Vergabe von Datenerfassungsarbeiten (Laufzettel) an externen Dienstleister

14 A .04.2018

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Einganı 11 April 2018 |
44 | Historisches Archiv

Vergabe von Datenerfassungsarbeiten (Laufzettel) an einen externen Dienstleister
Ihre Bedarfsprüfung vom 05.04.2018,
Auftragsvolumen: rund 252.000 € netto, 300.000 € brutto

Sehr geehrte Damen und Herren,

Sie beabsichtigen, rund 105.000 handschriftliche Laufzettel, mit denen die Konservierungs-
und Archivierungsprozesse zu den vom Einsturz betroffenen Archivalien dokumentiert wer-
den, durch einen externen Dienstleister erfassen zu lassen. Das voraussichtliche Auftragsvo-
Iumen wird rund 252.000 € netto, dies entspricht 300.000 € brutto, betragen.

Die Erfassung in den Excel-Dateiblättern dient zur Vorbereitung eines Datenimports in die
Restaurierungsdatenbank. Sie ist unbedingt erforderlich, um für den noch ausstehenden
Schadenersatzprozess zeitnah eine quantitativ hohe Datenbasis zu schaffen, damit die not-
wendigen Hochrechnungen zur Gesamtschadenshöhe verlässlich durchgeführt werden kön-
nen.

Sie konnten nachvollziehbar darstellen, dass die Erfassung der Daten mit Ihren eigenen Per-
sonalressourcen im erforderlichen Zeitrahmen nicht zu schaffen ist, bzw. dieses zu einer
darüber hinausgehenden diffizilen und nicht routinemäßigen Datenerfassung eingesetzt wird.
Insofern stimme ich dem Ergebnis Ihrer Bedarfsprüfung unter AZ: 141/25/15/18 zu.

Mit freundlichen Grüßen.

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VII/44 
44/41 
Vorlagen-Nummer 
 1660/2018 
Freigabedatum 04.06.2018 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Vergabe von Datenerfassungsarbeiten (Laufzettel) an externen Dienstleister 
Beschlussorgan 
Ausschuss Kunst und Kultur 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Ausschuss erkennt den Bedarf zur Vergabe von Datenerfassungsarbeiten an einen externen 
Dienstleister in Höhe von voraussichtlich 155.000,-- € (brutto) an. 
 
 
 
Beschlussalternative: 
Der Ausschuss erkennt den Bedarf nicht an. Infolgedessen können die Daten für den anhängenden 
Schadensprozess nicht ohne „Medienbruch“ und ohne Bruch der Systematik zur Verfügung gestellt 
werden. 
 
Ausschuss Kunst und Kultur 19.06.2018

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  39.000,-- € (2018) 
und 116.000,-- € (2019) € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung: 
Das Historische Archiv beabsichtigt, alle noch im Umlauf befindlichen papiergebundenen Laufzettel 
für den Prozess Konservieren I (Schadensdokumentation und Trockenreinigung) sehr zeitnah durch 
einen externen Dienstleister abtippen zu lassen. Es handelt sich um ca. 50.000 Laufzettel Konservie-
ren I. Dies ist erforderlich, um die von der Prozessvertretung der Stadt Köln für den Schadenersatz 
nahegelegte „konsequent und ohne „Medienbruch“ und ohne Bruch der Systematik (!) – gepflegte 
Datenbank“ vollständig in Betrieb nehmen zu können (Stellungnahme der Rechtsanwälte Kapellmann 
und Partner vom 08.07.2014). 
 
Ca. 107.000 Laufzettel wurden bereits in den letzten zweieinhalb Jahren vollständig abgetippt und in 
die Restaurierungsdatenbank übernommen. Das Abtippen dieser ersten Chargen erfolgte durch ein 
Subunternehmen der Firma startext. Startext hat damals zu diesem Zweck mehr als 30 unterschiedli-
che Import-Excel-Sheets erstellt, die so aufgebaut waren, dass für jede Laufzettelversion eine eigene 
Datei benutzt werden konnte. Parallel hierzu hat startext nach den Vorgaben von 44 die Migrationsre-
geln in ein Tool implementiert und die Plausibilisierung der abgetippten Datensätze übernommen. Es 
handelt sich um Objekte, die den Prozess „Konservieren I“ vollständig per Laufzettel durchlaufen ha-
ben und nun entweder „fertig“ im Original oder zumindest „teilfertig“ als Digitalisat genutzt werden 
können. Sollen weiterführende Maßnahmen notwendig sein, können diese nun direkt unter Einsatz 
des Restaurierungsdokumentationsmoduls (RDM) direkt in der Datenbank dokumentiert werden. 
 
Weitere ca. 35.000 Objekte wurden mittlerweile seit Einführung des Restaurierungsdokumentations-
moduls direkt in der Datenbank erfasst und dokumentiert. Es handelt sich also um Objekte, die keine 
papiergebundenen Laufzettel mehr haben. Damit umfasst die Datenbasis derzeit etwa 142.000 Ob-
jekte mit ihren Schäden und Maßnahmen.  
 
Es verbleiben noch weitere etwa 50.000 beidseitig ausgefüllte Laufzettel, bei denen die Schäden und

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Maßnahmen entweder vollständig oder zumindest teilweise auf Laufzetteln dokumentiert wurden. 
 
Allein um die Vorgaben der Anwälte für den Schadenersatzprozess zu erfüllen, müssen diese papier-
nen Laufzettel sehr zeitnah ins RDM importiert werden. Zusätzlich ergeben sich dadurch weitere Effi-
zienzgewinne und Verschlankungen für Folgeprozesse:  
 Vereinfachung der Arbeitsprozesse: Der vollständige Import vereinheitlicht die weitere Bear-
beitung (Dokumentation nur noch im RDM, nicht mehr auf angefangenen Laufzetteln) 
 Steuerung der Folgeschritte: Durch die Aufnahme angefangener Dokumentationen, die zum 
jetzigen Zeitpunkt nicht fertig gestellt werden können, können dann mit Hilfe von Datenbank-
auswertungen gezielt Bearbeitungschargen gebildet werden.   
 Regress: Am dringlichsten ist es aber, die Quantität der Datenbasis in der Datenbank zu erhö-
hen. Da die Papierlaufzettel nicht auswertbar sind, lassen sich nur durch die Schaffung einer 
geeigneten Datenbasis belastbare Kennzahlen und Aussagen zu Schäden, durchgeführten 
Maßnahmen und Sollmaßnahmen auswerten, die eine verlässliche Hochrechnung auf die Ge-
samtschadenshöhe erlauben. 44 benötigt die Datenbasis schnellstens, um die Fragen zum 
gerichtlichen Gutachten zur Schadenshöhe fristgerecht beantworten zu können.  
 
Zur Vorbereitung des Datenimports müssen die etwa 50.000 handschriftlich ausgefüllten Laufzettel, 
die 44 als Digitalisate (pdf) zur Verfügung stellen wird, in die bereits vorhandenen Excel-Sheets abge-
tippt werden. Der zeitliche Aufwand zum Abtippen dieser Laufzettel beträgt ca. 1000 Personentage, 
was mit vorhandenem Personal nicht zu bewältigen ist. Daher soll diese Aufgabe an einen externen 
Dienstleister vergeben werden, der den hier anzuwendenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ge-
nügt.  
 
Auf Basis einer unverbindlichen Preisanalyse errechnen sich Gesamtkosten i.H.v. 155.000 € (brutto), 
welche sich voraussichtlich zu einem Viertel i.H.v. 39.000,-- € auf das Haushaltsjahr 2018 und zu drei 
Viertel i.H.v. 116.000,-- € auf das Haushaltsjahr 2019 verteilen. 
 
Entsprechende Aufwandsermächtigungen sind im Hpl 2018 und 2019 im Teilergebnisplan 0412 – 
Historisches Archiv, Teilplanzeile 13 – Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen - veranschlagt. 
 
Das Zahlenwerk wurde seitens des Archivs nach Anerkennung des Bedarfs durch das Rechnungs-
prüfungsamt am 13.04.2018 unter Aktenzeichen 141/25/15/18 noch einmal neuberechnet und nach 
unten korrigiert.