Bedarfsfeststellungsbeschluss für eine europaweite Ausschreibung und Vergabe des technischen Gebäudebetriebs

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26 21.02.2025 
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Stellungnahme der Gebäudewirtschaft zur 
Stellungnahme des RPA vom 11.02.25, RPA-Nr. 143/21/01/25, zur 
Beschlussvorlage 0180/2025, Stand 06.02.25 
 
 
Vorangestellt:  
 
Die Hinweise und Empfehlungen aus der Stellungnahme des RPA untermauern die 
nach Ratsauftrag geplante Vorgehensweise bei der Umsetzung des Projekts.  
 
 
Der Stellungnahme der Gebäudewirtschaft liegen folgende Feststellungen des RPA, 
jeweils kursiv aufgeführt, zugrunde:  
 
Die technischen Anlagen des Gebäudekomplexes sind in einem schlechten Zustand 
und die Durchführung von zusätzlichen, aufwendigen Instandhaltungsprojekten 
können durch das vorhandene Personal nicht sichergestellt werden. Diese Beschrei-
bung wird jedoch nicht durch eine Bedarfsplanung untermauert.  
 
Der Bedarf wurde durch die Gebäudewirtschaft vorausschauend erkannt und in der 
Beschlussvorlage beschrieben. Die zu beschließende Maßnahme wird den Eigentü-
mern empfohlen, um das steigende Betriebsrisiko zu mindern. Eine Bedarfsplanung 
liegt nicht vor. Die Gebäudewirtschaft hat für die weiteren Planungsschritte eine 
grobe Kostenannahme getroffen, siehe unten. 
 
Das Betriebsrisiko für den Gebäudekomplex trägt aktuell die Gebäudewirtschaft. Man 
verspricht sich von der Übertragung an Dritte eine Verbesserung bzw. Aufrechterhal-
tung der Betriebssicherheit und somit der Nutzbarkeit des Gebäudekomplexes. In-
wieweit Betreiberaufgaben delegiert werden können, ist zu prüfen.  
 
Der Gebäudewirtschaft wurden die delegierbaren Aufgaben der Betreiberverantwor-
tung übertragen, die auch dort wahrgenommen werden. Das Betriebsrisiko ist nicht 
übertragbar, dies tragen stets die Eigentümer, hier Kulturdezernat und Veranstal-
tungszentrum.  
 
Eine Übertragung von Leistungen des Gebäudebetriebs an Dritte ist möglich. Bei der 
Umsetzung des Ratsauftrags wird der konkrete Umfang für dieses Projekt auch juris-
tisch abgestimmt werden. 
 
Durch den inhaltlichen Zusammenhang von Prüfung/Wartung und Instandhaltung, 
birgt die Aufgabenstellung die Gefahr, dass der Auftragnehmer das Volumen seiner 
Leistung und somit die Höhe seiner Vergütung selbst generiert. 14 empfiehlt, ent-
sprechende Kontrollmechanismen bei der Erstellung der Vergabe- und Vertragsun-
terlagen zu berücksichtigen.

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Gemeint ist vermutlich der inhaltliche Zusammenhang zwischen Wartung, Inspektion, 
Instandsetzung und Verbesserung gemäß DIN, siehe auch die zugehörigen Erläute-
rungen in der Beschlussbegründung. Bei der Umsetzung des Ratsauftrags wird 
durch die Fachdienststellen mit Hilfe externer Unterstützung ein Leistungsbild und ein 
Vertragswerk einschließlich erforderlicher Freigabemechanismen erarbeitet werden. 
Diese Unterlagen werden stufenweise aufgebaut, zu bepreisen sein und gezielt ver-
hindern, dass Vergütungshöhen selbst generiert werden können. 
 
Die in der Beschlussvorlage genannten Kosten i. H. v. 622.000 € werden nicht durch 
eine dokumentierte Kostenermittlung belegt. Es wurden Pauschalen für Eigenkosten 
der Gebäudewirtschaft sowie begleitende Kosten für die Bestands- und Datenerfas-
sung sowie Gutachten benannt. Die Höhe der Kosten kann nicht nachvollzogen wer-
den, da die Grundlagen nicht bekannt sind. Insoweit lässt sich keine Aussage zur Be-
lastbarkeit der eingereichten Kosten tätigen. Die durch die Vorfinanzierung der Maß-
nahme entstehenden Zinsen der Gebäudewirtschaft wurden berücksichtigt. 
 
Die grobe Kostenannahme der Gebäudewirtschaft in Höhe von 600.000 Euro brutto 
bis zur Vergabe setzt sich zunächst wie folgt zusammen: 
 
Externe Leistungen: 
Externe Facility-Management-Beratung     70.000 Euro 
Externe stichprobenhafte Zustandserfassung, Haustechnik:  35.000 Euro 
Datenerfassung durch einen Dienstleister (für eine geordnete Wartung und Prüfung):
          30.000 Euro 
Gegebenenfalls erforderliche gutachterliche und sonstige Sachverständigenleistun-
gen et cetera zur Vorbereitung einer risikominimierten Auslobung, Kosten für Digitali-
sierung von Planunterlagen      35.000 Euro 
 
Interne Leistungen: 
Eigenleistungen der Gebäudewirtschaft und beteiligter Dienststellen, deren Leistun-
gen zu vergüten sind: zum Beispiel aufwändige Erstellung eines Projektraums in 
Sharxx zur Erfassung der erforderlichen Bestandsunterlagen, Projektleitung, Projekt-
bearbeitung, Abstimmungen, Schriftverkehr, Dokumentation et cetera 
          430.000 Euro 
 
Eine weiterführende Annahme kann vor Planungsbeginn aufgrund der komplexen 
Aufgabenstellung nicht erfolgen. Die vorliegende Annahme beruht auf der Basis von 
Erfahrungswerten. Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlichem Aufwand. 
Die Zinsen in Höhe von etwa 22.000 Euro wurden nach aktuellem Stand des Marktes 
berechnet, es werden die tatsächlich anfallenden Zinsbeträge zurückgefordert. 
Bezüglich der Kostenannahme erfolgte eine Konkretisierung im Begründungsteil der 
Vorlage. 
 
Unter den haushaltsmäßigen Auswirkungen werden einerseits jährliche Folgeauf-
wendungen für den zukünftigen Betreiber von ca. 1 Mio. € ausgewiesen, anderer-
seits können diese gemäß Beschlussvorlage nicht benannt werden.

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In der Beschlussvorlage wurde dies entsprechend für die Folgeaufwendungen korri-
giert. Da der Wettbewerb ohne Ratsbeschluss weder vorbereitet noch durchgeführt 
werden kann, bleibt es dabei, dass bislang keine Folgekosten benannt werden kön-
nen. 
 
Die Angabe „unterer einstelliger Millionenbereich“ lässt offen, ob es sich um 1 Mio. € 
oder um z. B. 4 Mio. € handelt. Bezogen auf eine 10-jährige Vertragsdauer entstün-
den Kosten von 10 Mio. € bzw. 40 Mio. €. Ohne eine plausible Kostenermittlung birgt 
der angestrebte Beschluss in Bezug auf die Folgekosten eine hohe Kostenunsicher-
heit, die in der Beschlussvorlage nicht deutlich wird. Es ist festzustellen, dass laut 
Beschluss eine Kostenprognose zurzeit nicht möglich ist. Entsprechende Kosten kön-
nen erst nach Vorliegen der Angebote im Vergabeverfahren beziffert werden. 
 
Dies ist zutreffend. 
 
Wegen der beschriebenen erheblichen monetären Unsicherheiten wird empfohlen, 
diesen Beschluss auf die Planung sowie die Vorbereitung und Durchführung des 
Vergabeverfahrens zu beschränken und vor der Beauftragung des „neuen Betrei-
bers“ einen weiteren Beschluss einzuholen. 
 
Einen zusätzlichen Vergabebeschluss nach durchgeführtem Vergabeverfahren ein-
zuholen, bedeutet ausschließlich eine Verzögerung des Projekts, da das Ergebnis 
nach Abschluss des Zuschlagsverfahrens feststeht. Sollte sodann der Zuschlag 
durch einen Vergabevorbehalt des Rates nicht erteilt werden, sind Entschädigungs-
zahlungen an die Bieter zu entrichten. Aus diesem Grund wird vorgeschlagen, dass 
der Rat auf einen Vergabevorbehalt verzichtet. 
 
Für die Lüftungsanlagen im Gebäudekomplex Museum Ludwig/Philharmonie, wurden 
bereits, Beschlüsse eingeholt (Raumlufttechnische Anlagen 1740/2023 und 
4227/2022). Aktuell liegt ein weiterer Beschluss für die Mess- und Regeltechnik 
(0110/2025) vor. Die Stückelung von Maßnahmen ist vergaberechtlich zu prüfen. 
 
Die Prüfung ist im Vorfeld erfolgt. 
 
Grundsätzlich ist zu bedenken, dass die Kosten der aktuell geplanten Einzelmaßnah-
men zusätzlich zu den Kosten der Generalinstandsetzung entstehen. 
 
Dies ist zutreffend, vorgesehen ist jedoch, eine Generalsanierung vorzubereiten. 
 
Vor der Durchführung einer Generalinstandsetzung sowie weiterer Einzelmaßnah-
men und vertraglicher Bindung durch Übertragung der Betreiberverantwortung sollten 
Eigentümer und Betreiber ein Gesamtkonzept zum Umgang und der Verwendung 
des Gebäudekomplexes erarbeiten und die Gesamtkosten benennen. Einerseits 
dient die Maßnahme dem Erhalt von Vermögenswerten, andererseits geht die Wirt-
schaftlichkeit aus den Unterlagen nicht hervor. 
Nach derzeitigem Stand besteht der Bedarf einer Generalsanierung des Gebäude-
komplexes - nicht einer Generalinstandsetzung. Die Aufgaben des Gebäudebetriebs 
bis zum Beginn einer Generalsanierung sind daher losgelöst hiervon zu betrachten. 
Die dringend notwendige Vorbereitung der Generalsanierung wird ein Gesamtkon-
zept für eine Sanierung auf der Basis eines Nutzerbedarfsprogramms beinhalten.

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Zum jetzigen Zeitpunkt kann nur schrittweise mit Einzelkonzepten wie hier gearbeitet 
werden, da alle Maßnahmen im laufenden Betrieb umgesetzt werden müssen. Eine 
ganzheitliche Betrachtung, auch unter den Gesichtspunkten der Nachhaltigkeit und 
der Energieeffizienz, kann erst im Rahmen einer noch zu beschließenden Planung 
einer Generalsanierung erfolgen. Es bleibt indes ungewiss, ob bis zur Sanierung not-
wendige Einzelmaßnahmen auch in Zukunft im laufenden Betrieb umgesetzt werden 
können. 
 
Bei der hier vorgesehenen Maßnahme wird die Betriebssicherheit voraussichtlich im 
monetären Sinne über die Wirtschaftlichkeit zu stellen sein. 
 
Über eine höhere Sicherheit für den Gebäudebetrieb ist eine Wirtschaftlichkeit insge-
samt jedoch aus Sicht der Fachdienststellen gegeben. Denn die Kosten für einen 
durch das steigende Betriebsrisiko in Kauf zu nehmenden Betriebsausfall der Häuser 
stehen mit Sicherheit in keinem Verhältnis zu den gegebenenfalls möglichen Einspa-
rungen bei fehlender Zustimmung zur hier vorgesehenen Vergabe. 
 
Inwieweit der vorliegende Beschluss verträglich zur vorläufigen Haushaltführung ist, 
wurde nicht geprüft. 
 
Die Vorlagenerstellung erfolgte in Abstimmung mit der Kämmerei, so dass die Vorga-
ben zur vorläufigen Haushaltsführung von dort eingehalten wurden. 
 
 
 
 
Mit freundlichen Grüßen 
 
Gezeichnet Rinnenburger, 21.02.2025 
ausgefertigt Bernecker  
 
Petra Rinnenburger 
26, Technische Betriebsleiterin

1 
 
Anlage 3 zur Beschlussvorlage 0180/2025 –  
Beantwortung von Fragen der Ratsfraktion Bündnis 90/Die Grünen zur Sitzung 
des Ausschuss Kunst und Kultur vom 20.05.2025 
 
Im Nachgang zur Sitzung des Ausschuss Kunst und Kultur vom 20.05.2025 reichte 
die Ratsfraktion Bündnis 90/Die Grünen die nachfolgenden Fragen ein: 
1. Wieso soll die Aufgabe extern vergeben werden, während derzeit gleichzeitig 
regelmäßig Vorlagen beschlossen werden, die einzelne 
Sanierungsmaßnahmen umfassen?  
2. Wieso verbleibt die Aufgabe nicht in der Gebäudewirtschaft? 
3. Wie sieht das derzeitige Sanierungskonzept aus, das den jetzt durchgeführten 
Maßnahmen zugrunde liegt und wie wird es mit den künftigen Maßnahmen 
verzahnt? 
4. Wenn die Vorlage noch einmal von stichprobenartigen Erhebungen etc. 
spricht, heißt das, dass es bisher keine ordnungsgemäße Prüfung gegeben 
hat und bedeutet dies in Folge auch, dass auch keine Kostenhöhe angegeben 
werden kann? 
5. Wieso wird eine Vorlage erstellt, in der nicht klar ist, welche Leistungen und 
Kosten (nicht differenziert benannt, sondern zw. 1 – 4 Mio.€ beziffert) 
tatsächlich anfallen und nicht deutlich wird, wieso die Gebäudewirtschaft ihrer 
Aufgabe nicht weiter nachkommen möchte? 
6. Was verbirgt sich hinter 430.000 Euro für die Projektleitung 
7. Wie sieht die Aufgabenbeschreibung tatsächlich aus – transparent und 
nachvollziehbar? 
8. Beim RGM haben wir mitbekommen, dass die Stadt sich von einem GU 
getrennt hat und nun einen neuen sucht, weil er nicht geeignet war. Nach 
welchen Kriterien soll nun die Ausschreibung erfolgen? 
9. Warum ist in der Vorlage die Rede davon, dass derzeit eine Kostenprognose 
nicht möglich ist und wann wird diese vorgelegt werden? 
Antwort der Verwaltung 
Zu 1.)  
Im Falle einer Beschlussfassung im Juli 2025 werden bis zum möglichen Beginn der 
Leistungen eines externen Betreibers im Gebäudekomplex bei steigendem 
Betriebsrisiko für die Eigentümer noch etwa zwei Jahre vergehen. Um den Spiel- und 
Museumsbetrieb aufrechtzuerhalten, sind Einzelmaßnahmen erforderlich. 
Schnittstellen für den Betreiber zu laufenden Maßnahmen der Gebäudewirtschaft der 
Stadt Köln sind mit Beginn der Aufstellung der Leistungsverzeichnisse zu klären. 
Dies kann nicht vor der Beschlussfassung über die Vorlage 0180/2025 erfolgen. 
Zu 2.) 
Aufgrund des derzeitigen baulichen und insbesondere technischen Zustands von 
Museum Ludwig und Philharmonie kann nicht sichergestellt werden, dass die 
Kapazitäten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gebäudewirtschaft zukünftig 
und dauerhaft für die täglich wachsenden Anforderungen der laufenden

2 
 
Instandhaltung in diesem Gebäudekomplex ausreichen, auch unter Berücksichtigung 
des anhaltenden Fachkräftemangels und der Zurückstellung der Generalsanierung. 
Die Verwaltung empfiehlt daher zur Bewältigung des erforderlichen und größer 
werdenden Maßnahmenpakets der Instandhaltung und des Gebäudebetriebs, um die 
Betriebssicherheit des Gebäudekomplexes zu erhöhen beziehungsweise auch den 
Spiel- und Museumsbetrieb über die kommenden zehn Jahre aufrechterhalten zu 
können, die Leistungen des technischen Gebäudebetriebs nach europaweiter 
Ausschreibung an ein externes Dienstleistungsunternehmen zu vergeben. Ein 
externer Betreiber*eine externe Betreiberin kann zudem schneller auf auftretende 
Störungen durch freiere Möglichkeiten des Marktzugriffs reagieren. 
 
Zu 3.) 
Zum jetzigen Zeitpunkt kann nur schrittweise mit Einzelkonzepten gearbeitet werden, 
da alle Maßnahmen im laufenden Betrieb umgesetzt werden müssen. 
Die Konzepte für die derzeit durchgeführten Maßnahmen richten sich daher jeweils 
nach den aktuellen technischen und gesetzlichen Erfordernissen, um den Spiel- und 
Museumsbetrieb im Gebäudekomplex aufrechtzuerhalten. Die Maßnahmen werden, 
so gut wie im laufenden Betrieb eben möglich, miteinander verzahnt. 
Eine ganzheitliche Betrachtung, auch unter den Gesichtspunkten der Nachhaltigkeit 
und der Energieeffizienz, kann erst im Rahmen einer noch zu beschließenden 
Planung einer Generalsanierung erfolgen. Es bleibt indes ungewiss, ob bis zur 
Sanierung notwendige Einzelmaßnahmen auch in Zukunft im laufenden Betrieb 
umgesetzt werden können. 
Für die Generalsanierung gibt es bislang kein Sanierungskonzept. Die Vorbereitung 
des zuvor notwendigen zugehörigen Planungsbeschlusses musste abgebrochen 
werden, da das Projekt aufgrund der Haushaltslage der Stadt Köln depriorisiert 
wurde (Vorlagen-Nr. 3331/2024). 
 
Zu 4.) 
Die externe stichprobenhafte Zustandserfassung, Haustechnik dient der besseren 
Leistungserfassung beziehungsweise -beschreibung für die spätere Ausschreibung. 
Selbstverständlich kommt die Gebäudewirtschaft ihren Prüf- und 
Wartungsverpflichtungen unter anderem im Rahmen der gesetzlich 
vorgeschriebenen wiederkehrenden Prüfungen technischer Anlagen gem. 
Prüfverordnung NRW (PrüfVO NRW) nach. 
Mit der Beschlussfassung über die Vorlage 0180/2025 wird die Voraussetzung 
geschaffen, detaillierte Leistungsbeschreibungen für die unterschiedlichen 
erforderlichen Einzelleistungen zu erstellen. Anschließend können die 
Leistungsverzeichnisse für eine Kostenprognose bepreist werden. Dies erfolgt auf 
der Grundlage der aktuellen Kennzahlen zum Beispiel für Störmeldungen und 
Kleinreparaturen.

3 
 
Erst nach einem weiteren Beschluss über die Ausschreibung dieser Leistungen kann 
der europaweite Preiswettbewerb gestartet werden, der im Ergebnis die 
Kostenannahme konkretisiert. 
Einen festen Preis für die zu vergebenden Leistungen kann es aufgrund der in der 
Anzahl und im Umfang vorab nicht konkret zu definierenden Einzelleistungen nicht 
geben (zum Beispiel unkalkulierbare Anzahl der Störmeldungen oder der 
technischen Defekte in den überalterten Anlagen). 
 
Zu 5.) 
Die Verwaltung führt die ordnungsgemäßen Prüfungen mit den vorhandenen 
Kapazitäten und unter den Möglichkeiten im laufenden Museums- und Spielbetrieb 
zuverlässig und sorgfältig durch. 
Aufgrund des baulichen und technischen Zustands von Museum Ludwig und 
Philharmonie kann jedoch nicht sichergestellt werden, dass die personellen 
Kapazitäten künftig und dauerhaft für die wachsenden Anforderungen der laufenden 
Instandhaltung in diesem Gebäudekomplex ausreichen, auch unter Berücksichtigung 
des anhaltenden Fachkräftemangels und der Zurückstellung der Generalsanierung. 
Die Verwaltung empfiehlt daher zur Erhöhung der Betriebssicherheit des 
Gebäudekomplexes und um den Spiel- und Museumsbetrieb über die kommenden 
zehn Jahre aufrechterhalten zu können, die Leistungen des technischen 
Gebäudebetriebs nach europaweiter Ausschreibung an ein externes 
Dienstleistungsunternehmen zu vergeben. 
 
Zu 6.) 
Bei den angenommenen Kosten für die Projektleitung handelt es sich zum Beispiel 
um folgende Leistungen: 
- aufwändige Erstellung eines umfangreichen Projektraums in Sharxx zur Erfassung 
der erforderlichen Bestandsunterlagen, vorab Prüfung, Sichtung und Veranlassung 
der Digitalisierung vorhandener Unterlagen und Dokumente 
- Abstimmungstermine und Workshops mit internen und externen Beteiligten, 
Aufarbeitung vorhandener Grundlagen und Kennzahlen zur Vorbereitung der 
Leistungsbeschreibung, Abstimmungen mit dem Vergabeamt, Mitwirkung an der 
Erstellung der Vergabeunterlagen, Vorbereitung einer sinnvollen Verknüpfung der 
Aufgaben und Projekte für eine spätere Generalsanierung, Schnittstellenbearbeitung 
zu laufenden Einzelmaßnahmen, Vertrags- und Rechnungsbearbeitung 
- hoher Abstimmungsaufwand mit den nutzenden Dezernaten 
- umfangreiche Kommunikation mit dem Rechnungsprüfungsamt, der Presse, 
Bürgerinnen und Bürgern sowie beteiligten Gremien und Ämtern 
- Kosten für Rechtsberatung und Vergabestelle 
- Schriftverkehr, allgemeine Verwaltung, Dokumentation et cetera

4 
 
Die vorliegende Kostenannahme beruht auf Erfahrungswerten. Die Abrechnung 
erfolgt nach dem tatsächlichen Aufwand. 
 
Zu 7.) 
Ohne eine transparente und nachvollziehbare Aufgabenbeschreibung können die 
Bieterinnen und Bieter keine vergleichbaren Angebote abgeben. Die 
Leistungsverzeichnisse werden selbstverständlich entsprechend aufgebaut, auch 
damit später eine korrekte Beauftragung und Abrechnung der externen Leistungen 
erfolgen kann. 
 
Zu 8.) 
Beim RGM hat sich die Gebäudewirtschaft von ihrem Generalplaner im Rahmen der 
Planungen für die dortige Generalsanierung getrennt. Dieser Vorgang ist nicht 
vergleichbar zu den mit der Vorlage 0180/2025 zu beschließenden Leistungen für die 
Vorbereitung der Auslobungsunterlagen der delegierbaren Aufgaben des 
Gebäudebetriebs. 
Nach welchen Kriterien die Ausschreibung für den externen Betrieb erfolgen wird, 
kann erst nach Beauftragung der Maßnahmen zu 0180/2025 erarbeitet werden. 
 
Zu 9.)  siehe zu 4.)

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14 11.02.2025 
143  
 
Dezernat VII, 
4511 
 
Stellungnahme zur Beschlussvorlage 0180/2025 (Stand 06.02.2025) 
Bedarfsfeststellungs- und Durchführungsbeschluss für eine Europaweite 
Ausschreibung und Vergabe des technischen Gebäudebetriebs für den 
Gebäudekomplex Museum Ludwig/Philhamonie an ein externes 
Dienstleistungsunternehmen, RPA-Nr. 143/21/01/25 
Eingereichter Kostenrahmen  ca. 622.000 € brutto 
zzgl. Folgekosten > 1 Mio. €/Jahr für eine 
Vertragsdauer von ca. 10 Jahren 
 
Sehr geehrte Damen und Herren, 
4511 Museum Ludwig beabsichtig einen Bedarfsfeststellungsbeschluss für o.g. Maß-
nahme zu erwirken. Beschlussgegenstand ist die Erstellung der Vergabeunterlagen 
und die Vergabe des technischen Gebäudebetriebs an einen externen Dienstleister. 
Aktuell nimmt 26 Gebäudewirtschaft die Betreiberaufgaben wahr, wird die Erstellung 
der Vergabeunterlagen beauftragen sowie die Vergabe durchführen. Eigentümer des 
Gebäudekomplexes ist das Dezernat VII Kunst und Kultur. 
Bei der Prüfung wurde folgendes festgestellt: 
Die technischen Anlagen des Gebäudekomplexes sind in einem schlechten Zustand 
und die Durchführung von zusätzlichen, aufwendigen Instandhaltungsprojekten kön-
nen durch das vorhandene Personal nicht sichergestellt werden. Diese Beschreibung 
wird jedoch nicht durch eine Bedarfsplanung untermauert. 
Das Betriebsrisiko für den Gebäudekomplex trägt aktuell die Gebäudewirtschaft. Man 
verspricht sich von der Übertragung an Dritte eine Verbesserung bzw. Aufrechterhal-
tung der Betriebssicherheit und somit der Nutzbarkeit des Gebäudekomplexes. In-
wieweit Betreiberaufgaben delegiert werden können, ist zu prüfen. 
Durch den inhaltlichen Zusammenhang von Prüfung/Wartung und Instandhaltung, 
birgt die Aufgabenstellung die Gefahr, dass der Auftragnehmer das Volumen seiner 
Leistung und somit die Höhe seiner Vergütung selbst generiert. 14 empfiehlt, ent-
sprechende Kontrollmechanismen bei der Erstellung der Vergabe- und Vertragsun-
terlagen zu berücksichtigen.

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Die in der Beschlussvorlage genannten Kosten i. H. v. 622.000 € werden nicht durch 
eine dokumentierte Kostenermittlung belegt. Es wurden Pauschalen für Eigenkosten 
der Gebäudewirtschaft sowie begleitende Kosten für die Bestands- und Datenerfas-
sung sowie Gutachten benannt. Die Höhe der Kosten kann nicht nachvollzogen wer-
den, da die Grundlagen nicht bekannt sind. Insoweit lässt sich keine Aussage zur Be-
lastbarkeit der eingereichten Kosten tätigen. Die durch die Vorfinanzierung der Maß-
nahme entstehenden Zinsen der Gebäudewirtschaft wurden berücksichtigt. 
Unter den haushaltsmäßigen Auswirkungen werden einerseits jährliche Folgeauf-
wendungen für den zukünftigen Betreiber von ca. 1 Mio. € ausgewiesen, anderer-
seits können diese gemäß Beschlussvorlage nicht benannt werden. 
Zitat aus der Begründung zum Beschluss: 
„Eine Kostenprognose für die Ausführung der Leistungen bis zum Beginn einer mög-
lichen Generalsanierung ist nicht möglich. Es ist mit einer jährlichen Vergütung im 
unteren einstelligen Millionenbereich zu rechnen. Die tatsächlichen Kosten ergeben 
sich aus dem noch durchzuführenden Preiswettbewerb.“ 
Die Angabe „unterer einstelliger Millionenbereich“ lässt offen, ob es sich um 1 Mio. € 
oder um z. B. 4 Mio. € handelt. Bezogen auf eine 10-jährige Vertragsdauer entstün-
den Kosten von 10 Mio. € bzw. 40 Mio. €. Ohne eine plausible Kostenermittlung birgt 
der angestrebte Beschluss in Bezug auf die Folgekosten eine hohe Kostenunsicher-
heit, die in der Beschlussvorlage nicht deutlich wird. Es ist festzustellen, dass laut 
Beschluss eine Kostenprognose zurzeit nicht möglich ist. Entsprechende Kosten kön-
nen erst nach Vorliegen der Angebote im Vergabeverfahren beziffert werden. Wegen 
der beschriebenen erheblichen monetären Unsicherheiten wird empfohlen, diesen 
Beschluss auf die Planung sowie die Vorbereitung und Durchführung des Vergabe-
verfahrens zu beschränken und vor der Beauftragung des „neuen Betreibers“ einen 
weiteren Beschluss einzuholen.  
Darüber hinaus sind weitere Maßnahmen am Gebäudekomplex geplant bzw. in der 
Umsetzung: 
Für die Lüftungsanlagen im Gebäudekomplex Museum Ludwig/Philharmonie, wurden 
bereits, Beschlüsse eingeholt (Raumlufttechnische Anlagen 1740/2023 und 
4227/2022). Aktuell liegt ein weiterer Beschluss für die Mess- und Regeltechnik 
(0110/2025) vor. Die Stückelung von Maßnahmen ist vergaberechtlich zu prüfen.  
Grundsätzlich ist zu bedenken, dass die Kosten der aktuell geplanten Einzelmaßnah-
men, zusätzlich zu den Kosten der Generalinstandsetzung entstehen.  
Vor der Durchführung einer Generalinstandsetzung sowie weiterer Einzelmaßnah-
men und vertraglicher Bindung durch Übertragung der Betreiberverantwortung sollten 
Eigentümer und Betreiber ein Gesamtkonzept zum Umgang und der Verwendung 
des Gebäudekomplexes erarbeiten und die Gesamtkosten benennen. Einerseits

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dient die Maßnahme dem Erhalt von Vermögenswerten, andererseits geht die Wirt-
schaftlichkeit aus den Unterlagen nicht hervor. Inwieweit der vorliegende Beschluss 
verträglich zur vorläufigen Haushaltführung ist, wurde nicht geprüft.  
Das Rechnungsprüfungsamt behält sich vor, die Vergaben zu den genannten Vorla-
gen zu prüfen. 
 
Mit freundlichen Grüßen 
 
Sven Genseke 
Stellvertretende Amtsleitung Rechnungsprüfungsamt

Dezernat, Dienststelle  
VII/4511 
 
Vorlagen-Nummer 
 0180/2025 
Freigabedatum 
 08.05.2025 
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Bedarfsfeststellungsbeschluss für die Erstellung einer europaweiten Ausschreibung 
für die Vergabe des technischen Gebäudebetriebs für den Gebäudekomplex Museum 
Ludwig/Philharmonie an ein externes Dienstleistungsunternehmen  
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
 
1. Der Rat stellt den Bedarf zur Erstellung einer europaweiten Ausschreibung für die Vergabe 
des technischen Gebäudebetriebs für den Gebäudekomplex Museum Ludwig/Philharmonie an 
ein externes Dienstleistungsunternehmen fest. 
2. Der Rat beauftragt die Verwaltung mit den für die Erstellung der Verdingungsunterlagen für 
eine europaweite Ausschreibung notwendigen externen Beauftragungen und Leistungen der 
eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudewirtschaft. 
Die benötigten Mittel für diese Maßnahme belaufen sich gemäß Grobkostenannahme der Ge-
bäudewirtschaft auf rund 600.000 Euro brutto. 
 
Aufgrund der gemeinsamen Gebäudenutzung entfällt ein Kostenanteil von 2/3 (= 400.000 €) 
auf das Museum Ludwig. Der Restbetrag von 200.000 € (1/3) ist vom Veranstaltungszentrum 
der Stadt Köln (Philharmonie) zu tragen.  
 
 
 
Bauausschuss 19.05.2025 
Ausschuss Kunst und Kultur 20.05.2025 
Betriebsausschuss Veranstaltungszentrum Köln 26.05.2025 
Finanzausschuss 26.05.2025 
Rat 27.05.2025

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            
% 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  600.000 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            
% 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.      € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Begründung: 
 
Aufgrund des derzeitigen baulichen und insbesondere technischen Zustands von Museum 
Ludwig und Philharmonie kann nicht sichergestellt werden, dass die Kapazitäten der Mitarbei-
ter*innen der Stadt Köln zukünftig für die täglich wachsenden Anforderungen der laufenden 
Instandhaltung in diesem Gebäudekomplex und die Umsetzung zusätzlicher aufwendiger In-
standhaltungsprojekte ausreichen. 
 
Um die Betriebssicherheit des Gebäudekomplexes zu erhöhen beziehungsweise über die 
kommenden Jahre aufrechterhalten zu können, besteht die dringende Notwendigkeit, die Leis-
tungen des technischen Gebäudebetriebs nach europaweiter Ausschreibung an ein externes 
Dienstleistungsunternehmen zu vergeben. 
 
Hierzu im Einzelnen: 
 
 
Vorbereitung einer qualifizierten Voruntersuchung zur Erlangung eines Planungsbeschlusses

3 
 
Durch die Verwaltung, konkret im Auftrag der beiden verantwortlichen städtischen Gebäudeei-
gentümerinnen des Gebäudekomplexes Museum Ludwig/Philharmonie, wurde eine qualifi-
zierte Voruntersuchung zum weiteren Umgang mit den sanierungsbedürftigen Häusern be-
gonnen. Ziel dieser Untersuchung ist es, dem Rat der Stadt Köln eine Entscheidungsgrund-
lage vorzulegen, die zu einem Planungsbeschluss für eine noch zu findende Variante einer 
Generalsanierung führt.  
 
Die technischen Anlagen des Museum Ludwig und der Philharmonie stammen aus der Zeit 
des Neubaus in den 80er Jahren. Viele Anlagen sind mittlerweile dringend erneuerungsbe-
dürftig: Diese sind seit nahezu 40 Jahren und damit bereits weit über ihren gewöhnlichen Le-
benszyklus hinweg in Betrieb. Das Betriebsrisiko steigt daher trotz laufender Instandhaltungs-
maßnahmen kontinuierlich an. Im täglichen Betrieb nimmt die Anzahl der schnell zu bearbei-
tenden Störmeldungen und Ausfällen entsprechend zu.  
 
Durch eine Generalsanierung wäre es möglich, den Gebäudekomplex technisch, baulich und 
ökologisch für die Zukunft zu rüsten. Auch bei kurzfristiger Projektfortführung wäre selbst für 
den Fall eines Sanierungsbeschlusses im Jahr 2025 durch den Rat der Stadt Köln mit dem 
Baubeginn einer wie auch immer zu gestaltenden Generalsanierung nach heutigem Stand 
nicht vor dem Jahr 2032 zu rechnen. Mit einzelnen dringenden Maßnahmen der Instandhal-
tung kann daher nicht weiter abgewartet werden.  
 
 
Laufende Instandhaltung 
 
Ungeachtet einer möglichen Generalsanierung müssen bis zu deren Baubeginn Maßnahmen 
der Instandhaltung, die zur Sicherstellung des weiteren Gebäudebetriebs des Museum Ludwig 
und der Philharmonie erforderlich sind, laufend fort- und durchgeführt werden. 
 
Zum Oberbegriff der Instandhaltung gehören gemäß Definition nach DIN 31051: 
 
1. Inspektion: Feststellung und Beurteilung des Ist-Zustands mittels Prüfungen, Messungen,  
Beurteilungen, Ableitungen von Konsequenzen und Aufzeigen von Verbesserungen 
2. Wartung: Bewahrung des Soll-Zustands durch Prüfen, Nachstellen, Auswechseln,  
Ergänzen, Reinigen, Schmieren, Konservieren und durch Funktionsprüfungen 
3. Instandsetzung durch Reparaturen: Wiederherstellung des Soll-Zustands oder Zurückfüh-
rung in einen funktionsfähigen Zustand durch Ausbessern, Austauschen und Funktions-
prüfungen 
4. Verbesserung: Steigerung der Funktionssicherheit ohne Änderung der geforderten Funk-
tion sowie Effizienzverbesserung durch Planung, Nachstellen, Austausch, Umbau und 
Funktionsprüfung. 
 
 
Notwendigkeit der externen Vergabe des technischen Gebäudebetriebs 
 
Im Rahmen der laufenden Instandhaltung sowie der Vorbereitung und Umsetzung von Einzel-
maßnahmen wurde bereits deutlich, dass das erforderliche und größer werdende Maßnah-
menpaket der Instandhaltung und des Gebäudebetriebs mit den personellen Kapazitäten der 
Stadt Köln zukünftig nicht mehr entsprechend den gesetzlichen und betrieblichen Erfordernis-
sen bewältigt werden kann. Aufgrund dessen und zur künftigen Gewährleistung der Betriebs-
sicherheit des Gebäudekomplexes besteht der Bedarf, mit der Instandhaltung und dem Be-
trieb des Gebäudekomplexes sowie der Durchführung zu definierender Einzelmaßnahmen 
schnellstmöglich ein externes Dienstleistungsunternehmen zu beauftragen.  
 
 
Europaweite Ausschreibung mit vorangestellter Markterkundung 
 
Die notwendigen Leistungen sollen nach Auswertung einer bereits erfolgreich durchgeführten 
Markterkundung auf der Basis eines zu entwickelnden tragfähigen Leistungsbildes zweistufig

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mit Teilnahmewettbewerb europaweit ausgeschrieben und vergeben werden. Durch die vor-
geschaltete Markterkundung wurde ein Marktüberblick erlangt und festgestellt, unter welchen 
Voraussetzungen es Interessenten für die Übernahme der oben beschriebenen Aufgaben gibt 
und wie sich die Vorstellungen der Marktteilnehmenden zur Art der Aufgabenerfüllung gestal-
ten. Das auszuschreibende Leistungsbild kann entsprechend entwickelt werden. 
 
 
Kostenannahme 
 
Die benötigten Mittel für die Entwicklung entsprechender Verdingungsunterlagen werden ge-
mäß einer ersten Kostenannahme der Gebäudewirtschaft mit rund 600.000 € brutto angenom-
men. Aufgrund der gemeinsamen Gebäudenutzung entfällt ein Kostenanteil von 2/3 (= 
400.000 €) auf das Museum Ludwig. Der Restbetrag von 200.000 € (= 1/3) ist vom Veranstal-
tungszentrum Köln (Philharmonie) zu tragen.  
 
Der Finanzierungsanteil für die Philharmonie in Höhe von 200.000 € wird aus dem Budget des 
Veranstaltungszentrums der Stadt Köln geleistet. Da das Veranstaltungszentrum vorsteuerab-
zugsberechtigt ist, beläuft sich die Belastung tatsächlich auf den Nettobetrag von ca. 191.000 
€ (der überwiegende Teil der Leistungen wird von der Gebäudewirtschaft erbracht, die grund-
sätzlich ohne Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden). 
 
Die auf das Museum Ludwig entfallende, anteilige Finanzierung der Erstellung der Verdin-
gungsunterlagen erfolgt innerhalb des Amtsbudgets des Museum Ludwig, Produktgruppe 
0402, aus dem laufenden Bauunterhaltungsetat. 
 
Eine Kostenprognose für die Ausführung der zu vergebenden Leistungen bis zum Beginn ei-
ner möglichen Generalsanierung ist derzeit nicht möglich. Es wird derzeit eine jährliche Vergü-
tung im unteren einstelligen Millionenbereich erwartet. Eine Kostenprognose für die Ausfüh-
rung der Leistungen kann erst mit der Bepreisung des nach diesem Ratsauftrag detailliert ab-
zustimmenden Leistungsbildes erstellt werden. Die tatsächlichen Kosten ergeben sich sodann 
aus dem noch durchzuführenden Preiswettbewerb. Die derzeit noch nicht bekannten Aufwen-
dungen für die Beauftragung des externen Dienstleisters sind ab dem Haushaltsjahr 2027 aus 
den dann verfügbaren Budgets des Eigenbetriebs Veranstaltungszentrum und des Dezerna-
tes VI (Kunst und Kultur) zu decken.  
 
Die Verwaltung wird daher nach Erstellung der Verdingungsunterlagen einen weiteren Be-
darfsfeststellungsbeschluss für die Durchführung des Vergabeverfahrens vorlegen, aus dem 
das weitere Vorgehen bei der Vergabe, die geplanten Regelungen im abzuschließenden Ver-
trag und die vorliegenden Informationen zur Kostenannahme hervorgehen. 
 
 
Anlagen: 
Anlage 1 Stellungnahme Rechnungsprüfungsamt 
Anlage 2 Stellungnahme Gebäudewirtschaft zum Prüfbericht Rechnungsprüfungsamt