Dienstanweisung Vergaben hier: Erfahrungsbericht

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats- 
geschäftsstelle: 
31.08.2009 
an den Magistrat 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung: 
Dezernat I Hauptamt 
Vergabe- und 
Beschaffungsstelle 
Schulamt 
Straßenverkehrs- und 
Tiefbauamt 
Grünflächen- und Umweltamt 
Eigenbetrieb 
Immobilienmanagement 
Darmstadt 
EAD 
an die Stadtverordnetenversammlung 
   OBW zur Befassung 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
   zur abschließenden Beschluss-        
fassung Fachausschuss 
 
Amt: Revisionsamt  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung 
Ja 
 
Nein 
 
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
Internetfähig     
Verteiler: 
 
 
Vorlage-Nr. 2009/0365 
 
Magistratsbeschluss-Nr. 
  
 
 
Betreff: Dienstanweisung Vergaben 
hier: Erfahrungsbericht 
 
Vorlage vom: 24. 8.2009 
 
Beschlussvorschlag: 
Der Magistrat nimmt von dem Erfahrungsbericht Kenntnis. 
Die Vorlage ist der Stadtverordnetenversammlung zur Kenntnisnahme vorzulegen. 
 
Anlagen:   
 
Datenschutzrelevante Anlage:  
 
Beschluss des Magistrats vom

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...

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... 
 
Begründung: 
 
Ziel der Überarbeitung der Dienstanweisung für Vergaben 2008 war in erster Linie die 
Vereinfachung und Beschleunigung der Vergabeverfahren. Wegen der Einzelheiten wird auf 
die Begründung zur Magistratsvorlage Nr. 2008/0214 verwiesen. Bei Beschlussfassung über 
die aktuelle Fassung der Dienstanweisung am 28.05.2008 hat der Magistrat darum gebeten, 
nach Ablauf eines Jahres zu berichten, ob sich die Veränderungen bei der Vergabepraxis 
positiv widerspiegeln. 
 
Die Dienstanweisung für Vergaben 2008 ist am 01.07.2008 in Kraft getreten. Zur 
Vorbereitung dieses Berichts haben sich die in der Projektgruppe beteiligten Ämter zu der 
Entwicklung der Vergabepraxis geäußert. Außerdem hat die Vergabe- und 
Beschaffungsstelle die nachstehende statistische Auswertung erstellt.  
Die Auswirkungen der Konjunkturprogramme (siehe Magistratsbeschluss v. 20.04.2009, 
Vorlage Nr. 2009/0168) sind in diesem Bericht noch nicht enthalten. 
 
a) Baubereich (VOB) 
Beim Straßenverkehrs- und Tiefbauamt werden die Änderungen der Freigrenzen 
positiv gesehen. Allerdings bestehen für die Bauunterhaltung Verträge mit 
Jahresunternehmern, deren Summe über den Freigrenzen liegt. 
Auch beim Grünflächen- und Umweltamt hat sich die Anhebung der Freigrenzen 
positiv ausgewirkt. Obwohl der Aufwand für die Einholung der Vergleichsangebote 
bei freihändigen Auftragserteilungen mit dem bei einer öffentlichen Ausschreibung 
nahezu vergleichbar ist, konnten insgesamt kürzere Bearbeitungszeiten erreicht 
werden, weil bei vielen Aufträgen die Einschaltung der Vergabe- und 
Beschaffungsstelle entfällt – dies soll jedoch ausdrücklich nicht als Kritik an der 
Vergabe- und Beschaffungsstelle verstanden werden. 
Beim Eigenbetrieb IDA ist bei den Freihändigen Vergaben ohne Angebotseinziehung 
(bis 5000 €) eine Vereinfachung im täglichen Ablauf eingetreten. Bei den 
Freihändigen Vergaben mit Angebotseinziehung (bis 50.000 €) werden seit 
Inkrafttreten der Dienstanweisung ca. 50 % aller Verfahren, die bisher über die 
Vergabe- und Beschaffungsstelle abgewickelt wurden, direkt beim Eigenbetrieb 
durchgeführt. Dies führt dort zu Mehraufwand. Ob eine Beschleunigung erzielt wird 
kann abschließend noch nicht beurteilt werden. 
 
b) Lieferungen und Leistungen (VOL) 
Hier haben sich die Änderungen weniger ausgewirkt, weil z.T. längerfristige Verträge 
vorliegen. Für Bürobedarf, Büromöbel, Elektromaterial etc. bestehen Jahresverträge. 
Auch Aufträge im Hard- und Softwarebereich werden über Rahmenverträge 
vergeben. Diese überschreiten vom Volumen her auch die neuen Freigrenzen, so 
dass im Regelfall keine freihändigen Vergaben durchgeführt werden können. Die 
Ausschreibungen für Drucker, Kopierer und Faxgeräte erfolgen ebenfalls für längere 
Zeiträume. Daher haben sich die Änderungen noch nicht ausgewirkt. 
Der EAD wendet, obwohl die Dienstanweisung für ihn nicht gilt, die gleichen 
Freigrenzen an. Dort haben sich die erhöhten Freigrenzen beim Vergleich betriebener 
Aufwand/erreichtes Ziel absolut bewährt. Im Vergleich zur Ausschreibung liegt der 
Aufwand für einen Preisvergleich um rd. 25 % niedriger. Außerdem wird auf die 
Beschleunigung des Verfahrens hingewiesen.

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... 
 
Die Vergabe- und Beschaffungsstelle hat für die Zeiträume 01.01. – 15.07.2008 und 01.01. – 
15.07.2009 die Zahlen der öffentlichen und beschränkten Ausschreibungen, der freihändigen 
Vergaben sowie die darauf entfallenden geschätzten Baukosten zusammengestellt. 
 
 01.01. – 15.07. 2008 01.01. – 15.07.2009 
Öffentliche Vergabeverfahren 75 55 
Schätzkosten 15.978.089,87 7.699.194,88 
Beschränkte Vergabeverfahren 60 10 
Schätzkosten 1.804.197,90 1.256.000,00 
Freihändige Vergaben 5 9 
Auftragssumme 203.811,18 105.529,04 
 
Wie die Zahlen zeigen, haben sich vor allem die beschränkten Ausschreibungen reduziert, 
während die freihändigen Auftragserteilungen zugenommen haben. Die Zahlen bestätigen 
die Erfahrungen der Fachämter, wobei die angegebenen freihändigen Vergaben nur die von 
der Vergabe- und Beschaffungsstelle durchgeführten Verfahren betreffen. Die Mehrzahl der 
freihändigen Vergaben wird von den Fachämtern durchgeführt. 
 
Zusammenfassend hat sich die Änderung der Dienstanweisung im Baubereich mit einigen 
Einschränkungen bei IDA positiv ausgewirkt. 
 
Darmstadt, 24.08.2009 
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Walter Hoffmann   Dieter Wenzel    Dr. Dierk Molter 
Oberbürgermeister   Stadtrat    Stadtrat