Umsetzung des Projekts zur Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
OB/OB 
 
Vorlagen-Nummer 29.01.2019 
 0210/2019 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 04.02.2019 
Finanzausschuss 11.02.2019 
Rechnungsprüfungsausschuss 12.02.2019 
Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation 11.03.2019 
 
Umsetzung des Projekts zur Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe 
Ausgangslage 
 
Die zuständigen Ausschüsse wurden in einer ersten Mitteilungsvorlage über das stadtweite Vorhaben 
zur Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe (1922/2018) und zuletzt im November 2018 
über die vom Verwaltungsvorstand beschlossenen konzeptionellen Grundlagen des Projekts infor-
miert (3437/2018). Mit dieser Vorlage werden die Ausschüsse nun über die weitere Umsetzung in 
Kenntnis gesetzt. 
 
 
Umsetzung des Projekts 
 
1. Nächste Schritte der Projektarbeit 
 
Nachdem der Verwaltungsvorstand der Konzeption am 06.11. zugestimmt hat, wurden die förderge-
benden Dienststellen in einer groß angelegten Veranstaltung am 03.12.2018 über die bisherigen Er-
gebnisse sowie die nächsten Projektschritte informiert. Mit der Informationsveranstaltung wurde zu-
gleich in die Umsetzungsphase des Projekts eingeleitet. 
 
Ab sofort sind die Dienststellen aufgefordert, mit der sukzessiven Umsetzung der Allgemeinen För-
derrichtlinie zu beginnen, um so auf eine regelkonforme und standardisierte Vergabe der Fördermittel 
hinzuwirken. Insbesondere gilt es dabei, die (Weiter-)Entwicklung von Förderprogrammen zur Bünde-
lung einzelner Fördermaßnahmen voranzutreiben und Förderprogramme zu erarbeiten, die sich an 
übergeordneten Zielen und Handlungsfeldern orientieren. Im Ergebnis soll eine stadtweit konsistente 
Fördersystematik implementiert werden. 
 
Die flächendeckende Umsetzung der Förderrichtlinie ist für 2019 vorgesehen, sodass sukzessive bis 
2020 ein Gesamtüberblick über die Förderlandschaft und -systematik entsteht. 
 
Die Fachämter entwickeln die Förderprogramme weiterhin auf Basis ihrer Bedarfsanalysen und Fach-
konzepte und legen sie den zuständigen Gremien zur Beratung und Beschlussfassung vor. Die bishe-
rige Einbindung der Fachausschüsse bzw. Bezirksvertretungen bleibt unter den neuen Standards der 
Fördermittelvergabe unangetastet.

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2. Umsetzung der IT-Lösung 
 
Ein integriertes IT-Verfahren soll die einheitliche und systematische Bearbeitung aller Fördermittel 
erlauben und zur Prozessunterstützung in allen Phasen des Verfahrens beitragen. Zugleich wird 
dadurch eine fundierte Zielerreichungs- und Wirkungskontrolle möglich.  
 
Mittels eines SAP-Demosystems konnten die identifizierten IT-Anforderungen im Zuge einer kleinen 
Machbarkeitsstudie abgeglichen werden. Hierbei wurde festgestellt, dass die bei der Stadt Köln be-
reits im Modulbaukasten enthaltene SAP-Lösung den inhaltlichen und funktionalen Anforderungen 
genügt, da über sie die grundsätzlichen Prozessschritte - von der digitalen Antragstellung, der För-
dermittelakquise, Fördermittelvergabe und Auswertung - abgebildet werden können. Über das Ver-
bundprojekt „Fördermittelmanagement“ wird insofern eine Lösung erarbeitet, die projektübergreifend 
einsetzbar und reibungslos in das vorhandene System integrierbar ist. 
 
Unter Einbindung der Fachdienststellen und der im Verbund organisierten Projektpartner wird im 
nächsten Schritt unter externer Beratung ein Prototyp erarbeitet, der bis Ende 2019 in einem Pilotbe-
trieb erprobt werden soll. Die erforderlichen Haushaltsmittel hierfür stehen bereit. 
 
Parallel dazu werden die Rahmenbedingungen für den Einsatz der IT-Lösung geschaffen, damit per-
spektivisch alle fördergebenden und fördernehmenden Dienststellen an das System angeschlossen 
werden können. So wird schon jetzt von der Kämmerei auf die Einhaltung entsprechender Standards 
bei der Planung, Bewirtschaftung und Kontrolle von Fördermitteln hingewirkt. 
 
Sobald die technische Infrastruktur final konzipiert ist, wird zudem ein Schulungskonzept ausgearbei-
tet, das den Veränderungsprozess unterstützt, indem es die Beschäftigten mit dem neuen Verfahren 
vertraut macht. 
 
 
3. Gestaltung des Veränderungsprozesses 
 
Für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts sind eine breite Akzeptanz auf Seiten der Beschäftigten 
und die Mitwirkung aller Dezernate unabdingbar. Dementsprechend wurde von Anfang an großer 
Wert darauf gelegt, eine umfassende Beteiligungsstruktur zu etablieren. 
 
Dieser beteiligungsorientierte Ansatz wird auch in der Umsetzungsphase des Projekts fortgeführt, 
wobei auf die bewährten Formate  der Zusammenarbeit und Kommunikation zurückgegriffen werden 
kann. Zum einen sollen Workshop-Formate zur Erarbeitung der IT-Lösung zum Einsatz kommen; zum 
anderen wird nach wie vor an einem engen Austausch im Netzwerk und einer regelmäßigen Informa-
tion über den Netzwerkverteiler festgehalten, bei dem insbesondere das Lernen von beispielgeben-
den Dienststellen im Mittelpunkt stehen soll. Eine kontinuierliche Reflexion des Projektverlaufs im 
Verbund und mit den zuständigen Fachämtern ist darüber hinaus vorgesehen. 
 
Um den Projekterfolg nachhaltig in der Förderpraxis zu verankern, sind die Dienststellen ausdrücklich 
angehalten, eigene Anregungen in den Veränderungsprozess einzubringen und auf ihre jeweiligen 
Bedarfe aufmerksam zu machen. Neben einem Leitfaden, handlungsleitender Kernfragen, die die 
Dienststellen bei der Erarbeitung von Förderprogrammen unterstützen sollen, und der Bereitstellung 
von Musterdokumenten, können die Dienststellen bei Bedarf von Angeboten zur individuellen Bera-
tung durch die Projekt- und AG-Leitungen Gebrauch machen. 
 
Die zuständigen Gremien werden bis zum Abschluss des Projektes regelmäßig über den aktuellen 
Projektstand informiert. Nach einer Evaluation endet das Projekt. Das neu implementierte Fördermit-
telmanagement wird weiterhin im Rahmen der regulären fachlichen Zuständigkeiten der Dezernate 
bzw. Fachämter wahrgenommen. 
 
 
Gez. Reker