Beantwortung mündlicher Anfragen zu TOP 4.1 der Sitzung des Digitalisierungsausschusses vom 04.10.2021

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
IX/12 
 
Vorlagen-Nummer 19.11.2021 
 4043/2021 
Beantwortung einer mündlichen Anfrage aus einer früheren Si tzung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Digitalisierungsausschuss 22.11.2021 
 
Beantwortung mündlicher Anfragen zu TOP 4.1 der Sitzung des Digitalisierungsausschusses 
vom 04.10.2021 
Im Zusammenhang mit der Behandlung von TOP 4.1 „Anfrage der SPD-Fraktion betreffend "Anzahl 
und Nutzen von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) in der Stadtverwaltung" (Session-Nr. 
AN/2069/2021) und der Antwort der Verwaltung vom 04.10.2021 (Session-Nr. 3484/2021) in der Sit-
zung des Digitalisierungsausschusses am 04.10.2021 wurden seitens Herrn Dr. Bartels folgende er-
gänzende Fragen gestellt: 
 
 Was ist der Grund, aus dem für das Baugenehmigungsverfahren ein eigenes DMS verwendet 
wird bzw. zu verwenden ist. 
 Unter Verweis auf TOP 15.1 „Bedarfsfeststellung für die Ersatzbeschaffung einer Vorgangs-
managementsoftware im Umwelt- und Verbraucherschutzamt“ (Session-Nr. 2546/2021) in der 
Sitzung des Digitalisierungsausschusses am 04.10.2021 ist darzustellen, weshalb dort ein 
proprietäres System erforderlich ist und wie das Verhältnis der Vorgangsmanagementsoftware 
zu dem Punkt Vorgangsbearbeitungs-Funktionalität der Software Doxis4 der Fa. SER ist. 
 
 
Antwort der Verwaltung: 
 
Ein Dokumentenmanagementsystem dient der Verwaltung von Dokumenten sowie elektronischer 
Akten und unterstützt dokumentenbasierte Vorgänge. Damit werden Prozesse im Zusammenhang 
mit elektronischen Akten abgebildet. Dies geschieht zum einen mit Fachakten wie der elektroni-
schen Wohngeldakte und zum anderen mit der allgemeinen E-Verwaltungsakte. Mit letzterer wer-
den in Zukunft alle verwaltungsinternen allgemeinen Geschäftsgänge abgebildet. Fachanwen-
dungen bilden fachspezifische Prozesse ab, die in der Regel weniger dokumentenbasiert sind. 
Sie enthalten z.B. gesetzlich geregelte Berechnungen von Fristen oder Leistungen, unterstützen 
die Prüfung von Anspruchsvoraussetzungen oder bilden spezialgesetzlich definierte Prozesse ab. 
In Einzelfällen wäre die teilweise oder vollständige Abbildung der Vorgänge mit dem DMS reali-
sierbar. Wenn es aber Fachanwendungen auf dem Markt gibt, die den fachlichen und gesetzli-
chen Anforderungen entsprechen und von den Herstellern immer an geänderte gesetzliche Vor-
gaben angepasst werden, dann ist die Nutzung dieser Fachanwendung gegenüber einer Eigen-
entwicklung nicht zuletzt aus wirtschaftlicher Sicht von Vorteil. 
Manche Fachanwendungen bringen für verschiedene Funktionalitäten eigene Dokumentenverwal-
tungen als integrale Bestandteile mit. Diese sind zur Nutzung der Fachfunktionalitäten unverzicht-
bar. In diesen Fällen wird aber nach Möglichkeit das Köln-DMS über Schnittstellen angebunden. 
Auch das neue Baugenehmigungsverfahren enthält eine integrierte Dokumentenverwaltung, ohne 
die wichtige Funktionalitäten des Verfahrens nicht nutzbar wären.  
Im komplexen Projekt zur Einführung dieses Verfahrens sind zunächst als Phase I das Customi-
zing und die Inbetriebnahme der Fachanwendung vorgesehen. Phase II, geplant ab März/April

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2022, beinhaltet dann unter anderem die Anbindung an das Köln-DMS. Die elektronische Bauakte 
wird dann im Köln-DMS abgebildet und bietet über die Vorgangsbearbeitung hinausgehend Stan-
dardfunktionalitäten wie z.B. die Überführung in die elektronische Langzeitarchivierung oder den 
Export von elektronischen Akten. 
Das neu auszuschreibende Vorgangsmanagementsystem im Umwelt- und Verbraucherschutzamt 
bildet die fachlichen Prozesse im Zusammenhang mit der Erteilung von Erlaubnissen und Ge-
nehmigungen, den Beteiligungsverfahren wie Bauantragsverfahren und Planfeststellungsverfah-
ren, der Gebührenbescheiderstellung und der Berichterstattung gegenüber der Verwaltung und 
dem Land ab. Diese Prozesse sind in erster Linie geodatenbasiert. Außerdem werden Schnittstel-
len und Datenaustauschformate für die Kommunikation mit anderen Behörden bereitgestellt. So-
weit in diesem Zusammenhang ein Dokumentenmanagementsystem eingebunden werden soll, 
wird im Rahmen der derzeit in Bearbeitung befindlichen Ausschreibung vorgegeben, dass dieses 
DMS das Köln-DMS unter Doxis4 sein muss oder dass zumindest eine Schnittstelle zu elektroni-
schen Akten im Köln-DMS vorzusehen ist. 
 
Der Digitalisierungsausschuss wird um Kenntnisnahme gebeten. 
 
Gez. Blome