Handlungsbedarfe zur Erweiterung von Schulgebäuden

Anlage A zur V/0618/2019 
Kurzüberblick 
Im Zusammenhang mit dem vom Rat mit der Vorlage V/0705/2018/2 beschlossenen Schulbau-
programm und der Einsetzung einer externen programmbezogenen Projektsteuerung werden 
mit dieser Vorlage die Maßgaben für eine Beauftragung der Projektsteuerung und die Auswir-
kungen auf die zum Stellenplan 2019 angemeldeten Stellen im Amt für Immobilienmanagement 
konkretisiert. 
 
Ziele/Teilziele/Zielerreichung 
Produkt 0301 – Leistungen für Schulen 
Mit der Einschaltung einer externen Projektsteuerung soll sichergestellte werden, dass die Ein-
zelmaßnahmen des Schulbauprogramms hinsichtlich der Termin- Kosten- und Qualitätsvorga-
ben erfolgreich umgesetzt werden 
 
 
 
 
 
Finanzierung 
Produktgrup-
pe: 
0301 Leistungen für Schulen 
Auswirkungen auf den Ergebnisplan X Ja  Nein   
Auswirkungen auf den Finanzplan X Ja  Nein   
Im beschlossenen (Nachtrags-)Haushaltsplan 2019 enthal-
ten? 
X Ja  Nein  teilw. 
Im Entwurf des (Nachtrags-)Haushaltsplan JJJJ enthalten?  Ja  Nein  teilw. 
Belastungen in zukünftigen HH-Jahren? X Ja  Nein   
Bereits veranschlagt? X Ja  Nein   
 
Pflichtigkeitsgrad 
Die Maßnahme/Leistung 
ist 
x vollständig 
pflichtig 
 überwiegend 
pflichtig 
 überwiegend 
freiwillig 
 vollständig 
freiwillig 
Gem. § 79 SchulG NRW ist der Schulträger verpflichtet, die für einen ordnungsgemäßen Unter-
richt erforderlichen Schulanlagen, Gebäude, Einrichtungen und Lehrmittel bereitzustellen und zu 
unterhalten sowie das für die Schulverwaltung notwendige Personal und eine am allgemeinen 
Stand der Technik Und Informationstechnologie orientierte Sachausstattung zur Verfügung zu 
stellen. 
Unmittelbare, grundsätzliche Relevanz für Querschnittsthemen 
(Demographie, Gleichstellung, Inklusion, Klimaschutz, Migration)

V/0618/2019 
V/0618/2019 
 
 
Öffentliche Beschlussvorlage 
Betrifft 
 
Handlungsbedarfe zur Erweiterung von Schulgebäuden 
Maßgaben für die Beauftragung einer externen übergeordneten Projektsteuerung 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
   02.07.2019 Ausschuss für Personal, Organisation, Sicherheit, Ordnung und  
E-Government 
Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung 
 
1. Die vom Rat mit der Vorlage V/0705/2018/2  beschlossene Einsetzung einer externen pr o-
grammbezogenen Projektsteuerung (Multiprojektmanagement) zur Unterstützung der Verwa l-
tung bei der Planung und Realisierung aller Bauvorhaben des Schulbauprogramms orientiert 
sich an den, aus dem Leis tungsbild „Multiprojektmanagement“ (Schriftenreihe AHO -
Fachkommission „Projektsteuerung/Projektmanagement Stand Januar 2018) ausgewählten  
(Teil-)Leistungen zzgl. ggf. noch erforderlicher besonderer Leistungen (Anlage 1). 
 
2. Es wird zur Kenntnis genommen, dass für die Ausschreibung der Leistungen die Durchführung 
eines europaweit zu veröffentlichen VgV-Verfahrens erforderlich ist. 
 
3. Es wird zur Kenntnis genommen, dass beabsichtigt ist, für einzelne große, bedeutende 
und/oder komplexe Baumaßnahmen des Schulbauprogramms separate einzelprojektbezoge-
ne Projektsteuerungsleistungen zu gegebener Zeit auszuschreiben und zu beauftragen.  
 
4. Es wird zur Kenntnis genommen, dass die Bearbeitung der jeweiligen Einzelprojekte parallel 
zu einer übergeordneten programmb ezogenen Projektsteuerung erfolgt und der seitens des 
Amtes für Immobilienmanagement für 2019 hierfür angemeldete Personalbedarf zur Umse t-
zung des Schulbauprogramms grundsätzlich erforderlich bleibt. Von den vorgesehenen 14,5 
Stellen werden zunächst 12 Stellen ausgeschrieben. Ob und wie viele von den verbleibenden 
2,5 Stellen noch benötigt werden, wird im Abgleich mit den Aufgaben der externen Projek t-
steuerung entschieden. Die Freigabe erfolgt durch den Ausschuss.  
 
 
Amt für 
Immobilienmanagement 
 
21.06.2019 
 
Ihr/e Ansprechpartner/in: 
Herr Michel 
Telefon: 492-2302 
MichelJA@stadt-
muenster.de

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V/0618/2019 
II Finanzielle Auswirkungen 
 
Die zur Fi nanzierung von 12 Stellen erforderlichen Personalaufwendungen sind im Haushaltsplan 
2019 ff wie folgt veranschlagt:  
 
Teilergebnisplan 
 Nr. Bezeichnung Haush.- 
jahr 
Betrag 
€ 
Produktgruppe 0111 Immobilienmanagement   
Zeile 11 Personalaufwendungen 2019 228.450 
   2020 ff. 913.800 
 
 
 
Begründung 
 
Zu 1.   
Bei dem vom Rat beschlossenen Schulbauprogramm handelt es sich um ein umfassendes, an ve r-
schiedensten Standorten in unterschiedlichen Baumaßnahmen zu realisierendes Aufgaben - und Ar-
beitsprogramm über mehrere Jahre. Dieses bedeutende Aufgaben – und Maßnahmenprogramm wird, 
wie bei vergleichbaren anderen herausragenden Projekten der Stadt (z.B. Errichtung der Mathilde -
Anneke-Gesamtschule), durch eine Baukommission des Rates begleitet. 
Mit der Vorlage V/07 05/2018/2 hat der Rat beschlossen, zur Unterstützung der Verwaltung bei der 
Planung und Realisierung aller Bauvorhaben des Programms eine externe Projektsteuerung einz u-
setzen und den Umfang der programmbezogenen Leistungen dem Grunde nach definiert. Hierbe i 
handelt es sich um übergeordnete, programmbezogene Leistungen. Die Verwaltung hat auf dieser 
Grundlage aus dem Leistungsbild „Multiprojektmanagement“ (Schriftenreihe AHO -Fachkommission 
„Projektsteuerung/Projektmanagement Stand Januar 2018) ausgewählte  ( Teil-)Leistungen zzgl. ggf. 
noch erforderlicher besonderer Leistungen identifiziert, die Maßgabe einer extern zu beauftragenden 
übergeordneten Projektsteuerung sein sollen. Dieses Leistungsbild wird im weiteren Verfahren noch 
konkretisiert werden. Es wird zur Kenntnis genommen, dass die Programmleitung des Gesamtprojek-
tes als nicht delegierbare Bauherrenleistung bei der Verwaltung verbleibt. Der Entwurf eines Lei s-
tungsbildes mit ausgewählten (Teil -)Leistungen ist als Anlage 1 „Maßgabe zur Beauftragung einer  
übergeordneten programmbezogenen Projektsteuerung“ beigefügt. 
 
Die angestrebte Projektstruktur besteht aus einer übergeordneten externen Projektsteuerung  und der 
Programmleitung im Amt für Immobilienmanagement, die von der Amts- bzw. den Abteilungsleitungen 
des Amtes für Immobilienmanagement begleitet wird. Die Programmleitung berichtet den Dezernat s-
leitungen IV und VI sowie der Baukommission des Rates über die Programmumsetzung regelmäßig. 
Innerhalb der übergeordneten Projektsteuerung und der Programmlei tung erfolgt die Umsetzung der 
Einzelprojekte durch interne Projektleitungen im Amt für Immobilienmanagement, die ihrerseits der 
unterstützenden externen Projektsteuerung  bzw. der Programmleitung über den Sachstand der Ei n-
zelprojekte berichten. Die extern e Projektsteuerung führt die Ergebnisse zusammen, vergleicht die 
Ergebnisse mit den vereinbarten Programmzielen und greift steuernd in Abstimmung mit der Pr o-
grammleitung ein.  
 
Zu 2. 
Die erwarteten Honorarkosten zur Beauftragung einer übergeordneten progra mmbezogenen Projekt-
steuerung über mehrere Jahre überschreiten voraussichtlich um ein Vielfaches den Schwellenwert 
von 221.000,00 € (netto) sodass die Durchführung eines EU -weiten gestuften Verhandlungsverfa h-
rens erforderlich ist. Ziel ist es, kurzfristig d ie weitere inhaltliche Vorbereitung des VgV-Verfahrens so 
zu bearbeiten, dass die 1. Stufe des VgV -Verfahrens im vierten Quartal des Jahres beginnen kann. 
Die Durchführung der zweiten Stufe des VgV -Verfahrens würde zum Jahresbeginn 2020 beginnen 
und mit einer Beschlussfassung zur Beauftragung im II. Quartal 2020 enden.

- 3 - 
V/0618/2019 
Zu 3. 
Für Projekte besonderer Größenordnung und/oder Komplexität ist beabsichtigt, im Einzelfall jeweils 
ergänzend zur programmbezogenen übergeordneten Projektsteuerung eine Einzel -Projektsteuerung 
zu beauftragen. Je nach zu erwartenden Honorarkosten und Überschreitung des Schwellenwertes 
von 221.000,00 € (netto) wäre auch hier voraussichtlich zum jeweiligen Zeitpunkt die Durchführung 
eines eigenständigen VgV-Verfahrens erforderlich. Es wird zur Kenntnis genommen, dass die Projekt-
leitung der Einzelprojekte als nicht delegierbare Bauherrenleistung bei der Verwaltung verbleibt.  
 
Zu 4. 
Die Umsetzung des Schulbauprogramms erfolgt bereits. Für verschiedenste Maßnahmen wurden 
Machbarkeitsstudien erstellt und Errichtungsbeschlüsse gefasst sowie Wettbewerbs - und VgV -
Verfahren zur Umsetzung durchgeführt. Einzelne Maßnahmen stehen bereits vor der Planungs - bzw. 
Bauumsetzung. Für die jetzt anstehende konkrete weitere Projektbearbeitung des Programms, d ie 
weitere Erstellung von Machbarkeitsstudien etc. hat das Amt für Immobilienmanagement für das Jahr 
2019 den erforderlichen Stellenbedarf formuliert.   
Die Bearbeitung der jeweiligen Einzelprojekte erfolgt parallel zu einer übergeordneten programmb e-
zogenen Projektsteuerung, die die Einzelmaßnahmen bündelt und Steuerungsaufgaben für das G e-
samtprogramm wahrnimmt.  Insofern bleibt der seitens des Amtes für Immobilienmanagement für 
2019 hierfür angemeldete Personalbedarf zur Umsetzung des Schulbauprogramms gru ndsätzlich 
erforderlich.  
Die Verwaltung hatte mit der Beschlussvorlage V/0705/2018/2 insgesamt 14,5 Stellen im Amt für I m-
mobilienmanagement beantragt. Der Rat beschloss, dass „die Einrichtung der 14,5 Stellen …. a b-
hängig von der veränderten Aufgabenstellu ng inhaltlicher und quantitativer Art durch die Einsetzung 
einer externen Projektsteuerung“ erfolgen soll.  Mit der externen Projektsteuerung soll die Einhaltung 
des Kosten - und Zeitbudgets sichergestellt werden und das Immobilienmanagement in der Pr o-
grammumsetzung unterstützt werden. Synergieeffekte durch die Beauftragung einer übergeordneten 
programmbezogenen externen Projektsteuerung stehen einer Intensivierung des Berichtswesens und 
übergeordneter zusätzlicher Abstimmungstermine etc. gegenüber. Von  den vorgesehenen 14,5 Ste l-
len werden deshalb zunächst 12 Stellen ausgeschrieben. Ob und wie viele von den verbleibenden 2,5 
Stellen noch benötigt werden, wird im Abgleich mit den Aufgaben der externen Projektsteuerung 
durch den Ausschuss für Personal, Org anisation, Sicherheit, Ordnung und E -Government entschie-
den.  
 
 
 
I.V. 
gez. 
Peck 
Stadtrat 
 
Anlage A 
Anlage 1:  Maßgabe zur Beauftragung einer übergeordneten programmbezogenen  
Projektsteuerung

- 4 - 
V/0618/2019

Schulbauprogramm 
 
Maßgaben zur Beauftragung einer 
übergeordneten programmbezogenen Projektsteuerung 
 
 
 
Präambel 
 
Mit dem vom Rat beschlossenen Schulbauprogramm (V/0705/2018/2) werden umfassende Bau-
maßnahmen an verschiedenen Schulstandorten der Stadt Münster zur Zukunftsfähigkeit der städ-
tischen Schullandschaft umgesetzt. Das Programm umfasst eine Vielzahl von Einzelmaßnahmen 
und ein Investitionsvolumen von ca. 200 Mio. €.  
 
Die Beauftragung einer externen  Projektsteuerung für das Programm soll sicherstellen, dass die 
Einzelmaßnahmen hinsichtlich Termin- , Kosten- und Qualitäts vorgaben erfolgreich umgesetzt 
werden. Ziel ist es, alle Einzelmaßnahmen miteinander so abzustimmen, dass sie nach standard i-
sierten Termin- Kosten- und Qualitätsmaßstäben koordiniert und gesteuert werden (Multiprojekt-
management).  
 
Die externe Projektsteuerung stellt durch ein regelmäßiges (monatl iches) Reporting der Einzelpro-
jekte unter Inan spruchnahme eines „Ampelsystems“ zu Termin- und Kostenkontrolle den Umset-
zungsstand des Programms dar und erstattet Bericht an die Baukommission des Rates der Stadt.  
 
Für alle Einzelmaßnahmen wird ein übergeordnetes Controllingsystem vorgegeben, dass einhei t-
lich zu benutzen ist. Das Controllingsystem kann sich dabei an dem für das Stadthaus 1 verwende-
ten System orientieren. 
 
Leistungsbeschreibung 
 
Das Leistungsbild für die externe übergeordnete Projektsteuerung orientier t sich am Leistungsbild 
„Multiprojektmanagement“ der Schriftenreihe der AHO -Fachkommission „Projektsteu e-
rung/Projektmanagement (Stand Januar 2018) und umfasst ausgewählte  (Teil -)Leistungen der 
Projektstufen „Programm definieren und planen“, „Programm steuern“ und „Programm abschli e-
ßen“. Hierzu gehören insbesondere (Teil-)Leistungsbilder zu Organisation, Information, Koordinati-
on und Dokumentation, zu Qualitäten und Quantitäten, sowie zu  Kosten und Terminen: 
 
Projektstufe 1:  Programm definieren und planen 
 
a. Überprüfen der organisatorischen Grundlagen der Einzelprojekte des MPM zur Bildung 
einheitlicher Vorgaben. Erstellen und Abstimmen der Vorgaben für die organisatorischen 
Grundlagen des MPM 
b. Erstellen und Abstimmen der Programmziele 
c. Erstellen und Abstimmen der übergeordnet en Kommunikationsstruktur des Informations - 
und Protokollwesens 
d. Erstellen und Abstimmen des Entscheidungs- und Änderungsmanagements für übergeord-
net erforderliche Grundsatzentscheidungen 
e. Erstellen und Abstimmen eines in allen Projekten des Programms anzuwendenden Pr o-
jektkommunikationssystems sowie der standardmäßig anzuwendenden Grundlagen für di e 
Planung der Planung. 
f. Überprüfen der Qualitäts- und Quantitätsstandards aus der Bedarfsplanung der Einzelpr o-
jekte zur Bildung einheitlicher Vorgaben. Erstellen und Abstimmen einheitlicher Qualitäts- 
und Quantitätsstandards.  
g. Erarbeitung einheitlicher Planungsstandards

h. Überprüfen der Inhalte der projektspezifischen Kostenrahmen sowie Erstellen und Absti m-
men der MPM-Strukturen und des MPM-Kostenrahmens 
i. Überprüfen der Termindaten aus den Einzelprojekten zur Bildung einheitlicher Vorgaben 
sowie Erstellen und A bstimmen der Vorgaben für die übergeordnete Terminplanung und – 
kontrolle. 
j. Erstellen und Abstimmen von Vorgaben zur standardisierten Darstellung von Vorgängen in 
den Projektterminplänen incl. Erstellen und Abstimmen des übergeordneten Terminplans 
auf Grundlage der Einzelprojekte 
 
Projektstufe 2: Programm steuern 
 
a. Fortschreiben und Abstimmen der organisatorischen Grundlagen zur übergreifenden Steu-
erung des Programms, der Dokumentation der projektübergreifend getroffenen Entschei-
dungen sowie des MPM-Berichtswesens und regelmäßiges Informieren und Abstimmen mit 
dem Auftraggeber 
b. Umsetzen des Entscheidungsmanagements für übergeordnete Grundsatzentscheidungen 
sowie Analysieren und Bewerten der Umsetzung des standardmäßig eingeführten Ände-
rungsmanagements 
c. Analysieren und Bewerten der Umsetzung der übergeordnet eingeführten Grundlagen der 
Planung der Planung 
d. Analysieren und Bewerten der Umset zung der übergeordnet eingeführten Qualitäts- und 
Quantitätsstandards sowie Fortscheiben der einheitlichen Qualitäts - / Quantit äts-
/Planungsstandards 
e. Durchführen von Koordinationsbesprechungen zur Qualitätssicherung und Kommunikation 
der übergeordneten Fragestellungen und Entscheidungen 
f. Analysieren und Bewerten der projektspezifischen Kostenverfolgung und –steuerung sowie 
Fortscheiben des übergeordneten Kostenrahmens 
g. Analysieren und Bewerten der projektspezifischen Terminplanung und –steuerung sowie 
Fortschreibung des übergeordneten Terminplans 
h. Analysieren und Bewerten der erforderlichen Gesamtkapazitäten 
 
Projektstufe 3: Programm abschließen 
 
a. Abschließen der programmbezogenen Kostenkontrolle/ -steuerung sowie der Terminsteue-
rung 
b. Erstellung von Kosten-Kennwerten 
 
Besondere Leistungen 
 
a. Unterstützung bei der Vorbereitung politischer Beschlüsse und der Baukommission