Beauftragung einer Umzugspedition für den Bezug des Neubaus am Eifelwall durch Historisches Archiv

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VII/44 
 
Vorlagen-Nummer 
0356/2020 
Anlage Klimaschutz 
Freigabedatum 
  
Anlage zu der Beschlussvorlage des Historischen Archivs  
 
Beauftragung einer Umzugspedition für den Bezug des Neubaus am Eifelwall durch das 
Stadtarchiv 
 
Erläuterungen zu den Auswirkungen auf den Klimaschutz, weil der Umzug mit LKW stattfinden 
wird 
 
Gremium Datum 
 
 
Der Umzug in den Neubau am Eifelwall ist für 2021 geplant, inhaltlich siehe Vorlage 0356/2020. 
Für den geplanten Umzug ist eine auf Kunst- oder Kulturgütertransporte spezialisierte Umzugsfirma 
auszuschreiben.  
Um das wertvolle und unwiederbringliche Archivgut zu transportieren, werden an den Transport mit 
einem LKW konkrete konservatorische Anforderungen gestellt. Auch vor dem Hintergrund des lau-
fenden Regressverfahrens dürfen an dem Archivgut keine Transportschäden entstehen. 
 
Diese werden in der Leistungsbeschreibung ausformuliert. Als Grundanforderung für die Abwicklung 
dieses Auftrages gelten folgende minimale Anforderungen an die Fahrzeuge. Die Fahrzeuge müssen: 
 
 erschütterungsarm (Luftfederung) sein 
 mit Ladungssicherung versehen sein 
 in Abhängigkeit vom genauen Umzugstermin beheizbar/kühlbar sein, um den klimati-
schen Vorgaben zu entsprechen 
 die Möglichkeit zur Verplombung besitzen 
 feste Laderaumwände (keine Planen) besitzen 
 während des Transports immer mit 2 Fahrern besetzt sein 
 auf Grund der möglichen Fahrverbote entsprechenden Abgasnormen entsprechen  
Ein Umzug per LKW ist grundsätzlich mit Auswirkungen auf das Klima verbunden  
 
Alternative klimaschonendere Transportmöglichkeiten sind geprüft worden, kommen aber aufgrund 
der Besonderheiten des Transportgutes nicht in Frage 
 
 
Ausschuss Kunst und Kultur 10.03.2020 
Unterausschuss Kulturbauten 03.03.2020

14 21.02.2020 
141/2  
 
 
44 
 
Beauftragung einer Umzugsspedition für den Bezug des Neubaus am Eifelwall durch 
das Stadtarchiv 
Ihre Beschlussvorlage zur Bedarfsfeststellung Vorlagennr.  0356/2020 
Voraussichtliches Auftragsvolumen 881.850 € netto, 1.050.000 € brutto 
AZ 141/25/02/20 
 
Sehr geehrte Damen und Herren, 
mit der Übernahme des Neubaus des Historischen Archivs (44) und des Rheinischen 
Bildarchivs (4523/3) voraussichtlich im 4. Quartal 2020 sind die Einrichtungen und 
Archivalien sowie die sonstigen Kulturgüter von den bisherigen Standorten in das neue 
Gebäude zu transportieren. Zu diesem Zweck beabsichtigen Sie, die erforderlichen 
Umzugsdienstleistungen aus den Asylarchiven in Porz-Lind sowie in Düsseldorf 
auszuschreiben.  
Die vorab erforderliche Bedarfsprüfung liegt mir zur Stellungnahme vor. 
Das voraussichtliche Auftragsvolumen für den Transport der Archivalien in Höhe von 
881.850 € netto bzw. 1.050.000 € brutto wurde von dem im Jahr 2017 beauftragten 
Umzugslogistiker ermittelt. Diesen Umzugslogistiker hatten Sie seinerzeit sowohl mit der 
Vorbereitung und Planung Ihres Umzugs als auch dem Umzug des Rheinischen Bildarchives 
beauftragt.  
Aufgrund der hohen logistischen Anforderungen zum Schutz der Archivgüter während des  
Transportes ist die Bedarfslage zur Beauftragung eines auf den Transport von Kulturgütern 
spezialisierten Logistikunternehmens grundsätzlich nachvollziehbar (AZ 141/25/02/20).  
Der Bedarf des Rheinischen Bildarchives wird in der vorliegenden Beschlussvorlage nicht 
berücksichtigt und soll von dort nach Ihren Angaben in eigener Zuständigkeit verwirklicht  
werden.   
Damit Terminkollisionen und gegenseitige Behinderungen bei der Umzugsabwicklung infolge 
der möglichen Beauftragung unterschiedlicher Umzugsunternehmen im Vorfeld 
ausgeschlossen werden, halte ich eine enge Abstimmung zwischen dem Historischen Archiv 
und der Kunst- und Museumsbibliothek/Rheinisches Bildarchiv für zwingend erforderlich. Aus 
diesem Grund empfehle ich eine gemeinsame losweise Ausschreibung der 
Umzugsdienstleistungen, zumal der Umzug beider Dienststellen durch ein und denselben 
Umzugslogistiker vorbereitet und geplant wurde. 
Darüber hinaus habe ich Dez. VII gebeten, den Bezug des Neubaus einschließlich der 
Umzüge beider Dienststellen zu koordinieren, um einen reibungslosen und optimalen Ablauf 
sicherzugstellen.  
Abschießend weise ich darauf hin, dass bei einer gemeinsamen Ausschreibung 
voraussichtlich mit einer Erhöhung des Auftragsvolumens zu rechnen ist. In diesem Fall bitte 
ich die eventuelle Entscheidungskompetenz des Rates zu beachten. 
Mit freundlichen Grüßen 
gezeichnet: Jülich

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VII/44 
 
Vorlagen-Nummer 
 0356/2020 
Freigabedatum 
19.02.2020  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Beauftragung einer Umzugspedition für den Bezug des Neubaus am Eifelwall durch das 
Stadtarchiv 
Beschlussorgan 
Ausschuss Kunst und Kultur 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Ausschuss genehmigt die Ausschreibung des Umzugs der Archivalien des Stadtarchivs aus den 
Ausweichquartieren Düsseldorf, Mauerstr. und Restaurierungs- und Digitalisierungszentrum Porz in 
den Neubau am Eifelwall mit dem Ziel der Beauftragung einer ausweislich auf Kunst- oder Kulturgü-
tertransporte spezialisierten und zertifizierten Umzugsspedition. 
 
Beschlussalternative: 
Die Ausschreibung des Umzugs des Archivguts von Kölner Stadtarchiv wird nicht genehmigt und der 
Neubau kann nicht bezogen werden. 
Unterausschuss Kulturbauten 
 
03.03.2020 
Ausschuss Kunst und Kultur 10.03.2020

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  1.050.000,00    € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:  
a) Personalaufwendungen     
b) Sachaufwendungen etc.     
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
Begründung: 
Entsprechend dem aktuellen Sachstandsbericht der Gebäudewirtschaft soll der Neubau am Eifelwall 
im Dezember 2020 in Nutzung übergeben werden. Demnach kann der Umzug in 2021 erfolgen.  
Zunächst erfolgt Januar/Februar 2021 der Umzug der reinen Büroarbeitsplätze vom Interim Brabanter 
Straße, der über den Rahmenvertrag mit der Fa. Gottschalk beauftragt wird. Daran anschließend 
kann der eigentliche Archivumzug aus den Standorten Köln-Porz-Lind und Düsseldorf (Labore, Werk-
stätten, Magazine etc.) stattfinden. 
Für diesen Umzug ist eine auf Kunst- oder Kulturgütertransporte spezialisierte Umzugsfirma auszu-
schreiben. Hierzu hat der von der Verwaltung eingesetzte Umzugslogistiker, Firma Plan&Move, eine 
Kostenkalkulation erstellt. In dieser Kostenkalkulation sind nicht die Kosten für den Büroumzug 
Brabanter Straße (s.o.) und ebenfalls nicht die Kosten für den Umzug des Rheinischen Bildarchivs 
enthalten. Das Rheinische Bildarchiv plant seinen Umzug in eigener Zuständigkeit. 
Die kalkulierten Kosten für die Umzugsfirma für den Bezug des Neubaus am Eifelwall belaufen sich 
auf 881.850 Euro netto (rund 1.050.000,00 Euro brutto). 
Die Haushaltsmittel sind im Teilplan 0412 – Historisches Archiv in Teilplanzeile 13 – Aufwendungen 
für Sach- und Dienstleistungen berücksichtigt. 
Die Ausschreibung soll unmittelbar nach Bekanntgabe des konkreten Übergabetermins durch die 
Gebäudewirtschaft veröffentlicht werden.