Einrichtung eines Last-Minute-Angebots bei der Volkshochschule Köln

Entgelt- und Benutzungsordnung der Volkshochschule Köln ab dem 2. Semester 2019 
 
 
Der Rat der Stadt Köln hat in seiner Sitzung vom 14. Februar 2019 aufgrund des § 
41 Abs. 1 Satz 2 lit. i Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen in der 
Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (SGV. NRW. 2023) diese Entgelt- 
und Benutzungsordnung der Volkshochschule Köln beschlossen: 
 
 
 
§ 1 
 
Allgemeines 
 
 
(1) Die Volkshochschule Köln ist eine nichtrechtsfähige öffentliche Einrichtung der 
Stadt Köln im Sinne des § 8 Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen und der §§ 
2, 10 ff. Weiterbildungsgesetz Nordrhein-Westfalen. 
(2) Sie dient der Weiterbildung von Erwachsenen und Jugendlichen und nimmt in 
diesem Rahmen eine Pflichtaufgabe der kommunalen Selbstverwaltung wahr. 
(3) Die Regelungen dieser Benutzungsordnung gelten ausschließlich für 
Leistungen, die die Volkshochschule im Rahmen privat-rechtlicher 
Rechtsverhältnisse mit ihren Kundinnen und Kunden erbringt. Für Leistungen im 
Rahmen öffentlich-rechtlicher Rechtsverhältnisse findet sie keine Anwendung. 
 
 
 
§ 2 
 
Veranstaltungsformen 
 
 
Die Volkshochschule Köln führt Kurse, Lehrgänge, Beschäftigungs- und 
Qualifizierungsprojekte, bedarfsorientierte Sonderschulungen, Vortrags- und 
Diskussionsveranstaltungen und andere Veranstaltungen wie zum Beispiel 
Studienfahrten, Bildungsurlaube und Ausstellungen durch.

§ 3 
 
Teilnahmeentgelt 
 
 
(1) Die Leitung der Volkshochschule Köln setzt die Entgelte unter Berücksichtigung 
von Zielsetzung und gebotener Leistung der betreffenden Veranstaltungen in 
folgendem Rahmen fest: 
1. Für Kurse, die aufgrund ihres Inhaltes oder der Zielgruppe 
gesellschaftspolitisch besonders relevant sind, wird ein Entgelt ab 2,00 € je 
Unterrichtsstunde (45 Minuten) erhoben. 
2. Für Kurse, die der sprachlichen oder beruflichen Qualifizierung der 
Teilnehmenden dienen, wird ein Entgelt ab 3,00 € je Unterrichtsstunde (45 
Minuten) erhoben. 
3. Für Kurse, die der persönlichkeitsbildenden Qualifizierung dienen, wird ein 
Entgelt ab 3,40 € je Unterrichtsstunde (45 Minuten) erhoben. 
4. Bei Einzelveranstaltungen beträgt das Entgelt mindestens 5,00 € je 
Veranstaltung. 
5. Für alle übrigen Veranstaltungen hat das Teilnahmeentgelt die durch die 
Veranstaltung entstehenden direkt zurechenbaren Kosten sowie einen 
angemessenen Teil der Gemeinkosten zu decken. 
6. Besonders förderungswürdige Veranstaltungen können im Rahmen der 
verfügbaren Haushaltsmittel mit reduziertem Entgelt oder unentgeltlich 
durchgeführt werden. 
7. Die Volkshochschule Köln kalkuliert alle Entgelte grundsätzlich so, dass die 
sich daraus ergebenden Erlöse die der jeweiligen Veranstaltung 
zurechenbaren Kosten nicht überschreiten. Abweichungen hiervon sind bei 
Veranstaltungen mit stark frei-zeitorientiertem Charakter und Veranstaltungen 
aufgrund individueller Bestellung zulässig. 
(2) Die nicht ermäßigten Teilnahmeentgelte werden auf volle Euro-Beträge 
aufgerundet.

§ 4 
 
Entgeltbefreiungen, Ermäßigungen, Entgeltnachlässe 
 
 
(1) Entgeltbefreiungen 
 
1. Bei Veranstaltungen im Bereich Alphabetisierung/Grundbildung ist der Besuch 
des ersten Kurses entgeltfrei. 
2. Die Mitglieder eines eingetragenen Vereins, dessen ausschließlicher 
satzungsgemäßer Zweck in der Förderung und Unterstützung der Arbeit der 
Volkshochschule Köln besteht (Förderverein), haben gegen Vorlage ihres 
Mitgliedsausweises freien Eintritt bei Vortrags- und 
Diskussionsveranstaltungen. 
(2) Ermäßigungen 
 
1. Eine Ermäßigung des Teilnahmeentgelts in Höhe von 45 % für Kurse erhalten 
Kursteilnehmende, die zum Zeitpunkt des Kursbeginns: 
a) laufende Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch II oder vergleichbare 
Leistungen nach anderen gesetzlichen Regelungen beziehen oder 
b) im Besitz eines gültigen Köln-Passes oder eines sonstigen Sozialpasses 
sind, der zur kostenlosen oder ermäßigten Nutzung kommunaler 
Leistungen berechtigt. 
c) Inhaber eines Schwerbehindertenausweises mit einem Behinderungsgrad 
von 100 % oder einem “B“ im Schwerbehindertenausweis sind. Sofern der 
Buchstabe “B“ im Schwerbehindertenausweis vermerkt ist, ist die 
Teilnahme für eine Begleitperson kostenlos. 
2. Eine Ermäßigung des Teilnahmeentgelts in Höhe von 25 % für Kurse erhalten 
Kursteilnehmende, die zum Zeitpunkt des Kursbeginns: 
a) Auszubildende sind, 
 
b) Schülerinnen/Schüler oder Studentinnen/Studenten sind, 
 
c) einen Dienst im Sinne des Bundesfreiwilligendienstgesetzes oder 
Jugendfreiwilligendienstgesetzes absolvieren oder 
d) einer Au-pair-Beschäftigung innerhalb der Bundesrepublik Deutschland 
nachgehen.

3. Ermäßigungen gelten nicht für Einzelveranstaltungen, Exkursionen und 
Prüfungen. 
4. Die Ermäßigung entfällt außerdem, wenn der Kursteilnehmende gegen einen 
Dritten einen Anspruch auf Übernahme des Teilnahmeentgelts aus dem 
Sozialgesetzbuch II oder aus vergleichbaren Normen hat. 
(3) Entgeltnachlässe 
 
Über Entgeltnachlässe im Zusammenhang mit Sonderaktionen zur 
Kundengewinnung entscheidet die Leitung der Volkshochschule. 
(4) Die Absätze 1 bis 3 gelten nicht für Materialumlagen, Modellgelder, 
Prüfungsgebühren, Kosten für Lehrwerke und ähnliche Kosten, die im 
Teilnahmeentgelt enthalten sind. 
(5) Der Personenkreis nach § 4 Absatz 2 Nr. 1 erhält für ausgewiesene 
Last-Minute-Angebote eine Ermäßigung des Teilnahmeentgelts in 
Höhe von 80 %. Der § 4 Absatz 4 gilt entsprechend. Die Zahlung 
erfolgt ausschließlich in bar. Eine Abmeldung von der Veranstaltung 
entsprechend § 8 ist nicht möglich. 
 
 
 
§ 5 
 
Anmeldung/Vertragsabschluss 
 
 
(1) Anmeldungen können telefonisch, schriftlich (auch per Fax), online oder durch 
persönliche Vorsprache erfolgen. Bei allen Formen der Anmeldung sind Vor- und 
Nachname, Adresse und Geburtsdatum anzugeben. 
(2) Der Nachweis für die Berechtigung des Kursteilnehmenden auf Ermäßigung ist 
bei der persönlichen Anmeldung vorzulegen. Bei telefonischen, schriftlichen und 
Online-Anmeldungen ist der Nachweis grundsätzlich bis zu 7 Tagen nach der 
Anmeldung, spätestens am letzten Werktag vor Kursbeginn nachzureichen. 
(3) Für Vortrags- und Diskussionsveranstaltungen und organisatorisch 
vergleichbare Einzelveranstaltungen ist eine Anmeldung im Sinne von Absatz 1 
nicht erforderlich. 
(4) Die Anmeldung für eine Veranstaltung ist verbindlich und verpflichtet zur 
Zahlung des Teilnahmeentgelts.

(5) Nach der Anmeldung erhält die Kundin/der Kunde von der Volkshochschule Köln 
eine Buchungsbestätigung. Bei Anmeldungen über VHS-Online wird die 
Buchungsbestätigung auf elektronischem Wege zugesandt.  Mit dieser kommt 
der Vertrag zwischen der Volkshochschule Köln und der Kundin/dem Kunden 
zustande. Der Vertragsschluss steht unter dem Vorbehalt des Erreichens einer 
Mindestteilnehmerzahl oder einer zu erwirtschaftenden Mindesteinnahme für die 
jeweilige Veranstaltung. 
 
 
 
 
§ 6 
 
Umbuchung auf Kundenwunsch 
 
 
(1) Umbuchungen auf Kundenwunsch müssen schriftlich per Brief oder Fax, per E- 
Mail oder online gegenüber der Volkshochschule Köln erfolgen. Der Angabe von 
Gründen bedarf es nicht. 
(2) Die Umbuchung auf Kundenwunsch kann grundsätzlich bis zum Beginn des 
dritten Veranstaltungstermins vorgenommen werden. Bei Veranstaltungen mit 
nicht mehr als drei Terminen (z. B. Führungen, Exkursionen) kann die 
Umbuchung bis sieben Tage vor dem Veranstaltungsbeginn vorgenommen 
werden. 
(3) Umbuchungen auf Kundenwunsch sind nicht möglich, wenn das Entgelt für die 
neue Veranstaltung um mehr als 50,00 € geringer ist als das für die bisher 
gebuchte Veranstaltung. 
(4) Für die Umbuchung auf Kundenwunsch berechnet die Volkshochschule Köln 
5,00 €. Darüber hinaus erstattet die Kundin/der Kunde der Volkshochschule Köln 
den Betrag, den die Volkshochschule Köln für die Kundin/den Kunden bereits 
gegenüber Dritten aufgewandt oder zu dessen Zahlung sie sich gegenüber 
Dritten bereits verbindlich verpflichtet hat. 
(5) Bei Vortrags- und Diskussionsveranstaltungen, sowie Bildungsurlauben sind 
Umbuchungen auf Kundenwunsch nicht möglich. 
 
 
 
 
§ 7 
 
Zahlung

(1) Die Zahlung des Teilnahmeentgelts erfolgt spätestens nach Beginn der 
Veranstaltung durch Lastschrifteinzug. Dazu teilt die Kundin/der Kunde der 
Volkshochschule bei der Anmeldung ihre/seine Kontoverbindungsdaten mit. Bei 
persönlichen Anmeldungen kann die Zahlung auch bar erfolgen. 
(2) Die Volkshochschule Köln kann abweichend von Absatz 1 auch andere 
Zahlungsweisen (z. B. Zahlung durch Überweisung) und -termine festlegen. 
(3) Das Entgelt für als Einzelveranstaltung gekennzeichnete Vortrags- und 
Diskussionsveranstaltungen und organisatorisch vergleichbare Veranstaltungen 
ist unmittelbar vor der Veranstaltung bar zu zahlen. 
(4) Beträgt das Teilnahmeentgelt mindestens 200,00 € und die Dauer der 
Veranstaltung mindestens acht Wochen, kann die Kundin/der Kunde 
Ratenzahlung beantragen. Der Antrag auf Ratenzahlung kann nur im 
Zusammenhang mit einer persönlichen Anmeldung erfolgen. Die erste Rate in 
Höhe von mindestens 150,00 € ist bei der Anmeldung, die zweite Rate in Höhe 
des Restbetrages binnen vier Wochen nach Veranstaltungsbeginn, spätestens 
jedoch vor dem Ende der Veranstaltung zu zahlen. Sätze 1-3 gelten nicht für 
Empfänger von laufenden Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch II oder 
vergleichbaren anderen Regelungen, wenn sich eine Behörde (z. B. Sozialamt; 
Jobcenter oder Agentur für Arbeit) zur Zahlung des Entgelts unmittelbar an die 
Volkshochschule Köln verpflichtet. 
(5) Beträgt das Teilnahmeentgelt mindestens 200,00 €, kann die Volkshochschule 
eine Anzahlung in Höhe von bis zur Hälfte des Gesamtpreises verlangen. Die 
Anzahlung ist binnen einer Woche nach Zugang des Verlangens der 
Volkshochschule bei der Kundin/beim Kunden zahlbar. Absatz 4 findet in diesen 
Fällen keine Anwendung. 
 
 
 
 
§ 8 
 
Abmeldung 
 
 
(1) Mündliche Abmeldungen, insbesondere gegenüber dem jeweiligen Kursleiter 
und Abmeldungen durch bloßes Fernbleiben von der Veranstaltung sind 
unwirksam. Abmeldungen müssen in jedem Fall durch die Kundin/den Kunden 
und schriftlich per Brief oder Fax, per E-Mail oder online gegenüber der 
Volkshochschule Köln erfolgen.

(2) Bei Abmeldungen erhebt die Volkshochschule Köln folgende 
Stornierungsentgelte: 
 
1. bis 15 Tage vor Veranstaltungsbeginn 5,00 €, 
2. 14 - 1 Tag(e) vor V eranstaltungsbeginn 20 %  des Teilnahmeentgelts, 
mindestens 5,00 €, 
3. Ausnahme: 7  - 1 Tag(e) vor Be ginn eines Bildungsurlaubs 50 %  des 
Teilnahmeentgelts, mindestens 5,00 €, 
4. Bei Nac hweis ein es wichtigen Gru ndes vor Kursbeginn 
Veranstaltungsbeginn  (Wegzug, geänderte Arbeits zeiten, Erkrankung des 
Kursteilnehmers) wird ein Stornierungsentgelt in Höhe von 5,00 € erhoben. 
(3) Nach Beginn Ab dem Tag der Veranstaltung ist eine Abmeldung nur bei 
Nachweis eines wichtigen Grundes (siehe Abs. 2 Nr. 4) möglich. In diesen 
Fällen erstattet die Volkshochschule Köln der Kundin/dem Kunden das 
Teilnahmeentgelt anteilig, maximal bis zu 50 %, und abzüglich eines 
Stornierungsentgelts in Höhe von 5,00 €. 
 
 
 
§ 9 
 
Absagen von Veranstaltungen durch die Volkshochschule Köln 
 
 
(1) Bei einer Absage einer Veranstaltung durch die Volkshochschule Köln erstattet 
sie der Kundin/dem Kunden das Teilnahmeentgelt in voller Höhe. 
(2) Bei Absagen von Teilen einer Veranstaltung (z. B. Ausfall einzelner 
Unterrichtsstunden) aus Gründen, die die Volkshochschule zu vertreten hat, 
erstattet die Volkshochschule Köln der Kundin/dem Kunden das 
Teilnahmeentgelt anteilig. Wenn mehr als ein Drittel der Unterrichtsstunden 
ausgefallen ist, erstattet die Volkshochschule Köln das volle Teilnehmerentgelt. 
 
 
 
§ 10 
 
Haftung 
 
 
Die Volkshochschule Köln haftet nur für Schäden, die sie vorsätzlich oder grob 
fahrlässig verursacht hat. Die gesetzliche Haftung wegen Schäden an Leben, Körper 
und Gesundheit bleibt unberührt.

§ 11 
 
Sonstiges 
 
 
(1) Es besteht kein Anspruch darauf, dass eine Veranstaltung durch einen 
bestimmten Kursleiter oder eine bestimmte Kursleiterin durchgeführt wird. 
Entsprechendes gilt für den Ort der Veranstaltung. 
(2) Die Volkshochschule Köln ist berechtigt, in ihren Veranstaltungen 
Anwesenheitslisten zu führen. 
(3) Die vorstehenden Regelungen gelten für alle Veranstaltungen, die die 
Volkshochschule Köln in ihrem Programm anbietet. Sie gelten nicht für 
bedarfsorientierte Sonderveranstaltungen, die die Volkshochschule Köln auf 
besondere Nachfrage durchführt (z. B. Firmenschulungen). 
(4) Soweit sich aus dem VHS-Programm besondere Regelungen zu An- und 
Abmelde- sowie Zahlungsmodalitäten für einzelne Veranstaltungen ergeben, 
gehen diese den hier formulierten Regelungen vor. 
(5) Die Volkshochschule kann beim Nachweis eines sozialen Härtefalls von den 
Regelungen dieser Entgelt- und Benutzungsordnung (Allgemeine 
Geschäftsbedingungen) abweichen. 
 
 
 
§ 12 
 
Allgemeine Geschäftsbedingungen 
 
 
Die §§ 4 - 11 sind Allgemeine Geschäftsbedingungen der Volkshochschule Köln. 
 
 
 
 
 
§ 13 
 
Inkrafttreten 
 
 
Diese Entgelt- und Benutzungsordnung tritt für die Veranstaltungen ab dem 2. 
Semester 2019 in Kraft. Die Benutzungsordnung für die Volkshochschule Köln vom 
23.06.2015 tritt gleichzeitig außer Kraft.

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
IV/42 
 
Vorlagen-Nummer 
 4269/2018 
Freigabedatum 
15.01.2019  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Einrichtung eines Last-Minute-Angebots bei der Volkshochschule Köln 
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Rat der Stadt Köln beschließt die Einrichtung eines Last-Minute-Angebots bei der Volkshoch-
schule Köln für den in § 4 Abs. 2 Nr. 1 der Entgelt und Benutzungsordnung der VHS genannten Per-
sonenkreis zum 2. Semester 2019 sowie die damit verbundene Änderung ebendieser Entgelt- und 
Benutzungsordnung in der als Anlage 1 dieser Beschlussvorlage beigefügten Fassung. Zudem be-
schließt der Rat der Stadt Köln die in der Anlage 1 hervorgehobenen ausschließlich redaktionellen 
Änderungen in der Entgelt- und Benutzungsordnung. 
 
Ausschuss Schule und Weiterbildung 28.01.2019 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 04.02.2019 
Finanzausschuss 11.02.2019 
Rat 14.02.2019

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme        € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2019 
a) Erträge    3.346 € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung 
Ausgangslage 
Die Volkshochschule gewährt Menschen eine Ermäßigung des Teilnehmerentgelts in Höhe 
von 45 Prozent, die 
 
- laufende Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch II oder vergleichbare Leistungen 
nach anderen gesetzlichen Regelungen beziehen oder 
- im Besitz eines gültigen Köln-Passes oder eines sonstigen Sozialpasses sind, der zur 
kostenlosen oder ermäßigten Nutzung kommunaler Leistungen berechtigt oder 
- Inhaber eines Schwerbehindertenausweises mit einem Behinderungsgrad von 100 
Prozent oder einem “B“ im Schwerbehindertenausweis sind. 
 
In unserem VHS-Kundenzentrum und in unserer Beratung machen wir häufig die Erfahrung, 
dass selbst die ermäßigten Teilnehmerentgelte von diesem Personenkreis oftmals nicht fi-
nanziert werden können. 
 
Um diesen Menschen eine Teilnahme an Veranstaltungen der Volkshochschule zu ermögli-
chen, sollen ab 2019 Last-Minute-Angebote eingerichtet werden. Das Angebot beschränkt 
sich auf ausgewählte Veranstaltungen, bei denen die Mindestteilnehmerzahl bereits erreicht 
ist und zwei Arbeitstage vor Veranstaltungsbeginn noch freie Plätze vorhanden sind. Diese 
Veranstaltungen können von dem oben genannten Personenkreis zu erheblich reduzierten 
Konditionen – und zwar um dann zu 80 Prozent reduzierten Teilnehmerentgelten – gebucht 
werden. 
 
Die Information über das Last -Minute-Angebot und die Buchung erfolgen über das VHS -

3 
Kundenzentrum. So würden beispielsweise für die Teilnahme an einem Englisch-Kurs statt 
77 € nur 15 € anfallen. Vom Last-Minute-Angebot ausgenommen sind beratungspflichtige 
Veranstaltungen, berufsbegleitende Qualifizierungsmaßnahmen und alle Veranstaltungen, 
für die keine Ermäßigung vorgesehen ist. 
 
Mit dieser Maßnahme wird der oben genannte Personenkreis ermutigt und in die Lage ver-
setzt, an Veranstaltungen der Volkshochschule teilzunehmen. Dies wäre ein wichtiger Bei-
trag zur Förderung der gesellschaftlichen Teilhabe und Partizipation von einkommensschwa-
chen Bevölkerungsgruppen. 
 
Um die Einrichtung eines Last-Minute-Angebots umsetzen zu können, muss die Entgelt - und 
Benutzungsordnung in der aktuell gültigen Fassung um den folgenden Ermäßigungstatbe-
stand im § 4 Entgeltbefreiungen, Ermäßigungen, Entgeltnachlässe ergänzt werden: 
 
(5) Der Personenkreis nach § 4 Absatz 2 Nr. 1 erhält für ausgew iesene Last-Minute-
Angebote eine Ermäßigung des Teilnahmeentgelts in Höhe von 80 %. Der § 4 Absatz 4 
gilt entsprechend. Die Zahlung erfolgt ausschließlich in bar. Eine Abmeldung von der 
Veranstaltung entsprechend § 8 ist nicht möglich.  
 
Zudem werden zwei weitere redaktionelle Änderungen in § 8 der Entgelt- und Benutzungs-
ordnung vorgenommen. Diese sind in der Anlage besonders hervorgehoben (kursiv und un-
terstrichen). 
 
 
 
Haushaltsmäßige Auswirkungen: 
Bei einer Kalkulation von 180 Teilnehmenden, die die Last-Minute-Angebote in Anspruch 
nehmen, sind folgende Mehrerträge zu erwarten: 
Programmbereich Durchschnittliches 
Teilnahmeentgelt 
Geschätzte Nutzung 
durch Last-Minute-
Angebot 
Geschätzter Mehrer-
trag 
Politische Bildung 24,00 € 10 48,00 € 
Umwelt / Gesundheit 71,00 € 30 426,00 € 
Kunst / Kultur / Krea-
tivität 
93,00 € 20 372,00 € 
Sprachen 102,00 € 100 2.040,00 € 
IT / MWBK / Medien 115,00 € 20 460,00 € 
Summe:   3.346,00 € 
 
 
 
Anlage 
Entgelt- und Benutzungsordnung der Volkshochschule Köln ab dem 2. Semester 2019