Bedarfsfeststellung für die Europawahl 2024

Bedarfsfeststellung Europawahl 2024 (Vorlage 392/2023)
Anlage 3: Übersicht befristet beschäftigte Mitarbeiter*innen
Team Rolle von bis EG Personalkosten Anzahl je Rolle Team gesamt
BT MA 19.02.2024 21.06.2024 4 207.924 € 12 12
DW AGL 01.04.2024 05.07.2024 7 14.072 € 1
DW AGL (Stv.) 01.04.2024 05.07.2024 6 13.835 € 1
DW MA 15.04.2024 14.06.2024 4 170.480 € 20 22
EW MA 15.04.2024 31.03.2025 4 147.132 € 3 3
FS AGL 26.02.2024 05.07.2024 7 19.202 € 1
FS AGL (Stv.) 26.02.2024 05.07.2024 6 18.879 € 1
FS MA 11.03.2024 21.06.2024 4 201.488 € 14 16
IM AGL 26.02.2024 05.07.2024 7 19.202 € 1
IM AGL (Stv.) 26.02.2024 05.07.2024 6 18.879 € 1
IM MA 11.03.2024 21.06.2024 4 28.784 € 2 4
PU MA 25.09.2023 02.08.2024 5 93.644 € 2 2
QS MA 01.04.2024 14.06.2024 5 22.440 € 2 2
RW AGL 15.04.2024 21.06.2024 7 9.968 € 1
RW AGL (Stv.) 15.04.2024 21.06.2024 6 9.800 € 1
RW MA 29.04.2024 14.06.2024 4 50.520 € 10
RW MA 02.05.2024 14.06.2024 4 47.300 € 10 22
SP MA 11.03.2024 14.06.2024 4 80.484 € 6 6
ST AGL 19.02.2024 12.07.2024 7 21.254 € 1
ST AGL (Stv.) 19.02.2024 12.07.2024 6 20.896 € 1
ST MA 26.02.2024 05.07.2024 4 36.610 € 2
ST MA 01.04.2024 28.06.2024 4 124.360 € 10
ST MA 06.05.2024 21.06.2024 4 65.680 € 10
ST Fahrer*in 26.02.2024 05.07.2024 5 58.791 € 3 27
WV AGL 01.01.2024 05.07.2024 7 27.410 € 1
WV AGL (Stv.) 01.01.2024 05.07.2024 6 26.949 € 1
WV MA 15.01.2024 21.06.2024 4 444.340 € 20 22
2.000.323 € 138 138
Legende:
BT Bürgertelefon
DW Direktwahl
FS Fortschreibung
IM Infomanagement
PU Personalunterstützung
QS Qualitätsscout
RW Sortierung Rote Wahlbriefe
SP Springer
ST Serviceteam
WV Wahlvorstände
EW Einwohnerwesen
MA Mitarbeiter*in
AGL Arbeitsgruppenleiter*in
AGL (Stv.) stellvertretende*r Arbeitsgruppenleiter*in
EG Entgeltgruppe
Zeitraum
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Bedarfsfeststellung Europawahl 2024 (Vorlage 392/2023)
Anlage 2: Detaillierte Erläuterungen zu den Aufwendungen
Ziff. Beschreibung Aufwendungen
1.Unterhaltung Büro- und Geschäftsgüter (BuG) und immaterielle 
Vermögensgüter
20.000 €                
1.1Bürobedarf (Ersatzbeschaffung für Büro-Verbrauchsmaterial) 20.000 €                
Für die Ausstattung der Wahlvorstände müssen unter Nutzung von 
Rahmenverträgen regelmäßig Locher, Tacker, Taschenrechner etc. beschafft 
werden, damit die Wahlvorstände entsprechend ausgestattet werden können.
2.Sonstige Bewirtschaftungskosten 60.000 €                
2.1Bewachung 60.000 €                
Aufgrund diverser Schulungsveranstaltungen in unterschiedlichen 
Schulungsräumen, z. B. städtische Verwaltungsgebäude, auch außerhalb der 
regulären Öffnungszeiten, muss die Bewachung und der Objektschutz 
gewährleistet sein. Ebenfalls ist außerhalb der regulären Arbeitzeiten die 
Bewachung des Wahlamt-Außenstandorts sicherzustellen. 
Wurde bisher unter "Aufwendungen für sonstige Dienstleistungen" geplant.
3.Aufwendungen für Honorare 25.000 €                
3.1Dozent*innen 25.000 €                
Die Schulungen der ehrenamtlichen Wahlhelfer*innen sowie der 
Sonderfunktionskräfte werden zur Entlastung der Wahlamtsmitarbeiter*innen 
durch externe Dozent*innen durchgeführt.
4.Aufwendungen für sonstige Dienstleistungen 1.066.000 €           
4.1Transport der Wahlmöbel 40.000 €                
Zur Ausstattung der über 500 Urnenwahlbezirke müssen Sichtblenden und Urnen 
(Wahlmöbel) sowie die Koffer für die Wahlvorstände in die etwa 200 
Wahlgebäude geliefert und abgeholt werden. Weiter müssen die Wahlkoffer aus 
den neun Kundenzentren zum Wahlamt zurückgebracht werden.
4.2Taxinutzung 8.000 €                  
Das Wahlamt muss für die Sonderzustellung von Briefwahlunterlagen, zum 
Transport der Wählerverzeichnisse und sonstigen Wahlunterlagen für die 
Wahlvorstände in die Kundenzentren sowie zur Beförderung von Reservekräften 
in Wahlgebäude auf Taxen zurückgreifen. 
4.3Scandienstleistungen für die Erfassung von Briefwahlanträgen 55.000 €                
Eine große Anzahl der Briefwahlanträge wird über handschriftlich ausgefüllte 
Anträge an das Wahlamt gesandt. Hinsichtlich der permanent steigenden 
Antragszahlen werden die Anträge maschinell durch einen Dienstleister 
verarbeitet, damit Tagesmengen von bis zu 30.000 Anträgen für die Produktion 
der Briefwahlanträge erfasst werden können. Es wird im Vergleich zu früheren 
Wahlen mit einem weiter steigendem Briefwahlanteil gerechnet.
4.4Technikunterstützung am Wahlabend 17.000 €                
Damit am Wahlwochenende ein reibungsloser technischer Ablauf gewährleistet 
ist, muss für die Bereiche Netzwerke und Telekommunikation auf zusätzliche 
externe technische Unterstützung zurückgegriffen werden. Dies erfolgt in 
Abstimmung mit dem Fachamt (12 Amt für Informationsverarbeitung).
4.5Catering Wahlwochenende 40.000 €                
Damit die Beschäftigten und Unterstützungskräfte des Wahlamtes, sowie alle 
Wahlvorstände im Briefwahlzentrum bei einem bis zu 20-Stunden-Arbeitstag 
entsprechend versorgt werden können, wird den Mitarbeiter*innen ein Basis-
Catering mit Erfrischungsgetränken und Speisen bereitgestellt. 
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Bedarfsfeststellung Europawahl 2024 (Vorlage 392/2023)
Anlage 2: Detaillierte Erläuterungen zu den Aufwendungen
Ziff. Beschreibung Aufwendungen
4.6Facility Management 6.000 €                  
Für die Nutzung von insbesondere PPP-Schulen als Wahlgebäude werden dem 
Wahlamt die entsprechenden Kosten in Rechnung gestellt. 
4.7Sonderreinigung 6.000 €                  
Ein Großteil der als Wahlgebäude genutzten Objekte ist in städtischer Hand 
(insbesondere Schulen). Für diese ist nach Nutzung eine Sonderreinigung 
geplant.
4.8Anpassungen von IT-Anwendungen 35.000 €                
Das Wahlamt nutzt, in Abstimmung mit dem Fachamt (12 Amt für 
Informationsverarbeitung) zur Planung und Durchführung von Wahlen die 
Anwendungen votemanager der Firma vote iT sowie die Wahlkomponente der 
Anwendung VOIS der Firma HSH. Die Anwendungen werden für sämtliche 
Nutzer*innen bundesweit permanent weiterentwickelt. Dennoch ergeben sich für 
eine Großstadt wie Köln immer gesonderte Anforderungen an die Anwendungen, 
die kostenpflichtig umgesetzt werden.
4.9Präsentation im Rathaus  15.000 €                
Aufwendungen für die Ergebnispräsentation, sofern diese durch 13 (Amt für 
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit) und 01 (Amt der Oberbürgermeisterin) 
durchgeführt wird.
4.10Erfrischungsgelder Wahlhelfer*innen 600.000 €              
Für die Europawahl 2024 werden etwa 8.000 Wahlhelfer*innen eingesetzt. Das 
Erfrischungsgeld variiert je nach Einsatzart (Briefwahl / Urne) und Funktion 
(Beisitzer*in, Wahlvorsteher*in, Schriftführer*in). Für mögliche weitere 
Aufwendungen, z. B. Vereinsprämien, ist wie in den Vorjahren ein Puffer 
eingeplant.
4.11Schulungen für Schriftführer*innen und Wahlvorsteher*innen 125.000 €              
Für die Wahlvorsteher*innen bzw. Schriftführer*innen werden entsprechende 
(Pflicht-)Schulungen angeboten. Dies gilt ebenso für Personen, die als 
Reservekräfte für den Wahltag berufen werden. Diese Schulungen finden 
werktags zu unterschiedlichen Zeiten an unterschiedlichen Standorten statt. Für 
die Teilnahme erhalten die Wahlhelfer*innen zusätzlich zum Erfrischungsgeld 
einen Betrag in Höhe von 50 €.
4.12Aufwendungen für sogenannte Sonderfunktionskräfte 70.000 €                
Honorierung der rund 600 städtischen Sonderfunktionskräfte in den 
Kundenzentren / Bezirksrathäusern und im Briefwahlzentrum. 
4.13Sortierung der Wahlbriefe 12.000 €                
Die Rückläufer der Wahlbriefe werden im Außenlager des Wahlamtes durch ein 
Sortierteam für die Briefwahlauszählung sortiert. Es werden bis zu 320.000 
Briefwahlrückläufer zur Europawahl erwartet, die in dieser Menge von den 
eingestellten Unterstützungskräften alleine nicht bewältigt werden können. 
Insoweit ist eine maschinelle Vorsortierung durch einen externen Dienstleister 
erforderlich. 
4.14Soziale Medien für Wahlhelfer*innen 30.000 €                
Als zusätzliche Möglichkeit zum Informationsaustausch und Kommunikation für 
die Wahlhelfer*innen zum Wahlamt soll ein Messagenderdienst oder Ähnliches 
eingesetzt werden, der auch als Chatplattform zum Wahlamt fungieren soll. 
Insbesondere dient dieses Tool auch zur Entlastung bei der telefonischen 
Erreichbarkeit.
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Bedarfsfeststellung Europawahl 2024 (Vorlage 392/2023)
Anlage 2: Detaillierte Erläuterungen zu den Aufwendungen
Ziff. Beschreibung Aufwendungen
4.15Bewerbung Ausschreibung Unterstützungskräfte 2.000 €                  
Zur besseren Akquirierung von geeignetem Personal soll die Ausschreibung der 
Stellen für die externen Unterstützungskräfte neben den bisher genutzten Wegen 
auch auf kostenpflichtigen Portalen erfolgen.
4.16Fachworkshops / Teambildungsmaßnahmen 5.000 €                  
Planungsworkshops und Teambildungsmaßnahmen sind zur Aufrechterhaltung 
der Arbeitsleistungen und als Ausgleich der arbeitsintensiven Wahlvorbereitung 
für den gesamten Personalbestand vorgesehen.
5.Aus- und Fortbildungen, Umschulungen 10.000 €                
5.1Fortbildung insbesondere IT 10.000 €                
Für die Bereiche Fortschreibung (Wählerverzeichnis), Internetpräsentation 
Wahlergebnisse, Ergebniserfassung, Wahlhelfer*innenverwaltung, 
Mandatsverwaltung u.s.w. wird Fachsoftware eingesetzt. Diesbezüglich werden 
die Mitarbeiter*innen in der Regel von Dozent*innen der Softwarehersteller 
geschult. Aufgrund des neu eingeführten Einwohnermeldeverfahrens VOIS 
besteht ein erhöhter Schulungsaufwand.
Wurde bisher unter "Sonstige Geschäftsaufwendungen" geplant.
6.Reisekosten, Trennungsentschädigung 4.000 €                  
6.1Reisekosten 4.000 €                  
Anfallende Reisekosten, u.a. zu externen Dienstleistern (Produktion der 
Stimmzettel, Wahlbenachrichtigungen und Briefwahlunterlagen) im Bundesgebiet 
zur Druckabnahme und Qualitätskontrolle. 
Wurde bisher unter "Sonstige Geschäftsaufwendungen" geplant.
7.Mieten, Pachten, Erbbauzinsen 354.500 €              
7.1Anmietung Fuhrpark 42.000 €                
Im Zuge der Wahlvor- und -nachbereitung (ab ca. 12 Wochen vor bzw. bis ca. 2 
Wochen nach der Wahl) werden zum Transport von Wahlunterlagen für die 
Wahlvorstände, die Qualitätssicherung bei externen Dienstleistern, der 
Überprüfung von Wahlgebäuden, zum Befördern der Post (Briefwahlsendungen, 
Wahlscheinanträge etc.) usw. mehrere PKW und Kleintransporter benötigt. Die 
Anmietung der entsprechenden Fahrzeuge erfolgt über bestehende 
Rahmenvereinbarungen. 
7.2Anmietung Busse als Ausfallwahlraum 2.000 €                  
Als Ausfallwahlgebäude werden zwei Busse, die als rollstuhlgerechte 
Wahlgebäude, sowie als Notfallreserve für den Wahlabend verwendet werden 
können, angemietet.
7.3Anmietung Maschinen 3.000 €                  
Für den Einsatz im Außenlager werden zu Wahlzeiten Maschinen benötigt, um 
unter anderem Paletten zu transportieren. Da ein Kauf unwirtschaftlich wäre, 
werden diese für kurze Zeit angemietet. 
7.4Anmietung Rampen für Wahlgebäude 4.500 €                  
Das Wahlamt ist bestrebt, die Anzahl der rollstuhlgerechten Wahlgebäude 
kontinuierlich zu erhöhen. Um dieses Ziel zu erreichen, werden entsprechende 
Rampen angemietet, damit nicht rollstuhlgerechte Wahlgebäude für den 
Wahlabend rollstuhlgerecht hergerichtet werden können. Auch hier wäre ein Kauf 
unwirtschaftlich.
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Bedarfsfeststellung Europawahl 2024 (Vorlage 392/2023)
Anlage 2: Detaillierte Erläuterungen zu den Aufwendungen
Ziff. Beschreibung Aufwendungen
7.5Anmietung externe Wahlgebäude 3.000 €                  
Das Wahlamt muss regelmäßig externe Räumlichkeiten anmieten, um dort 
Wahlbezirke einzurichten. Grund für die externe Anmietung ist, dass an den 
entsprechenden Standorten keine städtischen Gebäude vorhanden bzw. nutzbar 
sind.
7.6Anmietung Objekt als Briefwahlzentrum 300.000 €              
Die Briefwahlvorstände benötigen Räumlichkeiten zur Auszählung der 
Briefwahlstimmzettel. Diese müssen die notwendige Grundfläche aufweisen und 
mit Tischen, Stühlen, sanitären Anlagen etc. ausgestattet sein bzw. ausgestattet 
werden. Zudem müssen technische Voraussetzungen erfüllt sein, da u.a. mehrere 
PC-Arbeitsplätze eingerichtet und kommunikationstechnisch angebunden werden 
müssen (Ergebniserfassung etc.). Insgesamt werden knapp 3.500 
Wahlhelfer*innen in der Briefwahl eingesetzt. Da keine geeigneten städtischen 
Gebäude vorhanden sind, sind entsprechende Hallenflächen über Markt-
Alternativen anzumieten. 
Enthält auch die Anmietkosten für die im Briefwahlzentrum genutzte Technik, die 
bisher unter "Aufwendungen für sonstige Dienstleistungen" geplant wurden.
8.Büromaterial 50.000 €                
8.1Bürobedarf (Papier, Etiketten, Ausstattung der Wahlkoffer) 50.000 €                
Für die Planung und Durchführung der Wahl wird unter der Nutzung bestehender 
Rahmenverträge verschiedenes Büromaterial beschafft. Insbesondere wird 
Papier für die Produktion der Wählerverzeichnisse und der Niederschriften sowie 
Toner für die Drucker benötigt.
9.Druck und Vervielfältigung 250.500 €              
9.1Druck Stimmzettel (inkl. Satz und Layout) 75.000 €                
Für die rund 830.000 Wahlberechtigten der Europawahl müssen Stimmzettel 
produziert werden. Die Stimmzettel werden in verschiedenen Falzungen erstellt 
(Urnenwahl / Briefwahl). Da dies von 1000 - Zentrale Dienste wegen der 
entsprechenden technischen Ausstattung nicht umgesetzt werden kann, erfolgt 
eine externe Vergabe. Die Kosten umfassen auch den Satz und das Layout.
9.2Druck Wahlbenachrichtigungen (inkl. Satz und Layout) 65.000 €                
Für die Wahlberechtigten zur Europawahl in Köln müssen entsprechend den 
rechtlichen Vorschriften Wahlbenachrichtigungen produziert, kuvertiert und für 
den Versand vorbereitet werden. Da dies von 1000 – Zentrale Dienste wegen der 
entsprechenden technischen Ausstattung nicht umgesetzt werden kann, erfolgt 
eine externe Vergabe. Die Kosten umfassen auch den Satz und das Layout.
9.3Druck Briefwahlunterlagen (inkl. Satz und Layout) 90.000 €                
Hinsichtlich der ständig steigenden Anzahl an Briefwahlanträgen muss von einem 
Briefwahlaufkommen von mindestens 50% ausgegangen werden (in Abhängigkeit 
der Wahlbeteiligung, für die Europawahl geschätzt rund 340.000). Die 
notwendigen Unterlagen bestehen aus dem Wahlschein, Wahlbriefumschlag, 
Stimmzettelumschlag, Wegweiser, Versandhülle und Stimmzetteln. Da dies von 
1000 - Zentrale Dienste wegen der entsprechenden technischen Ausstattung 
nicht umgesetzt werden kann, erfolgt eine externe Vergabe. Die Kosten umfassen 
auch den Satz und das Layout.
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Bedarfsfeststellung Europawahl 2024 (Vorlage 392/2023)
Anlage 2: Detaillierte Erläuterungen zu den Aufwendungen
Ziff. Beschreibung Aufwendungen
9.4Sonstige Druckdienstleistungen 5.000 €                  
Bei der Planung und Durchführung der Wahl müssen umfangreiche 
Druckaufträge vergeben werden, z.B. für die Produktion der Öffentlichen 
Wahlbekanntmachung, die in jedem Wahlraum sichtbar aufgehängt werden 
muss, Plakate und Hinweisschilder für die Steuerung der Abläufe bei Abgabe der 
Wahlunterlagen, etc. Teilweise kann hier auch 1000 - Zentrale Dienste 
einbezogen werden.
9.5Druck der Stimmzettelschablonen 2.500 €                  
Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen müssen für blinde und sehbehinderte 
Menschen Stimmzettelschablonen zur Verfügung gestellt werden. Diese 
beinhalten die Daten der Kandidaten in Brailleschrift und eine Ausstanzung für 
das zu machende Kreuz. Die Schablonen werden den Wahlberechtigten von den 
Blinden- und Sehbehindertenverbänden zur Verfügung und anschließend dem 
Wahlamt im Rechnung gestellt.
9.6Druck besondere Schulungsmaterialien / Leitfäden 13.000 €                
Um die Qualität in den Urnen- und Briefwahlvorständen zu gewährleisten, werden 
für die Wahl Leitfäden bzw. ergänzende Schulungsmaterialien gedruckt. Da dies 
von 1000 - Zentrale Dienste wegen der entsprechenden technischen Ausstattung 
nicht umgesetzt werden kann, erfolgt eine externe Vergabe.
10.Zeitungen und Fachliteratur 10.000 €                
10.1Gesetzestexte etc. 6.000 €                  
Jeder Wahlvorstand muss mit aktuellen Gesetzestexten für die Landtagswahl 
ausgestattet werden.
10.2Zeitungen und Fachliteratur 4.000 €                  
Anfallende Kosten für aktuelle Fachliteratur (Gesetzestexte, Kommentierungen, 
Leitfäden etc.). 
Wurde bisher unter "Sonstige Geschäftsaufwendungen" geplant.
11.Porto 728.100 €              
11.1Versand Wahlbenachrichtigungen 423.300 €              
Die Wahlbenachrichtigungen sind an alle Wahlberechtigten, die von Amts wegen 
in das Wählerverzeichnis eingetragen werden, zu versenden. Für die Europawahl 
müssen rund 830.000 Wahlbenachrichtigungen als Standardbrief versandt 
werden.
11.2Versand Briefwahlunterlagen 244.800 €              
Die von den Wahlberechtigten angeforderten Briefwahlunterlagen (voraussichtlich 
340.000 Stück) müssen als Kompaktbrief versandt werden. 
11.3Rückversand Wahlbenachrichtigungen 30.000 €                
Aufgrund der Erfahrungswerte der letzten Wahlen fallen im Rahmen einer 
postalischen Zustellung von Rückläufern sowie durch die Annahme nicht 
ausreichend frankierter Wahlscheinanträge zusätzliche Kosten an.
11.4Sonstiges Porto 30.000 €                
Im Rahmen der Wahlhelfer*innengewinnung sowie im Tagesgeschäft der 
Wahlorganisation müssen Postsendungen zeitnah versandt werden. Für diesen 
Bedarf besitzt das Wahlamt eine Frankiermaschine, die entsprechend mit 
Portobeträgen aufgeladen wird. Ebenfalls ist für den Versand von 
Briefwahlunterlagen ins Ausland erhöhtes Porto zu zahlen. 
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Bedarfsfeststellung Europawahl 2024 (Vorlage 392/2023)
Anlage 2: Detaillierte Erläuterungen zu den Aufwendungen
Ziff. Beschreibung Aufwendungen
12.Telefon 5.000 €                  
12.1Telefonkosten Wahlamt und Außenlager 5.000 €                  
13.Gästebewirtungen und Repräsentationen 6.000 €                  
13.1Catering 6.000 €                  
Cateringkosten (z.B. Wahlausschuss, Lenkungsgruppe, Treffen mit Dienstleistern 
etc.). 
Wurde bisher unter "Sonstige Geschäftsaufwendungen" geplant.
14.Werbung, Öffentlichkeits- und Pressearbeit 225.000 €              
14.1Werbelinie Wahlhelfer*innen-Akquise 105.000 €              
Eine Werbelinie zur Wahlhelfer*innen-Akquise hat sich seit 2019 bewährt. Zur 
Europawahl ist die Entwicklung einer Werbelinie neu zu vergeben.
Wurde bisher unter "Aufwendungen für sonstige Dienstleistungen" geplant.
14.2Werbematerial für Wahlhelfer*innen 30.000 €                
Büromaterialien (Kugelschreiber, Blöcke etc.) mit Stadt Köln- bzw. Wahlamt-Logo, 
zur Ausgabe bei Schulungen und Ausstattung der Wahlkoffer. 
Wurde bisher unter "Büromaterial" geplant.
14.3Wahlhelfer*innenwerbung 25.000 €                
Für die Gewinnung von Wahlhelfer*innen werden Poster, Plakate und Flyer 
produziert. Da dies von 1000 - Zentrale Dienste wegen der entsprechenden 
technischen Ausstattung nicht komplett umgesetzt werden kann, erfolgt teilweise 
eine externe Vergabe.
Wurde bisher unter "Druck und Vervielfältigung" geplant.
14.4Stadtinformationskampagne für Wahlhelfer*innen-Akquise 20.000 €                
Zur Gewinnung von Wahlhelfer*innen hat sich in den letzten Jahren die stadtweite 
Werbung an den City – und Megalight-Standorten bewährt.
Wurde bisher unter "Sonstige Geschäftsaufwendungen" geplant.
14.5Infoscreenspots für Wahlhelfer*innen-Akquise 45.000 €                
Parallel zur Stadtinformationskampagne werden an stark frequentierten 
Standorten in Köln (z. B. Bahnhof Deutz oder Neumarkt) Spots an Infotafeln 
geschaltet.
Wurde bisher unter "Sonstige Geschäftsaufwendungen" geplant.
15.Sonstige Geschäftsaufwendungen 12.000 €                
15.1Müllentsorgung, Tanken etc. 3.500 €                  
Zu den sonstigen Geschäftsaufwendungen gehören u.a. die Betankungen der 
Mietfahrzeuge, die datenschutzkonforme Müllentsorgung von Altunterlagen sowie 
die Entsorgung der Papiermengen aus der Briefwahl.
15.2Sonderreinigung Außenlager 4.000 €                  
Durch die übermäßige Nutzung der Räumlichkeiten und sanitären Anlagen sind 
Sonderreinigungstermine erforderlich.
15.3Sonderreinigung Wahlamt 4.500 €                  
siehe Punkt 15.2.
Gesamtsumme Sachkosten: 2.826.100 €           
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Bedarfsfeststellung Europawahl 2024 (Vorlage 392/2023)
Anlage 2: Detaillierte Erläuterungen zu den Aufwendungen
Ziff. Beschreibung Aufwendungen
16Personalkosten 2.000.323 €           
16.1Aufwand für befristet eingesetztes Personal 2.000.323 €           
Im Rahmen der Wahlvorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung wird auf 
befristet eingestelltes Personal zurückgegriffen. Insgesamt werden knapp 140 
Personen befristet eingestellt, da die Stadt keine ausreichenden Ressourcen zur 
Verfügung hat. Die genaue Anzahl der Stellen sowie der Zeitraum werden 
gemeinsam mit dem Fachamt 11 (Personal- und Verwaltungsmanagement) 
ermittelt.
Gesamtsumme Personalkosten: 2.000.323 €           
Gesamtsumme Sachkosten- und Personalkosten: 4.826.423 €           
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Bedarfsfeststellung Europawahl 2024 (Vorlage 392/2023)
Anlage 1: Übersicht der Aufwendungen
Sachkonto
523400 Unterhaltung Büro- und Geschäftsgüter (BuG) und immaterielle 
Vermögensgüter
       20.000 € 
Bürobedarf (Ersatzbeschaffung für Büro-Verbrauchsmaterial)        20.000 € 
524900Sonstige Bewirtschaftungskosten        60.000 € 
Bewachung        60.000 € 
529300Aufwendungen für Honorare        25.000 € 
Dozent*innen        25.000 € 
529900Aufwendungen für sonstige Dienstleistungen   1.066.000 € 
Transport der Wahlmöbel        40.000 € 
Taxinutzung          8.000 € 
Scandienstleistungen für die Erfassung von Briefwahlanträgen        55.000 € 
Technikunterstützung am Wahlabend        17.000 € 
Catering Wahlwochenende        40.000 € 
Facility Management          6.000 € 
Sonderreinigung          6.000 € 
Anpassungen von IT-Anwendungen        35.000 € 
Präsentation im Rathaus         15.000 € 
Erfrischungsgelder Wahlhelfer*innen      600.000 € 
Schulungen für Schriftführer*innen und Wahlvorsteher*innen      125.000 € 
Aufwendungen für sogenannte Sonderfunktionskräfte        70.000 € 
Sortierung der Wahlbriefe        12.000 € 
Soziale Medien für Wahlhelfer*innen        30.000 € 
Bewerbung Ausschreibung Unterstützungskräfte          2.000 € 
Fachworkshops / Teambildungsmaßnahmen          5.000 € 
Teilplanzeile 13 Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen   1.171.000 € 
540200Aus- und Fortbildungen, Umschulungen        10.000 € 
Fortbildung insbesondere IT        10.000 € 
540300Reisekosten, Trennungsentschädigung          4.000 € 
Reisekosten          4.000 € 
541200Mieten, Pachten, Erbbauzinsen      354.500 € 
Anmietung Fuhrpark        42.000 € 
Anmietung Busse als Ausfallwahlraum          2.000 € 
Anmietung Maschinen          3.000 € 
Anmietung Rampen für Wahlgebäude          4.500 € 
Anmietung externe Wahlgebäude          3.000 € 
Anmietung Objekt als Briefwahlzentrum      300.000 € 
542100Büromaterial        50.000 € 
Bürobedarf (Papier, Etiketten, Ausstattung der Wahlkoffer)        50.000 € 
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Bedarfsfeststellung Europawahl 2024 (Vorlage 392/2023)
Anlage 1: Übersicht der Aufwendungen
542200Druck und Vervielfältigung      250.500 € 
Druck Stimmzettel (inkl. Satz und Layout)        75.000 € 
Druck Wahlbenachrichtigungen (inkl. Satz und Layout)        65.000 € 
Druck Briefwahlunterlagen (inkl. Satz und Layout)        90.000 € 
Sonstige Druckdienstleistungen          5.000 € 
Druck der Stimmzettelschablonen          2.500 € 
Druck besondere Schulungsmaterialien / Leitfäden        13.000 € 
542400Zeitungen und Fachliteratur        10.000 € 
Gesetzestexte etc.          6.000 € 
Zeitungen und Fachliteratur          4.000 € 
542510Porto      728.100 € 
Versand Wahlbenachrichtigungen      423.300 € 
Versand Briefwahlunterlagen      244.800 € 
Rückversand Wahlbenachrichtigungen        30.000 € 
Sonstiges Porto        30.000 € 
542520Telefon          5.000 € 
Telefonkosten Wahlamt und Außenlager          5.000 € 
542610Gästebewirtungen und Repräsentationen          6.000 € 
Catering          6.000 € 
542620Werbung, Öffentlichkeits- und Pressearbeit      225.000 € 
Werbelinie Wahlhelfer*innen-Akquise      105.000 € 
Werbematerial für Wahlhelfer*innen        30.000 € 
Wahlhelfer*innenwerbung        25.000 € 
Stadtinformationskampagne für Wahlhelfer*innen-Akquise        20.000 € 
Infoscreenspots für Wahlhelfer*innen-Akquise        45.000 € 
542900Sonstige Geschäftsaufwendungen        12.000 € 
Müllentsorgung, Tanken etc.          3.500 € 
Sonderreinigung Außenlager          4.000 € 
Sonderreinigung Wahlamt          4.500 € 
Teilplanzeile 16Sonstige ordentliche Aufwendungen   1.655.100 € 
Zwischensumme Sachaufwendungen   2.826.100 € 
Personalkosten   2.000.323 € 
Aufwand für befristet eingesetztes Personal   2.000.323 € 
Teilplanzeile 11Personalaufwendungen   2.000.323 € 
GESAMT   4.826.423 € 
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Dezernat, Dienststelle  
I/34 
 
Vorlagen-Nummer 
 0392/2023 
Freigabedatum 26.04.2023 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Bedarfsfeststellung für die Europawahl 2024  
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Rat erkennt den Gesamtbedarf zur Durchführung der Europawahl 2024 in Höhe von 
4.826.423 EUR brutto an. 
 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / In-
ternationales 08.05.2023 
Finanzausschuss 15.05.2023 
Rat 16.05.2023

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  4.826.423 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja 800.000 €      % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Begründung: 
Im Frühjahr 2024 wird von den EU-Bürger*innen ein neues Europäisches Parlament gewählt.  
Der genaue Zeitraum der Wahl steht aktuell noch nicht fest.  
Die Europawahl findet jedoch grundsätzlich in dem entsprechenden Zeitraum des letzten Jah-
res der fünfjährigen Wahlperiode statt. Dies ist im Jahr 2024 der Zeitraum Donnerstag, 6. Juni 
bis Sonntag, 9 Juni. Ein früherer oder späterer Zeitraum kann bis Ende Juni 2023 vom aktuel-
len EU-Parlament beschlossen werden. 
In Köln sind für die EU-Wahl durch die Senkung des Wahlalters von 18 auf 16 Jahren etwa 
830.000 Bürger*innen wahlberechtigt. Die genaue Anzahl der Wahlberechtigten kann erst 
nach der Ermittlung des Wählerverzeichnisses wenige Wochen vor der Wahl bzw. anhand der 
dann täglichen Fortschreibung des Wählerverzeichnisses bis zum Wahltag ermittelt werden.  
Für die ordnungsgemäße Planung und Durchführung der Pflichtaufgabe „Wahlen“ muss die 
Stadt Köln verschiedene Leistungen erbringen. Bei der Kalkulation des Bedarfs für Aufwen-
dungen für Sach- und Dienstleistungen, sonstige ordentliche Aufwendungen sowie Personal-
aufwendungen wird dabei insbesondere auf die Erfahrungswerte der Kommunal-, Oberbür-
germeister*in- und Integrationsratswahl 2020, der Bundestagswahl 2021 sowie der Landtags-
wahl 2022 zurückgegriffen und die Marktentwicklung seit der letzten Bedarfsfeststellung be-
rücksichtigt.

3 
Die Marktentwicklung führt beispielsweise im Bereich der Druckdienstleistungen dazu, dass 
aufgrund von gestiegenen Papierkosten weitgehend höhere Kosten anzusetzen sind als bei 
früheren Wahlereignissen. Ebenso soll zur weiteren Qualitätsverbesserung die Qualifizierung 
der ehrenamtlichen Wahlhelfer*innen und städtischen Sonderfunktionskräfte weiter forciert 
werden, sodass auch in diesem Bereich höhere Planwerte bei Schulungsmaßnahmen sowie 
der festen Implementierung eines Messengerdienstes angesetzt werden. 
Es wird in der Planung grundsätzlich davon ausgegangen, dass im Frühjahr 2024 keine Ein-
schränkungen aufgrund der Corona-Pandemie mehr gelten, sodass sich im Ergebnis teilweise 
geringere Planwerte als in den beiden Vorjahren ergeben (z. B. bei der Anmietung für Räum-
lichkeiten für das Briefwahlzentrum und die Anzahl der befristet eingestellten Mitarbei-
ter*innen). 
Die Beschäftigungszeiträume der befristet eingestellten Mitarbeiter*innen wurden auf den 9. 
Juni 2024 als Wahltag ausgelegt und verschieben sich bei einem früheren oder späteren 
Wahltag entsprechend.  
Die Gesamtaufwendungen für die Europawahl 2024 belaufen sich auf voraussichtlich 
4.826.423 EUR brutto. An Wahlkostenerstattung wird gemäß § 25 Europawahlgesetz in Ver-
bindung mit § 50 Bundeswahlgesetz mit 800.000 EUR gerechnet. 
Bei den Aufwendungen handelt es sich um Schätzungen, die aufgrund von Entwicklungen in 
der Marktlage nach oben oder unten abweichen können. 
Die erforderlichen Aufwendungen für die Europawahl 2024 sind im Haushaltsplan 2023/2024 
im Teilergebnisplan des Amtes Bürgerdienste in der Produktgruppe 0211 – Wahlen in den 
Teilplanzeilen 11 – Personalaufwendungen, 13 – Aufwendungen für Sach- und Dienstleistun-
gen und 16 – Sonstige ordentliche Aufwendungen im Jahr 2024 veranschlagt. Die erwarteten 
Erträge sind im Haushaltsplan 2023/2024 im Teilergebnisplan des Amtes Bürgerdienste in der 
Produktgruppe 0211 – Wahlen in der Teilplanzeile 06 – Kostenerstattungen und Umlagen 
eingeplant. 
Ggf. auftretende Mehrbedarfe, die im Zusammenhang mit der Durchführung der Europawahl 
anfallen können, werden im Rahmen des dem Amt für Bürgerdienste im Haushaltsplan 
2023/2024 für das Haushaltsjahr 2024 zur Verfügung gestellten Budgets sichergestellt. Sollte 
dies nicht in vollem Umfang möglich sein, wird die Finanzierung im Rahmen des dem Dezer-
nat für Allgemeine Verwaltung und Ordnung im Haushaltsplan 2023/2024 für das Haushalts-
jahr 2024 zur Verfügung gestellten Budgets sichergestellt. 
 
Die Stellungnahme des Rechnungsprüfungsamtes ist als Anlage 4 beigefügt.  
 
Anlagen 
Anlage 1: Übersicht der Aufwendungen 
Anlage 2: Detaillierte Erläuterungen zu den Aufwendungen 
Anlage 3: Übersicht Personalkosten befristet beschäftigte Mitarbeiter*innen 
Anlage 4: Stellungnahme von 14

/ 2 
14     .04.2023 
141  
 
 
34 
341/3 
 
 
Europawahl 2024 (141/17/02/23) 
hier: Bedarfsfeststellungsbeschluss 0392/2023 
Voraussichtliche Auftragssumme: 4.826.423 € brutto entspricht ca. 4.055.818 € 
netto  
Anteil ohne Personalkosten: 2.826.100 € brutto entspricht ca. 2.374.874 € netto 
 
Sehr geehrte Damen und Herren, 
mit Einräumung des Leserechts auf die Beschlussvorlage 0392/2023 haben Sie das 
Ergebnis Ihrer Bedarfsprüfung für die Europawahl 2024 zur Stellungnahme vorge-
legt. 
Die Bedarfsfeststellung für die Europawahl 2024 ist durch den Rat vorgesehen.  
Bei den einzelnen aufgeführten Bedarfen handelt es sich beispielsweise um Aufwen-
dungen für die Anmietung des Briefwahlzentrums, Erfrischungsgelder für Wahlhel-
fende, Schulungen und Akquise von Wahlhelfenden, Büromaterialien, Druck- und 
Vervielfältigungs- sowie für Portokosten. 
In Bezug auf die Inanspruchnahme von befristet einzusetzendem Personal, deren 
Kosten Sie mit rund 2.000.323 € brutto (entspricht ca. 1.680.944 € netto) angeben, 
möchte ich darauf hinweisen, dass diese Kosten beim Stellenbesetzungsverfahren 
berücksichtigt werden müssen und daher im Rahmen der Stellungnahme zur Bedarf-
sprüfung unberücksichtigt bleiben. 
Der in der Vorlage dargestellte Bedarf in Höhe von 2.826.100 € brutto bzw. 
2.374.874 € netto ist sachlich notwendig und nachvollziehbar dargestellt. 
Mit freundlichen Grüßen 
 
20

- 2 - 
 
 
 
Ralf Jülich 
Leiter des Rechnungsprüfungsamtes