Stärkung des Auszugsmanagements

Dezernat, Dienststelle  
V/562/2 
 
Vorlagen-Nummer 21.10.2022 
 3040/2022 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Integrationsrat 15.11.2022 
Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren 17.11.2022 
Runder Tisch für Flüchtlingsfragen 18.11.2022 
 
Stärkung des Auszugsmanagements 
Das Auszugsmanagement ist ein gemeinsames Projekt des Amtes für Wohnungswesen und der 
freien Trägerorganisationen Caritasverband, Deutsches Rotes Kreuz und Kölner Flüchtlingsrat. Das 
Auszugsmanagement hat die Aufgabe, geflüchtete Menschen, die in städtischen Unterbringungsein-
richtungen leben, bei der Suche nach eigenständigem Wohnraum zu unterstützen und in privaten 
Wohnraum in Köln zu vermitteln.  
 
Mit Ratsbeschluss vom 14.11.2017 wurde das Auszugsmanagement als unbefristete Aufgabe einge-
richtet. Die Finanzierung von drei unbefristeten Vollzeitstellen (je Träger eine Stelle) ist gesichert. Mit 
Ratsbeschluss vom 14.12.2021 (Beschlussvorlage 3308/2021) erfolgte eine Verlängerung der vier bis 
zum 31.12.2021 befristeten Vollzeitstellen für weitere zwei Jahre bis zum 31.12.2023.  
 
Angesichts des Ausbruchs des Krieges in der Ukraine am 24.02.2022 und der damit verbundenen 
Fluchtbewegungen hat der Rat der Stadt Köln am 05.05.2022 (Beschlussvorlage 1087/2022) die Ein-
richtung und Finanzierung einer zusätzlichen, auf ein Jahr befristeten Vollzeitstelle (01.06.2022-
31.05.2023) zur Stärkung des Auszugsmanagements beschlossen. Aufgrund der Dringlichkeit konn-
ten vor der Sitzung des Rates der Integrationsrat und Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Seni-
oren nicht mehr erreicht werden. 
 
Notwendig wurde die personelle Verstärkung des Auszugsmanagements aufgrund der hohen Zahl 
zusätzlich unterzubringender Geflüchteter aus der Ukraine. Nur auf diesem Wege kann eine zeitnahe 
und eingehende Prüfung der eingehenden Wohnungsangebote und die Beratung der geflüchteten 
Menschen mit dem Ziel einer erfolgreichen Wohnungsvermittlung durch das Auszugsmanagement 
sichergestellt werden. 
 
Aufgrund des angespannten Wohnungsmarktes im Bereich der bezahlbaren und angemessenen 
Wohnungen ist auch beabsichtigt, dass sich das Auszugsmanagement zukünftig noch stärker auf die 
Wohnraumakquise ausrichtet. Dazu wurde ein Workshop mit der Zielsetzung, Akquise und Öffentlich-
keitsarbeit auszubauen und zu verstärken, für 2022 geplant. 
 
Am 09.05.2022 fand der Workshop zum Auszugsmanagement statt, in dem ein gemeinsamer Leitfa-
den zur Neuausrichtung des Auszugsmanagements erarbeitet wurde. Ziel dieses Leitfadens ist, durch 
eine gesteigerte Transparenz der Prozesse, eindeutige Rollenzuweisungen, definierte Aufgabenstel-
lungen und einen hohen Grad an Verbindlichkeit mit festgelegten Verantwortungen, die Wirksamkeit 
und damit auch den Erfolg des Auszugsmanagements zu steigern.

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Als Ergebnis des Workshops wurde eine Arbeitsgemeinschaft zu den Themen Akquise und Öffent-
lichkeitsarbeit vereinbart, die sechs Mal im Jahr tagen soll. Das erste Treffen hat bereits im August 
2022 stattgefunden.  
 
 
Anlage – Leitfaden Auszugsmanagement 
 
 
Gez. Dr. Rau

Leitfaden für das Auszugsmanagement   02.09.2022 
 
 
Präambel 
 
Als eines der Ergebnisse des Workshops zum Auszugsmanagement am 0 9.05.2022 ist von 
der Verwaltung und den Trägern des Auszugsmanagements gemeinsam ein Leitfaden für das 
Auszugsmanagement erarbeitet wo rden. Ziel dieses Leitfadens ist,  durch eine gesteigerte 
Transparenz der Prozesse, eindeutige Rollenzuweisungen, definierte Aufgabenstellungen und 
einen hohen Grad von Verbindlichkeit und festgelegten Verantwortungen die Wirksamkeit und 
damit auch den Erfolg des Auszugsmanagements zu steigern. 
 
Von der Verwaltung werden Vorschläge zu folgenden Punkten vorgestellt: 
 
 Ziele/Erfolgsmessung 
 Rolle und Aufgaben der Koordinationsstelle 
 Schlanke Bürokratie (Entscheidungskompetenzen) 
 Steuerung Informationsfluss (innerhalb der Verwaltung, Stadt/Jobcenter, Stadt/Träger) 
 
 
Vorschläge 
 
1. Ziele/Erfolgsmessung 
 
Ziel des Auszugsmanagement s ist die Vermittlung von in städtischen Einrichtungen 
untergebrachten geflüchteten Menschen in Wohnungen. Alle Leistungen, die das 
Auszugsmanagement von Akquise, Clearing, über Beratung, Empowerment, Begleitung und 
Betreuung der Menschen bis hin zu Vermieter*innen- und Behördenkontakten erbringt, dienen 
letztendlich diesem Ziel.  Diese Integrationsleistungen bilden die Grundlage und werden im 
jährlichen Berichtswesen dokumentiert. 
 
Zielindikatoren und Erfolgsparameter  können vor dem H intergrund der  Zielsetzung des 
Auszugsmanagements nur die Anzahl der  jährlich vermittelten Menschen und/oder die Zahl 
der jährlich vermittelten Wohnungen sein. Eine Kombination beider  Zielgrößen, die in eine 
Zielkennzahl münden (jährlich x M enschen in x Wohnungen ) ist auszuschließen, da diese 
gesetzten Relationen durch die Beauftragten nur schwer steuerbar sind.  Beide als 
Zielkennzahlen auch in ihrer Dimension nebeneinander festzulegen, ist sinnvoll. Beide Werte 
sind durch die Beauftragten steuerbar. Sie beleucht en und messen die Erfolge des 
Auszugsmanagements aus unterschiedlichen Perspektiven. So ist die Anzahl der vermittelten 
Wohnungen für den „wirtschaftlichen Erfolg“ des Auzugsmanagements  entscheidend. Die 
Anzahl der vermittelten Menschen bildet hingegen zum einen den Integra tionserfolg ab, zum 
anderen aber auch den Beitrag des Auszugsmanagements  zur Entlastung der städtischen 
Unterbringungsressourcen. Beide Werte können in Relation zum Aufwand und insbesondere 
zum personellen R essourceneinsatz de s Auszugsmanagement s und seine n 
Steuerungsmöglichkeiten gesetzt werden. 
 
Die Anzahl der vermittelten Wohnungen und wie  viele Menschen pro Wohnung vermittelt 
werden, müssen als Kennzahlen innerhalb des Controllings weiter erhoben werden.  
 
Die bisherigen vertraglichen V ereinbarungen mit  den Trägern des Auszugsmanagement s 
beinhalten zwar die von der Stadt zu leistenden jährlichen finanz iellen Förderungen , aber 
keine Quantifizierung der zu erbringenden Leistungen oder zu erreichenden Ziele. Das muss 
aus Sicht der Verwaltung auch unter der gesetzlichen Vorgabe, öffentliche Mittel wirtschaftlich 
einzusetzen, dringend nachjustiert werden.

Bei der Größenordnung des zu vereinbarenden Zielwertes  können die trotz personeller 
Verstärkung des Auszugsmanagements tendenziell sinkenden  Vermittlungszahlen als 
Anhaltsgröße (z.B. durchschnittliche Vermittlungswerte der letzten Jahre pro Vollzeitstelle) aus 
zwei Gründen nicht unmittelbar herangezogen werden. Zum einen hat der aktuell eingeleitete 
Prozess das Ziel, die  Effizienz des Auszugsmanagement s zu st eigern und so auch die 
Vermittlungszahlen zu erhöhen.  Zum anderen muss aber auch berücksichtigt werden, dass 
die Bedingungen auf dem Kölner Wohnungsmarkt noch schwieriger geworden sind. 
 
Die Vermittlungszahlen der letzten Jahre zeigen im Vergleich zu früheren Jahren, dass sich 
inzwischen die Relation zwischen dem  wirtschaftlichen Aufwand (finanzielle Förderung) für 
das Auszugsmanagement  zu dem  wirtschaftlichen Ertrag (eingesparte Unterkunftskosten)  
deutlich verschlechtert hat. 
 
Die Erfolge und die Bedeutung  des Auszugsmanagements für die Integration geflüchteter 
Menschen sind nach wie vor unbestritten hoch und der damit verbundene poli tische 
Stellenwert des Projektes auch. Dennoch handelt es sich bei der Finanzierung des Projektes 
um eine freiwillige Leistun g, die wie andere freiwillige Leistungen im Zuschussbereich auch , 
mindestens von ihrem Umfang her , immer unter d er Bewertung der Leistungsfähigkeit de s 
städtischen Haushalts steht. Eine Vermittlungszielgröße, die auch wirtschaftlich Aufwand und 
Ertrag in e ine bessere Relation setzt, sichert das gemeinsame Ziel von Verwaltung und 
Trägern ab, dieses Angebot langfristig fortzuführen. 
 
Unabhängig von einer Effizienz-Steigerung des Projektes und den wirtschaftlichen Aspekten 
sind aber die schwierigen Bedingungen auf dem Kölner Wohnungsmarkt bei der Festsetzung 
der zu vereinbarenden Vermittlungszielgrö ße zu berücksichtigen.  Dennoch erscheint eine 
Zielgröße von jährlich 16 Wohnungsvermittlungen pro Vollzeitstelle erreichbar (zum Vergleich: 
die durchschnittliche Vermittlungszahl lag in den vergangenen vier Jahren zwischen 20,5 und 
15,7 pro Jahr und Vollzeitstelle). 
 
Ausweislich der statistischen Auswertung der vergangenen vier Jahre liegt die 
durchschnittliche Bezugsquote pro durch das Auszugsmanagement vermittelter Wohnung bei 
ca. drei Personen. Dieser Wert ist auch der Tatsache geschuldet, dass größere Wohnungen, 
die auch von größeren Familien bezogen werden können , auf dem Markt kaum angeboten 
werden. Da auch in Zukunft in diesem Wohnungsbereich nicht mit positiven Veränderungen 
zu rechnen ist, soll die bisherige durchschnittliche Bezugsquote auch die Grundlage für die 
Zielkennzahl der jährlich zu vermittelnden Menschen sein. 
 
Die zu vereinbarenden Zielkennzahlen bei 8 Vollzeitstellen:   
 
Jährlich 130 zu vermittelnde Wohnungen  
 
und / oder 
 
Jährlich 357 zu vermittelnde Menschen. 
 
Die festgesetzten und erreichten Zielwerte werden jährlich betrachtet und im Jahresberic ht 
analysiert. 
 
 
2. Rolle und Aufgabe der Koordinationsstelle und Steuerung der Informationsflüsse 
 
Die Koordinationsstelle ist die Schnittstelle des Auszugsmanagements  in die Verwaltung, 
Ansprechpartnerin der Verwaltungsdie nststellen zu Fragen rund um das  
Auszugsmanagement und verantwortlich für die verwaltungsinterne Steuerung und 
administrative Bearbeitung des Projektes.

Konkret bedeutet das: 
 
Die Koordinationsstelle ist verantwortlich  für die Beschaf fung aller für die Arbeit des 
Auzugsmanagements erforderlichen Informationen aus der Verwaltung und dem Jobcenter 
und deren Weitergabe an die Träger. 
 
Zum Informationsaustausch werden durch die Koordinationsstelle regelmäßige quartalsweise 
Treffen mit den Trägern organisiert ( eine Mitarbeitende der operativen Ebene 
Auszugsmanagement und je eine Leitungskraft pro Träger). 
Bei Problemen  in der Fallbearbeitung  mit städtischen Dienststellen unterstützt die 
Koordinationsstelle die Kolleg*innen. Bei Rückfragen und Problemen mit dem Jobcenter  wird 
weiter der direkte Weg zum Beschwerdemanagement des Jobcenters vorgeschlagen  
 
Die Koordinationsstelle registriert die zu vermittelnden Wohnungen, prüft  die bei der 
Verwaltung eingehenden Mietangebote, registriert sie und leitet die geeigneten an die Träger 
weiter. 
 
Die Träger erörtern  die Aktivitäten der Öffentlichkeitsarbeit und das Thema Akquise. Die 
Koordinationsstelle wird informiert und eingebunden. 
 
Die Koordinationsstelle gestaltet den städtischen Internetauftritt zum Auszugsmanagement. 
 
Die Koordinationsstelle pflegt die Auszugsmanagementliste, bearbeitet das Controlling und 
erstellt die notwendigen Statistiken. 
 
Sie erstellt die erforderlichen Mitteilungen an die politischen Gremien, weist die finanziellen 
Mittel an die Träger an und prüft die Verwendungsnachweise. 
 
 
3. Schlanke Bürokratie 
 
Inwieweit sich Prozesse und Entscheidungswege verkürzen lassen und damit „schlanker“ 
werden, hängt auch von den Ergebnissen der Arbeitsgruppe der Träger ab. 
Thema bei dem Workshop war unter dem Stichwort bürokratische Anforderungen aber auch 
der zu erstellende Jahresbericht, der trotz der im vergangenen Jahr geänderten 
Anforderungen der Verwaltung bei den Trägern für die Bearbeitung und Abstimmung immer 
noch zu viele Kapazitäten bindet.  
 
Um die Träger weiter zu entlasten, wird von der Verwaltung eine straffere inhaltliche Struktur 
des Jahresberichtes vorgeschlagen. Die Träger vereinbaren rollierend die federführende 
Erstellung des Jahresberichtes durch einen Träger. Eine redaktionelle Gesamtüberarbeitung 
unter Berücksichtigung der Informationen an die politischen Gremien erfolgt durch die 
Koordinationsstelle in Abstimmung mit den Trägern. 
 
Ein konkreter Vorschlag zur neuen Struktur des Jahresberichtes erfolgt rechtzeitig vor den 
weiteren Abstimmungen zum Leitfaden.