Neubau des Historischen Archivs und Rheinischen Bildarchivs. Hier: Beauftragung eines Umzugslogistikers.

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VII/44 
 
Vorlagen-Nummer 
 1717/2017 
Freigabedatum 09.06.2017 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Neubau des Historischen Archivs und Rheinischen Bildarchivs. 
Hier: Beauftragung eines Umzugslogistikers. 
Beschlussorgan 
Ausschuss Kunst und Kultur 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Ausschuss Kunst und Kultur erkennt den Bedarf an, einen externen Umzugslogistiker mit der 
Vorbereitung, Planung und Qualitätssicherung des Umzugs zu beauftragen, um die zügige Nutzbar-
keit des Archivs sowie so wenig wie möglich eingeschränkte Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter sowohl 
im Verwaltungs- und Archivdienst wie auch in der Restaurierungs- und Digitalisierungswerkstatt zu 
gewährleisten. 
 
Alternativer Beschussvorschlag: 
 
Der Bedarf wird abgelehnt. 
 
 
Ausschuss Kunst und Kultur 27.06.2017

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  ca. 200.000      € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2018 
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer 2018 - 2020 bis zur Eröffnung des Neubaus       
 
 
Begründung: 
Entsprechend aktuellem General-Terminplan zur Fertigstellung des Archivneubaus am Eifel-
wall soll der Neubau im Frühjahr 2020 bezugsfertig an die Nutzer übergeben werden.  
Der somit anstehende Umzug in den Neubau stellt das Historische Archiv erneut vor eine 
außerordentliche und noch nie dagewesene Herausforderung.  
Neben den rd. 38 Regalkilometer Archivgut (zuzüglich ca. 60.000 Urkunden und die Hand-
bibliothek) müssen ca. 150 Arbeitsplätze aus den Standorten Köln und Düsseldorf verlegt 
werden. Zusätzlich fordert der Abtransport der Restaurierungswerkstatt mit den zahlreichen 
technischen, zum Teil besonders schweren Geräten, eine außerordentliche Logistikplanung. 
 
Ein reibungsloser Ablauf wird nur durch eine akribische Planung der laufenden Arbeitspro-
zesse gelingen. Die Nutzbarkeit des Archivs, die Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiterinnen und 
Mitarbeiter sowohl im Verwaltungs- und Archivdienst wie auch in der Restaurierungs- und 
Digitalisierungswerkstatt sollen so wenig wie möglich eingeschränkt werden. 
 
Neben der Aufstellung eines Mengengerüsts sind Laufwege, Entfernungen, Fahrtzeiten, 
Transporthilfen und –hürden (Treppenhäuser, Aufzüge…) An- und Abfahrtbedingungen 
(Rampensituation) zu erfassen und in eine konkrete Planung umzusetzen.  
Schlussendlich sind diese Erhebungen bei der Suche nach einer geeigneten Spedition bis 
zur Ausschreibungsreife vorzubereiten und in das Vergabeverfahren einzuspeisen.  
 
Für die Vorbereitung und Planung des Umzugs, die Ausschreibung des Umzugsunterneh-
mens und für die qualitätssichernde Begleitung der gesamten Maßnahme beabsichtigt das 
Historische Archiv einen externen Umzugslogistiker zu beauftragen. 
Die Mitglieder des Fachbeirates „Wiederaufbau des Historischen Archivs der Stadt Köln“ ha-

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ben in Ihrer letzten Sitzung am 06.04.2017 aus eigenen Erfahrungen mit Archivumzügen be-
richtet und das Vorhaben, der Beauftragung eines externen Umzugslogistikers, eindringlich 
empfohlen.  
Die vor kurzem umzogenen Archive, wie z.B. das Landesarchiv NRW haben erwiesen, dass 
nur durch genaue Planung und Vorgaben eines Umzugslogistikers die geplante Nutzbarkeit 
gewährleistet bleibt. Zeit- und Kostenpläne wurden eingehalten. Fachliche Anforderungen 
wurden umgesetzt. Zusätzlich ist so der für Köln wichtige Aspekt eines schadenersatzkon-
formen Ablaufs gewährleistet. 
Einer bereits angestoßenen Marktrecherche zufolge liegen die voraussichtlichen Kosten bei 
ca. 200.000,-- Euro (Netto). 
Entsprechende Haushaltsmittel sind in der mittelfristigen Finanzplanung bei 44 berücksich-
tigt. 
 
Die Stellungnahme des Rechnungsprüfungsamtes wird bis zur Sitzung des Ausschusses 
Kunst und Kultur vorliegen und als Anlage nachgereicht.

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141/2
v  Stadt Kö!n
.06.2017
Eingang \ ^  j u n i 2Q17
Historisches Archiv
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Beauftragung eines Umzugslogistikers für die Vorbereitung und Planung des Umzu­
ges in den Neubau am Eifelwall  
Ihre Bedarfsprüfung vom 01.06.2017
voraussichtliches Auftragsvolumen rund 200.000 € netto, rund 238.000 € brutto
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit Fertigstellung des Neubaus am Eifelwall, muss das gesamte Archivgut sowie sämtliche 
an den Interimsstandorten in Köln und Düsseldorf genutzten Arbeitsplätze, einschließlich der 
Restaurierungswerkstatt, in die neuen Räumlichkeiten befördert werden.
Zur Planung und Vorbereitung des Umzuges beabsichtigen Sie, einen professionellen Um­
zugslogistiker zu beauftragen. Inhalt des Auftrages soll gleichfalls die Vorbereitung des Aus­
schreibungsverfahrens sowie eine qualitätssichernde Begleitung des Umzuges sein.
Das voraussichtliche Auftragsvolumen wird voraussichtlich rund 200.000,00 € netto, rund 
238.000,00 € brutto betragen.
Die Durchführung des Um- bzw. Einzuges in das neue Haus bedarf im Vorfeld einer gewis­
senhaften Planung mit konkretisierten Vorgaben für die Ausschreibungsgrundlagen unter 
Berücksichtigung der für den Transport von Kulturgut speziellen Transportvoraussetzungen. 
Nur anhand dieser Grundlagen kann eine gesicherte Aussage zur finanziellen Größenord­
nung des Umzuges gemacht werden und die Mittelbereitstellung erfolgen. Daneben ist, um 
einen reibungslosen Umzug sicherzustellen sowie um Zeit- und Kostenpläne einhalten zu 
können, eine fortlaufende Kontrolle der Transportdienstleistungen unerlässlich.
Da Sie keine Erfahrungswerte mit einem Umzug in einem solchen Umfang besitzen, ist Ihre 
Absicht zur Beauftragung eines Umzugslogistikers nachvollziehbar.
Insofern stimme ich dem Ergebnis Ihrer Bedarfsprüfung unter AZ: 141/25/22/17 zu.
Größere Umzüge im Bereich der allgemeinen Verwaltung können von den Dienststellen mit 
Unterstützung der Umzugsfirmen geleistet werden. Für die Vorbereitung und Planung von 
Transportleistungen im Kulturbereich ist ein spezielles Fachwissen erforderlich, welches der­
zeit innerstädtisch nicht zur Verfügung steht.
In absehbarer Zukunft ist insbesondere bei den Museen (z. B. Wallraf-Richartz-Museum 
nach Fertigstellung des Erweiterungsbaus) mit weiteren Umzügen zu rechnen, bei denen 
dieses spezielle Fachwissen für den Transport von Kulturgut erforderlich sein wird.
Ich bitte daher, die Möglichkeiten zum Aufbau stadteigener Kompetenzen zu prüfen.
Eine Durchschrift dieses Schreibens erhält Dezernat VII zur Kenntnis.
Mit freundlichen Grüßen