Externe Unterstützung für den Aufbau eines Innovationsbüros

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14  23.11.2021 
 
 
 
OB-2 
 
Bedarfsfeststellungsbeschluss über die externe Unterstützung für den Aufbau eines 
Innovationsbüros  
 
Beschlussvorlage für den Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / 
Vergabe / Internationales, Vorlagen Nummer: 3616/2021 
BedarfsprüfungsNr.: 141-39-03-21 
 
Voraussichtliche Auftragssumme: 1.200.000€ netto/ 1.428.000€ brutto 
 
Sehr geehrte Damen und Herren, 
ich beziehe mich auf die Beschlussvorlage 3616/2021 für den Ausschuss Allgemeine Ver-
waltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales am 29.11.2021.  
Sie planen als permanente Aufgabe zum Thema Innovation eine eigene Organisationseinheit 
zu schaffen und verantwortlich auf das bisherige Steuerungsteam der Verwaltungsreform zu 
übertragen.  
Einen Teil des beabsichtigten Aufgabenspektrums sollen die seit fünf Jahren innerhalb der 
Verwaltungsreform angewandten und als Service bereitgestellten Formate bilden: 
-Veränderungswerkstätten (einen konkreten Bedarf mit den Beteiligten durch bestimmte Me-
thoden umzusetzen) 
-Design Thinking Phasen (eine Methode, die in sechs definierten Schritten forschend zu ei-
ner Lösung kommt, die dann getestet und bei Bedarf verfeinert wird) 
Hinzukommen sollen: 
-nicht näher beschriebene Aktivitäten für den Aufbau einer innovationsfördernden Fehler- 
und Organisationskultur 
-eigen initiierte Projekte aufgrund von erkannten Trends oder Handlungsbedarfen 
-Inhouse Beratung für interessierte Ämter und Dezernate 
-Agile Formate zum Beispiel mittels  
 Inkubatorenprogramm (Unterstützung bei neuen kreativen Ideen durch Coaching, 
Service, Infrastruktur - Fachbegriff aus der Gründerszene) und 
 Reallabor ( in einem zunächst als Testraum definierten Bereich/Umfang entwickeln 
Praktiker*innen aus unterschiedlichen Bereichen, ggfs. unter wissenschaftlicher Be-
gleitung, praxiserprobte und alltagstaugliche Lösungen) 
-Entwicklung und Umsetzung des „Stadtlabors“ im Rahmen des Fördermittelprojektes un:box 
cologne (als Teil der 2. Förderstaffel des Modellprojekts Smart City unter Federführung der 
Stabsstelle Digitales ist das Stadtlabor sowohl ein zentraler räumlicher Anlaufpunkt als auch 
eine dazu parallel entwickelte digitale Plattform zum Austausch von Akteuren, die digitale 
Lösungen entwickeln, auf deren Umsetzbarkeit prüfen und anschließend anwenden) 
 
Das Rechnungsprüfungsamt begrüßt die Anstrengungen der Verwaltung zur zukunftsorien-
tierten Fortentwicklung ausdrücklich. Insofern kann ein Bedarf zur Sondierung von neuen

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Angeboten im Bereich der Verwaltungsentwicklung nachvollzogen werden. Dennoch wird im 
Ergebnis der dargestellte Bedarf für die Beauftragung einer externen Unterstützung für den 
Aufbau eines Innovationsbüros aus mehreren Gründen kritisch gesehen. 
Die Verwaltungsreform endet nach Angaben in der Vorlage am 31. März 2022 und der Ab-
schlussbericht soll nach derzeitiger Planung der Politik am 30. Mai 2022 vorgestellt werden.  
Die Organisationsabteilung im Amt für Personal- und Verwaltungsmanagement soll unter 
anderem gerade mit Blick auf stadtinterne Beratungsleistungen und Innovationsmanagement 
zeitgleich organisatorisch neu aufgestellt werden. 
Das Amt für Personal- und Verwaltungsmanagement hat beispielsweise ausweislich des 
aktuellen Aufgabengliederungsplans (Stand September 2021) unter anderen folgenden Auf-
gaben: 
- Wahrnehmung strategischer Personal- und Verwaltungsaufgaben 
- Organisatorische Grundsatzangelegenheiten 
- Organisationsmanagement mit Schwerpunkt Aufbauorganisation und Ressourcenma-
nagement 
- Organisationsentwicklung, gesamtstädtisches Projekt und Prozessmanagement, 
Innovationsmanagement und Betriebliches Vorschlagwesen 
Die Beschlussvorlage lässt offen, inwiefern sich die Aufgaben des zukünftigen Innovations-
büros z. B. „Beratung bei Organisationsentwicklungs- und Transformationsprojekten“  
oder „Beratung bei der Selektion / Entwicklung und dem Einsatz von Technologie“ von denen 
der Ämter Personal- und Verwaltungsmanagement, Informationsverarbeitung und insbeson-
dere der Stabsstelle Digitalisierung abgrenzen. 
Ob und inwieweit eine spätere Zusammenführung der Aufgaben sowie eine etwaige Über-
tragung auf die originär zuständigen Organisationseinheiten beabsichtigt ist, geht aus der 
Vorlage nicht hervor. Innerhalb der Vorlage wird weiterhin die Aussage getroffen, dass im 
Rahmen der Verwaltungsreform das interne Projektteam bereits damit begonnen hat, die 
nachhaltige Innovationsfähigkeit für die Verwaltung aufzubauen und zu unterstützen. 
Die aktuell mit der Verwaltungsreform insgesamt befasste Organisationseinheit (Referat für 
Strategische Steuerung) benötigt für die vorhandenen 18,5 Planstellen zurzeit überschlägig 
berechnet rd. 1,65 Mio. € Personalkosten sowie rd. 240.000€ Arbeitsplatzkosten mithin rd. 
1,89 Mio. € pro Jahr. 
Laut Beschlussvorlage ist „das zentrale Projektteam der Reform im Referat für Strategische 
Steuerung bereits jetzt als „Kompetenzzentrum“ in Form eines „Innovationsbüros“ zu verste-
hen, einzurichten und weiterzuentwickeln.“ 
Von hier wird unterstellt, dass hiermit die Stellenausstattung des im aktuellen Stellenplan als 
„Kompetenzzentrum Innovation“ ausgewiesenen Organisationsbereichs gemeint ist. Mit Blick 
auf die in diesem Bereich vorhandene Stellenausstattung im Umfang von 10,0 Stellen fallen 
überschlägig berechnet rd. 0,9 Mio. € Personalkosten sowie rd. 128.000 € Arbeitsplatzkosten 
mithin rd. 1 Mio. € pro Jahr an.  
Darüber hinaus sollen für die nächsten zwei Jahre zusätzlich pro Jahr 714.000,- € Berater-
kosten investiert werden. 
Dies bedeutet überschlägig rd. 1,7 Mio. € pro Jahr bzw. rd. 3,4 Mio. € für zwei Jahre für den 
Betrieb eines Innovationsbüros. 
Es kann derzeit nicht nachvollzogen werden, warum hier nicht zunächst auf die im Bereich 
der Verwaltungsreform durch die vorhandenen Mitarbeiter*innen gemachten Erfahrungen 
zurückgegriffen wird und lediglich bei Bedarf externe Fortbildungen in Anspruch genommen 
werden. Die Chancen, die sich aus der Einrichtung des Innovationsbüros für die Verwaltung 
ergeben können, werden in Zukunft mit dem dafür aufzubringenden Mittelaufwand in Ein-
klang zu bringen sein.

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Es wird in der Beschlussvorlage darüber hinaus keine Aussage getroffen für welche Aufga-
ben die anderen Planstellen des Referates für Strategische Steuerung sowie die zusätzlich 
in den Dezernatsbüros vorhandene Stellen „Projekt- und Changemanagement Verwaltungs-
reform“ genutzt werden sollen. 
Falls dennoch die Beauftragung eines externen Beratungsbüros als notwendig erachtet wird, 
empfiehlt sich vor Durchführung der Ausschreibung und Abschluss einer Zahlungsverpflich-
tung die Festlegung einer verwaltungsinternen Abstimmung und scharfe Abgrenzung der 
Kompetenzen. Diese Abgrenzung ist für eine gelungene Zielfestlegung und geeignete Leis-
tungsbeschreibung zur entsprechenden Ausschreibung externer Unterstützung förderlich. 
Der Bedarf für die geschätzte Auftragssumme in Höhe von rd. 1,43 Mio.€ brutto kann im dar-
gestellten Umfang zurzeit nicht abschließend beurteilt werden. 
Die Gemeindeordnung verpflichtet die Kommunen, ihren Haushalt wirtschaftlich, effizient und 
sparsam zu führen, damit die stetige Aufgabenerfüllung gesichert ist. Vor diesem Maßstab 
sind sämtliche Ausgaben hinsichtlich ihrer Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit zu begrün-
den. Angesichts der geplanten Auftragshöhe ist an die beabsichtigte Maßnahme auch vor 
dem Hintergrund des medialen Interesses ein hoher Maßstab an Transparenz der Bedarfs-
prüfung zu legen. 
Die geplante Beauftragung nehme ich hiermit zur Kenntnis. 
 
Mit freundlichen Grüßen 
 
 
Jülich 
Stellv. Leiter Rechnungsprüfungsamt

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
OB/OB-2 
 
Vorlagen-Nummer 
 3616/2021 
Freigabedatum 12.11.2021 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Externe Unterstützung für den Aufbau eines Innovationsbüros 
Beschlussorgan 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Ausschuss für Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen/ Vergabe/ Internationales erkennt den 
Bedarf für die Konzeption und die Umsetzung eines Innovationsbüros in Höhe von insgesamt 
1.428.000 EUR (jeweils 714.000 EUR in 2022 und 2023) an und beauftragt die Verwaltung mit der 
Vergabe der Leistungen.  
Die Auftragsvergabe erfolgt vorbehaltlich des Inkrafttretens der Haushaltssatzung 2022. 
 
 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 29.11.2021

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme    1.428.000 € 
            (jeweils 714.000 EUR in 2022 und 2023) 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
1. Begründung: 
Das vom Stadtrat Anfang 2017 beschlossene Projekt einer ganzheitlich angelegten Verwaltungsre-
form der Stadt Köln endet nach einer Laufzeit von fünf Jahren am 31. März 2022. Die Reform läuft 
insgesamt erfolgreich, viele Veränderungen und Verbesserungen wurden angestoßen und umgesetzt. 
Gleichwohl gibt es noch offene Baustellen sowie fortwährend neue Herausforderungen, die auch 
nach dem Projekt bearbeitet werden müssen. Eine ausführliche Evaluation wird im Frühjahr 2022 
durchgeführt. Der Abschlussbericht zur Verwaltungsreform wird nach derzeitiger Planung dem Aus-
schuss für Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen/ Vergabe/ Internationales am 30. Mai 2022 vor-
gestellt. 
Ein Ziel der Verwaltungsreform ist, die Verwaltung als „Lernende Organisation“ aufzustellen, die kon-
tinuierliche Weiterentwicklung als selbst gesetzte Pflichtaufgabe versteht und umsetzt. Innovation als 
zentrales Element erfolgreicher Organisationen und Unternehmen soll dabei ein prägendes Merkmal 
sein und die Stadtverwaltung erfolgreich machen. Innerhalb der Verwaltungsreform hat das interne 
Projektteam bereits damit begonnen, eine in diesem Sinne nachhaltige Innovationsfähigkeit für die 
Verwaltung aufzubauen und zu unterstützen. 
Über die einzelnen Aktivitäten bzw. Ergebnisse hinaus ist erkennbar, was generell in Theorie und 
Praxis des Innovationsmanagements bekannt ist: Innovation einer Organisation passiert nicht von

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allein oder einfach, in dem man dies verkündet. Vielmehr benötigen gerade Großorganisationen wie 
die Stadt Köln mit ihren mehr als 20.000 Kolleg*innen dafür zielgerichtet geeignete Strukturen und 
Prozesse. 
Die Oberbürgermeisterin hat deshalb entschieden, das zentrale Projektteam der Reform im Referat 
für Strategische Steuerung bereits jetzt als „Kompetenzzentrum“ in Form eines „Innovationsbüros“ zu 
verstehen, einzurichten und weiterzuentwickeln. Das Innovationsbüro führt die Verwaltungsreform 
zum Abschluss und baut schrittweise seine bereits über die Reform hinausgehenden Aktivitäten zu 
einer nachhaltigen Innovationsförderung aus. 
Ein Schwerpunkt steht bereits fest: Das erfolgreiche in der Reform entwickelte Format der sog. „Ver-
änderungswerkstätten“, das nutzendenzentriert und explorativ entlang der Design Thinking Phasen 
arbeitet, wird als ein umfassender Service für alle Dienststellen und Dezernate fortgeführt und erwei-
tert. Zudem wird das Team des Innovationbüros durch unterschiedliche Aktivitäten den Aufbau einer 
innovationsfördernden Fehler- und Organisationskultur unterstützen sowie für ganz konkrete Verbes-
serungen im Alltag möglichst vieler Kolleg*innen arbeiten.  
 
Die Arbeit des Innovationsbüros soll aus folgenden drei Schwerpunkten bestehen: 
- Eigene Projekte: Das Innovationsbüro erkennt Trends und dringende Handlungsbedarfe in 
der Verwaltung und initiiert eigene Projekte, von denen die gesamte Verwaltung profitiert. Bei-
spielhafte Themen sind Innovationsmanagement, Veränderungsmanagement, Kommunikation 
oder agiles und nutzendenzentriertes Arbeiten. Wie bisher schon mit erfolgreichen Projekten, 
wie „Grundsätze für erfolgreiche Veränderung - 4 Gewinnt“ wird aufgezeigt, wie Innovation 
und Veränderung funktioniert und im Alltag integriert werden kann. 
- Inhouse Beratung: Das Team des Innovationsbüros bietet als Expert*innen Beratung und 
Unterstützung für interessierte Ämter und Dezernate an. Mit Themen, wie z.B. Kommunikation 
und Changemanagement, Service Design und Innovationsmanagement bedient es Hand-
lungsfelder, die immer relevanter für eine moderne Verwaltung sind. Als Dienstleisterin ver-
sucht das Team möglichst passgenaue Unterstützungsformate auf die jeweiligen Bedarfe sei-
ner Kund*innen zu finden. Diese kann von Methodenberatung über Impulsvorträge bis zu kon-
kreter Projektunterstützung reichen. 
 
- Agile Formate: In diesen Formaten wie beispielsweise Inkubatorprogramm und Reallabor 
setzt das Innovationsbüro auf Kreativität und Agilität. Es unterstützt die Verwaltung bei drän-
genden Problemen und arbeitet mit nutzendenzentrierten Ansätzen in neuen Formaten. 
 
Zusätzlich übernimmt das Innovationsbüro im Rahmen des Fördermittelprojekts un:box cologne die 
Entwicklung und Umsetzung eines „Stadtlabors“ (zentral, dezentral, mobil und virtuell). Dieses soll 
neben dem Projekt vor allem für die Durchführung der agilen Formate (s.o.) sowie perspektivisch 
auch als kreativer Arbeitsraum für Kolleg*innen des Innovationsbüros genutzt und weiterentwickelt 
werden.  
 
Auch das Team des Innovationsbüros selbst wird inhaltlich neu aufgestellt und wird sich zu einem 
agilen Team unter Berücksichtigung der Ansätze von New Work weiterentwickeln. 
 
Um die Realisierung des Innovationsbüros erfolgreich zu gestalten und das Team in diesem Prozess 
zu begleiten, ist die Unterstützung einer externen Beratung erforderlich. 
 
Folgende Leistungsanforderungen sind an die externe Beratungsfirma zu stellen:  
Für den Aufbau des Innovationsbüros intern: (ca. 90 Beratungstage (BT) in 2022/ ca. 60 BT in 2023) 
 Beratung bei der Konzeption und Durchführung von Veränderungsmanagement für das Team 
(Qualifizierungsmaßnahmen, Kommunikationsmaßnahmen, Coaching etc.) 
 Konzeption und Aufbau einer Inhouse-Beratung  
 Strategieberatung (insb. Innovationsmanagement)  
 Umsetzung und Weiterentwicklung der Konzeption des “Stadtlabors” 
 Entwicklung von innovationsspezifischen Beteiligungsformaten

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 Konzeption und Unterstützung eines erforderlichen Netzwerkmanagements mit weiteren Part-
nern, Firmen und Akteuren der Stadtgesellschaft  
 Kommunikation und Marketing  
Für die Kundenprojekte des Innovationsbüros: (ca. 300 BT in 2022/ ca. 330 BT in 2023) 
 Beratung bei Organisationsentwicklungs- und Transformationsprojekten 
 Methodische und inhaltliche Beratung bei klassischen und agilen Projekten des Innovationsbü-
ros 
 Konzeption und Betrieb der agilen Formate, wie z. B. Reallabore oder Inkubatoren-
Programme (insb. Service Design und Design Thinking) 
 Durchführung von innovationsspezifischen Beteiligungsformaten 
 Beratung bei der Selektion / Entwicklung und dem Einsatz von Technologie  
 Sicherstellung von (technologischen) Dienstleistungen durch eigene Ressourcen oder durch 
Inanspruchnahme von Subunternehmen (z.B. Grafikdesigner*innen, Kommunikationsagentu-
ren etc.)  
Die externe Beratungsfirma soll die Entwicklung und Umsetzung des Innovationsbüros in einem Zeit-
raum von zwei Jahren begleiten. Nach Ablauf dieser zwei Jahre sollte das Team des Innovationsbü-
ros im Referat für Strategische Steuerung genug Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen gesam-
melt haben, um den künftigen Bedarf in Stellenplanungen und finanzieller Ressourcenplanung - ggf. 
durch eine neue Vergabe – zu benennen und zu decken. 
 
Die Vergabe soll im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung realisiert werden. 
 
 
2. Finanzierung: 
 
Die zur Finanzierung der Maßnahme benötigten Aufwandsermächtigungen (jeweils 714.000 € in den 
Jahren 2022 und 2023) sind im HPL-Entwurf 2022 ff. im Teilergebnisplan 0101-Politische Gremien 
und Verwaltungsführung in der Teilplanzeile 13-Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen einge-
plant. 
 
Das Dezernat der Oberbürgermeisterin wird im Rahmen des Haushaltsplanaufstellungsprozesses 
2023 ff. innerhalb des dann zugewiesenen Budgets die erforderlichen Mittel für das Jahr 2023, ggf. 
durch Umschichtungen, vorsehen.

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OB 25.11.2021 
OB/22 Herr Dick 
 30020 
 211125_Konkretisierung 
Innovationsbüro_Stellung-
nahme OB_2.docx 
Konkretisierung der Notwendigkeit der Einrichtung und externen Unterstützung des 
Innovationsbüros beim Referat für Strategische Steuerung (OB/2) 
1. Ausgangslage 
a) Notwendigkeit der Verstetigung von Innovation in der Verwaltung 
 Die auf 5 Jahre angelegte Verwaltungsreform #wirfürdiestadt endet im Jahr 2022. Weil 
Veränderung und damit Innovation als Auslöser und auch Antwort von Veränderung 
nicht mit einem formellen Ende aufhören, muss die Verstetigung der Innovationsförde-
rung unabdingbarer Schwerpunkt einer Verwaltungsmodernisierung sein.  
 Daher hat Oberbürgermeisterin Henriette Reker bereits bei der Pressekonferenz zum 
Transparenzbericht 2020 der Verwaltungsreform verkündet, dass das zentrale Reform-
team im Referat für Strategische Steuerung als Kompetenzzentrum Innovation fortbe-
steht, um den mit der Reform eingeschlagenen Weg fortzuführen. Dies wurde bereits mit 
Verfügung des Personal- und Verwaltungsmanagements vom 05.07.2021 rückwirkend 
zum 01.07.2021 organisatorisch umgesetzt. 
b) Bedarf an externer Unterstützung für Kundenprojekte und Entwicklung des 
Kompetenzzentrums Innovation 
 Mit Vorlage 3616/2021 stellt das Referat für Strategische Steuerung den Bedarf an ex-
terner Unterstützung in Höhe von jeweils 714.000 EUR für 2022 und 2023 für den Auf-
bau des Kompetenzzentrums Innovation in Form eines Innovationsbüros dar. Hierbei ist 
der Großteil der externen Unterstützung für Kundenprojekte des Innovationsbüros 
vorgesehen. Ein kleinerer Teil soll die Teamentwicklung in diesem für eine Verwaltung 
neuartigen Aufgabenfeld unterstützen. Die Bedarfsprüfung soll am 29.11.2021 im Aus-
schuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen/ Vergabe/ Internationales beschlossen 
werden. 
2. Stellungnahme des Rechnungsprüfungsamtes 
 Mit Schreiben vom 23.11.2021, eingegangen am 24.11.2021 nimmt das Rechnungsprü-
fungsamt zu dieser Bedarfsprüfung Stellung. Da dieses Schreiben als Anlage zur Vor-
lage eingebracht wird, ist zu den einzelnen Kritikpunkten Stellung zu nehmen. 
3. Stellungnahme des Referats für Strategische Steuerung 
a) Ausrichtung und Inhalte des künftigen Innovationsbüros 
 Das Innovationsbüro wird zukünftig als die dezernatsübergreifende Stelle etabliert, die 
Innovationsförderung und –management in die Verwaltung trägt. Hierbei bindet es die 
unterschiedlichen Akteure, die als Querschnittsämter/Dienststellen verantwortlich sind 
wie z.B. Personal- und Verwaltungsmanagement, Amt für Informationsverarbeitung und 
Stabsstelle Digitalisierung, ein und unterstützt und ergänzt die dortigen Aufgabenstellun-
gen.

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 Ein Schwerpunkt des Innovationsbüros wird die Unterstützung der Dezernate bei spezifi-
schen Fragestellungen oder Problemen in den Themenfeldern Innovationsförderung (in-
klusive Kulturveränderung und -entwicklung), Changemanagement, Kommunikation und 
agilen, nutzendenzentrierten Formaten bilden. Die Vorlage ist in Bezug auf die Aufga-
benfelder des Innovationsbüros klar:  
- Eigene Projekte: Das Innovationsbüro erkennt Trends und dringende Handlungsbe-
darfe in der Verwaltung und initiiert eigene Projekte, von denen die gesamte Verwal-
tung profitiert. Beispielhafte Themen sind Innovationsmanagement, Veränderungsma-
nagement, Kommunikation oder agiles und nutzendenzentriertes Arbeiten. Wie bisher 
schon mit erfolgreichen Projekten, wie „Grundsätze für erfolgreiche Verände-
rung - 4 Gewinnt“, die „Agile Woche in 2020“ oder das erfolgreich etablierte 
„Führungskräfte-Innovationsnetzwerk“ wird aufgezeigt, wie Innovation und Verän-
derung funktioniert und im Alltag integriert werden kann. 
- Inhouse Beratung: Das Team des Innovationsbüros bietet als Expert*innen Bera-
tung und Unterstützung als Servicedienstleistung für Fachbereiche und Dezer-
nate an. Mit Themen, wie z.B. Kommunikation und Changemanagement, Strategie-
beratung, Service Design und Innovationsmanagement bedient es Handlungsfelder, 
die immer relevanter für eine moderne Verwaltung sind und die schon regelmäßig 
von den Fachbereichen und Querschnittsämtern beim jetzigen Reformteam - auch 
über die Verwaltungsreform hinaus - angefragt werden. Als Dienstleisterin erstellt das 
Team passgenaue Unterstützungsformate auf die jeweiligen Bedarfe seiner Kund*in-
nen. Diese reichen von Methodenberatung über Impulsvorträge bis zu konkreter Pro-
jektunterstützung. 
 
- Agile Formate: In diesen Formaten wie beispielsweise Inkubatorprogramm und Real-
labor setzt das Innovationsbüro auf Kreativität und Agilität. Es unterstützt die Verwal-
tung bei drängenden Problemen und arbeitet mit nutzendenzentrierten Ansätzen in 
neuen Formaten wie es das jetzige Reformteam schon mit dem sehr erfolgreichen 
und nachgefragten Format der „Veränderungswerkstatt“ unter Beweis gestellt hat. 
Zudem ist das Innovationsbüro als explizit beauftragte Teilprojektleitung für den Auf-
bau eines Stadtlabors im Rahmen des von der Stabsstelle Digitalisierung verantwor-
teten Fördermittelprojekts un:box cologne aktiv und schafft somit nicht nur Räume 
für die mit dem Projekt verbundenen Projekte sondern vor allem auch für die Innova-
tionsprojekte der Stadtverwaltung. 
Die Unterstützung durch eine externe Beratung wird überwiegend in die beschriebe-
nen Kundenprozesse fließen. Sie sichert den Aufbau der Prozesse und Strukturen, 
liefert die notwendige Expertise sowie die Konkretisierung der Schnittstellen zu den 
Querschnittsbereichen.  
Ein kleinerer Anteil der Beratungsleistung wird im Aufbau und der Entwicklung von 
Strukturen und Prozessen im Innovationsbüro liegen. Hierbei liegt das Augenmerk 
auf dem Aufbau einer Beratungseinheit, die es so bei der Stadtverwaltung Köln noch 
nicht gegeben hat. Um Innovation in der Stadtverwaltung zu verstetigen, muss das 
Innovationsbüro nicht nur Methodik weitergeben sondern selbst als Organisation In-
novation ausprobieren, nicht nur methodisch, auch organisatorisch in agilen Struktu-
ren wie es in der Verwaltung bisher nicht üblich ist. Ziel ist, die Einheit als agile Orga-
nisation in den nächsten 2 Jahren dahingehend auszurichten und zu entwickeln, dass 
die Unterstützung durch eine externe Beratung nur noch für Spezialleistungen not-
wendig ist.

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b) Ausrichtung und Inhalte des Personal- und Verwaltungsmanagements bezüg-
lich Innovation 
Der Schwerpunkt des Personal- und Verwaltungsmanagements ist gänzlich anders aus-
gerichtet: 
• Die Zukunftsforschung wird als Teil der Arbeitgebermarke und inhaltlich auf das 
Thema Entwicklung von Arbeit und Arbeitsbedingungen ausgerichtet. 
• Innovations- und Changemanagement sollen als zentrale Erfolgsfaktoren in Köln 
ganz konkret in den vom Personal- und Verwaltungsmanagement betriebenen Orga-
nisationsuntersuchungen und anderen konkreten Projekten der Organisationsbera-
tung als Methode implementiert und angewendet werden. In diesem Sinne ist 
Service Design bereits als spezialisierte Kompetenz zur Erweiterung des konkreten 
Methodeneinsatzes bei Organisationsuntersuchungen positioniert. D.h., Innovations- 
und Changemanagement werden hier nicht als Methode vorgestellt und mit dem Amt 
zur Selbstbefähigung „trainiert und transformiert“, sondern von den Organisationsbe-
ratenden als Erweiterung ihres eigenen Methodenkoffers angewendet. 
Im Rahmen dieser Abgrenzungen begrüßt das Personal- und Verwaltungsmanagement 
ausdrücklich die geplante Arbeit des Innovationsbüros und ist selbst an den übergreifen-
den Innovationsentwicklungen des Innovationsbüros interessiert, um sie fachspezifisch 
in das eigene Handeln zu transferieren. Ebenso begrüßt das Referat für Strategische 
Steuerung diese Offenheit und Ausrichtung des Personal- und Verwaltungsmanage-
ments und versteht es als „Premium-Kunde/Partner“, der auch in diesem Sinne bereits 
besonders eng in die strategische Ausrichtung des Angebotsspektrums einbezogen 
wird. 
c) Ausrichtung und Inhalte des Amtes für Informationsverarbeitung und der 
Stabsstelle Digitalisierung bezüglich Innovation 
Der Schwerpunkt von des Amtes für Informationsverarbeitung und der Stabsstelle Digi-
talisierung ist klar auf IT und Digitalisierung ausgerichtet. Hierbei wird (schon in der 
Verwaltungsreform) die Hilfe des Innovationsbüros in Anspruch genommen, wenn z.B. 
Services nutzendenzentriert digitalisiert werden sollen. Beispiele hierfür sind die Un-
terstützung in der AG Bürger*innenservice oder bei der Entwicklung der allgemeinen E-
Verwaltungsakte. Das Knowhow bzw. die Methodenkompetenz ist in den beiden ge-
nannten Bereichen hierzu nicht bzw. nicht im erforderlichen Umfang vorhanden, so dass 
das Innovationsbüro hier als Servicedienstleister fungiert. Nutzendenzentrierung wird 
nicht nur für die Digitalisierung sondern für sämtliche Services benötigt, so dass die Me-
thodenkompetenz hier nicht verankert werden sollte. 
d) Ergebnis 
Das Innovationsbüro wird die Organisationseinheit, die allgemein Innovation in der 
Stadtverwaltung Köln verstetigt. Die Querschnittsämter und -dienststellen (Personal- und 
Verwaltungsmanagement, Amt für Informationsverarbeitung und Stabsstelle Digitalisie-
rung) werden durch das Innovationsbüro in ihren speziellen Aufgaben der Organisations-
beratung und Digitalisierung unterstützt und ergänzt. Zudem stellt das explizit beauf-
tragte Stadtlabor den Raum für innovative Projekte der Stadtverwaltung inkl. des Förder-
mittelprojekts un:box cologne. 
In Summe sind die Einrichtung des Innovationsbüros und die Übertragung der beschrie-
benen Kompetenzen unabdingbar, um Innovation bei der Stadtverwaltung Köln zu ver-
stetigen. Nur so kann die Stadt Köln erfolgreich den durch die Verwaltungsreform #wir-
fürdiestadt beschrittenen Weg fortführen und sich zukunftsfähig aufstellen.

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