Status „Neue Datenschutz-Grundverordnung“ zum 25. Mai 2018

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
OB/OB/7 
 
Vorlagen-Nummer 23.05.2018 
 1654/2018 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 28.05.2018 
 
Status „Neue Datenschutz-Grundverordnung„ zum 25. Mai 2018 
Die FDP-Fraktion im Rat der Stadt Köln bittet um Beantwortung folgender Fragen: 
 
 
1. Inwiefern wurden die offenen Punkte aus der Beantwortung der Anfrage 3137/2017 zwischenzeit-
lich abgeschlossen (operative Umsetzung in den Fachdienststellen, Konformitätsprüfung der be-
stehenden Konzepte, Nachweis des rechtmäßigen Handelns nach der DSGVO sowie Überarbei-
tung der Dienstanweisung Datenschutz)? 
 
Antwort der Verwaltung: 
 
Die operative Umsetzung der Verwaltung auf die Regelungen der DSGVO erfolgt flächendeckend 
seit Herbst 2017. Grundlage ist das Vorgehensmodell mit den für die Umsetzung erforderlichen 
Prüfkriterien sowie die zur standardisierten Dokumentation der Prüfergebnisse entwickelte Web-
Anwendung DSGVO. 
 
Insgesamt rd. 75% der 80 Fachdienststellen haben sich mit aktiven Eintragungen (Stand 
16.05.18) in die Web-Anwendung DSGVO beteiligt. Bei den ausstehenden Dienststellen ist er-
kennbar mit dem Umsetzungsprozess begonnen worden, eine Dokumentation steht derzeit noch 
aus. Im Rahmen der die Umstellungsarbeiten begleitenden interdisziplinären Projektgruppe 
DSGVO wurden die Vertreter/innen der Fachdezernate in der Sitzung am 16.05.18 auf der 
Grundlage einer entsprechenden Aufstellung gebeten, die betreffenden Dienststellen zur Veran-
lassung der ausstehenden Dokumentationsarbeiten aufzufordern. 
 
Mit Stand 16.05.18 wurden insgesamt rd. 800 Eintragungen zu den einzelnen Prüfkategorien 
durch die Dienststellen vorgenommen. Hiervon waren bisher 174 Fehlanzeigen im Sinne einer 
qualifizierten Aussage, dass bestimmte datenschutzrechtliche Maßnahmen innerhalb einer Prüf-
kategorie in einer Dienststelle nicht anfallen (z.B. Videoüberwachung nicht vorhanden). 
 
Aktuell wurde ein Steuerungsbedarf bei der Erstellung von Datenschutz- und Einwilligungserklä-
rungen erkennbar: Insbesondere bei der Erhebung personenbezogener Daten sind von den 
Dienststellen an allen Kontaktpunkten der Verwaltung mit den Bürgerinnen und Bürgern (z.B. bei 
der Nutzung von Online-Diensten oder konventionellen Antragsverfahren) nach der DSGVO vor-
geschriebene erweiterte Informationspflichten (s. Art. 13 und 14 DSGVO) umzusetzen, das be-
deutet, bisherige Datenschutzerklärungen müssen ergänzt werden u.a. um konkrete Angaben 
zum Zweck, zur Rechtsgrundlage, Löschfristen und die zustehenden Betroffenenrechte z.B. auf 
Auskunft und Berichtigung.

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In der interdisziplinären Projektgruppe DSGVO am 16.05.18 wurde hierzu konkret vereinbart, 
dass die allgemeine Datenschutzerklärung für die Stadtverwaltung auf der Ebene www.stadt-
koeln.de bis zum 25.05.18 DSGVO-konform ergänzt ist. Ebenfalls werden die Impressen der 
Fachdienststellen, die einen eignen Internet-Auftritt betreiben, nach den Regelungen der DSGVO 
bis zum 25.05.18 umgestellt. 
 
Die Fachdienststellen, die bisher keine ergänzten Datenschutzerklärungen für ihre fachspezifi-
schen Kontakte zu den Bürgerinnen und Bürgern angefertigt haben, sind aufgefordert, diese bis 
spätestens 15.06.18 zu erstellen.  
 
Angesichts der allgemein vorherrschenden und in den Medien ebenfalls verbreiteten Unsicherheit 
zur Rechtsauslegung und Anwendung der komplexen DSGVO sowohl im öffentlichen als auch 
dem Bereich der Privatwirtschaft und Vereine, hat die Stadt Köln zur Umsetzung in einer Kom-
munalverwaltung in diesem Zusammenhang Regelungen getroffen und Verfahren beschritten, 
die Anlass zu vielfachen Fragen aus dem gesamten Bundesgebiet geben. Die leichte zeitliche 
Verzögerung bei der Umsetzung der erweiterten Datenschutz-/ Einwilligungserklärungen bei Tei-
len der Fachdienststellen erscheint mit Blick darauf, dass die allgemeine Erläuterung, wie sich die 
Stadt insgesamt zum Thema Datenschutz aufgestellt hat - unter www.stadt-koeln.de als ersten 
prominenten Kontaktpunkt – datenschutzkonform und fristgerecht erfolgt, hinnehmbar. 
 
In Bezug auf die bestehenden Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzepte ist im Bestand eine hohe 
Qualität festzuhalten, die im Wesentlichen bereits jetzt das Regelungsniveau der DSGVO auf-
weist. Derzeit bestehen Überlegungen, die erfolgte externe Zertifizierung durch das Bundesamt 
für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bezüglich der IT-Sicherheit bei der Stadtverwal-
tung auch auf den Bereich des Datenschutzes auszudehnen. Spätestens in diesem Zusammen-
hang würden dann notwendige kleine Anpassungen an den konzeptionellen Regelungen vorge-
nommen. 
 
Die bisher geltende „Dienstanweisung Datenschutz für die Stadtverwaltung Köln“ befindet sich 
derzeit in der fachlichen Überarbeitung. 
 
 
2. Gibt es einen Abschlussbericht der interdisziplinären Projektgruppe zur Umsetzung der DSGVO 
zum Stichtag 25. Mai 2018? 
 
Antwort der Verwaltung: 
 
Im 3. Quartal 2018 ist die Vorlage eines Evaluationsberichtes zur Umsetzung der DSGVO vorge-
sehen. 
 
 
3. Wurde die erste DSGVO-spezifische Stelle zwischenzeitlich besetzt und hat sich ggfs. die Not-
wendigkeit einer weiteren Stelle ergeben?  
 
Antwort der Verwaltung: 
 
Die Besetzung der Stelle eines ständigen stellvertretenden Datenschutzbeauftragten erfolgte 
zum 03.04.18. Die Notwendigkeit einer weiteren Stelle hat sich derzeit noch nicht ergeben.

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4. Wie hoch waren die Kosten für Umsetzung der DSGVO insgesamt und mit welchen Folgekosten 
ist zu rechnen? 
 
Antwort der Verwaltung: 
 
Eine separate Ressourcenerfassung zu den Umstellungskosten der DSGVO war nicht vorgese-
hen. Unabhängig davon ist festzustellen, dass neben den hier wesentlich relevanten eingesetz-
ten Personalressourcen im Bereich des Datenschutzbeauftragten, der Teilnehmern/innen der in-
terdisziplinären Projektgruppe DSGVO sowie in den Fachdienststellen, eine Vielzahl an Beschäf-
tigten in allen Hierarchieebenen mit unterschiedlichen Zeitanteilen und in verschiedenen Zeit-
spannen mit den Umstellungsarbeiten betraut waren und sind.  
 
Festzuhalten ist in diesem Zusammenhang auch, dass der Umsetzungsprozess projekthaften 
Charakter hat: Nach Abarbeitung des operativen Vorgehensmodells werden nach jetziger Kennt-
nislage aus hiesiger Sicht auch zukünftig keine wesentlichen Mehr- oder Folgekosten entstehen. 
 
 
5. Welche Aktivitäten haben sich insgesamt für die Stadt Köln in ihrer Führungsrolle im Umset-
zungsprozess der DSGVO ergeben bzw. sind noch geplant? 
 
Antwort der Verwaltung: 
 
Nach wie vor nimmt die Stadtverwaltung Köln sowohl mit dem konzeptionellen Vorgehensmodell 
als auch bezogen auf die operative Umsetzung NRW- und bundesweit eine deutliche Führungs-
rolle ein.  
 
Dies drückt sich weiterhin in einer Vielzahl von Anfragen für Vorträge zum entsprechenden Vor-
gehen in Köln aus. Neben Vortragsanfragen z.B. der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Ver-
waltungsmanagement (KGSt), des BEHÖRDEN SPIEGEL oder der Europäischen Akademie für 
Steuern, Wirtschaft und Recht ist die Stadt Köln gefragter Austauschpartner der Konferenz der 
unabhängigen Datenschutzbehörden von Bund und Land, des Bundesverbandes kommunaler IT-
Dienstleister (Vitako) und des Deutschen Städtetages. Für den Städtetag NRW hat der behördli-
che Datenschutzbeauftragte der Stadt Köln als Fachexperte an der Anhörung des Landtages 
NRW zum neuen Landesdatenschutzgesetz teilgenommen. 
 
Als Beispiel für vorliegende Interviewanfragen sei der nachfolgend aufgeführte Link des Online-
Journals „Verwaltung der Zukunft“ genannt:  
https://www.verwaltung-der-zukunft.org/transformation/keine-wunsch-sondern-eine-
pflichtveranstaltung 
 
Dieser offene Dialog im Kreis der „kommunalen Familie“ wird fortgesetzt. 
 
 
 
gez. Reker