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Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin)

Haushaltsrechtl. Unterrichtung d. Rates 0508/2023 vom 24.04.2023

Stand: Am 09.05.2023 im Rechnungsprüfungsausschuss beraten. Ergebnis: Kenntnis genommen.

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Haushaltsrechtliche Unterrichtung des Rates

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Dezernat, Dienststelle II/201 Vorlagen-Nummer 09.03.2023 0508/2023 Haushaltsrechtliche Unterrichtung des Rates öffentlicher Teil Gremium Datum Finanzausschuss 20.03.2023 Rat 23.03.2023 Rechnungsprüfungsausschuss 09.05.2023 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) Aufgrund der Ermächtigung in § 133 Absatz 1 und 2 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO) hat das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisie- rung im Einvernehmen mit dem Ministerium der Finanzen die Verordnung über das Haushalts- wesen der Kommunen im Land Nordrhein-Westfalen – Kommunalhaushaltsverordnung NRW (KomHVO) erlassen. Die Verordnung enthält jedoch in Teilen lediglich Rahmen- und Mindest- vorschriften, die eine ordnungsgemäße und sichere Abwicklung des Finanzwesens einer Ge- meinde gewährleisten sollen. Darüber hinaus sind von der Hauptverwaltungsbeamtin oder dem Hauptverwaltungsbeamten nähere Vorschriften unter Berücksichtigung der örtlichen Ge- gebenheiten und der Mindestinhalte gemäß § 32 Abs. 2 KomHVO zu erlassen, um die ord- nungsgemäße Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung unter besonderer Berücksich- tigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie die Verwahrung und Verwaltung von Wertge- genständen sicherzustellen. Dieser Verpflichtung trägt die Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) Rechnung. Diese wird turnusmäßig von einer Arbeitsgruppe bestehend aus Angehöri- gen der Kämmerei und des Rechnungsprüfungsamtes unter Beteiligung der Dezernate aktua- lisiert, um ggf. neue gesetzliche Anforderungen und/oder interne Verfahrensabläufe bzw. or- ganisatorische Veränderungen abzubilden. Die letzte Aktualisierung datiert dabei auf den 18.01.2020. Die Neufassung der GAFin wurde von Frau Oberbürgermeisterin Reker am 17.01.2023 schlussgezeichnet. Gemäß § 32 Abs. 1 KomHVO ist die Geschäftsanweisung für das Finanz- wesen der Stadt Köln dem Rat der Stadt Köln zur Kenntnis zu geben. In dieser Geschäftsanweisung wurden Korrekturen redaktioneller Art, insbesondere infolge der organisatorischen Veränderungen (Änderungen von Gliederungsziffern), Änderungen in Bezug auf eine gendergerechte Sprachwahl und zudem Änderungen in Bezug auf die nachfol- genden Themen vorgenommen:  die Konkretisierung der elektronischen Rechnungsbearbeitung  die Vereinfachung von Verfahrensabläufen sowie auf 2  Anpassungen im Bereich der Haushaltssystematik Die Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln ist als Anlage 1 beigefügt. An- lage 2 enthält eine synoptische Darstellung der wesentlichen Änderungen zur Vorversion. Anlagen (Die Anlagen können im Ratsinformationssystem der Stadt Köln eingesehen werden). Gez. Reker
Anlage 3 Vorabauszug Finanzausschuss 20.03.2023

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Geschäftsführung Finanzausschuss Herr Müller (20) Telefon: (0221) 221-24649 Fax: (0221) 221-23902 E-Mail: Michael.Mueller6@stadt- koeln.de Datum: 21.03.2023 Auszug aus dem Entwurf der Niederschrift der Sitzung des Finanzausschusses vom 20.03.2023 öffentlich 6.4 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) 0508/2023 RM Petelkau bittet, den Rechnungsprüfungsausschuss in die Beratungsfolge aufzu- nehmen. Der Finanzausschuss nimmt die haushaltsrechtliche Unterrichtung zur Kenntnis.
Anlage 1 GAFin -Fassung vom 17.01.2023

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Geschäftsanweisung für das Finanzwesen (GAFin) In der Fassung vom 17.01.2023 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Inhaltsverzeichnis Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) ................................ 1 Vorwort......................................................................................................................... 1 Abkürzungsverzeichnis ................................................................................................ 2 Definition von Begriffen ................................................................................................ 2 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil A (Haushaltswesen) . 3 1. Grundlagen für die Aufstellung von Haushaltssatzung und Haushaltsplan .......... 3 1.1 Aufstellung des Entwurfs der Haushaltssatzung und des Haushaltsplanes .... 3 1.1.1 Allgemeines .............................................................................................. 3 1.1.2 Anlagen zum Haushaltsplan ..................................................................... 4 1.1.3 Haushaltssystematik ................................................................................ 4 1.1.3.1 Einteilung in Ergebnis- und Finanzplan ............................................. 4 1.1.3.2 Einteilung der Erträge und Aufwendungen sowie Einzahlungen und Auszahlungen ................................................................................................ 4 1.2 Allgemeine Haushaltsgrundsätze .................................................................... 5 1.2.1 Sicherung der Aufgabenerfüllung, Verbot der Überschuldung, Liquiditätssicherung und Beachtung des gesamtwirtschaftlichen Gleichgewichts .................................................................................................. 5 1.2.2 Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Effizienz (§ 75 Abs. 1 Satz 2 GO) .... 6 1.2.3 Haushaltsausgleich (§75 Abs. 2 GO) ....................................................... 6 1.2.4 Finanzmittelbeschaffung (§ 77 Abs. 2 und 3 GO) ..................................... 6 1.2.5 Vorherigkeit .............................................................................................. 7 1.2.6 Öffentlichkeit ............................................................................................. 7 1.3 Veranschlagungsgrundsätze .......................................................................... 8 1.3.1 Vollständigkeit und Einheit (§ 79 Abs. 1 GO und § 11 KomHVO) ............ 8 1.3.2 Periodengerechte Zuordnung der Finanzvorfälle ..................................... 9 1.3.3 Verständlichkeit, Steuerungsrelevanz, Richtigkeit, Willkürfreiheit .......... 10 1.3.4 Grundsatz der Bruttoveranschlagung ..................................................... 10 1.3.5 Grundsatz der Einzelveranschlagung ..................................................... 11 1.3.6 Besondere Veranschlagungsgrundsätze für Investitionen ..................... 11 2 Bewirtschaftung des Haushaltsplanes ................................................................. 12 2.1 Zuständigkeit ................................................................................................ 12 2.2 Deckungsgrundsätze .................................................................................... 12 2.2.1 Gesamtdeckungsprinzip ..................................................................... 12 2.2.2 Budgetbildung ..................................................................................... 12 2.2.3 Zweckbindung ..................................................................................... 13 2.2.4 Deckungsfähigkeit .............................................................................. 13 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Inhaltsverzeichnis 2.2.4.1 Unechte Deckungsfähigkeit .......................................................... 13 2.2.4.2 Echte Deckungsfähigkeit .............................................................. 13 2.2.5 Übertragbarkeit von Ermächtigungen ................................................. 14 2.3 Nachtragssatzung und Nachtragshaushaltsplan ........................................... 14 2.3.1 Erlass einer Nachtragssatzung gemäß § 81 GO .................................... 14 2.4 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung für Kommunen (GoB-K)........... 15 2.4.1 Dokumentation ....................................................................................... 15 2.4.2 Rechenschaft ......................................................................................... 15 2.4.3 Kapitalerhaltung und intergenerative Gerechtigkeit ................................ 15 2.4.4 Vollständigkeit ........................................................................................ 16 2.4.5 Verständlichkeit, Richtigkeit und Willkürfreiheit ...................................... 16 2.4.6 Öffentlichkeit ........................................................................................... 16 2.4.7 Aktualität ................................................................................................ 16 2.4.8 Relevanz ................................................................................................ 16 2.4.9 Stetigkeit ................................................................................................ 16 2.4.10 Recht- und Ordnungsmäßigkeit ............................................................ 16 2.5 Allgemeine Bewirtschaftungsgrundsätze ...................................................... 17 2.5.1 Vollständige und rechtzeitige Einziehung der Einzahlungen .................. 17 2.5.2 Zeitpunkt der Inanspruchnahme der Ermächtigungen für Aufwendungen und Auszahlungen........................................................................................... 17 2.5.3 Überwachung der Einzahlungen und Auszahlungen .............................. 17 2.6 Besondere Bewirtschaftungsvorschriften ...................................................... 18 2.6.1 Inanspruchnahme von Investitionsauszahlungen ................................... 18 2.6.2 Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen ........................... 18 2.6.3 Über- und außerplanmäßige Verpflichtungsermächtigungen ................. 18 2.6.4 Unterrichtung des Rates über die Erhöhung von Gesamtauszahlungen im Zusammenhang mit Investitionen ............................................................... 18 2.7 Über- und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen (§ 83 GO) . 18 2.7.1 Voraussetzungen für die Leistung von über- und außerplanmäßigen Aufwendungen oder Auszahlungen................................................................. 19 2.7.1.1 Unabweisbarkeit .............................................................................. 19 2.7.1.2 Deckung ........................................................................................... 19 2.7.1.3 Zustimmungsverfahren .................................................................... 19 2.7.1.3.1 Zustimmungsverfahren bei Zuständigkeit des Rates................. 20 2.7.1.3.2 Verfahren bei Zuständigkeit der Stadtkämmerin ....................... 20 2.7.1.3.3 Verfahren bei Zuständigkeit von Beigeordneten ....................... 20 2.7.1.3.4 Unterrichtung des Rates ............................................................ 20 2.8 Inanspruchnahme der Deckungsfähigkeiten ................................................. 20 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Inhaltsverzeichnis 2.9 Vorläufige Haushaltsführung ......................................................................... 21 3 Mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung .......................................................... 21 3.1 Zuständigkeiten für die Aufstellung ............................................................... 21 4 Außerhaushaltsmäßige Wirtschaft ...................................................................... 22 4.1 Verwahrgelder............................................................................................... 22 4.2 Vorschüsse ................................................................................................... 22 4.2.1 Haushaltsrechtliche Vorschüsse ............................................................ 22 4.2.1.1 Begriffsbestimmung ......................................................................... 22 4.2.1.2 Voraussetzungen für die Einrichtung ............................................... 22 4.2.1.3 Zuständigkeiten und Verfahren für die Bewilligung, Bewirtschaftung und Auflösung von Vorschüssen ................................................................. 22 4.2.2 Kassenrechtliche Vorschüsse ................................................................ 23 4.3 Sonstige außerhaushaltsmäßige Finanzpositionen ...................................... 23 4.3.1 Bestände ................................................................................................ 23 4.3.2 Fremde Kassengeschäfte ...................................................................... 23 4.3.3 Zahlungen aufgrund von Aufgaben für einen anderen öffentlichen Aufgabenträger................................................................................................ 23 4.4 Zuständigkeit für die Einrichtung der Buchungsstellen ................................. 23 B. Anordnungswesen ................................................................................................. 24 1 Allgemeines einschl. Fristen ................................................................................ 24 1.1 Zuständigkeit ................................................................................................ 24 1.1.1 Nicht zahlungswirksame Vorgänge ........................................................ 24 1.1.2 Zahlungswirksame Vorgänge ................................................................. 25 1.1.3 Verfahrensregelung ................................................................................ 25 1.2 Aufgaben ...................................................................................................... 26 1.2.1 Allgemeines ............................................................................................ 26 1.2.2 Zur Einzahlung auffordern ...................................................................... 26 1.2.3 Auszahlungen veranlassen .................................................................... 26 1.2.4 Mitteilungspflicht an die Hauptkasse ...................................................... 27 1.3 Anordnungszwang ........................................................................................ 27 1.3.1 Allgemeines ............................................................................................ 27 1.3.2 Ausnahmen vom Anordnungszwang ...................................................... 27 1.3.3 Kurzkontierungen ................................................................................... 27 1.4 Anordnungszeitpunkt .................................................................................... 28 1.4.1 Allgemeines ............................................................................................ 28 1.4.2 Anordnungszeitpunkt bei Zahlungsansprüchen...................................... 28 1.4.2.1 Verspätete Annahmeanordnung ...................................................... 28 1.4.2.2 Nicht zugegangene Zahlungsaufforderungen .................................. 29 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Inhaltsverzeichnis 1.4.3 Anordnungszeitpunkt bei Auszahlungen ................................................ 29 1.5 Versand von Kassenanordnungen ................................................................ 29 1.6 Anordnungsbefugnis ..................................................................................... 29 1.6.1 Allgemeines ............................................................................................ 29 1.6.3 Anordnungsbefugnis auf Antrag ............................................................. 29 1.6.4 Einschränkung der Anordnungsbefugnis im Einzelfall ............................ 30 1.6.5 Änderung der Anordnungsbefugnis ........................................................ 30 1.6.6 Aufhebung der Anordnungsbefugnis ...................................................... 31 1.6.7 Verantwortung der anordnungsbefugten Person .................................... 31 1.6.8 Ausführung der Anordnung .................................................................... 31 1.7 Feststellung der sachlichen, fachtechnischen und rechnerischen Richtigkeit ............................................................................................................................ 31 1.7.1 Allgemeines ............................................................................................ 31 1.7.2 Feststellungsbefugnis ............................................................................. 32 1.7.2.1 Allgemein erteilte Feststellungsbefugnis .......................................... 32 1.7.2.2 Feststellungsbefugnis auf Antrag ..................................................... 33 1.7.3 Inhalt der Feststellungsbescheinigung ................................................... 33 1.7.3.1 Sachliche Richtigkeit ........................................................................ 33 1.7.3.2 Fachtechnische Richtigkeit .............................................................. 34 1.7.3.3 Rechnerische Richtigkeit ................................................................. 34 1.7.4 Teilbescheinigungen bei automatisierten Verfahren ............................... 34 1.7.5 Ausschluss von der Feststellungsbescheinigung ................................... 35 1.7.6 Form der Feststellung ............................................................................ 35 1.7.6.1 Feststellungsbescheinigung zu Zahlungsanordnungen ................... 35 1.7.6.2 Feststellungsbescheinigung bei Allgemeinen Annahmeanordnungen oder Auszahlungsanordnungen für den Lastschriftverkehr .......................... 35 1.7.7 Verantwortung des / der Feststellenden ................................................. 36 1.7.8 Alternative Unterschriftsformen .............................................................. 36 2 Kassenanordnungen ........................................................................................... 36 2.1 Allgemeines .................................................................................................. 36 2.1.1 Arten von Kassenanordnungen .............................................................. 36 2.1.2 Ausfüllhinweise ....................................................................................... 36 2.1.3 Unterschrift ............................................................................................. 37 2.2 Vordrucke ..................................................................................................... 37 2.3 Zahlungsanordnungen .................................................................................. 38 2.3.1 Annahmeanordnungen ........................................................................... 38 2.3.1.1 Allgemeines ..................................................................................... 38 2.3.1.2 Inhalt einer Annahmeanordnung ...................................................... 38 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Inhaltsverzeichnis 2.3.2 Auszahlungsanordnungen ...................................................................... 40 2.3.2.1 Allgemeines ..................................................................................... 40 2.3.2.2 Inhalt einer Auszahlungsanordnung ................................................ 40 2.3.3 Automatisiertes Anordnungsverfahren ................................................... 42 2.3.3.1 Allgemeines ..................................................................................... 42 2.3.3.2 Datenermittlung und Datenerfassung .............................................. 42 2.3.3.3 Erteilen der Zahlungsanordnungen .................................................. 43 2.3.3.4 Dateiverwaltung ............................................................................... 43 2.3.3.5 Aufbewahrungsfristen für Dateien .................................................... 43 2.3.4 Allgemeine Annahmeanordnungen für Einnahmen ................................ 43 2.3.5 Allgemeine Auszahlungsanordnungen für den Lastschriftverkehr / Dauerauftrag ................................................................................................... 43 2.3.5.1 Allgemeines ..................................................................................... 43 2.3.5.2 Einmalige Belastung ........................................................................ 44 2.3.6 Allgemeine Zahlungsanordnung für Auszahlungen ................................ 45 2.4 Verrechnungsanordnungen .......................................................................... 45 2.5 Einlieferungs- und Auslieferungsanordnungen ............................................. 45 2.5.1 Allgemeines ............................................................................................ 45 2.5.2 Inhalt der Einlieferungs- und Auslieferungsanordnung ........................... 45 2.5.3 Einlieferung von Wertgegenständen ...................................................... 46 2.5.4 Auslieferung von Wertgegenständen ..................................................... 47 2.6 Berichtigung von fehlerhaften Kassenanordnungen ..................................... 47 2.7 Zweitschrift von Kassenanordnungen ........................................................... 47 3 Anlagen zu den Zahlungsanordnungen ............................................................... 48 3.1 Unterlagen für den Zahlungsverkehr ............................................................. 48 3.1.1 Datenträger ............................................................................................ 48 3.1.2 Zahlungsauftrag in Fremdwährung oder auf ein Konto außerhalb des SEPA-Raums .................................................................................................. 48 3.1.3 Meldepflicht bei eingehenden Zahlungen von Gebietsfremden .............. 48 3.2 Allgemeine Zahlungsmitteilungen an die Finanzbehörde .............................. 48 3.3 Begründende Unterlagen .............................................................................. 49 3.3.1 Allgemeines ............................................................................................ 49 3.3.2 Rechnungen ........................................................................................... 50 3.3.2.1 Rechnungen über Lieferungen und Leistungen ............................... 50 3.3.2.2 Rechnungen über Gerichts- und Notarkosten .................................. 50 3.3.2.3 Rechnungen in Versicherungsfällen ................................................ 50 3.3.2.4 Rechnungszweitschriften ................................................................. 51 3.3.2.5 Abhanden gekommene Rechnungserstschrift ................................. 51 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Inhaltsverzeichnis 3.3.2.6 Änderung von Rechnungen ............................................................. 51 3.3.3 Aufbewahrung der begründenden Unterlagen ....................................... 51 3.3.4 Aufbewahrung nach Ablauf der kassenrechtlichen Aufbewahrungsfrist . 51 4 Prüfung der Soll-Buchungen der Kassen ............................................................ 52 5 Stundung / Niederschlagung / Erlass / Vollziehungsaussetzung ......................... 52 5.1 Stundung ...................................................................................................... 52 5.2 Niederschlagung ........................................................................................... 53 5.2.1 Öffentlich-rechtliche Forderungen .......................................................... 54 5.2.2. Privatrechtliche Forderungen ................................................................ 54 5.2.3 Überwachung der Niederschlagung ....................................................... 55 5.2.4 Niederschlagungsvereinbarung .............................................................. 55 5.3 Erlass ............................................................................................................ 56 5.4 Aussetzung der Vollziehung ......................................................................... 57 5.5 Zuständigkeit ................................................................................................ 57 5.6 Absehen von Beitreibungsmaßnahmen (Mahn- und Zahlsperren) ............... 58 6 Abtretung/Pfändung von Forderungen an die Stadt Köln durch Dritte ................. 59 6.1 Abtretung ...................................................................................................... 59 6.2 Pfändung ...................................................................................................... 59 C. Zahlungsabwicklung .............................................................................................. 60 1 Allgemeines ......................................................................................................... 60 1.1 Zahlungsabwicklung ..................................................................................... 60 1.2 Zahlstellen .................................................................................................... 60 1.3 Sonderkassen ............................................................................................... 60 1.4 Girokassen .................................................................................................... 60 1.5 Einnahmekassen .......................................................................................... 60 1.6 Gelderheber .................................................................................................. 61 1.7 Handvorschüsse ........................................................................................... 61 2 Aufgaben der Zahlungsabwicklung ..................................................................... 61 2.1 Aufgaben nach § 31 KomHVO ...................................................................... 61 2.2 Weitere Aufgaben ......................................................................................... 61 2.3 Fremde Kassengeschäfte ............................................................................. 62 3 Wahrnehmung der Zahlungsabwicklung ............................................................. 62 3.1 Schriftwechsel nach außen ........................................................................... 62 3.2 Ausstattung der Kassen ................................................................................ 62 3.2.1 Dokumentationen ................................................................................... 63 3.2.1.1 Kontogegenbuch .............................................................................. 64 3.2.1.2 Schecküberwachungsbuch .............................................................. 64 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Inhaltsverzeichnis 3.2.1.3 Zeitbuch ........................................................................................... 64 3.2.1.4 Sachbuch ......................................................................................... 65 3.2.1.5 Tagesabschlussbuch ....................................................................... 65 3.2.1.6 Bestandsnachweise ......................................................................... 65 3.2.2 Sachliche Ausstattung ............................................................................ 65 3.2.3 Bankkonten ............................................................................................ 65 3.2.3.1 Einrichtung der Bankkonten ............................................................. 65 3.2.3.2 Befugnis zur Verfügung über den Kontenbestand ........................... 66 3.2.4 Bankkonten außerhalb der Zahlungsabwicklung .................................... 66 3.3 Beschäftigte der Zahlungsabwicklung ........................................................... 66 3.3.1 Allgemeines ............................................................................................ 66 3.3.2 Beschäftigte, die Zahlungsverkehr abwickeln ......................................... 67 3.3.3 Dienstausweise ...................................................................................... 68 3.3.4 Aufgaben der Beschäftigten der Zahlungsabwicklung ............................ 68 3.3.4.1 Allgemeines ..................................................................................... 68 3.3.4.2 Für die Zahlungsabwicklung zuständige Person .............................. 69 3.3.4.3 Zahlstellenleitung ............................................................................. 69 3.3.4.4 Zur Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellte Beschäftigte ................................................................................................. 70 3.3.4.5 Buchhaltung der Zahlungsabwicklung ............................................. 71 3.4 Vereinbarungen mit Kreditinstituten .............................................................. 71 4 Sicherungsanforderungen ................................................................................... 71 4.1 Äußere Kassensicherheit .............................................................................. 71 4.1.1 Kassenräume ......................................................................................... 71 4.1.2 Sicherungsbehältnisse ........................................................................... 72 4.1.2.1 Allgemeines ..................................................................................... 72 4.1.2.2 Erstschlüsselverwaltung .................................................................. 72 4.1.2.3 Zweitschlüsselverwaltung ................................................................ 72 4.1.3 Höhe des Bestandes an Zahlungsmitteln ............................................... 73 4.1.4 Geldtransporte ........................................................................................ 73 4.1.5 Versicherung .......................................................................................... 73 4.2 Innere Kassensicherheit ............................................................................... 73 4.2.1 Sendungen an die Kassen ..................................................................... 73 4.2.2 Arbeitsanweisungen ............................................................................... 73 4.2.3 Kassenvordrucke .................................................................................... 74 4.2.4 Anforderungen an die innere Kassensicherheit im Einzelnen ................ 74 4.2.5 Bindung des Zahlungsverkehrs an zur Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellte Beschäftigte und Kassenraum74 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Inhaltsverzeichnis 4.3 Verdacht auf das Vorliegen einer Straftat ..................................................... 75 5 Zahlungsgeschäfte .............................................................................................. 75 5.1 Förderung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs ............................................ 75 5.2 Anordnungszwang ........................................................................................ 75 5.2.1 Allgemeines ............................................................................................ 75 5.2.2 Ausnahmen vom Anordnungszwang ...................................................... 75 5.3 Überprüfung der Zahlungsanordnungen ....................................................... 76 5.4 Einzahlungen annehmen .............................................................................. 76 5.4.1 Allgemeines ............................................................................................ 76 5.4.2 Bareinzahlungen .................................................................................... 77 5.4.2.1 Zahlungen durch Übergabe von Bargeld ......................................... 77 5.4.2.2 Bargeld in Briefsendungen ............................................................... 77 5.4.2.3 Postbarzahlungen durch den Postzusteller / die Postzustellerin ...... 77 5.4.3 Falschgeld, außer Kurs gesetztes oder beschädigtes Geld ................... 77 5.4.3.1 Behandlung von Falschgeld ............................................................. 77 5.4.3.2 Behandlung von außer Kurs gesetztem oder beschädigtem Bargeld ..................................................................................................................... 77 5.4.4 Zahlung mittels Electronic-Cash (EC-Cash) ........................................... 77 5.4.5 Zahlungen durch Übergabe von Schecks .............................................. 78 5.4.6 Zahlungen mit Postwertzeichen ............................................................. 78 5.4.7 Wechsel ................................................................................................. 78 5.4.8 Unbare Einzahlungen ............................................................................. 78 5.4.8.1 Allgemeines ..................................................................................... 78 5.4.8.2 Lastschrifteinzugsverfahren ............................................................. 78 5.4.8.3 Nicht zahlungswirksame Verrechnungen ......................................... 79 5.4.9 Einzahlungsquittung ............................................................................... 79 5.4.9.1 Allgemeines ..................................................................................... 79 5.4.9.2 Form der Quittung ............................................................................ 79 5.4.9.3 Maschinelle Quittung ....................................................................... 79 5.4.9.4 Ausnahme vom Quittungszwang ..................................................... 80 5.4.9.5 Zahlungsbestätigung ....................................................................... 80 5.5 Auszahlungen leisten .................................................................................... 80 5.5.1 Allgemeines ............................................................................................ 80 5.5.2 Barauszahlungen ................................................................................... 81 5.5.3 Unbare Auszahlungen ............................................................................ 81 5.5.3.1 Allgemeines ..................................................................................... 81 5.5.3.2 Überweisung aufgrund einer Einzelanordnung ................................ 81 5.5.3.3 Sammel-Überweisungsverfahren ..................................................... 81 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Inhaltsverzeichnis 5.5.3.4 Lastschriftverfahren ......................................................................... 82 5.5.3.5 Aufrechnung mit Forderungen ......................................................... 82 5.5.4 Auszahlungsnachweise .......................................................................... 82 5.5.4.1 Allgemeines ..................................................................................... 82 5.5.4.2 Barauszahlungen ............................................................................. 82 5.5.4.3 Unbare Auszahlungen ..................................................................... 82 5.5.4.4 Lastschriften .................................................................................... 82 6 Vollstreckung privatrechtlicher Forderungen ....................................................... 82 6.1 Allgemeines .................................................................................................. 82 6.1.1 Mahnung ................................................................................................ 82 6.1.2 Abholauftrag ........................................................................................... 83 6.1.3 Abgabe an die AD .................................................................................. 83 6.1.4 Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid ................................................ 83 6.1.5 Vollstreckung privatrechtlicher Forderungen gegen juristische Personen des öffentlichen Rechts im Inland ................................................................... 83 7 Vollstreckung öffentlich-rechtlicher Forderungen ................................................ 84 7.1 Mahnung öffentlich-rechtlicher Forderungen ................................................ 84 7.2 Einleitung des Vollstreckungsverfahrens ...................................................... 84 7.2.1 Allgemeines ............................................................................................ 84 7.2.2 Rechtliche Voraussetzungen für die Vollstreckung ................................ 84 7.2.3 Vollstreckungsaufträge und -ersuchen ................................................... 84 7.2.4 Bedingungen für die Annahme von Vollstreckungsaufträgen und - ersuchen ....................................................................................................... 85 7.2.5 Vollstreckung im Wege des Arrestes ...................................................... 85 7.2.6 Vollstreckung öffentlich-rechtlicher Forderungen gegen juristische Personen des öffentlichen Rechts im Inland ................................................... 86 7.3 Maßnahmen des Vollstreckungsverfahrens .................................................. 86 7.3.1 Vollstreckung in das bewegliche Vermögen ........................................... 86 7.3.2 Vollstreckung in das unbewegliche Vermögen ....................................... 87 7.3.3 Verwertung von Sicherheiten ................................................................. 87 7.3.4 Vollstreckungsschutz .............................................................................. 87 7.3.5 Entscheidungen im Verfahren, Informationsaustausch .......................... 87 7.4 Aussetzungen und Stundungen während des Vollstreckungsverfahrens ..... 87 7.4.1 Einstellung oder Beschränkung der Vollstreckung ................................. 87 7.4.2 Mahnsperren .......................................................................................... 88 7.4.3 Stundungen ............................................................................................ 88 7.5 Erledigung von Vollstreckungsaufträgen ....................................................... 88 7.6 Aufbewahrung der Vollstreckungsunterlagen ............................................... 89 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Inhaltsverzeichnis 7.6.1 Erfolglose Erledigung ............................................................................. 89 7.6.2 Langzeitpfändungen ............................................................................... 89 7.6.3 Rücknahme des Vollstreckungsauftrages .............................................. 89 7.6.4 Abwendung der Vollstreckung durch Zahlung ........................................ 89 7.6.5 Sonstige Vollstreckungsvorgänge .......................................................... 89 7.6.6 Schriftgutordnung ................................................................................... 89 7.7 Unbedenklichkeitsbescheinigungen; Bonitätsauskünfte ............................... 89 7.8 Arbeitsanweisung für die Vollstreckungsbehörde ......................................... 90 7.9 Dienstanweisung Insolvenzverfahren ........................................................... 90 8 Verwaltung der Kassenmittel ............................................................................... 90 8.1 Allgemeines .................................................................................................. 90 8.2 Geldanlagen ................................................................................................. 90 8.2.1 Girokonto ................................................................................................ 90 8.2.2 Festgeldanlagen ..................................................................................... 91 8.2.3 Kassenkredite ......................................................................................... 91 8.3 Überwachung der Konten ............................................................................. 91 9 Buchführung der Zahlungsabwicklung................................................................. 91 10 Abschlüsse ........................................................................................................ 91 10.1 Tagesabschluss .......................................................................................... 91 10.2 Eröffnung der Bücher für das neue Haushaltsjahr ...................................... 92 11 Aufbewahrung der Kassenunterlagen ............................................................... 92 11.1 Allgemeines ................................................................................................ 92 11.2 Bücher ........................................................................................................ 92 11.2.1 Tagesabschlussbuch ............................................................................ 92 11.3 Belege ......................................................................................................... 92 11.3.1 Belege zu Kassenzeichen und Finanzpositionen ................................. 92 11.3.2 Herausgabe von begründenden Unterlagen......................................... 93 11.4 Kassenrechtliche Aufbewahrungsfristen ..................................................... 93 11.5 Sonstige Aufbewahrungsfristen .................................................................. 93 12 Einnahmekassen (Geldannahmestellen) ........................................................... 93 12.1 Bestellung ................................................................................................... 93 12.2 Verfahren .................................................................................................... 93 13 Gelderheber / Gelderheberin ............................................................................. 94 13.1 Allgemeines ................................................................................................ 94 13.2 Arbeitsverfahren .......................................................................................... 94 13.2.1 Annahme und Ablieferung von Zahlungsmitteln ................................... 94 13.2.2 Auszahlung und Rückgabe von Zahlungsmitteln .................................. 94 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Inhaltsverzeichnis 13.2.3 Aufbewahrung von Zahlungsmitteln ..................................................... 94 13.3 Abrechnung ................................................................................................ 94 13.4 Prüfung und Verantwortung ........................................................................ 95 14 Handvorschüsse ................................................................................................ 95 14.1 Allgemeines ................................................................................................ 95 14.2 Zulässige Zahlungen ................................................................................... 95 14.3 Verfahren .................................................................................................... 96 14.3.1 Einrichtung oder Erhöhung ................................................................... 96 14.3.2 Aufgaben des Vorschussverwalters / der Vorschussverwalterin .......... 96 14.3.3 Aufsicht ................................................................................................ 97 14.3.3.1 Überwachung ................................................................................. 97 14.3.3.2 Prüfung .......................................................................................... 97 14.4 Wegfall der Voraussetzungen ..................................................................... 97 14.5 Auflösung oder Verringerung ...................................................................... 98 15 Verwahrung von Gegenständen ........................................................................ 98 15.1 Allgemeines ................................................................................................ 98 15.1.1 Gegenstände, die bei der Hauptkasse aufzubewahren sind ................ 98 15.1.2 Sonstige Aufbewahrung ....................................................................... 98 15.1.3 Zweitschlüsselaufbewahrung ............................................................... 99 15.2 Art der Verwahrung ..................................................................................... 99 15.2.1 Allgemeines .......................................................................................... 99 15.2.2 Verwahrung .......................................................................................... 99 15.2.3 Verwaltung ........................................................................................... 99 15.3 Einlieferungs- und Auslieferungsanordnungen ........................................... 99 15.4 Einlieferung von Gegenständen ................................................................ 100 15.4.1 Allgemeines ........................................................................................ 100 15.4.2 Besonderheiten bei Sicherheitsleistungen ......................................... 100 15.4.3 Vorläufige Annahme von Gegenständen ............................................ 100 15.5 Auslieferung von Gegenständen ............................................................... 100 15.6 Buchführung, Belege, Bestandskontrolle .................................................. 101 15.6.1 Buchführung ....................................................................................... 101 15.6.2 Belege ................................................................................................ 101 15.6.3 Bestandskontrolle ............................................................................... 102 D. Controlling ........................................................................................................... 103 E. Übergangs- und Schlussbestimmungen .............................................................. 103 1. Änderung der Geschäftsanweisung.................................................................. 103 2. Ausnahmeregelungen ...................................................................................... 103 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Inhaltsverzeichnis 3. Arbeitsanweisungen ......................................................................................... 103 4. Inkrafttreten ...................................................................................................... 103 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Vorwort 1 Vorwort Auf Grund des § 133 Absatz 1 und 2 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein- Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV. NRW. S. 666), hat das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung im Einvernehmen mit dem Ministerium der Finanzen die Verordnung über das Haushaltswesen der Kom- munen im Land Nordrhein-Westfalen Kommunalhaushaltsverordnung Nordrhein-West- falen – KomHVO NRW erlassen. Die Verordnung enthält nur Rahmen- und Mindestvor- schriften, die eine ordnungsgemäße und sichere Abwicklung des Finanzwesens einer Gemeinde gewährleisten sollen. An mehreren Stellen in der Verordnung ist der Bürger- meister (hier: Oberbürgermeisterin) gehalten, Regelungen zu treffen. Ihr bleibt es über- lassen, wem sie welche Zuständigkeiten überträgt. Die demzufolge erforderliche Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln wird hiermit neu gefasst. Zur besseren Handhabung ist sie in folgende Teile gegliedert: A. Haushaltswesen B. Anordnungswesen C. Zahlungsabwicklung D. Controlling E. Übergangs- und Schlussbestimmungen Federführend für die Erstellung der Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln ist die Kämmerei. Die Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln enthält die grundlegen- den und für alle Ämter verbindlichen Verfahrensregelungen; die Teile B. und C. gelten jedoch nur für die Ämter, für die die Stadtkasse die kassenmäßige Abwicklung vor- nimmt. Individuelle bzw. ergänzende Regelungen werden durch Arbeitsanweisungen oder durch Einzelverfügungen getroffen. Die Geschäftsanweisung enthält entspre- chende Hinweise. Auf den Abdruck der zum Teil D. Controlling gehörenden Handbücher Controlling, Pla- nung und Kosten- und Leistungsrechnung wird in der Geschäftsanweisung verzichtet. In dieser Geschäftsanweisung wurde die Gleichstellung von Frauen und Männern sprachlich umgesetzt. Soweit hierzu zur Leseerleichterung Formulierungen wie z. B. Amtsleitung nicht verwendet werden konnten, ist jeweils die Form gewählt worden, die der Stellenbesetzung im Zeitpunkt der Neufassung der GAFin entspricht. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Abkürzungsverzeichnis 2 Abkürzungsverzeichnis AD Anordnendes Amt (bisher: Dienststelle); auch als „Bew. Stelle“ be- zeichnet Amt Selbständige Organisationseinheit ohne Rücksich t auf die organisato- rische Bezeichnung AO Abgabenordnung Bew.Stelle Bewirtschaftende Stelle; auch als „AD“ b ezeichnet GO Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen GoB Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung HHJ Haushaltsjahr ILV Interne Leistungsverrechnung IVC Investitionscontrolling KomHVO Kommunalhaushaltsverordnung (Verordnung über das Haushaltswe- sen der Kommunen im Land Nordrhein-Westfalen) KostO Kostenordnung zum Verwaltungsvollstreckungsge setz NKF Neues Kommunales Finanzmanagement VB der Vollziehungsbeamte / die Vollziehungsbeamtin VE Verpflichtungsermächtigung VerwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz NRW VwGO Verwaltungsgerichtsordnung VwVG Verwaltungsvollstreckungsgesetz für das Land N ordrhein-Westfalen Definition von Begriffen Amt Selbständige Organisationseinheit ohne Rücksich t auf die or- ganisatorische Bezeichnung Amtsleitung gemeint ist der jeweilige Amtsleiter bz w. die jeweilige Amtslei- terin beauftragte Stelle die im Zeitpunkt der Neufassung der GAFin konkret beauf- tragte Stelle ist in Klammern angegeben Kassenleitung gemeint ist der jeweilige Leiter bzw. die jeweilige Leiterin der Kasseneinrichtung Zahlstellenleitung gemeint ist der jeweilige Leite r bzw. die jeweilige Leiterin der Zahlstelle Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 3 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln, Teil A (Haus- haltswesen) Teil A Haushaltswesen 1. Grundlagen für die Aufstellung von Haushaltssatzung und Haushaltsplan Gemäß § 78 GO NRW ist für jedes Haushaltsjahr eine Haushaltssatzung zu erlassen. Sie enthält die Festsetzung 1) des Haushaltsplans a) im Ergebnisplan unter Angabe des Gesamtbetrages der Erträge und der Aufwen- dungen des Haushaltsjahres b) im Finanzplan unter Angabe des Gesamtbetrages de r Einzahlungen und Aus- zahlungen aus laufender Verwaltungstätigkeit, aus der Investitionstätigkeit und aus der Finanzierungstätigkeit des Haushaltsjahres c) unter Angabe der Kreditermächtigung d) unter Angabe der Verpflichtungsermächtigungen 2) der Inanspruchnahme der Ausgleichsrücklage und d er Verringerung der allgemeinen Rücklage 3) des Höchstbetrages der Kredite zur Liquiditätssi cherung 4) der Steuersätze, die für jedes Haushaltsjahr neu festzusetzen sind (hierbei handelt es sich um die Hebesätze der Grund- und Gewerbesteuer) 5) des Jahres, in dem der Haushaltsausgleich wieder hergestellt ist, falls ein Haus- haltssicherungskonzept nach § 76 GO aufzustellen ist. Die Haushaltssatzung kann darüber hinaus weitere Vorschriften enthalten, die sich auf die Erträge und Aufwendungen, die Einzahlungen und Auszahlungen, den Stellenplan und das Haushaltssicherungskonzept, sofern ein solches erlassen werden muss, bezie- hen. Haushaltsjahr ist das Kalenderjahr. 1.1 Aufstellung des Entwurfs der Haushaltssatzung und des Haushaltsplanes 1.1.1 Allgemeines Die Aufstellung des Entwurfs von Haushaltssatzung und Haushaltsplan gehört nach § 80 GO zu den unentziehbaren Rechten und Pflichten der Stadtkämmerin. Nach § 70 Abs. 2 Buchstabe c) GO wirkt der Stadtvorstand hierbei unbeschadet der Rechte der Stadtkämmerin mit. Der von der Stadtkämmerin aufgestellte Entwurf der Haushaltssat- zung wird von der Oberbürgermeisterin festgestellt und dem Rat zugeleitet. Das Verfahren zur Aufstellung des Haushaltsplan-Entwurfs wird durch die Stadtkämme- rin jährlich in entsprechenden Verfügungen festgelegt, die auch die Termine für die ein- zelnen Arbeitsschritte enthalten. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 4 Im Übrigen erfolgt die Feststellung des Haushaltsplan-Entwurfs bzw. die Verabschie- dung entsprechend den Bestimmungen der GO (§§ 80 in Verbindung mit §§ 37 Abs. 4 und 59 Abs. 2). 1.1.2 Anlagen zum Haushaltsplan Dem Haushaltsplan sind die in § 1 Abs. 2 KomHVO aufgeführten Anlagen beizufügen, die grundsätzlich von der Kämmerei erstellt werden. Die Wirtschaftspläne und die neuesten Jahresabschlüsse der Sondervermögen sind von den zuständigen städtischen Gesellschaften zu erstellen und der Kämmerei zu den festgelegten Terminen zu übersenden. Das gleiche gilt für den gesamtstädtischen Stel- lenplan. 1.1.3 Haushaltssystematik 1.1.3.1 Einteilung in Ergebnis- und Finanzplan Der Haushaltsplan besteht aus einem (Gesamt-) Ergebnisplan, der alle Erträge und Aufwendungen ausweist, sowie dem (Gesamt-)Finanzplan, dem alle Einzahlungen und Auszahlungen zuzuordnen sind (siehe §§ 78 Abs. 2 GO, 2 und 3 KomHVO). Die weitere Gliederung der beiden Pläne in Teilergebnis- und Teilfinanzpläne muss min- destens auf der Ebene der Produktbereiche (vgl. Anlage 6 der VV Muster zur GO und KomHVO) erfolgen. Die Stadt Köln gliedert ihren Haushalt nach Produktgruppen (siehe auch unter 1.1.1). Durch die Produktgruppen werden die Produktbereiche weiter unter- teilt, können aber auch mit diesen identisch sein. Die Anzahl der Teilpläne auf Produkt- gruppenebene ist der Kommune freigestellt und kann modifiziert werden (entspricht je- doch mindestens der Anzahl der vorgegebenen Produktbereiche). Ergänzend werden im Haushaltsplan der Ergebnis- und Finanzplan organisations- und bezirksbezogen dar- gestellt. 1.1.3.2 Einteilung der Erträge und Aufwendungen sowie Einzahlungen und Aus- zahlungen In jedem Teilergebnisplan werden die Erträge und Aufwendungen nach den im § 2 Abs. 1 KomHVO genannten Positionen unterteilt. In jedem Teilfinanzplan werden die Einzah- lungen und Auszahlungen nach den im § 3 Abs. 1 KomHVO genannten Positionen aus- gewiesen. Gemäß § 28 Abs. 7 KomHVO ist der Buchführung mindestens der vom Innenministe- rium bekannt gegebene Kontenrahmen zu Grunde zu legen (siehe Anlage 17 zur VV Muster zur GO und KomHVO). Die Stadt Köln hat von ihrem Recht Gebrauch gemacht und den Kontenrahmen über die Mindestgliederung hinaus erweitert (Kontenplan). Die Konten sind sechsstellig und beginnen: • für Erträge mit 4 • für Aufwendungen mit 5 • für Einzahlungen mit 6 und • für Auszahlungen mit 7 Hinsichtlich der Finanzpositionen (Einzahlungs- sowie Auszahlungspositionen) gilt fol- gendes: Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 5 Aus verarbeitungstechnischen Gründen im Zusammenspiel mit der Stadtkasse müssen die Finanzpositionen weiterhin 12-ziffrig bleiben. Die künftige Nomenklatur entspricht in der Regel folgendem Grundschema: • Ziffer 1-4 Organisationseinheit • Ziffer 5 Kennzeichnung Einzahlung (= 0,1 oder 2) / Auszahlung (= 5) • Ziffer 6-11 sechsstelliges Finanzrechnungskonto ( wie oben dargestellt beginnt dieses mit einer 6 oder 7) • Ziffer 12 Prüfziffer Beispiel: Die Kämmerei (allgemeine Finanzwirtschaft) tilgt einen Kredit an das Land: 9000.5.792100.0 1.2 Allgemeine Haushaltsgrundsätze 1.2.1 Sicherung der Aufgabenerfüllung, Verbot der Überschuldung, Liquiditätssi- cherung und Beachtung des gesamtwirtschaftlichen Gleichgewichts Stetige Aufgabenerfüllung Nach § 75 Abs. 1 Satz 1 GO muss die Gemeinde sicherstellen, dass sie ihre Aufgaben – unabhängig davon, ob diese pflichtig oder freiwillig erfolgen – dauerhaft, d.h. weit über ein Haushaltsjahr hinaus, erfüllen kann. Aus dieser Pflicht folgt, dass die Haushaltswirt- schaft der Gemeinde zeitlich umfassender geplant werden muss. Hierfür existiert das Instrument der mittelfristigen Planung nach § 84 GO. Die Gemeinde wird damit ver- pflichtet, die Absicherung der stetigen Aufgabenerfüllung in Bezug auf den finanziellen Aspekt, mittelfristig zu dokumentieren. Da die Gemeinde jedoch weit über den vorge- schrieben Planungszeitraum hinaus gehalten ist, die stetige Aufgabenerfüllung sicher- zustellen, ist ein umfassendes Controlling (siehe Ziffer 1.3.6 Teil D, Investitionscontrol- ling) unumgänglich. Sicherung der Liquidität und der Finanzierung der Investitionen (§75 Abs. 6 GO) Dieser Grundsatz folgt unmittelbar aus dem Grundsatz der stetigen Aufgabenerfüllung: Die ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung ist nur dann möglich, wenn entsprechende li- quide Mittel zur Verfügung stehen. Um diesen Grundsatz Rechnung zu tragen, reichen der Finanzplan und die Finanzrechnung nicht aus (Vielmehr liefern sie wichtige Daten für die Liquiditätsplanung und die konkrete Bewirtschaftung). Daher ist besonderes Au- genmerk auf die Investitionsplanung zu legen. Die Zahlungsabwicklung und Liquiditäts- planung sind in § 31 KomHVO geregelt. Verbot der Überschuldung (§ 75 Abs. 7 GO) Auch dieser Grundsatz resultiert aus dem Grundsatz der stetigen Aufgabenerfüllung, da eine solche durch Überschuldung gefährdet würde. Beachtung des gesamtwirtschaftlichen Gleichgewichts (§ 75 Abs. 1 Satz 3 GO i. V. m. §§1, 16 des Gesetzes zur Förderung der Stabilität und des Wachstums der Wirtschaft StWG) Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 6 Die Kommune soll – im Rahmen ihrer Möglichkeiten – im Verhältnis zum Markt antizyk- lisch agieren. Dabei ist bei einem Konflikt zwischen dem Grundsatz der stetigen Aufgabenerfüllung und dem Grundsatz der Beachtung des gesamtwirtschaftlichen Gleichgewichts immer dem ersten Vorzug zu geben. 1.2.2 Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Effizienz (§ 75 Abs. 1 Satz 2 GO) Dieser Grundsatz betrifft das gesamte Finanzmanagement, d.h. Planung und Ausfüh- rung des Haushaltes. Bei der Vorgabe der Sparsamkeit ist jedoch auf die Regelung in § 10 Satz 2 GO Rücksicht zu nehmen. Sparsam ist eine Maßnahme, wenn sie im Vergleich zu anderen die niedrigsten Aus- zahlungen und Aufwendungen verursacht. Im Gegensatz dazu ist eine Maßnahme wirt- schaftlich, wenn sie unter Berücksichtigung der Qualität und Folgekosten die günstigste Variante ist, d.h. das Verhältnis von Aufwand und Nutzen ist hier maßgeblich. Es gibt zwei Arten der Wirtschaftlichkeit: a. mit möglichst geringem Aufwand ein gegebenes Erg ebnis erreichen (Minimalprinzip) b. mit gegebenen Mitteln einen möglichst hohen Erfo lg erzielen (Maximalprinzip) Die Wirtschaftlichkeit ist dabei grundsätzlich vorrangig und wird durch die Sparsamkeit lediglich ergänzt. Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit ist insbesondere bei Investitionen zu berücksichtigen. Daher ist ein umfassendes Investitionscontrolling ab einem Investiti- onsvolumen von 500.000,00 Euro unter Berücksichtigung von Kosten-Nutzen Untersu- chungen durchzuführen (siehe § 13 Abs. 1 KomHVO sowie unter Ziffer 1.3.6), das die mittelfristige Planung (weit) übersteigt (siehe auch § 6 Haushaltsgrundsätzegesetz). Hierbei liefert die bei der Stadt Köln durchzuführende Kosten- und Leistungsrechnung (§ 17 KomHVO) wichtige Informationen. Die Effizienz bildet das Verhältnis zwischen Resultat und den dafür eingesetzten Res- sourcen. Da die Effizienz damit nicht nur den monetären Aspekt berücksichtigt, ist sie weitreichender als die Kennzahl der Wirtschaftlichkeit. 1.2.3 Haushaltsausgleich (§75 Abs. 2 GO) Der Haushalt muss jedes Jahr in der Planung und Rechnung ausgeglichen sein. Dies gilt nach § 84 GO auch für die mittelfristige Planung. 1.2.4 Finanzmittelbeschaffung (§ 77 Abs. 2 und 3 GO) Die Höhe der benötigten Mittel bestimmt sich nach dem Bedarfsdeckungsprinzip: die Erträge müssen die Aufwendungen und die Einzahlungen die Auszahlungen decken. Die in § 77 Abs. 2 und 3 GO vorgegebene Rangfolge ist verbindlich und bei Finanzie- rungsbedarf grundsätzlich zu prüfen: Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 7 Sonstige Deckungsmittel (z.B. Mieten, Verkaufserlöse, Zuwendungen, Bußgelder) Spezielle Entgelte - unabhängig davon, ob die Entgelte privatrechtlicher oder öffentlich- rechtlicher Natur sind - (z.B. Gebühren, Eintrittsgelder), dabei ist die Einschränkung des § 10 Satz 2 GO zu berücksichtigen (z.B. Nachlässe aus sozialen oder kulturellen Ge- sichtspunkten) Steuern Kredite gemäß § 86 Abs. 1 GO, der die Berücksichtigung des Grundsatzes der stetigen Aufgabenerfüllung fordert. Kredite dürfen jedoch unabhängig von der Rangfolge der Deckungsmittel dann aufge- nommen werden, wenn dies wirtschaftlich angemessen ist. 1.2.5 Vorherigkeit Grundsatz Der Haushaltsplan gilt für ein Haushaltsjahr (§ 78 Abs. 1 und 2 GO). Das Haushaltsjahr ist ein Kalenderjahr (§ 78 Abs. 4 GO). Die Haushaltssatzung soll spätestens am 30.11. vor Beginn des Haushaltsjahres der Aufsichtsbehörde angezeigt werden (§ 80 Abs. 5 GO). Vorläufige Haushaltsführung Wenn die Haushaltssatzung nicht vor dem 01.01. in Kraft getreten ist, so fehlt es an ei- ner Ermächtigung für das Tätigwerden der Verwaltung, bis diese veröffentlicht wird. Für die vorläufige Haushaltsführung trifft § 82 GO Regelungen, die hinsichtlich der Kredite durch § 86 Abs. 2 GO ergänzt werden (sog. zweijährige Kreditermächtigung). Hinsicht- lich der Kredite zur Liquiditätssicherung ist § 89 Abs. 2 Satz 2 GO maßgeblich. Bei den Verpflichtungsermächtigungen ist der § 85 Abs. 2 GO zu berücksichtigen. Keine Ein- schränkungen erfahren Sachverhalte, die aufgrund eines Dauervertrages, einer eigenen Satzung oder spezieller Gesetze erhoben werden, z.B. Mieten, Hundesteuer, Eintritts- gelder, Personalaufwendungen und -auszahlungen, Sozialhilfeleistungen. Darüber hinaus können gemäß § 22 KomHVO übertragene Ermächtigungen für Auf- wendungen und Auszahlungen unmittelbar nach Ihrer Übertragung verwendet werden, unabhängig davon, ob eine Haushaltssatzung bereits bekannt gemacht worden ist. 1.2.6 Öffentlichkeit Folgende Möglichkeiten der Information und der Beteiligung stehen der Öffentlichkeit zur Verfügung: Auslegung des Entwurfs der Haushaltssatzung (§ 80 Abs. 3 Satz 1 GO) Einwendungen gegen den Entwurf der Haushaltssatzung (§ 80 Abs. 3 Satz 2 GO) Beschlussfassung über Einwendungen und die Haushaltssatzung in öffentlicher Sitzung (§ 80 Abs. 3 Satz 3 GO) Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 8 Öffentliche Bekanntmachung der vom Rat beschlossenen Haushaltssatzung (§ 80 Abs. 5 Satz 3 GO). Dabei ist der Haushaltsplan lediglich im Rahmen des § 78 Abs. 2 GO be- kanntzugeben Verfügbarkeit der Haushaltssatzung (§ 80 Abs. 6 GO) Öffentlichkeit der Ausführung des Haushaltes (§ 48 Abs. 2 GO). Dabei bildet eine Aus- nahme zum Grundsatz der Öffentlichkeit der § 48 Abs. 3 GO Öffentliche Bekanntmachung des Jahresabschlusses (§ 96 Abs. 2 Satz 2 GO) 1.3 Veranschlagungsgrundsätze 1.3.1 Vollständigkeit und Einheit (§ 79 Abs. 1 GO und § 11 KomHVO) Dieser Grundsatz beinhaltet, dass nur ein Haushaltsplan aufgestellt wird (Einheit) und dieser alle geplanten anfallenden Erträge und entstehenden Aufwendungen, alle einge- henden Einzahlungen und zu leistenden Auszahlungen sowie alle notwendigen Ver- pflichtungsermächtigungen (Vollständigkeit) enthält. Besonderheiten: Interne Leistungsverrechnung (ILV) nach § 16 i. V. m. § 4 Abs. 3 Satz 2 KomHVO Dabei handelt es sich um Dienstleistungen innerhalb der Verwaltung - also ohne Au- ßenwirkung. Verrechnet werden dabei Aufwendungen, nicht jedoch Auszahlungen, da diese für das Ressourcenverbrauchskonzept keine Bedeutung haben. Bei der Entscheidung über interne Leistungsbeziehungen ist ein ausgewogenes Ver- hältnis zwischen dem Grundsatz der Vollständigkeit (vollständige verursachungsge- rechte Abbildung des Ressourcenverbrauchs) und dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (siehe 1.2.2) herzustellen. Bei der Stadt Köln werden interne Leistungsbeziehungen in den Teilplänen (auf Produktgruppenebene) insbesondere bei Reinigung, Porto und IT- Leistungen dargestellt (siehe Verfügung von 20 vom 11.07.2006 „Darstellung der inter- nen Leistungsverrechnung im Teilplan und Teilergebnis“). Da sich diese Verrechnungen ausgleichen, erscheinen sie konsequenterweise nicht im Gesamtergebnisplan und der Gesamtergebnisrechnung. Nicht davon betroffen sind wirtschaftlich selbständig geführte Sondervermögen der Gemeinde, da hier externe Leistungsbeziehungen vorliegen. Aktivierte Eigenleistungen (siehe Verfügung von 20 vom 23.03.2007 „Verbuchung von Herstellungs- und Anschaffungskosten„ sowie Dienstanweisung Anlagebuchhaltung in der Fassung vom 16.01.2007) Aus dem Grundsatz der Vollständigkeit sowie dem Ressourcenverbrauchskonzept folgt, dass durch Einsatz von eigenem Personal und eigenen Sachmitteln hergestellte Vermö- gensgegenstände unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit zu ak- tivieren, d.h. in die Bilanz aufzunehmen sind (§34 Abs. 3 KomHVO). Die zunächst ge- buchten Beträge werden durch eine entsprechende Buchung auf dem Konto „aktivierte Eigenleistungen“ neutralisiert. Das so entstandene Vermögensgut belastet die zukünfti- gen Haushaltsjahre verursachungsgerecht durch entsprechende Abschreibungen. Dies Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 9 hat keinerlei Auswirkung auf die liquiden Mittel und damit den Finanzplan und die -rech- nung. Ausnahme: Selbst erstellte Software ist nicht zu bilanzieren (§ 44 Abs.1 KomHVO). Ausnahmen: Vom Grundsatz der Vollständigkeit: Außerhalb des Haushaltsplanes werden fremde Finanzmittel, die jedoch über die ge- meindlichen Girokonten abgewickelt werden, bewirtschaftet (§ 15 KomHVO). Dazu ge- hören: a) durchlaufende Finanzmittel (Beträge, die für ein en Dritten lediglich vereinnahmt und an diesen weitergeleitet werden, z.B. Spenden, Mündelgelder) b) Finanzmittel, die die Gemeinde aufgrund rechtlic her Vorschriften unmittelbar in den Haushalt eines anderen öffentlichen Aufgabenträgers zu buchen hat – ein- schließlich der ihr zur Selbstbewirtschaftung zugewiesenen Finanzmittel (z. B. Lastenausgleichsleistungen) c) Finanzmittel, die in der Zahlungsabwicklung mit dem endgültigen Kostenträger oder mit einer anderen Institution, die unmittelbar mit dem endgütigen Kostenträ- ger abrechnet, anstelle der Gemeinde vereinnahmt oder ausgezahlt werden (z. B. Wohngeld und Mittel für die Ausbildungsförderung). Das bedeutet, dass auch die mit den Zahlungen zusammenhängenden Erträge und Aufwendungen eben- falls nicht im Haushaltsplan abgebildet werden (§ 79 Abs. 1 GO). Allerdings ist in der Finanzrechnung ein Nachweis über die Höhe der fremden Finanzmittel aus- zuweisen (§ 40 Satz 5 KomHVO). Von der Einheit: Nicht in den Haushaltsplan der Kernverwaltung gehören bestimmte Einrichtungen, die Sonderpläne oder Sonderrechnungen erstellen. Dazu gehören: a) Eigenbetriebe (§ 97 Abs. 1 Nr. 3 i. V. m. § 107 Abs. 1 und § 114 GO) und eigen- betriebsähnliche Einrichtungen (§ 97 Abs. 1 Nr. 3 i. V. m § 107 Abs. 2 GO) b) rechtlich selbständige Stiftungen (§ 98 Abs. 1 G O) c) rechtlich unselbständige Versicherungs- und Vers orgungseinrichtungen (§ 97 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. Abs. 4 GO) d) Eigengesellschaften (§ 108 GO i.V.m. GmbH-Gesetz , AG-Gesetz u.a.) e) rechtlich selbständige Anstalten des öffentliche n Rechts (§ 114 a GO) 1.3.2 Periodengerechte Zuordnung der Finanzvorfälle Die folgenden Ausführungen beziehen sich sowohl auf die Haushaltsplanung, als auch die Bewirtschaftung und den Jahresabschluss. Da der Haushaltsausgleich auf der Ebene der Ergebnisrechnung stattfindet, sind Er- folgsbuchungen (Aufwendungen oder Erträge) dem korrekten Haushaltsjahr zuzuord- nen. Maßgeblich ist dabei immer das Haushaltsjahr der wirtschaftlichen Entstehung und zwar unabhängig von der tatsächlichen Zahlung (§ 11 Abs. 1 und § 39 KomHVO). Es Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 10 gibt unterschiedliche Möglichkeiten, um die periodengerechte Zuordnung von Aufwen- dungen und Erträgen sicherzustellen, z.B. aktive und passive Rechnungsabgrenzungs- posten, Rückstellungen. Kreditbeschaffungskosten werden nicht auf die Zeitdauer der Tilgung aufgeteilt (§ 43 Abs. 2 KomHVO), sondern sind in dem Jahr in der Ergebnisrechnung anzusetzen, in dem die Verbindlichkeit eingegangen worden ist. Bei Auszahlungen und Einzahlungen gilt das Kassenwirksamkeitsprinzip, d.h. der Zah- lungsmittelfluss ist dem Haushaltsjahr zuzuordnen, in dem er tatsächlich -unabhängig vom Grund -getätigt wird (§ 11 Abs. 1 und § 40 KomHVO). 1.3.3 Verständlichkeit, Steuerungsrelevanz, Richtigkeit, Willkürfreiheit Die Verständlichkeit (Haushaltsklarheit) wird erreicht durch die produktorientierte Glie- derung des Haushaltsplanes, die Gliederung in unterschiedliche Auszahlungen, Einzah- lungen, Aufwendungen und Erträge (§§ 2 und 3 KomHVO) sowie den Vorbericht zum Haushaltsplan (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 i. V. m. § 7 KomHVO), den Lagebericht zum Jahresab- schluss (§ 49 KomHVO) usw. Die Grundlage für die Steuerung bilden unter NKF Ziele und Kennzahlen - und hier insbesondere die Zielerreichung (§ 4 Abs. 2 Nr. 2 KomHVO) auf Teilplanebene. Die Verwaltung hat über die Erreichung der Parameter auch unterjährig zu berichten, um die Möglichkeit zu haben, bei Fehlentwicklungen zeitnah eingreifen zu können. Richtigkeit und Willkürfreiheit (Haushaltswahrheit) haben bei der Planung einen hohen Stellenwert. Die Planung ist möglichst realistisch zu vollziehen (§ 11 Abs. 1 und 2 KomHVO) und darf keiner Willkür unterliegen. Hinsichtlich weiterer Ausführungen zum Planungsprozess wird auf das Planungshand- buch (Teil D) verwiesen. 1.3.4 Grundsatz der Bruttoveranschlagung Einzahlungen und Auszahlungen sowie Erträge und Aufwendungen sind in voller Höhe und getrennt voneinander zu veranschlagen (§ 11 Abs. 2 KomHVO). Aus dem Brut- toprinzip folgt das Saldierungsverbot, womit letztlich die Grundsätze der Haushaltsklar- heit und -wahrheit unterstützt werden. Dieses Prinzip gilt auch für die kommunale Bi- lanz, so sind z. B. Zuwendung für den investiven Bereich nicht zu verrechnen, sondern separat auszuweisen (§ 44 Abs. 5 KomHVO). Anmerkungen: Eine Ausnahme von diesem Prinzip gibt es bei Abgaben, abgabeähnlichen Erträgen und allgemeinen Zuweisungen, die die Gemeinde zurückzuzahlen hat. Diese sind bei den Erträgen abzusetzen - und nicht als Aufwand zu buchen -, auch wenn sie sich auf die Erträge aus Vorjahren beziehen (§ 18 Abs. 1 KomHVO). Die damit zusammenhän- genden Zahlungen sind entsprechend bei den Einzahlungen abzusetzen. Preisnachlässe sind Kaufpreisminderungen und somit von der jeweiligen Auszahlung bzw. dem Aufwand abzusetzen (§ 34 Abs. 2 Satz 3 KomHVO) Wenn bei der Aufnahme eines Kredites die Kreditbeschaffungskosten unmittelbar von dem Auszahlungsbetrag Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 11 abgezogen werden, ist der Darlehensbetrag trotzdem brutto und die Kreditbeschaf- fungskosten als Aufwand zu buchen. 1.3.5 Grundsatz der Einzelveranschlagung Die Erträge und Aufwendungen sowie Einzahlungen und Auszahlungen sind mindes- tens nach den in den in §§ 2, 3 KomHVO genannten Positionen zu gliedern (siehe An- lage 16 VV Muster zur GO und KomHVO). Darüber hinaus sind in den Teilplänen die internen Leistungsbeziehungen darzustellen (siehe 1.3.1). Im Sinne des § 4 Abs. 4 Satz 2 KomHVO werden als Einzelmaßnahmen Bau-Investitio- nen ab 500.000,00 Euro im Teilplan ausgewiesen. Ausnahmen: Bau-Investitionsmaßnahmen unter 500.000,00 Euro werden als Sammelpositionen in den Teilfinanzplänen nachgewiesen. Bei Verfügungsmitteln handelt es sich um Aufwendungen bzw. Auszahlungen der Ober- bürgermeisterin für dienstliche Zwecke, die nicht bereits an anderer Stelle bereitgestellt werden. Diese sind gesondert auszuweisen (§ 14 KomHVO). 1.3.6 Besondere Veranschlagungsgrundsätze für Investitionen Über die vorgenannten Veranschlagungsgrundsätze hinaus gelten für Investitionen fol- gende Regelungen (gemäß § 13 i. V. m. § 4 Abs. 4 KomHVO i. V. m. § 8 der Haushalts- satzung): a) Bevor Investitionsmaßnahmen oberhalb der vom Rat festgesetzten Wertgrenze in Höhe von 500.000,00 Euro beschlossen und im Haushaltsplan ausgewiesen werden, ist unter mehreren in Betracht kommenden Möglichkeiten durch einen Wirtschaftlichkeitsvergleich, mindestens durch einen Vergleich der Anschaf- fungs-oder Herstellungskosten nach § 34 Abs. 2 und 3 KomHVO und der Folge- kosten, die für die Gemeinde wirtschaftlichste (also nicht die sparsamste) Lösung zu ermittelt. Die Unterlagen hierüber sind der Anmeldung beizufügen. b) Ermächtigungen für Baumaßnahmen dürfen im Finanz plan erst veranschlagt werden, wenn Baupläne, Kostenberechnungen und Erläuterungen vorliegen, aus denen die Art der Ausführung, die Gesamtkosten der Maßnahme, getrennt nach Grunderwerb und Herstellungskosten, einschließlich der Einrichtungskosten so- wie der Folgekosten ersichtlich sind und denen ein Bauzeitplan beigefügt ist. Die Unterlagen müssen auch die voraussichtlichen Jahresauszahlungen unter An- gabe der Kostenbeteiligung Dritter, und die für die Dauer der Nutzung entstehen- den Haushaltsbelastungen ausweisen. c) Vor Beginn einer Investition bis zu 500.000,00 E uro muss mindestens eine Kos- tenberechnung vorliegen. d) Bei Investitionen, die sich über mehrere Jahre e rstrecken, ist neben dem veran- schlagten Jahresbedarf auch der Bedarf der drei Folgejahre anzugeben. e) Im Sinne des § 14 KomHVO sind Verpflichtungsermä chtigungen, die zu Lasten der dem Haushaltsjahr folgenden drei Jahre veranschlagt werden, im Teilfinanz- plan darzustellen. (Die Darstellung erfolgt entsprechend den Anlagen 9 A und 9 B der VV Muster zur GO und KomHVO. Allerdings mit dem Unterschied, dass entgegen dem Muster 9 B die Verpflichtungsermächtigungen nur als Summe Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 12 ausgewiesen und nicht nach der Belastung der folgenden drei Haushaltsjahre aufgeteilt werden). f) Verpflichtungsermächtigungen sind nur zulässig, wenn die Finanzierung aus ih- rer Inanspruchnahme in den künftigen Haushalten gesichert erscheint. Die Stadt Köln bedient sich zur Umsetzung dieser Grundsätze eines Investitionscontrolling- verfahrens (IVC). Bezüglich der näheren Ausgestaltung wird auf die “Geschäfts- und Verfahrensanweisung zum Investitionscontrollingverfahren” verwiesen. 2 Bewirtschaftung des Haushaltsplanes Der Haushaltsplan bildet die verbindliche Grundlage für die Haushaltswirtschaft der Stadt im jeweiligen Haushaltsjahr. Sie darf – abgesehen von den gesetzlich zugelasse- nen Ausnahmen – nur für die im Haushaltsplan festgesetzten Zwecke und bis zu der dort genannten Höhe Aufwendungen oder Auszahlungen leisten oder Verpflichtungen eingehen. 2.1 Zuständigkeit Zuständig für die Bewirtschaftung des Haushaltsplanes sind die vom jeweiligen Teiler- gebnisplan oder Teilfinanzplan betroffenen Dienststellen. Innerhalb des jeweiligen Am- tes ist festzulegen, wer gegenüber der Stadtkasse formelle Anordnungsbefugnis erhält. Anordnungsbefugnis in diesem Sinne ist die Berechtigung, die Kasse anzuweisen, Ein- zahlungen zu erheben und Auszahlungen zu leisten. Bezüglich der Einzelheiten zur Er- teilung der Anordnungsbefugnis wird auf Teil B, Ziffer 1.6 dieser Geschäftsanweisung verwiesen. 2.2 Deckungsgrundsätze 2.2.1 Gesamtdeckungsprinzip Nach § 20 KomHVO gilt grundsätzlich, dass die Erträge insgesamt zur Deckung der Aufwendungen des Ergebnisplanes und die Einzahlungen insgesamt zur Deckung der Auszahlungen des Finanzplanes dienen. 2.2.2 Budgetbildung Zur flexiblen Haushaltsbewirtschaftung werden Budgets gemäß § 21 Abs. 1 und 3 KomHVO i. V. m. § 8 der Haushaltssatzung für die Stadt Köln wie folgt festgelegt: Grundlage für die Budgetbildung sind die organisationsbezogenen Teilpläne der Dienst- stellen. Alle Erträge / Einzahlungen und Aufwendungen / Auszahlungen eines Teilpla- nes – mit Ausnahme der bezirksbezogenen Haushaltsmittel nach § 37 Abs. 3 GO NRW – werden gem. § 21 KomHVO NRW zu einem Budget verbunden. Die bezirksbezoge- nen Haushaltsmittel sind organisationsübergreifend je Bezirk zu einem Budget verbun- den. Ausgenommen von den Budgets in den Teilergebnisplänen sind die Personal- und Versorgungsaufwendungen, die Büroraummiete und die Gerichtskosten. Diese Aufwen- dungen werden gesamtstädtisch zu einem teilplanübergreifenden Budget verbunden und jeweils zentral bewirtschaftet. Die Budgets der Teilfinanzpläne werden nach den Produktgruppen oder ihren Teilen gebildet, die eine Dienststelle bewirtschaftet. In den einzelnen Teilplänen definierte Programmbudgets ermöglichen es, die Maßnahmen in- nerhalb der Programmbudgets unterjährig zu konkretisieren. Der Saldo aus der Summe der Erträge / Einzahlungen und der Summe der Aufwendungen / Auszahlungen ist für jedes Budget verbindlich. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 13 2.2.3 Zweckbindung Zweckbindungsvermerke sind haushaltsrechtlich nicht mehr vorgesehen. Soweit ent- sprechende Vermerke erforderlich sind, sind sie in die Haushaltssatzung oder in die Er- läuterungen zu dem jeweiligen Teilplan aufzunehmen. Die zweckentsprechende Ver- wendung von Zuwendungen ist durch entsprechende Verwendungsnachweise zu bele- gen. 2.2.4 Deckungsfähigkeit Eine flexible Haushaltsführung ist schon dadurch gewährleistet, dass auf Teilplanebene innerhalb der in §§ 2 Abs. 1, 4 Abs. 3 und 3 Abs. 1 i. V. m. § 4 Abs. 4 KomHVO genann- ten Positionen Mittelverschiebungen solange zulässig sind, wie die Haushaltsposition des Teilplans nicht überschritten wird. Ein Haushaltsvermerk ist insoweit unnötig. Es be- steht kein haushaltsrechtlicher Mehrbedarf. 2.2.4.1 Unechte Deckungsfähigkeit Die unechte Deckungsfähigkeit im Sinne des § 21 Abs. 2 KomHVO wird in § 9 der Haushaltssatzung der Stadt Köln festgelegt. Aufgrund der unechten Deckungsfähigkeit geleistete Mehraufwendungen oder Mehr- auszahlungen gelten nicht als überplanmäßige Aufwendungen oder Auszahlungen im Sinne des § 83 GO, bedürfen also keiner Genehmigung. In den Budgets können zah- lungswirksame Mehrerträge/Mehreinzahlungen für korrespondierende Mehraufwendun- gen / Mehrauszahlungen verwendet werden. Gleichermaßen verpflichten Mindererträge / Mindereinzahlungen zu korrespondierenden Minderaufwendungen / Minderauszahlun- gen. Zweckgebundene Mehrerträge bzw. Mehreinzahlungen dürfen nur für die entspre- chenden Mehraufwendungen bzw. für Mehrauszahlungen verwendet werden (siehe auch unter 2.2.3). 2.2.4.2 Echte Deckungsfähigkeit In Zusammenhang mit der echten Deckungsfähigkeit sind zu unterscheiden: die gegenseitige Deckungsfähigkeit: die deckungsfähigen Ansätze sind untereinander sowohl deckungsberechtigt als auch deckungspflichtig die einseitigen Deckungsfähig- keit: bestimmte Ansätze sind nur deckungsberechtigt, während andere nur deckungs- pflichtig sind Für die Bewirtschaftung der Budgets bei der Stadt Köln gilt: Die echte Deckungsfähigkeit bezieht sich auf alle Aufwendungen bzw. Auszahlungen eines Teilplanes und umfasst die gegenseitige Deckungsfähigkeit. Im Ergebnisplan kann innerhalb der Budgets zahlungswirksamer Mehraufwand nur durch zahlungswirk- samen Minderaufwand ausgeglichen werden. Durch den Ausschluss von z.B. ILV und Abschreibungsaufwendungen als Deckung von zahlungswirksamem Mehraufwand wird der Regelung des § 21 Abs. 3 KomHVO Rechnung getragen, wonach die Bewirtschaf- tung der Budgets nicht zu einer Minderung des Saldos aus laufender Verwaltungstätig- keit nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 KomHVO führen darf. Die Deckung von nicht zahlungswirksa- men Aufwendungen durch (nicht) zahlungswirksame Aufwendungen führt nicht zu einer Verschlechterung des Liquiditätssaldos und ist damit zulässig. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 14 Zur vereinfachten technischen Umsetzung der echten Deckungsfähigkeit können De- ckungsringe für (Teile von) Dienststellen innerhalb ein- und desselben Teilplans einge- richtet werden. Im Rahmen der echten Deckungsfähigkeit zur Verfügung gestellte Mittel gelten nicht als überplanmäßige Aufwendungen oder Auszahlungen im Sinne des § 83 GO, bedürfen daher keiner Genehmigung. Gemäß § 12 Abs. 2 KomHVO i.V.m. § 9 Nr. 4 der Haushaltssatzung der Stadt Köln be- steht die Möglichkeit, einzelne Verpflichtungsermächtigungen auch für andere Investiti- onsmaßnahmen innerhalb des Budgets gemäß § 8 Nr. 2 der Haushaltssatzung der Stadt Köln in Anspruch zu nehmen. Dies bedarf immer, also auch innerhalb eines Bud- gets, eines Haushaltsvermerkes. Solche sind im Haushalt der Stadt Köln nicht vorgese- hen. 2.2.5 Übertragbarkeit von Ermächtigungen Übertragbarkeit im Rahmen des NKF wird jedes Jahr im Rahmen der Jahresabschluss- verfügung geregelt. 2.3 Nachtragssatzung und Nachtragshaushaltsplan Die Haushaltssatzung und der Haushaltsplan können im Laufe des Haushaltsjahres durch Nachträge ergänzt, berichtigt oder geändert werden. Die Nachtragssatzung muss bis zum Ende des Haushaltsjahres vom Rat beschlossen werden. Für die Aufstellung der Nachtragssatzung finden die Vorschriften über den Erlass der Haushaltssatzung (§ 80 GO) Anwendung. 2.3.1 Erlass einer Nachtragssatzung gemäß § 81 GO Eine Nachtragssatzung muss unverzüglich erlassen werden, wenn a) sich zeigt, dass trotz Ausnutzung jeder Sparmögl ichkeit ein erheblicher Jahres- fehlbetrag entstehen wird und der Haushaltsausgleich nur durch eine Änderung der Haushaltssatzung erreicht werden kann b) bisher nicht veranschlagte oder zusätzliche Aufw endungen oder Auszahlungen bei einzelnen Haushaltspositionen in einem im Verhältnis zu den Gesamtaufwen- dungen oder Gesamtauszahlungen erheblichen Umfang geleistet werden müs- sen c) Auszahlungen für bisher nicht veranschlagte Inve stitionen geleistet werden sol- len. Eine Nachtragssatzung ist jedoch nicht erforderlich bei geringfügigen Investi- tionen (siehe dazu § 11 Abs. 3 d) der Haushaltssatzung der Stadt Köln) und bei Ins tandsetzungen an Bauten und Anlagen, die unabweisbar sind. Die Festlegung der Wertgrenzen erfolgt im Rahmen der jeweiligen Haushaltssatzung (§ 11). Weiterhin ist eine Nachtragssatzung zu erlassen, wenn folgende Festsetzungen geän- dert werden sollen: Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 15 a) der Gesamtbetrag der vorgesehenen Kredite oder V erpflichtungsermächtigungen b) der Höchstbetrag der Kredite zur Liquiditätssich erung oder c) die Steuerhebesätze. Auch die Ansätze für Verfügungsmittel können nur durch einen Nachtragshaushaltsplan und die damit verbundene Nachtragssatzung erhöht werden; gleiches gilt für die nach- trägliche Aufnahme oder Änderung von Haushaltsvermerken. Unabhängig von den Fällen der Verpflichtung zum Erlass einer Nachtragssatzung kön- nen Nachträge auch beschlossen werden, wenn dies für notwendig oder angebracht gehalten wird. 2.4 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung für Kommunen (GoB-K) Da die ordnungsgemäße Buchführung nicht losgelöst von der Planung und Rechnungs- legung erfolgt, wirkt sie sich auch auf diese aus. Die GoB-K finden bereits in anderen Grundsätzen -insbesondere in den Veranschla- gungsgrundsätzen – ihre konkrete Anwendung. Die folgenden Ausführungen beziehen sich daher hauptsächlich auf die Buchführung, die unter Beachtung der Grundsätze ord- nungsmäßiger Buchführung so beschaffen sein muss, dass innerhalb einer angemesse- nen Zeit ein Überblick über die wirtschaftliche Lage der Gemeinde gegeben werden kann (§ 93 Abs. 1 Satz 2 GO). Gebucht wird nach dem System der doppelten Buchfüh- rung (§ 28 Abs. 1 Satz 1 KomHVO). Darüber hinaus existieren noch Grundsätze der ordnungsgemäßen Inventur. Diese sind der jeweils gültigen Inventurrichtlinie zu entnehmen. 2.4.1 Dokumentation Jeglicher Geschäftsvorfall ist zu erfassen, um so als Nachweis über die Finanzsituation ein vollständiges Abbild der Güter-, Erfolgs-sowie Zahlungsbewegungen zu erhalten. Dazu gehört es auch, möglichst realitätsnahe Bewertungen durchzuführen (z.B. von ge- schenkten Vermögensgegenständen) und die Geschäftsvorfälle zeitnah zu verbuchen. 2.4.2 Rechenschaft Dieser Grundsatz schließt sich unmittelbar an den Grundsatz der Dokumentation an. Nur wenn die Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß verbucht und korrekt in einem Jahres- abschluss dokumentiert werden, kann eine Rechenschaftslegung an Ratsmitglieder und Öffentlichkeit erfolgen. Die Rechenschaft wird zusätzlich gewährleistet durch den An- hang (§ 45 KomHVO) zum Jahresabschluss, der u. a. aus Anlagen-, Forderungs- und Verbindlichkeitenspiegel (§§ 46 – 48 KomHVO) besteht. Darüber hinaus ist dem Jah- resabschluss ein Lagebericht (§ 49 KomHVO) beizufügen. 2.4.3 Kapitalerhaltung und intergenerative Gerechtigkeit Jedes Haushaltsjahr soll möglichst den verursachten Ressourcenverbrauch erwirtschaf- ten. Vorgriffe auf spätere Perioden sowie deren ungerechtfertigte Belastung sind zu ver- meiden. Zwar ist bei Kommunen ein Insolvenzverfahren nicht möglich, jedoch sollen die Bürger/ Anspruchsgruppen eines Haushaltsjahres nicht auf Kosten der nächsten Perio- den leben. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 16 Um das sicherzustellen, ist u. a. ein ausführliches Investitionscontrolling unumgänglich. Neben dem Nutzen einer Investition ist ausführlich die Finanzierbarkeit der aus der In- vestition resultierenden – z. T. über Jahrzehnte andauernden – Abschreibungsaufwen- dungen und selbstverständlich auch Instandhaltungsaufwendungen genau zu durch- leuchten. 2.4.4 Vollständigkeit Jeder noch so geringe finanzielle Geschäftsvorfall mit Auswirkung auf die Bilanz, die Er- gebnisrechnung und/oder die Finanzrechnung ist sachgerecht zu buchen und zu doku- mentieren (§ 28 Abs. 1 KomHVO). 2.4.5 Verständlichkeit, Richtigkeit und Willkürfreiheit Alle finanzwirksamen Geschäftsvorfälle sind richtig, geordnet und möglichst realitätsge- recht zu erfassen. Damit sind Scheinbuchungen, willkürliche Buchungen, nicht vertret- bare Bewertungen von Aktiv-oder Passivposten (z.B. bei einer Bewertung geschenkter materieller Vermögensgüter), aber auch Buchungen auf sachlich unkorrekte Konten un- zulässig. Der stadteinheitliche Kontenplan ist bei einer Buchung richtig anzuwenden. (Hinweise zur korrekten Kontierung finden sich im Handbuch Buchungsgrundsätze und Bilanzierung der Stadt Köln). Belege bilden bei der Buchführung die buchungsbegrün- denden Unterlagen. 2.4.6 Öffentlichkeit Die vorhandenen Buchungsdaten sind für die politischen Gremien und die Öffentlichkeit derart aufzubereiten und verfügbar zu machen, dass die wesentlichen Informationen über die Vermögens- und Schuldenlage klar ersichtlich und für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sind. 2.4.7 Aktualität Buchungen sind zeitnah vorzunehmen (§ 28 Abs. 2 KomHVO). 2.4.8 Relevanz Dieser Grundsatz bezieht sich neben der Rechnungslegung insbesondere auf die Re- chenschaftslegung: Das Rechnungswesen und die Buchführung müssen komprimiert die erheblichen und wichtigen Informationen bieten, die für die Rechnungslegung not- wendig sind. 2.4.9 Stetigkeit Die finanzielle Entwicklung der Gemeinde kann nur beurteilt und über mehrere Perioden verfolgt werden, wenn die Buchführungs- und Bewertungsmethoden unverändert blei- ben. Nur ein sachlicher wichtiger Grund kann eine Änderung oder Anpassung notwen- dig machen. In einem solchen Fall ist die Änderung kenntlich zu machen und zu be- gründen. Änderungen bedürfen einer Abstimmung mit der Kämmerei. 2.4.10 Recht- und Ordnungsmäßigkeit Im Jahresabschluss ist deutlich zu machen, dass Rechtsvorschriften eingehalten wor- den sind und somit die Ordnungsmäßigkeit herbeigeführt wurde. Um die Einhaltung der Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 17 Recht- und Ordnungsmäßigkeit belegen zu können, gelten nach § 59 KomHVO fol- gende Mindestaufbewahrungsfristen: dauernd: Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse zehn Jahre: Bücher sechs Jahre: Buchungsbelege, Unterlagen über den Z ahlungsverkehr, Inven- tare, Anweisungen/ Organisationsregelungen Zu berücksichtigen ist, dass für die Betriebe gewerblicher Art (BgA) zum Teil längere Aufbewahrungspflichten gelten. 2.5 Allgemeine Bewirtschaftungsgrundsätze 2.5.1 Vollständige und rechtzeitige Einziehung der Einzahlungen Die Ämter haben die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass die der Stadt zustehen- den Einzahlungen vollständig und rechtzeitig eingezogen werden können. Das gilt auch für solche Einzahlungen, für die im Haushaltsplan kein Planwert vorgesehen ist, weil sich der Anspruch erst nach Verabschiedung des Haushaltsplanes ergeben hat, oder für solche, durch die der im Haushaltsplan veranschlagte Betrag überschritten wird. Vor Beginn einer Maßnahme ist von dem Amt zu prüfen, ob von anderer Seite Zuwei- sungen oder Zuschüsse zu den geplanten Projekten gewährt werden können. Sind die entsprechenden Voraussetzungen gegeben, haben die Ämter bei den entsprechenden Adressaten Zuwendungsanträge zu stellen. Sofern diese in Einzelfällen für die Kämme- rei von Bedeutung sind, erfolgt die Übersendung der Antragsdurchschriften in Abspra- che zwischen der Kämmerei und dem jeweiligen Amt. Die AD hat dafür zu sorgen, dass der rechtzeitige Eingang von Zuweisungen und Zu- schüssen nicht deshalb verzögert wird, weil bestimmte erforderliche Unterlagen (z. B. Nachweis des Baubeginns, der Rohbauabnahme, Gebrauchsabnahme oder Verwen- dungsnachweise) nicht rechtzeitig vorgelegt werden. 2.5.2 Zeitpunkt der Inanspruchnahme der Ermächtigungen für Aufwendungen und Auszahlungen Die Ermächtigungen für Aufwendungen und Auszahlungen dürfen erst dann in An- spruch genommen werden, wenn die Aufgabenerfüllung dies erfordert. Sie sind so zu verwalten, dass Haushaltsüberschreitungen vermieden werden. Investive Auszahlungsermächtigungen dürfen erst in Anspruch genommen werden, wenn die rechtzeitige Bereitstellung der Deckungsmittel ohne Beeinträchtigung bereits begonnener Vorhaben gesichert werden kann. 2.5.3 Überwachung der Einzahlungen und Auszahlungen Die Stadtkasse liefert die notwendigen Informationen durch monatliche Sachbuchaus- züge. Darüber hinaus erfolgen automatisiert buchungstägliche Informationen aus dem Buchungsverfahren an die Kämmerei. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 18 2.6 Besondere Bewirtschaftungsvorschriften 2.6.1 Inanspruchnahme von Investitionsauszahlungen Für bestimmte Investitionsauszahlungen sind Freigaben des Finanzausschusses erfor- derlich. Hierzu trifft der Finanzausschuss jährlich Festlegungen. 2.6.2 Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen Bevor die im Haushaltsplan veranschlagten Verpflichtungsermächtigungen in Anspruch genommen werden dürfen, ist die Freigabe durch die Stadtkämmerin bzw. gegebenen- falls den Finanzausschuss (siehe Teil A. Ziffer 2.6.1) erforderlich. Aufträge zu Lasten von Verpflichtungsermächtigungen dürfen somit erst dann und in dem Umfange erteilt werden, in dem die Beträge freigegeben sind. Im Freigabeantrag bzw. in der Beschluss- vorlage für den Finanzausschuss ist die voraussichtliche liquide Abwicklung des freizu- gebenden Betrages nach Jahren getrennt anzugeben. 2.6.3 Über- und außerplanmäßige Verpflichtungsermächtigungen VE können ausnahmsweise auch über- und außerplanmäßig eingegangen werden, wenn sie unabweisbar sind und der in der Haushaltssatzung festgesetzte Gesamtbetrag der Verpflichtungsermächtigungen nicht überschritten wird. Über-oder außerplanmäßige Verpflichtungsermächtigungen setzen also zwingend eine mindestens gleich hohe Re- duzierung bei anderen Verpflichtungsermächtigungen voraus (siehe Nachtragssatzung unter 2.3). Für die Genehmigung findet das Verfahren bei Mehraufwendungen bzw. Mehrauszahlungen (Ziffer 2.5) sinngemäße Anwendung. 2.6.4 Unterrichtung des Rates über die Erhöhung von Gesamtauszahlungen im Zusammenhang mit Investitionen Der Rat ist unverzüglich zu unterrichten, wenn aufgrund aktualisierter Kostenermittlun- gen abzusehen ist, dass sich die Investitionsauszahlungen einer einzeln veranschlagten Maßnahme nicht nur geringfügig erhöhen werden. Welche Überschreitungen als nicht nur geringfügig anzusehen sind, ist in der Haushaltssatzung (§ 12) festgelegt. Im Falle einer nicht nur geringfügigen Überschreitung der vom Rat beschlossenen Ge- samtsumme fertigt das für die Bewirtschaftung der entsprechenden Finanzposition zu- ständige Amt unverzüglich nach bekannt werden eine Vorlage zur Unterrichtung des Fachausschusses, des Finanzausschusses und des Rates. In dieser Vorlage ist darzu- stellen, ob und welche Gegenmaßnahmen zu ergreifen sind. Die Vorlage ist der Stadt- kämmerin zur Mitzeichnung zuzuleiten. 2.7 Über- und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen (§ 83 GO) Überplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen Wenn der im Haushaltsplan veranschlagte Betrag und/oder die übertragene Ermächti- gung aus Vorjahren zur Deckung des Bedarfs an Aufwendungen bzw. Auszahlungen nicht ausreichen, ergibt sich ein Mehrbedarf. In diesem Fall ist zunächst zu prüfen, ob der Mehrbedarf durch die Möglichkeiten der echten und unechten Deckungsfähigkeit ausgeglichen werden kann (siehe hierzu Ziffer 2.2.4 und 2.2.5 i. V. m. 2.8). Ist dies nicht der Fall und ist auch nach den Vorschriften des § 81 GO in Verbindung mit § 11 der Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 19 Haushaltssatzung keine Nachtragssatzung erforderlich (siehe hierzu Ziffer 2.3), so be- steht die Möglichkeit zur Leistung von überplanmäßigen Aufwendungen oder Auszah- lungen nach § 83 GO. Außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen Ein außerplanmäßiger Aufwand oder eine außerplanmäßige Auszahlung ergibt sich, wenn Aufwendungen oder Auszahlungen geleistet werden sollen, für die bei der ent- sprechenden Haushaltsposition weder ein Ansatz noch eine übertragene Ermächtigung aus Vorjahren zur Verfügung steht. 2.7.1 Voraussetzungen für die Leistung von über- und außerplanmäßigen Aufwen- dungen oder Auszahlungen Die Leistung von über- und außerplanmäßige Aufwendungen oder Auszahlungen ist ge- mäß § 83 Abs. 1 GO an drei Voraussetzungen geknüpft: a) die Aufwendung oder Auszahlung muss unabweisbar sein b) die Deckung muss gewährleistet sein c) die Aufwendung oder Auszahlung bedarf der Zustim mung der Stadtkämmerin. 2.7.1.1 Unabweisbarkeit Eine Aufwendung oder Auszahlung ist unabweisbar, wenn ein dringendes sachliches Bedürfnis zur Erfüllung einer Aufgabe besteht und eine Verschiebung der Aufwendung oder Auszahlung auf ein späteres Haushaltsjahr nicht möglich ist oder wirtschaftlich un- zweckmäßig wäre. 2.7.1.2 Deckung Um den Ausgleich des Haushaltsplanes sowie die Liquidität nicht zu gefährden, müssen über- und außerplanmäßige Aufwendungen/Auszahlungen durch Einsparungen bei an- deren Aufwendungen/Auszahlungen oder durch Mehrerträge/-einzahlungen in entspre- chender Höhe gedeckt werden. Die Deckung muss im laufenden Haushaltsjahr gewährleistet sein. Für Investitionen, die im folgenden Haushaltsjahr fortgeführt werden, sind überplanmäßige Auszahlungen auch dann zulässig, wenn ihre Deckung erst im folgenden Jahr gewährleistet ist. In die- sem Falle erfolgt die Deckung des Mehrbedarfs durch Veranschlagung im nächsten Haushaltsjahr. 2.7.1.3 Zustimmungsverfahren Über die Leistung von über- und außerplanmäßigen Aufwendungen/Auszahlungen ent- scheidet die Stadtkämmerin. Sind die Aufwendungen/Auszahlungen erheblich, so be- dürfen sie der vorherigen Zustimmung des Rates; im Übrigen sind sie dem Rat zur Kenntnis zu geben. Bezüglich einer möglichen Einbeziehung der Beigeordneten in die- ses Verfahren wird auf Ziffer 2.7.1.3.3 verwiesen. Die Abgrenzung der Zuständigkeiten im Einzelnen erfolgt durch die Haushaltssatzung (§ 10). Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 20 Die Entscheidung über die Leistung einer über-/außerplanmäßigen Aufwendungen/Aus- zahlungen ist von dem für die Bewirtschaftung der Mittel zuständigen Amt schriftlich zu beantragen. Der Antrag ist rechtzeitig zu stellen, d. h. bereits vor Eingehen der Ver- pflichtung, die später die Mehraufwendungen bzw. Mehrauszahlungen auslöst. Im An- trag ist die Unabweisbarkeit der Aufwendungen/Auszahlungen zu begründen. Außerdem muss der Antrag einen De- ckungsvorschlag enthalten. Dieser ist ebenfalls zu begründen. 2.7.1.3.1 Zustimmungsverfahren bei Zuständigkeit des Rates Ist nach der Haushaltssatzung der Rat für die Zustimmung zuständig, so fertigt das zu- ständige Amt eine entsprechende Beschlussvorlage, die der Stadtkämmerin zur Mit- zeichnung vorzulegen ist. Das Beratungsverfahren richtet sich nach den Bestimmungen der Geschäftsordnung des Rates und der Bezirksvertretungen. Nach der Zustimmung des Rates erteilt die Kämmerei der Stadtkasse die für sie erforderliche Bewirtschaf- tungsanordnung. Das Amt und das Rechnungsprüfungsamt sind davon in Kenntnis zu setzen. 2.7.1.3.2 Verfahren bei Zuständigkeit der Stadtkämmerin Ist die Zustimmung des Rates zur Genehmigung einer über-oder außerplanmäßigen Aufwendung oder Auszahlung nicht erforderlich, richtet das Amt einen begründeten An- trag mit Deckungsvorschlag an die Stadtkämmerin. Der Antrag muss von dem / der für den entsprechenden Geschäftsbereich zuständigen Beigeordneten unterzeichnet sein. Im Falle der Genehmigung erteilt die Kämmerei der Stadtkasse die für sie erforderliche Bewirtschaftungsanordnung. Das Amt und das Rechnungsprüfungsamt sind davon in Kenntnis zu setzen. 2.7.1.3.3 Verfahren bei Zuständigkeit von Beigeordneten Sofern die Deckung einer Mehraufwendung oder Mehrauszahlung innerhalb eines Bud- gets erfolgt, wurde die Befugnis zur Genehmigung über- und außerplanmäßiger Auf- wendungen oder Auszahlungen bis zu einem in der Haushaltssatzung (§ 10 Nr. 3) fest- gelegten Höchstbetrag je Position auf den zuständigen Beigeordneten / die zuständige Beigeordnete übertragen. Die Kämmerei ist über dessen Entscheidung zu informieren und erteilt die entsprechende Bewirtschaftungsanordnung. 2.7.1.3.4 Unterrichtung des Rates Über die von der Stadtkämmerin genehmigten über- und außerplanmäßigen Aufwen- dungen oder Auszahlungen wird der Rat durch Vorlage der Kämmerei monatlich unter- richtet. In diese Vorlage werden auch die von den Beigeordneten genehmigten über- und außerplanmäßigen Aufwendungen oder Auszahlungen aufgenommen. 2.8 Inanspruchnahme der Deckungsfähigkeiten Soll ein Mehrbedarf bei einer Position durch Inanspruchnahme der unechten Deckungs- fähigkeit (Teil A. Ziffer 2.2.4) gedeckt werden, so hat das für die Bewirtschaftung der entsprechenden Position zuständige Amt vor Inanspruchnahme der Deckung die Käm- merei hierüber schriftlich zu informieren. Dabei ist auch darzulegen, dass der entspre- chende Mehrertrag sowie die dazugehörige Mehreinzahlung gesichert sind (z. B. durch Vorliegen eines entsprechenden Bewilligungsbescheides). Die Kämmerei erteilt die er- forderliche Bewirtschaftungsanordnung unter gleichzeitiger Mitteilung an das Amt und Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 21 das Rechnungsprüfungsamt. Soll ein Mehrbedarf im Rahmen der echten Deckungsfä- higkeit (Teil A. Ziffer 2.2.5) finanziert werden, so ist eine besondere Zustimmung hierzu nicht erforderlich, wenn die Umbuchung des Ansatzes im Rahmen des automatisierten Verfahrens erfolgt und wenn der Haushaltsplan einen entsprechenden Deckungsver- merk enthält. In den Fällen, in denen eine automatische Umbuchung des Ansatzes nicht möglich ist, ist vor Inanspruchnahme ein Antrag an die Kämmerei zu richten. Die Umbuchung ord- net die Kämmerei per Bewirtschaftungsanordnung unter gleichzeitiger Mitteilung an das Amt und das Rechnungsprüfungsamt an. Das Verfahren gilt für die echte Deckungsfähigkeit bei den Verpflichtungsermächtigun- gen analog. Die für die Bewirtschaftung zuständigen Ämter tragen die Verantwortung dafür, dass der durch die Deckungsfähigkeiten genehmigte Rahmen eingehalten wird. 2.9 Vorläufige Haushaltsführung Um ein fristgerechtes Inkrafttreten der Haushaltssatzung zu gewährleisten, soll die Haushaltssatzung nach den Bestimmungen der GO spätestens am 01.12. des Vorjah- res der Aufsichtsbehörde angezeigt werden (§ 80 Abs. 5 GO). Ist die Haushaltssatzung bei Beginn des Haushaltsjahres noch nicht bekannt gemacht, so sind bis zu ihrem Inkrafttreten die Vorschriften über die vorläufige Haushaltsführung nach § 82 GO anzuwenden. Während dieser Zeit dürfen ausschließlich a) die Aufwendungen entstehen bzw. Auszahlungen gel eistet werden, zu deren Leistung die Stadt rechtlich verpflichtet ist oder die für die Weiterführung notwen- diger Aufgaben unaufschiebbar sind; insbesondere dürfen Bauten, Beschaffun- gen und sonstige Investitionsleistungen fortgesetzt werden, für die im Haushalts- plan des Vorjahres Finanzpositionen oder Verpflichtungsermächtigungen vorge- sehen waren, b) Realsteuern nach den Sätzen des Vorjahres erhobe n sowie c) Kredite umgeschuldet werden. Es dürfen also insb esondere keine neuen Maß- nahmen begonnen werden. Die Bestimmungen sind eng auszulegen und unter Beachtung des Grundsatzes äußerster Sparsamkeit anzuwenden. Die Verant- wortung für ihre Einhaltung liegt bei den Ämtern. Zweifelhafte Sachverhalte sind mit der Kämmerei abzustimmen. Die Ausführungen unter 2.5.1 gelten sinnge- mäß. 3 Mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung Nach § 84 GO ist der Haushaltswirtschaft eine fünfjährige Ergebnis- und Finanzplanung zu Grunde zu legen, wobei das erste Planungsjahr jeweils das laufende Haushaltsjahr ist. Sie ist mit den Haushaltssatzungen der Folgejahre der Entwicklung anzupassen und fortzuführen. 3.1 Zuständigkeiten für die Aufstellung Die Ergebnis- und Finanzplanung werden von der Stadtkämmerin aufgestellt. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 22 4 Außerhaushaltsmäßige Wirtschaft 4.1 Verwahrgelder Verwahrgelder sind Einzahlungen, die erkennbar für die Stadt bestimmt sind, für die bei der Kasse noch keine Annahmeanordnung vorliegt, oder Einzahlungen, die irrtümlich bei der Kasse eingegangen und zurückzuzahlen oder weiterzuleiten sind. 4.2 Vorschüsse Vorschüsse sind Auszahlungen oder Belastungen im bargeldlosen Zahlungsverkehr, die nachträglich über den Haushalt abzuwickeln sind. 4.2.1 Haushaltsrechtliche Vorschüsse 4.2.1.1 Begriffsbestimmung Haushaltsrechtliche Vorschüsse sind Auszahlungen, die sich auf den Haushalt bezie- hen, aber zurzeit noch nicht im Haushalt gebucht werden können und daher zunächst nur im Vorschussbuch nachgewiesen werden (z. B. bei Auszahlungen im Zusammen- hang mit Rheinhochwasser). 4.2.1.2 Voraussetzungen für die Einrichtung Ein haushaltsrechtlicher Vorschuss kann nur eingerichtet werden, wenn a) die Verpflichtung der Stadt zur Leistung festste ht b) die Deckung der Auszahlung gewährleistet ist und c) die Auszahlung mangels konkreter Zuordnung im Ha ushalt noch nicht gebucht werden kann. 4.2.1.3 Zuständigkeiten und Verfahren für die Bewilligung, Bewirtschaftung und Auflösung von Vorschüssen Die Bewilligung eines Vorschusses ist von der AD bei der Stadtkämmerin zu beantra- gen. Die Notwendigkeit ist eingehend zu begründen. Mit der Genehmigung sind die Finanzposition einzurichten und der Höchstbetrag festzu- setzen. Die AD kann im Rahmen des festgelegten Höchstbetrages über den Vorschuss verfügen. Aus dem Vorschuss geleistete Zahlungen sind von der AD wie Zahlungen aus dem Haushalt zu überwachen (siehe Teil B, Ziffer 4). Sobald die endgültige Finanzposition im Haushalt und der Gesamtbetrag der benötigten Mittel feststeht - spätestens im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss, in dem der Vorschuss eingerichtet worden ist -ist die endgültige Übernahme in den Haushalt vorzu- nehmen. Wenn zur Abdeckung des Vorschusses über-bzw. außerplanmäßige Aufwen- dungen/Auszahlungen erforderlich sind, gilt das für diese Auszahlungen vorgeschrie- bene Verfahren (Teil A, Ziffer 2.7.1.3). Die AD, die den Vorschuss bewirtschaftet, erteilt hierfür die notwendigen Verrechnungsanordnungen. Die AD informiert die Kämmerei, wenn der Vorschuss abgewickelt ist und das Vor- schusskonto nicht mehr benötigt wird. Die Auflösung der Finanzposition ist von der Kämmerei zu veranlassen. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil A 23 4.2.2 Kassenrechtliche Vorschüsse Kassenrechtliche Vorschüsse sind Auszahlungen, die vorläufig gebucht werden und später - spätestens im Rahmen des Jahresabschlusses - abzuwickeln sind. Dazu gehö- ren z. B. Kassenfehlbeträge, die nicht ersetzt werden oder Belastungen von Kontofüh- rungsgebühren. Irrtümliche Belastungen sind unverzüglich zurückzufordern. 4.3 Sonstige außerhaushaltsmäßige Finanzpositionen 4.3.1 Bestände Auf diesen Finanzpositionen werden die gesonderten Bestände, z.B. hinterlegte Sicher- heitsleistungen in Geld, nachgewiesen. 4.3.2 Fremde Kassengeschäfte Hierbei handelt es sich um Beträge, die die Stadtkasse von einer anderen Stelle für Auszahlungen dieser Stelle erhält und die unmittelbar in den Haushalt dieser Stelle ge- bucht werden. 4.3.3 Zahlungen aufgrund von Aufgaben für einen anderen öffentlichen Aufgaben- träger Im Haushaltsplan sind keine Beträge zu veranschlagen, die von den AD direkt in den Haushalt eines anderen öffentlichen Aufgabenträgers anzuordnen sind. 4.4 Zuständigkeit für die Einrichtung der Buchungsstellen Die Gliederung und die Festlegung der außerhaushaltsmäßigen Buchungsstellen erfolgt durch die Stadtkasse. Bei haushaltsrechtlichen Vorschüssen und bei Handvorschüssen (s. Teil C, Ziffer 14) setzt die Kämmerei in Verbindung mit der Einrichtung des Vor- schusses die Buchungsstelle fest. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 24 B. Anordnungswesen 1 Allgemeines einschl. Fristen Der Haushaltsplan wird durch schriftliche Anordnungen ausgeführt. Der schriftlichen An- ordnung ist bei Dienststellen, die an die eRechnung angebunden sind, ein digitales Do- kument mit entsprechendem nachprüfbaren digitalen Workflow gleichgestellt. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. Zahlungswirksame Vorgänge sind gegenüber der Stadtkasse anzuordnen. Dies gilt auch für Sondervermögen, wenn deren Kassenge- schäfte von der Stadtkasse wahrgenommen werden. Neben den zahlungswirksamen Vorgängen, durch die die Finanzrechnung berührt wird, werden ab 01.01.2008 auch nicht zahlungswirksame Vorgänge buchungsrelevant. Dies hängt zum einen mit dem Ressourcenverbrauchskonzept des NKF zusammen und der damit einhergehenden pe- riodengerechten Zuordnung von Erträgen und Aufwendungen, zum anderen mit der nun pflichtigen Darstellung des Vermögens und der Schulden und deren Verbuchung auf Bestandskonten. Alle zahlungswirksamen und zahlungsunwirksamen Buchungen sind zeitnah vorzuneh- men, in der Regel innerhalb von 3 Tagen nach Eingang der die Buchung begründenden Unterlagen bzw. elektronischen Dokumenten. Alle für den unterjährigen Quartalsab- schluss erforderlichen zusätzlichen Buchungen (einschl. der Buchungen innerhalb der Kostenrechnung für die zutreffende Zuordnung in die Teilergebnisse) müssen bis spä- testens zu folgenden Terminen erfolgt sein: 21.04. für das 1. Quartal 21.07. für das 2. Quartal 21.10. für das 3. Quartal 21.01. für das 4. Quartal Fällt ein Termin auf einen arbeitsfreien Tag, verschiebt sich dieser auf den nächsten Ar- beitstag. 1.1 Zuständigkeit 1.1.1 Nicht zahlungswirksame Vorgänge Zuständig für die Abwicklung der Ergebnisrechnungskonten (hierbei die vom Teilergeb- nisplan betroffenen Dienststellen) und der Bestandskonten sind die Dienststellen. Die entsprechenden Mitteilungen sind unter Angabe der Gliederungsziffer vom feststel- lenden Mitarbeiter lesbar zu unterschreiben. Bei Dienststellen, die an der eRechnung angebunden sind, ersetzt ein nachprüfbarer digitaler Workflow die Unterschrift. Der digitale Stempel weist den Benutzer, die Organisationseinheit sowie die Uhrzeit der Stempelsetzung aus. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Ar- beitsschritte vollständig protokolliert werden. Die Weiterleitung entsprechender Mitteilungen an die für die Finanzen zuständige Stelle ist innerhalb der Dienststelle zu organisieren, um so eine ordnungsgemäße Buchfüh- rung zu gewährleisten. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 25 Arten nicht zahlungswirksamer Buchungsvorgänge: a) der Aufwand/Ertrag ist erst einem der Auszahlung /Einzahlung folgenden Haus- haltsjahre zuzurechnen (aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten) b) Bildung und Auflösung von (nicht mehr benötigten ) Rückstellungen c) planmäßige und außerplanmäßige Abschreibungen so wie Zuschreibung v. a. im Zusammenhang mit der Anlagenbuchhaltung d) Umbuchungen: z.B. bei abgeschlossenen Anlagen im Bau, vom Anlagevermö- gen ins Umlaufvermögen, kurzfristige in langfristige Verbindlichkeiten bei Wech- sel des Kreditinstitutes e) Schenkungen (nicht buchungsrelevant sind Schenku ngen immaterieller Vermö- gensgegenstände) f) Nicht zahlungswirksame Verrechnungen Hinsichtlich der weiteren Ausführungen zu nicht zahlungswirksamen Buchungsvorgän- gen wird auf die Dienstanweisung Anlagenbuchhaltung, die Stichwortsammlung Anla- genbuchhaltung sowie auf die Buchungsinformationen (ohne Anlagenbuchhaltung) ver- wiesen. 1.1.2 Zahlungswirksame Vorgänge Zuständig für die Abwicklung der Finanzpositionen sowie für die Einhaltung der Bestim- mungen dieser Geschäftsanweisung ist das jeweilige anordnende Amt (AD) für seinen Geschäftsbereich einschließlich der ihm zugewiesenen Bedarfsträgerämter. Aus der Angabe der Gliederungsnummer in der Spalte „Bew. Stelle“ im Finanzplan ist ersicht- lich, welches Amt bzw. welche Rechnungsstelle neben der Kämmerei gegenüber der Stadtkasse berechtigt ist, die Kassenanordnung zu erteilen. Zur Stadtkasse gehören die Hauptkasse einschließlich der mit ihr verbundenen Sonder- kassen und die Zahlstellen. Diese Einrichtungen werden nachstehend als Kasse be- zeichnet. Soweit eine Sonderkasse mit der Hauptkasse verbunden ist, gelten auch für sie die Vorschriften dieser Geschäftsanweisung. Für eine Sonderkasse, die nicht mit der Hauptkasse verbunden ist, gelten die Bestimmungen dieser Geschäftsanweisung entsprechend, soweit keine andere Regelung getroffen ist. Aus Gründen der Sicherheit ist auf eine strenge sachliche und personelle Trennung zwi- schen Anordnungswesen, Kassenwesen Anordnungswesen und Rechnungsprüfung zu achten. Bedienstete der Hauptkasse, des Rechnungsprüfungsamtes und einer Innenre- vision dürfen keine Kassenanordnungen erteilen. Die für die Zahlungsabwicklung zu- ständige Person und ihre Stellvertretung dürfen nicht Angehörige sein • -der Oberbürgermeisterin, • -der Stadtkämmerin, • -der Leitung oder der Prüfer des Rechnungsprüfung samtes oder • -der mit der Prüfung beauftragten Dritten. 1.1.3 Verfahrensregelung Vorbehaltlich der nachfolgenden Bestimmungen regelt die Stadtkämmerin oder die be- auftragte Stelle (20) die weiteren Verfahren. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 26 1.2 Aufgaben 1.2.1 Allgemeines Die zuständige sachbearbeitende Stelle (AD und/oder das Bedarfsträgeramt) ermittelt die Grundlage für jeden Zahlungsanspruch und jede Zahlungsverpflichtung und stellt diese förmlich fest. Hierbei sind Geschäfts- und Verfahrensanweisungen zu beachten. Der Kasse ist durch die AD die entsprechende Zahlungsanordnung (Annahme -oder Auszahlungsanordnung) zu erteilen; die haushaltmäßige Auswirkung ist von der AD zu überwachen. Sofern eine Sicherheitsleistung, die nicht in Geld besteht, erbracht wird, ist sie der Hauptkasse zur Verwahrung zu übergeben. Hierzu ist von der AD eine Einlieferungsan- ordnung zu erteilen. Die Auslieferung erfolgt nur aufgrund einer Auslieferungsanord- nung. 1.2.2 Zur Einzahlung auffordern Sobald die sachbearbeitende Stelle die Anspruchsgrundlage und Zahlungspflicht ge- klärt und die zahlungspflichtige Person festgestellt hat, ist die zahlungspflichtige Person zur Zahlung aufzufordern. Gleichzeitig ist gegenüber der Kasse die Annahmeanordnung zu erteilen. Die in diesem Zusammenhang eingesetzten automatisierten Verfahren sind so zu ge- stalten, dass der Annahmeanordnung für die Buchung der Sollstellung entsprechende Dateiformate beigefügt werden, die mit dem Verfahren der Kasse kompatibel sind. In der Zahlungsaufforderung sind unbedingt anzugeben: a) Bezeichnung der zahlungspflichtigen Person b) Bezeichnung der Forderung c) Höhe der Forderung d) Zeitpunkt der Zahlungspflicht (Fälligkeitstag) e) Kasse, an die die Zahlung zu leisten ist f) Kontenverbindung dieser Kasse g) vollständiges Kassenzeichen (s. Teil B, Ziffer 2 .1.2) h) Hinweis auf mögliche Folgen eines Zahlungsverzug es (z. B. Mahngebühr, Säum- niszuschlag, Verzugszinsen). Auf die Möglichkeit und die Vorteile der Zahlung durch Lastschrifteinzug ist hinzuwei- sen. Handelt es sich um Zug-um-Zug-Geschäfte, bei denen die sofortige Zahlung bei einer Zahlstelle vorgesehen ist, so ist anstelle einer besonderen Zahlungsaufforderung eine Annahmeanordnung für die Zahlstelle, verbunden mit einer vorbereiteten Quittung, zu erteilen. 1.2.3 Auszahlungen veranlassen Eine Auszahlung erfolgt nur aufgrund einer Auszahlungsanordnung. Die Anordnung ist der Kasse so rechtzeitig zuzuleiten, dass die Auszahlung fristgemäß erfolgen kann. Auszahlungen für Rechnung einer anderen Stelle (fremde Kassenmittel) sollen nur inso- weit geleistet werden, als Kassenmittel zur Verfügung stehen. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 27 1.2.4 Mitteilungspflicht an die Hauptkasse Bei einer Auszahlungsanordnung im Einzelfall über mehr als 500.000,00 Euro ist die Hauptkasse vorab unverzüglich nach Bekanntwerden des Zahlungstermins zu unter- richten. 1.3 Anordnungszwang 1.3.1 Allgemeines Die Stadtkasse darf, soweit nachfolgend nichts anderes bestimmt ist, nur aufgrund einer schriftlichen oder digitalen Anordnung (Kassenanordnung) Einzahlungen annehmen, Auszahlungen leisten, Gegenstände zur Verwahrung annehmen oder verwahrte Gegen- stände ausliefern und die damit verbundenen Buchungen vornehmen. Die Anordnung wird bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen digital und nachprüfbar ausgeführt. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Ar- beitsschritte vollständig protokolliert werden. 1.3.2 Ausnahmen vom Anordnungszwang Die Kasse ist nur berechtigt • -durchlaufende Gelder • -Einzahlungen aufgrund von Amtshilfeersuchen ande rer Kassen oder • Vollstreckungsersuchen anderer Behörden • -irrtümlich zugegangene Einzahlungen ohne Annahmeanordnung anzunehmen und ohne Auszahlungsanordnung weiterzulei- ten oder zurückzuzahlen. Die Kasse darf im bargeldlosen Zahlungsverkehr eine Zahlung ohne Annahmeanord- nung annehmen, wenn zu erkennen ist, dass sie für die Stadt bestimmt sein kann. Die möglicherweise zuständige AD erhält eine Einzahlungsmitteilung mit der Aufforderung, innerhalb der vorgegebenen Frist die Annahmeanordnung zu erteilen oder die Nichtzu- ständigkeit zu erklären. Ein zu viel überwiesener Betrag kann von der Kasse ohne Auszahlungsanordnung zu- rückgezahlt werden; die Möglichkeit der Aufrechnung bleibt unberührt. 1.3.3 Kurzkontierungen Soweit die Stadtkasse für besondere Einzahlungen zugunsten eines Amtes eine Kurz- kontierung eingerichtet hat, wenn Kassenzeichen nicht eingerichtet werden können (z. B. Ordnungswidrigkeiten), erhält das Amt Mitteilungen über die Zahlungseingänge in Dateiform. Diese sind von dem Amt unverzüglich daraufhin zu prüfen, ob die Zuordnung richtig ist. Ist dies nicht der Fall, ist die Stadtkasse unverzüglich über die betreffenden Belege zu informieren. Bei den Kurzkontierungen, bei denen die Stadtkasse aus techni- schen Gründen falsch eingegangene Buchungen nicht stornieren kann (z.B. Beistand- schaften), sind die Zahlungen unter Angabe des ursprünglichen Verwendungszwecks Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 28 umgehend an das Haupt-Girokonto der Stadtkasse zurück zu überweisen. Gleichzeitig ist die Stadtkasse über die Überweisung zu informieren. 1.4 Anordnungszeitpunkt 1.4.1 Allgemeines Die Zahlungsansprüche sind vollständig zu erfassen sowie rechtzeitig geltend zu ma- chen und einzuziehen. Zahlungsverpflichtungen sind erst bei Fälligkeit zu erfüllen (§ 24 KomHVO). Zahlungsanordnungen sind unverzüglich zu erteilen, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen: die Verpflichtung zur Leistung die zahlungspflichtige Person bzw. der Zahlungsempfänger / die Zahlungsempfängerin der Betrag und die Fälligkeit. Im Interesse der Liquiditätssicherung und der wirtschaftlichen Verwaltung der Haus- haltsmittel (z. B. Vermeidung der Inanspruchnahme von Kassenkrediten, Inanspruch- nahme von Skontoabzügen, Vermeidung von Verzugszinsen) sind alle an der Prüfung von Zahlungsansprüchen bzw. Zahlungsverpflichtungen der Stadt Köln und der Ertei- lung der Zahlungsanordnungen beteiligten Beschäftigten (einschl. der Beschäftigten der Stadtkasse) verpflichtet, eine Erledigung innerhalb der gegebenen Fristen sicherzustel- len. 1.4.2 Anordnungszeitpunkt bei Zahlungsansprüchen Gleichzeitig mit der Zahlungsaufforderung an die zahlungspflichtige Person ist die An- nahmeanordnung zu erteilen, damit a) die Kasse die Möglichkeit hat, eine rechtzeitig eingehende Zahlung einer beste- henden Forderung zuzuordnen b) die mit zusätzlichem Arbeitsaufwand verbundene V erwahrbuchung Buchung in der Klärungsliste vermieden wird c) die Kasse die Anordnung als Forderung buchen kan n in der Bilanz berücksichtigt werden kann d) die Kasse den Eingang der Zahlung überwacht und gegebenenfalls e) Vollstreckungsmaßnahmen einleitet. Eine Annahmeanordnung ist unverzüglich zu erteilen, wenn aufgrund eines Bewilli- gungsbescheides (z. B. Landeszuschuss für Baumaßnahme) oder einer Zahlungsan- kündigung Betrag und Zahlungstermin feststehen. 1.4.2.1 Verspätete Annahmeanordnung Wurde eine Zahlung ohne gleichzeitige Erteilung der Annahmeanordnung angefordert, so ist die Erteilung unverzüglich, spätestens innerhalb der von der Kasse gegebenen- falls gesetzten Frist, nachzuholen. Bis zum Eingang einer Annahmeanordnung ist die Kasse berechtigt, die Zahlung zurück zu überweisen. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 29 1.4.2.2 Nicht zugegangene Zahlungsaufforderungen Ist eine Zahlungsaufforderung nicht zugegangen, hat die AD unverzüglich nach Kennt- niserlangung die diesbezügliche Annahmeanordnung durch eine Annahme-Abgangsan- ordnung aufzuheben. 1.4.3 Anordnungszeitpunkt bei Auszahlungen Die Auszahlungsanordnung ist der Kasse so rechtzeitig zuzuleiten, dass die Zahlung fristgerecht geleistet werden kann. Dabei ist die Bearbeitungszeit der AD, der Kasse und der beteiligten Kreditinstitute zu berücksichtigen. 1.5 Versand von Kassenanordnungen Die Kassenanordnung einschließlich Anlagen ist der Kasse grundsätzlich auf dem Dienstweg verschlossen zuzuleiten. Ausnahmsweise kann dem Zahlungsempfänger / der Zahlungsempfängerin die Anordnung im verschlossenen Umschlag zur Weiterlei- tung an die Kasse ausgehändigt werden. Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wird die Kassenanordnung di- gital und nachprüfbar ausgeführt. Eine Übersendung an die Kasse entfällt somit. Glei- ches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeits- schritte vollständig protokolliert werden. 1.6 Anordnungsbefugnis 1.6.1 Allgemeines Anordnungsbefugnis ist die Berechtigung, eine Kassenanordnung gegenüber der Hauptkasse oder einer Zahlstelle zu erteilen. Die Anordnungsbefugnis wird durch Unter- schrift auf der Zahlungsanordnung, durch eine elektronische Signatur ausgeübt oder bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen digital und nachprüfbar ausgeführt. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Ar- beitsschritte vollständig protokolliert werden. 1.6.2 Anordnungsbefugnis kraft Amtes Die Oberbürgermeisterin und die Stadtkämmerin besitzen uneingeschränkte Anord- nungsbefugnis kraft Amtes für den gesamten Haushalt. Die Beigeordneten haben für ihren Geschäftsbereich uneingeschränkte Anordnungsbe- fugnis kraft Amtes; dies gilt im Rahmen des jeweils gültigen Vertretungsplans auch für den Vertretungsfall. Die Befugnisse gelten mit Dienstantritt als erteilt. Der für die Erteilung einer Anordnungsbefugnis beauftragten Stelle 201/1 ist eine Unter- schriftsprobe zuzuleiten. 1.6.3 Anordnungsbefugnis auf Antrag Sonstigen Beschäftigten kann eine Anordnungsbefugnis erteilt werden. Ausgenommen sind Beschäftigte der Hauptkasse, der Innenrevisionen und des Rechnungsprüfungs- amtes. Der Kreis der Anordnungsbefugten sowie der Umfang der jeweiligen Anord- nungsbefugnis sind auf das erforderliche Maß zu beschränken. Für die Erteilung der Anordnungsbefugnis dürfen ausschließlich sachliche Gesichtspunkte maßgebend sein. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 30 Die Erteilung einer Anordnungsbefugnis für die Amtsleitung ist durch den zuständigen Beigeordneten / die zuständige Beigeordnete, für die übrigen Beschäftigten durch die jeweilige Amtsleitung bei der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle 201/1 zu be- antragen. Zum Antrag auf Erteilung der Anordnungsbefugnis sind das für das Personalwesen zu- ständige Amt hinsichtlich der persönlichen Voraussetzungen und das Rechnungsprü- fungsamt hinsichtlich der sachlichen Notwendigkeit der beantragten Befugnis zu hören. Für das Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen sind die Anforderungen in Ziffer C 3.3.1 entsprechend zu beachten. Die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle 201/1 entscheidet über den Antrag auf Erteilung der Anordnungsbefugnis. Die Anordnungsbefugnis kann Einschränkungen enthalten, insbesondere für bestimmte Kassen (z. B. Zahlstelle) für bestimmte Finanzpositionen für einen Höchstbetrag für Stundungen für Mahn- und Zahlsperren. Weiterhin kann die Anordnungsbefugnis auf die Erteilung von Einlieferungs- und Auslie- ferungsanordnungen im Geschäftsbereich des / der Anordnungsbefugten beschränkt werden. Werden mehrere Zahlungen in einer Zahlungsanordnung zusammengefasst (Sammela- nordnung), gilt ein Höchstbetrag der Anordnungsbefugnis für jede einzelne Zahlung. Über die erteilte Anordnungsbefugnis sind a) das antragstellende Amt und von dort die anordnu ngsbefugte Person b) die betroffene Kasse c) das Rechnungsprüfungsamt und d) das für das Personalwesen zuständige Amt e) unter Beifügung einer Unterschriftsprobe der nun anordnungsbefugten Person zu unterrichten. 1.6.4 Einschränkung der Anordnungsbefugnis im Einzelfall Zur Vermeidung einer möglichen Interessenkollision darf eine Anordnungsbefugnis nicht wahrgenommen werden, wenn der / die betreffende Beschäftigte oder eine gemäß § 20 VwVfG NRW ausgeschlossene Person an dem Geschäftsvorfall beteiligt ist. Aus- genommen hiervon sind die in einem Sammelverfahren für einen größeren Personen- kreis berechneten und anzuordnenden Zahlungsansprüche oder Zahlungsverpflichtun- gen (z. B. jährliche Grundbesitzabgabenveranlagung, regelmäßige Gehaltszahlungen). 1.6.5 Änderung der Anordnungsbefugnis Die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (201/1) ist unverzüglich zu unterrichten über jede Änderung - der Gliederungsziffer des Geschäftsbereichs Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 31 - der Finanzpositionen, wenn die Anordnungsbefugnis auf bestimmte Finanzpositi- onen beschränkt ist - des Namens der anordnungsbefugten Person - in der Betragshöhe der Anordnungsbefugnis. 1.6.6 Aufhebung der Anordnungsbefugnis Die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (201/1) ist vom für das Personalwesen zuständigen Amt unverzüglich zu unterrichten, wenn sich die persönlichen Verhältnisse einer anordnungsbefugten Person derart geändert haben, dass einer Anordnungsbefug- nis jetzt nicht zugestimmt würde. Von der AD ist der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (201/1) unverzüglich schriftlich oder digital mitzuteilen, wenn dort der Grund für eine bestehende Anord- nungsbefugnis entfällt. Nach Aufhebung der Anordnungsbefugnis durch die Stadtkämmerin oder die beauf- tragte Stelle (201/1) sind Rechnungsprüfungsamt, Kasse, AD und das für das Personal- wesen zuständige Amt unverzüglich schriftlich oder digital zu unterrichten. 1.6.7 Verantwortung der anordnungsbefugten Person Die anordnungsbefugte Person bestätigt mit ihrer Unterschrift oder bei den an die e- Rechnung angebundenen Dienststellen durch die Freigabe der Buchung, dass die Aus- zahlung erfolgen soll. Sowohl bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wie auch bei den noch nicht an die eRechnung angebundenen Dienststellen prüft der dezentrale Finanzbereich, dass die sachliche, fachtechnische und rechnerische Fest- stellung von einer dazu befugten Person getroffen wurde. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Ar- beitsschritte vollständig protokolliert werden, der richtige Kassenvordruck verwendet wurde (vgl. Teil B, Ziffer 2.2), die formellen Anforderungen an die Kassenanordnung er- füllt sind (vgl. Teil B, Ziffer 2.1.2) die in Teil B, Ziffer 2.3 bis 2.7 einschließlich für die konkrete Anordnung aufgeführten Inhalte zutreffend aus den begründenden Unterlagen bzw. bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen den elektronischen Doku- menten übernommen wurden die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen vorliegen, bei Auszahlungen insbesondere die erforderlichen Mittel im Finanzplan zur Verfügung ste- hen. 1.6.8 Ausführung der Anordnung Die AD hat die Kassenanordnung so zu fertigen, dass sie von der Kasse einschließlich aller Folgemaßnahmen (z. B. Vollstreckung) ohne Rückfragen ausgeführt werden kann. 1.7 Feststellung der sachlichen, fachtechnischen und rechnerischen Richtigkeit 1.7.1 Allgemeines Gemäß § 31 Abs. 2 KomHVO sind Zahlungsanspruch bzw. Zahlungsverpflichtung auf ihren Grund und ihre Höhe zu prüfen und festzustellen; insbesondere sind der zugrun- deliegende Sachverhalt und die begründenden Dokumente zu prüfen und deren Rich- tigkeit durch Unterschrift oder einer digitalen und nachprüfbaren Ausführung (nur bei Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 32 den an die eRechnung angebundenen Dienststellen) zu bescheinigen (sachliche, fach- technische und rechnerische Feststellung). Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digi- talisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. Bei der eRechnung ist der Vorgang nach der Kontierung direkt digital an die Zentrale Finanzbuchhaltung weiterzuleiten. Die Feststellungsbescheinigungen sind umgehend vorzunehmen; die Rechnungen mit den Feststellungsvermerken sind innerhalb einer Woche an die zuständige Rechnungs- stelle weiterzuleiten. 1.7.2 Feststellungsbefugnis Die Feststellung der sachlichen, fachtechnischen und rechnerischen Richtigkeit darf nur treffen, wer alle Sachverhalte, deren Richtigkeit zu bescheinigen ist, überblicken und beurteilen kann. Die rechnerische Richtigkeit kann im technischen Bereich auch von feststellungsbefugten Bediensteten bescheinigt werden, die den Einzelfall sachlich nicht beurteilen können, soweit keine speziellen Kenntnisse vorauszusetzen sind und es sich lediglich um Nachrechenarbeiten handelt. Die feststellende Person, die in förmlichen Zahlungsanordnungen, ihren Anlagen oder den begründenden Unterlagen die sachliche oder rechnerische Richtigkeit bescheinigt, ist für die Richtigkeit der Angaben nicht verantwortlich, soweit andere Bedienstete Teil- bescheinigungen abgegeben haben oder andere feststellende Personen in Anlagen zu förmlichen Zahlungsanordnungen oder begründenden Unterlagen die Richtigkeit be- scheinigt haben. Sind Teilbescheinigungen aufgrund schriftlicher Verträge oder sonstiger Vereinbarun- gen von anderen Personen (z.B. Architekten, Ingenieuren, Bediensteten von Beteili- gungsgesellschaften) abgegeben worden, gelten die vorherigen Vorschriften entspre- chend. Hinsichtlich der Form der Feststellung wird auf Ziffer 1.7.6.1 verwiesen. Sind an der Feststellung der sachlichen Richtigkeit noch andere Bedienstete beteiligt, die z. B. die vollständige Lieferung bescheinigen oder über die für die Feststellung erfor- derlichen Fachkenntnisse z. B. auf rechtlichem, medizinischem oder technischem Ge- biet verfügen, muss aus deren (Teil-) Bescheinigung der Umfang der Verantwortung er- sichtlich sein. Eine feststellungsbefugte Person darf keine Feststellungsbescheinigung in eigener An- gelegenheit abgeben; § 20 VwVfG NRW findet Anwendung. Dazu gehört auch, dass bei eigenen Leistungen von Beteiligungsgesellschaften, sofern sie der Kernverwaltung in Rechnung gestellt werden, Bedienstete dieser Beteiligungsgesellschaft Feststellungen nicht bescheinigen dürfen. Teilbescheinigungen dürfen nur anerkannt werden, wenn kein Anlass zu Zweifeln be- steht (Plausibilitätsprüfung). 1.7.2.1 Allgemein erteilte Feststellungsbefugnis Die Befugnis, die sachliche und rechnerische Richtigkeit festzustellen und zu bescheini- gen, ist allgemein einem Beamten / einer Beamtin ab Besoldungsgruppe A 6 LBesG Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 33 NRW und einem / einer Beschäftigten ab Entgeltgruppe 5 TVöD übertragen. Dies gilt auch für eine gemäß Teil B, Ziffer 1.7.4 abzugebende Teilbescheinigung. Die Feststellungsbefugnis kann durch die Amtsleitung entzogen werden, wenn zum Zeitpunkt des Entzugs der / die Betroffene nicht in geordneten wirtschaftlichen Verhält- nissen lebt (vgl. Teil C Ziffer 3.3.1) und in einem sensiblen Aufgabenbereich eingesetzt wird. 1.7.2.2 Feststellungsbefugnis auf Antrag In besonderen Fällen kann auch anderen Beschäftigten, außer Ausbildungskräften und Beamten / Beamtinnen im Vorbereitungsdienst, die Feststellungsbefugnis übertragen werden. Die Erteilung der Feststellungsbefugnis in besonderen Fällen ist von der Amtsleitung bei der Stadtkämmerin oder bei der beauftragten Stelle 201/1 zu beantragen. Das wei- tere Verfahren regelt die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle 201/1 im Einzelfall. Rechnungsprüfungsamt und das für das Personalwesen zuständige Amt sind analog Teil B, Ziffer 1.6.3 zu beteiligen. 1.7.3 Inhalt der Feststellungsbescheinigung 1.7.3.1 Sachliche Richtigkeit Die Bestätigung der sachlichen Richtigkeit beinhaltet, dass a) das Rechtsverhältnis mit der zahlungspflichtigen Person oder dem Zahlungs- empfänger / der Zahlungsempfängerin ordnungsgemäß zustande gekommen ist und die hierfür notwendigen Kopfdaten (Name, Anschrift, ggf. Bankverbindung, usw.) ordnungsgemäß erfasst wurden b) der Zahlungsanspruch vollständig und richtig erm ittelt und festgesetzt wurde c) für die Festsetzung der zu leistenden Auszahlung ein sachlicher Grund (z. B. Be- stimmung, Vertrag, Tarif) vorliegt und die nach den Berechnungsunterlagen zu- grunde zu legenden Ansätze richtig sind d) bei der Auftragsvergabe nach den geltenden Vorsc hriften (z. B. Zuständigkeits- ordnung, Geschäftsanweisung zur Durchführung von Vergabeverfahren (GAV), Geschäfts- und Verfahrensanweisung zum Investitionscontrollingverfahren, in- terne Dienstanweisungen des Amtes) und nach den Grundsätzen der Wirtschaft- lichkeit und Sparsamkeit verfahren worden ist e) sofern keine Zahlungsverpflichtung (z. B. aus Ve rtrag) bereits besteht, die Liefe- rung oder Leistung und auch die Art ihrer Ausführung notwendig waren und der Preis angemessen und ortsüblich ist bzw. wenn eine Zahlungsverpflichtung be- reits besteht, der Preis vereinbart ist f) die Lieferung oder Leistung entsprechend der zug rundeliegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist g) bei Bauleistungen der gesetzlich vorgeschriebene Steuerabzug vorgenommen und an das Finanzamt abgeführt wird h) eine Abschlagszahlung, Vorauszahlung, Pfändung u nd Abtretung vollständig und richtig berücksichtigt worden ist. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 34 1.7.3.2 Fachtechnische Richtigkeit Soweit auf rechtlichem, technischem oder sonstigem Fachgebiet besondere Kenntnisse zur Beurteilung des Sachverhaltes vorausgesetzt werden müssen, soll die sachliche Feststellung durch eine fachtechnische Feststellung ergänzt werden. Dabei erstreckt sich die fachtechnische Feststellung im Wesentlichen auf die Bestätigung, dass a) die fachlich-rechtlichen Bestimmungen eingehalte n wurden b) die Rechnungsansätze mit dem Aufmaß und dem tats ächlichen Lieferungs- und Leistungsumfang übereinstimmen c) die technischen Berechnungen richtig sind d) die Lieferungen und Leistungen bezüglich der Bes chaffenheit und Güte einwand- frei sind und die vereinbarten Eigenschaften haben. 1.7.3.3 Rechnerische Richtigkeit Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit umfasst die Bestätigung, dass a) alle Berechnungen auf der Zahlungsanordnung und in den begründenden Doku- menten und Anlagen zur Zahlungsanordnung richtig sind b) der anzunehmende oder auszuzahlende Endbetrag ri chtig ist c) bei Sammelanordnungen die Zusammenstellung der E inzelbeträge zum Gesamt- betrag richtig ist. Änderungen an der Rechnung sind grundsätzlich nicht möglich. Bei „Baurechnungen“ sind Änderungen in den begründenden Unterlagen und Anlagen im Verlauf der Prüfung zulässig und müssen so vorgenommen werden, dass die ursprünglichen Zahlen lesbar bleiben. Die feststellende Person muss mindestens den geänderten Schlussbetrag mit Berichtigungsvermerk versehen und mit vollem Namenszug und Datum unterzeichnen. Bei der eRechnung müssen die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. Im Übrigen s. Teil B, Ziffer 3.3. 1.7.4 Teilbescheinigungen bei automatisierten Verfahren Kann bei einem automatisierten Verfahren die Feststellungsbescheinigung gemäß Teil B, Ziffer 1.7.3 nicht vollständig erteilt werden, sind stattdessen folgende Teilbescheini- gungen abzugeben: a) „Datenermittlung richtig“: Mit dieser Teilbescheinigung wird die Verantwortung dafür übernommen, dass die zu erfassenden Daten sachlich und rechnerisch richtig und vollständig ermit- telt wurden b) „Datenerfassung technisch richtig“: Mit dieser Teilbescheinigung wird die Verantwortung dafür übernommen, dass die zur Erfassung übergebenen Daten vollständig und technisch richtig erfasst wurden c) „Datenerfassung inhaltlich richtig“: Mit dieser Teilbescheinigung wird die Verantwortung dafür übernommen, dass das Ergebnis der Datenerfassung vom sachlichen Inhalt her den Vorgaben ent- spricht d) „Datenverarbeitung technisch richtig“: Mit dieser Teilbescheinigung wird die Verantwortung dafür übernommen, dass Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 35 aufgrund des erteilten Auftrages die Datenverarbeitung in technischer Hinsicht ordnungsgemäß und vollständig abgewickelt wurde (freigegebene Version) e) „Datenverarbeitung inhaltlich richtig“: Mit dieser Teilbescheinigung wird die Verantwortung dafür übernommen, dass das Ergebnis der Datenverarbeitung vom sachlichen Inhalt her den Vorgaben entspricht. 1.7.5 Ausschluss von der Feststellungsbescheinigung Bei Erteilung einer Kassenanordnung soll die Feststellungsbescheinigung nicht von der Person erteilt werden, die die Kassenanordnung anordnet. Soweit beide Befugnisse au- ßer im Vertretungsfall gemeinsam wahrgenommen werden, ist das vorherige Einver- ständnis der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (20) einzuholen. Das Rech- nungsprüfungsamt ist von der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (20) über das Einverständnis zu unterrichten. 1.7.6 Form der Feststellung 1.7.6.1 Feststellungsbescheinigung zu Zahlungsanordnungen Die sachliche, fachtechnische oder rechnerische Richtigkeit wird durch Unterzeichnung des Vermerks „Sachlich richtig“, „Fachtechnisch richtig“ oder „Rechnerisch richtig“ be- scheinigt. Diese Bescheinigung ist auf der Kassenanordnung oder auf der begründen- den Unterlage bzw. den entsprechenden Dokumenten vorzunehmen. Sie kann auch auf Anhängen, die der begründenden Unterlage anzuheften sind, vorgenommen werden (z. B. Kontierungsformblätter). Hierbei ist sicherzustellen, dass diese Anhänge so der be- gründenden Unterlage angeheftet sind, dass diese im normalen Geschäftsverkehr nicht unbeabsichtigt abgelöst werden können. Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wird die Unterschrift durch die Verwendung von Buttons ersetzt. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. Sofern derselbe / dieselbe Beschäftigte mehrere Feststellungsbescheinigungen abgibt, können diese zusammengefasst werden z. B. „Sachlich und rechnerisch richtig“, „Fach- technisch und rechnerisch richtig“, „Sachlich, fachtechnisch und rechnerisch richtig“. Durch Unterschrift auf der Kassenanordnung bzw. im Fall der an die eRechnung ange- bundenen Dienststellen durch Verwendung der entsprechenden Buttons bescheinigt die anordnungsbefugte Person, dass die Feststellungsbescheinigungen ordnungsgemäß vorliegen. Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen entfällt diese Unter- schrift. 1.7.6.2 Feststellungsbescheinigung bei Allgemeinen Annahmeanordnungen oder Auszahlungsanordnungen für den Lastschriftverkehr Hat die AD eine Allgemeine Annahmeanordnung (s. Teil B, Ziffern 2.3.4 und 2.3.6) oder eine Allgemeine Auszahlungsanordnung für den Lastschriftverkehr (s. Teil B, Ziffer 2.3.5) erteilt, ist von der AD nachträglich die sachliche und rechnerische Richtigkeit der von der Kasse angenommenen oder ausgezahlten Beträge zu prüfen. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 36 Der AD bleibt es unbenommen, die Kasse auf Fehler hinzuweisen. Ergeht keine „Feh- lermeldung“ an die Kasse, sind die Kassenbuchungen korrekt durchgeführt und die sachliche und rechnerische Richtigkeit gilt als bestätigt. 1.7.7 Verantwortung des / der Feststellenden Die feststellende Person trägt die Verantwortung für die von ihr abgegebene Feststel- lungsbescheinigung. 1.7.8 Alternative Unterschriftsformen Anders als bei der Unterschrift der anordnungsbefugten Person ist bei der Unterschrift der feststellungsbefugten Person aus Kassensicht auch die Nutzung einer Namenskür- zung, gescannten Unterschrift, digitalen Signatur oder eines Namenszug-Stempels möglich, da hierdurch die Verantwortung der anordnungsbefugten Person nicht einge- schränkt wird. 2 Kassenanordnungen 2.1 Allgemeines 2.1.1 Arten von Kassenanordnungen Eine Kassenanordnung ist eine Zahlungsanordnung; diese ist Grundlage der Annahme einer Einzahlung oder Leistung einer Auszahlung sowie der damit verbundenen Bu- chung Ein- und Auslieferungsanordnung; diese ist Grundlage für Annahme, Aufbewahrung und Wiederauslieferung von Gegenständen und für die damit verbundene Buchung. 2.1.2 Ausfüllhinweise Die Kassenanordnung ist der Kasse gegenüber schriftlich mit dem hierfür zugelassenen Vordruck oder mit einem digitalen Dokument zu erteilen. Die Kassenanordnung muss dokumentenecht ausgefüllt sein. Ist es zugelassen, hand- geschriebene Kassenanordnungen zu erteilen, ist auf eine deutlich lesbare Schrift und eine exakte Zahlenangabe Wert zu legen (s. Teil B, Ziffer 2.3.1.2 und 2.3.2.2). Dem gleichzustellen sind die digitalen Dokumente sowie die Stempel bei den an die eRech- nung angebundenen Dienststellen. Gleiches gilt auch, wenn in einem vollständig digita- lisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. Handschriftlich erstellte Kassenanordnungen sollen nicht geändert werden. Änderungen in den Betragsfeldern, bei den Empfängerangaben einschl. deren Bankverbindung bzw. bei der Bezeichnung der zahlungspflichtigen Person sind in jedem Fall unzulässig. Im Übrigen sind, soweit das Erstellen einer neuen Kassenanordnung einen unverhältnis- mäßig hohen Aufwand verursachen würde, Änderungen so durchzuführen, dass die alte Eintragung noch lesbar bleibt. Solche Änderungen sind durch die Unterschrift einer an- ordnungsbefugten Person besonders zu bestätigen. Bei den an die eRechnung ange- bundenen Dienststellen wird die Unterschrift durch die hierfür vorgesehene Kennzeich- nung (Stempel) des Vorgangs ersetzt. Nachtragungen in Kassenanordnungen sind un- möglich zu machen. Angaben auf maschinell erstellten Kassenanordnungen (alle nicht handschriftlich gefertigten) dürfen nicht geändert werden. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 37 In der Kassenanordnung ist unbedingt das vollständige Kassenzeichen anzugeben. Vollständige Kassenzeichen sind: bei Konten des Finanzplanes und der Sonderhaushalte: Finanzposition und Beleg-Nr. Vertragsgegenstandsnummern (ehemalige Personenkonten): Hinsichtlich der Schreibweise ist die Vorgabe der Kasse zu beachten. Sofern für die weitere Bearbeitung bei der Kasse ein automatisiertes Verfahren eingesetzt wird, ist die Kassenanordnung entsprechend den Verfahrensbedingungen auszufüllen. Die Kasse weist eine Kassenanordnung zurück, die ungenügend ausgefüllt ist, nicht der vorgeschriebenen Form entspricht oder sonst zu Bedenken Anlass gibt. 2.1.3 Unterschrift Die Kassenanordnung ist von einer anordnungsbefugten Person dokumentenecht zu unterschreiben; die Unterschrift muss der bei der Kasse hinterlegten Unterschriftsprobe entsprechen. Die Unterschrift ist ein individueller Schriftzug, der die Identität des / der Unterzeichnen- den kennzeichnet, einmalig ist, entsprechende charakteristische Merkmale aufweist und sich als Unterschrift eines Namens darstellt. Eine dritte Person, die den Namen des / der Unterzeichnenden kennt, muss diesen Namen aus dem Schriftbild noch herausle- sen können. Die Unterschrift muss auch erkennen lassen, dass es sich um eine endgül- tige Erklärung und nicht nur um die Abzeichnung eines Entwurfs handelt. Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wird die Unterschrift durch ei- nen digitalen und nachprüfbaren Workflow ersetzt. Gleiches gilt, wenn in einem voll- ständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokol- liert werden. Die Unterschrift mittels digitaler Signatur ist nach Schaffung der Voraussetzungen zu- lässig. 2.2 Vordrucke Vordrucke für Kassenanordnungen werden von der Kämmerei/Stadtkasse entwickelt und sind nach Zustimmung vom Zuständigen für die Zahlungsabwicklung und dem Rechnungsprüfungsamt zugelassen. Nach Unterrichtung der AD sind diese ausschließ- lich zu verwenden. Die Kämmerei/Stadtkasse führt das Verzeichnis der zugelassenen Vordrucke für Kas- senanordnungen und stellt diese ins Intranet ein. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 38 2.3 Zahlungsanordnungen 2.3.1 Annahmeanordnungen 2.3.1.1 Allgemeines Eine Annahmeanordnung ist die Grundlage für die Kasse, eine Forderung im Soll zu bu- chen, eine eingehende Zahlung entgegenzunehmen und bei Verzug Beitreibungsmaß- nahmen zu ergreifen. Die Annahmeanordnung ist für jeden Einzelfall zu erteilen. Eine Sammel-Annahmeanordnung, bei der mehrere Zahlungspflichtige zusammenge- fasst werden, kann nur erteilt werden, wenn diese dem Buchungsverfahren der Kasse entspricht. Wird eine Annahmeanordnung im automatisierten Anordnungsverfahren er- stellt, so ist das Verfahren so einzurichten, dass für die Soll-Buchung bei der Kasse ent- sprechende Dateiformate erstellt werden, die mit dem Verfahren der Kasse kompatibel sind. Für eine Einzahlung bei einer Zahlstelle ist eine Annahmeanordnung zu erteilen, die mit einem Quittungsvordruck verbunden ist. 2.3.1.2 Inhalt einer Annahmeanordnung a) Zahlungspflichtiger / Zahlungspflichtige Die zahlungspflichtige Person ist so einwandfrei zu bezeichnen, dass ohne Rück- frage der Kasse bei der AD eventuell notwendige Mahnungen oder Vollstre- ckungsmaßnahmen erfolgen können. Hierzu gehört insbesondere die Angabe der vollständigen Anschrift und, sofern möglich, des Geburtsdatums (im dafür vorgesehenen Feld, hilfsweise im Feld „Objektbezeichnung“). Die nachträgliche Änderung der zahlungspflichtigen Person in einem Kassenzeichen ist grundsätz- lich nicht zulässig. Ausnahmen bedürfen in jedem Einzelfall der Zustimmung des Zuständigen für die Zahlungsabwicklung und sind nur im Einvernehmen mit dem Rechnungsprüfungsamt zulässig. b) Zahlungsgrund Der Zahlungsgrund ist so anzugeben, dass aus ihm bei einer Mahnung oder Voll- streckung der Sachverhalt eindeutig erkannt werden kann. Hierzu gehört zwin- gend die Angabe des Bescheid bzw. Rechnungsdatums sowie des Aktenzei- chens der AD bzw. des dieser zugewiesenen Bedarfsträgeramtes, sofern dieses nicht mit dem Kassenzeichen übereinstimmt. Des Weiteren sind auch die sach- bearbeitende Person sowie deren Telefonnummer anzugeben. c) Betrag Der Betrag ist in Ziffern und in Buchstaben so anzugeben, dass weder Irrtümer entstehen noch Fälschungen vorgenommen werden können. Der Betrag bezieht sich auf die im betroffenen Haushaltsjahr für die Haushaltswirtschaft festgelegte Währung. Der Betrag in Ziffern ist in dem dafür vorgesehenen Feld linksbündig ohne Füll- und/oder Sperrzeichen einzutragen. Cent-Beträge sind mit einem Komma abzu- trennen; null Cent sind mit „00“ anzugeben. Bei maschinell erstellten Annahmeanordnungen sollte die Betragswiederholung in Buchstaben einstellig aufgeteilt dargestellt werden. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 39 Beispiel: 8.150,40 = Tausender Hunderter Zehner Einer: Acht Eins Fünf Null Eine Betragswiederholung in Buchstaben als Zahlwort ist nach dessen Ende mit einem Sperrzeichen abzuschließen (z. B.“ -/ -„ oder „ ------„). Um Fälschungen vorzubeugen, sind Beträge, die mit Einhundert, Eintausend oder Einhunderttau- send beginnen, in Buchstaben als „Hundert ...“, „Tausend ...“ oder „Hunderttau- send ...“ zu schreiben. Cent-Beträge sind nicht zu wiederholen. d) Fälligkeit Für jede Forderung ist der Fälligkeitstag anzugeben; dies gilt auch dann, wenn die Annahmeanordnung erst nachträglich aufgrund einer Einzahlungsmitteilung erteilt wird. Soweit trotz Fälligkeit nicht oder nicht vollständig gezahlt wurde, sind a) -Beitreibungsmaßnahmen (z. B. Mahnung, Vollstrec kung) möglich b) -ggf. Säumniszuschläge zu fordern oder c) -ggf. Verzugsschäden (z. B. Verzugszinsen) oder Vertragsstrafen geltend zu machen. e) Haushaltsjahr Die Annahmeanordnung ist unter Berücksichtigung der Kassenwirksamkeit für das Haushaltsjahr zu erteilen, in dem die Forderung fällig wird. f) Kassenzeichen In der Annahmeanordnung ist das Kassenzeichen (s. Teil B, Ziffer 2.1.2) voll- ständig einzusetzen. Verschiedenartige Forderungen mit dem gleichen Kassen- zeichen (z. B. Tilgung, Zinsen) können nur dann in einer Annahmeanordnung zu- sammengefasst werden, wenn diese dem Buchungsverfahren der Kasse ent- sprechen. g) Rechtsnatur der Forderung Die AD muss der Kasse bei Neueinrichtung einer Hauptforderung im Kassenver- fahren bestätigen, ob in der betreffenden Finanzposition öffentlich-rechtliche oder privatrechtliche Forderungen verwaltet werden und ob und nach welcher gesetz- lichen Regelung Säumniszuschläge zu berechnen sind. Die Bestätigung der AD erfolgt durch die dortige Amtsleitung. Die Amtsleitung ist berechtigt, diese Befug- nis auf die Abteilungsleitungsebene zu delegieren. Die Kasse ist hierüber zu in- formieren. Liegt der Zeitpunkt der Verjährung innerhalb eines Jahres nach Erteilung der An- nahmeanordnung, ist dieses der Kasse besonders mitzuteilen. h) Datum der Anordnung und Unterschrift einer anord nungsbefugten Person Jede Annahmeanordnung ist mit dem Datum der Ausstellung zu versehen und von einer anordnungsbefugten Person zu unterschreiben. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 40 i) Fundstelle der begründenden Unterlage Soweit die begründende Unterlage bzw. die begründenden Dokumente nicht bei- gefügt werden darf oder kann, ist deren Fundstelle anzugeben (s. Teil B, Ziffer 3.3.1). 2.3.2 Auszahlungsanordnungen 2.3.2.1 Allgemeines Eine Auszahlungsanordnung ist die Grundlage für alle Kassen, eine Zahlung zu leisten und die damit verbundenen Buchungen vorzunehmen. Eine Auszahlungsanordnung ist für jeden Einzelfall zu erteilen. Im Überweisungsverfah- ren sind die Möglichkeiten zu nutzen, den Zahlungsverkehr automatisiert abzuwickeln. Folgende Auszahlungsanordnungen sind möglich a) Auszahlungsanordnung zur Bar- und Scheckzahlung b) Auszahlungsanordnung zur Giroüberweisung c) Allgemeine Anordnung für Auszahlungen. Wird im automatisierten Anordnungsverfahren eine Anordnung für den Einzelfall erteilt, gelten hierfür ebenfalls die Vorschriften gemäß Teil B, Ziffer 2.3.3. 2.3.2.2 Inhalt einer Auszahlungsanordnung a) Zahlungsempfänger / Zahlungsempfängerin Die zahlungsempfangsberechtigte Person ist so eindeutig zu bezeichnen, dass die Zahlung an sie einwandfrei geleistet werden kann. Hierzu gehört insbeson- dere die Angabe der vollständigen Anschrift. Bei einer Barauszahlungsanord- nung ist entweder zusätzlich zum Empfänger / zur Empfängerin eine empfangs- berechtigte Person anzugeben oder eine nachträgliche Angabe einer empfangs- berechtigten Person unmöglich zu machen (z. B. Streichen des Feldes). b) Zahlungsweg Bei bargeldloser Auszahlung sind zusätzlich zu den Angaben der empfangsbe- rechtigten Person auch die IBAN und das Kreditinstitut anzugeben. Bei einer Auswahlmöglichkeit zwischen verschiedenen Bankverbindungen ist vorrangig ein Konto bei der Sparkasse KölnBonn oder einer anderen Sparkasse anzugeben. c) Zahlungsgrund Hier sind neben dem vom Empfänger / von der Empfängerin gewünschten Ver- wendungszweck auch der Zahlungsgrund anzugeben, um bei eventuellen Rück- läufen die Zahlung zuordnen zu können. d) Betrag Der Betrag ist in Ziffern und in Buchstaben so anzugeben, dass weder Irrtümer entstehen noch Fälschungen vorgenommen werden können. Der Betrag bezieht sich auf die im betroffenen Haushaltsjahr für die Haushaltswirtschaft festgelegte Währung. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 41 Der Betrag in Ziffern ist in dem dafür vorgesehenen Feld linksbündig ohne Füll- und/oder Sperrzeichen einzutragen. Cent-Beträge sind mit einem Komma abzu- trennen; null Cent sind mit „00“ anzugeben. Bei der maschinell erstellten Auszahlungsanordnung sollte die Betragswiederho- lung in Buchstaben einstellig aufgeteilt dargestellt werden. Beispiel: 8.150,40 = Tausender Hunderter Zehner Einer: Acht Eins fünf Null Eine Betragswiederholung in Buchstaben als Zahlwort ist nach dessen Ende mit einem Sperrzeichen abzuschließen (z. B. „-/ -“ oder „------“). Um Fälschungen vorzubeugen, sind Beträge, die mit Einhundert, Eintausend oder Einhunderttau- send beginnen, in Buchstaben als „Hundert ...“, „Tausend ...“ oder „Hunderttau- send ...“ zu schreiben. Cent-Beträge sind nicht zu wiederholen. e) Fälligkeit Bei einer Auszahlungsanordnung ist immer ein Fälligkeitsdatum anzugeben. Eine Auszahlung mit vorgegebenem Fälligkeitstag muss spätestens 1 Arbeitstag vor dem genannten Fälligkeitstermin bei der Stadtkasse vorliegen, um eine ter- mingerechte Zahlung sicherzustellen. f) Haushaltsjahr Die Auszahlungsanordnung ist unter Berücksichtigung der Kassenwirksamkeit für das Haushaltsjahr zu erteilen, in dem die Zahlung fällig wird. g) Kassenzeichen Auf jeder Auszahlungsanordnung ist das Kassenzeichen (s. Teil B, Ziffer 2.1.2) vollständig anzugeben. Bezieht sich eine Zahlungsverpflichtung auf mehrere Kassenzeichen, so sind die in Betracht kommenden Teilbeträge auf die entsprechenden Kassenzeichen in der Auszahlungsanordnung aufzuschlüsseln. Die Aufschlüsselung erfolgt auf der Auszahlungsanordnung oder auf einem besonderen Aufteilbeleg. h) Beleg-Nummer Jede Auszahlungsanordnung ist im Verfahren für die automatisierte Führung der Finanzbuchhaltung (Automatisiertes Anordnungsverfahren) zu erfassen; diese Eintragung ist durch Übernahme der entsprechenden Beleg-Nr. in die Anordnung zu bestätigen. i) Datum der Anordnung und Unterschrift einer anord nungsbefugten Person Jede Auszahlungsanordnung ist mit dem Datum der Ausstellung zu versehen und von einer anordnungsbefugten Person zu unterschreiben. Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wird die Unterschrift durch die hierfür vorgesehene Kennzeichnung (Stempel) des Vorgangs ersetzt. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechen- den Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. j) Fundstelle der begründenden Unterlage Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 42 Soweit die begründende Unterlage bzw. die begründenden Dokumente nicht bei- gefügt werden darf oder kann, ist deren Fundstelle anzugeben (s. Teil B, Ziffer 3.3.1). 2.3.3 Automatisiertes Anordnungsverfahren 2.3.3.1 Allgemeines Eine Anordnung, insbesondere wenn mehrere zahlungspflichtige bzw. zahlungsempfangsberechtigte Personen in Sammelanordnungen zusammengefasst werden, ist möglichst automatisiert zu erstellen. Die hierzu erforderlichen automatisierten Verfahren zur Ermittlung von Ansprüchen oder Zahlungsverpflichtungen der Stadt Köln einschließlich der Verfahren für die automati- sierte Führung der Finanzbuchführung (Automatisiertes Anordnungsverfahren) müssen den Anforderungen des § 28 Abs. 5 KomHVO genügen. Sie sind darüber hinaus organi- satorisch so zu gestalten, dass der Kasse mit der Anordnung Datenträger oder Dateien für Buchung und ggf. Zahlbarmachung zur Verfügung gestellt werden, die mit den Ver- fahren der Kasse kompatibel sind. Bezüglich der Zahlbarmachung müssen sie den je- weils gültigen Bedingungen des Kreditgewerbes entsprechen. Verteilt sich der Betrag einer Sammelanordnung auf mehrere Kassenzeichen, ist hier- über eine Buchungsliste beizufügen. Bei einer Sammelauszahlungsanordnung ist au- ßerdem eine Liste über den Inhalt der Datei für die Zahlbarmachung (Inhaltsliste) beizu- fügen; über Abweichungen in begründeten Einzelfällen entscheidet die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle 201/1 nach Stellungnahme durch das Rechnungsprüfungs- amt. Bei Einführung oder Änderung eines automatisierten Anordnungsverfahrens sind das Rechnungsprüfungsamt und die Kämmerei/die Stadtkasse rechtzeitig zu beteiligen. We- gen der unbedingt notwendigen Kompatibilität der Schnittstellen zu den Verfahren der Kasse ist vor Einführung oder vor Einsatz geänderter Versionen die Zustimmung des Zuständigen für die Zahlungsabwicklung erforderlich. Programme sind vor ihrer Anwen- dung durch das Rechnungsprüfungsamt gem. § 103 Abs. 1 GO zu prüfen. Bei der Anwendung eines automatisierten Anordnungsverfahrens bleibt die AD für die gesamte Aufgabenerledigung verantwortlich. Das gilt auch, wenn die Datenverarbeitung einer anderen Stelle (z. B. Informationsverarbeitende Stelle) zugeordnet ist. Die Zulassung zu Direkteingaben in das Kassenverfahren PSCD erfolgt auf Antrag der AD an 201/1. Der Antrag ist durch die Amtsleitung oder einer für den betroffenen Kas- senzeichen-Bereich unbeschränkt anordnungsbefugten Person zu unterschreiben. Die AD übernimmt die alleinige Verantwortung dafür, dass in dem eigenen Geschäftsbe- reich nur Personen über Zugriffe im Kassenverfahren verfügen, die über die notwendige fachliche Zuverlässigkeit als Sachbearbeiter / Sachbearbeiterinnen verfügen. Von der AD ist unverzüglich schriftlich mitzuteilen, wenn dort der Grund für eine beste- hende Zulassung entfällt (z. B. Personalwechsel). 2.3.3.2 Datenermittlung und Datenerfassung Die AD ist für die richtige und vollständige Ermittlung der Angaben verantwortlich, die für die Berechnung der Zahlungsansprüche oder Zahlungsverpflichtungen erforderlich Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 43 sind. Einzelheiten und Abgrenzung der Verantwortung für die Datenermittlung und die Datenerfassung sind in der Verfügung über die Einführung des jeweiligen Verfahrens zu regeln. 2.3.3.3 Erteilen der Zahlungsanordnungen Für den im automatisierten Verfahren ermittelten und festgesetzten Anspruch oder die Zahlungsverpflichtung ist der Kasse eine Zahlungsanordnung zu erteilen. Teil B, Ziffern 2.3.1 und 2.3.2 sind zu beachten. 2.3.3.4 Dateiverwaltung Über die gespeicherten Daten ist nur die dafür verantwortliche AD verfügungsberech- tigt. Dieses gilt auch dann, wenn die Speicherung bei einer anderen Stelle (z. B. Be- darfsträgeramt, Informationsverarbeitende Stelle) erfolgt. Es ist sicherzustellen, dass Veränderungen und Auswertungen oder Zugriffe anderer Stellen nur auf Veranlassung oder mit Zustimmung der AD erfolgen. Die Befugnisse des Rechnungsprüfungsamtes bleiben unberührt. 2.3.3.5 Aufbewahrungsfristen für Dateien Soweit begründende Unterlagen in Dateiform bestehen, sind die Bestimmungen über die Aufbewahrung von Belegen zu beachten (siehe Teil C, Ziffer 11.4). Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist muss sichergestellt sein, dass die Daten jederzeit lesbar ge- macht werden können. 2.3.4 Allgemeine Annahmeanordnungen für Einnahmen Für Zahlungsansprüche, die dem Grunde nach häufig anfallen, von der die zahlungs- pflichtige Person oder die Höhe des Betrages vorher nicht feststeht, kann eine allge- meine Annahmeanordnung erteilt werden. Über einen entsprechenden Antrag der AD, der an die Kämmerei/die Stadtkasse zu richten ist, entscheidet die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (201/1) nach Stellungnahme durch den Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung. Mit der Entscheidung ist das Verfahren (Vordrucke, Feststellungs- bescheinigungen, Mittelbewirtschaftung usw.) im Einzelnen zu regeln. 2.3.5 Allgemeine Auszahlungsanordnungen für den Lastschriftverkehr / Dauerauf- trag 2.3.5.1 Allgemeines Die AD kann in Abstimmung mit der Stadtkasse in solchen Fällen eine Anordnung für den Lastschriftverkehr erteilen, wenn zu erwarten ist, dass die zahlungsempfangende Person ordnungsgemäß abrechnet und ihre Forderung zeitlich und der Höhe nach ab- zuschätzen ist. Hierzu ist erforderlich, dass die Abbuchungen mit einem bestimmten Ordnungsbegriff im Verwendungszweck erfolgen. Dieser ist in Abstimmung mit der Stadtkasse festzulegen. Die entsprechende Ermächtigung, Forderungen durch Last- schrifteinzug vom Konto der Kasse abbuchen zu lassen, ist von dieser Kasse nur zu er- teilen, wenn die ermächtigte Person sicherstellt, dass die Abbuchung zweifelsfrei dem richtigen Ordnungsbegriff zugeordnet werden kann. Die Auszahlungsanordnung für den Lastschriftverkehr ist von einer anordnungsbefugten Person zu unterschreiben, deren Befugnis in der Betragshöhe nicht eingeschränkt ist. Die erteilte Auszahlungsanordnung für den Lastschriftverkehr gilt bis zu ihrem Widerruf Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 44 auch über das Ende des Haushaltsjahres hinaus. Jede Änderung der Bestandteile der erteilten Anordnung erfordert eine Änderungsanordnung. Entfällt der Zahlungsgrund, ist die Kasse rechtzeitig schriftlich anzuweisen, die Lastschrifteinzugsermächtigung aufzu- heben. Die zu den jeweiligen Ordnungsbegriffen erfolgten Lastschriften können auf den Kontie- rungsobjekten der AD eingesehen werden. Schriftliche Benachrichtigungen der Stadt- kasse erfolgen nicht mehr. Bei allen Lastschriften ist nachträglich unverzüglich die sach- liche und rechnerische Feststellung auf den der AD unmittelbar übersandten Rechnun- gen (begründende Unterlagen) zu bescheinigen. Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wird die Bescheinigung durch die hierfür vorgesehene Kennzeichnung (Stempel) des Vorgangs ersetzt. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. Ergibt sich bei der Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit eine Unstim- migkeit über die Höhe der Lastschrift, ist diese von der AD mit der lastschrifteinzugsbe- rechtigten Person zu klären. Ist die Belastung zu hoch, hat die AD den zu hoch belaste- ten Betrag zurückzufordern und der Kasse eine Annahmeanordnung zu erteilen. War die Belastung zu gering, kann eine zusätzliche Belastung erfolgen. Wenn der Lastschrift im Einzelfall zu widersprechen ist, ist der Kasse unverzüglich eine entsprechende Mitteilung zu geben, die von einer anordnungsbefugten Person unter- schrieben sein muss. Da in diesen Fällen die begründenden Unterlagen nicht der Kassenanordnung beigefügt werden können, haben die AD sicherzustellen, dass die Aufbewahrungsfristen (siehe Teil C, Ziffer 11.4) beachtet werden. Die Buchung eines Dauerauftrags ist ebenfalls möglich. Die erforderlichen Auszah- lungsanordnungen sind über die Rechnungsstelle für die einzelnen Zahlungstermine zu erfassen. Eine gesonderte Information an die Stadtkasse ist nicht mehr notwendig. Hat die AD die Wahl zwischen der Erteilung einer Lastschrifteinzugsermächtigung und der Einrichtung eines Dauerauftrages, so ist der Dauerauftrag vorzuziehen. 2.3.5.2 Einmalige Belastung Besteht eine Zahlungsverpflichtung, wobei der endgültige Betrag erst nach erfolgter Be- lastung auf dem Girokonto der Kasse bekannt wird (z. B. Zahlung in ausländischer Währung, Wertpapierankauf), so ist hierfür eine Allgemeine Auszahlungsanordnung für eine einmalige Belastung zu erteilen. Die anordnende Person muss mindestens bis zur Höhe des voraussichtlich zu zahlenden Euro-Betrages anordnungsbefugt sein. Aufgrund der von der Kasse übersandten Zahlungsanzeige ist der Zahlungsvorgang von der AD nachträglich bestands-oder erfolgswirksam zu buchen. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 45 2.3.6 Allgemeine Zahlungsanordnung für Auszahlungen Für eine regelmäßig wiederkehrende Zahlungsverpflichtung, für die der Zahlungsgrund und die empfangsberechtigte Person, nicht aber die Höhe des fälligen Betrages, fest- stehen und bei einer geringfügigen Auszahlung, für die eine sofortige Barzahlung üblich ist, kann eine allgemeine Zahlungsanordnung für Auszahlungen erteilt werden. Über ei- nen entsprechenden Antrag der AD, der an die Kämmerei/die Stadtkasse zu richten ist, entscheidet die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (201/1) nach Stellungnahme durch das Rechnungsprüfungsamt. Mit der Entscheidung ist das Verfahren (Vordrucke, Feststellungsbescheinigungen, Mittelbewirtschaftung usw.) im Einzelnen zu regeln. Da in diesen Fällen die begründenden Unterlagen nicht der Kassenanordnung beigefügt werden können, haben die AD sicherzustellen, dass die Aufbewahrungsfristen (siehe Teil C, Ziffer 11.4) beachtet werden. 2.4 Verrechnungsanordnungen Der Ausgleich innerstädtischer Forderungen ist grundsätzlich durch nicht zahlungswirk- same Anordnungen vorzunehmen (siehe Teil B. Ziffer 1.1.1. Buchst. f). Sofern dennoch eine nicht zahlungswirksame Buchung über die Stadtkasse erfolgen soll, ist hierzu die Zustimmung des Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung erforder- lich. 2.5 Einlieferungs- und Auslieferungsanordnungen 2.5.1 Allgemeines Die Stadtkasse übernimmt die Verwahrung von Wertgegenständen (s. Teil C, Ziffer 15) nur aufgrund einer schriftlichen Einlieferungsanordnung. Eine Herausgabe erfolgt nur aufgrund einer schriftlichen Auslieferungsanordnung. Für begründete Ausnahmefälle kann eine allgemeine Anordnung für die Verwahrung von Wertgegenständen erteilt werden. Über einen entsprechenden Antrag der AD, der an die Kämmerei/Stadtkasse zu richten ist, entscheidet die Stadtkämmerin oder die be- auftragte Stelle (201/1) nach Stellungnahme durch das Rechnungsprüfungsamt. Die Einlieferung eines Zweitschlüssels erfolgt aufgrund eines Schreibens der AD in dop- pelter Ausfertigung. Er ist im verschlossenen Umschlag zusammen mit dem Schreiben an die Kasse zu übergeben. Der Schlüssel ist in dem Schreiben näher zu bezeichnen (z. B. Hersteller, Schlüsselnummer). Die Zweitausfertigung des Schreibens erhält die AD quittiert zurück. Eine vorübergehende oder endgültige Auslieferung eines Zweit- schlüssels, erfolgt aufgrund schriftlicher Anforderung der AD in doppelter Ausfertigung gegen Empfangsbestätigung. Bei Wiedereinlieferung des Zweitschlüssels erhält das Amt eine Ausfertigung des Anforderungsschreibens mit Quittung zurück. 2.5.2 Inhalt der Einlieferungs- und Auslieferungsanordnung a) Einliefernde bzw. empfangsberechtigte Person Die einliefernde Person ist einwandfrei zu bezeichnen. Bei Auslieferung des Wertgegenstandes muss die Kasse in der Lage sein, die Zustellung oder Über- gabe an die empfangsberechtigte Person ordnungsgemäß durchzuführen. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 46 b) Bezeichnung des Wertgegenstandes Der Wertgegenstand ist auf der Anordnung genau zu bezeichnen, damit er ein- deutig im Werteverzeichnis erfasst werden kann und es bei der Auslieferung zu keiner Verwechslung kommt. c) Betrag In das Betragsfeld sind nur Euro-Werte einzutragen. Beträge in einer anderen Währung sind in Euro umzurechnen. Je nach Einzelfall sind anzugeben bei • -Wertpapieren oder Urkunden über Kapitalbeträge d er Nennwert • -Sparbüchern das dort ausgewiesene Guthaben bei E inlieferung • -Kostbarkeiten der Schätz-bzw. Versicherungswert • -sonstigen Gegenständen ein fiktiver Stückwert von 1,00 Euro. In Zweifelsfällen hat die AD den einzutragenden Betrag vorher mit der Kasse ab- zustimmen. d) Ausstellungsdatum und Unterschrift Jede Einlieferungs- und Auslieferungsanordnung ist mit dem Datum der Ausstel- lung zu versehen und von einer anordnungsbefugten Person zu unterschreiben. 2.5.3 Einlieferung von Wertgegenständen Der Wertgegenstand ist unmittelbar bei der Kasse einzuliefern. Geht er bei der AD ein, so ist er unverzüglich an die Kasse weiterzuleiten. Werden der Stadt Köln Wertpapiere als Sicherheit angeboten, so veranlasst die AD die sicherheitsleistende Person, die Wertpapiere bei einem Geldinstitut zu hinterlegen und sie zugunsten der Stadt Köln zu verpfänden oder sie unmittelbar in das Depot der Hauptkasse bei der Sparkasse KölnBonn übertragen zu lassen. Der Depotschein und die Bestätigung über die Verpfändung sind der Hauptkasse zur Verwahrung einzulie- fern. Wird eine sonstige Urkunde (z. B. Hypotheken-, Grund- und Rentenschuldbrief, Depot- schein bzw. Depotquittung, Schuldversprechen, Schuldanerkenntnis, Verpfändungser- klärung, Bürgschaftserklärung Dritter, Sparbuch, Kfz-Brief), die ein Vermögensrecht ver- brieft oder nachweist, so dass das in ihr verbriefte Recht auch ohne den Besitz der Ur- kunde ausgeübt werden kann, eingeliefert, so sind die über die bloße Verwahrung der Urkunde hinausgehenden notwendigen Maßnahmen zur Sicherung der städtischen For- derung zusätzlich durch das einliefernde Amt zu ergreifen. Besteht die Sicherheitsleistung aus einem Geldbetrag, so veranlasst die AD, dass der Geldbetrag auf ein besonderes Sparkonto eingezahlt und zugunsten der Stadt Köln ver- pfändet wird. Ein entsprechender Nachweis des Kreditinstituts über den Verpfändungs- vermerk ist ebenfalls bei der Hauptkasse zur Verwahrung einzuliefern. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 47 Scheck und Wechsel dürfen als Sicherheitsleistung nicht angenommen werden. Eine Bürgschaftserklärung muss den ausdrücklichen Verzicht auf die Einrede der Voraus- klage enthalten. 2.5.4 Auslieferung von Wertgegenständen Die Auslieferung des verwahrten Wertgegenstandes erfolgt nur aufgrund einer schriftli- chen Auslieferungsanordnung an die Kasse. Entfällt der Grund für die Sicherheitsleis- tung, ist von der AD zusätzlich gegenüber dem Sicherheitsgeber / der Sicherheitsgebe- rin die Freigabe aus der Verpfändung zu erklären. Wird eine Sicherheit in Anspruch ge- nommen, ist eine Annahmeanordnung an die Kasse zu erteilen. Wird der Wert der Sicherheit verringert (z. B. bei einer Bürgschaft), indem der Gegen- stand ausgetauscht wird, so ist eine Auslieferungsanordnung über den bisher verwahr- ten Gegenstand und eine Einlieferungsanordnung über den nunmehr zu verwahrenden Gegenstand zu erteilen. Bei Verringerung des Wertes durch eine ergänzende Urkunde des Sicherheitsgebers / der Sicherheitsgeberin ist nur eine Auslieferungsanordnung über den Betrag der Wertverringerung zu erteilen. 2.6 Berichtigung von fehlerhaften Kassenanordnungen Die der Kasse vorliegende Kassenanordnung kann nicht zurückgezogen werden. Wenn eine Annahmeanordnung reduziert oder aufgehoben werden muss, ist eine An- nahme-Abgangsanordnung durch die AD zu erteilen. Die ursprüngliche Anordnung ver- bleibt bei der Kasse. Soll die Forderung erhöht werden, ist über den Erhöhungsbetrag eine weitere Annahmeanordnung zu erteilen. Die der Kasse vorliegende Auszahlungsanordnung kann nicht geändert werden. Vor Auszahlung des Betrages kann jedoch eine Auszahlungsanordnung insgesamt durch Erteilung einer Auszahlungs-Abgangsanordnung aufgehoben werden. Gegebenenfalls ist eine neue Auszahlungsanordnung zu erteilen. Nach Auszahlung des Betrages kann eine Auszahlungsanordnung nicht mehr aufgehoben werden. Die AD muss die unbe- rechtigte Zahlung zurückfordern und gleichzeitig der Kasse eine entsprechende Annah- meanordnung auf die Auszahlungsfinanzposition erteilen. 2.7 Zweitschrift von Kassenanordnungen Liegt der Kasse eine erteilte Anordnung nicht vor, hat die AD eine Zweitausfertigung zu erteilen und diese deutlich als solche zu kennzeichnen. Mit der Zweitausfertigung wird die ursprüngliche Anordnung ungültig. Vor Ausführung der Zweitausfertigung einer Anordnung prüft die Kasse, ob die ur- sprüngliche Ausfertigung nicht zwischenzeitlich ausgeführt wurde. Ist eine Auszahlung doppelt ausgeführt worden, hat die AD den zu viel gezahlten Betrag zurückzufordern und gleichzeitig der Kasse eine entsprechende Annahmeanordnung auf die Auszahlungsfinanzposition zu erteilen. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 48 3 Anlagen zu den Zahlungsanordnungen 3.1 Unterlagen für den Zahlungsverkehr Im automatisierten Zahlbarmachungsverfahren und bei Zahlungen im Außenwirtschafts- verkehr sind der Zahlungsanordnung die notwendigen besonderen Anlagen beizufügen. Die Einzelheiten regelt die Kämmerei/Stadtkasse. Eine maschinenlesbare Zahlungsanordnung bedarf keiner besonderen Anlage für den Zahlungsverkehr. Die besonderen Ausfüllanweisungen sind zu beachten. 3.1.1 Datenträger Nutzt eine AD ein automatisiertes Anordnungsverfahren außerhalb von SAP, sind 206 die notwendigen Daten für die Überweisung auf elektronischen Datenträgern oder als von der Kasse abrufbare Dateien zur Verfügung zu stellen. Der Datensatzaufbau für die Überweisung muss den Vereinbarungen des Kreditgewerbes entsprechen. Im Übrigen gelten die Bestimmungen zu Teil B, Ziffer 2.3.3. 3.1.2 Zahlungsauftrag in Fremdwährung oder auf ein Konto außerhalb des SEPA- Raums Für eine Zahlung in Fremdwährung oder auf ein Konto außerhalb des SEPA-Raums ist der Auszahlungsanordnung (für Bar- und Scheckzahlung bzw. für einmalige Lastschrift) der Vordruck „Zahlungsauftrag im Außenwirtschaftsverkehr“ (Z1) beizufügen. Dieser ist der Zahlungsauftrag für das Kreditinstitut. Eine Durchschrift dient der Meldung statisti- scher Angaben an die Deutsche Bundesbank nach §§ 59 ff. der Außenwirtschaftsver- ordnung (AWV). Aus diesem Grunde sind von der AD auch die erforderlichen melde- pflichtigen Angaben zu machen. Der Vordruck kann sowohl von der Sparkasse KölnBonn direkt als auch über die Hauptkasse bezogen werden. 3.1.3 Meldepflicht bei eingehenden Zahlungen von Gebietsfremden Meldepflichtig nach § 59 der Außenwirtschaftsverordnung sind auch eingehende Zah- lungen von Gebietsfremden (Wohnsitz im Ausland) mit einem Wert von mehr als 12.500,00 Euro. Die Meldung an die Deutsche Bundesbank erfolgt durch die Stadt- kasse. 3.2 Allgemeine Zahlungsmitteilungen an die Finanzbehörde Entsprechend § 2 der Verordnung über Mitteilungen an die Finanzbehörden durch an- dere Behörden und öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten (Mitteilungs-VO) vom 07.09.1993 (BGBl 1993 I, S. 1554) ist der Auszahlungsanordnung eine allgemeine Zah- lungsmitteilung beizufügen, wenn der Zahlungsempfänger / die Zahlungsempfängerin nicht im Rahmen einer land- und forstwirtschaftlichen, gewerblichen oder freiberuflichen Haupttätigkeit gehandelt hat, oder soweit die Zahlung nicht auf das Geschäftskonto des Zahlungsempfängers / der Zahlungsempfängerin erfolgt. Eine Zahlung ist auch mitzutei- len, wenn zweifelhaft ist, ob der Zahlungsempfänger / die Zahlungsempfängerin im Rahmen der Haupttätigkeit gehandelt hat oder die Zahlung auf das Geschäftskonto er- folgt. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 49 Eine Mitteilungspflicht besteht nicht, wenn ein Steuerabzug durchgeführt wird. Nicht mit- zuteilen sind Zahlungen an Behörden, juristische Personen des öffentlichen Rechts, Be- triebe gewerblicher Art, die zu Körperschaften des öffentlichen Rechts oder Körper- schaften gehören, die steuerbegünstigte Zwecke verfolgen (§ 7 Mitteilungs-VO). Die AD übersendet der Kasse die allgemeine Zahlungsmitteilung gleichzeitig mit der Auszahlungsanordnung für Bar- oder Scheckzahlung. Die Kasse bestätigt durch Unter- schrift die Auszahlung und leitet die Mitteilung gegebenenfalls über die Hauptkasse an das Finanzamt in Köln weiter. In den anderen Fällen obliegt die Mitteilung an das Fi- nanzamt der AD. Das Nähere regelt die Kämmerei. Die AD unterrichtet den Zahlungsempfänger / die Zahlungsempfängerin von der Ver- pflichtung, Mitteilungen an die Finanzbehörden zu erstellen, und weist ihn / sie in allge- meiner Form auf die steuerlichen Aufzeichnungs- und Erklärungspflichten hin. Zweck- mäßig ist es, in den zugrundeliegenden Vertragsunterlagen folgenden Hinweis aufzu- nehmen, sofern die Unterrichtung nicht auf andere Weise erfolgt: "Auch Zahlungen der Stadt Köln unterliegen grundsätzlich der Steuerpflicht. Die Stadt Köln unterrichtet daher die Finanzbehörden gemäß der Mitteilungs-VO zu § 93 a AO. Im Übrigen wird auf die steuerlichen Aufzeichnungs- und Erklärungspflichten hingewiesen." 3.3 Begründende Unterlagen 3.3.1 Allgemeines Zur Begründung einer Zahlung ist regelmäßig die zur Prüfung der Richtigkeit notwen- dige Unterlage beizufügen. Eine begründende Unterlage ist insbesondere die Erstschrift der von der zahlungsempfangsberechtigten Person ausgestellten Rechnung sowie der Bestellschein, der/die Lieferschein(e) bzw. dementsprechende Abrechnungsunterlagen. Soweit die Unterlage wegen ihrer Bedeutung (z. B. Personalakte, Steuerakte) oder ih- res Umfanges (z. B. Bauabrechnung) nicht beigefügt werden darf oder kann, ist in der Kassenanordnung auf die Fundstelle der begründenden Unterlage hinzuweisen (§ 28 Abs. 3 KomHVO). Wenn das Beifügen einer prüffähigen begründenden Unterlage nicht möglich ist, ist das Rechnungsprüfungsamt vor der Zahlung hierüber zu informieren. Eingehende digitalisierte Rechnungen sind an das zentrale Postfach ( Rechnung@stadt- koeln.de ) zu richten oder weiterzuleiten. Die nicht in Papierform eingegangenen Rechnungen sind umgehend auszudrucken und von der jeweiligen Posteingangsstelle mit dem Eingangsstempel des Tages zu verse- hen. Dies gilt auch für Faxeingänge. Dem Rechnungsbeleg sind Bestellunterlagen und Lieferscheine hinzuzufügen. Bei den an die eRechnung angebunden Dienststellen unterbleibt grundsätzlich das Aus- drucken von Rechnungen. Basiert die Zahlung auf einer Bestellung, die über cMarket ausgelöst wurde, ist ein Bei- fügen rechnungsbegründender Unterlagen (z.B. durch einen Ausdruck des Bestell- scheins) entbehrlich. In diesem Fall ist auf der Rechnung die Bestellnummer des Sys- tems zu hinterlegen. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 50 Die Beifügung rechnungsbegründender Unterlagen ist ebenfalls entbehrlich, wenn die Vergabe über den Vergabemarktplatz und das Verfahren „eVa“ oder zukünftig cVergabe vorgenommen wurde. Die Vergabenummer von 30 muss auf der Rechnung vermerkt sein. Die rechnungsbegründenden Unterlagen (inklusive Auftragsschreiben) müssen vollständig und unveränderbar im Archiv von eVa oder zukünftig cVergabe vor- handen sein. Ausnahme: Bei Dienststellen, die an die eRechnung angebunden sind, ist dieses Ver- fahren nicht anzuwenden. In diesen Fällen ist die elektronisch eingehende Rechnung und sämtliche buchungsbegründeten Unterlagen in die eRechnung zu importieren und elektronisch weiter zu verarbeiten. Bei Bestellungen über cMarket“ bzw. über den Vergabemarktplatz und das Verfahren „eVa“ oder zukünftig cVergabe sind Bestellnum- mer bzw. Vergabenummer in der eRechnung zu ergänzen. 3.3.2 Rechnungen 3.3.2.1 Rechnungen über Lieferungen und Leistungen Die Rechnung über eine Lieferung und Leistung muss grundsätzlich entsprechend den einschlägigen Bestimmungen der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), der Verordnung über die Vergabe von Konzessio- nen (KonzVgV) oder/und sonstiger ergänzend geltenden Vorschriften und Richtlinien der Stadt Köln einschließlich der Regelungen der Ämter aufgestellt sein. Die Rechnung muss zweifelsfrei den Umfang der Lieferung und Leistung erkennen lassen, damit auch nachträglich eine ordnungsgemäße Prüfung möglich ist. Hierauf ist schon bei der Auf- forderung zur Abgabe eines Angebotes und bei der Auftragsvergabe durch das auftrag- gebende Amt hinzuweisen. Insbesondere bei der Abrechnung von Bau- und sonstigen Leistungen ist eine entsprechende Gliederung der Rechnung vom Auftragnehmer / von der Auftragnehmerin zu fordern. Bei unvollständig oder lückenhaft erstellter Rechnung hat das Amt für entsprechende Ergänzung, Abänderung oder Ersatz durch einwandfreie Rechnungsunterlagen bzw. bei Dienststellen, die an die eRechnung angebunden sind, durch entsprechende Rechnungsdokumente vor der Ausfertigung einer Zahlungsanord- nung zu sorgen. Bei einer Abschlagsrechnung sowie bei der Schlussrechnung muss die AD die Zahlungsanordnung und die begründenden Unterlagen entsprechend mit dem Vermerk „Abschlagszahlung“ oder „Schlusszahlung“ kennzeichnen. Aus den Rech- nungsunterlagen müssen die geleisteten Abschlagszahlungen erkennbar sein. 3.3.2.2 Rechnungen über Gerichts- und Notarkosten Eine Rechnung über Gebühren oder Kosten der Gerichte, Gerichtsvollzieher, Notare und Rechtsanwälte (auch in Form eines Kostenfestsetzungsbeschlusses) ist zur Prü- fung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit dem Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen zusammen mit den zur Prüfung notwendigen Unterlagen vorzulegen, soweit von dem Amt nicht eine andere Regelung mit dem Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen getroffen wurde. 3.3.2.3 Rechnungen in Versicherungsfällen Eine Rechnung in einem Versicherungsfall ( z.B. zur Reparatur oder Ersatzbeschaffung von städtischem Eigentum ) ist unmittelbar an das Amt für Recht, Vergabe und Versi- cherungen zu übersenden, soweit nicht eine andere Regelung mit dem Amt für Recht, Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 51 Vergabe und Versicherungen - (insbesondere bei Kraftfahrzeug-Kaskoschäden) - be- steht. Das Schadensereignis selbst ist unverzüglich an das Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen zu melden. 3.3.2.4 Rechnungszweitschriften Eine Rechnungszweitschrift ist bereits beim Rechnungseingang deutlich als Zweitschrift zu kennzeichnen. Sie verbleibt ausschließlich bei dem Fachamt. Bei den an die eRech- nung angebundenen Dienststellen sind keine Rechnungszweitschriften erforderlich. 3.3.2.5 Abhanden gekommene Rechnungserstschrift Wenn die Rechnungserstschrift abhandengekommen ist und das Amt nach sorgfältiger Prüfung feststellen kann, dass eine Zahlungsanordnung nicht erteilt wurde, ist die Rech- nungszweitschrift als begründende Unterlage zu verwenden. Auf ihr ist deutlich zu ver- merken, dass diese als Erstschrift gilt. 3.3.2.6 Änderung von Rechnungen Ein städtischer Bediensteter / eine städtische Bedienstete darf eine Rechnung für die von einem / einer Dritten erbrachten Lieferung oder Leistung weder anfertigen noch um- schreiben oder ergänzen. Ausnahmen sind nur in den Fällen gemäß § 14 Abs. 4 VOB/B und § 15 Nr. 2 VOL/B zulässig. Eine Änderung, die sich im Verlauf der rechnerischen Nachprüfung ergibt, ist jedoch zulässig; Teil B, Ziffer 1.7.3.3 ist zu beachten. 3.3.3 Aufbewahrung der begründenden Unterlagen Grundsatz: Die begründende Unterlage ist mit der Zahlungsanordnung bei der Kasse aufzubewah- ren. Von der Möglichkeit der Aufbewahrung bei den AD wird aus Gründen der Nach- prüfbarkeit der Zahlungsvorgänge nicht Gebrauch gemacht. Die allgemeinen Aufbewah- rungsfristen für Bücher und Belege (siehe Teil C, Ziffer 11.4) sind zu beachten. Vor Er- teilung der Zahlungsanordnung hat die AD sicherzustellen, dass die begründenden Un- terlagen ordnungsgemäß und vollständig sind. Ausnahme: Unterlagen, die zur Führung eines Einzelverwendungsnachweises von Drittmitteln bei der Finanzierung eines konkreten Vorhabens und zur Ermöglichung einer Kontrolle durch eine nicht städtische Prüfinstanz geführt werden müssen, sind im Original bei der AD aufzubewahren, allerdings sind der Zahlungsanordnung vollständige Kopien der Ori- ginale zur Aufbewahrung bei der Kasse beizufügen. Ausnahme: Bei Dienststellen, die an die eRechnung angebunden sind, ist das in Ziffer 3.3.3 beschriebene Verfahren nicht anzuwenden. In diesen Fällen ist die elektronisch eingehende Rechnung in die eRechnung zu importieren und elektronisch weiter zu ver- arbeiten. 3.3.4 Aufbewahrung nach Ablauf der kassenrechtlichen Aufbewahrungsfrist Sofern eine AD auf Grund besonderer Bestimmungen verpflichtet ist, begründende Un- terlagen länger als die kassenrechtliche Aufbewahrungsfrist (s. Teil C, Ziffer 11.4) auf- Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 52 zubewahren, hat sie diese kurzfristig vor Ablauf der kassenrechtlichen Aufbewahrungs- frist anzufordern. Die Kämmerei/Stadtkasse weist die Verwaltung rechtzeitig auf den Ablauf der Aufbewahrungsfrist hin. Die Unterlagen stehen der AD nach Ablauf der kas- senrechtlichen Aufbewahrungsfrist für die Dauer eines Jahres zur Abholung zur Verfü- gung. Danach werden nicht abgeholte Unterlagen vernichtet. 4 Prüfung der Soll-Buchungen der Kassen (entfällt) 5 Stundung / Niederschlagung / Erlass / Vollziehungsaussetzung 5.1 Stundung Stundung ist die Gewährung eines Zahlungsaufschubes. Mit der Gewährung der Stun- dung muss der neue Zahlungstermin eindeutig festgelegt werden. Bei Einräumung von Ratenzahlungen ist der Zahlungstermin für jede Rate festzulegen. Der neue Zahlungs- termin bzw. der Zahlungstermin der letzten Rate soll nicht später als 24 Monate nach der Stundungsgewährung liegen. In die Stundungsanordnung ist der gesamte gestun- dete Betrag einschl. bis zur Antragstellung angefallener Säumniszuschläge und Mahn- gebühren aufzunehmen. Ein Anspruch darf ganz oder teilweise gestundet werden, wenn seine Einziehung bei Fälligkeit eine erhebliche Härte für den Schuldner / die Schuldnerin bedeuten würde und der Anspruch durch die Stundung nicht gefährdet erscheint (§ 27 Abs. 1 KomHVO, § 222 AO). Die Stundung soll in der Regel nur auf Antrag und gegen Sicherheitsleistung gewährt werden. Für den Bereich der Ordnungswidrigkeiten bestehen besondere Rege- lungen (Zahlungserleichterungen nach § 18 OWiG). Bei Firmen als Zahlungspflichtigem ist in der Regel keine Gefährdung des Anspruchs anzunehmen, falls ein schlüssiger Liquiditätsplan vorgelegt wird, der eine gleichmäßige und vollständige Befriedigung aller Gläubiger, einschließlich zukünftig fällig werdender Forderungen, im Stundungszeitraum darlegt. Sind zugleich Bescheide von der Vollzie- hung ausgesetzt, ist es zur Vermeidung der Annahme einer Anspruchsgefährdung er- forderlich, dass für die zugrunde liegenden Forderungen in der Bilanz bzw. in der unter- jährigen Finanzplanung der zahlungspflichtigen Person Rückstellungen gebildet wer- den, die im vorgelegten Liquiditätsplan Berücksichtigung finden. Von einer Anspruchsgefährdung ist demgegenüber in der Regel bei Kenntnis anderer Anhaltspunkte auszugehen, die die Annahme einer Zahlungsunfähigkeit begründen, insbesondere wenn • in der Vergangenheit regelmäßig nicht zur Fälligk eit gezahlt wurde; auch wenn die zahlungspflichtige Person durch offenkundig unbegründete Einwendungen versucht, die Einziehung zu verzögern • Rücklastschriften oder nicht eingelöste Schecks v orliegen • vorherige Zahlungsvereinbarungen nicht eingehalte n wurden oder ein (anderer) Gläubiger Vollstreckungsmaßnahmen beantragt oder durchgeführt hat. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 53 Auskünfte zu diesen Anhaltspunkten für eine Anspruchsgefährdung können bei der Vollstreckungsabteilung angefragt werden. Beträgt die Summe der Forderungen, für die eine Stundung beantragt ist, mehr als 25.000,00 Euro, ist die Vollstreckungsabteilung vor Bewilligung der Stundung zu beteiligen, sofern nicht eine Einsicht in das elektroni- sche Schuldnerverzeichnis nach § 882f Zivilprozessordnung erfolgt. Bei der Gewährung der Stundung ist die zahlungspflichtige Person darauf hinzuweisen, dass bei Nichteinhaltung von Ratenzahlungen der Gesamtbetrag sofort fällig wird. Ist für eine Forderung innerhalb eines Kassenzeichens bereits ein Vollstreckungsauftrag erteilt, darf die AD für keine Forderung innerhalb dieses Kassenzeichens eine Stundung oder Zahlungserleichterung gewähren, solange das Vollstreckungsverfahren läuft. Ein Antrag auf Stundung oder Zahlungserleichterung, der während des Vollstreckungs- verfahrens gestellt wird, ist zur Bearbeitung an die Vollstreckungsabteilung abzugeben. Gegenüber der Kasse ist die Stundung durch Absetzung des Anordnungssolls, bezogen auf den bisherigen Fälligkeitstermin, und durch Sollstellung, bezogen auf den oder die neuen Fälligkeitstermine, anzuordnen; durch die hierdurch vorzunehmenden Buchun- gen erhält die Vollstreckung Kenntnis der geänderten Fälligkeiten. Unabhängig von den neuen Fälligkeitsterminen erfolgt die Soll-Buchung der gestunde- ten Beträge in dem Haushaltsjahr, in dem die bisherige Fälligkeit aufgehoben wird. Form und Inhalt der Anordnungen sind mit der Kasse abzustimmen. Die Anordnungen sind von einer anordnungsbefugten Person zu unterschreiben. Die Gewährung der Stundung ist der zahlungspflichtigen Person schriftlich bekannt zu geben. Soweit Sicherheiten in Anspruch genommen werden sollen, ist Teil B, Ziffer 2.5 zu be- achten. Der gestundete Betrag ist in der Regel angemessen zu verzinsen (§ 27 Abs. 1 KomHVO, § 234 AO). Werden Stundungszinsen berechnet, so ist über den festgesetz- ten Betrag unverzüglich eine Annahmeanordnung zu erteilen. 5.2 Niederschlagung Niederschlagung ist die befristete oder unbefristete Zurückstellung der Weiterverfolgung eines fälligen Anspruchs ohne Verzicht auf den Anspruch selbst. Ein Anspruch darf nie- dergeschlagen werden, wenn zu erwarten ist, dass die Einziehung keinen Erfolg haben wird oder wenn die Kosten der Einziehung außer Verhältnis zur Höhe des Anspruchs stehen (§§ 27 Abs. 2 KomHVO, § 261 AO). Ansprüche der Kommune, die diese als dauerhaft uneinbringlich einschätzt, sind auszu- buchen und dürfen nicht im Inventar geführt werden (§ 27 Abs. 4 KomHVO). Sofern eine Niederschlagungsvereinbarung nach Ziffer 5.2.4 geschlossen wurde oder wenn eine entsprechende Regelung durch die Kämmerin für das Dezernat II getroffen wurde, gehen die dortigen Regelungen den Regelungen der Ziffern 5.2.1 bis 5.2.3 vor. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 54 5.2.1 Öffentlich-rechtliche Forderungen Nach erfolglosen Einziehungsversuchen der Vollstreckungsabteilung schlägt diese der AD vor, den Betrag niederzuschlagen. Über diesen Vorschlag hat die AD unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von drei Monaten zu entscheiden, ob dem Vorschlag der Vollstreckungsabteilung gefolgt wird oder ob ihre weiteren Kenntnisse darüber vorlie- gen, die neue weitere Einziehungsversuche ermöglichen. Bei einem Betrag unter 200,00 Euro verlängert sich die Frist auf sechs Monate. Im Niederschlagungsvorschlag der Vollstreckungsabteilung wird auf die jeweilige Frist gesondert hingewiesen. Wird der Niederschlagungsvorschlag abgelehnt, da eine weitere Einziehung erfolgen soll, ist der Vorgang mit zusätzlichen Informationen an die Kämmerei/Vollstreckungsab- teilung (20/204/12) zurück zu geben. Ansonsten ist der Stadtkasse eine entsprechende Annahme-Abgangsanordnung zu er- teilen. Die zahlungspflichtige Person erhält über die Niederschlagung keine Mitteilung. Liegt nach Ablauf der im ersten Absatz genannten Frist der Kämmerei weder eine An- nahme-Abgangsanordnung noch Mitteilung über die weitere Einziehung der AD vor, wird die Dienstellenleitung der AD unter Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes ein- malig mit Fristsetzung an die ausstehende Entscheidung erinnert. Erfolgt auch danach keine Erledigung durch die AD, wertet die Kasse dies als Zustimmung zum Vorschlag und kann bei der Stadtkämmerin eine auf 2 Jahre befristete Niederschlagung erwirken. Über die Niederschlagung dieser Forderung sind das Rechnungsprüfungsamt und die AD zu unterrichten. Die AD hat die Annahme-Abgangsanordnung der Stadtkämmerin über die Niederschlagung in der Finanzbuchführung erfolgs- und bestandswirksam zu erfassen. 5.2.2. Privatrechtliche Forderungen Die Kasse unterrichtet die AD, wenn eine privatrechtliche Forderung 30 Tage nach Zah- lungserinnerung nicht oder nicht vollständig erfüllt ist. Die AD entscheidet innerhalb von drei Monaten, ob über die Forderung ein gerichtliches Mahnverfahren gemäß §§ 688 ff. ZPO eingeleitet werden soll, oder ob der Betrag niederzuschlagen ist und teilt diese Entscheidung der Kasse mit. Entscheidet sich die AD für eine Niederschlagung, so ist der Kasse eine entsprechende Annahme-Abgangsanordnung zu erteilen. Die zahlungspflichtige Person erhält über die Niederschlagung keine Mitteilung. Entscheidet sich die AD für das gerichtliche Mahnverfahren, ist der Mahnbescheid un- verzüglich zu beantragen und die Erledigung zu überwachen. Ist im Verlauf des gericht- lichen Mahnverfahrens für die AD zu erkennen, dass mit dem Eingang der Forderung in absehbarer Zeit nicht gerechnet werden kann, z.B. Mitteilung über bestehende hohe Vorpfändungen, ist die Forderung vom Soll abzusetzen, damit diese nicht jahrelang als offene Forderung mitgeführt wird. Liegt der Kasse nach Ablauf der Frist keine Entscheidung der AD vor, wird die AD unter Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes letztmalig mit Fristsetzung an die ausste- hende Entscheidung erinnert. Erfolgt auch danach keine Erledigung durch die AD, ist die Kasse berechtigt, bei der Stadtkämmerin eine auf 2 Jahre befristete Niederschla- gung zu erwirken. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 55 Über die Niederschlagung dieser Forderung sind das Rechnungsprüfungsamt und die AD zu unterrichten. Die AD hat die Annahme-Abgangsanordnung der Stadtkämmerin über die Niederschlagung in der Finanzbuchführung erfolgs-oder und bestandswirksam zu erfassen. 5.2.3 Überwachung der Niederschlagung Bei einer befristeten Niederschlagung ist die AD für die Terminüberwachung verantwort- lich. Bei Ablauf der Niederschlagungsfrist, jedoch rechtzeitig vor Ablauf der Verjäh- rungsfrist, hat die AD zu prüfen, ob eine neue verjährungsunterbrechende Maßnahme durchzuführen ist. Soweit nicht eine neue Frist innerhalb der Verjährung festgesetzt wird oder eine befristete nicht in eine unbefristete Niederschlagung umgewandelt wird, ist der Stadtkasse spätestens zwölf Monate vor Eintritt der Verjährung erneut eine An- nahmeanordnung mit der ursprünglichen Fälligkeit zu erteilen, damit ein erneuter Ein- ziehungsversuch erfolgen kann. Die AD hat dafür Sorge zu tragen, dass die Forderung nicht verjährt. Bei nicht erfolgver- sprechenden Vollstreckungsmaßnahmen sind die übrigen möglichen verjährungsunter- brechenden Maßnahmen von der AD bevorzugt zu nutzen. Die AD hat eine Niederschlagungsliste zu führen. 5.2.4 Niederschlagungsvereinbarung Zwischen einer AD und der Kämmerei kann auch folgende Verfahrensweise vereinbart werden: a) Die Kämmerei entscheidet über Niederschlagungen und überwacht niederge- schlagene Forderungen und b) die AD vollzieht diese Niederschlagungen im Bewi rtschaftungssystem durch for- melle Anordnungen (Sammelabgangsanordnung) lediglich nach und führt die Bu- chungen durch. Die Vereinbarung kann zusätzlich enthalten, • dass die AD der Niederschlagungsentscheidung inner halb einer zu bestimmen- den Frist mit Begründung widersprechen kann • innerhalb einer festgelegten Frist nach der letzte n Niederschlagung weitere For- derungen in der betroffenen Einnahmeart gegen die gleiche zahlungspflichtige Person niedergeschlagen werden können (sog. Folgeniederschlagungsentschei- dung), ohne dass vorher Beitreibungsversuche durchgeführt werden müssen. Einschränkend kann auch bestimmt werden, dass Folgeniederschlagungen nur im zum selben Kassenzeichen erfolgen. Die Niederschlagungsvereinbarung wird in Schriftform zwischen dem / der Beigeordne- ten der jeweiligen AD sowie der Stadtkämmerin unter Beteiligung des für die Organisa- tion zuständigen Amtes und des Rechnungsprüfungsamtes abgeschlossen. Das Glei- che gilt bei Änderung oder Ergänzung einer bestehenden Vereinbarung. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 56 In der Niederschlagungsvereinbarung sind mindestens zu regeln • die betroffenen Finanzpositionen sowie die diesen zugeordneten Einnahmearten des Kassenverfahrens • ob neben befristeten Niederschlagungen auch unbefr istete Niederschlagungen von der Vereinbarung erfasst sein sollen • der Zyklus, in dem der AD die Niederschlagungsents cheidungen übersendet werden (z. B. wöchentlich) • Fristen, innerhalb derer, sofern vereinbart, der N iederschlagungsentscheidung widersprochen werden kann (s. Teil B, Ziffer 5.2.3) • Form, Inhalt und Übermittlungsweg der von der Kämm erei vorbereiteten Sam- mel-Annahme-Abgangsanordnungen (s. Teil B, Ziffer 2.3.1.1) bzw. der Bu- chungslisten im Sinne von Teil B, Ziffer 2.3.3.1 sowie möglicher sonstiger Mittei- lungen über die Einzelfälle, soweit diese im vereinbarten Zyklus gemeinsam mit den entsprechenden Niederschlagungsentscheidungen der AD zugeleitet werden • Ort und Verfahren der Aufbewahrung bzw. Archivieru ng der Vollstreckungsunter- lagen nach erfolgter Niederschlagung. Abweichend von den Regelungen in Teil B, Ziffer 2.3.1.2 bedarf die Annahme-Ab- gangsanordnung zur Niederschlagung folgender Angaben nicht: • Zahlungspflichtige Person, • Zahlungsgrund sowie • Rechtsnatur der Forderung. Sofern für die AD ein Widerspruchsrecht besteht, gilt der Ablauf der Widerspruchsfrist, ohne dass eine Ablehnung erfolgt wäre, als zustimmende Entscheidung über die Nie- derschlagung (s. Teil B, Ziffer 5.5) und Feststellung der sachlichen Richtigkeit der An- nahme-Abgangsanordnung. Einer gesonderten Verfügung bedarf es nicht. 5.3 Erlass Auf Antrag des Zahlungspflichtigen dürfen Ansprüche ganz oder zum Teil erlassen wer- den, wenn ihre Einziehung nach Lage des einzelnen Falles eine besondere Härte be- deuten würde bzw. unbillig wäre. Unter den gleichen Voraussetzungen können bereits entrichtete Beträge erstattet oder angerechnet werden (§ 27 Abs. 3 KomHVO, § 227 Abs. 1 AO, § 14 KostO NRW). Die Entscheidung über den Erlass ist dem Zahlungspflichtigen schriftlich bekannt zu ge- ben. Wird ein Erlass ausgesprochen, ist der Kasse eine Annahme-Abgangsanordnung zu er- teilen. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 57 5.4 Aussetzung der Vollziehung Wird ein Betrag von der Vollziehung ausgesetzt (z. B. § 80 Abs. 4 VwGO), ist er kas- senmäßig nicht mehr fällig. Mit der Aussetzung der Vollziehung ist deshalb der Kasse eine Annahme-Abgangsanordnung zu erteilen. Nach Abschluss des Verfahrens ist der Kasse gegebenenfalls eine neue Annahmeanordnung zu erteilen. Die Stadtkämmerin kann für einzelne Forderungsarten eine abweichende Regelung treffen. Von der Vollziehung ausgesetzte Beträge sind gegebenenfalls zu verzinsen (§ 237 AO). Werden Aussetzungszinsen berechnet, ist über den festgesetzten Betrag unverzüglich eine Annahmeanordnung zu erteilen. 5.5 Zuständigkeit Die Zuständigkeit für Stundung, Niederschlagung, Erlass oder Vollziehungsaussetzung einer Hauptforderung ergibt sich aus der Zuständigkeitsordnung der Stadt Köln. Soweit es sich hiernach um ein Geschäft der laufenden Verwaltung handelt oder die Oberbür- germeisterin ermächtigt ist, wird diese Zuständigkeit auf die Fachbeigeordneten übertra- gen. Darüber hinaus sind zuständig für a) Stundung • bis zu 10.000,00 Euro und maximal auf die Dauer ei nes Jahres die Amtsleitung • bis zu 5.000,00 Euro und maximal auf die Dauer ein es halben Jahres der Leiter / die Leiterin der nächstniedrigeren Organisationseinheit b) Niederschlagung befristete und unbefristete Niederschlagungen von Forderungen bis zu 10.000,00 Euro die Amtsleitung. Die Amtsleitung ist befugt, die Entscheidungen über befristete Niederschlagun- gen bis zu 5.000,00 Euro auf den Leiter / die Leiterin der nächstniedrigeren Orga- nisationseinheit zu delegieren. c) Erlass bis zu 10.000,00 Euro die Amtsleitung d) Aussetzung der Vollziehung • bis zu 10.000,00 Euro und maximal auf die Dauer ei nes Jahres die Amtsleitung • bis zu 5.000,00 Euro und maximal auf die Dauer ein es halben Jahres der Leiter / die Leiterin der nächstniedrigeren Organisationseinheit. Diese Grenzen gelten nicht für Stundungen, Niederschlagungen, Erlasse und Ausset- zungen der Vollziehung im kommunalen Steuerrecht. Hier gelten die gesonderten Un- terschriftsregelungen der Stadtkämmerin für das Steueramt, der Stadtkasse und die Vollstreckungsabteilung der Kämmerei der Stadt Köln. Über abweichende Regelungen entscheidet auf Antrag des / der Beigeordneten die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (20) nach Stellungnahme durch das Rech- nungsprüfungsamt; diese Entscheidung kann auch Teil einer Niederschlagungsverein- barung sein. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 58 Die Kasse bzw. Vollstreckung ist zuständig für Stundung, Niederschlagung oder Erlass, sofern ausschließlich Nebenforderungen (Kasse für Mahngebühren und Säumniszu- schläge, Vollstreckung für Vollstreckungskosten) betroffen sind. Im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Hauptforderung hat die AD im Benehmen mit der zuständi- gen Buchhaltung der Stadtkasse auch die Stundung, die Niederschlagung, den Erlass oder die Absetzung (Vollziehungsaussetzung) der Nebenforderungen zu verfügen. Eine Kopie dieser Verfügung ist der Stadtkasse zu übersenden, damit die zu den Hauptfor- derungen korrespondierenden Nebenforderungen zeitnah gestundet bzw. abgesetzt werden können. Bei einem Erlass von Haupt- und Nebenforderungen durch die AD ist die Mitzeichnung der Stadtkasse betreffend des Erlasses der Nebenforderungen erforderlich. Gleiches gilt für Vergleichsentscheidungen. Aus der Befugnis, eine Forderung zu stunden, niederzuschlagen, zu erlassen oder von der Vollziehung auszusetzen, folgt nicht die Befugnis, die entsprechende Anordnung gegenüber der Kasse zu erteilen. 5.6 Absehen von Beitreibungsmaßnahmen (Mahn- und Zahlsperren) Beitreibungsmaßnahmen der Kasse sind a) bei einer öffentlich-rechtlichen Forderung: Mahnung, Vollstreckungsauftrag bzw. Amtshilfeersuchen und die damit verbun- denen Vollstreckungsmaßnahmen b) bei einer privatrechtlichen Forderung: Aufforderung an AD, das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten. Hat die AD Zugriff auf das automatisierte Kassenverfahren, ist sie berechtigt, bis zu ma- ximal 90 Tagen eigenständig Beitreibungsmaßnahmen auszusetzen. Verfügt die AD nicht über diesen Zugriff oder soll über die 90 Tage hinaus von Beitreibungsmaßnah- men abgesehen werden, muss die AD die Kasse schriftlich anweisen, bis zu maximal 360 Tagen von Beitreibungsmaßnahmen abzusehen. Diese Anweisung an die Kasse bedarf der Unterschrift einer hierzu anordnungsbefugten Person. Die Kasse entscheidet dann über die zu wählende Maßnahme. Im automatisierten Verfahren bedarf es für das Setzen bzw. Aufheben von Sperren bis zu maximal 90 Tagen keiner Anordnungsbefugnis. Die Einrichtung der Berechtigung zum Setzen von Sperren im Kassenverfahren erfolgt durch die Kämmerei (206) auf- grund eines Antrages der AD. Es obliegt der AD zu regeln und zu überwachen, bis zu welcher Höhe die jeweiligen Sachbearbeiter / Sachbearbeiterinnen Sperren setzen oder aufheben können. Die Kasse ist berechtigt, bis zu maximal 90 Tagen von Beitreibungsmaßnahmen abzu- sehen. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen führt sie Beitreibungsmaßnahmen durch. Das Absehen von Beitreibungsmaßnahmen verändert nicht die Fälligkeit und die sich hie- raus ergebenden Folgen. Insbesondere wird die Nachberechnung der Säumniszu- schläge nicht gehemmt. Eine Verkettung von Sperren ist nicht zulässig. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil B 59 Die Herausnahme ganzer Einnahmearten aus Mahnläufen, Vollstreckungsläufen und/o- der Lastschrifteinzugsläufen zu bestimmten Terminen eines Soll-Ist-Vergleichs bedarf eines Schreibens mit Unterschrift einer unbeschränkt anordnungsbefugten Person oder einer Mail einer unbeschränkt anordnungsbefugten Person an die Stadtkasse. Bei einer Herausnahme über einen Zeitraum von mehr als 90 Tagen ist ein entsprechendes An- schreiben über das zuständige Dezernat mit Durchschrift für das Rechnungsprüfungs- amt erforderlich. 6 Abtretung/Pfändung von Forderungen an die Stadt Köln durch Dritte 6.1 Abtretung Abtretungsanzeigen sind durch die jeweilige AD auf Wirksamkeit zu prüfen. Unwirk- same Abtretungsanzeigen sind mit einem entsprechenden Hinweis an den Absender zurück zu senden. Wirksame Abtretungsanzeigen über Forderungen aus Lieferungen oder Leistungen sind von der AD in eigener Zuständigkeit zu bearbeiten. Von der AD als wirksam anerkannte Abtretungsanzeigen über Guthaben auf Kassenzei- chen sind unverzüglich der Stadtkasse zuzuleiten. Die zuständige Buchhaltung der Stadtkasse ist vorab telefonisch oder per E-Mail über die Abtretung zu unterrichten. 6.2 Pfändung Bis zur Einführung eines neuen Verfahrens gilt folgende Regelung weiter: Zuständig für die Bearbeitung von Pfändungs- und Überweisungsbeschlüssen über For- derungen aus Lieferungen oder Leistungen ist die jeweilige AD. Sie hat die Drittschuld- nererklärung abzugeben und erforderlichenfalls der Stadtkasse entsprechende Auszah- lungsanordnungen zu erteilen. Zuständig für die Bearbeitung von Pfändungs- und Überweisungsbeschlüssen über Guthaben auf Kassenzeichen ist die Stadtkasse. Sie hat die Drittschuldnererklärung ab- zugeben und erforderlichenfalls den gepfändeten Betrag zu überweisen. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 60 C. Zahlungsabwicklung 1 Allgemeines 1.1 Zahlungsabwicklung Die Zahlungsabwicklung ist für die Annahme von Einzahlungen, die Leistung von Aus- zahlungen und die Verwaltung der Finanzmittel der Stadt Köln zuständig (§ 93 Abs. 1 GO / § 31 Abs. 1 KomHVO). Außerdem obliegen der Zahlungsabwicklung das Mahnwesen und die Zwangsvollstre- ckung. Die Annahme von Einzahlungen, die Leistung von Auszahlungen und die Ver- waltung der Finanzmittel erfolgt durch die Stadtkasse. Zur Stadtkasse gehören die Hauptkasse einschließlich der mit ihr verbundenen Sonder- kassen und die Zahlstellen. Diese Einrichtungen werden nachstehend als Kassen be- zeichnet. 1.2 Zahlstellen Eine Zahlstelle als Teil der Stadtkasse kann zur Erledigung von Aufgaben der Zah- lungsabwicklung eingerichtet werden. Über die Einrichtung, Aufgabenstellung und Auf- lösung der Zahlstelle entscheidet die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (201/1) durch Einrichtungsverfügung. Buchungsverfahren und Abschlüsse werden von der Kämmerei geregelt. Die Kämme- rei/Stadtkasse beteiligt das betroffene Amt, das Rechnungsprüfungsamt und den Zu- ständigen für die Zahlungsabwicklung. Die Zahlstelle ist organisatorisch dem Amt zuzu- ordnen, dem die Dienstaufsicht über das dort eingesetzte Personal obliegt. Die Fach- aufsicht obliegt der für die Zahlungsabwicklung zuständigen Person. 1.3 Sonderkassen Eine Sonderkasse ist für Sondervermögen und Treuhandvermögen, für die Sonderrech- nungen zu führen sind ist, einzurichten. Soweit sie mit der Hauptkasse verbunden ist, gelten auch für sie die Vorschriften dieser Geschäftsanweisung. Für eine Sonderkasse, die nicht mit der Hauptkasse verbunden ist, gelten die Bestimmungen dieser Geschäfts- anweisung entsprechend, soweit keine andere Regelung getroffen ist. Für die Zahlstellen und Sonderkassen gelten die Bestimmungen zu Teil C, Ziffern 2 bis 11 und Ziffer 15. 1.4 Girokassen Anstelle der Stadtkasse kann für die Erledigung bargeldloser Kassengeschäfte eine Gi- rokasse eingerichtet werden. Über die Einrichtung, Aufgabenstellung und Auflösung so- wie rechtlichen Bedingungen entscheidet die Oberbürgermeisterin. 1.5 Einnahmekassen Eine Einnahmekasse (Geldannahmestelle) für die Annahme geringfügiger Barzahlun- gen kann nach den Regelungen für Handvorschüsse errichtet werden. Sie kann auch Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 61 mit der Handvorschussverwaltung verbunden sein, wenn es sich um die Annahme ge- ringfügiger Beträge handelt und dadurch die Einrichtung von Zahlstellen vermieden wird. Hierfür gelten die Bestimmungen zu Teil C, Ziffer 12. 1.6 Gelderheber Ein Gelderheber / eine Gelderheberin ist eine Person, die für die Annahme oder Aus- zahlung von Beträgen außerhalb von Kassenräumen besonders bestellt ist. Hierfür gel- ten die Bestimmungen zu Teil C, Ziffern 3.3.2 und 13. 1.7 Handvorschüsse Ein Handvorschuss kann einzelnen Ämtern oder Bediensteten zur Leistung geringfügi- ger Barzahlungen oder als Wechselgeld gewährt werden. Hierfür gelten die Bestimmun- gen zu Teil C, Ziffer 14. 2 Aufgaben der Zahlungsabwicklung 2.1 Aufgaben nach § 31 KomHVO Zu den Aufgaben der Zahlungsabwicklung gehören: a) Annahme der Einzahlungen b) Leistung der Auszahlungen c) Verwaltung der Finanzmittel d) Mahnwesen e) Zwangsvollstreckung nach dem Verwaltungsvollstre ckungsgesetz sowie Festset- zung, Stundung, Niederschlagung und Erlass von Vollstreckungskosten f) Erfassung und Dokumentation des Zahlungsvorgangs . Derzeit obliegen der AD die Einleitung der Zwangsvollstreckung von privatrechtlichen Forderungen sowie Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und Erlass von Verzugs- zinsen, der Vollstreckungsabteilung der Kämmerei die Zwangsvollstreckung öffentlich- rechtlicher Forderungen (ohne Mahnung) sowie Festsetzung, Stundung, Niederschla- gung und Erlass von Vollstreckungskosten, der Abteilung Stadtkasse der Kämmerei die übrigen Aufgaben, der Zahlungsabwicklung. 2.2 Weitere Aufgaben Auf die Zahlungsabwicklung sind als weitere Aufgaben übertragen: a) Vorbereitung der Finanzrechnung (§ 40 KomHVO) b) Verwahrung der Zweitschlüssel von Sicherungsbehä ltnissen (s. Teil C, Ziffer 15.1.3). c) Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und Erlas s von Nebenforderungen (z. B. Mahngebühren, Säumniszuschlägen und Auslagen), soweit Abweichendes nicht bestimmt ist d) Belegsammlung e) Verwahrung von Wertgegenständen. Die Übertragung weiterer Aufgaben erfolgt durch besondere Anordnung der Oberbür- germeisterin. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 62 2.3 Fremde Kassengeschäfte Ein fremdes Kassengeschäft ist ein Kassengeschäft, das die Zahlungsabwicklung für Dritte ausführt. Hierunter fallen Finanzmittel, die die Gemeinde auf Grund rechtlicher Vorschriften unmittelbar in den Haushalt eines anderen öffentlichen Aufgabenträgers zu buchen hat (einschließlich der ihr zur Selbstbewirtschaftung zugewiesenen Finanzmit- tel) und Finanzmittel , die in der Zahlungsabwicklung mit dem endgültigen Kostenträger oder mit einer anderen Institution, die unmittelbar mit dem endgültigen Kostenträger ab- rechnet, anstelle der Gemeinde vereinnahmt oder ausgezahlt werden (§ 15 KomHVO). Die Übertragung eines fremden Kassengeschäftes kann erfolgen durch Gesetz, auf- grund eines Gesetzes oder durch Anordnung der Oberbürgermeisterin. In der Anord- nung ist der Umfang der Aufgabe, die Abwicklung der Kassengeschäfte und das Prü- fungsrecht festzulegen. Ein Kassengeschäft, das die Stadtkasse im Rahmen der Amtshilfe besorgt, ist kein fremdes Kassengeschäft. 3 Wahrnehmung der Zahlungsabwicklung Die Zahlungsabwicklung ist für die Erledigung aller zur Zahlungsabwicklung gehören- den Aufgaben (s. Teil C, Ziffern 2.1 und 2.2) der Stadt Köln zuständig. Außerhalb der zu ihr gehörenden Kassen dürfen Zahlungsmittel nur von den Einnahmekassen oder den beauftragten Personen (Gelderheber / Gelderheberin / Handvorschussverwalter / Hand- vorschussverwalterin) angenommen oder ausgehändigt werden (s. Teil C, Ziffern 12 bis14). 3.1 Schriftwechsel nach außen Die Hauptkasse führt ihren Schriftwechsel nach außen unter der Bezeichnung "Stadt- kasse". In Wahrnehmung der Aufgabe als Vollstreckungsbehörde firmiert die Hauptkasse mit der Bezeichnung: "Stadtkasse als Vollstreckungsbehörde". Eine Vollstreckungsmaß- nahme, die von der Vollstreckungsabteilung durchgeführt wird, erfolgt ebenfalls mit dem Zusatz „Stadtkasse als Vollstreckungsbehörde“. Die bei einem Amt eingerichtete Zahlstelle firmiert mit "Stadtkasse Köln, Zahlstelle bei ..." Bei Einleitung der Zwangsvollstreckung einer privatrechtlichen Forderung firmiert die AD ohne Zusatz. 3.2 Ausstattung der Kassen Die Kasse ist von dem Amt, bei dem sie eingerichtet ist, personell, räumlich und sach- lich so auszustatten, dass sie ihre Aufgaben ordnungsgemäß und wirtschaftlich erledi- gen kann. Ein unbefugtes Benutzen der technischen Einrichtungen ist zu verhindern. Zahlungsmittel, zu verwahrende Wertgegenstände, die Dokumentationen über die Bu- chungen und die Belege müssen sicher aufbewahrt werden. Anforderungen an das Do- kumentationsverfahren, die technische Ausstattung und Sicherungsanforderungen sind Bestandteil der Einrichtungsverfügung. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 63 Änderungen und Ergänzungen sind gesondert zu verfügen. Hierfür beteiligt die Kämme- rei/Stadtkasse das betroffene Amt, das Rechnungsprüfungsamt. Und den Zuständigen für die Zahlungsabwicklung. Die Kassenleitung unterrichtet den Zuständigen für die Zahlungsabwicklung und dieser die Leitung der Kämmerei, wenn die Ausstattung der Kasse für unzureichend gehalten wird. Die für die Zahlungsabwicklung zuständige Person hat die Amtsleitung, bei der die Kasse eingerichtet ist, zu unterrichten, wenn er die Ausstattung für unzureichend hält. 3.2.1 Dokumentationen Die Hauptkasse hat die Dokumentationen in folgenden Büchern zu führen: a) Schecküberwachungsbuch b) Zeitbuch (Zeitliche Ordnung) c) Sachbuch (Sachliche Ordnung) d) Tagesabschlussbuch e) Bestandsnachweise. Die Zahlstelle hat die in der Arbeitsanweisung festgelegten Bücher zu führen. Die Bücher sind so einzurichten, dass die Dokumentation ordnungsgemäß, sicher und wirtschaftlich erfolgen kann. Soweit wirtschaftliche Gründe nicht entgegenstehen, ist der automatisierten Datenverar- beitung der Vorrang zu geben. Hierbei ist vorzusehen, dass die zeitlichen und sachli- chen Buchungen in einem Arbeitsgang oder aufgrund gleicher Datenträger vorgenom- men werden. Bei der automatisierten Datenverarbeitung muss sichergestellt sein, dass a) gültige Programme verwendet werden, die vom Rech nungsprüfungsamt geprüft und von der Hauptkasse, bei Zahlstellen von dem betroffenen Amt mit Zustim- mung der Hauptkasse freigegeben sind b) die Daten vollständig und richtig erfasst, aufge nommen oder gespeichert, verar- beitet und ausgegeben werden und diese Tätigkeitsbereiche gegenüber der Pro- grammierung abgegrenzt werden, sowie gegeneinander, soweit eine Aufgaben- trennung stattfindet c) die Daten nicht verloren gehen und nicht unbefug t verändert werden können d) die Buchungen innerhalb der Aufbewahrungsfristen der Bücher jederzeit ausge- druckt werden können e) die Unterlagen über die maschinelle Abwicklung u nd eine Dokumentation der verwendeten Programme bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Bücher ver- fügbar bleiben f) Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden. Die in manuellen Verfahren geführten Bücher sind vor Verlust, Wegnahme und Verän- derungen zu schützen. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 64 Bei allen Verfahren sind die Buchungen so vorrätig zu halten, dass sie innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit in angemessener Frist vorgelegt oder ausgedruckt werden können. Werden automatisierte Verfahren, in denen Bücher und Belege gespeichert sind, geän- dert oder abgelöst, muss die maschinelle Auswertung der gespeicherten Daten inner- halb der Aufbewahrungsfristen auch mit den geänderten oder neuen Verfahren oder durch ein anderes System gewährleistet sein. 3.2.1.1 Kontogegenbuch Zum Nachweis des Bestandes und der Veränderungen auf den für den Zahlungsver- kehr bei Kreditinstituten eingerichteten Konten ist für jedes Konto jahresunabhängig ein Kontogegenbuch zu führen. Auf das Kontogegenbuch kann verzichtet werden, wenn durch das Zeitbuch oder auf andere Weise der Bestand und die Veränderungen der Konten überwacht werden können. Bei automatisierter Datenverarbeitung ist das Konto- gegenbuch für jeden Buchungstag auszudrucken. 3.2.1.2 Schecküberwachungsbuch Die von der Kasse angenommenen Schecks sind unverzüglich zur Gutschrift auf dem hierfür vorgesehenen Girokonto einzureichen. Die Durchschrift der Scheckeinreichungs- liste dient als Schecküberwachungsbuch. Die Summen der Scheckeinreichungen sind im Kontogegenbuch als Einzahlung einzutragen. Die Überwachung der Gutschrift er- folgt im Kontogegenbuch. 3.2.1.3 Zeitbuch An jedem Buchungstag sind alle Einzahlungen und Auszahlungen getrennt voneinander einzeln im Zeitbuch zu buchen. Soweit Vorbücher zum Zeitbuch geführt werden, sind die Ergebnisse täglich in das Zeitbuch zu übernehmen. Mehrere Beträge können auf- grund von Zusammenstellungen in einer Summe gebucht werden. Die Zusammenstel- lung ist als Beleg aufzubewahren; die Einzelbelege sind ihr als Anlage beizufügen. Bei automatisierter Datenverarbeitung ist das Zeitbuch für jeden Buchungstag auszu- drucken, sofern es nicht auf besonders gesicherte Datenträger übernommen werden kann. Es muss sichergestellt sein, dass die auf Datenträger übernommenen Buchungen jederzeit in angemessener Zeit ausgedruckt werden können. Gebuchte Beträge dürfen nicht mehr geändert werden. Für notwendige Korrekturen sind neue Buchungen erforderlich. Die Buchungen im Zeitbuch umfassen mindestens a) die laufende Nummer der Buchung b) den Buchungstag c) das Kassenzeichen als Verbindung zur sachlichen Buchung d) den Betrag sowie weitere Informationen, die sich aus den Anforderungen an das Buchungsverfah- ren ergeben. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 65 3.2.1.4 Sachbuch Die Zahlstellen haben ein Sachbuch zu führen, sofern dies in der Arbeitsanweisung für die jeweilige Zahlstelle vorgeschrieben ist. Das Sachbuch ist so einzurichten, dass aus ihm der kassenmäßige Abschluss zur Vorbereitung der Finanzrechnung entwickelt wer- den kann. Die Sachbuchungen umfassen mindestens a) die Soll-Buchungen der angeordneten Beträge b) die Einzahlungen und Auszahlungen c) den Buchungstag d) Hinweise auf die zeitliche Buchung und den Buchu ngsbeleg sowie weitere Informationen, die sich aus den Anforderungen an das Buchungsverfah- ren ergeben. 3.2.1.5 Tagesabschlussbuch Zum Nachweis der Tagesabschlüsse ist ein Tagesabschlussbuch zu führen. Die Form richtet sich nach dem Buchungsverfahren. Wird das Tagesabschlussbuch in Buchform geführt, so sind die Seiten fortlaufend zu nummerieren. Werden in manuellen oder auto- matisierten Verfahren Tagesabschlussberichte in Lose-Blatt-Form erstellt, ist jeder Ab- schluss zum Nachweis der Lückenlosigkeit mit einer fortlaufenden Nummer zu verse- hen. 3.2.1.6 Bestandsnachweise Zu Quittungsblocks und gegebenenfalls Schecks sind durch die Kasse und den Gelder- heber / die Gelderheberin Nachweise über den Erhalt und deren Verwendung (Be- standsnachweis) zu führen. Soweit in einer Kasse Gegenstände im Sinne von geldwer- ten Drucksachen, z. B. Plaketten, Eintrittskarten vorgehalten werden, gehören diese zum Kassenbestand. Über den Gesamtbestand hat das Amt einen entsprechenden Be- standsnachweis zu führen. 3.2.2 Sachliche Ausstattung Für die sachliche Ausstattung, insbesondere die Büroausstattung, Vordrucke und die Beschaffung und Unterhaltung von technischen Einrichtungen, hat das Amt zu sorgen und zu finanzieren, dem die Kasse organisatorisch zugeordnet ist. Besteht ein Bedarf an speziellen Arbeitsmitteln, so ist die Beschaffung mit der Kämme- rei abzustimmen. 3.2.3 Bankkonten 3.2.3.1 Einrichtung der Bankkonten Über die Einrichtung und die Auflösung eines Kontos (Girovertrag) entscheidet aus- schließlich die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (201/1) nach Anhörung des Rechnungsprüfungsamtes. Für die Hauptkasse stellt den Antrag die für die Zahlungsab- wicklung zuständige Person, im Übrigen die jeweilige Amtsleitung. Die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (201/1) unterrichtet das Amt und das Rechnungsprüfungs- Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 66 amt über die Einrichtung und die Auflösung. Bei der Kämmerei/Stadtkasse ist ein Ver- zeichnis der Bankkonten mit einer Ausfertigung der aktuellen Unterschriftsblätter zu füh- ren. Die von den Kassen bei den Kreditinstituten unterhaltenen Konten (Girokonten, Anlage- konten, Depotkonten, usw.) führen die Bezeichnung " Stadt Köln" und gegebenenfalls einen erklärenden Zusatz, z B Stadthauptkasse, Zahlstelle bei…. 3.2.3.2 Befugnis zur Verfügung über den Kontenbestand Eine Verfügung über den Kontenbestand darf nur von zwei Beschäftigten der Zahlungs- abwicklung gemeinsam unterzeichnet werden. Die Erteilung der Unterschriftsbefugnis ist von dem Amt schriftlich über die Kämmerei bei der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (201/1) zu beantragen. Vor der Entscheidung der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (201/1) ist das Rechnungsprüfungsamt zu beteiligen. Sofern Unterschriftsbefugte vorgesehen sind, die nicht als Beschäftigte der Zahlungsabwicklung bestellt sind, ist zusätzlich eine Stellung- nahme des für das Personalwesen zuständigen Amtes hinsichtlich der persönlichen Vo- raussetzungen einzuholen. Der für die Zahlungsabwicklung zuständigen Person ist in jedem Falle Unterschriftsbe- fugnisse zu erteilen. Er muss mit einem der übrigen Unterschriftsbefugten unterzeich- nen können. Das für das Personalwesen zuständige Amt, das Rechnungsprüfungsamt und das an- tragstellende Amt sind über die erteilte Befugnis zu informieren. Der / die betroffene Be- schäftigte ist von dem Amt zu unterrichten. Änderungen in den persönlichen oder sachlichen Voraussetzungen von Unterschriftsbe- fugten teilt das Amt, das Rechnungsprüfungsamt oder das für das Personalwesen zu- ständige Amt der Kämmerei/Stadtkasse mit. 3.2.4 Bankkonten außerhalb der Zahlungsabwicklung Die Vorschriften zu Teil C, Ziffer 3.2.3 gelten sinngemäß. 3.3 Beschäftigte der Zahlungsabwicklung 3.3.1 Allgemeines Beschäftigte der Zahlungsabwicklung sind alle Beschäftigten, die in der Stadtkasse 201 oder Vollstreckungsabteilung 204 eingesetzt sind, sowie das gesamte in den Zahlstellen eingesetzte Personal. Sie müssen neben einer für ihre Aufgaben notwendigen Eignung auch über ein besonderes Maß an Zuverlässigkeit und ausreichender Vorbildung verfü- gen und in geordneten wirtschaftlichen Verhältnissen leben. Auf das im Postservice des der Kämmerei eingesetzte Personal sind die für Beschäf- tigte der Zahlungsabwicklung geltenden Regelungen analog anzuwenden. Als geordnet sind die wirtschaftlichen Verhältnisse anzusehen, wenn man schuldenfrei ist; zumindest aber in der Lage ist, etwa vorhandene Schulden vereinbarungsgemäß zu Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 67 tilgen, d.h. den eigenen Zahlungsverpflichtungen nachzukommen. Bei einem anhängi- gen bzw. laufenden Insolvenzverfahren und bis zum Abschluss der Abtretungsfrist des pfändbaren Teils seines Einkommens an den Treuhänder (sogenannte Wohlverhaltens- phase) liegen keine geordneten wirtschaftlichen Verhältnisse vor. Die Kämmerei wählt die in der Kämmerei tätigen Beschäftigten der Zahlungsabwicklung aus. Bei den übrigen Kassen trifft das Amt die Auswahl der Beschäftigten der Zahlungsab- wicklung und schlägt sie der Kämmerei/Stadtkasse zur Bestellung vor. Die Kämmerei/Stadtkasse teilt die Entscheidung über die Bestellung dem betroffenen Amt, dem Rechnungsprüfungsamt und dem für das Personalwesen zuständigen Amt mit. Die betroffenen Beschäftigten sind von dem Amt zu unterrichten. Das für das Personalwesen zuständige Amt unterrichtet im Rahmen des Stellenbeset- zungsverfahrens schriftlich über die persönlichen Voraussetzungen. Die Kriterien für die Beurteilung der persönlichen Voraussetzungen werden von der Leitung der Kämmerei im Einvernehmen mit der für die Zahlungsabwicklung zuständigen Person und dem für das Personalwesen zuständigen Amt sowie in Abstimmung mit dem Rechnungsprü- fungsamt festgelegt. Soweit die persönlichen Voraussetzungen zur Beschäftigung in der Zahlungsabwicklung nicht oder nicht mehr vorliegen, ist das für das Personalwesen zu- ständige Amt verpflichtet, hierüber die Kämmerei/Stadtkasse unverzüglich schriftlich zu unterrichten. Die Kämmerei/Stadtkasse entscheidet im Einvernehmen mit der für die Zahlungsab- wicklung zuständigen Person und in Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt über die Aufhebung der Bestellung bzw. Versetzung aus einem Aufgabengebiet der Zah- lungsabwicklung. Die für die Zahlungsabwicklung zuständige Person, Amt, das für das Personalwesen zuständige Amt und Rechnungsprüfungsamt werden über die Entschei- dung schriftlich unterrichtet. Beschäftigte der Zahlungsabwicklung in der Kämmerei dürfen keine Anordnungsbefug- nis besitzen. Das gleiche gilt auch für die Beschäftigten der Zahlungsabwicklung in den Zahlstellen, sofern deren Einsatz nicht nur für den Vertretungsfall vorgesehen ist. Für Beschäftigte, die nur im Vertretungsfall eingesetzt werden, muss durch die beteiligten Ämter sichergestellt sein, dass, bezogen auf den Geschäftsvorgang, die vorgenannte Trennung gewährleistet wird. 3.3.2 Beschäftigte, die Zahlungsverkehr abwickeln Sowohl bare als auch unbare Zahlungsgeschäfte dürfen nur von dazu besonders be- stellten Beschäftigten wahrgenommen werden. Die förmliche Bestellung wird von der Kämmerei/Stadtkasse erteilt. Zahlungsverkehr ist grundsätzlich von Kassenpersonal in den hierfür vorgesehenen Kassenräumen abzuwickeln. Darüber hinaus können Beschäftigte durch Bestellung er- mächtigt werden, außerhalb von Kassenräumen Zahlungsmittel anzunehmen oder aus- zuzahlen (Gelderheber / Gelderheberin einschließlich VB; siehe auch Teil C, Ziffer 13.1.). Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 68 Der Antrag auf Bestellung zur Wahrnehmung von baren als auch unbaren Zahlungsge- schäften ist unter Angabe des Namens sowie der Lohn-, Vergütungs-oder Besoldungs- gruppe an die Kämmerei/Stadtkasse zu richten. Art und Umfang des Zahlungsgeschäf- tes müssen eindeutig beschrieben sein. Hinsichtlich der persönlichen Voraussetzungen s. Teil C, Ziffer 3.3.1. Bei erstmaligem Antrag auf Bestellung eines Gelderhebers / einer Gelderheberin für ein Aufgabengebiet ist das Rechnungsprüfungsamt hinsichtlich der sachlichen Notwendig- keit zu hören. Die Kämmerei/Stadtkasse entscheidet über den Antrag auf Bestellung. Antragstellen- des Amt, das für das Personalwesen zuständige Amt und Rechnungsprüfungsamt wer- den über die Bestellung schriftlich oder digital unterrichtet. Wenn eine/ein zur Wahrneh- mung von baren als auch unbaren Zahlungsgeschäften bestellte/ bestellter Beschäf- tigte/ Beschäftigter a) aus dem Dienst der Stadt Köln ausscheidet b) zu einem anderen Amt versetzt wird c) aus anderen Gründen die Aufgabe nicht mehr wahr nimmt wird die Bestellung durch die Kämmerei/Stadtkasse aufgehoben. Das betroffene Amt hat bei dort eingesetzten Beschäftigten der Kämmerei/Stadtkasse unverzüglich schriftlich oder digital mitzuteilen, wenn einer der o. g. Gründe vorliegt und sorgt gegebenenfalls dafür, dass ein entsprechender Dienstausweis (s. Teil C, Ziffer 3.3.3) eingezogen wird. Zuständiges Amt, das für das Personalwesen zuständige Amt und Rechnungsprüfungs- amt werden über die Aufhebung der Bestellung schriftlich oder digital unterrichtet. 3.3.3 Dienstausweise Beschäftigte der Zahlungsabwicklung, die sich bei der Ausübung des Dienstes auswei- sen müssen, erhalten den Dienstausweis von dem Amt, bei der die Kasse eingerichtet ist. Der Dienstausweis muss einen Hinweis enthalten, dass der Inhaber / die Inhaberin be- rechtigt ist, mit befreiender Wirkung Beträge für die Stadt Köln gegen Quittung anzu- nehmen bzw. auszuzahlen. 3.3.4 Aufgaben der Beschäftigten der Zahlungsabwicklung 3.3.4.1 Allgemeines Beschäftigte der Zahlungsabwicklung sind a) für die ordnungsgemäße Erledigung der übertragen en Aufgaben verantwortlich b) nicht befugt, eine Kassenanordnung zu erteilen, aber berechtigt, eine Kassenan- ordnung vorzubereiten und unter Berücksichtigung der Bestimmungen über das Anordnungswesen eine Feststellungsbescheinigung (s. Teil B, Ziffer 1.7.2) zu er- teilen. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 69 Bei einem Zweifel über die Auslegung und Anwendung einer kassenrechtlichen Vor- schrift ist die Entscheidung des Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung bzw. der Kassenleitung einzuholen. 3.3.4.2 Für die Zahlungsabwicklung zuständige Person Die für die Zahlungsabwicklung zuständige Person ist für die sichere, ordnungsgemäße und wirtschaftliche Erledigung der Geschäfte der Zahlungsabwicklung verantwortlich. Im Einzelnen ergeben sich insbesondere folgende Aufgaben: a) Mitzeichnung von Arbeitsanweisungen zur Regelung des Geschäftsablaufes b) Zustimmung zum Einsatz von Kassenmaschinen bzw. von Programmen, die bei den Kassen eingesetzt werden sollen c) Überwachung der ordnungsgemäßen Übergabe der Zah lungsmittel und der Bu- chungsunterlagen bei Wechsel eines / einer Beschäftigten der Zahlungsabwick- lung der Hauptkasse d) Erteilen von Weisungen an Beschäftigte der Zahlu ngsabwicklung in allen Kassen im Rahmen der rechtlichen Bestimmungen der Zahlungsabwicklung, dieser Ge- schäftsanweisung und der erlassenen Arbeitsanweisungen e) Unterrichtung der Leitung der Kämmerei über unzu reichende sachliche und per- sonelle Ausstattung einer Kasse sowie über Mängel in der Sicherheit oder im Ar- beitsverfahren, soweit er sie nicht selbst beheben kann f) Meldung an die Kassenaufsicht, das Rechnungsprüf ungsamt, und den Verant- wortlichen für die Finanzbuchhaltung, wenn Unregelmäßigkeiten bei einer Kasse aufgetreten sind g) Unterrichtung über die von der Deutschen Bundesb ank übersandten Mitteilungen über umlaufendes Falschgeld h) Erstellen der Tages-, Monats- und evtl. Zwischen abschlüsse i) Erstellen des kassenmäßigen Abschlusses und Vorb ereitungsarbeiten für Jah- resabschlüsse. 3.3.4.3 Zahlstellenleitung Die Zahlstellenleitung ist für die sichere, ordnungsgemäße und wirtschaftliche Erledi- gung der Aufgaben der Zahlungsabwicklung innerhalb der Zahlstelle verantwortlich. Im Einzelnen ergeben sich hieraus insbesondere folgende Aufgaben: a) Unterrichtung der für die Zahlungsabwicklung zus tändigen Person über unzu- reichende sachliche und personelle Ausstattung der Zahlstelle sowie über Män- gel in der Sicherheit oder im Arbeitsverfahren, soweit sie diese nicht selbst behe- ben kann b) Überwachung der Arbeit der übrigen Beschäftigten der Zahlungsabwicklung ins- besondere auf Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen der Zahlungsabwick- lung, dieser Geschäftsanweisung und der Arbeitsanweisung für die Zahlstelle. Bei Unklarheiten sind die Weisungen der für die Zahlungsabwicklung zuständi- gen Person einzuholen und deren Durchführung zu überwachen c) Prüfung und Bestätigung der Übereinstimmung von Kassenist- und Kassensoll- bestand bei der Erstellung des Tagesabschlusses und den Zwischenabschlüs- sen und Vollständigkeit und Richtigkeit der Abrechnungen mit der Hauptkasse Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 70 d) Mitteilung an die für die Zahlungsabwicklung zus tändigen Person und das Rech- nungsprüfungsamt bei aufgetretenen oder vermuteten Unregelmäßigkeiten. Bei Verdacht auf eine Straftat ist die Polizei einzuschalten (s. Teil C, Ziffer 4.3) e) Überwachung der ordnungsgemäßen Übergabe der Zah lungsmittel und der Bu- chungsunterlagen beim Wechsel der Beschäftigten der Zahlungsabwicklung. Beim Wechsel in der Leitung der Zahlstelle hat die Amtsleitung die vollständige Übergabe der Geschäfte der Zahlungsabwicklung an den Nachfolger / die Nach- folgerin zu überwachen. Sofern die Amtsleitung auch die Leitung der Zahlstelle innehat, ist die vollständige Übergabe der Geschäfte der Zahlungsabwicklung an den Nachfolger / die Nachfolgerin von der für die Zahlungsabwicklung zuständi- gen Person zu überwachen. 3.3.4.4 Zur Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellte Be- schäftigte Jeder / Jede zur Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellte Be- schäftigte ist verpflichtet, den Zahlungsverkehr ordnungsgemäß, sicher und zuverlässig abzuwickeln. Im Rahmen der für jede Kasse erlassenen Arbeitsanweisung ergeben sich insbeson- dere folgende Aufgaben: a) Abwicklung des baren und bargeldlosen Zahlungsve rkehrs b) Sichere Aufbewahrung der Zahlungsmittel und der Scheck- und Überweisungs- formulare c) Bereithalten der Kassenmittel in der benötigten Höhe und Zusammensetzung d) Beachtung des festgesetzten Barhöchstbestandes e) Unverzügliche Ablieferung der nicht benötigten K assenmittel f) Entgegennahme, Verwahrung und Auslieferung von W ertgegenständen oder an- deren Gegenständen, die der Kasse zur Verwahrung zugewiesen werden g) Beachten der Bestimmungen über das Verhalten der zur Abwicklung von Zah- lungsgeschäften im Kassenraum bestellten Beschäftigten, wenn Falschgeld, als Falschgeld verdächtiges Geld, fehlerhaft hergestelltes Geld oder beschädigtes sowie außer Kurs gesetztes Geld übergeben oder übersandt wird h) Beachten der Hinweise und Merkblätter des Unfall versicherungsträgers oder der Polizei über das Verhalten bei Überfällen i) Ordnungsgemäße Übergabe der Zahlungsmittel und d er Buchungsunterlagen an den Vertreter / die Vertreterin oder Nachfolger / Nachfolgerin. Die Übergabe ist von beiden schriftlich zu bestätigen. Dies umfasst auch die Zählung und Doku- mentierung des gesamten Bargeldbestandes. Soweit die Arbeitsanweisung eine Trennung der Zahlungsgeschäfte von den Buchungs- geschäften vorsieht, ist es einem/einer zur Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kas- senraum beauftragten Beschäftigten untersagt, Buchungsgeschäfte auszuüben. In be- gründeten Fällen kann die für die Zahlungsabwicklung zuständige Person eine Ausnah- meregelung treffen; hiervon ist das Rechnungsprüfungsamt unverzüglich schriftlich zu unterrichten. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 71 3.3.4.5 Buchhaltung der Zahlungsabwicklung In der Buchhaltung der Zahlungsabwicklung besteht die Verpflichtung, Buchungen ord- nungsgemäß, zeitnah und sicher vorzunehmen. Die Aufzeichnungen in den Büchern müssen vollständig, richtig, klar, übersichtlich und nachprüfbar sein. Insbesondere ergeben sich folgende Aufgaben: a) Formelle Prüfung der von der Bewirtschaftung übe rmittelten Kassenanordnungen auf die gemäß Teil B Ziffer 2.1, Ziffer 2.3.1 und Ziffer 2.3.2 vorgeschriebenen An- forderungen b) Buchung der eingegangenen Zahlungsanordnungen c) Überwachen des rechtzeitigen Zahlungseingangs. R estante Forderungen sind zu mahnen; gegebenenfalls ist die zwangsweise Einziehung zu veranlassen d) Sofortige Weitergabe von Terminanweisungen an di e mit der Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum beauftragte Stelle e) Buchen der Einzahlungen und Auszahlungen f) Vollständige Belegsammlung und ordnungsgemäße Au fbewahrung der Belege g) Unverzügliche Bearbeitung der Buchungen in der K lärungsliste (s. a. Teil C, Zif- fer 5.2.2) h) Durchführung der Abschlussarbeiten. Die Buchhaltung der Zahlungsabwicklung trägt die Verantwortung für die Richtigkeit der Buchungen. Soweit die Arbeitsanweisung eine Trennung der Zahlungsgeschäfte von den Buchungs- geschäften vorsieht, ist es einem Buchhalter / einer Buchhalterin der Zahlungsabwick- lung untersagt, Zahlungsgeschäfte auszuüben. In begründeten Fällen kann die für die Zahlungsabwicklung zuständige Person eine Ausnahmeregelung treffen; hiervon ist das Rechnungsprüfungsamt unverzüglich schriftlich zu unterrichten. 3.4 Vereinbarungen mit Kreditinstituten Eine Vereinbarung im Rahmen des Zahlungsverkehrs zwischen Kasse und Kreditinsti- tut, die über den Girovertrag hinausgeht, kann von der Leitung der Kämmerei unter- zeichnet werden. Die Vereinbarung ist im Einvernehmen mit der für die Zahlungsab- wicklung zuständigen Person zu treffen. 4 Sicherungsanforderungen 4.1 Äußere Kassensicherheit 4.1.1 Kassenräume Ein Kassenraum, in dem regelmäßig Zahlungsmittel vorgehalten werden, muss so be- schaffen sein, dass die Beschäftigten gegen Angriffe mit Gefahr für Leben oder Ge- sundheit und die Zahlungsmittel vor Diebstahl, Raub, Feuer etc. geschützt sind. Die Kassenräume sind daher baulich entsprechend auszustatten. Die baulichen Maßnah- men sind von dem Amt mit der für die Zahlungsabwicklung zuständigen Person, der Kämmerei/Stadtkasse und dem Rechnungsprüfungsamt abzustimmen. Während der Kassenstunden ist nur das Kassenpersonal berechtigt, den Kassenraum zu betreten. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 72 4.1.2 Sicherungsbehältnisse 4.1.2.1 Allgemeines Die Kassenleitung hat darauf zu achten, dass die Kasse ordnungsgemäß mit einem Si- cherungsbehältnis (Tresorraum, Geldschrank) ausgestattet ist. Die Beschaffung des Si- cherungsbehältnisses ist nur nach Abstimmung mit der Kämmerei/Stadtkasse vorzu- nehmen. Eine Schließvorrichtung mit alleinigem Zahlenkombinationsschloss ist nur mit Zustimmung der Kämmerei nach vorheriger Anhörung des Rechnungsprüfungsamtes zulässig. In Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt legt die Kämmerei im Einzelfall fest, ob a) der Kassenraum bzw. die Tresoranlage durch eine Polizeinotrufanlage zu si- chern ist b) Sicherungsbehältnisse mit Doppelverschluss auszu statten sind. Vor Veräußerung, Abgabe oder Vernichtung eines Sicherungsbehältnisses hat die ab- gebende Kasse die Kämmerei schriftlich über die geplante Maßnahme zu unterrichten. 4.1.2.2 Erstschlüsselverwaltung Bei jeder Kasse ist für jedes Sicherungsbehältnis nur der Erstschlüssel vorhanden, der grundsätzlich vom / von der zur Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellten Beschäftigten aufzubewahren ist. Bei Doppelverschluss ist die Kassenleitung für die Aufbewahrung des zweiten Erstschlüssels zuständig. Zweitschlüssel sind bei der Hauptkasse zu hinterlegen. Der Zweitschlüssel der Tresoranlage der Hauptkasse und des Zweitschlüsselschrankes sind in einem Schließfach bei der Sparkasse KölnBonn zu hinterlegen. Der / Die zur Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellte Beschäf- tigte quittiert den Empfang des Schlüssels. Schlüssel sind gegen Zugriff Unberechtigter geschützt aufzubewahren. Nach Dienstschluss darf der Schlüssel nicht im Dienstge- bäude verbleiben. Weitergehende Einzelheiten und Ausnahmen, insbesondere die Schlüsselverwahrung bei Schichtdienst, sind in der Arbeitsanweisung für die jeweilige Kasse zu regeln. Der Verlust eines der vorgenannten Schlüssel ist sofort der Amtsleitung zu melden, die die Kämmerei/Stadtkasse und das Rechnungsprüfungsamt unterrichtet. Ein Siche- rungsbehältnis, das sich nicht mehr öffnen lässt, darf nur mit Zustimmung der Kämme- rei/Stadtkasse von einer fach- und sachkundigen Person geöffnet werden. Bleibt eine schlüsselverwahrende Person unvorhergesehen dem Dienst fern, hat sie den Schlüssel unverzüglich der Kassenleitung sicher überbringen zu lassen. 4.1.2.3 Zweitschlüsselverwaltung Die Kämmerei/Stadtkasse erfasst jedes Sicherungsbehältnis mittels einer Registernum- mer und führt ein Verzeichnis über alle Schlüssel zu diesen Sicherungsbehältnissen. Die Sicherungsbehältnisse müssen außen an gut sichtbarer Stelle die von der Kämme- rei/Stadtkasse vergebene Registernummer tragen. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 73 Die Einlieferung eines Zweitschlüssels erfolgt aufgrund eines Schreibens der AD in dop- pelter Ausfertigung. Er ist im verschlossenen Umschlag zusammen mit dem Schreiben der Hauptkasse zu übergeben. Der Schlüssel ist in dem Schreiben näher zu bezeich- nen (z. B. Hersteller, Schlüsselnummer).Die Zweitausfertigung des Schreibens erhält die AD quittiert zurück. Eine vorübergehende oder endgültige Auslieferung eines Zweit- schlüssels erfolgt aufgrund schriftlicher Anforderung der AD in doppelter Ausfertigung. Bei Wiedereinlieferung des Zweitschlüssels erhält das Amt eine Ausfertigung des Anfor- derungsschreibens mit Quittung zurück. Das Verfahren und die Sicherungsmaßnahmen für die Verwahrung der Zweitschlüssel bei der Hauptkasse regelt die Kämmerei/Stadtkasse im Einvernehmen mit der für die Zahlungsabwicklung zuständigen Person in einer Arbeitsanweisung. 4.1.3 Höhe des Bestandes an Zahlungsmitteln Zahlungsmittel dürfen nur bis zur Höhe des festgesetzten Barhöchstbestandes vorhan- den sein. Der Barhöchstbestand wird nach Stellungnahme des Rechnungsprüfungsam- tes von der Kämmerei/Stadtkasse festgesetzt. 4.1.4 Geldtransporte Ein Geldtransport von mehr als 10.000,00 Euro außerhalb des Dienstgebäudes ist von zwei geeigneten Beschäftigten durchzuführen. Liegen besondere Umstände vor, insbe- sondere Beträge ab 25.000,00 Euro bzw. längere oder unsichere Wegstrecken, sind be- sondere Sicherungsmaßnahmen zu treffen. Über Abweichungen im Einzelfall entschei- det die Kämmerei in Abstimmung mit der für die Zahlungsabwicklung zuständigen Per- son und dem Rechnungsprüfungsamt. Geld- und Werttransporte durch Transportunternehmen sind von der Kämmerei in Ab- stimmung mit der für die Zahlungsabwicklung zuständigen Person und dem Rech- nungsprüfungsamt zu regeln. 4.1.5 Versicherung Die Kämmerei veranlasst, dass der Bestand und die Beförderung von Zahlungsmitteln und Wertgegenständen der einzelnen Kassen ausreichend gegen Feuer, Einbruch, Diebstahl, Raub, Verlust, usw. versichert werden. 4.2 Innere Kassensicherheit 4.2.1 Sendungen an die Kassen Postsendungen an die Kassen sind ihnen ungeöffnet zuzuleiten. Gehen Zahlungsmittel oder Wertsendungen bei einem anderen Amt ein, sind sie unverzüglich an die zustän- dige Kasse weiterzuleiten. 4.2.2 Arbeitsanweisungen Die Kämmerei/Stadtkasse regelt im Einvernehmen mit der für die Zahlungsabwicklung zuständigen Person durch Arbeitsanweisungen die Arbeitsabläufe sowie das Buchungs- und Abrechnungsverfahren für jede Kasse. Das Rechnungsprüfungsamt ist so rechtzei- tig zu unterrichten, dass es vor dem Inkrafttreten Stellung nehmen kann. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 74 4.2.3 Kassenvordrucke Die Zulassung von Kassenvordrucken (z. B. Kassenbücher, Zahlungsanordnungen, Quittungsvordrucke, Verwaltungsgebührenmarken) erfolgt durch die Kämmerei/Stadt- kasse im Einvernehmen mit der für die Zahlungsabwicklung zuständigen Person. Das Rechnungsprüfungsamt ist zu hören. 4.2.4 Anforderungen an die innere Kassensicherheit im Einzelnen Zur Wahrung der inneren Kassensicherheit sind zu beachten: a) fachliche Eignung und geordnete wirtschaftliche Verhältnisse der in der Zah- lungsabwicklung eingesetzten Beschäftigten b) Trennung von Zuständigkeiten zwischen Kassierung s- und Buchungsgeschäften c) Austausch des Zuständigkeitsbereiches jedes/jede r in der Buchhaltung der Zah- lungsabwicklung eingesetzten Beschäftigten (s. Teil C, Ziffer 3.3.4.5) nach spä- testens 5 Jahren d) schriftliche Regelung über die Verteilung und Be nutzung von Schlüsseln der Tre- sorräume und anderer Sicherungsbehältnisse e) Doppelunterschrift auf von Beschäftigten der Zah lungsabwicklung gefertigten Be- legen f) Doppelunterschrift auf Überweisungsaufträgen (ei nschließlich Datenträgerbe- gleitzettel), Schecks und Lastschrifteinzugsermächtigungen g) Verbot der Aushändigung von Zahlungsmitteln an s tädtische Bedienstete zur Weitergabe an Dritte, es sei denn, dass es zu seinem / ihrem Dienstauftrag ge- hört und er / sie die Zahlungsmittel als Bevollmächtigter / Bevollmächtigte in Empfang nehmen kann h) Sicherung der kassentechnischen Einrichtungen vo r unbefugter Benutzung i) Anwendung von Programmen zur automatisierten Kas sen- und Rechnungsfüh- rung, die durch das Rechnungsprüfungsamt geprüft sind (s. Teil C. Ziffer 3.2.1) j) Sicherstellung der richtigen und vollständigen E rfassung der Zahlungs- und Bu- chungsvorgänge k) Einsicht in Kassenunterlagen nur an berechtigte Bedienstete (s. Teil C. Ziffer 11.1) l) Aushändigung von begründenden Unterlagen nur auf grund schriftlicher Anforde- rung einer anordnungsbefugten Person mit Zustimmung des Rechnungsprü- fungsamtes (s. Teil C, Ziffer 11.3.4). Eine Ausnahme von den vorgenannten Grundsätzen ist von der Kassenleitung schrift- lich bei der Kämmerei/Stadtkasse zu beantragen. Die Entscheidung erfolgt im Einver- nehmen mit der für die Zahlungsabwicklung zuständigen Person und in Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt. 4.2.5 Bindung des Zahlungsverkehrs an zur Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellte Beschäftigte und Kassenraum Zahlungsmittel dürfen nur im Kassenraum und nur von den dazu bestellten Beschäftig- ten angenommen oder ausgehändigt werden. Außerhalb eines Kassenraumes dürfen Zahlungsmittel nur von Personen angenommen oder ausgehändigt werden, die hierzu besonders ermächtigt sind (s. Teil C, Ziffer 3.3.2). Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 75 4.3 Verdacht auf das Vorliegen einer Straftat Falls im Rahmen der Abwicklung von Kassengeschäften Fehlbeträge festgestellt wer- den, ist die Polizei einzuschalten, wenn der Verdacht auf das Vorliegen einer Straftat besteht. Dies gilt auch bei einem Verlust geldwerter Gegenstände. Die Anzeige bei der Polizei ist durch die in Teil C unter Ziffer 3.3.4.3, 13.4 bzw. 14.3.3.2 genannten Personen sicherzustellen. Bei einem Einbruch ist zusätzlich der diesbezügliche Leitfaden des Amtes für Recht, Vergabe und Versicherungen zu beachten. 5 Zahlungsgeschäfte 5.1 Förderung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs Dem bargeldlosen Zahlungsverkehr ist der Vorrang einzuräumen. 5.2 Anordnungszwang 5.2.1 Allgemeines Die Zahlungsabwicklung darf grundsätzlich nur aufgrund einer schriftlichen Anordnung der AD Einzahlungen (Annahmeanordnung) annehmen oder Auszahlungen (Auszah- lungsanordnung) leisten. Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen ist das digitale Rechnungsdo- kument mit einem nachprüfbaren digitalen Workflow der schriftlichen Anordnung gleich- zusetzen. Gleiches gilt auch, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die ent- sprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. 5.2.2 Ausnahmen vom Anordnungszwang Ist eine Einzahlung erkennbar für die Stadt bestimmt, hat die Zahlungsabwicklung sie auch ohne Annahmeanordnung anzunehmen und die mutmaßliche AD aufzufordern, die Annahmeanordnung innerhalb der vorgegebenen Frist zu erteilen. Sofern dies nicht geschieht, ist von der AD der Zahlungsabwicklung unverzüglich schriftlich mitzuteilen, dass a) sie die entsprechende Annahmeanordnung bereits e rteilt hat und welches Kas- senzeichen angegeben war b) sie nicht zuständig ist (gegebenenfalls mit eine m Hinweis auf eine mögliche zu- ständige AD) oder c) der Betrag an die einzahlende Person oder einen Dritten zu erstatten ist. Diese Mitteilung bedarf der Unterschrift einer anordnungsbefugten Person. Ohne Anordnung darf angenommen und gegebenenfalls ausgezahlt werden: a) Kassenmittel, die die Kasse zur Weiterleitung an eine andere Stelle erhält b) Betrag, der irrtümlich eingezahlt wurde und an d ie einzahlende oder eine andere empfangsberechtigte Person zurückzuzahlen ist c) Betrag, für die eine AD nicht ermittelt werden k onnte. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 76 Auf eine Annahmeanordnung kann vorläufig verzichtet werden, wenn nachträglich eine entsprechende jahresbezogene Gesamtanordnung erteilt wird. Dieses gilt insbesondere für a) Mahn- und Vollstreckungskosten b) sonstige Nebenforderungen c) Ausgleichsbeträge im Rahmen der Kleinbetragsbere inigung d) Bankspesen und Kontoführungsgebühren Wird ein Bankkonto belastet, ohne dass dem Kreditinstitut ein Auftrag der Zahlungsab- wicklung vorliegt, so ist der Belastung zu widersprechen. Ausgenommen sind Rückbe- lastungen von Schecks und Lastschriften (kassenrechtliche Vorschüsse). 5.3 Überprüfung der Zahlungsanordnungen Die bei der Zahlungsabwicklung eingehende Zahlungsanordnung ist vor ihrer Ausfüh- rung auf formelle Richtigkeit hinsichtlich der gemäß Teil B Ziffer 2.1, Ziffer 2.3.1 und Zif- fer 2.3.2 vorgeschriebenen Anforderungen zu prüfen; lediglich bei Annahmeanordnun- gen kann sich die Prüfung der Unterschriftsbefugnis auf Stichproben beschränken. Gibt eine Zahlungsanordnung Anlass zu Beanstandungen, so ist sie der AD zurückzu- geben. Offensichtliche Schreibfehler bei der Bezeichnung des Haushaltsjahres oder der Buchungsstelle einschl. Belegnummer gelten nicht als Beanstandung und dürfen nach Abstimmung mit der AD von der Zahlungsabwicklung berichtigt werden. Die Berichti- gung ist so durchzuführen, dass die alte Eintragung noch lesbar bleibt, und ist mit Un- terschrift und Datum zu bestätigen. Ergeben sich bei der formellen Prüfung einer Anordnung Bedenken, ist eine Klärung mit der AD zu versuchen; gegebenenfalls ist die Anordnung zurückzusenden. Sind der Auszahlungsanordnung die erforderlichen Unterlagen für den Zahlungsverkehr (z. B. Datenträger, Zahlungsauftrag im Außenwirtschaftsverkehr) nicht beigefügt (s. Teil B, Ziffer 3.1), so sind sie bei der AD nachzufordern. Bei einer Anordnung aus automatisierten Anordnungsverfahren (s. Teil B. Ziffer 2.3.3) ist die übermittelte Datei vor Ausführung der Anordnung auf Verwendbarkeit in den Ver- fahren zur automatisierten Buchung bzw. Zahlbarmachung zu überprüfen. Ist eine Datei nicht verwendbar, ist die Anordnung einschließlich sämtlicher Anlagen und Dateien an die AD zurückzugeben. 5.4 Einzahlungen annehmen 5.4.1 Allgemeines Einzahlungen sind die bei einer Kasse bar oder unbar eingehenden Beträge einschließ- lich der nicht zahlungswirksamen Verrechnungen gemäß Teil B, Ziffer 2.4. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 77 5.4.2 Bareinzahlungen 5.4.2.1 Zahlungen durch Übergabe von Bargeld Bargeld sind die gesetzlich zugelassenen und gültigen Münzen und Banknoten. Bargeld ist in Gegenwart der einzahlenden Person auf Echtheit, Vollständigkeit und Vollzählig- keit zu prüfen. Eine Bareinzahlung in fremder Währung darf nicht entgegengenommen werden. 5.4.2.2 Bargeld in Briefsendungen Enthält eine Briefsendung Bargeld, so ist sofort nach dem Öffnen der Betrag auf dem Schriftstück zu vermerken, durch Unterschrift zu bescheinigen und Bargeld und Schrift- stück an den /die zur Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellte Be- schäftigte/n weiterzuleiten. Bei Unstimmigkeiten zwischen Wertangabe und dem beige- fügten Bargeld ist auf dem Schriftstück ein Vermerk aufzunehmen, der von einem / ei- ner weiteren Bediensteten zu unterschreiben ist. Beweismittel, die zur Aufklärung der Unstimmigkeiten führen können (z. B. Umhüllungen) sind dem Schriftstück beizufügen. Der / Die zur Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellte Beschäf- tigte hat das Bargeld zu vereinnahmen. Das Schriftstück ist mit der von ihm erteilten Quittung zu verbinden und zur weiteren Bearbeitung weiterzuleiten. 5.4.2.3 Postbarzahlungen durch den Postzusteller / die Postzustellerin Die Annahme einer Geldsendung, die durch den Postzusteller / die Postzustellerin aus- gehändigt werden soll, ist auf dem Girokonto der Kasse gutschreiben zu lassen. Hierzu ist auf dem Empfängerabschnitt der Verwendungszweck ggf. zu ergänzen, damit die spätere Gutschrift im Kontoauszug der richtigen Forderung zugeordnet werden kann. 5.4.3 Falschgeld, außer Kurs gesetztes oder beschädigtes Geld 5.4.3.1 Behandlung von Falschgeld Die für die Zahlungsabwicklung zuständige Person leitet allen Kassen die amtlichen Mit- teilungen über Falschgeld zum internen Gebrauch zu und trifft eine Regelung zur Er- kennung von Falschgeld und über die anschließenden Abwicklungsmodalitäten. 5.4.3.2 Behandlung von außer Kurs gesetztem oder beschädigtem Bargeld Die für die Zahlungsabwicklung zuständige Person informiert alle Kassen, wenn Mün- zen oder Banknoten außer Kurs gesetzt werden und damit ihre Eigenschaft als Zah- lungsmittel verloren haben. Bargeld, bei dem Zweifel bestehen, ob es, z. B. wegen einer Beschädigung, noch als gültig angesehen werden kann, ist zurückzuweisen. 5.4.4 Zahlung mittels Electronic-Cash (EC-Cash) Geld-oder EC-Karten (EC-Cash) sowie weitere elektronische Zahlungsmöglichkeiten (z.B. Kreditkarten) können nur von der Kämmerei/Stadtkasse im Einvernehmen mit der für die Zahlungsabwicklung zuständigen Person als Zahlungsmittel bei einer Kasse zu- gelassen werden. Von dem Amt, dem die Kasse organisatorisch zugeordnet ist, sind hierfür die technischen Voraussetzungen zu schaffen. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 78 5.4.5 Zahlungen durch Übergabe von Schecks Ein Scheck soll als Einzahlung nur angenommen werden, wenn er innerhalb der im Scheckgesetz angegebenen Vorlegungsfrist dem bezogenen Kreditinstitut zur Zahlung vorgelegt werden kann. Bei der Entgegennahme ist er sofort als Verrechnungsscheck zu kennzeichnen. Über die Einreichung s. Teil C, Ziffern 3.2.1.2 und 8.1. Bevor ein Scheck eingelöst ist, darf die vorgesehene Leistung darauf nur erbracht wer- den, wenn er den Bedingungen des Kreditinstituts entspricht oder wenn der Aussteller / die Ausstellerin und das bezogene Kreditinstitut als vertrauenswürdig bekannt sind. Auf einen Scheck darf ein Geldbetrag nicht bar ausgezahlt werden. Wegen eines übersandten Schecks s. Teil C, Ziffer 5.4.8.1. 5.4.6 Zahlungen mit Postwertzeichen Ein Postwertzeichen ist kein Zahlungsmittel und darf nicht angenommen werden. Postwertzeichen sind an den Absender / die Absenderin zurückzusenden bzw. zurück- zugeben. Dabei ist auf ordnungsgemäße Zahlungsmöglichkeiten hinzuweisen. 5.4.7 Wechsel Ein Wechsel darf von den Kassen nicht als Zahlungsmittel angenommen werden. 5.4.8 Unbare Einzahlungen 5.4.8.1 Allgemeines Eine unbare Einzahlung ist die a) Überweisung oder Einzahlung auf ein Girokonto de r Zahlungsabwicklung bei ei- nem Kreditinstitut oder b) Übersendung eines Schecks, in Ausnahmefällen auc h eines Wechsels. Ein Überweisungsauftrag, der bei einer Kasse eingeht, gilt nicht als Zahlungseingang. Er ist unverzüglich an das erstbeauftragte Kreditinstitut weiterzuleiten. Ein übersandter Scheck ist unverzüglich an die zuständige Kasse und dort an den /die zur Abwicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellte Beschäftigte/n wei- terzuleiten. 5.4.8.2 Lastschrifteinzugsverfahren Eine zahlungspflichtige Person kann die Zahlungsabwicklung ermächtigen, eine Forde- rung mittels Lastschrifteinzug vom Girokonto einzuziehen. Der Forderungsbetrag darf frühestens bei Fälligkeit belastet werden. Bei verspäteter Belastung gilt die Zahlung als rechtzeitig bewirkt. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 79 5.4.8.3 Nicht zahlungswirksame Verrechnungen Eine nicht zahlungswirksame Verrechnung (s. Teil B, Ziffer 2.4) erfolgt durch buchmäßi- gen Ausgleich zwischen Finanzpositionen, ohne dass die Höhe des Kassensollbestan- des verändert wird. Hierbei sind die notwendigen Buchungen am selben Buchungstag durchzuführen. Eine Zahlung zwischen den einzelnen Kassen ist grundsätzlich auf dem Verrechnungs- wege über die Hauptkasse vorzunehmen. Über Ausnahmen entscheidet die Kämme- rei/Stadtkasse im Einvernehmen mit der für die Zahlungsabwicklung zuständigen Per- son. 5.4.9 Einzahlungsquittung 5.4.9.1 Allgemeines Über jede Einzahlung, die durch Übergabe von Zahlungsmitteln entrichtet wird, ist der einzahlenden Person eine Quittung zu erteilen. Erfolgt eine Zahlung durch Übergabe eines Schecks, ist in die Quittung der Vermerk "Scheckzahlung! Eingang vorbehalten" aufzunehmen. Im Kassenraum ist ein Aushang mit den Namenszügen der zur Ausstellung einer Quit- tung oder Zahlungsbestätigung berechtigten Beschäftigten anzubringen. Er ist mit dem Hinweis zu versehen, dass Maschinenquittungen ohne Unterschrift gültig sind. 5.4.9.2 Form der Quittung Bei der Entgegennahme von Zahlungsmitteln ist der einzahlenden Person eine fortlau- fend nummerierte Quittung aus einem dafür vorgesehenen Quittungsblock zu erteilen, soweit in der Arbeitsanweisung für die Kasse nichts anderes bestimmt ist. Eine Quittung muss enthalten: a) Empfangsbekenntnis b) einzahlende Person c) Betrag in Ziffern und Buchstaben d) Grund der Einzahlung e) Ort und Tag der Einzahlung f) Bezeichnung der Kasse, die die Zahlung angenomme n hat und g) Unterschrift des / der zur Ausstellung der Quitt ung Berechtigten. Es darf nur ein von der Kämmerei/Stadtkasse zugelassener Quittungsvordruck verwen- det werden. In besonderen Ausnahmefällen kann eine Quittung unter Verwendung von Verwaltungs- gebührenmarken erfolgen, sofern dieses Verfahren nach Anhörung des Rechnungsprü- fungsamtes von der Kämmerei/Stadtkasse zugelassen ist (s. Teil C, Ziffer 4.2.3). 5.4.9.3 Maschinelle Quittung Bei Verwendung einer Schalterquittungsmaschine ist die Einzahlung durch Aushändi- gung der maschinellen Quittung oder durch Maschinenschlag auf einem Schriftstück zu quittieren. Eine Maschinenquittung bedarf keiner Unterschrift. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 80 5.4.9.4 Ausnahme vom Quittungszwang Eine Quittung ist nicht zu erteilen für verkaufte Wertzeichen oder Drucksachen. Im Übri- gen kann bei Verkauf von Artikeln darauf verzichtet werden, wenn sichergestellt ist, dass die Anzahl und der geringfügige Wert der Artikel sicher abgerechnet werden kann. Näheres regelt die Kämmerei/Stadtkasse in einer Arbeitsanweisung. Verlangt die einzahlende Person eine zusätzliche Quittung, so ist ihr nur eine Zahlungs- bestätigung zu erteilen (s. Teil C, Ziffer 5.4.9.5). 5.4.9.5 Zahlungsbestätigung Auf Verlangen der einzahlenden Person ist ihr für eine Zahlung zusätzlich eine schriftli- che Zahlungsbestätigung zu erteilen. Die Zahlungsbestätigung muss enthalten: a) den Text „Zahlungsbestätigung“ b) einzahlende Person c) Betrag in Ziffern und Buchstaben d) Grund der Einzahlung e) Zahlungsweg f) Tag der Einzahlung g) Ort und Tag der Zahlungsbestätigung h) Bezeichnung der Kasse, bei der die Zahlung einge gangen ist und i) Unterschrift des / der zur Ausstellung der Zahlungsbestätigung Berechtigten. 5.5 Auszahlungen leisten 5.5.1 Allgemeines Auszahlungen sind die bei einer Kasse bar oder unbar ausgezahlten Beträge ein- schließlich der nicht zahlungswirksamen (s. Teil B, Ziffer 2.4) Verrechnungen. Eine Auszahlung darf grundsätzlich nur aufgrund einer vorliegenden Auszahlungsan- ordnung erfolgen; hinsichtlich der Ausnahmen s. Teil C, Ziffer 5.2.2. Eine Auszahlungsanordnung muss so rechtzeitig bei der Kasse vorliegen, dass der Empfänger / die Empfängerin über den zu zahlenden Betrag am angegebenen Fällig- keitstag verfügen kann. Dabei ist die erforderliche Bearbeitungszeit bei der Kasse und bei den Kreditinstituten zu berücksichtigen. In den in der Mitteilungsverordnung vom 07.09.1993 (BGBl. I S. 1554) genannten Fällen der Bar- und Scheckzahlung (s. Teil B, Ziffer 3.2) sind dem Finanzamt Allgemeine Zah- lungsmitteilungen zu übersenden. Die Kasse ergänzt die von der AD vorbereitete Zah- lungsmitteilung um das Datum der Bar-oder Scheckzahlung und die Unterschrift der am Zahlgeschäft beteiligten Bediensteten und übersendet sie der Hauptkasse. Von dort sind die Zahlungsmitteilungen gesammelt monatlich an das Finanzamt Köln weiterzulei- ten. Erfolgt eine Auszahlung, für die eine Auszahlungsanordnung nicht erforderlich ist, so hat die Kasse die vorgeschriebene Allgemeine Zahlungsmitteilung selbst zu erstellen. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 81 5.5.2 Barauszahlungen Barauszahlung ist die Übergabe von Bargeld. Als Barauszahlung gilt auch die Über- gabe eines Schecks. Das Übersenden von Bargeld oder Bar-Schecks an den Emp- fangsberechtigten / die Empfangsberechtigte ist nicht zulässig. Die Zahlung darf nur an die in der Auszahlungsanordnung angegebene empfangsbe- rechtigte Person geleistet werden. Diese kann sich vertreten lassen. Der / Die zur Ab- wicklung von Zahlungsgeschäften im Kassenraum bestellte Beschäftigte muss sich vor Übergabe der Zahlungsmittel über die Person des / der Empfangsberechtigten, ggf. auch über die Vollmacht, vergewissern. Im Zweifel muss sich die Person, die die Zah- lung in Empfang nehmen will, ausweisen. Der Erhalt der Zahlung ist von der empfangsberechtigten Person auf der Auszahlungs- anordnung zu quittieren. Bei Personen, die zur Leistung einer Unterschrift körperlich nicht in der Lage oder des Schreibens unkundig sind, ist vom / von der Empfangsbe- rechtigten anstelle der Unterschrift ein Handzeichen anzubringen, das durch einen Zeu- gen / eine Zeugin zu bescheinigen ist. Bei einer Auszahlung an eine blinde Person ist die Auszahlung von einem Zeugen / einer Zeugin zu bescheinigen. Als Zeuge / Zeugin kann nur eine nicht an dem Zahlungsgeschäft beteiligte Person tätig werden. Angaben zu ihrer Person sind dabei neben dem Quittungsvermerk anzubringen. 5.5.3 Unbare Auszahlungen 5.5.3.1 Allgemeines Als unbare Auszahlung gilt eine Auszahlung, die ohne Übergabe von Bargeld oder Scheck geleistet wird. Hierzu zählen Zahlungen, die vom Konto der Zahlungsabwick- lung auf Konten der empfangsberechtigten Person überwiesen werden oder dieser vom Kreditinstitut in bar ausgehändigt werden. Soll eine Auszahlung durch Übersendung eines Verrechnungsschecks erfolgen, ist das Verfahren von der Kämmerei/Stadtkasse nach Anhörung des Rechnungsprüfungsamtes zu regeln. Soll eine Auszahlung durch Einsatz einer städtischen Kreditkarte erfolgen, ist das Ver- fahren von der Kämmerei/Stadtkasse im Einvernehmen mit dem Rechnungsprüfungs- amt und der für die Zahlungsabwicklung zuständigen Person zu regeln. 5.5.3.2 Überweisung aufgrund einer Einzelanordnung Die Kasse erhält von der AD die zur Durchführung der Überweisung erforderliche Aus- zahlungsanordnung. Bei einer Zahlung ins Ausland ist von der AD zusätzlich der Zah- lungsverkehrsvordruck Auslandszahlungsauftrag beizufügen. 5.5.3.3 Sammel-Überweisungsverfahren Erfolgt die Auszahlung mittels des automatisierten Anordnungsverfahrens, so erhält die Kasse a) die Datei mit den Überweisungsdaten und b) den erforderlichen Datenträger-Begleitzettel. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 82 5.5.3.4 Lastschriftverfahren Die Kasse kann aufgrund einer Auszahlungsanordnung für den Lastschriftverkehr den Zahlungsempfänger / die Zahlungsempfängerin ermächtigen, das Girokonto der Kasse zu belasten, insbesondere dann, wenn sie die Lastschrift maschinell prüfen und verar- beiten kann. Die zu den jeweiligen Ordnungsbegriffen erfolgten Lastschriften können auf den Kontie- rungsobjekten der AD eingesehen werden. Eine fehlerhafte Belastung ist der Kasse un- verzüglich schriftlich anzuzeigen. Bis zum 31. Januar eines jeden Jahres hat die AD schriftlich für jede Finanzposition zu bestätigen, dass alle Feststellungsbescheinigungen zu den Belastungen des Vorjahres vorliegen (s. Teil B, Ziffer 1.7.6.2). 5.5.3.5 Aufrechnung mit Forderungen Die Aufrechnung (§§ 387 ff. BGB) soll erklärt werden, wenn der Kasse bekannt ist, dass gegenseitige, gleichartige und fällige Forderungen gegenüber der auf der Auszahlungs- anordnung bezeichneten zahlungsempfangsberechtigten Person bestehen. Die buch- mäßige Abwicklung ist zahlungswirksam über die Finanzpositionen durchzuführen. 5.5.4 Auszahlungsnachweise 5.5.4.1 Allgemeines Auf Auszahlungsanordnungen und Auszahlungsbelegen ist ein Nachweis über die Aus- zahlung anzubringen. 5.5.4.2 Barauszahlungen Der Empfang der Zahlung ist von der Person, die die Zahlung entgegennimmt, auf der Auszahlungsanordnung zu quittieren; hinsichtlich der näheren Ausgestaltung s. Teil C, Ziffer. 5.5.2. 5.5.4.3 Unbare Auszahlungen Bei einer unbaren Auszahlung ist auf der Auszahlungsanordnung oder dem Auszah- lungsbeleg ein Vermerk anzubringen, aus dem Art und Tag der Zahlung erkennbar sein müssen. 5.5.4.4 Lastschriften Im automatisierten Lastschriftverfahren gelten die Buchungen im Zeitbuch als Auszah- lungsnachweis. 6 Vollstreckung privatrechtlicher Forderungen 6.1 Allgemeines Die zwangsweise Einziehung privatrechtlicher Forderungen erfolgt nach den Bestim- mungen der Zivilprozessordnung und nach Maßgabe der von der Stadtkämmerin erlas- senen näheren Regelung. 6.1.1 Mahnung Eine privatrechtliche Geldforderung bedarf seit der Neufassung von § 286 BGB ab 01.05.2000 zum Verzugseintritt keiner Mahnung mehr. Gemäß § 286 Abs. 3 BGB tritt Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 83 bei nicht wiederkehrenden Geldforderungen der Verzug ausschließlich durch Ablauf von 30 Tagen seit Fälligkeit und Rechnungszugang ein, wobei für den Beginn der Frist der spätere Zeitpunkt maßgeblich ist. Die Buchhaltung der Zahlungsabwicklung kann ledig- lich die Frist ab Fälligkeit berechnen, da sie keine Kenntnis über von der AD zu veran- lassende(n) Absendung/Zugang der Rechnung hat und die Rechnungslegung grund- sätzlich vor der Fälligkeit erfolgt. In allen anderen Fällen von Geldforderungen bleibt es bei der bisherigen Rechtslage (§ 286 Abs. 2 BGB). Die Zahlungsabwicklung kann jedoch nicht erkennen, ob es sich um einen Fall nach Abs. 2 oder Abs. 3 handelt. Daher informiert die Buchhaltung der Zah- lungsabwicklung die AD auch in den Fällen nach § 286 Abs. 2 BGB über restante For- derungen erst 30 Tage nach Zahlungserinnerung. Sofern die AD eine frühere Kennt- niserlangung über eine restante Forderung für erforderlich hält, kann diese durch Ein- blick in das Debitorenkonto jederzeit erlangt werden. Die Buchhaltung der Zahlungsabwicklung kann vor Ablauf der vorgenannten 30 Tage an die Erfüllung der Forderung erinnern; hierbei stellt die Buchhaltung der Zahlungsab- wicklung sicher, dass durch den Wortlaut der Erinnerung die Fälligkeit der Forderung nicht verändert wird. 6.1.2 Abholauftrag Bei einer privatrechtlichen Forderung kann die Buchhaltung der Zahlungsabwicklung die Vollstreckungsabteilung schriftlich beauftragen, die zahlungspflichtige Person zu einer freiwilligen Erfüllung zu bewegen. 6.1.3 Abgabe an die AD Die Stadtkasse unterrichtet die AD, wenn eine privatrechtliche Forderung 30 Tage nach Zahlungserinnerung nicht oder nicht vollständig erfüllt ist. Die Überwachung der Verjährungsfristen obliegt der AD. 6.1.4 Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid Ist die Forderung nach Eintritt des Verzuges (§ 286 BGB) nicht vollständig erfüllt wor- den, kann bei der zuständigen Stelle ein Mahnbescheid beantragt oder Klage erhoben werden. Sofern die Forderung innerhalb der im Mahnbescheid genannten Frist nicht vollständig erfüllt worden ist, kann bei der zuständigen Stelle die Erteilung eines Vollstreckungsbe- scheides beantragt werden (s. Teil C, Ziffer 2.1 f). 6.1.5 Vollstreckung privatrechtlicher Forderungen gegen juristische Personen des öffentlichen Rechts im Inland Für die Vollstreckung gegen eine Gemeinde oder einen Gemeindeverband in Nord- rhein-Westfalen ist nach § 128 GO eine Zulassungsverfügung der Aufsichtsbehörde er- forderlich. Für Kommunen außerhalb des Landes Nordrhein-Westfalen gelten die dorti- gen landesrechtlichen Regelungen. Für die Vollstreckung gegen andere Behörden im Inland ist §882 a ZPO zu beachten. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 84 7 Vollstreckung öffentlich-rechtlicher Forderungen 7.1 Mahnung öffentlich-rechtlicher Forderungen Nach Ablauf der Fälligkeit der öffentlich-rechtlichen Forderung soll der Schuldner / die Schuldnerin nach Maßgabe der von der Stadtkämmerin erlassenen näheren Regelung unter Androhung der Vollstreckung mit einer Zahlungsfrist von einer Woche schriftlich gemahnt werden. Dabei ist die nach der Ausführungsverordnung zum Verwaltungsvoll- streckungsgesetz vorgesehene Mahngebühr festzusetzen und zu erheben. Die Mah- nung muss die Vollstreckungsbehörde bezeichnen. Die schriftliche Mahnung ist verschlossen auszuhändigen oder zuzusenden. Bei Real- steuern ist auch die öffentliche Bekanntmachung als Mahnung zugelassen. Handelt es sich um eine öffentlich-rechtliche Forderung, die aufgrund der Abgabenord- nung, des Kommunalabgabengesetzes NRW, des Gebührengesetzes NRW oder des Bundesgebührengesetzes erhoben wird, ist gleichzeitig der hiernach verwirkte Säum- niszuschlag festzusetzen und zu erheben. Die Behandlung einer nicht zustellbaren Mahnung sowie das Verfahren zur Nachbe- rechnung von Säumniszuschlägen werden in der Arbeitsanweisung für die Buchhaltung der Zahlungsabwicklung geregelt. 7.2 Einleitung des Vollstreckungsverfahrens 7.2.1 Allgemeines Eine öffentlich-rechtliche Geldforderung der Stadt Köln wird nach den Bestimmungen des Verwaltungsvollstreckungsgesetzes (VwVG NRW) nach Maßgabe der von der Stadtkämmerin erlassenen näheren Regelung beigetrieben; gleiches gilt für eine Forde- rung, deren Vollstreckung im Verwaltungszwangsverfahren durch gesetzliche Vorschrif- ten ausdrücklich zugelassen ist. 7.2.2 Rechtliche Voraussetzungen für die Vollstreckung Die rechtlichen Voraussetzungen für die Vollstreckung einer Forderung sind nach § 6 VwVG NRW die Fälligkeit der durch Bescheid festgesetzten Geldleistung sowie der Ab- lauf einer Schonfrist von einer Woche seit Bekanntgabe des Leistungsbescheides oder, wenn die Leistung erst danach fällig wird, der Ablauf einer Frist von einer Woche nach Fälligkeit. Dem Leistungsbescheid sind für bestimmte Forderungsarten besondere Anspruchs- grundlagen gleichgestellt (Selbstberechnungserklärung oder Beitragsnachweisung im Sinne von § 6 Abs. 2 VwVG). Zwangsgelder können ohne Mahnung und ohne Schonfrist beigetrieben werden. Diese Voraussetzungen gelten nicht für die Vollstreckung im Wege des Arrestes (s. Teil C, Ziffer 7.2.5). 7.2.3 Vollstreckungsaufträge und -ersuchen Die Vollstreckung wird eingeleitet auf Grund Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 85 a) eines Vollstreckungsauftrages der Buchhaltung de r Zahlungsabwicklung, in der Regel nach erfolgloser Mahnung (Teil C, Ziffer 7.1) b) eines Ersuchens (Amtshilfe-oder Vollstreckungser suchen) einer anderen öffentli- chen Stelle, für welche die Stadt Köln Amtshilfe leistet oder aufgrund gesetzlicher Vorschriften Vollstreckungsbehörde ist sowie auf der Grundlage eines unmittel- baren Auftrags einer AD, wenn c) die Zahlungsabwicklung nicht durch die Buchhaltu ng der Zahlungsabwicklung er- folgt (Lastenausgleichsfonds, Rückforderung von Wohngeld o. ä.) d) die zuvor eingestellte Vollstreckung aus von der AD dargelegten Gründen wieder aufgenommen werden soll e) gegen eine inländische juristische Person des öf fentlichen Rechts vollstreckt werden soll (Teil C, Ziffer 7.2.6) f) eine Vollstreckung im Wege des Arrestes erfolgen soll (Teil C, Ziffer 7.2.5) g) Duldungsbescheide zu vollstrecken oder h) Sicherheiten zu verwerten sind (Teil C, Ziffer 7 .2.4) Die Einleitung oder Wiederaufnahme der Vollstreckung wird durch den Eintrag eines Vollstreckungsauftrages im Debitorenkonto kenntlich gemacht. 7.2.4 Bedingungen für die Annahme von Vollstreckungsaufträgen und -ersuchen Vollstreckungsaufträge und Ersuchen anderer öffentlicher Stellen können unter ande- rem dann zurückgewiesen werden, wenn die zahlungspflichtige Person (Schuldner) nicht hinreichend einwandfrei oder der Schuldgrund nicht ausreichend bezeichnet ist. Diese Regelungen gelten entsprechend auch für die Vollstreckungsaufträge und Ersu- chen nach Ziffer 7.2.3 Buchstaben b bis h. Vollstreckungsaufträge können auch dann zurückgewiesen werden, wenn die zahlungs- pflichtige Person zum Kassenzeichen unzulässiger Weise geändert wurde. Der AD kann eine Frist gesetzt werden innerhalb derer die Mängel des Vollstreckungs- auftrags berichtigt werden können. Nach erfolglosem Ablauf der Frist gilt der Auftrag als zurückgenommen. In den Fällen der Ziffer 7.2.3, Buchstaben d bis h wird der Vollstreckungsauftrag ange- nommen, wenn dies nicht dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit widerspricht. Die Gründe für die Nichtannahme eines Vollstreckungsauftrages werden der AD, im Falle eines Ersuchens dem Gläubiger schriftlich mitgeteilt. 7.2.5 Vollstreckung im Wege des Arrestes Auf Antrag einer AD oder eines Gläubigers kann durch die Vollstreckungsbehörde zur Sicherung von beitreibbaren öffentlich-rechtlichen Ansprüchen der Arrest in das beweg- liche oder unbewegliche Vermögen angeordnet werden, wenn zu befürchten ist, dass die Erzwingung ansonsten vereitelt oder wesentlich erschwert wird. Vollstreckungsbehörde im Sinne des § 53 Abs. 2 VwVG NRW ist die Vollstreckungsab- teilung der Kämmerei. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 86 7.2.6 Vollstreckung öffentlich-rechtlicher Forderungen gegen juristische Perso- nen des öffentlichen Rechts im Inland Das Vollstreckungsverfahren im Inland gegen eine Gemeinde, einen Gemeindeverband oder eine Körperschaft, Anstalt oder Stiftung des öffentlichen Rechts, die der Landes- aufsicht untersteht, darf wegen öffentlich-rechtlicher Forderungen nur durchgeführt wer- den, wenn deren Aufsichtsbehörde eine Zulassungsverfügung erteilt hat. Dies gilt ana- log auch bei Vollstreckungsverfahren gegen den Bund oder ein anderes Bundesland. Ein Antrag auf Zwangsvollstreckung einer öffentlich-rechtlichen Forderung gegen eine inländische juristische Person des öffentlichen Rechts ist nach erfolgloser Mahnung von der AD unmittelbar an den Zuständigen für die Zahlungsabwicklung zu richten. Hierbei hat die AD besonders zu bestätigen, dass sie die Zahlungspflichtige vorher mit Hinweis auf die Beantragung der Zulassung der Zwangsvollstreckung bei der Aufsichtsbehörde nochmals erfolglos gemahnt hat. 7.3 Maßnahmen des Vollstreckungsverfahrens 7.3.1 Vollstreckung in das bewegliche Vermögen Die Vollstreckung umfasst die Pfändung von - beweglichen Sachen einschließlich Kraftfahrzeuge - Einkommen beim Arbeitgeber - Zahlungsansprüchen aus Konten bei Geldinstituten - anderen verwertbaren Rechten. Die Vollstreckung wird im Stadtgebiet von Köln durch eigene Vollziehungsbeamte durchgeführt. Für die Durchsuchung von Wohnungen und Geschäftsräumen werden erforderlichen- falls geschlossene Türen und Behältnisse gewaltsam geöffnet. Das Erfordernis des Vor- liegens einer richterlichen Anordnung in bestimmten Fällen ist zu beachten. Für die Vollstreckung hat die oder der Zahlungspflichtige Pfändungsgebühren und sons- tige Kosten der Vollstreckung zu entrichten, die ohne gesonderten Bescheid zwangs- weise beigetrieben werden können. Sofern Vollstreckungskosten oder verwirkte Säum- niszuschläge nicht durch Bescheid festgesetzt wurden, ist dies nachzuholen, wenn es zu ihrer Beitreibung erforderlich ist. Auf die Festsetzung dieser Forderungen kann ver- zichtet werden, wenn sie sich im Rahmen der Kleinbetragsregelung bewegen. Einzelheiten werden durch Arbeitsanweisung geregelt. Zur Abwehr der Pfändung oder Vollstreckung werden Zahlungen entgegengenommen. Soweit gesetzlich zulässig, können gepfändete Sachen im Rahmen von Auktionsveran- staltungen, im Internet oder in Einzelfällen auf andere Weise versteigert bzw. verwertet werden. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 87 Soweit die Forderungen in Wohnungen oder Geschäftsräumen außerhalb Kölns beige- trieben werden sollen, wird das örtlich zuständige Vollstreckungsorgan im Auftrag der Stadt Köln tätig (andere Kommunen, Gerichtsvollzieher u.a.), sofern mit der örtlich zu- ständigen Einrichtung keine abweichende Vereinbarung getroffen ist. Dies gilt in Abhän- gigkeit von Art, Höhe und Alter der Forderung auch für das Ausland. Die Vermö- gensauskunft kann auch durch die gemäß § 5a VwVG hierzu befugten Beschäftigten abgenommen werden. 7.3.2 Vollstreckung in das unbewegliche Vermögen Vollstreckungsmaßnahmen in den Grundbesitz (Zwangssicherungshypothek, Zwangs- verwaltung, Zwangsversteigerung) werden auf Antrag der Vollstreckungsbehörde durch das für das Grundstück zuständige Vollstreckungsgericht (Amtsgericht) durchgeführt. Ausschließlich die Kämmerei/Vollstreckungsabteilung ist zuständig für die Erteilung von Löschungsbewilligungen für Zwangssicherungshypotheken, die auf sein Ersuchen in das Grundbuch eingetragen wurden. 7.3.3 Verwertung von Sicherheiten Zur Befriedigung von Ansprüchen, die der Vollstreckung im Verwaltungszwangsverfah- ren unterliegen und die bei Fälligkeit nicht erfüllt werden, kann die AD Sicherheiten ver- werten lassen. Soweit dazu Erklärungen der zahlungspflichtigen Person nötig sind, ersetzt der Aus- spruch der Vollstreckungsbehörde diese Erklärung. 7.3.4 Vollstreckungsschutz Die Befugnisse zur Entscheidung über Pfändungsschutz, die nach dem Wortlaut der §§ 850 bis 852 der Zivilprozessordnung dem Vollstreckungsgericht obliegen, nimmt für das hier dargestellte Vollstreckungsverfahren die Vollstreckungsbehörde wahr (§ 48 Abs. 2 VwVG). 7.3.5 Entscheidungen im Verfahren, Informationsaustausch Die Vollstreckungsbehörde entscheidet im Rahmen der Rechtsvorschriften und den Ar- beitsanweisungen, geleitet von den Zielen nach pflichtgemäßem Ermessen, über die Wahl und Reihenfolge der Vollstreckungsmaßnahmen und Ermittlungen. Sie zieht Fälle in der Bearbeitung vor, bei denen der Realisierungserfolg nach den vorliegenden Er- kenntnissen gefährdeter ist (z.B. verjährungsbedrohte Forderungen, Zwangsgelder, Alt- fälle). Hinweise der AD an die Vollstreckungsbehörde über Pfändungsmöglichkeiten sind we- gen der Bestimmungen des § 5 VwVG (gesetzliche Ermittlungsbefugnisse) rechtlich un- bedenklich. 7.4 Aussetzungen und Stundungen während des Vollstreckungsverfahrens 7.4.1 Einstellung oder Beschränkung der Vollstreckung Die Vollstreckung wird eingestellt oder beschränkt Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 88 a) bei Eingang eines entsprechenden Ersuchens der A D in Schriftform oder mit E- Mail b) bei Wegfall des Anordnungssolls c) bei einem Wegfall der Vollstreckbarkeit der Ford erung (Stundung, Aussetzung der Vollziehung, Verjährung bei bestimmten Forderungsarten, Aufhebung oder Unwirksamkeit des Grundlagenbescheides) d) wenn die Verpflichtung, wegen derer das zu volls treckende Zwangsgeld festge- setzt wurde, nachweisbar erfüllt ist e) bei Vorliegen einer besonderen Härte, insbesonde re aus schwerwiegenden ge- sundheitlichen Gründen (§ 26 VwVG); in diesem Fall kann die Einstellung befris- tet werden Zwangsgelder werden jedoch beigetrieben, wenn der mit dem Zwangsgeld angestrebte Zweck nicht mehr erreicht werden kann. 7.4.2 Mahnsperren Neue Vollstreckungsmaßnahmen werden nicht eingeleitet, solange eine Mahnsperre im automatisierten Debitorenkontenverfahren wirkt (siehe Teil B, Ziffer 5.6). 7.4.3 Stundungen Die AD darf keine Stundung gewähren, solange das Vollstreckungsverfahren läuft. Ein Antrag auf Stundung, der während des Vollstreckungsverfahrens an die AD gestellt wird, ist als Antrag auf Vollstreckungsaufschub zu deuten und zur Bearbeitung an die Vollstreckungsbehörde abzugeben. 7.5 Erledigung von Vollstreckungsaufträgen Ein Vollstreckungsauftrag wird erledigt durch • Rücknahme bzw. • Zurückweisung (Teil C, Ziffern 7.2.4 und 7.4.1) od er Erledigung nach Bearbei- tung. Erledigungen nach Bearbeitung sind • die vollständige Einziehung (erfolgreiche Erledigu ng) sowie • die Abgabe wegen Rückgabe, wegen Erfolglosigkeit o der nicht vollständiger Ein- ziehung (erfolglose Erledigung). Sofern ein Vollstreckungsauftrag anders erledigt wurde als durch Vollzahlung und noch ein Rest besteht, liefert die Vollstreckungsabteilung ein Niederschlagungsempfehlungs- datum zu den betreffenden Forderungen, welches den Abschluss der Vollstreckung in das bewegliche Vermögen kenntlich macht. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 89 7.6 Aufbewahrung der Vollstreckungsunterlagen 7.6.1 Erfolglose Erledigung Für den Fall einer erfolglosen Erledigung wird der AD ein Erledigungsbericht zugesandt, der die Ausschöpfung der Vollstreckungsmöglichkeiten darstellt. Soweit die AD für die Entscheidung über die Niederschlagung oder die weitere Überwachung einer niederge- schlagenen Forderung zuständig ist, wird der AD mit dem Erledigungsbericht zugleich der Vorgang mit allen Unterlagen übersandt; dieser Vorgang verbleibt dann bei der AD. Die Zahlungsabwicklung ist berechtigt, innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit Zu- griff auf den Vollstreckungsvorgang bei der AD zu nehmen. 7.6.2 Langzeitpfändungen Sofern eine Forderungspfändung nicht innerhalb von 2 Jahren zu einem völligen Aus- gleich der Forderung führen wird, ist der gesamte Aktenvorgang an die AD zur Aufbe- wahrung abzugeben mit dem Vorschlag, die Forderung befristet niederzuschlagen. Die Vollstreckungsbehörde überwacht in diesen Fällen die Einhaltung der in der Drittschuld- nererklärung gemachten Aussagen und veranlasst das jeweils Erforderliche. 7.6.3 Rücknahme des Vollstreckungsauftrages Bei Rücknahme des Vollstreckungsauftrags (siehe Teil C, Ziffer 7.5), auch bei Abset- zung aller Forderungen, wird der Vorgang bei der Vollstreckungsbehörde aufbewahrt. Erledigt sich ein Vollstreckungsauftrag durch Pfändungsrückzieher der Buchhaltung der Zahlungsabwicklung vor Durchführung einer Vollstreckungsmaßnahme, so kann der Vollstreckungsvorgang sofort vernichtet werden. 7.6.4 Abwendung der Vollstreckung durch Zahlung Wird die gesamte Forderung zur Abwendung einer Vollstreckungsmaßnahme gezahlt, kann der Vollstreckungsvorgang drei Monate nach erfolgter Abrechnung des entgegen- genommenen Betrages vernichtet werden. Die Abrechnungsunterlagen des / der VB (z. B. Quittungsdurchschriften, Abrechnungsberichte) sind entsprechend der Aufbewah- rungsfristen für Kassenbelege aufzubewahren. 7.6.5 Sonstige Vollstreckungsvorgänge Sonstige Vollstreckungsvorgänge (z. B. Immobiliar-, Insolvenz-, Versteigerungsakten) sind bei der Vollstreckungsbehörde aufzubewahren. 7.6.6 Schriftgutordnung Im Übrigen gilt für die Aufbewahrung die Schriftgutordnung der Stadt Köln nebst An- lage. 7.7 Unbedenklichkeitsbescheinigungen; Bonitätsauskünfte Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigungen werden auf Antrag von der Kämme- rei/Vollstreckungsabteilung einem Betroffenen oder wirksam Bevollmächtigten gegen- über schriftlich erteilt. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 90 Bonitätsauskünfte betreffend Forderungen der Stadt Köln gegen eine bestimmte Person werden auf Antrag anderer Stellen (Gewerbebehörden, Strafverfolgungsbehörden u. a.) von der Vollstreckungsabteilung erteilt, wenn diese aufgrund gesetzlicher Vorschriften auskunftsberechtigt sind und Vorschriften des Datenschutzes der Übermittlung der In- formation nicht entgegenstehen. Bonitätsauskünfte können städtischen Dienststellen oder anderen Berechtigten unmit- telbar erteilt werden, wenn die betroffene Person im Voraus der Auskunftserteilung zu- gestimmt hat. Ein regelmäßiges Anfrageverfahren ist vorab zwischen der anfragenden Stelle und der Kämmerei abzustimmen. 7.8 Arbeitsanweisung für die Vollstreckungsbehörde Das Verfahren bei der Vollstreckungsbehörde wird im Einzelnen durch Arbeitsanwei- sung geregelt. 7.9 Dienstanweisung Insolvenzverfahren Für die Vertretung der Stadt als Gläubigerin in Insolvenzverfahren gilt für das gesamt- städtische Verfahren die Dienstanweisung Insolvenzverfahren. 8 Verwaltung der Kassenmittel 8.1 Allgemeines Die Kasse hat darauf zu achten, dass die für die Auszahlung erforderlichen Kassenmit- tel rechtzeitig verfügbar sind. Der Bargeldbestand sowie die unverzinslichen Guthaben auf den Girokonten sind möglichst niedrig zu halten. Vorübergehend nicht benötigte Guthaben sind ertrag bringend anzulegen. Der für jede Kasse festgesetzte Barhöchstbestand (s. Teil C, Ziffer 4.1.3) darf nicht überschritten werden. Das notwendige Bargeld und die Schecks, die noch nicht eingereicht werden können, sind im Sicherungsbehältnis (z. B. Panzerschrank, Kassette) aufzubewahren. Ein Scheck, als Verrechnungsscheck gekennzeichnet, ist unverzüglich, spätestens am folgenden Arbeitstag, zur Gutschrift auf dem dafür vorgesehenen Girokonto mit Scheck- einreichungsliste einzureichen. Wegen der Schecküberwachung s. Teil C, Ziffer 3.2.1.2. Das nähere Verfahren ist in einer entsprechenden Arbeitsanweisung zu regeln. 8.2 Geldanlagen 8.2.1 Girokonto Die von der Kasse nicht sofort benötigten Zahlungsmittel (Bargeld, Schecks) sind auf das für die Kasse vorgesehene Girokonto einzuzahlen bzw. einzureichen. Mit dem je- weiligen Kreditinstitut ist von der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (20) eine Vereinbarung über eine möglichst günstige Geldanlage zu treffen (z. B. Gesamtverzin- sung aller Konten = Kompensation). Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 91 8.2.2 Festgeldanlagen Für die Anlegung der Kassenmittel als Festgeld ist die Stadtkämmerin oder die beauf- tragte Stelle (20) zuständig. Von dort erhält die Hauptkasse Weisung, wohin die Über- weisung zur Festgeldanlage zu erfolgen hat. Die AD hat die Hauptkasse rechtzeitig zu informieren, wenn mit einer Auszahlung über 500.000,00 Euro im Einzelfall zu rechnen ist. 8.2.3 Kassenkredite Für die Aufnahme eines Kassenkredites ist die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (20) zuständig. 8.3 Überwachung der Konten Jede Kasse hat dafür zu sorgen, dass ihr täglich ein aktueller Kontoauszug vorliegt. Sie ist verpflichtet, diesen am selben Tag auf Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchungen zu prüfen. Jede Veränderung auf dem Girokonto einschließlich der Umbuchung aufgrund von Be- standsabschöpfungen und Kontoverstärkungen sind in das für jedes Konto zu führende Kontogegenbuch einzutragen. Der Bestand im Kontogegenbuch ist täglich mit dem ein- gegangenen Kontoauszug abzustimmen. Die vorstehende Prüfung und Abstimmung wird bei der Stadtkasse durch das SAP-Sys- tem erledigt. Die weiteren Arbeitsschritte ergeben sich aus der entsprechenden Arbeits- anweisung. 9 Buchführung der Zahlungsabwicklung Die Buchführung der Hauptkasse (Buchungen in Zeitbuch und Sachbuch) erfolgt auto- matisiert im Rahmen des integrierten SAP-Systems. Die Regelung der Buchungsverfah- ren für die Zahlstellen erfolgt in den jeweiligen Arbeitsanweisungen. 10 Abschlüsse Die nachfolgenden Regelungen gelten für die Abschlüsse der Hauptkasse. Die Rege- lung der Abschlüsse für die Zahlstellen erfolgt in den jeweiligen Arbeitsanweisungen. 10.1 Tagesabschluss Für jeden Tag, an dem eine Zahlung bewirkt wurde, ist ein Tagesabschluss zu erstellen. Über Ausnahmen entscheidet die für die Zahlungsabwicklung zuständige Person. Im Tagesabschluss werden Kassenistbestand und Kassensollbestand gegenübergestellt. Die an der Erstellung dieser Bestände beteiligten Bediensteten bestätigen die Richtig- keit durch ihre Unterschrift. Der Tagesabschluss der Hauptkasse ist zusätzlich von der für die Zahlungsabwicklung zuständigen Person zu unterschreiben. Jede Differenz zwischen Kassenistbestand und Kassensollbestand ist unverzüglich auf- zuklären und das Ergebnis im Tagesabschluss zu erläutern. Die Berichtigung ist am nächsten Buchungstag vorzunehmen. Lässt sich die Differenz nicht aufklären, sind die für die Zahlungsabwicklung zuständige Person und das Rechnungsprüfungsamt schrift- lich in Kenntnis zu setzen. Die Abwicklung wird in der jeweiligen Arbeitsanweisung ge- regelt. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 92 10.2 Eröffnung der Bücher für das neue Haushaltsjahr Die Bücher für das neue Haushaltsjahr sind rechtzeitig einzurichten. Die für die Zah- lungsabwicklung zuständige Person legt fest, an welchem Buchungstag die Bücher des neuen Haushaltsjahres eröffnet werden. Kontogegenbuch, Zeitbuch und die bei den Zahlstellen geführten Abrechnungsbücher sind nicht haushaltsjahrgebunden und können deshalb fortgeführt werden. 11 Aufbewahrung der Kassenunterlagen 11.1 Allgemeines Die Kassenbücher und -belege sind sicher aufzubewahren. Bei der automatisierten Da- tenverarbeitung sind zusätzlich die besonderen Anforderungen an eine sichere Aufbe- wahrung der Datenträger zu beachten. Zahlungsmittel, Scheck- und Überweisungsvor- drucke, geldwerte Drucksachen, Quittungsblocks, Wertgegenstände und andere zu ver- wahrende Gegenstände sind auch bei nur kurzer Abwesenheit der in diesem Bereich Beschäftigten unter Verschluss zu halten. Kassenbücher, Kassenbelege und Akten (Kassenunterlagen) dürfen nicht aus dem Kassenraum entfernt werden. Eine Kassenunterlage darf nur städtischen Bediensteten vorgelegt werden, die einen dienstlichen Auftrag zur Prüfung oder Einsichtnahme nach- weisen können. Bei allen anderen Personen ist die Zustimmung der Kassenaufsicht und des Rechnungsprüfungsamtes vorher einzuholen. 11.2 Bücher Die in der Zahlungsabwicklung geführten Bücher sind in verschließbaren Behältnissen, nach Möglichkeit voneinander getrennt, aufzubewahren. Hierbei ist es unerheblich, in welcher Form die Bücher geführt werden (z. B. magnetische oder sonst visuell nicht les- bare Datenträger, Bildträger, Bücher, Loseblatt - oder Karteiform). 11.2.1 Tagesabschlussbuch Wird das Tagesabschlussbuch in Lose-Blatt-Form geführt, sind die einzelnen Berichte in der Reihenfolge der Buchungstage durchnummeriert aufzubewahren. 11.3 Belege Der Beleg ist so aufzubewahren, dass er anhand der Buchung jederzeit auffindbar ist. 11.3.1 Belege zu Kassenzeichen und Finanzpositionen Bei den Kassenzeichen sind Anordnung und Ist-Beleg sortiert nach Kassenzeichen und Haushaltsjahr abzulegen. Anordnungen zu Finanzpositionen werden nach der sachlichen Ordnung abgelegt. Ein- zelheiten werden in einer Arbeitsanweisung geregelt. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 93 11.3.2 Herausgabe von begründenden Unterlagen Eine begründende Unterlage darf nur auf schriftlichen Antrag der AD nach Zustimmung des Rechnungsprüfungsamtes herausgegeben werden. Der Antrag bedarf der Unter- schrift einer hierzu berechtigten anordnungsbefugten Person. Antrag, Zustimmung und ein hinreichender Ersatzbeleg sind anstelle des Originals zur Belegsammlung zu neh- men. 11.4 Kassenrechtliche Aufbewahrungsfristen Die bei einer Kasse geführten Bücher, Belege und sonstigen Unterlagen sind dort zehn Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 1. Januar des der Beschluss- fassung des Rates über die Feststellung des Jahresabschlusses folgenden Haushalts- jahres (§ 59 KomHVO). Nach Ablauf dieser Frist können die Bücher, Belege und sonsti- gen Unterlagen vernichtet werden. Die Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind dauernd aufzubewahren. 11.5 Sonstige Aufbewahrungsfristen Sofern eine AD auf Grund besonderer Bestimmungen verpflichtet ist, einen Beleg län- ger als die kassenrechtliche Aufbewahrungsfrist (s. Teil C, Ziffer 11.4) aufzubewahren, hat sie diesen Beleg kurzfristig vor Ablauf der kassenrechtlichen Aufbewahrungsfrist an- zufordern. Die Kämmerei/Stadtkasse weist die Verwaltung rechtzeitig auf den Ablauf der Aufbewahrungsfrist hin. Der Beleg steht der AD nach Ablauf der kassenrechtlichen Aufbewahrungsfrist für die Dauer eines Jahres zur Abholung zur Verfügung. Danach werden nicht abgeholte Belege vernichtet. 12 Einnahmekassen (Geldannahmestellen) Für die Annahme geringfügiger Barzahlungen kann eine Einnahmekasse (Geldannah- mestelle) errichtet werden. 12.1 Bestellung Das für die Entgegennahme von Zahlungen eingesetzte Personal ist durch Bestellung dazu zu ermächtigen (s. Teil C, Ziffer 3.3.2). In der Verfügung ist festzulegen, ob bei der Entgegennahme einer Zahlung eine Quittung zu erteilen ist oder geldwerte Drucksa- chen (z. B. Eintrittskarten, Vordrucke) gegen Barzahlung auszugeben sind. 12.2 Verfahren Die Einnahmekasse erhält aus Handvorschussmitteln ein Wechselgeld. Über die getä- tigten Zahlungsgeschäfte hat sie Aufzeichnungen zu erstellen. Mindestens wöchentlich ist der Kassensollbestand (z. B. verkaufte Waren) zu ermitteln und mit dem Bestand an Zahlungsmitteln abzustimmen. Die Einzahlungen sind mindestens monatlich abzurechnen. Die Abrechnungsunterlagen der Einnahmekasse sind der Amtsleitung zur Prüfung vorzulegen. Gleichzeitig ist eine Annahmeanordnung für die zuständige Kasse zu erteilen. Die Zahlungsmittel sind dann unverzüglich an diese Kasse weiterzuleiten. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 94 Weitere Einzelheiten, insbesondere auch zu Fragen der Kassensicherheit, werden von der Kämmerei/Stadtkasse mit Zustimmung des Zuständigen für die Zahlungsabwicklung und des Rechnungsprüfungsamtes durch eine Arbeitsanweisung geregelt.) 13 Gelderheber / Gelderheberin 13.1 Allgemeines Außerhalb eines Kassenraumes dürfen Zahlungsmittel nur von einer Person angenom- men oder ausgehändigt werden, die hierzu durch Bestellung besonders ermächtigt ist (Gelderheber / Gelderheberin s. Teil C, Ziffer 3.3.2). 13.2 Arbeitsverfahren 13.2.1 Annahme und Ablieferung von Zahlungsmitteln Über die angenommenen Zahlungsmittel (Bargeld, Schecks) ist der einzahlenden Per- son eine Quittung (s. Teil C, Ziffer 5.4.9.1) zu erteilen. Hierzu ist nur ein von der Käm- merei/Stadtkasse zugelassener Quittungsblock zu verwenden. Die Quittungsdurch- schrift ist im Quittungsblock zu belassen. Die angenommenen Zahlungsmittel sind unverzüglich abzuliefern. Art, Zeitpunkt und Stelle, bei der die Zahlungsmittel abzuliefern sind, werden bei der Bestellung festgelegt. Richtlinien, die das Verfahren bei Falschgeldzahlungen und der Entgegennahme von Schecks regeln, sind zu beachten. 13.2.2 Auszahlung und Rückgabe von Zahlungsmitteln Ein an die benannte empfangsberechtigte Person auszuzahlender Betrag wird bei der Kasse gegen Quittung in Empfang genommen. Vor Auszahlung des Betrages ist die Identität der empfangsberechtigten Person zu prü- fen. Hierüber ist ein Vermerk (z. B. Nr. des Personalausweises) in der Quittung anzu- bringen. Zahlungsmittel, die nicht bis zum vorgesehenen Zeitpunkt ausgezahlt werden, sind un- verzüglich an die Kasse zurückzugeben. 13.2.3 Aufbewahrung von Zahlungsmitteln Zahlungsmittel sind getrennt vom privaten Geld in besonderen Behältnissen grundsätz- lich verschlossen und von den Quittungsblocks getrennt sicher aufzubewahren. 13.3 Abrechnung In der Bestellung des Gelderhebers / der Gelderheberin (s. Teil C, Ziffer 3.3.2.) ist anzu- geben, zu welchem Zeitpunkt und bei welcher Stelle die Abrechnungsunterlagen (z. B. Abrechnungslisten, Quittungsdurchschriften u. ä.) zur Prüfung und weiteren Bearbei- tung vorzulegen sind. Alle nicht mehr benötigten Unterlagen sind bei der Stelle abzugeben, bei der abgerech- net wird (z. B. Hauptkasse, Zahlstelle, Amt). Diese Unterlagen sind dort entsprechend der Regelung in Teil C, Ziffer 11.4 aufzubewahren. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 95 13.4 Prüfung und Verantwortung Die Amtsleitung überwacht die ordnungsgemäße Tätigkeit des Gelderhebers / der Gelderheberin. Ergibt sich hierbei eine Beanstandung, sind das Rechnungsprüfungsamt und die Kämmerei/Stadtkasse sofort zu unterrichten. Bei Verdacht auf eine Straftat ist die Polizei einzuschalten (s. Teil C, Ziffer 4.3). Auftretende Differenzen bei der Abrech- nung sind über das Budget der Beschäftigungsdienststelle abzuwickeln. 14 Handvorschüsse 14.1 Allgemeines Ein Handvorschuss dient zur Leistung einer geringfügigen, regelmäßig anfallenden Aus- zahlung, die vorher nur ihrer Art nach bekannt und zweckmäßigerweise sofort in bar zu zahlen ist. Er ist auf die notwendige Höhe zu beschränken. Bemessungsmaßstab ist der durchschnittliche Bedarf für einen Monat. Einem Gelderheber / einer Gelderheberin kann Wechselgeld durch Gewährung eines Handvorschusses zur Verfügung gestellt werden. Über Einrichtung und Auflösung eines Handvorschusses entscheidet die Stadtkämme- rin oder die beauftragte Stelle (20). Bei einem Amt soll nur ein Handvorschuss (Zentralvorschuss) zur Verfügung stehen. Soweit es aus organisatorischen Gründen erforderlich ist, kann mit Zustimmung der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (20) ein Teilbetrag an eine untergeordnete Stelle abgezweigt werden (abgezweigter Handvorschuss). Die Vorschriften für Handvor- schüsse sind anzuwenden. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung des abgezweigten Handvorschus- ses obliegt dem Verwalter / der Verwalterin des Zentralvorschusses. 14.2 Zulässige Zahlungen Aus einem Handvorschuss darf grundsätzlich nur geleistet werden a) Post- und Zustellgebühr b) Fracht- und Rollgeld c) Transportkosten d) Auszahlung für Kleinhandelsware in geringer Meng e, soweit deren Beschaffung nicht generell der Beschaffungsstelle oder bei Spezialbedarf dem in den Verga- berichtlinien genannten Amt übertragen ist e) sofort benötigter Bedarf an Reparaturmaterial, s oweit die Reparatur unmittelbar zur Abwendung eines Schadens erforderlich ist und keine entsprechende Lager- ware zur Verfügung steht. Eine Zahlung für andere Zwecke muss durch die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (20) schriftlich genehmigt sein. Insbesondere darf aus einem Handvorschuss keine Zahlung geleistet werden, die ohne Einschränkung des Geschäftsablaufs bar o- der bargeldlos durch die Kasse erfolgen kann. Hierzu gehört z. B. eine persönliche Zah- lung an Bedienstete der Stadt Köln. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 96 14.3 Verfahren 14.3.1 Einrichtung oder Erhöhung Die Einrichtung oder Erhöhung eines Handvorschusses ist durch die Amtsleitung schriftlich bei der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (20) zu beantragen. Im Antrag sind anzugeben: a) Betragshöhe b) Begründung der Notwendigkeit sowie c) Name und Anschrift des Vorschussverwalters / der Vorschussverwalterin und ei- nes Stellvertreters / einer Stellvertreterin. Zu diesem Antrag ist das für das Personalwesen zuständige Amt hinsichtlich der per- sönlichen Voraussetzungen des Vorschussverwalters / der Vorschussverwalterin und eines Stellvertreters / einer Stellvertreterin zu hören (s. Teil C, Ziffer 3.3.1). Vorschuss- verwalter / Vorschussverwalterin und der Vertreter / die Vertreterin sollen nicht anord- nungsbefugt sein. Bei der Einrichtung oder Erhöhung eines Handvorschusses ist das Rechnungsprüfungs- amt hinsichtlich der sachlichen Notwendigkeit zu hören. Bei der Auflösung oder Redu- zierung des Handvorschusses ist 14 über digitale Kommunikationswege zu informieren. Der Handvorschuss wird durch die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (20) ein- gerichtet und der Höhe nach festgesetzt. Die Auszahlung wird durch die Kämmerei ver- anlasst. Das vorschussverwaltende Amt und das Rechnungsprüfungsamt werden schriftlich unterrichtet. 14.3.2 Aufgaben des Vorschussverwalters / der Vorschussverwalterin Der Vorschussverwalter / die Vorschussverwalterin ist für die ordnungsgemäße Verwal- tung des Handvorschusses verantwortlich. Er / Sie hat insbesondere darauf zu achten, dass a) die Mittel nur für die vorgesehenen Verwendungsz wecke verausgabt b) die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlic hkeit beachtet c) die Zahlungsmittel und Belege sicher (z. B. in v erschließbaren Behältern, Kasset- ten) aufbewahrt und d) keine anderen Gelder als die zur Auffüllung des Vorschusses und etwaige Rück- zahlungen von abgezweigten Handvorschüssen angenommen und aufbewahrt werden. Die aus dem Handvorschuss geleistete Zahlung ist grundsätzlich einmal im Monat, in jedem Fall beim Wechsel des Vorschussverwalters / der Vorschussverwalterin, mit der Kasse abzurechnen. Hierbei ist die geleistete Zahlung ausschließlich in den dafür vor- gesehenen Abrechnungsvordruck einzutragen. Sind Buchungsstellen mehrerer AD be- troffen, ist für jede AD ein besonderer Abrechnungsvordruck zu verwenden. Abgezweigte Handvorschüsse sind alle 3 Monate mit dem Zentralvorschuss abzurech- nen Der Geldbestand ist mindestens bei jeder Abrechnung zu vermerken und der Gesamt- vorschuss auszuweisen. Die Amtsleitung oder die von ihr beauftragte Person überprüft Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 97 die Abrechnung und bestätigt dieses durch Namenszeichen und Datum auf der Zusam- menstellung. Jeder Auszahlungsanordnung sind die Erstschrift des Abrechnungsvor- drucks und die Belege für die einzelnen Auszahlungen beizufügen. Die Belege sind fort- laufend zu nummerieren und in dieser Folge zu ordnen. Die Zweitschrift des Abrech- nungsvordrucks ist bei dem Amt zusammen mit der Haushaltsüberwachungsliste aufzu- bewahren. 14.3.3 Aufsicht 14.3.3.1 Überwachung Die Amtsleitung hat die bestimmungsgemäße Verwendung und Verwaltung des Vor- schusses zu überwachen. Die vorgenommenen Überwachungsmaßnahmen sind auf der Durchschrift des Abrechnungsvordrucks zu vermerken. 14.3.3.2 Prüfung Der Handvorschuss und der abgezweigte Handvorschuss sind mindestens einmal jähr- lich von der Amtsleitung oder einer von ihr beauftragten Person unvermutet zu prüfen. Die Prüfungsniederschrift ist in 3-facher Ausfertigung auf den vorgesehenen Vordru- cken zu erstellen. Rechnungsprüfungsamt und Kämmerei erhalten unverzüglich je eine Ausfertigung. Ein bei einer Prüfung festgestellter Fehlbetrag oder Überschuss ist in der Prüfungsnie- derschrift festzuhalten und zu erklären. Eine Differenz ist grundsätzlich vom Vorschuss- verwalter / von der Vorschussverwalterin auszugleichen. Bei nicht verschuldetem Ver- lust (z. B. Einbruch/Diebstahl) ist der Fehlbetrag von der Kämmerei auszugleichen. Bei Verdacht auf eine Straftat ist die Polizei einzuschalten (s. Teil C, Ziffer 4.3). 14.4 Wegfall der Voraussetzungen Soweit die persönlichen Voraussetzungen für eine Bestellung zum Vorschussverwalter / zur Vorschussverwalterin oder zum Stellvertreter / zur Stellvertreterin nicht oder nicht mehr vorliegen (s. Teil C, Ziffer 3.3.1), ist das für das Personalwesen zuständige Amt verpflichtet, hierüber die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (20) unverzüglich schriftlich zu unterrichten. Über die Aufhebung der Bestellung ist nach Anhörung des Amtes in Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt zu entscheiden. Das für das Personalwesen zuständige Amt und das Rechnungsprüfungsamt sind über die Ent- scheidung schriftlich zu unterrichten. Das antragstellende Amt hat der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (20) un- verzüglich mitzuteilen, wenn ein Vorschussverwalter / eine Vorschussverwalterin oder der Stellvertreter / die Stellvertreterin a) aus dem Dienst der Stadt Köln ausscheidet b) zu einem anderen Amt versetzt wird oder c) aus anderen Gründen die Aufgabe nicht mehr wahrn immt. Die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (20) hebt die Bestellung auf. Rechnungs- prüfungsamt und das für das Personalwesen zuständige Amt sind hierüber zu informie- ren. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 98 14.5 Auflösung oder Verringerung Das vorschussverwaltende Amt hat der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (20) unverzüglich mitzuteilen, wenn der Vorschuss ganz oder teilweise nicht mehr benö- tigt wird. Die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (20) verfügt die vollständige o- der teilweise Rückzahlung und informiert hierüber das vorschussverwaltende Amt und das Rechnungsprüfungsamt. Wird der Handvorschuss aufgelöst, ist zusätzlich das für das Personalwesen zuständige Amt über die damit verbundene Aufhebung der Bestel- lung des Handvorschussverwalters / der Handvorschussverwalterin und des Stellvertre- ters / der Stellvertreterin zu unterrichten. 15 Verwahrung von Gegenständen 15.1 Allgemeines Verwahrung ist die formalisierte Aufbewahrung eines Gegenstandes. Es darf nur ein Gegenstand in Verwahrung genommen werden, der der Stadt gehört oder von ihr zu verwahren ist. Im Nachfolgenden wird das Verfahren über die Aufbewahrung von Gegenständen bei der Hauptkasse geregelt. Soweit ein Gegenstand bei einer Zahlstelle aufzubewahren ist, erfolgen die notwendigen Regelungen in den jeweiligen Arbeitsanweisungen nach Maßgabe dieser Geschäftsanweisung. 15.1.1 Gegenstände, die bei der Hauptkasse aufzubewahren sind Zu den Wertgegenständen, die von der Hauptkasse aufzubewahren sind, gehören ins- besondere: a) Wertpapiere, die das in ihnen verbriefte Recht d erart verkörpern, dass sie selbst zum Träger des Rechts werden und der Besitz der Urkunde zur Ausübung des Rechts nötig ist (§§ 793-808 BGB, 363,367 HGB). Dazu gehören insbesondere: Aktien, Kuxe, Inhaberschuldverschreibungen, Zinsscheine, Gewinnanteilscheine, Erneuerungsscheine. b) Sonstige Urkunden, die Vermögensrechte verbriefe n oder nachweisen, so dass das in ihnen verbriefte Recht auch ohne den Besitz der Urkunde ausgeübt wer- den kann. Dazu gehören insbesondere Hypotheken-, Grund- und Rentenschuld- briefe, Depotscheine (Depotquittungen), Schuldversprechen, Schuldanerkennt- nisse, Verpfändungserklärungen, Bürgschaftserklärungen Dritter, Sparbücher, Kfz-Briefe, vollstreckbare Ausfertigungen von notariell beurkundeten Verträgen. In diesen Fällen sind die über die bloße Verwahrung der Urkunde hinausgehen- den notwendigen Maßnahmen zur Sicherung der städtischen Forderung zusätz- lich durch das einliefernde Amt zu ergreifen. 15.1.2 Sonstige Aufbewahrung Über die Verwahrung von Gebührenmarken, anderen Wertzeichen, geldwerten Druck- sachen oder anderen Gegenständen entscheidet die Kämmerei nach Lage des Einzel- falles. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 99 15.1.3 Zweitschlüsselaufbewahrung Sobald ein Sicherungsbehältnis (s. Teil C, Ziffer 4.1.2) bei einer Zahlstelle aufgestellt bzw. eingebaut ist, ist der Zweitschlüssel zur Verwahrung an die Hauptkasse zu über- geben. Dort ist er unter doppeltem Verschluss zu verwahren. Eventuell vorhandene Mehrschlüssel sind wie Zweitschlüssel zu behandeln. Soweit ein Sicherungsbehältnis bei einem Amt -ausgenommen bei einer Kasse -be- schafft wird, können die Zweitschlüssel bei einer Kasse zur sicheren Verwahrung einge- liefert werden. Hierfür gelten die Bestimmungen zu Teil C, Ziffer 4.1.2 sinngemäß. Die Zweitschlüssel zum Tresorraum der Hauptkasse und zum Zweitschlüsselschrank sind in einem Schließfach bei der Sparkasse KölnBonn aufzubewahren. 15.2 Art der Verwahrung 15.2.1 Allgemeines Die Verwahrung eines Wertgegenstandes erfolgt durch die Hauptkasse. Mit dieser Ver- wahrung ist eine Verwaltung des Wertgegenstandes nicht verbunden. Die Verwaltung eines Wertgegenstandes obliegt der AD. 15.2.2 Verwahrung Die Hauptkasse hat für eine sichere Aufbewahrung des zu verwahrenden Gegenstan- des zu sorgen. Er ist feuer-, diebes- und einbruchssicher unter Verschluss zu halten. Das Sicherungsbehältnis muss so beschaffen sein, dass es nur mit zwei verschiedenen Schlüsseln geöffnet werden kann. Der Tresor der Hauptkasse ist zusätzlich durch eine Polizei-Notrufanlage zu sichern. 15.2.3 Verwaltung Die Verwaltung eines Wertgegenstandes obliegt der AD. Die Verwaltung umfasst insbe- sondere die Entscheidung, ob ein Wertgegenstand verwahrt werden soll, die Anordnung der Annahme und der Auslieferung, die Bestätigung an den Hinterleger/ die Hinterlege- rin über den Erhalt und die Einlieferung des Wertgegenstandes sowie die Entscheidung, was mit dem in Verwahrung genommenen Gegenstand zu geschehen hat. Gilt für die Verwahrung eines Gegenstandes eine Frist, so ist deren Einhaltung von der AD zu überwachen. Für ein bei einem Kreditinstitut hinterlegtes Wertpapier übernimmt das Kreditinstitut auch die im Depotvertrag geregelte Verwaltung. Anfallende Zinsen, Gewinnanteile und Verkaufserlöse sind dem Girokonto der Hauptkasse gutzuschreiben. Die Fortschreibung und Auszahlung von Zinsen eines hinterlegten Sparbuches obliegt der AD. 15.3 Einlieferungs- und Auslieferungsanordnungen Die Hauptkasse darf grundsätzlich nur auf Grund einer schriftlichen Anordnung einen Gegenstand zur Verwahrung annehmen oder einen verwahrten Gegenstand ausliefern. Hierfür ist nur die zugelassenen Einlieferungs- bzw. Auslieferungsanordnung zu ver- Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 100 wenden. Ein Gegenstand im Sinne des Teil C, Ziffer 15.1.2 soll in einem abgeschlosse- nen Behältnis eingeliefert werden. Dieses Behältnis ist zweifelsfrei zu bezeichnen. So- fern dieses Behältnis täglich herausgegeben und wieder eingeliefert wird, ist eine Quit- tung in einfacher Form (Liste) zu erteilen. Wünscht die einliefernde Stelle Zugriff auf den Inhalt des Behältnisses, ohne dass das Behältnis den Kassenraum verlässt, so ist die- ses zu dokumentieren. Im Übrigen gelten die Vorschriften zu Teil B, Ziffer 2.5. 15.4 Einlieferung von Gegenständen 15.4.1 Allgemeines Der zu verwahrende Gegenstand ist unverzüglich der Hauptkasse zu übergeben. Bei der Einlieferung eines Gegenstandes hat die Hauptkasse die Übereinstimmung mit den Angaben auf der Einlieferungsanordnung festzustellen. Die AD erhält über die Ein- lieferung des Gegenstandes eine Quittung unter Angabe der von der Hauptkasse ver- gebenen Werteverwahrungsnummer. Die AD hat dem Hinterleger / der Hinterlegerin den Empfang und die Einlieferung bei der Hauptkasse zu bestätigen. 15.4.2 Besonderheiten bei Sicherheitsleistungen Erfolgt eine Sicherheitsleistung durch ein Wertpapier, so sind der Depotschein und die Bestätigung über die Verpfändung der Hauptkasse zur Verwahrung zu übergeben. Ein zugunsten der Stadt Köln verpfändetes Sparbuch ist mit dem Nachweis der Ver- pfändung des Kreditinstituts bei der Hauptkasse einzuliefern. Im Übrigen siehe Teil B, Ziffer 2.5.3. 15.4.3 Vorläufige Annahme von Gegenständen Liegt bei der Übergabe eines Gegenstandes der Hauptkasse keine Einlieferungsanord- nung vor, ist der Gegenstand vorläufig anzunehmen, wenn ein sachlicher Grund er- kennbar ist. Bei der AD ist unverzüglich die Einlieferungsanordnung anzufordern. Im Übrigen gilt das Verfahren hinsichtlich von Verwahrbuchungen (s. Teil C, Ziffer 5.2.2) sinngemäß. 15.5 Auslieferung von Gegenständen Zur Auslieferung eines bei der Hauptkasse verwahrten Gegenstands hat die AD eine Auslieferungsanordnung nach Vordruck zu erstellen. Vor der Auslieferung prüft die Hauptkasse die Übereinstimmung des auszuliefernden Gegenstands mit den Angaben in der Auslieferungsanordnung. Die Hauptkasse liefert den Wertgegenstand grundsätz- lich gegen Quittung an die AD aus. Die AD ist für die ordnungsgemäße Rückgabe des Wertgegenstandes an den Hinterleger / die Hinterlegerin verantwortlich. Auf Anordnung der AD kann der Gegenstand ausnahmsweise der empfangsberechtig- ten Person gegen Empfangsbestätigung ausgehändigt oder zugestellt werden. Die Hauptkasse hat zu veranlassen, dass ein zu übersendender Gegenstand ausreichend gegen Verlust versichert ist. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 101 Die vom Kreditinstitut erstellte Bescheinigung über die Ausbuchung von Wertpapieren ist zusammen mit der Einlieferungsbescheinigung (Depotschein) und der Auslieferungs- anordnung aufzubewahren. 15.6 Buchführung, Belege, Bestandskontrolle 15.6.1 Buchführung Über die Einlieferungen und Auslieferungen von zu verwahrenden Gegenständen sind folgende Bücher zu führen: a) Wertezeitbuch zur Buchung der Einlieferungen und Auslieferungen in zeitlicher Reihenfolge b) Wertesachbuch zur Vereinfachung der Buchführung als Sammlung der Einliefe- rungsanordnungen nach einer von der für die Zahlungsabwicklung zuständigen Person festzulegenden Gliederung Als Verzeichnis sind zu führen: a) Nachweis über vorläufige Werteverwahrung für die noch keine Einlieferungsan- ordnungen vorliegen b) Verzeichnis der eingelieferten Zweitschlüssel un d deren Sicherungsbehältnisse. Einzelheiten hinsichtlich der Führung der Bücher und Verzeichnisse sind von der Kämmerei mit Zustimmung des Zuständigen für die Zahlungsabwicklung in einer Arbeitsanweisung zu regeln. 15.6.2 Belege Die Einlieferungsanordnung ist nach der Buchung im Wertezeitbuch nach Werteverwah- rungsnummern geordnet sicher aufzubewahren. Wird der Wert eines Gegenstandes verändert, erhält die ergänzende Einlieferungs-oder Auslieferungsanordnung die Werteverwahrungsnummer der ursprünglichen Einliefe- rungsanordnung und ist ihr beizufügen. Der ursprüngliche Wertgegenstand und die Ergänzung sind zu- sammen aufzubewahren. Bei Auslieferung eines Gegenstandes ist der Auslieferungsanordnung die ursprüngliche Einlieferungsanordnung einschließlich der hierzu vorhandenen ergänzenden Anordnun- gen sowie sonstige Unterlagen, die diese Verwahrung betreffen, beizufügen und nach der Werteverwahrungsnummer abzulegen. Bücher und Belege sind 12 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt a) für das Wertezeitbuch mit Ablauf des Jahres der letzten Eintragung b) für die Belege von ausgelieferten Gegenständen m it Ablauf des Jahres der Aus- lieferung. Der Nachweis über die vorläufige Werteverwahrung kann nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Erledigung erfolgte, vernichtet werden. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil C 102 15.6.3 Bestandskontrolle Mindestens einmal im Kalenderjahr ist der Bestand des Wertenachweises mit dem des Wertezeitbuches abzustimmen. Der Bestand der verwahrten Gegenstände (s. Teil C, Ziffer 15.4) ist einmal im Kalender- jahr von der Kassenleitung zu prüfen und dieses im Wertezeitbuch zu vermerken. Auf diese Prüfung kann verzichtet werden, wenn im selben Kalenderjahr eine Vollständig- keitsprüfung durch das Rechnungsprüfungsamt stattgefunden hat. Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln – Teil D und E 103 D. Controlling Handbuch Controlling Planungshandbuch Handbuch Kosten- und Leistungsrechnung Auf den Abdruck wird an dieser Stelle verzichtet. E. Übergangs- und Schlussbestimmungen 1. Änderung der Geschäftsanweisung Eine Änderung dieser Geschäftsanweisung ist vor Erlass zwischen Kämmerei und Rechnungsprüfungsamt abzustimmen. 2. Ausnahmeregelungen Die Stadtkämmerin kann nach Anhörung des Rechnungsprüfungsamtes in begründeten Einzelfällen von den Vorschriften dieser Geschäftsanweisung abweichende Regelungen treffen. Unabhängig von dieser Regelung werden die zum Teil D. Controlling gehörenden Handbücher entsprechend den Entwicklungen fortgeschrieben. 3. Arbeitsanweisungen Zuständig für den Erlass von Arbeitsanweisungen nach Maßgabe dieser Geschäftsan- weisung ist die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (200 oder 201/1) 4. Inkrafttreten Die Änderungen aufgrund der fünften Änderung der Geschäftsanweisung für das Fi- nanzwesen der Stadt Köln (GAFin) vom 04.05.2009 treten am 01. des auf die Schluss- zeichnung folgenden Monats in Kraft. Arbeitsanweisungen und sonstige Einzelregelungen behalten ihre Gültigkeit, soweit sie nicht der geänderten Geschäftsanweisung widersprechen. Köln, den 17.01.2023 Gez. Reker
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1 Geschäftsanweisung für das Finanzwesen (GAFin) Synopse der wesentlichen Änderungen- 2 Teil A Haushaltswesen Stand 18.01.2020 Abschließende Entwurfsfassung (Änderungen in Fettdruck) 1.1.3 Haushaltssystematik 1.1.3.1 Einteilung in Ergebnis-und Finanzplan Der Haushaltsplan besteht aus einem (Gesamt-) Ergebnisplan, der alle Erträge und Aufwendungen ausweist, sowie dem (Gesamt-)Finanzplan, dem alle Einzahlungen und Auszahlungen zuzuordnen sind (siehe §§ 78 Abs. 2 GO, 2 und 3 KomHVO). Die weitere Gliederung der beiden Pläne in Teilergebnis-und Teilfinanzpläne muss mindestens auf der Ebene der Produktbereiche (vgl. Anlage 6 der VV Muster zur GO und KomHVO) erfolgen. Die Stadt Köln gliedert ihren Haushalt nach Produktgruppen (siehe auch unter 1.1.1). Durch die Produktgruppen werden die Produktbereiche weiter unterteilt, können aber auch mit diesen identisch sein. Die Anzahl der Teilpläne auf Produktgruppenebene ist der Kommune freigestellt und kann modifiziert werden (entspricht jedoch mindestens der Anzahl der vorgegebenen Produktbereiche). 1.1.3 Haushaltssystematik 1.1.3.1 Einteilung in Ergebnis-und Finanzplan Der Haushaltsplan besteht aus einem (Gesamt-) Ergebnisplan, der alle Erträge und Aufwendungen ausweist, sowie dem (Gesamt-)Finanzplan, dem alle Einzahlungen und Auszahlungen zuzuordnen sind (siehe §§ 78 Abs. 2 GO, 2 und 3 KomHVO). Die weitere Gliederung der beiden Pläne in Teilergebnis-und Teilfinanzpläne muss mindestens auf der Ebene der Produktbereiche (vgl. Anlage 6 der VV Muster zur GO und KomHVO) erfolgen. Die Stadt Köln gliedert ihren Haushalt nach Produktgruppen (siehe auch unter 1.1.1). Durch die Produktgruppen werden die Produktbereiche weiter unterteilt, können aber auch mit diesen identisch sein. Die Anzahl der Teilpläne auf Produktgruppenebene ist der Kommune freigestellt und kann modifiziert werden (entspricht jedoch mindestens der Anzahl der vorgegebenen Produktbereiche). Ergänzend werden im Haushaltsplan der Ergebnis- und Finanzplan organisations- und bezirksbezogen dargestellt. … 1.2.5 Vorherigkeit Grundsatz Der Haushaltsplan gilt für ein Haushaltsjahr (§ 78 Abs. 1 und 2 GO). Das Haushaltsjahr ist ein Kalenderjahr (§ 78 Abs. 4 GO). 1.2.5 Vorherigkeit Grundsatz Der Haushaltsplan gilt für ein Haushaltsjahr (§ 78 Abs. 1 und 2 GO). Das Haushaltsjahr ist ein Kalenderjahr (§ 78 Abs. 4 GO). 3 Die Haushaltssatzung soll spätestens am 30.11. vor Beginn des Haushaltsjahres der Aufsichtbehörde angezeigt werden (§ 80 Abs. 5 GO). Vorläufige Haushaltsführung Wenn die Haushaltssatzung nicht vor dem 01.01. beschlossen worden ist, so fehlt es an einer Ermächtigung für das Tätigwerden der Verwaltung, bis diese veröffentlicht wird. Für die vorläufige Haushaltsführung trifft § 82 GO Regelungen, die hinsichtlich der Kredite durch § 86 Abs. 2 GO ergänzt werden (sog. zweijährige Kreditermächtigung). Hinsichtlich der Kredite zur Liquiditätssicherung ist § 89 Abs. 2 Satz 2 GO maßgeblich. Bei den Verpflichtungsermächtigungen ist der § 85 Abs. 2 GO zu berücksichtigen. Keine Einschränkungen erfahren Sachverhalte, dieaufgrund eines Dauervertrages, einer eigenen Satzung oder spezieller Gesetze erhoben werden, z.B. Mieten, Hundesteuer, Eintrittsgelder, Personalaufwendungen und -auszahlungen, Sozialhilfeleistungen. Darüber hinaus können gemäß § 22 KomHVO übertragene Ermächtigungen für Aufwendungen und Auszahlungen unmittelbar nach Ihrer Übertragung verwendet werden, unabhängig davon, ob eine Haushaltssatzung bereits bekannt gemacht worden ist. Die Haushaltssatzung soll spätestens am 30.11. vor Beginn des Haushaltsjahres der Aufsichtbehörde angezeigt werden (§ 80 Abs. 5 GO). Vorläufige Haushaltsführung Wenn die Haushaltssatzung nicht vor dem 01.01. beschlossen worden in Kraft getreten ist, so fehlt es an einer Ermächtigung für das Tätigwerden der Verwaltung, bis diese veröffentlicht wird. Für die vorläufige Haushaltsführung trifft § 82 GO Regelungen, die hinsichtlich der Kredite durch § 86 Abs. 2 GO ergänzt werden (sog. zweijährige Kreditermächtigung). Hinsichtlich der Kredite zur Liquiditätssicherung ist § 89 Abs. 2 Satz 2 GO maßgeblich. Bei den Verpflichtungsermächtigungen ist der § 85 Abs. 2 GO zu berücksichtigen. Keine Einschränkungen erfahren Sachverhalte, die aufgrund eines Dauervertrages, einer eigenen Satzung oder spezieller Gesetze erhoben werden, z.B. Mieten, Hundesteuer, Eintrittsgelder, Personalaufwendungen und -auszahlungen, Sozialhilfeleistungen. Darüber hinaus können gemäß § 22 KomHVO übertragene Ermächtigungen für Aufwendungen und Auszahlungen unmittelbar nach Ihrer Übertragung verwendet werden, unabhängig davon, ob eine Haushaltssatzung bereits bekannt gemacht worden ist. …. 1.3.4 Grundsatz der Bruttoveranschlagung Einzahlungen und Auszahlungen sowie Erträge und Aufwendungen sind in voller Höhe und getrennt voneinander zu veranschlagen (§ 11 Abs. 2 KomHVO). Aus dem Bruttoprinzip folgt das Saldierungsverbot, womit letztlich die Grundsätze der Haushaltsklarheit und -wahrheit unterstützt werden. Dieses Prinzip gilt auch für die kommunale Bilanz, so sind z. B. Zuwendung für den investiven Bereich nicht zu verrechnen, sondern separat auszuweisen (§ 44 Abs. 5 KomHVO). 1.3.4 Grundsatz der Bruttoveranschlagung Einzahlungen und Auszahlungen sowie Erträge und Aufwendungen sind in voller Höhe und getrennt voneinander zu veranschlagen (§ 11 Abs. 2 KomHVO). Aus dem Bruttoprinzip folgt das Saldierungsverbot, womit letztlich die Grundsätze der Haushaltsklarheit und -wahrheit unterstützt werden. Dieses Prinzip gilt auch für die kommunale Bilanz, so sind z. B. Zuwendung für den investiven Bereich nicht zu verrechnen, sondern separat auszuweisen (§ 44 Abs. 5 KomHVO). 4 Anmerkungen: Eine Ausnahme von diesem Prinzip gibt es bei Abgaben, abgabeähnlichen Erträgen und allgemeinen Zuweisungen, die die Gemeinde zurückzuzahlen hat. Diese sind bei den Erträgen abzusetzen - und nicht als Aufwand zu buchen -, auch wenn sie sich auf die Erträge aus Vorjahren beziehen (§ 18 Abs. 1 KomHVO). Die damit zusammenhängenden Zahlungen sind entsprechend bei den Einzahlungen abzusetzen. Preisnachlässe sind Kaufpreisminderungen und somit von der jeweiligen Auszahlung bzw. dem Aufwand abzusetzen (§ 34 Abs. 2 Satz 3 KomHVO) Wenn bei der Aufnahme eines Kredites die Kreditbeschaffungskosten unmittelbar von dem Auszahlungsbetrag abgezogen werden, ist der Darlehensbetrag trotzdem netto (§ 91 Abs. 2 Nr. 2 GO) und die Kreditbeschaffungskosten als Aufwand zu buchen. Anmerkungen: Eine Ausnahme von diesem Prinzip gibt es bei Abgaben, abgabeähnlichen Erträgen und allgemeinen Zuweisungen, die die Gemeinde zurückzuzahlen hat. Diese sind bei den Erträgen abzusetzen - und nicht als Aufwand zu buchen -, auch wenn sie sich auf die Erträge aus Vorjahren beziehen (§ 18 Abs. 1 KomHVO). Die damit zusammenhängenden Zahlungen sind entsprechend bei den Einzahlungen abzusetzen. Preisnachlässe sind Kaufpreisminderungen und somit von der jeweiligen Auszahlung bzw. dem Aufwand abzusetzen (§ 34 Abs. 2 Satz 3 KomHVO) Wenn bei der Aufnahme eines Kredites die Kreditbeschaffungskosten unmittelbar von dem Auszahlungsbetrag abgezogen werden, ist der Darlehensbetrag trotzdem netto brutto und die Kreditbeschaffungskosten als Aufwand zu buchen. … 1.3.5 Grundsatz der Einzelveranschlagung Die Erträge und Aufwendungen sowie Einzahlungen und Auszahlungen sind mindestens nach den in den in §§ 2, 3 KomHVO genannten Positionen zu gliedern (siehe Anlage 16 VV Muster zur GO und KomHVO). Darüber hinaus sind in den Teilplänen die internen Leistungsbeziehungen darzustellen (siehe 1.3.1). Im Sinne des § 4 Abs. 4 Satz 2 KomHVO werden als Einzelmaßnahmen Bau-Investitionen ab 100.000,00 Euro im Teilplan ausgewiesen. Ausnahmen: Bau-Investitionsmaßnahmen unter 100.000,00 Euro werden als Sammelpositionen in den Teilfinanzplänen nachgewiesen. 1.3.5 Grundsatz der Einzelveranschlagung Die Erträge und Aufwendungen sowie Einzahlungen und Auszahlungen sind mindestens nach den in den in §§ 2, 3 KomHVO genannten Positionen zu gliedern (siehe Anlage 16 VV Muster zur GO und KomHVO). Darüber hinaus sind in den Teilplänen die internen Leistungsbeziehungen darzustellen (siehe 1.3.1). Im Sinne des § 4 Abs. 4 Satz 2 KomHVO werden als Einzelmaßnahmen Bau-Investitionen ab 100.000,00 500.000,00 Euro im Teilplan ausgewiesen. Ausnahmen: Bau-Investitionsmaßnahmen unter 100.000,00 500.000,00 Euro werden als Sammelpositionen in den Teilfinanzplänen nachgewiesen. 5 Bei Verfügungsmitteln handelt es sich um Aufwendungen bzw. Auszahlungen der Oberbürgermeisterin für dienstliche Zwecke, die nicht bereits an anderer Stelle bereitgestellt werden. Diese sind gesondert auszuweisen (§ 14 KomHVO). Bei Verfügungsmitteln handelt es sich um Aufwendungen bzw. Auszahlungen der Oberbürgermeisterin für dienstliche Zwecke, die nicht bereits an anderer Stelle bereitgestellt werden. Diese sind gesondert auszuweisen (§ 14 KomHVO). … 1.3.6 Besondere Veranschlagungsgrundsätze für Investitionen Über die vorgenannten Veranschlagungsgrundsätze hinaus gelten für Investitionen folgende Regelungen (gemäß § 13 i. V. m. § 4 Abs. 4 KomHVO i. V. m. § 8 der Haushaltssatzung): a) Bevor Investitionsmaßnahmen oberhalb der vom Rat festgesetzten Wertgrenze in Höhe von 100.000,00 Euro beschlossen und im Haushaltsplan ausgewiesen werden, ist unter mehreren in Betracht kommenden Möglichkeiten durch einen Wirtschaftlichkeitsvergleich, mindestens durch einen Vergleich der Anschaffungs-oder Herstellungskosten nach § 34 Abs. 2 und 3 KomHVO und der Folgekosten, die für die Gemeinde wirtschaftlichste (also nicht die sparsamste) Lösung zu ermittelt. Die Unterlagen hierüber sind der Anmeldung beizufügen. b) Ermächtigungen für Baumaßnahmen dürfen im Finanzplan erst veranschlagt werden, wenn Baupläne, Kostenberechnungen und Erläuterungen vorliegen, aus denen die Art der Ausführung, die Gesamtkosten der Maßnahme, getrennt nach Grunderwerb und Herstellungskosten, einschließlich der Einrichtungskosten sowie der Folgekosten ersichtlich sind und denen ein Bauzeitplan beigefügt ist. Die Unterlagen müssen auch die voraussichtlichen Jahresauszahlungen unter Angabe der Kostenbeteiligung Dritter, und die für die Dauer der Nutzung entstehenden Haushaltsbelastungen ausweisen. c) Vor Beginn einer Investition bis zu 100.000,00 Euro muss mindestens eine Kostenberechnung vorliegen. 1.3.6 Besondere Veranschlagungsgrundsätze für Investitionen Über die vorgenannten Veranschlagungsgrundsätze hinaus gelten für Investitionen folgende Regelungen (gemäß § 13 i. V. m. § 4 Abs. 4 KomHVO i. V. m. § 8 der Haushaltssatzung): a) Bevor Investitionsmaßnahmen oberhalb der vom Rat festgesetzten Wertgrenze in Höhe von 100.000,00 500.000,00 Euro beschlossen und im Haushaltsplan ausgewiesen werden, ist unter mehreren in Betracht kommenden Möglichkeiten durch einen Wirtschaftlichkeitsvergleich, mindestens durch einen Vergleich der Anschaffungs-oder Herstellungskosten nach § 34 Abs. 2 und 3 KomHVO und der Folgekosten, die für die Gemeinde wirtschaftlichste (also nicht die sparsamste) Lösung zu ermittelt. Die Unterlagen hierüber sind der Anmeldung beizufügen. b) Ermächtigungen für Baumaßnahmen dürfen im Finanzplan erst veranschlagt werden, wenn Baupläne, Kostenberechnungen und Erläuterungen vorliegen, aus denen die Art der Ausführung, die Gesamtkosten der Maßnahme, getrennt nach Grunderwerb und Herstellungskosten, einschließlich der Einrichtungskosten sowie der Folgekosten ersichtlich sind und denen ein Bauzeitplan beigefügt ist. Die Unterlagen müssen auch die voraussichtlichen Jahresauszahlungen unter Angabe der Kostenbeteiligung Dritter, und die für die Dauer der Nutzung entstehenden Haushaltsbelastungen ausweisen. c) Vor Beginn einer Investition bis zu 100.000,00 500.000,00 Euro muss mindestens eine Kostenberechnung vorliegen. 6 d) Bei Investitionen, die sich über mehrere Jahre erstrecken, ist neben dem veranschlagten Jahresbedarf auch der Bedarf der drei Folgejahre anzugeben. e) Im Sinne des § 14 KomHVO sind Verpflichtungsermächtigungen, die zu Lasten der dem Haushaltsjahr folgenden drei Jahre veranschlagt werden, im Teilfinanzplan darzustellen. (Die Darstellung erfolgt entsprechend den Anlagen 9 A und 9 B der VV Muster zur GO und KomHVO. Allerdings mit dem Unterschied, dass entgegen dem Muster 9 B die Verpflichtungsermächtigungen nur als Summe ausgewiesen und nicht nach der Belastung der folgenden drei Haushaltsjahre aufgeteilt werden). f) Verpflichtungsermächtigungen sind nur zulässig, wenn die Finanzierung aus ihrer Inanspruchnahme in den künftigen Haushalten gesichert erscheint. Die Stadt Köln bedient sich zur Umsetzung dieser Grundsätze eines Investitionscontrollingverfahrens (IVC). Bezüglich der näheren Ausgestaltung wird auf die “Geschäfts-und Verfahrensanweisung zum Investitionscontrollingverfahren” verwiesen. d) Bei Investitionen, die sich über mehrere Jahre erstrecken, ist neben dem veranschlagten Jahresbedarf auch der Bedarf der drei Folgejahre anzugeben. e) Im Sinne des § 14 KomHVO sind Verpflichtungsermächtigungen, die zu Lasten der dem Haushaltsjahr folgenden drei Jahre veranschlagt werden, im Teilfinanzplan darzustellen. (Die Darstellung erfolgt entsprechend den Anlagen 9 A und 9 B der VV Muster zur GO und KomHVO. Allerdings mit dem Unterschied, dass entgegen dem Muster 9 B die Verpflichtungsermächtigungen nur als Summe ausgewiesen und nicht nach der Belastung der folgenden drei Haushaltsjahre aufgeteilt werden). f) Verpflichtungsermächtigungen sind nur zulässig, wenn die Finanzierung aus ihrer Inanspruchnahme in den künftigen Haushalten gesichert erscheint. Die Stadt Köln bedient sich zur Umsetzung dieser Grundsätze eines Investitionscontrollingverfahrens (IVC). Bezüglich der näheren Ausgestaltung wird auf die “Geschäfts-und Verfahrensanweisung zum Investitionscontrollingverfahren” verwiesen. … 2.2 Deckungsgrundsätze 2.2.1 Gesamtdeckungsprinzip Nach § 20 KomHVO gilt grundsätzlich, dass alle Erträge insgesamt zur Deckung aller Aufwendungen, die Einzahlungen aus laufender Verwaltungstätigkeit insgesamt zur Deckung der Auszahlungen aus laufender Verwaltungstätigkeit und die Zahlungsüberschüsse aus laufender Verwaltungstätigkeit und die Einzahlungen aus Investitionstätigkeit (z.B. Verkaufserlöse, Investitionszuwendungen) 2.2 Deckungsgrundsätze 2.2.1 Gesamtdeckungsprinzip Nach § 20 KomHVO gilt grundsätzlich, dass alle Erträge insgesamt zur Deckung aller Aufwendungen, die Einzahlungen aus laufender Verwaltungstätigkeit insgesamt zur Deckung der Auszahlungen aus laufender Verwaltungstätigkeit und die Zahlungsüberschüsse aus laufender Verwaltungstätigkeit und die Einzahlungen aus Investitionstätigkeit (z.B. Verkaufserlöse, Investitionszuwendungen) 7 sowie die Einzahlungen aus der Aufnahme von Krediten insgesamt zur Deckung der Auszahlungen für die Investitionstätigkeit dienen. sowie die Einzahlungen aus der Aufnahme von Krediten insgesamt zur Deckung der Auszahlungen für die Investitionstätigkeit dienen. Nach § 20 KomHVO NRW gilt grundsätzlich, dass die Erträge insgesamt zur Deckung der Aufwendungen des Ergebnisplanes und die Einzahlungen insgesamt zur Deckung der Auszahlungen des Finanzplanes dienen. … 2.2.2 Budgetbildung Zur flexiblen Haushaltsbewirtschaftung werden Budgets gemäß § 21 Abs. 1 und 3 KomHVO i. V. m. § 8 der Haushaltssatzung für die Stadt Köln wie folgt festgelegt: Ein Budget bilden Aufwands-und Ertragspositionen sowie Einzahlungen und Auszahlungen für Investitionstätigkeit innerhalb eines Teilplans (dies entspricht einer Produktgruppe). Die Gesamtsummen der Erträge und der Aufwendungen sowie der Einzahlungen und der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit innerhalb eines Budgets sind für die Haushaltsbewirtschaftung verbindlich. 2.2.2 Budgetbildung Zur flexiblen Haushaltsbewirtschaftung werden Budgets gemäß § 21 Abs. 1 und 3 KomHVO i. V. m. § 8 der Haushaltssatzung für die Stadt Köln wie folgt festgelegt: Ein Budget bilden Aufwands-und Ertragspositionen sowie Einzahlungen und Auszahlungen für Investitionstätigkeit innerhalb eines Teilplans (dies entspricht einer Produktgruppe). Die Gesamtsummen der Erträge und der Aufwendungen sowie der Einzahlungen und der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit innerhalb eines Budgets sind für die Haushaltsbewirtschaftung verbindlich. Grundlage für die Budgetbildung sind die organisationsbezogenen Teilpläne der Dienststellen. Alle Erträge / Einzahlungen und Aufwendungen / Auszahlungen eines Teilplanes – mit Ausnahme der bezirksbezogenen Haushaltsmittel nach § 37 Abs. 3 GO NRW – werden gem. § 21 KomHVO NRW zu einem Budget verbunden. Die bezirksbezogenen Haushaltsmittel sind organisationsübergreifend je Bezirk zu einem Budget verbunden. Ausgenommen von den Budgets in den Teilergebnisplänen sind die Personal- und Versorgungsaufwendungen, die Büroraummiete und die Gerichtskosten. Diese Aufwendungen werden gesamtstädtisch 8 zu einem teilplanübergreifenden Budget verbunden und jeweils zentral bewirtschaftet. Die Budgets der Teilfinanzpläne werden nach den Produktgruppen oder ihren Teilen gebildet, die eine Dienststelle bewirtschaftet. In den einzelnen Teilplänen definierte Programmbudgets ermöglichen es, die Maßnahmen innerhalb der Programmbudgets unterjährig zu konkretisieren. Der Saldo aus der Summe der Erträge / Einzahlungen und der Summe der Aufwendungen / Auszahlungen ist für jedes Budget verbindlich. … 2.2.4.1 Unechte Deckungsfähigkeit Die unechte Deckungsfähigkeit im Sinne des § 21 Abs. 2 KomHVO wird in § 8 der Haushaltssatzung der Stadt Köln festgelegt. Aufgrund der unechten Deckungsfähigkeit geleistete Mehraufwendungen oder Mehrauszahlungen gelten nicht als überplanmäßige Aufwendungen oder Auszahlungen im Sinne des § 83 GO, bedürfen also keiner Genehmigung. Zweckgebundene Mehrerträge bzw. Mehreinzahlungen dürfen nur für die entsprechenden Mehraufwendungen bzw. für Mehrauszahlungen verwendet werden (siehe auch unter 2.2.3). 2.2.4.1 Unechte Deckungsfähigkeit Die unechte Deckungsfähigkeit im Sinne des § 21 Abs. 2 KomHVO wird in § 8 9 der Haushaltssatzung der Stadt Köln festgelegt. Aufgrund der unechten Deckungsfähigkeit geleistete Mehraufwendungen oder Mehrauszahlungen gelten nicht als überplanmäßige Aufwendungen oder Auszahlungen im Sinne des § 83 GO, bedürfen also keiner Genehmigung. In den Budgets können zahlungswirksame Mehrerträge/Mehreinzahlungen für korrespondierende Mehraufwendungen / Mehrauszahlungen verwendet werden. Gleichermaßen verpflichten Mindererträge / Mindereinzahlungen zu korrespondierenden Minderaufwendungen / Minderauszahlungen. Zweckgebundene Mehrerträge bzw. Mehreinzahlungen dürfen nur für die entsprechenden Mehraufwendungen bzw. für Mehrauszahlungen verwendet werden (siehe auch unter 2.2.3). … 9 2.2.4.2 Echte Deckungsfähigkeit In Zusammenhang mit der echten Deckungsfähigkeit sind zu unterscheiden: die gegenseitige Deckungsfähigkeit: die deckungsfähigen Ansätze sind untereinander sowohl deckungsberechtigt als auch deckungspflichtig die einseitigen Deckungsfähigkeit: bestimmte Ansätze sind nur deckungsberechtigt, während andere nur deckungspflichtig sind Für die Bewirtschaftung der Budgets bei der Stadt Köln gilt: Die echte Deckungsfähigkeit bezieht sich auf alle Aufwendungen bzw. Auszahlungen eines Teilplanes und umfasst die gegenseitige Deckungsfähigkeit. Im Ergebnisplan kann innerhalb der Budgets zahlungswirksamer Mehraufwand nur durch zahlungswirksamen Minderaufwand ausgeglichen werden. Durch den Ausschluss von z.B. ILV und Abschreibungsaufwendungen als Deckung von zahlungswirksamem Mehraufwand wird der Regelung des § 21 Abs. 3 KomHVO Rechnung getragen, wonach die Bewirtschaftung der Budgets nicht zu einer Minderung des Saldos aus laufender Verwaltungstätigkeit nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 KomHVO führen darf. Die Deckung von nicht zahlungswirksamen Aufwendungen durch (nicht) zahlungswirksame Aufwendungen führt nicht zu einer Verschlechterung des Liquiditätssaldos und ist damit zulässig. Zur vereinfachten technischen Umsetzung der echten Deckungsfähigkeit können Deckungsringe für (Teile von) Dienststellen innerhalb ein-und desselben Teilplans eingerichtet werden. Im Rahmen der echten Deckungsfähigkeit zur Verfügung gestellte Mittel gelten nicht als überplanmäßige Aufwendungen oder Auszahlungen im Sinne des § 83 GO, bedürfen daher keiner Genehmigung. 2.2.4.2 Echte Deckungsfähigkeit In Zusammenhang mit der echten Deckungsfähigkeit sind zu unterscheiden: die gegenseitige Deckungsfähigkeit: die deckungsfähigen Ansätze sind untereinander sowohl deckungsberechtigt als auch deckungspflichtig die einseitigen Deckungsfähigkeit: bestimmte Ansätze sind nur deckungsberechtigt, während andere nur deckungspflichtig sind Für die Bewirtschaftung der Budgets bei der Stadt Köln gilt: Die echte Deckungsfähigkeit bezieht sich auf alle Aufwendungen bzw. Auszahlungen eines Teilplanes und umfasst die gegenseitige Deckungsfähigkeit. Im Ergebnisplan kann innerhalb der Budgets zahlungswirksamer Mehraufwand nur durch zahlungswirksamen Minderaufwand ausgeglichen werden. Durch den Ausschluss von z.B. ILV und Abschreibungsaufwendungen als Deckung von zahlungswirksamem Mehraufwand wird der Regelung des § 21 Abs. 3 KomHVO Rechnung getragen, wonach die Bewirtschaftung der Budgets nicht zu einer Minderung des Saldos aus laufender Verwaltungstätigkeit nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 KomHVO führen darf. Die Deckung von nicht zahlungswirksamen Aufwendungen durch (nicht) zahlungswirksame Aufwendungen führt nicht zu einer Verschlechterung des Liquiditätssaldos und ist damit zulässig. Zur vereinfachten technischen Umsetzung der echten Deckungsfähigkeit können Deckungsringe für (Teile von) Dienststellen innerhalb ein-und desselben Teilplans eingerichtet werden. Im Rahmen der echten Deckungsfähigkeit zur Verfügung gestellte Mittel gelten nicht als überplanmäßige Aufwendungen oder Auszahlungen im Sinne des § 83 GO, bedürfen daher keiner Genehmigung. 10 Gemäß § 13 Abs. 2 KomHVO besteht die Möglichkeit, einzelne Verpflichtungsermächtigungen für einseitig oder gegenseitig deckungsfähig zu erklären. Dies bedarf immer, also auch innerhalb eines Budgets, eines Haushaltsvermerkes. Solche sind im Haushalt der Stadt Köln nicht vorgesehen. Gemäß § 13 12 Abs. 2 KomHVO i.V.m. § 9 Nr. 4 der Haushaltssatzung der Stadt Köln besteht die Möglichkeit, einzelne Verpflichtungsermächtigungen für einseitig oder gegenseitig deckungsfähig zu erklären auch für andere Investitionsmaßnahmen innerhalb des Budgets gemäß § 8 Nr. 2 der Haushaltssatzung der Stadt Köln in Anspruch zu nehmen. Dies bedarf immer, also auch innerhalb eines Budgets, eines Haushaltsvermerkes. Solche sind im Haushalt der Stadt Köln nicht vorgesehen. … 2.3.1 Erlass einer Nachtragssatzung gemäß § 81 GO Eine Nachtragssatzung muss unverzüglich erlassen werden, wenn a) sich zeigt, dass trotz Ausnutzung jeder Sparmöglichkeit ein erheblicher Jahresfehlbetrag entstehen wird und der Haushaltsausgleich nur durch eine Änderung der Haushaltssatzung erreicht werden kann b) bisher nicht veranschlagte oder zusätzliche Aufwendungen oder Auszahlungen bei einzelnen Haushaltspositionen in einem im Verhältnis zu den Gesamtaufwendungen oder Gesamtauszahlungen erheblichen Umfang geleistet werden müssen c) Auszahlungen für bisher nicht veranschlagte Investitionen geleistet werden sollen. Eine Nachtragssatzung ist jedoch nicht erforderlich bei geringfügigen Investitionen (siehe dazu § 8 der Haushaltssatzung der Stadt Köln) und bei Instandsetzungen an Bauten und Anlagen, die unabweisbar sind. Die Festlegung der Wertgrenzen erfolgt im Rahmen der jeweiligen Haushaltssatzung (§ 8). Weiterhin ist eine Nachtragssatzung zu erlassen, wenn folgende Festsetzungen geändert werden sollen: 2.3.1 Erlass einer Nachtragssatzung gemäß § 81 GO Eine Nachtragssatzung muss unverzüglich erlassen werden, wenn a) sich zeigt, dass trotz Ausnutzung jeder Sparmöglichkeit ein erheblicher Jahresfehlbetrag entstehen wird und der Haushaltsausgleich nur durch eine Änderung der Haushaltssatzung erreicht werden kann b) bisher nicht veranschlagte oder zusätzliche Aufwendungen oder Auszahlungen bei einzelnen Haushaltspositionen in einem im Verhältnis zu den Gesamtaufwendungen oder Gesamtauszahlungen erheblichen Umfang geleistet werden müssen c) Auszahlungen für bisher nicht veranschlagte Investitionen geleistet werden sollen. Eine Nachtragssatzung ist jedoch nicht erforderlich bei geringfügigen Investitionen (siehe dazu § 8 § 11 Nr. 3 der Haushaltssatzung der Stadt Köln) und bei Instandsetzungen an Bauten und Anlagen, die unabweisbar sind. Die Festlegung der Wertgrenzen erfolgt im Rahmen der jeweiligen Haushaltssatzung (§ 8 § 11). Weiterhin ist eine Nachtragssatzung zu erlassen, wenn folgende Festsetzungen geändert werden sollen: 11 a) der Gesamtbetrag der vorgesehenen Kredite oder Verpflichtungsermächtigungen b) der Höchstbetrag der Kredite zur Liquiditätssicherung oder c) die Steuerhebesätze. Auch die Ansätze für Verfügungsmittel können nur durch einen Nachtragshaushaltsplan und die damit verbundene Nachtragssatzung erhöht werden; gleiches gilt für die nachträgliche Aufnahme oder Änderung von Haushaltsvermerken. Unabhängig von den Fällen der Verpflichtung zum Erlass einer Nachtragssatzung können Nachträge auch beschlossen werden, wenn dies für notwendig oder angebracht gehalten wird. a) der Gesamtbetrag der vorgesehenen Kredite oder Verpflichtungsermächtigungen b) der Höchstbetrag der Kredite zur Liquiditätssicherung oder c) die Steuerhebesätze. Auch die Ansätze für Verfügungsmittel können nur durch einen Nachtragshaushaltsplan und die damit verbundene Nachtragssatzung erhöht werden; gleiches gilt für die nachträgliche Aufnahme oder Änderung von Haushaltsvermerken. Unabhängig von den Fällen der Verpflichtung zum Erlass einer Nachtragssatzung können Nachträge auch beschlossen werden, wenn dies für notwendig oder angebracht gehalten wird. … 2.4.5 Verständlichkeit, Richtigkeit und Willkürfreiheit Alle finanzwirksamen Geschäftsvorfälle sind richtig, geordnet und möglichst realitätsgerecht zu erfassen. Damit sind Scheinbuchungen, willkürliche Buchungen, nicht vertretbare Bewertungen von Aktiv-oder Passivposten (z.B. bei einer Bewertung geschenkter materieller Vermögensgüter), aber auch Buchungen auf sachlich unkorrekte Konten unzulässig. Der stadteinheitliche Kontenplan ist bei einer Buchung richtig anzuwenden. (Hinweise zur korrekten Kontierung finden sich im Kontierungsleitfaden.) Belege bilden bei der Buchführung die buchungsbegründenden Unterlagen. 2.4.5 Verständlichkeit, Richtigkeit und Willkürfreiheit Alle finanzwirksamen Geschäftsvorfälle sind richtig, geordnet und möglichst realitätsgerecht zu erfassen. Damit sind Scheinbuchungen, willkürliche Buchungen, nicht vertretbare Bewertungen von Aktiv-oder Passivposten (z.B. bei einer Bewertung geschenkter materieller Vermögensgüter), aber auch Buchungen auf sachlich unkorrekte Konten unzulässig. Der stadteinheitliche Kontenplan ist bei einer Buchung richtig anzuwenden. (Hinweise zur korrekten Kontierung finden sich im Handbuch Buchungsgrundsätze und Bilanzierung der Stadt Köln. Kontierungsleitfaden.) Belege bilden bei der Buchführung die buchungsbegründenden Unterlagen. … 2.7 Über-und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen (§ 83 GO) Überplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen 2.7 Über-und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen (§ 83 GO) Überplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen 12 Wenn der im Haushaltsplan veranschlagte Betrag und/oder die übertragene Ermächtigung aus Vorjahren zur Deckung des Bedarfs an Aufwendungen bzw. Auszahlungen nicht ausreichen, ergibt sich ein Mehrbedarf. In diesem Fall ist zunächst zu prüfen, ob der Mehrbedarf durch die Möglichkeiten der echten und unechten Deckungsfähigkeit ausgeglichen werden kann (siehe hierzu Ziffer 2.2.4 und 2.2.5 i. V. m. 2.8). Ist dies nicht der Fall und ist auch nach den Vorschriften des § 81 GO in Verbindung mit § 8 der Haushaltssatzung keine Nachtragssatzung erforderlich (siehe hierzu Ziffer 2.3), so besteht die Möglichkeit zur Leistung von überplanmäßigen Aufwendungen oder Auszahlungen nach § 83 GO. Außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen Ein außerplanmäßiger Aufwand oder eine außerplanmäßige Auszahlung ergibt sich, wenn Aufwendungen oder Auszahlungen geleistet werden sollen, für die bei der entsprechenden Haushaltsposition weder ein Ansatz noch eine übertragene Ermächtigung aus Vorjahren zur Verfügung steht. Wenn der im Haushaltsplan veranschlagte Betrag und/oder die übertragene Ermächtigung aus Vorjahren zur Deckung des Bedarfs an Aufwendungen bzw. Auszahlungen nicht ausreichen, ergibt sich ein Mehrbedarf. In diesem Fall ist zunächst zu prüfen, ob der Mehrbedarf durch die Möglichkeiten der echten und unechten Deckungsfähigkeit ausgeglichen werden kann (siehe hierzu Ziffer 2.2.4 und 2.2.5 i. V. m. 2.8). Ist dies nicht der Fall und ist auch nach den Vorschriften des § 81 GO in Verbindung mit § 8 § 11 der Haushaltssatzung keine Nachtragssatzung erforderlich (siehe hierzu Ziffer 2.3), so besteht die Möglichkeit zur Leistung von überplanmäßigen Aufwendungen oder Auszahlungen nach § 83 GO. Außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen Ein außerplanmäßiger Aufwand oder eine außerplanmäßige Auszahlung ergibt sich, wenn Aufwendungen oder Auszahlungen geleistet werden sollen, für die bei der entsprechenden Haushaltsposition weder ein Ansatz noch eine übertragene Ermächtigung aus Vorjahren zur Verfügung steht. … 2.7.1.3 Zustimmungsverfahren Über die Leistung von über-und außerplanmäßigen Aufwendungen/Auszahlungen entscheidet die Stadtkämmerin. Sind die Aufwendungen/Auszahlungen erheblich, so bedürfen sie der vorherigen Zustimmung des Rates; im Übrigen sind sie dem Rat zur Kenntnis zu geben. Bezüglich einer möglichen Einbeziehung der Beigeordneten in dieses Verfahren wird auf Ziffer 2.7.1.3.3 verwiesen. Die Abgrenzung der Zuständigkeiten im Einzelnen erfolgt durch die Haushaltssatzung (§ 8). Die Entscheidung über die Leistung einer über-/außerplanmäßigen Aufwendungen/Auszahlungen ist von dem für die Bewirtschaftung der 2.7.1.3 Zustimmungsverfahren Über die Leistung von über-und außerplanmäßigen Aufwendungen/Auszahlungen entscheidet die Stadtkämmerin. Sind die Aufwendungen/Auszahlungen erheblich, so bedürfen sie der vorherigen Zustimmung des Rates; im Übrigen sind sie dem Rat zur Kenntnis zu geben. Bezüglich einer möglichen Einbeziehung der Beigeordneten in dieses Verfahren wird auf Ziffer 2.7.1.3.3 verwiesen. Die Abgrenzung der Zuständigkeiten im Einzelnen erfolgt durch die Haushaltssatzung (§ 8 § 10). Die Entscheidung über die Leistung einer über-/außerplanmäßigen Aufwendungen/Auszahlungen ist von dem für die Bewirtschaftung der 13 Mittel zuständigen Amt schriftlich zu beantragen. Der Antrag ist rechtzeitig zu stellen, d. h. bereits vor Eingehen der Verpflichtung, die später die Mehraufwendungen bzw. Mehrauszahlungen auslöst. Im Antrag ist die Unabweisbarkeit der Aufwendungen/Auszahlungen zu begründen. Außerdem muss der Antrag einen Deckungsvorschlag enthalten. Dieser ist ebenfalls zu begründen. Mittel zuständigen Amt schriftlich zu beantragen. Der Antrag ist rechtzeitig zu stellen, d. h. bereits vor Eingehen der Verpflichtung, die später die Mehraufwendungen bzw. Mehrauszahlungen auslöst. Im Antrag ist die Unabweisbarkeit der Aufwendungen/Auszahlungen zu begründen. Außerdem muss der Antrag einen Deckungsvorschlag enthalten. Dieser ist ebenfalls zu begründen. … 2.7.1.3.3 Verfahren bei Zuständigkeit von Beigeordneten Sofern die Deckung einer Mehraufwendung oder Mehrauszahlung innerhalb eines Budgets erfolgt, wurde die Befugnis zur Genehmigung über-und außerplanmäßiger Aufwendungen oder Auszahlungen bis zu einem in der Haushaltssatzung (§ 8) festgelegten Höchstbetrag je Position auf den zuständigen Beigeordneten / die zuständige Beigeordnete übertragen. Die Kämmerei ist über dessen Entscheidung zu informieren und erteilt die entsprechende Bewirtschaftungsanordnung. 2.7.1.3.3 Verfahren bei Zuständigkeit von Beigeordneten Sofern die Deckung einer Mehraufwendung oder Mehrauszahlung innerhalb eines Budgets erfolgt, wurde die Befugnis zur Genehmigung über-und außerplanmäßiger Aufwendungen oder Auszahlungen bis zu einem in der Haushaltssatzung (§ 8 § 10 Nr. 3) festgelegten Höchstbetrag je Position auf den zuständigen Beigeordneten / die zuständige Beigeordnete übertragen. Die Kämmerei ist über dessen Entscheidung zu informieren und erteilt die entsprechende Bewirtschaftungsanordnung. 14 Teil B Anordnungswesen Stand 18.01.2020 Abschließende Entwurfsfassung (Änderungen in Fettdruck) B. Anordnungswesen 1 Allgemeines einschl. Fristen Der Haushaltsplan wird durch schriftliche Anordnungen ausgeführt. Der schriftlichen Anordnung ist bei Dienststellen, die an die eRechnung angebunden sind, ein digitales Dokument mit entsprechendem Stempel (Annotation) gleichgestellt. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. Zahlungswirksame Vorgänge sind gegenüber der Stadtkasse anzuordnen. Dies gilt auch für Sondervermögen, wenn deren Kassengeschäfte von der Stadtkasse wahrgenommen werden. Neben den zahlungswirksamen Vorgängen, durch die die Finanzrechnung berührt wird, werden ab 01.01.2008 auch nicht zahlungswirksame Vorgänge buchungsrelevant. Dies hängt zum einen mit dem Ressourcenverbrauchskonzept des NKF zusammen und der damit einhergehenden periodengerechten Zuordnung von Erträgen und Aufwendungen, zum anderen mit der nun pflichtigen Darstellung des B. Anordnungswesen 1 Allgemeines einschl. Fristen Der Haushaltsplan wird durch schriftliche Anordnungen ausgeführt. Der schriftlichen Anordnung ist bei Dienststellen, die an die eRechnung angebunden sind, ein digitales Dokument mit entsprechendem Stempel (Annotation) gleichgestellt. Der Haushaltsplan wird durch schriftliche Anordnungen ausgeführt. Der schriftlichen Anordnung ist bei Dienststellen, die an die eRechnung angebunden sind, ein digitales Dokument mit entsprechendem nachprüfbaren digitalen Workflow gleichgestellt. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. Zahlungswirksame Vorgänge sind gegenüber der Stadtkasse anzuordnen. Dies gilt auch für Sondervermögen, wenn deren Kassengeschäfte von der Stadtkasse wahrgenommen werden. Neben den zahlungswirksamen Vorgängen, durch die die Finanzrechnung berührt wird, werden ab 01.01.2008 auch nicht zahlungswirksame Vorgänge buchungsrelevant. Dies hängt zum einen mit dem Ressourcenverbrauchskonzept des NKF zusammen und der damit einhergehenden periodengerechten Zuordnung von Erträgen und Aufwendungen, zum anderen mit der nun pflichtigen Darstellung des 15 Vermögens und der Schulden und deren Verbuchung auf Bestandskonten. Alle zahlungswirksamen und zahlungsunwirksamen Buchungen sind zeitnah vorzunehmen, in der Regel innerhalb von 3 Tagen nach Eingang der die Buchung begründenden Unterlagen bzw. elektronischen Dokumenten. Alle für den unterjährigen Quartalsabschluss erforderlichen zusätzlichen Buchungen (einschl. der Buchungen innerhalb der Kostenrechnung für die zutreffende Zuordnung in die Teilergebnisse) müssen bis spätestens zu folgenden Terminen erfolgt sein: 21.04. für das 1. Quartal 21.07. für das 2. Quartal 21.10. für das 3. Quartal 21.01. für das 4. Quartal Fällt ein Termin auf einen arbeitsfreien Tag, verschiebt sich dieser auf den nächsten Arbeitstag. Vermögens und der Schulden und deren Verbuchung auf Bestandskonten. Alle zahlungswirksamen und zahlungsunwirksamen Buchungen sind zeitnah vorzunehmen, in der Regel innerhalb von 3 Tagen nach Eingang der die Buchung begründenden Unterlagen bzw. elektronischen Dokumenten. Alle für den unterjährigen Quartalsabschluss erforderlichen zusätzlichen Buchungen (einschl. der Buchungen innerhalb der Kostenrechnung für die zutreffende Zuordnung in die Teilergebnisse) müssen bis spätestens zu folgenden Terminen erfolgt sein: 21.04. für das 1. Quartal 21.07. für das 2. Quartal 21.10. für das 3. Quartal 21.01. für das 4. Quartal Fällt ein Termin auf einen arbeitsfreien Tag, verschiebt sich dieser auf den nächsten Arbeitstag. … 1.1 Zuständigkeit 1.1.1 Nicht zahlungswirksame Vorgänge Zuständig für die Abwicklung der Ergebnisrechnungskonten (hierbei die vom Teilergebnisplan betroffenen Dienststellen) und der Bestandskonten sind die Dienststellen. Die entsprechenden Mitteilungen sind unter Angabe der Gliederungsziffer vom feststellenden Mitarbeiter lesbar zu unterschreiben. Bei Dienststellen, die an der eRechnung angebunden sind, ersetzt ein digitaler Stempel auf dem digitalen Dokument die Unterschrift. 1.1 Zuständigkeit 1.1.1 Nicht zahlungswirksame Vorgänge Zuständig für die Abwicklung der Ergebnisrechnungskonten (hierbei die vom Teilergebnisplan betroffenen Dienststellen) und der Bestandskonten sind die Dienststellen. Die entsprechenden Mitteilungen sind unter Angabe der Gliederungsziffer vom feststellenden Mitarbeiter lesbar zu unterschreiben. Bei Dienststellen, die an der eRechnung angebunden sind, ersetzt ein digitaler Stempel auf dem digitalen Dokument die Unterschrift. 16 Der digitale Stempel weist den Benutzer, die Organisationseinheit sowie die Uhrzeit der Stempelsetzung aus. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. Die Weiterleitung entsprechender Mitteilungen an die für die Finanzen zuständige Stelle ist innerhalb der Dienststelle zu organisieren, um so eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten. Arten nicht zahlungswirksamer Buchungsvorgänge: a) der Aufwand/Ertrag ist erst einem der Auszahlung/Einzahlung folgenden Haushaltsjahre zuzurechnen (aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten) b) Bildung und Auflösung von (nicht mehr benötigten) Rückstellungen c) planmäßige und außerplanmäßige Abschreibungen sowie Zuschreibung v. a. im Zusammenhang mit der Anlagenbuchhaltung d) Umbuchungen: z.B. bei abgeschlossenen Anlagen im Bau, vom Anlagevermögen ins Umlaufvermögen, kurzfristige in langfristige Verbindlichkeiten bei Wechsel des Kreditinstitutes e) Schenkungen (nicht buchungsrelevant sind Schenkungen immaterieller Bei Dienststellen, die an der eRechnung angebunden sind, ersetzt ein nachprüfbarer digitaler Workflow die Unterschrift. Der digitale Stempel weist den Benutzer, die Organisationseinheit sowie die Uhrzeit der Stempelsetzung aus. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. Die Weiterleitung entsprechender Mitteilungen an die für die Finanzen zuständige Stelle ist innerhalb der Dienststelle zu organisieren, um so eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten. Arten nicht zahlungswirksamer Buchungsvorgänge: a) der Aufwand/Ertrag ist erst einem der Auszahlung/Einzahlung folgenden Haushaltsjahre zuzurechnen (aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten) b) Bildung und Auflösung von (nicht mehr benötigten) Rückstellungen c) planmäßige und außerplanmäßige Abschreibungen sowie Zuschreibung v. a. im Zusammenhang mit der Anlagenbuchhaltung d) Umbuchungen: z.B. bei abgeschlossenen Anlagen im Bau, vom Anlagevermögen ins Umlaufvermögen, kurzfristige in langfristige Verbindlichkeiten bei Wechsel des Kreditinstitutes e) Schenkungen (nicht buchungsrelevant sind Schenkungen immaterieller Vermögensgegenstände) 17 Vermögensgegenstände) f) Nicht zahlungswirksame Verrechnungen Hinsichtlich der weiteren Ausführungen zu nicht zahlungswirksamen Buchungsvorgängen wird auf die Dienstanweisung Anlagenbuchhaltung, die Stichwortsammlung Anlagenbuchhaltung sowie auf die Buchungsinformationen (ohne Anlagenbuchhaltung) verwiesen. f) Nicht zahlungswirksame Verrechnungen Hinsichtlich der weiteren Ausführungen zu nicht zahlungswirksamen Buchungsvorgängen wird auf die Dienstanweisung Anlagenbuchhaltung, die Stichwortsammlung Anlagenbuchhaltung sowie auf die Buchungsinformationen (ohne Anlagenbuchhaltung) verwiesen. … 1.3 Anordnungszwang 1.3.1 Allgemeines Die Stadtkasse darf, soweit nachfolgend nichts anderes bestimmt ist, nur aufgrund einer schriftlichen Anordnung (Kassenanordnung) Einzahlungen annehmen, Auszahlungen leisten, Gegenstände zur Verwahrung annehmen oder verwahrte Gegenstände ausliefern und die damit verbundenen Buchungen vornehmen. Die schriftliche Anordnung wird bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen durch ein digitales Dokument mit dem Stempel "Angeordnet" ersetzt. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. 1.3 Anordnungszwang 1.3.1 Allgemeines Die Stadtkasse darf, soweit nachfolgend nichts anderes bestimmt ist, nur aufgrund einer schriftlichen oder digitalen Anordnung (Kassenanordnung) Einzahlungen annehmen, Auszahlungen leisten, Gegenstände zur Verwahrung annehmen oder verwahrte Gegenstände ausliefern und die damit verbundenen Buchungen vornehmen. Die schriftliche Anordnung wird bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen durch ein digitales Dokument mit dem Stempel "Angeordnet" ersetzt. Die Anordnung wird bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen digital und nachprüfbar ausgeführt. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. … 1.5 Versand von Kassenanordnungen Die Kassenanordnung einschließlich Anlagen ist der Kasse grundsätzlich auf dem Dienstweg verschlossen zuzuleiten. Ausnahmsweise kann dem Zahlungsempfänger / der Zahlungsempfängerin die Anordnung im 1.5 Versand von Kassenanordnungen Die Kassenanordnung einschließlich Anlagen ist der Kasse grundsätzlich auf dem Dienstweg verschlossen zuzuleiten. Ausnahmsweise kann dem Zahlungsempfänger / der Zahlungsempfängerin die Anordnung im 18 verschlossenen Umschlag zur Weiterleitung an die Kasse ausgehändigt werden. Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wird die Kassenanordnung durch ein digitales Dokument mit dem Stempel "Angeordnet" ersetzt. Eine Übersendung an die Kasse entfällt somit. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. verschlossenen Umschlag zur Weiterleitung an die Kasse ausgehändigt werden. Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wird die Kassenanordnung durch ein digitales Dokument mit dem Stempel "Angeordnet" ersetzt. Eine Übersendung an die Kasse entfällt somit. Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wird die Kassenanordnung digital und nachprüfbar ausgeführt. Eine Übersendung an die Kasse entfällt somit. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. … 1.6 Anordnungsbefugnis 1.6.1 Allgemeines Anordnungsbefugnis ist die Berechtigung, eine Kassenanordnung gegenüber der Hauptkasse oder einer Zahlstelle zu erteilen. Die Anordnungsbefugnis wird durch Unterschrift auf der Zahlungsanordnung, durch eine elektronische Signatur ausgeübt oder bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen durch den Stempel "Angeordnet" ersetzt. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. 1.6 Anordnungsbefugnis 1.6.1 Allgemeines Anordnungsbefugnis ist die Berechtigung, eine Kassenanordnung gegenüber der Hauptkasse oder einer Zahlstelle zu erteilen. Die Anordnungsbefugnis wird durch Unterschrift auf der Zahlungsanordnung, durch eine elektronische Signatur ausgeübt oder bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen durch den Stempel "Angeordnet" ersetzt digital und nachprüfbar ausgeführt. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. … 1.6.6 Aufhebung der Anordnungsbefugnis Die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (200/41) ist vom für das Personalwesen zuständigen Amt unverzüglich zu unterrichten, wenn sich die persönlichen Verhältnisse einer anordnungsbefugten Person derart 1.6.6 Aufhebung der Anordnungsbefugnis Die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (200/41 201/1) ist vom für das Personalwesen zuständigen Amt unverzüglich zu unterrichten, wenn sich die persönlichen Verhältnisse einer anordnungsbefugten Person 19 geändert haben, dass einer Anordnungsbefugnis jetzt nicht zugestimmt würde. Von der AD ist der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (200/41) unverzüglich schriftlich mitzuteilen, wenn dort der Grund für eine bestehende Anordnungsbefugnis entfällt. Nach Aufhebung der Anordnungsbefugnis durch die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (200/41) sind Rechnungsprüfungsamt, Kasse, AD und das für das Personalwesen zuständige Amt unverzüglich schriftlich zu unterrichten. derart geändert haben, dass einer Anordnungsbefugnis jetzt nicht zugestimmt würde. Von der AD ist der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (200/41 201/1) unverzüglich schriftlich oder digital mitzuteilen, wenn dort der Grund für eine bestehende Anordnungsbefugnis entfällt. Nach Aufhebung der Anordnungsbefugnis durch die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (200/41 201/1) sind Rechnungsprüfungsamt, Kasse, AD und das für das Personalwesen zuständige Amt unverzüglich schriftlich oder digital zu unterrichten. … 1.6.7 Verantwortung der anordnungsbefugten Person Die anordnungsbefugte Person bestätigt mit ihrer Unterschrift oder bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen durch den Stempel „Angeordnet“, dass die sachliche, fachtechnische und rechnerische Feststellung von einer dazu befugten Person getroffen wurde. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. der richtige Kassenvordruck verwendet wurde (vgl. Teil B, Ziffer 2.2), die formellen Anforderungen an die Kassenanordnung erfüllt sind (vgl. Teil B, Ziffer 2.1.2) die in Teil B, Ziffer 2.3 bis 2.7 einschließlich für die konkrete Anordnung aufgeführten Inhalte zutreffend aus den begründenden Unterlagen bzw. bei den an die eRechnung 1.6.7 Verantwortung der anordnungsbefugten Person Die anordnungsbefugte Person bestätigt mit ihrer Unterschrift oder bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen durch den Stempel „Angeordnet“, dass die sachliche, fachtechnische und rechnerische Feststellung von einer dazu befugten Person getroffen wurde. die Freigabe der Buchung, dass die Auszahlung erfolgen soll. Sowohl bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen, wie auch bei den noch nicht an die eRechnung angebundenen Dienststellen prüft der dezentrale Finanzbereich, dass die sachliche, fachtechnische und rechnerische Feststellung von einer dazu befugten Person getroffen wurde. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. der richtige Kassenvordruck verwendet wurde (vgl. Teil B, Ziffer 2.2), die formellen Anforderungen an die Kassenanordnung erfüllt sind (vgl. Teil B,Ziffer 2.1.2) die in Teil B, Ziffer 2.3 bis 2.7 einschließlich für die konkrete Anordnung aufgeführten Inhalte zutreffend aus den begründenden Unterlagen bzw. bei den an die eRechnung 20 angebundenen Dienststellen den elektronischen Dokumenten übernommen wurden die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen vorliegen, bei Auszahlungen insbesondere die erforderlichen Mittel im Finanzplan zur Verfügung stehen. angebundenen Dienststellen den elektronischen Dokumenten übernommen wurden die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen vorliegen, bei Auszahlungen insbesondere die erforderlichen Mittel im Finanzplan zur Verfügung stehen. … 1.7 Feststellung der sachlichen, fachtechnischen und rechnerischen Richtigkeit 1.7.1 Allgemeines Gemäß § 31 Abs. 2 KomHVO sind Zahlungsanspruch bzw. Zahlungsverpflichtung auf ihren Grund und ihre Höhe zu prüfen und festzustellen; insbesondere sind der zugrundeliegende Sachverhalt und die begründenden Dokumente zu prüfen und deren Richtigkeit durch Unterschrift oder Stempel (nur bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen) zu bescheinigen (sachliche, fachtechnische und rechnerische Feststellung). Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. Die Feststellungsbescheinigungen sind umgehend vorzunehmen; die Rechnungen mit den Feststellungsvermerken sind innerhalb einer Woche an die zuständige Rechnungsstelle weiterzuleiten. 1.7 Feststellung der sachlichen, fachtechnischen und rechnerischen Richtigkeit 1.7.1 Allgemeines Gemäß § 31 Abs. 2 KomHVO sind Zahlungsanspruch bzw. Zahlungsverpflichtung auf ihren Grund und ihre Höhe zu prüfen und festzustellen; insbesondere sind der zugrundeliegende Sachverhalt und die begründenden Dokumente zu prüfen und deren Richtigkeit durch Unterschrift oder Stempel einer digitalen und nachprüfbaren Ausführung (nur bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen) zu bescheinigen (sachliche, fachtechnische und rechnerische Feststellung). Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. Bei der eRechnung ist der Vorgang nach der Kontierung direkt digital an die Zentrale Finanzbuchhaltung weiterzuleiten. Die Feststellungsbescheinigungen sind umgehend vorzunehmen; die Rechnungen mit den Feststellungsvermerken sind innerhalb einer Woche an die zuständige Rechnungsstelle weiterzuleiten. … 1.7.3 Inhalt der Feststellungsbescheinigung 1.7.3.1 Sachliche Richtigkeit Die Bestätigung der sachlichen Richtigkeit beinhaltet, dass 1.7.3 Inhalt der Feststellungsbescheinigung 1.7.3.1 Sachliche Richtigkeit Die Bestätigung der sachlichen Richtigkeit beinhaltet, dass 21 a) das Rechtsverhältnis mit der zahlungspflichtigen Person oder dem Zahlungsempfänger / der Zahlungsempfängerin ordnungsgemäß zustande gekommen ist und die hierfür notwendigen Kopfdaten (Name, Anschrift, ggf. Bankverbindung, usw.) ordnungsgemäß erfasst wurden b) der Zahlungsanspruch vollständig und richtig ermittelt und festgesetzt wurde c) für die Festsetzung der zu leistenden Auszahlung ein sachlicher Grund (z. B. Bestimmung, Vertrag, Tarif) vorliegt und die nach den Berechnungsunterlagen zugrunde zu legenden Ansätze richtig sind d) bei der Auftragsvergabe nach den geltenden Vorschriften (z. B. Zuständigkeitsordnung, Vergaberichtlinien, KölnerVergabeOrdnung ,Geschäfts-und Verfahrensanweisung zum Investitionscontrollingverfahren, interne Dienstanweisungen des Amtes) und nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verfahren worden ist e) sofern keine Zahlungsverpflichtung (z. B. aus Vertrag) bereits besteht, die Lieferung oder Leistung und auch die Art ihrer Ausführung notwendig waren und der Preis angemessen und ortsüblich ist bzw. wenn eine Zahlungsverpflichtung bereits besteht, der Preis vereinbart ist f) die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrundeliegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist g) bei Bauleistungen der gesetzlich vorgeschriebene Steuerabzug vorgenommen und an das Finanzamt abgeführt wird h) eine Abschlagszahlung, Vorauszahlung, Pfändung und Abtretung vollständig und richtig berücksichtigt worden ist. a) das Rechtsverhältnis mit der zahlungspflichtigen Person oder dem Zahlungsempfänger / der Zahlungsempfängerin ordnungsgemäß zustande gekommen ist und die hierfür notwendigen Kopfdaten (Name, Anschrift, ggf. Bankverbindung, usw.) ordnungsgemäß erfasst wurden b) der Zahlungsanspruch vollständig und richtig ermittelt und festgesetzt wurde c) für die Festsetzung der zu leistenden Auszahlung ein sachlicher Grund (z. B. Bestimmung, Vertrag, Tarif) vorliegt und die nach den Berechnungsunterlagen zugrunde zu legenden Ansätze richtig sind d) bei der Auftragsvergabe nach den geltenden Vorschriften (z. B. Zuständigkeitsordnung, Geschäftsanweisung zur Durchführung von Vergabeverfahren (GAV) Vergaberichtlinien, KölnerVergabeOrdnung, Geschäfts- und Verfahrensanweisung zum Investitionscontrollingverfahren, interne Dienstanweisungen des Amtes) und nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verfahren worden ist e) sofern keine Zahlungsverpflichtung (z. B. aus Vertrag) bereits besteht, die Lieferung oder Leistung und auch die Art ihrer Ausführung notwendig waren und der Preis angemessen und ortsüblich ist bzw. wenn eine Zahlungsverpflichtung bereits besteht, der Preis vereinbart ist f) die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrundeliegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist g) bei Bauleistungen der gesetzlich vorgeschriebene Steuerabzug vorgenommen und an das Finanzamt abgeführt wird h) eine Abschlagszahlung, Vorauszahlung, Pfändung und Abtretung vollständig und richtig berücksichtigt worden ist. … 22 1.7.3.3 Rechnerische Richtigkeit Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit umfasst die Bestätigung, dass a) alle Berechnungen auf der Zahlungsanordnung und in den begründenden Dokumenten und Anlagen zur Zahlungsanordnung richtig sind b) der anzunehmende oder auszuzahlende Endbetrag richtig ist c) bei Sammelanordnungen die Zusammenstellung der Einzelbeträge zum Gesamtbetrag richtig ist. Änderungen in den begründenden Unterlagen und Anlagen sind nur im Verlauf der rechnerischen Prüfung zulässig und müssen so vorgenommen werden, dass die ursprünglichen Zahlen lesbar bleiben. Die feststellende Person muss mindestens den geänderten Schlussbetrag mit Berichtigungsvermerk versehen und mit vollem Namenszug und Datum unterzeichnen. Dieser Unterschrift ist ein Stempel bei den an die eRechung angebundenen Dienststellen gleichzusetzen. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. Im Übrigen s. Teil B, Ziffer 3.3. 1.7.3.3 Rechnerische Richtigkeit Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit umfasst die Bestätigung, dass a) alle Berechnungen auf der Zahlungsanordnung und in den begründenden Dokumenten und Anlagen zur Zahlungsanordnung richtig sind b) der anzunehmende oder auszuzahlende Endbetrag richtig ist c) bei Sammelanordnungen die Zusammenstellung der Einzelbeträge zum Gesamtbetrag richtig ist. Änderungen in den begründenden Unterlagen und Anlagen sind nur im Verlauf der rechnerischen Prüfung zulässig und müssen so vorgenommen werden, dass die ursprünglichen Zahlen lesbar bleiben. Die feststellende Person muss mindestens den geänderten Schlussbetrag mit Berichtigungsvermerk versehen und mit vollem Namenszug und Datum unterzeichnen. Dieser Unterschrift ist ein Stempel bei den an die eRechung angebundenen Dienststellen gleichzusetzen. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. Im Übrigen s. Teil B, Ziffer 3.3. Änderungen an der Rechnung sind grundsätzlich nicht möglich. Bei „Baurechnungen“ sind Änderungen in den begründenden Unterlagen und Anlagen im Verlauf der Prüfung zulässig und müssen so vorgenommen werden, dass die ursprünglichen Zahlen lesbar bleiben. Die feststellende Person muss mindestens den geänderten Schlussbetrag mit Berichtigungsvermerk versehen und mit vollem Namenszug und Datum unterzeichnen. 23 Bei der eRechnung müssen die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. Im Übrigen s. Teil B, Ziffer 3.3. … 1.7.6.1 Feststellungsbescheinigung zu Zahlungsanordnungen Die sachliche, fachtechnische oder rechnerische Richtigkeit wird durch Unterzeichnung des Vermerks „Sachlich richtig“, „Fachtechnisch richtig“ oder „Rechnerisch richtig“ bescheinigt. Diese Bescheinigung ist auf der Kassenanordnung oder auf der begründenden Unterlage bzw. den entsprechenden Dokumenten vorzunehmen. Sie kann auch auf Anhängen, die der begründenden Unterlage anzuheften sind, vorgenommen werden (z. B. Kontierungsformblätter). Hierbei ist sicherzustellen, dass diese Anhänge so der begründenden Unterlage angeheftet sind, dass diese im normalen Geschäftsverkehr nicht unbeabsichtigt abgelöst werden können. Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wird die Unterschrift durch die hierfür vorgesehene Kennzeichnung (Stempel) des Vorgangs ersetzt. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. Sofern derselbe / dieselbe Beschäftigte mehrere Feststellungsbescheinigungen abgibt, können diese zusammengefasst werden z. B. „Sachlich und rechnerisch richtig“, „Fachtechnisch und rechnerisch richtig“, „Sachlich, fachtechnisch und rechnerisch richtig“. Durch Unterschrift auf der Kassenanordnung bescheinigt die anordnungsbefugte Person, dass die Feststellungsbescheinigungen ordnungsgemäß vorliegen. 1.7.6.1 Feststellungsbescheinigung zu Zahlungsanordnungen Die sachliche, fachtechnische oder rechnerische Richtigkeit wird durch Unterzeichnung des Vermerks „Sachlich richtig“, „Fachtechnisch richtig“ oder „Rechnerisch richtig“ bescheinigt. Diese Bescheinigung ist auf der Kassenanordnung oder auf der begründenden Unterlage bzw. den entsprechenden Dokumenten vorzunehmen. Sie kann auch auf Anhängen, die der begründenden Unterlage anzuheften sind, vorgenommen werden (z. B. Kontierungsformblätter). Hierbei ist sicherzustellen, dass diese Anhänge so der begründenden Unterlage angeheftet sind, dass diese im normalen Geschäftsverkehr nicht unbeabsichtigt abgelöst werden können. Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wird die Unterschrift durch die hierfür vorgesehene Kennzeichnung (Stempel) des Vorgangs ersetzt. Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wird die Unterschrift durch die Verwendung von Buttons ersetzt. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. Sofern derselbe / dieselbe Beschäftigte mehrere Feststellungsbescheinigungen abgibt, können diese zusammengefasst werden z. B. „Sachlich und rechnerisch richtig“, „Fachtechnisch und rechnerisch richtig“, „Sachlich, fachtechnisch und rechnerisch richtig“. Durch Unterschrift auf der Kassenanordnung bzw. im Fall der an die eRechnung angebundenen Dienststellen durch Verwendung der 24 entsprechenden Buttons bescheinigt die anordnungsbefugte Person, dass die Feststellungsbescheinigungen ordnungsgemäß vorliegen. … 1.7.8 Alternative Unterschriftsformen Anders als bei der Unterschrift der anordnungsbefugten Person ist bei der Unterschrift der feststellungsbefugten Person aus Kassensicht auch die Nutzung einer Namenskürzung, gescannten Unterschrift oder eines Namenszug-Stempels möglich, da hierdurch die Verantwortung der anordnungsbefugten Person nicht eingeschränkt wird. 1.7.8 Alternative Unterschriftsformen Anders als bei der Unterschrift der anordnungsbefugten Person ist bei der Unterschrift der feststellungsbefugten Person aus Kassensicht auch die Nutzung einer Namenskürzung, gescannten Unterschrift, digitalen Signatur oder eines Namenszug-Stempels möglich, da hierdurch die Verantwortung der anordnungsbefugten Person nicht eingeschränkt wird. … 2.1.3 Unterschrift Die Kassenanordnung ist von einer anordnungsbefugten Person dokumentenecht zu unterschreiben; die Unterschrift muss der bei der Kasse hinterlegten Unterschriftsprobe entsprechen. Die Unterschrift ist ein individueller Schriftzug, der die Identität des / der Unterzeichnenden kennzeichnet, einmalig ist, entsprechende charakteristische Merkmale aufweist und sich als Unterschrift eines Namens darstellt. Eine dritte Person, die den Namen des / der Unterzeichnenden kennt, muss diesen Namen aus dem Schriftbild noch herauslesen können. Die Unterschrift muss auch erkennen lassen, dass es sich um eine endgültige Erklärung und nicht nur um die Abzeichnung eines Entwurfs handelt. Die Verwendung von Namenskürzungen, einer elektronisch übertragenen (gescannten) Unterschrift oder der Aufdruck eines Namenszugstempels ist unzulässig. Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wird die Unterschrift durch die hierfür vorgesehene Kennzeichnung (Stempel) des 2.1.3 Unterschrift Die Kassenanordnung ist von einer anordnungsbefugten Person dokumentenecht zu unterschreiben; die Unterschrift muss der bei der Kasse hinterlegten Unterschriftsprobe entsprechen. Die Unterschrift ist ein individueller Schriftzug, der die Identität des / der Unterzeichnenden kennzeichnet, einmalig ist, entsprechende charakteristische Merkmale aufweist und sich als Unterschrift eines Namens darstellt. Eine dritte Person, die den Namen des / der Unterzeichnenden kennt, muss diesen Namen aus dem Schriftbild noch herauslesen können. Die Unterschrift muss auch erkennen lassen, dass es sich um eine endgültige Erklärung und nicht nur um die Abzeichnung eines Entwurfs handelt. Die Verwendung von Namenskürzungen, einer elektronisch übertragenen (gescannten) Unterschrift oder der Aufdruck eines Namenszugstempels ist unzulässig. Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen wird die Unterschrift durch die hierfür vorgesehene Kennzeichnung (Stempel) des 25 Vorgangs ersetzt. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. Die Unterschrift mittels digitaler Signatur ist nach Schaffung der Voraussetzungen zulässig. Vorgangs einen digitalen und nachprüfbaren Workflow ersetzt. Gleiches gilt, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. Die Unterschrift mittels digitaler Signatur ist nach Schaffung der Voraussetzungen zulässig. … 3.3 Begründende Unterlagen 3.3.1 Allgemeines Zur Begründung einer Zahlung ist regelmäßig die zur Prüfung der Richtigkeit notwendige Unterlage beizufügen. Eine begründende Unterlage ist insbesondere die Erstschrift der von der zahlungsempfangsberechtigten Person ausgestellten Rechnung sowie der Bestellschein, der/die Lieferschein(e) bzw. dementsprechende Abrechnungsunterlagen. Soweit die Unterlage wegen ihrer Bedeutung (z. B. Personalakte, Steuerakte) oder ihres Umfanges (z. B. Bauabrechnung) nicht beigefügt werden darf oder kann, ist in der Kassenanordnung auf die Fundstelle der begründenden Unterlage hinzuweisen (§ 28 Abs. 3 KomHVO). Wenn das Beifügen einer prüffähigen begründenden Unterlage nicht möglich ist, ist das Rechnungsprüfungsamt vor der Zahlung hierüber zu informieren. Geht eine Rechnung ausnahmsweise nicht in Papierform ein, muss der Maileingang der elektronischen Rechnung an ein allgemeines elektronisches Postfach (Amt XX, Poststelle oder stadtverwaltung@stadt-koeln.de) gerichtet sein. 3.3 Begründende Unterlagen 3.3.1 Allgemeines Zur Begründung einer Zahlung ist regelmäßig die zur Prüfung der Richtigkeit notwendige Unterlage beizufügen. Eine begründende Unterlage ist insbesondere die Erstschrift der von der zahlungsempfangsberechtigten Person ausgestellten Rechnung sowie der Bestellschein, der/die Lieferschein(e) bzw. dementsprechende Abrechnungsunterlagen. Soweit die Unterlage wegen ihrer Bedeutung (z. B. Personalakte, Steuerakte) oder ihres Umfanges (z. B. Bauabrechnung) nicht beigefügt werden darf oder kann, ist in der Kassenanordnung auf die Fundstelle der begründenden Unterlage hinzuweisen (§ 28 Abs. 3 KomHVO). Wenn das Beifügen einer prüffähigen begründenden Unterlage nicht möglich ist, ist das Rechnungsprüfungsamt vor der Zahlung hierüber zu informieren. Geht eine Rechnung ausnahmsweise nicht in Papierform ein, muss der Maileingang der elektronischen Rechnung an ein allgemeines elektronisches Postfach (Amt XX, Poststelle oder stadtverwaltung@stadt-koeln.de) gerichtet sein. Eingehende digitalisierte Rechnungen sind an das zentrale Postfach (Rechnung@stadt-koeln.de) zu richten oder weiterzuleiten. 26 Die nicht in Papierform eingegangenen Rechnungen sind umgehend auszudrucken und von der jeweiligen Posteingangsstelle mit dem Eingangsstempel des Tages zu versehen. Dies gilt auch für Faxeingänge. Dem Rechnungsbeleg sind Bestellunterlagen und Lieferscheine hinzuzufügen. Basiert die Zahlung auf einer Bestellung, die über den "handelsplatz koeln.de" ausgelöst wurde, ist ein Beifügen rechnungsbegründender Unterlagen (z.B. durch einen Ausdruck des Bestellscheins) entbehrlich. In diesem Fall ist auf der Rechnung die Bestell ID (8-ziffrige Bestellnummer) des Systems zu hinterlegen. Die Beifügung rechnungsbegründender Unterlagen ist ebenfalls entbehrlich, wenn die Vergabe über den Vergabemarktplatz und das Verfahren „eVa“ vorgenommen wurde. Die Vergabenummer von 27 muss auf der Rechnung vermerkt sein. Die rechnungsbegründenden Unterlagen (inklusive Auftragsschreiben) müssen vollständig und unveränderbar im Archiv von eVa vorhanden sein. Ausnahme: Bei Dienststellen, die an die eRechnung angebunden sind, ist dieses Verfahren nicht anzuwenden. In diesen Fällen ist die elektronisch eingehende Rechnung in die eRechnung zu importieren und elektronisch weiter zu verarbeiten. Bei Bestellungen über den „handelsplatz koeln.de“ bzw. über den Vergabemarktplatz und das Verfahren „eVa“ sind Bestell-ID bzw. Vergabenummer in der eRechnung zu ergänzen. Die nicht in Papierform eingegangenen Rechnungen sind umgehend auszudrucken und von der jeweiligen Posteingangsstelle mit dem Eingangsstempel des Tages zu versehen. Dies gilt auch für Faxeingänge. Dem Rechnungsbeleg sind Bestellunterlagen und Lieferscheine hinzuzufügen. Bei den an die eRechnung angebunden Dienststellen unterbleibt grundsätzlich das Ausdrucken von Rechnungen. Basiert die Zahlung auf einer Bestellung, die über den "handelsplatz koeln.de" cMarket ausgelöst wurde, ist ein Beifügen rechnungsbegründender Unterlagen (z.B. durch einen Ausdruck des Bestellscheins) entbehrlich. In diesem Fall ist auf der Rechnung die Bestell ID (8-ziffrige Bestellnummer) Bestellnummer des Systems zu hinterlegen. Die Beifügung rechnungsbegründender Unterlagen ist ebenfalls entbehrlich, wenn die Vergabe über den Vergabemarktplatz und das Verfahren „eVa“ oder zukünftig cVergabe vorgenommen wurde. Die Vergabenummer von 27 30 muss auf der Rechnung vermerkt sein. Die rechnungsbegründenden Unterlagen (inklusive Auftragsschreiben) müssen vollständig und unveränderbar im Archiv von eVa oder zukünftig cVergabe vorhanden sein. Ausnahme: Bei Dienststellen, die an die eRechnung angebunden sind, ist dieses Verfahren nicht anzuwenden. In diesen Fällen ist die elektronisch eingehende Rechnung und sämtliche buchungsbegründeten Unterlagen in die eRechnung zu importieren und elektronisch weiter zu verarbeiten. Bei Bestellungen über den „handelsplatz koeln.de“ bzw. über den Vergabemarktplatz und das Verfahren „eVa“ sind Bestell-ID bzw. Vergabenummer in der eRechnung zu ergänzen. cMarket“ bzw. über den Vergabemarktplatz und das Verfahren „eVa“ oder zukünftig cVergabe sind Bestellnummer bzw. Vergabenummer in der eRechnung zu ergänzen. 27 … 28 3.3.2.4 Rechnungszweitschriften Eine Rechnungszweitschrift ist bereits beim Rechnungseingang deutlich als Zweitschrift zu kennzeichnen. Sie verbleibt bei dem Amt. 3.3.2.4 Rechnungszweitschriften Eine Rechnungszweitschrift ist bereits beim Rechnungseingang deutlich als Zweitschrift zu kennzeichnen. Sie verbleibt ausschließlich bei dem Amt Fachamt. Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen sind keine Rechnungszweitschriften erforderlich. … 29 Teil C Zahlungsabwicklung Stand 18.01.2020 Abschließende Entwurfsfassung (Änderungen in Fettdruck) 3.3.2 Beschäftigte, die Zahlungsverkehr abwickeln Sowohl bare als auch unbare Zahlungsgeschäfte dürfen nur von dazu besonders bestellten Beschäftigten wahrgenommen werden. Die förmliche Bestellung wird von der Kämmerei/Stadtkasse erteilt. Zahlungsverkehr ist grundsätzlich von Kassenpersonal in den hierfür vorgesehenen Kassenräumen abzuwickeln. Darüber hinaus können Beschäftigte durch Bestellung ermächtigt werden, außerhalb von Kassenräumen Zahlungsmittel anzunehmen oder auszuzahlen (Gelderheber / Gelderheberin einschließlich VB; siehe auch Teil C, Ziffer 13.1.). Der Antrag auf Bestellung zur Wahrnehmung von baren als auch unbaren Zahlungsgeschäften ist unter Angabe des Namens sowie der Lohn-, Vergütungs-oder Besoldungsgruppe an die Kämmerei/Stadtkasse zu richten. Art und Umfang des Zahlungsgeschäftes müssen eindeutig beschrieben sein. Hinsichtlich der persönlichen Voraussetzungen s. Teil C, Ziffer 3.3.1. Bei erstmaligem Antrag auf Bestellung eines Gelderhebers / einer Gelderheberin für ein Aufgabengebiet ist das Rechnungsprüfungsamt hinsichtlich der sachlichen Notwendigkeit zu hören. Die Kämmerei/Stadtkasse entscheidet über den Antrag auf Bestellung. Antragstellendes Amt, das für das Personalwesen zuständige Amt und das Rechnungsprüfungsamt werden über die Bestellung schriftlich 3.3.2 Beschäftigte, die Zahlungsverkehr abwickeln Sowohl bare als auch unbare Zahlungsgeschäfte dürfen nur von dazu besonders bestellten Beschäftigten wahrgenommen werden. Die förmliche Bestellung wird von der Kämmerei/Stadtkasse erteilt. Zahlungsverkehr ist grundsätzlich von Kassenpersonal in den hierfür vorgesehenen Kassenräumen abzuwickeln. Darüber hinaus können Beschäftigte durch Bestellung ermächtigt werden, außerhalb von Kassenräumen Zahlungsmittel anzunehmen oder auszuzahlen (Gelderheber / Gelderheberin einschließlich VB; siehe auch Teil C, Ziffer 13.1.). Der Antrag auf Bestellung zur Wahrnehmung von baren als auch unbaren Zahlungsgeschäften ist unter Angabe des Namens sowie der Lohn-, Vergütungs-oder Besoldungsgruppe an die Kämmerei/Stadtkasse zu richten. Art und Umfang des Zahlungsgeschäftes müssen eindeutig beschrieben sein. Hinsichtlich der persönlichen Voraussetzungen s. Teil C, Ziffer 3.3.1. Bei erstmaligem Antrag auf Bestellung eines Gelderhebers / einer Gelderheberin für ein Aufgabengebiet ist das Rechnungsprüfungsamt hinsichtlich der sachlichen Notwendigkeit zu hören. Die Kämmerei/Stadtkasse entscheidet über den Antrag auf Bestellung. Antragstellendes Amt, das für das Personalwesen zuständige Amt und das Rechnungsprüfungsamt werden über die Bestellung schriftlich oder 30 unterrichtet. Wenn eine/ein zur Wahrnehmung von baren als auch unbaren Zahlungsgeschäften bestellte/ bestellter Beschäftigte/ Beschäftigter a) aus dem Dienst der Stadt Köln ausscheidet b) zu einem anderen Amt versetzt wird c) aus anderen Gründen die Aufgabe nicht mehr wahrnimmt wird die Bestellung durch die Kämmerei/Stadtkasse aufgehoben. Das betroffene Amt hat bei dort eingesetzten Beschäftigten der Kämmerei/Stadtkasse unverzüglich mitzuteilen, wenn einer der o. g. Gründe vorliegt und sorgt gegebenenfalls dafür, dass ein entsprechender Dienstausweis (s. Teil C, Ziffer 3.3.3) eingezogen wird. Das zuständiges Amt, das für das Personalwesen zuständige Amt und Rechnungsprüfungsamt werden über die Aufhebung der Bestellung schriftlich unterrichtet. digital unterrichtet. Wenn eine/ein zur Wahrnehmung von baren als auch unbaren Zahlungsgeschäften bestellte/ bestellter Beschäftigte/ Beschäftigter a) aus dem Dienst der Stadt Köln ausscheidet b) zu einem anderen Amt versetzt wird c) aus anderen Gründen die Aufgabe nicht mehr wahrnimmt wird die Bestellung durch die Kämmerei/Stadtkasse aufgehoben. Das betroffene Amt hat bei dort eingesetzten Beschäftigten der Kämmerei/Stadtkasse unverzüglich schriftlich oder digital mitzuteilen, wenn einer der o. g. Gründe vorliegt und sorgt gegebenenfalls dafür, dass ein entsprechender Dienstausweis (s. Teil C, Ziffer 3.3.3) eingezogen wird. Das zuständiges Amt, das für das Personalwesen zuständige Amt und Rechnungsprüfungsamt werden über die Aufhebung der Bestellung schriftlich oder digital unterrichtet. … 5.2 Anordnungszwang 5.2.1 Allgemeines Die Zahlungsabwicklung darf grundsätzlich nur aufgrund einer schriftlichen Anordnung der AD Einzahlungen (Annahmeanordnung) annehmen oder Auszahlungen (Auszahlungsanordnung) leisten. Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen ist das digitale Rechnungsdokument mit dem entsprechenden Stempel des Anordnungsbefugten der schriftlichen Anordnung gleichzusetzen. Gleiches gilt auch, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. 5.2 Anordnungszwang 5.2.1 Allgemeines Die Zahlungsabwicklung darf grundsätzlich nur aufgrund einer schriftlichen Anordnung der AD Einzahlungen (Annahmeanordnung) annehmen oder Auszahlungen (Auszahlungsanordnung) leisten. Bei den an die eRechnung angebundenen Dienststellen ist das digitale Rechnungsdokument mit dem entsprechenden Stempel des Anordnungsbefugten einem nachprüfbaren digitalen Workflow der schriftlichen Anordnung gleichzusetzen. Gleiches gilt auch, wenn in einem vollständig digitalisierten Prozess die entsprechenden Arbeitsschritte vollständig protokolliert werden. 31 … 14.3 Verfahren 14.3.1 Einrichtung oder Erhöhung Die Einrichtung oder Erhöhung eines Handvorschusses ist durch die Amtsleitung schriftlich bei der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (20) zu beantragen. Im Antrag sind anzugeben: a) Betragshöhe b) Begründung der Notwendigkeit sowie c) Name und Anschrift des Vorschussverwalters / der Vorschussverwalterin und eines Stellvertreters / einer Stellvertreterin. Zu diesem Antrag ist das für das Personalwesen zuständige Amt hinsichtlich der persönlichen Voraussetzungen des Vorschussverwalters / der Vorschussverwalterin und eines Stellvertreters / einer Stellvertreterin zu hören (s. Teil C, Ziffer 3.3.1). Vorschussverwalter / Vorschussverwalterin und der Vertreter / die Vertreterin sollen nicht anordnungsbefugt sein. Bei der Einrichtung oder Erhöhung eines Handvorschusses ist das Rechnungsprüfungsamt hinsichtlich der sachlichen Notwendigkeit zu hören. Der Handvorschuss wird durch die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (20) eingerichtet und der Höhe nach festgesetzt. Die Auszahlung wird durch die Kämmerei veranlasst. Das vorschussverwaltende Amt und das Rechnungsprüfungsamt werden schriftlich unterrichtet. 14.3 Verfahren 14.3.1 Einrichtung oder Erhöhung Die Einrichtung oder Erhöhung eines Handvorschusses ist durch die Amtsleitung schriftlich bei der Stadtkämmerin oder der beauftragten Stelle (20) zu beantragen. Im Antrag sind anzugeben: a) Betragshöhe b) Begründung der Notwendigkeit sowie c) Name und Anschrift des Vorschussverwalters / der Vorschussverwalterin und eines Stellvertreters / einer Stellvertreterin. Zu diesem Antrag ist das für das Personalwesen zuständige Amt hinsichtlich der persönlichen Voraussetzungen des Vorschussverwalters / der Vorschussverwalterin und eines Stellvertreters / einer Stellvertreterin zu hören (s. Teil C, Ziffer 3.3.1). Vorschussverwalter / Vorschussverwalterin und der Vertreter / die Vertreterin sollen nicht anordnungsbefugt sein. Bei der Einrichtung oder Erhöhung eines Handvorschusses ist das Rechnungsprüfungsamt hinsichtlich der sachlichen Notwendigkeit zu hören. Bei der Auflösung oder Reduzierung des Handvorschusses ist das Rechnungsprüfungsamt über digitale Kommunikationswege zu informieren. Der Handvorschuss wird durch die Stadtkämmerin oder die beauftragte Stelle (20) eingerichtet und der Höhe nach festgesetzt. Die Auszahlung wird durch die Kämmerei veranlasst. Das vorschussverwaltende Amt und das Rechnungsprüfungsamt werden schriftlich unterrichtet. 32 4. Inkrafttreten Die Änderungen aufgrund der vierten Änderung der Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) vom 04.05.2009 treten am 01. des auf die Schlusszeichnung folgenden Monats in Kraft. Arbeitsanweisungen und sonstige Einzelregelungen behalten ihre Gültigkeit, soweit sie nicht der geänderten Geschäftsanweisung widersprechen. Köln, den 18.01.2020 Gez. Reker 4. Inkrafttreten Die Änderungen aufgrund der fünften Änderung der Geschäftsanweisung für das Finanzwesen der Stadt Köln (GAFin) vom 04.05.2009 treten am 01. des auf die Schlusszeichnung folgenden Monats in Kraft. Arbeitsanweisungen und sonstige Einzelregelungen behalten ihre Gültigkeit, soweit sie nicht der geänderten Geschäftsanweisung widersprechen. Köln, den 17.01.2023 Gez. Reker

Beratungsverlauf

20.03.2023

Finanzausschuss

TOP 6.4, Kenntnisnahme (Mitteilung). Ergebnis: Kenntnis genommen
23.03.2023

Rat

TOP 7.2.4, Kenntnisnahme (Mitteilung). Ergebnis: Kenntnis genommen
09.05.2023 zuletzt

Rechnungsprüfungsausschuss

TOP 6.4, Kenntnisnahme (Mitteilung). Ergebnis: Kenntnis genommen

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