Bedarfsfeststellung Rahmenvertrag Schulmobiliar 01.08.23-31.07.27

Anlage A zur V/0115/2023 
Kurzüberblick 
Entscheidung über die Bedarfsfeststellung der Vergabe eines Rahmenvertrags zur Beschaffung, 
Lieferung und Montage von Schulmobiliar für verschiedene städtische Schulen für den Zeitraum 
vom 01.08.2023 bis 31.07.2027. 
 
Ziele/Teilziele/Zielerreichung 
Mit der Vorlage wird der Bedarf der Vergabe eines Rahmenvertrages zur Beschaffung, Lieferung 
und Montage von Schulmobiliar festgestellt.  
 
Finanzierung 
Produktgruppe: 0301 Leistungen für Schulen 
Auswirkungen auf den Ergebnisplan x Ja  Nein   
Auswirkungen auf den Finanzplan x Ja  Nein   
Im beschlossenen (Nachtrags-)Haushaltsplan JJJJ enthalten? x Ja  Nein  teilw. 
Im Entwurf des (Nachtrags-)Haushaltsplan JJJJ enthalten?  Ja x Nein  teilw. 
Belastungen in zukünftigen HH-Jahren? x Ja  Nein   
Bereits veranschlagt?  Ja x Nein   
 
 
Pflichtigkeitsgrad 
Die Maßnahme/Leistung ist  vollständig 
pflichtig 
x überwiegend 
pflichtig 
 überwiegend 
freiwillig 
 vollständig 
freiwillig 
Gemäß § 79 SchulG NRW ist der Schulträger verpflichtet, die für einen ordnungsgemäßen Unter-
richt erforderliche Ausstattung (u.a. Mobiliar) bereitzustellen. 
 
Unmittelbare, grundsätzliche Relevanz für Querschnittsthemen 
(Demographie, Gleichstellung, Inklusion, Klimaschutz, Migration) 
keine

V/0115/2023 
V/0115/2023 
 
 
Öffentliche Beschlussvorlage 
Betrifft 
 
Bedarfsfeststellung der Vergabe eines Rahmenvertrags zur Beschaffung, Lieferung und Mon-tage 
von Schulmobiliar für verschiedene städtische Schulen für den Zeitraum vom 01.08.2023 bis 
31.07.2027 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
   07.03.2023 Ausschuss für Schule und Weiterbildung Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
1. Es besteht ein Bedarf für die Vergabe eines Rahmenvertrags für die Beschaffung, Lieferung 
und Montage von Schulmobiliar für verschiedene städtische Schulen für den Zeitraum vom 
01.08.2023 bis zum 31.07.2027. 
2. Die Leistung ist in einem europaweiten, offenen Vergabeverfahren als Rahmenvertrag auszu-
schreiben. 
 
II. Finanzielle Auswirkungen: 
 
 
Teilergebnisplan 
 
 
Nr. Bezeichnung  
Haush.
- 
jahr 
Betrag 
€ 
Bemerkungen  
 
Produktgruppe 0301 Leistungen für Schulen     
Zeile 13 Aufwendungen für Sach - und 
Dienstleistungen 
2023 21.000,00 Ab dem 01.08.  
(5 Monate) 
   2024 21.000,00  
   2025 21.000,00  
   2026 21.000,00  
   2027 21.000,00 Bis zum 31.07. 
(7 Monate) 
Amt für Schule und 
Weiterbildung 
 
 
 
Ihr/e Ansprechpartner/in:  
Herr Firley 
Telefon: 492-2837 
Firley@stadt-muenster.de

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V/0115/2023 
Summe     84.000,00  
 
Teilfinanzplan 
 
 
Nr. Bezeichnung  
Haush.
- 
jahr 
Betrag 
€ 
Bemerkungen  
 
Produktgruppe 0301 Leistungen für Schulen     
Investitionsmaß-
nahme 
0010 Beschaffung von Mobiliar u.a.  2023 216.000,00 Ab dem 01.08. 
(5 Monate) 
   2024 216.000,00  
   2025 216.000,00  
   2026 216.000,00  
   2027 216.000,00 Bis zum 31.07. 
(7 Monate) 
Investitionsmaß-
nahme 
4091 Beschaffung Einrichtung Offe-
ner Ganztagsschulen 
2023 160.000,00 Ab dem 01.08. 
(5 Monate) 
   2024 160.000,00  
   2025 160.000,00  
   2026 160.000,00  
   2027 160.000,00 Bis zum 31.07. 
(7 Monate) 
Summe aller Auszahlungen/Saldo   1.504.000,00  
 
Die Finanzierung erfolgt aus Mitteln des Amtes  für Schule und Weiterbildung. Bei Beschaffungen im 
Zusammenhang mit der Ausstattung von Neu-/Erweiterungsbauten erfolgt die Finanzierung über die 
einzelnen Investitionsmaßnahmen. 
 
 
Begründung: 
 
Zu 1: 
Die Stadt Münster ist gemäß § 79 Schulgesetz NRW als Schulträger für die Ausstattung der städti-
schen Schulen und somit für die Beschaffung von Schulmobiliar zuständig. Das Mobiliar muss sowohl 
für die Neuausstattung der Schulneu - und -erweiterungsbauten als auch für den laufenden Ersatz 
beschafft werden. Ersatzbeschaffungen für abgängiges Mobiliar fallen je nach Bedarf der Schulen an.   
Der aktuelle Rahmenvertrag über die Mobiliarbeschaffung läuft am 31.07.2023 aus. Daher soll ein 
neuer Rahmenvertrag mit erneut einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer für die nächsten vier Jahre ab 
dem 01.08.2023 bis zum 31.07.2027 abgeschlossen werden.  
 
Zu 2: 
Hinweise zur Ausschreibung: 
 
Voraussichtlicher Auftragswert: 
 
Das voraussichtliche Auftragsvolumen des auszusch reibenden Rahmenvertrages setzt sich zum ei-
nen aus Ersatzbeschaffungen für abgängiges Schulmobiliar (inkl. Ausstattung für den OGS-Bereich) 
und zum anderen aus Mobiliar zur Ausstattung der Schulneu- und -erweiterungsbauten zusammen.  
 
Das Auftragsvolumen f ür Ersatzbeschaffungen kann auf der Grundlage von Erfahrungswerten der 
vergangenen Jahre geschätzt werden. In den letzten vier Jahren wurden für Ersatzbeschaffungen pro 
Jahr durchschnittlich 376.000,00 € über den Finanzplan und 21.000,00 € über den Ergebnisplan ver-
ausgabt.

- 3 - 
V/0115/2023 
 
Bis zum 31.07.2027 sollen diverse Schulneu - und -erweiterungsbauten fertig gestellt werden. Die 
Beschaffung des benötigten Mobiliars wird über den Rahmenvertrag abgewickelt. Die Finanzierung 
erfolgt allerdings über die jeweilige Baumaßnahme. Der finanzielle Rahmen kann zum jetzigen Zeit-
punkt noch nicht exakt bestimmt werden, wird aber im Rahmen der Vorbereitung und Zusammenstel-
lung der Vergabeunterlagen ermittelt.  
 
Es kann dazu kommen, dass die tatsächlichen Kosten im Laufe der Vertragslaufzeit nach oben oder 
unten abweichen, z. B. durch Verzögerungen der Baumaßnahmen. Auch der Wert der Ersatzbeschaf-
fungen kann vom genannten Schätzwert abweichen, da die Bestellungen in Abhängigkeit vom Bedarf 
der Schulen anfallen. Der exakte Bedarf kann zum Zeitpunkt der Ausschreibung nicht im Voraus er-
mittelt werden.  
 
Vergabeverfahren 
 
Allein der geschätzte Wert für die Ersatzbeschaffungen an Mobiliar übersteigt den EU-Schwellenwert 
von 255.850 € für Liefer- und Dienstleistungen, sodass die Vergabe über ein europaweites, offenes 
Verfahren erfolgen muss. Zu beachten ist, dass die tatsächlichen Kosten von der Schätzung abwei-
chen können. Ein entsprechender Passus wird in die Leistungsbeschreibung aufgenommen. 
 
Der Rahmenvertrag wird über eine Gesamtlaufzeit von vier Jahren vom 01.08.2023 bis zum 
31.07.2027 ausgeschrieben. Das ausgeschriebene Mobiliar (Stühle, Tische und Schrankraum) soll 
eine Einheit bilden. Um die Kompatibilität (Austaus chbarkeit innerhalb der Schullandschaft) und ein 
möglichst einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten, kommt eine Aufteilung in Lose und Ne-
benangebote nicht in Betracht. 
 
Dem noch zu erstellenden Leistungsverzeichnis wird das benötigte Mobiliar zu entnehmen sein. Das 
Standardmobiliar umfasst Stühle und Tische für Schüler*innen, Lehrkräfte und Verwaltung sowie ver-
bauten und mobilen Schrankraum. Auf sonstige Produkte soll ein Rabatt angeboten werden. 
 
Zuschlagskriterien: 
 
Der Zuschlag der Vergabe richtet  sich nach dem wirtschaftlichsten Angebot, d.h. dem Angebot mit 
der höchsten Gesamtpunktzahl. Diese Gesamtpunktzahl kommt durch die Gewichtung der Angebote 
in Bezug auf den Preis (60%), die Nachkaufgarantie (20%) und die (zusätzlich zur 24-monatigen kauf-
rechtlich gewährten) Gewährleistung (20%) zustande.  
 
Als Verdeutlichung gilt das folgende Berechnungsbeispiel: 
Gesamtpunktzahl:      maximal 10 
6 Punkte = 100 % für das günstigste Angebot, höhere Angebote anteilsmäßig 
2 Punkte = 100 % für die längste zusätzliche Garantie, kürzere Garantie anteilsmäßig 
2 Punkte = 100 % für die längste Nachkaufgarantie, kürzere Nachkaufgarantie anteilsmäßig 
 
Bieter A                           Bieter B 
Preis                                             1.000.000,00 €                 1.250.000,00 € 
günstigster Wert 100 %                100 %                               80,00 % 
Prozentsatz von 6                         6                                       4,80 
Zusätzliche Garantie                    4 Jahre                             2 Jahre 
längste Garantie         100 %                               50 % 
Prozentsatz von 2                         2                                       1 
Nachkaufgarantie                         10 Jahre                           5 Jahre 
längste Nachkaufgarantie             100 %                              50 % 
Prozentsatz von 2                         2                                      1 
Summe Punkte:                            10                                     6,80 
Das wirtschaftlichste Angebot ist Bieter A mit insgesamt 10 Punkten

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V/0115/2023 
 
 
 
 
in Vertretung 
 
gez. 
Thomas Paal 
Stadtdirektor 
 
Anlagen: 
 
Anlage A