Stellenplan für die Jahre 2025/2026

Dezernat, Dienststelle  
I/112/1/12 
 
Vorlagen-Nummer 30.01.2025 
 0252/2025 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / In-
ternationales 03.02.2025 
 
Stellenplan für die Jahre 2025/2026 - Ergänzende Informationen zur 
Nachbesetzungsstrategie 
In der Sondersitzung des Ausschusses Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / 
Vergabe / Internationales vom 17.02.2025 wurde die Beschlussvorlage „Stellenplan 
für die Jahre 2025/2026“ (Vorlagen-Nummer 3238/2024) durch den Änderungs- bzw. 
Zusatzantrag von Fraktion BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN, CDU-Fraktion und Volt-Frak-
tion (AN/0064/2025) wie folgt ergänzt: 
 
„Die Verwaltung wird beauftragt, darzustellen, wie sich die Stellengruppen und Funkti-
onen auf die drei Kategorien der Nachbesetzungsstrategie verteilen:  
 Kategorie 1: Unabdingbar für die Daseinsvorsorge, Ordnung und Sicherheit.  
 Kategorie 2: Verwaltungsintern sehr wichtig (z. B. IT, strategische Querschnitts-
funktionen).  
 Kategorie 3: Nicht überlebensnotwendig und für eine gewisse Zeit unbesetzt 
tragbar.  
 
Darüber hinaus wird die Verwaltung beauftragt, dem Ausschuss für Allgemeine Ver-
waltung und Rechtsfragen (AVR) halbjährlich, jeweils zum 30.06. und 31.12. eines 
Jahres, eine detaillierte Übersicht über die im letzten halben Jahr vakanten und dem 
zufolge aufgrund der Nachbesetzungsstrategie verzögert nachbesetzten Stellen der 
KEP-Kategorie 3 vorzulegen.“ 
 
Mit dieser Mitteilung werden die drei Kategorien der Nachbesetzungsstrategie wie be-
auftragt dargestellt und erläutert. 
 
Ausgangslage 
 
Die schwierige Haushaltslage wirkt sich auch auf den Stellenplan und die Personal-
aufwendungen aus. Um ein Haushaltssicherungskonzept mit Beförderungs- und Ein-
stellungsstopp zu vermeiden und auch künftig als Kommune Schwerpunkte setzen zu 
können, sind auch im Personalaufwandsbudget Einsparungen erforderlich. Neben 
dem Vorschlag der Verwaltung, für den Stellenplan 2025/2026 kein Mehrstellenbudget 
für zusätzliche Aufgaben mehr vorzusehen, hat die Verwaltung als eine wesentliche 
Maßnahme zur Entlastung des Personalaufwandsbudgets eine Nachbesetzungsstra-
tegie für unbesetzte Stellen entwickelt. Demnach können Stellen nur noch dann direkt

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(nach-) besetzt werden, wenn sie für die Daseinsvorsorge oder Funktionsfähigkeit der 
Verwaltung erforderlich sind. Für alle anderen Stellen wird grundsätzlich eine um zwölf 
Monate verzögerte Nachbesetzung vorgesehen.  
 
Für die Feststellung, welche Stellen für die Daseinsvorsorge oder die Funktionsfähig-
keit der Verwaltung entscheidend sind, wurde aufgrund der engen zeitlichen Vorgaben 
auf die bei jeder Stelle hinterlegten Kategorie der Kaskadierenden Einsatzplanung 
(KEP) zurückgreifen. Die KEP wurde ursprünglich zur Bewältigung der Corona-Pande-
mie entwickelt, um sehr schnell stadtinternes Personal dort einsetzen zu können, wo 
es zur Krisenbewältigung dringend benötigt wird. Die Kategorisierung wurde nach der 
Pandemie überarbeitet. Alle Dienststellen hatten die Möglichkeit eine neue Kategori-
sierung, die sich nicht ausschließlich auf die Coronapandemie bezogen hat, vorzuneh-
men. In der KEP sind folgende drei Kategorien festgelegt: 
 
- KEP-Kategorie 1: Sicherstellung der Daseinsvorsorge und Aufrechterhaltung 
der öffentlichen Sicherheit und Ordnung, 
- KEP-Kategorie 2: Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit der Verwaltung und 
- KEP-Kategorie 3: Aufgabe ist im Krisenfall für mehrere Wochen verzichtbar. 
 
Von den aktuell 21.500 Menschen (18.700 Planstellen), die in der Kernverwaltung der 
Stadt Köln arbeiten, werden die Stadtverwaltung in den Jahren 2025 und 2026 jeweils 
durchschnittlich 87 Kolleg*innen pro Jahr altersbedingt verlassen, deren Stellen in die 
KEP-Kategorie 3 eingeordnet sind. Hinzu kommt eine größere Zahl von unplanbaren 
Vakanzen (Kündigung, Versetzung zu einem Dienstherrn etc.). Diese Zahl hängt von 
verschiedenen Faktoren ab und kann nicht prognostiziert werden. Betrachtet man die 
vergangenen Jahre, kann jedoch davon ausgegangen werden, dass neben den 87 
planbaren Vakanzen mindestens weitere 200 Planstellen der KEP-Kategorie 3 unplan-
bar vakant werden. Die Verwaltung geht deshalb davon aus, dass pro Jahr insgesamt 
rund 300 Stellen der KEP-Kategorie 3 vakant werden und nur verzögert nachbesetzt 
werden. Konkret bedeuten die rund 300 Stellen, dass circa 1,6 % der Planstellen der 
Kernverwaltung um 12 Monate verzögert nachbesetzt werden. Die verzögerte Nach-
besetzung kann zu einer Entlastung des Personalaufwandsbudgets von bis zu 24,2 
Mio. Euro pro Jahr führen 
 
Der Verwaltung ist bewusst, dass die Nachbesetzungsstrategie die einzelnen Dienst-
stellen vor große Herausforderungen stellen wird, zumal die KEP ursprünglich für den 
Krisenfall und nicht für eine Nachbesetzungsstrategie entwickelt wurde. Es wurde des-
halb flankierend durch das Personal- und Verwaltungsmanagement eine Härtefallre-
gelung erarbeitet. Diese greift in Bereichen, in denen bereits eine größere Zahl von 
Stellen der KEP-Kategorie 3 vakant ist, durch die Erträge generiert werden oder die 
eine effiziente Aufgabenwahrnehmung innerhalb der Stadtverwaltung fördern. Ergän-
zend wurde eine Härtefallkommission eingerichtet, in die besonders gelagerte Einzel-
fälle eingebracht werden können. 
 
Darüber hinaus wird aktuell durch das Personal- und Verwaltungsmanagement ein 
System entwickelt, um künftig die für die Stadt Köln erfolgssichernden Stellen zu iden-
tifizieren. Dieses System wird nach einer Erprobungsphase sukzessive in der Stadt-
verwaltung ausgerollt und soll künftig als passgenaues System für die Beurteilung ein-
gesetzt werden, welche Stellen im Rahmen der Nachbesetzungsstrategie nur verzö-
gert nachbesetzt werden dürfen. Ein Rückgriff auf die für den Krisenfall entwickelten 
KEP-Kategorien wird dann nicht mehr erforderlich sein.

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Verteilung der KEP-Kategorien 
 
Die Kategorisierung jeder Stelle anhand der KEP-Kategorien wurde durch die Dienst-
stellen unter Berücksichtigung der jeweiligen Aufgabenstellung vorgenommen und 
nach der Coronapandemie aktualisiert. Alle nachfolgenden Zahlen beziehen sich auf 
den Stand 31.12.2024 und umfassen nur reguläre (befristete und unbefristete) Plan-
stellen der Kernverwaltung (ohne eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen und Jobcen-
ter). Alle Zahlen wurden gerundet. 
 
78 Prozent der Planstellen dürften ohne Verzögerung sofort nachbesetzt werden. 
22 Prozent der Planstellen fallen unter die KEP-Kategorie 3 und werden nur zwölf Mo-
nate verzögert nachbesetzt.  
 
 
 
Verteilung Planstellen stadtweit nach KEP -Kategorien 
 
Wie oben dargestellt erwartet die Verwaltung für circa 300 Stellen pro Jahr, also für 
rund 1,6 Prozent der Planstellen der Kernverwaltung, eine verzögerte Nachbesetzung. 
Diese Zahl wird durch Härtefallregelungen voraussichtlich noch reduziert werden.

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Anzahl zu erwartender freiwerdender Planstellen in KEP -3 
 
 
Die Planstellen der Kernverwaltung verteilen sich wie folgt auf die einzelnen Dezer-
nate und KEP-Kategorien: 
 
Dezernat 
 
KEP- 
Kategorie 1 
KEP- 
Kategorie 2 
KEP- 
Kategorie 3 
Summe 
 
OB 40 136 190 366 
I 3.157 1.621 659 5.437 
II 55 380 373 808 
III 191 363 223 778 
IV 4.124 822 1.076 6.023 
V 1.343 430 157 1.930 
VI 45 66 296 407 
VII 1 94 591 685 
VIII 653 554 415 1.622 
IX 5 538 100 643 
Gesamtsumme 9.613 5.005 4.081 18.700 
 
 
Da sich die Zuordnung der Planstellen zu je einer der KEP-Kategorien nach der Auf-
gabenstellung der Stelle richtet, sind innerhalb der einzelnen Ämter und Dienststelle 
der Stadtverwaltung im Regelfall nicht alle Stellen einheitlich einer KEP -Kategorie zu-
geordnet. 
Vor diesem Hintergrund ist es nicht möglich, die KEP-Kategorien übersichtlich nach 
Funktionen aufzuschlüsseln. Es können jedoch für jede KEP -Kategorie Beispiele von 
größeren Stellengruppen genannt werden. 
 
Beispiele für größere Bereiche mit Stellen der KEP-Kategorie 1 sind der Einsatzdienst 
der Feuerwehr, Außendienstmitarbeitende im Ordnungsdienst, die Bauwerksprüfung, 
die Lebensmittelüberwachung oder der Kinder- und Jugendschutz im Allgemeinen So-
zialen Dienst (ASD).

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Größere Bereiche mit Stellen der KEP-Kategorie 2 finden sich beispielsweise im Be-
reich des IT-Betriebs beim Amt für Informationsverarbeitung, in der Entgeltsachbear-
beitung beim Personal- und Verwaltungsmanagement oder in der Steuerveranlagung 
beim Steueramt. 
 
Beispiele für größere Bereiche mit Stellen der KEP-Kategorie 3 sind die Personalent-
wicklung oder das Organisationsmanagement beim Personal- und Verwaltungsma-
nagement, die Stellen für Prüfer*innen beim Rechnungsprüfungsamt, die Rechtsbera-
tung beim Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen, die Stellen für Alltagshelfende 
beim Amt für Kinder, Jugend und Familie oder die Stellen in den verschiedenen städti-
schen Museen. 
 
Wie bereits ausgeführt besteht für diese Bereiche die Möglichkeit, zum Beispiel bei 
Eintreten von hohen Vakanzquote, eine Härtefallregelung in Anspruch zu nehmen o-
der im Einzelfall die Härtefallkommission anzurufen.  
 
 
Gez. Blome