1736/2022
Beauftragung von externen Kanzleien/ Bericht und Richtlinie zur Beschaffung von Rechtsanwaltsdienstleistungen
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Anlage 2 - Vermerk zur Beauftragung von RA-Leistungen
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Anlage 1 zur Richtlinie für die Mandatierung von Rechtsa nwaltskanzleien (B.I.1.2)
(Praxisgruppe / Gliederungsziffer) (Datum)
(HPL-UA = Kostenstelle) (zust. Jurist*in)
Dokumentation der Beauftragung von
Rechtsdienstleistungen
Aktenzeichen :
Projekt
ggf. Rubrum
ggf. eingebundene Fachdienststelle(n)
I. ALLGEMEINES
Notwendigkeit
Die Beauftragung von Rechtsdienstleistungen ist erforderlich (Mehrfachnennung möglich):
wegen gesetzlichem Anwaltszwang
wegen fehlender eigener fachlicher Expertise
aufgrund fehlender Kapazitäten (Hinweis: i. d. R. soll eine Begründung etwaiger Engpässe erfolgen)
Voraussichtlicher Auftragswert
Geschätzter Auftragswert (bei außergerichtlicher Beratung) € (netto)
Bei Prozessvertretung: Streitwert €
Bei Prozessvertretung ca. RVG-Honorar (1. Instanz) € (netto)
Gegenstand
Prozessvertretung
Außergerichtliche Beratung
Hinweis: Bei außergerichtlicher Beratung ist abhängig von den Wertgrenzen (s. Anlage 2 zur Richtlinie
für die Mandatierung von Rechtsanwaltskanzleien) ein Vergabeverfahren einzuleiten und die
entsprechenden Daten daher zusätzlich in das Vergabemanagementsystem einzupflegen
(Zuständigkeit: Servicebüro).
Das Einleiten des Vergabeverfahrens in eVa bzw. cVergabe und das Ausfüllen des Vergabeverme rks
erfolgt durch das Servicebüro (ggf. mit Unterstützung Vergabecenter freiberufliche Leistungen). Im
Vergabevermerk kann bei der Dokumentation und Begründung für die Auswahl der Teilnehmer hierauf
als Anlage verwiesen werden.
Anlage 1 zur Richtlinie für die Mandatierung von Rechtsa nwaltskanzleien (B.I.1.2)
Aufgeforderte Kanzleien (grds. nur bei außergerichtlicher Beratung)
Mandatierte Kanzlei, Name der beauftragten Rechtsanwält*in (bzw. Federführung)
Art der Beauftragung
Erstmandatierung
Folgemandat
Dokumentation der angewandten Auswahlkriterien* (vgl. Ziff. B.I.1 lit a), b) der Richtlinie für die Mandatierung
von Rechtsanwaltskanzleien)*
Qualifizierung / Expertise:
Referenzen:
Vorlage eines Capability Statements:
Empfehlungen (Branchenhandbücher (JUVE), Dritte):
Außendarstellung der Kanzlei:
Persönliche Vorstellung / Präsentation:
Fortbestehende Qualifizierung / Expertise:
Qualität der Vormandate (z.B. Zuverlässigkeit, Erreichbarkeit, Schnelligkeit, Verständlichkeit,
Verwertbarkeit):
Erfahrung mit der Mandantin „Stadt Köln“:
Vertrauensverhältnis und Exklusivitätsverhältnis:
Kosten:
* es ist anzukreuzen, welche Kriterien zur Anwendung gelangt sind und ab einem Streitwert von 50.000 € bzw.
geschätztem Auftragswert von 25.000 € eine schriftliche Begründung (in der Zeile unterhalb des Kriteriums)
anzugeben. Der Umfang der Begründung soll in Abhängigkeit zur (finanziellen) Bedeutung des Mandats stehen.
Unterschrift Praxisgruppenleiter*in
Unterschrift Jurist*in
WV an den Sachbearbeiter zum 30.11. des laufenden Vertragsjahres zum Zwecke der Evaluation
(vgl. C der Richtlinie für die Mandatieru ng von Rechtsanwaltskanzleien).
Evaluation zur Abstimmung der Mandatierungen durch die Praxisgruppe zur Vorlage an die Leitung 301 .
Mitteilung Ausschuss
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Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle II/30 Vorlagen-Nummer 09.06.2022 1736/2022 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Rechnungsprüfungsausschuss 14.06.2022 Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 29.08.2022 Beauftragung von externen Kanzleien/ Bericht und Richtlinie zur Beschaffung von Rechtsanwaltsdienstleistungen Das Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen hat die in Anlage 1 beigefügte „Richtlinie für die Mandatierung von Rechtsanwaltskanzleien“ erstellt. Das Rechnungsprüfungsamt war in die Erarbei- tung eingebunden und eine Entwurfsfassung war im Rechnungsprüfungsausschuss in der Sitzung am 14.09.21 vorgestellt worden (vgl. Sachstandsmitteilung zur Vergabe von Rechtsanwaltsdienstleistun- gen, TOP 15.2 2861/2021). Mit dieser Richtlinie wird die Mandatierung von Rechtsanwaltskanzleien sowohl für gerichtliche Ver- tretungen als auch für außergerichtliche Beratungsleistungen geregelt. Dabei dient die Richtlinie gleichzeitig der Korruptionsprävention sowie der Wahrung von Qualität und Wirtschaftlichkeit der an- waltlichen Dienstleistung für die Stadt Köln. Zudem soll mit der Richtlinie der Kreis der beauftragten Rechtsanwaltskanzleien („Anwalts-Pool“) offen für Zu- und Abgänge sein sowie bestehende Man- datsverhältnisse bzw. anwaltliche Dienstleistungen regelmäßig evaluieren. Schließlich stellt das Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen (30) bei der Mandatierung von Rechtsanwaltskanzleien si- cher, dass das nationale und europäische Vergaberecht und Haushaltsrecht sowie die relevanten städtischen Regelwerke einschließlich Compliance und Datenschutz beachtet werden. Das Amt 30 erarbeitet derzeit ein neues städtisches Regelwerk („Richtlinie Recht“), welches für alle Dienststellen einerseits die Mandatierung anwaltlicher Leistungen sowie deren Steuerung, Man- datserweiterungen und Controlling inkl. Rechnungsprüfung durch das Amt 30 klarstellen, andererseits die interne Rechtsberatung durch 30 regeln soll. Dabei werden auch eigene städtische Mandatsbe- dingungen erstellt. Beginnend mit dem Jahr 2022 ist eine verbesserte Übersicht über die Beauftragungen erarbeitet wor- den, die Grundlage einer jährlichen Berichterstattung bildet und die bisherige jährliche Mitteilung über anwaltliche Beauftragungen ersetzt (zuletzt Vorlagen Nr. 2894/2021). Anlage 3 enthält die neu erar- beitete Übersicht. In dieser Form soll zukünftig die jährliche Mitteilung über die Beauftragung externer Kanzleien erfolgen. Gez. Prof. Dr. Diemert
Anlage 3 Zentrales Anwalts- und Prozessregister
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Nr. Aktenzeichen 30 Rubrum/ Sachbezeichnung (ggf. + Schlagwort) Name Kanzlei Name Rechts- anwält/in Erst- / Folge- mandat Gliederungs- ziffer Fachdienst- stelle(n) Name Sach- bearbeiter /in 30 Prozess- vertretung oder außer- gerichtl. Beratung Bei Prozess : AZ bei Gericht Bei Prozess : Instanz Vergütung: RVG oder Honorar- vereinbarung voraussichtlic hes Honorar (RVG- berechnung oder Schätzung) nach Abschluss: tatsächliche eigene RA Kosten Bei Prozess : Ausgang des Verfahrens 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 Übersicht über die von 30 mandatierten Rechtsanwält*innen im Berichtsjahr 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 ##
Anlage 1 Richtlinie
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Richtlinie für die Mandatierung von Rechtsanwaltskanzleien (Stand: 08.04.2022) A. Vorbemerkungen Mit dieser Richtlinie regelt das Amt für Recht Vergabe und Versicherungen (30) die Mandatie- rung von Rechtsanwaltskanzleien. Sie dient sowohl der Korruptionsprävention als auch der Wahrung von Qualität und Wirtschaftlichkeit der anwaltlichen Dienstleistung für die Stadt Köln. Von der Stadt Köln nachgefragte anwaltliche Dienstleistungen spiegeln die gesamte Band- breite des Rechts wider. Dabei geht es um außergerichtliche Beratung sowie um Prozessver- tretung, betroffen sind alle Rechtsgebiete und alle Gerichtsbarkeiten. Die anwaltliche Dienstleistung wird durch ein hohes Maß an persönlichem Vertrauen geprägt. Sachverhaltsaufklärung und Entwicklung einer Handlungsstrategie müssen von Rechtsan- wält*in und Mandantin offen kommuniziert und erarbeitet werden; Kenntnis von Organisation und Arbeitsweise der Stadtverwaltung sind für die Qualität der anwaltlichen Dienstleistung un- erlässlich. Bei der Mandatierung von Rechtsanwaltskanzleien gilt es sowohl die positiven Seiten de r Stabilität gewachsener als auch die Chancen neuer Mandatsbeziehungen zu nutzen. Es gibt daher keinen Anspruch auf eine Mandatierung durch die Stadt Köln, aber auch keinen sach- grundlosen Ausschluss einer Mandatierung. Der Kreis der beauftragten Rechtsanwaltskanz- leien ist somit offen für Zu- und Abgänge. Bei der Mandatierung von Rechtsanwaltskanzleien stellt 30 sicher , dass da s nationale und europäische Vergaberecht und Haushaltsrecht sowie die relevanten städtischen Regelwerke einschließlich Compliance und Datenschutz beachtet werden. B. Beauftragungskriterien Bei der Mandatierung von Rechtsanwaltskanzleien ist zwischen der Prozessvertretung und der außergerichtlichen Beratung zu unterscheiden. Die Prozessvertretung ist vom Anwendungsbereich des Vergaberechts ausgenommen, § 116 Abs. 1 Nr. 1, 2 GWB. Die Mandatierung zum Zwecke der Beratung (einschließlich der Erstellung von Gutachten) erfolgt auf der Grundlage des nationalen und europäischen Vergaberechts sowie städtischer Vergaberegelungen (GAV) und dieser Richtlinie. I. Allgemeine Grundsätze der Auswahlentscheidung und Mandatierung Jede Mandatierung erfolgt unter Einbeziehung der Fachdienststelle ausschließlich aufgrund sachlicher Kriterien und unter Beachtung des Vier-Augen-Prinzips. Neben der Eignung sind die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit zu beachten. Dabei ist 30 jedoch nicht verpflichtet, die Auswahl allein nach dem Preis zu treffen. Da bei Rechtsdienstleistungen die Expertise der mandatierten Rechtsanwaltskanzlei erheblichen Ein- fluss auf die Qualität der Leistungserbringung hat, muss als Auswahlkriterium insbesondere auch die Qualifikation der Rechtsanwaltskanzlei bzw. der einzelnen Berater*innen berücksich- tigt werden. Im Einzelnen: 1. Auswahlkriterien sind insbesondere a) Erstbeauftragung Qualifizierung / Expertise Vorlage eines Capability Statements (Qualifikation und Leistungsfähigkeit) Referenzen Empfehlungen (Branchenhandbücher (JUVE), Dritte) Außendarstellung der Kanzlei Persönliche Vorstellung / Präsentation Kosten b) Folgemandate Fortbestehende Qualifizierung / Expertise Qualität der Vormandate (z.B. Zuverlässigkeit, Erreichbarkeit, Schnelligkeit, Verständlichkeit, Verwertbarkeit) Erfahrung mit der Mandantin „Stadt Köln“ Vertrauensverhältnis und Exklusivitätsverhältnis Kosten 2. Jede Mandatierung ist von der/dem zuständigen Jurist*in aufgrund der vorgenannten Kri- terien in einem schriftlichen Vermerk (externe Anlage 1, Verfügung) zu begründen; die Begründung ist Bestandteil der Verfügung zur Mandatierung der ausgewählten Rechtsan- waltskanzlei. Die Inanspruchnahme rechtsanwaltlicher Dienstleistungen von Verbänden, in denen die Stadt Köln Mitglied ist (z. B. Kommunaler Arbeitgeberverband, Bühnenver- ein), bedarf keiner besonderen Begründung. 3. Mandatierungen mit einem Auftragswert bis 25.000 € netto sind von der/dem zuständigen Jurist*in und ihrer/seinem Praxisgruppenleiter*in zu unterzeichnen. Bei Auftragswerten bis 50.000 € netto ist die Unterzeichnung durch die Praxisgruppen- sowie die Abteilungs- leitung erforderlich, bis 100.000 € netto die Unterzeichnung durch die Amtsleitung, ab einem Auftragswert über 100.000 € netto die Unterzeichnung oder Mitzeichnung durch die Dezernentin. 4. Die aktuellen Wertgrenzen und das jeweils zu beachtende Verfahren richten sich nach den Vorgaben der Kommunalen Vergabegrundsätze nach § 26 KomHVO ( Anlage 2 , Wertgrenzentabelle). 5. Im Übrigen sind die weiteren Zuständigkeitsregelungen für die Vergabe von Rechts- dienstleistungen (Anlage 3, Übersichtshilfe) zu beachten; sie bleiben von dieser Richtlinie unberührt. II. Verhältnis von bestehenden und neuen Mandatsbeziehungen 1. Es obliegt der jeweiligen Praxisgruppenleitung, ein angemessenes Verhältnis herzustellen zwischen a) der Verteilung von Mandaten zwischen Kanzleien mit bestehender Mandatsbeziehung zur Stadt Köln und b) der Verteilung von Mandaten zwischen neuen Kanzleien und Kanzleien mit bestehen- der Mandatsbeziehung. Die Verteilung von Mandaten im vorgenannten Sinne erfasst die Mandatierung in der Pro- zessvertretung oder in niederschwelligen Beratungsmandaten, aber auch die Berücksich- tigung bei der Ausschreibung von größeren Beratungsmandaten. 2. Bei der Verteilung gemäß vorstehender Ziffer 1. a) ist insbesondere zu berücksichtigen, ob und inwieweit eine besondere Spezialisierung erforderlich ist, die die Auswahl auf bestimmte Kanzleien/ Rechtsanwält*innen eingrenzt, in welchem Umfang in der Vergangenheit Mandate an bestimmte Kanzleien / Rechts- anwält*innen und zu welchen Gesamthonoraren in der Vergangenheit Mandate an bestimmte Kanzleien / Rechtsanwält*innen vergeben wurden. Sinn und Zweck einer Verteilung nach diesen Maßstäben ist es, die bestehende Zusam- menarbeit im Hinblick auf die unter A. beschriebenen Grundsätze zu pflegen und im Ide- alfall eine Exklusivität (die Kanzlei führt keine Mandate gegen die Stadt Köln) herzustellen. 3. Bei der Verteilung gemäß vorstehender Ziffer 1. b) ist insbesondere zu berücksichtigen, inwieweit für das konkrete Mandat eine gewachsene Mandatsbeziehung und die Kenntnis der Mandantin „Stadt Köln“ erforderlich oder dienlich ist, inwieweit für das konkrete Mandat eine persönliche Vertrauensbeziehung bedeutsam ist, inwieweit die Pflege der best ehenden Mandatsbeziehungen jeweils aktuell eine Öff- nung für den Zugang von neuen Kanzleien in den Kreis zulässt und inwieweit aus vorangegangenen Mandaten Synergieeffekte bestehen, die sich vorteil- haft auf die Wirtschaftlichkeit auswirken. Die Praxisgruppe nleitungen tragen Sorge dafür, dass sich der Kreis der beauftragten Rechtsanwaltskanzleien nicht zu einem „Closed-Shop“ entwickelt, sondern dass auch neue Kanzleien die Möglichkeit der (regelmäßigen) Mandatierung erhalten. Die vorstehenden Ziffern 1 – 3 finden keine Anwendung, soweit rechtsanwaltliche Dienst- leistungen von Verbänden, in denen die Stadt Köln Mitglied ist (z. B. Kommunaler Arbeit- geberverband, Bühnenverein), in Anspruch genommen werden. 4. 30 führt ein Zentrales Anwalts- und Prozessregister. In diesem Register werden Kanz- leien/ Rechtsanwält*innen/ Verbände geführt, die von 30 mandatiert worden sind. C. Evaluierung und Berichterstattung Zum 31. Januar eines Jahres evaluiert jede Praxisgruppe für ihren Bereich die Mandatsbezie- hungen mit den bea uftragten Rechtsanwält*innen für das jeweilige Vorjahr . Die Leitung 301 trägt die Ergebnisse zusammen, bewertet sie und berichtet an die Praxisgruppenleitungen und die Amtsleitung. Mit diesem Verfahren wird der Austausch über die Qualität der erbrachten anwaltlichen Dienst- leistungen bei 30 in stitutionalisiert, um höchstmögliche Transparenz herzustellen, von den (positiven oder negativen) Erfahrungen der anderen Praxisgruppen zu profitieren und um ein einheitliches Auftreten der Stadt Köln gegenüber beauftragten Rechtsanwaltskanzleien zu ge- währleisten. Die Evaluierung und Datenerfassung im Zentralen Anwalts - und Prozessregister sollen Ge- genstand einer jährlichen Berichterstattung (im zweiten Quartal) an den AVR und RPAu sein. Anlage 2 Wertgrenzentabelle außergerichtliche Rechtsdienstleistung nach den jeweils aktuellen Kommunalen Vergabegrundsätzen für Gemeinden nach § 26 KomHVO mit Stand vom 26.01.2021 (die Regelungen der GAV finden ergänzend Anwendung) Verfahren Wertgrenze Hilfestellung und Vorgaben zum weiteren Vorgehen Direktauftrag (vgl. Ziffer 8.1 und 8.2 der Kommunalen Vergabe- grundsätze) unter 25.000 € netto Hinsichtlich der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Spar- samkeit ist eine Dokumentation notwendig, dass Kosten im Hinblick auf Bedeutung der Rechtsfrage, der damit verbun- denen Risiken und der Qualifikation des Anwalts im Verhält- nis stehen. Eine Angebotseinholung in Textform ist ausreichend. TIPP: E-Mail Der Vorgang ist in das Vergabemanagementsystem einzu- stellen, eine Zustimmung von 302 ist nicht notwendig. Eine vergaberechtliche Beratung ist jederzeit möglich. Verhandlungsver- gabe ohne Teilnah- mewettbewerb (vgl. Ziffer 8.3 Kommunale Vergabegrundsätze i.V.m. besondere Dienstleistung vgl. Art. 4 lit d, Anhang XIV der Richtlinie 2014/24/EU) bis zum EU-Schwellen- wert i.H.v. 750.000 € netto Es müssten mindestens 3 Bewerber aufgefordert werden. Empfehlung: Bei einem geschätzten Auftragswert von über 250.000 € netto sollen aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit mindestens 5 Bewerber aufgefordert wer- den. Eine Angebotseinholung in Textform ist ausreichend. TIPP: E-Mail Noch fehlende Eignungsnachweise können mit dem Angebot angefordert werden. Eine Verhandlung über Preis/Leistung ist möglich, dabei ist auf Gleichbehandlung zu achten. Der Vorgang ist in das Vergabemanagementsystem einzu- stellen, eine Zustimmung von 302 ist nicht notwendig. Eine vergaberechtliche Beratung ist jederzeit möglich. EU-weite Aus- schreibung oberhalb des EU-Schwellen- wert i.H.v. 750.000 € netto EU-weites Verfahren je nach Einzelfall, die vergaberechtli- chen Regelungen sind dabei zu beachten. Der Vorgang ist in das Vergabemanagementsystem einzu- stellen. 302 ist bei der Veröffentlichung, Angebotseinholung und Prüfung des Vergabevorschlages zu beteiligen. Eine vergaberechtliche Beratung ist jederzeit möglich. Anlage 3 Zuständigkeitsregelungen für die Vergabe von Rechtsdienstleistungen Übersichtshilfe 1. Geschäftsanweisung Vergabe (GAV) – Zuständigkeit: 302 - Aktueller Stand: 01.05.2021 - Aktueller Link: http://intranet.verwaltung.stadtkoeln.de/imperia/md/images/aemte- ronline/27/gesch%C3%A4ftsanweisung_zur_durchf%C3%BChrung_von_verga- beverfahren_gav_01.05.2021.pdf - Ziffer 4.2 Pflicht zur Einstellung von Vergaben in eVa / cVergabe (ab einem Wert von 500 € sofern nicht bereits in cMarket abgebildet) - Ziffer 5 GAV: Wertgrenzenregelung – Verweis auf Runderlass der Kommunalen Vergabegrundsätze 2. Richtlinie für die Bedarfsprüfung – Zuständigkeit: 11 - Aktueller Stand: 10.09.2019 - E-Mail-Adresse: 11-112-0-Grundsatz-Organisation@stadt-koeln.de - Aktueller Link: http://intranet.verwaltung.stadtkoeln.de/intranet/bibliothek/richtli- nien/organisation/00245/rechtsnorm.html 3. Wertgrenzenregelung Rechnungsprüfungsamt – Zuständigkeit: 14 - Aktueller Stand: 01.10.2021 - Aktueller Link: http://intranet.verwaltung.stadtkoeln.de/intranet/bibliothek/richtli- nien/einkauf/00459/rechtsnorm.html - Auszug zur Vorlage Vergabe von freiberuflichen Leistungen (Ziffer 5): 5.1 Vergaben von freiberuflichen Leistungen Bei Einbindung des Rates bzw. seiner Ausschüsse 5.2 Zusatzaufträge bzw. Auftragserweiterungen zum Hauptauftrag Informationspflicht: Kostenüberschreitungen ab 50 % von Hauptaufträgen sind dem RPA innerhalb von vier Wochen nach Bekanntwerden schriftlich mitzuteilen. Eine generelle Vorlagepflicht besteht nicht. 4. Zuständigkeitsordnung der Stadt Köln – Zuständigkeit: AVR - Aktueller Stand: 15.07.2021 - Aktueller Link: https://www.stadt-koeln.de/mediaasset/content/satzungen/zu- sto_8._%C3%84nderungssatzung_vom_15._juli_2021.pdf - Bei Rechtsanwaltsbeauftragungen insbesondere Beachtung von § 8 ZustO Auszug: „(1) Dem Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Inter- nationales wird die Entscheidungsbefugnis in folgenden Angelegenheiten übertra- gen: 1. Wesentliche Prozesshandlungen (mit Ausnahme der Klageerwiderung und der Klageänderung) sowie damit verbundene Anwaltsbeauftragungen bei einem Streitwert von mehr als € 500.000 bis einschl. € 1,5 Mio.; 2. Klageänderung sowie damit verbundene Anwaltsbeauftragungen bei Klagen mit einem Ausgangsstreitwert von mehr als € 500.000 bis einschl. € 1,5 Mio.; soweit sich durch die Klageänderung der Streitwert um mehr als € 50.000 ändert und der neue Streitwert € 1,5 Mio. nicht übersteigt; 3. Abschluss von Vergleichen und Abgabe von Anerkenntniserklärungen, wenn dadurch eine Belastung oder ein Rechtsverzicht der Stadt im Gegenwert von mehr als € 100.000 bis einschl. € 500.000 bewirkt wird; 5. Bedarfsfeststellung von Lieferungen und Leistungen bei Auftragswerten von mehr als € 300.000 bis zu € 1,5 Mio.,…“
Beratungsverlauf (2)
Beschluss: Kenntnis genommen
Zur SitzungBeschluss: Kenntnis genommen
Zur SitzungDetails
- Aktenzeichen
- 1736/2022
- Typ
- Mitteilung Ausschuss
- Datum
- 09.06.2022
- Erstellt
- 20.05.2022 16:05