Schulbescheinigung für volljährige Schüler*innen automatisch übermitteln

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
IV/400/4 
 
Vorlagen-Nummer  01.09.2022 
 2031/2022 
Stellungnahme zu einem Antrag 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Schule und Weiterbildung 26.09.2022 
 
Schulbescheinigung für volljährige Schüler*innen automatisch übermitteln 
Prüfauftrag aus der 11. Sitzung des Ausschusses Schule und Weiterbildung vom 
16.05.2022 bezüglich Schulbescheinigungen für volljährige Schüler*innen  
 
Es wurde um Prüfung gebeten, inwieweit es möglich ist, Schulbescheinigungen volljähriger 
Schüler automatisiert und nicht antragsgebunden zu erstellen und zu übermitteln.  
 
Im Rahmen dieses Prüfauftrages wurde zunächst eruiert, wie aktuell das Verfahren zur Aus-
stellung von Schulbescheinigungen an Kölner Schulen praktiziert wird.  
 
In der Regel sprechen die Schüler unangemeldet in den Schulsekretariaten vor und beantra-
gen eine Schulbescheinigung. Der Zeitpunkt der Beantragung ist dabei unterschiedlich. In 
der Regel werden die Bescheinigungen jedoch bereits Wochen vor der Vollendung des acht-
zehnten Lebensjahres der jeweiligen Schüler*innen beantragt, nicht erst mit Eintritt der Voll-
jährigkeit.  
 
In vielen Fällen kann die Schulbescheinigung unmittelbar ausgestellt werden. In Fällen, in 
denen die Ausstellung nicht unmittelbar möglich ist, werden die Schulbescheinigungen nach 
der Fertigung in einer Mappe im Sekretariat abgelegt und die jeweiligen Schüler*innen kön-
nen diese kurz nach der Antragstellung, meist innerhalb von ein bis zwei Tagen im Sekretari-
at abholen. Wartezeiten entstehen in der Regel nicht. Schulbescheinigungen werden bei Be-
darf unmittelbar ausgestellt und sind daher aktuell, wenn sie benötigt werden.  
 
Bei einer automatisierten Fertigung und Übermittlung durch die Schulsekretariate wäre zu-
nächst zu definieren, zu welchem Zeitpunkt eine automatisierte Fertigung der Bescheinigun-
gen sinnvoll sein könnte. Erfahrungsgemäß werden die Bescheinigungen, wie oben bereits 
ausgeführt, nicht erst mit Eintritt der Volljährigkeit beantragt, sondern einige Wochen im Vor-
feld.  
 
Eine automatisierte Erstellung erst mit Eintritt der Volljährigkeit könnte hier also keine Vorteile 
im Sinne einer wachsenden Bürgerfreundlichkeit bringen.  
 
Unabhängig vom gewählten Zeitpunkt entstünden jedoch folgende nachteiligen Aspekte: 
 
Zum einen wäre den jeweiligen Schüler*innen nicht bekannt, dass überhaupt eine Schulbe-
scheinigung erstellt wurde. Eine Ablage in einer Mappe im Sekretariat kommt daher nicht in 
Betracht. Die Schulbescheinigungen müssten den Schüler*innen per Post übersandt werden. 
Aktuell befinden sich über 30.000 Schüler*innen in der Altersgruppe 15-17 Jahre. Diese Ten-

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denz dürfte aufgrund des Wechsels von G8 auf G9 deutlich steigen. Es würden folglich ohne 
Berücksichtigung von Personal- und Materialkosten bereits ca 40.000 Euro jährlich alleine für 
Porto zusätzlich anfallen.  
 
Wie bereits dargestellt sind die Zeitpunkte, zu denen Schulbescheinigungen angefordert 
werden, unterschiedlich und variabel. Der standardisierte und automatisierte Versand könnte 
folglich eine zusätzliche Antragstellung in den Schulsekretariaten nicht ersetzen. In vielen 
Fällen könnten die automatisiert erstellten und übermittelten Bescheinigungen zu einem Zeit-
punkt erfolgen, in dem sie noch nicht oder schon nicht mehr benötigt werden. Im Ergebnis 
wird dies dazu führen, dass eine Vielzahl von automatisiert erstellten Bescheinigungen ent-
weder unnötig sind, da bereits im Vorfeld auf Antrag eine Schulbescheinigung angefordert 
wurde oder aber diese ungültig werden, da sie mit zu viel Vorlauf erstellt wurde.  
 
Die Ausstellung von Schulbescheinigungen ist Aufgabe der Schulsekretariate und im Aufga-
benkatalog der Schulsekretariate als Tätigkeit definiert. Soll nun jedoch neben der antrags-
gebundenen Ausstellung von Schulbescheinigungen eine automatisierte Erstellung etabliert 
werden, würde dies eine zusätzliche Aufgabe innerhalb der Schulsekretariate bedeuten, da 
in einem kurzen und regelmäßigen Turnus geprüft werden müsste, zu welchem Zeitpunkt die 
jeweiligen Schüler*innen das vorher definierte Alter für eine automatisierte Erstellung der 
Schulbescheinigungen erreicht haben.  
Eine Erweiterung des Aufgabenkatalogs in den ohnehin bereits angespannten Schulsekreta-
riaten kann mithin nicht alleine durch das Amt für Schulentwicklung entschieden werden, 
sondern bedarf der intensiven bilateralen Abstimmung mit dem Amt für Personal- und Ver-
waltungsmanagement.  
 
Eine automatisierte Fertigung und Übermittlung der Schulbescheinigungen mit Erreichen ei-
nes bestimmten Alters der jeweiligen Schüler*innen durch die Schulsekretariate erscheint 
daher weder sinnvoll noch bürgerfreundlich und wird daher nicht befürwortet.  
 
Alternativ wurde eine zentrale Erstellung der Schulbescheinigungen innerhalb des Amtes für 
Schulentwicklung in den Prüfauftrag einbezogen. Im Bereich Schulservice-IT (400/40) befin-
det sich die Betreuung der an allen städtischen Schulen eingesetzten SchILD-Software.  
Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist jedoch der Zugriff auf die Daten der Schulen nicht mög-
lich. Nur bei Vorhandensein einer rechtlichen Grundlage ist der Zugriff auf die Daten der 
Schulen durch den Schulträger möglich. Ein solcher Ausnahmefall liegt beispielsweise beim 
Tatbestand „Gefahr im Verzug (für Leib und Leben)“ vor.  
Für die automatisierte Erstellung von Schulbescheinigungen liegt jedoch keine rechtliche 
Grundlage für den Zugriff auf Daten der Kölner Schüler*innen vor. Die automatisierte Erstel-
lung von Schulbescheinigungen durch den Schulträger und außerhalb der Schulsekretariate 
ist aus rechtlichen Gründen daher ausgeschlossen.  
 
Aus den vorgenannten Gründen kann der Vorschlag zum automatisierten Versand von 
Schulbescheinigungen für volljährige Schüler*innen daher nicht unterstützt werden.  
 
 
Gez. Voigtsberger