Beantwortung mündlicher Nachfragen zur Mitteilungsvorlage 3721/2018 in der Sitzung vom 17.12.2018

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
OB/OB 
 
Vorlagen-Nummer: 24.01.2019 
 0211/2019 
Beantwortung einer mündlichen Anfrage aus einer früheren Si tzung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Bezirksvertretung 2 (Rodenkirchen) 28.01.2019 
 
Beantwortung mündlicher Nachfragen zur Mitteilungsvorlage 3721/2018 
In der Sitzung der Bezirksvertretung Rodenkirchen am 17.12.2018 wurde die Mitteilung (3721/2018) 
zum Sachstand des Projekts „Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe“ behandelt. Die Nach-
fragen von Frau Sandow in der Sitzung werden wie folgt beantwortet: 
 
 Von wem soll die IT-Lösung entwickelt und umgesetzt werden? (auch von den beteilig-
ten Ämtern?) 
 
Mithilfe eines IT-gestützten Verfahrens zur systematischen Erfassung und Prozesssteuerung aller 
Förderungen der Stadt Köln soll künftig das Fördermittelmanagement verbessert sowie eine Zielerrei-
chungs- und Wirkungskontrolle etabliert werden. Die damit einhergehenden Anforderungen an die IT-
Lösung wurden im Rahmen eines Verbundprojekts erarbeitet und in den dezernatsübergreifenden 
Arbeitsgruppen „Datenmanagement“ bzw. „Prozessgestaltung“ weiterentwickelt.  
Im Rahmen des Verbundprojekts findet ein enger Austausch mit verwandten Projekten rund um das 
Fördermittelmanagement statt, sodass ein abgestimmtes Vorgehen erfolgt und die Erarbeitung ge-
meinsamer Grundlagen für eine stadtweite Lösung gewährleistet werden kann. 
 
Mittels eines SAP-Demosystems konnten die identifizierten IT-Anforderungen im Zuge einer kleinen 
Machbarkeitsstudie abgeglichen werden. Hierbei wurde festgestellt, dass die bei der Stadt Köln be-
reits im Modulbaukasten enthaltene (aktuell nicht implementierte) SAP-Lösung den inhaltlichen und 
funktionalen Anforderungen genügt, um die grundsätzlichen Prozessschritte - von der digitalen An-
tragstellung, der Fördermittelakquise, der Fördermittelvergabe bishin zur Auswertung - abzubilden. 
Über das Verbundprojekt „Fördermittelmanagement“ wird insofern eine Lösung erarbeitet, die pro-
jektübergreifend einsetzbar und reibungslos in das vorhandene SAP-System integrierbar ist. 
 
Unter Einbindung der Fachdienststellen und der im Verbund organisierten Projektpartner wird im 
nächsten Schritt unter externer Beratung ein Prototyp erarbeitet, der in einen Pilotbetrieb überführt 
werden soll. Die erforderlichen Haushaltsmittel hierfür stehen bereit. 
Parallel dazu werden die Rahmenbedingungen für den flächendeckenden Einsatz der IT-Lösung ge-
schaffen, damit perspektivisch alle fördergebenden und fördernehmenden Dienststellen nach einer 
Evaluierung des Pilotbetriebs an das System angeschlossen werden können. 
 
 Wie sieht der Zeitplan für die Umsetzung des gesamten Projekts aus? Welche Meilen-
steine wurden vereinbart? 
 
Nachdem der Verwaltungsvorstand der Projektkonzeption am 06.11.2018 zugestimmt hat, und die 
fördergebenden Dienststellen in einer breit angelegten Veranstaltung am 03.12.2018 über die nächs-
ten Schritte informiert wurden, hat nun die Umsetzungsphase des Projektes begonnen. 
 
Die Umsetzung erfolgt ab sofort in den Dienststellen. Diese sind angehalten, die Allgemeine Förder-

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richtlinie sukzessive umzusetzen und eine konsistente Förderprogrammstruktur aufzubauen.  
Die beschlossene Förderrichtlinie weist dabei zunächst nur Innenwirkung auf und ist in konkrete För-
derprogramme mit Außenwirkung zu übersetzen, um so auf eine standardisierte Vergabe der För-
dermittel hinzuwirken. Bei der Erarbeitung der Förderprogramme erfahren die Dienststellen Unterstüt-
zung durch die Projektleitung sowie die am Projekt beteiligten Dienststellen. Im Anschluss daran wer-
den die Förderprogramme von den zuständigen Gremien beraten und beschlossen. 
Die vollständige und flächendeckende Umsetzung der Förderrichtlinie soll im Laufe des Jahres 2019 
erfolgen, sodass Anfang 2020 ein Gesamtüberblick über die Fördersystematik entstanden ist.  
 
Nachdem die notwendigen Anforderungen an eine IT-Lösung definiert wurden und eine Demo-
Version die Umsetzbarkeit belegt hat, wird im nächsten Schritt die Erarbeitung eines Prototyps erfol-
gen, die in einen Pilotbetrieb überführt und Ende 2019 zum Abschluss gebracht werden soll. Sobald 
die technische Infrastruktur final konzipiert ist, wird ein Schulungskonzept ausgearbeitet, das den 
Veränderungsprozess zusätzlich unterstützt, indem es die Beschäftigten mit dem neuen Verfahren 
vertraut macht. 
 
Parallel zur IT-Entwicklung wird schon jetzt auf die Einhaltung entsprechender Standards bei der Pla-
nung, Bewirtschaftung und Kontrolle von Fördermitteln hingewirkt. 
 
Nach der Umsetzung der Neuerungen und einer Evaluation endet das Projekt. Auch das neu imple-
mentierte Fördermittelmanagement wird weiterhin innerhalb der regulären Zuständigkeiten durch die 
Fachämter und Dezernate wahrgenommen. 
 
 
 Wie soll die Zusammenarbeit genau ausgestaltet werden? Was ist unter einem „beteili-
gungsorientierten Ansatz“ zu verstehen? 
 
Für den nachhaltigen Erfolg des Projektes ist eine breite Akzeptanz auf Seiten der Beschäftigten so-
wie die Mitwirkung aller Dezernate unabdingbar. Dementsprechend wurde von Anfang an großer 
Wert darauf gelegt, eine umfassende Beteiligungsstruktur zu etablieren. Diesem Ansatz wurde in der 
Projektorganisation, wie auch in der fortlaufenden Projektkommunikation Rechnung getragen. 
 
Bereits beim Projektauftakt wirkten rund 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den unterschiedli-
chen, mit Fördermitteln befassten Bereichen der Stadtverwaltung mit und legten den Grundstein für 
das fachübergreifende Netzwerk „Fördermittelmanagement“. Im Zuge der Planungskonferenz wurden 
zudem drei dezernatsübergreifende Arbeitsgruppen gebildet, die in anschließenden Workshops ihre 
Expertise einbrachten. Die Ergebnisse der Arbeitsgruppen finden in der Konzeption ihren Nieder-
schlagen und stellen die Basis für die weitere Projektumsetzung dar. 
 
In der begonnen Umsetzungsphase soll auf die bewährten Formate der Zusammenarbeit zurückge-
griffen werden. So wird es weiterhin Arbeitsgruppen und Workshops, u. a. zur Erarbeitung der IT-
Lösung, und einen engen Austausch im Netzwerk geben, bei dem insbesondere ein Lernen von bei-
spielgebenden Dienststellen angestrebt wird.  
Zudem wird ein Leitfaden die Dienststellen bei den ersten Umsetzungsschritten, insbesondere bei der 
Erarbeitung von Förderprogrammen, unterstützen. Es gibt darüber hinaus auch Beratungsangebote 
während des Umsetzungsprozesses. So werden etwa die Kämmerei und das Amt für Informations-
verarbeitung eng in die Umsetzung des IT-Verfahrens eingebunden, während das Rechtsamt die 
Fachämter bei der Umsetzung der Förderrichtlinie unterstützen wird. 
 
Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bezirksbürgerämter wurden frühzeitig in die Projektar-
beit eingebunden. Nach Abschluss der Workshop-Phase wurde auch die Anwendbarkeit der Allge-
meinen Förderrichtlinie auf die Bezirke umfassend miteinander reflektiert. Im Zuge eines engen Dia-
logs wurde außerdem ein erstes Förderprogramm für die bezirksorientierten Mittel am Beispiel des 
Bezirks Ehrenfeld erarbeitet, das als gutes Beispiel bei der Umsetzung dienen kann.  
 
Hinsichtlich der weiteren Kommunikation wird auf bestehende Kanäle zurückgegriffen. Eine regelmä-
ßige Information über den Projektstand wird u. a. über den Netzwerkverteiler „Fördermittelmanage-
ment“, die eigens eingerichtete Team-Seite sowie über das Intranet erfolgen. Eine kontinuierliche

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Reflexion des Projektverlaufs im Verbundprojekt und mit den Fachämtern ist vorgesehen. 
 
 
Gez. Reker