Update des Ratsinformationssystems für mehr Transparenz und Partizipation

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• Gem. Antrag nach § 3 (Grüne)

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  Fraktion Bündnis90/Die Grünen CDU-Fraktion SPD-Fraktion Fraktion Die LINKE FDP-Fraktion Volt-Fraktion RM Gabrysch (KLIMA FREUNDE) An den Vorsitzenden des Digitalisierungsausschusses Herrn Manuel Uwe Jeschka Frau Oberbürgermeisterin Henriette Reker Eingang beim Amt der Oberbürgermeisterin: 16.03.2022 AN/0622/2022 Antrag gem. § 3 der Geschäftsordnung des Rates Gremium Datum der Sitzung Digitalisierungsausschuss 28.03.2022 Update des Ratsinformationssystems für mehr Transparenz und Partizipation Sehr geehrter Herr Jeschka, sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin, die antragstellenden Fraktionen bitten Sie, folgenden Antrag auf die Tagesordnung der Sit- zung des Digitalisierungsausschusses am 28.03.2022 aufzunehmen: Beschluss: Die Verwaltung wird gebeten, bei der Weiterentwicklung des Ratsinformationssystems (RIS) insbesondere folgende Verbesserungen zu prüfen und dem Digitalausschuss einen Vor- schlag zur Umsetzung inkl. Zeit- und Kostenschätzung zur Entscheidung vorzulegen: - Integrierte Darstellung des Bearbeitungstands beschlossener Anträge und Vorlagen:  Grafische Kurzdarstellung des aktuellen Bearbeitungsstands (z.B. als Prozen- tangabe)  Darstellung der bei der Umsetzung beteiligten Ämter und Dezernate  Geplanter Zieltermin für die Umsetzung der Maßnahmen - Verbesserte Bediener*innen-Freundlichkeit:  Ausbau der Filterungsmöglichkeiten nach Dokumentenart (Beschlussvorlage, Antrag, Anfrage, Antwort, Mitteilung), beteiligtes Gremium (Rat, Ausschuss, BV), zuständige Verwaltungseinheit (Dezernat, Amt) - 2 -  Die Vorlage bzw. der Antrag soll durch eine Verlinkung mit weiteren relevan- ten Vorlagen und Anträgen verknüpft werden, die von der Verwaltung im Rahmen der Umsetzung ebenfalls betrachtet werden. Auf diesem Wege er- stellte Sammelprojekte sollen für zentrale Vorhaben zur Verfügung gestellt werden.  Es soll geprüft werden, ob perspektivisch eine semantische Volltextsuche er- gänzt werden kann, wie sie standardmäßig bei führenden Suchmaschinen verwendet wird.  Die Übersichten zu den einzelnen Sitzungen sollen mit einer Export-Funktion versehen werden, durch die die Informationen in ein von Office Programmen lesbares Format exportiert werden. Gleiches ist für die Liste der Mitglieder der entsprechenden Gremien anzustreben.  Beschlossene Anträge und Anfragen sollen auf einer interaktiven Stadtkarte dargestellt werden können. Hierzu kann eine Einbindung in die geplante Bür- ger*innen Info App erfolgen.  Für Nutzer*innen der Mandatos-App soll geprüft werden, inwiefern eine Syn- chronisation der hinterlegten Daten und Anmerkungen mit der Web Version von Session zu ermöglichen ist.  Es soll geprüft werden, ob die Redebeiträge der Ratsmitglieder in der Media- thek mit den entsprechenden Tagesordnungspunkten der Sitzung verknüpft werden können.  Es soll geprüft werden, ob für jedes Gremium eine Mailingliste o.ä. erstellt werden kann, in die sich Interessierte eintragen können und so bei jeder Än- derung der Tagesordnung automatisiert per Mail informiert werden.  Für die interne Nutzung durch Mandatsträger*innen (inklusive Sachkundige Bürger*innen & Einwohner*innen) soll geprüft werden, inwiefern ein verein- fachter Zugang mit privaten Endgeräten ermöglicht werden kann. - Mehr Übersichtlichkeit:  Für eine vereinfachte Darstellung der Tagesordnung soll geprüft werden, in- wiefern Antworten und Änderungsanträge zu bestehenden Vorlagen bzw. An- trägen durch Einrücken oder andere Formatierungsmöglichkeiten besser ge- gliedert werden können.  Die immer noch leicht unterschiedlichen Ansichten zwischen dem öffentlichen RIS und den Ansichten für Verwaltung und Mandatsträger*innen sollen soweit möglich weiter vereinheitlicht werden. Dies betrifft insbesondere die linke Me- nüleiste inklusive der Recherchefunktionen.  Sämtliche Termine sollten nach Möglichkeit in den üblichen Kalenderformaten exportierbar sein, u.a. mit o Filterbarer Export nach Gremien o Verlinkung des exportierten Termins mit der entsprechenden Sitzungsseite Begründung: Mit dem Ratsbeschluss „Internetstadt Köln“ (0687/2012) ist die „Digitale Stadt“ zu einem Leitbild und umfassenden Querschnittsthema für die kommunale Entwicklung geworden. Die Digitalisierung der Stadtverwaltung wird als ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das - 3 - gemeinsame und Identität stiftende Engagement aller Beteiligten verstanden. Auf dem Weg zur „Digitalen Stadt“ nimmt die Stadt Köln in vielerlei Hinsicht eine Vorreiterrol- le ein. Nun sollen unter der Zielbestimmung Open Government die digitale Bür- ger*innendienste und die Angebote zur Partizipation ausgebaut werden. Dabei stellt das Ratsinformationssystem die zentrale Grundlage zur Information und zur Partizipation dar. Vor diesem Hintergrund ist das bestehende System hinsichtlich des Funktionsumfangs auf- zuwerten, sodass Beschlüsse und ihre Bearbeitung transparent nachvollzogen werden kön- nen. Um bürgerschaftliches Engagement auch in Zukunft zu gewährleisten und den gestie- genen Erwartungen an die Digitalisierung der Stadtverwaltung Rechnung zu tragen, sollen nun die technischen Voraussetzungen geschaffen werden. Mit freundlichen Grüßen gez. gez. gez. Lino Hammer Grüne- Fraktionsgeschäftsführer Niklas Kienitz CDU- Fraktionsgeschäftsführer Mike Homann SPD- Fraktionsgeschäftsführer gez. gez. gez. Michael Weisenstein LINKE- Fraktionsgeschäftsführer Ulrich Breite FDP- Fraktionsgeschäftsführer Lucas Sickmöller Volt- Fraktionsgeschäftsführer gez. Nicolin Gabrysch Einzelmandatsträgerin KLIMA FREUNDE

• Sachstandsbericht Rat /Ausschuss (06/2024)

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  Dezernat, Dienststelle OB/01 Vorlagen-Nummer AN/0622/2022 Stand: 06.06.2024 Sachstandsbericht Update des Ratsinformationssystems für mehr Transparenz und Partizipation Beschluss: Die Verwaltung wird gebeten, bei der Weiterentwicklung des Ratsinformationssystems (RIS) insbesondere folgende Verbesserungen zu prüfen und dem Digitalausschuss einen Vorschlag zur Umsetzung inkl. Zeit- und Kostenschätzung zur Entscheidung vorzulegen: Status in Bearbeitung erledigt Aktueller Bearbeitungsstand: Bei Session und den zugehörigen Modulen (SessionNet, Mandatos, etc.) handelt es sich um ein Standard-Programm eines Softwareentwicklers. Entsprechend können spezielle Anforde- rungen seitens der Stadt Köln nur durch Programmierung des Herstellers umgesetzt werden. Dabei ist die Stadt Köln bestrebt, möglichst keine Individualprogrammierungen zu veranlas- sen, sondern favorisiert die Übernahme ihrer Produktanforderungen in den Standard. Dies hat zum einen den Vorteil, dass bei Updates keine individuellen Anpassungen erforderlich sind und zum anderen, dass keine zusätzlichen Kosten anfallen. Eine Übernahme in den Standard erfolgt jedoch nur, wenn der Hersteller einen entsprechenden Mehrwert für eine große Anzahl an Nutzer*innen feststellt. Es findet ein regelmäßiger Austausch zwischen Verwaltung und Hersteller zu möglichen Änderungen und Neuerungen statt. Aktuell arbeitet die Herstellerfirma an einer kompletten Neuentwicklung der Session-Module SessionNet Gremieninfo (Generation 6) sowie Mandatos App und konzentriert ihre Kapazitä- ten auf diese Aufgabe. Daher werden grundsätzlich keine neuen Anforderungen an diese Sys- teme durch den Hersteller mehr umgesetzt. Mit dieser Neuentwicklung werden Verbesserun- gen zur Unterstützung der digitalen Sitzungsvor- und -nachbereitung und eine verbesserte Recherche- und Auswertungsoption erwartet. Ziel ist es, ein Gremieninformationssystem zu entwickeln, das den aktuellen Anforderungen an die moderne Gremienarbeit auch technisch Rechnung trägt. 2 Zu den einzelnen Beschlusspunkten: Beschlusspunkte Sachstand 1 Integrierte Darstellung des Bearbeitungstands beschlossener Anträge und Vorla- gen: 1.1 Grafische Kurzdarstellung des aktuellen Bearbeitungsstands (z.B. als Prozentangabe) Diese Anforderung müsste sowohl in SessionNet als auch in Session durch den Hersteller programmiert werden. Derartige Anfragen werden wie bereits oben erläutert aktuell nicht angenommen. Eine inhaltliche Darstellung über den Bearbeitungs- stand erfolgt über die Sachstandsberichte. 1.2 Darstellung der bei der Umset- zung beteiligten Ämter und De- zernate Derzeit wird im Sachstandsbericht grundsätzlich die federführende Fachdienststelle ausgegeben. Die zusätzliche Einblendung des für die Erfassung des Sachstandsberichts zuständigen Teilbereichs inner- halb einer Dienststelle ist nicht sinnvoll. Teilweise wer- den die Sachstandsberichte in Bereichen erfasst, die die Arbeitsaufträge in die Fachbereiche weiterleiten. Diese Bereiche würden dann jedoch, trotz fehlender inhaltlicher Zuständigkeit, als zuständiger Bereich im Ratsinformationssystem angezeigt werden. Im Sachstandsbericht selbst können der zuständigen Bereich eines Amtes bzw. weiterer beteiligter Dienst- stellen genannt werden. 1.3 Geplanter Zieltermin für die Um- setzung der Maßnahmen Diese inhaltliche Information kann durch die Fachver- waltung in den Sachstandsbericht aufgenommen wer- den. 2 Verbesserte Bediener*innen-Freundlichkeit: 2.1 Ausbau der Filterungsmöglich- keiten nach Dokumentenart (Be- schlussvorlage, Antrag, Anfrage, Antwort, Mitteilung), beteiligtes Gremium (Rat, Ausschuss, BV), zuständige Verwaltungseinheit (Dezernat, Amt) Gremium: Eine Filterung nach Gremium ist bereits möglich. Dokumentenart: Eine Filterung nach Dokumentenart befindet sich aktu- ell in der Umsetzung. Verwaltungseinheit: Eine Ausgabe der zuständigen Verwaltungseinheit ist wie bereits unter Punkt 1.2 erläutert nicht vorgesehen, da die Untergliederung der Bereiche in Session zu de- tailliert ist bzw. teilweise nicht immer exakt dem Be- reich entspricht, der für die Umsetzung zuständig ist. 2.2 Die Vorlage bzw. der Antrag soll durch eine Verlinkung mit weite- ren relevanten Vorlagen und An- trägen verknüpft werden, die von der Verwaltung im Rahmen der Umsetzung ebenfalls be- trachtet werden. Auf diesem Diese Anforderung wird im digitalen Berichtswesen im Rahmen der Sammelprojekte umgesetzt. Die Sammel- projekte werden nach erfolgreicher Implementierung des Einzelberichtswesens umgesetzt. Es wurden be- reits entsprechende interne Tests durchgeführt. 3 Wege erstellte Sammelprojekte sollen für zentrale Vorhaben zur Verfügung gestellt werden. 2.3 Es soll geprüft werden, ob per- spektivisch eine semantische Volltextsuche ergänzt werden kann, wie sie standardmäßig bei führenden Suchmaschinen ver- wendet wird. Im Rahmen der Einführung von SessionNet Genera- tion 6 soll eine Optimierung der Recherchefunktionen in SessionNet erfolgen (zunächst nur für das Gremi- eninformationssystem für Mandatsträger*innen). 2.4 Die Übersichten zu den einzel- nen Sitzungen sollen mit einer Export-Funktion versehen wer- den, durch die die Informationen in ein von Office Programmen lesbares Format exportiert wer- den. Gleiches ist für die Liste der Mitglieder der entsprechen- den Gremien anzustreben. Ein direkter Export aus SessionNet heraus in ein Office-Format ist nicht möglich. Die aus SessionNet heruntergeladenen Sitzungsdoku- mente oder Personenlisten in PDF-Format können je- doch nach Speicherung auf dem PC über Word geöff- net werden (Rechtsklick „Öffnen mit...“). In diesem Zu- sammenhang ist jedoch darauf hinzuweisen, dass nicht immer alle Formatierungen korrekt übernommen werden. 2.5 Beschlossene Anträge und An- fragen sollen auf einer interakti- ven Stadtkarte dargestellt wer- den können. Hierzu kann eine Einbindung in die geplante Bür- ger*innen Info App erfolgen. Die Abbildung von Geo-Daten soll im Rahmen der Ein- führung der SessionNet Bürgerinfo-App umgesetzt werden. Aktuell wird an der Einbindung der Geo-Daten in Session bzw. in die SessionNet Bürgerinfo-App mit dem Hersteller gearbeitet. 2.6 Für Nutzer*innen der Mandatos- App soll geprüft werden, inwie- fern eine Synchronisation der hinterlegten Daten und Anmer- kungen mit der Web Version von Session zu ermöglichen ist. Eine Synchronisation von Mandatos G6 und Session- Net G6 ist laut Hersteller nicht vorgesehen. 2.7 Es soll geprüft werden, ob die Redebeiträge der Ratsmitglieder in der Mediathek mit den ent- sprechenden Tagesordnungs- punkten der Sitzung verknüpft werden können. Diese Anforderung wurde im Rahmen der Umsetzung von Punkt 2 des Beschlusses der Vorlage 1327/2021 umgesetzt. 2.8 Es soll geprüft werden, ob für je- des Gremium eine Mailingliste o.ä. erstellt werden kann, in die sich Interessierte eintragen kön- nen und so bei jeder Änderung der Tagesordnung automatisiert per Mail informiert werden. Diese Anforderung müsste in SessionNet durch den Hersteller programmiert werden. Derartige Anfragen werden wie bereits oben erläutert aktuell nicht ange- nommen. In der Mandatos-App besteht die Möglichkeit der Akti- vierung von Push-Benachrichtigungen. Über die Push- Benachrichtigungen können die Schriftführungen infor- mieren, wenn es Neuigkeiten zur Sitzung gibt (z. B. Veröffentlichung der Einladung oder neue Tagesord- nungspunkte). 2.9 Für die interne Nutzung durch Mandatsträger*innen (inklusive Sachkundige Bürger*innen & Einwohner*innen) soll geprüft Für SessionNet werden stimmberechtigten Mitgliedern (u. a. Ratsmitglieder, Sachkundige Bürger*innen und Bezirksvertreter*innen) städtische iPads für die digitale Gremienarbeit zur Verfügung gestellt. Alternativ kann 4 werden, inwiefern ein verein- fachter Zugang mit privaten Endgeräten ermöglicht werden kann. die Nutzung über ein Privatgerät erfolgen. Ein zusätzli- cher Zugriff (z. B. über eine Zwei-Faktor-Authentisie- rung (Token-Lösung)) neben der Nutzung eines städti- schen iPads ist nicht vorgesehen. Für weitere Mandatsträger*innen steht eine Token-Lö- sung für die Nutzung der Digitalen Gremienarbeit über ein privates Endgerät zur Verfügung. Für die Nutzung von Session mit privaten Endgeräten ist ein cDesk-Zugang notwendig. Eine Einrichtung ob- liegt den einzelnen Fraktionen. 3 Mehr Übersichtlichkeit: 3.1 Für eine vereinfachte Darstel- lung der Tagesordnung soll ge- prüft werden, inwiefern Antwor- ten und Änderungsanträge zu bestehenden Vorlagen bzw. An- trägen durch Einrücken oder an- dere Formatierungsmöglichkei- ten besser gegliedert werden können. Die Anforderung ist laut Hersteller nicht umsetzbar, da es sich bei dem Programm um ein Standard-Pro- gramm handelt und das System nicht erkennen kann, wann z. B. ein Änderungsantrag oder eine Beantwor- tung vorliegt. TOPs ohne Nummer werden teilweise auch für andere Zwecke genutzt. Mit SessionNet Generation 6 wird jedoch an der Be- nutzerfreundlichkeit in der Darstellung gearbeitet. 3.2 Die immer noch leicht unter- schiedlichen Ansichten zwi- schen dem öffentlichen RIS und den Ansichten für Verwaltung und Mandatsträger*innen sollen soweit möglich weiter vereinheit- licht werden. Dies betrifft insbe- sondere die linke Menüleiste in- klusive der Recherchefunktio- nen. Dies wurde zwischenzeitlich umgesetzt. Die Ansichten wurden, bis auf systemseitig notwendige Abweichun- gen, angeglichen. 3.3 Sämtliche Termine sollten nach Möglichkeit in den üblichen Ka- lenderformaten exportierbar sein, u.a. mit  Filterbarer Export nach Gre- mien  Verlinkung des exportierten Termins mit der entspre- chenden Sitzungsseite Grundsätzlich ist ein Export in verschiedene Kalender- formate möglich (siehe Anleitung im Gremieninforma- tionssystem). Die M öglichkeit zur Filterung beim Export nach Gre- mien und Verlinkung ist derzeit nicht möglich. Diese Anforderung müsste in SessionNet durch den Herstel- ler programmiert werden. Derartige Anfragen werden wie bereits oben erläutert aktuell nicht angenommen. Nächste Schritte: Siehe jeweils Sachstand zu den einzelnen Beschlusspunkten. Der nächste Sachstandsbericht ist geplant für den: 31.05.2025

• Sachstandsbericht Rat /Ausschuss (09/2025)

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  Dezernat, Dienststelle OB/01 Vorlagen-Nummer AN/0622/2022 Stand: 22.09.2025 Sachstandsbericht Update des Ratsinformationssystems für mehr Transparenz und Partizipation Beschluss: Die Verwaltung wird gebeten, bei der Weiterentwicklung des Ratsinformationssystems (RIS) insbesondere folgende Verbesserungen zu prüfen und dem Digitalausschuss einen Vorschlag zur Umsetzung inkl. Zeit- und Kostenschätzung zur Entscheidung vorzulegen: Status in Bearbeitung erledigt Aktueller Bearbeitungsstand: Die unter dem Sachstand vom 06.06.2024 erläuterten Rahmenbedingungen des Ratsinforma- tionssystems haben weiterhin Bestand. Die abschließenden Sachstände zu den in der Tabelle aufgeführten noch offenen einzelnen Beschlusspunkten wurden entsprechend ergänzt. Zudem soll mit diesem Bericht über weitere Themen in Bezug auf das Ratsinformationssys- tem informiert werden:  - Die Navigation in den drei SessionNet-Portalen wurde übersichtlicher und benutzer- freundlicher gestaltet: Die Gremien wurden nach Rat, Bezirksvertretungen, Fachaus- schüssen und weitere Gremien sowie Fraktionen und Gruppen untergliedert, sodass die einzelnen Gremien einfacher auffindbar sind.  Die Sitzungsgeldbescheide und Jahressteuerbescheinigungen werden digital bereitge- stellt. Diese Dokumente sind nun für die Mandatsträger*innen individuell über ihren Zu- gang zum Gremieninformationssystem bzw. Mandatos abrufbar.  Die Filtermöglichkeiten in der Recherche werden weiter ausgebaut (siehe Beschluss- punktes 2.1). Künftig kann auch nach erstellten Sachstandsberichten gesucht werden. Sobald dies umgesetzt ist, wird eine Anleitung zum Umgang mit dem Ratsinformati- onssystem und den erweiterten Recherchemöglichkeiten veröffentlicht. Aktuell stehen die Vorbereitungen auf die kommende Wahlperiode 2025-2030 im Mittelpunkt. Dazu gehören die Beschaffung neuer iPads für die Mandatsträger*innen und die Überprüfung interner Abläufe auch in Hinblick auf die Digitalisierung von Prozess-Schritten. 2 Sachstand 06.06.2024: Bei Session und den zugehörigen Modulen (SessionNet, Mandatos, etc.) handelt es sich um ein Standard-Programm eines Softwareentwicklers. Entsprechend können spezielle Anforde- rungen seitens der Stadt Köln nur durch Programmierung des Herstellers umgesetzt werden. Dabei ist die Stadt Köln bestrebt, möglichst keine Individualprogrammierungen zu veranlas- sen, sondern favorisiert die Übernahme ihrer Produktanforderungen in den Standard. Dies hat zum einen den Vorteil, dass bei Updates keine individuellen Anpassungen erforderlich sind und zum anderen, dass keine zusätzlichen Kosten anfallen. Eine Übernahme in den Standard erfolgt jedoch nur, wenn der Hersteller einen entsprechenden Mehrwert für eine große Anzahl an Nutzer*innen feststellt. Es findet ein regelmäßiger Austausch zwischen Verwaltung und Hersteller zu möglichen Änderungen und Neuerungen statt. Aktuell arbeitet die Herstellerfirma an einer kompletten Neuentwicklung der Session-Module SessionNet Gremieninfo (Generation 6) sowie Mandatos App und konzentriert ihre Kapazitä- ten auf diese Aufgabe. Daher werden grundsätzlich keine neuen Anforderungen an diese Sys- teme durch den Hersteller mehr umgesetzt. Mit dieser Neuentwicklung werden Verbesserun- gen zur Unterstützung der digitalen Sitzungsvor- und -nachbereitung und eine verbesserte Recherche- und Auswertungsoption erwartet. Ziel ist es, ein Gremieninformationssystem zu entwickeln, das den aktuellen Anforderungen an die moderne Gremienarbeit auch technisch Rechnung trägt. Zu den einzelnen Beschlusspunkten: Beschlusspunkte Sachstand 1 Integrierte Darstellung des Bearbeitungstands beschlossener Anträge und Vorla- gen: 1.1 Grafische Kurzdarstellung des aktuellen Bearbeitungsstands (z.B. als Prozentangabe) Abschließender Sachstand 06.06.2024: Diese Anforderung müsste sowohl in SessionNet als auch in Session durch den Hersteller programmiert werden. Derartige Anfragen werden wie bereits oben erläutert aktuell nicht angenommen. Eine inhaltliche Darstellung über den Bearbeitungs- stand erfolgt über die Sachstandsberichte. 1.2 Darstellung der bei der Umset- zung beteiligten Ämter und De- zernate Abschließender Sachstand 06.06.2024: Derzeit wird im Sachstandsbericht grundsätzlich die federführende Fachdienststelle ausgegeben. Die zusätzliche Einblendung des für die Erfassung des Sachstandsberichts zuständigen Teilbereichs inner- halb einer Dienststelle ist nicht sinnvoll. Teilweise wer- den die Sachstandsberichte in Bereichen erfasst, die die Arbeitsaufträge in die Fachbereiche weiterleiten. Diese Bereiche würden dann jedoch, trotz fehlender inhaltlicher Zuständigkeit, als zuständiger Bereich im Ratsinformationssystem angezeigt werden. Im Sachstandsbericht selbst können der zuständige Bereich eines Amtes bzw. weiterer beteiligter Dienst- stellen genannt werden. 3 1.3 Geplanter Zieltermin für die Um- setzung der Maßnahmen Abschließender Sachstand 06.06.2024: Diese inhaltliche Information kann durch die Fachver- waltung in den Sachstandsbericht aufgenommen wer- den. 2 Verbesserte Bediener*innen-Freundlichkeit: 2.1 Ausbau der Filterungsmöglich- keiten nach Dokumentenart (Be- schlussvorlage, Antrag, Anfrage, Antwort, Mitteilung), beteiligtes Gremium (Rat, Ausschuss, BV), zuständige Verwaltungseinheit (Dezernat, Amt) Abschließender Sachstand 22.09.2025: Die Filterung nach Dokumentenarten wurde umge- setzt. In den SessionNet-Portalen lässt sich diese Re- chercheoption über „Recherche“  „Nach Dokumen- tenart“ aufrufen. Ergänzt wird diese Filterungsoption zukünftig um die Recherchemöglichkeit nach erstellten Sachstandsbe- richten. Neben der Suche nach einem Begriff wird es dann an dieser Stelle möglich sein, sich alle veröffent- lichten Sachstandsberichte eines Gremiums anzeigen zu lassen. Hierfür erfolgen aktuell noch manuelle An- passungen durch die Fachdienststelle. Sachstand 06.06.2024: Gremium: Eine Filterung nach Gremium ist bereits möglich. Dokumentenart: Eine Filterung nach Dokumentenart befindet sich aktu- ell in der Umsetzung. Verwaltungseinheit: Eine Ausgabe der zuständigen Verwaltungseinheit ist wie bereits unter Punkt 1.2 erläutert nicht vorgesehen, da die Untergliederung der Bereiche in Session zu de- tailliert ist bzw. teilweise nicht immer exakt dem Be- reich entspricht, der für die Umsetzung zuständig ist. 2.2 Die Vorlage bzw. der Antrag soll durch eine Verlinkung mit weite- ren relevanten Vorlagen und An- trägen verknüpft werden, die von der Verwaltung im Rahmen der Umsetzung ebenfalls be- trachtet werden. Auf diesem Wege erstellte Sammelprojekte sollen für zentrale Vorhaben zur Verfügung gestellt werden. Abschließender Sachstand 22.09.2025: Das digitale Berichtswesen zu Einzelbeschlüssen wurde zwischenzeitlich auf alle Gremien ausgeweitet. Die vollständige Umsetzung des digitalen Berichtswe- sens für alle offenen Beschlüsse steht teilweise noch aus und befindet sich zurzeit in der Bearbeitung der einzelnen Gremiensachbearbeitungen. Eine Verknüpfung von Vorgängen, z.B. durch Verlin- kung, ist unabhängig von Sammelprojekten möglich und wird praktiziert. Zurzeit setzen die Fachdienststel- len dies in Verbindung mit dem digitalen Berichtswe- sen zu Einzelbeschlüssen um. Das Verfahren wird eng vom Fachbereich Digitales Gremienmanagement be- gleitet. Entsprechend wird eine Einführung der Sam- melprojekte derzeit nicht weiterverfolgt. Sachstand 06.06.2024: Diese Anforderung wird im digitalen Berichtswesen im 4 Rahmen der Sammelprojekte umgesetzt. Die Sammel- projekte werden nach erfolgreicher Implementierung des Einzelberichtswesens umgesetzt. Es wurden be- reits entsprechende interne Tests durchgeführt. 2.3 Es soll geprüft werden, ob per- spektivisch eine semantische Volltextsuche ergänzt werden kann, wie sie standardmäßig bei führenden Suchmaschinen ver- wendet wird. Abschließender Sachstand 22.09.2025: Der Hersteller hat für das Gremieninformationssystem für Mandatsträger*innen die SessionNet Generation 6 veröffentlicht. Die Recherche in der neuen SessionNet Generation beruht auf Elasticsearch und sollte zu ei- ner Verbesserung der Recherche beitragen. Nach stadtinternen Tests musste jedoch festgestellt werden, dass sie nicht zu zufriedenstellenden Ergebnissen führt (beispielsweise funktioniert die Suche nach Vor- lagennummern nicht). Daher kann das System zum jetzigen Zeitpunkt bei der Stadt Köln nicht in Betrieb genommen werden. Der Hersteller wurde informiert und arbeitet nun an einer Verbesserung. Sachstand 06.06.2024: Im Rahmen der Einführung von SessionNet Genera- tion 6 soll eine Optimierung der Recherchefunktionen in SessionNet erfolgen (zunächst nur für das Gremi- eninformationssystem für Mandatsträger*innen). 2.4 Die Übersichten zu den einzel- nen Sitzungen sollen mit einer Export-Funktion versehen wer- den, durch die die Informationen in ein von Office Programmen lesbares Format exportiert wer- den. Gleiches ist für die Liste der Mitglieder der entsprechen- den Gremien anzustreben. Abschließender Sachstand 06.06.2024: Ein direkter Export aus SessionNet heraus in ein Office-Format ist nicht möglich. Die aus SessionNet heruntergeladenen Sitzungsdoku- mente oder Personenlisten in PDF-Format können je- doch nach Speicherung auf dem PC über Word geöff- net werden (Rechtsklick „Öffnen mit...“). In diesem Zu- sammenhang ist jedoch darauf hinzuweisen, dass nicht immer alle Formatierungen korrekt übernommen werden. 2.5 Beschlossene Anträge und An- fragen sollen auf einer interakti- ven Stadtkarte dargestellt wer- den können. Hierzu kann eine Einbindung in die geplante Bür- ger*innen Info App erfolgen. Abschließender Sachstand 22.09.2025: Seitens der Verwaltung war geplant, den städtischen Kartendienst in die SessionNet Bürgerinfo App einzu- binden. Dies ist nicht mehr möglich, da der Hersteller die Softwarewartung und den Support zum 31.12.2024 gekündigt hat. Laut Hersteller soll das Thema ggf. konzeptionell mit der Generation 6 von Session bzw. SessionNet neu ausgearbeitet werden. Stand 06.06.2024: Die Abbildung von Geo-Daten soll im Rahmen der Ein- führung der SessionNet Bürgerinfo-App umgesetzt werden. Aktuell wird an der Einbindung der Geo-Daten in Session bzw. in die SessionNet Bürgerinfo-App mit dem Hersteller gearbeitet. 5 2.6 Für Nutzer*innen der Mandatos- App soll geprüft werden, inwie- fern eine Synchronisation der hinterlegten Daten und Anmer- kungen mit der Web Version von Session zu ermöglichen ist. Abschließender Sachstand 06.06.2024: Eine Synchronisation von Mandatos G6 und Session- Net G6 ist laut Hersteller nicht vorgesehen. 2.7 Es soll geprüft werden, ob die Redebeiträge der Ratsmitglieder in der Mediathek mit den ent- sprechenden Tagesordnungs- punkten der Sitzung verknüpft werden können. Abschließender Sachstand 06.06.2024: Diese Anforderung wurde im Rahmen der Umsetzung von Punkt 2 des Beschlusses der Vorlage 1327/2021 umgesetzt. 2.8 Es soll geprüft werden, ob für je- des Gremium eine Mailingliste o.ä. erstellt werden kann, in die sich Interessierte eintragen kön- nen und so bei jeder Änderung der Tagesordnung automatisiert per Mail informiert werden. Abschließender Sachstand 06.06.2024: Diese Anforderung müsste in SessionNet durch den Hersteller programmiert werden. Derartige Anfragen werden wie bereits oben erläutert aktuell nicht ange- nommen. In der Mandatos-App besteht die Möglichkeit der Akti- vierung von Push-Benachrichtigungen. Über die Push- Benachrichtigungen können die Schriftführungen infor- mieren, wenn es Neuigkeiten zur Sitzung gibt (z. B. Veröffentlichung der Einladung oder neue Tagesord- nungspunkte). 2.9 Für die interne Nutzung durch Mandatsträger*innen (inklusive Sachkundige Bürger*innen & Einwohner*innen) soll geprüft werden, inwiefern ein verein- fachter Zugang mit privaten Endgeräten ermöglicht werden kann. Abschließender Sachstand 06.06.2024: Für SessionNet werden stimmberechtigten Mitgliedern (u. a. Ratsmitglieder, Sachkundige Bürger*innen und Bezirksvertreter*innen) städtische iPads für die digitale Gremienarbeit zur Verfügung gestellt. Alternativ kann die Nutzung über ein Privatgerät erfolgen. Ein zusätzli- cher Zugriff (z. B. über eine Zwei-Faktor-Authentisie- rung (Token-Lösung)) neben der Nutzung eines städti- schen iPads ist nicht vorgesehen. Für weitere Mandatsträger*innen steht eine Token-Lö- sung für die Nutzung der Digitalen Gremienarbeit über ein privates Endgerät zur Verfügung. Für die Nutzung von Session mit privaten Endgeräten ist ein cDesk-Zugang notwendig. Eine Einrichtung ob- liegt den einzelnen Fraktionen. 3 Mehr Übersichtlichkeit: 3.1 Für eine vereinfachte Darstel- lung der Tagesordnung soll ge- prüft werden, inwiefern Antwor- ten und Änderungsanträge zu bestehenden Vorlagen bzw. An- trägen durch Einrücken oder an- dere Formatierungsmöglichkei- ten besser gegliedert werden können. Abschließender Sachstand 06.06.2024: Die Anforderung ist laut Hersteller nicht umsetzbar, da es sich bei dem Programm um ein Standard-Pro- gramm handelt und das System nicht erkennen kann, wann z. B. ein Änderungsantrag oder eine Beantwor- tung vorliegt. TOPs ohne Nummer werden teilweise auch für andere Zwecke genutzt. 6 Mit SessionNet Generation 6 wird jedoch an der Be- nutzerfreundlichkeit in der Darstellung gearbeitet. 3.2 Die immer noch leicht unter- schiedlichen Ansichten zwi- schen dem öffentlichen RIS und den Ansichten für Verwaltung und Mandatsträger*innen sollen soweit möglich weiter vereinheit- licht werden. Dies betrifft insbe- sondere die linke Menüleiste in- klusive der Recherchefunktio- nen. Abschließender Sachstand 06.06.2024: Dies wurde zwischenzeitlich umgesetzt. Die Ansichten wurden, bis auf systemseitig notwendige Abweichun- gen, angeglichen. 3.3 Sämtliche Termine sollten nach Möglichkeit in den üblichen Ka- lenderformaten exportierbar sein, u.a. mit  Filterbarer Export nach Gre- mien  Verlinkung des exportierten Termins mit der entspre- chenden Sitzungsseite Abschließender Sachstand 06.06.2024: Grundsätzlich ist ein Export in verschiedene Kalender- formate möglich (siehe Anleitung im Gremieninformati- onssystem). Die M öglichkeit zur Filterung beim Export nach Gre- mien und Verlinkung ist derzeit nicht möglich. Diese Anforderung müsste in SessionNet durch den Herstel- ler programmiert werden. Derartige Anfragen werden wie bereits oben erläutert aktuell nicht angenommen.