Sachstand zur Datenlage und Digitaltechnik bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VI/26 
 
Vorlagen-Nummer 15.05.2018 
 1444/2018 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Gebäudewirtschaft 28.05.2018 
 
Sachstand zur Datenlage und Digitaltechnik bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln 
Beginnend mit den digitalen Planunterlagen, den sogenannten CAD-Daten (Computer Aided Design- 
Programm „Allplan“ der Firma Nemetschek), ist zu berichten, dass gemäß Flächenbericht zum 1. 
Quartal 2018 mit Stand vom 31.03.2018 insgesamt 427 Objekte mit einer Mietfläche von rund 
1.723.419 m² im Sondervermögen und 235 Objekte mit einer Mietfläche von rund 502.624 m² ange-
mietet digital, also als zeichnerisches Aufmaß, erfasst sind. 
Von der Gesamtmietfläche von 2.226.043 m² sind bereits 1.835.108 m² in der Datenbank „Allfa“ der 
Firma Nemetschek repliziert. Das heißt, dass der „einfachen“ Zeichnung Gebäudeinformationen zu-
geordnet werden, so dass diese Informationen vom Gebäude über die Gebäudetrakte bis zu einzel-
nen Räumen mit Bezeichnungen, Trakt- oder Raumnummern, Größen, Funktionen etcetera definiert 
sind. 
 
Die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln hat somit CAD-Daten von 82,44 % der Gesamtmietfläche er-
fasst. In den vergangenen zwei Jahren haben die Objektbetreuerinnen und Objektbetreuer der Ge-
bäudewirtschaft der Stadt Köln die Informationen zu den Gebäuden, Trakten und Räumen um die 
Definitionen und Mengen der baulichen und technischen Anlagen erweitert. Eine konfigurierte Excel-
Datei diente als sogenannte Match-Datei, um die Daten in das CAFM-System „Etask“ (Facility-
Management Software für das Wartungs- und Prüfungsmanagement) einlesen zu können - es sind 
100% der Listen eingelesen. 
 
Derzeit befindet sich die Neustrukturierung des Wartungs- und Prüfungsmanagements durch ein ex-
ternes Facility-Management-Beratungsunternehmen in der Submission. Aufgabe des externen 
Dienstleisters ist es, diese zunächst mengenmäßige Anlagenaufnahme in „Etask“ mit der Datenbank 
„Allfa“ über die IFC-Schnittstelle einheitlich zusammenzuführen (IFC wird von zahlreicher Software 
zum Austausch von Gebäudedaten unterstützt. Anwendungsbereiche sind zum Beispiel 2D/3D-CAD, 
Statik- und Energieberechnungen, Mengen- und Kostenermittlung sowie im Facility-Management. Der 
Austausch erfolgt durch IFC-Dateien mit der Endung *.ifc). 
 
Parallel zu der Zusammenführung der Raumdefinitionen und den Anlagenmengen werden dann als 
Drittes die einzelnen Datenblätter der Anlagen gefüllt. Die „CAFM-connect“-Datenblätter wurden und 
werden aktuell vom CAFM Ring e.V. mit Unterstützung der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln erstellt 
und aktualisiert, um bundesweit identische Anlagendatenblätter, ebenfalls im IFC-Format, zur Verfü-
gung stellen zu können. „CAFM-connect“ ermöglicht es damit allen Herstellerinnen und Herstellern, 
externen Ingenieurinnen und Ingenieuren und den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Da-
tenblätter digital zu übermitteln und die Anlagen direkt in das Wartungs- und Prüfungsmanagement 
aufzunehmen. 
Dieser Prozess ist bundesweit auf kommunaler Ebene und vor allem mit der Datenmenge von rund 
660 Gebäuden einmalig. Die Bestandsdaten sind damit nahezu BIM-fähig (Building Information Mo-
delling). Zukünftig werden alle Neubauprojekte, die mit BIM geplant werden, diese Daten automatisch 
liefern. 
Das erste BIM-Projekt ist die Generalsanierung und der Erweiterungsbau des Gymnasiums Kreuz-

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gasse. Für weitere Neubauprojekte wird die Datenaufnahme und -übermittlung mit der IFC-
Schnittstelle vertraglich in den Ingenieursverträgen vereinbart.  
Alle Anmiet- und Vermietverträge sind in SAP angelegt und werden dort mit den zugehörigen Neben-
kostenabrechnungen gepflegt. 
In SAP sind auch alle Wartungs- und Prüfaufträge abgebildet, die parallel dazu in objektcenterschar-
fen Kontrolllisten gepflegt und von den Vorgesetzten überprüft werden (alle Anlagen nach Betriebssi-
cherheitsverordnung (BetrSichV) und Prüfordnung NRW (PrüfONRW)). 
Ebenso werden alle Projekte und Instandhaltungsaufträge von der Störmeldung des Hausmeisters bis 
zu den Großprojekten in SAP geführt. 
Darüber hinaus sind und werden alte Hochbau- und Anlagenpläne in dem Datenmanagementsystem 
„Köln DMS“ gescannt hinterlegt. 
 
gez. BG Blome in Vertr. für BG Dez. VI