Zeitvorteil durch Digitale Bürgerdienste

Dezernat, Dienststelle  
IX/IX/2 
 
Vorlagen-Nummer  17.04.2023 
 0522/2023 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung  
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Digitalisierungsausschuss 24.04.2023 
 
Zeitvorteil durch Digitale Bürgerdienste 
Beantwortung einer Anfrage der CDU-Fraktion nach § 4 der Geschäftsordnung 
Die CDU-Fraktion stellt folgende Anfrage gem. § 4 der Geschäftsordnung des Rates 
AN/0092/2023: 
 
Mit digitalen Bürgerdiensten lassen sich Behördengänge von Kölnerinnen und Kölnern poten-
ziell deutlich vereinfachen und beschleunigen. Ein großer Mehrwert für die Bürger und für die 
Verwaltung, die dadurch Zeit gewinnen. Nach aktueller Definition des Bundes und der Länder 
müssen OZG-konforme Prozesse mindestens eine Online-Antragstellung ermöglichen und 
damit dem Reifegrad 2 des Dienstleistungsprozesses entsprechen. Erst ab Reifegrad 3 ist 
eine vollständige Online-Abwicklung eines Behördengangs möglich. 
 
Vor diesem Hintergrund wird die Verwaltung um die Beantwortung der folgenden Fragen ge-
beten: 
1. Wie lange dauert es bei den bereits im Einsatz befindlichen digitalen Bürgerdiensten 
mit Reifegrad 3 im Durchschnitt von Online-Beantragung bis zum Online-Bescheid? 
Welche Dienste stechen positiv bzw. negativ heraus (Top/Flop 3)? 
2. Welche Durchlaufzeiten erreichen die on (1.) genannten Bürgerdienste, wenn Bürger 
den klassischen (analogen) Weg wählen? 
3. Welche Maßnahmen ergreift die Stadt, um die bestehenden digitalen Bürgerdienste 
populär zu machen? Welche Vorteile werden dabei den Bürgerinnen und Bürgern 
kommuniziert? 
 
Die Verwaltung nimmt hierzu wie folgt Stellung: 
 
Zu 1.:  
Wie lange dauert es bei den bereits im Einsatz befindlichen digitalen Bürgerdiensten 
mit Reifegrad 3 im Durchschnitt von Online-Beantragung bis zum Online-Bescheid? 
Welche Dienste stechen positiv bzw. negativ heraus (Top/Flop 3)? 
 
Das Onlinezugangsgesetz teilt den Digitalisierungsgrad einer Verwaltungsleistung in soge-
nannte „Reifegrade“ ein. Ein Reifegrad der Stufe 0 impliziert, dass die betreffende Leistung 
nicht digitalisiert ist und auch keinerlei Informationen dazu im Internet vorhanden sind. Der 
Reifegrad 3 bedeutet, dass eine Verwaltungsleistung online beantragt, ggf. erforderliche 
Nachweise digital beigefügt und der Bescheid elektronisch zugestellt werden kann. 
 
Eine Digitalisierung einer Verwaltungsleistung bedeutet für Bürger*innen nicht zwangsläufig 
eine Verbesserung der Durchlaufzeit im Vergleich zur persönlichen Vorsprache in einem Kun-

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denzentrum oder der Antragsstellung per Post. Ein Zeitvorteil Bürger*innen ist kein Bestand-
teil des Onlinezugangsgesetzes (vgl. OZG-Text und OZG-Präambel).  
 
Der Online-Antrag ermöglicht jedoch die Antragsstellung unabhängig von den Öffnungszeiten 
der Kundenzentren. Zudem entfallen bei einer Leistung mit Reifegrad 3 eventuelle Postwege, 
Fahrzeiten, Kopieraufwand für Nachweise o.ä. Es können allerdings ggf. zusätzliche Zeiten für 
die Antragssteller*innen durch erforderliche Authentifizierungsverfahren entstehen (insbeson-
dere, wenn noch kein Bund.ID-Konto eingerichtet wurde), beispielsweise für das Ausdrucken 
zu Hause bei erforderlichen, handschriftlichen Unterschriften sowie für Scans mittels Smart-
phone-Kamera. 
 
Folgende Bürgerdienste erfüllen derzeit in Köln den Reifegrad 3 in drei unterschiedlichen 
Ausprägungen: 
a) In diesen Fällen erhalten die Antragsteller*innen die Leistung sofort ohne weitere Einbin-
dung der Sachbearbeitung:  
- Bewohnerparkausweis 
- Einfache Auskunft aus dem Melderegister 
- Auskunft aus dem Gewerberegister 
- Gewerbean-, -ab- und -ummeldungen über das Wirtschafts-Service-Portal.NRW. 
 
b) Antragstellung inklusive Rückkanal elektronisch möglich (Verwaltung prüft den Sachver-
halt): 
- Bauanträge über Bauportal.NRW (hier ist eine Online-Bezahlung technisch noch nicht 
möglich) 
- Baulast-Auskunft (sogenannte Negativatteste) 
- Mängelmelder über „Sag‘s uns“ (beispielsweise zu wildem Müll, Schrott, Schlaglö-
chern, fehlender Straßenbeleuchtung). 
 
Für fast alle diese Leistungen sind die Durchlaufzeiten digitaler oder klassischer Anträge hier 
nicht bekannt und kurzfristig auch nicht ermittelbar. Angesichts der teilweise sehr geringen 
Fallzahlen, der Heterogenität der einzelnen Vorgänge und der damit einhergehenden gerin-
gen Aussagekraft von Durchschnittzeiten werden Durchlaufzeiten dazu nicht erfasst. 
 
Einzig zu den sehr häufig nachgefragten Gewerbean-, -um und -abmeldungen kann die Ver-
waltung mitteilen, dass sich die geschätzte Durchlaufzeit von circa zwei Wochen (bei klassi-
scher Antragstellung) auf null (bei digitaler Beantragung über das WSP.NRW) reduziert. Denn 
bei dieser Leistung wird automatisch nach der Bezahlung über ePayBL eine automatisierte 
Empfangsbestätigung, die dem Gewerbemeldeschein gleichwertig ist, erstellt und online be-
reitgestellt. 
 
Auf der städtischen Internetseite, über das Bürgertelefon und über die Kooperationspartner 
IHK, HWK, KölnBusiness wird der von der Gewerbeabteilung auf dem WSP.NRW angebotene 
Service bereits kommuniziert. 
 
 
c) Bei den nachstehenden Anträgen ist der Online-Antrag inklusive des Uploads ggf. erfor-
derlicher Nachweise möglich. Die Zustellung des Bescheides/ der Urkunde/ der Wahlun-
terlagen erfolgt jedoch im Nachgang noch auf analogem Wege: 
- Bestellung von Abfalltonnen bzw. Abholung Sperrmüll/Elektromüll über die AWB 
- BAföG (inklusive Schüler- und Meister-BAföG) 
- eID-Karte für Unionsbürger*innen und Staatsangehörige von EWR-Vertragsstaaten 
- „Beantragung Geburtsurkunde“ 
- Eigentumswechsel bei Immobilien – Grundbesitzabgaben 
- „Führerschein-Pflichtumtausch“: Für alte Führerscheine in Papierform kann ein Online-
Antrag für einen modernen Führerschein in Scheckkartenformat online beantragt wer-
den.  
- Kfz-Zulassung: Dienstleistungen wie „Änderungen wegen Halterwechsels“, „Stilllegung 
eines privaten Kfz“, und weitere Dienstleistungen

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- „Hundesteuer-Anmeldung“ 
- „Wahlhelfer*innen-Anmeldung“ 
- Wahlschein: online „Antrag Briefwahl“. 
 
Die Durchlaufzeiten für die o. g. Anträge sind je nach Komplexität der Anträge sowie ggf. be-
teiligter Dritter im Antragsverfahren (beispielsweise Auskunftsersuchen bei anderen Behör-
den, digitales Anwender*innen-Wissen der Nutzer*innen) sehr unterschiedlich. 
 
Für fast alle diese Leistungen sind die Durchlaufzeiten digitaler oder klassischer Anträge in 
den Fachdienststellen bislang nicht bekannt und kurzfristig auch nicht ermittelbar. Angesichts 
der teilweise sehr geringen Fallzahlen, der Heterogenität der einzelnen Vorgänge und der 
damit einhergehenden geringen Aussagekraft von Durchschnittszeiten wurden Durchlaufzei-
ten dazu bisher nicht erfasst. 
 
Die Online-Anträge für die Bürgerdienste im Bereich Soziales erfüllen noch nicht den Reife-
grad 3 und sind deshalb nicht detailliert aufgeführt. Hier prüft die Stadtverwaltung derzeit in-
tensiv die Digitalisierung der verschiedenen Online-Anträge unter Berücksichtigung des hohen 
Sozialdatenschutzes, Nutzerfreundlichkeit, unterschiedlicher Sprachangebote und Antragsas-
sistenten. 
 
Nachstehend sind die derzeit in den fachdienststellen vorliegenden Durchlaufzeiten für Dienst-
leistungen mit Reifegrad 3 je nach Ausprägung a), b) oder c)  aufgeführt. 
 
Zu a): Durchlaufzeiten bei Reifegrad 3 ohne/mit geringem Prüfungsaufwand für die Verwal-
tung: 
 „Erstellung eines Bewohnerparkausweises“: Der Antrag dauert online ca. 10 Minuten 
inkl. Bezahlen und Ausdrucken.  
 „Einholen einer einfachen Melderegisterauskunft“: die Durchlaufzeit bei einem Online-
Antrag beträgt durchschnittlich ca. 5 Minuten. Die antragsstellende Person erhält so-
fort automatisiert eine Auskunft per pdf-Datei.  
 Bei den Gewerbean-, -um und –abmeldungen hat sich die geschätzte Durchlaufzeit 
von ca. zwei Wochen (bei klassischer Antragstellung) auf null (bei digitaler Beantra-
gung über das WSP.NRW) reduziert. Denn bei dieser Leistung wird automatisch nach 
der Bezahlung über ePayBL eine automatisierte Empfangsbestätigung, die dem Ge-
werbemeldeschein gleichwertig ist, erstellt und online bereitgestellt. 
 
Zu b) Antragstellung inklusive Rückkanal elektronisch möglich (Verwaltung prüft den Sachver-
halt): 
 
 Bauanträge über Bauportal.NRW: aufgrund der aktuell noch zu geringen Anzahl von 
Online-Anträgen ist derzeit noch keine Aussage zu den Durchlaufzeiten möglich  
 
 Baulast-Auskunft (sogenannte Negativatteste) 
 
Hinweis: Das digitale Bauantragsverfahren hat derzeit noch nicht den definierten Reife-
grad 3 erreicht. Jedoch ist bereits eine digitale Bauantragstellung (vorerst für bestimmte 
Baumaßnahmen) eingerichtet und die daraus folgenden Bescheide werden für Antragstel-
lende in der digitalen Akte online zur Verfügung gestellt. Auch der Gebührenbescheid 
wird in der digitalen Akte online zur Verfügung gestellt; eine digitale Gebührenbeglei-
chung ist bislang noch nicht möglich. Da der Echtbetrieb dieser Bauantragstellung erst ab 
Mitte November 2022 gestartet ist, sind bis heute auch noch keine belastbaren Aussagen 
über eine durchschnittliche Bearbeitungszeit dazu möglich.    
 
 Mängelmelder über „Sag‘s uns“ (beispielsweise zu wildem Müll, Schrott, Schlaglö-
chern, fehlender Straßenbeleuchtung).

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Zu c): Durchlaufzeiten bei Reifegrad 3 mit höherem Bearbeitungsaufwand und Versendung 
des Bescheids im Anschluss per Post an die Antragsstellenden: 
 
 Leistung „Abmeldung eines privaten Kraftfahrzeugs (Kfz)“: Die online Nutzung bean-
sprucht im Durchschnitt ca. 10 Minuten. 
 „Änderung der Halteradresse in den Fahrzeugpapieren“: 
Für die online Nutzung werden durchschnittlich ca. 5 Minuten benötigt. Das Online-
Angebot von i-KFZ ist in der Software-Funktionalität eingeschränkt. Hier wurden be-
reits verschiedene Änderungswünsche an Bund und Länder kommuniziert. Die Vor-
schläge der Stadtverwaltung zur Verbesserung der User-Freundlichkeit, zur Herab-
stufung des Sicherheitsniveaus, elektronischen Zulassungsbescheinigungen sowie 
weitere Anregungen liegen dem Bund vor.  
 
 
Häufig nachgefragte Leistungen sind: 
 Wahlschein Online  
 Urkundenservice 
 Gewerbe eAuskunft mit Registrierung, beispielsweise für Rechtsanwälte. 
 Gewerbean-, -um- und -abmeldungen 
 
 
Online-Dienste mit eher geringer Nutzung sind: 
 i-Kfz  
 eID-Karte für Unionsbürger*innen 
 Bauanträge über das Bauportal.NRW 
 Erlaubnis der Zurschaustellung von Personen 
 Wiedergestattung eines Gewerbes nach Untersagung. 
 
Zu 2.:  
Welche Durchlaufzeiten erreichen die o.g. (1.) Bürgerdienste, wenn Bürger den klassi-
schen (analogen) Weg wählen? 
 
Eine dezidierte zentrale Erfassung der Durchlaufzeiten liegt bislang nicht vor; in den Fach-
dienststellen wurden Durchlaufzeiten nur im Kontext der nachstehend aufgeführten Leistun-
gen erfasst. 
 
Für den persönlichen Antrag in der Fachdienststelle bzw. bei Antragstellung per Post fallen je 
nach Komplexität und Umfang des Antrags unterschiedliche Durchlaufzeiten an. Diese Durch-
laufzeiten unterliegen verschiedener Einflüsse, u.a. Rückmeldungen/ Zusammenarbeit mit 
Dritten, beispielsweise bei der Erstellung neuer Reisepässe/Personalausweise über die Bun-
desdruckerei oder Auskunftsersuchen bei ausländischen Botschaften bei der Einbürgerung. 
Hinzukommen ggf. eventuelle Wartezeiten vor Ort in den Fachdienststellen bei Vorsprachen; 
Wartezeiten aufgrund des aktuellen Antragsvolumens bei postalischer Antragstellung sowie 
aufgrund der jeweiligen personellen Auslastung in den Fachdienststellen. Die Fachverfahren 
genügen derzeit nicht immer den Anforderungen der Verwaltung an eine bür-
ger*innenbezogene Nutzungsorientierung und an einen niedrigschwelligen, barrierefreien Zu-
gang. 
 
Zu a): Durchlaufzeiten bei Reifegrad 3 ohne/mit geringem Prüfungsaufwand für die Verwal-
tung: 
 
 „Erstellung eines Bewohnerparkausweises“:  
Die Beantragung und Ausstellung des Ausweises vor Ort dauert 5 bis 10 Minuten, wo-
bei ggf. noch Anfahrtszeiten und eventuelle Wartezeiten vor Ort im Kundenzentrum 
hinzukommen.

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 „Einholen einer einfachen Melderegisterauskunft“ 
Bei einem schriftlichen Antrag erhalten Antragstellende eine Zahlungsaufforderung per 
Post. Nach Begleichung der Gebühr wird die Meldeauskunft per Post versandt. Je 
nach Dauer des Postwegs (Antragseingang, Antwortbrief mit der Zahlungssaufforde-
rung) sowie der Überweisungsgeschwindigkeit kann die Durchlaufzeit vom Antrag bis 
zum Versand der Meldeauskunft mehrere Wochen betragen. Die Quote von online- 
und analogen Antragstellungen beträgt etwa 40% zu 60%. Die Zeitdauer bis zum Er-
halt der digitalen Rückantwort (pdf Dokument) beträgt im Durchschnitt etwa 5 Minuten 
und die Gebühr 6,00 Euro. Bei einer schriftlichen Antragstellung ist die Gebührenhöhe 
gem. gesetzlicher Regelung auf 11,00 Euro festgelegt und damit um 5,00 Euro höher 
im Vergleich zur online-Antragstellung. 
 
 
Zu c): Durchlaufzeiten bei Reifegrad 3 mit höherem Bearbeitungsaufwand und Versendung 
des Bescheids im Anschluss per Post an die Antragsstellenden: 
 
  „Abmeldung eines privaten Kraftfahrzeugs“: Die Bedienung am Schalter benötigt 
durchschnittlich ca. 3 Minuten (als sogenanntes „Kurzanliegen“), zuzüglich einer ggf. 
erforderlichen. Anfahrtszeit und einer möglichen Wartezeit in der Kfz-Zulassungsstelle 
 „Änderung der Halteradresse in den Fahrzeugpapieren“: Die Bedienung am Schalter 
beansprucht durchschnittlich ca. 1 Minute (Kurzanliegen!), zuzüglich einer ggf. erfor-
derlichen Anfahrtszeit und einer möglichen Wartezeit in der Kfz-Zulassungsstelle 
 
 
Einige Bürgerdienste sind aufgrund rechtlicher Vorgaben oder sehr komplexer Antragsprüfung 
derzeit noch nicht digitalisiert. So kann je nach bisheriger Staatsangehörigkeit der Einbürge-
rungsprozess vom Antrag bis zur abschließenden Bewilligung/Ablehnung sehr lange dauern, 
da einige Herkunftsländer bis zu einem Jahr Bearbeitungszeit für die Prüfung und Wechsel 
der Staatsangehörigkeit vorsehen. Folgende Bürgerdienste sind derzeit noch nicht digitalisiert 
verfügbar: 
- Aufenthaltstitel 
- Einbürgerung 
- Passerstantrag, -verlängerung 
- Führerschein-Erstantrag 
- Wohnungsanmeldung oder -ummeldung (derzeit ist noch persönliche Vorsprache inkl. 
Vorlage einer Wohnungsgeberbescheinigung erforderlich). 
 
Die Bearbeitung eines auf dem klassischen (analogen) Weg eingereichten Bauantrages dau-
ert durchschnittlich sieben bis zehn Monate nach Antragseingang bei der Fachdienststelle. 
 
 
Zu 3.:  
Welche Maßnahmen ergreift die Stadt, um die bestehenden digitalen Bürgerdienst po-
pulär zu machen? Welche Vorteile werden dabei den Bürgerinnen und Bürgern kom-
muniziert? 
 
Die Verwaltung ist sehr an innovativen Möglichkeiten interessiert, um den Kölner*innen trotz 
der vorgenannten Hürden die Verwaltungskontakte zu erleichtern bzw. möglichst zu verkür-
zen. So stehen beispielsweise in allen Kundenzentren sogenannte „Self-Terminals“ zur Ver-
fügung, um biometrische Fotos in wenigen Minuten direkt vor dem Termin erstellen zu kön-
nen, inklusive einer Unterschrift für den Ausweis/Reisepass und elektronischer Bezahlmög-
lichkeiten.

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Zudem wurden für viele Verwaltungsleistungen Online-Formulare als Zwischenlösung von 
der Stadtverwaltung entwickelt und im Internet zur Verfügung gestellt. Die Online-Formulare 
müssen jedoch ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben werden. Sie werden daher nur 
dem Reifegrad 2 zugeordnet.  
 
Beispielsweise kann ein Antrag auf Sozialhilfe, für den Köln-Pass oder den Aufenthaltstitel 
bereits online an einem PC/Laptop/Tablet/Smartphone ausgefüllt werden. Die Anträge werden 
im Anschluss von den Antragsstellenden ausgedruckt und händisch unterschrieben. Diese 
Antragsformulare können dann entweder per Post oder elektronisch hochgeladen und an die 
Stadtverwaltung versandt werden. 
 
Der Einführungstermin für die EfA-Leistung „elektronische Wohnsitzanmeldung“ wurde 
leider erneut seitens des entwickelnden Bundeslandes Hamburg verschoben.  
 
Kölner Bürger*innen können zudem inzwischen die Mobilen Bürgerdienste nutzen und damit 
zusätzlich zur persönlichen Vorsprache im Kundenzentrum an festen Tagen Anliegen in einer 
Pilot-Sparkassen-Filiale ohne Termin klären.  
 
Die Bereitstellung neuer digitaler Dienste bzw. die Erweiterung bestehender Online Dienstleis-
tungen werden den Kölner Bürger*innen nach erfolgreicher Pilotierung, Testung und an-
schließender Umsetzung kommuniziert. 
 
Anträge zu Baugenehmigungsverfahren werden üblicherweise nicht durch Bürger*innen, son-
dern durch Fachkräfte wie beispielsweise die Architektenschaft erstellt und eingereicht. Über 
das Projekt zu digitalen Baugenehmigungsverfahren wurde von der Stadt Köln in 2021 im 
Rahmen einer online-Streaming-Veranstaltung die Architektenschaft informiert. Die Bekannt-
gabe der online-Antragstellung für Wohnungsbauvorhaben erfolgte zum „Go-Live“ im Novem-
ber 2020 über eine Pressemitteilung. Zusätzlich wurden wichtige Gremien wie z.B. die Archi-
tektenkammer und einzelne Antragstellende, wie beispielsweise Wohnungsbaugesellschaften 
durch die Fachdienststelle direkt informiert, sowohl per Mail als auch in Sitzungen (z.B. des 
Wohnungsbauforums). Alle notwendigen Informationen zur digitalen Bauantragstellung sind 
im Internetauftritt der Stadt Köln hinterlegt. 
 
Die Stadt informiert über die Internetseite und das Bürgertelefon über die neuen Online-
Dienste und bietet bei Bedarf allen Kölner*innen Hilfestellung an. Für die neuen Services rund 
um den Gewerbe-/Unternehmensbereich wird zudem die Handwerkskammer zu Köln und die 
Industrie- und Handelskammer Köln bzw. im Baubereich die Architektenkammer NRW regel-
mäßig über neue Online-Services informiert.  
 
 
Gez. Haack

Anlage zur Vorlage 0522/2023 zur Anfrage 0092/2023 der CDU-Fraktion für den 
Digitalisierungsausschuss: 
 
Folgende Bürgerdienste erfüllen den Reifegrad 3:  
- Abfalltonnen bzw. Abholung Sperrmüll/Elektromüll über die AWB bestellen 
- Bauanträge über Bauportal.NRW 
- Baulast-Auskunft (sog. Negativatteste) 
- Bewohnerparkausweis  
- Gewerbean-, -ab- und -ummeldungen über das Wirtschafts-Service-Portal.NRW 
- Kfz-Zulassung, Änderungen wegen Halterwechsel, Stilllegung eines Kfz etc. 
- Mängelmelder über „Sag´s uns“ (für z.B. wilden Müll, Schrott, Schlaglöcher, fehlende 
Straßenbeleuchtung etc.) 
- Einfache Auskunft aus dem Melderegister 
 
Bei folgenden Anträgen ist der Online-Antrag inkl. Upload von Nachweisen möglich, jedoch 
die Zustellung des Bescheides/Urkunde/Wahlunterlagen erfolgt im Nachgang auf analogem 
Weg: 
- BAföG (inkl. Schüler- und Meister-BAföG) 
- eID-Karte für Unionsbürger*innen und Staatsangehörigen EWR-Vertragsstaaten 
- Geburtsurkunde 
- Führerschein-Pflichtumtausch: Für alte Führerscheine in Papierform kann ein Online-
Antrag für einen modernen Führerschein in Scheckkartenformat online beantragt 
werden.  
- Hundesteuer-Anmeldung 
- Wahlhelfer*innen-Anmeldung (konkrete Online-Anmeldung nur vor Wahlen möglich) 
- Wahlschein: Online-Antrag Briefwahl (Anmeldung über QR-Code auf der 
Wahlbenachrichtigungskarte möglich oder konkret vor einer Wahl)