Abschlussbericht zum Digitalisierungsprogramm 2019 - 2022 - Schwerpunkt "Dienstleistungen für Bürger*innen und Unternehmen"

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  Abgeschlossene Projekte Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 1 eID-Karte für Unionsbürger*innen https://meldewesen.stadt-koeln.de/webclient/app/m/1/eidcard 3 I 2 Einführung der Stufe 3 für die internetbasierte Kf z-Zulassung https://ikfz.stadt-koeln.de/ 3 I 3 Fahrerlaubnis - Führerscheinumtausch Online Nach den Vorgaben der EU-Richtlinie 2006/126/EG sind alle vor dem 19.01.2013 ausgestellten Führerscheine bis spätestens 19.01.2033 gegen neue, einheitliche und fälschungssichere Dokumente umzutauschen. Der Umtausch erfolgt (gestaffelt nach Alter des Führerscheininhabers) in mehrere Phasen. In der erste Phase (Geburtsjahrgänge 1953 - 1958) war ein Umtausch bis 19.01.2022 vorgesehen. Um die Zahl der persönlichen Vorsprachen in den Kundenzentren zu reduzieren, soll in diesem Projekt eine Möglichkeit geschaffen werden, den Antrag auf einen Umtausch des Führerscheins online zu stellen. Alle erforderlichen Antragsunterlagen sollen in digitaler Form übermittelt bzw. hochgeladen werden können. Über eine Anbindung an ePayBL sollen anfallende Gebühren bei der Antragstellung online ge zahlt werden können. Die online erfassten Daten und hochgeladenen Antragsunterlagen sollen über eine Schnittstelle automatisiert in das Fachverfahren der Führerscheinstelle übernommen werden. Die Ausgabe der neuen Führerscheine erfolgt in den Kundenzentren. https://fuehrerschein-pflichtumtausch.stadt- koeln.de/webclient/app/m/1/umtauschfs 3 I 4 Melderegister - einfache Selbstauskunft https://melderegisterauskunft.stadt- koeln.de/MesoInternetauskunft/Login/start.do;jsessionid=54BB DB73A1EA94AA97E6236F9393C11A.jvm69 3 I 5 Tierhaltung neue Bezeichnung: "Formularablösung für Hundeangelegenheiten" https://hunde-anmeldung.stadt-koeln.de/ 2 (Steuer) / 3 (Ordnungsamt) I, II 6 Widersprüche und Übermittlungssperren - Daten digital anfordern und Eintragung und Lösung digital anfordnern https://meldewesen.stadt-koeln.de/webclient/app/m/1/uebermittlungssperre 3 I 7 Optimierung der Antragsverfahren im Internet 2 IX 8 Ablösung des Kfz-Zulassungsverfahrens OK.Vorfahrt I 9 Aufrufanlage NetCallUp IX Zukunftsfähige Bürgerdienste Weitere Digitalisierungsprojekte Anlage 1 1 Abgeschlossene Projekte Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 10 Digitalisierung der Bestände und Weiterentwicklung de s digitalen Historischen Archivs (DHAK) https://historischesarchivkoeln.de/welcome.xhtml VII 11 Digitalisierung Meldekartei VII 12 Einbindung PayPal in die städtische Bezahlplattform ePayBL IX 13 Einbindung Servicekonto.NRW IX 14 Einführung Kreditkartenzahlung & Google/Apple-Pay an EC-Cash-Geräten in den Kundenzentren - Stadtweiter Rollout I 15 elektronische Zustellungsurkunden für Bußgeldbescheide Im Rahmen dieses Projektes wurden die analogen Zustellungsurkunden (d. h. in Papierform) durch eine digitale Zustellungsbestätigung ersetzt. I 16 Implementierung eines Beschlusscontrolling in den besteh enden Ratsportalen (Bürgerinfo, Mitarbeiterinfo und Ratsinfo) OB 17 "Kundenzentrum der Zukunft - Self-Service-Terminals" Alte Bezeichnung: Bürgerterminal Alle neun Kundenzentren werden mit sogenannten Self-Service-Terminals ausgestattet, an denen Bürger*innen biometrische Fotos, Fingerabdrücke und ihre Unterschrift erfassen können. Hierdurch werden die bisherigen Fotoautomaten abgelöst. I 18 Online-Terminreservierung NetAppoint (u.a. Traukalen der) https://www.stadt-koeln.de/artikel/06415/index.html IX 19 Pilotbetrieb Barzahlen bei der Bußgeldstelle Bürger*innen können ihre Verwarnungen im ruhenden Verkehr beim Einkauf in unterschiedlichen Einzelhandelsgeschäften bezah len, z. B. auch sonntags. Erweiterung des städtischen Zahlungsportfolios um ein innovatives Zahlverfahren I 20 Portfoliomanagement für Dez VIII (Einführung eine r übergreifenden Grundstücksakte) VIII 21 Realisierung der eEinbürgerungsakte I 22 Softwareentscheidung Beschwerdemanagement I 23 Steuerung der Besucherströme mittels Aufrufanlagen - Wohnungsamt (56) V Anlage 1 2 Abgeschlossene Projekte Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 24 elektronische Rechnungsbearbeitung 3 II 25 Verwarnungen und Bescheide mit QR-Code I 26 Clubkataster alte Bezeichnung: Kulturwegweiser Cologne https://cpoint.stadt- koeln.de/mapapps/resources/apps/clubkataster/index.html?lang=de VII 27 Ausnahmegenehmigung für besondere Verkaufsveranstaltung en WSP.NRW 3 I 28 Ausnahmegenehmigung von Sperrzeit und Nachtruhe WSP. NRW 3 I 29 Baulasten online (Negativ-Atteste) https://www.stadt-koeln.de/service/onlinedienste/baulasten-online/ 3 VIII 30 Betriebsfortführungsgestattung WSP.NRW https://service.wirtschaft.nrw/antrag/betriebsfortfuehrung-leistungsauswahl 3 I 31 Bewacher, § 34a GewO - WSP.NRW https://service.wirtschaft.nrw/online-antraege 3 I 32 eGewerbe: eAuskunft (gebührenpflichtige Auskünfte bere chtigte Personen) https://gewerbe.koeln/gewerbe/eauskunft/?op=system-login- weiterleitung&gmid=21776 3 I 33 eGewerbe: eAuskunft (öffentliche Suche) https://gewerbe.koeln/gewerbe/eauskunft/?op=system-hilfe- aufrufen&gmid=21778&source=search&hop=eauskunft-suche-einga be- parameter 3 I 34 Erlaubnis für den gewerblichen Güterkraftverkehr Erlaubnis für den gewerblichen Güterkraftverkehr mit einem zulässigen Gesamtgewicht (einschließlich Anhänger) von mehr als 3,5 Tonnen https://service.wirtschaft.nrw/antrag/gueterkraftverkehr 3 I 35 Erlaubnis zur gewerbsmäßigen Bekämpfung von Wirbeltie ren als Schädlinge https://service.wirtschaft.nrw/antrag/erlaubnistierzucht 3 V 36 Fahrschulerlaubnis und Fahrlehrer https://service.wirtschaft.nrw/antrag/fahrschulen-fahrlehrer- leistungsauswahl 3 I 37 Flurkarte Online (ehem. Katasterauskunft online) https://www.stadt-koeln.de/service/onlinedienste/flurkarte-online 3 VIII Zukunftsfähige Bürgerdienste, Serviceerleichterung für Unternehmen Zukunftsfähige Bürgerdienste, Soziales und Familie Serviceerleichterung für Unternehmen Weitere Digitalisierungsprojekte Anlage 1 3 Abgeschlossene Projekte Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 38 Gaststättengewerbe WSP.NRW https://service.wirtschaft.nrw/antrag/gaststaettengewerbe-leistungsauswahl 3 I 39 Gewerbean-, -um- und -abmeldung https://service.wirtschaft.nrw/antrag/gewerbemeldung-leistungsauswahl 3 I 40 Hilfe in besonderen Lebenslagen (Hibl); Mietrückstände ; Antragstellung mit Online-Formular und elektronische Datenübertragung in das Fachverfahren https://www.stadt-koeln.de/service/produkte/20248/index.html 3 VI 41 Konzession für Privatkranken-, -entbindungsanstalten, -n ervenkliniken https://service.wirtschaft.nrw/antrag/konzession-privatkliniken- leistungsauswahl 3 I 42 Lager- und Abbrenngenehmigungen für pyrotechnische G egenstände WSP.NRW https://service.wirtschaft.nrw/online-antraege 3 I 43 Makler, Anlageberater, Bauträger, Wohnimmobilienver walter und Baubetreuer, § 34C GewO WSP.NRW https://service.wirtschaft.nrw/antrag/34c-leistungsauswahl 3 I 44 Meldeverfahren nach §20a Infektionsschutzgesetz (IfSG) https://service.wirtschaft.nrw/online-antraege 3 V 45 Pfandleiher § 34 GewO - WSP.NRW https://service.wirtschaft.nrw/online-antraege 3 I 46 Prostutionstätigkeit https://service.wirtschaft.nrw/online-antraege 3 I 47 Reisegewerbe und Wanderlager https://service.wirtschaft.nrw/antrag/reisegewerbe-leistungsauswahl 3 I 48 Schausteller https://service.wirtschaft.nrw/antrag/schaustellung-leistungsauswahl 3 I 49 Sondernutzung von Straßen und Verkehrsraumeinschränkung en WSP.NRW Erleichterung der Antragsstellung durch ergänzenden digitalen Zugang zur Einreichung der Antragsunterlagen (Mail) https://service.wirtschaft.nrw/antrag/sondernutzungstr 3 I, III 50 Spielhallen- und Aufstellerlaubnis https://service.wirtschaft.nrw/antrag/spielhallen-leistungsauswahl 3 I 51 Standplatzgenehmigungen Wochen- und Spezialmärkte W SP.NRW https://service.wirtschaft.nrw/online-antraege 3 I, VIII 52 Steuer: Bescheinigung in Steuersachen https://service.wirtschaft.nrw/antrag/steuerliche- unbedenklichkeitsbescheinigung-leistungsauswahl 3 II 53 Tätigkeiten mit Krankheitserregern https://service.wirtschaft.nrw/antrag/krankheitserreger-leistungsauswahl 3 V 54 Tierzucht und -haltung https://service.wirtschaft.nrw/antrag/erlaubnistierzucht 3 I 55 Versteigerergewerbe https://service.wirtschaft.nrw/antrag/versteigerergewerbe-leistungsauswahl 3 I Anlage 1 4 Abgeschlossene Projekte Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 56 Wiedergestattung https://service.wirtschaft.nrw/online-antraege 3 I 57 eGewerbe: Gewerbemeldungen und Anträge, Genehmigu ngen und Erlaubnisse - Einführung Migewa-Modul Bewacher 2 I 58 eGewerbe: Gewerbemeldungen und Anträge, Genehmigu ngen und Erlaubnisse - Einführung Migewa-Modul Prostitution 2 I 59 Übertragung der Erkenntnisse aus dem Projekt Digitalisi erung Hundesteueranmeldung auf andere Steuerarten hier: Vergnügungssteuer auf Unterhaltungsgeräte Bürger*innen können über ein mit dem Amt für Informationsverarbeitung entwickeltes WEB-Verfahren im Internet ein Onlineformular aufrufen und die erforderlichen Angaben zur An-/Abmeldung von Geldspiel- /Unterhaltungsgeräten an den Fachbereich Vergnügungssteuer des Steueramt übersenden. https://www.stadt-koeln.de/service/onlinedienste/-abmeldung-von- spielgeraeten-ohne-gewinnmoeglichkeit 2 II 60 Ausbau des Baustellenmanagement im Stadtwerkekonzern https://www.stadtwerkekoeln.de/baustellenmanagement-in-koeln/ Projekt ohne Reifegradbewertung III 61 Digitale Denkmalliste https://www.stadt-koeln.de/leben-in-koeln/planen- bauen/denkmalschutz/denkmalliste/index.html Projekt ohne Reifegradbewertung VI 62 Digitalisierung geförderter Wohnungsbau Erweiterung der Programms Wohnung2000 um ein eigenes Modul zur Bearbeitung der Anträge zum geförderten Wohnungsbau: Schaffung einer Basis für die digitalisierte Kommunikation mit Antragstellenden und Vermeidung von Fehlerquellen durch Reduzierung von redundanter Datenhaltung und von Medienbrüchen Projekt ohne Reifegradbewertung V 63 GKS-Mate Umschlag von Tieren und Produkten tierischen U rsprungs in der Grenzkontrollstelle am Flughafen Köln-Bonn Projekt ohne Reifegradbewertung VIII 64 Grundstücksinformationen online https://cpoint.stadt- koeln.de/grundstuecksinfo/resources/apps/grundstuecksinformation /index. html?lang=de Projekt ohne Reifegradbewertung VIII Weitere Digitalisierungsprojekte Anlage 1 5 Abgeschlossene Projekte Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 65 Unterprojekt Anbindung Amt für öffentliche Ordnung (alle Abteilungen) an das WSP Am 18.08.2017 ist das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz - OZG) in Kraft getreten. Dieses Gesetz besagt, dass bis 31.12.2022 Bund, Länder und Kommunen verpflichtet sind, ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Der Großteil der beim Amt für öffentliche Ordnung angebotenen Verwaltungsleistungen werden über das WSP. NRW zur Verfügung gestellt. Projekt ohne Reifegradbewertung I 66 Förderung Ehrenamtlicher Tätigkeit https://www.stadt-koeln.de/leben-in- koeln/soziales/ehrenamt/ehrenamtskarte-nrw 3 OB 67 BAföG-Online-Antrag https://www.bafoeg-digital.de/ams/BAFOEG 2 IV 68 Online-Antrag auf Wohnberechtigungsschein Eine automatisierte Übernahme der online eingegangenen Antragsdaten in das Fachverfahren soll auf der Grundlage eines vom Land NRW entwickelten Online-Antrags ermöglicht werden. Die Effizienz der Bearbeitung online beantragter Wohnberechtigungsscheine wird verbessert und unterstützt die zügige Entscheidung von Anträgen. https://formular-server.de/Koeln_FS/findform?shortname=56- F04_AntragWBS&formtecid=3&areashortname=send_html 2 V 69 24/7 E-Library und E-Learning Das digitale Angebot der Stadtbibliothek wird sukzessive mit E-Medien zum Download, Presse- und Rechercheportalen, professionellen Online- Tutorials, Lernprogrammen und Film- und Musik-Streamingdiensten ausgebaut. https://www.stadt-koeln.de/leben-in-koeln/stadtbibliothek/digitale-angebote VII 70 Bandbreitenerweiterung für die Kölner Schulen (>10 0 MB) IV 71 Entwicklung und Einführung eines webbasierten Gesundhe itswegweisers https://so-in.stadt-koeln.de/in.koeln V 72 Entwicklung und Einführung eines webbasierten Wegweise rs für Soziales und Senioren https://so-in.stadt-koeln.de/in.koeln V 73 E-Payment in der Stadtbibliothek VII Weitere Digitalisierungsprojekte Soziales und Familie Anlage 1 6 Abgeschlossene Projekte Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 74 in.koeln - Soziale Infrastruktur alte Bezeichnung: Bestandserfassung sozialer Infrastruktur in.koeln dient zur Erfassung und Auswertung von Informationen über soziale Angebote auf dem Kölner Stadtgebiet. Dieser Service soll ab Januar 2022 in der gesamten Stadtverwaltung ausgerollt und den gesamtstädtischen sowie fachbereichsspezifischen Anforderungen entsprechend weiterentwickelt werden. Neben dem internen Nutzen dieser Anwendung werden die erfassten Informationen inklusive einer Kartendarstellung auf der städtischen Website unter [so-i n.stadt- koeln.de/in.koeln](https://so-in.stadt-koeln.de/in.koeln) auch der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt. Zudem besteht eine Anbindung an das Geoinformationssystem. https://so-in.stadt-koeln.de/in.koeln IX 75 Medienschränke für mobile Endgeräte in der Zentralbi bliothek VII 76 Online-Beratung im Familienbüro https://stadt-koeln.assisto.online/ IV 77 Online-Veranstaltungen zu MINT- und Digitalthemen Die Stadtbibliothek wird im Rahmen des jährlichen MINT-Festivals aus dem Social-Media-Studio der Stadtbibliothek via Edudip oder YouTube live streamen. VII 78 Optimierung der Mieter- und Mietenverwaltung V 79 Optimierung der Nebenkostenabrechnung V 80 Optimierung des städtischen Flüchtlingsdatenmanagements 81 Pflegeplatzwegweiser https://www.mags.nrw/pflegeplatzsuche-mit-dem-heimfinder-nrw V 82 Softwareunterstützung Einnahmeverwaltung (Mieten un d Gebühren) V 83 Virtuelle Beratungsstelle JuDi (anonyme Online-Berat ung für Jugendliche in Problemlagen) https://stadt-koeln.assisto.online/onlineberatung IV 84 Weiterentwicklung Little Bird - Schnittstelle zum Fach verfahren KiTaPLUS bei freien Trägern https://portal-koeln.little-bird.de/ IV Anlage 1 7 Abgeschlossene Projekte Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 85 Bewerbermanagement (Bewerberportal, Bewerberverwal tung) Implementierung der SAP E-Recuiting-Software zur Durchführung von externen Stellenbesetzungsverfahren. Ergebnis: Das Bewerbungsverfahren im Bewerbercenter wird komplett online durchgeführt und die weitergehende Kommunikation mit der/dem Bewerber*in läuft ebenso online. https://bewerbungsportal.stadt- koeln.de/sap/bc/webdynpro/sap/hrrcf_a_startpage_ext_cand?sap%20-wd- configId=ZER_HRRCF_A_STARTPAGE_EXT_CAND&param=Y2FuZF90e XBlPWU%3d&sap-client=004&sap-language=DE 3 I 86 cBox - webbasierter Zugriff auf städtische Dateiablage n https://cbox-next.stadt-koeln.de/ IX 87 Einführung einer Alarmierungslösung für Arbeitsplätz e I 88 Einrichtung der SAP-Versorgungsadministration (VADM) I 89 Elektronisches Gehaltsstammblatt (Personalkiosk / SAP ESS) I 90 Entwicklung cPort 2.0 https://cport-basic.stadt-koeln.de IX 91 Personalvertretung digital Digitalisierung der Personalvertretung durch Softwareeinführung. I 92 Wohnraum-Identitätsnummer NRW https://serviceportal.gemeinsamonline.de/Onlinedienste/Service/Entry/WO HNRAUMID 3 V 93 Drucken als Service: Ausschreibung von Multifunktionsgeräten und Reduzierung von Arbeitsplatzdruckern IX 94 Einführung der eGrundstücksakte Ziel dieses Projektes ist die elektronische Ablage und die zugehörige Transformation sämtlicher Dokumente die bei der Aufgabenerledigung eines Ankaufs, Verkaufs oder Vorkaurechtsvorgang erzeugt werden. Danach kann auf die Papierakte komplett verzichtet werden. Ebenso wird die Vernetzung zu anderen Behörden unter Einhaltung der Datenschutzrechtlichen Bedingungen wesentlich erleichtert. VIII 95 Einführung des "besonderen Behördenpostfachs (beBPo)" als Standarddienst für die elektronische Kommunikation mit Behörden II Umsetzung OZG Digital Framework Weitere Digitalisierungsprojekte Stärkung der Arbeitgebermarke Anlage 1 8 Abgeschlossene Projekte Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 96 Einführung einer neuen Handelsplatzlösung mit integ riertem Bedarfsprüfungsworkflow I 97 Erweiterung des DataWarehouse um ein neues Auswertung stool SAP Data Services (ETL-Tool) II 98 Erweiterung Public WLAN (Hotspot.koeln) IX 99 eWohngeldakte Einführung der e-Wohngeldakte anstelle von Papierakten. Mit der digitalen Akte werden die Weichen für eine zukunftsfähige Bearbei tung des Wohngeldes gestellt und eine Basis für eine digitale Be arbeitung geschaffen. V 100 Grundwasserdatenmanagement Die „Untere Bodenschutzbehörde und Grundwasserschutz“ beim Umwelt- und Verbraucherschutzamt der Stadt Köln wird mit einem EDV (elektronische Datenverarbeitung) gestützten Grundwasserdatenmanagementsystem zur Wahrnehmung von Aufgaben der Gewässeraufsicht für das Grundwasser, zur Überwachung von durch Altlasten oder schädliche Bodenveränderung verursachte Verunreinigungen von Gewässern, zur Überwachung von Altlasten und Altlastverdachtsflächen etc. ausgestattet. VIII 101 Migration des 2. RZ-Standortes nach Kalk IX 102 MobilApp für die Verkehrsüberwachung Die im städtischen Verkehrsdienst eingesetzte Software sowie die genutzten Hardwarekomponenten zur mobilen Erfassung von Verstößen im ruhenden Verkehr sind veraltet und entsprechen nicht dem heutigen Stand der Technik. Insbesondere fehlen Workflows zur fallbezoge nen, medienbruchfreien Kommunikation zwischen Außendienst, Innendienst und Leitstelle. Dieses Projekt umfasst die Beschaffung und Einführung einer neuen leistungsfähigen Software zur Bearbeitung von Verstößen und Ordnungswidrigkeiten auf den Smartphones der Außendienstmitarbeitenden. Die Bearbeitung der Vorgänge soll in standardisierten Workflows erfolgen, durch die der gesamt e Ablauf von der Entgegennahme des Auftrags bis zu seinem Abschluss vereinfacht, beschleunigt und nachvollziehbar dokumentiert wird. I 103 Modernisierung der VPN-Infrastruktur zur Anbindung von Schulen, Kita´s, Außenstellen, etc. IX Anlage 1 9 Abgeschlossene Projekte Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 104 Software für die Verwaltung von Schulungsmaßnahmen des Ordnungsdienstes Zur Pflege der bisherigen Schulungen der Mitarbeiter*innen und Planung zukünftiger Schulungsmaßnahmen I 105 Vertragsmanagement - Rollout II Erläuterung zu Reifegraden Reifegrad 3 : Der Antrag kann elektronisch abgewickelt werden. Nachweise können online übermittelt werden. Ist der Antrag gebührenpflichtig kann dieser elektronisch bezahlt werden. Wünschen die Reifegrad 2: Auf der Webseite der zuständigen Behörde gibt es einen Assistenten oder Ähnliches, um die Formulare (teilweise) online auszufüllen. Sie müssen ausgedruckt und dann per Post Anlage 1 10 Projekt gemäß Maßnahmenplanung in Bearbeitung (Abschluss 2023) Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 106 Ausnahmebescheinigung vom Vermarktungsverbot Umsetzungsprojektname: Haustierhaltung (Artenschutz) 3 VIII 107 EfA-Leistung: Führerschein - begleitendes Fahren ab 17 3 I 108 EfA-Leistung: Führerschein - Erweiterung um weit ere Klassen 3 I 109 Fahrerlaubnis - Führerscheinantrag Online In diesem Projekt wird eine Möglichkeit geschaffen, eine Fahrerlaubnis (Führerschein) online beantragen zu können. Dabei sollen alle erforderlichen Antragsunterlagen in digitaler Form übermittelt bzw. hochgeladen werden können. Über eine Anbindung an die Bezahl- Plattform ePayBL sollen anfallenden Gebühren bei der Antragstellung online gezahlt werden können. Die online erfassten Daten und hochgeladenen Antragsunterlagen sollen über eine Schnittstelle automatisiert in das Fachverfahren der Führerscheinstelle übernommen werden. 3 I 110 Haustierhaltungsanzeige besonders geschützter Wi rbeltiere Umsetzungsprojektname: Haustierhaltung (Artenschutz) 3 VIII 111 Tierschutzanzeige 3 VIII 112 Wildursprung 3 VIII 113 Leistungen nach dem Asylbewerbergesetz 2 V 114 Pilotbetrieb Indoor-Navigation beim Ausländeramt Besuchersteuerung innerhalb des Gebäudes als Wegweiser zu den einzelnen Vorsprachebereichen und Wartezonen innerh alb des Verwaltungsgebäudes im Standort Dillenburger Str. 56-66- Navigation innerhalb geschlossener Räume/Gebäuden analog gängiger Apps im Straßenverkehr u. a. auch für Menschen mit Einschränkungen, Pilotbetrieb konnte aufgrund der COVID19-Pandemie nur kurz starten. Der Pilot musste anschließend gestoppt werden.Verbesserung Service für Bürger*innen, besser gesteuerte Besucherströme, Reduzierung Rückfragen bei Kolleg*innen. I Zukunftsfähige Bürgerdienste Weitere Digitalisierungsprojekte Anlage 1 1 Projekt gemäß Maßnahmenplanung in Bearbeitung (Abschluss 2023) Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 115 SC-OWI-Portal, online-Portal der Bußgeldstelle alte Bezeichnung: elektronische Anzeige/ Anhörung/Befragung bei Ordnungswidrigkeiten (einschließlich Anbindung an ePayBL) Das Projekt hat zum Ziel, auf einem Web-Portal einen Dialog zwischen Bußgeldstelle und Fahrzeughaltenden zu ermöglichen, dabei ergänzende Informationen und Fotos zur Verfügung zu stellen und eine Bezahlmöglichkeit über ePayBL anzubieten. 3 I 116 Weiterentwicklung der elektronische Rechnungsbea rbeitung Weiterentwicklung der eRechnungsbearbeitung durch Einführung von FIORI (Ablösung Webanwendung), Einführung der eRechung im Baubereich inkl. entsprechender Softwareanpassungen, Anbindung weiterer relevanter Prozesse des Bestellwesens zur effizienteren digitalen Rechnungsbearbeitung. II 117 Sondernutzung im Öffentlichen Raum umfasst : - Parkerleichterungen für besondere Personengruppen - Veranstaltungserlaubnis 2 I 118 Übertragung der Erkenntnisse aus dem Projekt der Digitalisierung Hundesteueranmeldung auf andere Steuerarten; hier: Kulturförderabgabe Alte Bezeichnung: Antragstellung Kulturförderabgabe 2 II 119 VIA-Veranstaltung Für die Genehmigung und Bearbeitung von Veranstaltungen im öffentlichen Straßenraum soll eine Software eingeführt werden. Diese soll den Veranstalter\*innen die Möglichkeit zu einer digitalen Antragstellung bieten. Durch eine Vernetzung der Antragsdaten mit den Daten anderer städtischer Dienststellen über bereits genehmigte Baustelleneinrichtungen und temporär erteilte Sondernutzungsgenehmigungen sollen schon bei der online- Antragsstellung potentielle Konflikte festgestellt werden können. Das Programm soll das Genehmigungsverfahren durch eine integrierte Textverarbeitung, eine automatisierte Buchung der anfallenden Gebühren und eine elektronische Aktenführung (mit Anbindung an das städtische Dokumentenmanagementsystem) digitalisieren und optimieren. 2 I Weitere Digitalisierungsprojekte Zukunftsfähige Bürgerdienste, Serviceerleichterung für Unternehmen Serviceerleichterung für Unternehmen Anlage 1 2 Projekt gemäß Maßnahmenplanung in Bearbeitung (Abschluss 2023) Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 120 Genehmigung von Sondernutzungen im Straßenraum In Teilen der Verwaltung wird ein Programm namens "VIA" genutzt, um Genehmigungen im Stadtplan darzustellen. Um Synergien herzustellen, sollten auch die Erlaubnisse weiterer Fachämter, welche für öffentliches Straßenland erteilt werden, dort hinterlegt werden können. I 121 Bibliotheksanmeldung digital Die Stadtbibliothek wird eine Online-Anmeldung zur Bibliotheksnutzung incl. Bezahlverfahren einführen. 3 VII 122 Antragstellung Eingliederungshilfe Leistungen der Eingliederungshilfe sollen über ein Onlineformular beantragt werden können. Die Daten sollen elektronisch in das Fachverfahren übertragen werden. 2 V 123 Antragstellung Köln-Pass Der Köln-Pass kann über ein barrierefreies Formular online beantragt werden. Die Daten werden elektronisch in das Fachverfahren übertragen. 2 V 124 Antragstellung Mietrückstände Die Übernahme von Mietrückständen soll über ein Onlineformular erfolgen, die Daten sollen elektronisch in das Fachverfahren übertragen werden. 2 V 125 Antragstellung Sozialhilfe und Grundsicherung Die Beantragung von Sozialhilfe und Grundsicherung soll über ein Onlineformular erfolgen, die Daten sollen elektronisch in das Fachverfahren übertragen werden. 2 V 126 Antragstellung Unterhaltsvorschuss Unterhaltsvorschussleistungen sollen über ein Onlineformular beantragt werden können. Die Daten sollen elektronisch in das Fachverfahren übertragen werden. 2 V 127 Geburt (Geburtsanzeige, Sorgeerklärung bei nicht ehelichen Kindern, Erklärung zur Vaterschafts- bzw. Mutterschaftsanerkennung) 2 I Weitere Digitalisierungsprojekte Soziales und Familie Anlage 1 3 Projekt gemäß Maßnahmenplanung in Bearbeitung (Abschluss 2023) Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 128 Hilfe in besonderen Lebenslagen (HibL); Mietrück stände; Antragstellung mit Online-Formular und elektronische Datenübertragung in das Fachverfahren 2 V 129 Hilfe zur Überwindung besonderer sozialer Schwie rigkeiten 2 V 130 Hygienebelehrung (Gesundheitszeugnis) 2 V 131 Online-Antrag Wohngeld (OZG) Der bisher vom Land NRW zur Verfügung gestellte Onl ine- Wohngeldantrag wird durch einen bundeseinheitlichen Online-Antrag ersetzt. Im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes und des E-Government-Gesetzes hat der Bund in Zusammenarbeit mit den Ländern einen einheitlichen Vordruck entwickelt, der für Bürger*innen in Köln ab Winter 2022/2023 zur Verfügung stehen soll. Eine entsprechende Schnittstelle zur Übernahme der Antragsdaten in das Fachverfahren der Wohngeldstelle besteht bereits, s o dass künftig auf eine manuelle Erfassung der Daten verzichtet werden kann. Eine medienbruchfreie und vollständig digitale Bearbeitung trägt wesentlich zur Effizienz der Wohngeldstelle bei und unterstützt die zügige Entscheidung von Wohngeldanträgen. 2 V 132 Adoptionsvermittlung IV 133 Ausschreibung und Inbetriebnahme einer Software für die Betreuungsstelle beim Sozialamt V 134 eAkte Wohnberechtigungsschein Die Papierakten im Bereich WBS sollen durch eine digitale Akte ersetzt werden. Dadurch werden die Weichen für eine zukunftsfähige Bearbeitung gestellt und die Basis für die digitale Bearbeitung geschaffen. V 130 Einführung der elektronischen Akte im Sozialamt, 1. Teilprojekt: Erarbeitung des Konzepts zur nachfolgenden Einführung der E-Akte einschließlich Geschäftsprozessanalyse und –optimierung Alte Bezeichnung: eSozialakte Einführung der elektronischen Sozialhilfeakte in den leistungsgewährenden Bereichen des Sozialamtes V 131 Eingliederungshilfe V Weitere Digitalisierungsprojekte Anlage 1 4 Projekt gemäß Maßnahmenplanung in Bearbeitung (Abschluss 2023) Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 132 Elterngeld I 133 eWohngeldakte - Workflow In diesem Folgeprojekt sollen Freigabe- und Beteiligungsworkflows konzipiert und in Köln-DMS eingeführt werden, um eine möglichst vollständige elektronische Bearbeitung zu ermöglichen und Medienbrüche abzubauen. V 139 Pflegekindervermittlung und Pflegekindergeld IV 140 Wohngeld - Übernahme der Daten aus den Online ge stellten Anträgen in das Fachverfahren Daten aus Onlineanträgen sollen über eine Schnittstelle medienbruchfrei in das Fachverfahren (CZ) übernommen werden. Bund und Länder entwickeln einen einheitlichen Online-Wohngeldantrag. Auf dieser Grundlage sollen Schnittstellen für die jeweiligen Fachverfahren definiert und vereinheitlicht werden. V 141 Online-Terminvereinbarung für Beisetzungen und T rauerhallen Die derzeit in der städtischen Friedhofsverwaltung eingesetzte Friedhofssoftware wird über ein Onlinemodul erweitert, über das die in Köln zugelassene Bestattungsunternehmen Beisetzungstermine außerhalb der Erreichbarkeit der Friedhofsverwaltung reservieren können. Ziel ist es, den von den Hinterbliebenen beauftragten Bestattungsunternehmen mehr Flexibilität bei der Bestattungsplanung einzuräumen. 3 VIII 142 Parkerleichterung für besondere Personengruppen 2 I Soziales und Familie, Serviceerleichterung für Unternehmen Soziales und Familie, Zukunftsfähige Bürgerdienste Anlage 1 5 Projekt gemäß Maßnahmenplanung in Bearbeitung (Abschluss 2023) Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 143 eBauwerksakte Teil 1 & 2 alte Bezeichnung: Aufbau eines Archivmanagements bei 69 Ziel des Projektes ist es, die eBauwerksakte im Amt für Brücken, Tunnel und Stadtbahnbau offiziell einzuführen und im Arbeitsalltag effektiv nutzen zu können. Darüber hinaus soll der Bauaktenbestand des Amtes kontinuierlich digitalisiert werden. Nach Programmierung und technischen Produktivsetzung der Anwendung wird nun mit der Digitalisierung der aufgearbeiteten Altakten begonnen und nach Festlegung eines abgestimmten Ablaufplanes automatisiert in die eBauwerksakte einspielt werden. Neben der Anlage neuer Bauwerke in die Datenbank, steigert insbesondere die Übernahme von mehrheitlichen älteren Beständen den Nutzen für unsere Mitarbeitenden und trägt damit maßgeblich zur Akzeptanz bei. III 144 Einführung einer Kanzleisoftare für die Bearbeit ung digitaler eRechtsberatungs- und eProzessakten Digitalisierung des Workflows für die Fristen- und Terminplanung, Aktenverwaltung und Verbesserung der in- sowie externe Kommunikation mit Fachämtern und Gerichten. Die Anschaffung einer Kanzleisoftware soll somit allen Juristen*innen die tägliche Arbeit zwischen Gerichten und diversen Fachämtern sowie dem Servicebüro erleichtern. II 145 Mobile Alarmierungslösung Die mobile Alarmierungslösung stellt eine ergänzende Maßnahme zu bereits bestehenden Alarmierungs- und Arbeitsschutzmaßnahmen dar. Sie dient mit der dazugehörigen "Mobile Alarmierungslösung-App" zur Absicherung der Mitarbeitenden im öffentlichen Raum oder in öffentlich zugänglichen Einrichtungen mit direktem Kunden*innenkontakt. Höchste Priorität hat hierbei der Schutz des eigenen Lebens. Die App wird über das mitgeführte Smartphone ausgelöst und genaue Standortdaten werden unverzüglich an einen ausgewählten Personenkreis gesendet (PC/Smartphone). Diese können über die empfangenen Standortdaten zur Hilfe eilen und/oder entsprechende Hilfe alarmieren. Ebenfalls kann ein Hilferuf über einen mitgeführten Bluetooth-Button unauffällig ausgelöst werden. Dieser befindet sich z.B. in der Jacken- oder Hosentasche oder an einem Schlüsselbund und ermöglicht den Mitarbeitenden einen unauffälligen Alarm auszulösen, wenn sich eine bedrohliche Situation/Gefahrensituation mit einem*einer Gefährder*in ergibt. Ein Entsperren des Smartphones ist hierbei nicht erforderlich, wodurch eventuelle Eskalationen schnellstmöglich gemeldet werden können. IX Stärkung der Arbeitgebermarke Anlage 1 6 Projekt gemäß Maßnahmenplanung in Bearbeitung (Abschluss 2023) Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 146 Ablösung GrundstücksManagementSystem durch integ rative Standardsoftware Die bestehende Software GrundstücksManagementSystem wird durch eine integrative Standardsoftware im Bereich der Immobilienverwaltung abgelöst. Hierbei sollen nicht nur die Prozesse der beteiligten Sachgebiete fachgerecht abgebildet werden, sondern auch die Integration in die Systemarchitektur der Stadt Köln erheblich verbessert werden. VIII 147 Auftrags- und Meldungsmanagement Das Projekt umfasst die Beschaffung und Einführung einer Software zur Auftragsdisponierung und zur Einsatz-Koordinierung in den Leitstellen und zur Bearbeitung im Innendienst. I 148 Dienstplansoftware für Personaldienst- und Perso naleinsatzplanung für Ordnungsdienstes und des Verkehrsdienstes Im Ordnungsdienst und im Verkehrsdienst des Amtes für öffentliche Ordnung wird eine leistungsfähige Software zur Personaldienst- und Personaleinsatzplanung implementiert. Mit dieser Software soll die Schichtplanung unterstützt, eine mobile Erfassung der Arbeitszeiten im Außendienst ermöglicht und die Berechnung der Gehälter/Entgelte optimiert werden. I 149 eBußgeldakte (Anbindung Fachverfahren SC-OWI an das Dokumenten Management System (DMS)) Das Projekt beinhaltet eine Optimierung des gesamten Ablaufs der Digitalisierung und Speicherung des Schriftverkehrs - vom zentralen und dezentralen Scannen eingehender Schriftstücke über die Aufbewahrung im Dokumenten-Management-System bis zur Ausgabe als digitale Akte an Gerichte und Behörden. Der Scan-Vorgang soll dabei allen rechtlichen Anforderungen genügen, die für ein ersetzendes Scannen (Vernichtung des Originalschriftstücks nach dem Scannen, da der Scan dieses vollständig ersetzt) zu erfüllen sind. I 150 Einführung der eBetreuungsakte bei 50 V 151 Einführung einer Mitarbeitenden-App im Amt Zur Verbesserung der Kommunikation und Information innerhalb des Amtes, insbesondere in den Bereichen, in denen die Mitarbeitenden nicht ans CAN angeschlossen sind, soll eine App eingeführt werden. VIII Digital Framework Anlage 1 7 Projekt gemäß Maßnahmenplanung in Bearbeitung (Abschluss 2023) Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 152 Einführung eines digitalen Baummanagement Die Prozesse im Baummanagement erstrecken sich über die Planung, Kontrolle, Ausführung von Pflegemaßnahmen bis hin zur Fällung von Bäumen. Eine hinreichende Datenhaltung sowie Dokumentation mit gerichtsverwertbarer Historie der Verkehrssicherungspflicht muss gewährleistet werden. VIII 153 E-Wohngeldakte - Folgeprojekt In diesem Folgeprojekt sollen, unter Ausnutzung der vorhandenen Erfahrungen mit der elektronischen Akte, die Ablaufprozesse durch eine möglichst vollständige elektronische Bearbeitung effizienter gestaltet, Freigabe- und Beteiligungsworkflows konzipiert und in Köln-DMS eingeführt werden. I 154 Software für Verwaltung von Hunden Um die gesetzlichen Vorgaben nach dem Landeshundegesetz optimal erfüllen zu können soll als Ersatz für eine technisch veraltete Software eine zeitgemäße Fachanwendung entwickelt und implementiert werden. Die neue Software soll sowohl die Verwaltung und Bearbeitung der Vorgänge als auch die Anmeldung der Hunde erleichtern und beschleunigen, so dass Mitarbeitende und Hundehaltenden von ihr profitieren. Diese Effekte werden erreicht durch die Automatisierung von Tätigkeiten und Arbeitsschritten, die Reduzierung von Medienbrüchen, die Digitalisierung der Aktenführung und ein online-Portal zur Hundeanmeldung. I 155 Unterprojekt MobilApp für den Ordnungsdienst Im Ordnungsdienst der Stadt Köln fehlt bislang ein Fachverfahren mit dem gemeldete oder festgestellte Verstöße im Außendienst mobil bearbeitet werden können. Da Informationen nicht auf den Mobilgeräten vor Ort verfügbar sind bzw. nicht erfasst werden können, müssen Außendienst-Einsätze aufwändig im Innendienst vor- und nachbereitet werden. Dieses Projekt umfasst die Beschaffung und Einführung einer leistungsfähigen Software zur Bearbeitung von Verstößen und Ordnungswidrigkeiten auf den Smartphones der Außendienstmitarbeitenden. Die Bearbeitung der Vorgänge soll auch vor Ort in standardisierten Workflows möglich werden, durch die der gesamte Ablauf von der Entgegennahme eines Auftrags bis zu seinem Abschluss vereinfacht, beschleunigt und nachvollziehbar dokumentiert wird. I Anlage 1 8 Projekt gemäß Maßnahmenplanung in Bearbeitung (Abschluss 2024ff) Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 156 Digitalisierung der Friedhofspläne Mit der angestrebten Digitalisierung der Friedhofspläne und einhergehender Verknüpfung der digitalen Katasterdaten wird das digitale Service- und Informationsangebot für die Kölnerinnen und Kölner deutlich verbessert und erweitert. Zudem werden die Arbeitsabläufe in der Friedhofsverwaltung optimiert und die Zusammenarbeit mit den friedhofsnahen Gewerken verbessert. VIII 157 Kommunales ELSTER für Steuern II 158 Reitkennzeichen VIII 159 Gewässerbenutzung VIII 160 Digitale Ausleihsysteme Die Stadtbibliothek wird ihren Kund*innen Selbstbedienungsschränke für Ausleihe und Rückgabe von Mobilgeräten wie Tablets, E-Reader, Laptops sowie intelligente Rückgabesysteme für Bibliotheksmedien in allen Bibliotheken anbieten. VII 161 Dokumentationssystem für das Programm Lebenswert e Veedel Für die Weiterentwicklung des Programms wurden in einem Qualitätsmanagement die Prozesse und Strukturen beschrieben. Die in den Prozessen erzeugten Informationen (z.B. zu sozialräumlichen Themen, deren Bearbeitung und den Ergebnissen der Bearbeitung) sollen in einer gemeinsamen Datenbank für die 15 Sozialraumgebiete dokumentiert werden und die Daten daraus für die weitere Analyse extrahierbar sein. V Zukunftsfähige Bürgerdienste Zukunftsfähige Bürgerdienste, Serviceerleichterung für Unternehmen Soziales und Familie Anlage 1 1 Projekt gemäß Maßnahmenplanung in Bearbeitung (Abschluss 2024ff) Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 162 Online-Belegungsmanagement Das Sportstättenmanagement umfasst ein Sportanlagenkataster und ein Online-Belegungsmanagement für Sportanlagen (Hallen + Außensportanlagen). Teilbereich A: Schritt 1: es wird eine Datenbank samt Webzugang programmiert. Schritt 2: alle (ca. 400) Sportanlagen der Stadt Köln werden durch ein externes Architektenteam begangen und qualitativ und quantitativ bewertet. Die Ergebnisse werden in die Datenbank eingearbeitet. Schritt 3: aus diesen Daten lassen sich dann Instandsetzung und Renovierungskosten, -reihenfolgen und -arbeiten ableiten. Teilbereich B: Schritt 1: Stammdaten der Nutzer (Vereine, etc.) werden übertragen Schritt2: stadtinterne Nutzer werden geschult (Sportsachbearbeiter) Schritt 3: Sie werden mit dem Programm (Datenbank) die Belegung der Sportstätten managen Teilbereich C: Bürger*innen wird es möglich sein, online Zeiten in städtischen Sportstätten zu buchen IV Anlage 1 2 Projekt gemäß Maßnahmenplanung in Bearbeitung (Abschluss 2024ff) Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 163 Sport APP ist jetzt Teilprojekt "Online-Belegung smanagement" Die Belegung von Sportstätten soll über das Sportstättenmanagmentsystem künftig auch mit mobilen Anwendergeräten per App möglich sein. IV 164 Open Library Konzept Die Stadtbibliothek wird in ausgewählten Bibliotheken eine bürger*innenfreundliche Ausweitung der Öffnungszeiten durch intelligente digitale Zugangssysteme und moderne Kundenkarten ermöglichen. VII 165 Ausbau Personalkiosk 1. Stufe Auszubildende Die erste Ausbaustufe soll die Einbindung der städtischen Auszubildenden in den Personalkiosk ermöglichen. I 166 Allgemeine E-Verwaltungsakte Die Allgemeine E-Verwaltungsakte soll bei ausgewählten Dienststellen, Abteilungen und Sachgebieten pilotiert und in der Folge allen städtischen Dienststellen als rechtssicheres Ablagesystem zur Einführung zur Verfügung gestellt werden. Ein Workflow zur elektronischen Abwicklung des innerstädtischen Schriftverkehrs (Auftrag, Mitzeichnung, Schlusszeichnung, Beteiligung, Schriftversand, Durchschrift...) soll integriert werden. Teilprojekte: TP 1 - Design und technische Entwicklung TP 2 - Grundsatz und Aktenplan TP 3- Qualifizierung Personal TP 4 - Anforderungen, Pilotierung und Umsetzungskonzept TP 5- Changemanagement TP 6 - Roll-out I 167 Digitalisierung der Kleiderkammer - Bekleidungsm anagement - Software für die Kleiderkammer des Ordnungs- und Verkehrsdienstes I 168 Gesamtstädtisches Datenmanagement Optimierung des gesamtstädtischen Datenmanagements IX 169 Webbasierte eAkten IX Stärkung der Arbeitgebermarke Digital Framework Anlage 1 3 EfA-Leistung - Nachnutzung noch nicht möglich Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 170 Aufenthaltskarten und aufenthaltsrelevante Besch einigungen I 171 Aufenthaltstitel I 172 Daten zur "Online-Anmeldung digital beantragen ( Teilprozess) I 173 Einbürgerung I 174 Meldebescheinigung digital beantragen (Zustellva rianten: PDF oder Papierdokument) I 175 Meldedatensatz zum Abruf beantragen I 176 Melderegisterauskunft automatisiert I 177 Todesbescheinigung I 178 Untersuchungsberechtigungsschein I 179 Anmeldung der Eheschließung I 180 Bildung und Teilhabe (BuT) V 181 Familienleistungen - ELFE (Elterngeld, Kindergel d, Namensbestimmung = Geburtsurkunde) Einfacher Online-Zugang zu Familienleistungen: Eltern können die Geburtsurkunde mit förmlicher Namensfestlegung und Geburtsanzeige, Eltern- und Kindergeld beantragen. In der nächsten Stufe soll auch der Kinderzuschlag dazukommen. I 182 Unterhalt und Elternschaftsanerkennung IV 183 Verpflichtungserklärung Verpflichtungserklärung ermöglichen dem Drittstaatsangehörigen so den Nachweis für die Erfüllung der wirtschaftlichen Voraussetzungen für die Erteilung eines Aufenthaltstitel bzw. eines Schengenvisums. I Zukunftsfähige Bürgerdienste Soziales und Familie Anlage 1 1 Projekt aktuell nicht im Plan aber Abschluss gemäß Maßnahmenplanung nicht gefährdet Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 184 eFachakte Pädagogische und Soziale Dienste alte Bezeichnung: eJugendamtsakte im FMG8I IV 185 Aufbau eines Informationssystems für Personaldat en und -kennzahlen (SAP Business Warehouse Ausbau) Alte Bezeichnung: Einrichtung eines Datawarehouses mit SAP-Business Warehouse zum Aufbau eines Personalinformationssystems für das Personalmanagement Sobald im Vorgängerprojekt SAP BW auf HCM eingeführt wurde und ein Berechtigungskonzept für die stadtweite Nutzung vorliegt, sind in diesem Projekt Daten (Fluktuation, OM-Daten, Stelleninformationen inkl. Vakanzen) so zu implementieren, dass sie für die Dienststellen selbstständig abrufbar sind. I 186 Dienstreiseantrag + Dienstreiseabrechnung Verbesserung des Prozesses des Reisekostenmanagements und weitergehende Digitalisierung und Beschleunigung der Prozesse durch - durchgehende elektronische Bearbeitung von Antragstellung bis zur Zahlbarmachung - Datentransfer von und nach SAP - Einbindung in Personalkiosk - Auszahlung durch 113/22 und nicht mehr durch die Rechnungsstellen I 187 Personalkiosk- Ausweitung auf weitere Personenkr eise Nachdem in einem ersten Schritt Auszubildende angebunden werden sollen, werden in einem weiteren Schritt Außendienstbereiche angeschlossen. I Zukunftsfähige Bürgerdienste Stärkung der Arbeitgebermarke Anlage 1 1 Projekt aktuell nicht im Plan, Abschluss gemäß Maßnahmenplanung gefährdet Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 188 Einführung einer eAkte für Schuleingangsuntersuc hung bei 53 V 189 elektronische Kommunikation Medienbruchfreie Kommunikation mit anderen öffentlichen Organisationen stadtweit 190 Märkte - georeferenzierte Darstellung der Märkte inklusive Händlerverteilung und Infos über Warenangebot - Ang ebot bargeldlose Bezahlung für Händler - Gebührenquittung mit QR-Code und Anbindung ePayment - eRechnungsbescheid erstellen VIII Zukunftsfähige Bürgerdienste Zukunftsfähige Bürgerdienste, Serviceerleichterung für Unternehmen Serviceerleichterung für Unternehmen Anlage 1 1 Projekt wurde gemäß Abstimmung mit Dez. I bzw. der Fachdienststelle gestrichen Lfd. Nr. Leistung (Prozess) Link zur Anwendung Reifegrad bei online Anträgen Dezernat 191 abgeschleppte Fahrzeuge I 192 Aktualisierung der Datenerfassungssoftware für B ilder I 193 Kontoauszug-Online/Auskünfte II, VII 194 Wohnungsgeberauskunft und –mitteilung (OLAV) I 195 Pilotbetrieb Mobile Payment für den Verkehrsdien st Alte Bezeichnung: Pilotbetrieb Mobile Zahlgeräte für den Verkehrsdienst Möglichkeit zur Kreditkartenzahlung von Verwarnungsgeldern bei ausländischen Fahrzeugen (Fahrzeugführer vor Ort), deren Halterdaten aufgrund EU-Recht nicht ermittelbar und im Ausland verfolgbar sind. Hauptsächlich im Bereich LKW und Busse I 196 Einführung Online-Modul für Fachverfahren VIA VIII 197 Fundsachen https://www.stadt-koeln.de/service/onlinedienste/online- fundbuero/index.html I 198 Grenzgängerkarte I 199 Weiterentwicklung Little Bird - bidirektionale S chnittstelle zum Fachverfahren Kit-Office IV 200 eGutachtenakte II 201 Einführung einer Fuhrparkverwaltung - Digitalisi erung des Lager- und Fuhrparkmanagement I, VIII 202 Workflow - Arbeitszeitänderung I Zukunftsfähige Bürgerdienste Zukunftsfähige Bürgerdienste, Serviceerleichterung für Unternehmen Serviceerleichterung für Unternehmen Soziales und Familie Stärkung der Arbeitgebermarke Anlage 1 1

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  Dezernat, Dienststelle IX/IX/2 Vorlagen-Nummer 04.04.2023 0519/2023 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Digitalisierungsausschuss 24.04.2023 Abschlussbericht zum Digitalisierungsprogramm 2019 - 2022 - Schwerpunkt "Dienstleistungen für Bürger*innen und Unternehmen" Ausgangslage Am 18. August 2017 ist das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleis- tungen (Onlinezugangsgesetz, OZG) in Kraft getreten. Mit diesem Gesetz werden Bund und Länder verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch digital über Verwaltungs- portale anzubieten. Aufgrund der zunächst unklaren konkreten Einbindung der Kommunen in die Umsetzung des OZG hat sich die Kölner Verwaltung frühzeitig entschieden, Köln mit einem Digitalisierungs- programm zukunftsfähig aufzustellen. Aufstellung Digitalisierungsprogramm in Köln Die Verwaltung hat im November 2018 das Digitalisierungsprogramm 2019 - 2022 mit dem Schwerpunkt „Dienstleistungen für Bürger*innen und Unternehmen“ nach umfangreichen verwaltungsinternen Abstimmungen aufgesetzt (vgl. Session-Nr. 3869/2018). Zu den bereits bestehenden Verbundprojekten der Verwaltungsreform „Beschleunigung von Baugenehmi- gungen“ und „Fördermittelmanagement“ wurden folgende Teilprogramme mit initiiert und um- gesetzt: - Soziales und Familie (SoFa) - Bürgerdienste der Zukunft - Bürokratieabbau für Unternehmen und - Stärkung der Arbeitgebermarke. Die entsprechenden Dienstleistungen in den Teilprogrammen wurden auf Grundlage der Er- gebnisse einer stadtweiten Abfrage nach strategischen Gesichtspunkten priorisiert. Auswahl- kriterien waren insbesondere der gegenwärtig bestehende Aufwand der Leistungserbringung, bisherige Fallzahlen (vor Prozessoptimierung) und damit die Reichweite der Maßnahmen so- wie der erwartete Nutzen einer Digitalisierung. Zudem wurden mit ämterübergreifenden Lö- sungen und Grundlagenprojekten wie „QR-Code auf Bescheiden“ Themen aus verschiedenen kommunalen Handlungsfeldern zusammengefasst, um festgestellte Synergieeffekte zu nut- zen. Bei der Umsetzung der Digitalisierungsprojekte wurde von Anfang an großer Wert auf eine durchgängige Digitalisierung der Verwaltungsprozesse gelegt. Eine reine Bereitstellung digita- ler Antragsformulare ohne die erforderlichen Schnittstellen zur weiteren digitalen Bearbeitung in Fachverfahren war aus strategischer Sicht nicht zielführend. 2 Das Programm beinhaltete zunächst 97 Projekte für die Jahre 2019 und 2020, darunter bei- spielsweise - Führerscheinantrag Online - Ausnahmegenehmigungen für den Verkehr (wie Ausnahme vom Sonn- und Feiertags- fahrverbot) - Erweiterungen im Bereich der Gewerbeanmeldung. In den Folgejahren wurde das Digitalisierungsprogramm um - 83 Projekte 2021 - 22 Projekte 2022 erweitert. Zum 31.12.2022 umfasste das Programm 202 Projekte, die u. a. auch neue gesetzliche An- forderungen wie zum Beispiel die „Einführung der eID-Karte für Unionsbürger*innen“ oder den „Führerscheinpflichtumtausch“ abbilden. Neben den einzelnen Projekten werden die für die Digitalisierung notwendigen strukturellen Voraussetzungen geschaffen, welche als Rahmenbedingungen für eine nachhaltige Digitali- sierung erforderlich sind (Digitales Rahmenwerk - Digital Framework), weitergeführt und suk- zessive umgesetzt. Darunter fallen u. a.:  eine „Zahlstrategie“ (Gesamtstädtische Betrachtung der Zahlmöglichkeiten unter Ein- beziehung neuer Zahlmethoden)  die Schaffung und Weiterentwicklung von Strukturen für den Themenkomplex „Elekt- ronische Akte“  die Optimierung des gesamtstädtischen Datenmanagements  die „Dienstanweisung für Geodatenverarbeitung“  das Thema „Barrierefreiheit“  ein Projektmonitoring  die Strategie zur elektronischen Kommunikation. Steuerung und Berichterstattung des Digitalisierungsprogramms in Köln Bereits mit Einrichtung des städtischen Digitalisierungsprogramms wurde der Aufbau eines entsprechenden Projektcontrollings angestrebt. Seit Mai 2021 wurde mit cProject eine über- greifende Projektdatenbank zur Unterstützung des gesamtstädtischen Projektmanagements eingeführt. Interimsweise erfolgte die Erstellung der Sachstandsberichte durch regelmäßige Abfragen über die Dezernate und Dienststellen sowie die Digitalen Lots*innen. Für eine künftige transparente Darstellung der Verwaltungsleistungen (inklusive Reifegrad) wird nach einer Marktsichtung (Dashboards anderer Bundesländer, anderer Großstädte in NRW) derzeit der Einsatz eines standardisierten OZG-Monitors pilotiert. Erfolgreicher Abschluss Digitalisierungsprogramm Das Digitalisierungsprogramm 2019 - 2022 mit dem Schwerpunkt „Dienstleistungen für Bür- ger*innen und Unternehmen“ wurde mit Erfolg umgesetzt, 105 Projekte sind inzwischen abge- schlossen. Der Online-Antrag für den „Führerscheinerstantrag“, die „Hygienebelehrung“ und weitere 48 Projekte werden noch dieses Jahr umgesetzt. Eine Übersicht aller Projekte findet sich in der Anlage 1. Exemplarisch seien nachstehend einige Projekte der vier Teilprogramme und des Rahmenwerks (Framework) genannt: Teilprogramm Soziales und Familie Dieses Teilprogramm umfasst sowohl Anträge und Leistungen aus sozialen Bereichen wie auch aus dem Bereich Bildung. So können durch die Projekte „BAföG“ und „Wohnberechti- gungsschein“ Studierende und weitere Antragsberechtigte diese Leistungen inzwischen digi- tal beantragen. 3 Alle Kölner Schulgebäude wurden mit einer eigenen Glasfaserleitung angebunden. Allen Schulen steht nun eine auskömmliche Bandbreite von mindestens 1 Gb/s für die pädagogi- sche Arbeit zur Verfügung. In der Stadtbibliothek wurde das digitale Angebot sukzessive mit E-Medien zum Download, Presse- und Rechercheportalen, professionellen Online-Tutorials, Lernprogrammen und Film- und Musik-Streamingdiensten ausgeweitet. Dieses Angebot wird im Bereich 24/7 E-Library und E-Learning auch künftig stetig verbessert und aktualisiert. Informationen zum Gesundheitswesen sowie zu Soziales und Senior*innen werden über die entsprechenden webbasierten Wegweiser bereitgestellt. Diese Einzelprojekte wurden dann in 2022 in dem Projekt „in.koeln - Soziale Infrastruktur“ zusammengeführt. „in.koeln“ spie- gelt derzeit ca. 3.000 Angebote u.a. für „Senior*innen wieder und informiert beispielsweise über mögliche Pflegeeinrichtungen, Beratungsstellen und Freizeitangebote. Eine Übersicht freier Pflegeplätze kann über den „Pflegewegweiser NRW“ des Ministeriums für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes Nordrhein-Westfalen gesucht werden; das gestartete entsprechende interne Projekt wurde daher nicht weiterverfolgt. Zudem wurden auch Online-Beratungen der Familienberatungsstellen und des Schulpsycho- logischen Dienstes sowie in anonymisierter Form für Jugendliche (im Projekt JuDi) umgesetzt. Für die gesellschaftlich wichtige ehrenamtliche Tätigkeit erfolgte eine Aufwertung durch das Angebot, die Ehrenamtskarte NRW online über eine App zu beantragen und zu verlängern. Die Ehrenamtskarte NRW steht zudem als digitale Version zum Download für mobile Endge- räte zur Verfügung. Teilprogramm Bürgerdienste der Zukunft Exemplarisch wurde in diesem Teilprogramm verwaltungsintern das vorhandene Kfz- Zulassungsverfahren durch ein neues Produkt abgelöst. Darüber hinaus können Privatper- sonen ihre Fahrzeuge online an-, ab, oder ummelden (Stufe 3 für die internetbasierte Kfz- Zulassung). Mit den neuen Self-Service-Terminals gehen die Kundenzentren einen großen Schritt in die Zukunft. Bürger*innen können dort vor der Antragsbearbeitung ihre biometrischen Fotos, Fin- gerabdrücke und Unterschriften erfassen. Nicht mehr nötig ist der Gang zum Kundenzentrum für eine einfache „Selbstauskunft aus dem Melderegister“ und für „Widersprüche gegen Datenübermittlungen nach dem Bundes- meldegesetz“. Diese Leistungen sind nun online möglich. Zudem können die „eID-Karte für Unions-Bürger*innen“ und der „Führerscheinpflichtum- tausch“ online beantragt und bezahlt werden. Mit diesen Projekten sowie dem Projekt „Wi- dersprüche und Übermittlungssperren“ bietet die Verwaltung den Kölner Bürger*innen schon jetzt Leistungen an, welche über die zentralen EfA-Projekte noch nicht umgesetzt sind. Analog zu den Angeboten der Privatwirtschaft hat die Verwaltung die Zahlungsoptionen in- nerhalb der Verwaltung erweitert. So ist heute z. B. in den Kundenzentren die Zahlung mit Kreditkarte, ApplePay und GooglePay an den EC-Cash-Geräten möglich. Die städtische Be- zahlplattform ePayBL wurde mit PayPal marktorientiert ausgebaut. Zwei weitere Pilotprojekte wurden zur Vereinfachung von Zahlungen erfolgreich durchgeführt. Mit dem Aufdruck von QR-Codes beispielsweise auf Bescheiden der Genehmigungen für Baustellen auf Straßen (§45 StVO) oder auf Verwarngeld- und Bußgeldbescheiden ha- ben die Empfänger*innen die Möglichkeit, mit ihrem mobilen Endgerät die Zahlinformationen automatisiert in die jeweilige Banking-App zu übernehmen. Schreibfehler bei Kontoverbindung und Verwendungszweck sind somit ausgeschlossen. Verwarngelder für Verstöße im ruhenden Verkehr („Knöllchen“) können an den Kassen des teilnehmenden Einzelhandels gezahlt wer- 4 den („Barzahlen“) – mit entsprechend bundesweiter positiver Berichterstattung in den Medien. Nicht alle erfolgreich abgeschlossenen Projekte sind auch nach außen für Bürger*innen und Unternehmen direkt sichtbar, verbessern jedoch die internen Arbeitsabläufe bzw. ermöglichen überhaupt erst einen digitalen Austausch. „Digitalisierungen in den Beständen des Histori- schen Archivs“ inklusive einer „Weiterentwicklung des digitalen Historischen Archivs (DHAK)“ sowie die „Digitalisierung der Meldekartei“ sind entsprechende Beispiele, ebenso die verwaltungsinterne „Einführung einer übergreifenden Grundstücksakte“. Andere Projekte, wie die „Steuerung der Besucherströme mittels Aufrufanlagen im Woh- nungsamt“ oder auch die grundlegenden Projekte zur Ablösung der bisherigen Aufrufanlage bzw. der Online-Terminreservierung führen durch eine Verbesserung der Nutzbarkeit zu deut- lichen Verbesserungen im Bürger*innenservice. Mit dem Digitalisierungsprogramm konnten auch Synergieeffekte erzielt werden. Im Projekt „Formularablösung für Hundeangelegenheiten“ wurde die Möglichkeit geschaffen, die er- forderlichen Anmeldungen von Hunden bei zwei unterschiedlichen Ämtern in einem Schritt zu erledigen. So können Hunde nun online sowohl zur Hundesteuer im Kassen- und Steueramt als auch beim Ordnungsamt angemeldet werden. Teilprogramm Bürokratieabbau für Unternehmen Erkenntnisse über organisatorische Regelungsbedarfe wurden aus der vorstehend erwähnten umgesetzten Dienstleistung auf ein weiteres Projekt, das der An- und Abmeldung von Geldspiel- bzw. Unterhaltungsgeräten, übertragen. Zudem wurde in diesem Teilprogramm die E-Rechnung etabliert. Unternehmen haben die Möglichkeit, ihre Rechnungen auf digitalem Weg an die Verwaltung zu senden, diese wer- den verwaltungsintern digital bearbeitet (Umsetzung rechtliche Verpflichtung und Optimierung der Arbeitsabläufe). Bereits seit dem 3. Quartal 2018 wurden bei „Gewerbean-, -um- und -abmeldungen“ die Antragsdaten medienbruchfrei über eine Schnittstelle in das Fachverfahren übertragen. Zwi- schenzeitlich bündelt das Land NRW auf dem Wirtschafts-Service-Portal.NRW (WSP.NRW) eine Vielzahl von Anträgen, inklusive der elektronischen Abwicklung (Bezahlung und Be- scheid) für Unternehmen. Daher wurde das bereits bestehende städtische Onlineangebot durch die Anbindung an das WSP.NRW abgelöst. Bei weiteren Anträgen müssen die Daten derzeit noch manuell in das Fachverfahren über- nommen werden und der Bescheid wird den Antragsteller*innen anschließend über das WSP.NRW bereitgestellt. Dies betrifft beispielsweise Anträge aus den Bereichen „Gaststät- tengewerbe“,“ Pfandleiher“, „Bescheinigung in Steuersachen“, „Fahrschulerlaubnis und Fahr- lehrer“, „Meldeverfahren nach § 20 Infektionsschutzgesetz“, „Tätigkeit mit Krankheitserregern“ oder auch „Sondernutzung von Straßen und Verkehrsraumeinschränkungen“. Leistungen des WSP.NRW, welche die Kölner Verwaltung betreffen, sind in der Anlage 2 gesondert ersicht- lich. Die Verwaltung setzt sich weiterhin über den Fachbeirat dafür ein, die Datenübermittlung auch für die restlichen Leistungen zu ermöglichen. Entsprechende Schnittstellen sind grund- sätzlich ein Bestandteil der EfA-Leistungen. Die Verwaltung bietet Bauherren über das Bauportal.NRW die Möglichkeit, die Baugenehmi- gung digital zu beantragen. Die entsprechende Genehmigung wird dann auch elektronisch zur Verfügung gestellt (zugleich Projekt der Verwaltungsreform - „Optimierung Baugenehmi- gung“). Flurkarten können inzwischen online beantragt und, nach erfolgter elektronischer Bezahlung, direkt im PDF-Format heruntergeladen werden. Auskünfte zu Baulasten und Grundstücksin- formationen stehen nun ebenfalls online zur Verfügung. Die zeitliche Planung und Abwicklung von Baustellen ist durch den Ausbau des Baustellen- managements im Stadtwerkekonzern optimiert worden. 5 Teilprogramm Stärkung der Arbeitgebermarke Neben den Serviceerleichterungen für Bürger*innen und Unternehmen war ein weiterer wich- tiger Teilaspekt des Digitalisierungsprogramms die Stärkung der Arbeitgebermarke. Unter diesen Begriff fallen Maßnahmen, um die Verwaltung als Arbeitgeberin attraktiver zu machen. Mit den Projekten „cBox - webbasierter Zugriff auf städtische Dateiablagen“ und „Entwicklung cPort 2.0“ wird den Verwaltungsmitarbeiter*innen zukünftig die Möglichkeit geboten, mobil auf Daten des Arbeitsplatzes zuzugreifen. Das Bewerbungsverfahren in externen Stellenbesetzungsverfahren wird nun im Bewer- bercenter komplett online durchgeführt und auch die anschließende Kommunikation mit den Bewerber*innen verläuft online. Sind die Bewerber*innen städtische Bedienstete geworden, erhalten sie ihr Gehaltsstammblatt elektronisch im Personalkiosk. Auskünfte zu den Versorgungsbezügen von Beamt*innen werden über die SAP- Versorgungsadministration (VADM) erteilt. Für die Sicherheit am Arbeitsplatz sorgt die eingeführte Alarmierungslösung, mit der Mitarbei- ter*innen über den PC Kolleg*innen im Fall von Übergriffen zu Hilfe rufen können. Framework Angelehnt an die Stärkung der Marke als Arbeitgeberin wurden Projekte initiiert, die unter an- derem zu einer Optimierung von Arbeitsprozessen geführt haben. Insgesamt wurden – als eine Teilmenge der Projekte zur Umsetzung der elektronischen Akte – im Rahmen des Digitalisierungsprogramms 15 Maßnahmen durchgeführt, in denen die Da- ten revisionssicher in elektronischen Akten verwaltet werden. Dies schafft eine gute Basis für die durchgängige Digitalisierung. Als Standarddienst für die elektronische Kommunikation mit Behörden und Gerichten wurde das „besondere Behördenpostfach (beBPo)“ eingeführt. Das Projekt „Drucken als Service“ realisiert Einsparungen bei Arbeitsplatzdruckern und er- möglicht zudem eine standortübergreifende Nutzung der neuen Geräte. Mit der neuen „Handelsplatzlösung“ mit integriertem Bedarfsprüfungsworkflow werden Bestel- lungen nun digital abgewickelt. Übersendet das ausführende bzw. liefernde Unternehmen die Rechnung digital (vgl. Projekt „elektronische Rechnungsbearbeitung“ im Teilprogramm Büro- kratieabbau für Unternehmen), wird der Beschaffungsprozess sogar vollständig digital abge- wickelt. Durch die Erweiterung des Public WLAN (Hotspot.koeln) sowie die Modernisierung der VPN-Infrastruktur zur Anbindung von Schulen, Kitas, Außenstellen etc. wurden Projekte zur Verbesserung der technischen Rahmenbedingungen umgesetzt. Datenschutz Die Einbindung des städtischen Datenschutzbeauftragten erfolgte nach den gesetzlichen und städtischen Vorgaben zur Durchführung von datenschutzrechtlichen Zulässigkeitsprozessen (Datenschutzfolgenabschätzungen) jeweils in den konkreten Umsetzungsprojekten durch die Projektleitungen. Substanzieller Datenschutz ist mit Blick auf die laufende und sich aktuell verstärkende Digita- lisierungsoffensive im Bereich der öffentlichen Verwaltung von elementarer Bedeutung, denn nachvollziehbar beachteter Datenschutz stärkt das Vertrauen der Bürger*innen in die öffentli- che Verwaltung und damit auch die notwendige Annahmebereitschaft in die angebotenen digi- talen Produkte und Dienstleistungen der Stadtverwaltung Köln. 6 Fazit Im Zeitraum 2019 - 2022 konnten insgesamt 105 Projekte erfolgreich abgeschlossen werden. In einigen Bereichen ergaben sich jedoch insgesamt (wie in Vorlage 1759/2021 berichtet) auf- grund der Corona-Pandemie und der Bereitstellung von Personal zum Krisenmanagement Ressourcenprobleme. Diese hatten auch Auswirkungen auf die Umsetzung der Projekte. Neben diesen bereits umgesetzten Projekten sieht die Zeitplanung vor, weitere 50 Projekte 2023 sowie 14 Projekte in 2024ff abzuschließen. Bei weiteren 14 Projekten, die zum Ziel ha- ben, eine Einer-für-Alle-Leistung (EfA-Leistung) nachzunutzen, hat sich das Datum für die Nachnutzung wiederholt verschoben bzw. stellt das Land NRW die vertraglichen Unterlagen für eine Nachnutzung noch nicht bereit. In Anlage 3 und 4 sind die Daten graphisch aufbereitet. Ausblick und Weiterentwicklung Digitalisierungsprogramm in Köln Nach Beendigung des Digitalisierungsprogrammes (VV-Vorlage 3484/2018) konzentriert sich die Verwaltung auf die Umsetzung von OZG-Projekten, insbesondere im Bereich der Einer- für-Alle-Leistungen (EfA-Leistungen). So ist beispielsweise der „Führerscheinerstantrag Online“ mit der anschließend möglichen Ausweitung um weitere Verwaltungsleistungen (beispielsweise „Begleitendes Fahren ab 17 Jahren“ oder Erweiterung um weitere Führerscheinklassen) bereits in der Umsetzung; Köln ist hier Pilotkommune. Der „Führerscheinpflichtumtausch“ ist keine EfA-Leistung und wurde zwischenzeitlich von der Verwaltung umgesetzt. Auch auf der Sozialplattform, einer Entwicklung von Bund und Land NRW, werden sowohl EfA-Leistungen als auch weitere Leistungen der Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltun- gen (beispielsweise in den Bereichen „Arbeitslosigkeit“, „Wohnen“, „Studium“, „Leistungen für Familien“) gebündelt. Beispiele für EfA-Leistungen sind „Wohngeld“ und „Grundsicherung“. Leistungen des ALG II werden dagegen in den JobCentern erbracht und sind keine EfA- Leistung. Der bisher vom Land NRW zur Verfügung gestellte „Online-Wohngeldantrag“ soll durch ei- nen bundeseinheitlichen Online-Antrag inklusive Upload-Funktion für Nachweise ersetzt wer- den. Die Umsetzung dieses bundeseinheitlichen Online-Antrages verzögert sich auf Seiten der Dataport AöR Schleswig-Holstein. Das MHKBD wird die Kommunen unaufgefordert über den Fortgang unterrichten. Im Bereich „Ein- und Auswanderung“ wird zurzeit die Nachnutzung von drei EfA-Leistungen („eAufenthaltstitel“, „Einbürgerung“ und „Verpflichtungserklärung“) projektiert. Weiterhin wurde zur Inventarisierung der Bestandsprojekte auf Basis der Projektmanagement- lösung cProject das „Digitalisierungsinventar“ entwickelt, welches aktuell zum „Digitalisie- rungskataster“ inklusive Steuerungs- und Regelungskreis in Bezug auf die Bewertung und Priorisierung neuer Projekte bzw. Projektideen ausgebaut wird. Ergänzende Aktivitäten zur Stärkung der Kommunalen Perspektive Die Verwaltung hat nicht nur die strategische Entscheidung getroffen, von den EfA- Leistungen zu profitieren und das damit einhergehende Potenzial zu erschließen. Sie hat auch parallel zum städtischen Digitalisierungsprogramm grundlegende Fragestellungen der Kommunen auf Bundes- und Landesebene dargelegt. Ein wesentlicher Punkt betrifft dabei die bundesweite Bereitstellung zentraler IT-Angebote. Gerade im Bereich der Auftragsangelegenheiten ergäbe sich durch von Bund und/oder Land der kommunalen Ebene zentral zur Verfügung gestellte, durchgängige Systemen eine Chance zur internen Entbürokratisierung und Ressourcenschonung. Dadurch entfielen einerseits der bisher redundante, in jeder einzelnen Kommune eigene Betrieb und die Wartung der Fachan- wendungen. Zum anderen böten bundesweit einheitliche, verschlankte Prozesse wiederum 7 eine Möglichkeit für die Automation und den Einsatz von regelbasierter Künstlicher Intelligenz (KI). Beides zahlt zudem auf die Begegnung des drohenden Fachkräftemangels der Verwal- tung ein. Dieser Gedanke einer Neustrukturierung der föderalen Aufgabenverteilung wurde als inter- kommunale Initiative Digitaler Städte entwickelt und auf dem Fachkongress des IT- Planungsrates 2021 als sogenannte „Dresdner Forderungen“ gemeinsam von den Städten Essen, Freiburg, Köln, Leipzig und München sowie dem Deutschen Städtetag präsentiert. Diese kommunalen Ansätze werden auch explizit vom Normenkontrollrat genannt und un- terstützt (vgl. Monitor Digitale Verwaltung #5 Mai 2021 (www.normenkontrollrat.bund.de/nkr- de/digitalisierung). Ein weiterer Punkt betrifft die Digitaltauglichkeit von Gesetzen, die stärker betont bzw. explizit aufgenommen werden muss. Diese senkt die Komplexität in der Entwicklung von elektronischen Verfahren und erhöht zugleich die Rechtssicherheit bei den Verantwortlichen. Gez. Wolfgramm

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  Anlage 3 105 50 14 4 14 4 11 Status Projekte Digitalisierungsprogramm 2019 - 2022 Projekt abgeschlossen Projekt gemäß Maßnahmenplanung in Bearbeitung (Abschluss 2023) Projekt gemäß Maßnahmenplanung in Bearbeitung (Abschluss 2024ff) Projekt aktuell nicht im Plan aber Abschluss gemäß Maßnahmenplanung nicht gefährdet EfA-Leistung - Nachnutzung noch nicht möglich Projekt aktuell nicht im Plan, Abschluss gemäß Maßnahmenplanung gefährdet Projekt wurde gemäß Abstimmung mit Dez. I bzw. der Fachdienststelle gestrichen

• 2023-02-15_Anlage4

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  Anlage 4 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 2019 2020 2021 2022 Umsetzungsstatus Digitalisierungsprogramm Aufteilung nach Projektstart Projekt abgeschlossen Projekt gemäß Maßnahmenplanung in Bearbeitung (Abschluss 2023) Projekt gemäß Maßnahmenplanung in Bearbeitung (Abschluss 2024ff) Projekt aktuell nicht im Plan aber Abschluss gemäß Maßnahmenplanung nicht gefährdet EfA-Leistung - Nachnutzung noch nicht möglich Projekt aktuell nicht im Plan, Abschluss gemäß Maßnahmenplanung gefährdet Projekt wurde gemäß Abstimmung mit Dez. I bzw. der Fachdienststelle gestrichen

• 2023-02-14_Anlage2

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  Status Leistungen über das Wirtschafts-Service-Porta l.NRW (WSP.NRW) erreichbar Dezernat Projekt abgeschlossen Ausnahmegenehmigung für beson dere Verkaufsveranstaltungen I Projekt abgeschlossen Ausnahmegenehmigung von Sperr zeit und Nachtruhe I Projekt abgeschlossen Betriebsfortführungsgestattun g I Projekt abgeschlossen Bewacher, § 34a GewO I Projekt abgeschlossen Erlaubnis zur gewerbsmäßigen Bekämpfung von Wirbeltieren als Schädlinge V Projekt abgeschlossen Fahrschulerlaubnis und Fahrle hrer I Projekt abgeschlossen Gaststättengewerbe I Projekt abgeschlossen Gewerbean-, -um- und -abmeldu ng I Projekt abgeschlossen Konzession für Privatkranken- , -entbindungsanstalten, -nervenkliniken I Projekt abgeschlossen Lager- und Abbrenngenehmigung en für pyrotechnische Gegenstände I Projekt abgeschlossen Makler, Anlageberater, Bauträ ger, Wohnimmobilienverwalter und Baubetreuer, § 34C GewO I Projekt abgeschlossen Meldeverfahren nach §20a Infe ktionsschutzgesetz (IfSG) V Projekt abgeschlossen Pfandleiher § 34 GewO I Projekt abgeschlossen Prostutionstätigkeit I Projekt abgeschlossen Reisegewerbe und Wanderlager I https://service.wirtschaft.nrw/online-antraege Anlage 2 1 Status Leistungen über das Wirtschafts-Service-Porta l.NRW (WSP.NRW) erreichbar Dezernat https://service.wirtschaft.nrw/online-antraege Projekt abgeschlossen Schausteller I Projekt abgeschlossen Sondernutzung von Straßen und Verkehrsraumeinschränkungen WSP.NRW I, III Projekt abgeschlossen Spielhallen- und Aufstellerla ubnis I Projekt abgeschlossen Standplatzgenehmigungen Woche n- und Spezialmärkte WSP.NRW I, VIII Projekt abgeschlossen Steuer: Bescheinigung in Steu ersachen II Projekt abgeschlossen Tätigkeiten mit Krankheitserr egern V Projekt abgeschlossen Tierzucht und -haltung I Projekt abgeschlossen Versteigerergewerbe I Projekt abgeschlossen Wiedergestattung I Anlage 2 2