Fördermittelakquise und -abwicklung von EU Drittmitteln

Anlage 3 
 
 
Geschäftsführung  
Finanzausschuss  
Herr Müller 
Telefon:  (0221) 221-24649  
Fax       :  (0221) 221-23902 
E-Mail:  Michael.Mueller6@stadt-koeln.de 
Datum: 02.04.2019 
Auszug 
aus dem Entwurf der Niederschri ft der Sitzung des 
Finanzausschusses  vom 01.04.2019  
öffentlich 
10.5 Fördermittelakquise und -abwicklung von EU Drittmitteln 
3887/2018 
 gemeinsamer Änderungsantrag der CDU-Fraktion, der Fraktion Bünd-
nis 90/ Die Grünen, der FDP-Fraktion und der Gruppe GUT vom 
01.04.2019 
AN/0451/2019 
RM Frank begrüßt das Konzept der Verwaltung und erläutert den vorliegenden Ände-
rungsantrag, mit dem das Konzept in wichtigen Punkten präzisiert werde. 
 
RM Petelkau betont die Bedeutung einer reibungslosen Zusammenarbeit von zentra-
ler Stelle und den verantwortlichen Fachdienststellen. Er hebt hervor, dass nicht die 
Gewinnung neuer Projekte, sondern die effiziente Abwicklung bestehender Projekte 
in Fokus stehe. 
 
RM Krupp bedauert, dass der Änderungsantrag in Form einer Tischvorlage vorgelegt 
werde. Er könne daher von seiner Fraktion nicht abschließend beurteilt werden. 
 
RM Frank schlägt vor, die Vorlage und den Änderungsantrag ohne Votum in die 
Ratssitzung zu verweisen. 
 
Der Ausschuss ist damit einverstanden. 
 
Beschluss: 
 
Der Finanzausschuss verweist die Beschlussvorlage und den gemeinsamen Änd e-
rungsantrag von CDU-Fraktion, Fraktion Bündnis 90/ Die Grünen, FDP-Fraktion und 
Ratsgruppe GUT ohne Votum in den Rat.

Anlage 1 Übersicht über die Problembereiche und Lösungsvorschläge zum Projekt 
Fördermittelakquise und –abwicklung von EU-Drittmitteln 
 
 
Problembereiche 
 
Folgende Kernproblembereiche wurden erhoben: 
 
Strategische Handlungsfelder : Benennung und Priorisierung von Aufgabenbereichen, 
für die EU-Fördermittel eingeworben werden sollen, 
fehlen. 
 
Verwaltungsorganisation und –
aufwand: 
Fehlender Gesamtüberblick über Fördermöglichkeiten. 
Hoher Rechercheaufwand für die betroffenen 
Dienststellen. Detailwissen zu unterschiedlichen 
Förderprogrammen erforderlich. Hoher 
Verwaltungsaufwand. Hoher Komplexitätsgrad. 
 
Personal - und 
Finanzressourcen: 
Fehlende Personal- und Finanzressourcen / 
Eigenanteile.  
Fehlende Stellenkontiunität (Wissensverlust). 
Fehlende Sprachkompetenzen bei transnationalen 
Projekten. 
 
Fördermittelmonitoring:  Fehlender gesamtstädtischer Überblick über 
bestehende und geplante EU Projekte, eingeworbene 
Fördermittel und verausgabte Eigenanteile. 
Fehlender Austausch / Netzwerk der Dienststellen 
untereinander.

Lösungsvorschläge 
 
Die wesentlichen Lösungseckpunkte der Konzeption sind: 
 
Aufbau einer zentralen EU -
Förderunterstützung  
Angebot von übergeordneten Unterstützungsleistungen 
bei Akquise, Antragstellung und Durchführung von EU-
Projekten, u.a. durch Bündelung und Aufbereitung 
wiederkehrender  
Informationen und Bereitstellung einer internen und 
externen Lotsenfunktion; 
 
Herstellung von Transparenz über Förderprogramme 
und Fördermöglichkeiten sowie städtische 
Förderprojekte; 
Aufbau eines internen und externen 
Expertennetzwerkes. 
 
Schrittweise Weiterentwicklung zu einem 
Kompetenzzentrum EU-Fördermittel und 
Kompetenzzentrum Drittmittelakquise. 
 
Aufbau einer Datenbank  
 
Koordinierung städtischer Fördermittelaktivitäten;  
 
Gesamtüberblick über die städtischen EU Projekte;  
 
Datenmanagement zum Fach- und Finanzcontrolling, 
das möglichst Fördermittelakquise und –vergabe 
berücksichtigt;  
Anbindung an und perspektivisch Nutzung einer zu 
entwickelnden IT-Lösung im Verbund.  
 
Beibehaltung und Stärkung 
dezentraler Kompetenzen in 
den Dienststellen 
Förderzugänge und – maßnahmen im Bereich des EU-
Fördermittelwesens sind sehr unterschiedlich und 
setzen ein zum Teil sehr komplexes Fachwissen 
voraus; 
 
Projektspezifisches Fachwissen ist in den Dienststellen 
zum Teil schon vorhanden, sollte beibehalten und 
gestärkt sowie durch die zentrale Angebotsleistungen 
unterstützt werden.

Professionalisierung – Aufbau 
von Personalressourcen und 
Verstetigung des 
Personaleinsatzes 
 
Stärkung der fördermittelbezogenen und allgemeinen 
Europakompetenz in der Verwaltung über spezifische 
Fortbildungen; 
 
Bündelung der Fortbildungen zu einem Europazertifikat; 
Vereinfachung des Stellenbesetzungsverfahrens bei der 
Besetzung von Stellen für Projektvorhaben; 
 
Prüfung zur Einrichtung eines Personalpools für 
projektadministrative Aufgaben zur Verstetigung des 
Personaleinsatzes, dessen nähere Ausgestaltung 
konzeptioniert werden muss. 
 
Definition strategischer 
Handlungsfelder 
 
Zielgerichtete Fördermittelakquise mittels strategischer 
Ziele und städtischer Handlungsprioritäten; 
 
Schnittmenge aus kommunalen Handlungsprioritäten 
und Budgetschwerpunkten der mehrjährigen EU-
Finanzplanung; 
 
Bis zum Abschluss des gesamtstädtischen 
Strategieprozesses und daraus abgeleiteter 
strategischer Ziele und Handlungsfelder gelten die 
Zielsetzungen der jeweiligen Dezernate und Ämter. 
Eine Beratung im Stadtvorstand oder den 
entsprechenden fachlichen Gremien ist anzustreben, 
sofern die beabsichtigten Fördermittelbeantragungen 
mit Blick auf begrenzte finanzielle oder personelle 
Ressourcen eine Priorisierung erfordern. 
  
Aufbau eines 
gesamtstädtischen 
Kofinanzierungspools 
 
Unterstützung der Fördermittelakquise von Projekten im 
freiwilligen Aufgabenbereich durch die Bereitstellung 
eines gesamtstädtischen Kofinanzierungspools zur 
Bereitstellung von Eigenanteilen; 
 
Konkreter Zugriff, Abwicklung und Finanzierung muss in 
einem noch zu definierenden Verfahren beschlossen 
werden. 
 
Arbeitskreis Europa  Vernetzung und Austausch der EU-
Fördermittelexperten in den Dienststellen;

Regelmäßig tagender Arbeitskreis; 
 
Verbindliche Benennung fester Ansprechpartner aus 
den Fachdienststellen und Querschnittsämtern.

Stadt Köln Referat für Internationale Angelegenheiten  1 
Konzeption zum Projekt: 
Fördermittelakquise und –abwicklung von 
EU-Drittmitteln  
 
Inhalte 
Stand 27.11.2018 
 
1. Ratsauftrag vom 23.06.2015 
 
 
2 
2. Fördermittelakquise bei der Stadt Köln – 
Ausgangssituation 
 
 
3 
3. Zielsetzung: Zentrale EU-
Förderunterstützung 
 
 
6 
4. Struktur- und Handlungsvorschlag 
 
 
9 
5. Leistungen einer zentralen EU-
Förderunterstützung 
 
 
10 
6. Organisatorische Anbindung 
 
 
12 
7. Umsetzungsvoraussetzungen 
 
 
14 
8. Ausblick 
 
 
19

Stadt Köln Referat für Internationale Angelegenheiten  2 
1. Ratsauftrag vom 23.06.2015 und Herangehensweise 
 
Die Verwaltung wurde vom Rat der Stadt Köln im Rahm en eines Begleitbeschlusses 
zur Haushaltssatzung am 23.06.2015 beauftragt , ein Konzept vorzulegen, das die 
Stärkung und Bündelung des Fördermonitorings/ Manag ements zur 
Drittelmitteleinwerbung (z.B. EU-Förderkulisse) mitsamt Ressourcen beinhaltet. 
 
Dieser Auftrag an die Verwaltung ergänzt einen am 0 8.04.2014 gefassten 
Ratsbeschluss (AN/0613/2014):  
 
1. Der Rat betont die Bedeutung der Europäischen Un ion für die Stadt Köln und den 
städtischen Konzern und unterstützt nachdrücklich d ie Bemühungen der Verwaltung und 
der städtischen Unternehmen, den Austausch und die Zusammenarbeit mit der 
Europäischen Union und den europäischen Mitgliedsst aaten weiter zu verstärken. Er 
beauftragt die Verwaltung, sich sowohl auf Bundes- als auch auf Landesebene mit den 
jeweiligen Interessensvertretern intensiv auszutaus chen und die Europaarbeit strategisch 
weiter zu entwickeln, mit dem Ziel die Interessen d er Stadt Köln und ihres Konzerns auf 
europäischer Ebene zu artikulieren und zur Geltung zu bringen. 
 
2. Er beauftragt die Verwaltung, die „Europa-Kompet enz“ der Stadtverwaltung aufzubauen 
und zu intensivieren. Dies betrifft die Netzwerkarb eit gegenüber den EU-Institutionen, das 
Monitoring der EU-Förderkulisse und den operativen Förderantragsprozess. Das Ziel ist, 
die Quote der eingeworbenen Fördermittel für die St adt Köln zu erhöhen.  
 
3. Der enge Austausch von best practices unter den Mitgliedsländern innerhalb der 
europäischen Union soll verbessert werden, um zukün ftig vermehrt Expertisen in 
speziellen Fachbereichen für Köln nutzen zu können. 
 
Das vorliegende Konzept wurde auf Basis der Maßnahm en, Erhebungen und 
Erkenntnisse entwickelt, die seit diesem Ratsbeschluss durchgeführt bzw. gewonnen 
wurden. Dazu gehören u.a.interne und externe Expertenaustausche wie 
  
o städtischer Erfahrungs- und Informationsaustausch im Rahmen 
ämterübergreifender Workshops 
o Einzelgespräche mit Schlüsselakteuren im Bereich d er Fördermittel 
innerhalb der Stadtverwaltung  
o Interkommunaler Erfahrungsaustausch

Stadt Köln Referat für Internationale Angelegenheiten  3 
 
Während der Konzeptionsphase wurden bereits erste U nterstützungsleistungen wie 
z.B. die Erarbeitung und Veröffentlichung von Handr eichungen und Checklisten zur 
EU-Arbeit im Intranet vorgenommen. Mit der Durchfüh rung von durch EU Mittel 
geförderten Studienfahrten mit Auszubildenden sowie  Informationsfahrten zur EU 
Kommission und zum EU Parlament nach Brüssel mit st ädtischen 
Führungsnachwuchskräften und Mentees wurden erste M aßnahmen zur Stärkung 
der Europakompetenz der Verwaltung initiiert. 
 
 
 
2. Fördermittelakquise bei der Stadt Köln - Ausgang ssituation 
 
Die Stadt Köln rekrutiert Fördermittel aus untersch iedlichen Bundes-, Landes- und 
EU-Fördermittelprogrammen. Im Rahmen einer in 2016 grundlegend und in 2018 
aktualisiert durchgeführten Abfrage aller Dezernate  und Dienststellen wurden rund 
200 geförderte Projekte in sieben Themenfeldern (Bi ldung, Soziale Balance, 
Beschäftigung, Infrastruktur, Klimawandel, Forschun g/Entwicklung, Kultur) benannt. 
Eine erste Auswertung ergab, dass über die Hälfte d er eingeworbenen Fördermittel 
aus Bundes- und Landesfördermittelprogrammen stamme n. Ungefähr 1/8 der 
Gesamtfördersumme wurde über EU Fördermittel in den  städtischen Haushalt 
eingebracht. Dabei handelt es sich überwiegend um M ittel aus den europäischen 
Strukturfonds (EFRE und ESF). Die Ermittlung valide r Ausgangsdaten ist dabei 
aufgrund einer fehlenden umfassenden Datenbank schw ierig, so dass die 
vorgetragenen Angaben letztlich nur als Näherungswerte verstanden werden können.  
 
Während die Bundes- und Landesfördermittel dezentra l in den Fachbereichen 
beantragt und administriert werden, erfahren die EU -Fördermittel entlang der beiden 
wesentlichen Fördermittelstränge – den Strukturfonds und Aktionsprogrammen – eine 
organisatorische Bündelung innerhalb der Stadtverwaltung.  
 
Im Bereich der Strukturfonds (EFRE und ESF) erfolgt  die Beantragung und 
Abwicklung der Projekte schwerpunktmäßig in den Die nststellen Amt für 
Stadtentwicklung/Städtebauförderung (15-150) (EFRE)  und Amt für 
Wirtschaftsförderung/Arbeitsmarktförderung (80-804)  (ESF). Im Bereich der 
Städtebauförderung ist die Zuständigkeit für EFRE P rojekte 15 per Ratsbeschluss 
zugeschrieben. Weitere Dienststellen, wie das Amt f ür Weiterbildung / Qualifizierung 
und Beschäftigungsförderung (42-5) und die Fachstel le Diversity (5001), verfügen

Stadt Köln Referat für Internationale Angelegenheiten  4 
ebenso über eigenes Fachwissen bei der Beantragung und Abwicklung von EU 
Projekten im Bereich der Beschäftigungsförderung und agieren weitestgehend autark.  
Aufgrund hoher Fachspezifität ist diese Vorgehenswe ise sachlich begründet und bei 
42-5 aufgrund des engen Zusammenwirkens von Pädagog en und Verwaltung 
notwendig, um reibungslose Verfahrensabläufe zu gewährleisten.  
 
Im Bereich der von der EU-Kommission in Brüssel adm inistrierten Aktionsprogramme  
ist entsprechend der Geschäftsanweisung „Internatio nale Angelegenheiten“ (GIA) 
http://kp1ua090/intranet/bibliothek/richtlinien/europa/00430/rechtsnorm.html  
grundsätzlich eine Bündelung der Administration der  Förderprogramme beim Referat 
für Internationale Angelegenheiten (OB-5) von der P rojektbeantragung über die 
Projektdurchführung bis zum Projektabschluss vorges ehen. Diese Dienstleisterrolle 
umfasst auch die Bereitstellung von Informationen ü ber aktuelle Fördermöglichkeiten, 
Beratung sowie die Hilfe bei der Suche nach Projektpartnern.  
 
Faktisch zeigt sich jedoch, dass die Unterstützungs leistungen nicht von allen 
Dienststellen abgerufen werden und Fördermittelproj ekte aus diesem 
Programmbereich auch dezentral - ohne die Einbindun g von OB-5 oder 15 - an 
anderen Stellen der Verwaltung beantragt und administriert werden.   
 
Das EU-Förderwesen zeichnet sich durch eine Vielzah l verschiedener 
Informationsquellen, Rechtsmaterien und Förderprogr amme aus. Die Spezialisierung 
einzelner Bereiche innerhalb der Stadtverwaltung au f alle Förderbereiche ist nicht 
zielführend. Innerhalb der Stadtverwaltung haben si ch bereits eine Reihe von 
Kompetenzstrukturen in den Dezernaten und Dienstste llen herausgebildet. Die 
Dezentralisierung der Aufgabenwahrnehmung erschwert  jedoch eine strategische 
Ausrichtung des Fördermittelwesens und führt zu Eff izienzverlusten in der 
Aufgabenwahrnehmung. Die in den verschiedenen Berei chen der Stadtverwaltung 
durchgeführten drittmittelfinanzierte Projekte werd en weitgehend unabhängig und 
unerkannt voneinander durchgeführt. Die Dienststell en führen separate 
Übersichtsdatenbanken und stehen zum Teil auch im f achbezogenen Austausch 
untereinander. Ein gesamtstädtischer Überblick kann  jedoch derzeit nur durch 
separate Abfragen erhoben werden. Das hat zur Folge , dass das entsprechende 
Wissen über die jeweiligen Fördermittelbereiche mei st nur punktuell vorhanden ist. 
Ein Gesamtüberblick über drittmittelfinanzierte Pro jekte insgesamt und auch die 
Möglichkeit der Koordination der Fördermittel, Prio risierung sowie eine koordinierte 
Nutzung des bestehenden Wissens fehlt bislang.  In der Verwaltung vorhandene

Stadt Köln Referat für Internationale Angelegenheiten  5 
Kompetenzen bestehen oft fragmentiert nebeneinander . Synergien werden 
unzureichend genutzt, grundsätzlich vorhandene Komp etenzen unzureichend geteilt. 
Erworbenes Erfahrungswissen droht nach Projektabsch luss verloren zu gehen. Die 
Durchführung von Projekten scheitert zudem oftmals an den zu finanzierenden 
Eigenanteilen und den bereitzustellenden Personalka pazitäten. In diesem 
Zusammenhang ist auch zu berücksichtigen, dass die Förderung von EU Projekten 
sich ausschließlich im Bereich freiwilliger, innova tiver und zusätzlicher Aufgaben 
bewegen, die jedoch oftmals einen Beitrag zu gesell schaftlich anerkannten 
selbstverpflichtenden Aufgaben der Daseinsvorsorge leisten. Die Kommunen erhalten 
für Pflichtaufgaben keine Zuwendungen. Zwischen För dermittelbedarf und 
Informationsbereitstellung zu den Möglichkeiten ein er Drittmittelfinanzierung von 
Projekten besteht eine unzureichende Verbindung. In formationen laufen so 
möglicherweise ins Leere. 
Die Antrags- und Projektabwicklungsverfahren im Ber eich der EU-Projekte werden 
immer anspruchsvoller und komplizierter, während de r Wettbewerb um die 
verfügbaren Fördertöpfe steigt. Bei größeren Projek ten stellen sich zudem in der 
Regel vergabe- und beihilferechtliche Fragen, die v on der EU-Kommission 
zunehmend streng überprüft werden und bei Rechtsverstößen zur Rückforderung des 
Zuwendungsbetrags bis hin zur kompletten Rückabwick lung des Projekts führen. 
Damit steigen die formalen Anforderungen an das Pro jektmanagement. 
Ausschließlich dezentrale Strukturen stoßen spätestens hier an ihre Grenzen.

Stadt Köln Referat für Internationale Angelegenheiten  6 
3. Zielsetzung: Zentrale EU-Förderunterstützung  
Übergeordnetes Ziel einer Bündelung des Fördermitte lmonitorings und –
managements ist die strategische Ausrichtung der EU -Fördermittelakquise innerhalb 
der Stadtverwaltung. Dies soll erreicht werden mit einer zentralen EU-
Förderunterstützung, die - neben Unterstützungsleis tungen für die Dienststellen - für 
mehr Transparenz über Förderprogramme und -möglichk eiten sowie städtische 
Förderprojekte sorgen und den Aufbau eines internen  und externen Netzwerkes 
befördern soll. Die Förder- und EU-Kompetenz in der  Stadtverwaltung soll damit 
schrittweise optimiert werden.  
Angestrebt wird eine stärkere Positionierung der St adt Köln im Bereich des 
Fördermittelmanagements. Durch klarere Strukturen u nd gebündelte Kompetenzen 
soll in strategischen Handlungsfeldern über die För derprogramme hinweg ein 
optimales Finanzierungsportfolio zusammengestellt w erden. Damit soll der Einsatz 
von Fördermitteln im Bereich freiwilliger Aufgaben gesteigert, die Fördermittelquote 
insgesamt erhöht und im Bereich europäischer Fördermittel die Europakompetenz der 
Verwaltung insgesamt gestärkt werden.  
Mit einem integrierten und aus einer Hand kommenden  Aufgabenspektrum werden 
den Dienststellen Unterstützungsleistungen bei der Akquise, Antragstellung und 
Durchführung von EU-Projekten angeboten. Wiederkehr ende Aufgaben werden 
gebündelt, Informationen bereitgestellt und eine in terne und externe Lotsenfunktion 
angeboten, die in der Folge die Beantragung von EU- Fördermitteln erleichtern wird 
und damit zu einer Steigerung der Drittmittelakquise führen soll. Dabei richten sich die 
generellen Unterstützungsleistungen vor allem an Di enststellen, die keine oder wenig 
Erfahrung im Bereich des EU-Projektmanagements habe n, aber auch an die 
Dienststellen die eventuell keine Möglichkeit wahrn ehmen konnten, vorhandenes 
Teilwissen regelmäßig zu aktualisieren. Vorhandene Kompetenzen und 
Zuständigkeiten u.a. im Bereich der Städtebauförder ung, Arbeitsmarkt- und 
Beschäftigungsförderung werden durch die Konzeptüberlegungen nicht verändert und 
gelten unverändert fort.  
Über das Leistungsangebot einer zentralen Einheit sollen insbesondere Dienststellen, 
die nicht über die entsprechenden Stellen und Fachk ompetenzen verfügen in ihrer 
Aufgabenwahrnehmung unterstützt und ertüchtigt werd en. Für Dienststellen mit 
spezialisierter Fachkompetenz wird über die zentral e Unterstützungseinheit eine 
Stärkung eines gesamtstädtischen Informationsaustausch angestrebt.

Stadt Köln Referat für Internationale Angelegenheiten  7 
Förderzugänge und –maßnahmen im Bereich des EU-Förd ermittelwesens sind sehr 
unterschiedlich und setzen ein zum Teil sehr komple xes Fachwissen voraus. Dieses 
Fachwissen ist in einigen Dienststellen bereits vor handen. Diese Kompetenzen 
sollten in den Dienststellen erhalten bleiben und d urch eine zentrale EU-
Förderunterstützung ergänzt werden. Das Vorhandense in dezentraler 
Projektfachkompetenzen hat dabei auch für den Erfol g zukünftiger Projektakquise 
Bedeutung. Weitere Bestrebungen der Dienststellen z ur Einrichtung von 
Projektstellen können insbesondere in den Handlungs feldern der Akquise von EU-
Fördermitteln zuträglich sein, die sich mit den För derprioritäten der neuen EU-
Förderperiode (2021-2027) decken (z.B. Bereich Digitalisierung).  
Der Schlüssel zur Stärkung und Bündelung der Förder mittelakquise und –abwicklung 
von EU-Drittmitteln liegt damit  
• in einer engeren Vernetzung vorhandener Strukturen ,  
• der Bereitstellung eines stadtweiten Projektüberbl icks,  
• der Aufbereitung und Bewahrung von Kenntnissen übe r Antragsstellung und 
Projektabwicklung,  
• dem Aufbau von übergreifenden Unterstützungsleistu ngen sowie  
• der Initialisierung einer Datenbank (perspektivisc h möglichst Anbindung und 
Nutzung eines integrierten verwaltungsweiten IT-Sys tems zum 
Fördermittelmanagement), die ein Fördermonitoring u nd damit eine Steuerung 
ermöglichenden Überblick von EU-Fördermitteln unterstützt.  
 
Die Zusammenführung von Servicefunktionen in einer zentralen EU-
Förderunterstützung ist zu empfehlen. Neben einer engen Zusammenarbeit mit den in 
den Dienststellen bereits vorhandenen Projektstelle n sollen insbesondere Ämter, die 
bislang über keine oder nur wenige Projektkompetenz en verfügen, von einer 
zentralen EU-Förderunterstützung bei der Initiierun g (Projektziele und -beschreibung, 
Partnersuche, Abgleich von eigener Projektidee mit den Förderbestimmungen etc.), 
Beantragung und Abwicklung von EU-Projekten unterstützt und begleitet werden.  
 
Dezentrale Projektverantwortliche sollen über eine zentrale Einheit zur Bearbeitung 
übergeordneter Fragestellungen, den regelmäßigen In formations- und 
Erfahrungsaustausch sowie die Aufbereitung eines ge samtstädtischen 
Projektüberblicks koordinierend vernetzt werden (Arbeitskreis Europa ).

Stadt Köln Referat für Internationale Angelegenheiten  8 
 
 
 
 
 
 
Abb. 1 Verhältnis Zentrale Förderunterstützung - Fachdienststellen

Stadt Köln Referat für Internationale Angelegenheiten  9 
4. Struktur- und Handlungsvorschlag  
 
Aufgrund der Komplexität der Fördermittelthematik e mpfiehlt sich ein stufenweises 
Vorgehen, das zunächst den Aufbau einer koordiniere nden, unterstützenden Einheit 
vorsieht und in einem weiteren Schritt zu einem Kom petenzzentrum ausgebaut wird. 
In diesem werden ergänzend Leistungen bei der forma len Abwicklung von EU-
Förderprojekten angeboten, so dass eine ganzheitliche Unterstützung für alle Phasen 
eines Förderprojektes sichergestellt werden kann. G leichartige administrative 
Aufgaben und wiederkehrende übergreifende Verwaltungsabläufe werden gebündelt, 
tragen damit zur Entlastung der Dienststellen bei u nd können weitere 
Effizienzvorteile generieren.  
In einem 3. Schritt werden die Leistungen auf Bund- , Landes- und übrige Drittmittel 
ausgeweitet, so dass ein integriertes Kompetenzzentrum Drittmittelakquise entsteht.  
 
 
Abb. 2 Fördermittelmanagement - Entwicklungsschritte

Stadt Köln Referat für Internationale Angelegenheiten  10  
5. Leistungen einer zentralen  EU-Förderunterstützu ng  
 
Das Leistungsspektrum einer zentralen EU-Förderunte rstützung lässt sich wie folgt 
skizzieren: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
• Programmscreening: 
Fördermöglichkeiten, 
Förderprogramme, 
Informationsaufbereitung 
• Abgleich strategische 
Handlungsfelder-
Förderschwerpunkte 
• Erarbeitung von 
Grundsatzpositionierungen zur 
Konzeption von 
Förderprogrammen, 
• Koordination und 
Durchführung förderbezogener 
Lobbyarbeit 
• Erstellung einer regelmäßig zu 
aktualisierenden Übersicht 
über eingeworbene Drittmittel 
(Datenbankbetreuung) 
• Interne und externe 
Netzwerkarbeit – Initiierung 
und Unterstützung von 
Abstimmungsprozessen, z.B. 
auch bei der Ermittlung 
strategischer Förderzugänge 
• Entwicklung fachlicher und 
sprachlicher Schulungen 
• Entwicklung von Arbeitshilfen 
• Arbeitsteam Europa: Internes 
Wissensmanagement- 
städtisches 
Kompetenznetzwerk 
Grundsatzangelegenheiten  
Ziel:  Vernetzen koordinieren 
Fördermanagement  
Ziel: Unterstützen, begleiten 
• Operationelle 
Programmaufbereitung  
• Unterstützung bei 
Antragstellung 
(Projektkalkulation, 
Förderfähigkeit von Kosten, 
Eigenanteil, Prüfung und 
Erstellung von 
Weiterleitungsverträgen  
• Unterstützung bei der 
Erstellung von Rats- und 
Ausschussvorlagen  
• Antragsbegleitung und-
unterstützung (Beratung und 
Unterstützung in 
administrativen, 
finanzwirtschaftlichen und 
vertraglichen Belangen bei der 
Antragstellung, 
Projektdurchführung und 
Abwicklung)  
• Koordinierung 
finanzwirtschaftlicher 
(Eigenmittel), 
arbeitsvertraglicher, 
vergaberechtlicher und 
beihilferechtlicher 
Fragestellungen mit einem 
zuständigen Ansprechpartner 
in den Querschnittsämtern  
• Sicherstellung der 
nachhaltigen Fortführung und 
Ergebnissicherung von 
Projekten 
(Anschlussfinanzierung, 
Wissenstransfer)

Stadt Köln Referat für Internationale Angelegenheiten  11  
Die Aufgaben einer zentralen Anlaufstelle finden dort ihre Schnittstelle zum Aufgabenbereich 
der Dienststellen, wo Aufgabeninhalte betroffen sin d. Diese sind vorbereitend als auch 
durchführend von den Fachdienststellen eigenständig wahrzunehmen.  
Die Abgrenzung zwischen zentraler und dezentraler A ufgabenwahrnehmung bei 
Unterstützung durch die zentrale Einheit ist der nachfolgenden Übersicht zu entnehmen:  
 
Was Dezentral zentral 
Fördermittelberatung, Screening  
 
X 
Projektidee, i.d.R., 
aber  
• Priorisierung von Förderschwerpunkten in den 
Dezernaten auf Grundlage der Gesamtstrategie 
• zentrale Sichtung und Weiterleitung von externen 
Projektanfragen 
X 
 
X 
 
 
X 
X 
Drittmittelrecherche (bei Anfrage aus Fachdienststelle)  X 
Projektkonzept, inhaltlich 
Projektkonzept, formal ggf. fremdsprachlich 
X  
X 
Mitteilung an betr. Fachausschuss bei beabsichtigter 
Antragstellung 
(Mitzeichnung zentraler Dienstleister) 
 
X 
 
 
X 
Antragserstellung, inhaltlich 
Koordinierung, Einbeziehung anderer Querschnittsämter 
(14, 30, 11, 27, 20 etc.) 
X 
 
 
 
 
X 
Ratsantrag zur Vertragsunterzeichnung 
(Mitzeichnung Fachdienststelle, 20 u.a.) 
 
 
X 
Projektumsetzung fachlich (s. GIA)  
 
X  
Projektumsetzung (finanz-)administrativ  (s. GIA)  
 
 X 
Controlling, fachlich 
förderspezifisch 
X  
X 
Verwendungsnachweis 
• gesamtverantwortlich 
• Zuarbeit Fachdienststelle zum Sachbericht und 
erzielten Projektergebnissen 
 
 
X 
 
X 
Abschlussbericht an Rat (in Abstimmung mit Dstl.) 
Fachlich-inhaltlich 
 
X 
X 
NEU: 
Datenbank über alle drittmittelgeförderten 
Projekte 
• Dateneinspeisung und Pflege 
• Auswertung EU Projekte 
 
 
 
X 
 
 
 
 
 
X

Stadt Köln Referat für Internationale Angelegenheiten  12  
6. Organisatorische Anbindung 
 
Aufgrund der engen thematischen Bezüge zu europarelevanten Fragestellungen, der bereits 
bestehenden guten Kontakte zu europäischen Netzwerk en und EU-Institutionen sowie der 
regelmäßigen Verbindungen zu den Europabereichen de r Landesverwaltung empfiehlt sich 
die organisatorische Verortung einer Zentralen Förd erunterstützung im Referat für 
Internationale Angelegenheit. Weite Bereiche kommun alen Handelns haben zudem eine 
europäische Dimension. Europa ist als Querschnittst hema organisatorisch im Dezernat OB 
verortet, wie im Übrigen in den meisten Eurocities- Mitgliedsstädten. Die mit dem 
Fördermittelmonitoring und dem EU-Projektmanagement verbundenen Aufgaben sollten den 
aus einer Gesamtstrategie abgeleiteten und in den D ezernaten festgelegten 
Schwerpunktsetzungen folgen, deren Bündelung ebenfalls aus dem OB-Büro erfolgen sollte. 
Insbesondere die unter der Überschrift „Grundsatzan gelegenheiten“ gefassten Aufgaben 
gehen in der vorhandenen Leistungsbeschreibung des Referates auf und ergänzen dieses. 
 
Vorhandene Aufgabenzuschreibungen, wie sie in der G eschäftsanweisung Internationale 
Angelegenheiten festgelegt sind, finden zudem darin  ihre entsprechende Ergänzung. Im 
Bereich der EU-Aktionsprogramme verfügt das Referat  für Internationale Angelegenheiten 
darüber hinaus über langjährige Projektmanagement und Lobby-Erfahrungen, die durch eine 
personelle Aufstockung dieses Bereiches auf die gew achsenen Anforderungen hin 
ausgerichtet und zukunftsfähig gemacht werden soll.  
 
Monitoring ist das kontinuierliche Screenen potenti eller Fördermöglichkeiten, wichtig ist 
zudem auch die aktive Einflussnahme auf deren Progr ammierung und Ausgestaltung auf 
den jeweiligen Ebenen des politischen Systems der E U. Dieses politische Lobbying ist 
Aufgabe des Referates für Internationale Angelegenh eiten und soll über die Stärkung der 
Verantwortlichkeit im Rahmen einer zentralen Förder mittelunterstützung künftig intensiver 
wahrgenommen werden.  
 
Der zentrale Aufbau von EU-Kompetenzen wird zudem n otwendig, da viele städtische 
Zukunftsprobleme nur noch in größeren international en oder europäischen 
Zusammenhängen gelöst werden können. Auch der proje ktbezogene Austausch zwischen 
den Städten innerhalb und außerhalb Europas wird da mit an Bedeutung gewinnen. Nicht 
zuletzt wurde auch im Forschungsvorhaben „Die Stadt  Köln als kommunaler Akteur im EU-
Mehrebensystem“ (Köln, 2013) bereits die Notwendigk eit einer Stärkung des 
Europabereichs bei der Stadt Köln herausgestellt.

Stadt Köln Referat für Internationale Angelegenheiten  13  
Gleichzeitig wird ohne den Aufbau entsprechender EU  und Projektmanagement-
kompetenzen in den Dezernaten bzw. Dienststellen ei ne Stärkung der EU-Kompetenz und 
Drittmittelakquise nicht möglich sein. Zu den berei ts in den Dienststellen vorhandenen 
Projektstellen bzw. Verantwortlichen soll ein enges  Austausch- und Koordinationsnetzwerk 
entstehen. 
 
 
 
 
Abb. 3 Zentrale Förderunterstützung – Erste organisatorische Anbindung

Stadt Köln Referat für Internationale Angelegenheiten  14  
7. Umsetzungsvoraussetzungen 
 
Definition strategischer Handlungsfelder  
Zur zielgerichteten Ausrichtung städtischer Förderm ittelaktivitäten sind städtische 
Handlungsprioritäten festzulegen, für die eine gezi elte Suche nach Fördermitteln 
sinnvoll ist. Es empfiehlt sich, diese Benennung de r freiwilligen Aufgabenbereiche im 
Rahmen des Beschlusses des jährlichen Haushaltsplan es vorzunehmen. An die 
Überlegungen zur Kölner Europa 2020 Strategie (SV V orlage vom 23.09.2014) wird 
angeknüpft. Auf diese Weise wird transparent, für w elche Aufgabenbereiche, EU-
Drittmittel verstärkt eingeworben werden sollen. De r Förderbedarf in den jeweiligen 
Dienststellen und die verfügbaren Förderinformation en können auf diese Weise 
bestmöglich verbunden werden. Priorisierte Bedarfe und konkrete Projekte sind zu 
benennen und mit den EU-Förderprioritäten zu vergle ichen, um damit gezielt zu 
ermitteln, wo Fördermittel eingesetzt werden sollten.  
 
Für die ab 2021 beginnende neue Förderperiode sind bereits aus den 
Stellungnahmen der EU-Kommission zum neuen mehrjähr igen Finanzrahmen 2021-
2027 Handlungsprioritäten und Budgetschwerpunkte zu  erkennen. Handlungsleitend 
werden dabei insbesondere Aufgaben aus den Bereichen 
• Migration/Integration, 
• Klimaschutz und 
• Digitalisierung 
 
sein. Diese Themenfelder finden ihre Entsprechung i n der Stärkung oder 
Neueinführung der entsprechenden EU-Fonds (z.B. Pro gramm Digitales Europa, 
Connecting Europe, Programm für Umwelt und Klimapol itik). Themenübergreifend 
wird ebenfalls das Thema „Gemeinwesenorientierte Ar beit in den Stadtbezirken“ 
verstärkte Bedeutung haben.  
 
Für die gezielte Akquise von Fördermitteln ist es n otwendig, sich auf die 
Schnittmenge von lokalen und europäischen Prioritäten zu konzentrieren.  
 
Bis zum Abschluss des gesamtstädtischen Strategiepr ozesses und daraus 
abgeleiteter strategischer Ziele und Handlungsfelde r gelten die Zielsetzungen der 
jeweiligen Dezernate und Ämter. Eine Beratung im St adtvorstand oder den

Stadt Köln Referat für Internationale Angelegenheiten  15  
entsprechenden fachlichen Gremien ist anzustreben, sofern die beabsichtigten 
Fördermittelbeantragungen mit Blick auf begrenzte f inanzielle oder personelle 
Ressourcen eine Priorisierung erfordern. 
 
Mit der Festlegung von Förderschwerpunkten in den D ezernaten auf Grundlage der 
gesamtstädtischen strategischen Ausrichtung kann si chergestellt werden, dass die 
geplanten Projekte sich im Rahmen der kommunalen Zi elsetzungen bewegen und 
Fördermittel gezielt eingesetzt werden. Den Handlun gsfeldern zugeordnet werden 
potentiell förderfähige Projekte oder Projektvorhaben.  
 
Durch die Verbindung Kölner Themen mit EU Priorität en können städtische 
Vorhaben durch die Expertise europäischer Projektpa rtner im Rahmen von EU-
Projekten bereichert und vorangebracht werden.  
 
Im Fokus der Entscheidung über die Bereitstellung f inanzieller und personeller 
Ressourcen dürfen dabei nicht alleine monetäre Aspe kte eine Rolle spielen. EU 
Projekte ermöglichen es, die Sichtbarkeit einzelner  Vorhaben zu erhöhen und damit 
auch das Profil der Stadt Köln nach außen hin zu sc härfen. Sie ermöglichen einen 
Best-Practice Austausch sowie Erfahrungs- und Know- How Austausch mit anderen 
europäischen Großstädten. Ein erfolgreiches Bestehe n im Städtewettbewerb setzt 
ein Sich-Messen an den Besten in Europa voraus. Das  Lernen im Austauschprozess 
mit europäischen Partnern fördert zudem die Europafähigkeit der Verwaltung.  
 
Gesamtstädtischer Kofinanzierungspool 
 
Drittmittelprogramme beziehen sich auf freiwillige Leistungen, nicht auf 
Pflichtaufgaben. Für die Akquise von Drittmitteln i st der Einsatz von Eigenmitteln mit 
unterschiedlichem prozentualen Anteil in der Regel zwingend.  
 
Die Einwerbung potentiell verfügbarer Fördermittel scheitert immer wieder an der 
Verfügbarkeit von Eigenmitteln. Förderprogramme fol gen anderen Rhythmen und 
Logiken als der jährliche, dezentral aufgefächerte städtische Haushalt. Fest 
einplanbar sind sie nicht. Deshalb wird vorgeschlag en, bei der Kämmerei (20) einen 
zentralen Haushaltsansatz für städtische Schwerpunk tvorhaben einzurichten. Die 
Einrichtung eines zentralen Haushaltsansatzes für E igenmittel steht im 
Zusammenhang mit der Priorisierung von Handlungsfeldern und der Benennung von 
Projekten. Mit diesem Verfahren muss seitens der po litischen Entscheidungsebene

Stadt Köln Referat für Internationale Angelegenheiten  16  
eine Absichtserklärung zur finanziellen Unterstützu ng der Projekte verbunden sein. 
Über den konkreten Zugriff und die Abwicklung des E igenmittelansatzes muss nach 
einem noch zu definierenden Anmelde- und Qualifizie rungsverfahren (Votum 
Verwaltungsvorstand) und bei erfolgreicher Antragst ellung in einem zweiten 
Konzeptionsschritt entschieden werden. 
 
Bei zukünftigen Entscheidungen über die Teilnahme a n Projekten sollen die 
notwendigen Folgen (geforderter Eigenanteil, notwendige zusätzliche Ressourcen für 
Vor-und Nacharbeiten und Projektteilnahme) dargeste llt werden, damit vor der 
Entscheidung über eine Projektteilnahme umfassende Informationen vorliegen. 
 
Aufbau einer Datenbank 
 
Zur Koordinierung der städtischen Fördermittelaktiv itäten, Herstellung von 
Transparenz und Übersichtlichkeit, Generierung eine s Gesamtüberblicks und 
Optimierung von Beratungs- und Unterstützungsdienst leistungen ist die Einrichtung 
einer Fördermitteldatenbank notwendig. Mit einer Fö rdermitteldatenbank sollen 
Veränderungen frühzeitig erkannt und ausgewertet werden.  
 
Über partielle Abfragen hinaus gibt es derzeit kein en validen Gesamtüberblick bei 
der Stadt Köln, wie viele Fördermittel in welchen F örderprogrammen und 
Handlungsfeldern von welchen Fördermittelgebern (La nd, Bund, EU) abgerufen 
werden.  
 
Der Aufbau einer gemeinsamen Datenbank, die möglich st die Fördermittelakquise, 
als auch Fördermittelvergabe berücksichtigt, befind et sich derzeit in der 
verwaltungsinternen Planung und Abstimmung. Angestr ebt wird die Schaffung eines 
IT-Systems für ein integriertes Fördermittelmangeme nt, dass eine Auswertung nach 
verschiedenen Bewertungsparametern ermöglicht (s. Abb. 4).

Stadt Köln Referat für Internationale Angelegenheiten  17  
 
 
Abb. 4 Beispielhafte Darstellungsform von wesentlichen auswertbaren Daten 
 
 
Professionalisierung - Aufbau von Personalressource n und Verstetigung des 
Personaleinsatzes 
 
Die Bereitstellung zusätzlicher Serviceleistungen im Bereich der EU-Projektförderung 
setzt Personalkapazitäten mit einer hohen fachliche n Expertise voraus, die in einem 
ersten Schritt intern oder ggf. sogar extern und ze itlich befristet rekrutiert werden 
müssen. Die von den Dienststellen im Rahmen der Ges präche thematisierten 
Unterstützungsleistungen setzen eine hohe Professio nalisierung voraus. 
Personalwirtschaftlich kann dieser erste Bedarf mit  einer Stelle 
„Fördermittelmanagement“ sowie einer dazugehörigen Assistenzstelle beziffert 
werden.  
 
Eine Professionalisierung soll auch im Hinblick auf  die Schulung von 
Sprachkompetenzen stadtintern erfolgen. Erste Ansät ze dazu wären das Angebot 
eines Sprachkurses Verwaltungs- bzw. Vertragsenglisch, der um weitere Module wie 
z.B. Europarecht und ein Besuch Europäischer Instit utionen ergänzt werden könnte,

Stadt Köln Referat für Internationale Angelegenheiten  18  
um so die Europafähigkeit der Verwaltung kontinuier lich weiter zu stärken. Die 
einzelnen Module sollten zu einem „Europazertifikat “ (s. dazu auch: Eckert, Heuer 
u.a., Die Stadt Köln als kommunaler Akteur im EU-Me hrebenensystem, Köln 2013) 
weiterentwickelt werden und zu einem festen Bestand teil der Laufbahnentwicklung 
werden. In diesem Zusammenhang sollten aus den Deze rnaten dezentrale 
Europabeauftragte benannt werden. Die dezentrale Eu ropakompetenz soll dabei zur 
Gewährleistung eines inhaltlichen Gesamtüberblicks in den Dezernaten verortet 
werden. Koordinierungen der dezentralen EU-Beauftra gten mit dem Referat für 
Internationale Angelegenheiten erfolgen über die Internationale Runde . Ziel der 
Internationalen Runde ist es, übergreifende interna tionale Themen- und 
Fragestellungen der Stadt Köln zu erörtern. Dazu ge hört auch der Bericht aus den 
Dezernaten, welche strategischen Handlungsfelder be arbeitet werden, zu denen 
internationale Bezüge bestehen könnten. Die Interna tionale Runde wird somit 
gleichsam zum Dach über die internationalen Themen der Stadt Köln.  
 
Die praktische Durchführung von Förderprojekten in den Dienststellen scheitert 
zudem oftmals an fehlenden Personalkapazitäten. Mit  der Priorisierung der 
Handlungsfelder und Projekte ist neben der Bereitst ellung von Eigenanteilen 
ebenfalls die Einplanung entsprechender Personalkap azitäten zu berücksichtigen. 
Zentrale Herausforderung in der Umsetzung einer ver besserten Drittmittelakquise ist 
dabei ein administrativ vereinfachtes Vorgehen bei der Einstellung von 
Projektmitarbeiter/innen. In diesem Zusammenhang is t gleichfalls der Einsatz eines 
Personalpools zu prüfen, der es ermöglichen sollte,  Projektbeschäftigte nach 
Abschluss von Projekten einem zentralen Projektpers onalpool zuzuführen und sie 
bei späteren Projekten wieder den Dienststellen zuz uweisen. Auf diese Weise 
könnten Projekterfahrung und Förderkenntnisse bewah rt werden. Über die genaue 
Ausgestaltung und Umsetzung eines solchen Personalpools für projektadministrative 
Aufgaben ist in einem weiteren Schritt zu entscheiden. 
 
Arbeitskreis Europa 
 
Für eine strategische Gesamtkoordination des Förder mittelwesens ist die 
Koordinierung in der Stadtverwaltung vorhandener EU -Fördermittelexperten und 
Verantwortlicher notwendig. Dieser Austausch sollte  in einem regelmäßig tagenden 
Arbeitskreis Europa alle 3 Monate vollzogen werden. In diesem Arbeitskreis soll über 
laufende und geplante Fördermittelprojekte berichte t sowie über

Stadt Köln Referat für Internationale Angelegenheiten  19  
Fördermittelprogramme informiert werden. Neben eine r verbindlichen Benennung 
von Teilnehmern aus den Fachdienststellen im Arbeit skreis Europa soll auch feste 
Ansprechpartner aus den Querschnittsämtern (Persona l- und 
Verwaltungsmanagement (11), Kämmerei (20), Rechts- und Versicherungsamt (30), 
Rechnungsprüfungsamt (14), Vergabeamt (27) an dem G remium teilnehmen und als 
Ansprechpartner im laufenden Projektabwicklungsverf ahren benannt werden. 
Insoweit ist es sinnvoll, auch in den Querschnittsä mtern entsprechende 
Fachexpertise für die jeweiligen Belange des Förder mittelwesens zu bilden. Zudem 
gilt es, verstärkt vorhandene Expertise übergreifen der Institutionen, wie z.B. 
COMPASS der Region KölnBonn, zu nutzen und auch in die Arbeit des 
Arbeitskreises mit einzubeziehen. In Abgrenzung zur  Internationalen Runde geht es 
hier mehr um operative Themenstellungen im Bereich der Fördermittelakquise und –
abwicklung, um konkreten Austausch und praktische H ilfestellungen im Bereich der 
EU-Fördermittelprojektbearbeitung.  
 
8. Ausblick 
 
In einem ersten Schritt ist der Ausbau und die Nutz ung vorhandener Strukturen zur 
Bündelung und Stärkung der Drittmittelakquise sinnv oll und finanzwirtschaftlich 
vertretbar. Die Entscheidung über den Aufbau einer eigenen Organisationseinheit 
zum Fördermanagement (2. Stufe) sollte bei Vorliegen genauerer Informationen über 
die Höhe und Verteilung der Fördermittel bei der Stadt Köln über die zu entwickelnde 
Datenbank erfolgen. Letztlich dürfte in diesem Zusa mmenhang auch die Frage zu 
erörtern sein, inwieweit im Einzelfall das Hinzuzie hen externer Expertise vor dem 
Aufbau interner Ressourcen (z.B. bei nicht häufig g enutzten Förderprogrammen) 
sinnvoll ist.  
 
Eine thematische Fokussierung und ein Ausbau der th ematischen Expertise auf die 
zu definierenden zentralen Handlungsfelder bietet s ich bereits in einer zentralen EU-
Förderunterstützung an, so dass strategische Förder zugänge gezielt erschlossen 
werden können.  
 
Nach einem Jahr sollte ein erster Bericht zu den um gesetzten Maßnahmen und zum 
weiteren Vorgehen in Bezug auf eine stärkere organi satorische Verselbständigung 
der Aufgabe erstellt werden.

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
OB/OB/5 
 
Vorlagen-Nummer 
 3887/2018 
Freigabedatum 
28.11.2018  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Fördermittelakquise und -abwicklung von EU Drittmitteln 
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
 
Der Rat der Stadt Köln beschließt das Konzept des Projektes zur Fördermittelakquise und –
abwicklung von EU-Drittmitteln und bittet die Verwaltung um Umsetzung der dort formulierten Maß-
nahmen. 
 
 
 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 10.12.2018 
Finanzausschuss 17.12.2018 
Rat 18.12.2018

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme        € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja 180.000      % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen    180.000 € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung 
Die Verwaltung wurde vom Rat der Stadt Köln im Rahmen eines Begleitbeschlusses zur Haushalts-
satzung am 23.06.2015 beauftragt, ein Konzept vorzulegen, das die Stärkung und Bündelung des 
Fördermonitorings / Managements zur Drittmitteleinwerbung (z.B. EU-Förderkulisse) mitsamt Res-
sourcen beinhaltet. Der Auftrag an die Verwaltung erging in Ergänzung eines bereits am 08.04.2014 
gefassten Ratsbeschlusses, der die Bedeutung der Europäischen Union für die Stadt Köln betonte 
und die Verwaltung beauftragte, die „Europa-Kompetenz“ der Stadtverwaltung auszubauen. Ziel sollte 
es ebenso sein, die Quote der eingeworbenen Fördermittel für die Stadt Köln zu erhöhen.  
 
Das Projekt knüpft an diese Beschlussfassungen an und setzt zur Neufassung der Fördermittelakqui-
se und –abwicklung den Schwerpunkt auf die Konzipierung und Erprobung einer effizienten Aufbau- 
und Ablauforganisation, um das Fördermittelmonitoring und das Projektmanagement für EU- Drittmit-
tel bei der Stadt Köln zu optimieren. 
Erreicht werden soll die Stärkung, Bündelung und Koordinierung der Aufgabe, um die EU- Drittmittel-
akquise der Stadt Köln zu verbessern und die Antragstellung sowie Projektabwicklung für die beteilig-
ten Dienststellen über die Bereitstellung von Servicedienstleistungen zu erleichtern. 
 
Mit dem Projekt zur Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe bei OB/3 (Fachreferat Beteili-
gung, Haushalt, Finanzen) und dem Reformpilotprojekt bei Dez. VII (Dezernat Kunst und Kultur) mit 
dem Schwerpunkt „Digitalisierung des Förderprozesses“ bestehen Berührungspunkte, die im Rahmen 
der Verwaltungsreform in einem Verbundprojekt mit der Erarbeitung von gemeinsamen Grundlagen 
als Standards zum Management von städtischen Fördermitteln und Drittmitteln über die Erarbeitung 
eines gemeinsamen Daten- und Prozessmodells für das Fördermittelmonitoring gebündelt werden.  
 
Die Erhebung der Ist-Analyse erfolgte durch das Referat für Internationale Angelegenheiten mittels 
Befragung der von den Dezernaten benannten betroffenen Fachdienststellen bzw. Querschnittsämter.  
 
Die Problemfelder wurden zusammengefasst und systematisiert. Zur Unterstützung der qualitativen

3 
Erhebung  wurde ein Fragebogen zur Rückkopplung und zur quantitativen Unterstützung der Ergeb-
nisse an die genannten Dienststellen versandt.  
 
Zur ämterübergreifenden Diskussion wurden im Vorfeld und während des Projektes Workshops mit 
den beteiligten Dienststellen durchgeführt. Auf interkommunaler Ebene erfolgte ein Austausch in 
Netzwerken und Einzelgesprächen. 
 
Auf Basis der Erhebungen werden im Konzept Lösungsvorschläge formuliert, die verwaltungsintern 
abgestimmt wurden.  
 
Die Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahmen soll schrittweise zunächst in einer „Zentralen EU-
Förderunterstützung“ erfolgen. In einem weiteren Schritt könnte diese Unterstützungseinheit zu einem 
Kompetenzzentrum EU-Fördermittel ausgebaut werden, das bei Erweiterung um Bundes- und Lan-
desförderprogramme sowie weiteren Drittmitteln zu einem Kompetenzzentrum Drittmittelakquise wei-
terentwickelt wird.  
 
Aufgrund der Geschäftsanweisung Internationale Angelegenheiten (GIA), der engen thematischen 
Bezüge zu europarelevanten Fragestellungen, der bereits bestehende Kontakt zu europäischen 
Netzwerken und Institutionen sowie den Verbindungen zu Europabereichen der Landesverwaltung 
empfiehlt sich die organisatorische Verortung einer zentralen Förderunterstützung im Referat für In-
ternationale Angelegenheiten.  
 
Zum Aufbau der Unterstützungsleistungen in einer „Zentralen EU-Förderunterstützung“ wurden für 
den Stellenplanentwurf 2019 eine Stelle für den Bereich des Fördermittelmanagements und eine da-
zugehörige Assistenzstelle aufgenommen. 
 
 
 
 
Anlagen