Sachstandsbericht zur Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung zum 25.05.18

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
OB/OB/7 
 
Vorlagen-Nummer 23.05.2018 
 1680/2018 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation 11.06.2018 
 
Sachstandsbericht zur Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung zum 25.05.18 
 
Anknüpfend an die Mitteilung zum „Sachstandsbericht Datenschutz bei der Stadt Köln“ (s. Session 
0565/2017) sowie die Beantwortung von Anfragen zum Thema „Neue Datenschutz-Grundverordnung“ 
im AVR am 06.11.17 (s. Session 3137/2018) und „Sachstand zur Umsetzung der EU-
Datenschutzgrundverordnung zum 25.05.18“ (s. Session 1654/2018) teilt die Verwaltung nachfolgen-
den Umsetzungsstand zu den Regelungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) mit: 
 
Die operative Umsetzung der Verwaltung auf die Regelungen der DSGVO erfolgt flächendeckend seit 
Herbst 2017. Grundlage ist das Vorgehensmodell mit den für die Umsetzung erforderlichen Prüfkrite-
rien sowie die zur standardisierten Dokumentation der Prüfergebnisse entwickelte Web-Anwendung 
DSGVO. 
 
Insgesamt rd. 75% der 80 Fachdienststellen haben sich mit aktiven Eintragungen (Stand 16.05.18) in 
die Web-Anwendung DSGVO beteiligt. Bei den ausstehenden Dienststellen ist erkennbar mit dem 
Umsetzungsprozess begonnen worden, eine Dokumentation steht derzeit noch aus. Im Rahmen der 
die Umstellungsarbeiten begleitenden interdisziplinären Projektgruppe DSGVO wurden die Vertre-
ter/innen der Fachdezernate auf der Grundlage einer entsprechenden Aufstellung gebeten, die betref-
fenden Dienststellen zur Veranlassung der ausstehenden Dokumentationsarbeiten aufzufordern. 
 
Mit Stand 16.05.18 wurden insgesamt rd. 800 Eintragungen zu den einzelnen Prüfkategorien durch 
die Dienststellen vorgenommen. Hiervon waren bisher 174 Fehlanzeigen i.S. einer qualifizierten Aus-
sage, dass bestimmte datenschutzrechtliche Maßnahmen innerhalb einer Prüfkategorie in einer 
Dienststelle nicht anfallen (z.B. Videoüberwachung nicht vorhanden). 
 
Aktuell wurde ein Steuerungsbedarf bei der Erstellung von Datenschutz- und Einwilligungserklärun-
gen erkennbar: Insbesondere bei der Erhebung personenbezogener Daten sind von den Dienststellen 
an allen Kontaktpunkten der Verwaltung mit den Bürgerinnen und Bürgern (z.B. bei der Nutzung von 
Online-Diensten oder konventionellen Antragsverfahren) nach der DSGVO vorgeschriebene erweiter-
te Informationspflichten (s. Art. 13 und 14 DSGVO) umzusetzen, das bedeutet, bisherige Datenschut-
zerklärungen müssen ergänzt werden u.a. um konkrete Angaben zum Zweck, zur Rechtsgrundlage, 
Löschfristen und die zustehenden Betroffenenrechte z.B. auf Auskunft und Berichtigung. 
 
In der interdisziplinären Projektgruppe DSGVO am 16.05.18 wurde hierzu konkret vereinbart, dass 
die allgemeine Datenschutzerklärung für die Stadtverwaltung auf der Ebene www.stadt-koeln.de bis 
zum 25.05.18 DSGVO-konform ergänzt ist. Ebenfalls werden die Impressen der Fachdienststellen, 
die einen eigenen Internet-Auftritt betreiben, nach den Regelungen der DSGVO bis zum 25.05.18 
umgestellt.

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Die Fachdienststellen, die bisher keine ergänzten Datenschutzerklärungen für ihre fachspezifischen 
Kontakte zu den Bürgerinnen und Bürgern angefertigt haben, sind aufgefordert, diese bis spätestens 
15.06.18 zu erstellen.  
 
Im 3. Quartal 2018 ist die Vorlage eines Evaluationsberichtes zur Umsetzung der DSGVO im Verwal-
tungsvorstand vorgesehen. 
 
Zwischenzeitlich ist die Stelle eines ständigen stellvertretenden Datenschutzbeauftragten zum 
03.04.18 besetzt worden 
 
Nach wie vor nimmt die Stadtverwaltung Köln sowohl mit dem konzeptionellen Vorgehensmodell als 
auch bezogen auf die operative Umsetzung NRW- und bundesweit eine deutliche Führungsrolle ein.  
 
Dies drückt sich weiterhin in einer Vielzahl von Anfragen für Vorträge zum entsprechenden Vorgehen 
in Köln aus. Neben Vortragsanfragen z.B. der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsma-
nagement (KGSt), des BEHÖRDEN SPIEGEL oder der Europäischen Akademie für Steuern, Wirt-
schaft und Recht ist die Stadt Köln gefragter Austauschpartner der Konferenz der unabhängigen Da-
tenschutzbehörden von Bund und Land, des Bundesverbandes kommunaler IT-Dienstleister (Vitako) 
und des Deutschen Städtetages. Für den Städtetag NRW hat der behördliche Datenschutzbeauftrag-
te der Stadt Köln als Fachexperte an der Anhörung des Landtages NRW zum neuen Landesdaten-
schutzgesetz teilgenommen. 
 
Als Beispiel für vorliegende Interviewanfragen sei der nachfolgend aufgeführte Link des Online-
Journals „Verwaltung der Zukunft“ genannt:  
https://www.verwaltung-der-zukunft.org/transformation/keine-wunsch-sondern-eine-
pflichtveranstaltung 
 
Dieser offene Dialog im Kreis der „kommunalen Familie“ wird fortgesetzt. 
 
gez. Reker