Benutzungs- und Entgeltordnung für das Historische Archiv mit Rheinischem Bildarchiv der Stadt Köln

Anlage 2 
 
Entgeltordnung des Historischem Archivs mit Rheinischem Bildarchiv (HAStK-
RBA)  
vom …….. 
 
Der Rat der Stadt Köln hat in seiner Sitzung vom …….. aufgrund des § 41 Abs. 1 Buchstabe i 
der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung 
vom 14.07.1994 (SGV NW 2023) diese Entgeltordnung beschlossen: 
 
 
§ 1 
Entgelt für Auskünfte und Benutzungen des HAStK -RBA 
 
1a) Auskünfte, (Bild-)Recherchen und Beratungen sowie Vorbereitung von Archivalien zur 
Einsichtnahme und Benutzung im Historischen Archiv mit Rheinischem Bildarchiv 
erste halbe Stunde frei 
jede weitere angefangene halbe Stunde      30,00 €. 
 
1b) Gutachten und Abwicklung von Ausleihen von Archivalien für Ausstellungen 
erste halbe Stunde frei 
jede weitere angefangene halbe Stunde      30,00 €. 
 
2) Auskünfte nach Meldegesetz aus Meldedaten, die jünger als 55 Jahre sind und bei 
denen es sich nicht um Archivgut handelt,1 je betroffener Person   30,00 €. 
 
3) Für Inhaber*innen des Köln-Passes sowie Schüler*innen und Student*innen wird das 
Entgelt nach 1a, 1b und 2 um 50 % ermäßigt. 
 
4) Für Zwecke der Schulausbildung bzw. des Studiums entfällt für Schüler*innen und 
Student*innen das Entgelt nach 1a. 
 
 § 2 
Entgelte für Bereitstellung von digitalen Reproduktionen und Anfertigung von 
Fotoaufnahmen 
 
1) Download von Digitalisaten aus den Internet Portalen HAStK-RBA (z.B. 
historischesarchivkoeln.de und kulturelles-erbe.koeln.de) in der dort aktuell angebotenen, 
begrenzten Auflösung        kostenfrei 
2) Dateibereitstellung Schriftgut standard / Benutzungsreproduktion   0,50 € 
3) Dateibereitstellung Grafik/Fotografie Highend Tiff-Datei bis DinA3/300dpi  25,00 € 
4) Dateibereitstellung Grafik/Fotografie Highend Tiff-Datei größer DinA3/300dpi  85,00 € 
5) Fotografische Neuaufnahme von Objekten und Kunstwerken   90,00 € 
Alle digitalen Nutzungskopien werden nur per Downloadlink bereitgestellt 
6) Kopien oder Ausdrucke im Lesesaal       0,50 € 
7) Beglaubigungen von Kopien und Reproduktionen je Beglaubigungsvorgang 5,00 € 
§3  
Entgelte nach Aufwand 
                                                 
1 Zur Auskunft: §§44, 45 BMG; Zur Frist: §3 (1) MG NRW i.V.m. §13 (2) 1 BMG

1) Fotolabordienstleistung: Anfertigung von Handabzügen auf Silbergelatinepapier in den 
Formaten 18x24 cm bis 40x50 cm werden nach aktuellen Materialpreise nach aktueller 
Tabelle berechnet (siehe Anlage) 
 
2) Datenträger für besonders große Datenmengen    nach Aufwand 
 
3) Aufwände Vorbereitungen von Archivalien zur Vorlage oder Digitalisierung  
30,00 EUR  
je angefangene 30 Minuten 
 
4) Aufwändige digitale Bildbearbeitungen und Retuschen  
30,00 EUR  
je angefangene 30 Minuten 
 
5) Kosten für Versand- und Verpackung     nach Aufwand 
 
§4 
Mindestentgelt 
Für Anfertigung und Versand von Reproduktionen auf Rechnung wird ein Mindestentgelt von 
10,00 € erhoben. 
 
§ 5 
In-Kraft-Treten 
 
Diese Entgeltordnung tritt am ………… in Kraft. Gleichzeitig treten die Entgeltordnungen des 
Historischen Archivs vom 27.03.2012 und des Rheinischen Bildarchivs vom 01.10.2017 außer 
Kraft.

Anlage 1 
Benutzungsordnung für das Historische Archiv mit Rheinischem Bildarchiv der Stadt 
Köln  
vom xx.xx.xxxx 
 
 
Der Rat der Stadt Köln hat in seiner Sitzung vom xx.xx.xxxx aufgrund des § 41 lit. f) der Ge-
meindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 
14. Juli 1994 (GV.NW.S.666) diese Benutzungsordnung beschlossen: 
 
 
§ 1 
Recht zur Nutzung von Unterlagen 
Jede*r hat das Recht, Unterlagen aus dem Archivbestand des Historischen Archivs mit Rhei-
nischem Bildarchiv der Stadt Köln zu nutzen, soweit aufgrund anderer Rechtsvorschriften, 
insbesondere des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im 
Lande Nordrhein-Westfalen (ArchivG NRW), des Gesetzes über Urheberrecht und ver-
wandte Schutzrechte (UrhG) und dieser Benutzungsordnung nichts Anderes bestimmt ist. 
 
 
§ 2 
Nutzungsarten 
(1) Die Nutzung von Unterlagen aus dem Bestand des Historischen Archivs mit Rheini-
schem Bildarchiv erfolgt durch 
 
a) persönliche Einsichtnahme,  
b) Nutzung des Online-Angebots des Historischen Archivs mit Rheinischem Bildarchiv, 
d) Anfragen in Schrift- oder in Textform (z. B. per E-Mail), 
e) Anforderung von Fotografien oder sonstigen Reproduktionen (z. B. Fotokopien, 
Scans), 
f) Ausleihe zu Ausstellungszwecken. 
 
(2) Ob die Nutzung durch Einsichtnahme in das Original oder in eine Reproduktion erfolgt, 
entscheidet das Historische Archiv mit Rheinischem Bildarchiv. 
 
 
§ 3 
Vorbereitung der Nutzung 
Das Historische Archiv mit Rheinischem Bildarchiv empfiehlt dem / der Nutzer*in, vor einer 
persönlichen Einsichtnahme sein / ihr Rechercheanliegen schriftlich oder in Textform (Email) 
an das Historische Archiv mit Rheinischem Bildarchiv zu kommunizieren, damit dort die Ver-
fügbarkeit der gewünschten Unterlagen vorab abgeklärt werden und die persönliche Ein-
sichtnahme (z. B. durch Platzreservierung im Lesesaal, Bereitstellung der gewünschten Un-
terlagen zu einem bestimmten Termin) vorbereitet werden kann.

§ 4 
Schriftliche Auskünfte 
(1) Auskünfte des Historischen Archivs mit Rheinischem Bildarchiv zu angefragten Unterla-
gen beschränken sich auf Hinweise über Art, Umfang, Zustand und Benutzbarkeit der 
benötigten Unterlagen. 
 
(2) Auskünfte, die über die in Abs. 1 genannten Inhalte hinausgehen, können nur erteilt wer-
den, wenn der Dienstbetrieb des Historischen Archivs mit Rheinischem Bildarchiv 
dadurch nicht beeinträchtigt wird. Ein Anspruch auf solche Auskünfte besteht nicht.  
 
 
§ 5 Lesesaal 
Die persönliche Einsichtnahme in Unterlagen aus dem Archivbestand des Historischen Ar-
chivs mit Rheinischem Bildarchiv erfolgt im Lesesaal des Historischen Archivs mit Rheini-
schem Bildarchiv. 
 
 
§ 6 
Fotografien / Reproduktionen 
(1) Die Herstellung von Fotografien oder Reproduktionen (z. B. Fotokopien, Scans) von Un-
terlagen des Historischen Archivs mit Rheinischem Bildarchiv erfolgt durch das Histori-
sche Archiv mit Rheinischem Bildarchiv.  
In der Regel wendet das Historische Archiv mit Rheinischem Bildarchiv digitale Repro-
duktionsverfahren an und gibt die auf diesem Wege erstellten Dateien an die / den Nut-
zer*in heraus. Analoge Negative und Diapositive werden in der Regel in Form digitaler 
Fotos an den / die Nutzer*in herausgegeben. 
 
(2) Die Entscheidung darüber, ob der Erhaltungszustand der Unterlagen die Herstellung von 
Fotografien oder Reproduktionen zulässt, obliegt allein dem Historischen Archiv mit 
Rheinischem Bildarchiv.  
Die Herstellung von Fotografien oder Reproduktionen vom Original darf nur dann durch 
den / die Nutzer*in selbst erfolgen, wenn das Historische Archiv mit Rheinischem Bildar-
chiv dies ausdrücklich erlaubt hat. Ein Anspruch auf die Herstellung von Fotografien o-
der Reproduktionen durch den / die Nutzer*in selbst besteht nicht.  
 
(3) Im Fall der unerlaubten Herstellung von Fotografien oder Reproduktionen ist die / der 
Nutzer*in verpflichtet, diese und deren Vorstufen an das Historische Archiv mit Rheini-
schem Bildarchiv vollständig herauszugeben. Ein Anspruch des Nutzers / der Nutzerin 
auf Ersatz entstandener Kosten besteht nicht. 
 
 
§ 7 
Nutzung von Unterlagen nach UrhG 
(1) Das Historische Archiv mit Rheinischem Bildarchiv ist nicht Inhaber urheberrechtlicher 
Nutzungsrechte an allen verwahrten Unterlagen. Es obliegt daher dem / der Nutzer*in, 
vor urheberrechtlich relevanten Nutzungen von Unterlagen des Historischen Archivs mit 
Rheinischem Bildarchiv zu klären, ob Genehmigungen (Erlaubnisse oder Zustimmun-
gen) Dritter erforderlich sind. Auf das Entstellungs und das Änderungsverbot urheber-
rechtlich geschützter Werke (§§ 14, 39 UrhG) wird hingewiesen.

(2) Der / Die Nutzer*in stellt das Historische Archiv mit Rheinischem Bildarchiv unverzüglich 
von Ansprüchen Dritter frei, die diese gegen das Historische Archiv mit Rheinischem 
Bildarchiv wegen der Verletzung von Rechten durch den / die Nutzer*in erheben. 
 
(3) Bei Nutzungen von Unterlagen des Historischen Archivs mit Rheinischem Bildarchiv ist 
der Quellennachweis wie folgt darzustellen: 
 
Historisches Archiv der Stadt Köln mit Rheinischem Bildarchiv, Archivsignatur / Bildnum-
mer (kurz: HAStK-RBA , Archivsignatur / Bildnummer). 
 
Im Falle der Nutzung von Fotografien ist – wenn bekannt - zusätzlich der Name des / der 
Fotograf*in zu nennen. 
Sofern die Fotoaufnahme ein Werk aus dem Bestand eines Museums oder einer ande-
ren Einrichtung der Stadt Köln zum Gegenstand hat, ist zusätzlich eine Bildlegende be-
stehend aus dem Namen der Einrichtung, ggf. Künstlername, Objekttitel sowie die In-
ventarnummer des Objektes anzugeben. 
 
 
§ 8 
Ausleihe zu Ausstellungszwecken 
Die Einzelheiten der Ausleihe von Unterlagen des Historischen Archivs mit Rheinischem 
Bildarchiv zu Ausstellungszwecken werden in einem zwischen der Stadt Köln / Historisches 
Archiv mit Rheinischem Bildarchiv und dem / der Nutzer*in (Entleiher*in) zu schließenden 
Leihvertrag geregelt. Ein Anspruch auf Ausleihe besteht nicht. 
 
 
§ 9 
Behandlung der Unterlagen 
(1) Der / Die Nutzer*in ist verpflichtet, die zur Verfügung gestellten Unterlagen mit größter 
Sorgfalt zu behandeln und sie vor Verschmutzung, Beschädigung, Zerstörung und Ver-
unordnung zu bewahren. Die / Der Nutzer*in weist das Historische Archiv mit Rheini-
schem Bildarchiv auf Schäden an den Unterlagen hin.  
 
(2) Es ist untersagt, Unterlagen mit Vermerken, Strichen oder Markierungen etc. jedweder 
Art zu versehen, Handpausen zu fertigen, Unterlagen als Schreibunterlage zu verwen-
den oder sonst irgendetwas zu tun, was den Zustand der Unterlagen verändern könnte. 
 
(3) Die / Der Nutzer*in hat Anweisungen des Personals des Historischen Archivs mit Rheini-
schem Bildarchiv zum Umgang mit den Unterlagen Folge zu leisten. 
 
 
§ 10 
Verstöße 
Das Historische Archiv mit Rheinischem Bildarchiv ist berechtigt, den / die Nutzer*in von der 
Nutzung des Historischen Archivs mit Rheinischem Bildarchiv auszuschließen, wenn der / 
die Nutzer*in gegen die Regelungen zur Nutzung von Unterlagen des Historischen Archivs 
mit Rheinischem Bildarchiv verstößt, insbesondere, wenn 
 
 der / die Nutzer*in Benutzungsbedingungen oder –auflagen nicht einhält,

 der / die Nutzer*in falsche Angaben zu seiner / ihrer Person oder dem Recherche-
zweck macht, 
 der / die Nutzer*in in schuldhafter Weise Rechte Dritter bei der Nutzung von Unterla-
gen des Historischen Archivs mit Rheinischem Bildarchiv verletzt, 
 der / die Nutzer*in sich wiederholt oder in schwerwiegender Weise Anordnungen des 
Personals des Historischen Archivs mit Rheinischem Bildarchiv widersetzt, 
 der / die Nutzer*in wiederholt oder in schwerwiegender Weise gegen die Hausord-
nung des Historischen Archivs mit Rheinischem Bildarchiv verstößt. 
 
 
§ 11 
Öffnungszeiten des Lesesaals 
Die jeweils aktuellen Öffnungszeiten des Lesesaals des Historischen Archivs mit Rheini-
schem Bildarchiv sind auf der Website des Historischen Archivs mit Rheinischem Bildarchiv 
einsehbar - Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv - Stadt Köln (stadt-koeln.de). 
 
 
§ 12 
Hausordnung 
Ergänzend findet die Hausordnung des Historischen Archivs mit Rheinischem Bildarchiv in 
ihrer jeweils geltenden Fassung Anwendung. 
 
 
§ 13 
In-Kraft-Treten  
Diese Benutzungsordnung tritt am ………….. in Kraft. Gleichzeitig tritt die Benutzungsord-
nung des Historischen Archivs vom 27.03.2012 außer Kraft. 
 
 
 
 
 
 
 
_____________________________________  
Erklärung zum Datenschutz nach EU-DSGVO und DSG NRW: 
Im Rahmen eines zu stellenden Antrags auf Benutzung benötigt das Historische Archiv mit Rheinischem  Bildar-
chiv, Eifelwall 50674  Köln, die Angaben zu Ihren personenbezogenen Daten.  
Ihre in diesem Zusammenhang zu verarbeitenden personenbezogenen Daten sind zweckgebunden, das heißt, 
sie werden nur für den Zweck verwendet, für den Sie erhoben worden sind. Ihre Daten werden ausschließlich 
im Rahmen datenschutzrechtlicher Zulässigkeiten i nsb. an folgende IT-Fachanwendungen weitergeben bzw. 
befinden sich mit diesen im Rahmen der Sachbearbeitung im Datenaustausch:  
E-Akte, zum Zweck der Rechtssicherheit des Historische Archiv mit Rheinischem  Bildarchiv. 
Mit der Bestätigung, diese Datenschutze rklärung zu akzeptieren, erteilen Sie der Stadt Köln die Einwilligung in 
die erforderliche Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für den v.g. Zweck.  
Diese Einwilligung können Sie jederzeit ganz oder teilweise ohne Angaben von Gründen für die Zukunft wider-
rufen. 
Ihre im Rahmen dieses Antragsverfahrens erfassten personenbezogenen Daten werden nach zehn Jahren  ge-
löscht. 
Auf Ihre Rechte zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Sperrung und Widerspruch bezüglich der erfassten per-
sonenbezogenen Daten wird an dieser Stelle ausdrücklich hingewiesen. Rechtsgrundlagen hierfür sind die Art. 
15 bis 21 der EU-Datenschutzgrundverordnung sowie §§ 11 bis 14 des Gesetzes zur Anpassung des allgemei-
nen Datenschutzrechts an die Verordnung (EU) 2016/679 und zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2016/680 
(Nordrhein -Westfälisches Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetz EU – NRWDSAnpUGEU).

Die rechtlichen Grundlagen bzw. Voraussetzungen werden durch den Datenschutzbeauftragten der Stadt Köln, 
Rathausplatz (Spanischer Bau), 50667 Köln geprüft und überwacht. Der Beauftragte für den Datenschutz ist 
unter E-Mail: datenschutzbeauftragter@stadt -koeln.de bzw. telefonisch unter 0221/ 221 22457 erreichbar. 
Beschwerden über das Vorgehen der Stadt Köln in dieser datenschutzrechtlichen Angele genheit richten Sie 
bitte an die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein -Westfalen, Postfach 20 04 
44, 40102 Düsseldorf unter Tel.: 0211/38424 -0 oder E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de .

Anlage 3
Gegenüberstellung
Alte vs. Neue Entgeltordnung
Anzahl der Leistungen 2023 alte Entgeltordnung neue Entgeltordnung
44/71 und /72 Kosten pro Stück Einnahmen Kosten pro Stück Einnahmen Differenz alt/neu: #BEZUG!
Repro A4 sw 1171 0,30 €                        351,30 €              0,50 €                          585,50 €          234,20 €                  
Repro A3 sw 0,50 €                        -  €                    0,50 €                          -  €                -  €                         
Repro A4 farbig 2,20 €                        -  €                    0,50 €                          -  €                -  €                         
Repro A3 farbig 3,50 €                        -  €                    0,50 €                          -  €                -  €                         
sonst. Dig. Repros 729 0,30 €                        218,70 €              0,50 €                          364,50 €          145,80 €                  
Zusammenstellen von Repros 0 2,00 €                        -  €                    -  €                -  €                         
CDs 1 2,00 €                        2,00 €                  -  €                2,00 €-                       
DVDs 1 4,00 €                        4,00 €                  -  €                4,00 €-                       
Downloads 11 1,00 €                        11,00 €                -  €                11,00 €-                     
zusätzliche Kosten pro 1/2 Std. 0 30,00 €                      -  €                    30,00 €                        -  €                -  €                         
Repros (Mindestentgelt 10€) 10 10,00 €                      100,00 €              10,00 €                        100,00 €          -  €                         
687,00 €              1.050,00 €      363,00 €                  
44/3 und 44/4 -  €                         
kostenpfl. Archivanfragen *) 0 30,00 €                      -  €                    30,00 €                        10.500,00 €    10.500,00 €             
Meldearchivauskunft 156 24,50 €                      3.822,00 €          30,00 €                        4.680,00 €      858,00 €                  
Repros (Mindestentgelt 10€) 924 10,00 €                      9.240,00 €          10,00 €                        9.240,00 €      -  €                         
13.062,00 €        24.420,00 €    11.358,00 €             
Gesamt 44 (alt) 13.749,00 €        25.470,00 €    11.721,00 €             
-  €                         
44/8 -  €                         
Digitalfoto A4 881 20,00 €                      17.620,00 €        25,00 €                        22.025,00 €    4.405,00 €               
Digitalfoto A3 20 40,00 €                      800,00 €              25,00 €                        500,00 €          300,00 €-                  
Digitalfoto >A3 15 80,00 €                      1.200,00 €          85,00 €                        1.275,00 €      75,00 €                     
Neuaufnahme 6 80,00 €                      480,00 €              90,00 €                        540,00 €          60,00 €                     
Gesamt RBA 20.100,00 €        24.340,00 €    4.240,00 €               
Gesamt RBA + 44 (alt): 33.849,00 €        49.810,00 €    15.961,00 €             
*) Kostenpflichtige Archivanfragen mit erhöhtem Rechercheaufwand (mind. 30 Minuten) sollen konsequenter in Rechnung gestellt werden. Aus der Erfahrung der Vergangenheit ist mit etwa 
350 Anfragen pro Jahr zu rechnen.

Dezernat, Dienststelle  
VII/44 
44 
Vorlagen-Nummer 
 3118/2024 
Freigabedatum 
03.12.2024  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Benutzungs- und Entgeltordnung für das Historische Archiv mit Rheinischem 
Bildarchiv der Stadt Köln  
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Rat beschließt die überarbeitete Benutzungs- und Entgeltordnung für das Historische Ar-
chiv mit Rheinischem Bildarchiv der Stadt Köln in der vorliegenden Fassung. 
 
 
Ausschuss Kunst und Kultur 03.12.2024 
Finanzausschuss 09.12.2024 
Rat 12.12.2024

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Begründung: 
Mit den beigefügten Entwürfen für eine neue Entgelt- und Benutzungsordnung trägt das Histo-
rische Archiv mit Rheinischem Bildarchiv der Stadt Köln den organisatorischen Änderungen 
seit dem 1.1.2023 Rechnung. Die bislang auch strukturell und rechtssystematisch unter-
schiedlichen Ansätze für die Benutzung sowie die Erhebung von Entgelten für Leistungen des 
Historischen Archivs (alt) sowie des Rheinischen Bildarchivs sind Benutzenden nicht nachvoll-
ziehbar zu vermitteln. In Einzelfällen können sehr ähnliche oder gleiche Objekte (Abzüge von 
Fotografien) zu unterschiedlichen Nutzungsrechten und weit unterschiedlichen Reproduktions-
preisen angeboten werden. Zudem können mit der Eingliederung des Rheinischen Bildarchivs 
die archivwürdigen Fotobestände ebenfalls zu kommunalem Archivgut werden, so dass jede 
Benutzung in einem einheitlichen, benutzungsfreundlichen und über das ArchivG NRW gere-
gelten Verfahren stattfinden kann. Durch die Einführung der neuen Entgelt- und Benutzungs-
ordnung steht für die Benutzenden für alle Objekte die ganze Bandbreite an Reproduktions-
verfahren vom einfachen Scan bis zur publikationsfähigen, voll ausgeleuchteten fotografi-
schen Aufnahme oder gar zum analogen Abzug zur Verfügung. 
 
Weiterhin lässt sich für das Historische Archiv mit Rheinischem Bildarchiv der Weg zu einem 
Open Access-Ansatz weiterbeschreiten, der für den Archivanteil bereits 2012 erfolgreich ein-
geschlagen wurde. Hauptkennzeichen dieses Ansatzes, den Archive und Bildarchive in 
Deutschland und Europa immer konsequenter verfolgen, ist der Verzicht auf rechtlich ohnehin 
nur schwer zu begründende Entgelte für die Nutzung von Reproduktionen der Objekte (Archi-
valien, Bilder), über die die Häuser verfügen (oft auch als „Lizenzgebühren“ bezeichnet). 
Diese Gebühren, die - anders als bisher oft insinuiert - nicht mit vorhandenen Nutzungsrech-
ten im Sinne des Urheberrechtes zu begründen sind, sollen nach der neuen Entgeltordnung 
nicht mehr erhoben werden. 
Stattdessen werden die rechtlich unkritischen Entgelte für Recherche und Reproduktion (mo-
derat) angehoben sowie kostenpflichtige Archivanfragen mit einem erhöhten Rechercheauf-
wand (mind. 30 Minuten) konsequent in Rechnung gestellt. In Summe ergibt dies folgendes: 
 
Übersicht der Entgelte aus rechtlich unstrittigen Sachverhalten: 
  Ergebnis 2023 Plan neu *) Differenz: 
Historisches Archiv 13.750 € 25.500 € 11.750 € 
Rheinisches Bildarchiv 20.100 € 24.350 € 4.250 € 
Gesamt: 33.850 € 49.850 € 16.000 € 
*) nach Anpassung der Benutzungs- und Entgeltordnung 
 
Durch die Anpassung der rechtlich unstrittigen Entgelte ergibt sich eine Verbesserung in Höhe 
von rd. 16.000 €, wodurch sich die Ausfälle bei den „Nutzungsentgelten“ (in 2023: 16.624,92 
EUR) nahezu kompensieren lassen. Eine detailliertere Neuberechnung geht aus der Anlage 3 
hervor. 
 
Schließlich ist die neue Entgeltordnung die Basis für die Einführung eines umfassenden Vor-
kassesystems in Verbindung mit einem Anschluss an das städtische E-Payment-Verfahren.

3 
Damit werden nicht nur die Buchungs- und Kontrollarbeiten vereinfacht und die Zahlungsaus-
fälle minimiert, sondern das Angebot insbesondere des Sachgebietes „Rheinisches Bildarchiv“ 
wird für nicht zuletzt wissenschaftliche Nutzer*innen im In- und vor allem im Ausland wieder 
interessant. Hier waren zuletzt die Bestellungen weit hinter den Erwartungen zurückgeblieben, 
weil eine Beschaffung nur gegen Vorkasse und damit gegen langsame und sehr teure Aus-
landsüberweisung möglich war. Dies hat dazu geführt, dass Verlage, Universitäten und Privat-
leute immer seltener beim Historischen Archiv mit Rheinischem Bildarchiv Reproduktionen be-
stellten. Es ist beabsichtigt, mit der neuen Entgeltordnung und der Einführung des E-Payment-
Systems diesem negativen Trend entgegenzuwirken und wieder einen zeitgemäßen Service 
anzubieten. 
 
Die beigefügten Entwürfe für eine neue Entgelt- und Benutzungsordnung für das Historische 
Archiv mit Rheinischem Bildarchiv der Stadt Köln sind mit dem städtischen Rechtsamt abge-
stimmt. 
 
Begründung der Dringlichkeit: 
Aufgrund unerwartet hohem verwaltungsinternen Abstimmungsbedarf konnte die Beschluss-
vorlage leider nicht fristgerecht finalisiert werden.  
Der Beschluss sollte jedoch noch in diesem Jahr gefasst werden und die Entgeltordnung ab 
dem 01.01.2025 in Kraft treten, damit ein volles Abrechnungsjahr mit den neuen Entgelten ge-
währleistet ist.