Optimierung des gesamtstädtischen Flüchtlingsdatenmanagements

© Paulo dos Santos
Amt für Informationsverarbeitung
Flüchtlingsdatenmanagement 
Aktivitätsbericht im DiKO
Amt für Informationsverarbeitung 18.11.2019
Michael Schoos

Aktueller Sachstand Stadt Köln:
Datenschutzkonforme Konzeption und technische Entwicklung 
„Webservice“ als Herzstück des Flüchtlingsdatenmanagements
53-
Octoware Webservice FLDM
(Stadt Köln)
51-FMG SGB VIII
(AKDNsozial) 40-Schild
56-Wohnung2000 34-MESO
33-OK.Visa 
(AKDB/KommIT)
50-Soz-Verfahren
AZR
lesend
?
OK.Visa
DB
OK.Visa
Webservice
(AKDB/KommIT)
MESO DB
MESO
Webservice
gemäß Zugriffsrechte
gemäß Zugriffsrechte
JobCenter-
Verbis
Amt für Informationsverarbeitung

OK.Visa
Webservice
(AKDB/KommIT)
• Konzeption, Spezifikation und Umsetzung in 2018
• Inbetriebnahme im Testumfeld im I. Q 2019 
(inkl. aller Changeaktivitäten)
• Schaffung technischer Grundlagen 
(neue OK.VISA-Version, neue Systemumgebung mit 
Jboss-Komponente)
• Tests und iterative Nachbesserungen der 
Herstellerfirma AKDB
Amt für Informationsverarbeitung
Schritt 1: Datenschutzkonforme Konzeption und 
technische Entwicklung des „OK.VISA-Webservices“

• Inbetriebnahme im Testumfeld im 2-3. Q 2019
• Datenschutzklassifizierung Schutzstufe D 
• IT- und Datensicherheit als oberste Prämisse:
• Abschluss große Sicherheitsanalyse in 09/2019
• Datenschutzfolgenabschätzung sowie Regelungen 
zur Datenverarbeitung im Auftrag
• Verschlüsselung (https) und Protokollierung von 
Zugriffen
Webservice FLDM
(Stadt Köln)
Amt für Informationsverarbeitung
Schritt 2: Datenschutzkonforme Konzeption und 
technische Entwicklung des „FLDM-Webservice“ als 
Herzstück des Flüchtlingsdatenmanagements

• Amt 56 (Amt für Wohnungswesen) baut Fachverfahren 
„Wohnung2000“ aus (Ablösung Karthago). Ein Modul für die 
„Verwaltung von Geflüchteten“ ist bereits in der Entwicklung
• „Wohnung2000“ führt ca. 250.000 Fälle (im Zeitraum 2000-
2019), davon ca. 10.000 Geflüchtete (Ende 2018), die 
unterzubringen sind
• „Wohnung2000“ wird in Bonn betrieben (über Behördennetz 
NdB, ehemals DOI) 
• „Wohnung2000“ wird stadtintern von ca. 60-70 
Mitarbeitenden benutzt
• Fachverfahrenshersteller von „Wohnung2000“ ist Fa. KSU-Soft
Amt für Informationsverarbeitung
56-Wohnung2000
Bedarfsgerechte Anbindung von Fachverfahren an 
den Webservice FLDM am Beispiel Wohnung2000

Anbindung Wohnung2000 an den Webservice 
FLDM als Referenz im Kontext Datenschutz und 
Fachgesetze
• Fachlich-datenschutzrechtliche Betrachtung im Amt 56, die eine 
Legitimation für 56 für den Empfang bestimmter Datenattribute aus 
dem „Webservice FLDM“ zum Ergebnis hat
• Ergebnis: Notwendige Daten zur eindeutigen Identifikation der 
untergebrachten Person gem. Übereinstimmung mit dem 
Kerndatensatz FLDM, §§ 14 Abs.1, 3 Nr.4 AZRG, sind:
Familienname, Geburtsname, Vorname, Geburtsdatum, Adresse (wird von 
Amt 56 generiert durch Unterbringung), Geschlecht, Staatsangehörigkeit
Amt für Informationsverarbeitung
56

Amt für Informationsverarbeitung
• Aufstockung der Fachanwendungsbetreuung OK.VISA bei 12 auf zwei Stellen 
• Optimierung der OK.VISA-Umgebung (zur Entwicklung der Webservice-
Landschaften, zur Stärkung der künftigen Lauffähigkeit, zur Vorbereitung der 
xAusländer-Standard-Implementierung), gemeinsam mit dem Amt 33
• OK.VISA-Statistikmodul 2 wurde geliefert und erfolgreich implementiert
• Bedarfsgerechte Anbindung von Fachverfahren an das 
Ausländerzentralregister per Direktzugriff, aktuelle Projekte: 
• 53 – Gesundheitsamt: Unterstützung bei der AZR-Anbindung des 
Verfahrens Octoware
• 51 – Jugendamt: Unterstützung bei der AZR-Anbindung des Verfahrens  
AKDN-sozial
Weitere projektbezogene Umsetzungsmaßnahmen 
im Ausländerkontext

Unser Vorhaben: Erfahrung teilen
• Handlungsempfehlung zur 
„Anbindung von Fachverfahren an das AZR“ 
wird erstellt und im KDN-Verbund anderen Kommunen zugänglich
gemacht
• Ein Zugang zur AZR-Schulungsumgebung wurde bereits erfolgreich 
realisiert
Amt für Informationsverarbeitung

Amt für Informationsverarbeitung
• KDN – Leitung Arbeitskreis Vorgangsmanagement 
(gemeinsam mit dem CC Digitalisierung)
• KDN - Leitung Arbeitsgruppe elektronische 
Ausländerakte
• Besonderes elektronische Behördenpostfach 
(beBPo), Gespräche mit VG Köln, OVG Münster 
und Fachverfahrensherstellern
• Abstimmungsgespräche mit diversen Bundes- und 
Landesbehörden (Kosit, Bezirksregierungen, 
Deutscher Städtetag, BMI, BVA, Kommunale 
Integrationszentren…)
• Klärungen mit Fachverfahrensherstellern 
(AKDB/KommIT, Easy-soft, KSU-Soft…)
Vernetzung mit Bund, Land, Kommunen, 
Gerichten, Fachverfahrensherstellern

Amt für Informationsverarbeitung
Weitere Entwicklungen und 
Handlungsstränge im Kontext FLDM 
• Homogenisierung der Anwendungslandschaft bei 33 
inkl. Ablösung der Landesanwendungen „ZeUs“ und 
„Ltrako“ der Zentralen Ausländerbehörde (ZAB)
• Videodolmetschen
• Weiterentwicklung der elektronischen Ausländerakte
• Fortentwicklung der xStandards
• Betrachtung / Berücksichtigung der sich ständig 
novellierenden fach- und datenschutzrechtlichen 
Rahmenbedingungen
• Anpassung / Aufarbeitung der Wartungsverträge mit 
Fachverfahrensherstellern (KommIT/AKDB, easy-soft, 
KSU-Soft, …)
FLDM

Amt für Informationsverarbeitung
Ausblick 
• Das DAVG 2 und seine (positiven) Folgen: Technische Anbindung von weiteren 
Fachverfahren an den Webservice FLDM und an das AZR (unter 
datenschutzrechtlicher Betrachtung)
• Referenzprojekt für den Aufbau eines gesamtstädtischen Datenmanagements 
inkl. Implementierung von Dashboard/Cockpit-Funktionen
• Weitere Optimierung des Daten-, Dokumenten- und Aktenaustauschs mit 
anderen Behörden
• Implementierung weiterer Statistikfunktionen
(nach rechtlicher, organisatorischer und technischer Machbarkeit)
• Ganz aktuell:
Anfrage des Landes NRW: Stadt Köln als erster Partner für die 
Referenzimplementierung des Prozesses „Einbürgerung“ im Kontext 
des Onlinezugangsgesetz

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
I/12 
 
Vorlagen-Nummer  14.11.2019 
 3827/2019 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation 18.11.2019 
Ausschuss Soziales und Senioren 21.11.2019 
Integrationsrat 25.11.2019 
 
Optimierung des gesamtstädtischen Flüchtlingsdatenmanagements 
 
1.  Ausgangssituation 
 
Im Mai 2017 hat der Verwaltungsvorstand 12-Amt für Informationsverarbeitung mit der Initiierung, Detail-
planung und Federführung des dienststellenübergreifenden Projekts zum Aufbau und zur stetigen Opti-
mierung eines ganzheitlichen, automatisierten, medienbruchfreien und vor allem datenschutzkonformen 
Verfahrens zum gesamtstädtischen Flüchtlingsdatenmanagement beauftragt (Vorlage 1171/2017). Mit 
dem Vorhaben sind u.a. folgende Zielsetzungen verbunden:  
- die Schaffung eines einheitlichen, dienststellenübergreifenden Datenmodells zu Daten „Geflüchte-
ter“, auf dessen Basis Planungen von verschiedenen Dienststellen mit einheitlichen und konsis-
tenten Datengrundlagen möglich sind 
- die datenschutzkonforme Übertragung von Falldaten und die damit einhergehende rechtliche Le-
gitimation der Ämter und Dienststellen  
- die Vereinfachung der Bereitstellung von statistischen Auswertungen und Bedarfsanalysen für Po-
litik und Verwaltung 
 
 
Auch wenn eine gesetzliche Legitimation zur tatsächlichen Umsetzung des Projektvorhabens lange Zeit 
nicht vorhanden war, hat sich die Stadt Köln mit dem genannten VV-Beschluss im Gegensatz zu anderen 
Kommunen dazu entschieden, frühzeitig die technischen und datenschutzrechtlichen Vorbereitungen zur 
Umsetzung eines optimierten Flüchtlingsdatenmanagements zu starten, um im Falle der erwarteten not-
wendigen Gesetzesverabschiedungen schnellstmöglich reagieren zu können.  
 
Als Herzstück der technischen Entwicklung wurde der „Webservice Flüchtlingsdatenmanagem ent“ als 
städtische Eigenentwicklung in Betrieb genommen. Die Lösung ist technisch in der Lage, Daten Geflüch-
teter aus dem Ausländerfachverfahren OK.VISA zu extrahieren und den anderen städtischen Fachverfah-
ren bedarfsgerecht zur Verfügung zu stellen. Der Webservice wurde so umgesetzt, dass er die hohen 
datenschutzrechtlichen Vorgaben (Datenschutzstufe D) wie auch sämtliche Anforderungen an die Sicher-
heit (Verschlüsselungs- und Protokollierungsanforderungen) erfüllt.  
 
Mit der von der Verwaltung in interkommunalen Arbeitsgruppen geforderten Verabschiedung des Z weiten 
Datenaustauschverbesserungsgesetzes (DAVG 2) Anfang August 2019 wurde letztlich einem Großteil 
der städtisch eingebrachten Forderungen entsprochen und damit die zwingend notwendige gesetzliche 
Grundlage zur Umsetzung des städtischen Flüchtlingsdatenmanagements geschaffen.

2 
Gez. Dr. Keller 
 
  
2.  Aktivitätsbericht 
 
Bei 56-Amt für Wohnungswesen konnte erstmals der Gesamtprozess einer dienststellenspezifischen An-
bindung an das Flüchtlingsdatenmanagement vollzogen werden. Das dortige Fachverfahren „Wo h-
nung2000“ ist nunmehr sowohl technisch ertüchtigt als auch fachlich-datenschutzrechtlich legitimiert, die 
für das Amt festgelegten Daten Geflüchteter empfangen und verarbeiten zu können. Hierzu wurde ent-
sprechend der im Projekt konzeptionell erarbeiteten Vorgaben eine technische Schnittstelle in „Woh-
nung2000“ entwickelt (Kostenumfang 12.750,- € netto), eine datenschutzrechtliche Detail-Betrachtung mit 
dem Datenschutzbeauftragten durchgeführt sowie eine auf die dienststellenspezifischen Besonderheiten 
abgestimmte Datenschutzvereinbarung aufgebaut. 
 
Weitere Aktivitäten sind: 
 Innerhalb der Stadtverwaltung unterstützt 12-Amt für Informationsverarbeitung aktuell das Auslän-
deramt bei der „Homogenisierung der eigenen Anwendungslandschaft“. Die dort im Einsatz befindli-
chen IT-Landesanwendungen der „Zentralen Ausländerbehörde“ (ZAB) sind dringend abzulösen, um 
die Betriebsfähigkeit aufrechtzuerhalten. 
 Zudem ist geplant, die Erfolge im Flüchtlingsdatenmanagement als Blaupause für den Ausbau eines 
stadtweiten Datenmanagements zu adaptieren und neben dem „Webservice Flüchtlingsdatenma-
nagement“ weitere Webservicelandschaften, z. B. zu den Themenregistern „MESO“, „SAP“ oder 
„GEO“ sowie zum städtischen Dokumentenmanagementsystem (DMS) aufzubauen. So können per-
spektivisch verschiedene Abfragemöglichkeiten kombiniert und der Bedarf an neuen statistischen 
Anforderungen bedient werden, sofern diese rechtlich, organisatorisch und technisch realisierbar 
sind. 
 Auch im interkommunalen Austausch setzt sich die Verwaltung gemeinsam mit Anwenderkommunen 
des Dachverbands Kommunaler IT-Dienstleister NRW (KDN) in verschiedenen Beiräten und A rbeits-
gruppen dafür ein, Strategien, Vorgehensweisen und Handlungsempfehlungen zu entwickeln, die 
themenbezogen an verschiedene Stellen von Bund, Land oder Fachverfahrenshersteller adressiert 
werden. So wurde kürzlich unter Federführung der Stadt Köln durch das Kompetenzzentrum Digitali-
sierung des KDN ein Handlungsleitfaden zur eAusländerakte entwickelt und an die Koordinierungs-
stelle für IT-Standards (KoSIT) übergeben. 
 Die sich stetig ändernde Gesetzeslage bedingt auch einen engen Austausch mit den Kommunalen 
Spitzenverbänden, dem Bundesverwaltungsamt, den Bezirksregierungen und insbesondere dem Mi-
nisterium für Kinder, Familie, Flüchtlinge und Integration. Da auch landesseitig erkannt wurde, dass 
die Stadt Köln die Entwicklungen durch ihr proaktives Vorgehen maßgeblich mitgestaltet, wurde 12-
Amt für Informationsverarbeitung u.a. als ständiges Mitglied in die Arbeitsgruppe „Datenschutz und 
Datenmanagement“ des MKFFI aufgenommen.  
3.  Projektkosten 
 
Die bisherigen Projektkosten wurden als Grundlagen-Invest von 12-Amt für Informationsverarbeitung aus 
dem „Digitalisierungsbudget“ getragen. Sofern Dienststellen darüber hinausgehende Bedarfe erkennen, 
sind die Kosten von der Dienststelle selber zu tragen. Für die bisherigen Projektaktivitäten wurden fol-
gende Investitionen von 2017 bis 2019 getätigt: 
  
Anwendung / Entwicklung Kosten (netto) 
Fachanwendung OK.Visa (inkl. Statistikmodul 1) Kosten sind vor dem Projekt FLDM entstanden 
Webservice OK.Visa 25.260,- € 
Statistikmodul 2 12.500 ,- € 
Statistikmodul 2-Erweiterung 1.150,- € 
OK.Komm-Schulung 2.535,- € 
Schnittstelle zum Fachverfahren „Wohnung2000“ 12.750,- € 
Gesamt 54.195,- € 
Für die bedarfsgerechte Anbindung weiterer Fachverfahren an den „Webservice Flüchtlingsdatenma-
nagement“ fallen auf Basis der bisherigen Projekterfahrungen Kosten i.H.v. ca. 10.000,- € bis 15.000,- € 
netto je Fachverfahren an.

3 
Gez. Dr. Keller