Beauftragung der 3. Ausbaustufe zur Web-Anwendung "Restaurierungsdokumentationsmodul" (RDM)

14 ‚04.2018
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Beauftragung der Ausbaustufe 3 zur Webanwendung „Restaurierungsdokumentati-
onsmodul“ (RDM)
hier: Bedarfsprüfung, RPA Nummer: 142/25/16/18

Voraussichtliche Auftragssumme: 357.000,00 € brutto / 300.000,00 € netto

Sehr geehrte Damen und Herren,

gegen das Ergebnis der Bedarfsprüfung vom 29.03.2018 bestehen keine Bedenken.

Es ist nachvollziehbar dargelegt, dass.die Erweiterung des Moduls unabdingbar erforderlich
ist, um die Restaurierungs- und Konservierungsvorgänge für die anstehenden Regressver-

fahren gerichtsfest durchzuführen und die Anbindung externer Restaurationsdienstleister zu
ermöglichen.

Mit ffeundlichen Grüßen

/

I

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VII/44 
 
Vorlagen-Nummer 
 1017/2018 
Freigabedatum  26.04.2018 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Beauftragung der 3. Ausbaustufe zur Web-Anwendung 
"Restaurierungsdokumentationsmodul" (RDM) 
Beschlussorgan 
Ausschuss Kunst und Kultur Finanzausschuss 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
1. Der Ausschuss Kunst und Kultur erkennt den Bedarf in Höhe von 300.000 € netto, 357.000 € 
brutto zur Beauftragung der 3. Ausbaustufe des beim Historischen Archiv eingesetzten Restau-
rierungsdokumentationsmoduls an.  
 
2. Dier Finanzausschuss beschließt die Freigabe der hierfür erforderlichen investiven Mittel in Höhe 
von 226.100,-- € brutto bei Finanzstelle - 4103-0412-0-1000 Einrichtung RDZ/Prov. Archiv u. ä. - 
für das Haushaltsjahr 2018. 
 
 
Ausschuss Kunst und Kultur 15.05.2018 
Finanzausschuss 04.06.2018

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen   226.100,--€ 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  130.900,--€ 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2019 
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen   vorauss. 30 Jahre, 7.540 € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung: 
Das Historische Archiv plant, die Fachanwendungen „Bergungserfassung“ und „Restaurierungsdo-
kumentation“ (RDM) durch weitere Funktionalitäten erweitern zu lassen. Die Anpassungen sind aus 
folgenden Gründen unabdingbar:  
 
Regress:  
Für die Beantwortung von Fragen zur Beweissicherung im Regressverfahren muss eine flexible Da-
tenbasis implementiert werden. Hierzu sollen nicht personenbezogene Daten aus den RDM-
Formularen, der Bergungserfassung und ACTApro – ggf. bereits in bestimmten Views aufbereitet – 
für die Ermittlung von Kennzahlen und Berichten repliziert und aufbereitet werden. Dieses „Small-
Datawarehouse“ soll die benötigte Flexibilität für die Beantwortung der Fragen bieten, die in den 
nächsten Jahren auf die Stadt Köln im Zuge des Regressverfahrens zukommen werden. Zugleich 
sollen aus dem Datenpool die benötigten Informationen für die Steuerung effektiver Massenbearbei-
tungsprozesse in der Restaurierung ermittelt werden. Unterstützend soll eine flexible Möglichkeit ge-
schaffen werden, entwickelte und getestete Berichte flexibel in einen Berichtsmanager zu importieren 
und ihn somit den Anwendern oder bestimmten Anwendergruppen zur Ausführung zur Verfügung zu 
stellen. 
 
Anbindung externer Dienstleister:  
Ein weiterer Schwerpunkt der Softwareentwicklung wird gemäß dem Langzeitkonzept die Anbindung 
externer Dienstleister an das RDM sein, um die Wiederbenutzbarkeit der eingestürzten Archivalien zu 
beschleunigen. Da die papiergebundene Dokumentation (Laufzettel) mit dem RDM entfallen ist, sol-
len auch Externe Restaurierungswerkstätten  unter Einhaltung der notwendigen Sicherheitsbeschrän-
kungen auf die Software zugreifen und ihre Maßnahmen dort dokumentieren können. Es ist vorgese-

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hen, den Zugriff über einen eingeschränkten Citrix-Account zu ermöglichen. In diesem Zusammen-
hang soll auch das gesamte Logistikmodul aus der Bergungserfassung in die technisch stabilere und 
langlebigere Umgebung des RDM überführt werden. Hierzu ist es unter anderem auch erforderlich, 
ein feingliedriges Berechtigungskonzept und die Möglichkeit zur Bildung von Objektgruppen in der 
Software zu implementieren. 
 
Umzugsvorbereitung:  
Da die Magazine im Neubau Am Eifelwall aus Gründen des Brandschutzes weder über eine LAN- 
noch über eine WLAN-Verbindung verfügen, muss eine Lösung gefunden werden, um offline zu bu-
chen und die Daten im CAN-Bereich zu synchronisieren. Diese Anpassung ist eine zwingende Vo-
raussetzung für den Umzug 2020 und die Einlagerung der Archivalien in die neuen Magazine. 
 
Kosten und Finanzierung: 
Der Gesamtaufwand des Projektes inklusive Konzeptphase wird ca. 300 Personentage umfassen. 
Dies entspricht ca. 357.000 € brutto (300.000 Euro + 19 % MWSt).  
 
Davon entfallen 226.100 € brutto (gerundete 190 PT) auf wesentliche Funktionserweiterungen, die als 
Upgrade  zu werten und damit investiv zu verbuchen sind, nämlich:  
 
- Funktion, um Objektmengen zu definieren, dadurch Anbindung externe Benutzer ermöglichen 
- Massenänderungen per Skript, gerichtsfeste Dokumentation der Änderung in der Centera 
- Lokale Lösung für Offline-Buchen mit automatischen Synchronisationen im LAN/WLAN 
- Neuer Konfigurationsservice  
- Einführung eines Small Date Warehouse (Auswertungen Regress) 
- Berichts-Center mit Uploadmöglichkeiten 
- Neuübernahmen buchbar machen 
- Rechtekonzept umsetzen 
 
 
Die hierfür eingeplanten Mittel wurde ursprünglich konsumtiv im Teilergebnisplan 0412– Historisches 
Archiv, Teilplanzeile 13 – Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen – veranschlagt und wer-
den/wurden auf die investive Finanzstelle - 4103-0412-0-1000 Einrichtung RDZ/Prov. Archiv u. ä. -, 
Kostenstelle S321000130 umgeschichtet. 
 
Verbleibende 130.900 € brutto (gerundete 110 PT) werden für kleinere Änderungen und Erweiterun-
gen (Anpassung von Berichten, verbesserte Bedienerführung, Maskenlayout u.ä.) sowie Konzeptfort-
schreibung und Abstimmungsgespräche als konsumtiver Aufwand kassenwirksam werden. 
 
Entsprechende Aufwandsermächtigungen sind im Hpl 2018 im Teilergebnisplan 0412 – Historisches 
Archiv, Teilplanzeile 13 – Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen - veranschlagt. 
 
Das Rechnungsprüfungsamt hat den Bedarf bereits am 10.04.2018 unter AZ: 142-25-16-18 aner-
kannt.