Beauftragung einer Umzugspedition für den Bezug des Neubaus am Eifelwall durch Historisches Archiv

Dokumente

• Beschlussvorlage Ausschuss

  PDF

  Ansehen: Beschlussvorlage Ausschuss Text: Beschlussvorlage Ausschuss Herunterladen: Beschlussvorlage Ausschuss

  Automatisch aus dem PDF ausgelesen, Lesefehler sind möglich.

  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle VII/44 Vorlagen-Nummer 0356/2020 Freigabedatum 19.02.2020 Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung Betreff Beauftragung einer Umzugspedition für den Bezug des Neubaus am Eifelwall durch das Stadtarchiv Beschlussorgan Ausschuss Kunst und Kultur Gremium Datum Beschluss: Der Ausschuss genehmigt die Ausschreibung des Umzugs der Archivalien des Stadtarchivs aus den Ausweichquartieren Düsseldorf, Mauerstr. und Restaurierungs- und Digitalisierungszentrum Porz in den Neubau am Eifelwall mit dem Ziel der Beauftragung einer ausweislich auf Kunst- oder Kulturgü- tertransporte spezialisierten und zertifizierten Umzugsspedition. Beschlussalternative: Die Ausschreibung des Umzugs des Archivguts von Kölner Stadtarchiv wird nicht genehmigt und der Neubau kann nicht bezogen werden. Unterausschuss Kulturbauten 03.03.2020 Ausschuss Kunst und Kultur 10.03.2020 2 Haushaltsmäßige Auswirkungen Nein Ja, investiv Investitionsauszahlungen € Zuwendungen/Zuschüsse Nein Ja % Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme 1.050.000,00 € Zuwendungen/Zuschüsse Nein Ja % Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: a) Personalaufwendungen b) Sachaufwendungen etc. c) bilanzielle Abschreibungen € Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: a) Erträge € b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten € Einsparungen: ab Haushaltsjahr: a) Personalaufwendungen € b) Sachaufwendungen etc. € Beginn, Dauer Auswirkungen auf den Klimaschutz Nein Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung) Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung) Begründung: Entsprechend dem aktuellen Sachstandsbericht der Gebäudewirtschaft soll der Neubau am Eifelwall im Dezember 2020 in Nutzung übergeben werden. Demnach kann der Umzug in 2021 erfolgen. Zunächst erfolgt Januar/Februar 2021 der Umzug der reinen Büroarbeitsplätze vom Interim Brabanter Straße, der über den Rahmenvertrag mit der Fa. Gottschalk beauftragt wird. Daran anschließend kann der eigentliche Archivumzug aus den Standorten Köln-Porz-Lind und Düsseldorf (Labore, Werk- stätten, Magazine etc.) stattfinden. Für diesen Umzug ist eine auf Kunst- oder Kulturgütertransporte spezialisierte Umzugsfirma auszu- schreiben. Hierzu hat der von der Verwaltung eingesetzte Umzugslogistiker, Firma Plan&Move, eine Kostenkalkulation erstellt. In dieser Kostenkalkulation sind nicht die Kosten für den Büroumzug Brabanter Straße (s.o.) und ebenfalls nicht die Kosten für den Umzug des Rheinischen Bildarchivs enthalten. Das Rheinische Bildarchiv plant seinen Umzug in eigener Zuständigkeit. Die kalkulierten Kosten für die Umzugsfirma für den Bezug des Neubaus am Eifelwall belaufen sich auf 881.850 Euro netto (rund 1.050.000,00 Euro brutto). Die Haushaltsmittel sind im Teilplan 0412 – Historisches Archiv in Teilplanzeile 13 – Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen berücksichtigt. Die Ausschreibung soll unmittelbar nach Bekanntgabe des konkreten Übergabetermins durch die Gebäudewirtschaft veröffentlicht werden.

• Anlage 1, Vorlage 0356.2020, Erläuterungen, Auswirkungen auf Klimaschutz

  PDF

  Ansehen: Anlage 1, Vorlage 0356.2020, Erläuterungen, Auswirkungen auf Klimaschutz Text: Anlage 1, Vorlage 0356.2020, Erläuterungen, Auswirkungen auf Klimaschutz Herunterladen: Anlage 1, Vorlage 0356.2020, Erläuterungen, Auswirkungen auf Klimaschutz

  Automatisch aus dem PDF ausgelesen, Lesefehler sind möglich.

  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle VII/44 Vorlagen-Nummer 0356/2020 Anlage Klimaschutz Freigabedatum Anlage zu der Beschlussvorlage des Historischen Archivs Beauftragung einer Umzugspedition für den Bezug des Neubaus am Eifelwall durch das Stadtarchiv Erläuterungen zu den Auswirkungen auf den Klimaschutz, weil der Umzug mit LKW stattfinden wird Gremium Datum Der Umzug in den Neubau am Eifelwall ist für 2021 geplant, inhaltlich siehe Vorlage 0356/2020. Für den geplanten Umzug ist eine auf Kunst- oder Kulturgütertransporte spezialisierte Umzugsfirma auszuschreiben. Um das wertvolle und unwiederbringliche Archivgut zu transportieren, werden an den Transport mit einem LKW konkrete konservatorische Anforderungen gestellt. Auch vor dem Hintergrund des lau- fenden Regressverfahrens dürfen an dem Archivgut keine Transportschäden entstehen. Diese werden in der Leistungsbeschreibung ausformuliert. Als Grundanforderung für die Abwicklung dieses Auftrages gelten folgende minimale Anforderungen an die Fahrzeuge. Die Fahrzeuge müssen:  erschütterungsarm (Luftfederung) sein  mit Ladungssicherung versehen sein  in Abhängigkeit vom genauen Umzugstermin beheizbar/kühlbar sein, um den klimati- schen Vorgaben zu entsprechen  die Möglichkeit zur Verplombung besitzen  feste Laderaumwände (keine Planen) besitzen  während des Transports immer mit 2 Fahrern besetzt sein  auf Grund der möglichen Fahrverbote entsprechenden Abgasnormen entsprechen Ein Umzug per LKW ist grundsätzlich mit Auswirkungen auf das Klima verbunden Alternative klimaschonendere Transportmöglichkeiten sind geprüft worden, kommen aber aufgrund der Besonderheiten des Transportgutes nicht in Frage Ausschuss Kunst und Kultur 10.03.2020 Unterausschuss Kulturbauten 03.03.2020

• Anlage 2, Stellungnahme Amt 14 für 44, 25.02.2020

  PDF

  Ansehen: Anlage 2, Stellungnahme Amt 14 für 44, 25.02.2020 Text: Anlage 2, Stellungnahme Amt 14 für 44, 25.02.2020 Herunterladen: Anlage 2, Stellungnahme Amt 14 für 44, 25.02.2020

  Automatisch aus dem PDF ausgelesen, Lesefehler sind möglich.

  14 21.02.2020 141/2 44 Beauftragung einer Umzugsspedition für den Bezug des Neubaus am Eifelwall durch das Stadtarchiv Ihre Beschlussvorlage zur Bedarfsfeststellung Vorlagennr. 0356/2020 Voraussichtliches Auftragsvolumen 881.850 € netto, 1.050.000 € brutto AZ 141/25/02/20 Sehr geehrte Damen und Herren, mit der Übernahme des Neubaus des Historischen Archivs (44) und des Rheinischen Bildarchivs (4523/3) voraussichtlich im 4. Quartal 2020 sind die Einrichtungen und Archivalien sowie die sonstigen Kulturgüter von den bisherigen Standorten in das neue Gebäude zu transportieren. Zu diesem Zweck beabsichtigen Sie, die erforderlichen Umzugsdienstleistungen aus den Asylarchiven in Porz-Lind sowie in Düsseldorf auszuschreiben. Die vorab erforderliche Bedarfsprüfung liegt mir zur Stellungnahme vor. Das voraussichtliche Auftragsvolumen für den Transport der Archivalien in Höhe von 881.850 € netto bzw. 1.050.000 € brutto wurde von dem im Jahr 2017 beauftragten Umzugslogistiker ermittelt. Diesen Umzugslogistiker hatten Sie seinerzeit sowohl mit der Vorbereitung und Planung Ihres Umzugs als auch dem Umzug des Rheinischen Bildarchives beauftragt. Aufgrund der hohen logistischen Anforderungen zum Schutz der Archivgüter während des Transportes ist die Bedarfslage zur Beauftragung eines auf den Transport von Kulturgütern spezialisierten Logistikunternehmens grundsätzlich nachvollziehbar (AZ 141/25/02/20). Der Bedarf des Rheinischen Bildarchives wird in der vorliegenden Beschlussvorlage nicht berücksichtigt und soll von dort nach Ihren Angaben in eigener Zuständigkeit verwirklicht werden. Damit Terminkollisionen und gegenseitige Behinderungen bei der Umzugsabwicklung infolge der möglichen Beauftragung unterschiedlicher Umzugsunternehmen im Vorfeld ausgeschlossen werden, halte ich eine enge Abstimmung zwischen dem Historischen Archiv und der Kunst- und Museumsbibliothek/Rheinisches Bildarchiv für zwingend erforderlich. Aus diesem Grund empfehle ich eine gemeinsame losweise Ausschreibung der Umzugsdienstleistungen, zumal der Umzug beider Dienststellen durch ein und denselben Umzugslogistiker vorbereitet und geplant wurde. Darüber hinaus habe ich Dez. VII gebeten, den Bezug des Neubaus einschließlich der Umzüge beider Dienststellen zu koordinieren, um einen reibungslosen und optimalen Ablauf sicherzugstellen. Abschießend weise ich darauf hin, dass bei einer gemeinsamen Ausschreibung voraussichtlich mit einer Erhöhung des Auftragsvolumens zu rechnen ist. In diesem Fall bitte ich die eventuelle Entscheidungskompetenz des Rates zu beachten. Mit freundlichen Grüßen gezeichnet: Jülich