgesetzt 
und – wo sinnvoll – durch Übersetzung 
ins digitale Zeitalter weiterentwickelt. Das 
umfasst alle Teilaufgaben und Angebote im 
Bereich der Öffentlichkeits- und Bildungs-
arbeit, auch die enge Zusammenarbeit 
mit den anderen Trägern der historischen 
Bildung und Forschung in Münster. Im Detail 
heißt das:
1. Auf positive Weise belegen die seit 
2020 auch als Live-Stream angebote-
nen Themenabende und der Twitter- 
Account, wie neue Nutzendenkreise für 
stadt geschichtliche Themen begeistert 
Forschungs- oder 
 Moderationsaufträge

40
Archiventwicklungsplan
 werden können. Die Web 2.0 Potenziale sollen für die Öffentlichkeits- 
und Bildungsarbeit intensiver genutzt werden. Es ist geplant, die 
Sichtbarkeit der archiveigenen Quellen in der Wikipedia zu erhöhen, 
die Social Media-Präsenz konsequent aufrechtzuerhalten. Neben der 
Nutzung des Streaming-Dienstes twitch.tv, werden ab sofort die Videos 
der Themenabende auf dem Youtube-Kanal des Stadtarchivs dauerhaft 
bereitgestellt.
2. Zur Sichtbarmachung stadtgeschichtlicher Forschungen werden die 
traditionsreichen Publikationsreihen fortgesetzt. Digitale Informations-
angebote werden ausgebaut. Kurz vor der Veröffentlichung stehen 
Informationsseiten zum britischen Militär in Münster seit 1945. Neue 
Impulse für den (digitalen) Geschichtsunterricht liefern didaktisch auf-
bereitete Originalquellen, die online bereitgestellt werden.
3. Die bundesweit herausgehobene Stellung beim Geschichtswettbewerb 
des Bundespräsidenten gilt es zu behaupten, indem digitale Vermitt-
lungs- und Recherchemöglichkeiten weiterentwickelt werden. Noch 
in diesem Jahr wird eine online nutzbare Datenbank aller über 1.800 
Münsteraner Beiträge fertiggestellt.
4. Die Moderation geschichtspolitischer Debatten soll eng mit neuen 
Forschungen verbunden werden: So wird das Stadtarchiv mit wissen-
schaftlicher Expertise und zusätzlich bereitgestellten Ressourcen einem 
Ratsauftrag folgend die „vergessenen“ NS-Opfergruppen und ihre zu 
untersuchen. Darauf aufbauend sollen angemessene Gedenkformate 
entwickelt werden. Dieses Projekt wird gemeinsam mit dem Amt für 
Gleichstellung und dem Geschichtsort Villa ten Hompel durchgeführt.

41
Archiventwicklungsplanung
5. Aktuell steigt das Interesse an der jüngsten Zeitgeschichte. Gezielt sol-
len die neuen sozialen Bewegungen seit den 1970ern durch einschlägige 
Nachlässe und Sammlungen dokumentiert werden. Deren Erforschung 
kann von Bürgerbeteiligung profitieren. Das Stadtarchiv unterstützt 
Initiativen oder Vereine bei der Geschichtsschreibung. Erfolgreich be-
gleitet es den Kulturverein Frauenstraße 24 bei der Erforschung der 
Hausbesetzung und bringt in diesem Prozess Studierende und ehe-
malige Aktivistinnen und Aktivisten bei der Arbeit mit den historischen 
Quellen zusammen.
6. Der Historikerpreis, seit 1981 achtmal an international renommierte 
Preisträger vergeben, erfährt hohe Aufmerksamkeit. Die Vergabe des 
nächsten Historikerpreises ist für 2023 anlässlich des 375-Jahr-Geden-
kens an den Westfälischen Frie-
densschluss 1648 vorgesehen. 
Das Stadtarchiv bereitet die 
Vergabe des Historikerpreises 
und des zweiten Förderpreises 
für Nachwuchswissenschaft-
lerinnen und Nachwuchs-
wissenschaftler in festlichem 
Rahmen und mit medialer Be-
gleitung vor. Die Finanzierung 
erfolgt voraussichtlich durch 
einen städtischen Sonderetat 
für das Jubiläumsjahr 2023.

42

43
Potenziale und 
Herausforderungen
Das Stadtarchiv Münster bedient in seiner jetzigen Form alle kommunal-
archivischen Arbeitsfelder in ihrer ganzen Breite. Seine Mitarbeiterinnen 
und Mitarbeiter arbeiten effizient, professionell und – wo immer es geht – 
kunden orientiert für die Dienststellen der Stadtverwaltung (Stichwort 
„ Zwischenarchiv mit Aktenservice“), für die Bürgerinnen und Bürger der 
Stadt, aber auch weit darüber hinaus.
Das Stadtarchiv befindet sich wie viele Bereiche der Stadtverwaltung in 
einem Umbruchprozess, der sich unter dem Stichwort „Digitalisierung“ zu-
sammenfassen lässt. Das bedeutet, dass es seine Dienstleistungen, die es für 
die Verwaltung und die Öffentlichkeit erbringt, in digitaler Form weiterent-
wickeln muss. Die Ämter der Stadtverwaltung wollen zunehmend auf elek-
tronische Aktenführung umstellen. Hieraus ergibt sich die Notwendigkeit, 
auf eine langfristige Verständlichkeit der Unterlagen und auf intelligente und 
standardisierte Archivschnittstellen hinzuwirken. Die neuen digitalen Formen 
führen zu einer Verdrängung der papierenen Unterlagen und schieben eine 
„Bug welle“ an Überlieferung zunächst in das Zwischenarchiv, dann aber auch 
ins End archiv. Verstärkt wurde dieser Prozess durch die Sanierung des Stadt-
hauses I, bei dem Keller umgebaut und Umzüge der Dienstzimmer immer 
wieder nötig wurden, und die Pläne fürs Stadthaus IV, das ganz ohne Akten-
räume auskommen wird. Hieraus ergibt sich für das Archiv der Spagat gleich-

44
Archiventwicklungsplan
zeitig mit den analogen Unterlagen umzugehen, die noch ins Zwischen- 
und Endarchiv strömen, und Einfluss auf die digitalen Formen zu nehmen, 
die aktuell entstehen. Nur wenn es gelingt, beiden Handlungs feldern 
gerecht zu werden, wird es eine weitgehend ungebrochene, aussage kräftige 
historische Überlieferung für die Stadt Münster geben. Gemeinsam mit 
dem Personal- und Organisationsamt, der citeq und den betroffenen Fach-
ämtern werden Antworten auf die drängenden Fragen digitaler Archivie-
rung – vom Twitter-Account des Oberbürgermeisters bis zu den eAkten des 
Jobcenters erarbeitet.
Nutzerinnen und Nutzer des Stadtarchivs leben und arbeiten zunehmend 
in digitalen Kontexten. Sie erwarten deshalb, dass nicht nur Informationen 
Fragen digitaler 
 Archivierung
Digitaler Lesesaal

45
Potenziale und Herausforderungen
über die archivierten Unterlagen, sondern dass diese Archivalien selbst in 
digitaler Form online abrufbar sind. Das Stadtarchiv Münster hat als eines 
der bundesweit ersten Archive auf diese Erwartungen, die gerade in der 
Corona-Krise durch die Schließungen des Lesesaals verstärkt wurden, durch 
die Bereitstellung von digitalisierten Mikroformen und den Aufbau eines 
benutzerorientierten Scan-on-Demand-Services reagiert. Die Verstetigung 
des Angebots kann dazu beitragen, Münster als bürgerorientierten und 
innovationsfreudigen Wissenschaftsstandort zu profilieren.
Als ein „Stadtarchiv 2.0“ hat es den letzten Jahren auch mehrere digitale 
Komponenten für die Historische Bildungs- und Vermittlungsarbeit erarbei-
tet. Zum Beispiel wurden Informationsangebote zu  Themenschwerpunkten 
im Internet aufbereitet, Vorträge im Live-Stream übertragen und auf 
einem You  tube-Kanal dauerhaft nachnutzbar gemacht; über einen Twitter-  
Account werden niedrigschwellige Informationsangebote für die historisch 
interessierte Öffentlichkeit geliefert.
Dieser Innovationsvorsprung soll weiter ausgebaut werden.
Mehrbedarf vgl. Seite
0,4 Stellenanteile facharchiv. Personal 
7.000  –  10.000 € Programmierungs- und Konfigurationskosten 20–22
0,5 Stellenanteile technisches Personal 28–29
In den Bereichen, in denen das Stadtarchiv noch nicht den Ansprüchen 
an ein modernes Archiv in vollem Umfang nachkommen konnte, liegt 
Digitale 
 Bildungsangebote

46
Archiventwicklungsplan
das an veränderten Rahmenbedingungen. Der Personalstand ist nicht mit 
der Stadt und der Verwaltung mitgewachsen. Durch Arbeitsverdichtung, 
veränderte Prioritätensetzung und das Aufschieben nicht zeitkritischer 
Arbeiten konnten dem Stadtarchiv übertragene Projekte bewältigt werden. 
Die wenig sichtbaren Archivaufgaben wie vor allem die Erschließung von 
Archivgut konnte nicht mehr in ausreichendem Maße verfolgt werden. 
Dieses Ungleichgewicht bestätigt die im Zuge der Entwicklungsplanung 
durchgeführte interne Erhebung. Sie offenbart die Erschließungsrückstände 
und fehlende konzeptionelle Arbeiten in der Überlieferungsbildung. 
Das weitere Anwachsen von Arbeitsrückständen muss gestoppt werden. 
Eine höhere Arbeitsbelastung des vorhandenen Personals muss gleichzeitig 
vermieden werden.
Mehrbedarf vgl. Seite
Verstetigung von 1 Stellenanteile technisches Personal Zwischenarchiv 
(  bisher befristet bis 31.3.2023) 16–17
0,66 Stellenanteile facharchiv. Personal 25–29
Die Sachmittel des Archivs sind trotz der neu aufgetretenen Herausforde-
rung des Papierzerfalls und der Existenz geeigneter Gegenmaßnahmen nie 
angepasst worden. Der Erhalt des unersetzlichen schriftlichen Kulturguts 
aus über 800 Jahren Stadtgeschichte ist gesetzlicher Auftrag und gesell-
schaftliche Verpflichtung gleichermaßen.
Schriftliches Kulturgut 
erhalten
Ausreichende 
 Personalressourcen 
schaffen

47
Potenziale und Herausforderungen
Die Massenentsäuerung des betroffenen Archivguts muss substanziell an-
gegangen werden, bevor es zu spät ist.
Mehrbedarf vgl. Seite
100.000 € jährlich 31–34
In diesem Bericht werden die archivischen Arbeitsfelder, die aktuellen Ar-
beitsstände und Herausforderungen transparent dargelegt. Es wird deutlich, 
dass die nach außen wirkenden Arbeitsbereiche Benutzung, Vermittlung 
und Forschung nur dann erfolgreich arbeiten können, wenn ausreichende 
Kapazitäten für die internen Prozesse vorhanden sind.
Münster besitzt ein leistungsfähiges Stadtarchiv, das mit der notwendigen 
Ausstattung in der Lage ist, der städtischen Vergangenheit eine Zukunft zu 
geben.
Der Vergangenheit  
eine Zukunft!

Bildnachweis 
S. 2/3: Archivmitarbeiter im Magazin, Foto: T. Arendt
S. 9: Führung zu den Kriegerdenkmalen mit Schülern des Schiller­
gymnasiums, Foto: U. Stüwe
S. 11/43: Stapel zu archivierender Akten, Foto: P . Worm
S. 13: Aufgeschlagenes Ratsprotokoll des 17. Jh. im Lesesaal des 
 Stadtarchivs, Foto: T. Arendt
S. 34: Papierfischchen gefangen in einer Klebefalle, Foto: P . Worm
S. 39: Führung zu den Kriegerdenkmalen, hier am sog. Stalingrad­Denkmal 
(1.9.2019), Foto: P . Erdmann
S. 41: Die neue Online­Präsentation zu Briten in Münster
S. 44: Elektronischer Lesesaal (sog. DFG­Viewer) im Portal „Archive in NRW“
Umschlag: 
Vorderseite: wie S. 2/3, 9, 11/43 und Schülerinnen im Lesesaal, Foto: T. Arendt; 
Rückseite: Das Archivgebäude „An den Speichern 8“, Foto: R. Berg
Impressum
Herausgeberin: 
Stadt Münster, Stadtarchiv
Gestaltung: 
Büro für typographische Dienstleistungen Markus Schmitz
Druck: 
Stadt Münster, Fachstelle Expedition & Druck
Oktober 2021, Aufl. 150 Stück

Stadtarchiv Münster
An den Speichern 8
48157 Münster
Tel. 02  51/4  92-47  01
Fax 02  51/4  92-77  27
E-Mail: archiv@stadt-  
muenster.de 
Öffnungszeiten und 
digitale Angebote
www.stadt-muenster.de/
archiv 
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