Mitteilung zum Antrag AN/1415/2021 "Einfache Sprache als Verwaltungsstandard"

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/112/0 
 
Vorlagen-Nummer 23.02.2022 
 0428/2022 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 07.03.2022 
 
Mitteilung zum Antrag AN/1415/2021 "Einfache Sprache als Verwaltungsstandard". 
Die Verwaltung hat den Antrag AN/1415/2021 geprüft und berichtet nachfolgend über die Umsetzung. 
 
Um eine Übersicht zu bekommen, in welchen Bereichen der Verwaltung leichte und einfache Sprache 
bereits genutzt wird, hat das Personal- und Verwaltungsmanagement eine stadtweite Abfrage bei 
allen städtischen Dienststellen vorgenommen. Die Ergebnisse der Abfrage sind als Anlage beigefügt. 
 
Die Zielsetzung des Antrags, Informationen und Sachverhalte für alle Menschen in Köln in verständli-
cher, bürger*innennaher und dort, wo dies erforderlich ist, auch in einfacher oder leichter Sprache 
anzubieten, wird von der Verwaltung ausdrücklich geteilt. Eine vollständige Umstellung der gesamten 
städtischen Außenkommunikation mit Privatpersonen auf einfache Sprache würde jedoch zu einem 
aus Sicht der Verwaltung kaum leistbaren Aufwand und hohen Kosten führen 
 
Stattdessen soll der zielgerichtete, an den konkreten Bedarfen ausgerichtete Einsatz von einfacher 
und leichter Sprache konsequent vorangetrieben werden. Die Stadtverwaltung wird hierfür ein Ex-
pert*innengremium einrichten, dass aus Vertretern*innen des Personal- und Verwaltungsmanage-
ments (11), des Amtes für Informationsverarbeitung (12), des Amtes für Presse- und Öffentlichkeits-
arbeit (13), des Amtes für Integration und Vielfalt (16) und der Behindertenbeauftragten besteht. Ver-
treter*innen aus weiteren städtischen Dienststellen sowie externe Expert*innen werden nach Bedarf 
hinzugezogen. Dem Ausschuss für Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen wird jährlich, erstmals 
im 2. Halbjahr 2022 über die konkreten Maßnahmen berichtet. 
 
Zu den einzelnen Antragsziffern teilt die Verwaltung Folgendes mit. 
 
 
1. Die Stadt Köln stellt ihre Außenkommunikation mit Privatpersonen - in den Grenzen der 
notwendigen Rechtssicherheit - auf einfache Sprache im Sinne des § 11 I des Behinderten-
gleichstellungsgesetzes (BGG) und in Fortschreibung des Handlungskonzeptes zur Kölner 
Behindertenpolitik um. 
 
Die Verwaltung hat in ihrer Mitteilung 3225/2019 selber präzisiert: „Einfache Sprache ist ei-
ne sprachlich vereinfachte Fassung der Standardsprache oder der Fachsprache. Der 
Sprachstil ist betont einfach, klar und verständlich. Texte in einfacher Sprache haben kürze-
re Sätze, einen einfachen Satzbau und wenige Nebensätze.“ 
 
Die Verwaltung hat in Abstimmung mit der*dem Behindertenbeauftragten in den vergangenen Jahren 
bereits verschiedene Regelungen zur Verwendung einfacher beziehungsweise dort, wo dies möglich 
ist, auch leichter Sprache bei der Stadt Köln verabschiedet. In diesem Zuge wurde unter anderem die 
"Richtlinie für die Erstellung sehbehinderten- und blindengerechter Dokumente sowie für die Verwen-
dung Leichter Sprache" erlassen, die am 01.06.2009 in Kraft getreten ist. Das Personal- und Verwal-
tungsmanagement hat im Rahmen der eingangs genannten Abfrage nochmals alle städtischen

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Dienststellen sensibilisiert, die Richtlinie konsequent umzusetzen. 
 
Eine vollständige und ausnahmslose Umstellung auf einfache Sprache in allen Dezernaten und 
Dienststellen würde einen immensen Umstellungsaufwand nach sich ziehen. Die Umformulierung, 
Umstellung und Anpassung sämtlicher Texte (einschließlich der betroffenen technischen Komponen-
ten wie Fachverfahren, Weboberflächen, Textbausteinen und dem Formularwesen) würde erhebliche 
finanzielle und personelle Ressourcen binden und wäre nur in einem mehrjährigen Projekt überhaupt 
realisierbar. Neben dem internen Verwaltungsaufwand wären auch externe Dienstleistungen zu be-
auftragen.  
 
Die Abfrage in den städtischen Dienststellen lässt keinen Rückschluss darauf zu, dass ein Bedarf an 
einer solchen vollständigen Umstellung auf einfache Sprache aus Sicht der Bürger*innen und 
Kund*innen der Stadtverwaltung gegeben ist. Bisher wurden lediglich in 12 Dienststellen Texte in 
einfacher Sprache angefordert wurden, in 55 Dienststellen war dies bisher nicht der Fall. 
 
Aus Sicht der Verwaltung ist es zielführend, die Schreiben oder Texte, die auf einfache Sprache um-
gestellt werden sollten, gezielt auszuwählen. Dies können zum Beispiel Schreiben  sein, die sich an 
größere Personenkreise richten, da davon auszugehen ist, dass hierbei immer auch eine gewisse 
Zahl an Personen angeschrieben wird, die auf Informationen in einfacher Sprache angewiesen sind. 
 
Um dieses Vorhaben voranzutreiben, wird ein Expert*innengremium mit Vertretern*innen des Perso-
nal- und Verwaltungsmanagements (11), des Amtes für Informationsverarbeitung (12), des Amtes für 
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (13), des Amtes für Integration und Vielfalt (16), der Behindertenbe-
auftragten sowie bei Bedarf weiteren Dienststellen und externen Expert*innen eingerichtet. Das Gre-
mium wird Vorschläge erarbeiten, welche Texte dahingehend umgestellt werden können, dass stan-
dardmäßig in einfacher Sprache formuliert und bei Bedarf auch ergänzende Unterlagen in leichter 
Sprache beigefügt werden können (beispielsweise bei Massenverfahren im Bußgeld -, Sozial- und 
Ordnungsbereich). Die Umstellung erfolgt dann federführend durch die jeweiligen Dienststellen. 
 
Hierzu kann das Modellprojekt „Übersetzung von Verwaltungsakten in Leichte Sprache“ der Stiftung 
Wohlfahrtspflege NRW wertvolle Impulse liefern. In diesem Projekt wurden bereits verschiedene Mög-
lichkeiten erarbeitet und mit ihren jeweiligen Vor - und Nachteilen aufgeführt ( https://www.sw-
nrw.de/foerderung/gefoerderte-projekte/menschen-mit-behinderung/modellprojekt-uebersetzung-von-
verwaltungsakten-in-leichte-sprache/). So besteht beispielsweise die Möglichkeit, den Originaldoku-
menten ein allgemeines Begleitschreiben in leichter Sprache beizufügen oder online bereit zu stellen 
oder Fachbegriffe in einem Glossar zu erläutern, das einem Dokument als Anhang beiliegt.  
 
Laut der stadtweiten Abfrage gibt es in 28 Dienststellen bereits Texte in leichter Sprache. Dies sind 
überwiegend Texte auf der Internetseite sowie Schriftstücke, wie Flyer, Broschüren und Merkblätter. 
In 8 Dienststellen wurden bis her Texte in leichter Sprache angefordert. Rund die Hälfte der Dienst-
stellen sieht Bedarf, weitere Texte in leichter Sprache bereit zu stellen, zum Beispiel im Intranetauf-
tritt, in Form von Merkblättern oder in Schriftstücken, wie Flyer und Broschüren. Die andere Hälfte der 
Dienststellen sieht keinen Bedarf. 
Bezogen auf die Außenkommunikation über das Internet ist die Verwaltung bereits auf einem guten 
Weg (siehe Ziffer 5). 
 
 
2. Die Parteien bemühen sich ebenfalls ihre Anträge und Anfragen in möglichst einfacher 
und damit bürgerfreundlicher Sprache gemäß den unter 1. genannten Kriterien der Mittei-
lung 3225/2019 einzubringen.  
 
Die Verwaltung bringt - in den Grenzen der notwendigen Rechtssicherheit - zukünftige 
Verwaltungsvorlagen ebenfalls in möglichst einfacher Sprache ein. Die Verwaltung stellt 
ihren Vorlagen zusätzlich eine kurze Zusammenfassung in leichter Sprache voran – ähn-
lich wie es z.B. der LVR bereits umsetzt. 
 
Die Verwaltung weist ihre Dienststellen auf die Verwendung von einfacher und bürgernaher Sprache 
in Verwaltungsvorlagen hin und wird durch das unter Ziffer 1 genannte Expter*innengremium prüfen

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lassen, welchen Vorlagen Zusammenfassungen in leichter Sprache vorangestellt werden sollten, z.B. 
die der Stadtarbeitsgemeinschaft Behindertenpolitik. 
 
Allen Verwaltungsvorlagen eine Zusammenfassung in leichter Sprache voranzustellen ist mit einem 
hohen Zeitaufwand und zusätzlichen Kosten verbunden. Dies würde gerade bei zeitkritischen Verwal-
tungsvorlagen zu zeitlichen Verzögerungen führen und wird deshalb nicht befürwortet. Für leichte 
Sprache gelten feste Regeln, die vom „Netzwerk Leichte Sprache“ festgelegt werden. Übersetzungen 
in leichte Sprache müssten von externen Übersetzungsbüros vorgenommen werden.  
 
 
3. Alle Menschen in Köln erhalten einen Anspruch auf Erklärungen und Schreiben in leichter 
Sprache synonym zu § 11 II BGG.  
 
Aus der unter Ziffer 1 genannten Richtlinie sowie den Regelungen des „Handbuch Köln“, der Allge-
meinen Dienst- und Geschäftsanweisung der Stadtverwaltung, ergibt sich bereits heute e in solcher 
Anspruch auf den Erhalt von kostenlosen Erklärungen und Schreiben in leichter Sprache, sofern ein 
entsprechender Bedarf besteht. 
 
 
4. Veröffentlichungen Dritter sowie Gesetzestexten sind Zusammenfassungen in leichter, 
aber zumindest in einfacher Sprache beizufügen. 
 
Durch das Expert*innengremium (vgl. Ziffer 1) wird geprüft, in welchen Fällen eine Zusammenfassung 
in leichter oder einfacher Sprache beigefügt werden kann. Im Übrigen wird auf die Ausführungen in 
Ziffer 1 verwiesen. 
 
 
5. Für den Internetauftritt der Stadt Köln gelten die oben aufgeführten Punkte ebenfalls. Ein-
fache und wenn möglich leichte Sprache sind zukünftig als Verwaltungsstandard zu ver-
wenden. Sollte schwere Sprache z. B. aus rechtlichen Gründen nicht zu vermeiden sein, 
ist diese folgend stets angemessen in leichter oder einfacher Sprache zu erläutern. 
Die Option der leichten Sprache ist auf der Internetseite der Stadt Köln wie eine Überset-
zung zu nutzen und muss dementsprechend zur Verfügung stehen.  
 
Die Verwaltung verfolgt das Ziel, einfache Sprache in der Kommunikation zu verwenden. So gehört 
es unter anderem zu den Kernanliegen des Amtes für Presse - und Öffentlichkeitsarbeit, auch kom-
plexe Sachverhalte der Verwaltung mittels einfacher Sprache – verstanden als einfachen, klaren und 
verständlichen Sprachstil – möglichst bürger*innennah zu kommunizieren. Auch leichte Sprache wird 
bereits heute für bestimmte Texte, insbesondere im städtischen Internetangebot, umgesetzt. Das 
Angebot wird kontinuierlich weiter ausgebaut. 
 
Die Verwaltung lässt die 200 wichtigsten Produktseiten sukzessive in leichte Sprache übersetzen, 
hierfür besteht ein Rahmenvertrag mit einem auf leichte Sprache spezialisierten Übersetzungsbüro. 
Stand Dezember 2021 sind bereits 111 Internetseiten / Dienstleistungen in leichte Sprache übersetzt. 
Dies beinhaltet die Seiten mit den häufigsten Klickzahlen, sowie Seiten, bei denen seitens der 
Fachämter ein entsprechender Bedarf an Übersetzung in leichte Sprache erkannt wurde. Nachfol-
gend sind die Klickzahlen für den Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2021 aufgeführt. 
 
TOP 11 Dienstleistungen in Leichter Sprache: 
 
1. Personal-Ausweis: 31.655 Seitenaufrufe  
2. Wohnungs-Vermittlung: 20.338 Seitenaufrufe  
3. Hund anmelden: 14.984 Seitenaufrufe  
4. Wohn-Berechtigungs-Schein: WBS: 17.065 Seitenaufrufe  
5. Melde-Bescheinigung: 11.265 Seitenaufrufe

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6. Wohnsitz zum ersten Mal in Köln anmelden: 19.055 Seitenaufrufe  
7. Deutsch werden durch Einbürgerung: 9.175 Seitenaufrufe  
8. Fahrzeug in Köln ummelden: 10.699 Seitenaufrufe  
9. Papiere im Amt beglaubigen lassen: 8.561 Seitenaufrufe  
10. Wohnsitz abmelden: 8.041 Seitenaufrufe  
11. Wohnsitz zu einer anderen Adresse in Köln ummelden: 11.251 Seitenaufrufe  
Über das Icon 
 lässt sich zudem eine Übersichtsseite zur Leichten Sprache aufrufen. 
https://www.stadt-koeln.de/leben-in-koeln/soziales/informationen-leichter-sprache 
Diese Seite hatte im genannten Zeitraum 31.151 Aufrufe. 
 
 
6. Die Stadt organisiert ein entsprechendes Kursangebot zur Erreichung dieses Ziels für ihre 
Mitarbeitenden und die Fraktionen (z. B. über das Amt für Weiterbildung). Sie fördert aktiv 
Mitarbeitende die sich diesbezüglich extern weiterqualifizieren und zertifizieren lassen 
möchten, wenn diese sich im Anschluss als Multiplikatoren in die Stadtverwaltung zur 
Verfügung stellen.  
 
Das städtische Fortbildungsprogramm enthält bereits ein entsprechendes Schulungsangebot, um die 
Mitarbeitenden für die Thematik zu sensibilisieren. Dazu zählen beispielsweise die jeweils 1,5 bis 2-
tägigen Seminare "Leichte Sprache", "Moderne Verwaltungskorrespondenz – Berichte, Stellungnah-
men und Briefe verständlich schreiben“ sowie „Kundenkontakt mit gehörlosen und hörgeschädigten 
Bürgerinnen und Bürgern“. Die Teilnehmendenzahl an den Schulungen lag im Jahr 2019 bei 205 (da-
von „Leichte Sprache“: 10), im Jahr 2020 bei 128 (davon „Leichte Sprache“: 6) und im Jahr 2021 bei 
148 (davon „Leichte Sprache“: 0). Für die Jahre 2020 und 2021 ist darauf hinzuweisen, dass diese 
bedingt durch die Lockd owns und die Umstellung auf digitale Formate im Kontext der Corona -
Pandemie nicht repräsentativ sind. 
 
Die Fraktionen können im Rahmen ihres eigenen Fortbildungsbudgets entsprechende Schulungsan-
gebote eigenständig beauftragen und wahrnehmen. 
 
 
7. Die korrekte Verwendung von leichter und einfacher Sprache ist in allen schriftlichen Pub-
likationen der Stadt, als auch für ihren Internetauftritt, in regelmäßigen Abständen von ei-
ner unabhängigen Stelle zu validieren und die Ergebnisse der Politik vorzulegen. 
 
Dies s oll durch das unter Ziffer 1 genannte Expert*innengremium erfolgen. Dem Ausschuss für All-
gemeine Verwaltung und Rechtsfragen wird jährlich, erstmals im 2. Halbjahr 2022 berichtet. 
 
 
8. Für alle der Stadt Köln anhängigen Unternehmen, Mehrheitsbeteiligungen, Stiftungen etc. 
sind diese Regelungen wo immer möglich synonym anzuwenden.  
 
Dies kann durch die Stadt Köln aus rechtlichen Gründen nicht verbindlich vorgeschrieben werden. Die 
Verwaltung wird jedoch die städtischen Regelungen als Muster an die der Stadt Köl n anhängigen 
Unternehmen, Mehrheitsbeteiligungen, Stiftungen etc. weitergeben mit der Empfehlung, die Regelun-
gen – wo immer dies möglich und erforderlich ist – entsprechend anzuwenden. 
 
 
9. Viele Menschen die auf die leichte Sprache angewiesen sind, sind ebenfalls auf die Nut-
zung des öffentlichen Personenverkehrs angewiesen. Daher wird insbesondere die KVB 
beauftragt, zukünftig für Fahrpläne, Beschilderungen und Verkaufsautomaten ausschließ-
lich leichte Sprache zu verwenden. 
 
Eine unmittelbare Beauftragung der KVB ist aus rechtlichen Gründen nicht möglich. Die Verwaltung

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gibt das Anliegen an die KVB weiter. 
 
 
Gez. Blome

Begriffsdefinition 
 
Was ist leichte Sprache, was ist einfache Sprache? 
Bei leichter Sprache handelt es sich um eine spezielle Ausdrucksweise, die festgelegten 
Regeln folgt. Behörden sind beispielsweise inzwischen per Verordnung verpflichtet, 
bestimmte Erläuterungen auf ihren Websites nach diesen Regeln anzubieten. Das 
Regelwerk hat ein Verein aus Münster herausgegeben, das „Netzwerk Leichte Sprache“. 
Zentrale Regeln sind unter anderem, kurze und einfache Sätze zu formulieren, Wörter nicht 
zu variieren und neue Sätze jeweils in einer neuen Zeile beginnen zu lassen. 
 
Einfache Sprache ist komplexer als leichte Sprache. Die verwendeten Wörter dürfen 
schwieriger sein, längere Sätze und Nebensätze sind erlaubt. Im Gegensatz zur leichten 
Sprache gibt es für die einfache Sprache kein festes Regelwerk. Dennoch gilt auch hier, 
Fremdwörter zu vermeiden oder zu erklären, sowie Texte klar zu strukturieren und sinnvoll 
zum Beispiel durch Aufzählungen zu gliedern. 
 
Auswertung Fragebögen 
 
Die Befragung hat im Zeitraum 19.10.-05.11.2021 stattgefunden. 
71 Fragebögen wurden ausgefüllt zurückgesendet. Fragebögen, die von mehreren 
Abteilungen eines Amtes inhaltsgleich ausgefüllt wurden, wurden für die Auswertung zu 
einer Dienststelle zusammengefasst. Daraus ergaben sich 67 auszuwertende Fragebögen 
aus 60 Dienststellen. 
 
Auswertung der Rückmeldungen mit Freitext: 
Es gibt bereits einige Texte in Leichter und einfacher Sprache. Diese bestehen insbesondere 
im Internet (www.stadt.koeln, www.meinungfuer.koeln, www.museenkoeln.de, 
www.vhs.koeln) sowie in Schriftstücken (Flyer, Broschüren, Merkblätter, Einladungen, 
Inklusionsplan, Programmheft VHS). 
Der größte Bedarf, weitere Texte in Leichter oder einfacher Sprache bereitzustellen, wird 
ebenfalls bei Schriftstücken gesehen (Flyer, Broschüren, Infomaterial, Anmeldeformulare). 
Als Unterstützung wird hauptsächlich ein Rahmenvertrag mit einem Übersetzungsbüro 
gewünscht. 
 
Die Auswertung der zahlenmäßigen Rückmeldung ist in der folgenden Tabelle dargestellt:

Anzahl 
Beantwortungen 
  
I.) Bestandsaufnahme zur Leichten Sprache 
1.) Wurde in Ihrer Dienststelle schon mal ein Text in Leichter Sprache angefordert, z.B. 
durch eine*n Bürger*in?   
□ ja 8 12% 
□ nein 59 88% 
1a.) Falls ja: Wie oft, schätzen Sie, wird in Ihrer Dienststelle durchschnittlich ein Text 
in Leichter Sprache angefordert?   
  
□ ca. 1-10-mal pro Jahr 3 
□ ca. 11-50-mal pro Jahr 4 
□ öfter als 50-mal pro Jahr 1 
2.) Gibt es in Ihrer Dienststelle Texte in Leichter Sprache? (z.B. Internetauftritt, Flyer, 
Begleittexte usw.)   
□ ja 28 42% 
□ nein 39 58% 
2a.) Wenn ja, welche Texte werden in Ihrer Dienststelle in Leichter Sprache 
bereitgestellt?   
  
Beispielhafte Antworten: Internet-Veröffentlichungen (z. B. auf www.stadt.koeln),   
 Intranetbeiträge, Broschüren, Merkblätter, Einladungen, Programmheft VHS 29 
3.) Sehen Sie Bedarf, (weitere) Texte in Leichter Sprache bereitzustellen?   
□ ja 37 55% 
□ nein 30 45% 
3a.) Wenn ja, bei welchen Textsorten sehen Sie bezüglich der Anwendung von 
Leichter Sprache Handlungsbedarf?     
□ Information zu Bescheiden 12 12% 
□ Merkblätter 18 19% 
□ Internetauftritt 29 30% 
□ Begleittexte 16 16% 
□ Sonstiges, z.B. Sitzungsvorlagen, Flyer, Broschüren, Formulare 22 23% 
4.) In welcher Form wünschen Sie sich Unterstützung bei der Verwendung von 
Leichter Sprache?     
□ Texte in Leichter Sprache übersetzen 31 19% 
□ Textbausteine in Leichter Sprache bereitstellen 26 16% 
□ Einzelne Wörter durch Leichte Sprache erklärt 15 9% 
□ Bilder zur Veranschaulichung eines Textes 25 16% 
□ Leitfaden mit Tipps und Anwendungsbeispielen zur Leichten Sprache 34 21% 
□ Schulungen zur Anwendung der Leichten Sprache 21 13% 
□ Sonstiges, z.B. Rahmenvertrag mit Übersetzungsbüro, Lizenz für Textlab 8 5%

II.) Bestandsaufnahme zur Einfachen Sprache 
5.) Wurde in Ihrer Dienststelle schon mal ein Text in Einfacher Sprache angefordert, 
z.B. durch eine*n Bürger*in?   
□ ja 12 18% 
□ nein 55 82% 
5a.) Falls ja: Wie oft, schätzen Sie, wird in Ihrer Dienststelle durchschnittlich ein Text 
in Einfacher Sprache angefordert?   
  
□ ca. 1-10-mal pro Jahr 8 
□ ca. 11-50-mal pro Jahr 2 
□ öfter als 50-mal pro Jahr 3 
6.) Gibt es in Ihrer Dienststelle Texte in Einfacher Sprache? (z.B. Internetauftritt, Flyer, 
Begleittexte usw.)   
□ ja 29 43% 
□ nein 38 57% 
6a.) Wenn ja, welche Texte werden in Ihrer Dienststelle in Einfacher Sprache 
bereitgestellt?   
  
Beispielhafte Antworten: Internetauftritt, Flyer, Broschüren, Merkblätter, Plakate,   
Anschreiben, Ausstellungstexte, Audioguide 29 
7.) Sehen Sie Bedarf, (weitere) Texte in Einfacher Sprache bereitzustellen?   
□ ja 43 64% 
□ nein 24 36% 
7a.) Wenn ja, bei welchen Textsorten sehen Sie bezüglich der Anwendung von 
Einfacher Sprache Handlungsbedarf?     
□ Information zu Bescheiden 15 14% 
□ Merkblätter 17 16% 
□ Internetauftritt 34 32% 
□ Begleittexte 19 18% 
□ Sonstiges, z.B. Beschlussvorlagen, Ordnungsverfügungen, Flyer, Protokolle 22 21% 
8.) Möchten Sie uns Anregungen oder Hinweise zu dem Thema geben?     
Rahmenvertrag, Hürde rechtliche Vorgaben und Formalitäten , Auf zielgruppen-     
gerechte Kommunikation achten, Schulungen anbieten 32 48%